Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:
«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»
Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:
«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?
Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.
«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».
«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».
«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».
Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.
Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.
Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.
Шаг 3. Обоснование просьбы
Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.
На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.
Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:
Заинтересуйте адресата
Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:
«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».
« Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах ».
« Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей ».
Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:
«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».
«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».
Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:
« А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».
Или решить проблему:
«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».
Опишите значимость просьбы
Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.
«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».
Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.
Шаг 4. Изложение просьбы
Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».
Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:
«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей ».
В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».
О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.
Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».
В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.
В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.
Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.
Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».
«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».
Но могут быть и другие варианты:
«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».
«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».
Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.
ПРИМЕР:
|
Было |
Стало |
|
|
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
- |
«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.
| - | ||||
 |
- | Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по . | - | - |
| - |
Неопределенность по поводу того, как называть начальника – «Дима» или «Дмитрий Николаевич» – может создавать напряжение у сотрудников. В современных организациях подчиненные часто обращаются к руководителям по именам – это нормально. Проблемы возникают, если включается внутренний цензор: сотрудник в таком случае расценивает общение без отчества как фамильярность и решает перестраховаться.
В западных странах придумали хороший выход: обращение к начальнику по должности или по фамилии. Но в российских компаниях такая форма не прижилась, потому что "доктор Левин" звучит слишком уж официально. Такая форма выглядит как преувеличенное уважение и даже подобострастие. В результате, в разговоре образуется "черная дыра", при обращении к руководителю.
Научный подход
В "Журнале практической социальной психологии" была опубликована статья "Черные дыры в социальном пространстве: возникновение и последствия избегания имен в организациях", в которой описано исследование. Опытная группа состояла из 74 студентов (их средний возраст – 30 лет), поступивших на неполный рабочий день по программе МВА. Участникам был задан вопрос о том, как они ведут себя в : насколько вероятно избегание обращения по имени, если они столкнулись с руководителем в холле, а не в офисе. Респондентам нужно было оценить высказывания по пятибальной шкале, где "один" означало, что участник категорически не согласен с предложенным высказыванием, а "пять" – абсолютно согласен.
"Респонденты указали, что они часто избегают обращений по имени к руководителю", – отмечают исследователи. Кроме того, результаты исследования показали, что при общении с генеральным директором респонденты чаще избегают имен, чем руководители отделов, в которых они работают. Исследователи выдвинули гипотезу: женщины, в силу особой модели социализации и тенденции к более низким статусам в командной цепочке организации, должны чаще, чем мужчины осторожничать в общении с начальством – эта гипотеза подтвердилась.
Различия в статусах – причина напряжения в офисе
Даже в организационных структурах, которые претендуют на уравнительность, различия в статусе до сих пор влияют на личные отношения, создавая напряженность в отношениях между властью и подчиненными.
Сотрудники, которые чувствуют неуверенность в своих отношениях с руководителем из-за разрыва в один-два или более уровней, могут испытывать неловкость – как же обращаться к начальнику? По имени как-то неудобно, да и по имени-отчеству тоже, если начальник называет вас на "ты". Многие предпочитают идти по пути наименьшего сопротивления, избегая имен, – а это неправильно с психологической точки зрения и создает дополнительное напряжение.
Как избежать "черных дыр" в общении?
"Черные дыры" в общении между сотрудником и руководителем (особенно руководителем верхнего звена) могут быть устранены, только если обе стороны понимают, что происходит.
"Когда опытный сотрудник не решается сократить дистанцию в общении с руководителем и избегает какого-либо обращения – это должно послужить для начальника сигналом: работник не чувствует себя комфортно", – отмечают исследователи. Идеальный выход из такой ситуации – инициатива со стороны руковдства. Например, разработка четкой и понятной корпоративной политики, которая подскажет сотруднику, как вести себя Если же руководитель игнорирует проблему, то, возможно, имеет смысл поднять этот вопрос на обсуждение или хотя бы выяснить, как поступают в такой ситуации другие сотрудники.
Что ты чувствуешь, когда собираешься на доклад к своему руководителю? Страх? Неуверенность в своих силах?
Общению с руководителем не учат в школах, однако по этому предмету нам всем приходиться держать экзамен, когда мы начинаем свою карьеру. И провал на этом экзамене может стоить тебе карьеры.
Лично ко мне опыт в том, как докладывать своему боссу, пришел позже, когда я сам стал руководителем и понял, насколько неуклюжие доклады делают подчиненные, если их никто этому не учил.
А если ты сам руководитель, то просто перешли своим подчиненным ссылку на эту статью. А еще лучше — собери их, прокрути слайды, которые ты видишь выше, и пройдись по тезисам из статьи. Результатом будет установление между вами набора общих правил, соблюдение которых сделают ваше общение более эффективным к вашему взаимному удовольствию.
До разговора с руководителем
1. Отчитывайся без напоминаний
«Я не могу быть секретаршей для всех и постоянно напоминать им о сроках. Иногда мне кажется, что люди просто пропускают мимо ушей задачи и сроки, которые я им поставил.»
— думает твой босс.
Не превращай своего босса в живой будильник. Не заставляй своего руководителя опускаться на уровень микроменеджмента и напоминать тебе о сроках отчета.
Если задача не готова — напиши ему об этом сам с кратким объяснением причин и новым сроком. Лучше показать, что ты не успел сделать задачу, чем отсутствием отчета дать ему повод думать, что ты проигнорировал задачу вовсе.
Если задача готова и тебе есть чем похвалиться — тем более проси о встрече и показывай свои результаты.
2. Не держи проблемы при себе
«Если мне заранее не сообщили о проблеме, значит, её нет и задача должна быть выполнена в срок.»
— думает твой босс.
Когда ты держишь проблему при себе, ты лишаешь своего руководителя возможности вовремя вмешаться и помочь тебе. Кроме того, если ты не сообщаешь о проблеме вовремя, значит, помощь тебе не нужна и ты можешь справиться со своей задачей самостоятельно.
Когда нужно сообщать о проблеме? Когда ты понял, что она не даст тебе выполнить задачу в срок или в соответствии с заданным стандартом. После этого ты попытался её решить самостоятельно и у тебя это не получилось. Вот тогда, не раньше и не позже, иди к своему боссу и проси о помощи.
3. Не приходи без подготовки
«Когда человек не может ответить мне ни на один встречный вопрос, возникают сомнения, а вник ли он в задачу как следует или пытается сбросить мне полуфабрикат?»
— думает твой босс.
Проработай заранее все вопросы, которые могут быть тебе заданы, все альтернативные решения проблемы. Будь готов объяснить, как получаются принесенные тобой цифры и почему они верны.
Иначе ты вызовешь раздражение шефа и будешь отправлен на доработку — потеряешь свою репутацию и время.
4. Планируй свой разговор
Это занимает всего минуту, но приносит много пользы. Как правило, к руководителю попасть получается реже, чем хотелось бы, поэтому к каждому разговору накапливается несколько вопросов, и этот список позволит тебе ничего не забыть.
Возьми чистый лист бумаги и накидай, чего ты хочешь от этого разговора. Таких целей может быть 4 типа:
- Донести информацию, которую он хочет знать : отчет о выполненных задачах, сдвиги сроков, важные новости и т.п.
- Донести информацию, которую ты хочешь, чтобы он знал : соблюдение тобой сроков, твои инициативы и предложения, возникшие проблемы и необходимая помощь.
- Получить информацию, которая будет полезна тебе : уточнение задачи, новости смежников, статусы важных тебе вопросов.
- Получить решение по необходимому тебе вопросу .
Если какой-то вопрос сложен для понимания или ты ожидаешь, что он вызовет противоречия, пропиши тезисно логику своего доклада по нему — твои аргументы и выводы.
При докладе руководителю
Обычный алгоритм доклада: сообщи цель разговора, дай данные, дай выводы, дай варианты решения, дай свою рекомендацию.
5. Без прелюдий
«Это все еще «вход в контакт» или мне уже нужно «врубаться» в то, что он говорит?»
— думает твой босс.
Сразу прямо говори, что тебе нужно: «хочу отчитаться о результатах», «есть проблема», «нужно решить», «нужно согласовать», «есть вопрос» и т.д.
Руководитель должен настроить свое сознание на правильный режим: «я решаю проблему», «я принимаю результаты», «я принимаю решение» и т.д. Пока он не настроился правильно, он не сможет эффективно воспринимать твою информацию.
6. Он не Нострадамус
«Он даже не удосужился задаться вопросом, в курсе я этой темы или нет. Это что — эгоизм или некомпетентность?»
— думает твой босс.
Подумай, что твой руководитель знает, а что нет, и введи его в курс дела. Пока он не будет в одном контексте с тобой, эффективного общения у вас не выйдет.
Не пропускай логические звенья. «Сюжетная линия» твоего рассказа должна быть непрерывной. Если для тебя что-то является само собой разумеющимся, совсем не факт, что твой руководитель обязан догадаться о логической связке, которую ты решил пропустить.
7. Вынеси мусор
«Почему я должен копаться в этой словесной помойке? Почему нельзя было подготовить связный доклад заранее?»
— думает твой босс.
Убери из своего повествования всю информацию, которая не относится к делу. Это в том числе касается информации, которая относится к делу, но является непроверенной или неокончательной. Ты рискуешь увести разговор в сторону или излишне усложнить его.
Определи, какое решение руководителя тебе нужно и исключи из доклада ту информацию, которая не приближает тебя к нему. Конечно, важно знать при этом меру — искажать или подтасовывать информацию неприемлемо.
8. Больше числительных, меньше прилагательных
«Очень хочется, чтобы мои подчиненные опирались на факты, а не на суждения и эмоции. Для этого они должны привыкнуть общаться языком цифр.»
— думает твой босс.
Высказывания, не снабженные цифрами, звучат безосновательно. Пока в разговоре не начинают звучать конкретные цифры и факты, люди всего лишь обмениваются субъективными суждениями, ни на йоту не приближаясь к истине.
Если ты хочешь убедить своего руководителя в чем-то, кратчайшая дорога к этому лежит через подготовку аналитики. Самое удивительное, что полученные цифры могут тебя самого удивить и изменить твое собственное суждение по обсуждаемому вопросу.
9. Будь конкретнее и прозрачнее
«Я как будто клещами должен вытаскивать из сотрудников ответы, чтобы добиться полного понимания ситуации. Они что-то скрывают или просто сами не вникали в подробности?»
— думает твой босс.
В ответ на вопрос «когда» давай дату. На вопрос «кто» — давай имя. На вопрос «сколько» — число: количество, сумму или долю в процентах. Чем быстрее ты дашь конкретные данные, тем быстрее закончишь этот затянувшийся разговор.
10. Не давай данных без выводов
«И зачем мне эта куча таблиц? А он сам-то попытался в них разобраться или его вообще этот вопрос не волнует?»
— думает твой босс.
Важны не цифры, а твое умение делать из них выводы.
Хороший сотрудник — самостоятельный сотрудник. Ведь если ты понимаешь, что после получения данных будет этап анализа, а после анализа — принятие решений, то почему бы тебе не попытаться пройти эту дорогу самостоятельно?
Скидывая боссу исходные данные без выводов, то говоришь ему «теперь это твоя проблема». А это, само собой, никому не нравится. Гораздо лучше был бы подход «я понимаю, что это моя проблема, и вот как я пытаюсь ее решить.»
11. Не приходи без предложений
«Если я сейчас за него придумаю решение, то он так и будет всю жизнь у меня на «ручном управлении». Пусть учится думать собственной головой.»
— думает твой босс.
Как говорит пословица, «если ты не часть решения, то ты часть проблемы». Всегда приходи не только с проблемой, но и с предложениями по её устранению. Желательно в нескольких вариантах.
Пусть твоему руководителю останется только одобрить твою идею. Пусть он видит, что у него замотивированный самостоятельный сотрудник.
12. Не уходи без решения
«Я устал. Я не хочу ничего решать. Я хочу бонус.»
— думает твой босс.
Ты пришел, чтобы получить решение (см. п. 4). .
Но принимать решения нелегко. Твой босс будет этого избегать. Помни о своей цели и возвращай разговор к принятию решения.
При встречных вопросах от руководителя
13. Отвечай на поставленный вопрос в своем первом предложении
«Ну зачем мне эти прыжки и ужимки? Я задаю конкретный вопрос и хочу конкретный ответ. Если мне будет что-то непонятно, я задам следующий вопрос. Не нужно тратить время в попытке отвечать на вопросы, которых я не задавал.»
— думает твой босс.
Если босс задает вопрос, то, как правило, он уже понимает наперед, что и в каком порядке он будет спрашивать дальше. Он уже выстроил для себя канву разговора и хочет вести разговор именно в таком русле.
Не нужно пытаться додумать его вопрос за него самого и отвечать на тот вопрос, которого он не задавал, но который он, как тебе кажется, подразумевает. Отвечай на буквально поставленный вопрос сразу. Все подробности, причины и логические объяснения — потом. Если спросят.
14. Правда и ничего, кроме правды
«Могу ли я в принципе работать с человеком, который пытается меня обмануть? Ведь он не только демонстрирует свою ненадежность, пытаясь мне соврать, но и глупость, надеясь, что я его не поймаю на лжи.»
— думает твой босс.
Не нужно ничего придумывать в попытке ответить на сложный вопрос. Не нужно дорисовывать реальность, когда отсутствуют факты. Тебя все равно выведут на чистую воду. Гораздо проще и быстрее признать, что ты чего-то не знаешь либо не сделал, и двигаться дальше.
15. Не вали на подчиненных
«Если человек не понимает, что он отвечает передо мной за действия своих подчиненных, то это клинический случай. У нас иерархия. Я отвечаю перед своим боссом за всех своих подчиненных, а они передо мной — за своих.»
— думает твой босс.
Задача ставится тебе, и отвечать за нее тоже тебе. Ты можешь делегировать задачу своим подчиненным, но это не снимает с тебя ответственности за её выполнение. При делегировании возникают дополнительные отношения ответственности между тобой и твоим подчиненным, но твоя изначальная ответственность перед твоим боссом при этом не исчезает.
16. Не трать время на оправдания
«Чем больше я прислушиваюсь к оправданиям, тем сильнее мои подчиненные будет надеяться, что от меня можно отделаться красивой историей при отсутствии результата.»
— думает твой босс.
Если твой босс ориентирован на результат, то причины его отсутствия (особенно те, которые вскрываются только в момент доклада — см п. 2) мало его интересуют.
Поэтому не трать время на оправдания — лучше потрать его на выполнение своей задачи.
При получении задачи
17. Вопросы сразу
Если в ответ на свой доклад ты получил еще одну задачу, и тебе в ней что-то непонятно, сразу задавай вопросы. Лучше выглядеть глупо при получении задачи, чем при ее сдаче, сделав не то, что требуется.
Заключение
Как ты видишь, перечисленные правила довольно просты и даже в чем-то очевидны. Однако, по моему опыту, людей, которые их системно выполняют, очень мало — для этого нужна смелость и самодисциплина. Попробуй придерживаться их, и, поверь, доверие и поддержка руководства тебе обеспечены.
См. также:
- 18 рекомендаций, как побороть напряжение и страх в общении с начальством .
- Собственник и управляющий: как избежать конфликтов. Советы управляющему.
А что самое сложное для тебя в общении с руководителем?
Екатерина Бабкова
Источник: Деловая газета "Бизнес"
Согласно классическим правилам служебной дисциплины подчиненный должен обращаться к руководителю на "вы" и по имени-отчеству, как минимум. Потому что выполнять распоряжения Васи может быть сложнее, чем следовать указаниям Василия, допустим, Петровича. Однако, как показывает практика, обращение к начальству просто по имени и даже на "ты" не нарушает субординацию. Если, конечно, имеет для этого существенную причину и гармонично вписывается в корпоративную культуру.
Еще Петр I писал в одном из своих указов, что "подчиненный перед лицом начальства должен иметь вид лихой и придурковатый, дабы не смущать его разумением своим". Популярность внешней "придурковатости" в современном бизнесе значительно снизилась.
Да и "разумением" сегодня можно смутить только отдельных представителей руководящего класса, страдающих от сомнений в собственной компетенции и прочих комплексов. Но все же общий смысл царского требования до сих пор остается актуальным: к вышестоящим коллегам нужно обращаться уважительно. И самый простой способ это уважение подчеркнуть - использовать местоимение "вы", а к имени добавлять отчество.
Исключение из правил
Привычка обращаться на "вы" и по имени-отчеству к "старшим по званию" воспитывается еще в детском саду - называть воспитательницу Машей вместо Марьи Ивановны и говорить ей "ты", как собственным родителям, детям не разрешают. Дальше привычка укрепляется в школе и в институте, в общении с педагогами.
Форма "Вы + имя-отчество" представляется неким символом уважения, пусть не всегда заслуженного, но необходимого для выражения подчинения одного человека другому. То есть, по сути, для соблюдения субординации.
Однако на практике от этого символа часто отказываются. Например, многим руководителям, не достигшим лет эдак пятидесяти, кажется, что отчество прибавляет им лишние годы, а потому они не возражают против использования в обращении к ним одного только имени, а иногда и настаивают на этом.
Форма обращения к начальству по имени и на "ты" все чаще используется для создания демократичной атмосферы в коллективе. А нередко может быть и обязательным условиемсохранения хороших отношений с коллегами. "К примеру, если люди начинали вместе на одинаковых позициях и привыкли к простому обращению в общении друг с другом, но со временем один из них занял руководящий пост - в этом случае будет логично, если коллеги продолжат обращаться к нему на "ты" и по имени, невзирая на его новую должность. Очень непросто назвать Иван Иванычем вчерашнего Ваню. И в этом случае требование свежеиспеченного начальника изменить форму обращения к нему может ухудшить отношения с коллегами",- характеризует возможную ситуацию консультант по подбору персонала кадрового агентства Ольга Дементьева.
Впрочем, по мнению руководителя компании "Центр кадровых технологий - XXI век" Тахира Базарова, само по себе обращение на "ты" между руководителем и подчиненными не является нарушением субординации. "Нарушение субординации означает, что человек берет на себя больше полномочий, чем ему положено",- уточняет он.
"Соблюдение субординации означает умение отличать личное от делового. Если простая форма в обращении не мешает начальнику оставаться требовательным по отношению к своим подчиненным, а для них не становится поводом пренебрегать распоряжениями руководителя, никакого нарушения дисциплины не происходит",- соглашается Ольга Дементьева.
Разумеется, субординация требует разрешения руководителя обращаться к себе на "ты". Однако существует мнение, что и несогласованное "ты" не нарушает правил дисциплины.
Тогда, когда руководитель сам использует это местоимение по отношению к подчиненным, не являясь при этом значительно старше их. Классика жанра допускает, что общение "ты - вы" происходит при разнице в возрасте как минимум в 10 лет. При меньшей разнице - вопрос спорный.
"Согласно этике переход на "ты" должен быть взаимным. То есть если руководитель начинает обращаться к своим подчиненным на "ты", он должен понимать, что в таком случае они имеют полное право также перестать использовать обращение "вы" по отношению к нему",- говорит Тахир Базаров.
"Ты или вы - не самое принципиальное в отношениях, важно, чтобы правила игры были четко оговорены",- подводититог тренер-консультант компании KPG Training Center Светлана Иванова.
"Ты" нужно заслужить
"Лично я не требую специального обращения к себе. Мне вообще нравится обращение без отчества, как на Западе. И в целом я думаю, что простая манера обращения к начальству может способствовать сплочению руководителя с коллективом. Вредит только излишняя, неоправданная демократичность. Когда у подчиненного полностью стираются грани внутренней иерархии компании, распоряжения руководителя могут не восприниматься всерьез",- говорит глава группы компаний "Ледово" Надежда Копытина.
Для того чтобы демократичность в общении была не излишней и оправданной, обращение на "ты" должно быть заслуженным.
"В начале 1980-х годов у меня был совершенно потрясающий начальник, который говорил так: "На "ты" можно перейти только с тем подчиненным, которому ты доверяешь и которому хочешь показать, что ваши контакты носят не только деловой, но и личный характер. То есть только в том случае, когда ты хочешь ему показать свое уважение"",- рассказывает Тахир Базаров. Надежда Копытина в подтверждение такой точки зрения подчеркивает, что сама допускает обращение на "ты" только с теми сотрудниками, которые работают в компании в течение долгого времени и с которыми прочно налажено взаимопонимание.
Кроме того, стиль обращения подчиненных с начальством должен соответствовать общему стилю корпоративной культуры. "Если коллектив достаточно молодой и стиль управления компанией демократический, обращение подчиненных к руководителю на "ты" может быть существенным плюсом для работы в целом. Если же у компании более строгая стилистика руководства, простая форма обращения будет мешать",- замечает Светлана Иванова.
Упрощенный вариант "ты + имя" логично выглядит в западных и прозападных организациях даже между русскоязычными начальниками и подчиненными. И, напротив, в классической российской компании, особенно в государственной структуре, даже очень близким друг другу начальнику и подчиненному использовать местоимение "ты" лучше только наедине друг с другом. А в официальной обстановке все же придерживаться классической формы общения.
Ольга Дементьева также добавляет, что выбор формы обращения к руководителю зависит и от сферы деятельности компании. "В творческой сфере, например в рекламном агентстве, простая форма, то есть обращение на "ты" и по имени, возможна даже между людьми с большой разницей в возрасте, а в строгой структуре, допустим, в банке, такая форма неприемлема и в общении между ровесниками",- говорит она.
Без сомнений
Важно, чтобы обращение на "ты" было именно следствием демократического стиля управления или доверительных отношений между руководителем и подчиненным, а не инструментом создания подобного стиля и подобных отношений.
Один только переход на "ты" не сможет исправить ситуацию, например, улучшить взаимоотношения с подчиненными или превратить строгую по форме структуру в компанию со свободным стилем общения. Так что, не имея стопроцентной уверенности в целесообразности местоимения "ты", от его использования лучше воздержаться.
"Переход на "ты" означает сокращение дистанции между людьми и, соответственно, допускает больше небрежности в общении,- напоминает Тахир Базаров.- И если такое сокращение дистанции недопустимо или нежелательно, не стоит производить его насильно. К тому же демократия подразумевает равенство между людьми. Взаимное обращение на "вы" это равенство не отменяет".
По мнению Тахира Базарова, обращение на "вы" в принципе полезней для деловых отношений. "Попробуйте произнести содержательную речь, обращаясь к слушателям на "ты",- убедительности и эффективности в таком сообщении будет немного. И, наоборот, для контраста попробуйте поругаться, используя обращение "вы": такая ссора либо не состоится, поскольку будет "отдавать" комичностью, либо будет куда более конструктивной, чем могла бы быть при использовании "ты"",- советует он.
Существуют определенные нормы, соблюдение которых поможет лучше выстроить отношения в коллективе. Особенно это касается отношений с руководством.
Допустимые формы обращения к начальству
В зависимости от степени подчиненности, существуют различные нормы общения с руководством. В случае, если вы можете общаться с руководителем с глазу на глаз по имени, в присутствии других сотрудников не забывайте обращаться с начальником по имени отчеству в уважительной форме. Какие бы не были ваши отношения в неформальной атмосфере, на работе сохраняются формализованные нормы, требующие обязательного соблюдения.
Обращаться на «ты» с начальником можно только, если он лично попросил называть его по имени. Обычно, это правило не распространяется на новичков и вновь пришедших в компанию. Однако, во время деловых переговоров категорически запрещается показывать своих неформальных отношений с руководителем, формат таких встреч всегда строгий и официальный, даже если отношения на самом деле носят дружественный доверительный характер. Это должно оставаться сугубо личным фактором.
В офисе не допускается использование псевдонимов и ласково-уменьшительных слов. Каждый сотрудник, в том числе начальник имеет своё имя и отчество. Эквиваленты будут восприниматься как акт неуважения.
Современные компании используют практику обращения к коллегам и руководящему составу по имени, но на «Вы». Фамильярность никогда не приветствовалась в деловых кругах.
О чем необходимо спросить руководителя при поступлении на работу?
Не забывайте развивать свой интеллект и контролировать эмоциональность. Главное качество хорошего сотрудника - это исполнительность и ответственность. Постарайтесь снизить уровень проявляемой инициативы и сделать упор на дисциплину и результаты выполненных Вами заданий. Какими бы гениальными не были Ваши идеи, прислушиваться будут к сотруднику с отличной репутацией и высокими показателями работы. Выполняйте задания в установленный срок и даже раньше срока, это будет неоспоримым преимуществом в сравнении в Вашими коллегами. Даже если не успеваете, не следует паниковать и раньше времени отчаиваться. Успокойтесь, сформулируйте причины неудач и решите их эффективно. В случае, если ситуация требует, обратитесь к начальству с просьбой дать Вам дополнительное время и ресурсы на преодоление проблем. Если при выполнении работы у Вас возникают вопросы, не бойтесь подойти и спросить необходимую уточняющую информацию у начальства. Таким образом, Вы покажете, что хотите глубже понять суть вопроса и готовы на открытый двусторонний диалог для максимально точного результата.
Будьте оптимистичны и доброжелательны, общайтесь с руководящим составом серьезно, но не хмурьтесь и не показывайте своего негативного отношения к ситуации.
В коллективе обязательно присутствует определенная атмосфера. Если она носит неадекватный, агрессивный и деструктивный характер, Ваша задача абстрагироваться от общего фона поведения в офисе и сосредоточится на своей работе.
Все вышеперечисленные способы помогут не только добиться положительных тенденций в развитии отношений с руководителем, но и скажется на Вашем карьерном росте.
