FinExecutive موقع روسيا 2020-03-23

تعدد المهام: حقيقة أم أسطورة؟

يعتقد بعض أصحاب العمل أن الموظف المثالي سوف يؤدي مسؤولياته الوظيفية بفعالية حتى أثناء القيام بمهام متعددة. لذلك، عند تجميع السيرة الذاتية، يشير المتقدمون بشكل متزايد إلى هذه الجودة من بين مزاياهم. ومع ذلك، تذكر أن الجدول الزمني المزدحم ووتيرة الحياة المتسارعة لا يمكن أن تقلل فقط من الإنتاجية الشخصية وتؤثر سلبًا على حياتك المهنية، ولكنها تسبب أيضًا ضررًا جسيمًا لصحتك.

يعتبر تعدد المهام مؤشرا على إنتاجية العامل وكفاءته ومرونته. أولئك الذين لديهم القدرة على التحول بسرعة من مهمة إلى أخرى، من تقرير إلى اجتماع والعودة مرة أخرى، يعتبرون أحد الأصول للشركة.

القدرة على القيام بمهام متعددة - أحد متطلبات المرشح للعديد والعديد من أصحاب العمل، وهو ما يمكن تأكيده بسهولة من خلال التوصيف الوظيفي على موقع البحث عن الكفاءات. لسوء الحظ، واقع تعدد المهام - ليست مثل هذه المهارة المفيدة.

كل يوم نجد أنفسنا نحاول القيام بعدة أشياء في وقت واحد. ومع ذلك، يعمل وضع تعدد المهام بشكل مختلف تمامًا: فنحن نصبح أقل إنتاجية، ولكننا نواجه المزيد من التوتر.

كيف يتداخل تعدد المهام مع إنتاجيتك؟

لنفترض أنك بحاجة إلى التعامل مع ثلاث مهام بسيطة: رسم 20 دائرة على الورق، وربط 20 مشبك ورق في سلسلة، وتكديس 20 قطعة نقدية.

قم بإجراء منافسة مع زميلك أو صديقك. سيقوم أحدكم بحل كل مشكلة بالتسلسل: أولاً الدوائر، ثم مشابك الورق، وأخيراً العملات المعدنية. يجب على المهمة الثانية التبديل بين هذه المهام: رسم 3-4 دوائر، توصيل 3-4 مشابك ورق، طي 3-4 عملات معدنية - والعودة إلى الدوائر.

ويمكن توقع النتيجة مقدما. الشخص الذي لا يتنقل بين المهام، لكنه يكمل كل مهمة قبل الانتقال إلى التالية، سوف ينجز المهمة بشكل أسرع.

ربط مقاطع الورق ورسم الدوائر - ليس عبء العمل الأكثر شيوعًا (إلا إذا كنت معلمة رياض أطفال). دعونا نفكر في الموقف الذي قد نواجهه في الحياة اليومية.

لنفترض أننا نقدم عرضًا تقديميًا بينما ننظر في نفس الوقت إلى حساب فكونتاكتي الخاص بنا أو نتحدث عبر الهاتف. على الأرجح، بعد نصف ساعة، سنلاحظ أن الوقت قد طار في مكان ما، ولا يوجد سوى بضع شرائح جاهزة من العرض التقديمي بأكمله.

كلما زاد عدد الأجهزة وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي لدينا، بما في ذلك الأجهزة الاحترافية، كلما أصبح من الصعب علينا التركيز على العمل مع أحدها. تم تصميم جميع الأدوات الذكية والتطبيقات لتتطلب انتباهك وإجراءاتك بشكل افتراضي. « ردي على المكالمة » , « اضغط على الرابط » , « افتح التطبيق » , « لفني على » . وتفعل كل ذلك في نفس الوقت.

إذا كنت تستمع إلى الموسيقى أثناء العمل، فسوف يتشتت انتباهك.

ماذا سيحدث بمرور الوقت إذا لم نشتت انتباهنا بواسطة برامج المراسلة والشبكات الاجتماعية، ولكننا قدمنا ​​عرضًا تقديميًا بصمت أثناء الاستماع إلى الموسيقى؟ لدى العلماء أخبار سيئة لنا مرة أخرى.

إذا واجهنا العديد من المحفزات المستقلة ذات الطرائق المختلفة (على سبيل المثال، عرض يتضمن أفعالنا ويحتل القناة البصرية، والموسيقى التي تشغل القناة السمعية)، فإن أدائنا ينخفض.

عند محاولة تقديم عرض تقديمي باستخدام الموسيقى، نكون أبطأ في إدراك المعلومات التي يجب عرضها على الشريحة، ونرتكب أخطاء في التصميم وفي كثير من الأحيان نخلط بين الأرقام. علاوة على ذلك، كلما كبر الإنسان، كلما أصبح تعامله أسوأ مع شيئين في نفس الوقت. مع التقدم في السن، تقل سرعة رد الفعل ويزداد احتمال الخطأ.

لماذا هذا؟ لا يهتم دماغنا بما إذا كنا نفعل أشياء متعددة أو نتلقى معلومات من مصادر متعددة. وفي كلتا الحالتين، يحتاج الدماغ إلى وقت لمعالجة الإشارة.

أظهر الباحثون أوفير وناس وفاغنر أن الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة والذين يتعاملون بانتظام مع مصادر إعلامية متعددة والأشخاص الذين لا يقومون بمهام متعددة بشكل مفرط يعالجون المعلومات بشكل مختلف.

يصعب على الأول قطع المحفزات غير المهمة وعدم الرد عليها. هم أقل عرضة لتجاهل المعلومات غير ذات الصلة. الأشخاص "متعددو المهام" أسهل في الانخراط في مهام جانبية غير مهمة لتحقيق الهدف الرئيسي من الأشخاص "ذوي المهام الواحدة".

كيف يعمل الدماغ عند القيام بمهام متعددة

آليات الذاكرة قصيرة المدى بسيطة وليست كذلك « شحذ » لتعدد المهام. في محاولة لترتيب المهام بترتيب معين (أقوم بإجراء مكالمة أثناء الاتصال، وأنتهي من كتابة رسالة، ثم أتحدث)، فإننا ننفصل عن البيئة. علينا أن نقسم تركيزنا إلى عدة أجزاء. ولكن هذه هي المشكلة: بؤرة الاهتمام ليست منقسمة.

لا يهم ما هي الاستعارات التي يستخدمها أنصار تعدد المهام. الدماغ البشري يعمل بشكل مختلف عن الكمبيوتر.

تم تصميم الكمبيوتر خصيصًا للقيام بمهام متعددة. على سبيل المثال، يمكن لنظام التشغيل Windows تشغيل العديد من العمليات والبرامج في وقت واحد دون فقدان أي جودة أو أداء.

لن يبدأ Microsoft Excel في ارتكاب الأخطاء لأن المتصفح مفتوح وفيه - مقطع من يوتيوب. لكن العقل البشري يبدأ في التبديل بين هاتين المهمتين، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت في التبديل والانغماس في سؤال جديد.

يمكن لعقلنا التركيز على شيء واحد فقط في كل مرة. إذا كنا نتحدث عن المهام القصيرة والإجراءات الروتينية المعروفة - إن تعدد المهام يعمل لأننا لا نحتاج إلى تقسيم انتباهنا.

إذا كان لديك الخبرة الكافية، يمكنك تقشير البطاطس أثناء مشاهدة أحد المسلسلات التلفزيونية الشهيرة. تبدأ المشاكل عندما يتبين أن إحدى المهام على الأقل مهمة. على سبيل المثال، إذا كنت تتواصل مع عميل أو تقوم بتحليل البيانات، بينما تتواصل في نفس الوقت مع زملائك في برنامج مراسلة الشركة.

تعدد المهام يشتت الانتباه ويتداخل مع التركيز.

إيجابيات وسلبيات تعدد المهام

تعدد المهام - طريقة مرهقة للغاية لتعيش حياتك وتبني حياتك المهنية. الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة يتحولون فعليًا من مهمة إلى أخرى بشكل أسرع، لكنهم أيضًا ينجزون أقل.

هناك دليل على هذا البيان. المادة في « مجلة علم النفس التجريبي » أفادوا أن الطلاب حلوا مسألة رياضية بشكل أبطأ بنسبة 40% عندما طُلب منهم التبديل إلى مسائل أخرى أثناء العملية.

وجد باحثون أمريكيون أن الأشخاص الذين ينتقلون باستمرار من مهمة إلى أخرى يرتكبون أخطاء أكثر بمقدار 1.5 مرة من المشاركين التجريبيين الذين تمكنوا من التركيز على مهمة واحدة لفترة طويلة.

عواقب تعدد المهام

الزائد المعرفي

عندما نقوم بمهام متعددة، علينا أن نبذل المزيد من الجهد العقلي لمعالجة جميع المعلومات الواردة. عندما يكون هناك الكثير من المعلومات الواردة، يستغرق الأمر وقتًا أطول للمعالجة.

تقييم الأداء غير صحيح

غالبًا ما يقوم الأشخاص الذين يعتبرون أنفسهم متعددي المهام بتهيئة مثل هذه الظروف لأنفسهم للعمل. لكنهم غير قادرين على تقييم فعاليتها بشكل موضوعي.

يتعامل المراهقون والأطفال بشكل أقل مع الحمل المعرفي الزائد، لذا يجب عليهم تجنب تعدد المهام. حتى لو كنا نعتقد أنهم بطبيعتهم أكثر ملاءمة لذلك.

انخفاض كفاءة العمل

معظم المهام التي تأتي إلينا في فترة زمنية قصيرة - إلهاء. في جوهره، يعد تعدد المهام بمثابة إلهاء مدرب وليس وسيلة مساعدة.

وكما أظهر علماء النفس فينلي وبنجامين ومكارلي في دراستهم، فإن الناس غير قادرين على تقدير مقدار الإنتاجية التي ستنخفض بشكل مناسب عند القيام بمهام متعددة.

مشاكل في التركيز والانتباه

في محاولة لتلبية متطلبات الوظيفة، يحاول الأشخاص تطوير تعدد المهام، حتى لو لم يكونوا ميالين إليها بشكل طبيعي. ولسوء الحظ، فإن تعدد المهام يتطور على حساب مهارات العمل الأخرى.

يقول العقيد نيوبورت، مؤلف كتاب عن كيفية التركيز في العمل في بيئة مشتتة للانتباه، إن تعدد المهام يقلل من قدرتنا على التركيز. وفي الوقت نفسه، تعد القدرة على التركيز من أهم المهارات لأداء العمل المعقد.

فقدان المتعة من العمل

وجد علماء الأعصاب لوه وكاناي أن الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة مع الوسائط لديهم كثافة أقل من المادة الرمادية في القشرة الحزامية الأمامية.

تشارك القشرة الحزامية الأمامية في آليات التحفيز والمكافأة، وتنشط عندما نحتاج إلى بذل جهد عقلي أو تركيز. كلما انخفضت كثافة المادة الرمادية في القشرة الحزامية الأمامية - كلما قلت المتعة في العمل الذي يتطلب التركيز والجهد العقلي.

خطر على الحياة

إذا كنت في اجتماع عن بعد وتقود السيارة، فلن تتمكن من التركيز على الطريق. وهذا يزيد من احتمال وقوع حادث.
أظهرت العديد من الدراسات أنه إذا استخدم السائق الهاتف أثناء السير على الطريق، فإن خطر وقوع حوادث السيارات يزيد عدة مرات.

لماذا نستمر في تعدد المهام؟

يستغرق الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة وقتًا أطول بمقدار مرة ونصف تقريبًا لإكمال المهمة. لماذا اذن « مهام متعددة » الاستمرار في ممارستها؟

تعدد المهام يبدو مثيرا للإعجاب

إذا لاحظت شخصًا يمارس مهام متعددة، فسيبدو أنه يتحكم في كل شيء في نفس الوقت. بالإضافة إلى ذلك، يساعد تعدد المهام في تكوين صورة شخص مشغول ومطلوب.

المجتمع مقتنع بأن تعدد المهام - معيار

تبدو الرسائل الواردة من التلفزيون والراديو والمجلات والأصدقاء والكتب والمقالات كما يلي: « يمكنك التعامل معها » . في الواقع، أكثر من 90% من الأشخاص غير مجهزين من الناحية الفسيولوجية للتركيز على أكثر من مهمة واحدة لفترات طويلة من الزمن.

إن القيام بشيء واحد لعدة ساعات أمر ممل

وضع تعدد المهام - طريقة لمنح نفسك تغييرًا، حيث لا يوجد بالتأكيد وقت للملل.

الاعتقاد غير العقلاني بأن تعدد المهام يساعدك على إنجاز المزيد من الأشياء

عندما يتعامل الشخص مع عدة أشياء في وقت واحد، يبدو أنه ينجز المزيد. من السهل الوقوع في الفخ العقلي: « لدي الكثير لأفعله. يجب أن أضاعف مجهودي أو ثلاثة أضعافه » . لكن هذه القناعة لا تساعد، بل تُرهق.

كيف تتوقف عن تعدد المهام

إذا كنت قد تعرفت على المشكلة وتريد حلها، فإليك خمس خطوات يمكنك اتخاذها لمساعدتك في التوقف عن القيام بمهام متعددة دون فقدان الإنتاجية.
ندرك أن تعدد المهام - إنه خيار يمكننا تغييره.

حدد أولوياتك

في وضع تعدد المهام، يمكن أن تتلاشى المشكلات الأساسية في الخلفية، حيث أن الموظفين مشغولون باستمرار - فهم يتفاعلون مع أي إشارة واردة، ويتم تشتيت انتباههم باستمرار عن الأمور الأكثر أهمية وقيمة.

حدد المهام التي لا يمكن تأجيلها أو تفويضها، ولا تضيع الوقت والطاقة في تعدد المهام. تعيين إشعار « لا تخل » إلى رسلك وابدأ العمل دون تشتيت انتباهك بالإشعارات والأسئلة.

خطط ليومك وأسبوعك

يساعد التخطيط على:

• حفز نفسك لتحقيق الأهداف؛
• تقليل مستويات التوتر (بسبب القدرة على التنبؤ)؛
• تخلص من الحاجة إلى تخزين جميع المهام في الذاكرة قصيرة المدى.

خذ من 5 إلى 10 دقائق في بداية اليوم ونهايته للتخطيط لليوم التالي وتحديد ما عليك القيام به.

استخدام مساعدي التخطيط. تساعدك لوحات Trello أو تطبيق Todoist على جدولة المهام لليوم أو الأسبوع.

تحليل أفعالك

اسأل نفسك الأسئلة بانتظام:

• هل ما أفعله مفيد لحياتي المهنية وشركتي؟
• هل أقوم بتوزيع عبء العمل بشكل صحيح على مدار اليوم؟
• ما هي التغييرات أو الأدوات التي ستساعدني في أن أكون أكثر إنتاجية وتحررني أيضًا؟

تعلم التركيز

ممارسة التأمل واستخدام التطبيقات. القدرة على التركيز هي مهارة تمنعنا من القيام بمهام متعددة وتخلصنا من التوتر.

ماذا لو لم أتمكن من التوقف عن تعدد المهام؟

كيف تتعامل مع عدد كبير من المهام دون الشعور بالتوتر وعدم القدرة على إكمال أي منها؟ اجابة صحيحة - كلما قل عدد المهام التي تقوم بها في وقت واحد، كلما كان ذلك أفضل.

ولكن ماذا لو كنا مشتتين باستمرار؟ أنت تحاول كتابة رسالة إلى عميل، لكنهم يتصلون بك. ولم يعد بإمكانك التركيز بشكل كامل، لأن الهاتف يرن بشكل مزعج للغاية، ويجب عليك الرد. تسمى طريقة للتعامل مع مثل هذا الموقف « الإكمال العقلي » .

كيف تعمل هذه التقنية « الإكمال العقلي »

أنت تعمل - تكتب مقالًا أو خطاب عمل. الهاتف يرن ويجب عليك الرد. قل لنفسك عقليا: « أفهم أن عملي الآن في مرحلة كذا وينتهي في مرحلة كذا » . احفظ الملف أو البريد الإلكتروني والتقط هاتفك.

أثناء التحدث مع محاورك، لا تعود إلى عملك السابق. ركز بشكل كامل على المحادثة. حاول إجراء هذه المحادثة بنجاح: قم بتدوين الملاحظات واسأل محاورك لتوضيح الأسئلة.

بمجرد الانتهاء من المكالمة، أغلق الخط وأدرك أن المكالمة قد انتهت. لقد أتممت هذه المهمة. العودة إلى المهمة السابقة في أسرع وقت ممكن دون التحول إلى شيء مختلف تماما.

من المهم أن تمنح نفسك وقتًا لإكمال جميع المهام وحتى الأفكار عقليًا. سيؤدي ذلك إلى زيادة طاقتك ومستويات تركيزك وبنيتك.

ومع ذلك، يتعلم المحترفون الحقيقيون عدم القيام بعدة مهام في نفس الوقت. اتبع نصيحتهم: تمهل، انخرط في العمل، ابدأه وأنهيه. على المدى الطويل، سوف تقدر مدى فائدة هذه المهارة. ستتمكن من إكمال مهامك بشكل أسرع وأفضل.

كن صحيًا وفعالًا!

تعدد المهام هو ما يعنيه: القيام بعدد كبير من الأشياء في وقت واحد.

أمثلة. يتناول الناس وجبة الإفطار ويقرأون الجريدة ويقودون السيارة ويتحدثون عبر الهاتف.

تعدد المهام هو قدرة الشخص على التحول بسرعة من المهمة الأولى إلى الثانية.

قم بالتبديل بشكل أقل وكن أقل تشتيتًا لعدة أشياء في وقت واحد، فلن يكون هناك ما تخشاه من رفاهيتك.

لكن عليك أن تعلم أنه مع كل تبديل، يتم إنفاق الموارد الحيوية، ويزداد التوتر، وتزداد مشاعر القلق بشكل لا إرادي.

لقد أثبت العلماء أنه يمكنك القيام بمهام متعددة إذا كان لديك:

تفكير تحليلي;

درجة عالية من التنظيم;

اسلوب منهجي;

القدرة على تحليل النتائج.

لنفترض أنك لا تمتلك الصفات المذكورة أعلاه. لا توجد مشكلة، وسوف تظهر.

استمع إلى هذه النصائح لكل يوم:

1 نصيحة. ضع خطة عمل لليوم، الأسبوع، الشهر.

سوف يساعد:

تحفيز لتحقيق أهداف محددة;

تقليل التوتر إلى الصفر;

حرر عقلك من المعلومات غير الضرورية.

خذ 10 دقائق لوضع الخطة. اكتب في المفكرة، والمذكرات، والتقويم، وتطبيق Todoist، ولوحة Trello. قم بتخزين معلومات قيمة وكبيرة على بطاقة فلاش.

يقوم مديرو الشركات الكبرى بتخطيط ساعات عملهم بالساعة، ولكل مهمة فترة زمنية معينة.

لنفترض أن لديك مهمة غير سارة يجب عليك بالتأكيد القيام بها. تحدث عن ذلك بصوتك الداخلي. أقنع نفسك، وستشعر أنك في العمل، وقد بدأ، كل ما تبقى هو الانتهاء منه.

نصيحة 2. فرز الأشياء حسب الأولوية.

يقترح الخبراء المشهورون استخدام تطوراتهم للعمل في الوضع التالي:

طريقة ABCD لبراين تريسي؛
تأثير بلوما زيجارنيك؛
مصفوفة دوايت أيزنهاور.

فكر بشكل استراتيجي. ابدأ في القيام بالمهام الأكثر أهمية وضخامة في الصباح.
عندما لا يتم استنفاد مورد الحياة، ويمكنك اتخاذ القرار الصحيح.

نصيحة 3 الدورية في العمل.

من خلال التركيز على مهمة صعبة، سيكون الموضوع قادرًا على تحقيق أكثر من مجرد التشتت في عدة مهام في وقت واحد.

لتجنب التوتر وانخفاض الإنتاجية، اعمل وحافظ على الطبيعة الدورية لعملك أثناء القيام بمهام متعددة.

تقترح طريقة بومودورو كيفية التركيز على مهمة ما وأخذ فترات راحة من فرانشيسكو سيريلو.

كل شخص لديه إيقاع الحياة البيولوجي الخاص به. راقب نفسك وستحدد الفترة الزمنية لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة إذا كنت تريد القيام بمهام متعددة.

ربما تعمل بشكل منتج لمدة ساعة واحدة، و10 دقائق كافية لتستريح. لكن قرب نهاية ساعات العمل يجب تقصير مدة العمل المثمر حتى لا يبدو كالليمونة المعصورة.

في بعض الأحيان يمكنك سماع عبارة "وضع التركيز الكامل"، وذلك عندما يكون الشخص منغمسًا تمامًا في العمل. أو كلمة أخرى هي "وضعية التجوال الصغيرة"، والتي تعني أن الوقت قد حان للراحة.

إن تغيير أوضاع التركيز والتجول سيسمح لك بإعادة تشغيل عقلك من أجل زيادة كفاءة العمل الإبداعي خلال الفترة الزمنية القادمة.

وضع تعدد المهام في العمل: ما هو: إيجابيات وسلبيات

تعدد المهام يعطي مزايا الموضوع:

يساعد على زيادة عدد المهام التي تم حلها بشكل كبير;

التركيز على الشيء الأكثر أهمية، يطور جهاز التفكير;

اتخاذ القرار بشكل فوري، يقلل من وقت التفكير;

البحث عن اكتشافات وأحاسيس جديدة;

اعمل بفعالية واحصل على راحة جيدة، ستبدو لك الحياة سعيدة.

لكن تعدد المهام له أيضًا عواقب سلبية:

يقوم الفرد بالعمل بشكل سطحي، ويقاتل من أجل كمية العمل المنجز، وينسى الجودةلقد;

في بعض الأحيان يتم ارتكاب أخطاء مأساوية إذا لم يتمكن الشخص من التركيز بسرعة والانتقال من الأول إلى الثانيقضية؛

التخطيط غير السليم للمهام يزيد من التعب;

يؤدي تعدد المهام إلى تقليل قدرتك على تركيز انتباهك على مهمة محددة ويضعف ذاكرتك;

جدول العمل المزدحم لفترة طويلة يثير إنتاج هرمونات التوتر المنهجية في أجسام الناس. ولذلك فإن جسدك متعب ومنهك إلى أقصى الحدود;

يتكون انطباع سلبي عن الموظف عندما يتم تشتيت انتباهه أثناء المحادثة عن طريق المكالمات الهاتفية أو العمل على الكمبيوتر أو مضغ الحلوى.

وضع تعدد المهام له قواعده الخاصة:

خذ استراحة لمدة 60 ثانية قبل الانتقال إلى المهمة الثانية;

لا تتشتت بين مهامك، قم بإيصال المهمة الأولى إلى خط النهاية، ثم أكمل الثانية;

اجمع المهام المتشابهة في كتل وحلها تدريجيًا: واحدة تلو الأخرى;

القيام بمهام أقل ولكن بجودة عالية;

إذا كان هناك شيء واحد يتطلب استراحة، قم بإيقافه مؤقتًا. قم بتدوين ملاحظة والعودة إليها عندما يحين الوقت.;

الراحة أثناء فترات الراحة وفي عطلات نهاية الأسبوع وتأكد من تخصيص 8 ساعات للنوم.

التجارب العلمية، المهام المتعددة الحديثة

مثال. "نينا بتروفنا موظفة ممتازة. يقول رئيسها: "إنها تؤدي العديد من المهام في نفس الوقت".

وهذا يعني أن تعدد المهام اليوم يعني زيادة الإنتاجية.

يدعي العلماء ذلك عند أداء ثلاث أو أربع مهام في وقت واحد، يفقد العقل البشري الوقت في التبديل والانغماس في مهمة جديدة. ونتيجة لذلك، يتم إكمال كل مهمة بشكل سطحي، ولكن ليس بشكل كامل، ويتم بذل الكثير من الجهد، وينخفض ​​معدل الذكاء.

هناك أفراد قادرون على القيام بالكثير من الأشياء في وقت واحد. وكان يوليوس قيصر واحداً منهم. يمكنه: الاستماع، والكتابة، والتحدث، والقراءة.

حاليًا، يُطلق على هؤلاء الأشخاص اسم تعدد المهام - أندريه بارابيلوم، رجل أعمال معلوماتي من روسيا، وإيلون موسك، رجل أعمال من أمريكا.

يقول العالم آلان بلودورن: "إن الاستعداد الداخلي يطور قدرة الشخص على أداء العمل في وضع تعدد المهام".

قصة عن تعدد المهام ووظيفة الدماغ

تم استخدام كلمة تعدد المهام أو تعدد المهام في الستينيات من القرن العشرين لمعالجة بيانات الكمبيوتر. تتم ترجمة كلمة "تعدد المهام" من اللغة الإنجليزية إلى "تعدد المهام". ثم بدأ استخدام هذه الكلمات في علم النفس، والآن يمكن سماعها في كثير من الأحيان في الحياة اليومية.

يمكن للكمبيوتر القيام بمهام متعددة لفترة طويلة. على سبيل المثال، يقوم نظام Windows بتشغيل الكثير من العمليات ولا يفقد الأداء أو جودة العمل.

ويعمل برنامج Microsoft Excel بشكل جيد عند فتح المتصفح، ثم YouTube.

لكن الدماغ البشري يعمل بشكل مختلف، وليس مثل الكمبيوتر.

عند القيام بمهام متعددة، تقل كثافة المادة الرمادية الموجودة في نصفي الكرة الأمامي للدماغ والمسؤولة عن العمليات المعرفية.

لقد أثبت العلماء أن الإنسان لا يمكنه التعامل إلا مع شيئين في وقت واحد.

عند أداء نفس المهمة، يشارك كلا الجزأين الأماميين من دماغنا في العمل معًا. عندما تكون هناك مشكلتان، فإن كل نصف الكرة الأرضية يعمل فقط في مهمته الخاصة.

ولكن يكفي أن تظهر مشكلة ثالثة، فيقوم الدماغ بإزاحة الأولى ووضع مكانها ثالثة.

تعدد المهام يخلق الوهم بتنفيذ عدة خطط في نفس الوقت، والتحول من مهمة إلى أخرى باستخدام الوظائف التنفيذية للدماغ.

رفض العادات السيئة

تعدد المهام يسبب الضرر أثناء العمل.

ولذلك ينبغي مقاومة:

قم بإيقاف تشغيل هاتفك الذكي وقم بإعداد نظام تخزين البريد الإلكتروني;

تثبيت برنامج الحظر الاجتماعي. الشبكات.

تعدد المهام – هذا هو نشاط عمل الشخص الذي يتم فيه التخطيط المقاس للمهام لهذا اليوم، ... العام. تنفيذ متسق بكفاءة كبيرة وجودة ممتازة.

العالم يثقل كاهلنا بالمعلومات والمهام لدرجة أننا ببساطة نسينا كيفية التركيز. نحن نتحقق من الشبكات الاجتماعية مائة مرة في اليوم. ولدينا الآن مشاكل اعتاد الآخرون على حلها. على سبيل المثال، أصبح من الممكن الآن حجز تذكرة طائرة وغرفة فندق بشكل مستقل، وشراء البضائع من متجر بدون أمين الصندوق. هناك العديد من المهام، وإلى جانب ذلك أريد أن أكون مع العائلة والأصدقاء وممارسة الهوايات.

تعدد المهام هو أسطورة

ومع ذلك، فإن وجود قائمة مهام كبيرة والقدرة على القيام بمهام متعددة ليس بالأمر الجيد كما يبدو. لا يستطيع الإنسان القيام بمهام متعددة. نحن نعتبر تعدد المهام هو القدرة على التبديل بسرعة من مهمة إلى أخرى. وكل تبديل من هذا القبيل يتطلب موارد كبيرة، ويزيد من التوتر والقلق. لذلك، كلما قل تبديلنا وتشتت انتباهنا بأشياء غريبة، كلما كان ذلك أفضل.

ولكن ماذا لو كان هناك الكثير من المهام وتحتاج إلى التعامل معها بطريقة أو بأخرى؟ كيف تتجنب الجنون بقائمة ضخمة من المهام وتكون فعالاً؟ هنا بعض النصائح.

العمل في دورات

يتطلب العمل التبديل المستمر بين المهام. إذا لم تكن قد تعلمت بعد التفويض والقيام بكل شيء بمفردك - بدءًا من الاتصال بشخص توصيل المياه إلى المقابلة، فمن المحتمل أن يتم عصرك مثل الليمون بحلول المساء. لتجنب التوتر غير الضروري، اعمل في دورات مع وجود استراحة بينهما.

إن أبسط تقنية للعمل في دورات هي تقنية بومودورو. عليك التركيز قدر الإمكان لبعض الوقت في العمل ثم تأكد من أخذ استراحة قصيرة. على سبيل المثال، 45 دقيقة عمل و15 دقيقة راحة. يعد مبدأ التشغيل هذا فعالاً في العمل مع عدد كبير من المهام ومهمة واحدة كبيرة.

تغيير وضع التركيز الخاص بك

يعمل دماغنا في وضعين للانتباه: وضع التركيز ووضع التجوال. يتم تشغيل وضع التركيز (الوضع التنفيذي المركزي) عندما نكون منغمسين تمامًا في العمل. نحن نولي أقصى قدر من الاهتمام لعملنا. في هذا الوضع، نعمل بشكل منتج، ولكن بشكل مكثف. عند العمل بهذه السرعات لفترة طويلة، نتعب تدريجياً وتقل كفاءتنا.

للعمل بشكل منتج لفترة طويلة، تحتاج إلى التبديل بشكل دوري من الوضع الأول إلى الوضع الثاني - وضع تجول العقل. نحن في هذا الوضع عندما نقرأ الأدب، والمقالات، ونمشي، ونعجب بالفن، ونتأمل. يتيح لك وضع "التجوال" "إعادة تشغيل" عقلك والاسترخاء. ولذلك فإن فترات الراحة مفيدة لتحسين كفاءة العمل.

اتخذ قرارات مهمة في الصباح

من الأفضل اتخاذ جميع القرارات المهمة في الصباح، عندما لا يتم استنفاد موارد اتخاذ القرار لديك بعد. ومن الغريب أننا نستطيع في الواقع اتخاذ عدد محدود من القرارات يوميًا. هناك عتبة معينة، ولا فرق بين أن يكون الاختيار الذي أمامنا صعباً أو سهلاً.

في إحدى التجارب، طُلب من مجموعة من الأشخاص المشاركة في استطلاع رأي. قبل إجراء الاستطلاع، تم طرح أسئلة بسيطة عليهم على وجه التحديد مثل: كيف يجب عليك ترتيب الورقة؟ هل ترغب بقلم أزرق أم أسود؟ ماذا ستشرب: الشاي أم القهوة؟ مع سكر ولا بدون سكر؟ مع الحليب أو الليمون؟

أي أنهم اضطروا إلى اتخاذ القرارات. ثم قاموا بتوزيع أوراق استقصائية تحتوي على أسئلة حول المشكلات الفلسفية المهمة. ناضل الناس لأنهم كانوا يشعرون بالتعب بالفعل. لقد تم إنفاق موارد اتخاذ القرار.

لذلك من الأفضل حل جميع المشكلات المهمة في الصباح ورأسك منتعش ولم يكن لديك الوقت الكافي لإنفاق جميع الموارد.

حرر رأسك

لا تحتفظ بكل شيء في رأسك، استخدم "موسعات" الدماغ - التقويمات، واليوميات، والقوائم، ودفاتر الملاحظات، والتطبيقات.

فكر في تركيزك باعتباره ذاكرة الوصول العشوائي (RAM) الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. كلما زاد عدد البرامج المفتوحة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في نفس الوقت، كلما كان عملها أبطأ. إذا حاولت الاحتفاظ بشيء ما في رأسك بدلاً من تفريغه إلى وسيط آخر، فإنك تستهلك مقدار الذاكرة الذي تحتاجه. كلما زادت هذه المعلومات، كلما أصبح من الصعب التركيز على الأمر الحالي.

عش اللحظة"

كم مرة تفكر أثناء العمل في الأعمال المنزلية والعشاء، وفي المنزل تفكر في العمل؟ هذا يحصل طوال الوقت. أثناء الإفطار، يحمل الناس شوكة في يد وهاتفًا في اليد الأخرى. يسيرون في الشارع بوجوه قاتمة ومركزة ويفكرون بشدة في شيء ما. لقد توقفنا عن الاستمتاع باللحظة الحالية.

يعلم الراهب الفيتنامي ثيش نهات هانه كيفية العيش هنا والآن في كتابه "السلام في كل خطوة". إذا كنت تريد أن تتعلم كيف تعيش اللحظة، تأكد من قراءة هذا الكتاب.

عند التوظيف، يكون من الصعب أحيانًا توقع ما سيفعله الشخص في المستقبل، لأن التغييرات يمكن أن تحدث بسرعة البرق: فتح اتجاه جديد، وظهور مهمة إضافية، والحاجة إلى توفير نسخة احتياطية لزميل، و أكثر بكثير.

لذلك، يحدد المديرون المعاصرون عددًا من الصفات التي تساعد الموظفين على التنقل في الموقف، والتحلي بالمرونة في المهام، والتعامل مع التغييرات، وتحقيق ما هو متوقع في الوقت المحدد.

توضح المقالة المهارات التي تساعدك على النجاح في أي منصب، والمساهمة في تطوير شركة صاحب العمل وسلمك الوظيفي في نفس الوقت.

من خلال تحليل هذه الصفات، يمكنك اختيار "جندي" عالمي سيوجه نفسه إلى مكان جديد ويدخل في إيقاع العمل، مما يحقق الفوائد في وقت مبكر عما كان متوقعًا.

1. تعدد المهام

تعد القدرة على حل العديد من المشكلات في وقت واحد دون فقدان الجودة أمرًا ذا قيمة بالنسبة للموظف المستقبلي. إلى جانب الوظيفة الرئيسية، سيكون قادرًا على إدارة عدد من المشاريع، والأمر الأكثر إثارة للاهتمام هو أنه سيحبها. بفضل هذه المهارة، سيتمكن الزميل من دعم أو التقاط أو المساعدة في تنفيذ أي مشروع تقريبا.

ما هي الأسئلة التي يجب استخدامها لتحديد المهام المتعددة في المقابلة:

- هل سبق لك أن اضطررت إلى العمل في وضع تعدد المهام؟
- أخبرني كيف يبدو الأمر؟

ستقوم مهمة الموارد البشرية بمراقبة ما إذا كانت هذه المهام المتعددة كما هو متوقع.

أعطِ حالة: "تخيل أن مديرك قد كلفك بمهمة مهمة يجب إكمالها بحلول موعد نهائي معين. وبعد يوم يصدر مهمة أخرى لا تقل أهمية وبنفس المواعيد النهائية. سؤال: كيف ستشعر، ما هي الأحاسيس؟ ماذا ستفعل؟

تتمثل مهمة القائم بإجراء المقابلة في تقييم كيفية تصرف الموظف (بالتوازي والتتابع)، لفهم الموقف الحقيقي (هل يعاني من السلبية أو الانزعاج أو الرغبة في الاعتراض أو أنه هادئ تمامًا وسعيد لإضافة التنوع إلى اليوم).

2. القدرة على الاستماع والاستماع

يلاحظ المديرون أنهم يواجهون بشكل منهجي مشاكل تتعلق بالتفسيرات المختلفة وفهم المهام من قبل الموظفين. يمكن أن تختلف المهمة المفهومة جذريًا عن مجموعة المهام.

لذلك، فإنهم يسلطون الضوء على المهارات ليس فقط للاستماع، ولكن أيضًا لسماع المتحدث وتفسيره واستخلاص الاستنتاجات الصحيحة، مع تسليط الضوء على الجوهر الحقيقي.

ستوفر هذه المهارة ما لا يقل عن نصف وقت العمل الذي تقضيه في محاولة فهم المهمة المعينة وإنجاز شيء مختلف تمامًا عما أراده المدير.

كيفية تحديد القدرة على سماع محاورك
- إعطاء مهمة ضخمة أثناء المقابلة. قبل الإصدار، وضح أن الشركة تقدر القدرة على فهم بعضها البعض بشكل صحيح. اشرح أنه سيتم الآن الإعلان عن المهمة، ومن الضروري قبولها بشكل نوعي، ثم اشرح كيف تفهمها وماذا ستفعل.

هناك "ولكن" صغير هنا: يجب أن تكون المهمة في الاختبار مفهومة لأي شخص، ولا تتعلق بتفاصيل المؤسسة التي تتطلب الخبرة.

هدف مسؤول التوظيف هو تتبع كيفية قبول المهمة (باستخدام تدوين الملاحظات أم لا، مع توضيح الأسئلة، مع تأكيد الفهم الصحيح) وكيف سيتم التعبير عنها (ما إذا كان الجوهر قد تم تقييمه والتقاطه بشكل صحيح، وما إذا كانت التفاصيل المهمة و يتم تحديد المواعيد النهائية).

3. القدرة على اتخاذ القرارات

يمتلك هذه المهارة الأشخاص الذين لا يحتاجون إلى إشراف مستمر وقادرون على التصرف بشكل مستقل حيث لديهم الكفاءات الكافية. لن يحتاجوا إلى تقييم إضافي لصحة القرار. تتشكل هذه المهارة من القدرة على تقييم الموقف بشكل عقلاني والتوازن العاطفي والتصميم والقدرة على تحمل المسؤولية.

كيفية تحديد القدرة على اتخاذ القرار
— انغمس في حالة حالة من خلال تحديد الشروط المسبقة: “أنت تعرف مستندًا معينًا وتنصح زملائك بشأن استخدامه. وفجأة يأتي سؤال من شريك تجاري، لم يتم مواجهة مثل هذا السؤال من قبل، ولكنه يقع في إطار الوثيقة الموكلة. وتتمثل المهمة في تقديم المشورة بكفاءة وسرعة إلى زميل. كيف ستتصرف؟

الهدف هو فهم شكل السلوك والقدرة على الاعتماد على الذات. يمكن للقائم بالمقابلة الإجابة على أسئلة توضيحية من مقدم الطلب أثناء المهمة.

4. الإخلاص

من السهل إدارة الأشخاص الصادقين، ويمكنك الوثوق بهم والاعتماد عليهم. وهذه جودة فحص قوية يمكنها سد الفجوات الأخرى في مهارات مقدم الطلب. لماذا من المهم قول الحقيقة؟

— الفشل لن ينتظر حتى اللحظة الأخيرة، سيتم تحذير المدير؛
- سيتم معرفة عدم الرضا على الفور، دون أن يتحول إلى ثرثرة.

كيفية تعريف الصدق
قم بإجراء اختبار صغير مع تحديد خيارات الإجابة كما لو كان تلميحًا من المتقدمين الآخرين. الهدف هو تتبع ما إذا كان المتقدم للاختبار يعترف بذلك ويطلب نموذجًا آخر.

5. التنظيم الذاتي

القدرة على التحكم في النفس بشكل مستقل، والانضباط، والعثور على كل ما هو ضروري لحل المهمة الموكلة وإدارة الموقف، وإظهار المبادرة - هذه هي مهارات ليس فقط المدير، ولكن أيضًا مهارات الموظف القادر على العمل بنشاط دون الجلوس في مكانه كرسي.

كيفية التحقق من التنظيم الذاتي
التنظيم الذاتي واضح من سلوك الشخص أثناء المقابلة. هل وصل في الوقت المحدد، هل يطلب قلمًا وورقة (إذا كانت هناك مهمة لملء شيء ما، ولم يتم توفير جميع الشروط لذلك - هكذا يمكنك محاكاة الظروف للتحقق من هذه الجودة ).

مهمة المقيم هي تتبع السلوك وردود الفعل. إذا كان المرشح يجلس في انتظار عرض المساعدة، فمن المرجح أن يكون التنظيم الذاتي في المستوى الأولي. وبطبيعة الحال، فإن مثل هذا الاختبار لن يظهر الصورة كاملة، ولكنه سيعطي فكرة كتقريب أولي.

6. الحماس

إن القدرة على التفكير بشكل إيجابي تشكل الأهداف الصحيحة في أذهان الموظفين، وتساعدهم على إيجاد الحل وعدم الاستسلام. لقد أثبت العلماء أن الموظفين "الإيجابيين" يتواصلون بسرعة مع الفريق ويعملون مع الأشخاص بسهولة أكبر ويحققون النتائج بسهولة أكبر.

كيفية اختبار الحماس
يظهر الموقف الإيجابي أو السلبي من الكلمات الأولى للمرشح. عندما يتحدث عن كيفية وصوله إلى المكتب وعن مكان عمله السابق.
لا يمكن القول أن المهارات المذكورة أعلاه ستنشئ على الفور مديرًا عظيمًا للمؤسسة، وستقرب الشركة من الموظفين الفعالين والمخلصين، واستثمارات مربحة للوقت في تدريبهم وعوائد عالية الجودة في الوقت المناسب. يمكنك تحديد وجود المهارة بطرق مختلفة:
- استخدام الأمثلة المقدمة أو إنشاء عملك الخاص بناءً عليها.
- من خلال تقييم كل مهارة على حدة أو إنشاء زوج من الاختبارات العالمية التي توضح كافة عوامل النجاح.

بالطبع، عند تحليل هذه المهارات، يظل خطر الاختيار الخاطئ، ولكن إذا لم يكن الموظف قادرا حتى على بذل قصارى جهده، مما يدل على كل صفات المدير الفعال، فمن المرجح أن تحدث معجزة أثناء العمل .