مثال على مصفوفة أيزنهاور المكتملة. مصفوفة أيزنهاور

لا تفقده.اشترك واحصل على رابط المقال على بريدك الإلكتروني.

يمكنك بسهولة أن تشعر بالارتباك في التدفق الذي لا نهاية له للشؤون اليومية، لأنه كل يوم هناك المزيد والمزيد منهم. المهام غير المكتملة بالأمس تصبح مهام اليوم، وما لم يكن لدينا وقت للقيام به اليوم، يتم نقله تلقائيًا إلى الغد. ونتيجة لذلك، يمكن أن تتراكم أشياء كثيرة بحيث لا يمكنك معرفة ما تم إنجازه، وما يجري تنفيذه، وما الذي لا يزال ينتظر في الأجنحة.

غالبًا ما تحدث مثل هذه المواقف أو المواقف التفصيلية بين الأشخاص الذين لا يولون الاهتمام الواجب لعملية التخطيط لأنشطتهم. بطبيعة الحال، لا يتم تدريس المهارات في المدرسة، وكثير من الآباء والأمهات وغيرهم من الأشخاص الذين يعملون كمعلمين في عملية تطويرنا، غالبا ما لا يعرفون حقا كيفية التخطيط لأنشطتهم، على الرغم من أن هذا ليس صعبا على الإطلاق. إنه فقط أنه لم يتم إيلاء الاهتمام الواجب لهذا الأمر.

ومع ذلك، يوجد اليوم العديد من تقنيات التخطيط الممتازة التي تسمح لك بتعلم كيفية استخدام موارد وقتك بشكل عقلاني وتحقيق أقصى استفادة من هذه العملية لنفسك. لكن في هذا المقال لن نتناول كل هذه التقنيات، بل سنعطي مثالاً على واحدة فقط، والتي تتميز ببساطتها وفعاليتها. تسمى هذه التقنية "مصفوفة أيزنهاور".

تعد مصفوفة أيزنهاور إحدى أدوات إدارة الوقت الأكثر شيوعًا والتي يستخدمها العديد من الأشخاص حول العالم: من الموظفين العاديين والمديرين المتوسطين إلى المديرين التنفيذيين للشركات الكبيرة والشركات ذات الشهرة العالمية. مؤسس هذه المصفوفة هو الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة دوايت ديفيد أيزنهاور. كما قد تتخيل، كان هذا الرجل مشغولاً للغاية وكان عليه القيام بالعديد من الأشياء المختلفة المتعلقة بأنشطته. لهذا السبب، كان يقوم بتحسين جدول عمله وقائمة المهام التي يجب القيام بها. وكانت نتيجة بحثه هي المصفوفة التي ندرسها.

إن معنى مصفوفة أيزنهاور هو في الأساس معرفة كيفية توزيع جميع مهامك بكفاءة، والتمييز بين المهم والعاجل، وغير العاجل من الأقل أهمية، وكذلك تقليل الوقت إلى الحد الأقصى للقيام بأي مهام، والتي لا يؤدي تنفيذها إلى أي نتائج مهمة. دعونا نتحدث عن كيفية عمل كل هذا في الممارسة العملية.

جوهر مصفوفة أيزنهاور

تتكون مصفوفة أيزنهاور من أربعة أرباع، ترتكز على محورين - محور الأهمية (عمودي) ومحور الاستعجال (أفقي). ونتيجة لذلك، اتضح أن كل ربع يختلف في مؤشرات الجودة الخاصة به. يتم تسجيل جميع المهام والشؤون في كل من الأرباع، والتي بفضلها يتم تشكيل صورة واضحة وموضوعية للغاية لما يجب القيام به أولاً، وما يجب القيام به ثانيًا، وما لا ينبغي القيام به على الإطلاق. كل هذا بسيط للغاية، ولكن إعطاء بعض التفسيرات لن يكون غير ضروري في أي حال.

الربع أ: الأمور الهامة والعاجلة

في التخطيط المثالي، يجب أن يظل هذا الربع من المصفوفة فارغًا، لأنه وظهور الأمور الهامة والعاجلة مؤشر على عدم التنظيم واحتمال الانسداد. يمتلئ هذا الجزء من الجدول بالعديد من الأشخاص بسبب كسلهم المتأصل وسوء ترتيب الأولويات. وبطبيعة الحال، من وقت لآخر يمكن أن تظهر مثل هذه الأشياء في كل شخص، ولكن إذا حدث هذا كل يوم، فقد حان الوقت للانتباه إليه.

لذلك، ينبغي تجنب حدوث الحالات في الربع أ. وللقيام بذلك، ما عليك سوى إكمال نقاط الأرباع المتبقية في الوقت المناسب. لكن إن كان هناك ما يستحق أن ندرجه في الربع الأول فهو:

• الأشياء التي إذا لم تكتمل سيكون لها تأثير سلبي على تحقيق أهدافك
• الأشياء التي إذا لم يتم القيام بها يمكن أن تسبب صعوبات ومتاعب
• الأمور المتعلقة بالصحة

ومن المهم أيضًا أن نتذكر أن هناك شيئًا اسمه "التفويض". هذا يعني أنه عندما تظهر أمور في ربعك A يمكن تفويضها لشخص آخر، يجب عليك بالتأكيد استغلال هذه الفرصة من أجل حل الأمور الهامة والعاجلة الأخرى في أسرع وقت ممكن.

الربع ب: أمور مهمة ولكنها ليست عاجلة

الربع الثاني يستحق أكبر قدر من الاهتمام، لأنه إن الأمور الموجودة فيه هي الأكثر أولوية واعدة، وهذه هي التي يجب أن تتكون من المهام اليومية لأي شخص. لقد لوحظ أن الأشخاص الذين ينخرطون بشكل أساسي في أنشطة هذا الربع يحققون أكبر قدر من النجاح في الحياة، ويحصلون على ترقية، ويكسبون المزيد من المال، ولديهم ما يكفي من وقت الفراغ، ويعيشون حياة سعيدة ومرضية.

يرجى أيضًا ملاحظة أن الافتقار إلى الاستعجال يسمح لك بالتعامل مع حل أي مشاكل بشكل أكثر تعمدًا وبناءً، وهذا بدوره يسمح للشخص بالكشف عن إمكاناته الكاملة، والتفكير بشكل مستقل في جميع الفروق الدقيقة في أنشطته وإدارة الإطار الزمني شؤونه. ولكن هنا، من بين أمور أخرى، عليك أن تتذكر أن الأشياء الموجودة في الربع B، إذا لم يتم تنفيذها في الوقت المناسب، يمكن أن تقع بسهولة في الربع A، وتصبح أكثر أهمية وتتطلب إكمالًا سريعًا.

يوصي المتخصصون ذوو الخبرة في إدارة الوقت بتضمين الربع ب جميع الشؤون الجارية المتعلقة بالنشاط الرئيسي وتخطيط العمل وتحليله والتدريب والامتثال للجدول الزمني الأمثل وما إلى ذلك. أولئك. كل ما يشكل حياتنا اليومية العادية.

الربع ج: أمور عاجلة ولكنها ليست مهمة

الأشياء الموجودة في هذا الربع هي في معظمها مشتتة للانتباه ولا تقرب الشخص من النتائج المقصودة. غالبًا ما تتداخل ببساطة مع التركيز على المهام المهمة حقًا وتقلل من الكفاءة. الشيء الرئيسي عند العمل مع المصفوفة هو عدم الخلط بين الأمور العاجلة من الربع C والأمور العاجلة من الربع A. وإلا سيتشكل الارتباك وما يجب فعله أولاً يبقى في الخلفية. تذكر دائمًا ما يخصك وتعلم كيفية التمييز بين المهم وغير المهم.

تشمل أمور الربع C، على سبيل المثال، الاجتماعات أو المفاوضات التي يفرضها شخص آخر، واحتفالات أعياد الميلاد لأشخاص غير مقربين جدًا، والأعمال المنزلية المفاجئة في جميع أنحاء المنزل، والقضاء على الانحرافات غير المهمة التي تتطلب الاهتمام (إنكسار مزهرية، أو كسر الميكروويف). الموقد، المصباح الكهربائي قد احترق، وما إلى ذلك)، بالإضافة إلى جميع أنواع الأشياء الأخرى التي لا تدفعك إلى الأمام، ولكنها تبطئك فقط.

الربع د: أمور غير عاجلة أو مهمة

المهام في الربع الأخير ليس لها أي فائدة على الإطلاق. وفي كثير من الحالات، يكون من المفيد ليس فقط التعامل معهم أخيرًا، ولكن أيضًا عدم التعامل معهم على الإطلاق. على الرغم من أنك بالتأكيد بحاجة إلى معرفتها، لأن... إنهم "مضيعوا الوقت".

ميزة أخرى مثيرة للاهتمام للمهام من هذه المجموعة هي أنها جذابة للغاية للعديد من الأشخاص - من السهل القيام بهذه المهام وتجلب المتعة، مما يسمح لك بالاسترخاء وقضاء وقت ممتع. ولذلك، فإن مقاومة إغراء الانخراط فيها يمكن أن تكون مشكلة كبيرة. ولكن من الضروري للغاية القيام بذلك.

في الربع D، يمكنك كتابة أشياء مثل التحدث عبر الهاتف مع الأصدقاء حول شيء غير مهم أو مراسلات غير ضرورية أو قضاء الوقت على الشبكات الاجتماعية ومشاهدة المسلسلات التلفزيونية والبرامج التلفزيونية "الغبية" المختلفة وألعاب الكمبيوتر وما إلى ذلك. بالطبع، يجب على كل شخص الاسترخاء بشكل دوري والترفيه بطريقة أو بأخرى، ولكن هناك طرق أكثر إثارة للاهتمام وتعليمية للقيام بذلك: القراءة، وزيارة الصالات الرياضية وحمامات السباحة، والرحلات إلى الطبيعة، وما إلى ذلك. إذا لم تتمكن من التخلص تمامًا من القيام بالأشياء من الربع D أو لا ترغب في ذلك، فأنت بحاجة إلى تأجيل تنفيذها على الأقل حتى لحظة اكتمال الأشياء من الربعين B وC، والوقت الذي سيتم تخصيصه يجب تقليل الأشياء الموجودة في الربع D إلى الحد الأدنى. سيكون المثل المشهور مناسبًا هنا: "حان وقت العمل، وقت المتعة".

بمجرد إتقان مصفوفة أيزنهاور وتعلم كيفية توزيع شؤونك داخلها بكفاءة، ستلاحظ أن لديك الكثير من وقت الفراغ الجديد، يمكنك القيام بكل شيء في الوقت المناسب ودون تسرع، كل شؤونك في النظام ، يتم تحقيق الأهداف واحدة تلو الأخرى، وتكون أنت نفسك دائمًا في مزاج جيد ومعنويات جيدة. الأمر كله يتعلق بالتنظيم ورباطة الجأش. ربما تلاحظ بنفسك من وقت لآخر أن الأشخاص غير المنظمين هم دائمًا في زوبعة من بعض الشؤون غير المفهومة، فهم دائمًا مشغولون بشيء غبي، ولكن "مهم جدًا"، يبدو أنهم متعبون ومنزعجون. هناك العديد من الميزات المميزة التي يمكن الاستشهاد بها. ولكن هذا ليس مهما، ولكن الحقيقة أنه إذا كنت وأنا لا نريد الحصول على نتائج مماثلة، فيجب علينا أن نتصرف بشكل مختلف. وهي: يجب أن نكون منظمين، وأن نفهم بوضوح ماذا ومتى يتعين علينا القيام به، ولماذا نفعل كل هذا. ومصفوفة أيزنهاور مثالية لهذا الغرض.

نتمنى لك حظًا سعيدًا وإتقانًا ناجحًا لمهاراتك الجديدة!

مدة القراءة 6 دقائق

في هذه المقالة سنلقي نظرة على ماهية إدارة الوقت وما هي طرقها الرئيسية وسنصف بالتفصيل مثالاً لمصفوفة أيزنهاور. هذه المصفوفة هي الطريقة الأكثر شيوعًا لتوزيع الوقت في أي مجال من مجالات حياة الإنسان.

مصفوفة أيزنهاور – طريقة إدارة الوقت

إدارة الوقت– قدرة الشخص على تخصيص وقته بشكل صحيح لأداء مهام محددة. هناك عدد كبير من أساليب إدارة الوقت. واحدة من الطرق الأكثر شعبية وانتشارا لإدارة الوقت هي طريقة أيزنهاور.

دوايت ديفيد أيزنهاور شخصية سياسية وعسكرية مشهورة، ولد ديفيد في 14 أكتوبر 1890 في دينيسون (تكساس، أمريكا). يعرفه الجميع باعتباره الرئيس الرابع والثلاثين لأمريكا، والذي تميز بقدراته التنظيمية والعقلية. وقد سمح له ذلك بتحقيق نجاح كبير في الحياة وأن يصبح قدوة للعديد من الناس. يعتقد ديفيد أن امتلاك الأشياء القيمة والقيام بها يحددان الشخص كشخص ويساهم في التنمية في جميع المجالات والمساعي.

منذ أن توقفت عن منصب الرئيس، أصبحت أفوز في لعبة الجولف أقل بكثير. © دوايت ديفيد أيزنهاور

كرئيس، كان ديفيد منغمسًا في عدد كبير من الشؤون والخطط والمهام. لقد كان يفكر في كيفية توزيع وقته الثمين بشكل واضح وصحيح من أجل إنجاز كل شيء. وبعد أن استوعب جميع خططه لفترة معينة، أنشأ جدولاً حدد فيه شؤونه حسب أهميتها وإلحاحها. وفي وقت لاحق، اكتسبت طريقته شعبية خاصة وأصبحت تعرف باسم مصفوفة أيزنهاور. تبدو هكذا.

• رباعيأمور عاجلة هامة؛
• إلى الربعهام غير عاجل؛
• الربع Cعاجل غير مهم؛
• الربع Dغير مهم وغير عاجل.

جوهر نافذة أيزنهاور هو تحديد أولويات الأنشطة. ويجب على الإنسان أن يقسم جميع خططه حسب الأهمية والإلحاح، وربطها بفئة معينة. الآن دعونا نلقي نظرة فاحصة على القطاعات أو الأرباع الرئيسية للمصفوفة. سنلقي نظرة على مثال لمصفوفة أيزنهاور أبعد قليلاً في مقالتنا.

الربع أ

ويشمل ذلك أموراً هامة عاجلة لا يمكن تأجيلها، لأن ذلك قد يؤدي إلى عواقب سلبية. في الوضع المثالي، التوزيع الصحيح للوقت، يجب أن يكون هذا المربع فارغًا. يجب على الشخص إكمال المهام المهمة في الوقت المحدد حتى لا تصبح عاجلة.

الربع ب

توجد هنا الأمور الهامة غير العاجلة. إذا تم تنفيذ خطط هذا القطاع في الوقت المناسب، فسيحصل الشخص على عدد كبير من الأمور العاجلة القيمة. إن التنفيذ التدريجي للخطط حسب درجة الأهمية يساعد على ترتيب الأمور في الوقت المحدد، دون إرهاق نفسي وجسدي للجسم.

الربع ج

المهام العاجلة غير المهمة التي ليست مهمة في الوقت الحالي، ولكن يجب القيام بها الآن. ربما يكون تنفيذها ذا قيمة لشخص ما، ولكن بالنسبة لك فهي عادية دون أي قيمة.

الربع د

في هذا القطاع، أدرج أيزنهاور المهام غير المهمة وغير العاجلة التي يجب القيام بها، لكنها ليست فائقة الأهمية أو عاجلة. إن تحقيقها يجلب بلا شك الرضا للإنسان، لكن عدم القيام بها لا يهدد بعواقب سلبية.

سننظر إلى هذه القطاعات بمزيد من التفصيل، مع وصف مثال لمصفوفة أيزنهاور.

أهداف طريقة أيزنهاور

طريقة أيزنهاور لها عدة أهداف رئيسية.

1. تنمية التنظيم الذاتي للإنسان. بعد أن رأى كل شيء مخططًا له لعدة أيام، يصبح الشخص أكثر نشاطًا، ويربط جميع موارده لتحقيق نتيجة، وبالتالي ينظم نفسه دون مساعدة أحد.
2. التوزيع النوعي لمهام الحياة اليومية.من خلال تجميع مثل هذه المصفوفة، سيتمكن الجميع من رؤية المهام المهمة في فترة زمنية محددة وسيحاولون إكمالها حتى لا يكون هناك اندفاع.
3. مهارات التخطيط الناجح. يساعد الجدول الذي يحتوي على خطط مكتوبة بوضوح على تخصيص قدر معين من الوقت لكل مهمة وحساب هذا الوقت بشكل صحيح.

ومن خلال إنشاء مثال لمصفوفة أيزنهاور، يمكننا تحليل أهداف تقنية التخطيط هذه بشكل أكثر عمقًا.

ميزات تسليط الضوء على المهام الهامة مع الأمثلة

وكما تبين لنا، فإن مصفوفة أيزنهاور تتكون من أربعة مكونات رئيسية، تشمل شؤوننا حسب درجة الأهمية والإلحاح في الوقت الراهن. الآن، بمساعدة الأمثلة، يمكننا معرفة الأمور التي قد تكون عاجلة، وكيفية تحديد ذلك بأنفسنا. سيساعدك مثال مصفوفة أيزنهاور على فهم المهام الهامة والعاجلة في الحياة اليومية بشكل كامل.

الربع أ (المسائل الهامة العاجلة)

وكما ذكرنا، يجب أن يكون هذا القطاع فارغًا بشكل مثالي، ويجب أن يكون لدى الشخص الوقت للقيام بأشياء ثمينة في الوقت المحدد حتى لا تصبح عاجلة. على سبيل المثال، يمكننا تضمين عملية غير مخطط لها أو اجتماع عاجل في العمل في "القطاع أ". يجب إكمال المهام المهمة في الوقت المحدد، لأنها عندما تصبح عاجلة وقيمة، قد تنشأ عقبات مفاجئة أمام تنفيذها (تدهور حاد في الصحة، وظروف قاهرة مختلفة). لنأخذ حالة اجتياز الامتحان. وهذا أمر مهم ولكنه ليس عاجلا. إذا قام الشخص بتأجيل التحضير حتى اليوم الأخير، وتحويله إلى مهمة عاجلة، فهو ببساطة لن يكون لديه الوقت جسديًا للقيام بكل شيء، وسوف يصبح جسده مرهقًا جسديًا ونفسيًا.

الربع ب (المسائل الهامة غير العاجلة)

إن شؤون هذا القطاع يمكن أن تنتظر، لكن عدم القيام بذلك سيؤدي إلى عواقب سلبية. يتم تسليط الضوء على المهام القيمة بشكل خاص من أجل إكمالها في الوقت المحدد. قد يشمل ذلك المهام المتعلقة بصحة الفرد وتنميته الشخصية. على سبيل المثال، إذا ذهبت إلى الطبيب للحصول على استشارة في الوقت المحدد، فلن تنشأ الحاجة إلى إجراء عملية جراحية. مثال آخر، إذا تعلمت اللغة الإنجليزية في الوقت المناسب، فستتمكن من الحصول على وظيفة جديدة براتب جيد في المستقبل القريب.

الربع S (الأمور العاجلة غير المهمة)

يجمع هذا القطاع المهام التي يجب إكمالها في وقت محدد، لكنها ليست ذات أهمية خاصة بالنسبة لك. لتحديد أهمية الخطط بنفسك، اسأل نفسك السؤال التالي: "ماذا سيحدث إذا لم أقم بهذه المهمة؟" إذا انتهى الأمر بأثر سلبي عليك، فهو مهم حقًا. ومن أمثلة المهام في هذا القطاع إجراء محادثة غير مهمة مع زميل أو صديق، أو المشاركة في استطلاع اجتماعي. هذه الأشياء تصرف انتباهك فقط عن الأشياء المهمة. على سبيل المثال، إذا كنت مشغولاً بمشروع قيم في العمل، فقد تشتت انتباهك بعض التعليمات الأخرى من رؤسائك، أو مكالمة من صديق للدردشة فقط. يجب عليك بالتأكيد وضع هذه المهام جانباً والتركيز على الأشياء الأكثر أهمية حتى لا تصبح ملحة.

الربع د (المهام غير المهمة وغير العاجلة)

يمكن لأي شخص تنفيذ هذه الخطط في وقت فراغه، عندما لا تكون هناك مهام مهمة. أنها تجلب الشعور بالرضا عن النفس والعمل المنجز. على سبيل المثال، قررت تنظيف مكتبتك ووضع الأشياء في خزانتك. يتضمن ذلك أيضًا ألعاب الكمبيوتر والدردشة على شبكات التواصل الاجتماعي. تساعدك هذه الأشياء على الهدوء، لكن لا يجب أن تضعها في المقام الأول، وبالتالي تتجاهل المهام المهمة.

مصفوفة أيزنهاور: مثال

دعنا نحاول استخدام مثال لمعرفة كيفية تحديد المهام العاجلة المهمة لنفسك باستخدام مصفوفة أيزنهاور. دعونا نلقي نظرة على مثال مصفوفة أيزنهاور.

لنفترض أن لديك المهام التالية لأول مرة:

• إصلاح البراز حتى لا يتمايل.
• الذهاب إلى طبيب الأسنان مع ألم في الأسنان.
• التحضير لمشروع عمل الغد؛
• اتصال من أحد الزملاء يطلب منه إرسال بلاغ؛
• اجتماع غير مجدول مع رئيسه؛
• قضاء بعض الوقت على الشبكات الاجتماعية.
• إتقان مهارات اللغة الإنجليزية للتدريب المتقدم.

الآن دعونا نحاول تنظيم المهام المحددة وفقًا لأهميتها وإلحاحها. لنقم بإنشاء مثالنا الخاص لمصفوفة أيزنهاور.

الربع أ (هام عاجل):

• التحضير لمشروع العمل؛
• اجتماع غير مجدول مع رئيسه.

الربع ب (مهم غير عاجل):

• رؤية طبيب الأسنان يعاني من ألم في الأسنان؛
• إتقان مهارات اللغة الإنجليزية للتدريب المتقدم.

الربع ج (عاجل غير مهم):

• يتصل أحد الزملاء ليطلب إرسال تقرير.

الربع د (غير مهم وغير عاجل):

• ثبتي البراز حتى لا يتمايل؛
• قضاء بعض الوقت على الشبكات الاجتماعية.

وبالتالي، بعد أن فهمت قيمة مهامك القادمة، يمكنك بسهولة فهم توزيع الأولويات في هذا الوقت. خذ الوقت الكافي للعمل على نفسك، وإعادة التفكير في خططك ومساعيك، فهذا سيساعدك على القيام بأكثر مما تعتقد.

ساعة واحدة من تطوير الذات ستعلمك أكثر من يوم من الشروحات. © جان جاك روسو

ومن الجدير بالذكر أن تقنية تخصيص الوقت التي وصفناها مصممة للأهداف قصيرة المدى التي يجب تحقيقها في المستقبل القريب. يساعد على تنظيم شؤون الحياة اليومية وهو مفيد جداً في جميع مجالات العمل والحياة. يمكن استخدام هذه التقنية من قبل كل من الرؤساء وأطفال المدارس، لأنها مفهومة للجميع وسهلة الاستخدام.

في تيار لا نهاية له من الأشياء التي يمكنك القيام بها، يمكنك أن تضيع، أو تنسى شيئًا ما، أو ببساطة لا يكون لديك الوقت للقيام بذلك. وهكذا تتراكم المهام التي لم يتم إنجازها وتثقل كاهل اليوم الجديد التالي بفرص جديدة. ومرة أخرى نفس المشكلة: لم يكن لدي وقت، نسيت، تأجيله إلى الغد.

غالبا ما تحدث مثل هذه المواقف لأولئك الذين لا يعرفون كيفية التخطيط، وهذا ليس مفاجئا، لأن عملية التخطيط تتطلب مهارات معينة في إدارة الوقت واهتمام خاص.

هناك العديد من تقنيات التخطيط التي تتيح لك الحصول على أقصى استفادة إذا استخدمت موارد وقتك بشكل صحيح. دعونا نعطي مثالا على التقنية الأكثر فعالية وغير معقدة، والتي تسمى "مصفوفة أيزنهاور"أو "ساحة أيزنهاور".

- وهذا هو مبدأ تحديد الأولويات الذي يسمح لك بحل أكبر عدد من المهام خلال اليوم.

يعد هذا المبدأ من أكثر المبادئ شيوعًا في إدارة الوقت. يتم استخدامه في جميع أنحاء العالم: من العمال العاديين إلى مديري المنظمات الكبيرة للشركات ذات الشهرة العالمية.

مؤسس هذا المبدأ هو دوايت ديفيد أيزنهاور (الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة). ونظرًا لجدول أعماله المزدحم، قام بتحسين جدول عمله من خلال تنظيم المهام حسب أهميتها، مما أدى إلى إنشاء معداته الخاصة، والتي تميزت ببساطتها وتفردها.

مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات

قسم أيزنهاور الأشياء إلى 4 فئات وأدخلها في جدول أبرز فيه بوضوح المربعات التي جعلت من الممكن توزيع المهام المخططة حسب مدى إلحاحها وأهميتها (أ، ب، ج، د).

كل مربع له غرضه الخاص:

• "أ" - الأمور العاجلة ذات الأهمية الخاصة؛
• "ب" - الأشياء المهمة التي يمكن تأخيرها؛
• "s" - ليست ذات أهمية أولى، ولكنها عاجلة؛
• "د" - ليست عاجلة وغير مهمة.

ومن خلال ترتيب الأولويات بهذه الطريقة، يمكنك تعلم كيفية إدارة الوقتمما سيساعد في تحقيق أهدافك وزيادة أدائك في إكمال المهام المخططة ويؤثر على النجاح في نشاط معين.

لتحديد الأولويات وفقًا لمبدأ D. D. Eisenhower، تحتاج إلى دراسة الفئات (المربعات) في جدوله بالتفصيل.

الأمور الهامة والعاجلة (الفئة أ)

يحتوي مربع هذه الفئة على المهام المخططة الأكثر أهمية والأكثر إلحاحًا. وفقًا لمبدأ أيزنهاور، يجب أن تكون هذه الساحة فارغة، وخالية من الدخول اليومي الجديد، والذي لن يمنح الشخص الذي يتمتع بمهارات إدارة الوقت الفرصة لإثارة إلحاح الأشياء والسماح بوضع حرج في حالة عدم الوفاء.

غالبًا ما يحدث أن يتم نقل الأشياء من المربع "ب" إلى المربع "أ" بسبب كسل الإنسان العادي، وهو أحد أسباب ملئه. في بعض الأحيان يمكن أن يحدث هذا لأي شخص، ولكن في حالة رمي الأشياء يوميًا من مربع إلى آخر، فإن الأمر يستحق ممارسة الانضباط الذاتي.

من أجل تجنب ظهور المهام غير المكتملة في المربع "أ"، من الضروري إكمال المهام في الفئات الأخرى في الوقت المناسب والالتزام الصارم بقائمة المهام الخاصة بهذا المربع. يمكنك أيضًا استخدام طريقة التفويض (تفويض المهام لشخص ما)، والتي ستجعل من الممكن حل المهام وعدم ترك عمل غير مكتمل.

قائمة المهام للمربع "أ":

• التأثير سلبًا على تحقيق الهدف؛
• تلك الإشكالية التي يمكن أن تسبب المتاعب؛
• المتعلقة بالصحة.

المسائل الهامة وغير العاجلة (الفئة ب)

غالبًا ما تندرج الحالات الواعدة والأولوية ضمن هذه الفئة. يعينهم أيزنهاور دورًا مهمًا، لأن تنفيذها هو مفتاح النجاح. تظهر التجربة أنه إذا كنت تستخدم الوقت بمسؤولية عند القيام بالأشياء المدرجة في المربع "ب"، إذن النتائج الجيدة ستشعر بها قريبًا جدًا.

ميزة هذا المربع هو أن لديك الوقت المناسب للأشياء المهمة، مما يسمح لك بحل المشكلات بشكل بناء ومدروس، والكشف الكامل عن إمكاناتك والتفكير في (تحليل) أنشطتك. لكن من المهم أن نعرف أن هذه الأمور لا ينبغي وضعها على الرف، فهناك خطر نقلها إلى المربع الأول، وهو أمر غير مقبول وفقا لمبدأ أيزنهاور.

أمثلة على حالات ومهام المربع "ب":

• تخطيط المشروع؛
• الشراكة (البحث والتعاون)؛
• نتائج المشاريع المنجزة (تقييم العمل المنجز)؛
• البحث عن آفاق التنمية.

أما بالنسبة للحياة اليومية، فيوصي الخبراء بأن تشمل هذه الساحة الأمور المتعلقة بالتخطيط والدراسة والرياضة والنظام الغذائي وغيرها.

مسائل عاجلة وغير مهمة (الفئة ج)

تتضمن هذه الفئة المهام الثانوية التي لا يمكن تأخيرها. وما يحدث غالباً هو أن الشخص يندفع لإنجاز المهام الأقل أهمية وبالتالي يتشتت عن الهدف. تتطلب مصفوفة أيزنهاور استخدامًا دقيقًا للتكنولوجيا، لذلك يجب ألا ترتكب أخطاء في تصنيف المهام.

عند تحديد الأولويات، يجب ألا تخلط بين المهام المتعلقة بالمربع "ج" ومهام المربع "أ". فيما يلي مثال على الارتباك المحتمل:

يصدر الرئيس أمرًا يتطلب تنفيذًا عاجلاً، لكن هذا الأمر لا علاقة له بالعمل. يجب إدخال هذه المهمة في المربع "ج" واعتبارها مهمة ولكنها ليست عاجلة، حيث لا يمكنك الخروج عن أهدافك المقصودة، وبالتالي تضيع وقتك في شيء يصرف الانتباه عن الشيء الرئيسي.

أمثلة على حالات ومهام المربع "ج":

• ضيوف غير متوقعين يطالبون بالاهتمام؛
• اجتماعات عاجلة غير مجدولة؛
• التخلص من المشاكل الناجمة عن إهمالك.

المسائل غير العاجلة وغير المهمة (الفئة د)

هذه هي المهام الجاهزة لانتظار موردها المؤقت طالما كان ذلك ضروريًا أو قد يظل من المستحيل إكمالها. بدلا من ذلك، تتضمن هذه الفئة أشياء بسيطة ومثيرة للاهتمام، لكن لا ينبغي عليك الاستيلاء عليها، فهي تؤدي فقط إلى إبطاء سير العمل وإبعادك عن الهدف.

أمثلة على حالات ومهام المربع "د":

• محادثات هاتفية فارغة.
• الأنشطة الترفيهية؛
• أي أحداث تشتت انتباهك عن العمل.

من خلال تحديد الأولويات وفقًا لمبدأ مصفوفة أيزنهاور، يمكنك بلا شك أن تتمكن من فعل الكثير والاقتراب من هدفك، لكن لا تنس أن العمل هو المصدر الرئيسي للنجاح مع الإدارة السليمة للوقت.

يعد Eisenhower Matrix برنامجًا مفيدًا للمديرين التنفيذيين ومديري الوقت. اقرأ المزيد في المقال.

إذا كنت قائداً أو مديراً أو حتى عاملاً بسيطاً، فقد تحتاج مصفوفة أيزنهاور. هذا جدول خاص يساعدك على التخطيط ليومك بشكل صحيح. اقرأ المزيد أدناه.

مصفوفة الوقت وتخطيط الأعمال وتحديد أولويات أيزنهاور حسب المعايير والعناصر: التعريف من ويكيبيديا والجوهر والتمرين والأدوات

مصفوفة الوقت وتخطيط المهام وتحديد الأولويات أيزنهاور- جدول يساعدك على قضاء وقتك بشكل مربح. بعد كل شيء، في بعض الأحيان يختفي الوقت ببساطة ولا يوجد وقت كاف للأمور العاجلة. تعمل هذه المصفوفة وفقًا لمعايير وعناصر مهمة أو غير مهمة. وهذا يساعد الشخص على توزيع مهامه بشكل صحيح من أجل إنجاز كل شيء. لا يوجد تعريف لمثل هذه المصفوفة على ويكيبيديا، ولكن هناك شرح لماهية إدارة الوقت:

مصفوفة أيزنهاور الزمنية والجدولة وتحديد الأولويات

إن جوهر أدوات هذا البرنامج هو أن يفهم الشخص ما هو مهم وأن يحدد الأولويات بشكل صحيح. تبدو مثل هذه التمارين صعبة في البداية، ولكن بعد ذلك يعتاد عليها الشخص ويصعب عليه العمل بدون هذه المصفوفة.

المصفوفة تبدو وكأنها أربعة أرباع. كما أن لها محورين:

• محور الاستعجال (أفقي)
• محور الأهمية (عمودي)

كل ربع له مستوى مختلف من الأهمية والإلحاح. تحتاج إلى تدوين مهامك فيها وتوزيعها حسب الأهمية والإلحاح. وهذا يخلق فكرة واضحة عما يجب القيام به أولاً. ما يجب القيام به، ولكن يمكن تأجيله. وليست هناك حاجة لفعل أي شيء أفضل. كل هذا بسيط وواضح.

مصفوفة أيزنهاور، أفضل برنامج للمدير، المهمة الرئيسية لليوم - القالب، الصورة: مثال لتوزيع الأمور المهمة والعاجلة، ما هو الربع الذي يجب أن نوليه أكبر قدر من الاهتمام؟

كما ذكر أعلاه، مصفوفة أيزنهاور– هذه هي أفضل طريقة لإدارة الوقت بشكل فعال، مما يساعد على التنفيذ وتحقيق النتائج السريعة والضرورية. إنها تتكون من 4 أرباع، ويتم تعيين كل منها بمهام مختلفة ليوم محدد. مثل هذا البرنامج لا يمكن الاستغناء عنه بالنسبة للمدير. بمساعدتها، يمكنه تسليط الضوء على المهمة الرئيسية لليوم وإيلاء المزيد من الاهتمام لها، دون تأجيل أو نسيان المهم. فيما يلي صورة مثال لهذه المصفوفة:

يستحق المعرفة:أهم شيء عند تجميع المصفوفة هو التقسيم إلى مهام عاجلة ومهمة.

ما هو الربع الذي يجب أن توليه أكبر قدر من الاهتمام؟ هنا هي السمة 4 مربعات:

الربع أ (عاجل ومهم)

• الأمور العاجلة التي لم يتم الوفاء بها والتي يمكن أن تؤدي إلى تدهور الصحة.
• تجاهل هذه المهام يمكن أن يؤدي إلى المتاعب والاكتئاب والأزمات.
• وإذا تم تأجيل الأمور من هذا الربع إلى وقت لاحق، فهناك احتمال أن يكون من المستحيل تحقيق الأهداف النهائية.

الربع ب (غير عاجل ومهم)

• ويجب إدخال الأمور المهمة التي لا تحتاج إلى إكمال عاجل في هذا الربع.
• إذا اكتملت الأمور في الربع بشكل أسرع مما كانت عليه في الربع أ، فهذا يعني أن الشخص في طريق الاستقرار المالي والنجاح.
• يجب التعامل مع الأمور كل يوم.

الربع ج (عاجل وغير مهم)

• ويجب التنبؤ بظهور أمور عاجلة ولكن غير مهمة.
• عند رسم الربع، ليست هناك حاجة للتسرع في توزيع الحالات.

الربع د (غير مهم أو عاجل)

• ومن الضروري تضمين الأشياء التي تجلب المتعة والراحة عند القيام بها.
• لا تتجاهل قائمة المهام، بل أكملها فور ظهورها.

فيما يلي نموذج ومثال لتوزيع المهام الهامة والعاجلة للمدير:

• حالات النوع أ. الأمور التي يجب أن يقوم بها المدير بنفسه خلال اليوم.
• حالات النوع ب. وهذا يشمل التطوير الذاتي وتدريب الموظفين. على سبيل المثال، عقد اجتماعات في بداية يوم العمل.
• حالات النوع C. يتم توزيع الحالات بين المرؤوسين. المدير يتحكم في التنفيذ.
• حالات النوع د. الإكمال ليس إلزاميًا، ولكن إذا تم إكمال المهام من هذا الربع، فسيكون المدير والفريق سعداء بإكمال جميع المهام المتبقية.

نصائح للمدير حول إعداد القضايا باستخدام المصفوفة أيزنهاور:

• من الضروري تعليم فريقك العمل وفقًا لهذه المصفوفة.
• السيطرة على تنفيذ جميع المهام المعينة.
• لا تفرط في تحميل مرؤوسيك بقائمة كبيرة من المهام. ومن الأفضل توزيعها على مدار الأسبوع.
• ينبغي إنجاز المهام المهمة في النصف الأول من اليوم، عندما يسود النشاط.
• عند القيام بالأشياء، عليك أن تتعامل معها بكل جدية.
• عند الانتهاء من المهام، تحتاج إلى التركيز على مجال واحد. تعدد المهام سيؤدي إلى عدم القدرة على النجاح.

ويجب على المديرين استخدام المصفوفة في أماكن عملهم، فهذه من أفضل الطرق لتحقيق النتيجة والنجاح المطلوبين.

مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات للطلاب: المهام، التفوق

ضيق الوقت - هذا الوضع مألوف لدى معظم الطلاب. الدورات والدبلومات - لا أريد حقًا أن أفعل كل هذا ويغرق الطلاب ببساطة في المماطلة. لكن مصفوفة أيزنهاور، كأداة لتحديد الأولويات، ستساعدك على التحكم في وقتك وعدم الحصول على المال. فيما يلي النصائح والمهام:

• إلى الربع الأول تحتاج إلى إضافة أشياء لا يمكن تأجيلها ببساطة. أمر عاجل للغاية. وإذا لم يتم هذا "الشيء" فسيكون هناك فشل كامل (طرد). أمثلة: التحضير للامتحانات، والواجبات المنزلية.
• إلى الربع الثاني يمكنك إضافة أشياء ليست عاجلة للغاية، ولكن بالتأكيد يجب القيام بها. أمثلة: الدفاع عن الأطروحة، المقال.
• الربع الثالث مكرس بالكامل لأمور غير مهمة ولكنها عاجلة. عادة ما يتم فرض هذه الأمور من قبل الأقارب أو الأصدقاء. أمثلة: الذهاب إلى حفلة عيد ميلاد الأصدقاء، الأهل (الأقارب البعيدين)، مساعدة صديق في بعض الأعمال البسيطة.
• الربع الأخير. يجب عليك إضافة أشياء لا يُنصح عمومًا بالقيام بها، فهي تستغرق وقتًا فقط وتقلل من الإنتاجية. أمثلة: مشاهدة مقاطع الفيديو على موقع يوتيوب (يمكن أن يستمر هذا النشاط طوال اليوم ويتداخل مع الدراسة)، وألعاب الكمبيوتر (تضيع أيضًا وقت الطالب الثمين)، والتحقق باستمرار من الشبكات الاجتماعية.

يجب عليك دائمًا القيام بالأشياء في الربع العاجل أولاً. وبعد ذلك، الأمور من الربع المهم، ولكن ليس العاجل. وأخيرًا، عليك أن تفعل أشياء من الربع العاجل، ولكن ليس المهم. من الأفضل عدم القيام بالأشياء من الربع الأخير على الإطلاق (خاصة حتى يتم الانتهاء من الأشياء من الربعين الأولين). من السهل توزيع المهام في مستند Excel، وإنشاء جدول عادي بأربعة مربعات للتسجيل.

Eisenhower Matrix: تطبيق يتيح لك القيام بذلك عبر الإنترنت

بطبيعتها مصفوفة أيزنهاورهو نوع من المنظم ثنائي الأبعاد يسمح لك بتصور عملية التخطيط قدر الإمكان. وهي تقوم على محورين - المحور الأفقي للإلحاح، والمحور الرأسي للأهمية، ولكل منهما قسمان: عاجل وغير عاجل ومهم غير مهم. وهكذا تنقسم الحالات إلى أربع فئات (تتكون المصفوفة من أربعة مربعات). وتجدر الإشارة إلى أن الصفات تتناقص على طول المحاور ويكون اتجاه المحور الرأسي نحو الأسفل.

تم إنشاء تطبيق بالخوارزميات لتخطيط الحالات مصفوفات أيزنهاور. إنه ينفذ الطريقة المذكورة أعلاه بشكل مثالي. متاح للتحميل من هذا الرابط. وصف تفصيلي للتطبيق:

• المربع أ أزرق- هام وعاجل. العمل المثالي يعني عدم وجود سجلات فيه.
• المربع ب أحمر- مهم وليس عاجل . ويشمل مجالات النشاط الواعدة. لتحقيق الحد الأقصى، هذه الأمور هي الأولوية.
• المربع C أخضر- غير مهم وعاجل. يتضمن ذلك مجموعة متنوعة من الإجراءات الروتينية التي تصرف الانتباه عن الهدف المقصود. إذا كان ذلك ممكنا، ينبغي تفويض هذه الأمور إلى الموظفين الآخرين.
• المربع D أصفر- ليست عاجلة وغير مهمة. يحتوي هذا على أشياء ممتعة للغاية، لكنها لا تحقق نتائج ملموسة.

قم بتنزيل التطبيق الذي يسمح لك بتخطيط الأشياء عبر الإنترنت - بسهولة وبساطة.

مصفوفة أيزنهاورهي أداة لإدارة الوقت تحظى بشعبية كبيرة في العالم الحديث ويستخدمها العديد من الأشخاص. من أسس المصفوفة؟ خالقها هو دوايت ديفيد أيزنهاور. كان هذا الرجل نفسه رجل أعمال ومشغولًا جدًا. ولهذا السبب قام بتحسين جدوله الزمني وجميع شؤونه. جوهر هذه الآلية هو توزيع مهامك بذكاء حسب الحاجة، وتقليل الوقت للأنشطة غير الضرورية تمامًا. لفهم جوهر المصفوفة بشكل أفضل، عليك أن تتخيل أربعة مربعات. سيكون محور الأهمية عموديًا، ومن الطبيعي أن يكون محور الاستعجال أفقيًا.

طريقة مصفوفة أيزنهاوريساعدك على تصنيف مهامك حسب الأهمية وإكمالها بشكل عاجل، أو على العكس من ذلك، الاسترخاء وتشتت انتباهك بالمحادثات. فيما يلي بعض المعلومات المفيدة حول هذه المصفوفة، والتي ستكون مفيدة لمديري الوقت:

• بخصوص المربع أ، فيجب القيام بالأشياء منه أولاً.
• لا يمكن تجاهل المربع B. وفيه أمور مهمة وواعدة. عادة ما تحتل هذه الساحة مكانة خاصة في الحياة اليومية. شكرا ل المربع ب,يحقق الناس النجاح ويصعدون السلم الوظيفي. كقاعدة عامة، بمساعدة هذا المربع، تتحرك الحياة نحو الأفضل. ولكن إذا لم تفعل الأشياء في الوقت المحدد المربع ب، يمكنك الدخول بسهولة المربع أ.
• الشيء الرئيسي الذي يجب أن تتذكره هو أنه من غير المرغوب فيه الخلط بين الأمور من المربع A مع المربع C. تتضمن هذه الساحة عادة المفاوضات والاجتماعات وأعياد الميلاد.

مربع دليس لها أهمية كبيرة في حياة الإنسان، لأن الأنشطة فيها لا تحقق أي فائدة أو دخل.

ما الفرق بين ربع كوفي ومصفوفة أيزنهاور؟

كوفي رباعي، إلى جانب مصفوفة أيزنهاور- هذه جداول لتوزيع المهام والتفكير خلال الوقت الشخصي. لكن لا يزال لديهم اختلافات:

• يشبه Covey Quadrant طاولة بها أربعة أقسام.
• كل قسم له اسمه الخاص.

فيما يلي أسماء أقسام الجدول الرباعي:

• "ربع الضرورة"
• "ربع الجودة"
• ""ربع الضرورة التخيلية""
• "ربع خسارة الوقت"

تتم إضافة المهام العاجلة والهامة التي يجب إكمالها على أي حال إلى المربع الأول. والثاني يضيف أشياء غير مهمة لا تحتاج إلى القيام بها

في مصفوفة أيزنهاورحالة مماثلة، ولكن مظهر الجدول مختلف قليلاً:

• "أمور عاجلة"
• "أمور ليست عاجلة"

في المصفوفة، يتم كتابة أهمية الأقسام على الجانب الأيسر من الجدول. الكتل العليا "مهمة". والأجزاء السفلية "ليست مهمة"، تمامًا كما هو الحال في الربع كوفي. في المصفوفة، على عكس البرنامج السابق، لا توجد تسميات الجدول. الأرقام الرومانية فقط.

ولا توجد فروق بين هذه الجداول فيما يتعلق بتنظيم الوقت. عدد قليل فقط، وفقط في الميزات الخارجية. ماذا ربع كوفي، وهو مصفوفة أيزنهاور- تحقيق نفس الهدف وبنفس الطرق. لتوزيع الوقت، يمكنك استخدام كل من المصفوفة والربع - لن يكون هناك فرق في الاستخدام.

مزايا وعيوب مصفوفة أيزنهاور: أساسية، مختصرة

يقضي الناس الكثير من وقتهم في حل مشاكل الآخرين، وفي كثير من الأحيان ليس لديهم الوقت لحل مشاكلهم الخاصة. ويرتبط اتخاذ أي قرارات ارتباطًا وثيقًا بالعواطف. مصفوفة أيزنهاورفهو يساعد ليس فقط على التعامل مع الشؤون اليومية، ولكن أيضًا على تقليل التوتر العاطفي. مثل أي أسلوب آخر لإدارة الوقت الشخصي، فإن مصفوفة أيزنهاور لها مزايا وعيوب.

فيما يلي المزايا الرئيسية باختصار:

• سهل الاستخدام، جميع الحالات موزعة حسب 4 مجموعاتومن ثم يتم اتخاذ القرار بشأنهم.
• تقليل عدد المهام غير المهمة. يمكنك تحديد الأشياء مسبقًا التي لا ينبغي القيام بها على الإطلاق.
• المساعدة في تخطيط المهام الهامة والمعقدة، وترتيب أولوياتها أولاً.
• تحسين تكاليف الوقت. يمكنك أن تفعل كل شيء في الوقت المحدد.

السلبيات:

• مناسبة فقط للتخطيط على المدى المتوسط ​​والقصير، لحل المشاكل الحالية. لا يمكنك وضع خطط طويلة المدى معها.
• ليست هناك حاجة لمصفوفة إذا كان هناك عدد قليل من المهام اليومية.
• التدريب ضروري لتحديد المهام المهمة والعاجلة بشكل صحيح وأيها ليست كذلك، وأيها يجب القيام بها أولاً، وأيها يمكن تأجيلها حتى "الغد".
• من السهل اتخاذ قرار خاطئ دون تحضير.

على الرغم من هذه العيوب الطفيفة، والتي مع الخبرة ستكون ضئيلة بشكل عام، فإن المصفوفة تساعدك على التعامل مع الأمور والقيام بالمهمة على أكمل وجه.

مصفوفة أيزنهاور لربات البيوت: قائمة المهام

عندما تحتاج ربة المنزل إلى توزيع وقت فراغها بشكل واضح وصحيح، يمكنك أيضًا استخدام المصفوفة أيزنهاور. تتعلم كيفية اختيار المهام ذات الأولوية والتعامل بنجاح مع مشاكلك الخاصة. وبعد تخصيص وقتك بهذه الطريقة، تحصل على الجودة والإنتاجية. إذا كنت لا تعرف بعد كيفية تحديد المهام ذات الأولوية والمهام الثانوية بشكل صحيح، فستساعدك هذه المصفوفة:

• غالبًا ما تحيرنا العمالة المستمرة والاكتئاب والمشاكل.
• لا نعرف أي قرار سيكون صحيحًا، لذا سيسمح لنا الجدول بتجريد أنفسنا بسرعة والشعور بالفرق بين الأمور المهمة والأقل أهمية.
• المصفوفة مثالية للاستخدام في الأمور العاجلة والمهمة.
• يمكنك الآن تصفية الخيارات بشكل صحيح والقيام بالأشياء الضرورية في جميع أنحاء المنزل.
• بمجرد تقسيم جميع المهام إلى مهمة وعاجلة، يتم تبسيط عملية توزيع العمل ووقت الفراغ.

باستخدام القالب أعلاه، قم بتوزيع مهامك وتخطيط وقتك بنجاح. المصفوفة هي الطريقة المثالية لتقييم وتوزيع عبء العمل الخاص بك. الآن لن تشعر بالتوتر عندما يتعين عليك اتخاذ قرار مهم أو من أين تبدأ.

هرم فرانكلين: تحقيق أهدافك، على عكس مصفوفة أيزنهاور

أحد أقدم تقنيات إدارة الوقت وأكثرها شعبية وفعالية هو الهرم، الذي سمي على اسم السياسي الأمريكي بنجامين فرانكلين. ويكمن جوهرها في تقسيم المهمة الرئيسية إلى عدة مهام صغيرة، والتي بدورها تنقسم إلى مهام فرعية.

الاختلافات الرئيسية أهرامات فرانكلين من مصفوفة أيزنهاورعند تحقيق الأهداف المحددة:

• تهدف إلى التخطيط ليس فقط لوقتك، بل أيضًا لوظيفتك، مما سيساعدك على تحقيق هدفك الرئيسي.
• يتم استخدامه للتخطيط طويل المدى، بدلاً من حل المشكلات العاجلة. وينبغي اتباعها طوال حياتك.

يضم 6 خطواتتمثل خطة عمل جاهزة:

1. قيم الحياة الرئيسية– الخطوة الأقوى، الأساس. القيم تحدد الخطط وتوجه الإنسان نحو الحلم.
2. هدف عالمي- هدف يريد الإنسان تحقيقه في حياته يتعلق بالمهنة أو النجاح أو الثروة.
3. خطة عامة– وهنا من المهم تسليط الضوء على الخطوات الصغيرة نحو تحقيق الهدف، وأهمها.
4. خطط طويلة المدى لمدة 1 و 3 و 5 سنوات. هنا لا بد من تحديد المواعيد النهائية الدقيقة.
5. خطة قصيرة المدى لمدة شهر أو أسبوع- هذا جدول زمني محدد يجب الالتزام به. يتطلب تحليلا عميقا.
6. خطة لهذا اليوم– قمة الهرم، الأشياء التي يجب القيام بها لتقترب خطوة واحدة من حلمك.

إن ما يجب اختياره بالضبط لأمور التخطيط يعود إلى كل شخص أن يختاره على حدة. ولكن على أي حال، ستساعدك هذه الجداول في التخطيط ليومك أو أسبوعك أو حتى سنواتك. حظ سعيد!

فيديو: مصفوفة أيزنهاور: إدارة الوقت للنساء

اقرأ المقالات

ما هي مصفوفة دوايت ديفيد أيزنهاور؟ كيف خطط الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة لوقته؟ ما المبدأ التنظيمي الذي سمح لك بالتعامل مع عدد كبير من الحالات؟ سأخبرك عن كل هذا الآن.

إدارة الوقت تعتمد على مبدأ التخطيط. والشيء الرئيسي في التخطيط هو تحديد الأولويات - ما هي الأشياء التي يجب أن تبدأ أولاً وأيها يجب أن تكتمل لاحقًا.

تم استخدام تقنية بسيطة للغاية وفعالة بشكل لا يصدق من قبل الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة، وتم تسميتها لاحقًا باسمه - مبدأ أيزنهاور دوايت ديفيد. يدرك الجميع أن الرئيس لديه الكثير ليفعله وأن مصير ملايين الأشخاص يعتمد على التخطيط الصحيح لوقت شخص واحد.

ماذا فعل الرئيس أيزنهاور؟

هكذا - قام بتقسيم جميع المهام إلى مهمة وعاجلة.لفهم الطريقة بشكل أفضل، دعونا نرسم مصفوفة أيزنهاور دوايت ديفيد عن طريق تقسيم المربع إلى 4 أجزاء متساوية. ونتيجة لذلك، سوف نحصل على 4 مربعات. والآن لنوقع على كل منها بالأسماء التالية: مهم، غير مهم، عاجل، غير عاجل.

جوهر مبدأ أيزنهاور هو أنه عند تحديد الأولويات، يجب عليك إكمال جميع المهام الهامة والعاجلة أولاً. ثم المهم وغير العاجل. التالي، تلك العاجلة غير الهامة. وإذا كان هناك وقت، فالأخيرة غير مهمة وغير عاجلة.

لماذا؟

ماذا يعطي تطبيق مبدأ أيزنهاور؟ لماذا رسم مصفوفة؟ لماذا لا تستطيع أن تفعل كل شيء دون أي مشاكل؟

ربما واجه الجميع ضيقًا في الوقت - عندما تريد أن تفعل كل ما خططت له، لكن الأمر لا ينجح، كل يوم يجلب لك مفاجآت وعليك تعديل خططك، والتخلي عن الراحة المخططة، وفرص العمل الجديدة، وما إلى ذلك.

من المستحيل التنبؤ بما هو غير مخطط له، مما يعني أنه، سواء أحببنا ذلك أم لا، يجب إلغاء بعض الخطط. لكن... ماذا لو قمنا بالمهام الرئيسية أولاً، وتركنا المهام الأقل أهمية لوقت لاحق. أي منها لن يكون من العار أن تتخلى عنها؟ على سبيل المثال، دعونا نقضي بعض الوقت مع العائلة بدلاً من مقابلة عميل من غير المرجح أن يوافق على التعاون.

هذا هو الجواب على السؤال: "لماذا فرز الأشياء". نحن ببساطة نفعل الشيء الرئيسي، ونضع جانبًا ما هو غير مهم ونصبح أكثر نجاحًا وإنتاجية في الحياة. ففي نهاية المطاف، العاجل لا يعني أنه مهم، والعكس صحيح.

1 مربع: مهم وعاجل

هذا يتضمن الأمور العاجلة، وعدم استكمالها قد يؤدي إلى عواقب سلبية. نبدأ جميع المهام من هذا القسم لأن هذه هي المهام الأكثر أهمية بالنسبة لنا، والعاجلة أيضًا. يتضمن هذا القسم: "عملية الطوارئ"، "الاجتماعات غير المجدولة"، "الموعد النهائي لتسليم المشروع".

الشيء الرئيسي هو أن هذه الساحة يجب أن تكون فارغة بشكل مثالي لأن معظم المهام المهمة ليست عاجلة في البداية ومع التخطيط السليم يمكن القيام بها قبل أن تصبح عاجلة. تظهر جميع المهام في هذا المربع لسببين:

- اعتمادا علينا (أسباب داخلية)، ما يمكننا التأثير عليه وهذه هي الحصة الأكبر في معظم الحالات. على سبيل المثال: الافتقار إلى الاحترافية، والتحفيز، والقوة، وما إلى ذلك. بشكل عام، يمكننا إزالة هذا السبب بمفردنا؛

- خارج عن إرادتنا (لأسباب خارجية): عندما لا نستطيع التأثير عليها، على سبيل المثال، القوة القاهرة، الألم المفاجئ، طلب المساعدة العاجل، وما إلى ذلك. من الناحية المثالية، مع التخطيط السليم، يجب أن تقع هذه الأسباب فقط في المربع المهم والعاجل.

بالإضافة إلى ذلك، ندرك جميعًا أنه ليس من الممكن دائمًا تخصيص الوقت اللازم للمسائل العاجلة. مثال من الحياة هو اجتياز الامتحانات؛ إذا قمت بالتحضير في اليوم الأخير، فقد لا يكون هناك ما يكفي من الوقت للاستعداد جسديًا. بالإضافة إلى ذلك، فإن العمل في وضع الطوارئ مرهق ويؤدي إلى تفاقم حالتك العقلية والجسدية. لذلك يجب الانتهاء من جميع المهام المهمة قبل أن تصبح عاجلة، أي أن العمل مع الساحة مهم وليس عاجلا.

2مربع: مهم وغير عاجل

يعد الانتهاء بانتظام من جميع المهام من هذا المربع مؤشرا على نجاحك وإنتاجيتك. يتضمن هذا المربع أشياء يمكن أن تنتظر، لكن الفشل في القيام بها ستكون له عواقب سلبية خطيرة.

تختلف المهمة المهمة عن المهمة غير المهمة من حيث أن عواقب الفشل في إكمالها مختلفة.. كلما زادت أهمية المهمة، زادت العواقب السلبية لعدم إكمالها. لذلك، نفضل إكمال المهام المهمة أولاً ثم المهام العاجلة فقط.

من الناحية المثالية، يجب إكمال جميع المهام المهمة، العاجلة وغير العاجلة، بالكامل. ومن الحالات في هذا المجال يمكن ملاحظة ما يلي: مهام التطوير الشخصي، والرعاية الصحية، على سبيل المثال: استشارة الطبيب في الوقت المناسب والوقاية من المرض، وإتقان مهارات اللغة الإنجليزية الأساسية للترقية في العمل، وما إلى ذلك، كما قاعدة، هذه هي المهام الرئيسية التي يمكن أن تحدث فرقا كبيرا في حياتك..

ندرك جميعًا أنه في معظم الحالات يكون من المستحيل إدارة كل شيء مخطط له. فقط بسبب ظهور ظروف غير متوقعة تؤدي إلى إجراء تعديلات جدية على الخطط. بالنظر إلى هذه الحقيقة، من الأفضل القيام بالمهام المهمة التي تعتمد عليها حياتك بشكل كبير بدلاً من القيام بالمهام غير المهمة. ولهذا السبب من المهم جدًا فرز المهام وفقًا لقاعدة أيزنهاور.

عندما نقوم بتوزيع المهام بشكل صحيح والبدء في العمل مع المهام الأكثر أهمية، يكون هناك عدد أقل من المهام العاجلة، أي أننا نتمكن من إنجاز الأمور قبل أن تصبح عاجلة. وهذا مهم للغاية، لأنه عندما لا يكون هناك دائمًا ما يكفي من الوقت للأمور العاجلة، فإنها تصبح غير مكتملة ونضع أعصابنا على المحك، محاولين الالتزام بالموعد النهائي. في الوقت نفسه، عند العمل بانتظام مع مربع، من المهم وغير الملح أن تتمكن من تخصيص الوقت لكل مهمة تمامًا كما تتطلب، ونتيجة لذلك، سينخفض ​​عدد المهام المستعجلة والمواقف العصيبة، وسيقل سوف تزيد جودة العمل. وقياسًا على الحياة العادية، من الأفضل الوقاية من المرض في الوقت المناسب بدلاً من البدء به وينتهي الأمر بالمعاناة من ألم شديد وعواقب وخيمة في المستقبل.

3 مربع: لا يهم، عاجل

عاجل لا يعني أنه مهم، فمن الأفضل عدم القيام بالعديد من الأمور العاجلة إذا كانت ستؤدي إلى تفويت أشياء مهمة. لفهم المهمة الأكثر أهمية بشكل صحيح، ما عليك سوى طرح السؤال التالي: "ماذا سيحدث إذا لم يتم ذلك". إذا كانت العواقب السلبية في حدها الأدنى، فالأمر غير مهم ويجب البدء به بعد الانتهاء من المهام الأكثر أهمية، وإذا لم يتم الانتهاء منها ستكون هناك عواقب سلبية أكثر خطورة. تشمل المهام غير المهمة ما يلي: اتصل أحد الزملاء وطلب المساعدة في مهمة غير مهمة، ويُعرض عليك المشاركة في الشبكات الاجتماعية. استطلاع أو مجرد أحد معارفه جاء للدردشة عن الحياة.

ناقص الأمور العاجلةهو أنها تتداخل مع العمل بفعالية، لأنك:

الإجبار على الانقطاع عن المهام المهمة؛

على خلفية الإلحاح، تبدأ بالقلق، وتمنعك العواطف من اتخاذ القرارات الصحيحة.

على سبيل المثال، أنت تعمل في مشروع كبير يعتمد عليه نموك المهني ودخل الشركة، وفي تلك اللحظة يتصل بك زملاؤك ويطلبون منك الاتصال بشكل عاجل وطباعة وإرسال مستند عبر البريد وما إلى ذلك. بالطبع، أنت تحتاج إلى مساعدة زملائك، ولكن كل شيء له وقته. يجب القيام بالأشياء المهمة أولاً، والأشياء غير المهمة لاحقًا، حتى لو كانت عاجلة. فقط أخبر زملائك أنك مشغول الآن، وعندما تنتهي من العمل في أمر مهم، عاود الاتصال بهم.

إذا حاولت مواكبة كل الأمور العاجلة، فمن الممكن أن تتحول الحياة إلى ضغط وقت مستمر، وبسبب الاضطرابات، ستشعر بالقلق أكثر وستتمكن من تخصيص وقت أقل للمهام المهمة التي تؤثر بشكل كبير على حياتك.

4 مربع غير مهم وغير عاجل

هذه هي قائمة المهام الأخيرة التي يجب أن تبدأ بها، لأنها تتضمن أكثر المهام غير الضرورية.

ولكن حتى الأشياء غير الضرورية يمكن أيضًا تقسيمها إلى قسمين:

1. الأشياء الصغيرة في الحياة، مثل هذه الأشياء لا تزال لها قيمة، ولكن فقط إذا كنت قد أكملت جميع المهام الأخرى الأكثر أهمية من المربعات الثلاثة. ما هي القيمة؟ على سبيل المثال، يبدو تفكيك انسداد في الطابق النصفي أمرًا صغيرًا، لكنه لطيف، أو تغيير صنبور متسرب في المطبخ، مما يؤدي إلى تقوية الطاولة حتى لا تتأرجح. بشكل عام، هذا النوع من المهام يخلق راحتك ويحسن حالتك المزاجية، لذلك عليك أن تحاول الوصول إلى المربع رقم 4 لكي تعيش بشكل أكثر انسجامًا واكتمالًا.

ولكن إذا تعاملت مع هذه الأشياء الصغيرة قبل الانتهاء من المهام الأكثر أهمية من المربعات الثلاثة الماضية، فلن يجلب ذلك الرضا المناسب.

2. دروس الهراء. العاب الكمبيوتر , الاجتماعية الشبكات ومشاهدة التلفزيون والكحول - كل هذا يستغرق وقتًا ثمينًا فقط. سيقول الكثيرون، لكنه يساعد على الاسترخاء، أليس كذلك؟ نعم، بلا شك، أي نشاط هراء يريح، ولكن ليس مثل الراحة الصحية. لا يستطيع الكمبيوتر أو التلفزيون نقل هذه المشاعر القوية والمشاعر اللمسية والروائح والأحاسيس الأخرى كما في الحياة الواقعية. وبما أن الكمبيوتر والتلفزيون يستخدمان عددًا أقل من الحواس، فإن معدل التعافي، أي الراحة، ينخفض. يعد الكحول أيضًا وسيلة غير فعالة للاسترخاء، لأنه بالإضافة إلى تأثيره السلبي على الصحة، بعد هذه الراحة، ستشعر بالتعب والصداع ومشاكل أخرى.

بشكل عام، جميع العادات السيئة هي مضيعة للوقت ويجب التخلي عنها تماما، ولكن هذه الحالة المثالية. في الواقع، سيكون لدى كل شخص عادات سيئة، لأن محاربتها تستغرق وقتًا، لذلك نضع كل هذا الهراء مثل ألعاب الكمبيوتر والتلفزيون والكحول وما إلى ذلك في المربع غير المهم وغير العاجل في أسفل قائمة المهام.

ممارسة استخدام مصفوفة أيزنهاور لدوايت ديفيد

دعونا نرسم 4 مربعات من آيزنهاور، ونسمي كل مربع بالحروف:

أ.هام وعاجل (أحمر)؛

ب.مهم وغير عاجل (أخضر)؛

في.غير مهم وعاجل (أزرق)؛

ز.غير مهم وغير عاجل (أبيض).

نبدأ في إكمال جميع المهام بالترتيب الأبجديأي أولاً مهام النقطة "أ" ثم "ب" و"ج" وفي النهاية "د". وإلى أن نكمل مهام المربع "أ"، لن ننتقل إلى "ب". ثم، حتى نصل إلى النقطة "ب"، لا نبدأ المهام من "ج"، وما إلى ذلك. بشكل عام، نعمل بشكل متسلسل خطوة بخطوة، دون تغيير الترتيب.

الآن دعونا نصبح عمليين، لنفترض أن لدينا القائمة التالية للحالات الواردة:

الآن دعونا نفرز قائمة المهام الواردة ونضع بجانب كل عنصر حرف المربع الذي يمكن أن تنسب إليه هذه المهمة.

الآن أنت تعرف من أين تبدأ لإنجاز الأمور الأكثر أهمية. فقط قم بالأشياء من المربع "أ" أولاً، ثم "ب"، ثم "ج" و"د"، إذا كان هناك وقت.

من المهم تقييم درجة الأهمية ليس في العقل، ولكن على قطعة من الورق، لأنه عندما يكون هناك أكثر من 7+-2 أشياء للقيام بها، فإن تحديد الأولويات قد يكون خاطئًا، لأن دماغنا غير مصمم لمثل هذه العمليات في الدماغ. يمكننا تخزين حوالي 7+-2 من الأشياء في الذاكرة، والباقي يتم نسيانه. المهام المكتوبة على قطعة من الورق أسهل بكثير وأسرع، والأهم من ذلك، يمكن فرزها بدقة أكبر، لذلك لا تضيع الوقت في الملاحظات.

يمكنك أيضًا إعادة كتابة القائمة في مربعات من أجل الوضوح، خاصة بمجرد البدء في استخدام طريقة أيزنهاور، لكن هذا ليس ضروريًا.

كما تفهم بالفعل، جوهر العمل بمبدأ أيزنهاور: تقسيم المهام والتركيز على المربعين الأولين.

إن العمل وفقًا لمبدأ أيزنهاور سيساعد في تقليل عدد المهام السريعة في العمل وسوف تصبح أكثر إنجازًا.

ملاحظة.إذا كانت لديك صعوبات أو أسئلة حول المقالة التي قرأتها، وكذلك حول المواضيع: علم النفس (العادات السيئة، والخبرات، وما إلى ذلك)، والمبيعات، والأعمال التجارية، وإدارة الوقت، وما إلى ذلك، اسألها لي، وسأحاول المساعدة. من الممكن أيضًا الاستشارة عبر Skype.

P.S.يمكنك أيضًا الحصول على التدريب عبر الإنترنت "كيفية الحصول على ساعة واحدة من الوقت الإضافي". اكتب تعليقاتك وإضافاتك ؛)

الاشتراك عن طريق البريد الإلكتروني أضف نفسك