Das GTD-System von David Allen für mehr Produktivität. Verwendung des GTD System Reference Information Storage Systems von David Allen

Das seltsamste Paradoxon ist, dass das menschliche Bewusstsein gut mit der Erzeugung neuer Gedanken zurechtkommt, aber mit der Speicherung alter Gedanken oft versagt. Zu oft vergessen wir sogar einfache Informationen - zum Beispiel, um etwas in einem Geschäft zu kaufen oder wo wir die Schlüssel hingelegt haben. Ist Ihnen das bekannt? Nun, du bist nicht allein. Und wenn wir selbst so einfache Dinge vergessen, was können wir dann über die Erledigung von Aufgaben und eine hohe persönliche Produktivität sagen?

Bei Goalton.com legen wir in unserer Branche großen Wert auf jede Methode zur Steigerung der persönlichen und Teamproduktivität. Es ist für uns zur Norm geworden, ständig sowohl nach den neuesten Methoden in diesem Bereich als auch nach ziemlich gut beworbenen alten zu suchen und diese zu testen. Und heute wollen wir über die Nuancen, Vor- und Nachteile sprechen, die wir selbst mit dem GTD-Ansatz erlebt haben. Wie gewohnt haben unsere Experten für Sie den konzentriertesten Druck gemacht, sodass Sie sich am Ende des Artikels recht gut in dieser Ausgabe auskennen und zumindest etwas effizienter werden könnten.

Hauptidee

Das Wesen der GTD-Methode basiert also auf dem Grundpostulat, dass es für eine Person schwierig ist, ihre Ziele zu erreichen, wenn ihr Kopf mit dem Fluss eingehender Informationen beschäftigt ist. Es gibt so viele Gedanken, Aufgaben und einfach äußere Ablenkungen in unserem Leben, dass es extrem schwierig sein kann, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Daher schlug David Allen vor, nicht viele Informationen im Kopf zu behalten, sondern den Kopf für die direkte Arbeit frei zu machen und zu versuchen, alle Informationen auf ein externes Medium zu übertragen, nachdem er sie zuvor auf eine bestimmte Weise strukturiert hatte.

Der Einfluss des eingehenden Informationsflusses nach D. Allen

Das Methodologenteam von Goalton.com ist der Ansicht, dass diese Betrachtungsweise der Arbeitsorganisation gerechtfertigt ist. Für erfolgreiche Menschen Schreiben Sie Ihre Gedanken- und Aktionsliste auf ist eine unbestreitbare Tatsache, und deshalb sind Notizbuch und Tagebuch längst zu Symbolen erfolgreicher Geschäftsleute geworden. Das erste, was Sie tun müssen, um mehr zu tun, ist, Ihren Kopf zu entlasten. Übertragen Sie einfach den Bienenschwarm von Aufgaben aus Ihrem Kopf auf beliebige externe Medien.

Das letzte Jahrzehnt hat uns eine neue Runde der Entwicklung von Computern beschert – sie sind endlich wirklich persönlich, leicht und klein geworden, und Sie können von fast überall auf der Welt auf das globale Netzwerk oder Cloud-Dienste zugreifen. Die benutzerfreundliche Software macht das Aufzeichnen Ihrer Projekte und Aufgaben einfach und visuell, egal ob Sie lieber Mindmaps verwenden oder To-Do-Listen erstellen.

Um den Kopf frei zu bekommen und Dinge aufzuschreiben, installiere dir einfach einen praktischen Task-Manager oder nutze einen Cloud-Dienst wie Goalton, Remember the Milk, Asana oder Todoist.

Wir stimmen dem Autor von GTD absolut zu, dass eine Person, die nach hoher persönlicher Produktivität strebt, die volle Kontrolle über das Workflow-Management übernehmen sollte. Dieser Prozess besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Aktionen - Datenerfassung und -verarbeitung, bequeme Organisation der gesammelten Informationen zu Projekten, die Möglichkeit, regelmäßige Überprüfungen vorzunehmen und Entscheidungen über die Notwendigkeit bestimmter Aktionen zu treffen. Etwas später werden wir auf diesen Prozess zurückkommen, aber jetzt werden wir ihn mit einem visuellen Diagramm veranschaulichen.

Planungspraxis

Nachdem Sie alles, was sich darin angesammelt hat, aus Ihrem Kopf entladen haben, müssen Sie es in Stapel sortieren. Daher basiert Allens zweites Postulat zur Planung Ihrer Zeit auf dem sogenannten Sechs-Ebenen-Modell der Überprüfung Ihrer Arbeit. Tatsächlich sagt der Autor von GTD, dass eine Person in der Lage sein sollte, ihre Angelegenheiten aus der Vogelperspektive zu betrachten. Dazu schlägt er vor, 6 Ebenen der Blickperspektive zu unterscheiden:

Aktuelle Angelegenheiten
Laufende Projekte
Umfang der Aufgaben
Die nächsten 1-2 Jahre
Fünf-Jahres-Perspektive
Dein Leben als Ganzes

Die GTD-Methodik empfiehlt, jede Ebene in einer bestimmten Häufigkeit zu überprüfen, um Ihre Aufgaben besser zu priorisieren. Und obwohl wir diesen Ansatz für etwas vereinfacht halten, stimmen wir dieser Aussage doch eher zu. Die vielleicht wichtigste Empfehlung der Goalton.com-Methodiker in dieser Hinsicht lautet: Stellen Sie diese Liste auf den Kopf und beginnen Sie, Ihre Angelegenheiten genau zu planen, indem Sie sich Lebensziele setzen im Allgemeinen. Ist es schwer? Und wie! Aber gerade eine solche Fragestellung gibt Ihnen den Anstoß zu einer radikalen Veränderung des Vektors Ihrer eigenen Entwicklung. Denn wenn Sie jeden Tag hartnäckig das Gleiche tun, warum sollte sich Ihr Ergebnis dann ändern?

Ein bisschen über Ziele

Betrachten Sie sich selbst und versuchen Sie, ein paar Fragen ehrlich zu beantworten – sind Sie mit Ihrem Leben zufrieden? Ist seine Qualität hoch genug? Sind Sie am Ende des Arbeitstages müde oder haben Sie im Gegenteil zusätzliche Energie? Möchten Sie das auch in 10 Jahren tun? Wie sieht für dich das Leben eines idealen Menschen aus?

Dies ist sicherlich eine philosophischere Sicht auf Ihr Leben und erfordert eine gesunde und unvoreingenommene Einstellung, aber dies ist Ihr Leben und um am Ende des Weges Freude zu erleben, müssen Sie sich unbedingt die richtigen Richtlinien setzen. Unter solchen Richtlinien verstehen wir die Definition bestimmter Eigenschaften, die Sie haben sollten. Genauer gesagt, nicht nur „du“, sondern „das beste du“. Sobald Sie erkennen das Konzept „Besser sein“, werden Sie sofort verstehen, dass Sie ohne besondere Maßnahmen nicht besser werden können.

Labels und Kontexte in der Praxis

Aber zurück zu den Ideen von David Allen. Sieht das obige wie GTD aus? Leider nur teilweise. Wir glauben, dass die Getting-Things-Done-Methodik eher reaktiv ist, während der von uns vorgeschlagene Planungsansatz korrekterweise als proaktiv angesehen wird. Was ist der Unterschied?

Tatsache ist, dass der reaktive Ansatz, wie der Name schon sagt, eine Reaktion auf bestimmte Ereignisse ist. Insbesondere fördert die GTD-Methode sehr aktiv die Verwendung sogenannter „Kontexte“, also der Bedingungen, unter denen Sie bestimmte Aktionen ausführen. Es gibt viele Arten von Software auf der Welt, die unter Kontextüberlastung leiden.

Was ist Kontext? Dies sind einige Etiketten, mit denen Sie bestimmte Aufgaben markieren. Tatsächlich sprechen wir über eine Methode zum Gruppieren von Aufgaben auf einer bestimmten Basis. Lassen Sie es uns an einem einfachen Beispiel erklären – Sie markieren einige Aufgaben mit dem Label (Kontext) „John“ und wenn Sie John treffen, besprechen Sie diese Aufgaben mit ihm. Es sieht äußerst bequem aus, denn jetzt werden Sie definitiv nicht vergessen, ihm eine Ihrer Fragen zu stellen. Auf ähnliche Weise können Sie Aufgaben mit dem Kontext eines geografischen Standorts markieren, z. B. „Hauptsitz“, und bestimmte Aufgaben erledigen, wenn Sie sich an einem Ort namens „Zentrale“ befinden.

Eine Beispielimplementierung der GTD-Methodik bei Goalton.com

Sie können je nach Verfügbarkeit auch eine separate Gruppierung von Fällen erstellen Menge an Freizeit. Im obigen Screenshot sehen Sie beispielsweise To-Do-Listen, die nach ihrer Dauer aufgeschlüsselt sind:

Geschäft für 5 Minuten
Geschäft für eine halbe Stunde
Geschäft für 1 Stunde
Geschäft für 3 Stunden

Wenn Sie nun eine halbe Stunde Freizeit haben, brauchen Sie nach der GTD-Methode nur den entsprechenden Abschnitt „eine halbe Stunde“ anzusehen und eine Sache daraus auszuwählen, die Sie übernehmen werden. Sie können beispielsweise die Folien in Ihrer Präsentation überprüfen.

Im Allgemeinen ist die Methode von D. Allen äußerst einfach und hat daher Tausende von Fans in allen Teilen der Welt. Zuerst legen Sie alle Fälle in den Posteingang (INBOX) und verteilen diese Fälle dann regelmäßig entweder nach Standortkontexten oder Personenkontexten oder zeitlicher Verfügbarkeit. In separaten Ordnern legen Sie nur Referenzmaterialien oder nützliche Links ab, die Ihnen in den Sinn kommen. In Zukunft können Sie jederzeit zu ihnen zurückkehren, um zu entscheiden, ob etwas mit ihnen zu tun ist. Wenn Sie einem Kollegen eine Aufgabe zugewiesen haben, dann übertragen Sie diese einfach in den Ordner „Delegiert“.

Wie Sie sehen können, ist die Anwendung der GTD-Methode beispielsweise mit Goalton.com unglaublich einfach! Und unter Berücksichtigung der Tatsache, dass das System über eine Reihe von Verzeichnissen verfügt, wie z. B. das Adressbuch Ihrer Kontakte und einen integrierten Kalender, wird es sehr einfach und bequem, Ihre Angelegenheiten zu verwalten.

Lassen Sie uns über die Nachteile von GTD sprechen

Die vorgeschlagene Methode ist einfach anzuwenden und liefert vom ersten Tag ihrer Anwendung an wirklich hervorragende Ergebnisse. Aber kritisieren wir es ein wenig, um objektiv zu sein und eine größere Effizienz in der Arbeit zu erreichen.

Wenn Sie also ein sehr schlecht organisierter Mensch sind, dem alles aus den Händen fällt, Sie für nichts Zeit haben und immer etwas Wichtiges vergessen, dann ist die Methode sicherlich gut. Er wird Ihre Angelegenheiten wirklich in Ordnung bringen und die Ergebnisse werden ziemlich bald sichtbar sein. Denken Sie jedoch daran, dass dies eine reaktive Methode ist, dh Sie reagieren auf externe Ereignisse.

BEI proaktiv In den Methoden, die das Team von Goalton.com verfolgt, steht nicht der Kontext im Mittelpunkt, sondern Ihre Ziele (engl. Goal - Ziel), unabhängig davon, ob diese Ziele persönlicher oder beruflicher Natur sind. Mit anderen Worten, wir glauben, dass Sie, wenn Sie ein wichtiges Ziel identifiziert und ihm eine höhere Priorität zugewiesen haben, Aufgaben aus Ihrer Liste nehmen und sie unabhängig von geeigneten äußeren Bedingungen, aber ausgehend von ihrer Priorität, erledigen sollten.

Für das obige Beispiel bedeutet dies, dass Sie John selbst (initiativ) anrufen können, ohne warten zu müssen, bis Sie ihn zufällig treffen. Gleichzeitig müssen Sie mit ihm nicht alle Fälle besprechen, die mit „John“ gekennzeichnet sind, sondern besprechen Sie nur die wichtige Angelegenheit, die Sie jetzt vorrangig haben, und konzentrieren Sie sich ausschließlich darauf. Ähnlich verhält es sich mit der „Zentrale“ – warum auf den richtigen Kontext warten? Wenn Sie eine wichtige Aufgabe haben, die zum gewünschten Ziel führt, dann gehen Sie zur Zentrale und lösen Sie Ihre Probleme, ohne Zeit zu verschwenden. Dies ist der Unterschied zwischen reaktiven und proaktiven Ansätzen. Die ganze Ideologie des Goalton-Systems ist dem Primat der Goals untergeordnet, und wir sind der Meinung, dass die Gruppierung von Aufgaben genau nach Design- und Zeitkriterien erfolgen sollte, und nicht nach Labels und bedingten Zusammenhängen.

„Etiketten sind der Feind des strukturellen Denkens. Der Schaden von Tags liegt in ihrer leichten Zugänglichkeit und äußerlichen Harmlosigkeit. Oft machen sie sich gut im Tagebuch und haben verschiedene schöne Farben. Sie sind einfach zu bedienen und Sie können alles mit ihnen markieren. Warum lieben Menschen Etiketten? Denn wenn es keine Etiketten im System gibt, dann muss man nachdenken. Überlegen Sie, wo Sie diese oder jene Aufgabe zuordnen, überlegen Sie, wie Sie diese Aufgabe in die Gesamtkette der Aktionen einbauen können. Denken Sie darüber nach, wie zeitnah oder angemessen die Umsetzung dieser Aktion sein wird und ob es sich überhaupt um eine Aktion oder nur um einen Gedanken handelt. Ohne Etiketten müssen Sie viel nachdenken und Ihre Ideen oft in etwas Praktischeres umwandeln oder ganz aufgeben. Aber ist das nicht Ihr Ziel? Tags sind eine schlechte Angewohnheit. Versuchen Sie, sie abzulehnen - zuerst werden Sie sich unwohl fühlen, aber dann werden Sie das Ergebnis sehen.

Offensichtlich war David Allen selbst klar, dass die von ihm vorgeschlagene Methode zwar gut, aber nicht perfekt war. Deshalb widmete er einen Teil seines wunderbaren Buches „atypischen Fällen“, die tieferes Nachdenken und Nachdenken erfordern. Dadurch wurde seine Methodik neben der horizontalen Planungsmethode um eine vertikale ergänzt, in die er aus unserer Sicht äußerst wichtige Aspekte einbezog, wie zum Beispiel:

Bestimmung von Zielen
Erstellen einer Vision
Brainstorming
Definition spezifischer Aktionen

Auf der Grundlage seiner vorgeschlagenen Klassifizierung und Methoden zum Speichern von Informationen erleichterte Allen diesen Prozess erheblich, obwohl er ihn etwas verwirrt darstellte. Die Grundlage der Verwirrung ist das Fehlen klarer Algorithmen und die gleiche berüchtigte Verwendung von Kontexten, die der Autor nie aufgegeben hat, weil er glaubt, dass sie es ermöglichen, „sich eine Vorstellung von den nächsten spezifischen Aktionen zu machen und die richtigen Erinnerungen zur richtigen Zeit zu erhalten und an der richtigen Stelle.“ Nun, lasst uns ihn dafür nicht zu hart verurteilen. Letztendlich unterscheiden sich alle Menschen in ihrem Psychotyp und ihren Persönlichkeitsmerkmalen leicht voneinander. Wahrscheinlich ist es für manche Menschen der reaktive Ansatz, Geschäfte zu machen, der besser passt.

Zum Abschluss unserer Überprüfung der Getting Done-Methodik möchte ich noch auf einen positiven Punkt aufmerksam machen. Der Autor der Methode hat vielleicht den wertvollsten Beitrag zur Entwicklung der persönlichen Produktivität geleistet, indem er ein ziemlich einfaches und gut strukturiertes Schema zur Verarbeitung eingehender Informationen vorgeschlagen hat. Wie aus der Abbildung ersichtlich ist, beschreibt dieses Schema eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, was mit eingehenden Informationen zu tun ist, um Ihr Gehirn davon zu entlasten, sich daran zu erinnern.

David Allens How to Get Things Done

Unsere Experten stimmen diesem Schema weitgehend zu und halten es für ein hervorragendes Werkzeug für Menschen, die großartige Ergebnisse erzielen möchten. Wir halten es jedoch für unsere Pflicht, Sie zu warnen, dass das Schema einen sehr wichtigen Fehler enthält, dem das Team von Goalton.com entschieden widerspricht. Tatsache ist, dass das Schema einen logischen Zweig hat, der die Notwendigkeit impliziert, kleinen Aufgaben Vorrang einzuräumen. "Es dauert weniger als 2 Minuten? - gleich machen" - das ist das Motto von GTD. Wir verstehen, was Allen vorhatte, als er dieses Element einführte – er wollte die Menschen vor den kleinen Aufgaben bewahren, die sich manchmal lästig in Ihrem Gehirn drehen. Allerdings könnte hier auch eine große Bombe liegen.

In unserem Artikel über das Eine-Ding-Prinzip haben wir einige Detailthemen im Zusammenhang mit Konzentration, Fokus und Willenskraft behandelt. Es ist die Willenskraft, die uns erlaubt, das Gewählte zu tun, und uns davon abhält, zu versuchen, zu etwas anderem zu wechseln. Aber inTagsüber ist sowohl die Willenskraft als auch Ihre mentale Energie erschöpft. Macht es also Sinn, sie für kleine Zwei-Minuten-Fälle auszugeben? Wir denken nicht. Beginnen Sie Ihren Tag auf keinen Fall mit dem Aufräumen der Kleinigkeiten – beginnen Sie den Arbeitstag immer mit der Hauptaufgabe!

Tatsache ist, dass es neben der grundsätzlichen Festlegung, was Sie tun sollen, auch sehr wichtig ist, WIE genau Sie an der Aufgabe arbeiten werden. Die meisten wissenschaftlichen Untersuchungen sagen eindeutig, dass der größte Feind des Menschen seiner ist Unfähigkeit, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Übrigens, für diejenigen, die sich für diesen speziellen Aspekt interessieren, empfehlen wir die Lektüre über Tomatentechniken. Wir sind fest davon überzeugt, dass die Fähigkeit (und die erworbene Fähigkeit, Gewohnheit), eine bestimmte Zeit lang an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, ohne durch irgendetwas anderes abgelenkt zu werden, entscheidend für den Erfolg ist. Wenn Sie jedoch die GTD-Anweisung berücksichtigen, dass Sie zuerst kurze Aufgaben erledigen sollen, laufen Sie Gefahr, den ganzen Tag nur diese kurzen Aufgaben zu erledigen.

Man könnte fragen: Was ist daran falsch? Erstens kann das, was Ihnen zunächst kurz erschien, tatsächlich eine beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen. Zweitens müssen wichtige Aufgaben (also solche, die aufgrund ihres Wertes eine hohe Priorität haben) zuerst erledigt werden, und nicht kurze. Drittens ist die Energiereserve eines jeden Menschen begrenzt, was bedeutet, dass Sie mit zehn kurzen Aufgaben Ihre ganze Kraft und Inspiration darauf verwenden können. Und vergessen Sie nicht, dass das Wechseln zwischen Aufgaben auch ein energieraubender Teil der Arbeit Ihres Gehirns ist. Wir haben in einem früheren Artikel ausführlich über die Kosten für das Wechseln zwischen Aufgaben und die Gefahren des Multitasking gesprochen.

Unsere Ergebnisse

Das Problem bei Produktivitätsdiensten besteht darin, dass sich jeder als Ort positioniert, an dem er alle Probleme lösen, Informationen speichern und kommunizieren kann. Die meisten Dienste fordern Sie auf, Prioritäten zu setzen und entsprechend zu handeln.

Doch die wenigsten können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und achten nicht auf allerlei Kleinigkeiten: Dringende Aufgaben, Anfragen von Kollegen, Freunden oder Bekannten. Wenn es viele Aufgaben gibt, ist es schwierig, sie zu bewältigen. Daher müssen Sie in der Praxis mehrere Dienste verwenden, um Fälle zu verwalten. Wenn es viel zu tun gibt, werden wir in diesen Diensten und Listen verwirrt und verwenden sie schließlich nicht mehr.

Die Methode „Getting Things Done“ (GTD) bietet einen universellen Plan, mit dem Sie ein einziges System aufbauen können, mit dem Sie jedes Problem lösen können. Sie können sich entspannen und sich keine Sorgen machen, denn Sie werden sicher sein, dass Sie nichts vergessen werden. Zum richtigen Zeitpunkt zeigt das System an, was zu tun ist und worauf man sich konzentrieren muss.

Warum also arbeiten so viele Menschen unproduktiv?

Menschen beginnen unproduktiv zu arbeiten, wenn es viele Projekte, Fälle und Aufgaben gibt. Es fällt ihnen schwer, all das im Kopf zu behalten und erst recht Prioritäten zu setzen. Daher wird entweder gar nichts getan oder es werden die einfachsten, aber wichtigen Dinge getan. Ein weiteres Problem taucht auf: wenn gestern dringende Aufgaben gelöst werden mussten.

Außerdem beginnt eine Person schneller müde zu werden, wird reizbar. Er läuft ständig wie ein Eichhörnchen im Rad der Routine, und wirklich wichtige, finanzielle und strategische Projekte bleiben außen vor.

Das Getting-Things-Done-System, das David Allen in seinem 2001 erschienenen und zum Weltbestseller gewordenen Buch beschreibt, hilft, diese Situation zu bewältigen.

Erzählen Sie mir von den grundlegenden GTD-Konzepten, die Sie kennen müssen

Routine- das sind die Dinge, Gedanken und Sorgen, die stören, ablenken und Energie verschwenden. Bis die Routine in Aufgaben übersetzt ist, kann sie nicht kontrolliert werden. Immer wieder über die gleichen Probleme nachzudenken, ist ein ineffizienter Einsatz kreativer Energie, der Frustration und Stress hervorruft.

Das Ziel von GTD ist es, den Kopf von der Routine zu befreien und innere Spannungen abzubauen.

Menschliches Arbeitsgedächtnis Der Bereich des Gehirns, in dem sich das Kurzzeitgedächtnis befindet. Hier verstauen wir in der Regel aktuelle unerledigte Angelegenheiten, Versprechen, die wir anderen Menschen gegeben haben, und andere Gedanken, die uns stören. Leider gibt es eine Grenze für die Menge an Routine, die Sie einhalten können, damit das Gehirn normal funktioniert. Wenn Ihr RAM voll ist, werden Sie von Kleinigkeiten abgelenkt und vergessen Ihre Ziele, was zu Stress führt.

Tools zum Sammeln von Informationen- wohin die Informationen gehen und wo Sie beheben, was getan werden muss. Zum Beispiel:

Organisatoren;
Notizbücher;
E-Mail;
Kalender;
Diktaphon.

Posteingang- ein einziges Repository für die Routine, die Sie in Fälle und Aufgaben umwandeln. Eine der wichtigsten Regeln für die Arbeit mit dem Posteingang ist es, ihn regelmäßig zu leeren.

Einfache Schritte- One-Step-Aktionen für die Sie benötigen. In der Praxis ist es bequemer, für solche Fälle fünf Minuten einzuplanen.

Projekt Eine Aufgabe, für deren Ausführung mehr als ein Schritt erforderlich ist. Sie müssen eine Erinnerung an das Projekt hinterlassen und die ersten Schritte zur Umsetzung beschreiben. Dadurch wird das Projekt zu einer einfachen Aktion, die in den nächsten fünf Minuten abgeschlossen werden kann und das Endergebnis erzielt.

Das Projekt sollte einen Link zu einer Karte oder Datei haben, die die Details beschreibt: Verantwortliche, Termine, Kategorie (z. B. „Marketing“, „Recht“, „Entwicklung“), Links zu kleineren Karten mit Aufgaben. Es ist bequem, eine solche Struktur in zu organisieren.

Kontextliste- eine Liste von Aufgaben, die unter bestimmten Bedingungen bequem ausgeführt werden können. In der Kontextliste „Einkäufe“ finden Sie beispielsweise eine Liste mit Dingen und Produkten, die Sie im Geschäft kaufen müssen. Die Anrufliste kann eine Liste mit Anrufen enthalten, die Sie tätigen können, wenn Sie frei sind.

Es ist praktisch, individuelle kontextbezogene Listen für die Personen zu erstellen, mit denen Sie arbeiten und kommunizieren. Wenn Sie sich mit einer bestimmten Person treffen, können Sie die Liste schnell öffnen und die erforderlichen Probleme lösen.

Wie verwende ich den Kalender?

Sie müssen eingeben:

Aktionen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt werden sollen (Meetings, Geschäftstreffen, Seminare);
Aktionen, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen (ein Projekt bis zu einem bestimmten Datum abschließen, an einer Konferenz teilnehmen);
Informationen zu bestimmten Terminen (Jahrestage, Geburtstage, Feiertage).

Ich benutze "Google Kalender", in dem ich all diese Dinge speichere. Dieser Service ist praktisch, weil:

sowohl vom Telefon als auch vom Computer aus verfügbar;
Sie können mehrere Kalender gleichzeitig auf einem Bildschirm anzeigen;
Es gibt Erinnerungen auf dem Smartphone.

Wenn Sie etwas in den Kalender eintragen, werden Sie es entweder tun oder auf ein anderes Datum verschieben. Der Kalender muss nicht mit einer To-do-Liste übersät werden, die regelmäßig von Tag zu Tag übertragen wird. Für solche Listen gibt es separate Lösungen.

Wenn Sie Kunden, Lieferanten oder Auftragnehmer regelmäßig zu einer bestimmten Uhrzeit anrufen müssen, nutzen Sie dafür besser ein CRM-System.

Welche Listen sollen erstellt werden?

Prioritätsaktionslisten

Einen Wochenbericht erstellen, die Website eines Mitbewerbers überprüfen, den Posteingang leeren, ein Briefing für Designer schreiben – all diese Aktionen dauern mehr als zwei Minuten, aber sie können an niemanden delegiert werden. Wir setzen solche Fälle auf die Liste der vorrangigen Maßnahmen und erledigen sie im Laufe des Tages.

Regeln für die Arbeit mit solchen Listen:

Es sollten nicht viele Listen sein, zwei oder drei reichen aus. Zum Beispiel „Persönlich“, „Arbeit“, „Familie“. Wenn Sie eine Aufgabe aus der Liste für einen bestimmten Tag haben, legen Sie eine Erinnerung in Ihrem Kalender fest.
Bei den Aufgaben in dieser Liste ist es praktisch, Etiketten nach dem Kontext zu erstellen: „Unterwegs“, „Am Computer“, „Lesen“, „Kaufen“, „Versprechen“. Aufgaben können ein oder mehrere Labels haben. Beispielsweise würde die Aufgabe „Mit dem Hund Gassi gehen“ dem Projekt „Privat“ und dem Tag „Versprechen“ zugewiesen.
Bevor Sie Ihrer Liste eine Aufgabe hinzufügen, überlegen Sie, ob Sie sie überhaupt erledigen müssen. Wenn die Antwort „Ja“ lautet, entscheiden Sie, ob Sie diese Aufgabe persönlich ausführen müssen. Schließlich können Sie einem Untergebenen eine Sprachnachricht senden und an ihn delegieren. Aufgaben, die Sie zugewiesen haben, haben das Label „Zugewiesen“. Sie enthält Fälle sowohl aus der Liste „Arbeit“ als auch aus der Liste „Persönlich“.
Überprüfen Sie die Listen regelmäßig. Tun Sie dies, wenn Sie einen freien Moment haben. Schieben Sie die Dinge nach oben, die zuerst erledigt werden müssen.
Bereinigen Sie Ihre To-do-Listen mindestens einmal im Monat.

Liste "Irgendwann"

Diese Liste enthält Fälle, die keine aktive Aktion erfordern. Es kann sein:

Bücher, Aufzeichnungen, Videoschulungen, die Sie kaufen möchten;
nützliche, die Sie beherrschen möchten;
Orte, die Sie besuchen möchten;
Dinge, die Sie kaufen möchten.

Diese Liste muss regelmäßig durchgesehen, Notizen gemacht und in Ziele umgewandelt werden, an denen gearbeitet wird.

Und wie speichert man Referenzinformationen, die in Zukunft nützlich sein werden?

Diese Informationen erfordern keine Aktion. Die Hauptkriterien für die Speicherung dieser Informationen sind:

Bequeme Suche nach Titeln, Tags, Kurzbeschreibung.
Einfaches Platzieren von Informationen im Repository.
Intuitive Informationsspeicherstruktur. Wenn neue Daten erscheinen, müssen Sie schnell die Kategorie und Unterkategorie auswählen, in die sie eingefügt werden sollen.
Speicherzugriff von jedem Gerät aus.

Gibt es obligatorische GTD-Rituale?

Ja, es gibt mehrere.

Sammlung aller Informationen im Warenkorb "Posteingang"

Es gibt viele Tools zum Sammeln von Informationen. Aber all das soll an einem Ort zusammenfließen, mit dem Sie weiterarbeiten werden.

Leeren des Posteingangs

Ein- oder zweimal pro Woche müssen Sie die Posteingangsliste überprüfen und die angesammelten Ordner oder Etiketten sortieren. Dieses Ritual soll zur Gewohnheit werden, die sich aus einem klaren Algorithmus von Handlungen und deren systematischer Wiederholung formt.

Sie sollten einen einfachen Schritt-für-Schritt-Plan haben, wie Sie Ihr Aufgabensystem wöchentlich reinigen. Holen Sie sich einen Kalender, in dem Sie die Tage markieren, an denen Sie die Dinge aussortiert haben. Vergeben Sie sich einen Preis, wenn Sie beispielsweise in 30 Tagen mindestens 20 Tage Ihr Postfach leeren und Tage im Kalender streichen.

Überarbeitung der Liste der vorrangigen Maßnahmen und der Liste „Irgendwann“, Priorisierung

Bei der Durchsicht der Listen ist es wichtig, die eigene Stärke richtig zu priorisieren und realistisch einzuschätzen. Dies ist notwendig, um sich nicht mit überwältigenden Aufgaben zu überlasten und nicht unter der Erkenntnis Ihrer Ineffizienz zu leiden.

Zerstörung zusätzlicher Körbe

Bei der Kommunikation mit Kollegen und Partnern tauchen oft neue Postfächer, Dokumente, Listen auf.

Ihre Aufgabe ist es, alles so weit wie möglich zu automatisieren, damit die Daten in Scharen in den Posteingangsordner strömen.

Es kann sich entweder um eine Mailbox oder einen elektronischen Terminplaner handeln. Services und Zapier eignen sich zur Automatisierung und Weiterleitung von Informationen. Körbe zum Sammeln von Informationen sollten wenige sein.

Wie arbeite ich mit dem Korb "Posteingang" und sortiere die darin angesammelten Fälle?

Extrahieren Sie zunächst die Aufgabe, den Fall oder die Informationen aus Ihrem Posteingang und beantworten Sie die Frage „Was ist das? Ist es wirklich notwendig, etwas zu tun?"

Wenn Sie nichts tun müssen, gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn es Müll ist, der nicht mehr nützlich ist, werfen Sie ihn weg. Wenn es sich um nützliche Informationen handelt, archivieren Sie sie. Es sollte in Kategorien und Tags strukturiert sein, damit Sie leicht finden können, was Sie brauchen.

Wenn Sie etwas mit den Informationen tun müssen, gibt es drei Möglichkeiten:

1. Erfüllen Sie, was erforderlich ist. Wenn die Aktion wichtig ist und nicht länger als 2-5 Minuten dauert.

2.an jemanden delegieren. Wenn eine Aktivität länger als zwei Minuten dauert, überlegen Sie, ob sie an jemanden delegiert werden kann.

Wenn Sie an jemanden delegieren, sollte Folgendes geschrieben werden:

Endergebnis;
Arbeitsplan (Weg zum Ziel);
Fertigstellungsdatum der Aufgabe;
Datum der Kontrolle und das Ergebnis, das dafür bereit sein soll (Zwischen- oder Endergebnis).

3. Auf die Zukunft verschieben. Geben Sie dabei an:

erwünschtes Ergebnis;
die nächste zu ergreifende Maßnahme. Denken Sie daran: Es ist unmöglich, das Projekt als Ganzes abzuschließen, Sie können nur bestimmte einfache Schritte unternehmen, die Sie dem Endergebnis näher bringen.
Termin. Wenn es keinen genauen Zeitplan gibt, setzen Sie die Aktion auf die „Irgendwann“-Liste.

Sie können Nachrichten an sich selbst senden, um sie am festgelegten Tag zu erhalten. Dafür eignen sich sowohl Google Kalender mit einer Erinnerung am richtigen Tag, als auch die Mail-Anwendung, die Ihnen zu einer bestimmten Uhrzeit einen Brief schickt.

Wie planen Sie Ihre Arbeit?

Alle Arbeiten können in drei Schritte unterteilt werden:

Ausführung von vorgeplant. Das können sowohl strategisch wichtige Dinge sein, die Sie dem Ziel näher bringen, als auch eine Routine, die einfach erledigt werden muss.
Arbeit ausführen, wie sie unerwartet erscheint. Dann treffen im Laufe des Tages Aufgaben von Kollegen, Vorgesetzten, Briefe von Kunden ein.
Planung der weiteren Arbeit: Listen erstellen und überprüfen, Prioritäten setzen. Dieser Punkt sollte Sie nicht zu lange in Anspruch nehmen, damit Sie nicht um der Planung willen planen.

Die Praxis der Planung von Fällen und Aufgaben (Gedenkbuch) ist in dem Buch von David Allen beschrieben.

David Allen

Persönlicher Berater für Effektivität und Zeitmanagement, Autor der GTD-Produktivitätsmethodik

Für ein Gedenkbuch werden 43 Ordner benötigt: 31 sind mit Zahlen von 1 bis 31 gekennzeichnet, weitere 12 mit den Monatsnamen. Tagesordner werden vorangestellt, beginnend mit dem morgigen Datum. Hinter dem Ordner mit der Nummer 31 befindet sich der Ordner für den nächsten Monat und dahinter die Ordner mit den verbleibenden Monaten.

Der Inhalt des Ordners für den nächsten Tag wird jeden Tag in den Papierkorb verschoben, dann wird der Ordner hinter den letzten der Tagesordner gelegt (als ob er in den nächsten Monat übertragen würde). Wenn Sie den Ordner 31 für den aktuellen Monat leeren, befindet sich dahinter ein Ordner mit dem Namen des neuen Monats und dahinter Ordner mit den Tagen des neuen Monats. Ebenso wird der Ordner mit dem aktuellen Monat nach Ablauf in das nächste Jahr übertragen.

In einem bestimmten Ordner müssen Sie Dokumente speichern, die bestimmte Aktionen erfordern (ein Formular, das Sie ausfüllen müssen, einen Brief, den Sie senden müssen).
Damit das System funktioniert, muss es täglich aktualisiert werden. Wenn Sie vergessen, den Ordner von morgen zu aktualisieren, können Sie dem System nicht vertrauen. Dabei gehen wichtige Informationen verloren, die anderweitig verarbeitet werden müssen.

Wenn Sie für mehrere Tage abreisen, müssen Sie vor Ihrer Abreise die Ordner für die Tage überprüfen, an denen Sie abwesend sind.

Wie Sie dies in der Praxis unter Berücksichtigung moderner Planungssysteme organisieren:

Verwenden Sie statt eines Erinnerungsbuchs einen Organizer mit To-Do-Listen für jeden Tag und tragen Sie dort Aufgaben für den aktuellen Tag ein. Termingebundene Besprechungen und Fälle sollten zunächst erfasst und Erinnerungen gesetzt werden, damit das System sie rechtzeitig benachrichtigt.
Erstellen Sie eine Datei mit einer Aufgabenliste für den Monat. Dies ist eine Liste dessen, was Sie in dieser Zeit tun möchten. Sie fügen im Laufe des Monats Fälle hinzu. Aufgaben sollten einmal pro Woche überprüft werden. Verteilen Sie bei der Planung die wichtigsten Aufgaben über die Wochen, damit Sie Ihre vorrangigen Aufgaben verstehen. Sie werden sie zuerst erfüllen, sonst wird die ganze Zeit für kleine und dringende Angelegenheiten aufgewendet.
Erstellen Sie eine Datei mit Plänen für das Jahr. Sie muss einmal im Monat überprüft werden. Fälle aus dieser Datei werden in Pläne für den Monat übertragen.
Machen Sie Pläne für das Jahr, basierend auf langfristigen Zielen für 3-5 Jahre. Es ist besser, diese Fälle entweder am Ende des Jahres oder in den Ferien zu registrieren, wenn der Kopf nicht mit alltäglichen Aufgaben belastet ist.

David Allen nennt diese vier Punkte das natürliche Planungssystem. Dieses System ermöglicht es Ihnen, sich den für Sie wichtigen Zielen zu nähern und keine Zeit mit Routine zu verschwenden.

Gibt es einen universellen Plan, nach dem jedes Projekt geplant werden kann?

Ja natürlich. David Allen nennt es das natürliche Planungsmodell. Sie besteht aus mehreren Schritten.

Schritt 1. Ziel und Bild vom idealen Ergebnis

Definieren Sie das ideale Endergebnis, stellen Sie sich vor, Sie hätten es erreicht.

Beschreiben Sie es mit allen Erfolgskriterien (Geld, Menschen, Anerkennung). Je detaillierter Sie das Endergebnis beschreiben, desto stärker wird die Motivation sein, besonders wenn Sie bestimmte Maßnahmen ergreifen müssen, aber keine Zeit dafür haben.

Schritt 2. Prinzipien

Beschreiben Sie die Grundsätze, die Sie beim Erreichen Ihres Ziels einhalten werden. Zum Beispiel: „Ich werde Leuten freien Lauf lassen, wenn sie ... (im Budget bleiben, das Projekt vor Ablauf der Frist abschließen).“ Fragen Sie sich: „Welche Handlungen können meine Aktivität beeinträchtigen? Wie kann ich sie verhindern?"

Die Prinzipien sind klar und bieten eine zuverlässige Referenz im Prozess der Verwaltung von Aktivitäten.

Schritt 3: Brainstorming

Brainstorming, bei dem Sie alle Ideen aufschreiben, die Ihnen in den Sinn kommen.

Grundprinzipien des Brainstormings:

urteile nicht;
bestreite nicht;
nicht bewerten;
kritisiere nicht;
denken Sie an Quantität, nicht an Qualität;
rücken Analyse und Organisation in den Hintergrund.

Schritt 4. Projektplan in Form einer Liste

Organisieren Sie Ihre Brainstorming-Ergebnisse in einer Aufgabenliste. Beginnen Sie mit der Planung am Ende und arbeiten Sie sich zurück. So können Sie ganz einfach einen Plan erstellen und den ersten Schritt zum Ziel festlegen. Beispiel für eine End-to-End-Planung:

Ziel (ideales Ergebnis) A: Ich kann Spanisch sprechen und Menschen verstehen.

Warum ist das: Ich möchte bei Geschäftsverhandlungen mit spanischen Partnern ohne die Beteiligung von Übersetzern kommunizieren und während meines Urlaubs in Spanien frei mit anderen kommunizieren.

Schritte zum Ziel:

Meinem Ziel einen Schritt näher gekommen: Ich habe einen spanischen Muttersprachler gefunden und spreche zweimal pro Woche mit ihm.
Einen Schritt zuvor: Ich habe die B1-Sprachprüfung bestanden.
Einen Schritt zuvor: Ich habe die A1-Sprachprüfung bestanden.
Einen Schritt zuvor: Ich habe acht Mal im Monat Spanisch gelernt und alle meine Hausaufgaben gemacht.
Einen Schritt zuvor: Ich habe mich für einen Spanischkurs angemeldet und einen Monat lang die Studiengebühren bezahlt.
Einen Schritt zuvor: Ich habe Informationen zu Spanischkursen gesammelt und eine Vergleichstabelle erstellt.
Erster Schritt: Ich habe in meinem Kalender einen Zeitpunkt festgelegt, an dem ich Informationen zu den Spanischkursen sammeln würde.

Wenn ein Team an derselben Aufgabe arbeitet und Sie den gesamten Plan an einem Ort organisieren müssen, ist es praktisch, . Die erste Spalte darin sind die Etappen auf dem Weg zum Ziel, die zweite Spalte ist dafür zuständig. Als nächstes folgen Spalten mit einem Zeitraum. Die Zellen zeigen den Status des jeweiligen Meilensteins an, z. B. „Geplant“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“, „Verzögert“.

GTD und das natürliche Planungssystem können schwierig erscheinen. Aber wenn Sie es selbst einrichten und regelmäßig verwenden, werden Sie das Gefühl haben, dass alles viel einfacher ist, als es auf den ersten Blick schien.

Warum ist es schwer alles im Kopf zu behalten

Unser Kurzzeitgedächtnis ist wie der Hauptspeicher eines Computers – es wird für die eigentlichen Aufgaben benötigt und hat ein extrem geringes Volumen. Gleichzeitig können wir im Durchschnitt mit nur 1–3 verarbeiten und überhaupt gut arbeiten. Gleichzeitig wächst die Menge an Informationen, die unsere Aufmerksamkeit beanspruchen, ständig. Wie David Allen, Autor von Getting Things in Order, sagt: „Dein Verstand ist dazu da, Ideen zu erschaffen, nicht sie zu speichern.“ Und das ist eines der Ziele seines Ansatzes.

Über interne Verpflichtungen

Laut dem Autor sind die Hauptquelle von Stress und negativen Emotionen ungelöste oder verletzte Verpflichtungen gegenüber sich selbst oder anderen (Allen nennt sie im Original Open Loops). Deprimierende Gedanken sind noch schwerer zu ertragen, als sich der Menge an Arbeit bewusst zu sein, die wir zu erledigen haben. Sie können mehr über die Beziehung zwischen kognitiven Funktionen, Planung und unerledigten Aufgaben erfahren und.

„Jede „sollte, könnte oder sollte“-Verpflichtung, die nur im Kopf besteht, erzeugt eine irrationale Spannung, die nicht abgeschüttelt werden kann, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche.“

Allen glaubt auch, dass geistige Arbeit im Gegensatz zu körperlicher Arbeit keine klaren Grenzen hat. Und es ist nicht einmal so, dass Sie nach einem anstrengenden Tag im Büro immer noch an die Arbeit zu Hause denken. Für Allen gibt es überhaupt keinen Unterschied zwischen Arbeit und Freizeit. Arbeit ist nach seiner Logik alles, wozu wir uns bemühen, den aktuellen Stand der Dinge zu bringen. Die Hauptsache ist, die Ergebnisse klar zu verdeutlichen und die Schritte zu ihrer Lösung festzulegen, bevor Sie sich diese Ziele setzen.

Wie man lernt, klarer zu denken

Zunächst ist es wichtig, sich mit internen Verpflichtungen auseinanderzusetzen. Die Philosophie von Getting Things Done (im Folgenden als GTD bezeichnet) impliziert, dass der gesamte Prozess der Arbeitsverwaltung auf drei einfache Prinzipien herunterläuft.

Zuerst müssen Sie Ihren Kopf frei bekommen – sammeln Sie alle unerledigten Gedanken und Aufgaben in einem externen System, dem Sie vertrauen.

Dann müssen Sie sie klären - entscheiden Sie, was mit diesen Informationen geschehen soll.

Um dies zu tun.

Fünf Schritte zur Klärung komplexer Probleme

1. Sammlung

Sammeln Sie alle offenen Fragen (sowohl privat als auch beruflich), unerledigte Angelegenheiten (im Original das weitläufige und vage Wort Zeug, übersetzt mit „unvollständig“) und andere Informationen, die Sie einfach interessieren. Senden Sie alles an den Posteingang – einen sicheren externen Speicher, der entweder physisch (Notizbücher, Ordner) oder digital sein kann (z. B. enthält jede Aufgabenverwaltungsanwendung standardmäßig einen Posteingang oder – letzterer wurde vollständig auf Basis von GTD entwickelt). Fügen Sie dazu Ihre E-Mails und Instant Messenger hinzu - standardmäßig Ihr "Posteingang".

Indem Sie Informationen über unerledigte Geschäfte auf dem Träger speichern, haben Sie den Kopf frei. Die Hauptsache ist, nicht zu viele Listen zu erstellen und diese regelmäßig zu aktualisieren und zu bearbeiten.

Sobald Sie bei einer Aufgabe „sollten“, „sollten“, „sollten“, denken, fällt diese Aufgabe in die Kategorie „unerledigt“.

2. Verarbeitung

Normalerweise erreichen uns die Informationen im Laufe des Tages, aber es ist bequemer, wenn jemand sie morgens bearbeitet, abends eine Bewertung abgibt und so weiter. Allen empfiehlt generell, diese Schritte zeitlich zu trennen. Der Prozess der Informationsverarbeitung selbst besteht aus sequentiellen Antworten auf Fragen.

"Was ist das?" (Bestimmung der Art der Informationen - Aufgaben, Notizen oder Ideen).

„Muss jetzt gehandelt werden?“ Einige der Informationen sind überhaupt nicht für die Arbeit gedacht, es lohnt sich einfach, sie wegzuwerfen. Der andere Teil muss in das System eingebracht werden, um das Bewusstsein davon zu befreien.

Wenn keine Aktion erforderlich ist und die Informationen nicht benötigt werden, entfernen wir sie einfach.

Wenn keine Aktion erforderlich ist, aber die Informationen benötigt werden, verschieben wir sie, um später darauf zurückzukommen. Dazu schlägt GTD vor, einen „Irgendwann/Vielleicht“-Ordner anzulegen, in den alle Pläne für die Zukunft geschickt werden – von Listen mit Büchern, Filmen und Reisezielen bis hin zu einer Liste möglicher Arbeits- und Familienprojekte.

Eine weitere Option: Wir speichern die Informationen als Referenz – für unsere weiteren Aktionen und Projekte. Dafür eignen sich sowohl altbekannte Optionen wie Dropbox und Google Drive, als auch neue Tools wie Notebook.

Wenn Handlungsbedarf besteht, lautet die Kernfrage: „Wie geht es weiter?“ Sie machen es entweder sofort, wenn es nicht länger als 2 Minuten dauert (5 oder vielleicht 10 - es liegt an Ihnen), oder delegieren es an eine geeignetere Person und setzen es auf die "Warteliste".

Wenn Sie einer Aktion ein genaues Datum zuweisen müssen, senden Sie es an den "Kalender" (Google Kalender, Apple Kalender, Microsoft Outlook sind die offensichtlichsten). Aktionen ohne Frist gehen in die Liste "Nächste Aktionen", die im Wesentlichen eine Liste von Aufgaben in Ihrem Task-Manager oder Notizblock ist.

Was ist die nächste Aktion? Dies ist die Hauptfrage zu allen Informationen, die Sie gesammelt haben. Wenn Sie es richtig beantworten, gibt es etwas zu organisieren. "Nächste Aktion" ist die nächste spezifische physische Aktion, die zu unternehmen ist, um zur Vollendung einer bestimmten Aufgabe zu gelangen.

3. Organisation

Als Ergebnis der Verarbeitung werden mehrere Speicherkategorien erhalten, die Ihr System bilden.

Listen aktiver Aktionen: ein Kalender (für Aktionen mit einer genauen Frist) und eine Liste von Aufgaben - im Aufgabenmanager / Notizblock.

Projektliste - Aufgaben, die mehr als eine Aktion erfordern (die meisten Aufgabenmanager haben mehrere Aufgabenebenen, die die Projektebene enthalten, aber nur eine Liste - ein Index der Projekte hilft) und Referenzmaterialien für sie - in jede bequeme und zugängliche Aufbewahrung.

Die „Warteliste“-Liste ist für Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, nicht Ihre Teilnahme. Neben dem Setzen von Erinnerungen für Aufgaben, die irgendwann in der Zukunft relevant werden, ist die Erinnerungsfunktion auch in den meisten Aufgaben-Apps verfügbar.

"Irgendwann/Vielleicht"-Liste - für Aufgaben, die in Zukunft relevant werden könnten: im Wesentlichen eine Liste mit allem, was Sie gerne tun würden, es aber jetzt nicht tun.

4. Übersicht

Nach dem Sammeln, Verarbeiten und Organisieren haben Sie fertige Aktionsalgorithmen in den für Sie relevanten Bereichen. Um das System aktuell zu halten, muss es von Zeit zu Zeit überprüft werden – in erster Linie der „Kalender“ und die „To Do List“, sowie die „Project List“, „Waiting List“ und „Possible To Do List“. Die wöchentliche Überprüfung aller Pläne und Listen gibt Ihnen ein Gefühl für das große Ganze und einen klaren Kopf, damit Sie nichts verpassen und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

5. Ausführung

Beim Workflow-Management ist es wichtig, Aufgaben richtig zu priorisieren. Um herauszufinden, was zu tun ist und wann es zu tun ist, rät Allen, sich an drei Verhaltensweisen zu halten.

Weisen Sie Aufgaben bestimmte Kriterien zu: Kontext (z. B. nach Ort: Zuhause, Büro, Geschäft; oder Art der Arbeit: Anrufe, Meetings – und so weiter); verfügbare Zeit; verfügbare Energie; Ihre persönlichen Prioritäten.

Der Begriff „Arbeit“ bedeutet normalerweise eines von drei Dingen: Sie tun, was Sie geplant haben, oder Sie planen Arbeit oder führen Aufgaben aus, wenn sie anfallen. Wenn Sie irgendwann nicht weiterkommen, versuchen Sie zu bewerten, was genau Sie gerade tun und was es wert ist, getan zu werden.

Es lohnt sich, mit der Arbeit von unten nach oben zu beginnen und sich von niederen Zielen zu höheren zu bewegen. Kümmern Sie sich zuerst um aktuelle Angelegenheiten, dann um Verantwortungs- und Aufmerksamkeitsbereiche (Familie, Arbeit, Gesundheit, Freunde). Jetzt können Sie Pläne für 1-3 Jahre im Voraus, danach annehmen - für eine Perspektive von 5 oder mehr Jahren. Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Mission und Prinzipien zu bewerten. So wird es Ihnen Schritt für Schritt leichter fallen, all Ihre Angelegenheiten zu klären.

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Wir greifen nach tausend Dingen und versuchen, unterwegs die Kleinigkeiten im Haushalt nicht zu vergessen, wir vergessen oft das Ziel, aber wir erinnern uns an die unweigerlich nahenden Fristen.

Manchmal lähmt die Angst vor einer Lawine von Aufgaben das Gehirn buchstäblich und Apathie, Prokrastination und Depression stellen sich ein. Die Arbeit geht in solchen Momenten langsam voran, es scheint, dass selbst der Mauszeiger kaum über den Monitor kriecht.

Diese Situation ist umso gefährlicher, je mehr man im Team arbeitet, insbesondere wenn es sich um ein Entwicklungsteam handelt.

Idee, zu unserer Konferenz einzuladenDavid Allen war unerwartet, aber kein Zufall. Persönlich gibt das Konzept von GTD auf den ersten Blick gute Empfehlungen für jeden Entwickler einzeln und den Entwicklungsprozess als Ganzes. Natürlich ist die GTD-Methode nicht so „geschärft“ für den Softwareentwicklungsprozess wie agil, aber dennoch kann sie diesen ergänzen oder der erste Schritt zum Übergang des Teams zu einer agilen Entwicklungsmethodik werden. Was ist GTD für einen Programmierer?

Unterteilen wir die Anwendung der GTD-Prinzipien in der Entwicklung in zwei Blöcke: persönlich, wenn es um eine Einzelperson geht, und Team, wenn es um ein Unternehmen oder eine Gruppe von Entwicklern geht. Im Allgemeinen sind die Prinzipien dieselben, aber es ist viel schwieriger, sie im Team umzusetzen, da Sabotage und Widerstand von Mitarbeitern oder einem Teamleiter garantiert sind.

Kein Mensch ist eine Insel

Eine der Grundlagen der GTD-Methode ist das Prinzip, Aufgaben aus dem Gedächtnis einer Person an eine externe Quelle zu verschieben. Das menschliche Gehirn kümmert sich also nicht mehr darum, alle Pläne, von unbedeutenden bis hin zu globalen, im Auge zu behalten, und konzentriert sich auf die Aufgaben, die im Moment wirklich wichtig sind, und deren Umsetzung. Jemand sagt, dass die GTD-Methode effektiv eingesetzt werden kann, um persönlichen Freiraum zu schaffen und eine Balance zwischen Arbeit und beispielsweise Hobbys oder Familie zu finden. Aus Sicht eines praktischen Entwicklers wird GTD jedoch in erster Linie benötigt, um die Balance zwischen Arbeit und ... Arbeit zu wahren.

Programmierer, Systemarchitekten und Projektmanager arbeiten ständig an mehreren Prioritäten, Aufgaben oder Projekten. Oft schließen die Umstände die Aufrechterhaltung einer Aufgabe aus, sodass Sie in der Lage sein müssen, sich schnell neu zu organisieren. Ein solches Hin und Her von Projekt zu Projekt erzeugt oft Stress, aber nicht den, der durch einen ungeliebten Job entsteht, sondern Stress als physiologisches und emotionales Phänomen. Je höher die Angst, desto schwieriger ist es, die Aufgaben zu bewältigen. Hier kommt GTD ins Spiel.

Filter auf der To-Do-Liste setzen

Zunächst müssen Sie Grenzen setzen, indem Sie unter allen Aufgaben die Hauptaufgabe auswählen. Indem Sie die Hauptsache verlassen, setzen Sie Zeit und Energie frei und schaffen mit viel weniger Aufwand Handlungsimpulse, als wenn Sie all die kleinen Dinge im Kopf behalten. Es gibt eine Routine, es gibt wichtige Projekte, es gibt Pläne für die Zukunft. Gleichzeitig gibt es in all diesen Kategorien eine wichtige Sache. Um es auszuwählen, müssen Sie mehrere Schritte ausführen:

Wählen Sie begonnene, aber nicht abgeschlossene Aufgaben aus.

Wählen Sie die Fälle aus, die am meisten Anlass zur Sorge geben;

Wählen Sie Dinge, die Sie nicht tun möchten und die ständig verschoben werden;

Wählen Sie Routineangelegenheiten, einschließlich Haushaltsangelegenheiten.

In der Regel befindet sich die Hauptgruppe in den ersten drei Gruppen. Dementsprechend sollten besorgniserregende und unerledigte Angelegenheiten Priorität haben – nicht umsonst lautet die genaue Übersetzung von Getting Things Done „Dinge zum Abschluss bringen“.

Wir rationalisieren die Kommunikation

Es spielt keine Rolle, ob ein Freiberufler oder Programmierer remote oder im Team arbeitet, er ist ständig im Bereich der Kommunikation: Kundenanrufe, Managementfragen, Anfragen von Benutzern und Kollegen, Informationsnachrichten von SDK-Anbietern usw. Diese Kommunikation kann nicht sein als unbedeutend bezeichnet, aber sie müssen in der Lage sein, damit richtig umzugehen .

Hören Sie auf, Ihre E-Mails alle 5 Minuten abzurufen – stellen Sie Popup-Benachrichtigungen ein, die Sie aus dem Augenwinkel sehen können. E-Mails in Ordnern ablegen und lesen, wenn sie zu einem bestimmten Zeitpunkt aktualisiert werden.

Unterteilen Sie die gesamte Kommunikation nach Kontext: Skype, Mobiltelefone, Festnetztelefon, Kommunikation per E-Mail usw. Weisen Sie der Kommunikation innerhalb jedes Kanals eine bestimmte Zeit zu.

Überprüfen Sie geschäftliche und persönliche Chats. Vielleicht, wenn Ihr neuer Mitarbeiter Ihnen endlos schreibt oder ein alter Kollege dieselben Arbeitsfragen stellt, sollten Sie ihn bitten, Fragen vorzubereiten, sich Zeit für die Kommunikation zu nehmen und schwierige Punkte zu klären.

Beobachten Sie Ihren Webbrowser. Entwickler sehen sich häufig spezialisierte Themen in Foren oder spezialisierten Websites an. Dort warten sie auf interessante Themen und Diskussionen, die nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun haben. Es ist besser, das Lesen eines wirklich interessanten Themas aufzuschieben, indem Sie Browser-Lesezeichen oder spezielle Dienstprogramme zum Speichern von Links verwenden (z. B. das Pocket-Add-On, das auch als Anwendung auf einem mobilen Gerät installiert werden kann und Lesezeichen synchronisiert).

Besorgen Sie sich ein Notizbuch und / oder eine Anwendung, in der Sie alle Aufgaben mit Dringlichkeits- und Wichtigkeitsetiketten aufschreiben. GTD for Case Management führt die Konzepte Zeit, Kontext (Ort), Aktion ein. Um Aufgaben richtig zu priorisieren, stellen Sie sich zum Beispiel einen einfachen Filter wie in Excel vor. Weisen Sie jeder Aufgabe einen Zeitparameter (nach Uhr oder Tageszeit), einen Ort (Zuhause, Arbeit, Straße, Fitnessstudio, Geschäft usw.) zu. Und dann teilen Sie die Aufgaben so auf: "Kommentar zur TK anfordern - Arbeit - 14:00" oder "Reifenhändler anrufen - Straße - Abend". Anwendungen für solche Aufzeichnungen gibt es viele: vom Aufgabenplaner in Windows, den Sie für Ihre eigenen Zwecke nutzen können, über Evernote, Rainlendar bis hin zu sorgfältig geschriebenen Erinnerungen auf Ihrem Smartphone.

Das Vertrauen, dass Sie eine solche Liste haben, wird garantiert das Angstniveau reduzieren und Ihnen helfen, sich auf die Lösung jeder der Aufgaben zu konzentrieren.

Es gibt ein globaleres Problem, das auch Entwickler jeder Art von Beschäftigung betrifft. Heute werden fast jede Woche neue Tools, Guides, Developer Utilities veröffentlicht, hin und wieder gibt es Meldungen über neue Versionen von Frameworks, neue Bibliotheken und sogar neue Programmiersprachen. All diese Informationen sind für Profis äußerst interessant und fesseln manchmal sogar und bringen Sie dazu, etwas Neues auszuprobieren (erstellen Sie eine einfache mobile Anwendung, schreiben Sie „Hallo, Welt!“ auf Brainfuck oder bauen Sie ein neues Open-Source-Projekt auf). Es gibt nur einen Ausweg: Interessen nach ihrer Wichtigkeit in Bezug auf aktuelle Projekte, kurzfristige und langfristige Ziele zu verteilen. Die Konzentration auf eine Aufgabe ermöglicht es, die persönliche Produktivität zu steigern, Zeit freizusetzen und neue Informationen zu lernen.

5 Optimierungsschritte

Die GTD-Methode unterscheidet fünf Phasen der Bearbeitung einer To-Do-Liste.

Sammlung von Informationen.Sie müssen alle Aufgaben sammeln - nehmen Sie einfach alle Ihre routinemäßigen, unerledigten, globalen Angelegenheiten auf und schreiben Sie sie mit einem Stift oder in einer Textdatei auf. Gleichzeitig ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass beispielsweise hinter der Aufgabe „Schreiben Sie einen Bericht in Fast Report für LLC Snegovik“ mehrere wichtige und zu beachtende Unteraufgaben stehen: Anforderungen vom Kunden sammeln, erstellen und genehmigen TOR, fordern Sie eine Reihe von Daten zum Testen des Berichts an usw. ... Es ist notwendig, absolut alle Aufgaben aufzuschreiben - wenig später werden Sie sie gruppieren.
Achten Sie nicht nur auf die Projekte, die sich im Speicher befinden, sondern auch auf diejenigen, die sich im Computer befinden - oft herrscht nicht weniger Chaos als in Gedanken. Es lohnt sich, die Dateien in Ordner zu unterteilen, die jedem Projekt entsprechen, und persönliche Dokumente von Arbeitsdokumenten zu trennen.

Verarbeitungsprozess.Verarbeiten Sie Informationen nach dem von GTD vorgeschlagenen Schema: Wenn etwas bereits läuft, müssen Sie den Job bis zum Ende fortsetzen, wenn Sie es in weniger als zwei Minuten erledigen können, erledigen Sie es sofort.

Klassischer GTD-Verarbeitungsalgorithmus

Aus Sicht der Arbeit an einem Schlüsselprojekt für Sie ist es wichtig, einige Nuancen zu berücksichtigen.

Verschieben Sie nicht dringende Aufgaben, wie z. B. das Studium von Nicht-Kernmaterialien, die nichts mit der aktuellen Arbeit zu tun haben.

Delegieren Sie Aufgaben nach Möglichkeit beispielsweise an Kollegen oder Freiberufler. Wenn Sie ein schneller und effizienter Programmierer sind, aber nicht sehr gut im Erstellen von Websites, in der Werbung oder im Design sind, wenden Sie sich an die Profis. Auch wenn es Ihr eigenes Projekt ist, zahlt sich die Investition in die Qualitätsarbeit anderer schnell aus.

Lerne „nein“ zu sagen. Das ist vielleicht eine der schwierigsten Fähigkeiten: Es wird immer Dutzende von Freunden geben, die Windows zum Absturz gebracht haben, sich ein Fehler in den Code eingeschlichen hat, Android-Firmware benötigt und nach einem iPhone-Jailbreak bettelt. Diese kleinen Aufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch. Wenn Sie die Beziehung nicht verderben wollen, finden Sie einige verfügbare Handbücher im Internet und senden Sie Links an diejenigen, die leiden.

Organisation auflisten.Nachdem die ersten beiden und schwierigsten Phasen bestanden sind, ist es notwendig, die Arbeit mit Aufgaben zu organisieren. Hier können Sie eine einfache Regel anwenden: Teilen Sie die Zeit in Wochen ein, überprüfen Sie am Ende der Woche die Liste und erstellen Sie eine neue. Alle Aufgaben sollten nach Fristen und Priorität aufgeteilt werden. Um Aufgaben zu verwalten, können Sie beliebige Anwendungen verwenden: Dies sind mobile OneNote und Evernote und Asana und Redmine und Google Kalender und so weiter ...

In dieser Phase geht es vor allem darum, der Arbeit an den aktuellen oder mehreren Projekten viel Aufmerksamkeit zu schenken. Dazu können Sie assoziative Landkarten (Mindmap) verwenden, die alle Arbeitsschritte in Form einer visuellen Strukturkarte widerspiegeln, nach der Sie das Projekt vorantreiben. Um eine Mindmap zu erstellen, gibt es viele kostenpflichtige und kostenlose Anwendungen mit interessanten Funktionen. Wir mögen bequem, kostenlos und russifiziert , in der wir eine ungefähre Ansicht einer unfertigen Karte erstellt haben, die keinen Anspruch auf Wahrheit erhebt:

Teil 1

Teil 2

Sie sollten Aufgaben nicht in einfache und komplexe Aufgaben unterteilen, Sie müssen alles der Reihe nach erledigen, dann wird die Zeit rational verteilt.

Überarbeitung erledigt.In dieser Phase ist es notwendig, zu notieren, was getan wurde, die Gründe für Fehler zu analysieren und einen Plan für die nächste Phase (z. B. eine Woche) zu erstellen.

Die eigentliche Handlung.Aufgaben sollten auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen ausgeführt werden: Kräfte, Zeit, Ausführungsort sowie die festgelegte Priorität. Wenn Ihnen eine später erscheinende Ressource fehlt, um das Problem schnell zu lösen, versuchen Sie, die Aufgabe auf den Moment zu übertragen, in dem das Tool für ihre bessere Ausführung erscheint. Wenn Sie beispielsweise eine Desktop-Anwendung fertigstellen und einige Änderungen vornehmen möchten, benötigen Sie ein aktualisiertes und noch nicht von Ihrem Unternehmen erworbenes SDK, das jedoch in naher Zukunft erworben werden soll, nehmen Sie die Änderungen vor, die in der aktuellen Version vorgenommen werden können. und fügen Sie die Aufgabe der restlichen Änderungen dem Ordner oder einer Datei mit Aufgaben für die Zukunft hinzu. Die Suche nach Wegen, das Problem mit den verfügbaren Mitteln zu lösen, weist Sie natürlich als Profi aus, erfordert aber einen großen und nicht immer gerechtfertigten Aufwand an Zeit und Mühe.

Hier sind einige Tipps, wie Sie die Prinzipien von GTD anwenden können, wenn Sie Entwickler in einem Team sind oder alleine arbeiten.

Planen Sie Ihr Projekt zunächst und nicht im Laufe der Arbeit, zerlegen Sie es in überschaubare Teilaufgaben.

Heben Sie einzelne Arbeitsschritte am Projekt hervor und beschriften Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Arbeit.

Bringen Sie jede Aufgabe zu Ende, ohne sie für später zu verschieben. Auch wenn du nur einen langen Weg zur Lösung eines Problems kennst, löse es. Im Zuge des weiteren Refactorings wird es möglich sein, eine nicht optimale Lösung wieder loszuwerden.

Überprüfen Sie regelmäßig die Aufgabenlisten, um zu überarbeiten, was getan wurde, und ändern Sie Pläne.

Konzentrieren Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf eine Aufgabe – so sparen Sie Zeit und Aufwand.

Nehmen Sie sich Zeit für jede Phase und widmen Sie ihr maximale Aufmerksamkeit: Anforderungserfassung, Entwicklung, Unit-Tests usw.

GTD lässt sich nicht an einem Tag umsetzen – erst tauchen einzelne Elemente auf, dann werden Regeln gebildet, schließlich entsteht eine Gewohnheit und ein greifbares Ergebnis. Hauptsache nicht aufhören. Übrigens ist es nicht schlecht, wenn Sie einige Ihrer Fähigkeiten in GTD auf das Team übertragen können, mit dem Sie arbeiten - dies kann die Arbeit im Unternehmen erheblich optimieren.

Es gibt Sicherheit in Zahlen

Obwohl sich GTD in der Regel an eine Einzelperson richtet, ist es auch auf ein Team anwendbar, in dem es wichtig ist, die Vision des Projekts, Ziele, Projekte bestimmen und Verantwortungsbereiche verteilen zu können. Darüber hinaus gibt es bereits viele Organisationen, die möglicherweise erfolgreich die Entität verwenden, die der Logik von GTD am nächsten kommt – das Gantt-Diagramm. Das Gantt-Diagramm spiegelt sehr genau den Bedarf des Projekts an Ressourcen, Aufgaben und Teilaufgaben, die ungefähre Zeit bis zum Abschluss jeder Aufgabe, die Start- und Enddaten der Arbeit an der Aufgabe, die Phasen des Projekts, die erst nach dem Ende beginnen können, wider vorherigen Stufe und die Freigabe der erforderlichen Ressourcen.

Doch oft sind alle Bemühungen, ein Ressourcen- und Beschäftigungsdiagramm zu erstellen, vergebens. Robert Peake, GTD-Evangelist und CTO der Beratungsfirma von David Allen, der GTD mit der Softwareentwicklung verbindet, der technische Projekte geleitet hat und das Thema so gut versteht wie der CEO selbst, hat einen großartigen Bericht über das Gantt-Diagramm verfasst:

„Ich habe gesehen, wie viel Zeit, Energie und Geld in komplexe Gantt-Diagramme gesteckt werden, die beim ersten Fingerschnippen einer Führungskraft zerstört werden. Jedes Unternehmen, das sich auf ABC-Prioritätscodes und straffe Zügel für Programmierer verlässt, um an der Spitze der Softwareentwicklung zu bleiben, wird bitter enttäuscht werden.“

Es offenbart auch die Essenz des Konzepts. Tatsache ist, dass es weniger auf Planung als auf die Fähigkeit abzielt, zum Punkt des Scheiterns zurückzukehren. Lassen Sie uns das genauer erklären. Im Leben jeder Person und jedes Teams gibt es Momente, in denen sie von ihren beabsichtigten Zielen abweichen und alle Aktivitäten ins Chaos stürzen. Dies kann sowohl aus externen Gründen als auch aus Gründen geschehen, die mit individuellen internen Einflüssen zusammenhängen: eine vorübergehende Änderung im Verlauf der Projektentwicklung, das Auftreten eines neuen Investors mit einer neuen Vision, eine Pause für Überstunden (z Ausstellung). Die Aufgabe von GTD im Team besteht darin, problemlos zu dem Punkt zurückzukehren, an dem es notwendig war, vom Arbeitsplan abzuweichen und wie bisher weiterzuarbeiten.

„Der Mind-Sweep-Teil von GTD ist so einfach, dass David (Allen) ihn oft als eine Art Speicherauszug für das ‚mentale RAM' bezeichnet. Es ist, als würden Sie regelmäßig mit Ihrem eigenen Gehirn nachsehen, was Ihre Aufmerksamkeit erregt, es herausziehen und betrachten. Es ist, als würden Sie diese Listen mit Gelegenheiten (Projekte und nächste Aktivitäten) zusammenstellen, die als Ihr Sicherheitsnetz dienen, um sicherzustellen, dass alles, was Sie tun, richtig gemacht wird und mit der Zwei-Minuten-Regel kombiniert wird (wenn Sie etwas in weniger als erledigen können). in 2 Minuten, fertig - ca. pro.) und konzentriert auf die nächste Aktion zu denken, gibt Ihnen eine statische Momentaufnahme Ihres Arbeitszustandes, mit der Sie problemlos an die Stelle zurückkehren können, an der Sie unterbrochen haben.

Es gibt vier Hauptaktivitäten im Entwicklungsteam, die selbst als Elemente des Teams GTD fungieren.

Regressionstest – Getestet werden bereits fixierte Teile des Quellcodes sowie die Funktionalität der mit dem geänderten Code verbundenen Funktionalität. Als Teil des Extreme Programming veranschaulicht es GTD in Bezug auf Wiederholbarkeit, Überarbeitung und Eindeutigkeit des Handelns.

Arbeiten mit Dokumentation - Erstellen und Testen von Dokumentationen ermöglicht es Ihnen, wichtige Kenntnisse und Aufgaben einfach auf Papier zu übertragen. Weder Anwender, noch Tester, noch Entwickler müssen sie im Hinterkopf behalten – bei Bedarf können Sie in der Dokumentation nachschlagen und einen unklaren Punkt klären oder eine Antwort auf eine Frage zur Bedienung des Programms finden.

Code-Refaktorisierung ist der Prozess der Verbesserung von Code, ohne die Funktionalität zu ändern. Anhänger von Extreme Programming führen regelmäßiges Refactoring durch, um die Leistung des Programms, sein Verständnis und die Lesbarkeit des Codes zu verbessern. Es gibt Unternehmen und Teams, die Refactoring vermeiden. In den meisten Fällen ist dies auf die Befürchtung zurückzuführen, dass Änderungen im Code zu einem Absturz des Systems führen. Dieses Vorgehen führt in der Regel zu einer Starrheit und Obsoleszenz des Programms.

Brainstorming. Ein Prozess, der in der einen oder anderen Form in jedem Team auftritt. Dies ist nur eine Sammlung von Informationen und Ideen. Assoziative Mindmaps können auch während und nach dem Brainstorming erstellt werden.

In den meisten Fällen führt ein Programmierer bei der Arbeit viel mehr Aufgaben aus, als nur Code zu schreiben. Und je mehr Erfahrung und Qualifikation er hat, desto heterogenere Aufgaben werden ihm übertragen. Irgendwann tritt eine Krise ein, wenn Aufgaben und Pflichten den Mitarbeiter zu belasten beginnen und seine Produktivität erheblich mindern. Das kann und soll natürlich bekämpft werden, und zwar nicht mit direktiven Methoden und repressiven Maßnahmen, sondern mit Hilfe von GTD, die auf eine evolutionäre Veränderung der Arbeitsweise abzielt. Zahlreiche Rezensionen von Personen, die diese Methode ausprobiert haben, berichten von erheblichen Schwierigkeiten am Anfang und nicht weniger erheblichen Erfolgen am Ende des Prozesses. Immerhin sagt man, es dauert 21 Tage, um sich eine Gewohnheit anzueignen. Warum nicht versuchen?

PS: Sie können den Online-Vortrag des Autors der GTD-Methode David Allen kostenlos anhören und ihm während der Konferenz Fragen stellen17. November (Dienstag) um 19:15 Uhr Moskauer Zeit. Er wird über den Ansatz von GTD zur Bekämpfung der Informationsüberlastung sprechen und die neuesten Forschungsergebnisse zur menschlichen Produktivität vorstellen.

Laut dem neuesten Productivity Scan von Life Architect kann die Anwendung der GTD-Methodik die persönliche Produktivität und Effizienz um mindestens 20 % steigern.

GTD® hat sich sowohl für den persönlichen Gebrauch als auch für Organisationen, die in einer Vielzahl von Branchen tätig sind, als effektiv erwiesen. Es wird erfolgreich sowohl vom Top-Management als auch von neuen Mitarbeitern von Unternehmen eingesetzt, die auf der TOP-50-Fortune-Liste stehen.

"Haben Sie sich jemals gefragt, wo die letzten 5 Jahre geblieben sind?"
Viktor Pelewin

Sehr oft im Leben eines jeden Menschen gibt es solche Momente, in denen es einfach unmöglich ist, mit dem Volumen der angesammelten Fälle fertig zu werden. Und während ich gerade an der Umsetzung ihrer nächsten Aufgabe arbeite, schwirren mir ständig eine ganze Reihe ungelöster Probleme durch den Kopf. Ständige Gedanken, dass Sie keine Zeit haben, etwas Wichtiges zu tun, erlauben es Ihnen nicht, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Und wenn die Zahl der ungelösten Fälle wie ein Schneeball zu wachsen beginnt, nimmt sie bereits das Ausmaß einer Katastrophe an.

Tatsächlich ist das Problem jedoch nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag.

Wie man Dinge in Ordnung bringt. Grundlagen des Zeitmanagements

Um solche Probleme zu lösen, gibt es eine Methode der rationalen Zeitorganisation oder mit anderen Worten des Zeitmanagements. Zeit ist in der modernen Welt sogar noch wertvoller als Geld, denn im Gegensatz zu Geld kann Zeit nicht zurückgegeben oder angesammelt werden. Die Fähigkeit, seine Arbeitszeit zu verwalten, hilft einer Person, ihre Ziele viel schneller zu erreichen und gleichzeitig genügend freie Minuten zu finden, um mit Freunden und ihrer spirituellen Entwicklung zu kommunizieren.

Die GTD-Methode, eine der Richtungen des Zeitmanagements, hilft dabei, dies zu verstehen.

Getting Things Done (GTD) wurde 2001 veröffentlicht und in 23 Sprachen übersetzt.

Das klassische Modell des Zeitmanagements hat bestimmte strenge Grenzen, impliziert eine klare Planung Ihrer Angelegenheiten, empfiehlt, Schritte zu kalkulieren und Prioritäten zu setzen. Eine neue Methode, die vom Experten David Allen vorgeschlagen wurde, hilft dabei Zeit verwalten viel mehr Flexibilität und Eigenständigkeit, anstatt an einen starren Tagesablauf gebunden zu sein, was die Aufgabe enorm erleichtert und Sie schneller in der Umsetzung Ihrer Ziele voranbringt. Diese Methode kann nicht nur für große Geschäftsleute geeignet sein, die Wert auf die schnellste Ausführung ihrer Pläne legen, sondern auch für gewöhnliche Hausfrauen, die Zeit für die Haushaltsführung einplanen.

Dieses System basiert auf David Allens Vorschlag, dass freies Denken notwendig ist. Mit anderen Worten, Sie müssen Ihren Geist von allen fremden Gedanken befreien, die sich in Ihrem Kopf drehen. Und dann wird die aktuelle Arbeit viel schneller und effizienter erledigt. In dieser Hinsicht GTD-System gibt klare Anweisungen, anhand derer Sie das Problem nicht nur identifizieren, sondern auch schnell lösen können. In der Regel verbringen Menschen viel Zeit mit bedeutungslosem Denken, das die Erledigung von Aufgaben verlangsamt. Indem Sie die von der Methode vorgeschlagenen Empfehlungen genau befolgen, bleibt Ihr Geist immer klar und die Wirksamkeit der Arbeit wird 100% betragen.

Wir machen eine Liste mit Aufgaben, Aufgaben, Problemen

Das erste, was Sie tun müssen, ist laut dem Autor der Idee, all Ihre Ängste und Gedanken, die Sie im Moment beschäftigen, auf Papier zu übertragen. Schreiben Sie alles auf, was Ihnen gerade durch den Kopf geht – all die großen Dinge, kleinen Dinge, wichtige und nicht sehr wichtige Dinge, im Allgemeinen, alles im Allgemeinen. Machen Sie sich jetzt den Kopf frei für die Umsetzung der gestellten Aufgabe. Aufnahmen können chaotisch gemacht werden, indem man einfach alles aufschreibt, was einem in den Sinn kommt. Es ist nicht notwendig, Fälle sofort nach Wichtigkeit zu klassifizieren. Wenn Sie eine Aufgabe überspringen oder der Liste nicht hinzufügen, wird sie ständig in Ihrem Kopf herumwirbeln und es schwierig machen, sich zu konzentrieren.

Jetzt ist die To-Do-Liste erstellt, was nun mit dieser Liste tun?

Die richtigen Fragen stellen

Der zweite Schritt kann als Analyse der von Ihnen geschriebenen Liste bezeichnet werden.

Stellen Sie jedem Punkt auf der Liste gedanklich eine Frage: "Was ist das?".
Mit dieser Frage können Sie Fälle nach ihrer Wichtigkeit klassifizieren.

Die zweite Frage geht so: "Muss das gehandelt werden?"

Wenn die Antwort negativ ist, sollten die folgenden Maßnahmen folgen:
- die Entscheidung auf bessere Zeiten zu verschieben;
Vergessen Sie vorerst den Fall, der Ihre Aufmerksamkeit nicht wert ist;
- für eine Weile ins Archiv legen.

Bei einer positiven Antwort auf die gestellte Frage ist es notwendig, direkt zur Ausführung überzugehen und eine praktische Lösung des Problems zu skizzieren. Studieren Sie das Problem, wenn es eine gewisse Zeit dauert, es umzusetzen, dann geht es automatisch in die Kategorie der Projekte. Dieser Eintrag kann auf einem gesonderten Blatt erfolgen. Und wenn sich bei der Betrachtung eines aktuellen Falls sofort ein Lösungsweg aufdrängt, dann ist es sinnvoll, dieses Geschäft gleich zu erledigen, um nicht einen Haufen ungelöster Probleme anzuhäufen.

Wenn ein Schritt nicht ausreicht, um das Ziel zu erreichen, ergeben sich mehrere Möglichkeiten, aus der aktuellen Situation herauszukommen:

- den Fall vor Ablauf der Ausführungsfrist in das Tagebuch eintragen,
Setzen Sie es auf Ihre To-do-Liste, damit Sie es zu einem für Sie passenden Zeitpunkt erledigen können.

Nachdem Sie alle von dieser Theorie vorgeschlagenen Schritte nacheinander durchlaufen haben, können Sie lernen, wie Sie Prioritäten richtig setzen und ein klares Wertesystem aufbauen. Und das alles können Sie alleine, ohne besonderes Talent zu haben. Und die Frage „ So bringen Sie Ordnung in Ihre Angelegenheiten wird nicht mehr vor dir stehen.