Как привести дела в порядок, не теряя самообладания. Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке

Посвящается Кэтрин,

моему замечательному партнеру в жизни и в работе

Успевайте жить!

Уже достаточно давно сокращение GTD стало столь же привычным для многих людей в России, как USB или GPRS. На интернет-форумах, посвященных тайм-менеджменту и личной эффективности, система «Getting things done» обсуждается так же активно, как выбор ежедневника или постановка жизненных целей.

К счастью, за десять лет существования российского Тайм-менеджерского сообщества вопрос «Планировать или не планировать время?» перестал быть актуальным. Не планировать время, опаздывать на встречи, забывать о принятых на себя обязательствах так же неприлично, как не пользоваться вилкой и ножом в ресторане. Тайм-менеджмент за прошедшие несколько лет занял такое же место в нашей жизни, как спортзал или бассейн. Быть в хорошей физической форме – естественно. Способы могут быть разными – плавание, йога, волейбол… – суть одна. Аналогично модно и естественно – успевать все, ничего не забывать, всегда находить время на работу, отдых, общение с семьей и друзьями.

Главный вопрос – какие выбрать способы самоорганизации, условно говоря, «что мне больше подходит: плавание или тренажерный зал?». Как проще, комфортнее и с удовольствием настроить личную систему управления временем? В зависимости от психологического типа кому-то легче есть ножом и вилкой, кому-то – японскими палочками. В любом случае нужна определенная система, последовательность, методология.

В каждой развитой стране есть эксперты, специализирующиеся на тайм-менеджменте. Российскому читателю хорошо известны книги Лотара Зайверта, руководителя гейдельбергского Института стратегии и планирования времени; Стивена Кови, президента американской корпорации FranklinCovey; Брайана Трейси, специалиста по лидерству и эффективности; Керри Глисона, Стефана Рехтшафена, Джулии Моргенстерн и др. Некоторые работы еще не переведены на русский язык и ждут своего часа – книги Марка Форстера (Великобритания), Харольда Тейлора (Канада) и др. К числу таких специалистов относится и Дэвид Аллен, система которого хорошо известна в США и приобрела уже много поклонников в нашей стране.

Рабочий график самого Дэвида впечатляет: на год вперед известно расписание его семинаров в крупнейших городах США и Европы. Его книга ясна, практична, рецептурна, технологична. С некоторыми принципами и рекомендациями стоит поспорить, и, несомненно, русскому переводу книги уготована роль катализатора активных дискуссий. Но бесспорно одно: книга востребованна и полезна. Ее популярность в России еще в англоязычном оригинале тому подтверждение.

Желаю вам, читатель, с помощью проверенных опытом и практичных рекомендаций Дэвида Аллена научиться успевать жить. Жить насыщенной, эффективной, красивой жизнью, в которой каждая минута Времени имеет свой вес и высочайшую ценность.

Успехов вам!

Глеб Архангельский,

генеральный директор компании «Организация Времени»,

создатель российского Тайм-менеджерского сообщества

www.improvement.ru

От автора

Перед вами кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или – или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность – один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором – как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Я, как и многие из вас, долгое время искал ответы на вопросы: что делать, когда и как. И теперь, спустя двадцать с лишним лет, потраченных на разработку и внедрение новых методов повышения индивидуальной и организационной продуктивности, после многих исследований и попыток самосовершенствоваться, я могу с уверенностью заявить, что единого универсального решения не существует. Никакие компьютерные программы, семинары, персональные планировщики и утверждения личной миссии не смогут упростить ваш рабочий день и не станут принимать за вас решения день ото дня, каждую неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы найдете способ повысить продуктивность своей работы и упростить процесс принятия решений хотя бы на один уровень, перед вами откроется новый круг обязанностей и творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некоей простой формулой.

Но, несмотря на отсутствие каких-либо простых средств, позволяющих довести до совершенства личную организованность и продуктивность, мы можем предпринять определенные шаги для их повышения. Год от года в ходе работы над собой я находил все более глубокие и важные вещи, на которых стоило сосредоточить внимание, идеи, о которых стоило задуматься, и дела, которыми стоило заниматься. Я нашел простые процессы, позволяющие существенно повысить способность человека творчески и конструктивно подходить к мирским заботам, освоить которые под силу каждому.

Эта книга – итог более чем двадцатилетней работы, посвященной исследованию индивидуальной продуктивности. Это руководство по максимизации результатов и минимизации затрат в мире, где работа с каждым днем становится все более объемной и требует решения многочисленных спорных вопросов. Я провел много часов, обучая людей «на передовой» – на рабочих местах, – помогая им обрабатывать и упорядочивать текущие задачи. Открытые мною методы доказали свою эффективность в самых разных организациях, во всех сферах деятельности, в разных культурных средах, даже в школе и дома. После двадцати лет подготовки и обучения самых опытных и продуктивных работников я понял, что мир нуждается в моих методах.

Руководители организаций стремятся привить «предельную продуктивность» себе и своим подчиненным в качестве базового стандарта. Они, как и я, знают, что по окончании рабочего дня за закрытыми дверями остаются телефонные звонки, на которые у них не хватило времени ответить, задания, которые нужно кому-то передать, непроработанные во время встреч и дискуссий вопросы, невыполненные обязанности и десятки непрочитанных электронных сообщений. Многие деловые люди преуспевают потому, что решенные ими проблемы и реализованные ими возможности являются в конечном итоге более важными, чем недоработки в их портфелях и кабинетах. Но при нынешних темпах жизни и развития бизнеса это равновесие становится очень шатким.

С одной стороны, нужны проверенные инструменты, которые помогут людям сосредоточить свои стратегические и тактические усилия и не позволят упустить из виду ничего важного. С другой стороны, необходимо создать рабочую среду и методы, которые не дадут способным сотрудникам «сгореть» на работе под давлением стресса. Нужны устойчивые стандарты стиля работы, которые уберегут от стресса самых лучших и способных сотрудников.

Это касается не только организаций, в этом нуждаются и школы, где детям по-прежнему не объясняют, как анализировать полученную информацию, как сосредоточиться на результате и какие шаги предпринять, чтобы его достичь. Эти знания нужны каждому из нас: ведь они позволят использовать все открывающиеся перед нами возможности, чтобы самосовершенствоваться и постоянно улучшать окружающий нас мир.

Силу, простоту и эффективность принципов, о которых я расскажу в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», лучше всего можно испытать на собственном опыте: в реальном времени, в реальных условиях, в реальном мире. Естественно, цель книги – изложить сущность великого искусства управления рабочим процессом и достижения высокой продуктивности. Я попытался изложить материал таким образом, чтобы раскрыть перед вами общую картину и в то же время дать вам почувствовать вкус моментального результата по мере прочтения книги.

Книга разделена на три части. Первая часть раскрывает общую картину, содержит краткий обзор системы, поясняет ее уникальность и актуальность, а затем непосредственно знакомит с основными методами в сжатой и доступной форме. Во второй части рассказывается, как применять принципы системы на практике. Здесь вы сможете потренироваться и шаг за шагом научитесь применять описанные модели в повседневной жизни. В третьей части описаны еще более высокие и эффективные результаты, которых можно достичь, если сделать методологию и модели неотъемлемой частью вашей работы и личной жизни.

Присоединяйтесь! Я хочу, чтобы вы не просто поверили, но и убедились в том, что эти методы можно и нужно использовать лично вам. Я хочу, чтобы вы поняли: то, что я обещаю, не только возможно, но и вполне доступно каждому из вас. И я хочу, чтобы вы знали: все, что я предлагаю, очень просто реализовать. Для этого не нужны никакие особые навыки. Вы уже умеете концентрировать внимание, записывать важную информацию, принимать решения о желаемых результатах и будущих действиях, взвешивать альтернативные варианты и делать выбор. Вы убедитесь, что многие поступки, которые вы постоянно совершали инстинктивно и интуитивно, действительно верны. Я расскажу вам о том, как вывести эти основные навыки на новый уровень эффективности. Я помогу вам воплотить все эти навыки в новой манере поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я постоянно ссылаюсь на программы подготовки и семинары по теме продуктивности. Последние двадцать лет я работал консультантом по управлению как в одиночку, так и в составе небольших групп. Моя работа состояла преимущественно в индивидуальном обучении повышению продуктивности и проведении семинаров, посвященных методам, изложенным в книге. Я и мои коллеги подготовили более тысячи человек, провели тренинги для сотен тысяч специалистов и организовали сотни групповых семинаров. Из этого опыта я черпал впечатления и примеры для данной книги.

Суть этой книги прекрасно передал мой клиент, который написал: «Когда я только начал применять принципы этой программы, они спасли мою жизнь… Когда же я сделал их своей привычкой, они изменили мою жизнь. Это вакцина от ежедневной схватки “не на жизнь, а на смерть”, когда “проект надо было закончить еще вчера”, и противоядие от дисгармонии, которую многие люди сами вносят в свою жизнь».

Getting Things Done

The Art of Stress-Free Productivity

PENGUIN BOKS

Дэвид Аллен

Как привести дела в порядок

Искусство продуктивности без стресса

8-е издание, переработанное

«Манн, Иванов и Фербер»

Информация

от издательства

Издано с разрешения: Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency

Аллен, Дэвид

Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса / Дэвид Аллен; пер. с англ. Юлии Константиновой. - М. : Манн, Иванов и Фербер, 2016.

ISBN 978-5-00057-691-5

Это обновленное издание самой известной книги по личной эффективности, переведенной на несколько десятков языков. С ее помощью клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете ясность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приоритеты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать.

В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методика Getting Things Done поистине универсальна.

Все права защищены.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

© David Allen, 2001, 2015

© Издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2016

GTD - НОВЫЙ ВИД ЕДИНОБОРСТВ

Дэвид Аллен и его система Getting Things Done (GTD) давно известны в России и имеют широкий круг поклонников. Всем нам хочется быть продуктивными, то есть способными достигать желаемого результата без перенапряжения, оставаясь спокойными и сфокусированными.

У каждого своя история знакомства с GTD. Я хорошо помню, как однажды около десяти лет тому назад у меня образовалось гораздо больше обязательств, чем я мог на тот момент осилить. При этом все обстоятельства моей жизни были вполне приятными: рождение ребенка, карьерный взлет, переезд в Москву. Я почувствовал, что не справляюсь и могу потерять все, чего добился. Требовалось взять жизнь под контроль, был остро необходим новый подход к самоуправлению. Тогда я познакомился с книгой Дэвида Аллена. Впервые я прочитал ее на английском языке, а когда она вышла на русском, еще несколько раз перечитывал, каждый раз открывая для себя что-то новое и полезное. Система, предлагаемая автором, зацепила меня тем, что описывала естественный процесс «приведения дел в порядок», при этом была универсальной, помогала взять под контроль все сферы жизни и принципиально меняла мышление.

GTD учит не управлению временем, а управлению своим сознанием. Система позволяет достичь состояния высокой продуктивности - полной включенности в процесс, очень похожего на состояние потока у мастеров боевых искусств. Не случайно сам Дэвид имеет черный пояс по карате и не скрывает, что на создание его методологии оказали влияние восточные учения и единоборства. GTD можно рассматривать как один из видов современных единоборств, который позволяет человеку успешно побеждать в мире, полном стрессов, насыщенных информационных потоков и всевозможных отвлечений.

Новая редакция книги - это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитыва­ющей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля. Особенное внимание было уделено унификации терминологии. По всем спорным моментам при переводе на русский язык мы обращались напрямую к Дэвиду. Перевод получился максимально аутентичным и близким к оригиналу по существу.

С того момента как я освоил GTD и существенно облегчил свою жизнь, моей мечтой было помочь другим узнать и принять систему Аллена. После долгих лет самостоятельного изучения я прошел все этапы сертификации системы у самого Дэвида, получив статус мастер-тренера по его методологии. В этом году мы с Дэвидом пришли к решению, что Россия заслуживает того, чтобы знакомиться и обучаться методологии GTD так же, как это происходит во всех цивилизованных странах, - не через разовые и, к сожалению, очень редкие в России авторские выступления, а путем систематического обучения на официальных лицензионных тренинговых программах.

Меню статьи:

Об авторе: гуру продуктивного труда

Дэвид Аллен – американский теоретик в сфере продуктивности и личной эффективности, известный коуч, автор книг бизнес-тематики. Работа всей его жизни – методика управления временем Getting Things Done (дословно – “доведение дел до завершения”). Основной постулат GTD – освобождение мозга от множественных задач, перенесение и упорядочивание их на внешнем носителе. Тому, как успешно применять GTD на практике, посвящены книги и публичные выступления Дэвида Аллена.

“Временной” гуру сотрудничает со всемирно известными компаниями, проводя тренинги для сотрудников Ford Foundation, New York Life и других. Его статьи регулярно выходят на страницах Los-Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times, а книги публикуются миллионными тиражами в десятках стран мира.

Аллена ошибочно называют теоретиком тайм-менеджмента, в то время как создатель GTD, напротив, критикует эту технологию за слишком узкую направленность и ограниченную эффективность.

Главным трудом Дэвида Аллена является книга “Как привести дела в порядок”. В ней подробно раскрывается суть GTD, ее основные модели и шаги управления рабочим процессом. Главное преимущество книги – ее универсальность, ведь методика “доведения дел до завершения” будет полезна каждому, неважно, кто вы – руководитель крупного холдинга, фрилансер, студент или домохозяйка.

GTD “для чайников”

Для тех, кто впервые слышит аббревиатуру GTD, поясним: Getting Things Down – методика повышения личной эффективности, основанная на обдумывании и построении результатов текущих и будущих задач. Вне зависимости от величины и степени важности, каждая задача должна быть вынесена на внешний носитель. Даже заказ канцелярии для офиса будет висеть над вами дамокловым мечом, просто запишите задачу в календаре с подробной инструкцией того, куда нужно позвонить и что заказать, тогда вы быстро приступите к выполнению задания в нужное время и точно не упустите его из головы. Разум человека, освобожденный от запоминания, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, а также избежать стресса.

Основные преимущества GTD:

1. Вы никогда ничего не упустите.
2. Ваши действия на день будут приведены в четкую систему.
3. Вы не станете успевать больше или работать больше, просто ваш труд будет более продуктивным.
4. Вы раз и навсегда избавитесь от стресса.
5. Вы обретете контроль над тем, что делаете.
6. Вы научитесь концентрироваться на результате.
7. Планировать свою жизнь будете именно вы, а не другие люди или обстоятельства. И со временем вам это очень понравится!

В книге “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен описывает три базовые модели, необходимые для реализации GTD, это:

• Управление рабочим процессом;
• 6-уровневая модель обзора работы;
• Естественный метод планирования.

В нашем обзоре мы рассмотрим модель управления рабочим процессом, состоящую из пяти шагов, которые и являются основой “доведения дел до завершения”. Вот увидите, они предельно просты, но их несоблюдение приводит к тому, что ваша жизнь превращается в суматоху и сплошной стресс.

Если ваши бизнес-процессы завязаны на торговле или сфере обслуживания, тогда мы рекомендуем вам прочитать обзор книги “ “. Любому человеку, которому приходится иметь дело с заказчиками и клиентами – стоит прочитать эту книгу.

Шаг первый: Сбор

“Ваш мозг – инструмент мышления, а не запоминающее устройство. Если вы желаете мыслить ясно, вам нужна надежная “корзина для сбора материала” за пределами вашего разума”
(Д. А.)

Большинство людей хранят множественные задачи в собственной голове или на разрозненных “списках важных дел”. Дэвид Аллен утверждает, что первое и главное, чем следует заняться – собрать все дела на отдельном носителе, освободив тем самым память.

Важно! Будет ошибкой заносить в список только крупные дела особой важности, мелкие задачи имеют свойство накапливаться и засорять сознание. Так что на носитель следует записывать и мелкие, и долгосрочные задания.

Инструменты сбора:

• Стандартный лоток для входящих документов;
• Бумажные системы планирования и записи;
• Электронные системы планирования и записи;
• Электронные устройства, различные мессенджеры.

Не обязательно отдавать предпочтение лишь одному инструменту для сбора, выбирайте то, что наиболее удобно. Например, пластиковый или деревянный лоток подойдет для поступающих бумаг, писем, журналов, документов и различной мелочевки, даже фонарик с севшими батарейками следует поместить сюда, а не похоронить на долгие месяцы в ящике стола. Блокнот, стикеры, доска для сообщений подойдут для записи случайных задач, идей, коротких сообщений и т. п. Долгосрочные дела удобнее вносить в компьютер, на телефон или планшет. Ну, а электронную переписку и файлообмен упорядочивайте в специально созданном виртуальном хранилище.

В любом случае мест для хранения информации не должно быть слишком много, иначе у вас возникнуть трудности с их систематизацией.

Шаг второй: Обработка

Второй важнейший шаг – обработка информации. Мало просто собрать задачи воедино, их нужно внимательно изучить и рассортировать. “Разрозненные списки дел, – утверждает Аллен, – скорее, усиливают стресс, чем приносят облегчение”.

“Вы создаете систему ради того, чтобы она работала, а не ради самой системы” (Д. А.)

Автор книги советует еженедельно выделять время на сортировку и пересмотр поступившей извне информации. Что это за письмо из отдела кадров? Что за номер телефона на доске, зачем и когда нужно по нему позвонить, насколько это срочно? Что за рекламный проспект вам прислали, нужен ли он вам вообще и когда вы собираетесь им воспользоваться?

Алгоритм обработки наглядно представлен в книге Дэвида Аллена.

Шаг третий: Организация

Некоторые люди старательно собирают информацию, составляют список дел и видят пути их решения, но им не хватает организации для того, чтобы выполнить свое намерение.

“Если вы до конца не уверены, в чем заключается ваша работа, она всегда будет казаться вам необъятной” (Д. А.)

Успешная организация по Аллену – это четкая система проектов, напоминаний, листов ожиданий. Каждая задача, помещенная в соответствующую категорию (“срочно”, “отложенные”, “текущие” – названия могут быть любыми), ожидает своего времени для исполнения.

Автор также подробно рассказывает о том, как создавать проекты, хранить и систематизировать вспомогательные материалы, рационально упорядочивать календарь и работать с информацией, не требующей дальнейших действий.

Шаг четвертый: Обзор

Многие люди старательно собирают информацию и ведут календарь, но не проводят регулярного обзора. В итоге, результат оказывается тем же – они становятся жертвами суматохи, когда все нужно сделать в один момент. Другими словами, “одно дело – записать, что вам нужно молоко, другое – вспомнить об этом, когда вы находитесь в магазине”.

Регулярно просматривайте свой календарь, причем начинайте с самых важных и объемных задач, следом обозревайте менее значимые и долгосрочные проекты и, наконец, переходите к микрозадачам. Но ни в коем случае ничего не упускайте!

Шаг пятый: Выполнение

И, наконец, выполнение задачи – конечный шаг, ради которого и был проделан этот путь. Не стоит говорить, что бесконечное планирование без реализации и конкретного действия ничего не стоит.

Налаженная система планирования поможет не тратить время на выбор, каким делом лучше и полезнее заняться в данный момент, ведь вы уже все спланировали заранее – просто выполняйте, не отлынивая.

“Те, кто бессмысленно расходуют свое время, всегда жалуются на его недостаток” (Жан де Ла Брюйер)

Безусловно, предугадать условия работы на сто процентов невозможно. Вас непременно будет что-то сбивать (незапланированная встреча с клиентом, автомобильная пробка, затянувшиеся переговоры, телефонный звонок мамы и т. п.). Главное – не впадать в отчаяние. Именно потому что мы живем и трудимся в реальном мире, а не в вакууме, Аллен разработал модель принятия решений из четырех критериев и поместил ее в данный раздел своей книги.

Пример из жизни. Встречу перенесли на полчаса. У вас образовалось окно – не слишком большое для того, чтобы заняться крупным делом, но вполне подходящее для решения небольшой задачи. Как выбрать, чем заняться в данный момент? Для выбора задачи учитывайте:

1. Контекст – где вы находитесь, какие подручные средства у вас имеются, даже если в вашем распоряжении только телефон вы можете поговорить с клиентом, вызвать на дом сантехника или просмотреть отчет сотрудника, что пришел на e-mail;
2. Время – каким количеством времени вы располагаете и сколько его потребуется на выполнение задачи;
3. Энергия – подходят ли условия для того, чтобы выполнить задачу, требующую высокой концентрации или лучше выполнить механическую работу;
4. Приоритеты – какая из задач принесет максимальную отдачу, возможно, эти полчаса не сыграют роли в работе над новым проектом, поэтому их лучше потратить на разговор с супругом или супругой и расслабляющий кофе-брейк.

Понятия и термины: GTA (Getting Things Done), тайм-менеджмент, личная эффективность, методика управления временем, модель управления рабочим процессом.

Кому будет интересна книга “Как привести дела в порядок”: современным занятым людям; руководителям компаний, департаментов, отделов; поклонникам тайм-менеджмента; всем тем, кто хочет держать свою жизнь под контролем и избавиться от стресса.

“Как привести дела в порядок” Дэвида Аллена: лучшая бизнес-книга для занятых людей

Текущая страница: 1 (всего у книги 18 страниц) [доступный отрывок для чтения: 10 страниц]

Дэвид Аллен
Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Посвящается Кэтрин, моему замечательному партнеру в жизни и в работе

Введение

Об авторе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности. Он – ведущий докладчик и фасилитатор таких организаций, как журнал New York Life, Мировой банк, Фонд Форда, L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит мастер-классы по вопросам продуктивности для частных лиц и организаций по всем США. Кроме того, Дэвид – президент David Allen Company и в течение более чем двадцати лет работает консультантом по менеджменту и персональным тренером менеджеров высшего звена. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в двенадцати странах мира. Дэвид Аллен живет в городе Оджаи, Калифорния.

Благодарность автора

Многие учителя, партнеры, коллеги, сотрудники и друзья за долгие годы помогли мне осознать и разработать принципы, описанные в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Джордж Мэйер, Майкл Букбайндер, Тед Дрейк, Дин Ачесон и Рассел Бишоп сыграли ключевые роли на пути моего личностного и профессионального развития. Рон Медвед, Салли Мак-Ги, Лесли Бойер, Том Бойер, Пэм Тэррэнтайн и Келли Форристер также внесли свой вклад в мою работу по мере ее выполнения.

К тому же, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и отшлифовать описанные в книге модели. Особая благодарность стратегам-руководителям, которые вовремя осознали значение изложенного материала для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоставили мне возможность сделать это: в частности, спасибо Майклу Винстону, Бену Кэннону, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману. Административная и моральная поддержка, которую долгие годы оказывали мне Шар Канан и Андра Карассо, была просто бесценной.

Эта книга никогда бы не приобрела свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Доу Кувер, Грега Стайклезера, Стива Шалла и Мэриан Бейтман. Поистине велика заслуга моего редактора, Джанет Голдстейн – профессионала в своем деле и терпеливого наставника в искусстве и ремесле написания книг.

Наконец, сердечно благодарю своего духовного наставника, Джей-Ар, за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, усердие и красоту, которыми она наполнила мою жизнь.

Добро пожаловать на страницы книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Перед вами – кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или-или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность – один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором – как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. А. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над этой книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Я, как и многие из вас, долгое время искал ответы на вопросы: что делать, когда и как. И теперь, спустя двадцать с лишним лет, потраченных на разработку и внедрение новых методов повышения индивидуальной и организационной продуктивности, после многих исследований и попыток самосовершенствоваться, я могу с уверенностью заявить, что единого универсального решения не существует. Никакие компьютерные программы, семинары, персональные планировщики и утверждения личной миссии не смогут упростить ваш рабочий день и не станут принимать за вас решения день ото дня, каждую неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы найдете способ повысить продуктивность своей работы и упростить процесс принятия решений хотя бы на один уровень, перед вами откроется новый круг обязанностей и творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некоторой простой формулой.

Но, несмотря на отсутствие каких-либо простых средств, позволяющих довести до совершенства личную организованность и продуктивность, мы можем предпринять определенные шаги для их повышения. Год от года в ходе работы над собой я находил все более глубокие и важные вещи, на которых стоило сосредоточить внимание, идеи, о которых стоило задуматься, и дела, которыми стоило заниматься. Я нашел простые процессы, позволяющие существенно повысить способность человека творчески и конструктивно подходить к мирским заботам, освоить которые под силу каждому.

Эта книга – итог более чем двадцатилетней работы, посвященной исследованию индивидуальной продуктивности. Это руководство по максимизации результатов и минимизации затрат в мире, где работа с каждым днем становится все более объемной и требует решения многочисленных спорных вопросов. Я провел много часов, обучая людей «на передовой» – на рабочих местах, – помогая им обрабатывать и упорядочивать текущие задачи. Открытые мною методы доказали свою эффективность в самых разных организациях, во всех сферах деятельности, в разных культурных средах, даже в школе и дома. Спустя двадцать лет подготовки и обучения самых опытных и продуктивных работников, я понял, что мир нуждается в моих методах.

Руководители организаций стремятся привить «предельную продуктивность» себе и своим подчиненным в качестве базового стандарта. Они, как и я, знают, что по окончании рабочего дня за закрытыми дверями остаются телефонные звонки, на которые у них не хватило времени ответить, задания, которые нужно кому-то передать, непроработанные во время встреч и дискуссий вопросы, невыполненные обязанности и десятки непрочитанных электронных сообщений. Многие деловые люди преуспевают потому, что решенные ими проблемы и реализованные ими возможности являются более важными в конечном итоге, чем недоработки в их портфелях и кабинетах. Но при нынешних темпах жизни и развития бизнеса это равновесие становится очень шатким.

С одной стороны, нужны проверенные инструменты, которые помогут людям сосредоточить свои стратегические и тактические усилия и не позволят упустить из виду ничего важного. С другой стороны, необходимо создать рабочую среду и методы, которые не дадут способным сотрудникам «сгореть» на работе под давлением стресса. Нужны устойчивые стандарты стиля работы, которые уберегут от стресса лучших и способных сотрудников.

Это касается не только организаций, в этом нуждаются школы, где детям по-прежнему не объясняют, как анализировать полученную информацию, как сосредоточиться на результате и какие шаги предпринять, чтобы его достичь. Эти знания нужны каждому из нас: ведь они позволят использовать все открывающиеся перед нами возможности, чтобы самосовершенствоваться и постоянно улучшать окружающий нас мир.

Силу, простоту и эффективность принципов, о которых я расскажу в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», лучше всего можно испытать на собственном опыте: в реальном времени, в реальных условиях, в реальном мире. Естественно, цель книги – изложить сущность великого искусства управления рабочим процессом и достижения высокой продуктивности. Я попытался изложить материал таким образом, чтобы раскрыть перед вами общую картину и в то же время дать вам почувствовать вкус моментального результата по мере прочтения книги.

Книга разделена на три части. Первая часть раскрывает общую картину, содержит краткий обзор системы, поясняет ее уникальность и актуальность, а затем непосредственно знакомит с основными методами в сжатой и доступной форме. Во второй части рассказывается, как применять принципы системы на практике. Здесь вы сможете потренироваться и шаг за шагом научитесь применять описанные модели в повседневной жизни. В третьей части описаны еще более высокие и эффективные результаты, которых можно достичь, если сделать методологию и модели неотъемлемой частью вашей работы и личной жизни.

Присоединяйтесь! Я хочу, чтобы вы не просто поверили, но и проверили, что эти методы можно и нужно использовать лично вам. Я хочу, чтобы вы поняли: то, что я обещаю, не только возможно, но и вполне доступно каждому из вас. И я хочу чтобы вы знали: все, что я предлагаю, очень просто реализовать. Для этого не нужны никакие особые навыки. Вы уже умеете концентрировать внимание, записывать важную информацию, принимать решения о желаемых результатах и будущих действиях, взвешивать альтернативные варианты и делать выбор. Вы убедитесь, что многие поступки, которые вы постоянно совершали инстинктивно и интуитивно, действительно верны. Я расскажу вам о том, как вывести эти основные навыки на новый уровень эффективности. Я хочу помочь вам воплотить все эти навыки в новой манере поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я постоянно ссылаюсь на программы подготовки и семинары по теме продуктивности. Последние двадцать лет я работал консультантом по управлению, как в одиночку, так и в составе небольших групп. Моя работа состояла, преимущественно, в индивидуальном обучении повышению продуктивности и проведении семинаров, посвященных методам, изложенным в книге. Я и мои коллеги подготовили более тысячи человек, провели тренинги для сотен тысяч специалистов и организовали сотни групповых семинаров. Из этого опыта я черпал впечатления и примеры для данной книги.

Суть этой книги прекрасно передал мой клиент, который написал: «Когда я только начал применять принципы этой программы, они спасли мою жизнь… Когда же я сделал их своей привычкой, они изменили мою жизнь. Это вакцина от ежедневной схватки «не на жизнь, а на смерть», когда «проект надо было закончить еще вчера», и противоядие от дисгармонии, которую многие люди сами вносят в свою жизнь».

Успевайте жить!

Уже достаточно давно сокращение GTD стало столь же привычным для многих людей в России, как USB или GPRS. На интернет-форумах, посвященных тайм-менеджменту и личной эффективности, система «Getting things done» обсуждается так же активно, как выбор ежедневника или постановка жизненных целей.

К счастью, за семь лет существования российского Тайм-менеджерского сообщества вопрос «Планировать или не планировать время?» перестал быть актуальным. Не планировать время, опаздывать на встречи, забывать о принятых на себя обязательствах – так же неприлично, как не пользоваться вилкой и ножом в ресторане. Тайм-менеджмент за прошедшие несколько лет занял такое же место в нашей жизни, как спортзал или бассейн. Быть в хорошей физической форме – естественно. Способы могут быть разными – плавание, йога, волейбол… – суть одна. Аналогично, модно и естественно – успевать все, ничего не забывать, всегда находить время на работу, отдых, общение с семьей и друзьями.

Главный вопрос – какие выбрать способы самоорганизации, условно говоря, «что мне больше подходит: плавание или тренажерный зал?» Как проще, комфортнее и с удовольствием настроить личную систему управления временем? В зависимости от психологического типа кому-то легче есть ножом и вилкой, кому-то – японскими палочками. В любом случае, нужна определенная система, последовательность, методология.

В каждой развитой стране есть эксперты, специализирующиеся на тайм-менеджменте. Российскому читателю хорошо известны книги Лотара Зайверта, руководителя гейдельбергского Института стратегии и планирования времени; Стивена Кови, президента американской корпорации Franklin Covey; Брайана Трейси, специалиста по лидерству и эффективности, Керри Глисона, Стефана Рехтшафена, Джулии Моргенстерн и др. Некоторые работы еще не переведены на русский язык и ждут своего часа – книги Марка Форстера (Великобритания), Харольда Тейлора (Канада) и др. К числу таких специалистов относится и Дэвид Аллен, система которого хорошо известна в США и приобрела уже много поклонников в нашей стране.

Рабочий график самого Дэвида впечатляет: на год вперед известно расписание его семинаров в крупнейших городах США и Европы. Его книга ясна, практична, рецептурна, технологична. С некоторыми принципами и рекомендациями стоит поспорить, и несомненно, выход русского перевода книги станет катализатором активных дискуссий. Но бесспорно одно: книга будет востребована и полезна. Ее популярность в России еще в англоязычном оригинале – тому подтверждение.

Желаю вам, читатель, с помощью проверенных опытом и практичных рекомендаций Дэвида Аллена научиться успевать жить. Жить насыщенной, эффективной, красивой жизнью, в которой каждая минута Времени имеет свой вес и высочайшую ценность.

Успехов вам!

Глеб Архангельский, генеральный директор компании Организация Времени, создатель российского Тайм-менеджерского сообщества www.improvement.ru

Ждем ваших отзывов!

Вы, читатель этой книги, и есть главный ее критик и комментатор. Мы ценим ваше мнение и хотим знать, что было сделано нами правильно, что можно было сделать лучше и что еще вы хотели бы увидеть изданным нами. Нам интересно услышать и любые другие замечания, которые вам хотелось бы высказать в наш адрес.

Мы ждем ваших комментариев и надеемся на них. Вы можете прислать нам бумажное или электронное письмо либо просто посетить наш Web-сервер и оставить свои замечания там. Одним словом, любым удобным для вас способом дайте нам знать, нравится или нет вам эта книга, а также выскажите свое мнение о том, как сделать наши книги более интересными для вас.

Посылая письмо или сообщение, не забудьте указать название книги и ее авторов, а также ваш обратный адрес. Мы внимательно ознакомимся с вашим мнением и обязательно учтем его при отборе и подготовке к изданию последующих книг. Наши координаты:

E-mail: [email protected]

WWW: http://www.williamspublishing.com

Информация для писем:

из России: 115419, Москва, а/я 783

из Украины: 03150, Киев, а/я 152

ЧАСТЬ I. Искусство получать результат

Глава 1. Новая методика для новой реальности

Человек, перед которым стоит масса задач, может продуктивно работать, сохраняя ясный рассудок и спокойно контролируя ситуацию. Это – прекрасный способ достичь более высокой эффективности в работе и в жизни. В последнее время именно такой стиль работы требуется от успешных специалистов высокого класса. Вы уже знаете, как нужно действовать, чтобы добиться более высокой продуктивности. Но, если вы относитесь к большинству, вам следует применять эти навыки в более адекватной, полной и упорядоченной форме, чтобы одержать верх над работой и не чувствовать себя похороненным под грудой забот. И хотя методы и технические приемы, которые описаны в данной книге, носят сугубо практический характер и базируются на здравом смысле, большинству людей придется менять некоторые из своих трудовых навыков, прежде чем они смогут применить предложенную систему. Необходимые незначительные изменения – изменения в вашей манере уяснения и упорядочения вещей, занимающих ваше внимание – могли бы стать существенным сдвигом, который позволит вам пересмотреть некоторые ключевые аспекты своей повседневной работы. Многие из моих клиентов отзывались о подобных изменениях как о значительном сдвиге в мировоззрении.

Причина беспокойства – недостаток контроля над ситуацией, организованности, подготовки и активности.

Дэвид Кекич

Все методы, представленные в моей книге, основаны на достижении двух основных целей: (1) объединить все задачи, которые нужно выполнить – сейчас, позднее или когда-нибудь, серьезные, мелкие или средней важности – в логически упорядоченную и надежную систему, выходящую за пределы вашего сознания и вашего разума, и (2) приучить себя принимать фронтальные решения, касающиеся всех входных сведений, с которыми вы сталкиваетесь в жизни, чтобы у вас всегда был план дальнейших действий, который можно осуществить или пересмотреть в любой момент.

Эта книга предлагает уже упомянутый проверенный метод управления рабочим процессом, требующим высокой производительности. Она описывает эффективные инструменты, подсказки, технические приемы и фокусы, к которым можно прибегать. Как вы сможете убедиться, описанные принципы и методы можно сразу использовать и применять во всех сферах вашей личной жизни и профессиональной деятельности.1
Я рассматриваю понятие «работа» в самом универсальном смысле: работа – это то, что вы хотите или должны изменить. Многие люди проводят различие между понятиями «работа» и «профессиональная деятельность», но я этого не делаю: для меня прополка сада или редактирование завещания – такая же работа, как и написание этой книги или обучение клиента. Все методы и приемы, описанные в книге, можно применять во всем спектре деятельности: в работе и в личной жизни – чтобы быть действительно эффективными, они должны быть универсальными. (здесь и далее – примечания автора)

Вы можете внедрить описываемую мной систему в качестве основного стиля работы в профессиональной деятельности и в жизни, как это сделали до вас многие люди. Или, подобно другой группе людей, вы можете просто использовать как инструкцию по контролю над ситуацией, когда почувствуете, что вам его не хватает.

Проблема: новые требования и недостаток ресурсов

Большинство людей считают, что у них слишком много работы и слишком мало времени на ее выполнение. Не так давно ко мне обратился партнер из крупной международной инвестиционной фирмы, который беспокоился, что новые управленческие обязанности, предложенные ему компанией, нанесут ущерб его семейной жизни. Женщину, которая управляла трудовыми ресурсами компании и ежедневно пыталась совладать с сотней-другой электронных писем, беспокоила перспектива расширения регионального штата офисных работников с 1200 до двух тысяч человек, поскольку она хотела сохранить возможность вести светскую жизнь по выходным.

В новом тысячелетии наблюдается парадокс: люди повысили качество своей жизни, но при этом вырос и уровень стресса, поскольку они взваливают на себя больше работы, чем способны выполнить. Видит око, да зуб неймет. И большинство людей опускают руки и заходят в тупик, пытаясь изменить такое положение вещей.

У работы больше нет четких границ

Время – это свойство природы, которое не дает всем событиям происходить одновременно. В последнее время это утверждение, похоже, потеряло смысл.

Основная причина нарастания уровня стресса состоит в том, что природа наших занятий изменилась гораздо более существенно и резко, чем качество нашей подготовки и нашей способности справляться с работой. Только в течение второй половины двадцатого века сущность понятия «работа» в промышленно развитых странах превратилась из производственного конвейера и деятельности по сборке и транспортировке товара в то, что Питер Друкер так удачно назвал интеллектуальным трудом.

В прежние времена результаты работы были очевидными. Поля нужно было вспахивать, машинами следовало управлять, коробки – упаковывать, коров – доить, а дела – делать. Вы знали, какую работу нужно выполнить – вы могли ее видеть. Было ясно, выполнена работа или не выполнена.

На сегодня большая часть проектов не имеет четких рамок. Большинство моих знакомых работают одновременно над несколькими задачами, но даже будь у них вся жизнь на их выполнение, им не удалось бы довести задуманное до совершенства. Перед вами, вероятно, стоит аналогичная проблема. Насколько плодотворной может быть конференция? Насколько эффективной может быть программа подготовки или схема оплаты труда персонала? Насколько хорош рассказ, который вы пишете? Насколько продуктивно собрание персонала? Насколько действенна реорганизация? И последний вопрос: какой объем доступной информации имеет смысл задействовать для «улучшения» этих проектов? Ответ таков: объем информации не ограничен, и все необходимые сведения можно без труда добыть в электронной сети.

Практически каждый проект можно усовершенствовать, и бесконечный объем информации, к которой есть доступ на данный момент, позволяет это сделать.

С другой стороны, отсутствие рамок может привести к появлению новых задач у каждого работника. Сегодня достижение целей многих организаций требует взаимодействия, сотрудничества и привлечения различных функциональных подразделений. Институт отдельно взятого кабинета рушится, и вместе с ним уходит в прошлое привилегия, позволяющая игнорировать электронные сообщения, пересланные маркетинговым отделом, кадровой службой или специальной комиссией, занимающейся определенным вопросом.

Наши профессиональные обязанности продолжают меняться

Исчезающие границы наших замыслов и задач уже сами по себе представляют достаточно серьезную проблему для каждого из нас. Но сегодня нам приходится добавить в уравнение постоянные изменения в определении наших профессиональных обязанностей. На семинарах я часто спрашиваю: «Кто из вас занимается только той работой, для выполнения которой его нанимали?». Мало кто поднимает руку в ответ. Какой бы аморфной и расплывчатой ни была работа, будь у вас возможность достаточно долго выполнять четко описанный круг задач, вам, вероятно, вскоре удалось бы выяснить, что именно вы должны делать – какой объем работ выполнять, и на каком уровне – чтобы не сойти с ума. Но сегодня уже почти никто не может позволить себе такой роскоши по двум причинам:

1. Организации, в которых мы работаем, постоянно претерпевают метаморфозы: меняются цели, продукция, клиентура, рынки, технологии и владельцы. Все это неизбежно отражается на структурах, формах, ролях и обязанностях.

2. Среднестатистический специалист сегодня как никогда подобен свободному художнику: он меняет вид деятельности так же часто, как его родители когда-то меняли работу. Даже те, кому за сорок или за пятьдесят, придерживаются принципов постоянного профессионального роста. Но сегодня цели стали более традиционными: они определяются общими принципами «профессионального управления и повышения квалификации», а это значит, что нанятые работники просто не будут заниматься текущим видом деятельности в течение сколько-нибудь продолжительного периода времени.

Мы никогда не сможем по-настоящему подготовиться к абсолютно новым вещам. Мы должны приспосабливаться, и любой радикальный шаг к самосовершенствованию – это кризис самоуважения: мы проходим испытание и нуждаемся в самоутверждении. Для того, чтобы принимать резкие перемены без внутреннего трепета, нужна твердая уверенность в своих силах.

Эрик Хоффер

Сегодня, когда речь заходит о том, в чем состоит наша работа, или о том, какие входные данные и в каком количестве необходимы для ее успешного выполнения, цели становятся расплывчатыми. Мы воспринимаем колоссальные объемы информации и сообщений из внешнего мира и генерируем столь же огромное количество идей и компромиссов с собой и окружающими в мире внутреннем. И мы оказываемся не подготовленными к тому, чтобы обрабатывать эту массу внутренних и внешних сигналов.

Чем больше я спешу, тем сильнее отстаю.

Старых моделей и привычек недостаточно

Ни стандартная система образования, ни традиционные модели распределения времени, ни масса доступных организационных инструментов, таких как электронные блокноты, установленные на портативных компьютерах, или персональные цифровые секретари типа Outlook Express или Palm, не являются надежными средствами для выполнения новых требований, которые возлагаются на нас. Если вы пробовали использовать какие-либо из перечисленных инструментов или процессов, то, вероятно, поняли, что они не соответствуют темпам, сложности и смене приоритетных направлений в работе, которой вы занимаетесь. Чтобы достичь успеха, избежать стресса и получить контроль над ситуацией в эти продуктивные, но нестабильные времена, необходим новый способ мышления и работы. Ощущается крайне острая потребность в новых методах, технологиях и стилях работы, необходимых для того, чтобы совладать с окружающим миром.

Ветры и волны всегда на стороне самых искусных мореходов.

Эдвард Гиббон

Традиционные подходы к распределению времени и персональной организации в свое время были весьма полезны. Они служили надежными ориентирами для персонала, который как раз переходил от режима производственного конвейера к работе нового типа, предполагавшей выбор дальнейших действий и принятие решений о том, когда их осуществить. Когда «время» само по себе превратилось в фактор труда, индивидуальные рабочие графики стали ключевым инструментом. (Даже в 1980-е годы некоторые специалисты считали, что наличие карманной записной книжки составляет основу персональной организованности, да и сегодня многие считают свой блокнот основным инструментом контроля над ситуацией). Помимо распределения времени, возникла необходимость принятия решений о том, как действовать. Списки приоритетов и перечни задач на каждый день стали основными инструментами, которые люди разработали, чтобы хоть как-то упорядочить свой выбор возможных дальнейших действий. Если бы вы могли решать, как поступать, то на вас также легла бы ответственность за правильный выбор с учетом приоритетов.

Как вы, вероятно, уже убедились (по крайней мере, на определенном уровне), календарь, при всей своей важности, помогает эффективно упорядочить лишь малую часть задач, которые требуют решения. Перечни заданий на каждый день и упрощенные списки приоритетов оказались недостаточными для того, чтобы обрабатывать огромные объемы работ различного характера, с которыми сталкивается среднестатистический профессионал. Все больше людей занимаются работой, которая предполагает прочтение десятков или даже сотен электронных сообщений в день, и не позволяет игнорировать ни одного запроса, жалобы или заказа. Очень немногие могут (или даже должны) наделять задачи первой, второй или третьей степенью важности, или придерживаться некоего заранее составленного плана работ, который может быть перечеркнут первым же телефонным звонком или вмешательством начальства.

«Общая картина»

С другой стороны, большое число книг, моделей, семинаров и учителей в деловой сфере придерживаются «более широкого взгляда», считая его решением проблем нашего сложного мира. Существует мнение, что четкое определение основных целей и ценностей придает упорядоченность, значимость и направленность нашей работе. Впрочем, на практике ориентация на общие ценности, даже с добрыми намерениями, часто не позволяет достичь желаемых результатов и затраченные усилия оказываются напрасными. Возможных причин три.

1. Слишком сильное отвлекающее влияние оказывают ежедневные и ежечасные заботы, которые не позволяют должным образом сосредоточиться на целях высшего порядка.

2. Низкая эффективность систем персональной организации влечет за собой резкое подсознательное нежелание заниматься все более масштабными проектами и преследовать новые цели, которые, скорее всего, не будут выполняться надлежащим образом, и, в свою очередь, вызовут большее разочарование и стресс.

3. Когда четко определяются цели и ценности более высокого порядка, поднимается и порядок наших требований, и мы замечаем, что нужны гораздо более масштабные изменения. У нас заранее формируется отрицательная реакция на огромный объем задач, который следует выполнить. И чем же обусловлен этот объем работ, которые стоят на первых местах в списке приоритетов? Нашими новыми идеалами!

Сосредоточение внимания на ценностях НЕ упрощает вашу жизнь. Оно придает ей значение и направленность, а также значительно усложняет ее.

Концентрация внимания на основных результатах и ценностях, конечно же, является критическим шагом. Но это совсем не означает, что уменьшится объем работы или число проблем, с которыми сопряжено ее выполнение. Как раз наоборот: повышаются ставки в игре, которая продолжается изо дня в день. Например, основная задача сотрудника отдела кадров, решившего заняться вопросами качества жизни и работы специалистов, чтобы привлечь и удержать талантливых работников в организации, не станет легче.

В нашей новой культуре интеллектуального труда наметился пробел: в ней отсутствует система согласованных действий и инструментов, которая эффективно функционирует на уровне физического выполнения работ. Она должна объединять общее мировоззрение и мельчайшие рабочие детали. Она должна регулировать многие уровни приоритетов. Она должна ежедневно осуществлять контроль над массой поступающих сведений. Она должна позволять экономить больше времени и сил, чем требуется на ее поддержание, и проще получать результат.

Перспектива: «состояние готовности» мастера боевых искусств

Представьте на мгновение, что бы было, если бы вы могли постоянно и полностью контролировать ситуацию в сфере персонального управления на всех уровнях. Что, если бы вы могли, ни на что не отвлекаясь, по собственному усмотрению, уделить все 100 % своего внимания любому делу, с которым сталкиваетесь?

Жизнь усложняет недостаток внимания независимо от того, чему его следует уделить: мойке окон или попыткам написания шедевра.

Надя Буланжер

Это возможно. Есть способ получить полный контроль над ситуацией, сохраняя спокойствие, и с минимальными усилиями выполнить главные задачи, которые возникают перед вами в работе и в жизни. Вы можете испытать состояние, которое мастера боевых искусств называют «текучесть сознания» (а спортсмены – «зона») в сложном мире, в котором живете. На самом деле вы, вероятно, уже неоднократно пребывали в этом состоянии.

Ваша способность накапливать силы прямо пропорциональна вашей способности расслабляться.

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса Дэвид Аллен

(оценок: 1 , среднее: 5,00 из 5)

Название: Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса
Автор: Дэвид Аллен
Год: 2015
Жанр: Поиск работы, карьера, Управление, подбор персонала, Корпоративная культура, Зарубежная деловая литература

О книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Дэвид Аллен

Эксперт и консультант в вопросе правильного распределения времени — Дэвид Аллен — выпустил в свет лучший учебник по тайм-менеджменту — «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стрессов». Большинству известна ситуация, когда дела растут как снежный ком, приходится откладывать начатое в сторону и хвататься за новое. В итоге ничего из запланированного оказывается невыполненным, нервы, стресс, неприятные последствия.

Правильно использовать свое время учит умная книга «Как привести дела в порядок». Пособие рекомендовано не только занятым менеджерам, но и широкой аудитории читателей, столкнувшихся с горой неразрешенных проблем.

На страницах учебника Дэвид Аллен доступным языком рассказывает, как научиться отделять главное от второстепенного. Правильно планировать свою деятельность путем сортировки срочных дел по простой и понятной схеме. «Задание можно выполнить за несколько минут? Выполняйте!» — советует автор, в противном случае перепоручите или отложите на другое время, когда это можно будет легко исполнить.

Книга «Как привести дела в порядок» изобилует яркими примерами из жизни автора, когда он сталкивался с проблемой навалившихся дел, усиленной обязательствами перед другими людьми. Дэвид Аллен делится эффективными методами распределения собственных сил и постепенным преодолением вороха неотложных дел.

Мозг человека устроен таким образом, что все незавершенные дела и обязательства по их выполнению будут постоянно напоминать о себе, утверждает автор. Мозг будет занят поиском выхода, не давая покоя человеку даже во время сна, а печальным итогом может стать больничная койка. Дэвид Аллен утверждает, что помочь справиться с такими состояниями может обычный ежедневник. Записывайте все свои дела на бумагу, а не держите в голове, структурируйте дела по важности и срочности исполнения, и вы избежите стрессов.

Автор советует использовать его методику не только в ходе рутинной работы в компании, но и в повседневной жизни. Книга учит успевать делать все необходимые действия методом планирования и перераспределения задач по важности и срочности.

Большинство читателей хорошо отзываются о содержимом пособия по тайм-менеджменту от Дэвида Аллена. Делятся впечатлениями о том, как положительно книга повлияла на продуктивность их работы и качество жизни.

На нашем сайте о книгах сайт вы можете скачать бесплатно без регистрации или читать онлайн книгу «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Дэвид Аллен в форматах epub, fb2, txt, rtf, pdf для iPad, iPhone, Android и Kindle. Книга подарит вам массу приятных моментов и истинное удовольствие от чтения. Купить полную версию вы можете у нашего партнера. Также, у нас вы найдете последние новости из литературного мира, узнаете биографию любимых авторов. Для начинающих писателей имеется отдельный раздел с полезными советами и рекомендациями, интересными статьями, благодаря которым вы сами сможете попробовать свои силы в литературном мастерстве.

Цитаты из книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Дэвид Аллен

Вы должны иметь возможность составить список на ходу и легко к нему обращаться с требуемой периодичностью.

Как показывает мой опыт, когда люди строят планы преимущественно в естественной и неформальной обстановке, они избавляются от внутреннего напряжения и достигают лучших результатов.

Регулярно просматривайте свои списки задач: это позволит выбросить их из головы.

Причина беспокойства – недостаток контроля над ситуацией, организованности, подготовки и активности.

Для того чтобы принять правильное решение, нужно сделать всего два основных шага - определить: 1) каким должен быть результат; 2) что конкретно для этого нужно сделать. К сожа­лению, большинству людей это не кажется очевидным.

Ключ к управлению всем - это управление собственными действиями.

Для управления проблемами, предполагающими какие-либо шаги с вашей стороны, вам понадобятся список проектов, файлы или папки для планов проектов и материалов для них, календарь, список напоминаний о первоочередных действиях и список напоминаний об ожидаемых событиях.

Теперь опишите одним предложением успешный результат, который принесет вам решение этой проблемы или выход из сложившейся ситуации. Иными словами, что должно случиться, чтобы вы могли считать проект осуществленным и поставить «галочку»?

Мало кто считает, что должен концентрировать внимание на желаемых результатах. На самом деле мышление, ориентированное на результаты, является одним из самых эффективных доступных средств, позволяющих сделать мечты реальностью.

Основными составляющими внутренней уверенности и контроля над ситуацией являются: 1) четко сформулированные результаты (проекты) и первоочередные действия, необходимые для того, чтобы продвинуться к их осуществлению, а также 2) напоминания, объединенные в надежную систему, к которой вы регулярно обращаетесь. Я называю это концентрацией внимания в горизонтальной плоскости. Хотя на первый взгляд процесс может показаться весьма простым, его реальное применение позволяет достичь глубоких результатов.

Скачать бесплатно книгу «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Дэвид Аллен

(Фрагмент)