So planen und lösen Sie alle Ihre Angelegenheiten: Schritt-für-Schritt-Anleitung. David Allen

Meine Geschichte gliedert sich in 2 Teile:

• Über die GTD-Methode, falls jemand es nicht weiß oder vergessen hat.
• Über spezifische Werkzeuge für die Arbeit mit GTD und private Beispiele aus meiner persönlichen Praxis.

0. Vorwort

Wie sieht normalerweise der Tag eines Projektleiters aus?

Der Kunde ruft an. Das Team fragt im Chat, warum die API-Spezifikation im Widerspruch zu den ToR steht. Auf Vasya bläst die Klimaanlage. HR macht sich Sorgen: Mischa ist in einem sauberen, gebügelten Hemd gekommen. Gehen Sie nicht in den Wald - der Schurke seifte sich für ein Interview ein. Sie müssen die Zeitachse korrigieren. Überprüfen Sie die Aufgaben im Tracker. Der Kunde ruft erneut an. Jemand hat ein lustiges Bild in den Chat geworfen. Ein Kollege bat mich, mich während seines Urlaubs um seine Angelegenheiten zu kümmern. Der Kunde ruft erneut an. Ich denke, es wird bald veröffentlicht. Es wäre schön, abends nicht zu vergessen, Lebensmittel zu Hause einzukaufen, sonst schneidet die Frau ab. Wir hinken vorne hinterher. Es wäre schön, diesen Artikel zu lesen. Puh, es ist schon 19:00 Uhr. Wann gibt es eine Freigabe?

Erkennst du dich? Abscheulich? Dann ist dieser Artikel für Sie.

Wenn Sie es nicht wissen, haben Sie Glück. Oder ist vielleicht sogar noch mehr möglich?

1. Einleitung

Was ist GTD?

GTD ( Dinge erledigen ) - eine Technik zur Verbesserung der persönlichen Effektivität, die von David Allen entwickelt und von ihm im gleichnamigen Buch beschrieben wurde. Der Name kann mit "Wie man die Dinge zu Ende bringt" übersetzt werden.

Die Grundidee ist, dass man einen reinen Geist braucht, um effektiv zu arbeiten und an sich selbst zu wachsen, um etwas mehr zu erreichen. Weil:

• Schwierige Aufgaben können nicht erledigt werden, wenn nicht klar ist, was zu tun ist. Ständig darüber nachzudenken, was zu tun ist, und die Tatsache, dass die Aufgabe nicht erledigt ist, stört die Arbeit.
• Der Alltag (kleine Aufgaben) lenkt ab. Es schafft Unbehagen, Aufgaben „hängen im Gedächtnis“ und nehmen das Gefühl der Harmonie.

Bei GTD geht es darum, sich an nichts zu erinnern und gleichzeitig nichts zu vergessen.

2. Über GTD

So verstehen Sie, was Sie brauchen:

• Sie sägen einen komplexen Zeitplan für eine kritische Phase des Projekts. Es ist notwendig, eine Reihe von Risiken zu berücksichtigen und Aufgaben korrekt auf Ressourcen zu verteilen. Jemand schickt ein lustiges Bild an VK. Die nächste Stunde wird damit verbracht, zweitklassiges Publikum zu beobachten.
• Heute Abend, bis zum Abend, müssen Sie die TOR überprüfen und sich darauf einigen. Ende nächster Woche - Präsentation beim Kunden. Eine Präsentation in PowerPoint oder besser in Google Slides erstellen? Es wäre schön zu wissen, wo ihr Büro ist. Anzug tragen oder wie gewohnt kommen? (Vereinbarung der TK für 2 Tage verschoben.)
• Nach der morgendlichen Planung sollten Sie überlegen, das Haus im Badezimmer zu renovieren. Ich werde die Aufgaben später festlegen, bevor ich ins Bett gehe. Ja, es gibt eine Kundgebung in 2 Stunden. Warum den Job annehmen? Ich kann immer noch nichts tun.

Hier lohnt es sich, separat über menschliches Multitasking zu sprechen. Das Thema ist diskussionswürdig. Schauen Sie zum BeispielWikipedia.

Zwei wichtige Aspekte:

• Eine große Anzahl von Wissenschaftlern glaubt, dass A) Multitasking nicht existiert; B) Die Zeit zum schnellen Wechseln zwischen Aufgaben wird zu einem Engpass.
• Multitasking erhöht die Anzahl der Fehler.

Und hier brauchen wir GTD.

Denn hier ist, was GTD zur Lösung von Problemen anbietet:

• Aufschreiben, nicht auswendig lernen.
• Klassifizieren (in Kontexte und Wichtigkeit) und zerlegen (einfache Schritte in komplexen Aufgaben identifizieren).
• Überprüfen Sie die Aufgabenliste.

1. Was soll aufgezeichnet werden?

Alles, was getan werden muss. Eingehende E-Mails, geöffnete Browser-Tabs, unsortierte Dateien auf dem Desktop, ein unfertiges Buch, eine Bohrmaschine, die wir nicht an einen Nachbarn zurückgegeben haben (die uns daran erinnert, ein Regal aufzuhängen).

2. Wie nehme ich auf?

A) Unterteile in "Kontexte". Zum Beispiel alles, was mit 1 Projekt zu tun hat – in 1 Ordner. Reparaturen durchführen - eine separate Liste. Kaufen Sie in der Hütte - eine separate Liste. "Kontexte" basieren auf Ort/Aktionen. Bei Kontexten geht es ursprünglich um Orte, aber bei uns geht es um Projekte.

B) zersetzen. Das heißt, schreiben Sie nicht „Einem neuen Projekt beitreten“, sondern stellen Sie kleinere Aufgaben: „Stellen Sie ein Entwicklungsteam zusammen“, „Dokumentation ansehen“, „Den Kunden treffen“ usw.

3. Wie führe ich eine Überprüfung durch?

Überprüfen Sie Ihre To-do-Liste jeden Tag. Erledigte Aufgaben schließen, neue setzen. Wenn die Aufgabe nicht erledigt ist, formulieren oder zerlegen Sie sie neu.

3. Werkzeuge

Das Gespräch über die Werkzeuge wird aus Sicht des Projektleiters geführt. Aber alles, was ich meine, kann von jedem angewendet werden

Unsere Aufgaben:

• Wenden Sie GTD in Ihrem täglichen Arbeitsablauf an.
• Weniger Ablenkung und mehr zu tun.
• Sich schnell in Aufgaben einarbeiten.

Der Fortschritt hat uns Cloud Computing und Wearables beschert, und das ist das Beste, was uns bei der Organisation unserer Aufgaben passieren konnte.

Was ich persönlich benutze:

• iPhone/iPad/Macbook
• Gmail und andere Google-Dienste
• Wunderlist
• Evernote
• LastPass

1.iPhone/iPad/MacBook

Einheitliches Ökosystem. Alle Geräte verfügen über integrierte Funktionen zum Eintauchen in die Arbeit. Deaktivieren von Benachrichtigungen und Erinnerungen, Datensynchronisierung, komfortable Suche, verfügbare Anwendungen und Dienste und so weiter.

Tipps:

• Anrufe und Nachrichten
• Notizen und Erinnerungen
• Spotlight-Suche
• Virtuelle Desktops

2. Gmail und andere Google-Dienste

Google Mail ist das wichtigste Werkzeug in der Arbeit des Managers und einer der wichtigsten "Posteingänge". So sieht meine Kiste aus. Google Mail hat tatsächlich 3 Killerfunktionen:

• Etiketten
• Automatische Filterung
• Suche

Ich filtere alle eingehenden E-Mails nach Projekten und Hauptstatus: A) Aktion erforderlich; b) Sie müssen der Antwort folgen. Durch die automatische Filterung können Sie Zeit sparen und alles automatisch in Etiketten einfügen.

Sie können auch einen sauberen Posteingang sehen. So sollte es meistens aussehen.

3.Wunderliste

Wunderlist - Google Mail-Assistent. Dies ist ein Aufgabendienst, der auf allen Desktop- und mobilen Plattformen verfügbar ist. Er kann Aufgaben nach Kategorien und Daten ordnen, Benachrichtigungen senden, Checklisten erstellen und Kommentare zu Aufgaben schreiben, Sie können Dateien anhängen. Es gibt eine Kollaborationsfunktion. Im Allgemeinen ein einfaches Tool, das alles hat, was Sie brauchen.

Hier sind meine Aufgaben für heute.

4. Evernote

Evernote ist ein Cloud-Ersatz für Notepad. Ein sehr leistungsfähiges Tool, mit dem Sie nicht nur schreiben, sondern auch Dateien anhängen können. Es ist am bequemsten, es für Besprechungen und Anrufberichte und andere wichtige Aufzeichnungen zu verwenden. Zum Beispiel ja.

Der Kalender übernimmt Erinnerungen an Veranstaltungen. Das Wichtigste ist, es mit Ihrem Telefon und anderen Geräten zu verbinden. Nichts Besonderes.

6.LastPass

LastPass ist ein Cloud-Dienst zum Erstellen und Speichern von Passwörtern. Ich erinnere mich nur an 3 Passwörter: von Last Pass, persönliches Gmail und Steam. Alles andere wird in der Cloud gespeichert.

5. Erste Schritte

Einmal auf einer der Konferenzen hörte ich von einem Redner eine meiner Meinung nach ausgezeichnete Idee. Er sagte, die Berichte seien sehr interessant, aber sehr nutzlos, wenn man nach dem Bericht nicht nach Hause komme und anfänge, das Gehörte in die Praxis umzusetzen.

Was ist jetzt zu tun? Schau auf deinen Computer und sei traurig.

1. Registerkarten vs. Fenster im Browser

Öffnen Sie gerne eine Million Tabs und lassen Sie sie für später? Das ist ist ekelhaft. Geben Sie es sich ehrlich zu - Sie werden das meiste nie erreichen. Aber der Browser wird den gesamten Akku und RAM auffressen. Der Neustart dauert einige Minuten. Und es wird unmöglich sein, schnell das Richtige zu finden.

Behalte nicht zu viel. Verwenden Sie Kontexte. Eine Aufgabe - ein offenes Fenster und die minimale Anzahl von Registerkarten. Fertig, schließen Sie das Fenster.

2. Desktop so, wie er sein sollte

Der Desktop ist kein Ort für Verknüpfungen. Ja Ja!

Windows hat ein Startmenü, OSX hat Spotlight Search. Es ist besser, den Ordner mit Downloads auf den Desktop umzuleiten. Arbeiten Sie nur mit den Dateien, die gerade benötigt werden. Der Rest landet im Müll.

3. Null-Posteingang

An den "eingehenden" Briefen sollte es nicht liegen. Nur die, die seit der letzten Mailabfrage dort aufgetaucht sind. Kleinigkeiten - sofort zur Arbeit. Große - im Archiv und unter dem Label "Need to be done". Wie das Sprichwort sagt, halten Sie Ihren Posteingang sauber. Sie können auch alle paar Stunden Ihre E-Mails abrufen. Niemand stirbt daran.

6. P.S.

Zur weiteren Aufklärung:

• Derselbe Artikel in einer Videonacherzählung auf einer Studentenkonferenz:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH Kanal "Geschichten aus dem Projektbüro"

"Leeren Sie Ihren Geist. Es ist gesünder als den Magen zu leeren."
~Michel de Montel

Heute werde ich über Chips sprechen GTD-Technologie was erlauben wird Sie können mehr leisten, werden weniger müde, steigern die Effizienz Ihrer eigenen Arbeit Stress abbauen und Lebenszufriedenheit steigern.

Wissen Sie, dass Ihr Bewusstsein Sie ständig an die Taten und Aufgaben erinnern wird, an die Sie gedacht haben, die Sie jedoch unbeaufsichtigt gelassen haben?

Sicherlich hängen bereits Tausende von unerledigten Aufgaben, unbearbeiteten Prozessen, die Ihre inneren Ressourcen, Kraft und Energie verbrauchen, in Ihrem Gehirn, und Sie sind sich dessen nicht einmal bewusst. All das erzeugt Stress und raubt Ihnen Kraft. Sie schneiden bei neuen Aufgaben schlechter ab, weil Ihr Kopf voller alter Aufgaben ist.

Darüber, wie Sie Ihren Kopf endlich von all diesen Informationen befreien und Ihre Arbeit und Ihr Leben verbessern können, spreche ich in diesem Artikel.

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal die Abkürzung „GTD“ gehört, die für Getting-Things-Done („Bringing things to complete“, „How to make things in order“) steht. Diese Philosophie oder Technologie ist auch aufgrund der Berichterstattung in den Medien sehr populär geworden. Ein Journalist der Zeitung Guardian namens David Allen, der Autor der GTD-Philosophie, ein Mann, der berufen ist, Ordnung in das Universum zu bringen.

GTD ist mehr als nur ein Zeitmanagementsystem für vielbeschäftigte Topmanager ohne Privatsphäre. Dies ist ein System zur Optimierung und Organisation nicht nur der Arbeit, sondern auch des Denkens, des Bewusstseins, das Anweisungen gibt, wie man den Geist von unnötiger geistiger Belastung „befreit“, Raum für Kreativität und neue Ideen öffnet und psychologische Voraussetzungen für komfortables und organisiertes Arbeiten schafft . Dieses System ist für einen Geschäftsmann mit einer Million Projekten konzipiert, für eine Hausfrau, die sich um Kinder kümmern muss und Zeit zum Lesen von Belletristik hat, und für einen Schüler, der sich darauf vorbereitet, aufs College zu gehen.

Obwohl dieses Phänomen bekannt ist, weiß nicht jeder, was es ist und wie es Ihnen persönlich helfen kann. Deshalb werde ich Ihnen heute buchstäblich an den Fingern sagen, was es ist. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, können Sie heute Ordnung in Ihr Leben und Denken bringen und fast sofort ein positives Ergebnis dieser Lebensinnovationen sehen.

Was hat mich dazu bewogen, meine Angelegenheiten zu ordnen?

Angst- und Schuldgefühle kommen nicht von zu viel Arbeit. Es erscheint automatisch, wenn Sie Vereinbarungen mit sich selbst brechen.
~David Allen

Vor nicht allzu langer Zeit stand ich vor der Notwendigkeit, meinen eigenen Arbeitsplan zu organisieren, in dem ich viele Engpässe fand. Vor etwa 10 Jahren fiel es mir aufgrund meiner Konzentrationsprobleme generell extrem schwer, längere Zeit einer Arbeit nachzugehen. Mit der Zeit begann ich daran zu arbeiten, meinen Fokus und meine Disziplin zu verbessern. Ich begann zu lernen, mich zu entspannen und. Dies hat Früchte getragen.

Ich konnte mein eigenes Projekt erstellen, es fördern, meinen Job kündigen und anfangen, für mich selbst zu arbeiten, wie ich es mir erträumt hatte. Ich war in einem Fortschrittsgefühl, was die Arbeit an mir selbst betrifft, was durch den auffälligen Kontrast zwischen meiner Gegenwart und meiner Vergangenheit verstärkt wurde. Vor einiger Zeit kam ich mit meinem Studium am Institut und einfacher Lohnarbeit nicht zurecht, und jetzt arbeite ich diszipliniert zum Wohle meines eigenen Projekts und der Menschen, die davon profitieren, Tag für Tag, alleine, und nicht „unter Druck“ .

Erst später bemerkte ich, dass dies nicht die Grenze war. Das Erfolgserlebnis verbarg mir vorübergehend die Probleme, die in der Organisation meiner Arbeit aufgetreten waren.

Ich habe eine Vielzahl von Arbeiten: Briefe in der Post, Artikel auf der Website, Kommentare, Arbeit mit Studenten des Kurses "KEINE PANIK" usw. usw. All dies erfordert eine gute Organisation. Ich erkannte ihre Abwesenheit daran, dass sich in der Post viele ungelesene Briefe angesammelt hatten, die aber als "wichtig" gekennzeichnet waren. Überall auf der Festplatte lagen Word-Dateien mit „Pläne für 2015“, „Aufgaben für Februar 2016“. Die Schubladen enthielten Notizbücher voller Notizen, Ideen und wieder Aufgaben, die ich erledigen musste. Unnötig zu erwähnen, dass ich diese Dateien sehr selten geöffnet und diese Listen konsultiert habe. Und das geschah nicht so sehr wegen meiner Disziplinlosigkeit, sondern weil alles irgendwie unangenehm aussah und ein inneres Gefühl der Sinnlosigkeit all dieser Planungsübungen hervorrief.

Mir wurde klar, dass ich immer noch nicht viel Zeit habe, obwohl ich mehr tun könnte.

Im Allgemeinen scheiterten Versuche, eine organisierte Liste von Aufgaben zu erstellen und, was am wichtigsten ist, ihr zu folgen, immer wieder.

Natürlich habe ich dringende tägliche Aufgaben erledigt, aber gleichzeitig habe ich gespürt, wie viele „Aufgaben“ und „Ideen“ in der Schwebe waren. All dies führte dazu, dass ich anfing, weniger Arbeitszufriedenheit zu empfinden. Es gab Tage, an denen ich mir erlaubte, früher fertig zu werden. Ich ging raus, stieg auf mein Fahrrad, aber anstatt die Freizeit zu genießen, die ich nicht hätte, wenn ich im Büro arbeiten würde, verfolgte mich das Gefühl, etwas nicht getan zu haben, etwas nicht geschafft zu haben. Perfektionistische Einstellungen begannen in meinen Gedanken zu entstehen: „Ich sollte mehr tun“, „Ich arbeite nicht hart genug“. Aber ich verstand, dass das Problem nicht in der Menge der Arbeit lag, sondern in ihrer Organisation.

Also beschloss ich, meinen gesamten Arbeitsplatz zu organisieren. Ich habe David Allens ausgezeichnetes Buch How to Get Things in Order zur Hand genommen. Ich habe schon lange vom GTD-System gehört, aber erst jetzt habe ich beschlossen, es besser kennenzulernen.

Was ist GTD?

„Unerledigtes bleibt eigentlich an zwei Stellen unerledigt: in der Realität und im Kopf. Die unerledigten Dinge in deinem Kopf verbrauchen die Energie deiner Aufmerksamkeit, weil sie dein Gewissen heimsuchen.
~Brahma Kumaris

Als ich dieses Buch zum ersten Mal bekam, erwartete ich, darin einige der banalen Zeitmanagement-Tipps zu lesen, die ich in anderen Quellen gefunden habe, wie z „Dinge in Wichtiges und Unwichtiges teilen“, „Delegieren, was delegierbar ist“.

„Nehmen wir an, Sie haben sich vor zehn Jahren versprochen, den Schrank zu reinigen, aber bis heute haben Sie es nicht getan ... wir können sagen, dass Sie in diesem Fall den Schrank in den letzten 10 Jahren 24 Stunden am Tag gereinigt haben !”

Aber der Autor spricht von einem solchen Standardansatz des "Zeitmanagements" als begrenzt und in vielerlei Hinsicht nicht effektiv. Mir hat gefallen, dass David Allen nicht mehr auf Überlegungen eingeht "effektive Arbeit", und zu Möglichkeiten und Grenzen des menschlichen Bewusstseins. Unsere eigenen Angelegenheiten so zu organisieren, dass sie nicht mit den Besonderheiten unseres Denkens in Konflikt geraten. Der GTD-Ansatz basiert ausschließlich auf den Schlussfolgerungen darüber, wie unser Gehirn funktioniert, wie es Informationen sammelt, wie es ungelöste Probleme verarbeitet.

Die grundlegendste psychologische Prämisse dieser Philosophie ist die Tatsache, dass alle Lebensaufgaben, sei es der Abschluss eines wichtigen Projekts oder eine Reise in ein Kloster für einen Meditationskurs, unser Gehirn als ungelöst wahrnimmt, in Erinnerung behält, psychischen Stress verursacht, wenn wir diese Aufgaben nicht in Form konkreter Folgemaßnahmen im Rahmen einer externen Informationsspeicherung formalisieren.

Haben Sie keine Angst und lesen Sie diesen Absatz nicht noch einmal! Jetzt werde ich erklären, was das alles bedeutet. Ein gutes Beispiel findet sich in dem Buch Getting Things in Order selbst. Nehmen wir an, Sie haben sich vor zehn Jahren versprochen, den Schrank aufzuräumen, aber bis heute haben Sie es nicht getan. Wie hat Ihr Gehirn in all diesen zehn Jahren Informationen über diese Aufgabe gespeichert und verarbeitet?

Tatsache ist, dass Psychologen sich sicher sind, dass unser Bewusstsein im Rahmen der Zielsetzung keine Vorstellungen von Vergangenheit und Zukunft hat. Diese Repräsentationen existieren nur konzeptionell, aber sie sind nicht in den eigentlichen Algorithmen der Informationsverarbeitung innerhalb des Bewusstseins enthalten.

Wenn Sie sich selbst das Versprechen geben, nächste Woche mit dem Auto zum Service zu fahren, und gleichzeitig versuchen, diese Zusage in Erinnerung zu behalten, dann wird Ihr Bewusstsein davon ausgehen, dass Sie es tun sollte es gleich machen, erinnert Sie heute ständig daran. Und morgen wird es auch so zählen.

Die Aufgabe befindet sich jeden Tag im Status „sofortige Lösung erforderlich“, bis Sie zum Dienst gehen.

Um auf das Beispiel des Schrankdurcheinanders zurückzukommen: In diesem Fall haben Sie den Schrank in den letzten 10 Jahren 24 Stunden am Tag geputzt! Ihr Verstand betrachtete diese Aufgabe als unvollendet und hinterließ einen Platz in Ihrem Erinnerungsraum, was Spannungen und Unzufriedenheit aufgrund unvollendeter Arbeit erzeugte.

Und um Ihr Gedächtnis und Ihren Geist von unvollendeten Prozessen zu befreien, deren Erinnerungen Ihre geistigen Ressourcen verschlingen (genau wie Hintergrundprozesse auf einem Computer Prozessor- und Speicherressourcen verbrauchen und die Maschine langsamer machen), müssen Sie zwei wichtige Aktionen ausführen.

1. Übertragen Sie eine Aufgabe aus dem internen Speicher (Ihr Gehirn) in den externen Speicher (Ihr Computer, Notebook, Tablet, Telefon)
2. Entscheiden Sie, was die nächste spezifische Aktion in Bezug auf die anstehende Aufgabe sein wird. Beispielsweise kann die globale Aufgabe „Auto reparieren“ aus vielen einfachen Aktionen bestehen. Die allererste Aktion kann lauten: „passende Ersatzteile im Internet finden“.

In diesem Fall wird Ihr Bewusstsein interne Erinnerungen freigeben und aufhören, Sie ständig daran zu erinnern, was Sie noch nicht getan haben. Schließlich haben Sie all diese Aufgaben auf ein externes System verlagert.

Das sind im Prinzip die Kernpunkte der GTD-Technologie, auf die sich alles stützt. Wenn Sie dieses Prinzip verstehen, haben Sie bereits ein allgemeines Verständnis davon, was GTD ist. Dabei handelt es sich um ein System des effektiven Fallmanagements, der Ideenfindung, das sowohl auf die äußere Organisation von Aufgaben im Rahmen von Notizen, Kalendern, einem Erinnerungssystem als auch auf die innere Optimierung der Bewusstseinsarbeit setzt.

Darüber hinaus sind diese beiden Ebenen miteinander verbunden. Die äußere Ordnung dient als Voraussetzung und Werkzeug für ein organisiertes und „reines“ Bewusstsein. Und ein klarer Geist ermöglicht es Ihnen, effizienter* zu arbeiten und weniger müde zu werden.

(*Obwohl ich das Wort „Arbeit“ verwende, bezieht es sich nicht ausschließlich auf berufliche Tätigkeiten. In diesem Zusammenhang geht es bei Arbeit um alles. Einen Urlaub zu planen ist auch Arbeit. Genauso wie das Nachdenken über das Beziehungsproblem mit Ihrem Lebensgefährten ).

Funktion 1 – Entscheiden Sie, was die nächste Aktion sein wird

„Wenn Sie Ihre Aktivität (Ausführungsabsicht) planen und entscheiden, welche Handlungen Sie in welchem ​​Kontext ausführen werden, stellen Sie sich fast automatisch auf das gewünschte Verhalten ein, anstatt Ihren ganzen Willen zur Faust zu sammeln und sich zu etwas zu zwingen.“
~D. Allen

Wenn Sie ein Buch lesen "Wie man Dinge erledigt", dann werden Sie verstehen, dass dies einfach die goldenste Regel ist. Der Autor kommt immer wieder darauf zurück. Außerdem ist er besessen von der Idee, der ganzen Welt beizubringen, über die nächste Aktion nachzudenken!

Ja, die Regel ist wichtig, aber es braucht Zeit und Disziplin, bis sie zur Gewohnheit wird.

Tatsache ist, dass wir in der Regel allgemein und abstrakt über Aufgaben sprechen. „Wir müssen dafür sorgen, dass das Kind besser lernt“, „Ich muss ruhiger werden, um mich weniger an Konflikten zu beteiligen“. Natürlich müssen Sie das große Ganze im Auge behalten, aber um die Dinge zum Abschluss zu bringen, müssen Sie zur nächsten Planungsebene übergehen, nämlich über die nächste Aktion nachdenken.

In unseren Beispielen könnte dies sein:

• „Finde im Internet Artikel über Willensentwicklung, Disziplin und den Kampf gegen Faulheit. Oder finden Sie ein Buch zum Thema in einer Buchhandlung.
• "Lesen Sie, was Entspannungstechniken sind."
• „Planen Sie einen Termin ein, um mit Ihrem Sohn über seine Lernprobleme zu sprechen.“

Die nächste Aktion muss keine physische Aktion sein. „Denke darüber nach, ob ich überhaupt studieren muss“ ist auch eine Handlung. Sie können nur über die Aufgabe nachdenken, es ist nicht notwendig, damit anzufangen. Aber indem Sie nur diesen Schritt festlegen, werden Sie bereits einen Teil Ihres Gehirns freigeben.

Wir können nicht jedes Problem in unserem Leben lösen. Daher ist es wichtig zu verstehen, dass die Entscheidung, „nichts zu tun“, auch eine Entscheidung ist.

Diese Veranstaltung ermöglicht es, nicht nur das Bewusstsein zu entladen, sondern auch die Motivation wieder aufzuladen. Viele Aufgaben erscheinen, wenn wir sie uns in Gedanken vorstellen, unmöglich oder sehr schwierig. „Mein Gott, ich muss mein ganzes Sommerhaus abbauen, das ist Arbeit ohne Ende!“ Aber es wird uns viel leichter fallen, damit zu beginnen, wenn wir einen Plan in Form der folgenden Aktionen skizzieren: "Im Internet die richtigen Tools finden". Es ist schon einfacher, oder? Und wenn wir das tun, werden wir zufrieden sein, dass wir dem endgültigen Ziel einen Schritt näher gekommen sind.

Funktion 2 – Übertragung auf ein externes System

Wie Sie sich vielleicht aus diesem Artikel erinnern, ist es nicht nur unzuverlässig, sich auf das Gedächtnis zu verlassen, sondern auch ineffizient in Bezug auf die Nutzung der Ressourcen Ihres Gehirns. Daher empfiehlt David Allen dringend, alle Aufgaben auf ein externes System zu verschieben, um Speicherplatz freizugeben.

Ein externes System kann ein Tablet, ein Telefon, ein Notizblock, ein Computer oder ein Notebook sein. Jedes geeignete Medium, mit dem Sie arbeiten können.

So sieht übrigens meine To-Do-Liste nach der Vorverarbeitung aus. Ich habe viele unnötige Dinge von dort entfernt, Dinge, die ich bereits getan hatte oder die ich beschlossen hatte, überhaupt nicht zu tun. Das heißt, in der allerersten Phase und vor der Anwendung der „Zwei-Minuten-Regel“ (darüber weiter unten) war es viel größer.

Es wäre nicht überflüssig zu sagen, dass die Liste der Aufgaben organisiert, bequem und jederzeit von überall aus zugänglich sein sollte. Brauchen immer auf dem Laufenden bleiben und nach Bedarf verfeinern. Muss ihn kontaktieren sich mit ihm über den Fortschritt Ihrer Projekte zu informieren.

(Das heißt, nicht so, wie ich (oder vielleicht Sie) es getan haben: Stapel von Blättern und Notizbüchern an verschiedenen Stellen meines Arbeitsbereichs, auf die ich nie zugegriffen habe.)

Und natürlich!!! Jede Aufgabe sollte als folgende Aktion geschrieben werden!

Funktion 3 – Organisieren Sie Aufgaben nach Kontext

„Es braucht nicht viel Mühe, etwas zu tun. Es ist viel mehr Aufwand erforderlich, um zu entscheiden, was zu tun ist.“
~David Allen

Ich habe nicht bemerkt, dass das Buch direkte Ratschläge zur Priorisierung von Aufgaben gibt. David Allen ist sich sicher, dass die Bedeutung verschiedener Aufgaben für unser Bewusstsein nicht so kritisch ist, da sowohl große als auch kleine Anliegen einen Platz in unserem Bewusstsein einnehmen und wir sie alle erledigen müssen (oder uns entscheiden, es nicht zu tun). Eine unbedeutende Angelegenheit, die nicht erledigt wird und deren Informationen im Kopf gespeichert sind, kann Sie von „wichtigeren“ Angelegenheiten ablenken. Es bietet jedoch eine hervorragende Methode, um Aufgaben nach Kontext oder Energieniveau zu organisieren.

Früher bin ich selbst etwas intuitiv zu dieser Methode gekommen, aber dann habe ich sie vergessen, weil ich sie nicht formalisiert und nicht zur Gewohnheit gemacht habe. Zum Beispiel gibt es eine große Liste von Aufgaben. Manche Aufgaben erfordern viel Energie.

Für mich sind das „Antworten auf Kommentare und Unterstützung für Studierende“, „Artikel“.

Für einige reicht es beispielsweise nicht aus, „Bezahlung für das Hosting“, „mit elektronischen Konten zu arbeiten“. Ich kann das leicht tun, wenn ich keine Zeit für Artikel habe.

Die Entscheidungen über "Was sollte ich jetzt tun" hat mir erstens viel Energie geraubt und zweitens die Motivation negativ beeinflusst. Ich konnte keine Aktivität auswählen, die für mein Energieniveau optimal war, und beendete deshalb die Arbeit und beendete den Arbeitstag mit dem sprichwörtlichen Gefühl, etwas nicht getan zu haben. Wenn ich jetzt wenig Kraft und viel Zeit habe, kann ich einfach die Arbeit erledigen, die nicht viel Energie erfordert. Ich kann nur auf die Liste mit dem Titel schauen "wenig Energie" und etwas daraus machen. Alles Geniale ist einfach!

Sie können die Aufgabenliste auch nach Kontext organisieren, z. B. "am Computer", "im Geschäft" usw. Viele andere Möglichkeiten der Organisation werden in dem Buch vorgestellt.

Funktion 4 – „Zwei-Minuten-Regel“

Ziemlich einfache, aber äußerst effektive Regel. Wenn wir unsere To-Do-Informationen in einer Erinnerungsliste organisieren, sind wir möglicherweise entsetzt über die Größe der Liste. Glücklicherweise gibt es eine gute und einfache Möglichkeit, es gründlich zu reinigen.

Sie müssen nicht aufschreiben: „Antworte auf den Brief eines Freundes, wenn du Zeit hast“ wenn diese Antwort weniger als 2 Minuten dauert!

Antworten Sie einfach gleich und befreien Sie Ihren Kopf und Ihre To-Do-Liste von diesem Fall. Als ich nach der Lektüre von D. Allens Buch anfing, meinen Briefkasten zu sortieren, fand ich dort viele unbeantwortete Briefe. Natürlich habe ich sie früher einmal mit Häkchen als wichtige Aufgaben markiert, aber dann habe ich sie vergessen.

Am Ende, nachdem ich die Überprüfung gemacht hatte, beantwortete ich viele alte Briefe, und es kostete mich nicht viel Zeit. Einige meiner Leser erhielten ein Jahr später eine Antwort von mir! Seien Sie mir bitte nicht böse, das ist das Ergebnis eines überfüllten Briefkastens und einer schlechten Organisation. Jetzt versuche ich sofort zu antworten, wenn ich verstehe, dass das Lesen und Bearbeiten eines Briefes mindestens 5 Minuten dauern wird. 2 Minuten sind nicht streng, lassen Sie jeden die maximale Zeitdauer für sich selbst bestimmen.

Allgemein wird die „Zwei-Minuten-Regel“ wie folgt formuliert. Wenn Sie beim Abarbeiten Ihrer To-Do-Liste eine Aufgabe finden, die weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, tun Sie sie einfach.

Funktion 5 – Schreiben Sie Ideen auf

Sicher haben Sie schon bemerkt, dass Ihnen die besten Ideen für Ihre Arbeit kommen, wenn Sie nicht arbeiten! Daher rät D. Allen, immer etwas zur Hand zu haben, das Ihnen hilft, Ideen zu speichern: ein Notizbuch, ein elektronisches Tablett usw. Dabei geht es nicht nur darum, wertvolle Ideen nicht zu vergessen und das Gedächtnis von Informationen zu befreien. Ja, das ist auch wichtig.

Allen ist sich sicher, dass „die Form die Prinzipien bestimmt“. Ihm zufolge eine Person „Es kann eine unbewusste Zurückhaltung geben, über irgendetwas nachzudenken, weil Sie die Ideen, die auftauchen, nirgendwo aufschreiben können.“

Ich habe es selbst getestet. Wenn ich in Indien gereist bin, hatte ich immer entweder ein Notizbuch oder ein Telefon dabei, wo ich meine Gedanken und Ideen aufschreiben konnte. Und meine Gedanken sprudelten nur so von ihnen. Ich schrieb meine Gedanken nieder, während ich auf den Sitzen indischer Züge zitterte, auf den Gipfeln malerischer Hügel, in den Ruinen antiker Tempel, unter der Sonne oder unter einem Ventilator in einem Hotelzimmer.

Ich war ruhig, erstens, weil ich die entstandenen Ideen irgendwo festhalten konnte, und zweitens, weil ich die Ideen nicht mit aller Kraft im Gedächtnis behalten musste, wusste ich, dass ich jederzeit zurückkehren könnte zu ihnen.

Natürlich ist es wichtig, dass Sie es sich nicht nur angewöhnen, Ihre Ideen aufzuschreiben, sondern diese Liste regelmäßig zu überprüfen.

Zitate, wertvolle Regeln von anderen Leuten schreibe ich übrigens jetzt auch auf und versuche nicht, sie im Gedächtnis zu behalten.

Chip 6 - Leben und Arbeiten nicht trennen

"Unerhobene offene Fragen werden in Bezug auf die Spannung, die sie verursachen, und die Aufmerksamkeit, die sie erfordern, egalisiert."
~David Allen

Wie ich bereits geschrieben habe, gibt es für unser Gehirn keinen großen Unterschied zwischen den Aufgaben: „beende ein Projekt bei der Arbeit“, „bespreche das Problem mit deiner Frau“. Beide Aufgaben beanspruchen unser Gedächtnis und verbrauchen mentale Ressourcen, egal wo wir uns befinden, im Büro, zu Hause oder im Urlaub.

Und die praktische Schlussfolgerung aus diesem Prinzip war für mich eine große Entdeckung. Früher habe ich es aufgeschoben, über persönliche und Lebensprobleme nachzudenken, bis ich später zur Arbeit kam. „Schließlich arbeite ich jetzt! Ich bin beschäftigt!" Ich dachte.

Aber tatsächlich kann die Tatsache, dass diese Aufgaben in meinem Kopf „hängen“, meine Konzentration und mein effektives Arbeiten (hier meine ich Arbeit im üblichen Sinne, als berufliche Tätigkeit) beeinträchtigen. Und das Schlimmste, was wir tun können, ist, sie hängen zu lassen. Daher ist es manchmal sinnvoll, einige dringende Familienangelegenheiten, Routineaufgaben oder sogar „philosophische Fragen“ zu lösen, die Sie sehr beschäftigen, bevor Sie sich an die Arbeit setzen.

Dass es hier Probleme gibt, ist klar. Sie können so lange in diesem Denken versinken, dass Sie nie zur Arbeit kommen. Daher ist es notwendig, sich diesem Prinzip sorgfältig und bewusst zu nähern. Eine weitere gute Lösung wäre, Ihrer To-Do-Liste Folgendes hinzuzufügen: „über den Sinn des Lebens nachdenken“ und befreien Sie Ihren Kopf von den Erinnerungen daran.

Chip 7 - Leistungen für Psychotherapie

„Das fruchtlose und endlose Scrollen eines Gedankens im Kopf reduziert die Analyse- und Handlungsfähigkeit.“
~David Allen

Ich konnte nicht umhin, über die Anwendung dieser Technologie auf dem Gebiet der Psychologie und Psychotherapie, der Prävention von Neurosen, Zwangszuständen und destruktiven Einstellungen nachzudenken.

Es gibt verschiedene Methoden, um zwanghafte, negative Gedanken loszuwerden. Einige Psychologen empfehlen, solche Gedanken einer sorgfältigen logischen Analyse zu unterziehen. Andere verwenden beruhigende und realistische Affirmationen.

Obwohl ich diese Ansätze in meiner Praxis verwende, Menschen mit Panikattacken zu helfen, verstehe ich jedoch, dass die Möglichkeiten unserer Logik in einem Zustand von Angst und Panik sehr begrenzt sind, und es besteht immer die Möglichkeit, dass eine solche Analyse abgelehnt wird derjenige, der es benutzt. Ich empfehle also grundsätzlich, einfach geduldig nicht auf aufdringliche Gedanken zu reagieren.

Aber ich denke auch, dass sich die Prinzipien „nächste Aktion markieren“ und „auf das Ziel konzentrieren“ sehr gut bei Zwangsgedanken und negativen Einstellungen anwenden lassen.

Nehmen wir an, Sie leiden an Hypochondrie.

Sie denken: "Ich habe eine schreckliche und tödliche Krankheit."
Okay, denken Sie jetzt: "Was ist die nächste Aktion?"
„Vielleicht sollte ich mal nachsehen. Aber ich war diese Woche schon beim Arzt, die Tests haben nichts Schlimmes ergeben!
Alles hat gepasst, oder?

Oder haben Sie soziale Ängste?

„Die Leute akzeptieren mich nicht, ich bin ein wertloser Mensch“

Was ist die nächste Aktion?

„Ich werde daran arbeiten, meine sozialen Qualitäten zu verbessern, und ich werde mit … beginnen.“ oder/und „Ich werde lernen, mich so zu akzeptieren, wie ich bin, und ich werde damit beginnen…“. Meistens sind sowohl die erste als auch die zweite Fähigkeit in Kombination erforderlich, um Probleme wie Selbstzweifel, soziale Phobie usw. zu lösen. Die Formulierung der nächsten Aktion wird Sie nicht nur auf das Ziel vorbereiten, sondern auch zeigen, dass das Erreichen des Ziels möglich ist!

Und selbst wenn es nicht möglich ist, wird die nächste Aktion sein: „Ich werde nichts gegen dieses Problem unternehmen. Weil es nicht behoben werden kann. Wenn ja, warum darüber nachdenken?

Dieser Ansatz wird Ihnen helfen, nicht über das Problem nachzudenken, sondern über seine Lösung! Ängstliche, misstrauische, unruhige Menschen sind oft sehr auf Probleme fixiert. „Ich habe wenige Freunde“, „Angst verlässt mich nicht“, „Alle denken schlecht über mich“ usw. Sie stellen mehr „Warum“-Fragen als „Was tun“, was nur neue Angst und ein Gefühl der Hilflosigkeit erzeugt.

Aber die Frage ist: "Was ist die nächste Aktion?" bringt Sie sofort auf den Weg, das Problem zu lösen (oder sich zu entscheiden, nichts zu tun), was Ihren Kopf von einer ganzen Reihe negativer, bedeutungsloser Gedanken über das Problem befreien kann. Probieren Sie es im Allgemeinen aus!

Was kann mit GTD erreicht werden?

„Das Problem ist nicht der Mangel an Kreativität, sondern die Beseitigung von Hindernissen für den natürlichen Fluss kreativer Energie.“
~David Allen

Die Anwendung der GTD-Methodik geht weit über die Verbesserung der Arbeitseffizienz hinaus. Wenn Sie also zumindest einige Aspekte dieses Ansatzes in die Praxis umsetzen, werden Sie nicht nur eine Steigerung der Produktivität, sondern auch eine größere Klarheit des Bewusstseins spüren. Der Zweck dieses Systems besteht nicht nur darin, Sie besser arbeiten zu lassen, sondern Ihren Kopf von unnötigen Gedanken über Arbeit und unerledigten Aufgaben zu befreien. Damit Sie Gedanken über das, was Sie nicht ändern können, leicht loslassen können oder eine Lösung parat haben für das, was Ihr Handeln erfordert.

Spielen Sie schon lange mit dem Gedanken, ein Buch über Produktivität zu lesen und Ihre Zeit kompetent einzuplanen?Das Buch, das heute besprochen wird, wird Sie nicht nur mit neuen Informationen bereichern, sondern auch einen echten Impuls zum Handeln geben. Autor David Allen. Stressfreies Arbeiten ist mit dem GTD SYSTEM möglich, behauptet der Autor. Dieses Buch ist GUT FÜR ALLE, die ihre Angelegenheiten regeln müssen, sowohl im Beruf als auch im Privatleben.

David Allen bietet in seinem Buch Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity ein einzigartiges System zum Organisieren von Dingen.

Das ist kein klassisches Zeitmanagement, sondern ein System, um alle Fälle zum Abschluss zu bringen - Dinge erledigen (GTD).

• Was tun, wenn man für nichts Zeit hat, die Nerven am Limit sind, man sich an der einen oder anderen Sache festklammert, aber immer etwas Wichtiges verpasst?
• Wie kann man im Geschäft effizienter sein, sich aber gleichzeitig entspannen können?
• Wie kann man die Routine „eindämmen“?
• Wie kann man lernen, kleine Dinge von wichtigen zu trennen und Ziele richtig zu setzen, Prioritäten zu verteilen?
• Wie arbeite ich mit eingehenden Informationen und Aufgaben?

Antworten auf all diese Fragen und mehr finden Sie in David Allens Buch Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity.

Eine neue Version des Buches (2015), überarbeitet unter Berücksichtigung der heutigen Realitäten der Welt der Informationstechnologie.

Die einfachen Werkzeuge, die in diesem Buch beschrieben werden, helfen Ihnen nicht nur, Effizienz zu erreichen, sondern lehren Sie auch, Ihr Gehirn nicht mit verschiedenen Ablenkungen und Gedanken zu überlasten.

Auch hier wurde viel über Gewohnheiten gesprochen, denn um das GTD-System in der Praxis umzusetzen, muss man es tun

David Allen. Stressfreie Produktivität für alle

Die Grundidee des Buches:

Entladen Sie Ihr Gehirn. Klarheit des Bewusstseins und Ordnung der Gedanken – das ist wichtig für volle Konzentration und Leistungsfähigkeit.

Hören Sie auf, Gedanken übereinander zu schichten, sie zu zerkauen, ständig darauf zurückzukommen und dadurch keine Entscheidung zu treffen.

Was zu tun ist?

Dazu müssen Sie die Listen aus Ihrem Kopf auf ein externes Medium „übertragen“. Wenn das Gehirn aufhört, diese Daten festzuhalten, hört es auf, sich Sorgen zu machen, und kann sich auf die sofortige Ausführung von Aufgaben konzentrieren.

Gedanken schwirren ständig wie rastlose Bienen in deinem Kopf herum, bis sie ihren Bienenstock finden. Wenn der Kopf voller verschiedener Gedanken ist, von welcher Art von Produktivität können wir dann sprechen?

Die Hauptregel von David Allen - jeder Gedanke sollte aufgeschrieben und in den Posteingang gelegt werden.

"Posteingang" sind alle eingehenden Ideen, Quittungen, Erinnerungen, Besprechungsnotizen usw.

Das Buch enthält einen klaren Algorithmus für die Arbeit mit diesen Informationen.

Folgend.

Dies ist ein Modell der natürlichen Methode der Planung.

Eine Entscheidung treffen

Was zu tun ist?

1. Denken Sie sich eine Lösung aus, indem Sie dem Diagramm folgen:

• warum brauche ich es;
• welches Ergebnis brauche ich (was soll passieren);
• Stellen Sie sich Ihren Erfolg vor.

2. Weiteres Brainstorming, Generierung von Ideen, die auf das gewünschte Ergebnis ausgerichtet sind. Ideen müssen aufgeschrieben, nicht gleich auf Eignung geprüft werden, nämlich alles aufschreiben, was einem in den Sinn kommt. Hier zählt Quantität, nicht Qualität.

3. Dann wählen wir die besten Ideen aus, Gruppieren Sie sie und organisieren Sie sie in einem Schema. Dies ist in einer handschriftlichen Version einfach auf Papier oder in einem Dienst wie Xmind möglich.

4. Legen Sie für jede Idee die nächste konkrete Aktion fest.

5. Das tun wir.

Ihr Verstand durchläuft fünf Schritte, um fast jede Aufgabe zu erledigen: ein Ziel definieren und wie es erreicht werden kann, das Ergebnis visualisieren, Brainstorming durchführen, die erhaltenen Entscheidungen organisieren und die nächsten Aktionen festlegen. – David Allen

GTD-Methodik und David Allen - Produktivität und Sinnhaftigkeit in allem!

GTD-Methodik - Echte Anleitung für diejenigen, dies nicht nur Dinge organisieren und planen, die Produktivität und Produktivität steigern, sondern auch eine grundlegende Entscheidung darüber treffen, wie alle Aufgaben sinnvoll ausgeführt werden, während das (und das ist wichtig!) psychische Wohlbefinden erhalten bleibt. Darüber hinaus gilt dies nicht nur für die Arbeit, sondern auch für das Privatleben.

Jeder kann diese Technik anwenden.

Das Buch selbst besteht aus drei Teilen.

Erster Teil ist ein kurzer Überblick über das System sowie eine Erläuterung seiner Einzigartigkeit und Relevanz.

Im zweiten Teil- die Prinzipien des Systems sowie deren schrittweise Anwendung im Alltag.

Der dritte Teil- Dies sind die Ergebnisse, die erzielt werden können, wenn Sie dieses System in Ihrem persönlichen Leben und Ihrer Arbeit umsetzen.

Das GTD-System ist eng verwandt mit . Und sie lassen sich, wie Wissenschaftler bereits bewiesen haben, trainieren und verbessern.

Eine der verfügbaren Möglichkeiten, DAS GEHIRN ZU TRAINIEREN, seine normale Funktion und Entwicklung aufrechtzuerhalten, sind Gehirnsimulatoren. Sie können KOSTENLOS lernen >>>service wikium kostenlose trainingsgeräte

Zu den kognitiven (kognitiven) Funktionen gehören: Gedächtnis, Denken, Aufmerksamkeit, Wahrnehmung, Intellekt, Sprache.

Alle oben genannten Fähigkeiten sind mit der Aktivität des Gehirns verbunden. Daher bei unzureichender Entwicklung des Gehirns mit Fehlfunktionen in seiner Arbeit Qualität kognitiver Funktionen sinkt. Eine spürbare Qualitätsminderung wird als kognitive Störungen (Störungen) bezeichnet.

Kognitive Beeinträchtigung wirkt sich negativ auf die Leistungen einer Person in verschiedenen Bereichen ihres Lebens aus: Alltag, Haushalt, Bildung, Beruf, Gesellschaft.

Deshalb ist es wichtig, sein Gehirn zu trainieren, und das in jedem Alter.

David Allen - Produktivität durch persönliche Schlussfolgerung

Die Besonderheit des Buches liegt auch darin, dass nicht nur trockene Schlussfolgerungen und Formulierungen des Autors präsentiert werden, sondern auch viele „lebende“ Beispiele.

Was ist gemeint?

Die Essenz seiner GTD-MethodikDavid Allen enthüllt und demonstriert B. Situationen, Besprechungen und Beratungen mit ihren Kunden.

Zeigt die Probleme von Menschen, Unternehmen, deckt ihre Fehler auf und verändert die Situation radikal zum Besseren, indem es zeigt, wie die Zeitmanagementtechnik wirklich funktioniert Dinge erledigen (GTD) hilft und lernen stressfrei zu leben.

Dinge erledigen, GTD(übersetzt von Englisch- "Dinge erledigen", aber häufiger und falscher - "Wie man Dinge in Ordnung bringt") - eine Technik zur Verbesserung der persönlichen Effizienz, die von David Allen entwickelt und von ihm im gleichnamigen Buch, dessen Erstausgabe, beschrieben wurde wurde 2001 veröffentlicht und in 23 Sprachen übersetzt.

GTD basiert auf dem Prinzip, dass eine Person sich davon befreien sollte, sich an aktuelle Aufgaben zu erinnern (es gibt Ausnahmen in Fällen, in denen mehrere Aufgaben für verschiedene Projekte miteinander verbunden sind), die Aufgaben selbst und Erinnerungen an sie auf ein externes Medium zu übertragen. So kann sich der menschliche Geist, befreit von der Erinnerung an das, was zu tun ist, auf die Erledigung der Aufgaben selbst konzentrieren, die im Vorfeld klar definiert und formuliert werden müssen („was ist als nächstes zu tun?“). Entgegen der landläufigen Meinung bezieht sich GTD nicht auf Zeitmanagement und kritisiert es für seinen engen Fokus und seine begrenzte Wirksamkeit.

Enzyklopädisches YouTube

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✪ Getting Things Done (GTD) von David Allen – Animierte Buchzusammenfassung und Rezension

✪ DAVID ALLEN - WIE MAN DINGE ERLEDIGT - Teil 1/2 | London Real

✪ Getting Things Done Zusammenfassung David Allen (Buchzusammenfassung als PDF im Link unten herunterladen)

✪ Getting Things Done von David Allen (Studiennotizen)

✪ ORGANISIEREN SIE SICH IN 3 WOCHEN MIT GTD – SCHRITT 1!

Untertitel

Häufigkeit

1. Sammlung;
2. Behandlung;
3. Organisation;
4. Rezension;
5. Aktionen.

Allen verwendet die "Flughöhe"-Analogie, um sein zweites großes Modell zu veranschaulichen - sechsstufiges Arbeitsbewertungsmodell, um die Perspektive von Aufgaben und Zuordnungen anzuzeigen. Aufsteigende Zeile:

1. aktuelle Angelegenheiten;
2. laufende Projekte;
3. Aufgabenbereich;
4. kommende Jahre (1-2 Jahre);
5. Fünfjahresperspektive (3-5 Jahre);
6. Leben.

Aus der Vogelperspektive kann jeder das „große Ganze“ seiner Angelegenheiten betrachten.

Allen empfiehlt eine wöchentliche Überprüfung der verschiedenen Ebenen. Die aus diesen Überprüfungen gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen es Ihnen, persönliche Prioritäten zu verwalten, die wiederum priorisieren, ob und wann bestimmte Aufgaben und Zuweisungen erledigt werden sollen, die während des Workflow-Management-Prozesses gesammelt wurden. Beim wöchentlichen Review analysiert eine Person Aufgabenkontexte und trägt sie in entsprechende Listen ein. Beispiele für die Gruppierung ähnlicher Aufgaben sind eine Liste mit notwendigen Telefonaten oder eine Liste mit Besorgungen, die im Zentrum erledigt werden müssen. Die Regeln für die Bildung von Kontextlisten können durch das Vorhandensein eines Tools oder das Vorhandensein einer Person / Gruppe bestimmt werden, mit der etwas besprochen oder eingeführt werden muss.

Allen betont, dass die ersten beiden Modelle ausreichen, um bei den meisten Aufgaben und Projekten Kontrolle und Weitblick zu erlangen. Es gibt jedoch Fälle, die mehr Nachdenken und Nachdenken erfordern. Dazu wird das dritte Hauptmodell verwendet - Natürliche Planungsmethode. Während das Workflow-Management erledigt ist " horizontaler Fokus» auf die Erfüllung einzelner Aufgaben, in der natürlichen Methode der Planung erfolgt « vertikaler Fokus» zu Projektplanung und Themendenken. Das Planungsmodell besteht aus 5 Stufen:

1. Definition von Zweck und Grundsätzen;
2. Vision der gewünschten Ergebnisse;
3. Organisation;
4. Bestimmung der nächsten konkreten Aktion.

GTD erleichtert diesen Prozess basierend auf der Speicherung, Verfolgung und Verwendung detaillierter Informationen in Bezug auf die auszuführende Aufgabe. Allen schlug vor, dass viele der Fehler, auf die wir stoßen, durch unzureichende „anfängliche“ Planung verursacht wurden (d. h., als noch klar war, was erreicht werden musste und welche spezifischen Maßnahmen erforderlich waren, um dies zu erreichen). Es ist wichtig, vorauszudenken und eine Abfolge von Aktionen zu erstellen, die abgeschlossen werden können, ohne zur Planung zurückzukehren. Allen argumentiert, dass das „Erinnerungssystem“ unseres Geistes ineffizient ist und uns selten daran erinnert, was wir in diesem Moment und an diesem Ort tun sollten und können. Daher können Informationen über "nächste spezifische Aktionen", die kontextuell auf diesen Moment und Ort bezogen sind, als externe Unterstützung dienen, die sicherstellt, dass wir uns zur richtigen Zeit die richtigen Erinnerungen geben. Da GTD auf der Pflege zusätzlicher Aufzeichnungen basiert, kann es als Umsetzung der wissenschaftlichen Theorien der verteilten Kognition und des erweiterten Verstandes betrachtet werden.

Kurze Beschreibung von GTD aus Allens Buch Ready for Anything:

Alles aus dem Kopf bekommen. Treffen Sie Entscheidungen über erforderliche Maßnahmen, wenn ein Fall auftaucht – nicht, wenn er abgebrochen werden muss. Organisieren Sie Erinnerungsnotizen zu Ihren Projekten und geplanten Aktivitäten nach den entsprechenden Kategorien. Behalten Sie dieses System bei, erweitern Sie es und überprüfen Sie es oft genug, um in Zukunft sogar Ihrer intuitiven Wahl einer Handlung (oder keiner Handlung) zu vertrauen.

Prinzipien

Grundprinzipien von GTD:

Sammlung

Produktivität ohne Stress beginnt mit dem Prozess des Entladens des Geistes, der darin besteht, alles mehr oder weniger Wichtige auf Papier oder einem anderen Medium zu fixieren – wie Allen es nennt Korb: Postfach, E-Mail-Postfach, Diktiergerät, Laptop, PDA oder eine Kombination aus beidem. Unterm Strich geht es darum, alles mehr oder weniger Wichtige aus dem Kopf auf ein geeignetes Medium zur Weiterverarbeitung zu bringen. Alle Karren müssen mindestens einmal pro Woche geleert (verarbeitet) werden. Allen besteht nicht auf einer bestimmten Sammelmethode, sondern betont die Wichtigkeit, den Müll regelmäßig zu leeren. Jeder Speicherort (physisch, E-Mail, Tonbandgerät, Laptop, PDA usw.) ist akzeptabel, solange regelmäßig damit umgegangen wird.

Behandlung

Der Warenkorb wird streng nach folgendem Algorithmus verarbeitet.

1. Beginnen wir mit dem obersten Artikel des Einkaufswagens.
2. Ein Element nach dem anderen erstellen (und niemals etwas zurückgeben)
   • Wenn das Element eine Aktion erfordert:
     • Tun Sie dies (wenn es weniger als zwei bis fünf Minuten dauert), ODER
     • Delegieren Sie es an jemanden, ODER
     • Wir verschieben es.
   • Wenn das Element keine Aktion erfordert:
     • Lassen Sie es im Hintergrund ODER
     • Werfen Sie es weg, ODER
     • Auf der „Irgendwann vielleicht“-Liste.

Wenn die Aktion weniger als zwei bis fünf Minuten dauert, sollte sie sofort durchgeführt werden. Die Zwei-Minuten-Regel basiert auf der ungefähren Zeit, die benötigt wird, um eine Aktion formell aufzuschieben.

Organisation

Um den Überblick über auf Aufmerksamkeit wartende Elemente zu behalten, empfiehlt Allen die Verwendung einer Reihe von Listen.

• Die folgenden Aktionen- Entscheiden Sie für jeden Gegenstand, der Ihre Aufmerksamkeit erfordert, was die nächste Maßnahme ist, die physisch ergriffen werden kann. Wenn es beispielsweise ein Element „Projektbericht schreiben“ gibt, könnte die nächste Aktion sein: „Schreibe einen Brief an Mikhail mit einem Besprechungsvorschlag“ oder: „Rufe Marina an, um die Anforderungen für den Bericht zu erfahren.“ Während ein Element einige Schritte und Aktionen erfordern kann, gibt es immer etwas, das zuerst getan werden muss, und dieser Schritt sollte in der Liste der nächsten Schritte beschrieben werden. Vorzugsweise werden diese Schritte nach dem Kontext organisiert, in dem sie durchgeführt werden können (z. B. „im Büro“, „am Telefon“ oder „im Geschäft“).
• Projekte- Jeder offene Kreislauf im Leben oder Arbeiten, der mehr als eine körperliche Aktion erfordert, um ein Ziel zu erreichen, wird zu einem Projekt. Projekte müssen regelmäßig überwacht und überprüft werden, um sicherzustellen, dass die nächste Aktion mit jedem Projekt verbunden ist und das Projekt somit vorankommt.
• aufgeschoben- Wenn eine Aktion an jemanden delegiert wurde oder wenn ein externes Ereignis erwartet wird, bevor das Projekt vorangetrieben werden kann, wird dies im System verfolgt und regelmäßig festgestellt, ob eine Aktion erforderlich ist oder eine Erinnerung gesendet werden muss.
• Einestages vielleicht- Dinge, die irgendwann erledigt werden, aber nicht jetzt. Zum Beispiel „Chinesisch lernen“ oder „eine Poolparty schmeißen“.

Der Kalender ist wichtig, um Termine und Aufgaben im Auge zu behalten; Allen empfiehlt jedoch, den Kalender nur für Dinge zu reservieren, die an einem bestimmten Datum erledigt werden müssen, oder für Termine und Besorgungen mit einer festgelegten Zeit und einem festgelegten Ort. Und die Dinge sollten in die Listen der nächsten Aktionen eingetragen werden und nicht in den Kalender.

Die letzte zentrale Organisationskomponente von GTD ist das Dokumentensystem. Das Dokumentensystem sollte leicht, einfach und interessant sein. Auch ein einzelnes Blatt Papier, wenn es zum Nachschlagen benötigt wird, sollte eine eigene Mappe bekommen, wenn die vorhandenen Mappen dafür nicht geeignet sind. Allen bietet ein eindimensionales, alphabetisch organisiertes Dokumentenspeichersystem, um die benötigten Informationen schnell und einfach abzurufen.

Rezension

To-Do-Listen und Erinnerungen sind von geringem Nutzen, es sei denn, Sie überprüfen sie mindestens täglich oder so oft wie möglich. Finden Sie angesichts der im Moment verfügbaren Zeit, Energie und Ressourcen die wichtigste Aufgabe, die sofort erledigt werden kann, und erledigen Sie sie. Wenn Sie die Angewohnheit haben, aufzuschieben, werden Sie am Ende einfache Aufgaben erledigen und schwierige vermeiden. Um dieses Problem zu lösen, können Sie nacheinander Aktionen aus der Liste ausführen, ähnlich wie bei der Verarbeitung des Warenkorbs. GTD verlangt, dass alle Aktivitäten, Projekte und „zurückgestellten“ Posten mindestens wöchentlich überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle neuen Aufgaben oder bevorstehenden Ereignisse in das System eingegeben werden und dass alles auf dem neuesten Stand ist.

Aktionen

Jedes Organisationssystem ist wertlos, wenn es zu viel Zeit damit verbringt, Aufgaben zu organisieren, anstatt sie physisch zu erledigen. Wie David Allen argumentiert, wenn ein solches System einfach gemacht wird, um die notwendigen Aktionen auszuführen, wird die Person sie weniger wahrscheinlich verzögern oder mit zu vielen "offenen Schleifen" "überladen".

Mittel und Techniken

43 Ordner

Allen schlägt vor, seine Dokumente in einem System namens „43 Ordner“ zu organisieren. Zwölf Ordner werden verwendet, einer für jeden Monat, und weitere 31 Ordner werden für jeden Tag der nächsten 31 Tage verwendet. Die Ordner sind so organisiert, dass sie den Benutzer an die Aktivitäten erinnern, die an diesem Tag erledigt werden müssen.

Ordner und Ordner

Allen erwähnt in seinem Buch, dass es besser ist, Ordner für die einfache Suche und Strukturierung von Informationen zu verwenden, damit alle Dokumente, die sich auf ein Projekt beziehen, an einem Ort sind. So finden Sie schnell die benötigten Dokumente. Auch wenn nur ein Dokument zum Projekt gehört, ist es dennoch besser, es in einen Ordner zu legen, da möglicherweise neue Dokumente zu diesem Thema erscheinen.

Suchen Sie nach Möglichkeiten, weniger zu arbeiten und mehr zu erreichen? Haben Sie zwei Dutzend Projekte übernommen, die Kontrolle über die Situation verloren? Vielleicht hat sich einfach die Müdigkeit angesammelt: Arbeit, Zuhause, Fitness, gesunder Lebensstil, Freunde, Eltern, Familie, Kinder?

In diesem Fall hilft Ihnen David Allen mit seiner GTD-Methode weiter. Dies ist eine Anti-Stress-Impfung, die Ihnen beibringt, mit Zeit und Bewusstsein umzugehen.

Die Essenz der GTD-Methode

David Allen hat eine persönliche Effektivitätsstrategie entwickelt und getestet, die darauf abzielt, mit minimalem Aufwand den maximalen Nutzen zu erzielen. Er beschrieb einen Weg, um Zeit effektiv zwischen wichtigen und notwendigen Dingen aufzuteilen. Der Name seiner Methode – Getting Things Done (GTD) – wird mit „Dinge zum Abschluss bringen“ übersetzt, obwohl die Bedeutung eher „wie man Dinge in Ordnung bringt“ bedeutet. Die Prinzipien sind einfach:

1. Alle unerledigten Aufgaben werden vom Kopf auf ein externes Laufwerk übertragen. Informationen werden gesammelt und in einer Liste festgehalten. Alles wird mitgebracht: auch das Kleinste. Die Liste sollte jederzeit verfügbar sein, Sie müssen ständig hineinschauen.

2. Erklärungen werden aufgezeichnet, damit Sie in Zukunft keine Zeit damit verschwenden, über das Problem nachzudenken.

3. Ein Listenerinnerungssystem wird erstellt. Sie müssen regelmäßig (täglich, wöchentlich) aktualisiert werden: Erledigte Aufgaben streichen, neue eintragen. Die Kontrolle erfolgt: horizontal - über die gesamte Liste der Fälle; vertikal - für jeden konkreten Fall (was wurde getan und welche Aussichten bestehen).

Um die Arbeit zu optimieren, legen Sie eine bestimmte Uhrzeit und ein bestimmtes Datum für die Erledigung der Aufgabe fest. Verwenden Sie einen Planer oder Kalender. Hören Sie sich an, was David Allen rät. Führen Sie alle Aktionen nacheinander aus.

Sollen wir üben?

1. Übertragen. Markieren Sie in Gedanken die erste Situation/Aufgabe/Projekt, die Ihnen in den Sinn kommt, und schreiben Sie sie in einem Satz zu Papier. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Anspruch berufliche Tätigkeit, Familie oder Persönlichkeit betrifft. Dies sollte wie ein erfolgreiches Arbeitsergebnis aussehen. Zum Beispiel:

Machen Sie gemeinsam / mit der ganzen Familie Urlaub auf den Malediven;

· Eröffnung einer Fabrik/Ladenkette in Tscheljabinsk;

· Einen Kuchen/Pfannkuchen nach Omas Rezept backen.

2. Erläuterungen. Schreiben Sie die spezifischen physischen Maßnahmen auf, die ergriffen werden müssen, um mit diesem Projekt voranzukommen. Was kann sofort getan werden? Wohin kann man gehen? Wen anrufen? Was zu schreiben? Mit wem reden?

· Rufen Sie das Reisebüro an, um Optionen für Routen zu erfahren;

· Senden Sie eine vorbereitete Anfrage per E-Mail;

· Mehl, Butter, Eier im ABV-Laden kaufen.

3. Denken Sie darüber nach, wie es empfohlen wird
David Allen. Was hat sich nach kurzem Nachdenken geändert? In der Regel erhöht das Hervorheben einer bestimmten Aufgabe nicht nur die Kontrolle darüber, sondern lässt Sie auch entspannen. Da sich ein konkretes Bild des angestrebten Ergebnisses gebildet hat, sind die ersten Schritte zur Erreichung skizziert und die notwendigen Ressourcen festgelegt.

Denken Sie nicht an das Problem, denken Sie darüber nach, wie Sie es lösen können

Das Denken und Definieren von Aufgaben ist Ihre intellektuelle Arbeit. Die Produktivität geistiger Arbeit wird bestimmt durch die Antwort auf die Frage: "Was sind die erwarteten Arbeitsergebnisse?" Je klarer das Ergebnis, desto höher Ihre intellektuelle Produktivität.

Aus dem Problem wird eine konkrete Aufgabe, die es zu lösen gilt. Der Prozess ist in einfache Schritte unterteilt, von denen der nächstliegende sofort ausgeführt wird. Eine Person sortiert die Aufgaben nicht nacheinander: Ich möchte eines Tages singen lernen, ich muss dringend ein Projekt machen, ein Kind aus dem Kindergarten abholen. Es nimmt eine Liste und geht den Weg der Durchführung bestimmter Aktionen entlang:

· Um singen zu lernen, müssen Sie einen Tutor anrufen - es dauert 2 Minuten. Ich rufe gerade an;

· Für das Projekt müssen Sie in den Laden gehen, um Materialien gemäß der Liste zu kaufen, um morgen ein Modell zu bauen, und das Kind unterwegs abholen.

Dank des GTD-Systems wird der Kopf nicht mit fieberhaften Gedanken an unvollendete Projekte gefüllt. Die Liste liegt bereits vor Ihnen. Sie können sich entspannen und mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Es ist wie in einem Supermarkt

Sie können herumlaufen und sich die Produkte merken, die Sie kaufen müssen. Es braucht alle Kraft, aber immer noch etwas, lass es vergessen, oder du gewinnst einen Haufen extra.

Oder Sie kommen mit einer auf Papier geschriebenen Liste (Smartphone) in den Laden: In diesem Fall werden Gehirnressourcen nur für die Optimierung des Prozesses aufgewendet. Schauen Sie sich die Liste an und sehen Sie dort Milch, kaufen Sie sie, achten Sie auf Sorte, Hersteller, Herstellungsdatum, Preis. Dies bringt mehr Vorteile für das Gesundheits- und Familienbudget.

Wenn das Ergebnis feststeht, bewegt sich die Person in die richtige Richtung und stellt sich ständig die Frage: „Was ist der nächste Schritt, um dem Ziel näher zu kommen?“

Wandeln Sie immaterielle Gedanken in physische Handlungen um

David Allen bietet eine Reihe von Hilfswerkzeugen, mit denen Sie Ihr Gehirn von der Routine befreien können, um an globalen Projekten zu arbeiten. Die Liste der Aufgaben kann zum Beispiel gespeichert werden mit:

• Tagebuch;

• Ablagen für Papierbögen;

• Ordner mit Aufklebern;

• Elektronische Organisationshilfen oder Segelflugzeuge;
• Task-Manager (siehe unsere).

Viele große Projekte bestehen aus einer Ansammlung kleiner Aktionen, die jeweils 1-2 Minuten dauern. In diesem Fall müssen Sie nur tun und vergessen. Das ist das Zwei-Minuten-Prinzip – einer der Schlüssel in GTD. Machen Sie es sich zur Gewohnheit - mit einem einfachen Tracker (wir haben darüber geschrieben).

Die elektronische Version von David Allens Buch „Getting Things in Order“ kann von den Links heruntergeladen werden: bookscafe.net, Book Search, FB2LIT.

Wenn die meisten elektronischen Bibliotheken gleichzeitig ein Einführungsfragment mit einem Link am Ende anbieten, über das Sie das gesamte Buch nach Zahlung herunterladen können (Preis von 170 bis 400 Rubel), bietet bookscafe.net zwei der 7 Bücher von David Allen an frei.

In unserem kannst du moderne Lifehacks im Zeitmanagement lernen.

Eine hervorragende Auswahl an kostenlosen Selbstverbesserungs-Tools: Planer, Organisatoren, Tagebücher, Checklisten - unter dem Link „40+ Listen, die helfen, Ordnung ins Leben zu bringen“.

Sie können eine Papierversion des Buches "Wie man Dinge in Ordnung bringt" in Online-Shops kaufen: Ozone, Labyrinth, book24.

Fazit

Du träumst schon seit vielen Jahren davon zu lernen, wie du dein Leben managen kannst? Die Zeit ist gekommen. Schaffen Sie einen Durchbruch: Steigern Sie Ihre eigene Effizienz, erleichtern Sie sich jede Arbeit. Befreien Sie Ihren Geist von der Routine, werden Sie ein kreativer Mensch.

Heute anfangen. Lesen Sie nicht einfach ein Buch, verwenden Sie GTD-Techniken. Persönliche praktische Erfahrung ist nützlicher als dutzende gelesene Bücher. Setzen Sie sich ein Ziel: 40 Tage, um GTD anzuwenden. Warum 40? Denn in dieser Zeit gelingt es einer Person, eine neue Aktivität zu meistern, sich zu engagieren und zu bewerten. Die GTD-Methode optimiert die intellektuelle Arbeit im beruflichen und persönlichen Bereich. Es wird Ordnung im Geschäft geben, es wird Ordnung im Kopf und im Leben geben.

So. Was ist Ihr nächster Schritt?