Договор аренды автомобиля с экипажем и без экипажа. Адреса и реквизиты

Одной из важнейших задач любой организации является быстрая и эффективная работа. И ее сложно решить без использования хотя бы минимума имущественных ресурсов, конкретный набор которого отличается для разных видов бизнеса.

Автотранспорт – один из видов имущества, без которого сложно обойтись не только предприятиям сферы грузоперевозки, пассажирского транспорта, строительной отрасли, но и остальным. Автомобиль дает бизнесу быстроту действий.

Однако не каждая организация может позволить себе его приобрести, да и не всегда это нужно, т.к. потребность в автомобиле может быть временная. В этом случае самое простое, что можно сделать, это заключить договор аренды. Чаще всего его подписывают с физическим лицом. В этой статье мы поговорим об особенностях налогообложения в таких отношениях и обсудим бухучет аренды автомобиля у физического лица.

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

3. Арендная плата и оформление документов

4. Налоговый учет аренды автомобиля

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

6. Путевые листы при аренде автомобиля

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

13. Аренда автомобиля 1с 8.3

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

Аренда имущества у физического лица оформляется договором, на основании которого арендодатель (физическое лицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК).

Договор аренды автомобиля с физическим лицом заключается в простой письменной форме . Обязательной регистрации он не подлежит.

Договор можно заключить на любой срок или вообще не указывать в договоре. В последнем случае он будет считаться заключенным на неопределенный срок. Отказаться от продолжения договора может любая сторона, предупредив об этом другую сторону за месяц или другой срок, который вы пропишете в договоре.

Одним из наиболее важных моментов в заключении договора аренды с физическим лицом является выбор его вида:

• — договор аренды автомобиля с экипажем , т.е. с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.632 ГК);
• — договор аренды автомобиля без экипажа , т.е. без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.642 ГК).

Каждый вид договора имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя.

В первом случае обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, проведение капитального и текущего ремонта, предоставление принадлежностей возложены на арендодателя, во втором – на арендатора.

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

В ГК есть интересная норма, которая может поставить в тупик при заключении договора аренды с экипажем. Так в п.2 ст.635 ГК говорится, что при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях.

И если ваш арендодатель – обычное физическое лицо или ваш сотрудник, то строго говоря, он не может заключить такой договор, т.к. наемных сотрудников он не имеет.

Однако на практике чиновники не запрещают заключать такой договор: письма Минфина от 14.07.2008г. №03-04-06-02/73, от 16.08.2010г. №03-04-05/3-462, от 01.12.2009г. №03-03-06/1/780.

Однако на одну ситуацию внимание обратите: заключить договор аренды автомобиля с экипажем с сотрудником, в должностные обязанности которого входит управление транспортным средством, нельзя. Потому что оплата за вождение получается двойная – в рамках трудового договора и в рамках гражданского договора на услуги по управлению автомобилем. В такой ситуации можно заключить договор аренды без экипажа.

3. Арендная плата и оформление документов

Величину арендной платы, порядок и сроки ее внесения также согласуют в договоре. Оплата может быть как фиксированным платежом, так и в зависимости от пробега или количества выездов. При фиксированной арендной плате ее размер может изменяться по соглашению сторон, не чаще раза в год (п.3 ст.614 ГК).

Если вы заключаете договор аренды с экипажем, то отдельно выделите:

• — сумму платы за пользование автомобилем
• — сумму платы за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

Это поможет избежать споров при начислении страховых взносов. Подробнее об этом мы еще поговорим чуть позже.

А пока – еще одна особенность, на которую в договоре нужно обратить особое внимание. В договоре и акте приема-передачи однозначно должен быть установлен объект аренды и перечислены признаки, однозначно его идентифицирующие :

• — марка, модель;
• — цвет;
• — год выпуска;
• — регистрационный номер;
• — идентификационный номер (VIN).

Иначе договор будет признан недействительным (ст.607 ГК).

Арендатору передаются следующие документы :

• — свидетельство о регистрации автомобиля;
• — копия паспорта транспортного средства;
• — талон техосмотра;
• — полис ОСАГО (если его передача оговаривается в договоре).

Если арендодатель собственником не является, то запросите документы, которые дают ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи . Его можно составить в произвольной форме. В акте рекомендуется указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Согласованная стоимость может быть любой, она нужна только для того, чтобы отразить имущество на забалансовом счете.

Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче.

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то ежемесячные акты можно не составлять. Для признания расходов арендатору достаточно иметь договор, платежных поручений или РКО, акта приема-передачи (письма Минфина от 06.10.2008г. №03-03-06/1/559 и ФНС от 05.09.2005г. №02-1-07/81).

А вот акт о предоставленных услугах управления транспортным средством нужно составить. Он будет иметь произвольную форму, но конечно с обязательными реквизитами для бухгалтерской «первички». В нем можно указать как услуги по управлению, так и аренду самого автомобиля.

4. Налоговый учет аренды автомобиля

То, какие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль, зависит от условий договора, т.е. от того, оплата каких расходов возложена на арендатора. Налоговый учет аренды автомобиля также зависит от того, на какой системе налогообложения работает организация – общая или упрощенная.

Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК). Другие расходы – по датам документов.

Если у вас аренда автомобиля на УСН, то расходы учитываются после того как они произведены (а также период аренды истек) и оплачены.

Обязательное условие и на ОСНО, и на УСН – экономическая обоснованность и документальная подтвержденность расходов (п.1 ст.252 НК). В зависимости от вида расхода и комплект документов будет различаться – договор, акты, чеки, квитанции об оплате, путевые листы и т.д.

Кратко о признании расходов, связанных с арендой транспортного средства, в налоговом учете смотрите таблицу.

Выплачиваемая арендодателю арендная плата НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога.

Плательщиком транспортного налога является арендодатель. Согласно ст.357 НК налог платит лицо, на которое автомобиль зарегистрирован, т.е. сам работник.

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

Как мы уже выяснили, арендатор может учесть в расходах стоимость ГСМ, как материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, в зависимости от того, какую функцию выполняет в организации транспортное средство.

В тему данной статьи не входит обсуждение вопросов нормирования топлива, однако несколько слов все же стоит сказать. Нормы расхода топлива утверждены распоряжением Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 г. Этот документ периодически обновляется, дополняясь новыми моделями автомобилей.

Но в Налоговом кодексе не установлено напрямую, что списывать расходы на ГСМ нужно только в пределах лимитов. Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса , а разрабатывать свои нормы. Автотранспортные организации используют нормы Минтранса.

Тем не менее, эти нормы, утвержденные организацией, должны быть экономически обоснованными, т.е. примерно соответствовать нормам Минтранса или при отсутствии норм в Распоряжении – технической документации по автомобилю. Также можно провести контрольные замеры по автомобилю самостоятельно, или обратившись в специализированную организацию. Поэтому вам нужно издать приказ, которым утвердить нормы по арендованному автомобилю.

6. Путевые листы при аренде автомобиля

Расходы на ГСМ при аренде автомобиля по сути ничем не отличаются от расходов на топливо, потребляемое машинами, которые принадлежат организации. Стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

Составлять ли путевые листы при аренде автомобиля – спорный вопрос. С одной стороны, транспортное средство вам не принадлежит. У физического лица – арендодателя тоже не обязанности их составлять.

Однако именно путевой лист, в котором указан маршрут поездки, напрямую подтверждает производственную направленность расходов . Хотя справедливости ради отметим, что маршрута нет среди обязательных реквизитов путевого листа.

Поэтому безопаснее будет, если путевые листы вы будете составлять, и маршрут в них указывать. Форму документа вы можете разработать и утвердить самостоятельно, но не забудьте включить в нее обязательные для данного документа реквизиты (они есть в приказе Минтранса №152 от 18.09.2008 г.).

Автотранспортные предприятия пользуются унифицированной формой путевого листа, которая введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

Таким образом, основное условие принятия к учету ГСМ — расходы должны быть:

1. Документально подтверждены (путевые листы, кассовые чеки, договор с топливной компанией и ее отчеты)
2. Экономически обоснованы (приказ руководителя на утверждение норм).

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

Независимо от того, является ли физическое лицо – арендодатель сотрудником организации – арендатора или нет, арендатор признается налоговым агентом , который должен удержать сумму НДФЛ при выплате арендной платы и перечислить ее в бюджет (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК, подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). А также отчитаться в налоговую инспекцию по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Уплата НДФЛ с аренды автомобиля – обязанность организации-арендатора, от которой нельзя отказаться, какие бы условия вы не прописали в договоре аренды (такой пункт будет считаться ничтожным, письма Минфина от 15.07.2010г. №03-04-06/3-148, от 29.04.2011г. №03-04-05/3-314).

НДФЛ облагается:

• — доходы от сдачи автомобиля в аренду;
• — услуги по управлению автомобилем.

Ставки: 13% (для налоговых резидентов) или 30% (для нерезидентов) (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК).

Также физическое лицо по заявлению может воспользоваться правом на стандартные налоговые вычеты в месяцах, когда действовал договор аренды (письмо Минфина №03-04-05/32053 от 08.08.2013г.).

Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода – из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

Как сказано выше, обязанностью организации-арендатора является составление и представление в налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ на физическое лицо – арендодателя. В связи с этим возникают вопросы по отражению в 2-НДФЛ аренды автомобиля.

Для заполнения раздела 3 справки вам потребуются такие коды дохода НДФЛ при аренде автомобиля (отдельно отражаются суммы по самой аренде и по услугам экипажа):

• — 2400 «Доходы, полученные от предоставления в аренду или иного использования любых транспортных средств…»
• — 2010 – «Выплаты по договорам гражданско-правового характера (за исключением авторских вознаграждений)»

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется по всем физическим лицам, которым организация выплачивала доходы. Поэтому доходы физлиц по аренде тоже в него должны попадать.

Доход от аренды автомобиля в 6-НДФЛ попадет в следующие строки (доходы в виде оплаты услуг по управлению – то же самое):

• — строка 020 (сумма выплаченной арендной платы, т.к. доход в виде арендной платы возникает именно на дату выплаты)
• — строка 130 (сумма выплаченной арендной платы)

В строку 040 войдет исчисленный налог с арендной платы, в строки 070, 140 – удержанный (у вас это будет одна и та же сумма). Не забудьте посчитать арендодателя в числе физических лиц по строке 060.

• Строка 100 – дата фактической выплаты дохода (в данном случае дата получения дохода – это дата его выплаты)
• Строка 110 – дата фактической выплаты дохода (налог удерживается на дату выплаты)
• Строка 120 – день, следующий за днем выплаты.

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

Здесь сразу примем во внимание, какой у нас договор аренды – с экипажем или без экипажа. Если с экипажем, то вы в договоре должны были разделить суммы за саму аренду, и за управление. Потому что страховые взносы при аренде автомобиля по ним начисляются по разным правилам:

— арендная плата , выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается (ч. 3 ст. 7 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)

— оплата за услуги по управлению облагается страховыми взносами в ПФР и ФФОМС , т.к. она относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг (ч. 1 ст. 7 № 212-ФЗ).

Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если суммы в договоре не разделены, то высока вероятность того, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако есть возможность оспорить это в судебном порядке (постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № Ф06-10012/12).

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

Теперь, когда вы знаете особенности начисления НДФЛ и страховых взносов с выплат по арендным договорам с физическими лицами, можно обсудить бухучет аренды автомобиля и посмотреть проводки, которые при этом возникают.

Если транспортное средство используется при производстве и реализации продукции, товаров, работ, услуг, то в целях бухгалтерского учета затраты на аренду относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99).

Арендные платежи отражаются в расходах на последнюю дату истекшего месяца аренды, при этом дебетуются счета затрат – 20, 25, 26, 44 и др., в зависимости от того, где автомобиль использовался.

Какой счет будет по кредиту, зависит от того, является арендодатель сотрудником или нет:

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — начислена арендная плата арендодателю – сотруднику организации

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 76-5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — начислена арендная плата арендодателю – другому физлицу (не сотруднику)

Отражение операций по договору аренды автомобиля с экипажем в целом аналогично учету аренды без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации.

Если физическое лицо приобретает ГСМ, а затем арендатор возмещает ему эти суммы, то будут еще такие проводки:

Дебет 10 – Кредит 76-5 – принят к учету приобретенный арендодателем ГСМ

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 10 – стоимость израсходованного ГСМ отнесена на затраты

Дебет 76-5 — Кредит 50, 51 – перечислена сумма возмещения расходов на ГСМ.

Если арендодатель – сотрудник, то денежные средства на приобретение ГСМ выдаются под отчет, а затем по фактически израсходованным суммам составляется авансовый отчет.

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

ООО «Хозяюшка» занимается оптовой торговлей. Для доставки товаров покупателям 1 августа 2016 года организация заключила договор аренды автомобиля с экипажем с Ватрушкиным В.В., который не является работником организации. Согласованная стоимость автомобиля 300 000 руб.

Стоимость услуг Ватрушкина по управлению автомобилем – 5 000 руб., аренды автомобиля – 12 000 руб. Ватрушкин предоставил заявление и подтверждающие документы на получение стандартного налогового вычета по НДФЛ на ребенка.

Оплата физическому лицу по договору произведена 5 сентября с расчетного счета на банковский счет.

Дебет 001 – на сумму 300 000 руб. — арендованный автомобиль учтен за балансом по согласованной стоимости

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 12 000 руб. – начислена арендная плата

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 5 000 руб. – начислена оплата за услуги по управлению

Дебет 76-5 – Кредит 68 – на сумму 2 028 руб. – удержан НДФЛ (17 000 – 1400) * 13%

Дебет 44 – Кредит 69 – на сумму 1100 + 255 руб. – начислены страховые взносы в ПФР и ФФОМС (5000 руб. * 22% + 5000 * 5,1%)

Дебет 76-5 – Кредит 51 – на сумму 14 972 руб. – перечислена оплата физическому лицу с расчетного счета

Дебет 68 – Кредит 51 — на сумму 2 028 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет

Дебет 69-2 – Кредит 51 – на сумму 1100 руб. – перечислены страховые взносы в ПФР

Дебет 69-3 – Кредит 51 – на сумму 255 руб. – перечислены страховые взносы в ФФОМС

13. Аренда автомобиля 1с 8.3

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится отражается аренда автомобиля в 1С:8.3 в видео-формате.

Какие проблемные вопросы у вас вызывает налогообложение и бухучет аренды автомобиля? Задавайте их в комментариях!

Налогообложение и бухучет аренды автомобиля у физического лица

Арендовать автомобиль у работника выгоднее, чем платить ему компенсацию. В статье расскажем, как оформить договор аренды автомобиля без экипажа.

О налоговых преимуществах договора аренды автомобиля без экипажа с работником мы рассказали в статье « ». А теперь покажем, как составить необходимые документы.

Приказ об аренде автомобиля без экипажа

Решение арендовать автомобиль отражается в приказе руководителя. Напомним, что в нем следует привести обоснование необходимости аренды. Кроме того, в приказе может быть указан будущий арендодатель и приведено описание свойств автомобиля, необходимых для реализации производственных задач. Помимо решения арендовать автомобиль, в этом документе может содержаться поручение ответственному работнику подобрать подходящий вариант. Образец приказа приведен ниже.

Образец приказа аренды автомобиля без экипажа

После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласуют условия аренды и составляют договор.

Договор аренды автомобиля без экипажа

Форма и статус договора . Согласно требованиям статьи 643 Гражданского кодекса договор аренды автомобиля без экипажа:

• заключается в письменной форме независимо от срока договора;
• не требует государственной регистрации.

Объект договора аренды автомобиля . Согласно части 3 статьи 607 ГК РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, передаваемое в аренду. Это значит, что в договоре аренды автомобиля нужно указать:

• марку машины;
• год выпуска;
• цвет;
• номер кузова и двигателя;
• государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, договор не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ).

Обратите внимание : работник не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, только если они (ч. 2 ст. 612 ГК РФ):

• отмечены при заключении договора;
• известны арендатору заранее;
• обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.

Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности сторон.

Цель аренды . Субаренда . Вполне закономерное желание владельца ограничить использование автомобиля стороны могут отразить в договоре. Например, для микроавтобуса оговорить допустимость только пассажирских перевозок и запрет на перевозку грузов. Также стороны вправе условиться о субаренде: разрешается или нет. Если это условие не отразить, арендатор вправе сдавать автомобиль в субаренду без согласия владельца (ст. 647 ГК РФ).

Арендная плата за автомобиль . В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы.

Сроки внесения платежей арендатор и арендодатель определяют самостоятельно. Как правило, арендная плата вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ). В договоре можно установить и иной порядок, например в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ).

Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год. Это предусмотрено частью 3 статьи 614 Гражданского кодекса.

Потребовать уменьшения арендных платежей может только работодатель, если обнаружит недостатки арендованного автомобиля, за которые отвечает работник. Такая норма установлена частью 1 статьи 612 Гражданского кодекса.

Если арендная плата не будет выплачена в срок два раза подряд, то работник может потребовать досрочного расторжения договора (ч. 5 ст. 614 ГК РФ).

Расходы каждой стороны . Гражданское законодательство (ст. 644-646 ГК РФ) возлагает основные расходы по содержанию и эксплуатации автомобиля на арендатора. Однако сторонам оставлена возможность иначе перераспределить обязанности по содержанию (мелкий и капитальный ремонт), страхованию, эксплуатации арендованного автомобиля. Это означает, что в договоре должно быть четко прописано, кто какие расходы несет. Запись о распределении расходов - основа для их признания при исчислении налога на прибыль арендатора.

Остановимся подробнее на расходах на страхование арендованного автомобиля.

Согласно пункту 1 статьи 4 Федерального закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» (далее - Закон № 40-ФЗ) страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств является обязательным условием эксплуатации автомобиля. В настоящее время существует обязательное страхование автогражданской ответственности (ОСАГО) и добровольное (КАСКО и ДСАГО) (ст. 4 и 5 Закона № 40-ФЗ) (см. таблицу ниже).

Таблица.

В этой связи нужно обратить внимание на следующее. Возможно, что к моменту передачи машины в аренду работник уже застраховал гражданскую ответственность и в полисе ОСАГО указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. Если работодатель хочет, чтобы им управляли другие люди, работник должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к вождению автомобилем неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре.

Рекомендации Минфина России относительно величины арендной платы

При установлении размера арендных платежей финансисты советуют руководствоваться ценами, сложившимися в вашем регионе (письмо Минфина России от 19.08.2005 № 03-11-04/2/52).

Если автомобилем будет управлять человек, не вписанный в страховой полис, то организацию могут оштрафовать на 300 руб. (ч. 1 ст. 12.37 КоАП РФ). Если к управлению автомобилем допущен неограниченный круг лиц, то страховать автогражданскую ответственность водителей арендатора не нужно.

Обратите внимание : если виновником ДТП будет признан водитель незастрахованного автомобиля, то все расходы, связанные с возмещением ущерба потерпевшей стороне, организация оплачивает за свой счет (п. 6 ст. 4 Закона № 40-ФЗ).

Образец договора аренды автомобиля без экипажа

Прекращение договора . По общему правилу договор аренды прекращается по истечении срока аренды. Если же арендодатель или арендатор захочет расторгнуть договор в любое другое время, то предупредить об этом другую сторону нужно за месяц (хотя в договоре могут быть установлены и иные сроки). Об этом говорится в пункте 2 статьи 610 ГК РФ. Соглашение об изменении или расторжении договора стороны должны оформить в письменной форме (ч. 1 ст. 452 ГК РФ). Изменения в ГК РФ .

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю автомобиль в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором, если в договоре об этом было сказано отдельно (ч. 1 ст. 622 ГК РФ).

Продление аренды . В отношении договора аренды автомобиля без экипажа не действует правило о том, что добросовестный арендатор имеет преимущественное право на заключение договора аренды на новый срок (ч. 2 ст. 642 ГК РФ).

Акт приема-передачи автомобиля при аренде без экипажа

От арендодателя арендатору . Факт передачи автомобиля отражается в акте приема-передачи автотранспортного средства. Его можно составить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Образец документа приведен ниже.

Образец акта приема-передачи транспортного средства

От арендатора арендодателю . Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств (образец акта приведен ниже).

Образец акта приема-передачи автотранспортного средства

Оформление отношений сторон по договору аренды автомобиля без экипажа, а также бухгалтерский учет операций, связанных с выполнением обязательств по этому договору, рассмотрим на примерах.

Пример 1

В связи с производственной необходимостью питомник сибирских кошек ЗАО «Сибирская краса» решил арендовать автомобиль на срок с 1 июля по 31 августа 2010 года. Сотрудник организации В.А. Котовский согласился предоставить в аренду свой автомобиль. Автомобиль передан организации 30 июня 2010 года.

Необходимо документально оформить аренду автомобиля и отразить в учете затраты арендатора в июле, начисленные налоги и взносы, если известно, что его расходы составляют:

• 16 000 руб. - арендная плата;
• 2016 руб. - ГСМ;
• 3422 руб. - стоимость приобретенных и замененных запчастей;
• 25 000 руб. - заработная плата водителя Н.Г. Мышкина.

Права на вычеты по НДФЛ водитель не имеет. Тариф страховых взносов на случай травматизма составляет 0,2%.

Решение

Прежде всего генеральный директор издал приказ о необходимости заключения договора аренды с работником.

Ознакомившись с приказом, В.А. Котовский согласился заключить договор аренды автомобиля без экипажа.

Арендованный автомобиль был принят к учету на основании акта приема-передачи автомобиля в аренду.

В учете будут сделаны следующие проводки:

июнь

ДЕБЕТ 001
- 315 000 руб. - принят на забалансовый учет арендованный автомобиль;

июль

по арендной плате

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 76
- 16 000 руб. - отнесена на затраты начисленная сумма арендной платы за автомобиль;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 2080 руб. (16 000 руб. × 13%) - удержан НДФЛ с арендной платы;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51
- 13 920 руб. (16 000 руб. - 2080 руб.) - перечислена работнику арендная плата.

Страховые взносы и взносы на травматизм с арендной платы не начисляются;

по зарплате водителя

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
- 25 000 руб. - начислена заработная плата водителю автомобиля Н.Г. Мышкину;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 3250 руб. (25 000 руб. × 13%) - удержан НДФЛ из заработной платы водителя Н.Г. Мышкина;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69
- 6500 руб. (25 000 руб. × 26%) - начислены страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством с заработной платы водителя Н.Г. Мышкина;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69
- 50 руб. (25 000 руб. × 0,2%) - начислены страховые взносы на случай травматизма с заработной платы водителя Н.Г. Мышкина;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
- 21 750 руб. (25 000 руб. - 3250 руб.) - перечислена Н.Г. Мышкину заработная плата;

по материальным расходам на эксплуатацию и содержание арендованного автомобиля

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 2016 руб. - списана на затраты стоимость ГСМ на основании авансового отчета водителя Н.Г. Мышкина;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
- 3422 руб. - перечислены средства в оплату счета на запасные части;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 522 руб. (3422 руб. ÷ 1,18 × 18%) - отражен «входной» НДС по приобретенным запасным частям на основании счета-фактуры поставщика;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Запасные части» КРЕДИТ 60
- 2900 руб. (3422 руб. - 522 руб.) - оприходованы запасные части, приобретенные для установки на арендованный автомобиль по безналичному расчету;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Запасные части»
- 2900 руб. - списана на затраты стоимость установленных взамен сломавшихся запчастей;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- 522 руб. - поставлен к вычету «входной» налог на добавленную стоимость по запасным частям.

Пример 2

По истечении срока действия договора аренды автомобиля без экипажа арендатор решил его не продлевать, поскольку собственный автомобиль организации вернулся из ремонта в исправном состоянии. Необходимо оформить документы, связанные с расторжением договора, сделать проводки.

Решение

Возврат арендуемой машины работнику оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств.

На основании акта приема-передачи возвращенный автомобиль бухгалтер списывает с забалансового учета организации-арендатора (абз. 2 п. 82 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91):

1 сентября 2010 года

КРЕДИТ 001
- 315 000 руб. - снят с забалансового учета арендованный автомобиль, переданный работнику-арендодателю.

Договор аренды автомобиля без экипажа, если он заключается с юридическим лицом, осуществляющим сдачу движимого имущества в качестве предпринимательской деятельности, то он оформляется по договору проката, и регламентируется .

Если же договор заключается с физическим лицом, то порядок и условия заключения аренды предусмотрены .

Особенности составления документа

Поэтому чтобы избежать передачи транспорта в чужие руки в договоре необходимо отразить прямой запрет на передачу его третьим лицам.

Кроме того арендатор имеет право заключать с третьими лицами договора перевозки, без согласия арендодателя, если перевозимый груз соответствует целям и назначению заключённого договора аренды, а если в договоре цели не были оговорены, то целям и назначению самого автомобиля.

Вред, причинённый третьим лицам в результате ДТП, повреждении, утрате или порче автомобиля, согласно несёт арендатор, но только в том случае если он будет признан виновным в причинении вреда - .

Так как, автомобиль длительное время будет находиться без присмотра хозяина, то для его сохранности, в договоре желательно отразить следующие обязанности арендатора:

• Своевременно оповещать арендодателя и страховую компанию о наступлении страхового случая, иначе, если это не будет сделано в срок установленный договором страхования, страховая компания имеет право отказаться выплачивать страховку - .
• Возмещение ущерба при ДТП и другом повреждении автомобиля, если это произошло по вине арендатора и не относиться к страховому случаю - .
• Условия эксплуатации автомобиля, в том числе и обязательство по использованию рекомендованных горючих и смазочных материалов, для его надлежащего содержания.

Эти пункты не являются обязательными, но их включение в договор поможет избежать массы проблем в случае возникновения внештатных ситуаций.

Заполненный образец документа

Договор аренды автомобиля без экипажа

г. ______ «__»_______20__ г.

Именуемое в дальнейшем «Арендодатель», в лице ________________________________________________________, действующего на основании _____________, с одной стороны, и _____________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице ____________________________________________, действующего на основании _____________________, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора.

1.1. По настоящему договору Арендодатель обязуется передать во временное владение и пользование Арендатору легковые автомобили, указанные в акте приёма-передачи автомобиля, являющегося приложением к Договору, а Арендатор обязуется выплачивать Арендодателю арендную плату за пользование автомобилями и возвратить их в порядке, установленном настоящим Договором.

1.2. Объектом настоящего договора являются автомобили, указанные в акте приёма-передачи автомобиля и являющегося приложением к настоящему договору. Комплектация автомобилей указывается в акте приёма-передачи автомобилей. В комплектацию автомобилей входит комплект резины (зимней и летней).

1.3. Автомобили принадлежат Арендодателю на праве собственности.

1.4. Использование автомобиля не должно противоречить его назначению.

2. Права и обязанности сторон.

2.1. Права и обязанности Арендодателя:

2.1.1. Арендодатель обязан в 10-ти дневный срок с момента подписания настоящего договора передать Арендатору автомобили в технически исправном состоянии, полностью укомплектованными, оборудованными радиостанциями, свободными от прав третьих лиц. Приём и сдача автомобиля производится по приёмо-сдаточному акту (Приложение № 1 к Договору).

2.1.2. Передать Арендатору документы, относящиеся к автомобилям и необходимые для нормальной эксплуатации.

2.2.3. Застраховать автомобили (КАСКО, ОСАГО). При страховании автомобилей Арендодателем необходимо, чтобы в страховых полисах, круг лиц, которые имеют право управлять автомобилем, был неограничен.

2.2.4. Арендодатель вправе проверять состояние автомобилей. Для этого Арендодатель не позднее 3-х дней до дня проверки уведомляет Арендатора об этом. Арендатор не вправе препятствовать проведению осмотра автомобилей.

2.2.5. Арендодатель обязан по требованию Арендатора в течение 2-х дней представить последнему доверенности на лиц, допущенные им к управлению автомобилями.

2.2. Права и обязанности Арендатора:

2.2.1. Арендатор обязан осмотреть состояние и комплектацию автомобилей и принять их от Арендодателя, подписав акт приёма-передачи автомобилей (Приложение № 1).

2.2.2. Арендатор обязуется использовать автомобиль в строгим соответствии с его назначением, соблюдать Правила дорожного движения, нести ответственность за соблюдение требований по профилактике и учёту ДТП, содержать автомобили в технически исправном состоянии, иметь при себе необходимые документы, требуемые сотрудниками ГИБДД. Арендатор обязуется строго соблюдать все требования по эксплуатации транспортного средства и условия, указанные в сервисной книжке этого автомобиля.

2.2.3. Своевременно оповещать Арендодателя и страховую компанию о ДТП. Оформлять все необходимые документы для ГИБДД и страховой компании. В случае невыполнения данных требований Арендатор несёт полную материальную ответственность за повреждения, полученные в результате ДТП.

2.2.4. Проводить плановый техосмотр и ремонт автомобилей в технических центрах г. Москвы. Арендатор не вправе заменять номерные агрегаты, установленные на автомобилях, без предварительного письменного согласия Арендодателя.

2.2.5. При повреждении, утрате автомобиля Арендатор обязуется незамедлительно известить об этом Арендодателя, а также уведомить о страховом случае страховую организацию в соответствии с договором страхования и законодательством.

2.2.6. При ДТП, совершенном по вине Арендатора, в случаях, не относящихся к страховым случаям по договорам страхования арендуемых автомобилей (в том числе и алкогольного опьянения и др.), Арендатор обязуется произвести все предусмотренные законом и настоящим договором действия для возврата Арендодателю повреждённого автомобиля, и возместить в течении 30 дней убытки Арендодателю, либо выплатить Арендодателю остаточную стоимость автомобиля (выкупить автомобиль по остаточной стоимости).

2.2.7. Обеспечить сохранность регистрационных и других необходимых для эксплуатации документов. В случае их утраты независимо от наличия вины Арендатора, Арендатор обязуется возместить расходы Арендодателю по их восстановлению.

2.2.8. Арендатор обязуется возместить в полном объёме ущерб, причинённый третьим лицам, при эксплуатации автомобиля (). В случае предъявления третьими лицами требований о возмещении ущерба к Арендодателю, Арендатор обязан участвовать в судебных процессах по данному случаю, предоставить Арендатору все документы, связанные с причинением ущерба, возместить Арендодателю все расходы по судебным процессам.

2.2.9. При эксплуатации автомобилей использовать исключительно те горюче-смазочные материалы, которые указаны в сервисной книжке и (или) рекомендованы соответствующим автосервисом.

2.2.10. Арендатор вправе без согласия Арендодателя сдавать арендованное транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа. Арендатор вправе без согласия Арендодателя от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования транспортного средства, указанным в договоре аренды ().

2.2.11. По истечению срока действия Договора, а также в случае его досрочного расторжения, вернуть в течение 3-х (трёх) дней со дня наступления указанного срока автомобили в технически исправном состоянии (с учётом нормативного износа) в комплектации, полученной от Арендодателя. Передача осуществляется в порядке, установленным настоящим договором. Факт передачи оформляется актом приёма-передачи автомобиля (Приложение 2).

2.2.12. При возвращении автомобиля Арендодателю Арендатор обязан вернуть автомобили в комплектации, соответствующей акту приёма-передачи (Приложение 1). При возврате автомобилей с нарушением комплектности Арендатор уплачивает Арендодателю стоимость невозвращенного оборудования.

3. Арендная плата и порядок расчётов.

3.1. Размер арендной платы за пользованием автомобилями и порядок ее уплаты предусматривается дополнительным соглашением к настоящему Договору.

4. Срок действия договора.

4.1. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует в течение одного года. Договор может быть пролонгирован на следующий календарный год, если ни одна из Сторон не заявила о его расторжении за 30 дней до окончания срока его действия.

4.2. Договор может быть расторгнут досрочно по письменному соглашению Сторон.

4.3. Настоящий Договор может быть расторгнут по инициативе одной из сторон. Сторона являющаяся инициатором расторжением настоящего договора, обязана письменно уведомить другую о своём намерении в срок не позднее 15 дней до предполагаемой даты расторжения договора.

4.4. В случае досрочного расторжения настоящего договора взаиморасчёты между сторонами производятся не позднее дня передачи автомобилей.

5. Ответственность сторон.

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.2. Арендатор самостоятельно несёт гражданско-правовую ответственность за вред, причинённый автомобилям третьих лиц.

5.3. В случае возникновения спорных ситуаций по настоящему договору они рассматриваются в соответствующем суде общей юрисдикции г. __________.

6. Дополнительные условия.

6.1. Договор может быть изменён по письменному соглашению Сторон.

6.2. В части не урегулированной настоящим Договором, Стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

6.3. Договор составлен в двух экземплярах по одному для каждой стороны и имеет одинаковую юридическую силу.

6.4. Условия настоящего договора являются конфиденциальными и не подлежат разглашению третьим лицам без письменного согласия другой Стороны.

6.5. Все приложения к настоящему договору имеют юридическую силу, если они составлены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами.

6.6. В случае возникновения споров Стороны будут стремиться к разрешению их путём переговоров. При не достижении согласия спор передаётся на рассмотрение суда в соответствии с действующим законодательством РФ.

7. Адреса и реквизиты.

Приложение № 1

Акт
приёма-передачи автомобиля

г. ______ «___ » ______________ 20__ г.

Автомобиль укомплектован полностью.

При приёме автомобиля Арендатору переданы следующие документы:

Арендатор сверил фактические номера шасси (кузова) в подкапотном и багажном отделениях, двигателя, номер для запчапстей, VIN, с номерами, указанными в документах.

Арендодатель предоставил Арендатору в полном объеме необходимую информацию об автомобиле с соответствии с руководством по эксплуатации.

Арендатор с правилами эксплуатации автомобиля ознакомлен.

Арендодатель: Арендатор:

Приложение № 1
к Договору аренды автомобиля
№ ____ от «____»__________20__ г.

Акт
приёма-передачи автомобиля

г. ___ «___ » ______________ 20__ г.

Показания на спидометре:_________________км.

При сдаче автомобиля Арендодателю переданы следующие документы:

• свидетельство о регистрации серия__________№_______________;
• копия паспорта ТС серия___________№ ________________;
• талон прохождения техосмотра №______________;
• страховой полис по ОСАГО серии_________№______________, в том числе извещение о ДТП;
• разрешение на радиостанцию___________________.

Арендодатель сверил фактические номера шасси (кузова) в подкапотном и багажном отделениях, двигателя, номер для запчапстей, VIN, с номерами, указанными в документах.

Имеющиеся замечания по автомобилю_____________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Акт составлен в двух экземплярах по одному для каждой стороны.

Арендодатель: Арендатор:

Автомобиль передал: Автомобиль принял:

___________________/_________________/ ___________________/_________________/

(подпись) (фамилия) (подпись) (фамилия)

Дополнительное соглашение
к договору аренды автомобиля без экипажа
от «____»_________ 20__ г.

г. _______ «__»_______20__ г.

1. Арендная плата за пользование автомобилями составляет ____ рублей в месяц за каждый автомобиль.

2. В случае повреждения автомобиля, в результате ДТП, когда автомобиль временно не может использоваться по назначению, на период его ремонта, Арендатор выплачивает Арендодателю 10 % суммы арендной платы.

3. Арендная плата за пользование автомобилем выплачивается Арендатором авансом два раза в месяц не позднее 3 (третьего) числа за период с 1 по 15 число и 18 (восемнадцатого) числа за период с 16 по 31 число каждого текущего календарного месяца.

4. Арендная плата начинает начисляться с момента подписания акта-приёма-передачи автомобиля.

5. Расчёты между сторонами осуществляются наличными денежными средствами.

6. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента подписания.

7. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

ДОГОВОР

арендыавтомобиля без экипажа

г. _________«___»______________ г.

Именуемое в дальнейшем "Арендодатель", в лице ______________________, действующего на основании _____________, с одной стороны, и ____________________, именуемое вдальнейшем "Арендатор", в лице ___________________, действующего на основании _______________________, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. АРЕНДОДАТЕЛЬ передает, а АРЕНДАТОР принимает во временное пользование автомобиль со следующими характеристиками:

марка: __________________________________________;

государственный номер: __________________________;

цвет ___________________________________________;

год выпуска _____________________________________;

номер двигателя __________________________________.

2. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ АВТОМОБИЛЯ В АРЕНДУ

2.1. Арендуемый автомобиль передается АРЕНДАТОРУ
в течение (не позднее) _______________________________ с момента подписания настоящего договора.

2.2. Передача автомобиля в аренду осуществляется по акту передачи.

3. СРОК АРЕНДЫ

3.1. Срок аренды составляет с момента передачи по «___»___________ _____ г.

4. АРЕНДНАЯ ПЛАТА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

4.1. Арендная плата устанавливается в размере _______________________ рублей в месяц, в т.ч. НДС ___________ рублей.

4.2. Арендная плата уплачивается в безналичном порядке путем перечисления денежных средств на расчетный счет АРЕНДОДАТЕЛЯ, указанный в настоящем договоре, не позднее _________ числа каждого ___________ месяца.

5. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ АРЕНДОДАТЕЛЯ

5.1. АРЕНДОДАТЕЛЬ по настоящему договору обязуется:

Предоставить в аренду автомобиль в технически исправном состоянии;

Предоставить АРЕНДАТОРУнеобходимую документацию на арендуемый автомобиль;

5.2. АРЕНДОДАТЕЛЬ вправе в течение срока аренды осуществлять проверку порядка использования АРЕНДАТОРОМ арендуемого автомобиля.

6. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ АРЕНДАТОРА

6.1. АРЕНДАТОР обязуется:

Своевременно производить арендные платежи;

Финансировать и своевременно производить профилактическое обслуживание и текущий ремонт арендуемого автомобиля;

Устранять последствия аварий и повреждений автомобиля, которые возникли во время эксплуатации его АРЕНДАТОРОМ;

За свой счет производить эксплуатационные расходы.

6.2. АРЕНДАТОР имеет право:

Сдавать автомобиль в субаренду по своему усмотрению без дополнительного согласования с АРЕНДОДАТЕЛЕМ. В этом случае ответственным перед АРЕНДОДАТЕЛЕМ за автомобиль выступает АРЕНДАТОР;

Использовать автомобиль в производственных целях.

7. ПОРЯДОК ВОЗВРАЩЕНИЯ АВТОМОБИЛЯ АРЕНДОДАТЕЛЮ

7.1. Автомобиль должен быть возвращен АРЕНДОДАТЕЛЮ по окончании срока аренды в исправном состоянии с учетом нормального износа, возникшего в период эксплуатации.

7.2. Возвращение автомобиля производится по акту.

8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

8.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

8.2. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам автомобилем, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет арендатор в соответствии с правилами главы 59 ГК РФ.

9. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

9.1. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах, имеющих равную юридическую силу (по одному для каждой из сторон).

9.2. Настоящий договор вступает в силу с даты начала срока аренды в соответствии с пунктом 3.1. настоящего договора.

9.3. В случаях, не предусмотренных настоящим договором, стороны руководствуются действующим гражданским законодательством РФ.

9.4. Изменение условий настоящего договора возможно только в письменной форме по обоюдному согласию сторон.

Адреса и реквизиты сторон

Подписи сторон

КОММЕНТАРИЙ:

Особенности правового регулирования . По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Правила о возобновлении договора аренды на неопределенный срок и о преимущественном праве арендатора на заключение договора арендына новый срок (ст. 621 ГК РФ) к договору аренды транспортного средства без экипажа не применяются (абзац 2 ст. 642 ГК РФ). Из сказанного следует, что при окончании срока действия договора транспортное средство должно быть возвращено арендодателю, а при необходимости его дальнейшего использования стороны должны заключить новый договор, либо пролонгировать предыдущий.

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

Форма договора . Договор арендытранспортногосредствадолженбыть заключен вписьменной форме независимоотегосрока.

Несоблюдение простой письменной формы договора влечет егонедействительность.

Существенные условия договора . В договоре аренды транспортного средства без экипажа должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить транспортное средство, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды, т.е. конкретизированы признаки транспортного средства (например, для автомобиля: марка, государственный номер, цвет, год выпуска, номер двигателя и пр.).

При отсутствии указанных условий договор не считается заключенным.

В некоторых случаях работодателю выгоднее воспользоваться автомобилем сотрудника, чем приобретать в собственность транспортное средство. Оформить организация может различными способами:

• выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;
• арендовать у работника автомобиль;
• заключить договор на оказание транспортных услуг.

Возможна также и передача машины в безвозмездное пользование или лизинг.
Выплата работникам компенсации за использование ими своего легкового автомобиля в служебных целях для организации выгодна, только когда ее размер укладывается в нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В утвержденные суммы уложиться было затруднительно еще в момент выхода указанного Постановления, в настоящее же время это практически невозможно. Поэтому многие работодатели заключают с сотрудниками договор на аренду автомобиля.

Договор аренды

Гражданским кодексом РФ предусмотрен договор аренды транспортных средств:

• с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (аренда с экипажем) (ст. ст. 632 - 641 ГК РФ);
• без экипажа (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ).

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
Работодатели чаще заключают с сотрудниками договор аренды без экипажа.

Сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль во временное пользование, выступает в роли арендодателя, работодатель же является арендатором автомобиля. Транспортное средство, как было сказано выше, в этом случае предоставляется арендодателем арендатору во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и без обязательств по его технической эксплуатации. Арендатор же своими силами организует управление автомобилем и его эксплуатацию (ст. 645 ГК РФ).

Договор аренды автомобиля без экипажа заключается в письменной форме независимо от срока договора (ст. 643 ГК РФ). Государственная регистрация при его заключении не требуется.

В договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды (п. 3 ст. 607 ГК РФ). Это означает, что в договоре аренды автомобиля необходимо указать как минимум: марку машины, год ее выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. При отсутствии перечисленного в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным (п. 3 ст. 607 ГК РФ).

Стороны вправе условиться о возможности субаренды. Неотражение такого условия позволяет арендатору сдавать автомобиль в субаренду без согласия владельца (п. 2 ст. 647 ГК РФ). При этом ответственным по договору перед арендодателем остается арендатор. К договорам субаренды применяются правила о договорах аренды, если иное не установлено законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 615 ГК РФ).

Пожелания владельца транспортного средства в части ограничения его использования стороны также могут отразить в договоре. Например, для пассажирского микроавтобуса может быть оговорена допустимость только пассажирских перевозок и запрет на перевозку грузов.

Арендатор, как было сказано выше, обязан выплачивать арендодателю арендную плату. Поэтому в договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы.

Размер арендной платы можно определить исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики. А в этом случае он будет сопоставим с , начисляемой по автомобилю с аналогичными характеристиками. Финансисты же при установлении размера арендных платежей рекомендуют руководствоваться ценами, сложившимися в регионе (Письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-11-04/2/52).

Сроки внесения платежей арендатор и арендодатель определяют самостоятельно. Как правило, арендная плата вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (пп. 1 п. 2 ст. 614 ГК РФ). В договоре можно установить и иной порядок, например в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов. Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

Работник вправе потребовать досрочного расторжения договора, если арендная плата не выплачивалась в срок два раза подряд (п. 5 ст. 614 ГК РФ).

Условия о порядке и сроках внесения арендной платы не являются существенными условиями договора, как и условие о сроке аренды (п. 1 ст. 614 ГК РФ). При отсутствии такого условия договор считается заключенным на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).

В договоре желательно привести восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Определить ее можно и по договоренности сторон.

При обнаружении работодателем недостатков (за которые отвечает работник), полностью или частично препятствующих работе арендованного автомобиля, он вправе потребовать, в частности, уменьшения арендных платежей (п. 1 ст. 612 ГК РФ). Работник же не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, если они (п. 2 ст. 612 ГК РФ):

• отмечены при заключении договора;
• известны арендатору заранее;
• обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.

Гражданским законодательством на арендатора возлагается обязанность (ст. ст. 644, 646, 648 ГК РФ):

• по поддержанию в надлежащем состоянии арендованного автомобиля;
• по проведению его текущего и капитального ремонта;
• по несению расходов на содержание арендованного транспортного средства, страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией;
• за вред, причиненный третьим лицам.

Однако стороны вправе иначе перераспределить обязанности по содержанию (мелкий и капитальный ремонт), страхованию, эксплуатации арендованного автомобиля. Исходя из этого в договоре желательно четко прописать обязанности сторон по несению расходов. Условие о распределении расходов является обоснованием для их признания при исчислении налога на прибыль у арендатора.

Страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств является обязательным условием эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств"). Возможно, что к моменту передачи машины в аренду работник уже застраховал гражданскую ответственность и в полисе ОСАГО указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. Работодатель же, скорее всего, захочет, чтобы им управляли другие лица. Сотрудник в этом случае должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к вождению автомобилем лиц, указанных работодателем, либо неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре.

Если автомобилем будет управлять лицо, не вписанное в страховой полис, то организацию могут оштрафовать на 300 руб. в силу п. 1 ст. 12.37 КоАП РФ (п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.10.2006 N 18 "О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях").

Договором может быть предусмотрено и добровольное страхование автомобиля от различных рисков (каско), от угона (хищение, кража, грабеж, разбой) и ущерба (ДТП, пожар, взрыв, стихийное бедствие и т.д.), а также дополнительное к ОСАГО на случай:

• наступления ответственности, не относящейся к страховому риску по обязательному страхованию, в случаях, перечисленных в п. 2 ст. 6 Закона N 40-ФЗ (например, при причинении водителем вреда при погрузке груза на транспортное средство или его разгрузке);
• недостаточности страховой выплаты по ОСАГО для полного возмещения вреда, причиненного жизни, здоровью или имуществу потерпевших.

Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме или воспользоваться актом о приеме-передаче объекта основных средств (форма N ОС-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7). В акте желательно указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

К акту прикладываются документы на транспортное средство: свидетельство о его регистрации, копия паспорта транспортного средства, полис ОСАГО.

Договор считается заключенным с момента передачи арендатору транспортного средства (ст. 642, п. 2 ст. 433 ГК РФ).

По общему правилу договор аренды прекращается по истечении срока аренды. Если же арендодатель или арендатор пожелает расторгнуть договор в любое другое время, то предупредить об этом другую сторону необходимо за месяц (п. 2 ст. 610 ГК РФ), хотя в договоре могут быть установлены и иные сроки.

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю автомобиль в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором, если в договоре об этом было сказано отдельно (абз. 1 ст. 622 ГК РФ). Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче.

Соглашения об изменении или расторжении договора стороны должны оформлять в письменной форме (п. 1 ст. 452 ГК РФ).

Бухгалтерский учет

Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) рекомендует использовать забалансовый счет 001 "Арендованные основные средства". Получение автомобиля в аренду отражается записью по дебету счета 001, а его возврат по окончании срока действия договора - по кредиту счета 001. При этом имущество учитывается за балансом по стоимости, указанной в договоре аренды. Если стороны не смогли определить ее, арендованный автомобиль отражается по нулевой стоимости:

Арендованный автомобиль принят к забалансовому учету.

Организации-арендатору желательно открыть на арендованный автомобиль инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

Арендная плата и эксплуатационные расходы у арендатора признаются расходами по обычным видам деятельности. Данные расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. п. 5, 7, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

При начислении арендной платы используется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В зависимости от того, в каком структурном подразделении эксплуатируется арендованный автомобиль, указанный счет корреспондирует со счетами учета затрат: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" либо со счетом 44 "Расходы на продажу":

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73

Начислена арендная плата за автомобиль.

Обязательства по налогам и страховым взносам

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным в порядке, установленном гражданским законодательством.

По общему правилу датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре. Если данное условие отсутствует, то расходы можно учесть в последний день отчетного периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Он же своими силами и средствами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на его страхование, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

Вышеприведенное позволило финансистам заключить, что затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства с физическим лицом, в том числе на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива в производственных целях и стоимости его приобретения), а также на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81).

Напомним, что расходами в целях налогообложения признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком для осуществления деятельности, направленной на получение доходов.

Эксплуатационные расходы - это комплексное понятие, включающее несколько видов затрат, в частности приобретение ГСМ, техническое обслуживание автомобиля, его хранение и мойку, заработную плату водителя с начисляемыми на нее страховыми взносами в государственные внебюджетный фонды. Каждый вид затрат учитывается по правилам, установленным для соответствующего вида расходов. Расходы:

• на приобретение ГСМ и других расходных материалов учитываются в материальных расходах согласно пп. 5 п. 1 ст. 254;
• на проведение текущего и капитального ремонта арендованного автомобиля - в расходах на ремонт в соответствии с п. 2 ст. 260 НК РФ;
• техническое обслуживание, мойку, парковку, стоянку автомобиля - в прочих расходах в силу пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ;
• страхование автомобиля и автогражданской ответственности - в расходах на страхование на основании п. 1 ст. 263 НК РФ;
• оплату труда водителя, управляющего арендованным автомобилем, - в расходах на оплату труда согласно п. 1 ст. 255 НК РФ.

Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы для целей налогообложения прибыли достаточно договора аренды и акта о передаче автомобиля работодателю. Финансисты при этом не настаивают на ежемесячном оформлении акта об оказании услуг по аренде (Письма Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742).

Сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или собственником (ст. 608 ГК РФ). Поэтому для признания расходов арендатора работник, передающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации-арендатору документы, подтверждающие его право собственности на машину. Таким документом может быть паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды у арендатора должна храниться его копия. Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то необходима и ее копия. Кроме того, работник должен передать организации свидетельство о регистрации автомобиля и страховой полис (если риски ранее застраховал сотрудник).

Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: кассовые и товарные чеки, товарные накладные и др.

Организации, не являющиеся автотранспортными, могут использовать в качестве путевых листов его унифицированную форму (утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) либо разработанную самостоятельно форму путевого листа, которая прописана среди утвержденных форм первичных учетных документов, применяемых организацией. В таком путевом листе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 3 Положения об обязательных реквизитах и порядке заполнения путевых листов (утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152).

Подтвердить ремонт автомобиля, осуществленный собственными силами, арендатору помогут смета ремонтных работ, дефектная ведомость, накладные на приобретенные запчасти и акт о списании израсходованных запчастей. Затраты на ремонт автомобиля, произведенный специализированной организацией-подрядчиком, подтверждает договор на выполнение работ (договор подряда), акт сдачи-приемки выполненных работ, счет-фактура и платежные документы об оплате ремонта. Кроме того, как при выполнении ремонта автомобиля собственными силами, так и при ремонте в специализированной организации сведения о выполненных работах должны быть отражены в акте о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме N ОС-3 и инвентарной карточке автомобиля по форме N ОС-6.

Расходы на страхование организация-арендатор вправе учесть, только если по условиям договора аренды указанные расходы возложены именно на нее (ст. 637 ГК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ).

Расходами организации по страховым договорам (как обязательным, так и добровольным) являются страховые премии, уплачиваемые страховой компании (п. 1 ст. 2 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации").

Если организация применяет метод начисления и договор страхования заключен на срок более одного отчетного периода (квартала, полугодия, девяти месяцев), то расходы на страхование учитываются при исчислении налога на прибыль равномерно в течение срока (п. 6 ст. 272 НК РФ):

• действия договора, если страховая премия перечислена разовым платежом;
• за который уплачена часть страховой премии, если страховые взносы уплачиваются в рассрочку.

При этом в обоих случаях включаемая в расходы сумма рассчитывается пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде.

Если срок договора менее одного отчетного периода, то расходы на страхование включаются в состав расходов в момент оплаты (п. 6 ст. 272 НК РФ).

Остальные вышеприведенные расходы организация может учесть в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, в силу п. 1 ст. 272 НК РФ (Письмо Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844).

При кассовом методе все перечисленные расходы включаются в расходы при исчислении налога на прибыль после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если у таких организаций порядок учета упомянутых расходов в бухгалтерском и налоговом учете различается, то возникает необходимость применения Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

По общему правилу арендатор автомобиля амортизацию не начисляет, поскольку в этом случае право собственности на него к организации не переходит (п. 1 ст. 256 НК РФ, ст. 608 ГК РФ). Однако если работодатель с согласия работника произвел неотделимые улучшения арендованного автомобиля (к примеру, поставил на машину кондиционер) и при этом работник не возмещает их стоимость, то на такие улучшения организация вправе начислять амортизацию с 1-го числа месяца, следующего за месяцем их ввода в эксплуатацию, в течение всего срока действия договора аренды (абз. 4 п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 258, п. п. 3, 4 ст. 259.1, п. п. 6, 7 ст. 259.2 НК РФ). Норму амортизации капитальных вложений при этом необходимо установить исходя из срока полезного использования, определяемого в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1) (абз. 6 п. 1 ст. 258 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.01.2010 N 03-03-06/2/7).

О возможности учета арендатором в целях налогообложения прибыли расходов в виде амортизационных отчислений от стоимости неотделимых улучшений в объект основных средств, арендованный у физического лица, в общеустановленном порядке указано в Письме ФНС России от 17.08.2009 N 3-2-13/181@.

Напомним, что неотделимыми являются улучшения, которые не могут быть изъяты без причинения вреда арендованному имуществу (п. 2 ст. 623 ГК РФ).

Если на дату возврата арендованного автомобиля неотделимые улучшения амортизированы не полностью, их остаточная стоимость не признается расходом (п. 16 ст. 270 НК РФ).

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Налоговый агент обязан исчислять и удерживать налог со всех доходов налогоплательщика, источником которых он является (п. 2 ст. 226 НК РФ). Исключением являются доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются самостоятельно налогоплательщиком в соответствии со ст. ст. 214.1, 214.3, 214.4, 227, 227.1 и 228 НК РФ. В перечисленных статьях доходы в виде арендной платы не упомянуты. Поэтому при выплате арендной платы работодателю следует исчислять и удерживать НДФЛ. Сумму же налога надлежит перечислить в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет работника (п. п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Арендная плата, выплачиваемая работнику-арендодателю, НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога (ст. 143 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.02.2004 N 04-04-06/21).

Арендатор вправе принять к вычету предъявленные продавцами суммы НДС по ГСМ, другим материально-производственным запасам, в том числе запасным частям, работам и услугам, оказываемым в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, после их оприходования при наличии соответствующих счетов-фактур и условии, что указанное имущество, работы, услуги приобретаются для операций, реализация которых облагается НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Заметим, что при оформлении страховки на автомобиль на услуги страховой компании НДС не начисляется (пп. 7 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Объектом обложения налогом на имущество организаций для российских организаций признается движимое и недвижимое имущество, учитываемое на балансе в качестве объектов основных средств в соответствии с установленным порядком ведения бухгалтерского учета (п. 1 ст. 374 НК РФ). Налог на имущество по объекту основных средств, полученных в аренду, уплачивает та сторона сделки, на балансе которой объект учтен (Письма Минфина России от 10.12.2009 N 03-05-05-01/76, от 02.06.2006 N 03-06-01-04/113). Таким образом, с полученного в аренду автомобиля налог на имущество организация не уплачивает, поскольку автомобиль - это собственность работника-арендодателя, а не работодателя-арендатора.

Транспортный налог уплачивают лица, на которых зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом обложения данным налогом (абз. 1 ст. 357 НК РФ). Согласно п. 20 Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (утв. Приказом МВД России от 24.11.2008 N 1001) транспортные средства регистрируются только за собственниками транспортных средств - физическими и юридическими лицами, указанными в паспортах транспортных средств. Поскольку при аренде автомобиля право собственности к организации не переходит, то транспортный налог она не уплачивает. Поэтому именно работник обязан платить транспортный налог. При этом факт передачи автомобиля в аренду для целей исчисления указанного налога значения не имеет.

Исключением являются лишь случаи передачи собственных автомобилей по договору лизинга или сублизинга другому лицу. Такие транспортные средства по соглашению сторон договора могут быть зарегистрированы либо за лизингодателем, либо за лизингополучателем (п. п. 22 и 48 упомянутых Правил регистрации).

Если работодатель принял решение компенсировать сотруднику расходы по уплате транспортного налога, то сумму такой компенсации учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не удастся (п. 29 ст. 270 НК РФ). При этом у организации возникнет обязанность по исчислению с этой суммы НДФЛ и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды (подробнее - см. ниже).

Выше говорилось, что у работодателя отсутствуют какие-либо ограничительные нормы по размеру арендной платы. Поэтому вполне логично увеличить ее на величину компенсации, ведь вся сумма арендной платы учитывается при расчете налога на прибыль.

Объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, осуществляемые в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). Не относятся к объекту обложения, в частности, вознаграждения по договорам, связанным с передачей в пользование имущества (п. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). К договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), относятся договоры аренды имущества.

То, что арендная плата, установленная договором аренды транспортного средства без экипажа, заключенным между организацией и ее работником, не является объектом обложения страховыми взносами, подтвердило и Минздравсоцразвития России в Письме от 12.03.2010 N 550-19.

Не начисляются на арендную плату и страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Пример. В связи с производственной необходимостью организация решила арендовать автомобиль на срок три месяца у сотрудника организации В.Ю. Котова. По условиям договора арендная плата - 18 500 руб. в месяц, согласованная стоимость автомобиля - 385 000 руб., арендатор несет расходы по содержанию автомобиля и осуществляет его ремонт в случае надобности. Для приобретения ГСМ водителю автомобиля ежемесячно выдавалось под отчет 5000 руб. Расходы на ГСМ в августе составили 4615 руб., в сентябре - 4275 руб., в октябре - 4495 руб., остаток подотчетной суммы водитель возвращал в кассу организации в последний день месяца. В сентябре для автомобиля приобретены запчасти на сумму 5015 руб., в том числе НДС 765 руб., которые были установлены, о чем оформлен акт о замене и списании израсходованных запчастей. Автомобиль передан организации 1 августа 2012 г., возвращен сотруднику 31 октября на основании соответствующих актов приема-передачи автомобиля в аренду и по его возврату.
В бухгалтерском учете затраты по аренде автомобиля сопровождаются следующими записями:
- в августе :
Дебет 001
- 385 000 руб. - принят на забалансовый учет арендованный автомобиль;
- ежемесячно :
Дебет 20 Кредит 73
- 18 500 руб. - отнесена на затраты начисленная сумма арендной платы за автомобиль;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",
- 2405 руб. (18 500 руб. x 13%) - удержана сумма НДФЛ с арендной платы;
Дебет 73 Кредит 51
- 16 095 руб. (18 500 - 2405) - перечислена работнику арендная плата;
Дебет 71 Кредит 50
- 5000 руб. - выданы в подотчет денежные средства для приобретения ГСМ;
Дебет 10-3 Кредит 71
- 4615 руб. (4275, 4495 руб.) - оприходовано приобретенное топливо на основании авансового отчета водителя;
Дебет 20 Кредит 10-3
- 4615 руб. (4275, 4495 руб.) - списана на затраты стоимость израсходованных ГСМ;
Дебет 50 Кредит 71
- 385 руб. (725, 505 руб.) - возвращен остаток подотчетной суммы;
- в сентябре при приобретении и установке запасных частей :
Дебет 60 Кредит 51
- 5015 руб. - перечислены средства в оплату счета на запасные части;
Дебет 10-5 Кредит 60
- 4250 руб. (5015 - 765) - оприходованы запасные части, приобретенные для установки на арендованный автомобиль;
Дебет 19 Кредит 60
- 765 руб. - выделена сумма НДС, предъявленная продавцом запасных частей;
Дебет 20 Кредит 10-5
- 4250 руб. - списана на затраты стоимость установленных запчастей взамен вышедших из строя;
Дебет 68 Кредит 19
- 765 руб. - принята к вычету сумма НДС по запасным частям;
- в октябре :
Кредит 001
- 385 000 руб. - снят с забалансового учета арендованный автомобиль, возвращенный работнику.
Начисление заработной платы водителю арендованного автомобиля, страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, исчисление НДФЛ осуществляются в общем порядке.
При исчислении налога на прибыль за 9 месяцев 2012 г. в материальные и прочие расходы включается соответственно 8890 руб. (4615 + 4275) и 41 250 руб. (18 500 + 18 500 + 4250).
При определении облагаемой базы за 2012 г. в материальные и прочие расходы будет добавлено еще 4495 и 18 500 руб.

Октябрь 2012 г.