كيف تخطط وتحل كل شؤونك: تعليمات خطوة بخطوة. ديفيد ألين

ستقسم قصتي إلى قسمين:

• حول طريقة إنهاء الأشياء ، إذا كان شخص ما لا يعرف أو ينسي.
• حول أدوات محددة للعمل مع GTD وأمثلة خاصة من ممارستي الشخصية.

0. مقدمة

كيف يبدو يوم مدير المشروع عادة؟

العميل يتصل. يسأل الفريق في الدردشة عن سبب تعارض مواصفات واجهة برمجة التطبيقات مع الاختصاصات. تكييف الهواء تهب على فاسيا. يشعر قسم الموارد البشرية بالقلق: لقد ارتدت ميشا قميصًا نظيفًا ومكويًا. لا تذهب إلى الغابة - الوغد يرغى لإجراء مقابلة. تحتاج إلى إصلاح الجدول الزمني. تحقق من المهام في المتعقب. يتصل العميل مرة أخرى. ألقى شخص ما صورة مضحكة في الدردشة. طلب مني أحد الزملاء الاعتناء بشؤونه أثناء وجوده في إجازة. يتصل العميل مرة أخرى. أعتقد أنه سيصدر قريباً. سيكون من الجيد ألا تنسى شراء البقالة في المنزل في المساء ، وإلا ستقطعها الزوجة. نحن متخلفون في المقدمة. سيكون من الجيد قراءة هذا المقال. Phew ، إنها بالفعل الساعة 7:00 مساءً. متى يكون هناك بيان؟

هل تعرف نفسك؟ رهيب؟ ثم هذه المقالة لك.

إذا كنت لا تعرف ، فأنت محظوظ. أو ربما يمكن عمل المزيد؟

1 المقدمة

ما هو GTD؟

GTD ( إنجاز الأمور ) - تقنية لتحسين الفعالية الشخصية ، ابتكرها ديفيد ألين ووصفها في كتاب يحمل نفس الاسم. يمكن ترجمة الاسم كـ "كيفية القيام بالأشياء حتى النهاية".

الفكرة الرئيسية هي أنه لكي تعمل بفعالية وتنمو على نفسك ، وتحقق شيئًا أكثر ، فأنت بحاجة إلى عقل نقي. لان:

• لا يمكن القيام بالمهام الصعبة إذا لم يكن من الواضح ما يجب القيام به. التفكير باستمرار في ما يجب القيام به وحقيقة أن المهمة لم يتم إنجازها - يتعارض مع العمل.
• الروتين اليومي (المهام الصغيرة) يصرف الانتباه. إنه يخلق عدم الراحة ، والمهام "تعلق في الذاكرة" وتزيل الشعور بالانسجام.

GTD هو تذكر أي شيء وعدم نسيان أي شيء في نفس الوقت.

2. حول GTD

كيف تفهم ما تحتاجه:

• أنت ترى جدولًا زمنيًا معقدًا لمرحلة حرجة من المشروع. من الضروري مراعاة مجموعة من المخاطر وتوزيع المهام بشكل صحيح بين الموارد. شخص ما يرسل صورة مضحكة إلى VK. يتم قضاء الساعة التالية في مشاهدة الجمهور من الدرجة الثانية.
• الليلة ، بحلول المساء ، تحتاج إلى مراجعة المواصفات والموافقة عليها. في نهاية الاسبوع القادم - عرض تقديمي للعميل. قم بعمل عرض تقديمي في PowerPoint أو أفضل في العروض التقديمية من Google؟ سيكون من الجيد معرفة مكان مكتبهم. ترتدي بدلة أو تعال كالمعتاد؟ (تم إلغاء اتفاقية المعارف التقليدية لمدة يومين.)
• بعد التخطيط الصباحي ، يجب أن تفكر في تجديد المنزل في الحمام. سأحدد المهام لاحقًا ، قبل الذهاب إلى الفراش. نعم ، هناك مسيرة في غضون ساعتين. لماذا تتولى الوظيفة؟ ما زلت لا أستطيع فعل أي شيء.

هنا يجدر التحدث بشكل منفصل عن تعدد المهام البشرية. الموضوع قابل للنقاش. على سبيل المثال ، انظرويكيبيديا.

جانبان مهمان:

• يعتقد عدد كبير من العلماء أن أ) تعدد المهام غير موجود. ب) يصبح وقت التبديل السريع بين المهام بمثابة عنق زجاجة.
• يؤدي تعدد المهام إلى زيادة عدد الأخطاء.

وهذا هو المكان الذي نحتاج فيه إلى GTD.

لأن هنا ما يقدمه GTD لحل المشاكل:

• اكتب ، لا تحفظ.
• صنف (في السياقات والأهمية) وحلل (حدد الخطوات البسيطة في المهام المعقدة).
• راجع قائمة المهام.

1. ما الذي يجب تسجيله؟

أي شيء يجب القيام به. رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، وفتح علامات تبويب المتصفح ، والملفات التي لم يتم فرزها على سطح المكتب ، وكتاب غير مكتمل ، وتمرين لم نعده إلى أحد الجيران (يذكرنا بتعليق الرف).

2. كيف تسجل؟

أ) قسّم إلى "سياقات". على سبيل المثال ، كل ما يتعلق بمشروع واحد - في مجلد واحد. إجراء إصلاحات - قائمة منفصلة. شراء في الكوخ - قائمة منفصلة. تستند "السياقات" إلى المكان / الإجراءات. السياقات هي في الأصل حول الأماكن ، لكننا حول المشاريع.

ب) تتحلل. بمعنى ، لا تكتب "الانضمام إلى مشروع جديد" ، ولكن حدد مهامًا أصغر: "تكوين فريق تطوير" ، "عرض الوثائق" ، "مقابلة العميل" ، إلخ.

3. كيف تجري المراجعة؟

تحقق من قائمة المهام الخاصة بك كل يوم. أغلق المهام المكتملة ، وقم بتعيين مهام جديدة. إذا لم تتم المهمة ، فقم بإعادة الصياغة أو التحلل.

3. الأدوات

ستنتقل المحادثة حول الأدوات من وجهة نظر مدير المشروع. لكن كل ما أتحدث عنه يمكن أن يطبقه أي شخص

مهامنا:

• تطبيق GTD على سير العمل اليومي الخاص بك.
• أقل إلهاء والمزيد من العمل.
• انخرط بسرعة في المهام.

لقد منحنا التقدم الحوسبة السحابية والأجهزة القابلة للارتداء ، وهذا أفضل شيء يمكن أن يحدث لنا لتنظيم مهامنا.

ما أستخدمه شخصيًا:

• iPhone / iPad / Macbook
• Gmail وخدمات Google الأخرى
• wunderlist
• إيفرنوت
• LastPass

1. iPhone / iPad / MacBook

نظام بيئي موحد. تحتوي جميع الأجهزة على إمكانات مدمجة للانغماس في العمل. تعطيل الإشعارات والتذكيرات ومزامنة البيانات والبحث المريح والتطبيقات والخدمات المتاحة وما إلى ذلك.

نصائح وخدع:

• المكالمات والرسائل
• ملاحظات وتذكيرات
• البحث المسلط الضوء عليه
• أجهزة كمبيوتر سطح المكتب الافتراضية

2. Gmail وخدمات Google الأخرى

يعد Gmail أهم أداة في عمل المدير وأحد "صناديق البريد" الرئيسية. هذا ما يبدو عليه صندوقي. يحتوي Gmail ، في الواقع ، على 3 ميزات قاتلة:

• ملصقات
• التصفية التلقائية
• يبحث

أقوم بتصفية جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة حسب المشاريع والحالات الرئيسية: أ) يتطلب إجراء ؛ ب) عليك اتباع الجواب. تتيح لك التصفية التلقائية توفير الوقت ووضع كل شيء في الملصقات تلقائيًا.

يمكنك أيضًا رؤية صندوق وارد نظيف. هذه هي الطريقة التي يجب أن تبدو بها معظم الوقت.

3.Wunderlist

wunderlist - مساعد Gmail. هذه خدمة يجب القيام بها متوفرة على جميع منصات سطح المكتب والأجهزة المحمولة. يمكنه ترتيب المهام حسب الفئات والتواريخ ، وإرسال الإخطارات ، وعمل قوائم التحقق وكتابة التعليقات على المهام ، يمكنك إرفاق الملفات. هناك ميزة التعاون. بشكل عام ، أداة بسيطة تحتوي على كل ما تحتاجه.

ها هي مهماتي لهذا اليوم.

4. Evernote

Evernote هو بديل سحابي للمفكرة. أداة قوية للغاية لا تسمح لك فقط بالكتابة ، ولكن أيضًا إرفاق الملفات. من الأنسب استخدامه للاجتماعات وتقارير المكالمات والسجلات المهمة الأخرى. على سبيل المثال ، نعم.

يتولى التقويم رسائل التذكير بالأحداث. أهم شيء هو توصيله بهاتفك والأجهزة الأخرى. لا شيء مميز.

6- LastPass

LastPass هي خدمة سحابية لإنشاء كلمات المرور وتخزينها. أتذكر 3 كلمات مرور فقط: من Last Pass و Gmail الشخصي و Steam. يتم تخزين كل شيء آخر في السحابة.

5. كيف تبدأ

مرة واحدة في أحد المؤتمرات ، سمعت من أحد المتحدثين ، في رأيي ، فكرة ممتازة. قال إن التقارير مثيرة للاهتمام للغاية ، لكنها عديمة الجدوى إذا لم تعد إلى المنزل بعد التقرير وتبدأ في وضع ما سمعته موضع التنفيذ.

ماذا تفعل الآن؟ انظر إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك وكن حزينا.

1. علامات التبويب مقابل. النوافذ في المتصفح

هل ترغب في فتح مليون علامة تبويب وتركها لوقت لاحق؟ هذا مقرف. اعترف بذلك لنفسك بصدق - فلن تحصل على معظمه أبدًا. لكن المتصفح سوف يلتهم البطارية وذاكرة الوصول العشوائي بالكامل. سيستغرق إعادة التشغيل دقيقتين. وسيكون من المستحيل العثور على الشخص المناسب بسرعة.

لا تحتفظ بالكثير. استخدم السياقات. مهمة واحدة - نافذة واحدة مفتوحة والحد الأدنى من علامات التبويب. انتهى ، أغلق النافذة.

2. سطح المكتب بالطريقة التي يجب أن تكون

سطح المكتب ليس مكانًا للاختصارات. نعم نعم!

يحتوي Windows على قائمة ابدأ ، بينما يحتوي OSX على Spotlight Search. من الأفضل إعادة توجيه المجلد الذي يحتوي على التنزيلات إلى سطح المكتب. العمل فقط مع تلك الملفات المطلوبة الآن. الباقي في سلة المهملات.

3. لا يوجد بريد وارد

في الرسائل "الواردة" لا ينبغي أن تكذب. فقط أولئك الذين ظهروا هناك منذ آخر فحص بريدي. الأشياء الصغيرة - للعمل على الفور. الكبيرة - في الأرشيف وتحت عنوان "يلزم القيام به". كما يقول المثل ، حافظ على نظافة بريدك الوارد. يمكنك أيضًا التحقق من بريدك الإلكتروني كل بضع ساعات. لا أحد يموت من هذا.

6. ملاحظة

لمزيد من التنوير:

• نفس المقالة في إعادة سرد الفيديو في مؤتمر طلابي:https://www.youtube.com/watch؟v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH قناة "حكايات من مكتب المشروع"

"امسح عقلك. إنه صحي أكثر من إفراغ معدتك ".
~ ميشيل دي مونتيل

اليوم سأتحدث عن الرقائق تقنية GTDمما سيسمح يمكنك القيام بالمزيد ، وتقليل التعب ، وزيادة كفاءة عملكتقليل التوتر وزيادة الرضا عن الحياة.

هل تعلم أن وعيك سيذكرك باستمرار بتلك الأعمال والمهام التي فكرت في القيام بها ، ولكنك تركتها دون رقابة؟

من المؤكد أن الآلاف من المهام غير المكتملة ، والعمليات غير المعالجة التي تستهلك مواردك الداخلية ، وقوتك ، وطاقتك معلقة بالفعل في عقلك ، وأنت حتى لا تدرك ذلك. كل هذا يخلق توترا ويحرمك من القوة. أنت تؤدي بشكل أسوأ في المهام الجديدة لأن رأسك مليء بالمهام القديمة.

حول كيفية تصفية رأسك أخيرًا من كل هذه المعلومات ، وتحسين عملك وحياتك ، أتحدث في هذه المقالة.

على الأرجح أنك سمعت الاختصار "GTD" ، والذي يرمز إلى Getting-Things-Done ("إحضار الأشياء إلى الاكتمال" ، "كيفية ترتيب الأمور"). أصبحت هذه الفلسفة أو التكنولوجيا شائعة جدًا بسبب التغطية الإعلامية أيضًا. صحفي من صحيفة الجارديان يدعى ديفيد ألين ، مؤلف فلسفة GTD ، وهو رجل مدعو إلى إحلال النظام في الكون.

GTD هو أكثر من مجرد نظام لإدارة الوقت لكبار المديرين المشغولين بدون خصوصية. هذا نظام لتحسين وتنظيم ليس فقط العمل ، ولكن أيضًا التفكير والوعي وإعطاء تعليمات حول كيفية "تصفية" العقل من العبء العقلي غير الضروري وفتح مساحة للإبداع والأفكار الجديدة وخلق متطلبات نفسية مسبقة للعمل المريح والمنظم . تم تصميم هذا النظام لرجل أعمال لديه مليون مشروع ، ولربة منزل تحتاج إلى رعاية الأطفال ، وترك الوقت لقراءة القصص الخيالية ، ولطالب المدرسة الذي يستعد للذهاب إلى الكلية.

على الرغم من حقيقة أن هذه الظاهرة معروفة جيدًا ، لا يعرف الجميع ما هي وكيف يمكن أن تساعدك شخصيًا. لذلك ، سأخبرك اليوم حرفيًا بأصابعك عما هو عليه. بعد قراءة هذا المقال ، ستتمكن من تنظيم حياتك وتفكيرك اليوم وستلاحظ على الفور تقريبًا نتيجة إيجابية من ابتكارات الحياة هذه.

ما الذي دفعني للبدء في تنظيم أموري؟

مشاعر القلق والذنب لا تأتي من كثرة العمل. يظهر تلقائيًا عند خرق الاتفاقيات مع نفسك.
~ ديفيد ألين

منذ وقت ليس ببعيد ، واجهت الحاجة إلى تنظيم جدول العمل الخاص بي ، والذي وجدت فيه الكثير من الاختناقات. منذ حوالي 10 سنوات ، وبسبب مشاكلي مع التركيز ، كان من الصعب جدًا بالنسبة لي بشكل عام القيام بأي عمل لفترة طويلة. بمرور الوقت ، بدأت العمل على تحسين تركيزي وانضباطي. بدأت أتعلم الاسترخاء و. وقد أتى هذا ثماره.

تمكنت من إنشاء مشروعي الخاص ، والترويج له ، وترك وظيفتي والبدء في العمل بنفسي ، كما حلمت. كنت أشعر بإحساس بالتقدم من حيث العمل على نفسي ، والذي تعززه التناقض المذهل بين حاضري وماضي. منذ بعض الوقت ، لم أستطع التعامل مع دراستي في المعهد والعمل البسيط المأجور ، والآن أعمل مع الانضباط لصالح مشروعي الخاص والأشخاص الذين يستفيدون منه ، والعمل يومًا بعد يوم ، وحدي ، و ليس "تحت الضغط".

لقد لاحظت لاحقًا أن هذا لم يكن الحد الأقصى. أخفى الشعور بالنجاح عني مؤقتًا المشاكل التي نشأت في تنظيم عملي.

لدي مجموعة متنوعة من الأعمال: رسائل في البريد ، مقالات على الموقع ، تعليقات ، أعمل مع طلاب دورة "لا ذعر" ، إلخ. إلخ. كل هذا يتطلب تنظيمًا جيدًا. أدركت غيابها من حقيقة أن البريد قد تراكم الكثير من الرسائل غير المقروءة ، ولكن تم تمييزها على أنها "مهمة". تنتشر ملفات Word مع "خطط عام 2015" ، و "مهام فبراير 2016" في جميع أنحاء محرك الأقراص الثابتة. احتوت الأدراج على دفاتر مليئة بالملاحظات والأفكار ، ومرة ​​أخرى ، المهام التي كان علي إكمالها. وغني عن القول ، أنا نادرًا ما أفتح هذه الملفات ورجعت إلى هذه القوائم. وهذا لم يحدث كثيرًا بسبب عدم انضباطي ، ولكن لأن كل ذلك كان له نوع من المظهر غير المريح ، مما تسبب في شعور داخلي بعدم جدوى كل تمارين التخطيط هذه.

أدركت أنني ما زلت لا أملك الكثير من الوقت ، على الرغم من أنني أستطيع فعل المزيد.

بشكل عام ، فشلت محاولات إنشاء قائمة منظمة بالمهام ، والأهم من ذلك ، متابعتها مرة تلو الأخرى.

بالطبع ، قمت بمهام يومية عاجلة ، لكن في نفس الوقت شعرت بعدد "المهام" و "الأفكار" التي كانت في طي النسيان. أدى كل هذا إلى حقيقة أنني بدأت أشعر برضا وظيفي أقل. كانت هناك أيام سمحت فيها لنفسي بالانتهاء مبكرًا. خرجت ، وركبت دراجتي ، لكن بدلاً من الاستمتاع بوقت الفراغ الذي لم أكن لأحصل عليه إذا عملت في المكتب ، كان يطاردني الشعور بأنني لم أفعل شيئًا ، وأن شيئًا ما لم تتم إدارته. بدأت المواقف المثالية تتولد في أفكاري: "يجب أن أفعل المزيد" ، "أنا لا أعمل بجد بما فيه الكفاية". لكنني فهمت أن المشكلة لم تكن في حجم العمل ، ولكن في تنظيمه.

لذلك قررت أن أبدأ في تنظيم مساحة العمل بالكامل. التقطت كتاب ديفيد ألين الممتاز ، كيفية تنظيم الأمور. لقد سمعت عن نظام إنهاء الأشياء لفترة طويلة ، ولكن الآن فقط قررت التعرف عليه بشكل أفضل.

ما هو GTD؟

"تظل الأعمال غير المكتملة في الواقع غير مكتملة في مكانين: في الواقع وفي رأسك. العمل غير المكتمل في رأسك يستهلك طاقة انتباهك ، لأنه يطارد ضميرك.
~ براهما كوماريس

عندما حصلت على هذا الكتاب لأول مرة ، كنت أتوقع أن أقرأ فيه بعض النصائح المبتذلة لإدارة الوقت التي التقيت بها في مصادر أخرى ، مثل "قسّم الأشياء إلى مهمة وغير مهمة" ، "فوض ما يمكن تفويضه".

"لنفترض أنك وعدت نفسك قبل عشر سنوات بتنظيف الخزانة ، ولكن حتى يومنا هذا ، لم تقم بذلك ... يمكننا القول أنك في هذه الحالة كنت تنظف الخزانة على مدار 24 ساعة في اليوم على مدار السنوات العشر الماضية ! "

لكن المؤلف يتحدث عن مثل هذا النهج المعياري لـ "إدارة الوقت" باعتباره محدودًا وغير فعال في كثير من النواحي. أحببت أن David Allen لم يعد يعالج الاعتبارات "العمل الفعال"، و ل إمكانيات وقيود الوعي البشري. لتنظيم شؤوننا الخاصة بحيث لا تتعارض مع خصوصيات تفكيرنا. يعتمد نهج إنهاء الأشياء بالكامل على الاستنتاجات حول كيفية عمل دماغنا ، وكيف يجمع المعلومات ، وكيف يعالج المشكلات التي لم يتم حلها.

إن أبسط الفرضيات النفسية لهذه الفلسفة هي حقيقة أن أي مهام حياتية ، سواء أكانت إنجازًا لمشروع مهم أو رحلة إلى دير لدورة تأمل ، يدركها دماغنا أنها لم تحل ، وتبقى في الذاكرة ، مما يسبب ضغوطًا نفسية ، إذا لم نقم بإضفاء الطابع الرسمي على هذه المهام في شكل إجراءات تالية محددة في إطار نظام تخزين المعلومات الخارجي.

لا تخافوا ولا تعيدوا قراءة هذه الفقرة! الآن سأشرح ما يعنيه كل هذا. يوجد مثال جيد في كتاب Getting Things in Order نفسه. لنفترض أنك وعدت نفسك قبل عشر سنوات بتنظيف الخزانة ، لكنك لم تفعل ذلك حتى يومنا هذا. كيف كان دماغك يخزن ويعالج المعلومات حول هذه المهمة طوال هذه السنوات العشر؟

الحقيقة هي أن علماء النفس على يقين من أن وعينا في سياق تحديد الأهداف ليس لديه أفكار عن الماضي والمستقبل. هذه التمثيلات موجودة فقط من الناحية المفاهيمية ، لكنها ليست في نفس خوارزميات معالجة المعلومات داخل الوعي.

إذا وعدت نفسك بأخذ السيارة إلى الخدمة الأسبوع المقبل وحاولت في نفس الوقت الاحتفاظ بهذا الالتزام في الذاكرة ، فسيفترض وعيك أنك يجب أن تفعل ذلك الآن، اليوم ، نذكرك باستمرار بهذا. وغدا ستحسب بنفس الطريقة.

ستكون المهمة في حالة "الحل الفوري المطلوب" كل يوم ، حتى تذهب إلى الخدمة.

بالعودة إلى مثال فوضى الخزانة ، في هذه الحالة ، كنت تقوم بتنظيف الخزانة 24 ساعة في اليوم على مدار السنوات العشر الماضية! اعتبر عقلك أن هذه المهمة غير مكتملة ، تاركًا لها مكانًا في مساحة ذاكرتك ، مما تسبب في التوتر وعدم الرضا بسبب العمل غير المكتمل.

ومن أجل تحرير ذاكرتك وتحرير عقلك من العمليات غير المكتملة ، والتذكيرات التي تلتهم مواردك العقلية (تمامًا مثل عمليات الخلفية على الكمبيوتر التي تستهلك موارد المعالج والذاكرة ، مما يجعل الجهاز أبطأ) ، تحتاج إلى تنفيذ إجراءين رئيسيين.

1. نقل مهمة من الذاكرة الداخلية (دماغك) إلى ذاكرة خارجية (جهاز الكمبيوتر ، الكمبيوتر المحمول ، الجهاز اللوحي ، الهاتف)
2. حدد الإجراء المحدد التالي فيما يتعلق بالمهمة المطروحة. على سبيل المثال ، يمكن أن تتكون المهمة العالمية "إصلاح السيارة" من العديد من الإجراءات البسيطة. يمكن أن يكون الإجراء الأول: "العثور على قطع غيار مناسبة على الإنترنت".

في هذه الحالة ، سيؤدي وعيك إلى تحرير الذاكرة الداخلية وسيتوقف باستمرار عن تذكيرك بما لم تفعله بعد. بعد كل شيء ، لقد قمت بتحويل كل هذه المهام إلى نظام خارجي.

هذه ، من حيث المبدأ ، هي النقاط الرئيسية لتقنية إنهاء الأشياء التي يعتمد عليها كل شيء. إذا فهمت هذا المبدأ ، فلديك بالفعل فهم عام لماهية GTD. هذا هو نظام إدارة الحالة الفعالة ، وخلق الأفكار ، والذي يعتمد على كل من التنظيم الخارجي للمهام في إطار الملاحظات ، والتقويمات ، ونظام التذكير ، وعلى التحسين الداخلي لعمل الوعي.

علاوة على ذلك ، هذين المستويين مترابطان. يعمل النظام الخارجي كشرط مسبق وأداة لوعي منظم و "نقي". ويسمح لك العقل الصافي بالعمل بكفاءة أكبر * وتقليل التعب.

(* على الرغم من أنني أستخدم كلمة "عمل" ، إلا أنها لا تشير حصريًا إلى الأنشطة المهنية. في هذا السياق ، يتعلق العمل بأي شيء على الإطلاق. التخطيط لقضاء إجازة هو أيضًا عمل. تمامًا مثل التفكير في مشكلة العلاقات مع الآخرين المهمين ).

الميزة 1 - حدد الإجراء التالي

"عندما تخطط لنشاطك (نية التنفيذ) وتقرر الإجراءات التي ستنفذها في أي سياق ، فأنت تقريبًا تقوم تلقائيًا بإعداد نفسك للسلوك المطلوب بدلاً من تجميع كل إرادتك في قبضة يد وإجبار نفسك على القيام بشيء ما."
~ د. ألين

إذا قرأت كتابًا "كيفية إنجاز الأمور"، إذن ستفهم أن هذه هي القاعدة الأكثر ذهبية. المؤلف يستمر في العودة إليه. علاوة على ذلك ، فهو مهووس بفكرة تعليم العالم كله التفكير في الإجراء التالي!

نعم ، القاعدة مهمة ، لكنها تتطلب وقتًا وانضباطًا لتصبح عادة.

الحقيقة هي أننا ، كقاعدة عامة ، نتحدث عن المهام بطريقة عامة ومجردة. "نحتاج إلى التأكد من أن الطفل يتعلم بشكل أفضل" ، "أحتاج إلى أن أصبح أكثر هدوءًا من أجل المشاركة بشكل أقل في النزاعات". بالطبع ، أنت بحاجة إلى وضع الصورة الكبيرة في الاعتبار ، ولكن من أجل الانتهاء من الأمور ، تحتاج إلى الانتقال إلى المستوى التالي من التخطيط ، أي التفكير في الإجراء التالي.

في أمثلةنا ، يمكن أن يكون هذا:

• ابحث عن مقالات على الإنترنت حول تنمية قوة الإرادة والانضباط ومحاربة الكسل. أو ابحث عن كتاب حول هذا الموضوع في محل لبيع الكتب.
• "اقرأ عن ماهية تقنيات الاسترخاء."
• "حدد موعدًا للتحدث مع ابنك عن مشاكل التعلم لديه."

لا يجب أن يكون الإجراء التالي فعلًا جسديًا. "فكر فيما إذا كنت بحاجة للذهاب إلى الكلية على الإطلاق" هو ​​أيضًا إجراء. يمكنك فقط التفكير في المهمة ، ليس من الضروري أن تبدأ. ولكن من خلال تحديد هذه الخطوة فقط ، سوف تقوم بالفعل بتحرير جزء من دماغك.

لا يمكننا حل كل مشكلة في حياتنا. لذلك ، من المهم أن نفهم أن قرار "عدم القيام بأي شيء" هو أيضًا قرار.

هذا الحدث لا يسمح فقط بتفريغ الوعي ، ولكن أيضًا لإعادة شحن الدافع. العديد من المهام ، عندما نتخيلها في أذهاننا ، تبدو مستحيلة أو صعبة للغاية. "يا إلهي ، سأضطر إلى تفكيك كوخ الصيفي بأكمله ، هذا عمل بلا نهاية!"ولكن سيكون من الأسهل بالنسبة لنا أن نبدأها إذا حددنا خطة في شكل الإجراءات التالية: "ابحث عن الأدوات المناسبة على الإنترنت". إنه أسهل بالفعل ، أليس كذلك؟ وعندما نفعل ذلك ، سنشعر بالرضا لأننا نقترب خطوة واحدة من الهدف النهائي.

الميزة 2- التحويل إلى نظام خارجي

كما قد تتذكر من هذه المقالة ، فإن الاعتماد على الذاكرة ليس فقط غير موثوق به ، ولكنه أيضًا غير فعال من حيث استخدام موارد عقلك. لذلك ، يوصي David Allen بشدة بنقل جميع المهام إلى نظام خارجي من أجل تحرير الذاكرة.

يمكن أن يكون النظام الخارجي عبارة عن جهاز لوحي أو هاتف أو مفكرة أو كمبيوتر أو كمبيوتر محمول. أي وسيط مناسب يمكنك العمل به.

بالمناسبة ، هذا ما تبدو عليه قائمة المهام الخاصة بي بعد المعالجة المسبقة. لقد أزلت الكثير من الأشياء غير الضرورية من هناك ، أشياء قمت بها بالفعل أو قررت عدم القيام بها على الإطلاق. أي أنه في المرحلة الأولى وقبل تطبيق "قاعدة الدقيقتين" (حولها أدناه) ، كانت أكبر من ذلك بكثير.

لن يكون من غير الضروري أن نقول إن قائمة المهام يجب أن تكون منظمة ومناسبة ويمكن الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت. في حاجة إليها مواكبة باستمراروصقل حسب الضرورة. بحاجة للاتصال بهللتحقق معه من التقدم المحرز في مشاريعك.

(هذا ليس بالطريقة التي قمت بها (أو ربما أنت): أكوام من الأوراق والدفاتر في أماكن مختلفة من مساحة العمل الخاصة بي والتي لم أتمكن من الوصول إليها مطلقًا).

وبالطبع!!! يجب كتابة كل مهمة على أنها الإجراء التالي!

الميزة 3 - تنظيم المهام حسب السياق

"لا يتطلب الأمر الكثير من الجهد لفعل شيء ما. يلزم بذل المزيد من الجهد لتقرير ما يجب القيام به ".
~ ديفيد ألين

لم ألاحظ أن الكتاب يقدم نصائح مباشرة حول كيفية تحديد أولويات المهام. ديفيد ألين على يقين من أن أهمية المهام المختلفة لوعينا ليست حرجة للغاية ، لأن الاهتمامات الكبيرة والصغيرة تشغل مكانًا في وعينا وعلينا أن نقوم بها جميعًا (أو نقرر عدم القيام بذلك). يمكن لأمر تافه لم يتم القيام به ، والمعلومات التي يتم تخزينها في الذهن ، أن يصرف انتباهك عن الأمور "الأكثر أهمية". ومع ذلك ، فإنه يوفر طريقة ممتازة لتنظيم المهام حسب السياق أو مستوى الطاقة.

اعتدت أن أتوصل إلى هذه الطريقة بشكل حدسي إلى حد ما ، لكنني نسيت ذلك لأنني لم أقم بإضفاء الطابع الرسمي عليها ولم أجعلها عادة. على سبيل المثال ، هناك قائمة كبيرة من المهام. تتطلب بعض المهام الكثير من الطاقة.

بالنسبة لي ، هذه هي "إجابات على التعليقات ودعم الطلاب" ، "مقالات".

بالنسبة للبعض ، لا يكفي ، على سبيل المثال ، "الدفع مقابل الاستضافة" ، "العمل مع الحسابات الإلكترونية". يمكنني القيام بذلك بسهولة عندما لا يكون لدي وقت للمقالات.

القرارات حول "ماذا يجب ان افعل الان"أخذ مني ، أولاً ، الكثير من الطاقة ، وثانيًا ، كان له تأثير سلبي على التحفيز. لم أتمكن من اختيار النشاط الأمثل لمستوى طاقتي ، ولهذا تركت العمل ، وأنهيت يوم العمل بشعور يضرب به المثل أنني لم أفعل شيئًا. الآن ، إذا كان لدي القليل من القوة والكثير من الوقت ، يمكنني فقط القيام بالعمل الذي لا يتطلب الكثير من الطاقة. يمكنني فقط إلقاء نظرة على القائمة مع العنوان "طاقة منخفضة"ونصنع منه شيئًا. كل شيء عبقري بسيط!

يمكنك أيضًا تنظيم قائمة المهام حسب السياق ، على سبيل المثال ، "على الكمبيوتر" ، "في المتجر"إلخ. يتم عرض العديد من طرق التنظيم الأخرى في الكتاب.

الميزة الرابعة - "قاعدة دقيقتين"

قاعدة بسيطة جدا ، لكنها فعالة للغاية. إذا قمنا بتنظيم معلومات المهام الخاصة بنا في قائمة تذكير ، فقد نشعر بالرعب من حجم القائمة. لحسن الحظ ، هناك طريقة جيدة وسهلة لتنظيفه تمامًا.

لست بحاجة إلى كتابة: "الرد على رسالة صديق عندما يكون لديك وقت فراغ"إذا كانت هذه الإجابة تستغرق أقل من دقيقتين!

فقط أجب الآن وحرر رأسك وقائمة المهام من هذه الحالة. عندما بدأت ، بعد قراءة كتاب D. Allen ، في فرز صندوق البريد الخاص بي ، وجدت العديد من الرسائل التي لم يتم الرد عليها هناك. بالطبع ، ذات مرة ، قمت بتمييزها بالعلامات كمهام مهمة ، ولكن بعد ذلك نسيتها.

في النهاية ، بعد إجراء المراجعة ، أجبت على الكثير من الرسائل القديمة ، ولم يستغرق الأمر الكثير من الوقت. تلقى بعض قرائي ردًا مني بعد عام! لا تنزعج ، من فضلك ، هذا هو نتيجة صندوق البريد المكتظ وسوء تنظيم الشؤون. الآن أحاول الإجابة على الفور إذا فهمت أن عملية قراءة الرسالة ومعالجتها ستستغرق 5 دقائق على الأقل. دقيقتان ليست صارمة ، دع الجميع يحدد الفترة الزمنية القصوى لأنفسهم.

بشكل عام ، تتم صياغة "قاعدة الدقيقتين" على النحو التالي. إذا وجدت ، أثناء معالجة قائمة المهام الخاصة بك ، مهمة ستستغرق أقل من دقيقتين لإكمالها ، فما عليك سوى القيام بذلك.

الميزة 5 - اكتب الأفكار

بالتأكيد لاحظت أن أفضل الأفكار حول عملك تأتي إليك عندما لا تعمل! لذلك ، ينصح د.ألين أن يكون لديك دائمًا شيء في متناول اليد يساعدك في حفظ الأفكار: جهاز كمبيوتر محمول ، أو جهاز لوحي إلكتروني ، إلخ. النقطة هنا ليست فقط أنه سيساعدك على عدم نسيان الأفكار القيمة وتحرير ذاكرتك من المعلومات. نعم ، هذا مهم أيضًا.

ألين متأكد من أن "الشكل يحدد المبادئ". وفقا له ، شخص "قد يكون هناك إحجام لاشعوري عن التفكير في أي شيء لأنه ليس لديك مكان لتدوين الأفكار التي تظهر."

اختبرت ذلك بنفسي. عندما سافرت إلى الهند ، كنت دائمًا أحمل معي دفتر ملاحظات أو هاتفًا حيث يمكنني تدوين أفكاري وأفكاري. وتدفقت ذهني معهم للتو. كتبت أفكاري وأنا أرتجف على مقاعد القطارات الهندية ، على قمم التلال الخلابة ، في أنقاض المعابد القديمة ، تحت أشعة الشمس أو تحت مروحة في غرفة فندق.

كنت هادئًا ، أولاً ، لأنه كان لدي مكان ما لإصلاح الأفكار التي نشأت ، وثانيًا ، نظرًا لحقيقة أنني لم أضطر إلى الاحتفاظ بالأفكار في ذاكرتي بكل قوتي ، كنت أعلم أنه يمكنني دائمًا العودة لهم.

بالطبع ، من المهم ليس فقط تكوين عادة تدوين أفكارك ، ولكن مراجعة هذه القائمة بانتظام.

اقتباسات ، قواعد قيّمة من أشخاص آخرين ، بالمناسبة ، أنا الآن أكتب أيضًا ، ولا أحاول الاحتفاظ بها في الذاكرة.

الرقاقة 6 - لا تفصل بين الحياة والعمل

"الأسئلة المفتوحة غير المجمعة متساوية من حيث التوتر الذي تسببه والاهتمام الذي تتطلبه".
~ ديفيد ألين

كما كتبت بالفعل ، بالنسبة لأدمغتنا ، لا يوجد فرق كبير بين المهام: "إنهاء مشروع في العمل" ، "ناقش المشكلة مع زوجتك". كلتا المهمتين تشغلان ذاكرتنا وتستهلكان الموارد العقلية ، بغض النظر عن مكان وجودنا ، في المكتب ، في المنزل أو في إجازة.

والنتيجة العملية من هذا المبدأ كانت اكتشافًا عظيمًا بالنسبة لي. اعتدت على تأجيل التفكير في المشاكل الشخصية والحياتية حتى وقت لاحق عندما وصلت إلى العمل. "بعد كل شيء ، أنا الآن أعمل! أنا مشغول!"اعتقدت.

لكن في الحقيقة ، حقيقة أن هذه المهام "معلقة" في ذهني يمكن أن تتداخل مع تركيزي وعملي الفعال (أعني هنا العمل بالمعنى المعتاد ، كنشاط احترافي). وأسوأ شيء يمكننا فعله هو تركهم معلقين. لذلك ، في بعض الأحيان يكون من المنطقي حل بعض الأمور الأسرية الملحة ، والمهام الروتينية ، وحتى التفكير في "الأسئلة الفلسفية" التي تزعجك كثيرًا قبل أن تجلس للعمل.

من الواضح أن هناك مشاكل هنا. يمكنك الانغماس في هذا التفكير لفترة طويلة بحيث لا تتمكن من العمل أبدًا. لذلك ، من الضروري التعامل مع هذا المبدأ بعناية ووعي. الحل الجيد الآخر هو الإضافة إلى قائمة المهام الخاصة بك: "فكر في معنى الحياة"وتحرر عقلك من التذكيرات.

الرقاقة 7 - فوائد العلاج النفسي

"التمرير غير المثمر والذي لا نهاية له للفكر في الرأس يقلل من القدرة على التحليل والعمل."
~ ديفيد ألين

لا يسعني إلا التفكير في تطبيق هذه التكنولوجيا في مجال علم النفس والعلاج النفسي ، والوقاية من العصاب ، وحالات الوسواس القهري ، والمواقف المدمرة.

هناك طرق مختلفة للتخلص من الأفكار الهوسية والسلبية. يوصي بعض علماء النفس بإخضاع مثل هذه الأفكار لتحليل منطقي دقيق. يستخدم البعض الآخر تأكيدات مهدئة وواقعية.

ومع ذلك ، على الرغم من أنني أستخدم هذه الأساليب في ممارستي لمساعدة الأشخاص الذين يعانون من نوبات الهلع ، إلا أنني أفهم أن احتمالات منطقنا في حالة القلق والذعر محدودة للغاية ، وهناك دائمًا احتمال أن ينقلب مثل هذا التحليل ضد الشخص الذي يستخدمه. لذلك أوصي بصبر فقط بعدم الرد على الأفكار المتطفلة.

لكنني أعتقد أيضًا أن مبادئ "تحديد الإجراء التالي" و "التركيز على الهدف" يمكن استخدامها جيدًا مع الأفكار الوسواسية والمواقف السلبية.

لنفترض أنك تعاني من المراق.

انت تفكر: "لدي مرض رهيب وقاتل".
حسنًا ، فكر الآن: "ما هو الإجراء التالي؟"
"ربما يجب أن أذهب لأتفقدها. لكنني ذهبت بالفعل إلى الأطباء هذا الأسبوع ، لم تظهر الفحوصات أي شيء رهيب!
سقط كل شيء في مكانه الصحيح؟

أو هل لديك قلق اجتماعي؟

"الناس لا يقبلوني ، أنا شخص لا قيمة له"

ما هو العمل القادم؟

"سأعمل على تحسين صفاتي الاجتماعية وسأبدأ بـ…." أو / و "سأتعلم قبول نفسي كما أنا وسأبدأ بـ ...". في أغلب الأحيان ، تكون المهارة الأولى والثانية مطلوبة معًا لحل مشاكل الشك الذاتي ، والرهاب الاجتماعي ، وما إلى ذلك. لن تؤدي صياغة الإجراء التالي إلى إعدادك للهدف فحسب ، بل ستظهر أيضًا أن تحقيق الهدف ممكن!

وحتى إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فسيكون الإجراء التالي: لن أفعل أي شيء حيال هذه المشكلة. لأنه لا يمكن إصلاحه. إذا كان الأمر كذلك ، فلماذا تفكر في ذلك؟

سيساعدك هذا النهج في التفكير ليس في المشكلة ، ولكن في حلها! غالبًا ما يركز الأشخاص القلقون ، المشبوهون ، القلقون بشدة على المشاكل. "لدي القليل من الأصدقاء" ، "الخوف لا يتركني" ، "الجميع يفكر بي بشكل سيء" ، إلخ. إنهم يسألون أسئلة حول "لماذا" أكثر من "ماذا نفعل حيال ذلك" ، الأمر الذي يخلق فقط قلقًا جديدًا وشعورًا بالعجز.

لكن السؤال هو: "ما هو الإجراء التالي؟"يضعك على الفور على طريق حل المشكلة (أو اتخاذ قرار بعدم القيام بأي شيء) ، والذي يمكن أن يحرر رأسك من مجموعة كاملة من الأفكار السلبية التي لا معنى لها حول المشكلة. بشكل عام ، جربه!

ما الذي يمكن تحقيقه مع GTD؟

"المشكلة ليست نقص الإبداع ، بل إزالة الحواجز التي تحول دون التدفق الطبيعي للطاقة الإبداعية."
~ ديفيد ألين

إن تطبيق منهجية إنهاء الأعمال التجارية يذهب إلى ما هو أبعد من تحسين كفاءة العمل. لذلك ، من خلال تنفيذ بعض جوانب هذا النهج في الممارسة على الأقل ، لن تشعر فقط بزيادة الإنتاجية ، ولكن أيضًا بمزيد من الوضوح في الوعي. الغرض من هذا النظام ليس فقط جعلك تعمل بشكل أفضل ، ولكن لتحرير رأسك من الأفكار غير الضرورية حول العمل والمهام غير المكتملة. بحيث يمكنك بسهولة التخلي عن الأفكار حول ما لا يمكنك تغييره أو أن يكون لديك حل جاهز لما يحتاج إلى عملك.

هل كنت تفكر في قراءة كتاب عن الإنتاجية لفترة طويلة ، وتخطيط وقتك بكفاءة؟الكتاب ، الذي ستتم مناقشته اليوم ، سيثري ليس فقط بمعلومات جديدة ، بل سيعطي أيضًا دفعة حقيقية للعمل. مؤلف ديفيد ألين. إنتاجية خالية من الإجهاد ممكنة مع نظام GTD يدعي المؤلف. هذا الكتاب مفيد لكل من يحتاج إلى ترتيب شؤونه ، سواء في العمل أو في حياته الشخصية.

يقدم David Allen ، في كتابه Getting Things in Order: The Art of Stress Free Productivity ، نظامًا فريدًا لتنظيم الأشياء.

هذه ليست إدارة وقت كلاسيكية ، ولكنها نظام لإنجاز جميع القضايا - Getting Things Done (GTD).

• ماذا تفعل إذا لم يكن لديك الوقت لفعل أي شيء ، وأعصابك في أقصى حدود ، وتمسك بشيء أو آخر ، لكنك دائمًا تفوتك شيئًا مهمًا؟
• كيف تكون أكثر كفاءة في العمل ، ولكن في نفس الوقت تكون قادرًا على الاسترخاء؟
• كيف "كبح" الروتين؟
• كيف تتعلم الفصل بين الأشياء الصغيرة والمهمة وتحديد الأهداف بشكل صحيح وتوزيع الأولويات؟
• كيف تتعامل مع المعلومات والمهام الواردة؟

اعثر على إجابات لكل هذه الأسئلة والمزيد في كتاب David Allen "ترتيب الأمور: فن الإنتاجية الخالية من الإجهاد".

نسخة جديدة من كتاب (2015) ، تمت مراجعته مع الأخذ بعين الاعتبار حقائق عالم تكنولوجيا المعلومات اليوم.

لا تساعدك الأدوات البسيطة الموضحة في هذا الكتاب على تحقيق الكفاءة فحسب ، بل تعلمك أيضًا كيفية عدم إثقال عقلك بمختلف المشتتات والأفكار.

لقد قيل الكثير عن العادات هنا أيضًا ، لأنه من أجل تنفيذ نظام إنهاء الأشياء في الجسم عمليًا ، فأنت بحاجة إلى ذلك

ديفيد ألين. إنتاجية خالية من الإجهاد للجميع

الفكرة الرئيسية للكتاب:

تفريغ عقلك. وضوح الوعي وتنظيم الأفكار - هذا هو المهم للتركيز والإنتاجية الكاملين.

توقف عن وضع الأفكار فوق بعضها البعض ، ومضغها ، والعودة إليها باستمرار ، ونتيجة لذلك ، لا تتخذ أي قرار.

ماذا أفعل؟

للقيام بذلك ، تحتاج إلى "نقل" القوائم من رأسك إلى وسيط خارجي. عندما يتوقف الدماغ عن التمسك بهذه البيانات ، سيتوقف عن القلق ويمكنه التركيز على التنفيذ الفوري للمهام.

سوف تتدفق الأفكار باستمرار في رأسك مثل النحل الذي لا يهدأ حتى يعثروا على خليتهم. عندما يمتلئ الرأس بأفكار مختلفة ، ما نوع الإنتاجية التي يمكننا التحدث عنها؟

القاعدة الرئيسية من David Allen - يجب تدوين أي فكرة ووضعها على رف البريد الوارد.

"البريد الوارد" هو كل الأفكار الواردة ، والإيصالات ، والتذكيرات ، وملاحظات الاجتماع ، وما إلى ذلك.

يحتوي الكتاب على خوارزمية واضحة للعمل مع هذه المعلومات.

التالية.

هذا نموذج للطريقة الطبيعية للتخطيط.

اتخاذ بعض القرار

ماذا أفعل؟

1. فكر في حل باتباع الرسم التخطيطي:

• لماذا أحتاجه؟
• ما النتيجة التي أحتاجها (ماذا يجب أن يحدث) ؛
• تخيل نجاحك.

2. مزيد من العصف الذهني ، جيل من الأفكار يركز على النتيجة المرجوة. يجب تدوين الأفكار ، وعدم تقييم مدى ملاءمتها على الفور ، أي كتابة كل ما يتبادر إلى الذهن. الكمية مهمة هنا ، وليس الجودة.

3. ثم نختار أفضل الأفكار ، قم بتجميعهم وتنظيمهم في مخطط واحد. إنه ممكن في نسخة مكتوبة بخط اليد ببساطة على الورق أو في خدمة ، مثل Xmind.

4. تحديد الإجراء المحدد التالي لكل فكرة.

5. نحن نفعل.

يمر عقلك بخمس خطوات لإكمال أي مهمة تقريبًا: تحديد الهدف وكيفية تحقيقه ، وتصور النتيجة ، والعصف الذهني ، وتنظيم القرارات المتلقاة ، وتحديد الإجراءات التالية. - ديفيد ألين

منهجية إنهاء الأمور في الجسم وديفيد ألين - الإنتاجية والجدوى في كل شيء!

منهجية إنهاء الأشياء - تعليم حقيقيبالنسبة لهؤلاء ، هذا ليس فقط تنظيم الأشياء وتخطيطها ، وزيادة الإنتاجية والإنتاجية ، ولكن أيضًا قرار أساسي حول كيفية أداء جميع المهام بشكل هادف ، مع الحفاظ (وهذا مهم!) على الرفاهية النفسية. علاوة على ذلك ، هذا لا ينطبق فقط على العمل ، ولكن أيضًا على الحياة الشخصية.

يمكن لأي شخص تطبيق هذه التقنية.

الكتاب نفسه يتكون من ثلاثة أجزاء.

الجزء الاولنظرة عامة موجزة عن النظام ، بالإضافة إلى شرح تفرده وأهميته.

في الجزء الثاني- مبادئ النظام وتطبيقها خطوة بخطوة في الحياة اليومية.

الجزء الثالث- هذه هي النتائج التي يمكن تحقيقها إذا طبقت هذا النظام في حياتك الشخصية وعملك.

يرتبط نظام GTD ارتباطًا وثيقًا بـ.ويمكن تدريبهم وتحسينهم ، كما أثبت العلماء بالفعل.

إحدى الطرق المتاحة لتدريب الدماغ والحفاظ على وظيفته الطبيعية وتطوره هي أجهزة محاكاة الدماغ. يمكنك الدراسة مجانا >>>خدمة معدات ممارسة مجانية wikium

تشمل الوظائف المعرفية (الإدراكية): الذاكرة ، والتفكير ، والانتباه ، والإدراك ، والفكر ، والكلام.

كل القدرات المذكورة أعلاه مرتبطة بنشاط الدماغ. لذلك ، مع عدم كفاية نمو الدماغ ، مع حدوث خلل في عمله جودة الوظائف المعرفيةالنقصان. يسمى الانخفاض الملحوظ في الجودة بالاضطرابات المعرفية (الاضطرابات).

يؤثر ضعف الإدراك سلبًا على إنجازات الشخص في مختلف مجالات حياته: اليومية ، والمنزلية ، والتعليمية ، والمهنية ، والاجتماعية.

لهذا السبب من المهم تدريب عقلك وفي أي عمر.

ديفيد ألين - الإنتاجية من خلال الاستدلال الشخصي

تكمن روعة الكتاب أيضًا في حقيقة أنه لا توجد فقط استنتاجات وصياغات جافة قدمها المؤلف ، ولكن أيضًا الكثير من الأمثلة "الحية".

ما هو المقصود؟

جوهر منهجية إنهاء الأشياء الخاصة بهاديفيد ألين يكشف ويوضحكمثال ، المواقف والاجتماعات والمشاورات مع عملائها.

يُظهر مشاكل الأشخاص والشركات ويكشف أخطائهم ويغير الوضع جذريًا للأفضل ، ويوضح كيف تعمل تقنية إدارة الوقت حقًا إنجاز الأمور (GTD)يساعد وتعلم العيش بدون ضغوط.

إنجاز الأمور, GTD(مترجم من إنجليزي- "إنجاز الأمور" ، ولكن في كثير من الأحيان وبشكل غير صحيح - "كيفية ترتيب الأشياء") - تقنية لتحسين الكفاءة الشخصية أنشأها ديفيد ألين ووصفها في كتاب يحمل نفس الاسم ، الطبعة الأولى منه تم نشره في عام 2001 وترجم إلى 23 لغة.

يستند GTD إلى مبدأ أن الشخص يجب أن يحرر عقله من تذكر المهام الحالية (هناك استثناءات في الحالات التي تكون فيها العديد من المهام لمشاريع مختلفة مترابطة) ، ونقل المهام نفسها وتذكيرها إلى وسيط خارجي. وبالتالي ، يمكن للعقل البشري ، المتحرر من ذاكرة ما يجب القيام به ، التركيز على أداء المهام نفسها ، والتي يجب تحديدها بوضوح وصياغتها مسبقًا ("ما هو الإجراء التالي الذي يجب اتخاذه؟"). خلافًا للاعتقاد الشائع ، لا تشير GTD إلى إدارة الوقت ، وتنتقدها لتركيزها الضيق وفعاليتها المحدودة.

موسوعي يوتيوب

1 / 5

✪ Getting Things Done (GTD) بواسطة David Allen - ملخص ومراجعة كتاب متحرك

✪ ديفيد ألين - كيفية إنجاز الأمور - الجزء 1/2 | لندن ريال

✪ ملخص لإنجاز المهام David Allen (احصل على ملف PDF ملخص الكتاب في الرابط أدناه)

✪ إنجاز الأمور بقلم ديفيد ألين (ملاحظات دراسية)

✪ نظم في 3 أسابيع مع GTD - الخطوة 1!

ترجمات

انتشار

1. مجموعة؛
2. علاج او معاملة؛
3. منظمة؛
4. إعادة النظر؛
5. أجراءات.

يستخدم ألين تشبيه "الارتفاع الطائر" لتوضيح نموذجه الرئيسي الثاني - نموذج مراجعة العمل من ستة مستويات، لمشاهدة منظور المهام والتعيينات. خط تصاعدي:

1. الشؤون الحالية؛
2. المشاريع الحالية؛
3. مجموعة من الواجبات
4. السنوات القادمة (1-2 سنة) ؛
5. منظور خمس سنوات (3-5 سنوات) ؛
6. الحياة.

بالارتقاء إلى منظور طائر ، يمكن للجميع التفكير في "الصورة الكبيرة" لأمورهم.

يوصي Allen بمراجعة أسبوعية لمختلف المستويات. تتيح لك الرؤية المكتسبة من هذه المراجعات إدارة الأولويات الشخصية ، والتي بدورها تحدد أولويات ما إذا كان سيتم إكمال المهام والواجبات المحددة التي تم جمعها أثناء عملية إدارة سير العمل ومتى يتم ذلك. أثناء المراجعة الأسبوعية ، يقوم الشخص بتحليل سياقات المهام ويضعها في قوائم مناسبة. من الأمثلة على تجميع المهام المتشابهة عمل قائمة بالمكالمات الهاتفية الضرورية أو قائمة بالمهمات التي يجب إكمالها في المركز. يمكن تحديد قواعد تكوين القوائم السياقية من خلال وجود أداة أو وجود شخص / مجموعة يجب مناقشة شيء ما أو تقديمه معهم.

يؤكد ألين أن النموذجين الأولين كافيان للتحكم والرؤية في معظم المهام والمشاريع. ومع ذلك ، هناك بعض الحالات التي تتطلب المزيد من التفكير والتفكير. لهذا ، يتم استخدام النموذج الرئيسي الثالث - الطريقة الطبيعية للتخطيط. أثناء إدارة سير العمل تتم " التركيز الأفقي»على أداء المهام الفردية ، بالطريقة الطبيعية للتخطيط« التركيز العمودي»حول تخطيط المشروع والتفكير الموضوعي. يتكون نموذج التخطيط من 5 مراحل:

1. تعريف الغرض والمبادئ ؛
2. رؤية النتائج المرجوة.
3. منظمة؛
4. تحديد الإجراء المحدد التالي.

يسهل GTD هذه العملية بناءً على تخزين وتتبع واستخدام المعلومات التفصيلية المتعلقة بالمهمة التي يتم تنفيذها. اقترح ألين أن العديد من الإخفاقات التي نواجهها نتجت عن التخطيط "الأولي" غير الكافي (أي عندما كان من الواضح بعد ما يجب تحقيقه وما هي الإجراءات المحددة اللازمة لتحقيق ذلك). من المهم التفكير مسبقًا ، وإنشاء سلسلة من الإجراءات التي يمكن إكمالها دون الرجوع إلى التخطيط. يجادل ألن بأن "نظام التذكير" في أذهاننا غير فعال ونادرًا ما يذكرنا بما يجب وما يمكننا فعله في هذه اللحظة وفي هذا المكان. لذلك ، يمكن أن تكون المعلومات حول "الإجراءات المحددة التالية" المرتبطة سياقًا بهذه اللحظة والمكان بمثابة دعم خارجي يضمن أن نقدم لأنفسنا التذكيرات الصحيحة في الوقت المناسب. نظرًا لأن GTD يعتمد على الاحتفاظ بسجلات إضافية ، فيمكن اعتباره تنفيذًا للنظريات العلمية للإدراك الموزع والعقل الممتد.

وصف موجز لـ GTD من كتاب Allen ، جاهز لأي شيء:

أخرج كل شيء من رأسك. اتخذ قرارات بشأن الإجراءات المطلوبة عند ظهور قضية - وليس عندما يلزم إحباطها. قم بتنظيم ملاحظات تذكير حول مشاريعك وأنشطتك المخطط لها وفقًا للفئات المناسبة. حافظ على هذا النظام ، وأضف إليه ، وقم بمراجعته في كثير من الأحيان بما يكفي للثقة حتى في اختيارك البديهي للإجراء (أو عدم اتخاذ أي إجراء) في المستقبل.

مبادئ

المبادئ الأساسية لـ GTD:

مجموعة

إنتاجية بدون ضغوطتبدأ بعملية تفريغ العقل ، والتي تتمثل في إصلاح كل شيء أكثر أو أقل أهمية على الورق أو أي وسيلة أخرى - في ما يسميه ألين سلة: صندوق بريد فعلي أو صندوق بريد إلكتروني أو مسجل صوت أو كمبيوتر محمول أو المساعد الرقمي الشخصي أو كليهما. خلاصة القول هي إخراج كل شيء أكثر أو أقل أهمية من رأسك إلى وسيط مناسب لمزيد من المعالجة. يجب إفراغ (معالجة) جميع عربات التسوق مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. لا يصر ألين على أي طريقة جمع محددة ، لكنه يؤكد أهمية تفريغ القمامة بانتظام. أي مكان تخزين (فعلي ، بريد إلكتروني ، مسجل شريط ، كمبيوتر محمول ، المساعد الرقمي الشخصي ، وما إلى ذلك) مقبول طالما يتم التعامل معه بانتظام.

علاج او معاملة

تتم معالجة السلة بدقة وفقًا للخوارزمية التالية.

1. لنبدأ بالعنصر الأعلى في سلة التسوق.
2. صنع عنصر واحد في كل مرة (وعدم إرجاع أي شيء أبدًا)
   • إذا كان العنصر يتطلب إجراءً:
     • افعل هذا (إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين إلى خمس دقائق) ، أو
     • تفويضه لشخص ما ، أو
     • نؤجله.
   • إذا كان العنصر لا يتطلب إجراءً:
     • اتركه في الخلفية ، أو
     • ارميها بعيدا ، أو
     • في قائمة "ربما يومًا ما".

إذا استغرق الإجراء أقل من دقيقتين إلى خمس دقائق ، فيجب القيام به على الفور. تستند قاعدة الدقيقتين إلى الوقت التقريبي المستغرق لتأجيل إجراء رسميًا.

منظمة

لتتبع العناصر التي تنتظر الاهتمام ، يوصي Allen باستخدام مجموعة من القوائم.

• الإجراءات التالية- لكل عنصر يتطلب الانتباه ، حدد الإجراء التالي الذي يمكن اتخاذه جسديًا. على سبيل المثال ، إذا كان هناك عنصر "كتابة تقرير مشروع" ، فقد يكون الإجراء التالي: "اكتب رسالة إلى ميخائيل مع اقتراح اجتماع" أو: "اتصل بمارينا لمعرفة متطلبات التقرير". بينما قد يتطلب عنصر ما عددًا قليلاً من الخطوات والإجراءات ، سيكون هناك دائمًا شيء يجب القيام به أولاً ، ويجب وصف هذه الخطوة في قائمة الخطوات التالية. ويفضل أن يتم تنظيم هذه الخطوات حسب السياق الذي يمكن أن تتخذ فيه (على سبيل المثال ، "في المكتب" أو "على الهاتف" أو "في المتجر").
• المشاريع- كل حلقة مفتوحة في الحياة أو العمل تتطلب أكثر من فعل مادي لتحقيق هدف ما تصبح مشروعًا. تحتاج المشاريع إلى المراقبة والمراجعة بشكل دوري للتأكد من أن الإجراء التالي مرتبط بكل مشروع وبالتالي سيمضي المشروع قدمًا.
• مؤجلة- عند تفويض أحد الإجراءات إلى شخص ما أو عندما يُتوقع حدوث حدث خارجي قبل المضي قدمًا في المشروع ، يتم تتبع ذلك في النظام والتحقق منه بشكل دوري إذا كان الإجراء مطلوبًا أو يلزم إرسال تذكير.
• ربما يوما ما- الأشياء التي سيتم القيام بها في وقت ما ، ولكن ليس الآن. على سبيل المثال ، "تعلم اللغة الصينية" أو "أقم حفلة في المسبح".

التقويم مهم لتتبع المواعيد والتعيينات ؛ ومع ذلك ، يوصي Allen بأن يكون التقويم محجوزًا فقط للأشياء التي يجب القيام بها في تاريخ محدد ، أو للمواعيد والمهمات ذات الوقت والمكان المحددين. ويجب أن تسجل الأشياء في قوائم الإجراءات التالية ، وليس في التقويم.

آخر عنصر تنظيم رئيسي في GTD هو نظام المستندات. يجب أن يكون نظام المستندات خفيفًا وبسيطًا وممتعًا. حتى قطعة واحدة من الورق ، إذا كانت مطلوبة للرجوع إليها ، يجب أن تحصل على مجلد خاص بها إذا كانت المجلدات المتاحة غير مناسبة لها. يقدم Allen نظام تخزين مستندات أحادي البعد ومنظم أبجديًا لاسترداد المعلومات التي تحتاجها بسرعة وسهولة.

إعادة النظر

لن تكون قوائم المهام والتذكيرات ذات فائدة تذكر ما لم تراجعها يوميًا على الأقل ، أو كلما أمكن ذلك. بالنظر إلى الوقت والطاقة والموارد المتاحة في الوقت الحالي ، ابحث عن أهم مهمة يمكن القيام بها على الفور وإنجازها. إذا كانت لديك عادة المماطلة ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى القيام بمهام سهلة وتجنب المهام الصعبة. لحل هذه المشكلة ، يمكنك تنفيذ إجراءات من القائمة واحدة تلو الأخرى ، على غرار طريقة معالجة السلة. يتطلب GTD أن يكون هناك مراجعة أسبوعية على الأقل لجميع الأنشطة والمشاريع والعناصر "المؤجلة" للتأكد من إدخال أي مهام جديدة أو أحداث قادمة في النظام وأن كل شيء محدث.

أجراءات

أي نظام تنظيمي لا قيمة له إذا كان يقضي وقتًا طويلاً في تنظيم المهام بدلاً من إكمالها فعليًا. كما يجادل David Allen ، إذا تم جعل مثل هذا النظام بسيطًا لأداء الإجراءات الضرورية ، فسيقل احتمال تأجيل الشخص لها أو "زيادة التحميل" مع عدد كبير جدًا من "الحلقات المفتوحة".

الوسائل والتقنيات

43 مجلدًا

يقترح ألين تنظيم مستنداته في نظام يسمى "43 مجلدًا". يتم استخدام اثني عشر مجلدًا ، واحد لكل شهر ، ويتم استخدام 31 مجلدًا إضافيًا لكل يوم من الأيام الـ 31 التالية. يتم تنظيم المجلدات للمساعدة في تذكير المستخدم بالأنشطة التي يتعين القيام بها في ذلك اليوم.

المجلدات والمجلدات

يذكر ألين في كتابه أنه من الأفضل استخدام المجلدات لسهولة البحث وهيكلة المعلومات ، بحيث تكون جميع المستندات المتعلقة بمشروع واحد في مكان واحد. يتيح لك ذلك العثور بسرعة على المستندات التي تحتاجها. حتى إذا كان هناك مستند واحد فقط ينتمي إلى المشروع ، فلا يزال من الأفضل وضعه في مجلد ، حيث قد تظهر مستندات جديدة حول هذا الموضوع.

هل تبحث عن طرق للعمل بشكل أقل وإنجاز المزيد؟ هل توليت أكثر من عشرين مشروعًا ، وفقدت السيطرة على الوضع؟ ربما تراكم التعب ببساطة: العمل ، المنزل ، اللياقة البدنية ، نمط الحياة الصحي ، الأصدقاء ، الأهل ، الأسرة ، الأطفال؟

في هذه الحالة ، سوف يساعدك David Allen وطريقة GTD الخاصة به. هذا لقاح مضاد للتوتر سيعلمك كيفية إدارة الوقت والوعي.

جوهر طريقة إنهاء الأشياء

قام David Allen بتطوير واختبار استراتيجية فعالية شخصية تهدف إلى الحصول على أقصى فائدة بأقل جهد. ووصف طريقة لتخصيص الوقت بشكل فعال بين الأشياء المهمة والضرورية. يُترجم اسم طريقته - إنجاز الأمور (GTD) - على أنه "إنجاز الأشياء" ، على الرغم من أن المعنى هو الأنسب "كيفية ترتيب الأشياء". المبادئ بسيطة:

1. يتم نقل جميع الأعمال غير المكتملة من الرأس إلى محرك أقراص خارجي. يتم جمع المعلومات وتسجيلها في قائمة. يتم إحضار كل شيء: حتى أصغر شيء. يجب أن تكون القائمة متاحة في أي وقت ، وتحتاج إلى النظر فيها باستمرار.

2. يتم تسجيل التفسيرات حتى لا تضيع وقتك في التفكير في المشكلة في المستقبل.

3. يتم إنشاء نظام قائمة تذكير. يجب تحديثها بانتظام (يوميًا ، أسبوعيًا): شطب المهام المكتملة ، أدخل مهام جديدة. يتم التحكم: أفقي - على كامل قائمة الحالات ؛ عمودي - لكل حالة محددة (ما تم القيام به وما هي التوقعات).

لتحسين العمل ، حدد وقتًا وتاريخًا محددًا لإكمال المهمة. استخدم مخططًا أو تقويمًا. استمع إلى ما ينصح به ديفيد ألين. نفذ جميع الإجراءات بالتسلسل.

يجب علينا ممارسة؟

1. التحويل. سلط الضوء في عقلك واكتب على الورق في جملة واحدة الموقف / المهمة / المشروع الأول الذي يبرز في رأسك. لا يهم ما إذا كان الطموح يتعلق بالنشاط المهني أو الأسرة أو الشخصية. يجب أن تبدو هذه نتيجة عمل ناجح. فمثلا:

الذهاب في إجازة إلى جزر المالديف معًا / مع العائلة بأكملها ؛

· إطلاق مصنع / سلسلة متاجر في تشيليابينسك ؛

· اخبز كعكة / فطائر حسب وصفة الجدة.

2. التفسيرات. اكتب الإجراء المادي المحدد الذي يجب اتخاذه للمضي قدمًا في هذا المشروع. ما الذي يمكن عمله الآن؟ اين نذهب؟ بمن تتصل؟ ماذا اكتب؟ مع من نتحدث؟

· اتصل بوكالة السفر لتحديد خيارات المسارات ؛

· إرسال طلب معد عن طريق البريد الإلكتروني.

· قم بشراء الدقيق والزبدة والبيض من متجر ABV.

3. فكر في الطريقة التي توصي بها
ديفيد ألين. ما الذي تغير بعد لحظة تفكير؟ كقاعدة عامة ، لا يؤدي إبراز مهمة معينة إلى زيادة التحكم فيها فحسب ، بل يتيح لك أيضًا الاسترخاء. نظرًا لتكوين صورة محددة للنتيجة المرجوة ، فقد تم تحديد الخطوات الأولى نحو تحقيقها ، وتم تحديد الموارد اللازمة.

لا تفكر في المشكلة ، فكر في كيفية حلها

التفكير وتحديد المهام هو عملك الفكري. يتم تحديد إنتاجية العمل الفكري من خلال الإجابة على السؤال: "ما هي النتائج المتوقعة من العمل؟" كلما تم تحديد النتيجة بشكل أكثر وضوحًا ، زادت إنتاجيتك الفكرية.

تتحول المشكلة إلى مهمة محددة تحتاج إلى حل. يتم تقسيم العملية إلى خطوات بسيطة ، يتم تنفيذ أقربها على الفور. لا يقوم الشخص بفرز المهام واحدًا تلو الآخر: أريد أن أتعلم كيفية الغناء يومًا ما ، وأحتاج إلى إنشاء مشروع بشكل عاجل ، والتقاط طفل من روضة الأطفال. يأخذ قائمة ويمشي على طول مسار تنفيذ إجراءات محددة:

· لتعلم كيفية الغناء ، تحتاج إلى الاتصال بمدرس - سيستغرق ذلك دقيقتين. أنا أتصل الآن.

· بالنسبة للمشروع ، أنت بحاجة للذهاب إلى المتجر لشراء المواد وفقًا للقائمة من أجل صنع نموذج غدًا ، والتقاط الطفل في الطريق.

بفضل نظام GTD ، لا يمتلئ الرأس بالأفكار المحمومة حول المشاريع غير المكتملة. القائمة بالفعل أمامك. يمكنك الاسترخاء والانتقال إلى الخطوة التالية.

إنه مثل سوبر ماركت

يمكنك التجول وتذكر المنتجات التي تحتاج إلى شرائها. يتطلب الأمر كل القوة ، ولكن لا يزال هناك شيء ما ، دعه يُنسى ، أو ستحصل على مجموعة إضافية.

أو يمكنك القدوم إلى المتجر بقائمة مكتوبة على الورق (هاتف ذكي): في هذه الحالة ، يتم إنفاق موارد العقل فقط على تحسين العملية. بالنظر إلى القائمة ورؤية الحليب هناك ، اذهب وشرائه ، مع الانتباه إلى التنوع والشركة المصنعة وتاريخ الصنع والسعر. هذا يجلب المزيد من الفوائد لميزانية الصحة والأسرة.

عندما يتم تحديد النتيجة ، يتحرك الشخص في الاتجاه الصحيح ، ويسأل نفسه باستمرار السؤال: "ما هي الخطوة التالية التي يجب اتخاذها للاقتراب من الهدف؟"

حوّل الأفكار غير الملموسة إلى أفعال جسدية

يقدم David Allen مجموعة من الأدوات المساعدة التي تسمح لك بتحرير عقلك من الروتين إلى العمل في المشاريع العالمية. يمكن تخزين قائمة المهام باستخدام على سبيل المثال:

• مذكرات؛

• صواني للأوراق الورقية.

• مجلدات مع ملصقات ؛

• المنظمون الإلكترونيون أو الطائرات الشراعية ؛
• مديري المهام (انظر لنا).

تتكون العديد من المشاريع الضخمة من مجموعة من الإجراءات الصغيرة ، يستغرق كل منها من دقيقة إلى دقيقتين. في هذه الحالة ، ما عليك سوى القيام به والنسيان. هذا هو مبدأ دقيقتين - أحد المفاتيح الرئيسية في إنهاء الأشياء. حولها إلى عادة - باستخدام متتبع بسيط (كتبنا عن ذلك).

يمكن تنزيل النسخة الإلكترونية من كتاب David Allen "Getting Things in Order" من الروابط: bookscafe.net ، Book Search ، FB2LIT.

في الوقت نفسه ، إذا كانت معظم المكتبات الإلكترونية تقدم جزءًا تمهيديًا به رابط في النهاية ، حيث يمكنك تنزيل الكتاب بالكامل بعد الدفع (السعر من 170 إلى 400 روبل) ، فإن موقع bookscafe.net يعرض اثنين من كتب David Allen السبعة مقابل مجانا.

يمكنك أن تتعلم خارقة الحياة الحديثة في إدارة الوقت في منطقتنا.

مجموعة ممتازة من أدوات التحسين الذاتي المجانية: المخططين ، والمنظمين ، والمذكرات ، وقوائم المراجعة - على الرابط "40 + قائمة للمساعدة في ترتيب حياتك".

يمكنك شراء نسخة ورقية من كتاب "كيفية ترتيب الأشياء" من المتاجر عبر الإنترنت: Ozone، Labyrinth، book24.

استنتاج

هل حلمت لسنوات عديدة بتعلم كيفية إدارة حياتك؟ لقد حان الوقت. حقق اختراقًا: زد من كفاءتك ، واجعل من السهل عليك القيام بأي عمل. حرر عقلك من الروتين ، كن شخصًا مبدعًا.

إبدأ اليوم. لا تقرأ كتابًا فحسب ، بل استخدم تقنيات إنهاء الأشياء. الخبرة العملية الشخصية أكثر فائدة من قراءة عشرات الكتب. حدد لنفسك هدفًا: 40 يومًا لتطبيق إنهاء الأشياء. لماذا 40؟ لأنه خلال هذا الوقت يتمكن الشخص من إتقان نشاط جديد والمشاركة فيه وتقييمه. تعمل طريقة GTD على تحسين العمل الفكري في المجالات المهنية والشخصية. سيكون هناك ترتيب في العمل ، سيكون هناك نظام في الرأس وفي الحياة.

لذا. ما هي خطوتك التالية؟