Как навести идеальный порядок на рабочем столе в офисе и дома? Порядок на рабочем столе. Как вы к этому относитесь? Базовые принципы хранения информации

Японцы считают, что с помощью порядка и стандартов можно решить 80 % проблем в бизнесе. Порядок экономически выгоден.

И это можно доказать. Но статья о другом. Друзья, сегодня я с удовольствием делюсь с вами уникальным инструментом для изменения жизни - 5С.

5С - это пять слов на буку «С». Применяя их последовательно, вы наведете порядок где угодно. С 5С вы быстро получите блестящий результат.

Вот этапы, которые нужно пройти:

• Сортировка.
• Свои места для всего.
• Содержание в чистоте.
• Стандартизация.
• Самосовершенствование.

С теорией покончено. Давайте посмотрим, как вам применить технологию 5С на своем рабочем столе.

Прежде чем начинать уборку выделите себя полчаса-час времени и определите две зоны.

Первая - это «Карантин», куда сложите все предметы, которые жалко выкинуть, но на рабочем столе и в тумбочке им не место.

Вторая - «Мусор», где складываем все, что нужно выбросить (можно использовать обычную корзину для мусора).

Приступаем к первому этапу - Сортировке.

Если вы всерьез взялись за дело, посмотрите на свой рабочий стол - вы видите его таким последний раз.

Посмотрели? А теперь уберите со столешницы абсолютно все, включая монитор и лотки с документами! Снимайте их на пол, на стулья или соседние столы.

Следующий шаг - приведите в первозданное состояние клавиатуру, монитор, мышку и прочие предметы. Берите влажную тряпку и начинайте оттирать.

Свои места для всего

Как только вы отмыли рабочие принадлежности, возвращайте их назад. В этом вам помогут три вопроса.

Возьмите вещь в руку и спросите себя:

• Нужен ли мне этот предмет?

• Если да, то нужен ли он в том количестве, что есть сейчас?

• Если, да то должен ли этот предмет находиться тут (на моем столе)?

Для окончательной проверки задайте себе контрольный вопрос: как часто я пользуюсь этим предметом?

Если несколько раз в день - смело оставляйте на столе. Если реже, предмет уходит в зону «Карантина».

Самая большая ошибка - пытаться сразу определить место для «проблемной вещи». Пойдете по этому пути, порядок будете наводить очень-очень долго.

Так что не наступайте на эти грабли, смело откладывайте все, что под вопросом, в «Карантин». Когда приберетесь на столе, разберетесь с каждой вещью отдельно.

Придирчивому осмотру подвергается все, начиная с документов в лотках и заканчивая канцтоварами в настольном органайзере. Канцтовары оставлять исключительно в одном экземпляре!

Просмотрите все бумаги в рабочих лотках. Часть из них уже наверняка устарела, некоторые вообще непонятно откуда взялись. Выбрасывайте без сожаления все, что ненужно и непонятно зачем лежит.

На одном лотке приклейте надпись «Входящие» (вспоминаем GTD), на другом - «Сделанное».

Все текущие документы сложите в лоток «Входящие». После наведения порядка будет понятно с чего начать работу.

Все обработанные документы переходят в лоток «Сделано». Так вам будет видно, сколько всего вы сделали за день (или неделю).

В результате на столешнице должны остаться те вещи, которыми вы пользуетесь по нескольку раз на день.

Убрали со стола, приступайте к уборке в тумбочке.

Последовательность та же - вытащить все, протереть ящик от пыли, вернуть обратно лишь нужные вещи.

Если у вас в тумбочке три ящика, то в верхний кладутся вещи, которыми пользуетесь два-три раза в неделю. В средний - те, что используются раз в десять дней, а в нижнем оставляете личные вещи (кружка, сахар, перчатки и т.д.)

После этого этапа у вас должна заметно пополниться корзина с мусором и зона карантина.

Содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование

После первых двух этапов ваш стол выглядит непривычно чистым и пустым? Если да, вы все сделали верно.

Первое время вас будет донимать ощущение, будто чего-то не хватает. Это нормально, просто ваши глаза еще не привыкли к новому виду.

Чтобы бардак не вернулся, нужно решить, когда и как вы будете поддерживать созданный порядок.

Этим ритуалом вы закрываете рабочий день и переключаетесь на отдых. В пятницу советую сделать уборку в лотках и проверить на актуальность дела, скопившиеся во «Входящих» и очистить лоток «Сделано».

О стандартах

В моем понимании стандарт - это наилучший способ выполнения той или иной работы. Стандартом вашего порядка станет фотография прибранного рабочего места. Распечатайте фото и повесьте его над столом. Теперь вы ни за что не забудете, как должен выглядеть ваш стол после работы. Любые отклонения будут сразу же заметны. Вам останется лишь поддерживать и совершенствовать чистоту.

Если вы все сделали правильно, утром вас встретит непривычно чистый стол. И тогда вы скажете себе и мне большое спасибо за шанс начать день с чистого листа.

Когда порядок появится на столе, он будет сильно контрастировать с общим бардаком. Поэтому не успокаивайтесь и начинайте прибирать в соседних шкафах, в комнате, доме.

Не нужно торопиться убрать все и сразу. Быстро только кошки под лавкой. Поэтому расчищайте свои завалы постепенно.

Часто бывает так, что после проведения дня 5С офис полностью преображается. Меняется пространство, сотрудник, клиенты и даже бизнес.

Однажды после такой уборки мы освободили большую захламленную кладовку и запустили в ней производство жалюзи! Вот такой эффект от порядка.

Все понимают, что не сложно один раз провести генеральную уборку, сложно постоянно поддерживать порядок. Поэтому начните практиковаться со своего рабочего места.

Со временем чистота будет повсюду, а усилия на ее поддержание окупятся с лихвой. Вслед за видимыми изменениями вокруг начнут меняться ваши мысли, мысли повлекут новые дела, а новые дела создадут новую жизнь. Вашу новую жизнь.

Возможно, вы тоже испытаете непередаваемое ощущение свободы выбора и уверенного покоя. Именно так начинается мой день. Удачи!

Большинство людей работает, сидя за рабочим столом. Но если на рабочем месте беспорядок и много отвлекающих факторов, довольно трудно сосредоточиться на работе. После того, как вы уберетесь на рабочем столе, постарайтесь как можно дольше поддерживать эту чистоту и порядок. Итак, сначала нужно разобраться на своем рабочем месте и найти способ все организовать в правильном порядке.

Шаги

Часть 1

Для начала уберите все со стола. Нужно убрать абсолютно все вещи и сложить их в большую кучу. Теперь самое время разложить все в правильном порядке, так что вам придется вытаскивать вещи из этой кучи по очереди. Но не пытайтесь навести порядок в одну минуту! Сначала нужно создать свободное пространство.

• Важно убрать со стола абсолютно все вещи, даже если вы уверены, что эта вещь все равно будет стоять на столе. В общей куче также должны оказаться: фотографии, растения, компьютер.

1. Выбросите мусор. Как только вещь становится нам больше не нужна, ее сразу же нужно выкинуть. Возможно, вам захочется сохранить кое-какие вещи, но нужно быть уверенным в том, что они вам пригодятся. Если вы не знаете, пригодятся ли они вам, отложите эти вещи в специальную коробку.

   • Любые конфиденциальные документы нужно разорвать или измельчить перед тем, как выбросить.
   • Выбросьте бумагу, пластик и все остальное, что подлежит переработке.
   • Люди, которые привыкли поддерживать свои рабочие места в чистоте, придумали поговорку: "если сомневаешься – выбрось".

2. Протрите всю поверхность стола. Даже если вам кажется, что вещи на столе совершенно чистые, повторная уборка не помешает. Протрите экран компьютера, вытрите пыль со стола, разберите и протрите ящики.

   • Чтобы очистить клавиатуру или любые другие предметы и труднодоступные места, можно использовать сжатый воздух.
   • Для влажной уборки стола и поверхностей можно развести раствор воды и белого уксуса (или купить моющее средство).
   • Поверхности, которые вам нужно протереть, включают в себя стол, ящики, полки и любые экраны (компьютера, телевизора).

Часть 3

1. Приступите к сортировке тех вещей, которые сложили в кучу. Теперь у вас есть чистый стол и большая куча убранных со стола вещей. Начните расставлять эти вещи по местам. Не пропускайте ни одной вещи. Постепенно, расставляя все по местам, выбрасывайте мусор. Положите отдельно важные вещи, которые вы собираетесь переложить на полки или в ящики.

   • Не откладывайте на потом и сразу же постарайтесь разобраться с каждой вещью. Например, если вам нужно разорвать или измельчить документ, сделайте это сразу. Если нужно выбросить какую-то безделушку – смело бросайте ее в мусорное ведро. Не откладывайте на потом.
   • Если вам понадобится больше двух минут, чтобы разобраться с определенной вещью (например, если измельчитель бумаги находится в другом здании, или вам нужно купить тряпку), эту вещь необходимо отложить и записать себе напоминание в списке дел.
   • Предметы, которые вы собираетесь переложить на стол, должны находиться в одной куче. Предметы, которые нужно будет выбросить в мусор, должны находиться в мусорном ведре. Предметы, с которыми вы еще не решили, что делать, должны лежать в третьей куче.

2. Сложите вместе все вещи, с которыми вы еще не знаете, что делать. К этим вещам относятся предметы, которые не будут располагаться на рабочем столе, но которые вы не хотите выбрасывать в мусор. Сложите эти вещи в одну коробку и положите эту коробку в шкаф или кладовку.

   • Через месяц или полгода нужно снова разобрать эту коробку. Если за это время вы не пользовались вещами из этой коробки, выбросьте их в мусор. Потому что вероятность того, что они вам еще пригодятся, очень мала.

3. Теперь нужно расставить все эти предметы по рабочему столу. Нужно брать по одной вещи из первой кучи и класть ее на рабочий стол, на полку или в ящик. Ориентируйтесь по написанным пометкам или другой организационной системе. Итак, берите по одному предмету и располагайте его на рабочем месте.

4. Старайтесь регулярно убираться на столе. Чем чаще вы убираетесь, тем легче будет сохранить чистоту и порядок. В конце дня обязательно обратите внимание на свое рабочее место и приведите его в порядок. Выбросьте мусор и уберите со стола любые ненужные бумаги и документы.

   • Если вы будете наводить порядок на рабочем столе в конце каждого дня, на следующий день вы будете возвращаться на чистое рабочее место.
   • Выделите себе один день в неделю или в месяц, чтобы наводить порядок на рабочем столе (в зависимости того, как быстро он засоряется ненужными вещами и мусором).

Речь пойдет о реальном рабочем столе, а не о рабочем столе на экранах ваших мониторов. То как организовано пространство на вашем столе и то как оно выглядит имеет очень большое значение для производительности и для настроения, с которым вы работаете. А это очень важно. Только когда у человека хорошее настроение, он способен творить и создавать что-то интересное.

Когда-то я сидел за рабочим столом перед компьютером, и отвлёкшись от монитора, вдруг, понял в каком беспорядке мой рабочий стол. Пачки бумаги, фотографии, диски, папки, чашки, провода, мобильные телефоны, записки. Все это в абсолютном беспорядке. В беспорядке, который уже мешал найти что-то нужное на столе. Это была минута, когда я понял – надо что-то менять.

Несколько шагов, которые помогли мне планомерно навести порядок на рабочем столе.

Начните с To-Do списка.

Список дел совсем не обязательно должен содержать важные задания или стратегические задачи расставленные по времени. Список действий по наведению порядка на рабочем столе позволит вам выделить наиболее важные места, например поверхность стола или может быть ящики стола, или полка над столом. Такой список позволит вам представить общий план атаки на беспорядок. Лучше всего начать с места которое всегда на виду, а потом переходить к менее заметным местам. Главное иметь запланированную последовательность действий, а не беспорядочно перекладывать бумаги с одного ящика в другой.

Избавьтесь от ненужного.

Выбрасывать в мусорную корзину то, что не нужно. Это вполне логично. Но это то, что многие не делают. Признаюсь, что я сам таким грешил. Отложенные записки с телефонами. Распечатанные документы, ручки в которых надо всего лишь поменять ампулы, диски с неизвестно чем… Кажется что все это может пригодиться. Это только кажется. Смело выбрасывайте все что вам не нужно в ближайшей перспективе. Если вы складываете в ящик каждую мелочь в надежде потом ею воспользоваться, то скорее всего вы не вспомните про нее, когда она будет вам нужна. Либо поиски этой мелочи превратятся в сложную и трудоемкую задачу.

Используйте беспроводные технологии.

Отличный способ сохранить рабочее пространство чистым и не захламленным, это использовать беспроводную мышь и клавиатуру. Такое решение стоит некоторых денег. Но это небольшая плата за отсутствие на столе проводов, которые все время мешают. И при работе с документам вы вольны убрать клавиатуру и мышь в сторону, где они не будут мешать. Тоже самое и с подключением телефонов к компьютеру. Недорогой блу-туз адаптер избавит вас от необходимости держать на столе пучок проводов для разных моделей телефонов.

Держите на столе только самое необходимое

Если вы хотите не только навести порядок на рабочем столе, но и поддерживать его, то держите на столе только самое необходимое. Но вы должны иметь четкое представление, о том, что вам на самом деле необходимо. Здесь каждый решает для себя сам. И тем не менее книга которую вы читаете, зарядное для телефона вряд ли можно назвать необходимостью. Для меня необходимые на столе вещи, это мышь, клавиатура и блокнот. Иногда ноутбук. Этого вполне достаточно для работы.

Прекратите есть на рабочем столе.

Каждый, желающий иметь опрятный рабочий стол должен принять во внимание этот совет. Если вы голодны, идите на кухню, в столовую, в конце концов, заведите себе отдельный столик для перекусов. Но не ешьте за рабочим столом. Вам дорого времени, у вас много работы? Даже самая важная и срочная работа, если она длится достаточно долго, допускает пятнадцатиминутный перерыв. С другой стороны вы можете сэкономить время, избавившись от необходимости убирать со стола остатки еды и крошки хлеба. И кроме того вы избегаете риска пролить на клавиатуру или на документы напиток.

Наводите порядок регулярно.

Не следует думать, что порядок наводится раз и навсегда. Даже если вы следовали всем описанным выше шагам, но ни чего больше не предпринимали все равно настанет момент, когда рабочий стол снова потребует уборки. Нужно просто повторять уборку рабочего стола с постоянной периодичностью. Например раз в неделю. Такое жесткое расписание позволяет тратить на уборку минимум времени и усилий и в тоже время постоянно поддерживать рабочий стол в порядке.

Оторвитесь от экранов, посмотрите на свой рабочий. Возможно вам пора воспользоваться приведенными выше советами. Порядок на столе повысит производительность вашего труда, избавит вас от отвлекающих факторов, и позволит вам написать больше интересных и нужных статей для ваших блогов.

Как вы считаете нужно следить за порядком на рабочем столе или достаточно раз в год разгребать завалы?

Покупая на ebay можно неплохо сэкономить. А если вы воспользуетесь услугой ebay.de то можете не беспокоиться о проблемах с оплатой и доставкой товаров. Вы просто выбираете товар и платите за него про остальное можете не беспокоиться.

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) - один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.

Лиза Заслав

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.

Эмми Трейгер (Amy Trager), профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.

Эмми Трейгер

Будьте умеренны - делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.

Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email - это по-прежнему . Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы : проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой - для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

• важные и срочные;
• срочные и неважные;
• важные и несрочные;
• несрочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить и . Но такие примеры единичны.

На большинство людей , снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.

Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.

Тему поддержания порядка на рабочем столе компьютера можно назвать вечной. У подавляющего большинства пользователей рабочий стол «засоряется» ярлыками с завидной регулярностью.

Порой, за ними нельзя толком рассмотреть изображение заставки. И даже после наведения некоторого порядка, уже через несколько дней можно наблюдать ту же картину.


Хорошо, если это действительно только ярлыки. Довольно часто на рабочих столах можно найти всевозможные аудио- и видеофайлы, одновременное наличие и ярлыка и загрузочного файла и т.д. Помимо неэстетичного внешнего вида это может оказывать негативное, «тормозящее» воздействие на работу компьютера. Дело в том, что папка рабочего стола находится на системном диске, и если вы сохраняете в ней большие файлы, то это, соответственно, уменьшает объём системного диска и не дает системе «вольнее дышать».
Поэтому я рекомендую вам проверить размер своего рабочего стола на компьютере. Нормальным размером считается около 100Кб, так как это свидетельствует о том, что здесь действительно расположены только ярлыки. Если при проверке вы обнаружили значительно больший объём, то срочно займитесь чисткой и все крупные файлы переместите в более подходящие разделы.


Если вы обнаружили, что скачиваемые из интернета файлы оседают на рабочем столе, то необходимо проверить настройки вашего браузера и папку «загрузки» переместить с системного диска.
Итак, то, что касается технической стороны вопроса, мы рассмотрели. Однако есть и чисто организационная сторона, так как часто засорение рабочего стола происходит от нашего желания вытащить, как нам кажется, «ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ» документ поближе к быстрому доступу. В результате перед нами всё та же картина забитого множеством ярлыков экрана. Я хочу предложить один, может и не очень научный, но зато хорошо зарекомендовавший себя на практике способ борьбы с этим «недугом».
Если количество ярлыков и файлов на вашем рабочем столе превысило критическую точку, то создаём новую папку (чего уж нам мелочиться то!), называем её гордо «Рабочий стол» и уверенной рукой отправляем туда абсолютно ВСЁ!


После этого можно спокойно начинать свой рабочий день. Если вам действительно что-то понадобится из содержимого вновь созданной папки в течение дня, то достаёте и помещаете это на рабочий стол. Но только то, что вам действительно нужно сиюминутно. К концу дня вы сможете убедиться, что экран остался сравнительно свободным. В таком режиме продолжайте действовать как минимум 4-5 дней. А вот после этого, вы смело можете удалить всё, что продолжает оставаться в той созданной папке. Именно удалить, так как если вам это не понадобилось в течение почти недели, то и не понадобится. А в дальнейшем вы сможете найти подобную информацию в более актуальном исполнении. Использовать такой метод можно с определенной регулярностью, как только перестаете различать фон своего рабочего стола.


И раз мы заговорили о фоне для рабочего стола, то уделим и этому моменту несколько строк. Сегодня в интернете предлагается просто огромный выбор заставок, что называется «на любой вкус и цвет». Надо признать, что это очень удобно, так как вряд ли кто-то захочет месяцами или годами смотреть на одну и ту же картинку, какой бы замечательной она не была.


Однако делая выбор заставки, не всегда следует руководствоваться лишь своими предпочтениями и вкусами. Например, если речь идет об офисном компьютере, то изображения девушек и парней лучше исключить сразу. Причем в независимости от степени их «одетости». В любом случае такие заставки будут расцениваться как проявление несерьезности и могут создать о вас ложное впечатление как о сотруднике. Также постарайтесь избегать заставок с агрессивным подтекстом или исполненных в слишком ярких тонах. Например, красный цвет является естественном возбудителем и раздражителем, что в итоге может привести к быстрой утомляемости и нервозности. Лучше подобрать сравнительно спокойную заставку с изображением природы или животных, в мягких теплых тонах, настраивающих на определённый релакс.


Есть еще один плюс в том, чтобы выбирать нейтральную заставку. Зачастую свой выбор мы делаем на подсознательном уровне, и такая картинка может многое рассказать о психотипе человека. А разве мы хотим лишний раз демонстрировать свой внутренний мир и открывать душу посторонним людям? Поэтому рабочий компьютер – это не самое подходящее место для сильного проявления индивидуальности, если, конечно, вы не работаете креативным дизайнером.