Какие справки нужны сотруднику при увольнении. Какие документы выдаются при увольнении

Трудоустройство - это определенная бумажная волокита. И в случае с расторжением договора тоже придется столкнуться с рядом бумаг. Но с какими именно? Что из документов при увольнении должен выдать работодатель? Какие справки отдают всегда, а что выдается только по требованию? Ответить на эти вопросы нам предстоит ниже. В действительности все проще, чем кажется. Изучив во всех подробностях процедуру увольнения, каждый сможет выяснить, с какими бумагами ему удастся столкнуться.

Типы расторжения отношений

Какие документы должны выдать при увольнении? В некоторой степени ответ на этот вопрос зависит от типа расторжения отношений трудового типа.

Всего выделяют следующие причины ухода с работы:

• в связи с переездом;
• по инициативе работодателя;
• по личному желанию сотрудника;
• по договоренности сторон.

На самом деле все не так трудно, как кажется. Чаще всего встречается уход с рабочего места по желанию сотрудника. Какие документы выдать работнику при увольнении при подобных обстоятельствах и не только? Разобраться в этом должен каждый работодатель. Ведь если нарушить установленное трудовое законодательство, возникнет ряд проблем. В частности, подчиненный сможет добиться своего восстановления в должности.

Порядок расторжения соглашения

Для начала несколько слов о том, как происходит увольнение. Этот процесс вызывает немало вопросов. Особенно у работодателей. Нарушения операции среди работников почти не встречаются. А вот начальство может расторгнуть трудовой договор не по законодательству.

Чтобы этого не произошло, рассмотрим процесс ухода с работы по собственному желанию. Документы при увольнении в этом случае выдаются в обязательном порядке лично в руки подчиненному.

Алгоритм действий для расторжения соглашения трудового типа выглядит так:

1. Составить заявление об увольнении. Можно написать его от руки.
2. Отдать запрос работодателю (заранее).
3. Подписать заявление. Этот шаг осуществляется работодателем.
4. Пройти отработку.
5. Подготовить приказ об увольнении. Подобная ответственность полностью лежит на работодателе.
6. Внести запись о событии в трудовую книжку гражданина.
7. В день увольнения ознакомиться с приказом и подписать его.
8. Получить некоторые документы. При увольнении, как мы уже говорили, положено не так много бумаг.
9. Забрать деньги за отработанное время.

Готово! После перечисленных шагов сотрудник будет считаться уволенным. Но какие бумаги ему должны выдать в обязательном порядке? И что отдает работодатель по требованию/при нарушениях установленных правил расторжения отношений?

Общепринятые бумаги

Начнем с самого простого. Постараемся выяснить, какие документы должны выдать при увольнении при тех или иных обстоятельствах. Рассмотрим негласный обязательный перечень документации.

Он состоит из следующих справок и выписок:

• трудовая книжка;
• расчетный лист;
• справка о доходах (по форме 2-НДФЛ).

В идеале после предоставления этих документов гражданин сможет спокойно уйти с работы. Но в личном деле подчиненного хранится намного больше разнообразных бумаг. Что еще можно потребовать от своего работодателя? И как быть начальнику, если сотрудник нарушает процесс увольнения?

Доходы

Иногда граждане уходят с работы, но при этом им требуются справки о доходах за определенный период времени. Например, при обращениях в банки.

Документы при увольнении работника включают в себя некоторые бумаги, выдающиеся по требованию. Справки о доходах за определенное время сюда включены.

Можно попросить у работодателя выписки о заработной плате:

• за последние 3 месяца;
• за 2 года трудоустройства в компании.

Все зависит от желаний и потребностей гражданина. Запрос направляется в письменной форме. Обычно срок выдачи подобных справок составляет не более 3-х рабочих дней. В идеале работодатель может подготовить выписки заранее, а затем выдать их подчиненному в день расторжения отношений трудового типа.

Страховка

Но это только начало. Документы при увольнении выдаются разнообразные. Часть документации привычна. Она не вызывает никаких вопросов.

Стоит обратить внимание на то, что подчиненные могут требовать от своих работодателей почти все справки из личных дел на свое имя. Немаловажными бывают выписки о страховых отчислениях.

В 2017 году от начальника можно потребовать:

• отчетность по страховым переводам;
• форму СЗВ-СТАЖ;
• выписку СЗВ-М.

При этом вторая и третья справки появились в России совсем недавно. СЗВ-СТАЖ должны отдать в день ухода с работы, а СЗВ-М работодатель обязан изготовить за 5 дней после того, как бывший подчиненный обратился с соответствующей просьбой в письменной форме.

Приказы

С чем еще иногда сталкиваются? Какие документы выдают при увольнении? Все перечисленные ранее бумаги действительно могут быть запрошены бывшими работниками. Причем, как показывает практика, обратиться с соответствующим запросом допускается в любое время существования фирмы. Даже после того, как человека исключат из кадрового состава.

Какие документы выдаются при увольнении? Перечень можно дополнить следующими приказами:

• о принятии на работу;
• о повышении/понижении в должности;
• о переводе в другие отделы.

Также человек может попросить приказ об увольнении. Это нормальное явление, хотя встречается оно крайне редко. Обычно подчиненным достаточно трудовой книжки с соответствующей записью.

Соглашения

Идем дальше. Несмотря на то, что перечисленные ранее бумаги образовывают весьма внушительный список, заданный вопрос еще не решен окончательно. Что еще просят у работодателей при расторжении отношений трудового типа?

Например, разрешается запрашивать следующие документы при увольнении:

• трудовой договор;
• дополнительные соглашения с сотрудником.

На практике эти бумаги выдаются крайне редко. Ведь мало кто будет запрашивать с работодателя полный пакет возможных справок при расторжении трудового договора.

Медицинская книжка

Список документов, выдаваемых при увольнении, разнообразен. Он дополняется в некоторых случаях медицинской книжкой. Ее иногда называют санитарной.

С этой бумагой сталкиваются не все подчиненные. Как правило, начальник обязан выдать медкнижку, если изначально человек должен был предъявить ее для трудоустройства. Отнимать подобный документ запрещено.

Соответственно, если должность увольняемого лица не предусматривает предоставление работодателю санитарной книжки, то при уходе с работы ее выдать бывшему сотруднику не смогут по причине отсутствия этого документа у работодателя в принципе.

Важно: начальник не имеет права на внесение каких-либо записей в медкнижку. Документ выдается в день расторжения трудовых отношений.

Прочее

Но и это еще не все! Какие документы выдают сотруднику при увольнении? Мы познакомились с основным перечнем соответствующих бумаг. Только он еще не является исчерпывающим. Допускается запрашивать с прежнего места работы разного рода выписки. Они должны быть связаны с заявителем и с ведением трудовой деятельности.

Например, бывший подчиненный имеет право на получение следующих документов при увольнении:

• акты о несчастных случаях;
• приказы о выговорах или иных наказаниях;
• иные бумаги, связанные с трудовой деятельностью.

Как показывает практика, в реальной жизни сотрудники не просят подобную документацию. Ведь основная масса справок, связанных с трудовой деятельностью подчиненного, указывает на те или иные недостатки. Их принято тщательно скрывать. Не всегда, но очень часто бывает именно так.

Данные человека

Документы при увольнении работника выдаются, как правило, после подачи соответствующих запросов. С перечнем бумаг, отдаваемых без лишней волокиты, мы уже познакомились. Но вся ранее предложенная информация не в полной мере раскрывает изучаемую тему.

С 2006 года подчиненный может запросить от своего начальника любые записи, где есть персональные данные заявителя. Например, такими выписками могут быть награды, заслуги, сведения об участии в тех или иных событиях.

При нарушении процедуры

Спосок документов, выдаваемых при увольнении, все еще не закончен. Ведь ситуации бывают разными. И в зависимости от обстоятельств работодатель будет выдавать ту или иную документацию.

Иногда возникают проблемы с передачей тех или иных обязательных справок. Например, подчиненный отказывается забирать трудовую книжку или не обращается за расчетом. Что делать в этом случае?

Любые нарушения процедуры расторжения отношений с подчиненным предусматривают:

• составление соответствующих актов;
• отправку уведомлений о необходимости получения тех или иных справок.

На самом деле все проще, чем кажется. Акты об отказах в получении той или иной документации в идеале подчиненному не выдаются. Они должны храниться у работодателя в личном деле работника. Кроме того, в обмен на уведомления о получении документов при увольнении начальник должен получить соответствующие справки. Они служат подтверждением направления предупреждений увольняемому лицу.

Соглашение сторон

Документы при увольнении по собственному желанию мы уже изучили. В некоторых случаях инициатива расторжения трудового договора исходит от работодателя. При подобных обстоятельствах пакет изучаемых справок ничем не отличается.

Иначе придется подготавливать документацию, если расторжение договора о трудоустройстве в компанию разрывается по договоренности сторон. Что происходит в этом случае?

Работодатель и его подчиненный заключают соглашение об увольнении. Соответствующий договор может быть выдан уволенному человеку. Это нормальное явление.

Правила выдачи

Мы выяснили, какие документы выдают при увольнении. Но не всем понятно, как правильно их оформлять.

Основная масса бумаг выдается в оригинале. К таким справкам относят:

• выписки по форме 2-НДФЛ;
• медкнижку;
• трудовую книжку.

Вся остальная документация иногда выдается в виде копий. Это нормальное явление, но только если соблюдены некоторые правила оформления. О чем идет речь?

На всех копиях документов, которые выдаются увольняемому лицу, должна стоять отметка типа "Копия верна". Без нее документ не имеет никакой юридической силы. Исключение составляют оригиналы справок установленных форм.

О сроке выдачи

Какие нужны документы при увольнении? Для работодателя это:

• приказ об увольнении;
• соглашение о расторжении отношений;
• трудовая книжка подчиненного;
• медкнижка (для некоторых должностей);
• документы о доходах подчиненных.

Работнику для того, чтобы уволиться, достаточно направить заявление установленного образца. После этого процесс считается начатым.

Как долго ждать предоставления той или иной документации? Все зависит от того, какую именно бумагу попросил работник.

Чаще всего действуют следующие принципы:

1. В день расторжения отношений выдают: трудовую книжку, санкнижку, форму 2-НДФЛ.
2. выписку для бухгалтерии.
3. Справки о доходах за тот или иной период оформляются в течение 3-5 дней.
4. Выписки о страховых выплатах принято передавать в день расторжения договора с подчиненным.

На самом деле все не так трудно, как кажется. И запомнить документы при увольнении легко. Главное обратить внимание на справки, которые в обязательном порядке выдаются подчиненным. А также запомнить, что работник может требовать от работодателя любые выписки со своими персональными данными.

Заключение

Мы увидели, какие документы выдаются при увольнении. Перечень соответствующих бумаг выглядит внушительно. И запомнить его способен не каждый.

Как уже было сказано, важно обращать внимание на обязательные справки, передаваемые подчиненным во время ухода с работы. Ведь именно такие документы необходимы людям чаще всего.

Процедура увольнения, так же как и принятие на работу, требует соблюдения четко установленного алгоритма. В первую очередь в данной ситуации главным является оформление нужных документов. Все ключевые моменты документального оформления увольнения будут рассмотрены в статье.

Процедура увольнения человека (добровольно, по желанию или по любым другим причинам) предполагает закрытие трудового договора, оформленного между работодателем и сотрудником организации. Как итог, между сторонами договора происходит прекращение любых трудовых отношений. Разрыв трудового договора происходит только по соответствующим причинам, которые предусмотрены в трудовом законодательстве.

Причинами увольнения могут быть:

• собственное желание;
• по беременности;
• ликвидация учреждения;
• прогул;
• перевод;
• увольнение, произошедшее после испытательного срока;
• инициатива самого работодателя;
• прекращение срока действия договора;
• сокращение штата;
• соглашение сторон.

В любой из вышеперечисленной ситуации процедура оформления документов и само увольнение осуществляется по одной и той же схеме.

Также существуют ситуации, когда разрыв трудового договора реализуется на основаниях, не зависящих непосредственно от желания сторон. К ним относятся:

Увольнение осуществляется только отделом кадров и включает следующие фазы:

Этот обязательный порядок выполняется в любом случае. На него не влияет должность, которую занимал человек.

Само увольнение включает следующие стадии:

• руководитель проводит подготовку приказа на увольнение;
• сотрудник внимательно читает приказ и только затем ставит на документе свою личную подпись. Если сотрудник не может поставить свою подпись, тогда на приказе нужно сделать необходимую пометку.

По факту приказа в личных документах сотрудника делаются соответствующие пометки. Информация об увольнении отображается в личной карточке, лицевом счете и трудовой книжке. Следует помнить, что по закону временем прекращения действия заключенного ранее трудового договора, который был оформлен при приеме на работу, считается день, когда человек был официально уволен с занимаемой должности.

Увольнение человека, работающего по совместительству, включает аналогичные этапы. Лишь в трудовую книжку не заносится соответственная запись.

Увольнительные документы

Процедура проведения увольнения требует наличия определенного перечня документации. Сюда относятся:

Это основной перечень увольнительной документации, но он может пополняться различными бумагами, в зависимости от конкретных обстоятельств. Например, в данный список может входить медицинское заключение.

Перечень документов, получить которые работник имеет право

В день ухода с работы, сотрудник учреждения может потребовать от руководства или отдела кадров выдачу полагающихся ему по закону документов.

Обычно, все необходимые документы должен выдавать отдел кадров. Но при отказе или по любым другим причинам, выдавать документацию может и руководитель. В данный перечень входят все документы, которые понадобятся человеку на следующем месте работы. Порядок выдачи этих документов является одинаковым для всех и на него никак не влияет причина ухода с должности.

Следует знать, что пакет этих документов регламентируется Трудовым кодексом страны. В него входят:

Все вышеприведенные справки и приказы выдаются в единственном экземпляре и только один раз. Обратиться за их получением можно не позже, чем через один год от даты увольнения человека с места последней работы.

Все дубликаты приказов и справок об увольнении прикрепляются к личному делу человека. Факт их выдачи обязательно фиксируется в специально созданном для этого журнале. Увольняемый сотрудник должен взять в руки все выданные ему документы и проверить их на правильность заполнения.

Также при уходе с должности, увольняемый сотрудник должен получить в отделе кадров трудовую книжку. Отметка об увольнении, сделанная в ней, должна соответствовать всем требованиям Трудового Кодекса страны. Эта запись должна содержать:

• причину разрыва трудового договора;
• печать организации;
• подпись руководителя;
• подпись работника, который поставил ее только после проверки предыдущих пунктов.

Помимо этого, работодатель, или обязанный им работник, должен выдать медицинскую книжку сотрудника, если таковая была необходима для реализации его профессиональных обязанностей.

С получением медицинской книжки могут возникнуть некоторые трудности, которые связанны с тем, что данный документ оформлялся за деньги работодателя. Поэтому он может воспротивиться ее выдачи сотруднику, который прекращает работать в его организации.

Необходимо знать, что вся документация должна быть подготовлена заранее и выдаваться в срок. Поэтому зачастую при получении документов с места работы не возникает никаких проблем. Если непредвиденные задержки или другие проблемы все же возникли, человек вправе написать заявление на получение необходимых бумаг.

По действующему законодательству, медицинская книжка обязательно должна возвращаться человеку при расторжении его трудового договора. Тем не менее, за невыдачу медкнижки никакой ответственности не предусмотрено. А вот, если работодатель не возвращает трудовую книжку, то за это законом предусмотрена ответственность.

Все выданные документы понадобятся человеку при устройстве на работу или при обращении в госорганы за оформление пособия, выдаваемого государством в случае наступления временной нетрудоспособности. Также некоторые справки необходимы при оформлении выплат по безработице.

Поэтому, при умышленной или непреднамеренной задержке справок работодателем, данная ситуация рассматривается как задержка дальнейшего трудоустройства человека. Сотрудник может обязать в судебном порядке бывшего начальника выплатить компенсацию за то время, когда он задержал выдачу документации, что повлекло за собой безработицу его бывшего сотрудника.

Знание процедуры увольнения сотрудника и перечень документации, которую он обязан получить на руки в последний день на старой должности, поможет избежать неприятностей в будущем и быстро устроиться на новую работу.

Видео «Какие документы необходимо оформить при увольнении»

На вопросы: какие документы нужно оформить для увольнения работника по его инициативе; как его оформить правильно и какие сроки следует соблюдать, чтобы избежать трудовых споров, вы получите ответы, посмотрев это видео.

При уходе наемных работников администрация выполняет строго регламентированную процедуру расторжения трудового договора и оформления соответствующих бумаг. После принятия решения об уходе, сотрудник пишет заявление об уходе, а работодатель готовит приказ. В обязанности работодателя входит не только выплата расчетной суммы и выдача трудовой, но и подготовка справок для различных государственных служб, необходимых гражданину по окончании действия текущего трудового договора.

Стандартная процедура требует от гражданина подачи запроса на выдачу справок, однако ряд документов включен в перечень обязательной документации, выдаваемой гражданам на руки при увольнении:

• копия приказа об увольнении;
• трудовая;
• сведения по отчислениям во внебюджетные фонды и о стаже работника.

Специалисты кадровой службы и бухгалтерии обязаны знать актуальную информацию, какие справки выдать сотруднику, во избежание дальнейших разбирательств и претензий со стороны уволившегося гражданина.

Основываясь на положениях ТК (ст. 62 и 84.1), граждане могут потребовать предоставления личных документов, не распространяясь о дальнейшем их предназначении. К такой информации относят копии различных кадровых приказов, личной выписки из дела, справки о доходах и отчислениях во внебюджетные фонды (для ФСС).

Таким образом, помимо трудовой, бывший сотрудник получает любые из личных бумаг, которые предусмотрены трудовым законодательством.

Документы со сведениями о трудовых доходах

Наиболее часто требуемой от организации справкой является документ, подтверждающий величину доходов гражданина и отчисленном подоходном налоге. Предусмотрено несколько видов таких справок, оформляемых согласно требований законодательства и целей предназначения:

1. 2-НДФЛ. Выдается бухгалтерией предприятия. Суммы приводятся помесячно за последний отработанный год. В графах отражены доходы и суммы отчисленного подоходного налога.
2. О доходах за последний год и 2 предшествующих года.
3. Справка о доходе за 3 месяца.

Независимо от причин увольнения, сотрудник также получает 2-НДФЛ, в которой отражаются данные о заработке человека в течение календарного года вплоть до момента увольнения. Для предоставления справки, согласно ст.230 НК РФ, работнику необходимо письменно запросить ее в тексте заявления на увольнение, однако многие работодатели, предвидя подобный запрос, выдают справки по умолчанию.

Справка по форме 182н содержит данные о заработке за более длительный период. Документ может потребоваться гражданам при последующем трудоустройстве. Если работник, оформившись на новое место, заболевает, потребуется произвести расчет оплаты по листку временной нетрудоспособности. Информация из справки 182н позволит правильно определить положенные выплаты, с учетом среднего заработка за последние годы. Аналогично используется документ при выходе сотрудницы в декретный отпуск. Бухгалтерия нового работодателя должна определить величину декретных, исходя из сведений о доходах за предшествующий двухлетний период.

Форма 182н содержит следующую информацию:

• о заработке за 2 года;
• перечисленных в адрес Соцстраха взносах;
• периоде отсутствия на рабочем месте по болезни, при выходе в декрет, иных ситуациях, когда работник получал неполную заработную плату.

Справка 182н была утверждена в 2013г., взамен формы 4н. В отличие от предыдущего варианта документа, в новой форме были добавлены столбцы для указания причин выдачи листка временной нетрудоспособности. Данная справка может потребоваться сотрудницам, уволившимся во время беременности и отпуска по родам, а также при нахождении в отпуске по уходу за малолетними детьми. Сведения о длительности периода, проведенного на больничном, определяется в днях.

Для постановки на учет в Службе занятости в 2019 году потребуется форма справки. Она содержит сведения о среднем значении зарплаты, использующимся при определении пособия по безработице.

Документы со сведениями для ПФР и ФСС

Работодатель также предоставляет информацию обо всех перечислениях во внебюджетные фонды, а также справку о стаже работнику. Положения, касающиеся выдачи подобных документов, приводятся в ФЗ №27 от 1996г. (п. 4 ст.11).

При увольнении сотрудник получает персонифицированные сведения с расчетом страховых взносов, согласно Приложению 1 Приказа № ММВ-7-11/551@, утвержденного ФНС в 2016г. Информация по взносам приводится за последний квартал, в течение которого работал увольняющийся.

При уходе сотрудника работодатель должен выдать форму СЗВ-М, с информацией исключительно о личных взносах.

Если причиной ухода с работы является достижение пенсионного возраста, сотруднику потребуется получить с последнего места работы копию отчета о стаже СПВ-2, оригинал которой передается в ПФР.

Отчет СЗВ-СТАЖ представляет собой ежегодно подаваемую в ПФР общую справку в которой отражаются суммы страховых взносов конкретной организации-страхователя и ее работников. Отчет о пенсионных начислениях подается всего один раз, с приложением описи ОДВ-1. При подаче отчета организацией с численностью более 25 сотрудников отчет направляют электронно, с применением электронной подписи (ЭЦП). Копию документа получает гражданин при расторжении трудового договора с работодателем.

Справки при увольнении, предусмотренные трудовым законодательством, выдаются обязательно, а в случае отказа или неисполнения запроса сотрудника, работодатель штрафуется и несет административную ответственность вплоть до 3-месячного запрета на деятельность.

Таким образом, сотрудник, помимо справок о доходах и налоговых отчислениях, получает документы, подтверждающие справки о начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже, взносы по накопительной части пенсии, дополнительных взносах.

Обязанности работодателя по оформлению увольнения

Срок, отводимый на подготовку и выдачу всех справок и документов при увольнении, составляет 3 дня после того, как трудовой договор был расторгнут.

Сведения, относимые к персонифицированному учету в ПФР, выдаются в последний день работы. Образцы заполнения всех видов справок имеются на специализированных сайтах.

Чтобы исключить неприятности со стороны надзорных государственных служб, администрация работодателя предоставляет обязательный список документации по уволившемуся сотруднику строго в соответствии с нормами трудового законодательства.

Документы выдают под роспись сотрудника, подтверждающую факт получения. Доказательством передачи документов могут выступать:

1. Получение расписки в получении.
2. Подпись на самом документе.
3. Подписи напротив записей в журналах регистрации документов.

Наиболее удобен вариант ведения журналов регистрации, в которых фиксируются все выданные сотрудникам документы и имеются подтверждающие подписи. Наличие регистрационных номеров на документах и дублирование информации в журналах исключает возможные недоразумения, свидетельствуя о выполнении работодателем всех своих обязательств перед сотрудником.

Кроме того, регистрация задним числом, при ведении журнала, становится невозможной, нумерация страниц журнала исключает возможность внесения несанкционированных изменений.

Среди работодателей распространено мнение, что при увольнении работнику достаточно выдать трудовую книжку и произвести с ним расчёт. Но это неверно: только возвратом трудовой книжки обязательства работодателя не исчерпываются. Есть набор обязательных документов, которые работник должен получить при расчёте. Кроме того, по его запросу работодатель будет обязан выдать и дополнительные бумаги как при увольнении, так и в любой момент после него.

Какие документы нужны сотруднику, чтобы уволиться

Если работник покидает компанию по собственному желанию, единственным документом, который от него для этого потребуется, будет заявление об уходе, поданное за две недели до планируемой даты увольнения. В отдельных случаях, предусмотренных ТК РФ, например, увольнение по собственному желанию в связи с уходом на пенсию, по состоянию здоровья, в связи с переездом в другой город и др., выдерживать двухнедельный срок не требуется, можно увольняться хоть прямо в день подачи заявления.

Если инициатором увольнения выступает сам сотрудник, от него требуется только заявление

А после издания работодателем приказа об увольнении от уходящего сотрудника потребуется расписаться под ним в подтверждение, что с документом ознакомился.

Если работник выступает инициатором своего увольнения по соглашению сторон, он может адресовать работодателю либо заявление об уходе с изложением всех условий, на которых хочет уволиться, либо приложить свой проект такого соглашения в качестве отдельного документа. После урегулирования всех вопросов, связанных с содержанием соглашения, ему предстоит подписать этот документ, а затем - приказ о своём увольнении.

При увольнении по соглашению сторон заявление работника необязательно. А вот если оно написано, то равнозначно его подписи на соглашении. Известен случай, когда работник после предложения расстаться по соглашению сторон написал заявление об увольнении по этому основанию. А позже отказался подписывать соглашения, потому что изложенные в нём условия его не устроили. Но когда дело дошло до суда, тот принял сторону работодателя. Судья решил, что работник выразил своё согласие с условиями увольнения, написав заявление и своих предложений в нём не изложив.

При увольнении по другим основаниям подготовка всех необходимых документов ложится на плечи работодателя. К числу таких документов относятся:

1. Предупреждение о предстоящем увольнении по сокращению штатов, в связи с ликвидацией организации или истечением срока трудового договора.
2. Соглашение об увольнении, если инициатором выступает работодатель. При этом закон не запрещает работнику предложить свой вариант такого соглашения или изложить приемлемые для себя условия в заявлении на руководителя компании-работодателя.
3. Приказ об увольнении, с которым работник должен ознакомиться и подтвердить это личной подписью.

Какие документы выдаются работнику при увольнении

При увольнении независимо от его основания работодатель должен выдать увольняемому такие документы:

• трудовую книжку;
• справку формы 2НДФЛ;
• справку о среднем заработке за последние три месяца;
• справку формы 182Н о зарплате за последние два года перед увольнением или весь фактически отработанный период, если тот составляет меньше двух лет;
• выписки из отчётности по страховым взносам:
  • формы СЗВ-СТАЖ;
  • формы СЗВ-М;
• медицинскую книжку, если она есть;
• дополнительные документы по требованию увольняемого.

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка с записью об увольнении выдаётся работнику в последний рабочий день.

В подтверждение факта её выдачи увольняемый должен расписаться в своей личной карточке и журнале учёта трудовых книжек.

Страницы трудовой книжки с записью об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию

Если работник в последний рабочий день отсутствовал на рабочем месте, например, заболел и из-за этого выдать ему трудовую книжку вовремя оказалось невозможным, работодатель должен направить ему на домашний адрес письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку с предложением в качестве альтернативы дать согласие на её пересылку по почте.

Когда трудовая книжка высылается почтой, подтверждением её выдачи служит опись вложений в почтовое отправление.

Выдача справки 2НДФЛ

Справка 2НДФЛ выдаётся налоговым агентом, в том числе и работодателем, и подтверждает доход налогоплательщика (в случае трудовых отношений - работника) и сумму уплаченного с этого дохода налога.

Этот документ пригодится в таких ситуациях:

• для налоговой инспекции, в частности, при оформлении налоговых вычетов, которые предоставляются через ИФНС;
• для подтверждения доходов при подаче заявки на кредит в банк;
• для подтверждения доходов и удержаний с них у нового работодателя.

На новой работе справка 2НДФЛ пригодится, когда работнику потребуется:

• рассчитать оплату больничного;
• оформить стандартный налоговый вычет, в том числе на детей;
• начислить другие компенсации или предоставить льготы.

Возможны и другие ситуации, когда эта справка может пригодиться. Поэтому для увольняемого будет оптимальным сразу её получить. А если он знает, что она пригодится ему неоднократно, например, и у нового работодателя, и в налоговой инспекции, то вправе сразу затребовать нужное количество экземпляров или взять несколько справок, охватывающих разные расчётные периоды. Надо учитывать, что нового работодателя интересуют доходы и налоги за текущий год, банку достаточно предыдущих трёх месяцев или полугодия, налоговой, если справка входит в комплект документов для предоставления вычета, важен календарный год, за который предоставляется вычет. Если на такой год пришлась смена работы или были параллельные источники дохода, облагаемого НДФЛ, справки предоставляются ото всех налоговых агентов.

Составить справку 2НДФЛ поможет образец .

Незаполненный бланк формы 2НДФЛ

Особый случай представляет собой ситуация, когда налогоплательщик получил право на налоговый вычет за приобретение жилья и реализует его через работодателя, получая на руки весь начисленный доход без удержания из него налога. После увольнения документ из налоговой, подтверждающий право на вычет и передаваемый в бухгалтерию по месту работы, нужно оформить уже на нового работодателя. Для этого в ИФНС подаётся полный комплект документов, включая справки 2НДФЛ ото всех налоговых агентов.

Справки 2НДФЛ сотрудникам и в налоговый орган (видео)

Выдача справки о среднем заработке за последние три месяца

Справка о среднем заработке за последние три месяца пригодится увольняемому, если он планирует встать на учёт в центре занятости населения. В конкретном регионе для такой справки может быть предусмотрена своя форма. Уточнить этот момент лучше в своём центре занятости до увольнения. Для этого надо туда обратиться, сообщить, что вам предстоит увольнение, и попросить бланк справки, который затем передать работодателю.

Актуальный бланк справки о зарплате за последние три месяца работнику лучше взять в центре занятости, где он хочет встать на учёт

Особенно это актуально, если увольнение связано с ликвидацией организации: после полного завершения этого процесса запросить справку будет не у кого.

Даже если работник не планирует становиться официальным безработным, справку взять не помешает. Нельзя исключить, что она пригодится впоследствии при назначении пенсии в качестве дополнительного подтверждения стажа и заработка.

Выдача справки формы 182Н о зарплате за два последних года

Справка 182Н с 2013 года заменяет справку формы 4Н и служит для подтверждения доходов работника, на которые были начислены страховые взносы на социальное страхование. Отражаются в ней и периоды, за которые взносы не начислялись: когда работник болел, находился в отпуске по беременности и родам или уходу за ребёнком.

Эта справка понадобится при расчёте больничных и выплат в период отпуска по беременности и родам или ухода за ребёнком, для назначения пенсии и различных социальных выплат по линии соцзащиты населения.

С 2013 года вместо формы 4Н используется 182Н

Во время кризиса 2008 года автор этих строк попал под сокращение, работая в московском филиале компании, головной офис которой располагался в Санкт-Петербурге. Справка о зарплате, выданная мне при увольнении, была оформлена петербургскими специалистами из головного офиса по стандартам, принятым в Северной столице, и для московского центра занятости не годилась. Пришлось взять в центре занятости их бланк и отнести в офис, а потом ждать, пока из Петербурга передадут справку, которая нужна. А вот с ней проблем уже не было.

Фотогалерея: образец заполнения справки по форме 182Н

Образец заполнения справки 182Н, часть 1 Образец заполнения справки 182Н, часть 2 Образец заполнения справки 182Н, часть 3 Образец заполнения справки 182Н, часть 4

Выдача выписки из сведений персонифицированного учёта

Выписка из форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М отражают страховой стаж, полученный у конкретного работодателя, и сумму отчислений в Пенсионный фонд, сделанных тем за него.

Поскольку эти документы представляют собой групповую форму отчётности, для работника делаются выписки, в которых содержится персональная информация о нём.

Форма СЗВ-М охватывает последний месяц работы, но по желанию работника может распространяться и на любой другой период вплоть до всего фактически отработанного у работодателя времени. Но с оговоркой: поскольку эта форма появилась в 2016 году, охватывать более ранние периоды она не может.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Форма СЗВ-СТАЖ оформляется за период с начала текущего года по день увольнения, а если работник был принят в штат в текущем году - со дня его трудоустройства. Можно запросить её и за более ранние сроки, но не раньше 2017 года, в котором она была введена. По периодам работы до 2017 увольняемому предоставляются справки по форме РСВ-1.

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ

Выписки из сведений персонифицированного учёта получают и те, кто сотрудничает с организациями по гражданско-правовым договорам. В этом случае документы выдаются в день окончания такого договора.

Возврат медицинской книжки

Если работник при поступлении в штат предъявил или оформил медицинскую книжку, в день увольнения работодатель обязан ему вернуть и этот документ.

Выдача документов об образовании

Аналогично обстоит дело с документами об образовании, если те хранились у работодателя. Дипломы о профессиональном образовании остаются у сотрудника на руках, работодатель только знакомится с ними и делает копии. А вот в отношении сертификатов о прохождении различных программ дополнительного образования, курсов, тренингов и т. п., особенно оплаченных работодателем, такая практика допускается.

Документы об образовании, хранящиеся у работодателя, при увольнении выдаются работнику

Известны случаи, когда работодатель при увольнении не отдавал работнику документы о квалификации, полученной за счёт компании: окончании курсов водителей погрузчика в супермаркете, инструкторов по туризму на турбазе и т. п. Такая практика незаконна, и работник вправе обратиться за защитой своих интересов в суд, прокуратуру и трудовую инспекцию.

Выдача прочих документов по требованию работника

Как при увольнении, так и в любое другое время, включая несколько лет после ухода из организации, работник вправе потребовать копии или выписки из любых внутренних документов, где фигурируют его персональные данные. Если в таком документе идёт речь только о конкретном работнике, делается копия. Когда в интересующем документе упоминаются его коллеги, оформляется выписка, где содержатся данные только о запросившем её работнике.

Приказ об увольнении входит в число документов, которые работодатель обязан выдавать работнику по первому требованию

Чаще всего востребованными оказываются такие документы:

• копии приказов о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность или в другое структурное подразделение;
• справки о зарплате за разные периоды;
• копии приказов об изменении зарплаты;
• выписки из отчётности в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

При увольнении лучше по максимуму взять у работодателя все документы, подтверждающие работу, карьерный рост, если он был, размер зарплаты, уплаченные налоги и отчисления во внебюджетные фонды. Они могут пригодиться при оформлении будущей пенсии, если сведения персонифицированного учёта вдруг окажутся неполны.

В 2018 году третьими по значимости документами, подтверждающими трудовой и страховой стаж для пенсии, считаются архивные справки о работе и зарплате. Однако нет гарантий, что данные по конкретному работодателю, давно прекратившему существование, имеются в нужном архиве. Недавно с такой проблемой столкнулся автор этих строк. За дополнительными подтверждениями сведений о своей работе в 2001 году я обратился в архив города Москвы. И в положенный срок получил оттуда отписку, что данных о такой организации у них нет, а где они могут быть, там не знают.

Обязанность работодателя выдать увольняемому работнику рекомендацию законом в 2018 году не предусмотрена. Взять такое обязательство и отразить его в трудовом договоре при желании может сам работодатель, но делать это он не обязан.

Но даже если такого пункта в трудовом договоре нет, ситуация небезвыходная. Договориться об этом можно в любой ситуации. И если рекомендацию не хочет давать сам руководитель организации (например, обижен, что работник от него уходит), это может сделать любой другой руководящий работник: ваш непосредственный начальник или заместитель руководителя, курирующий ваше подразделение. Главное - только попросить его оставить личные, а не корпоративные координаты под документом. Ведь рекомендатель тоже в любой момент может сменить работу, а те, кому вы предъявите впоследствии рекомендацию, скорее всего, захотят связаться с ним лично для её подтверждения.

Из всех моих мест работы только на одном в трудовом договоре было прописано обязательство работодателя в любой момент выдать мне рекомендации на русском, а по желанию и английском языках. Это был проект, в котором участвовали иностранные инвесторы. В остальных случаях я брал рекомендации по возможности у первого лица организации, а если до того было проблематично достучаться - у его замов или своих непосредственных руководителей. Так, при увольнении с очередного места работы главный редактор, обидевшись на меня из-за желания уволиться, о рекомендации и слышать не хотел, а вот его заместитель, с которым я был и остаюсь в приятельских отношениях, дал её без проблем и уже не раз подтверждал.

Сроки выдачи документов при увольнении

Требование законодательства о выдаче в последний рабочий день распространяется не только на трудовую книжку, но и на все остальные документы, которые работник должен получить при увольнении.

Если работник берёт отпуск с последующим увольнением или в последний рабочий день не выходит на работу по другим причинам, например, дата увольнения выпадает на выходной или отгул, документы выдаются в последний день, когда он фактически выходит на работу.

В ситуации, когда сделать это оказалось невозможным по независящим от работодателя причинам, например, работник неожиданно заболел или решил последний рабочий день прогулять, все полагающиеся документы должны быть выданы в течение трёх дней после подачи работником соответствующего заявления.

Если работник неуверен, что получит документы в положенный срок, ему есть смысл подстраховаться: попросить представителя работодателя сделать отметку о принятии на втором экземпляре заявления или отправить его по почте с уведомлением о вручении и описью вложений.

Как подтвердить факт выдачи документов увольняемому работнику

Вовремя позаботившись о подтверждении того, что выдал работнику положенные документы в полном объёме и в положенный срок, работодатель страхует себя от возможных проблем в будущем. Если уволенный затем обвинит его в невыдаче тех или иных бумаг, доказать несостоятельность этих претензий не составит труда.

Поскольку закон не содержит жёстких требований к процедуре подтверждения, допускаются несколько вариантов:

Ответственность работодателя за задержку выдачи документов увольняемому работнику

Несвоевременная выдача документов о работе при увольнении считается нарушением трудового законодательства и карается штрафом:

• от одной до пяти тысяч рублей для должностного лица (обычно это генеральный директор, главный бухгалтер или начальник отдела кадров);
• от 30 тыс. до 50 тыс. рублей для организаций.

Кроме того, деятельность организации может быть приостановлена на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении - от одного до трёх лет.

Несвоевременная выдача трудовой книжки чревата также оплатой вынужденного прогула: днём увольнения в таком случае будет считаться дата, когда работник фактически получит свою трудовую на руки, а работодателю придётся выплатить ему средний заработок за всё время между этим днём и датой увольнения.

Работнику за защитой своих прав надо обращаться в трудовую инспекцию или прокуратуру, а денежных компенсаций добиваться через суд.

При задержке выдачи документов после увольнения работник может обратиться в суд

Чтобы избежать дополнительного удара по бюджету, работодатель должен не позже следующего дня после увольнения работника, не забравшего трудовую книжку, послать ему почтой уведомление о необходимости получить документы. С этого момента ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки он уже не несёт. Но дату отправки уведомления надо будет документально подтвердить. Поэтому нужно отправлять его заказным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении.

При всей внушительности списка документов, которые полагаются работнику при увольнении, ситуация не так страшна для работодателя, как кажется на первый взгляд. Ведь все они типовые и легко делаются на основе шаблонов.

Когда человека увольняют с работы, ему в день увольнения должны выдать все документы, по которым он сможет трудоустроиться в другом месте. Рассмотрим в этой статье какие документы выдаются при увольнении работника и как они должны быть заполнены.

Часто людей интересует вопрос о том, какие документы выдают при увольнении по собственному желанию, в порядке перевода в другую организацию, при сокращении кадров или при выходе на пенсию. В основном, порядок выдачи увольнительных документов один для всех.

• Трудовая книжка
• Справка о доходах формы N 2-НДФЛ
• Другие документы связанные с работой
• Свидетельство обязательного пенсионного страхования (с первого места работы)
• Медицинская книжка (в случаях, предусмотренных Минздравом)

Трудовая книжка

В ней должна стоять запись об увольнении, заверенная подписью кадровика и печатью организации или предприятия.

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в соответствии с формулировкой Трудового кодекса. Обязательно в записи должно значиться согласно какой статье, ее части и пункту Трудового кодекса или другого федерального документа расторгается трудовой договор. Это правило обозначено в статье 84.1 Трудового кодекса.

При увольнении работника по собственному желанию нет единого подхода к внесению записи в трудовую книжку. Кадровики могут придерживаться как требований статьи 84.1 Трудового кодекса, так и указаний, обозначенных в пункте 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда России от 10.10.2003 № 69 . При этом в трудовую книжку вносится соответствующая запись.

Работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке, ознакомившись с записью. Подпись ставится под записью кадровика.

Согласно п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовой книжки, если работник увольняется по собственному желанию по уважительным причинам, для которых государством предусмотрено какие-либо преимущества или льготы, запись об увольнении должна вноситься с указанием таких причин. К ним можно отнести перевод супруга в другую местность или необходимость ухода за одним из членов семьи.

Увольнение в порядке перевода в другую организацию , как гласит п. 5 ст. 77 Трудового кодекса, может проводиться с согласия самого сотрудника или по его просьбе. Запись в трудовой книжке при увольнении должна это отражать.

Если происходит увольнение по истечению срока трудового договора , то запись производится согласно п. 2 ст. 77 Трудового кодекса, в ней указывается, что сотрудник уволен по причине истечения срока трудового договора.

Если работник увольняется по другим причинам, то они должны быть указаны в формулировке записи со ссылкой на статью и пункт закона, согласно которому происходит увольнение. Это может быть ликвидация предприятия, нарушение трудовой дисциплины и другие причины.

Справка о доходах формы N 2-НДФЛ

Согласно приказу Минтруда России от 30.04.13 № 182н, зарегистрированному министерством юстиции работодатель обязанность выдавать бывшему работнику справку о сумме его заработка за два года, которые предшествовали году увольнения или обращения бывшего работника за справкой. Если в текущем году производились выплаты, на которые были начислены страховые взносы, то и за этот период. Справка должна быть выдана при увольнении или по письменному заявлению бывшего работника.

При увольнении справка должна быть выдана в тот же день, а если нет возможности выдать справку увольняемому, то выслать справку почтой письмом с уведомлением, получив предварительное согласие работника на это, или выслать ему уведомление, чтобы он явился за справкой.

Если за справкой обращается бывший работник, то справка о заработке должна быть подготовлена в течение 3-х рабочих дней после получения заявления в письменном виде.

В справке должны быть указаны данные о компании, данные о работнике, а также все выплаты в его пользу, по которым начислялись страховые взносы в Фонд социального страхования.

Справка должна быть подписана руководителем организации или предприятия, главным бухгалтером, а также заверена круглой печатью.

Другие документы связанные с работой

Согласно Федеральному закону от 30.06.2006 N 90-ФЗ работник может обратиться к работодателю с письменным заявлением и попросить выдать ему копии нужных документов, связанных работой. Это может быть справка о страховых взносах обязательного пенсионного страхования, приказ о приеме или увольнении, а также о переводе на другую работу, справка о заработной плате, выписка из трудовой книжки, справка о периоде работы на занимаемой должности и другое.

Работодатель обязан выдать заявителю нужные ему документы в течении трех рабочих дней с момента подачи заявления. Такие копии должны заверяться надлежащим образом и выдаваться бесплатно.

Свидетельство обязательного пенсионного страхования

Если это было Ваше первое трудоустройство, где Вы работали по трудовому договору, то работодатель должен выдать такое свидетельство. По нему, в соответствии с законодательством РФ, начисляются взносы в пенсионный фонд. Свидетельство выдается один раз и предоставляется при последующем трудоустройстве работодателю.

Если работник еще не получил свидетельство обязательного пенсионного страхования до увольнения

Для оформления страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования работодатель предоставляет в отделение Пенсионного фонда России анкету, которую заполняет работник. Анкета должна быть предоставлена на протяжении двух недель со дня заключения трудового договора. После ее получения территориальный орган фонда в течение 3-х недель открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство. Полученное в Пенсионном фонде свидетельство должно быть передано работнику в течение семи дней.

В общей сложности процедура может занять до 6-и недель Если увольнение произошло раньше, то работодатель, получив это свидетельство, должен известить бывшего работника письмом с уведомлением о вручении.

Медицинская книжка

Только в тех случаях, когда работники должны проходить периодические медосмотры. Это работники медицинских и детских учреждений, бытового и коммунального хозяйства, работники предприятий, связанных с пищевыми продуктами и питьевой водой. Медицинская книжка считается личным документом и при увольнении выдается работнику.

Нарушение правил выдачи документов сотрудникам при увольнении может быть рассмотрено как препятствие дальнейшему трудоустройству. В случае обращения работника в суд, работодатель обязан будет выплатить ему компенсацию за тот период, когда его трудовая книжка или свидетельство обязательного пенсионного страхования находились на прежнем рабочем месте, поскольку человек не имел возможности без документов устроиться на новое место работы.

Какие документы выдают при увольнении сотрудника, работавшего по совместительству?

Если Вы работали по совместительству, то с Вами, как и с любым другим работником должны были заключить трудовой договор. Совместитель ничем не отличается от других работников, но запись в трудовую книжку уже вносится по его желанию, ведь этот документ должен храниться в организации по основному месту работы и на руки не выдается.

Как при приеме, так и при увольнении совместителя ему выдают документ, заверенный руководителем организации, который он может при необходимости предоставить в отдел кадров по основному месту работы для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

Также выдается справка о доходах формы N 2-НДФЛ и другие необходимые документы по заявлению сотрудника.

Хотите получить больше информации? Задавайте вопросы в комментариях