المفارقة الأكثر فضولًا هي أن الوعي البشري يتواءم جيدًا مع توليد الأفكار الجديدة ، لكن مع تخزين الأفكار القديمة غالبًا ما يفشل. غالبًا ما ننسى حتى المعلومات البسيطة - على سبيل المثال ، لشراء شيء ما في متجر أو حيث نضع المفاتيح. هل تعرف هذا؟ حسنا، أنت لست وحدك. وإذا نسينا حتى مثل هذه الأشياء البسيطة ، فماذا يمكن أن نقول عن إكمال المهام والإنتاجية الشخصية العالية.
في Goalton.com ، في مجال عملنا ، نولي قيمة عالية لأي طريقة لزيادة الإنتاجية الشخصية والفريق. لقد أصبح من المعتاد بالنسبة لنا أن نبحث باستمرار عن أحدث الأساليب في هذا المجال ونختبرها ، والطرق القديمة التي يتم الترويج لها جيدًا. واليوم نريد التحدث عن الفروق الدقيقة والإيجابيات والسلبيات التي اختبرناها بأنفسنا باستخدام نهج إنهاء الأشياء. كالعادة ، قام خبراؤنا بالضغط الأكثر تركيزًا بالنسبة لك ، بحيث تكون على دراية جيدة في نهاية المقالة بهذه المشكلة ويمكن أن تصبح أكثر فاعلية على الأقل.
الفكرة الرئيسية
لذا ، فإن جوهر طريقة إنهاء الأشياء (GTD) يعتمد على الافتراض الأساسي بأنه من الصعب على الشخص تحقيق أهدافه إذا كان رأسه مشغولًا بتدفق المعلومات الواردة. هناك الكثير من الأفكار والمهام والإلهاءات الخارجية في حياتنا لدرجة أنه قد يكون من الصعب للغاية التركيز على الشيء الرئيسي. لذلك ، اقترح David Allen عدم الاحتفاظ بكمية كبيرة من المعلومات في رأسك ، ولكن لتحرير عقلك للعمل المباشر ومحاولة نقل جميع المعلومات إلى وسيط خارجي ، بعد أن نظمها مسبقًا بطريقة معينة.
تأثير تدفق المعلومات الواردة وفقًا لـ D. Allen
يعتقد فريق علماء المنهج في Goalton.com أن هذه الطريقة في النظر إلى تنظيم العمل لها ما يبررها. للأشخاص الناجحين تدوين أفكارك وقائمة أفعالكهي حقيقة لا جدال فيها ، ولهذا السبب أصبحت الدفاتر والمذكرات لفترة طويلة رمزا لرجال الأعمال الناجحين. أول شيء عليك القيام به لفعل المزيد هو تفريغ عقلك. ما عليك سوى نقل سرب المهام من رأسك إلى أي وسائط خارجية.
لقد منحنا العقد الماضي جولة جديدة من تطوير أجهزة الكمبيوتر - فقد أصبحت أخيرًا شخصية وخفيفة وصغيرة جدًا ويمكنك الوصول إلى الشبكة العالمية أو الخدمات السحابية من أي مكان في العالم تقريبًا. يجعل البرنامج سهل الاستخدام تسجيل مشاريعك ومهامك أمرًا بسيطًا ومرئيًا ، سواء كنت تفضل استخدام الخرائط الذهنية أو إنشاء قوائم مهام.
لتحرير رأسك وتدوين الأشياء ، ما عليك سوى تثبيت مدير مهام مناسب لنفسك أو استخدام خدمة سحابية ، مثل Goalton أو Remember the Milk أو Asana أو Todoist.
نحن نتفق تمامًا مع مؤلف كتاب إنهاء الأشياء (GTD) على أن الشخص الذي يسعى لتحقيق إنتاجية شخصية عالية يجب أن يتحكم بشكل كامل في إدارة سير العمل. تتكون هذه العملية من عدة إجراءات متتالية - جمع البيانات ومعالجتها ، والتنظيم المريح للمعلومات التي تم جمعها عن المشاريع ، والقدرة على إجراء مراجعات دورية واتخاذ قرارات بشأن الحاجة إلى إجراءات معينة. بعد ذلك بقليل سنعود إلى هذه العملية ، لكن في الوقت الحالي سوف نوضحها برسم تخطيطي مرئي.
ممارسة التخطيط
بعد تفريغ كل ما تراكم فيه من رأسك ، تحتاج إلى فرزها إلى أكوام. لذلك ، فإن فرضية ألين الثانية للتخطيط لوقتك تستند إلى ما يسمى بنموذج المستويات الستة لمراجعة عملك. في الواقع ، يقول مؤلف GTD أن الشخص يجب أن يكون قادرًا على النظر إلى شؤونه من منظور عين الطائر. للقيام بذلك ، يقترح التمييز بين 6 مستويات من منظور التحديق:
- الشؤون الحالية
- المشاريع الحالية
- مجموعة من الواجبات
- 1-2 سنوات القادمة
- منظور خمس سنوات
- حياتك ككل
توصي منهجية GTD بمراجعة كل مستوى عند تكرار معين من أجل ترتيب أولويات مهامك بشكل أفضل. وعلى الرغم من أننا نعتبر هذا النهج مبسطًا إلى حد ما ، إلا أننا ما زلنا نتفق مع هذا البيان. ولعل أهم توصية لمنهجيات Goalton.com في هذا الصدد هي تلك اقلب هذه القائمة رأسًا على عقب وابدأ في التخطيط لشئونك بدقة مع تحديد أهداف للحياةعمومًا. هل هي صعبة؟ وكيف! لكن مثل هذا البيان بالتحديد للسؤال هو الذي يمنحك قوة دافعة لتغيير جذري في متجه تطورك. بعد كل شيء ، إذا كنت تفعل كل يوم بعناد نفس الشيء ، فلماذا تتغير نتيجتك؟
قليلا عن الأهداف
ألقِ نظرة على نفسك وحاول الإجابة بصدق على بعض الأسئلة - هل أنت راضٍ عن حياتك؟ هل جودته عالية بما فيه الكفاية؟ هل تشعر بالتعب مع نهاية يوم العمل أو ، على العكس من ذلك ، تغذيها طاقة إضافية؟ هل تود أن تفعل الشيء نفسه في غضون 10 سنوات؟ كيف تبدو لك حياة الشخص المثالي؟
هذه بالتأكيد نظرة فلسفية لحياتك وتتطلب موقفًا صحيًا وحياديًا ، لكن هذه هي حياتك ولكي تختبر الفرح في نهاية الطريق ، فأنت بحاجة تمامًا إلى وضع الإرشادات الصحيحة لنفسك. من خلال هذه الإرشادات ، فإننا نعني تعريف الخصائص المحددة التي يجب أن تتمتع بها. بتعبير أدق ، ليس فقط "أنت" ، ولكن "أنت الأفضل". بمجرد أن تدرك مفهوم "أفضل نفسك"، ستفهم على الفور أنك لن تكون قادرًا على أن تصبح أفضل بدون إجراءات خاصة.
التسميات والسياقات في الممارسة
لكن لنعد إلى أفكار ديفيد ألين. هل يبدو ما ورد أعلاه مثل GTD؟ لسوء الحظ ، جزئيا فقط. نعتقد أن منهجية Getting Things Done تفاعلية إلى حد ما ، في حين أن نهج التخطيط الذي نقترحه يعتبر بشكل صحيح أكثر استباقية. ماهو الفرق؟
الحقيقة هي أن النهج التفاعلي ، كما يوحي اسمه ، هو رد فعل لبعض الأحداث. على وجه الخصوص ، تعمل طريقة GTD بنشاط كبير على الترويج لاستخدام ما يسمى "السياقات" ، أي الظروف التي تقوم بموجبها بتنفيذ إجراءات معينة. هناك العديد من أنواع البرامج في العالم التي تعاني من التحميل الزائد للسياق.
ما هو السياق؟ هذه بعض التسميات التي يمكنك من خلالها وضع علامة على مهام معينة. في الواقع ، نحن نتحدث عن طريقة لتجميع المهام على أساس معين. دعنا نوضح بمثال بسيط - تقوم بتمييز بعض المهام بالتسمية (السياق) "جون" وعندما تقابل جون ، فإنك تناقش معه هذه المهام. يبدو الأمر مريحًا للغاية ، لأنك الآن لن تنسى بالتأكيد أن تسأله أيًا من أسئلتك. وبالمثل ، يمكنك تمييز المهام بسياق موقع جغرافي ، مثل "المقر الرئيسي" والتعامل مع مهام معينة عندما تجد نفسك في مكان يسمى "المكتب المركزي".
مثال على تنفيذ منهجية إنهاء الأشياء في Goalton.com
يمكنك أيضًا إنشاء مجموعة منفصلة من الحالات حسب المتاح مقدار وقت الفراغ. على سبيل المثال ، في لقطة الشاشة أعلاه ، يمكنك مشاهدة قوائم المهام مقسمة حسب مدتها:
- عمل لمدة 5 دقائق
- العمل لمدة نصف ساعة
- عمل لمدة 1 ساعة
- عمل لمدة 3 ساعات
الآن ، إذا كان لديك نصف ساعة من وقت الفراغ ، ثم باتباع طريقة إنهاء الأشياء (GTD) ، فأنت تحتاج فقط إلى إلقاء نظرة على قسم "نصف ساعة" المقابل واختيار شيئًا واحدًا ستمارسه من هناك. على سبيل المثال ، يمكنك التحقق من الشرائح في العرض التقديمي الخاص بك.
بشكل عام ، طريقة D. Allen بسيطة للغاية وبالتالي لديها الآلاف من المعجبين في جميع أنحاء العالم. أولاً ، تضع جميع الحالات في علبة الوارد (INBOX) ، ثم توزع هذه الحالات بشكل دوري إما عن طريق سياقات الموقع أو سياقات الأشخاص أو توفر الوقت. في مجلدات منفصلة ، تضع فقط مواد مرجعية أو روابط مفيدة تصادفك. في المستقبل ، يمكنك دائمًا العودة إليهم لتقرير ما إذا كان يجب فعل شيء معهم. إذا قمت بتعيين مهمة إلى زميل ، فقم ببساطة بنقلها إلى مجلد "مفوض".
كما ترى ، فإن تطبيق طريقة إنهاء الأشياء باستخدام Goalton.com ، على سبيل المثال ، سهل للغاية! ومع الأخذ في الاعتبار حقيقة أن النظام يحتوي على عدد من الأدلة ، مثل دفتر العناوين الخاص بجهات الاتصال والتقويم المدمج ، يصبح من السهل جدًا إدارة شؤونك.
دعنا نتحدث عن سلبيات GTD
الطريقة المقترحة سهلة التطبيق وتعطي نتائج ممتازة من اليوم الأول لاستخدامها. لكن دعنا ننتقدها قليلاً حتى تكون موضوعية وتحقق كفاءة أكبر في العمل.
لذا ، إذا كنت شخصًا سيئ التنظيم للغاية وسقط كل شيء من يديه ، فلن يكون لديك وقت لأي شيء وتنسى دائمًا القيام بشيء مهم ، فإن الطريقة ستكون بالتأكيد جيدة. سيرتب شؤونك حقًا وستظهر النتائج قريبًا. لكن تذكر أن هذه طريقة تفاعلية ، أي أنك تتفاعل مع الأحداث الخارجية.
في استباقيفي الأساليب التي يلتزم بها فريق Goalton.com ، لا يتم إعطاء المكانة المركزية ليس للسياق ، ولكن لأهدافك (هدف - هدف) ، بغض النظر عما إذا كانت هذه الأهداف شخصية أو عملية. بمعنى آخر ، نعتقد أنه إذا حددت هدفًا مهمًا وخصصته أولوية أعلى ، فعليك أخذ المهام من قائمتك وإكمالها ، بغض النظر عن الظروف الخارجية المناسبة ، ولكن بدءًا من أولويتها.
بالنسبة للمثال أعلاه ، هذا يعني أنه يمكنك الاتصال بـ John نفسك (استباقي) دون الحاجة إلى الانتظار حتى تقابله بالصدفة. في الوقت نفسه ، ليس عليك أن تناقش معه جميع الحالات التي تحمل علامة "جون" - بدلاً من ذلك ، ناقش فقط المسألة المهمة التي لديك الآن في الأولوية وركز عليها فقط. الوضع مشابه لـ "المكتب المركزي" - لماذا ننتظر السياق الصحيح؟ إذا كانت لديك مهمة مهمة تؤدي إلى الهدف الذي تريده ، فانتقل إلى المكتب المركزي وقم بحل مشاكلك دون إضاعة الوقت. هذا هو الفرق بين النهج التفاعلي والاستباقي. تخضع أيديولوجية نظام Goalton بالكامل لأسبقية الأهداف ، ونعتقد أن تجميع المهام يجب أن يتم بدقة وفقًا لمعايير التصميم والوقت ، وليس وفقًا للتسميات والسياقات الشرطية.
"الملصقات هي عدو التفكير البنيوي. يكمن ضرر العلامات في سهولة الوصول إليها وعدم ضررها الخارجي. غالبًا ما تبدو جيدة في اليوميات ولها ألوان جميلة مختلفة. إنها سهلة الاستخدام ويمكنك تمييز أي شيء بها. لماذا يحب الناس التسميات؟ لأنه إذا لم تكن هناك تسميات في النظام ، فعليك التفكير. فكر في المكان الذي تنسب إليه هذه المهمة أو تلك ، وفكر في كيفية بناء هذه المهمة في سلسلة الإجراءات الشاملة. فكر في الوقت المناسب أو المناسب لتنفيذ هذا الإجراء وما إذا كان إجراءً على الإطلاق أو مجرد فكرة. بدون تسميات ، عليك التفكير كثيرًا وتحويل أفكارك غالبًا إلى شيء أكثر عملية أو التخلي عنها تمامًا. لكن أليس هذا هدفك؟ العلامات هي عادة سيئة. حاول رفضهم - في البداية ستكون غير مرتاح ، لكن بعد ذلك سترى النتيجة.
من الواضح أن ديفيد ألين نفسه فهم أن الطريقة التي اقترحها ، على الرغم من أنها جيدة ، لم تكن مثالية. لهذا السبب خصص جزءًا من كتابه الرائع "للحالات غير النمطية" التي تتطلب تفكيرًا وتفكيرًا أعمق. نتيجة لذلك ، بالإضافة إلى الأسلوب الأفقي للتخطيط ، تم استكمال منهجيته بمنهج رأسي ، حيث تضمن جوانب مهمة للغاية من وجهة نظرنا ، مثل:
- تحديد الأهداف
- خلق رؤية
- العصف الذهني
- تعريف إجراءات محددة
استنادًا إلى التصنيف الذي اقترحه وأساليب تخزين المعلومات ، سهل ألين هذه العملية إلى حد كبير ، على الرغم من أنه قدمها بطريقة مشوشة إلى حد ما. أساس الارتباك هو عدم وجود خوارزميات واضحة ونفس الاستخدام السيئ للسياقات ، والذي لم يتخلى عنه المؤلف أبدًا ، معتقدًا أنها تسمح "بالحصول على فكرة عن الإجراءات المحددة التالية ، وتلقي التذكيرات الصحيحة في الوقت المناسب وفي المكان المناسب ". حسنًا ، دعونا لا نحكم عليه بقسوة شديدة على ذلك. في النهاية ، يختلف كل الناس قليلاً عن بعضهم البعض في نمطهم النفسي وخصائصهم الشخصية. ربما ، بالنسبة لبعض الناس ، فإن النهج التفاعلي لممارسة الأعمال التجارية هو الذي يناسبهم بشكل أفضل.
في ختام مراجعتنا لمنهجية "الإنجاز" ، ما زلت أرغب في لفت الانتباه إلى نقطة إيجابية واحدة. ربما قدم مؤلف الطريقة المساهمة الأكثر قيمة في تطوير الإنتاجية الشخصية من خلال اقتراح مخطط بسيط إلى حد ما ومنظم جيدًا لمعالجة المعلومات الواردة. كما يتضح من الشكل ، يصف هذا المخطط دليلاً خطوة بخطوة حول ما يجب فعله بالمعلومات الواردة من أجل تفريغ عقلك من تذكرها.
ديفيد ألين كيفية إنجاز الأشياء
يتفق خبراؤنا إلى حد كبير مع هذا المخطط ويعتبرونه أداة ممتازة للأشخاص الذين يرغبون في تحقيق نتائج رائعة. ومع ذلك ، نشعر أنه من واجبنا تحذيرك من أن المخطط يحتوي على خلل مهم للغاية يختلف معه فريق Goalton.com بشدة. الحقيقة هي أن المخطط له فرع منطقي يشير إلى الحاجة إلى إعطاء الأولوية للمهام الصغيرة. "يستغرق أقل من دقيقتين؟ - افعل ذلك على الفور" - هذا هو شعار GTD. نحن نفهم ما كان يدور في ذهن ألين عندما قدم هذا العنصر - لقد أراد إنقاذ الناس من المهام الصغيرة التي تدور أحيانًا بشكل مزعج في عقلك. ومع ذلك ، قد يكون هناك أيضًا قنبلة كبيرة هنا.
في مقالتنا حول مبدأ الشيء الواحد ، تناولنا ببعض التفاصيل المتعلقة بالتركيز والتركيز وقوة الإرادة. إنها قوة الإرادة التي تسمح لنا بالقيام بالشيء المختار ، مما يمنعنا من محاولة التحول إلى شيء آخر. لكن الخامسخلال النهار ، يتم استنفاد قوة الإرادة وكذلك طاقتك العقلية. فهل يعقل إنفاقها على حالات صغيرة مدتها دقيقتان؟ لا نعتقد ذلك. لا تبدأ يومك بأي حال من الأحوال بترتيب الأشياء الصغيرة - ابدأ يوم العمل دائمًا بالمهمة الرئيسية!
الحقيقة هي أنه بالإضافة إلى تحديد ما يجب عليك القيام به من حيث المبدأ ، فإن الطريقة التي ستعمل بها في المهمة بالضبط هي أيضًا مهمة جدًا. تقول معظم الأبحاث العلمية بشكل لا لبس فيه أن العدو الأكبر للإنسان هو عدوه عدم القدرة على التركيز على مهمة. بالمناسبة ، لأولئك الذين يهتمون بهذا الجانب بالذات ، نوصي بقراءة تقنيات الطماطم. نحن نؤمن بصدق أن القدرة (والمهارة المكتسبة ، والعادة) على العمل في مهمة محددة لفترة زمنية معينة دون تشتيت الانتباه من قبل أي شيء آخر أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح. ومع ذلك ، إذا كنت تأخذ في الاعتبار تعليمات إنهاء الأشياء (GTD) التي تخبرك بالقيام بمهام قصيرة أولاً ، فإنك تخاطر بتنفيذ هذه المهام القصيرة فقط طوال اليوم.
قد يتساءل المرء: ما الخطأ في ذلك؟ أولاً ، ما بدا لك قصيرًا في البداية قد يستغرق في الواقع وقتًا طويلاً. ثانيًا ، يجب تنفيذ المهام المهمة (أي تلك التي لها أولوية عالية نظرًا لقيمتها) أولاً ، وليس المهام القصيرة. ثالثًا ، احتياطي الطاقة لأي شخص محدود ، مما يعني أنه من خلال القيام بعشر مهام قصيرة ، يمكنك إنفاق كل قوتك وإلهامك عليها. ولا تنس أن التبديل بين المهام هو أيضًا جزء مستهلك للطاقة في عمل عقلك. تحدثنا بالتفصيل عن تكلفة التبديل بين المهام ومخاطر تعدد المهام في مقال سابق.
النتائج التي توصلنا إليها
تكمن مشكلة خدمات الإنتاجية في أن الجميع يضعون أنفسهم كمكان يمكنهم فيه حل جميع المشكلات وتخزين المعلومات والتواصل. تطلب منك معظم الخدمات تحديد الأولويات والعمل وفقًا لها.
لكن قلة من الناس يمكنهم التركيز على إكمال المهام المهمة وعدم الالتفات إلى كل أنواع الأشياء الصغيرة: المهام العاجلة أو الطلبات من الزملاء أو الأصدقاء أو المعارف. عندما يكون هناك العديد من المهام ، يصعب التعامل معها. لذلك ، في الممارسة العملية ، عليك استخدام العديد من الخدمات لإدارة الحالات. عندما يكون هناك الكثير لفعله ، نبدأ في الخلط بين هذه الخدمات والقوائم ونتوقف في النهاية عن استخدامها.
توفر منهجية Getting Things Done (GTD) خطة شاملة تسمح لك ببناء نظام واحد يمكنك من خلاله حل أي مشكلة. ستكون قادرًا على الاسترخاء وعدم القلق ، حيث ستكون على يقين من أنك لن تنسى أي شيء. في الوقت المناسب ، سيحدد النظام ما يجب القيام به وما يجب التركيز عليه.
فلماذا يعمل الكثير من الناس بشكل غير منتج؟
يبدأ الناس في العمل بشكل غير منتج عندما يكون هناك الكثير من المشاريع والحالات والمهام. من الصعب عليهم الاحتفاظ بكل هذا في رؤوسهم ، والأكثر من ذلك تحديد الأولويات. لذلك ، فإما أن لا يتم فعل أي شيء على الإطلاق ، أو أن ما يتم فعله هو أسهل الأشياء ولكنه مهم. تظهر مشكلة أخرى: عندما كان لا بد من حل المهام العاجلة أمس.
بالإضافة إلى ذلك ، يبدأ الشخص بالتعب بشكل أسرع ، ويصبح سريع الانفعال. إنه يركض باستمرار مثل السنجاب في عجلة الروتين ، والمشاريع المالية والاستراتيجية المهمة حقًا تُترك جانبًا.
سيساعد نظام Getting Things Done الذي وصفه David Allen في الكتاب ، والذي نُشر في عام 2001 وأصبح من أكثر الكتب مبيعًا في العالم ، في التعامل مع هذا الموقف.
أخبرني عن مفاهيم GTD الأساسية التي تحتاج إلى معرفتها
نمط- هذه هي الأشياء والأفكار والمخاوف التي تزعج وتشتت وتهدر الطاقة. حتى يتم ترجمة الروتين إلى مهام ، لا يمكن التحكم فيه. التفكير في نفس المشاكل مرارًا وتكرارًا هو استخدام غير فعال للطاقة الإبداعية التي تولد الإحباط والتوتر.
الهدف من ورم الأرومة الغاذية الحملي هو تحرير رأسك من الروتين وإزالة التوتر الداخلي.
ذاكرة العمل البشريةمنطقة الدماغ التي توجد بها الذاكرة قصيرة المدى. هذا هو المكان الذي نضع فيه عادة الأعمال الحالية غير المنجزة والوعود التي نقطعها لأشخاص آخرين والأفكار الأخرى التي تزعجنا. لسوء الحظ ، هناك حد لمقدار الروتين الذي يمكنك الالتزام به حتى يعمل الدماغ بشكل طبيعي. إذا كانت ذاكرة الوصول العشوائي الخاصة بك ممتلئة ، فسوف تشتت انتباهك بالأشياء الصغيرة وتنسى أهدافك ، مما يؤدي إلى التوتر.
أدوات لجمع المعلومات- أين تذهب المعلومات وأين تحدد ما يجب القيام به. على سبيل المثال:
- المنظمون.
- دفاتر الملاحظات؛
- بريد إلكتروني؛
- تقويم؛
- الدكتافون.
صندوق الوارد- مستودع واحد للروتين تقوم بتحويله إلى حالات ومهام. من أهم قواعد العمل مع البريد الوارد تفريغه بانتظام.
خطوات بسيطة- إجراءات من خطوة واحدة تحتاج إليها. من الناحية العملية ، من الأنسب تخصيص خمس دقائق لمثل هذه الحالات.
مشروعمهمة تتطلب أكثر من خطوة لإكمالها. تحتاج إلى ترك تذكير بالمشروع ووصف الخطوات الأولى نحو تنفيذه. نتيجة لذلك ، يتحول المشروع إلى إجراء بسيط يمكن إكماله في الدقائق الخمس القادمة والحصول على النتيجة النهائية.
يجب أن يحتوي المشروع على رابط لبطاقة أو ملف يصف التفاصيل: المسؤولين ، المواعيد النهائية ، الفئة (على سبيل المثال ، "التسويق" ، "القانوني" ، "التطوير") ، روابط لبطاقات أصغر ذات مهام. من الملائم تنظيم مثل هذا الهيكل في.
قائمة السياق- قائمة المهام التي يسهل القيام بها في ظل ظروف معينة. على سبيل المثال ، في قائمة السياق "المشتريات" ستكون هناك قائمة بالأشياء والمنتجات التي تحتاج إلى شرائها في المتجر. قد تحتوي قائمة المكالمات على قائمة بالمكالمات التي يجب إجراؤها عندما تكون متفرغًا.
من الملائم عمل قوائم سياقية فردية للأشخاص الذين تعمل معهم وتتواصل معهم. عند الاجتماع بشخص معين ، يمكنك فتح القائمة بسرعة وحل المشكلات الضرورية.
كيف تستخدم التقويم؟
يجب أن تدخل في:
- الإجراءات التي يجب القيام بها في وقت معين (الاجتماعات واجتماعات العمل والندوات) ؛
- الإجراءات التي يجب القيام بها في يوم محدد (إنهاء المشروع في موعد محدد ، والمشاركة في مؤتمر) ؛
- معلومات حول تواريخ محددة (الذكرى السنوية ، أعياد الميلاد ، الأعياد).
أستخدم "تقويم Google" حيث أضع كل هذه الأشياء. هذه الخدمة مريحة للأسباب التالية:
- متوفر من الهاتف ومن الكمبيوتر ؛
- يمكنك عرض عدة تقويمات على شاشة واحدة في وقت واحد ؛
- هناك تذكيرات على الهاتف الذكي.
إذا وضعت شيئًا ما في التقويم ، فستفعله أو تعيد جدولته إلى تاريخ آخر. ليست هناك حاجة لملء التقويم بقائمة مهام يتم نقلها بانتظام من يوم لآخر. هناك حلول منفصلة لهذه القوائم.
إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بالعملاء أو الموردين أو المقاولين بانتظام في وقت معين ، فمن الأفضل استخدام نظام CRM لهذا الغرض.
ما هي القوائم التي يجب أن تصنع؟
قوائم الإجراءات ذات الأولوية
تجميع تقرير أسبوعي ، ومراجعة موقع ويب منافس ، وإفراغ صندوق الوارد الخاص بك ، وكتابة موجز للمصممين - كل هذه الإجراءات تستغرق أكثر من دقيقتين ، لكن لا يمكن تفويضها لأي شخص. نضع مثل هذه الحالات على قوائم الإجراءات ذات الأولوية ونكملها خلال اليوم.
قواعد العمل مع هذه القوائم:
- لا ينبغي أن يكون هناك العديد من القوائم ، يكفي اثنان أو ثلاثة. على سبيل المثال ، "شخصي" ، "عمل" ، "عائلة". إذا كانت لديك مهمة من القائمة ليوم محدد ، فقم بتعيين تذكير في التقويم الخاص بك.
- في المهام الواردة في هذه القائمة ، من الملائم عمل ملصقات وفقًا للسياق: "على الطريق" ، "على الكمبيوتر" ، "اقرأ" ، "شراء" ، "وعود". يمكن أن تحتوي المهام على تصنيف واحد أو أكثر. على سبيل المثال ، سيتم تعيين مهمة "Walk the dog" إلى المشروع "Private" وعلامة "Promise".
- قبل إضافة مهمة إلى قائمتك ، ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة إلى القيام بها على الإطلاق. إذا كانت الإجابة "نعم" ، فقرر ما إذا كنت بحاجة شخصيًا إلى تنفيذ هذه المهمة. بعد كل شيء ، يمكنك إرسال رسالة صوتية إلى المرؤوس وتفويضه. المهام التي قمت بتعيينها سيكون لها التسمية "المعينة". وسيحتوي على حالات من قائمة "العمل" وقائمة "شخصي".
- راجع القوائم بانتظام. افعل هذا عندما يكون لديك وقت فراغ. ارتق بالأشياء التي يجب القيام بها أولاً.
- قم بتنظيف قوائم المهام الخاصة بك مرة واحدة على الأقل في الشهر.
سرد "يومًا ما"
ستشمل هذه القائمة الحالات التي لا تتطلب إجراءً فعالاً. يمكن أن يكون:
- الكتب والسجلات ودورات الفيديو التدريبية التي ترغب في شرائها ؛
- تلك المفيدة التي تريد إتقانها ؛
- الأماكن التي تريد زيارتها.
- الأشياء التي تريد شراءها.
يجب النظر في هذه القائمة بشكل دوري ، وتدوين الملاحظات وتحويلها إلى أهداف سيتم العمل عليها.
وكيف يتم تخزين المعلومات المرجعية التي ستكون مفيدة في المستقبل؟
هذه المعلومات لا تتطلب أي إجراء. المعايير الرئيسية لتخزين هذه المعلومات هي:
- بحث مريح عن طريق العناوين والعلامات والوصف المختصر.
- سهولة وضع المعلومات في المستودع.
- بنية تخزين معلومات بديهية. عندما تظهر بيانات جديدة ، يجب عليك تحديد الفئة والفئة الفرعية بسرعة حيث تريد وضعها.
- إمكانية الوصول إلى التخزين من أي جهاز.
هل هناك طقوس إلزامية GTD؟
نعم ، هناك عدة.
جمع كل المعلومات في سلة "البريد الوارد"
هناك العديد من الأدوات لجمع المعلومات. لكن كل هذا يجب أن يتدفق في مكان واحد ستستمر في العمل معه.
إفراغ البريد الوارد
مرة أو مرتين في الأسبوع ، سيتعين عليك مراجعة قائمة البريد الوارد وفرز المجلدات أو التصنيفات المتراكمة. يجب أن تصبح هذه الطقوس عادة ، تتكون من خوارزمية واضحة للأفعال وتكرارها المنتظم.
يجب أن يكون لديك خطة بسيطة خطوة بخطوة لكيفية تنظيف نظام المهام أسبوعيًا. احصل على تقويم ستحدد فيه الأيام التي قمت فيها بفرز الأشياء. خصص لنفسك جائزة إذا ، على سبيل المثال ، خلال 30 يومًا على الأقل 20 يومًا على الأقل قمت بإفراغ صندوق الوارد الخاص بك وشطب الأيام في التقويم.
مراجعة قائمة الإجراءات ذات الأولوية الأولى وقائمة "يومًا ما" ، وتحديد الأولويات
عند مراجعة القوائم ، من المهم تحديد الأولويات بشكل صحيح وحساب قوتك بشكل واقعي. هذا ضروري حتى لا تثقل كاهل نفسك بالمهام المرهقة ولا تعاني من إدراك عدم كفاءتك.
إتلاف السلال الزائدة
في كثير من الأحيان ، أثناء التواصل مع الزملاء والشركاء ، تظهر صناديق بريد ومستندات وقوائم جديدة.
مهمتك هي أتمتة كل شيء قدر الإمكان بحيث تتدفق البيانات إلى مجلد Inbox.
يمكن أن يكون إما صندوق بريد أو مجدول إلكتروني. الخدمات و Zapier مناسبة لأتمتة المعلومات وإعادة توجيهها. يجب أن تكون سلال جمع المعلومات قليلة.
كيف يتم التعامل مع سلة "البريد الوارد" وفرز الحالات المتراكمة فيها؟
أولاً ، استخرج المهمة أو الحالة أو المعلومات من بريدك الوارد وأجب عن السؤال "ما هذا؟ هل من الضروري فعل شيء ما؟ "
إذا لم تكن بحاجة إلى فعل أي شيء ، فهناك خياران. إذا لم تعد سلة المهملات مفيدة ، فإنك ترميها بعيدًا. إذا كانت معلومات مفيدة ، قم بأرشفتها. يجب أن يتم تنظيمها في فئات وعلامات لتسهيل العثور على ما تحتاجه.
إذا كنت بحاجة إلى القيام بشيء ما باستخدام المعلومات ، فهناك ثلاثة خيارات:
1. نفذ ما هو مطلوب.إذا كان الإجراء مهمًا ولن يستغرق أكثر من 2-5 دقائق.
2.تفويض لشخص ما.إذا استغرق نشاط ما أكثر من دقيقتين ، ففكر في إمكانية تفويضه إلى شخص ما.
عند تفويض شخص ما ، يجب كتابة ما يلي:
- النتيجة النهائية؛
- خطة العمل (الطريق إلى الهدف) ؛
- تاريخ إنجاز المهمة
- تاريخ الضبط والنتيجة التي يجب أن تكون جاهزة لها (متوسطة أو نهائية).
3. تأجيل للمستقبل.عند القيام بذلك ، أشر إلى:
- نتيجة مرغوبة؛
- أقرب إجراء تالٍ يتعين اتخاذه. تذكر: من المستحيل إكمال المشروع ككل ، يمكنك فقط اتخاذ خطوات بسيطة محددة تقربك من النتيجة النهائية ؛
- موعد التسليم. إذا لم يكن هناك جدول زمني محدد ، ضع الإجراء على قائمة "يومًا ما".
يمكنك إرسال رسائل إلى نفسك لاستلامها في اليوم المحدد. لهذا الغرض ، يعد كل من تقويم Google مع تذكير في اليوم المناسب وتطبيق البريد ، الذي سيرسل لك خطابًا في وقت معين ، مناسبًا.
كيف تخطط لعملك؟
يمكن تقسيم كل عمل إلى ثلاث خطوات:
- تنفيذ المخطط مسبقا. يمكن أن تكون أشياء مهمة من الناحية الإستراتيجية تقربك من الهدف ، أو روتين يجب القيام به فقط.
- أداء العمل كما يظهر بشكل غير متوقع. هذا عندما تصل المهام من الزملاء والمديرين ورسائل العملاء خلال اليوم.
- التخطيط لمزيد من العمل: تجميع ومراجعة القوائم ، وتحديد الأولويات. يجب ألا تستغرق هذه النقطة وقتًا طويلاً حتى لا تخطط من أجل التخطيط.
تم وصف ممارسة تخطيط الحالات والمهام (كتاب تذكاري) في كتاب ديفيد ألين.
ديفيد ألين
مستشار الفعالية الشخصية وإدارة الوقت ، مؤلف منهجية GTD الإنتاجية
بالنسبة لكتاب تذكاري ، هناك حاجة إلى 43 مجلدًا: 31 تم تمييزها بالأرقام من 1 إلى 31 ، و 12 أخرى بأسماء الأشهر. يتم وضع المجلدات اليومية في المقدمة ، بدءًا من تاريخ الغد. خلف المجلد الذي يحمل الرقم 31 يوجد مجلد الشهر التالي ، وخلفه توجد مجلدات الأشهر المتبقية.
يتم نقل محتويات المجلد لليوم التالي إلى سلة المهملات كل يوم ، ثم يتم وضع المجلد خلف آخر المجلدات اليومية (كما لو تم نقلها إلى الشهر التالي). عندما تفرغ المجلد 31 للشهر الحالي ، سيكون هناك مجلد باسم الشهر الجديد خلفه ، وخلفه مجلدات بأيام الشهر الجديد. وبالمثل ، يتم نقل مجلد الشهر الحالي ، بعد انقضاءه ، إلى العام التالي.
في مجلد معين ، تحتاج إلى تخزين المستندات التي تتطلب إجراءات محددة (نموذج تحتاج إلى تعبئته ، وخطاب لإرساله).
لكي يعمل النظام ، يجب تحديثه يوميًا. إذا نسيت تحديث مجلد الغد ، فلن تتمكن من الوثوق بالنظام. سيتم تفويت المعلومات المهمة ، والتي يجب التعامل معها بطرق أخرى.
إذا كنت ستغادر لعدة أيام ، فعندئذ قبل المغادرة ، تحتاج إلى التحقق من المجلدات لمعرفة الأيام التي ستتغيب خلالها.
كيفية تنظيم ذلك عمليًا ، مع مراعاة أنظمة التخطيط الحديثة:
- بدلاً من كتاب الذاكرة ، استخدم منظمًا به قوائم مهام لكل يوم وأدخل مهام اليوم الحالي فيه. يجب تسجيل الاجتماعات والحالات المقيدة بالوقت أولاً وتعيين التذكيرات بحيث يخطرها النظام مسبقًا.
- قم بإنشاء ملف بقائمة مهام للشهر. هذه قائمة بما تريد القيام به خلال هذا الوقت. يمكنك إضافة حالات إليها طوال الشهر. يجب مراجعة المهام مرة واحدة في الأسبوع. أثناء التخطيط ، وزع أهم المهام على مدار الأسابيع حتى تفهم المهام ذات الأولوية. سوف تفي بهم أولاً وقبل كل شيء ، وإلا فسيتم قضاء كل الوقت في الأمور الصغيرة والعاجلة.
- قم بإنشاء ملف بخطط العام. يجب مراجعته مرة واحدة في الشهر. يتم تحويل الحالات من هذا الملف إلى خطط الشهر.
- ضع خططًا للعام ، بناءً على أهداف طويلة المدى لمدة 3-5 سنوات. من الأفضل تسجيل هذه الحالات إما في نهاية العام أو خلال الإجازات ، عندما لا يكون الرأس محملاً بالمهام اليومية.
يسمي ديفيد ألين هذه النقاط الأربع بنظام التخطيط الطبيعي. يتيح لك هذا النظام التحرك نحو الأهداف التي تهمك وعدم إضاعة الوقت في الروتين.
هل هناك خطة عالمية يمكن من خلالها التخطيط لأي مشروع؟
نعم بالتأكيد. يسميه ديفيد ألين نموذج التخطيط الطبيعي. يتكون من عدة خطوات.
الخطوة 1. الهدف وصورة النتيجة المثالية
حدد النتيجة النهائية أو المثالية ، تخيل أنك حققت ذلك.
صِفها بكل معايير النجاح (المال ، الناس ، التقدير). كلما وصفت النتيجة النهائية بالتفصيل ، كلما كان الدافع أقوى ، خاصة في الأوقات التي تحتاج فيها إلى اتخاذ إجراءات محددة ، ولكن لا يوجد وقت لذلك.
الخطوة 2. المبادئ
صِف المبادئ التي ستلتزم بها وأنت تحقق هدفك. على سبيل المثال: "سأطلق العنان للناس إذا ... (ظلوا في حدود الميزانية ، أكملوا المشروع قبل الموعد النهائي)." اسأل نفسك: "ما هي الإجراءات التي يمكن أن تتداخل مع نشاطي؟ كيف يمكنني منعهم؟ "
المبادئ واضحة وتوفر مرجعًا موثوقًا به في عملية إدارة الأنشطة.
الخطوة الثالثة: تبادل الأفكار
قم بالعصف الذهني حيث تقوم بتدوين كل الأفكار التي تتبادر إلى الذهن.
المبادئ الأساسية للعصف الذهني:
- لا تحكم
- لا تجادل
- لا تقييم؛
- لا تنتقد
- فكر في الكمية وليس الجودة ؛
- إبعاد التحليل والتنظيم إلى الخلفية.
الخطوة 4. خطة المشروع في شكل قائمة
نظّم نتائج العصف الذهني في قائمة مهام. ابدأ التخطيط من النهاية واعمل في طريق عودتك. لذلك يمكنك بسهولة وضع خطة وتحديد الخطوة الأولى نحو الهدف. مثال التخطيط الشامل:
الهدف (نتيجة مثالية)ج: أستطيع أن أتحدث الإسبانية وأفهم الناس.
لماذا هذا: أرغب في التواصل دون مشاركة المترجمين أثناء المفاوضات التجارية مع الشركاء الإسبان والتواصل بحرية مع الآخرين خلال عطلتي في إسبانيا.
خطوات نحو الهدف:
- اقتربت خطوة واحدة من تحقيق هدفي: وجدت متحدثًا أصليًا للغة الإسبانية وأتحدث إليه مرتين في الأسبوع.
- خطوة واحدة قبل ذلك: اجتزت اختبار إجادة اللغة B1.
- خطوة واحدة قبل ذلك: اجتزت اختبار إجادة اللغة A1.
- خطوة واحدة قبل ذلك: درست اللغة الإسبانية ثماني مرات في شهر وأكملت جميع واجباتي المدرسية.
- خطوة واحدة قبل ذلك: قمت بالتسجيل في دورة اللغة الإسبانية ودفعت مقابل شهر من الرسوم الدراسية.
- خطوة واحدة قبل ذلك: جمعت معلومات حول دورات اللغة الإسبانية وقمت بتجميع جدول مقارنة.
- الخطوة الأولى: لقد حددت موعدًا في التقويم الخاص بي عندما أجمع معلومات حول دورات اللغة الإسبانية.
عندما يعمل فريق على نفس المهمة وتحتاج إلى تنظيم الخطة بأكملها في مكان واحد ، فمن السهل استخدامها. العمود الأول فيه المراحل في الطريق إلى الهدف ، والعمود الثاني مسؤول. التالي سيكون أعمدة ذات فترة زمنية. ستعرض الخلايا حالة الحدث الرئيسي المحدد ، مثل مخطط ، قيد التقدم ، مكتمل ، مؤجل.
يمكن أن يبدو نظام إنهاء الأشياء (GTD) ونظام الجدولة الطبيعية صعبًا. ولكن عندما تقوم بإعداده لنفسك والبدء في استخدامه بانتظام ، ستشعر أن كل شيء أسهل بكثير مما بدا للوهلة الأولى.
لماذا يصعب علي الاحتفاظ بكل شيء في رأسي
تشبه ذاكرتنا قصيرة المدى الذاكرة الرئيسية لجهاز الكمبيوتر - فهي ضرورية للعمل مع المهام الفعلية ، وحجمها صغير للغاية. في الوقت نفسه ، نحن قادرون على المعالجة في المتوسط ، والعمل بشكل جيد على الإطلاق باستخدام 1-3 فقط. في الوقت نفسه ، يتزايد باستمرار حجم المعلومات التي تستدعي اهتمامنا. كما يقول David Allen ، مؤلف كتاب "ترتيب الأشياء" ، "إن عقلك هو لخلق الأفكار وليس تخزينها". وهذا أحد أهداف منهجه.
حول الالتزامات الداخلية
وفقًا للمؤلف ، فإن المصدر الرئيسي للتوتر والعواطف السلبية هو الالتزامات التي لم يتم حلها أو انتهاكها تجاه الذات أو الآخرين (في الأصل ، يسميها Allen الحلقات المفتوحة). يصعب تحمل الأفكار المحبطة أكثر من إدراك حجم العمل الذي يتعين علينا القيام به. يمكنك معرفة المزيد حول العلاقة بين الوظائف المعرفية والتخطيط والمهام غير المكتملة و.
"أي التزام" ينبغي أو يمكن أو ينبغي "موجود في العقل فقط يخلق توترًا غير منطقي لا يمكن التخلص منه ، 24 ساعة في اليوم ، سبعة أيام في الأسبوع".
يعتقد ألين أيضًا أنه على عكس العمل البدني ، فإن العمل الفكري ليس له حدود واضحة. ولا حتى بعد يوم حافل في المكتب ، لا تزال تفكر في العمل في المنزل. بالنسبة لألين ، لا يوجد تمييز على الإطلاق بين العمل والترفيه. وفقًا لمنطقه ، فإن العمل هو كل شيء نسعى جاهدين لتحقيق الوضع الحالي للأشياء إليه. الشيء الرئيسي هو توضيح النتائج بوضوح وتحديد الخطوات اللازمة لحلها قبل تحديد هذه الأهداف الخاصة بك.
كيف تتعلم التفكير بشكل أكثر وضوحًا
بادئ ذي بدء ، من المهم التعامل مع الالتزامات الداخلية. تشير فلسفة إنجاز الأشياء (المشار إليها فيما يلي باسم GTD) إلى أن العملية الكاملة لإدارة العمل تنحصر في ثلاثة مبادئ بسيطة.
تحتاج أولاً إلى تحرير رأسك - جمع كل الأفكار والمهام غير المكتملة في نظام خارجي تثق به.
ثم تحتاج إلى توضيحها - قرر ما يجب فعله بهذه المعلومات.
افعلها.
خمس خطوات لتوضيح المشاكل المعقدة
1. جمع
اجمع كل الأسئلة المفتوحة (الشخصية والمهنية) ، والأعمال غير المكتملة (في الأصل ، الكلمات الرشيقة والغامضة ، المترجمة على أنها "غير مكتملة") ، وغيرها من المعلومات التي تهمك ببساطة. أرسلها كلها إلى صندوق الوارد - وحدة تخزين خارجية آمنة يمكن أن تكون إما مادية (دفاتر ملاحظات ، مجلدات) أو رقمية (أي تطبيق لإدارة المهام يحتوي على صندوق الوارد افتراضيًا ، على سبيل المثال ، أو - تم تطوير الأخير بالكامل على أساس GTD). أضف إلى هذا البريد والمراسلة الفورية - "صندوق الوارد" افتراضيًا.
من خلال تخزين المعلومات حول الأعمال غير المنتهية على الناقل ، يمكنك تحرير رأسك. الشيء الرئيسي هو عدم إنتاج الكثير من القوائم وتحديثها ومعالجتها بانتظام.
بمجرد أن تعتقد أن "should" و "should" و "should" بشأن مهمة ما ، تدخل هذه المهمة في فئة غير المكتملة
2. المعالجة
عادة ما تأتي المعلومات إلينا على مدار اليوم ، ولكن من الأنسب أن يقوم شخص ما بمعالجتها في الصباح ، وإجراء المراجعة في المساء ، وما إلى ذلك. يوصي ألين عمومًا بفصل هذه الخطوات في الوقت المناسب. تتكون عملية معالجة المعلومات نفسها من إجابات متسلسلة للأسئلة.
"ما هذا؟" (تحديد نوع المعلومات - مهام أو ملاحظات أو أفكار).
"هل هذا يتطلب اتخاذ إجراء الآن؟" بعض المعلومات ليست مخصصة للعمل على الإطلاق ، إنها ببساطة تستحق التخلص منها. يجب وضع الجزء الآخر في النظام لتحرير الوعي منه.
إذا لم يكن هناك إجراء مطلوب ولم تكن المعلومات مطلوبة ، فنحن ببساطة نتخلص منها.
إذا لم يكن هناك حاجة لاتخاذ إجراء ، ولكن المعلومات مطلوبة ، فإننا نؤجلها للعودة لاحقًا. للقيام بذلك ، تقترح GTD إنشاء مجلد "يومًا ما / ربما" يتم إرسال جميع الخطط المستقبلية إليه - من قوائم الكتب والأفلام والأماكن للسفر إلى قائمة مشاريع العمل والأسرة المحتملة.
خيار آخر: نحفظ المعلومات كمرجع - لمزيد من الإجراءات والمشاريع. كل من الخيارات المعروفة مثل Dropbox و Google Drive ، بالإضافة إلى الأدوات الجديدة مثل Notebook ، مناسبة لذلك.
إذا كانت هناك حاجة لاتخاذ إجراء ، فإن السؤال الرئيسي هو: "ما هو الإجراء التالي؟" يمكنك القيام بذلك على الفور إذا لم يستغرق الأمر أكثر من دقيقتين (5 أو ربما 10 - الأمر متروك لك) ، أو تفويضه إلى شخص أكثر ملاءمة ووضعه في "قائمة الانتظار".
إذا كنت بحاجة إلى تعيين تاريخ محدد لإجراء ما ، فأرسله إلى "التقويم" (تقويم Google ، تقويم Apple ، Microsoft Outlook هي الأكثر وضوحًا). الإجراءات بدون موعد نهائي ، انتقل إلى قائمة "الإجراءات التالية" ، والتي تعد في الأساس قائمة مهام في مدير المهام أو المفكرة.
ما هو العمل القادم؟ هذا هو السؤال الرئيسي فيما يتعلق بأي معلومات قمت بجمعها. إذا أجبت بشكل صحيح ، فسيكون هناك شيء لتنظيمه. "الإجراء التالي" هو الإجراء المادي التالي المحدد الذي يجب اتخاذه من أجل التحرك نحو إكمال مهمة معينة.
3. التنظيم
نتيجة للمعالجة ، يتم الحصول على عدة فئات من التخزين ، والتي تشكل نظامك.
قوائم الإجراءات النشطة: تقويم (للإجراءات ذات الموعد النهائي المحدد) وقائمة المهام - في مدير المهام / المفكرة.
قائمة المشاريع - المهام التي تتطلب أكثر من إجراء واحد لإكمالها (معظم مديري المهام لديهم عدة مستويات من المهام ، والتي تشمل مستوى المشاريع ، ولكن مجرد قائمة - سيساعد فهرس المشاريع) ، والمواد المرجعية لها - في أي تخزين مناسب ويمكن الوصول إليه.
قائمة "قائمة الانتظار" للمهام التي تتطلب انتباهك ، وليس المشاركة. بالإضافة إلى تعيين تذكيرات للمهام التي ستصبح ذات صلة في وقت ما في المستقبل - تتوفر ميزة التذكير أيضًا في معظم تطبيقات المهام.
قائمة "يومًا ما / ربما" - للمهام التي قد تصبح ذات صلة في المستقبل: في جوهرها ، قائمة بكل ما ترغب في القيام به ، ولكن لا تفعل ذلك الآن.
4. نظرة عامة
بعد التجميع والمعالجة والتنظيم ، لديك خوارزميات جاهزة للعمل في المجالات ذات الصلة بك. للحفاظ على النظام محدثًا ، يجب مراجعته من وقت لآخر - بشكل أساسي "التقويم" و "قائمة المهام" ، بالإضافة إلى "قائمة المشروع" و "قائمة الانتظار" و "قائمة المهام المحتملة". ستمنحك مراجعة جميع الخطط والقوائم أسبوعيًا إحساسًا بالصورة الكبيرة وصفاء الذهن حتى لا يفوتك أي شيء والتركيز على الأساسيات.
5. التنفيذ
في إدارة سير العمل ، من المهم تحديد أولويات المهام بشكل صحيح. لمعرفة ما يجب القيام به ومتى يتم القيام به ، ينصح ألين بالتمسك بثلاثة سلوكيات.
تعيين معايير معينة للمهام: السياق (على سبيل المثال ، حسب المكان: المنزل ، المكتب ، المتجر ؛ أو طبيعة العمل: المكالمات ، الاجتماعات - وما إلى ذلك) ؛ الوقت المتاح؛ الطاقة المتاحة أولوياتك الشخصية.
عادةً ما يعني مصطلح "العمل" واحدًا من ثلاثة أشياء: تقوم بما خططت له ، أو تقوم بجدولة العمل ، أو تؤدي المهام عند ظهورها. إذا واجهتك مشكلة في مرحلة ما ، فحاول تقييم ما تفعله بالضبط مما تفعله حاليًا وما يستحق القيام به.
يجدر البدء في العمل من الأسفل إلى الأعلى ، والانتقال من الأهداف ذات الترتيب المنخفض إلى الأهداف الأعلى. أولاً ، اعتني بالشؤون الجارية ، ثم - مجالات المسؤولية والاهتمام (الأسرة ، العمل ، الصحة ، الأصدقاء). الآن يمكنك أن تأخذ خططًا لمدة 1-3 سنوات قادمة ، بعد ذلك - لمنظور 5 سنوات أو أكثر. الخطوة الأخيرة هي تقييم مهمتك ومبادئك. لذلك ، خطوة بخطوة ، سيكون من الأسهل عليك توضيح جميع شؤونك.
سأكشف عن بعض أسرار الكفاءة في الحياة والعمل ...
ورقة غش صغيرة حول كيفية التعامل مع الأشياء والبدء في العيش بفعالية!
يدعوك David Allen شخصيًا للتدريب في موسكو. يجب أن أقول إن كتبه بيعت أكثر من مليوني نسخة!
ونظامه يعمل حقًا!
لن تكون حياتك كما كانت بمجرد التعرف على نظام إنهاء الأشياء!
أتذكر أنني كنت معجبًا جدًا بأداء David Allen!
نحن نتشبث بألف شيء ، نحاول ألا ننسى تفاهات المنزل على طول الطريق ، غالبًا ما ننسى الهدف ، لكننا نتذكر المواعيد النهائية التي لا مفر منها.
في بعض الأحيان ، يؤدي الخوف من سيل من المهام إلى شلل الدماغ حرفيًا واللامبالاة والتسويف والاكتئاب. يتحرك العمل في مثل هذه اللحظات ببطء ، ويبدو أنه حتى مؤشر الماوس بالكاد يزحف عبر الشاشة.
يزداد هذا الموقف خطورة كلما عمل الشخص في فريق ، خاصة عندما يتعلق الأمر بفريق التطوير.
فكرة لدعوة إلى مؤتمرناكان ديفيد ألين غير متوقع ، لكنه لم يكن مصادفة. يقدم مفهوم GTD الشخصي للوهلة الأولى توصيات جيدة لكل مطور على حدة وعملية التطوير ككل. وبالطبع ، فإن طريقة إنهاء الأشياء (GTD) ليست "شحذًا" لعملية تطوير البرمجيات بقدر المرونة ، ولكنها مع ذلك قادرة على تكميلها أو أن تصبح الخطوة الأولى نحو انتقال الفريق إلى منهجية تطوير رشيقة. ما هو GTD للمبرمج؟
دعنا نقسم تطبيق مبادئ إنهاء الأشياء في التنمية إلى قسمين: شخصي ، عندما يتعلق الأمر بالفرد ، والفريق ، عندما يتعلق الأمر بشركة أو مجموعة من المطورين. بشكل عام ، المبادئ هي نفسها ، ولكن من الصعب تنفيذها في فريق ، حيث سيكون هناك تخريب ومقاومة مضمونة من الموظفين أو قائد الفريق.
لا رجل جزيرة
أحد أسس طريقة إنهاء الأشياء (GTD) هو مبدأ نقل المهام من ذاكرة الشخص إلى مصدر خارجي. وبالتالي ، يتوقف العقل البشري عن الاهتمام بأخذ جميع الخطط في الاعتبار ، من الخطط البسيطة إلى العالمية ، ويبدأ في التركيز على المهام المهمة حقًا في الوقت الحالي وتنفيذها. يقول أحدهم أن طريقة إنهاء الأشياء (GTD) يمكن استخدامها بشكل فعال لتحرير مساحة شخصية وإيجاد توازن بين العمل ، على سبيل المثال ، الهوايات أو الأسرة. ومع ذلك ، من وجهة نظر المطور العملي ، فإن GTD ضروري ، أولاً وقبل كل شيء ، للحفاظ على التوازن بين العمل و ... العمل.
يعمل المبرمجون ومهندسو النظام ومديرو المشاريع باستمرار على أولويات أو مهام أو مشاريع متعددة. غالبًا ما تستبعد الظروف الحفاظ على مهمة واحدة ، لذلك عليك أن تكون قادرًا على إعادة التنظيم بسرعة. غالبًا ما يولد مثل هذا الإلقاء من مشروع إلى آخر إجهادًا ، ولكن ليس ذلك الذي ينشأ من وظيفة غير محبوبة ، ولكن الإجهاد كظاهرة فسيولوجية وعاطفية. كلما ارتفع مستوى القلق ، زادت صعوبة التعامل مع المهام. هذا هو المكان الذي يأتي فيه GTD.
تعيين عوامل التصفية في قائمة المهام
بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى وضع حدود باختيار الحد الأساسي من بين جميع المهام. من خلال ترك الشيء الرئيسي ، فإنك توفر الوقت والطاقة وتخلق زخمًا للعمل بجهد أقل بكثير مما لو كنت تحتفظ بكل الأشياء الصغيرة في رأسك. هناك روتين ، وهناك مشاريع مهمة ، وهناك خطط للمستقبل. في نفس الوقت ، هناك شيء مهم في كل هذه الفئات. لتحديده ، تحتاج إلى تنفيذ عدة خطوات:
- حدد المهام التي بدأت ولكنها لم تكتمل ؛
- اختيار الحالات التي تسبب أكبر قدر من القلق ؛
- اختر الأشياء التي لا تريد القيام بها والتي يتم تأجيلها باستمرار ؛
- اختر الشؤون الروتينية ، بما في ذلك الشؤون المنزلية.
كقاعدة عامة ، المجموعة الرئيسية موجودة في المجموعات الثلاث الأولى. وبناءً على ذلك ، يجب إعطاء الأولوية للأعمال المقلقة وغير المكتملة - فليس عبثًا أن تكون الترجمة الدقيقة لـ Getting Things Done هي "إكمال الأمور".
نحن نبسط التواصل
لا يهم ما إذا كان يعمل بالقطعة أو المبرمج عن بعد أو في فريق ، فهو دائمًا في مجال الاتصال: مكالمات العملاء ، وأسئلة الإدارة ، وطلبات المستخدمين والزملاء ، والرسائل الإعلامية من بائعي SDK ، وما إلى ذلك. لا يمكن أن تكون هذه الاتصالات يُطلق عليه اسم غير مهم ، لكن يجب أن يكونوا قادرين على التعامل معها بشكل صحيح.
- توقف عن فحص بريدك الإلكتروني كل 5 دقائق - اضبط تنبيهات منبثقة يمكنك النظر إليها من زاوية عينك. ضع البريد في مجلدات واقرأه كما يتم تحديثه في لحظة معينة.
- قسّم جميع الاتصالات حسب السياق: Skype ، مكالمات الهاتف المحمول ، الهاتف الأرضي ، الاتصال عبر البريد ، إلخ. خصص قدرًا معينًا من الوقت للاتصال داخل كل قناة.
- تحقق من الدردشات الشخصية والعمل. ربما إذا كتب لك موظفك الجديد بلا نهاية أو إذا سأل زميلك القديم نفس أسئلة العمل ، يجب أن تطلب منهم إعداد الأسئلة ، وخذ الوقت للتواصل وتوضيح أي نقاط صعبة.
- شاهد متصفح الويب الخاص بك. غالبًا ما يبحث المطورون في موضوعات متخصصة في المنتديات أو المواقع المتخصصة. هناك ينتظرون مواضيع ومناقشات شيقة لا علاقة لها بالمهمة الحالية. من الأفضل تأجيل قراءة موضوع مثير للاهتمام حقًا باستخدام الإشارات المرجعية للمتصفح أو الأدوات المساعدة الخاصة لتخزين الروابط (على سبيل المثال ، وظيفة الجيب الإضافية ، والتي يمكن أيضًا تثبيتها كتطبيق على جهاز محمول ومزامنة الإشارات المرجعية).
- احصل على دفتر ملاحظات و / أو تطبيق حيث ستقوم بتدوين جميع المهام مع تسميات الاستعجال والأهمية. يقدم GTD لإدارة الحالة مفاهيم الوقت والسياق (المكان) والعمل. لترتيب أولويات المهام بشكل صحيح ، تخيل مرشحًا بسيطًا كما هو الحال في Excel ، على سبيل المثال. قم بتعيين معلمة زمنية لكل مهمة (حسب الساعة أو الوقت من اليوم) ، والمكان (المنزل ، والعمل ، والشارع ، والصالة الرياضية ، والمتجر ، وما إلى ذلك). ثم قسّم المهام على النحو التالي: "اطلب تعليقات على المعارف التقليدية - العمل - 14:00" أو "اتصل بمحل الإطارات - الشارع - المساء." هناك العديد من التطبيقات لمثل هذه السجلات: من برنامج جدولة المهام في Windows ، والذي يمكنك استخدامه لأغراضك الخاصة ، إلى Evernote و Rainlendar والتذكيرات المكتوبة بعناية على هاتفك الذكي.
الثقة في أن لديك مثل هذه القائمة مضمونة لتقليل مستويات القلق وتساعدك على التركيز على حل كل مهمة.
هناك مشكلة عالمية تؤثر أيضًا على مطوري أي نوع من الوظائف. اليوم ، يتم إصدار أدوات وأدلة وأدوات مساعدة جديدة للمطورين كل أسبوع تقريبًا ، وهناك رسائل بين الحين والآخر حول الإصدارات الجديدة من الأطر والمكتبات الجديدة وحتى لغات البرمجة الجديدة. كل هذه المعلومات ذات أهمية قصوى للمهنيين ، وأحيانًا تكون جذابة وتجعلك تجرب شيئًا جديدًا (أنشئ تطبيقًا بسيطًا للهاتف المحمول ، أو اكتب "Hello، world!" على Brainfuck ، أو أنشئ مشروعًا جديدًا مفتوح المصدر). هناك مخرج واحد فقط: توزيع المصالح حسب أهميتها فيما يتعلق بالمشاريع الحالية والأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى. التركيز على مهمة واحدة يجعل من الممكن زيادة الإنتاجية الشخصية ، وتوفير الوقت والبدء في تعلم معلومات جديدة.
5 خطوات للتحسين
تميز طريقة GTD خمس مراحل للعمل على قائمة المهام.
جمع المعلومات.تحتاج إلى جمع كل المهام - ما عليك سوى تدوين جميع شؤونك الروتينية غير المكتملة والعالمية باستخدام قلم أو في ملف نصي. في الوقت نفسه ، من المهم أن تتذكر ، على سبيل المثال ، وراء المهمة "كتابة تقرير في Fast Report for LLC Snegovik" ، هناك العديد من المهام الفرعية المهمة والتي تتطلب اهتمامًا: جمع المتطلبات من العميل ، ووضع والموافقة على TOR ، اطلب مجموعة من البيانات لاختبار التقرير ، وما إلى ذلك ... من الضروري تدوين جميع المهام تمامًا - بعد ذلك بقليل ستقوم بتجميعها.
انتبه ليس فقط لتلك المشاريع الموجودة في الذاكرة ، ولكن أيضًا لتلك المشاريع الموجودة في الكمبيوتر - غالبًا ما لا تقل الفوضى عن الأفكار. يجدر تقسيم الملفات إلى مجلدات تتوافق مع كل مشروع ، وفصل المستندات الشخصية عن تلك العاملة.
عملية المعالجة.معالجة المعلومات وفقًا للمخطط الذي اقترحه GTD: إذا كان هناك شيء ما قيد التشغيل بالفعل ، فأنت بحاجة إلى متابعة المهمة حتى النهاية ، وإذا كان بإمكانك القيام بذلك في أقل من دقيقتين ، فافعل ذلك على الفور.
خوارزمية معالجة GTD الكلاسيكية
من وجهة نظر العمل في مشروع رئيسي لك ، من المهم أن تأخذ في الاعتبار العديد من الفروق الدقيقة.
- قم بتأجيل المهام غير العاجلة ، مثل دراسة المواد غير الأساسية التي لا علاقة لها بالعمل الحالي.
- إذا أمكن ، فوض المهام ، على سبيل المثال ، إلى الزملاء أو العاملين لحسابهم الخاص. إذا كنت مبرمجًا سريعًا وفعالًا ولكنك لست جيدًا في بناء مواقع الويب أو الإعلان أو التصميم ، فاتصل بالمحترفين. حتى لو كان مشروعك الخاص ، فإن الاستثمار في العمل الجيد لشخص آخر سيؤتي ثماره بسرعة.
- تعلم أن أقول لا". ربما تكون هذه واحدة من أصعب المهارات: سيكون هناك دائمًا العشرات من الأصدقاء الذين عطلوا Windows ، تسلل خطأ إلى الشفرة ، ويتطلب برنامجًا ثابتًا لنظام Android ويطلب جيلبريك iPhone. تستغرق هذه المهام الصغيرة الكثير من الوقت. إذا كنت لا تريد إفساد العلاقة ، فابحث عن بعض الكتيبات المتاحة على الويب وأرسل روابط لمن يعانون.
تنظيم القائمة.بعد اجتياز المرحلتين الأوليين والأصعب ، من الضروري تنظيم العمل بالمهام. هنا يمكنك استخدام قاعدة بسيطة: قسّم الوقت إلى أسابيع ، في نهاية الأسبوع راجع القائمة وأنشئ قائمة جديدة. يجب تقسيم جميع المهام حسب المواعيد النهائية والأولوية. لإدارة المهام ، يمكنك استخدام أي من التطبيقات التي تعجبك: هذه هي OneNote و Evernote للجوال ، و Asana ، و Redmine ، وتقويم Google ، وما إلى ذلك ...
في هذه المرحلة ، الشيء الرئيسي هو إيلاء الكثير من الاهتمام للعمل مع المشاريع الحالية أو عدة مشاريع. للقيام بذلك ، يمكنك استخدام الخرائط الترابطية (خريطة العقل) ، والتي ستعكس جميع مراحل العمل في شكل خريطة هيكلية مرئية ، وفقًا لها ستمضي قدمًا في المشروع. لإنشاء خريطة ذهنية ، هناك العديد من التطبيقات المدفوعة والمجانية بميزات مثيرة للاهتمام. نحب مريحة وحرة وسكانها ينالون الجنسية الروسية ، حيث أنشأنا عرضًا تقريبيًا لخريطة غير مكتملة لا تدعي أنها صحيحة:
الجزء 1
الجزء 2
يجب ألا تقسم المهام إلى بسيطة ومعقدة ، فأنت بحاجة إلى القيام بكل شيء بالترتيب ، ثم يتم توزيع الوقت بشكل منطقي.
تمت المراجعة.في هذه المرحلة ، من الضروري ملاحظة ما تم إنجازه ، وتحليل أسباب الفشل ، وإنشاء خطة للمرحلة التالية (على سبيل المثال ، أسبوع).
العمل الفعلي.يجب أن يتم تنفيذ المهام بناءً على الموارد المتاحة: القوات ، والوقت ، ومكان التنفيذ ، فضلاً عن الأولوية المحددة. إذا كنت تفتقر إلى بعض الموارد التي ستظهر لاحقًا لحل المشكلة بسرعة ، فحاول نقل المهمة إلى اللحظة التي تظهر فيها الأداة من أجل تنفيذها بشكل أفضل. على سبيل المثال ، إذا كنت بصدد إنهاء تطبيق سطح المكتب وإجراء بعض التغييرات ، فأنت بحاجة إلى تحديث ولم تشتريه شركتك بعد ، ولكن من المخطط شراؤه في SDK في المستقبل القريب ، فقم بإجراء تلك التغييرات التي يمكن إجراؤها في الإصدار الحالي ، وأضف مهمة باقي التغييرات إلى مجلد أو ملف به مهام مستقبلية. وبالطبع فإن البحث عن طرق لحل المشكلة بالوسائل المتاحة يكشف عنك كمحترف ، لكنه يتطلب استثمارًا كبيرًا وغير مبرر دائمًا لوقتك وجهدك.
فيما يلي بعض النصائح حول كيفية استخدام مبادئ إنهاء الأشياء (GTD) إذا كنت مطورًا في فريق أو تعمل بمفردك.
- خطط لمشروعك في البداية ، وليس أثناء العمل ، قسّمه إلى مهام فرعية يمكن التحكم فيها.
- تسليط الضوء على مراحل العمل الفردية في المشروع ووضع ملصقات لأهمية العمل وإلحاحه.
- قم بإنهاء كل مهمة دون تركها لوقت لاحق. حتى لو كنت تعرف طريقًا طويلاً لحل مشكلة ما ، فعليك حلها. في سياق إعادة البناء ، سيكون من الممكن التخلص من الحل غير الأمثل.
- مراجعة قوائم المهام بشكل دوري لمراجعة ما تم إنجازه وتغيير الخطط.
- في وقت ما ، ركز على مهمة واحدة - بهذه الطريقة توفر الوقت والجهد.
- خصص وقتًا لكل مرحلة واهتم بها: تجميع المتطلبات ، التطوير ، اختبار الوحدة ، إلخ.
لا يمكن تنفيذ GTD في يوم واحد - أولاً تظهر بعض العناصر الفردية ، ثم يتم تشكيل القواعد ، وأخيراً ، تظهر عادة ونتائج ملموسة. الشيء الرئيسي هو عدم التوقف. بالمناسبة ، ليس سيئًا إذا كان بإمكانك نقل بعض مهاراتك في إنهاء الأشياء إلى الفريق الذي تعمل معه - يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين العمل بشكل كبير داخل الشركة.
هناك السلامة في الأرقام
على الرغم من حقيقة أن GTD ، كقاعدة عامة ، يستهدف الفرد ، إلا أنه ينطبق أيضًا على فريق ، حيث من المهم أن تكون قادرًا على تحديد رؤية المشروع والأهداف وتعيين المشاريع وتوزيع مجالات المسؤولية. علاوة على ذلك ، توجد العديد من المنظمات بالفعل وتستخدم بنجاح ، ربما ، الكيان الأقرب إلى منطق GTD - مخطط جانت. يعكس مخطط جانت بدقة شديدة حاجة المشروع إلى الموارد والمهام والمهام الفرعية ، والوقت التقريبي لإكمال كل مهمة ، وتاريخي بدء وانتهاء العمل على المهمة ، ومراحل المشروع ، والتي يمكن أن تبدأ فقط بعد نهاية المرحلة السابقة والإفراج عن الموارد المطلوبة.
ومع ذلك ، غالبًا ما تذهب كل الجهود المبذولة لوضع مخطط للموارد والتوظيف عبثًا. ربط GTD بتطوير البرمجيات ، قام Robert Peake ، مبشر GTD و CTO لشركة David Allen الاستشارية ، الذي قاد المشاريع الفنية وفهم الموضوع وكذلك الرئيس التنفيذي نفسه ، بعمل كتابة رائعة على مخطط جانت:
"لقد رأيت الكثير من الوقت والطاقة والمال يذهبان إلى مخططات جانت المعقدة التي يتم تدميرها في أول لقطة من أصابع أحد المديرين التنفيذيين. أي شركة تعتمد على رموز أولويات ABC والمبرمجين المشددة للبقاء في طليعة تطوير البرمجيات تتعرض لخيبة أمل مريرة ".
كما يكشف عن جوهر المفهوم. الحقيقة هي أنه لا يهدف إلى التخطيط بقدر ما يهدف إلى القدرة على العودة إلى نقطة الفشل. دعونا نشرح بمزيد من التفصيل. في حياة أي شخص وأي فريق ، هناك لحظات يخرجون فيها عن أهدافهم المقصودة وتغرق جميع الأنشطة في الفوضى. يمكن أن يحدث هذا لأسباب خارجية ولأسباب تتعلق بالتأثيرات الداخلية الفردية: تغيير مؤقت في مسار تطوير المشروع ، وظهور مستثمر جديد برؤية جديدة ، واستراحة للعمل الإضافي (على سبيل المثال ، التحضير معرض). تتمثل مهمة إنهاء الأشياء في الفريق في العودة بسهولة إلى النقطة التي كان من الضروري عندها الانحراف عن خطة العمل والاستمرار في العمل كما كان من قبل.
"إن الجزء الذي يكتسح العقل من GTD بسيط بما يكفي لدرجة أن David (Allen) غالبًا ما يشير إليه على أنه نوع من تفريغ الذاكرة لـ 'RAM العقلية'. يبدو الأمر كما لو كنت تتحقق من دماغك بشكل دوري لمعرفة ما يلفت انتباهك ، ثم تسحبه وتنظر إليه. يبدو الأمر كما لو كنت تقوم بتجميع قوائم الفرص هذه (المشاريع والأنشطة التالية) التي تعمل كشبكة أمان للتأكد من أن كل ما تفعله يتم بشكل صحيح ويتم دمجه مع قاعدة الدقيقتين (إذا كان بإمكانك القيام بشيء ما في أقل من في غضون دقيقتين ، افعل ذلك - تقريبًا لكل.) والتفكير الذي يركز على الإجراء التالي ، يمنحك لقطة ثابتة لحالة عملك ، والتي يمكنك من خلالها العودة بسهولة إلى النقطة التي قاطعتها.
هناك أربعة أنشطة رئيسية في فريق التطوير ، والتي بدورها تعمل كعناصر لفريق GTD.
- اختبار الانحدار - يتم اختبار الأقسام الثابتة بالفعل من التعليمات البرمجية المصدر ، بالإضافة إلى وظائف الوظيفة المرتبطة بالشفرة التي تم تغييرها. كجزء من البرمجة المتطرفة ، فإنه يوضح GTD من حيث التكرار والمراجعة وعدم غموض العمل.
- العمل مع الوثائق - يتيح لك إنشاء الوثائق واختبارها نقل المعرفة والمهام المهمة إلى الورق. لا يحتاج المستخدمون ولا المختبرين ولا المطورين إلى وضعها في الاعتبار - إذا لزم الأمر ، يمكنك الرجوع إلى الوثائق وتوضيح نقطة غير واضحة أو العثور على إجابة لسؤال حول تشغيل البرنامج.
- إعادة هيكلة الكود هي عملية تحسين التعليمات البرمجية دون تغيير الوظيفة. يقوم أتباع البرمجة المتطرفة بإعادة بناء ديون دورية لتحسين أداء البرنامج وفهمه وقابلية قراءة الكود. هناك شركات وفرق تتجنب إعادة البناء. في معظم الحالات ، يرجع ذلك إلى الخوف من أن التغييرات في الكود ستؤدي إلى تعطل النظام. كقاعدة عامة ، يؤدي هذا النهج إلى صلابة وتقادم البرنامج.
- العصف الذهني. عملية تحدث بشكل أو بآخر في أي فريق. هذه مجرد مجموعة من المعلومات والأفكار. يمكن أيضًا إنشاء خرائط ذهنية ترابطية أثناء وبعد العصف الذهني.
في معظم الحالات ، يقوم المبرمج في العمل بالعديد من المهام أكثر من مجرد كتابة التعليمات البرمجية. علاوة على ذلك ، كلما زادت خبرته ومؤهلاته ، تم تكليفه بمهام غير متجانسة. في مرحلة ما ، تحدث أزمة عندما تبدأ الواجبات والالتزامات في إثقال كاهل الموظف وتقليل إنتاجيته بشكل كبير. من الواضح أن هذا يمكن ويجب محاربته ، ليس من خلال الأساليب التوجيهية والتدابير القمعية ، ولكن بمساعدة GTD ، والتي تهدف إلى تغيير تطوري في نهج العمل. تخبر المراجعات العديدة لأولئك الذين جربوا هذه الطريقة عن صعوبات كبيرة في البداية ولا تقل عن نجاح كبير في نهاية العملية. بعد كل شيء ، يقولون إن الأمر يستغرق 21 يومًا لتكوين عادة. لماذا لا تحاول؟
ملاحظة.: يمكنك الاستماع إلى الخطاب عبر الإنترنت لمؤلف طريقة GTD David Allen مجانًا وطرح الأسئلة عليه أثناء المؤتمر17 نوفمبر (الثلاثاء) الساعة 19:15 بتوقيت موسكو. وسيتحدث عن نهج إنهاء الأشياء في العالم للتعامل مع الحمل الزائد للمعلومات ومشاركة أحدث الأبحاث حول الإنتاجية البشرية.
وفقًا لأحدث مسح للإنتاجية بواسطة Life Architect ، يمكن أن يؤدي تطبيق منهجية GTD إلى زيادة الإنتاجية والكفاءة الشخصية بنسبة 20٪ على الأقل.
أثبت GTD® فعاليته للاستخدام الشخصي وللمؤسسات العاملة في مجموعة متنوعة من الصناعات. يتم استخدامه بنجاح من قبل كل من الإدارة العليا والموظفين الجدد في الشركات المدرجة في قائمة أفضل 50 ثروة.
"هل تساءلت يومًا أين ذهبت السنوات الخمس الماضية؟"
فيكتور بيليفين
في كثير من الأحيان في حياة كل شخص تأتي مثل هذه اللحظات عندما يكون من المستحيل ببساطة التعامل مع حجم الحالات المتراكمة. وبينما أعمل في الوقت الحالي على تنفيذ مهمتهم التالية ، فإن سلسلة كاملة من المشكلات التي لم يتم حلها تدور باستمرار في رأسي. الأفكار المستمرة بأنه ليس لديك وقت للقيام بشيء مهم ، لا تسمح لك بالتركيز على المهمة الحالية. وعندما يبدأ عدد القضايا التي لم يتم حلها في النمو مثل كرة الثلج ، فإنها تكتسب بالفعل حجم الكارثة.
لكن في الواقع ، المشكلة ليست معقدة كما قد تبدو للوهلة الأولى.
كيفية ترتيب الأشياء. أساسيات إدارة الوقت
لحل مثل هذه المشاكل ، هناك طريقة للتنظيم العقلاني للوقت ، أو بعبارة أخرى ، إدارة الوقت. الوقت في العالم الحديث أكثر قيمة من المال ، لأنه على عكس المال ، لا يمكن إرجاع الوقت أو تراكمه. تساعد مهارات إدارة وقت العمل الشخص على تحقيق أهدافه وغاياته بشكل أسرع وفي نفس الوقت إيجاد دقائق مجانية كافية للتواصل مع الأصدقاء وتطوره الروحي.
ستساعد طريقة إنهاء الأشياء (GTD) ، وهي إحدى الاتجاهات في إدارة الوقت ، على فهم ذلك.
تم نشر Getting Things Done (GTD) في عام 2001 وترجم إلى 23 لغة.
يحتوي النموذج الكلاسيكي لإدارة الوقت على حدود صارمة معينة ، ويتضمن تخطيطًا واضحًا لشئونك ، ويوصي بحساب الخطوات وتحديد الأولويات. طريقة جديدة اقترحها الخبير ديفيد ألين تساعد إدارة الوقتمزيد من المرونة واختيار الأشياء بمفردك ، بدلاً من الارتباط بجدول يومي صارم ، مما يسهل المهمة بشكل كبير وينقلك بشكل أسرع في تنفيذ أهدافك. يمكن أن تكون هذه الطريقة مناسبة ليس فقط لرجال الأعمال الكبار الذين يهتمون بأسرع تنفيذ لخططهم ، ولكن أيضًا لربات البيوت العاديات اللائي يخططن وقتًا للتدبير المنزلي.
يعتمد هذا النظام على اقتراح David Allen بأن التفكير الحر ضروري. بمعنى آخر ، تحتاج إلى تحرير عقلك من كل الأفكار الدخيلة التي تدور في رأسك. وبعد ذلك سيتم إنجاز العمل الحالي بشكل أسرع وأكثر كفاءة. في هذه النتيجة نظام GTDيعطي تعليمات واضحة ، وبعد ذلك لا يمكنك تحديد المشكلة فحسب ، بل يمكنك أيضًا حلها بسرعة. كقاعدة عامة ، يقضي الأشخاص الكثير من الوقت في التفكير غير ذي المعنى الذي يؤدي إلى إبطاء عملية إكمال المهام. من خلال اتباع التوصيات المقترحة بواسطة الطريقة بوضوح ، سيظل عقلك واضحًا دائمًا ، وستكون فعالية العمل 100٪.
نصنع قائمة بالمهام والمهام والمشاكل
أول شيء عليك فعله ، وفقًا لمؤلف الفكرة ، هو نقل كل قلقك وأفكارك التي تشغلك في الوقت الحالي إلى ورقة. اكتب كل ما يدور في رأسك الآن - كل الأشياء الكبيرة ، الأشياء الصغيرة ، المهمة وغير المهمة جدًا ، بشكل عام ، كل شيء بشكل عام. حرر عقلك لتنفيذ المهمة المحددة في الوقت الحالي. يمكن إجراء التسجيلات بطريقة فوضوية ، ما عليك سوى تدوين كل ما يتبادر إلى الذهن. ليس من الضروري تصنيف الحالات فورًا حسب الأهمية. إذا قمت بتخطي مهمة أو عدم إضافتها إلى القائمة ، فسوف تدور باستمرار في رأسك ، مما يجعل من الصعب التركيز.
الآن تم وضع قائمة المهام ، فماذا تفعل الآن بهذه القائمة؟
طرح الأسئلة الصحيحة
يمكن أن تسمى الخطوة الثانية تحليل القائمة التي كتبتها.
اسأل عقليًا كل عنصر في القائمة سؤالاً: "ما هذا؟".
يتيح لك هذا السؤال تصنيف الحالات وفقًا لأهميتها.
السؤال الثاني يذهب كالتالي: "هل هذا يتطلب اتخاذ إجراء؟"
إذا كانت الإجابة بالنفي ، فيجب اتباع الإجراءات التالية:
- تأجيل القرار إلى أفضل الأوقات.
في الوقت الحالي ، انسَ القضية التي لا تستحق اهتمامك ؛
- ضع في الأرشيف لفترة.
مع إجابة إيجابية على السؤال المطروح ، من الضروري المضي قدمًا مباشرةً في التنفيذ وتحديد حل عملي للمشكلة. ادرس المشكلة ، إذا استغرق تنفيذها وقتًا معينًا ، فإنها تدخل تلقائيًا في فئة المشاريع. يمكن إجراء هذا الإدخال على ورقة منفصلة. وإذا ، عند النظر في قضية حالية ، فإن طريقة لحلها توحي بنفسها على الفور ، فمن المنطقي القيام بهذا العمل على الفور حتى لا تتراكم مجموعة من المشاكل التي لم يتم حلها.
عندما لا تكفي خطوة واحدة لتحقيق الهدف ، تظهر عدة خيارات للخروج من الوضع الحالي:
- تدوين الحالة في اليوميات قبل الموعد النهائي لتنفيذها ،
ضعها في قائمة المهام الخاصة بك حتى تتمكن من إنجازها في الوقت الذي يناسبك.
بعد اجتياز جميع الخطوات التي اقترحتها هذه النظرية على التوالي ، يمكنك تعلم كيفية تحديد الأولويات بشكل صحيح وبناء نظام واضح للقيم. ويمكنك القيام بكل هذا بمفردك ، حتى دون امتلاك بعض المواهب الخاصة. والسؤال " كيفية ترتيب شؤونكلن يقف أمامك بعد الآن.
