Πώς να σχεδιάσετε και να λύσετε όλες τις υποθέσεις σας: Οδηγίες βήμα προς βήμα. Ντέιβιντ Άλεν

Η ιστορία μου θα χωριστεί σε 2 μέρη:

• Σχετικά με τη μέθοδο GTD, αν κάποιος δεν ξέρει ή κατάφερε να ξεχάσει.
• Σχετικά με συγκεκριμένα εργαλεία για εργασία με GTD και ιδιωτικά παραδείγματα από την προσωπική μου πρακτική.

0. Πρόλογος

Πώς μοιάζει συνήθως η ημέρα ενός project manager;

Ο πελάτης καλεί. Η ομάδα ρωτά στη συνομιλία γιατί η προδιαγραφή API είναι σε αντίθεση με το ToR. Ο κλιματισμός φυσάει στη Βάσια. Ο HR ανησυχεί: Ο Misha έχει έρθει με ένα καθαρό, σιδερωμένο πουκάμισο. Μην πηγαίνετε στο δάσος - ο απατεώνας έκανε αφρό για μια συνέντευξη. Πρέπει να διορθώσετε το χρονοδιάγραμμα. Ελέγξτε τις εργασίες στον ιχνηλάτη. Ο πελάτης καλεί ξανά. Κάποιος πέταξε μια αστεία εικόνα στη συνομιλία. Ένας συνάδελφος μου ζήτησε να φροντίσω τις υποθέσεις του όσο ήταν σε διακοπές. Ο πελάτης καλεί ξανά. Νομίζω ότι θα κυκλοφορήσει σύντομα. Καλό θα ήταν να μην ξεχάσετε να αγοράσετε ψώνια στο σπίτι το βράδυ, αλλιώς θα το κόψει η γυναίκα. Εμείς υστερούμε μπροστά. Θα ήταν ωραίο να διαβάσετε αυτό το άρθρο. Ουφ, είναι ήδη 7:00 μ.μ. Πότε υπάρχει απελευθέρωση;

Αναγνωρίζετε τον εαυτό σας; Τρομερός? Τότε αυτό το άρθρο είναι για εσάς.

Αν δεν το ξέρεις, είσαι τυχερός. Ή μήπως μπορούν να γίνουν ακόμα περισσότερα;

1. Εισαγωγή

Τι είναι το GTD;

GTD ( Ολοκληρώνοντας τα πράγματα ) - μια τεχνική για τη βελτίωση της προσωπικής αποτελεσματικότητας, που δημιουργήθηκε από τον David Allen και περιγράφεται από τον ίδιο στο ομώνυμο βιβλίο. Το όνομα μπορεί να μεταφραστεί ως "Πώς να κάνουμε τα πράγματα μέχρι το τέλος".

Η βασική ιδέα είναι ότι για να δουλέψεις αποτελεσματικά και να αναπτυχθείς στον εαυτό σου, για να πετύχεις κάτι παραπάνω, χρειάζεσαι καθαρό μυαλό. Επειδή:

• Δύσκολες εργασίες δεν μπορούν να γίνουν εάν δεν είναι ξεκάθαρο τι πρέπει να κάνετε. Το να σκέφτεστε συνεχώς τι να κάνετε και το γεγονός ότι η εργασία δεν έχει ολοκληρωθεί - παρεμβαίνει στη δουλειά.
• Η καθημερινή ρουτίνα (μικρές εργασίες) αποσπά την προσοχή. Δημιουργεί δυσφορία, οι εργασίες «κολλάνε στη μνήμη» και αφαιρούν την αίσθηση της αρμονίας.

Το GTD είναι να μην θυμάσαι τίποτα και να μην ξεχνάς τίποτα ταυτόχρονα.

2. Σχετικά με το GTD

Πώς να καταλάβετε τι χρειάζεστε:

• Βλέπετε ένα πολύπλοκο χρονοδιάγραμμα για ένα κρίσιμο στάδιο του έργου. Είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη μια δέσμη κινδύνων και να κατανεμηθούν σωστά οι εργασίες μεταξύ των πόρων. Κάποιος στέλνει μια αστεία εικόνα στο VK. Η επόμενη ώρα αφιερώνεται παρακολουθώντας κοινό δεύτερης κατηγορίας.
• Απόψε, μέχρι το βράδυ, πρέπει να αναθεωρήσετε και να συμφωνήσετε για τους ΠΠ. Στο τέλος της επόμενης εβδομάδας - μια παρουσίαση στον πελάτη. Κάντε μια παρουσίαση στο PowerPoint ή καλύτερα στις Παρουσιάσεις Google; Θα ήταν ωραίο να μάθουμε πού είναι το γραφείο τους. Να φορέσεις κοστούμι ή να έρθεις ως συνήθως; (Η συμφωνία του TK απομακρύνθηκε για 2 ημέρες.)
• Μετά τον πρωινό προγραμματισμό, θα πρέπει να σκεφτείτε την ανακαίνιση του σπιτιού στο μπάνιο. Θα βάλω τις εργασίες αργότερα, πριν πάω για ύπνο. Ναι, υπάρχει συλλαλητήριο σε 2 ώρες. Γιατί να αναλάβεις τη δουλειά; Ακόμα δεν μπορώ να κάνω τίποτα.

Εδώ αξίζει να μιλήσουμε ξεχωριστά για το ανθρώπινο multitasking. Το θέμα είναι συζητήσιμο. Για παράδειγμα, κοιτάξτεwikipedia.

Δύο σημαντικές πτυχές:

• Ένας μεγάλος αριθμός επιστημόνων πιστεύει ότι Α) Multitasking δεν υπάρχει. Β) Ο χρόνος για γρήγορη εναλλαγή μεταξύ εργασιών γίνεται εμπόδιο.
• Η εκτέλεση πολλαπλών εργασιών αυξάνει τον αριθμό των σφαλμάτων.

Και εδώ είναι που χρειαζόμαστε GTD.

Γιατί εδώ είναι τι προσφέρει το GTD για την επίλυση προβλημάτων:

• Γράψε, μην απομνημονεύεις.
• Ταξινόμηση (σε πλαίσια και σημασία) και αποσύνθεση (προσδιορίστε απλά βήματα σε σύνθετες εργασίες).
• Ελέγξτε τη λίστα εργασιών.

1. Τι πρέπει να καταγραφεί;

Οτιδήποτε πρέπει να γίνει. Εισερχόμενα email, ανοιχτές καρτέλες του προγράμματος περιήγησης, μη ταξινομημένα αρχεία στην επιφάνεια εργασίας, ένα ημιτελές βιβλίο, ένα τρυπάνι που δεν επιστρέψαμε σε έναν γείτονα (που μας υπενθυμίζει να κλείσουμε ένα ράφι).

2. Πώς γίνεται η εγγραφή;

Α) Χωρίστε σε «πλαίσια». Για παράδειγμα, όλα όσα σχετίζονται με 1 έργο - σε 1 φάκελο. Κάντε επισκευές - μια ξεχωριστή λίστα. Αγορά στο εξοχικό σπίτι - μια ξεχωριστή λίστα. Τα "πλαίσια" βασίζονται σε τόπο/δράσεις. Τα συμφραζόμενα αφορούν αρχικά μέρη, αλλά είμαστε για έργα.

Β) αποσυντίθενται. Δηλαδή, μην γράψετε «Εγγραφείτε σε ένα νέο έργο», αλλά ορίστε μικρότερες εργασίες: «Συγκεντρώστε μια ομάδα ανάπτυξης», «Προβολή τεκμηρίωσης», «Γνωρίστε τον πελάτη» κ.λπ.

3. Πώς να κάνετε μια ανασκόπηση;

Ελέγχετε τη λίστα υποχρεώσεων σας κάθε μέρα. Κλείστε ολοκληρωμένες εργασίες, ορίστε νέες. Εάν η εργασία δεν έχει ολοκληρωθεί, τότε επαναδιατυπώστε ή αποσυνθέστε.

3. Εργαλεία

Η συζήτηση για τα εργαλεία θα πάει από τη σκοπιά του διαχειριστή του έργου. Αλλά όλα αυτά για τα οποία μιλάω μπορεί να τα εφαρμόσει ο καθένας

Τα καθήκοντά μας:

• Εφαρμόστε το GTD στην καθημερινή σας ροή εργασίας.
• Λιγότερο περισπασμό και περισσότερα πράγματα που πρέπει να κάνετε.
• Γρήγορα εμπλακείτε σε εργασίες.

Η πρόοδος μας έχει δώσει υπολογιστικό νέφος και φορητές συσκευές, και αυτό είναι το καλύτερο πράγμα που θα μπορούσε να μας συμβεί για την οργάνωση των εργασιών μας.

Τι χρησιμοποιώ προσωπικά:

• iPhone/iPad/Macbook
• Gmail και άλλες υπηρεσίες Google
• wunderlist
• Evernote
• LastPass

1.iPhone/iPad/MacBook

Ενιαίο οικοσύστημα. Όλες οι συσκευές έχουν ενσωματωμένες δυνατότητες για βύθιση στην εργασία. Απενεργοποίηση ειδοποιήσεων και υπενθυμίσεων, συγχρονισμός δεδομένων, βολική αναζήτηση, διαθέσιμες εφαρμογές και υπηρεσίες κ.λπ.

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ:

• Κλήσεις και μηνύματα
• Σημειώσεις και Υπενθυμίσεις
• Αναζήτηση στο επίκεντρο
• Εικονικοί επιτραπέζιοι υπολογιστές

2. Gmail και άλλες υπηρεσίες Google

Το Gmail είναι το πιο σημαντικό εργαλείο στη δουλειά του μάνατζερ και ένα από τα βασικά «inbox». Έτσι μοιάζει το κουτί μου. Το Gmail έχει, στην πραγματικότητα, 3 δολοφονικά χαρακτηριστικά:

• Ετικέτες
• Αυτόματο φιλτράρισμα
• Αναζήτηση

Φιλτράρω όλα τα εισερχόμενα email κατά έργα και κύριες καταστάσεις: Α) Απαιτεί ενέργεια. β) Πρέπει να ακολουθήσετε την απάντηση. Το αυτόματο φιλτράρισμα σάς επιτρέπει να εξοικονομείτε χρόνο και να τοποθετείτε τα πάντα σε ετικέτες αυτόματα.

Μπορείτε επίσης να δείτε καθαρά εισερχόμενα. Έτσι πρέπει να φαίνεται τις περισσότερες φορές.

3.Wunderlist

wunderlist - Βοηθός Gmail. Αυτή είναι μια υπηρεσία todo που είναι διαθέσιμη σε όλες τις πλατφόρμες επιτραπέζιων υπολογιστών και φορητών υπολογιστών. Μπορεί να κανονίσει εργασίες ανά κατηγορίες και ημερομηνίες, να στέλνει ειδοποιήσεις, να κάνει λίστες ελέγχου και να γράφει σχόλια για εργασίες, μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία. Υπάρχει μια δυνατότητα συνεργασίας. Γενικά, ένα απλό εργαλείο που έχει όλα όσα χρειάζεστε.

Εδώ είναι τα καθήκοντά μου για σήμερα.

4. Evernote

Το Evernote είναι μια αντικατάσταση cloud για το σημειωματάριο. Ένα πολύ ισχυρό εργαλείο που σας επιτρέπει όχι μόνο να γράφετε, αλλά και να επισυνάπτετε αρχεία. Είναι πιο βολικό να το χρησιμοποιείτε για συσκέψεις και αναφορές κλήσεων και άλλες σημαντικές εγγραφές. Για παράδειγμα, ναι.

Το ημερολόγιο αναλαμβάνει υπενθυμίσεις γεγονότων. Το πιο σημαντικό πράγμα είναι να το συνδέσετε με το τηλέφωνό σας και άλλες συσκευές. Τίποτα ιδιαίτερο.

6.LastPass

Το LastPass είναι μια υπηρεσία cloud για τη δημιουργία και αποθήκευση κωδικών πρόσβασης. Θυμάμαι μόνο 3 κωδικούς πρόσβασης: από το Last Pass, το προσωπικό Gmail και το Steam. Όλα τα άλλα αποθηκεύονται στο cloud.

5. Πώς να ξεκινήσετε

Κάποτε σε ένα από τα συνέδρια, άκουσα από έναν ομιλητή, κατά τη γνώμη μου, μια εξαιρετική ιδέα. Είπε ότι τα ρεπορτάζ είναι πολύ ενδιαφέροντα, αλλά πολύ άχρηστα αν μετά το ρεπορτάζ δεν επιστρέψεις σπίτι και αρχίσεις να κάνεις πράξη αυτά που έχεις ακούσει.

Τι να κάνετε αυτή τη στιγμή; Κοιτάξτε τον υπολογιστή σας και λυπηθείτε.

1. Καρτέλες vs. windows στο πρόγραμμα περιήγησης

Σας αρέσει να ανοίγετε ένα εκατομμύριο καρτέλες και να τις αφήνετε για αργότερα; Είναι αηδιαστικό. Παραδέξου το στον εαυτό σου με ειλικρίνεια - ποτέ δεν θα φτάσεις στο μεγαλύτερο μέρος του. Αλλά το πρόγραμμα περιήγησης θα καταναλώσει ολόκληρη την μπαταρία και τη μνήμη RAM. Θα χρειαστούν μερικά λεπτά για επανεκκίνηση. Και θα είναι αδύνατο να βρεις γρήγορα το σωστό.

Μην κρατάτε πολλά. Χρησιμοποιήστε περιβάλλοντα. Μία εργασία - ένα ανοιχτό παράθυρο και ο ελάχιστος αριθμός καρτελών. Έγινε, κλείστε το παράθυρο.

2. Επιτραπέζιος υπολογιστής όπως έπρεπε να είναι

Η επιφάνεια εργασίας δεν είναι χώρος για συντομεύσεις. Ναι ναι!

Τα Windows έχουν μενού Έναρξη, το OSX έχει Spotlight Search. Είναι καλύτερο να ανακατευθύνετε τον φάκελο με τις λήψεις στην επιφάνεια εργασίας. Εργαστείτε μόνο με εκείνα τα αρχεία που χρειάζονται αυτήν τη στιγμή. Τα υπόλοιπα είναι στα σκουπίδια.

3. Μηδενικά Εισερχόμενα

Στα "εισερχόμενα" γράμματα δεν πρέπει να ψεύδονται. Μόνο αυτά που εμφανίστηκαν εκεί από τον τελευταίο έλεγχο αλληλογραφίας. Μικρά πράγματα - αμέσως στη δουλειά. Μεγάλα - στο αρχείο και κάτω από την ετικέτα "Πρέπει να γίνει". Όπως λέει και η παροιμία, κρατήστε τα εισερχόμενά σας καθαρά. Μπορείτε επίσης να ελέγχετε το email σας κάθε λίγες ώρες. Κανείς δεν πεθαίνει από αυτό.

6. Π.Σ.

Για περαιτέρω διαφώτιση:

• Το ίδιο άρθρο σε βίντεο που επαναλαμβάνει σε φοιτητικό συνέδριο:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH κανάλι "Tales from the project office"

"Καθάρισε το μυαλό σου. Είναι πιο υγιεινό από το να αδειάζεις το στομάχι σου».
~Μισέλ ντε Μοντέλ

Σήμερα θα μιλήσω για μάρκες Τεχνολογία GTDπου θα επιτρέψει μπορείτε να κάνετε περισσότερα, να κουράζεστε λιγότερο, να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα της δουλειάς σαςμείωση του άγχους και αύξηση της ικανοποίησης από τη ζωή.

Γνωρίζετε ότι η συνείδησή σας θα σας υπενθυμίζει συνεχώς εκείνες τις πράξεις και τα καθήκοντα που σκεφτήκατε να κάνετε, αλλά αφήσατε χωρίς επίβλεψη;

Σίγουρα χιλιάδες ημιτελείς εργασίες, μη επεξεργασμένες διαδικασίες που καταναλώνουν τους εσωτερικούς σας πόρους, τη δύναμη, την ενέργεια κρέμονται ήδη στον εγκέφαλό σας και δεν το γνωρίζετε καν. Όλα αυτά δημιουργούν άγχος και σου στερεί δυνάμεις. Αποδίδετε χειρότερα σε νέες εργασίες επειδή το κεφάλι σας είναι γεμάτο παλιές.

Σχετικά με το πώς να καθαρίσετε επιτέλους το κεφάλι σας από όλες αυτές τις πληροφορίες, να βελτιώσετε τη δουλειά και τη ζωή σας, μιλάω σε αυτό το άρθρο.

Πιθανότατα έχετε ακούσει τη συντομογραφία "GTD", που σημαίνει Getting-Things-Done ("Bringing things to completion", "How to put things in order"). Αυτή η φιλοσοφία ή τεχνολογία έχει γίνει πολύ δημοφιλής και λόγω της κάλυψης των μέσων ενημέρωσης. Ένας δημοσιογράφος από την εφημερίδα Guardian αποκαλούσε τον David Allen, τον συγγραφέα της φιλοσοφίας του GTD, έναν άνθρωπο που καλείται να βάλει τάξη στο σύμπαν.

Το GTD είναι κάτι περισσότερο από ένα απλό σύστημα διαχείρισης χρόνου για πολυάσχολα κορυφαία στελέχη χωρίς απόρρητο. Αυτό είναι ένα σύστημα βελτιστοποίησης και οργάνωσης όχι μόνο της εργασίας, αλλά και της σκέψης, της συνείδησης, δίνοντας οδηγίες για το πώς να "καθαρίσετε" το μυαλό από περιττό ψυχικό φορτίο, να ανοίξετε χώρο για δημιουργικότητα, νέες ιδέες και να δημιουργήσετε ψυχολογικές προϋποθέσεις για άνετη και οργανωμένη εργασία. . Αυτό το σύστημα έχει σχεδιαστεί για έναν επιχειρηματία με ένα εκατομμύριο έργα και για μια νοικοκυρά που χρειάζεται να φροντίζει τα παιδιά, αφήνοντας χρόνο για να διαβάσει μυθιστορήματα και για έναν μαθητή που ετοιμάζεται να πάει στο κολέγιο.

Παρά το γεγονός ότι αυτό το φαινόμενο είναι γνωστό, δεν γνωρίζουν όλοι τι είναι και πώς μπορεί να σας βοηθήσει προσωπικά. Ως εκ τούτου, σήμερα θα σας πω κυριολεκτικά στα δάχτυλα για το τι είναι. Αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, θα είστε σε θέση να βάλετε τάξη στη ζωή και τη σκέψη σας σήμερα και σχεδόν αμέσως να δείτε ένα θετικό αποτέλεσμα από αυτές τις καινοτομίες ζωής.

Τι με ώθησε να αρχίσω να οργανώνω τις υποθέσεις μου;

Τα συναισθήματα άγχους και ενοχής δεν προέρχονται από την πολλή δουλειά. Εμφανίζεται αυτόματα όταν παραβιάζετε συμφωνίες με τον εαυτό σας.
~ Ντέιβιντ Άλεν

Πριν από λίγο καιρό, ήρθα αντιμέτωπος με την ανάγκη να οργανώσω το δικό μου πρόγραμμα εργασίας, στο οποίο βρήκα πολλά σημεία συμφόρησης. Πριν από περίπου 10 χρόνια, λόγω των προβλημάτων μου με τη συγκέντρωση, ήταν γενικά εξαιρετικά δύσκολο για μένα να κάνω οποιαδήποτε δουλειά για μεγάλο χρονικό διάστημα. Με τον καιρό, άρχισα να εργάζομαι για τη βελτίωση της εστίασης και της πειθαρχίας μου. Άρχισα να μαθαίνω να χαλαρώνω και. Αυτό απέδωσε καρπούς.

Μπόρεσα να δημιουργήσω το δικό μου έργο, να το προωθήσω, να παράτησα τη δουλειά μου και να αρχίσω να δουλεύω για τον εαυτό μου, όπως ονειρευόμουν. Είχα μια αίσθηση προόδου όσον αφορά την εργασία με τον εαυτό μου, η οποία ενισχύθηκε από την εντυπωσιακή αντίθεση μεταξύ του παρόντος και του παρελθόντος μου. Πριν από λίγο καιρό, δεν μπορούσα να αντεπεξέλθω στις σπουδές μου στο ινστιτούτο και στην απλή μισθωτή εργασία, και τώρα εργάστηκα με πειθαρχία προς όφελος του δικού μου έργου και των ανθρώπων που ωφελούνται από αυτό, δουλεύοντας μέρα με τη μέρα, μόνος μου και όχι «υπό πίεση».

Μόνο αργότερα παρατήρησα ότι δεν ήταν αυτό το όριο. Το αίσθημα της επιτυχίας μου έκρυβε προσωρινά τα προβλήματα που είχαν προκύψει στην οργάνωση της δουλειάς μου.

Έχω μια μεγάλη ποικιλία εργασιών: επιστολές στο ταχυδρομείο, άρθρα στον ιστότοπο, σχόλια, εργασία με φοιτητές του μαθήματος "ΧΩΡΙΣ ΠΑΝΙΚΟΣ" κ.λπ. και ούτω καθεξής. Όλα αυτά απαιτούν καλή οργάνωση. Συνειδητοποίησα την απουσία της από το γεγονός ότι το ταχυδρομείο είχε συγκεντρώσει πολλά αδιάβαστα γράμματα, αλλά επισημάνθηκαν ως "σημαντικά". Αρχεία Word με "plans for 2015", "tasks for February 2016" ήταν διάσπαρτα σε όλο τον σκληρό δίσκο. Τα συρτάρια περιείχαν σημειωματάρια γεμάτα με σημειώσεις, ιδέες και, πάλι, εργασίες που έπρεπε να ολοκληρώσω. Περιττό να πω ότι πολύ σπάνια άνοιγα αυτά τα αρχεία και συμβουλεύτηκα αυτές τις λίστες. Και αυτό δεν συνέβη τόσο λόγω της απειθαρχίας μου, αλλά επειδή όλα είχαν κάποιο είδος άβολης εμφάνισης, προκαλώντας μια εσωτερική αίσθηση της ματαιότητας όλων αυτών των ασκήσεων προγραμματισμού.

Συνειδητοποίησα ότι δεν έχω ακόμα πολύ χρόνο, αν και μπορούσα να κάνω περισσότερα.

Γενικά, οι προσπάθειες να φτιάξεις μια οργανωμένη λίστα εργασιών και, κυρίως, να την ακολουθήσεις, απέτυχαν κάθε φορά.

Φυσικά, έκανα επείγουσες καθημερινές εργασίες, αλλά ταυτόχρονα ένιωθα πόσα «καθήκοντα» και «ιδέες» βρίσκονταν σε κενό. Όλα αυτά είχαν ως αποτέλεσμα το γεγονός ότι άρχισα να νιώθω λιγότερη εργασιακή ικανοποίηση. Υπήρχαν μέρες που επέτρεψα στον εαυτό μου να τελειώσει νωρίς. Βγήκα έξω, ανέβηκα στο ποδήλατό μου, αλλά αντί να απολαύσω τον ελεύθερο χρόνο που δεν θα είχα αν δούλευα στο γραφείο, με κυνηγούσε η αίσθηση ότι δεν είχα κάνει κάτι, κάτι δεν καταφέρθηκε. Οι τελειομανείς άρχισαν να γεννιούνται στις σκέψεις μου: "Θα έπρεπε να κάνω περισσότερα", "Δεν δουλεύω αρκετά σκληρά". Όμως κατάλαβα ότι το πρόβλημα δεν ήταν στον όγκο της δουλειάς, αλλά στην οργάνωσή της.

Έτσι αποφάσισα να ξεκινήσω να οργανώνω ολόκληρο τον χώρο εργασίας μου. Πήρα το εξαιρετικό βιβλίο του David Allen, How to Get Things In Order. Έχω ακούσει για το σύστημα GTD εδώ και πολύ καιρό, αλλά μόλις τώρα αποφάσισα να το γνωρίσω καλύτερα.

Τι είναι το GTD;

«Η ημιτελής δουλειά στην πραγματικότητα παραμένει ημιτελής σε δύο σημεία: στην πραγματικότητα και στο κεφάλι σου. Η ημιτελής δουλειά στο κεφάλι σας καταναλώνει την ενέργεια της προσοχής σας, γιατί στοιχειώνει τη συνείδησή σας.
~Μπράχμα Κουμάρις

Όταν πήρα για πρώτη φορά αυτό το βιβλίο, περίμενα να διαβάσω σε αυτό μερικές από τις συνηθισμένες συμβουλές διαχείρισης χρόνου που συνάντησα σε άλλες πηγές, όπως «διαιρέστε τα πράγματα σε σημαντικά και ασήμαντα», «αναθέστε ό,τι μπορεί να ανατεθεί».

«Ας πούμε πριν από δέκα χρόνια υποσχεθήκατε στον εαυτό σας να καθαρίσετε τη ντουλάπα, αλλά μέχρι σήμερα δεν το έχετε κάνει… μπορούμε να πούμε ότι σε αυτή την περίπτωση καθαρίζετε τη ντουλάπα 24 ώρες την ημέρα τα τελευταία 10 χρόνια !»

Όμως ο συγγραφέας κάνει λόγο για μια τόσο τυπική προσέγγιση της «Διαχείρισης Χρόνου» ως περιορισμένη και, από πολλές απόψεις, μη αποτελεσματική. Μου άρεσε που ο Ντέιβιντ Άλεν δεν ασχολείται πλέον με σκέψεις "αποτελεσματική εργασία", και στο τις δυνατότητες και τους περιορισμούς της ανθρώπινης συνείδησης. Να οργανώνουμε τις δικές μας υποθέσεις ώστε να μην έρχονται σε σύγκρουση με τις ιδιαιτερότητες της σκέψης μας. Η προσέγγιση GTD βασίζεται εξ ολοκλήρου στα συμπεράσματα σχετικά με το πώς λειτουργεί ο εγκέφαλός μας, πώς συσσωρεύει πληροφορίες, πώς επεξεργάζεται άλυτα προβλήματα.

Η πιο βασική ψυχολογική υπόθεση αυτής της φιλοσοφίας είναι το γεγονός ότι οποιεσδήποτε εργασίες ζωής, είτε πρόκειται για την ολοκλήρωση ενός σημαντικού έργου είτε για ένα ταξίδι σε ένα μοναστήρι για ένα μάθημα διαλογισμού, ο εγκέφαλός μας αντιλαμβάνεται ως άλυτο, διατηρεί στη μνήμη, προκαλώντας ψυχικό στρες, εάν δεν επισημοποιήσουμε αυτές τις εργασίες με τη μορφή συγκεκριμένων επόμενων ενεργειών στο πλαίσιο ενός εξωτερικού συστήματος αποθήκευσης πληροφοριών.

Μην φοβάστε και μην ξαναδιαβάσετε αυτήν την παράγραφο! Τώρα θα εξηγήσω τι σημαίνουν όλα αυτά. Ένα καλό παράδειγμα δίνεται στο ίδιο το βιβλίο Getting Things in Order. Ας πούμε πριν από δέκα χρόνια υποσχεθήκατε στον εαυτό σας να καθαρίσετε την ντουλάπα, αλλά μέχρι σήμερα δεν το έχετε κάνει. Πώς ο εγκέφαλός σας αποθηκεύει και επεξεργάζεται πληροφορίες σχετικά με αυτήν την εργασία για όλα αυτά τα δέκα χρόνια;

Γεγονός είναι ότι οι ψυχολόγοι είναι σίγουροι ότι η συνείδησή μας στο πλαίσιο του καθορισμού στόχων δεν έχει ιδέες για το παρελθόν και το μέλλον. Αυτές οι αναπαραστάσεις υπάρχουν μόνο εννοιολογικά, αλλά δεν βρίσκονται στους ίδιους τους αλγόριθμους επεξεργασίας πληροφοριών μέσα στη συνείδηση.

Εάν υποσχεθείτε στον εαυτό σας να πάρετε το αυτοκίνητο στο σέρβις την επόμενη εβδομάδα και ταυτόχρονα προσπαθήσετε να κρατήσετε αυτή τη δέσμευση στη μνήμη, τότε η συνείδησή σας θα υποθέσει ότι πρέπει να το κάνει τώρα, σήμερα, σας το υπενθυμίζει συνεχώς αυτό. Και αύριο θα μετρήσει με τον ίδιο τρόπο.

Η εργασία θα βρίσκεται στην κατάσταση "απαιτείται άμεση λύση" καθημερινά, μέχρι να πάτε στο σέρβις.

Επιστρέφοντας στο παράδειγμα του χάους της ντουλάπας, σε αυτήν την περίπτωση, καθαρίζετε τη ντουλάπα 24 ώρες την ημέρα τα τελευταία 10 χρόνια! Το μυαλό σας θεώρησε αυτό το έργο ως ημιτελές, αφήνοντας μια θέση για αυτό στο χώρο της μνήμης σας, δημιουργώντας ένταση και δυσαρέσκεια λόγω της ημιτελούς δουλειάς.

Και για να ελευθερώσετε τη μνήμη σας και να απελευθερώσετε το μυαλό σας από ημιτελείς διαδικασίες, οι υπενθυμίσεις των οποίων καταβροχθίζουν τους νοητικούς πόρους σας (όπως ακριβώς οι διαδικασίες παρασκηνίου σε έναν υπολογιστή καταναλώνουν πόρους επεξεργαστή και μνήμης, κάνοντας το μηχάνημα πιο αργό), πρέπει να εκτελέσετε δύο βασικές ενέργειες.

1. Μεταφέρετε μια εργασία από την εσωτερική μνήμη (τον εγκέφαλό σας) στην εξωτερική μνήμη (τον υπολογιστή, το notebook, το tablet, το τηλέφωνο)
2. Αποφασίστε ποια θα είναι η επόμενη συγκεκριμένη ενέργεια σε σχέση με την εκάστοτε εργασία. Για παράδειγμα, η συνολική εργασία "διορθώστε το αυτοκίνητο" μπορεί να αποτελείται από πολλές απλές ενέργειες. Η πρώτη ενέργεια μπορεί να είναι: "βρες κατάλληλα ανταλλακτικά στο Διαδίκτυο".

Σε αυτή την περίπτωση, η συνείδησή σας θα απελευθερώσει την εσωτερική μνήμη και θα σταματήσει να σας υπενθυμίζει συνεχώς όσα δεν έχετε κάνει ακόμα. Μετά από όλα, έχετε μετατοπίσει όλες αυτές τις εργασίες σε ένα εξωτερικό σύστημα.

Αυτά είναι, καταρχήν, τα βασικά σημεία της τεχνολογίας GTD, στα οποία στηρίζονται τα πάντα. Εάν κατανοείτε αυτήν την αρχή, τότε έχετε ήδη μια γενική κατανόηση του τι είναι το GTD. Πρόκειται για ένα σύστημα αποτελεσματικής διαχείρισης υποθέσεων, δημιουργίας ιδεών, το οποίο βασίζεται τόσο στην εξωτερική οργάνωση εργασιών στο πλαίσιο σημειώσεων, ημερολογίων, ενός συστήματος υπενθύμισης όσο και στην εσωτερική βελτιστοποίηση του έργου της συνείδησης.

Επιπλέον, αυτά τα δύο επίπεδα είναι αλληλένδετα. Η εξωτερική τάξη χρησιμεύει ως προϋπόθεση και εργαλείο για μια οργανωμένη και «καθαρή» συνείδηση. Και το καθαρό μυαλό σάς επιτρέπει να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά* και να κουράζεστε λιγότερο.

(*Αν και χρησιμοποιώ τη λέξη «εργασία», δεν αναφέρεται αποκλειστικά σε επαγγελματικές δραστηριότητες. Σε αυτό το πλαίσιο, η εργασία αφορά οτιδήποτε. Ο προγραμματισμός διακοπών είναι επίσης δουλειά. Ακριβώς όπως το πρόβλημα των σχέσεων με το σημαντικό σας ).

Χαρακτηριστικό 1 - Αποφασίστε ποια θα είναι η επόμενη ενέργεια

«Όταν σχεδιάζετε τη δραστηριότητά σας (πρόθεση εκτέλεσης) και αποφασίζετε ποιες ενέργειες θα εκτελέσετε σε ποιο πλαίσιο, σχεδόν αυτόματα ρυθμίζετε τον εαυτό σας για την επιθυμητή συμπεριφορά αντί να συγκεντρώνετε όλη τη θέλησή σας σε μια γροθιά και να αναγκάζεστε να κάνετε κάτι».
~Δ. Άλεν

Αν διαβάσετε ένα βιβλίο "Πώς να κάνετε τα πράγματα", τότε θα καταλάβετε ότι αυτός είναι απλώς ο πιο χρυσός κανόνας. Ο συγγραφέας επανέρχεται συνεχώς σε αυτό. Επιπλέον, έχει εμμονή με την ιδέα να μάθει σε όλο τον κόσμο να σκέφτεται την επόμενη δράση!

Ναι, ο κανόνας είναι σημαντικός, αλλά χρειάζεται χρόνος και πειθαρχία για να γίνει συνήθεια.

Το γεγονός είναι ότι, κατά κανόνα, μιλάμε για τα καθήκοντα με γενικό και αφηρημένο τρόπο. «Πρέπει να βεβαιωθούμε ότι το παιδί μαθαίνει καλύτερα», «Πρέπει να γίνω πιο ήρεμος για να συμμετέχω λιγότερο σε συγκρούσεις». Φυσικά, πρέπει να έχετε κατά νου τη μεγάλη εικόνα, αλλά για να ολοκληρώσετε τα πράγματα, πρέπει να περάσετε στο επόμενο επίπεδο προγραμματισμού, δηλαδή να σκεφτείτε την επόμενη ενέργεια.

Στα παραδείγματά μας, αυτό θα μπορούσε να είναι:

• «Βρείτε άρθρα στο Διαδίκτυο σχετικά με την ανάπτυξη της θέλησης, την πειθαρχία και την καταπολέμηση της τεμπελιάς. Ή βρείτε ένα βιβλίο για το θέμα σε ένα βιβλιοπωλείο.
• «Διαβάστε τι είναι οι τεχνικές χαλάρωσης».
• «Προγραμματίστε χρόνο για να μιλήσετε με τον γιο σας για τα μαθησιακά του προβλήματα».

Η επόμενη ενέργεια δεν χρειάζεται να είναι φυσική ενέργεια. «Σκέψου αν χρειάζεται να πάω καθόλου στο κολέγιο» είναι επίσης μια ενέργεια. Μπορείτε απλώς να σκεφτείτε την εργασία, δεν είναι απαραίτητο να ξεκινήσετε. Αλλά ορίζοντας μόνο αυτό το βήμα, θα ελευθερώσετε ήδη μέρος του εγκεφάλου σας.

Δεν μπορούμε να λύσουμε κάθε πρόβλημα στη ζωή μας. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι η απόφαση να «κάνουμε τίποτα» είναι επίσης μια απόφαση.

Αυτό το γεγονός επιτρέπει όχι μόνο την αποφόρτιση της συνείδησης, αλλά και την επαναφόρτιση των κινήτρων. Πολλές εργασίες, όταν τις φανταζόμαστε στο μυαλό μας, φαίνονται ακατόρθωτες ή πολύ δύσκολες. «Θεέ μου, θα πρέπει να διαλύσω ολόκληρο το εξοχικό μου, αυτό είναι δουλειά χωρίς τέλος!»Αλλά θα είναι πολύ πιο εύκολο για εμάς να το ξεκινήσουμε εάν περιγράψουμε ένα σχέδιο με τη μορφή των παρακάτω ενεργειών: "Βρείτε τα σωστά εργαλεία στο Διαδίκτυο". Είναι ήδη πιο εύκολο, έτσι δεν είναι; Και όταν το κάνουμε αυτό, θα νιώθουμε ικανοποιημένοι που είμαστε ένα βήμα πιο κοντά στον τελικό στόχο.

Χαρακτηριστικό 2- Μεταφορά σε εξωτερικό σύστημα

Όπως ίσως θυμάστε από αυτό το άρθρο, το να βασίζεστε στη μνήμη δεν είναι μόνο αναξιόπιστο, αλλά και αναποτελεσματικό όσον αφορά τη χρήση των πόρων του εγκεφάλου σας. Ως εκ τούτου, ο David Allen συνιστά ανεπιφύλακτα τη μεταφορά όλων των εργασιών σε ένα εξωτερικό σύστημα προκειμένου να ελευθερωθεί η μνήμη.

Ένα εξωτερικό σύστημα μπορεί να είναι tablet, τηλέφωνο, σημειωματάριο, υπολογιστής, φορητός υπολογιστής. Οποιοδήποτε βολικό μέσο με το οποίο μπορείτε να εργαστείτε.

Παρεμπιπτόντως, αυτή είναι η λίστα με τις υποχρεώσεις μου μετά την προεπεξεργασία. Αφαίρεσα πολλά περιττά πράγματα από εκεί, πράγματα που είχα ήδη κάνει ή είχα αποφασίσει να μην κάνω καθόλου. Δηλαδή, στο πρώτο στάδιο και πριν από την εφαρμογή του «κανόνα των δύο λεπτών» (για αυτόν παρακάτω), ήταν πολύ μεγαλύτερο.

Δεν θα ήταν περιττό να πούμε ότι ο κατάλογος των εργασιών πρέπει να είναι οργανωμένος, βολικός, προσβάσιμος από οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή. Χρειάζομαι να ενημερώνεστε συνεχώςκαι βελτιστοποιήστε όσο χρειάζεται. Πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί τουγια να ελέγξετε μαζί του για την πρόοδο των έργων σας.

(Δηλαδή, όχι με τον τρόπο που έκανα εγώ (ή ίσως εσείς): σωροί από φύλλα και σημειωματάρια σε διαφορετικά σημεία του χώρου εργασίας μου που δεν είχα ποτέ πρόσβαση.)

Και φυσικά!!! Κάθε εργασία πρέπει να γραφτεί ως η ακόλουθη ενέργεια!

Δυνατότητα 3 - Οργάνωση εργασιών ανά πλαίσιο

«Δεν χρειάζεται πολλή προσπάθεια για να κάνεις κάτι. Απαιτείται πολύ περισσότερη προσπάθεια για να αποφασίσουμε τι θα κάνουμε».
~ Ντέιβιντ Άλεν

Δεν πρόσεξα το βιβλίο να δίνει άμεσες συμβουλές για το πώς να ιεραρχήσεις τις εργασίες. Ο David Allen είναι σίγουρος ότι η σημασία των διαφόρων εργασιών για τη συνείδησή μας δεν είναι τόσο κρίσιμη, αφού τόσο μεγάλες όσο και μικρές ανησυχίες καταλαμβάνουν μια θέση στη συνείδησή μας και πρέπει να τις κάνουμε όλες (ή να αποφασίσουμε να μην το κάνουμε). Ένα ασήμαντο θέμα που δεν έχει γίνει, πληροφορίες για το οποίο αποθηκεύονται στο μυαλό, μπορεί να σας αποσπάσει από πιο «σημαντικά» θέματα. Ωστόσο, παρέχει μια εξαιρετική μέθοδο οργάνωσης εργασιών ανά πλαίσιο ή ενεργειακό επίπεδο.

Κάποτε ερχόμουν σε αυτήν τη μέθοδο κάπως διαισθητικά ο ίδιος, αλλά μετά την ξέχασα γιατί δεν την επισημοποίησα και δεν την έκανα συνήθεια. Για παράδειγμα, υπάρχει μια μεγάλη λίστα εργασιών. Ορισμένες εργασίες απαιτούν πολλή ενέργεια.

Για μένα, αυτά είναι «Απαντήσεις σε σχόλια και υποστήριξη για μαθητές», «Άρθρα».

Για κάποιους, δεν αρκεί, για παράδειγμα, «πληρωμή για φιλοξενία», «εργασία με ηλεκτρονικούς λογαριασμούς». Μπορώ να το κάνω εύκολα όταν δεν έχω χρόνο για άρθρα.

Οι αποφάσεις για "Τι να κάνω τώρα"αφαίρεσε από μένα, πρώτον, πολλή ενέργεια και, δεύτερον, είχε αρνητικό αντίκτυπο στα κίνητρα. Δεν μπορούσα να επιλέξω μια δραστηριότητα που ήταν η βέλτιστη για το ενεργειακό μου επίπεδο και εξαιτίας αυτού σταμάτησα τη δουλειά, τελειώνοντας τη μέρα εργασίας με την παροιμιώδη αίσθηση ότι δεν έκανα κάτι. Τώρα, αν έχω λίγη δύναμη και πολύ χρόνο, μπορώ απλώς να κάνω τη δουλειά που δεν απαιτεί πολλή ενέργεια. Μπορώ απλώς να κοιτάξω τη λίστα με τον τίτλο "χαμηλή ενέργεια"και φτιάξε κάτι από αυτό. Κάθε έξυπνο είναι απλό!

Μπορείτε επίσης να οργανώσετε τη λίστα εργασιών ανά περιβάλλον, για παράδειγμα, "στον υπολογιστή", "στο κατάστημα"και τα λοιπά. Στο βιβλίο παρουσιάζονται πολλοί άλλοι τρόποι οργάνωσης.

Χαρακτηριστικό 4 - "Κανόνας δύο λεπτών"

Αρκετά απλός, αλλά εξαιρετικά αποτελεσματικός κανόνας. Εάν οργανώσουμε τις πληροφορίες των υποχρεώσεών μας σε μια λίστα υπενθυμίσεων, μπορεί να τρομοκρατηθούμε από το μέγεθος της λίστας. Ευτυχώς, υπάρχει ένας καλός και εύκολος τρόπος για να το καθαρίσετε καλά.

Δεν χρειάζεται να γράψετε: "απαντήστε στο γράμμα ενός φίλου όταν έχετε ελεύθερο χρόνο"αν αυτή η απάντηση σας παίρνει λιγότερο από 2 λεπτά!

Απλώς απαντήστε τώρα και απελευθερώστε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας από αυτήν την περίπτωση. Όταν, αφού διάβασα το βιβλίο του Ντ. Άλεν, άρχισα να τακτοποιώ το γραμματοκιβώτιό μου, βρήκα πολλά αναπάντητα γράμματα εκεί. Βέβαια, μια φορά κι έναν καιρό, τα σημείωνα με τσιμπούρια ως σημαντικές εργασίες, αλλά μετά τα ξέχασα.

Στο τέλος, αφού έκανα την κριτική, απάντησα σε πολλά παλιά γράμματα και δεν μου πήρε πολύ χρόνο. Κάποιοι από τους αναγνώστες μου έλαβαν απάντηση από εμένα ένα χρόνο αργότερα! Μην προσβάλλεστε, παρακαλώ, μαζί μου, αυτό είναι το αποτέλεσμα ενός υπερπληθυσμένου γραμματοκιβωτίου και της κακής οργάνωσης των υποθέσεων. Τώρα προσπαθώ να απαντήσω αμέσως αν καταλαβαίνω ότι η διαδικασία ανάγνωσης και επεξεργασίας μιας επιστολής θα διαρκέσει τουλάχιστον 5 λεπτά. Τα 2 λεπτά δεν είναι αυστηρά, αφήστε τον καθένα να καθορίσει το μέγιστο χρονικό διάστημα για τον εαυτό του.

Γενικά, ο «κανόνας των δύο λεπτών» διατυπώνεται ως εξής. Αν, κατά την επεξεργασία της λίστας υποχρεώσεών σας, βρείτε μια εργασία που θα διαρκέσει λιγότερο από 2 λεπτά για να ολοκληρωθεί, απλώς κάντε την.

Χαρακτηριστικό 5 - Καταγράψτε ιδέες

Σίγουρα θα έχετε παρατηρήσει ότι οι καλύτερες ιδέες για τη δουλειά σας έρχονται όταν δεν εργάζεστε! Ως εκ τούτου, ο D. Allen συμβουλεύει να έχετε πάντα κάτι στη διάθεσή σας που θα σας βοηθήσει να αποθηκεύσετε ιδέες: ένα σημειωματάριο, ένα ηλεκτρονικό tablet κ.λπ. Το θέμα εδώ δεν είναι μόνο ότι θα σας βοηθήσει να μην ξεχάσετε πολύτιμες ιδέες και να ελευθερώσετε τη μνήμη σας από πληροφορίες. Ναι, είναι και αυτό σημαντικό.

Ο Άλεν είναι σίγουρος ότι «η μορφή καθορίζει τις αρχές». Σύμφωνα με τον ίδιο, ένα άτομο «Μπορεί να υπάρχει μια υποσυνείδητη απροθυμία να σκεφτείς οτιδήποτε, επειδή δεν έχεις πού να γράψεις τις ιδέες που προκύπτουν».

Το δοκίμασα μόνος μου. Όταν ταξίδευα στην Ινδία, είχα πάντα μαζί μου είτε ένα σημειωματάριο είτε ένα τηλέφωνο όπου μπορούσα να καταγράψω τις σκέψεις και τις ιδέες μου. Και το μυαλό μου μόλις ανάβλυσε μαζί τους. Έγραψα τις σκέψεις μου ενώ έτρεμα στα καθίσματα των ινδικών τρένων, στις κορυφές γραφικών λόφων, στα ερείπια αρχαίων ναών, ξαπλωμένος κάτω από τον Ήλιο ή κάτω από έναν ανεμιστήρα σε ένα δωμάτιο ξενοδοχείου.

Ήμουν ήρεμος, πρώτον, γιατί είχα κάπου να διορθώσω τις ιδέες που προέκυψαν και, δεύτερον, επειδή δεν έπρεπε να κρατήσω τις ιδέες στη μνήμη μου με όλη μου τη δύναμη, ήξερα ότι μπορούσα πάντα να επιστρέψω σε αυτούς.

Φυσικά, είναι σημαντικό όχι μόνο να δημιουργήσετε τη συνήθεια να γράφετε τις ιδέες σας, αλλά να αναθεωρείτε αυτή τη λίστα τακτικά.

Αποσπάσματα, πολύτιμους κανόνες από άλλους ανθρώπους, παρεμπιπτόντως, τώρα γράφω επίσης και δεν προσπαθώ να κρατήσω στη μνήμη.

Τσιπ 6 - Μην διαχωρίζετε τη ζωή και τη δουλειά

«Οι ασύλληπτες ερωτήσεις ανοιχτού τύπου εξισώνονται ως προς την ένταση που προκαλούν και την προσοχή που απαιτούν».
~ Ντέιβιντ Άλεν

Όπως έγραψα ήδη, για τον εγκέφαλό μας δεν υπάρχει μεγάλη διαφορά μεταξύ των εργασιών: "τελειώστε ένα έργο στη δουλειά", "συζητήστε το πρόβλημα με τη γυναίκα σας". Και οι δύο εργασίες απασχολούν τη μνήμη μας και καταναλώνουν ψυχικούς πόρους, ανεξάρτητα από το πού βρισκόμαστε, στο γραφείο, στο σπίτι ή στις διακοπές.

Και το πρακτικό συμπέρασμα από αυτή την αρχή ήταν μια μεγάλη ανακάλυψη για μένα. Συνήθιζα να αναβάλλω τη σκέψη για προσωπικά και προβλήματα ζωής για αργότερα όταν έφτασα στη δουλειά. «Τελικά τώρα δουλεύω! Είμαι απασχολημένος!"Σκέφτηκα.

Αλλά στην πραγματικότητα, το γεγονός ότι αυτές οι εργασίες «κολλάνε» στο μυαλό μου μπορεί να επηρεάσει τη συγκέντρωση και την αποτελεσματική μου εργασία (εδώ εννοώ τη δουλειά με τη συνήθη έννοια, ως επαγγελματική δραστηριότητα). Και το χειρότερο που μπορούμε να κάνουμε είναι να τα αφήσουμε ξεκρέμαστα. Ως εκ τούτου, μερικές φορές έχει νόημα να λύσετε κάποια επείγοντα οικογενειακά ζητήματα, εργασίες ρουτίνας, ακόμη και να σκεφτείτε «φιλοσοφικά ερωτήματα» που σας ενοχλούν πολύ πριν καθίσετε στη δουλειά.

Είναι σαφές ότι υπάρχουν προβλήματα εδώ. Μπορείς να βυθιστείς σε αυτή τη σκέψη για τόσο καιρό που να μην φτάσεις ποτέ στη δουλειά. Επομένως, είναι απαραίτητο να προσεγγίσουμε αυτή την αρχή προσεκτικά και συνειδητά. Μια άλλη καλή λύση θα ήταν να προσθέσετε στη λίστα υποχρεώσεων: "σκέψου το νόημα της ζωής"και ελευθερώστε το κεφάλι σας από τις υπενθυμίσεις του.

Τσιπ 7 - Οφέλη για ψυχοθεραπεία

«Η άκαρπη και ατελείωτη κύλιση μιας σκέψης στο κεφάλι μειώνει την ικανότητα ανάλυσης και δράσης».
~ Ντέιβιντ Άλεν

Δεν μπορούσα να μην σκεφτώ την εφαρμογή αυτής της τεχνολογίας στον τομέα της ψυχολογίας και της ψυχοθεραπείας, την πρόληψη νευρώσεων, ιδεοψυχαναγκαστικών καταστάσεων, καταστροφικών στάσεων.

Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι για να απαλλαγείτε από τις εμμονικές, αρνητικές σκέψεις. Μερικοί ψυχολόγοι συνιστούν να υποβάλλονται τέτοιες σκέψεις σε προσεκτική λογική ανάλυση. Άλλοι χρησιμοποιούν ηρεμιστικές και ρεαλιστικές επιβεβαιώσεις.

Ωστόσο, παρόλο που χρησιμοποιώ αυτές τις προσεγγίσεις στην πρακτική μου να βοηθάω άτομα με κρίσεις πανικού, καταλαβαίνω ότι οι δυνατότητες της λογικής μας σε κατάσταση άγχους και πανικού είναι πολύ περιορισμένες και υπάρχει πάντα η πιθανότητα μια τέτοια ανάλυση να αντιστραφεί. αυτός που το χρησιμοποιεί. Επομένως, βασικά συνιστώ να μην αντιδράτε με υπομονή σε ενοχλητικές σκέψεις.

Αλλά επίσης πιστεύω ότι οι αρχές του «σημαδέψτε την επόμενη δράση» και «συγκεντρωθείτε στον στόχο» μπορούν να χρησιμοποιηθούν πολύ καλά με εμμονικές σκέψεις και αρνητικές συμπεριφορές.

Ας πούμε ότι πάσχετε από υποχονδρία.

Νομίζεις: «Έχω μια φοβερή και θανατηφόρα ασθένεια».
Εντάξει, τώρα σκέψου: «Ποια είναι η επόμενη ενέργεια;»
«Ίσως πρέπει να πάω να το ελέγξω. Αλλά έχω πάει ήδη στους γιατρούς αυτή την εβδομάδα, οι εξετάσεις δεν έδειξαν κάτι τρομερό!
Όλα μπήκαν στη θέση τους, σωστά;

Ή έχετε κοινωνικό άγχος;

«Ο κόσμος δεν με δέχεται, είμαι άχρηστος άνθρωπος»

Ποια είναι η επόμενη ενέργεια;

«Θα εργαστώ για να βελτιώσω τις κοινωνικές μου ιδιότητες και θα ξεκινήσω με…». ή/και «Θα μάθω να αποδέχομαι τον εαυτό μου όπως είμαι και θα ξεκινήσω με…». Τις περισσότερες φορές, τόσο η πρώτη όσο και η δεύτερη δεξιότητα απαιτούνται συνδυαστικά για την επίλυση προβλημάτων αυτο-αμφιβολίας, κοινωνικής φοβίας κ.λπ. Η διατύπωση της επόμενης ενέργειας όχι μόνο θα σας προετοιμάσει για τον στόχο, αλλά θα δείξει επίσης ότι η επίτευξη του στόχου είναι δυνατή!

Και ακόμα κι αν δεν είναι δυνατό, τότε η επόμενη ενέργεια θα είναι: «Δεν θα κάνω τίποτα για αυτό το πρόβλημα. Γιατί δεν μπορεί να διορθωθεί. Αν ναι, γιατί να το σκεφτείς;

Αυτή η προσέγγιση θα σας βοηθήσει να σκεφτείτε όχι το πρόβλημα, αλλά τη λύση του! Οι ανήσυχοι, καχύποπτοι, ανήσυχοι άνθρωποι είναι συχνά πολύ προσηλωμένοι στα προβλήματα. «Έχω λίγους φίλους», «ο φόβος δεν με αφήνει», «όλοι με σκέφτονται άσχημα» κ.λπ. Θέτουν περισσότερες ερωτήσεις «γιατί» παρά «τι να κάνουν γι' αυτό», το οποίο δημιουργεί μόνο νέο άγχος και μια αίσθηση ανικανότητας.

Το ερώτημα όμως είναι: «Ποια είναι η επόμενη ενέργεια;»σας βάζει αμέσως στον δρόμο για να λύσετε το πρόβλημα (ή να αποφασίσετε να μην κάνετε τίποτα), κάτι που μπορεί να απελευθερώσει το κεφάλι σας από ένα σωρό αρνητικές, ανούσιες σκέψεις για το πρόβλημα. Γενικά, δοκιμάστε το!

Τι μπορεί να επιτευχθεί με το GTD;

«Το πρόβλημα δεν είναι η έλλειψη δημιουργικότητας, αλλά μάλλον η άρση των εμποδίων στη φυσική ροή της δημιουργικής ενέργειας».
~ Ντέιβιντ Άλεν

Η εφαρμογή της μεθοδολογίας GTD υπερβαίνει κατά πολύ τη βελτίωση της αποδοτικότητας της εργασίας. Επομένως, εφαρμόζοντας τουλάχιστον ορισμένες πτυχές αυτής της προσέγγισης στην πράξη, θα νιώσετε όχι μόνο αύξηση της παραγωγικότητας, αλλά και μεγαλύτερη διαύγεια συνείδησης. Ο σκοπός αυτού του συστήματος δεν είναι μόνο να σας κάνει να εργάζεστε καλύτερα, αλλά να ελευθερώσετε το κεφάλι σας από περιττές σκέψεις για δουλειά, ημιτελείς εργασίες. Για να μπορείτε εύκολα να αφήσετε τις σκέψεις σας για αυτά που δεν μπορείτε να αλλάξετε ή να έχετε έτοιμη μια λύση για αυτό που χρειάζεται τη δράση σας.

Σκέφτεστε να διαβάσετε ένα βιβλίο για την παραγωγικότητα εδώ και πολύ καιρό, σχεδιάζοντας σωστά τον χρόνο σας;Το βιβλίο, που θα συζητηθεί σήμερα, θα σας εμπλουτίσει όχι μόνο με νέες πληροφορίες, αλλά και θα δώσει πραγματική ώθηση στη δράση. Συγγραφέας Ντέιβιντ Άλεν. Η παραγωγικότητα χωρίς άγχος είναι δυνατή με το GTD SYSTEM, ισχυρίζεται ο συγγραφέας. Αυτό το βιβλίο είναι ΚΑΛΟ ΓΙΑ ΟΛΟΥΣ που πρέπει να τακτοποιήσουν τις υποθέσεις τους, τόσο στη δουλειά όσο και στην προσωπική τους ζωή.

Ο David Allen, στο βιβλίο του Getting Things In Order: The Art of Stress-Free Productivity, προσφέρει ένα μοναδικό σύστημα για την οργάνωση των πραγμάτων.

Αυτό δεν είναι μια κλασική διαχείριση χρόνου, αλλά ένα σύστημα για την ολοκλήρωση όλων των υποθέσεων - Getting Things Done (GTD).

• Τι να κάνετε αν δεν έχετε χρόνο να κάνετε τίποτα, τα νεύρα σας είναι στο όριο, κολλάτε με το ένα ή το άλλο πράγμα, αλλά πάντα χάνετε κάτι σημαντικό;
• Πώς να είστε πιο αποτελεσματικοί στις επιχειρήσεις, αλλά ταυτόχρονα να μπορείτε να χαλαρώσετε;
• Πώς να «χαλαρώσει» τη ρουτίνα;
• Πώς να μάθετε να διαχωρίζετε μικρά πράγματα από τα σημαντικά και να βάζετε στόχους σωστά, να κατανέμετε προτεραιότητες;
• Πώς να εργαστείτε με εισερχόμενες πληροφορίες και εργασίες;

Βρείτε απαντήσεις σε όλες αυτές τις ερωτήσεις και πολλά άλλα στο βιβλίο του David Allen Getting Things In Order: The Art of Stress-Free Productivity.

Μια νέα έκδοση του βιβλίου (2015), αναθεωρημένη λαμβάνοντας υπόψη τις σημερινές πραγματικότητες του κόσμου της πληροφορικής.

Τα απλά εργαλεία που περιγράφονται σε αυτό το βιβλίο όχι μόνο σας βοηθούν να επιτύχετε αποτελεσματικότητα, αλλά σας διδάσκουν επίσης πώς να μην υπερφορτώνετε τον εγκέφαλό σας με διάφορους περισπασμούς και σκέψεις.

Πολλά έχουν ειπωθεί για τις συνήθειες και εδώ, γιατί για να εφαρμόσετε το σύστημα GTD στην πράξη, πρέπει να

Ντέιβιντ Άλεν. Παραγωγικότητα χωρίς άγχος για όλους

Η βασική ιδέα του βιβλίου:

Ξεφορτώστε τον εγκέφαλό σας. Διαύγεια συνείδησης και τάξη των σκέψεων - αυτό είναι που είναι σημαντικό για την πλήρη συγκέντρωση και παραγωγικότητα.

Σταματήστε να στρώνετε σκέψεις η μία πάνω στην άλλη, να τις μασάτε, να επιστρέφετε συνεχώς σε αυτές και, ως εκ τούτου, να μην παίρνετε καμία απόφαση.

Τι να κάνω?

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να «μεταφέρετε» τις λίστες από το κεφάλι σας σε ένα εξωτερικό μέσο. Όταν ο εγκέφαλος σταματήσει να κρατά αυτά τα δεδομένα, θα σταματήσει να ανησυχεί και θα μπορεί να επικεντρωθεί στην άμεση εκτέλεση των εργασιών.

Οι σκέψεις θα συρρέουν συνεχώς στο κεφάλι σου σαν ανήσυχες μέλισσες μέχρι να βρουν την κυψέλη τους. Όταν το κεφάλι είναι γεμάτο από διαφορετικές σκέψεις, για τι είδους παραγωγικότητα μπορούμε να μιλήσουμε;

Ο κύριος κανόνας από τον Ντέιβιντ Άλεν - οποιαδήποτε σκέψη πρέπει να γραφτεί, να τοποθετηθεί στο ράφι των εισερχομένων.

"Εισερχόμενα" είναι όλες οι εισερχόμενες ιδέες, αποδείξεις, υπενθυμίσεις, σημειώσεις συνάντησης κ.λπ.

Το βιβλίο περιέχει έναν σαφή αλγόριθμο για την εργασία με αυτές τις πληροφορίες.

ΕΠΟΜΕΝΟ.

Αυτό είναι ένα μοντέλο της φυσικής μεθόδου σχεδιασμού.

Λήψη κάποιας απόφασης

Τι να κάνω?

1. Σκεφτείτε μια λύση, ακολουθώντας το διάγραμμα:

• γιατί το χρειάζομαι?
• τι αποτέλεσμα χρειάζομαι (τι πρέπει να συμβεί);
• φανταστείτε την επιτυχία σας.

2. Περαιτέρω καταιγισμός ιδεών, δημιουργία ιδεών εστιασμένων στο επιθυμητό αποτέλεσμα. Οι ιδέες πρέπει να καταγράφονται, όχι να αξιολογούνται αμέσως ως προς την καταλληλότητά τους, δηλαδή, να σημειώνονται όλα όσα σας έρχονται στο μυαλό. Εδώ μετράει η ποσότητα, όχι η ποιότητα.

3. Στη συνέχεια επιλέγουμε τις καλύτερες ιδέες, ομαδοποιήστε τα και οργανώστε τα σε ένα σχήμα. Είναι δυνατό σε χειρόγραφη έκδοση απλά σε χαρτί ή σε υπηρεσία, όπως το Xmind.

4. Προσδιορίστε την επόμενη συγκεκριμένη ενέργεια για κάθε ιδέα.

5. Κάνουμε.

Το μυαλό σας περνά από πέντε βήματα για να ολοκληρώσει σχεδόν κάθε εργασία: ορίζοντας έναν στόχο και πώς να τον πετύχετε, οπτικοποίηση του αποτελέσματος, καταιγισμός ιδεών, οργάνωση των αποφάσεων που λάβατε και καθορισμός των επόμενων ενεργειών. — Ντέιβιντ Άλεν

Μεθοδολογία GTD και David Allen - παραγωγικότητα και νόημα σε όλα!

GTD Methodology - Real InstructionΓια αυτούς, Αυτό δεν είναι απλώς οργάνωση και προγραμματισμός πραγμάτων, αύξηση της παραγωγικότητας και της παραγωγικότητας, αλλά και μια θεμελιώδης απόφαση για το πώς να εκτελούν όλες τις εργασίες με νόημα, διατηρώντας (και αυτό είναι σημαντικό!) την ψυχολογική ευεξία. Επιπλέον, αυτό ισχύει όχι μόνο για την εργασία, αλλά και για την προσωπική ζωή.

Οποιοσδήποτε μπορεί να εφαρμόσει αυτήν την τεχνική.

Το ίδιο το βιβλίο αποτελείται από τρία μέρη.

Πρώτο μέροςείναι μια σύντομη επισκόπηση του συστήματος, καθώς και μια εξήγηση της μοναδικότητας και της συνάφειάς του.

Στο δεύτερο μέρος- οι αρχές του συστήματος, καθώς και η βήμα προς βήμα εφαρμογή τους στην καθημερινή ζωή.

Το τρίτο μέρος- αυτά είναι τα αποτελέσματα που μπορείτε να επιτύχετε εάν εφαρμόσετε αυτό το σύστημα στην προσωπική σας ζωή και εργασία.

Το σύστημα GTD σχετίζεται στενά με το .Και αυτά, όπως έχει ήδη αποδειχθεί από επιστήμονες, μπορούν να εκπαιδευτούν και να βελτιωθούν.

Ένας από τους διαθέσιμους τρόπους για να εκπαιδεύσετε τον εγκέφαλο, να διατηρήσετε την κανονική λειτουργία και ανάπτυξή του είναι οι προσομοιωτές εγκεφάλου. Μπορείτε να μελετήσετε ΔΩΡΕΑΝ >>>υπηρεσία wikium δωρεάν εξοπλισμός γυμναστικής

Οι γνωστικές (γνωστικές) λειτουργίες περιλαμβάνουν: μνήμη, σκέψη, προσοχή, αντίληψη, νόηση, ομιλία.

Όλες οι παραπάνω ικανότητες συνδέονται με τη δραστηριότητα του εγκεφάλου. Επομένως, με ανεπαρκή ανάπτυξη του εγκεφάλου, με δυσλειτουργίες στη δουλειά του ποιότητα των γνωστικών λειτουργιώνμειώνεται. Μια αισθητή μείωση της ποιότητας ονομάζεται γνωστικές διαταραχές (διαταραχές).

Η γνωστική εξασθένηση επηρεάζει αρνητικά τα επιτεύγματα του ατόμου σε διάφορους τομείς της ζωής του: καθημερινό, οικιακό, εκπαιδευτικό, επαγγελματικό, κοινωνικό.

Γι' αυτό είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε τον εγκέφαλό σας και σε οποιαδήποτε ηλικία.

David Allen - παραγωγικότητα μέσω προσωπικού συμπεράσματος

Το αξιοσημείωτο του βιβλίου έγκειται επίσης στο γεγονός ότι δεν υπάρχουν απλώς ξερά συμπεράσματα και διατυπώσεις που παρουσιάζει ο συγγραφέας, αλλά και πολλά «ζωντανά» παραδείγματα.

Τι εννοείται;

Η ουσία της μεθοδολογίας της GTDΟ Ντέιβιντ Άλεν αποκαλύπτει και επιδεικνύειγια παράδειγμα, καταστάσεις, συναντήσεις και διαβουλεύσεις με τους πελάτες τους.

Δείχνει τα προβλήματα των ανθρώπων, των εταιρειών, εκθέτει τα λάθη τους και αλλάζει ριζικά την κατάσταση προς το καλύτερο, δείχνοντας πώς λειτουργεί πραγματικά η τεχνική διαχείρισης χρόνου Ολοκληρώνοντας τα πράγματα (GTD)βοηθάει και μάθε να ζεις χωρίς άγχος.

Ολοκληρώνοντας τα πράγματα, GTD(μετάφραση από Αγγλικά- «κάνω πράγματα», αλλά πιο συχνά και λανθασμένα - «πώς να τακτοποιήσεις τα πράγματα») - μια τεχνική για τη βελτίωση της προσωπικής αποτελεσματικότητας που δημιουργήθηκε από τον David Allen και περιγράφεται από τον ίδιο στο ομώνυμο βιβλίο, η πρώτη έκδοση του οποίου εκδόθηκε το 2001 και έχει μεταφραστεί σε 23 γλώσσες.

Το GTD βασίζεται στην αρχή ότι ένα άτομο πρέπει να απελευθερώσει το μυαλό του από το να θυμάται τρέχουσες εργασίες (υπάρχουν εξαιρέσεις σε περιπτώσεις όπου πολλές εργασίες για διαφορετικά έργα διασυνδέονται), μεταφέροντας τις ίδιες τις εργασίες και τις υπενθυμίσεις τους σε ένα εξωτερικό μέσο. Έτσι, ο ανθρώπινος νους, απαλλαγμένος από τη μνήμη του τι πρέπει να γίνει, μπορεί να επικεντρωθεί στην εκτέλεση των ίδιων των εργασιών, οι οποίες πρέπει να καθοριστούν και να διατυπωθούν με σαφήνεια εκ των προτέρων («ποια είναι η επόμενη ενέργεια που πρέπει να γίνει;»). Σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, η GTD δεν αναφέρεται στη διαχείριση χρόνου, επικρίνοντάς την για τη στενή εστίασή της και την περιορισμένη αποτελεσματικότητά της.

Εγκυκλοπαιδικό YouTube

1 / 5

✪ Getting Things Done (GTD) από τον David Allen - Σύνοψη και κριτική βιβλίου κινουμένων σχεδίων

✪ DAVID ALLEN - ΠΩΣ ΝΑ ΚΑΝΕΤΕ ΤΑ ΠΡΑΓΜΑΤΑ - Μέρος 1/2 | Ρεάλ Λονδίνου

✪ Getting Things Done Σύνοψη David Allen (λάβετε την Περίληψη βιβλίου PDF στον παρακάτω σύνδεσμο)

✪ Getting Things Done by David Allen (Σημειώσεις μελέτης)

✪ ΟΡΓΑΝΩΘΕΙΤΕ ΣΕ 3 ΕΒΔΟΜΑΔΕΣ ΜΕ GTD - ΒΗΜΑ 1!

Υπότιτλοι

Επικράτηση

1. συλλογή;
2. θεραπεία;
3. οργάνωση;
4. ανασκόπηση;
5. Ενέργειες.

Ο Άλεν χρησιμοποιεί την αναλογία "υψόμετρο πτήσης" για να επεξηγήσει το δεύτερο σημαντικό μοντέλο του - μοντέλο αξιολόγησης εργασίας έξι επιπέδων, για να δείτε την προοπτική των εργασιών και των αναθέσεων. Αύξουσα γραμμή:

1. τρέχουσες υποθέσεις?
2. τρέχοντα έργα·
3. γκάμα καθηκόντων·
4. τα επόμενα χρόνια (1-2 χρόνια).
5. πενταετής προοπτική (3-5 χρόνια).
6. ΖΩΗ.

Καθένας μπορεί να αναλογιστεί τη «μεγάλη εικόνα» των υποθέσεων του.

Ο Άλεν συνιστά μια εβδομαδιαία ανασκόπηση των διαφόρων επιπέδων. Οι πληροφορίες που αποκτήθηκαν από αυτές τις αξιολογήσεις σάς επιτρέπουν να διαχειρίζεστε προσωπικές προτεραιότητες, οι οποίες με τη σειρά τους δίνουν προτεραιότητα στο εάν και πότε θα ολοκληρώσετε συγκεκριμένες εργασίες και αναθέσεις που συλλέγονται κατά τη διαδικασία διαχείρισης ροής εργασιών. Κατά τη διάρκεια της εβδομαδιαίας ανασκόπησης, ένα άτομο αναλύει τα πλαίσια εργασιών και τα τοποθετεί σε κατάλληλες λίστες. Παραδείγματα ομαδοποίησης παρόμοιων εργασιών είναι η πραγματοποίηση μιας λίστας απαραίτητων τηλεφωνικών κλήσεων ή μιας λίστας θελημάτων που πρέπει να ολοκληρωθούν στο Κέντρο. Οι κανόνες για το σχηματισμό λιστών με βάση τα συμφραζόμενα μπορούν να καθοριστούν από την παρουσία ενός εργαλείου ή την παρουσία ενός ατόμου/ομάδας με το οποίο κάτι πρέπει να συζητηθεί ή να εισαχθεί.

Ο Allen τονίζει ότι τα δύο πρώτα μοντέλα είναι επαρκή για να αποκτήσουν έλεγχο και όραμα στις περισσότερες εργασίες και έργα. Ωστόσο, υπάρχουν κάποιες περιπτώσεις που απαιτούν περισσότερη σκέψη και προβληματισμό. Για αυτό, χρησιμοποιείται το τρίτο κύριο μοντέλο - φυσική μέθοδος σχεδιασμού. Ενώ στη ροή εργασιών γίνεται διαχείριση " οριζόντια εστίαση» σχετικά με την εκτέλεση επιμέρους εργασιών, γίνεται με τη φυσική μέθοδο σχεδιασμού « κάθετη εστίαση» σχετικά με τον σχεδιασμό του έργου και τη θεματική σκέψη. Το μοντέλο σχεδιασμού αποτελείται από 5 στάδια:

1. ορισμός σκοπού και αρχών·
2. όραμα των επιθυμητών αποτελεσμάτων·
3. οργάνωση;
4. καθορισμός της επόμενης συγκεκριμένης ενέργειας.

Το GTD διευκολύνει αυτή τη διαδικασία με βάση την αποθήκευση, την παρακολούθηση και τη χρήση λεπτομερών πληροφοριών που σχετίζονται με την εργασία που εκτελείται. Ο Άλεν πρότεινε ότι πολλές από τις αποτυχίες που συναντάμε προκλήθηκαν από ανεπαρκή «αρχικό» σχεδιασμό (δηλαδή, όταν ήταν ακόμη σαφές τι έπρεπε να επιτευχθεί και ποιες συγκεκριμένες ενέργειες χρειάζονταν για να επιτευχθεί). Είναι σημαντικό να σκέφτεστε μπροστά, δημιουργώντας μια σειρά ενεργειών που μπορούν να ολοκληρωθούν χωρίς να επιστρέψετε στον προγραμματισμό. Ο Άλεν υποστηρίζει ότι το «σύστημα υπενθύμισης» του μυαλού μας είναι αναποτελεσματικό και σπάνια μας υπενθυμίζει τι πρέπει και τι μπορούμε να κάνουμε αυτή τη στιγμή και σε αυτό το μέρος. Επομένως, οι πληροφορίες σχετικά με τις «επόμενες συγκεκριμένες ενέργειες» που σχετίζονται με τα συμφραζόμενα με αυτήν τη στιγμή και το μέρος μπορούν να χρησιμεύσουν ως εξωτερική υποστήριξη που διασφαλίζει ότι δίνουμε στον εαυτό μας τις σωστές υπενθυμίσεις την κατάλληλη στιγμή. Δεδομένου ότι η GTD βασίζεται στη διατήρηση πρόσθετων αρχείων, μπορεί να θεωρηθεί ως εφαρμογή των επιστημονικών θεωριών της κατανεμημένης γνώσης και του εκτεταμένου νου.

Σύντομη περιγραφή του GTD από το βιβλίο του Allen, Ready for Anything:

Βγάλε τα πάντα από το μυαλό σου. Λάβετε αποφάσεις σχετικά με τις απαιτούμενες ενέργειες όταν εμφανίζεται μια υπόθεση - όχι όταν χρειάζεται να ματαιωθεί. Οργανώστε σημειώσεις υπενθύμισης για τα έργα και τις προγραμματισμένες δραστηριότητές σας σύμφωνα με τις κατάλληλες κατηγορίες. Διατηρήστε αυτό το σύστημα, προσθέστε το σε αυτό και αναθεωρήστε το αρκετά συχνά, ώστε να εμπιστευτείτε ακόμη και τη διαισθητική επιλογή δράσης (ή καμία ενέργεια) στο μέλλον.

Αρχές

Βασικές αρχές του GTD:

Συλλογή

Παραγωγικότητα χωρίς άγχοςξεκινά με τη διαδικασία αποφόρτισης του μυαλού, η οποία συνίσταται στο να διορθώσουμε οτιδήποτε περισσότερο ή λιγότερο σημαντικό σε χαρτί ή άλλο μέσο - σε αυτό που ο Άλεν αποκαλεί καλάθι: φυσικό γραμματοκιβώτιο, θυρίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συσκευή εγγραφής φωνής, φορητός υπολογιστής, PDA ή συνδυασμός και των δύο. Η ουσία είναι να βγάλετε από το μυαλό σας οτιδήποτε περισσότερο ή λιγότερο σημαντικό σε ένα βολικό μέσο για περαιτέρω επεξεργασία. Όλα τα καρότσια πρέπει να αδειάζονται (επεξεργάζονται) τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Ο Άλεν δεν επιμένει σε κάποια συγκεκριμένη μέθοδο συλλογής, αλλά τονίζει τη σημασία του τακτικού αδειάσματος των σκουπιδιών. Οποιαδήποτε τοποθεσία αποθήκευσης (φυσική, email, μαγνητόφωνο, φορητός υπολογιστής, PDA, κ.λπ.) είναι αποδεκτή εφόσον γίνεται τακτικά.

Θεραπεία

Η επεξεργασία του καλαθιού γίνεται αυστηρά σύμφωνα με τον ακόλουθο αλγόριθμο.

1. Ας ξεκινήσουμε με το κορυφαίο είδος του καλαθιού.
2. Δημιουργία ενός στοιχείου τη φορά (και ποτέ δεν επιστρέφει τίποτα πίσω)
   • Εάν το στοιχείο απαιτεί μια ενέργεια:
     • Κάντε αυτό (αν χρειάζονται λιγότερο από δύο έως πέντε λεπτά), Ή
     • Αναθέστε το σε κάποιον, Ή
     • Το αναβάλαμε.
   • Εάν το στοιχείο δεν απαιτεί ενέργεια:
     • Αφήστε το στο παρασκήνιο, Ή
     • Πέτα το, Ή
     • Στη λίστα «κάποτε ίσως».

Εάν η ενέργεια διαρκεί λιγότερο από δύο έως πέντε λεπτά, θα πρέπει να γίνει αμέσως. Ο κανόνας των δύο λεπτών βασίζεται στον κατά προσέγγιση χρόνο που χρειάζεται για την επίσημη αναβολή μιας ενέργειας.

Οργάνωση

Για να παρακολουθείτε τα αντικείμενα που περιμένουν την προσοχή, ο Allen συνιστά τη χρήση ενός συνόλου λιστών.

• Οι παρακάτω ενέργειες- Για κάθε αντικείμενο που απαιτεί προσοχή, αποφασίστε ποια είναι η επόμενη ενέργεια που μπορείτε να κάνετε φυσικά. Για παράδειγμα, εάν υπάρχει ένα στοιχείο "Γράψτε μια αναφορά έργου", η επόμενη ενέργεια μπορεί να είναι: "Γράψτε μια επιστολή στον Μιχαήλ με μια πρόταση συνάντησης" ή: "Καλέστε τη Μαρίνα για να μάθετε τις απαιτήσεις για την αναφορά". Ενώ ένα στοιχείο μπορεί να απαιτεί αρκετά βήματα και ενέργειες, θα υπάρχει πάντα κάτι που πρέπει να γίνει πρώτα και αυτό το βήμα θα πρέπει να περιγράφεται στη λίστα επόμενων βημάτων. Κατά προτίμηση, αυτά τα βήματα οργανώνονται με βάση το πλαίσιο στο οποίο μπορούν να πραγματοποιηθούν (π.χ. "στο γραφείο", "στο τηλέφωνο" ή "στο κατάστημα").
• Εργα- Κάθε ανοιχτός βρόχος στη ζωή ή την εργασία που απαιτεί περισσότερες από μία σωματικές ενέργειες για την επίτευξη ενός στόχου γίνεται έργο. Τα έργα πρέπει να παρακολουθούνται και να επανεξετάζονται περιοδικά για να διασφαλίζεται ότι η επόμενη δράση σχετίζεται με κάθε έργο και έτσι το έργο θα προχωρήσει.
• αναβαλλόμενος- Όταν μια ενέργεια έχει ανατεθεί σε κάποιον ή όταν αναμένεται κάποιο εξωτερικό συμβάν πριν προχωρήσει το έργο, αυτό παρακολουθείται στο σύστημα και ελέγχεται περιοδικά εάν απαιτείται μια ενέργεια ή πρέπει να σταλεί μια υπενθύμιση.
• κάποια μέρα ίσως- Πράγματα που θα γίνουν κάποια στιγμή, αλλά όχι αυτή τη στιγμή. Για παράδειγμα, "μάθετε κινέζικα" ή "κάντε ένα πάρτι στην πισίνα".

Το ημερολόγιο είναι σημαντικό για την παρακολούθηση των ραντεβού και των αναθέσεων. Ωστόσο, ο Άλεν συνιστά το ημερολόγιο να δεσμεύεται μόνο για πράγματα που πρέπει να γίνουν σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή για ραντεβού και θελήματα με καθορισμένη ώρα και τόπο. Και τα πράγματα πρέπει να καταγράφονται στις λίστες των επόμενων ενεργειών, και όχι στο ημερολόγιο.

Το τελευταίο βασικό στοιχείο οργάνωσης του GTD είναι το σύστημα εγγράφων. Το σύστημα εγγράφων πρέπει να είναι ελαφρύ, απλό και ενδιαφέρον. Ακόμη και ένα μόνο κομμάτι χαρτί, εάν χρειάζεται για αναφορά, θα πρέπει να αποκτήσει το δικό του φάκελο εάν οι διαθέσιμοι φάκελοι δεν είναι κατάλληλοι για αυτό. Η Allen προσφέρει ένα μονοδιάστατο, αλφαβητικά οργανωμένο σύστημα αποθήκευσης εγγράφων για γρήγορη και εύκολη ανάκτηση των πληροφοριών που χρειάζεστε.

Ανασκόπηση

Οι λίστες υποχρεώσεων και οι υπενθυμίσεις θα είναι ελάχιστα χρήσιμες εκτός και αν κάνετε αναθεώρηση τουλάχιστον καθημερινά ή όσο πιο συχνά γίνεται. Δεδομένου του χρόνου, της ενέργειας και των πόρων που είναι διαθέσιμοι αυτή τη στιγμή, βρείτε την πιο σημαντική εργασία που μπορείτε να κάνετε αμέσως και ολοκληρώστε την. Εάν έχετε τη συνήθεια να καθυστερείτε, θα καταλήξετε να κάνετε εύκολες εργασίες και να αποφεύγετε τις δύσκολες. Για να λύσετε αυτό το πρόβλημα, μπορείτε να κάνετε ενέργειες από τη λίστα μία προς μία, παρόμοιες με τον τρόπο επεξεργασίας του καλαθιού. Το GTD απαιτεί να υπάρχει τουλάχιστον μια εβδομαδιαία ανασκόπηση όλων των δραστηριοτήτων, έργων και "αναβληθέντων" στοιχείων για να διασφαλιστεί ότι τυχόν νέες εργασίες ή επερχόμενα συμβάντα εισάγονται στο σύστημα και ότι όλα είναι ενημερωμένα.

Ενέργειες

Οποιοδήποτε οργανωτικό σύστημα είναι άχρηστο εάν αφιερώνει πολύ χρόνο στην οργάνωση εργασιών αντί να τις ολοκληρώσει φυσικά. Όπως υποστηρίζει ο David Allen, εάν ένα τέτοιο σύστημα είναι απλό για να εκτελέσει τις απαραίτητες ενέργειες, τότε το άτομο θα είναι λιγότερο πιθανό να τις καθυστερήσει ή να «υπερφορτώσει» με πάρα πολλούς «ανοιχτούς βρόχους».

Μέσα και τεχνικές

43 φακέλους

Ο Άλεν προτείνει να οργανώσει τα έγγραφά του σε ένα σύστημα που ονομάζεται «43 φάκελοι». Χρησιμοποιούνται δώδεκα φάκελοι, ένας για κάθε μήνα, και άλλοι 31 φάκελοι χρησιμοποιούνται για κάθε ημέρα των επόμενων 31 ημερών. Οι φάκελοι είναι οργανωμένοι για να υπενθυμίζουν στον χρήστη τις δραστηριότητες που πρέπει να γίνουν εκείνη την ημέρα.

Φάκελοι και φάκελοι

Ο Allen αναφέρει στο βιβλίο του ότι είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε φακέλους για εύκολη αναζήτηση και δόμηση πληροφοριών, έτσι ώστε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με ένα έργο να βρίσκονται σε ένα μέρος. Αυτό σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα τα έγγραφα που χρειάζεστε. Ακόμα κι αν μόνο ένα έγγραφο ανήκει στο έργο, είναι καλύτερο να το τοποθετήσετε σε έναν φάκελο, καθώς ενδέχεται να εμφανιστούν νέα έγγραφα σχετικά με αυτό το θέμα.

Αναζητάτε τρόπους να εργάζεστε λιγότερο και να επιτυγχάνετε περισσότερα; Έχετε αναλάβει δύο δωδεκάδες έργα, έχετε χάσει τον έλεγχο της κατάστασης; Μήπως απλά έχει συσσωρευτεί η κούραση: δουλειά, σπίτι, φυσική κατάσταση, υγιεινός τρόπος ζωής, φίλοι, γονείς, οικογένεια, παιδιά;

Σε αυτή την περίπτωση, ο David Allen και η μέθοδος GTD του θα σας βοηθήσουν. Πρόκειται για έναν εμβόλιο κατά του στρες που θα σας διδάξει πώς να διαχειρίζεστε τον χρόνο και τη συνείδηση.

Η ουσία της μεθόδου GTD

Ο David Allen ανέπτυξε και δοκίμασε μια στρατηγική προσωπικής αποτελεσματικότητας με στόχο να αποκομίσει το μέγιστο όφελος με την ελάχιστη προσπάθεια. Περιέγραψε έναν τρόπο για την αποτελεσματική κατανομή του χρόνου μεταξύ σημαντικών και απαραίτητων πραγμάτων. Το όνομα της μεθόδου του - Getting Things Done (GTD) - μεταφράζεται ως "φέρνοντας τα πράγματα στην ολοκλήρωση", αν και η έννοια είναι πιο κατάλληλη "πώς να βάλουμε τα πράγματα σε τάξη". Οι αρχές είναι απλές:

1. Όλες οι ημιτελείς εργασίες μεταφέρονται από το κεφάλι σε μια εξωτερική μονάδα δίσκου. Οι πληροφορίες συλλέγονται και καταγράφονται σε μια λίστα. Όλα μπαίνουν μέσα: ακόμα και το πιο μικρό πράγμα. Η λίστα θα πρέπει να είναι διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή, πρέπει να την εξετάζετε συνεχώς.

2. Οι εξηγήσεις καταγράφονται ώστε στο μέλλον να μη χάνετε χρόνο σκεπτόμενοι το πρόβλημα.

3. Δημιουργείται ένα σύστημα υπενθύμισης λίστας. Πρέπει να ενημερώνονται τακτικά (καθημερινά, εβδομαδιαία): διαγράφετε ολοκληρωμένες εργασίες, εισάγετε νέες. Ο έλεγχος πραγματοποιείται: οριζόντια - σε ολόκληρο τον κατάλογο των περιπτώσεων. κάθετη - για κάθε συγκεκριμένη περίπτωση (τι έχει γίνει και ποιες είναι οι προοπτικές).

Για να βελτιστοποιήσετε την εργασία, ορίστε μια συγκεκριμένη ώρα και ημερομηνία για την ολοκλήρωση της εργασίας. Χρησιμοποιήστε έναν προγραμματιστή ή ημερολόγιο. Ακούστε τι συμβουλεύει ο David Allen. Εκτελέστε όλες τις ενέργειες διαδοχικά.

Να ασκηθούμε;

1. Μεταφορά. Επισημάνετε στο μυαλό σας και γράψτε σε χαρτί με μια πρόταση την πρώτη κατάσταση / εργασία / έργο που εμφανίζεται στο μυαλό σας. Δεν έχει σημασία αν η φιλοδοξία αφορά επαγγελματική δραστηριότητα, οικογένεια ή προσωπικότητα. Αυτό θα πρέπει να μοιάζει με ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα εργασίας. Για παράδειγμα:

Πηγαίνετε διακοπές στις Μαλδίβες μαζί / με όλη την οικογένεια.

· Δημιουργία εργοστασίου/αλυσίδας καταστημάτων στο Τσελιάμπινσκ.

· Ψήστε ένα κέικ/τηγανίτες σύμφωνα με τη συνταγή της γιαγιάς.

2. Επεξηγήσεις. Καταγράψτε τη συγκεκριμένη φυσική δράση που πρέπει να γίνει για να προχωρήσετε με αυτό το έργο. Τι μπορεί να γίνει αυτή τη στιγμή; Πού να πάτε? Ποιον να καλέσω; Τι να γράψω; Με ποιον να μιλήσω;

· Καλέστε το ταξιδιωτικό γραφείο για να παραλάβετε επιλογές για διαδρομές.

· Στείλτε ένα έτοιμο αίτημα μέσω e-mail.

· Αγοράστε αλεύρι, βούτυρο, αυγά στο κατάστημα ABV.

3. Σκεφτείτε πώς συνιστά να το κάνετε
Ντέιβιντ Άλεν. Τι άλλαξε μετά από μια στιγμή προβληματισμού; Κατά κανόνα, η επισήμανση μιας συγκεκριμένης εργασίας όχι μόνο αυξάνει τον έλεγχο πάνω της, αλλά σας επιτρέπει επίσης να χαλαρώσετε. Επειδή έχει διαμορφωθεί μια συγκεκριμένη εικόνα του επιθυμητού αποτελέσματος, έχουν σκιαγραφηθεί τα πρώτα βήματα για την επίτευξή του και έχουν καθοριστεί οι απαραίτητοι πόροι.

Μην σκέφτεστε το πρόβλημα, σκεφτείτε πώς να το λύσετε

Η σκέψη και ο καθορισμός καθηκόντων είναι η πνευματική σας δουλειά. Η παραγωγικότητα της πνευματικής εργασίας καθορίζεται από την απάντηση στο ερώτημα: "Ποια είναι τα αναμενόμενα αποτελέσματα της εργασίας;" Όσο πιο ξεκάθαρο είναι το αποτέλεσμα, τόσο μεγαλύτερη είναι η πνευματική σας παραγωγικότητα.

Το πρόβλημα μετατρέπεται σε μια συγκεκριμένη εργασία που πρέπει να λυθεί. Η διαδικασία αναλύεται σε απλά βήματα, το πλησιέστερο εκ των οποίων εκτελείται αμέσως. Ένα άτομο δεν ταξινομεί τις εργασίες το ένα μετά το άλλο: Θέλω να μάθω πώς να τραγουδάω κάποια μέρα, πρέπει να κάνω επειγόντως ένα έργο, να πάρω ένα παιδί από το νηπιαγωγείο. Παίρνει μια λίστα και βαδίζει στο μονοπάτι της εκτέλεσης συγκεκριμένων ενεργειών:

· Για να μάθετε πώς να τραγουδάτε, πρέπει να καλέσετε έναν δάσκαλο - θα χρειαστούν 2 λεπτά. Τηλεφωνώ αυτή τη στιγμή.

· Για το έργο, πρέπει να πάτε στο κατάστημα για να αγοράσετε υλικά σύμφωνα με τη λίστα για να φτιάξετε ένα μοντέλο αύριο και να παραλάβετε το παιδί στο δρόμο.

Χάρη στο σύστημα GTD, το κεφάλι δεν γεμίζει με πυρετώδεις σκέψεις για ημιτελή έργα. Η λίστα είναι ήδη μπροστά σας. Μπορείτε να χαλαρώσετε και να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.

Είναι σαν σούπερ μάρκετ

Μπορείτε να περπατήσετε και να έχετε κατά νου τα προϊόντα που πρέπει να αγοράσετε. Θέλει όλη τη δύναμη, αλλά και πάλι κάτι, αφήστε το να ξεχαστεί, αλλιώς θα κερδίσετε ένα σωρό επιπλέον.

Ή μπορείτε να έρθετε στο κατάστημα με μια λίστα γραμμένη σε χαρτί (smartphone): σε αυτήν την περίπτωση, οι πόροι του εγκεφάλου δαπανώνται μόνο για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας. Κοιτώντας τη λίστα και βλέποντας γάλα εκεί, πήγαινε να το αγοράσεις, προσέχοντας ποικιλία, κατασκευαστή, ημερομηνία παρασκευής, τιμή. Αυτό φέρνει περισσότερα οφέλη για την υγεία και τον οικογενειακό προϋπολογισμό.

Όταν καθοριστεί το αποτέλεσμα, το άτομο κινείται προς τη σωστή κατεύθυνση, θέτοντας συνεχώς την ερώτηση στον εαυτό του: «Ποιο είναι το επόμενο βήμα που πρέπει να κάνει για να φτάσει πιο κοντά στον στόχο;»

Μετατρέψτε τις άυλες σκέψεις σε σωματικές πράξεις

Ο David Allen προσφέρει ένα σύνολο βοηθητικών εργαλείων που σας επιτρέπουν να απελευθερώσετε τον εγκέφαλό σας από τη ρουτίνα για να εργαστείτε σε παγκόσμια έργα. Η λίστα εργασιών μπορεί να αποθηκευτεί χρησιμοποιώντας για παράδειγμα:

• ημερολόγιο;

• δίσκοι για φύλλα χαρτιού.

• φακέλους με αυτοκόλλητα?

• ηλεκτρονικά διοργανωτές ή ανεμόπτερα·
• διαχειριστές εργασιών (δείτε το δικό μας).

Πολλά τεράστια έργα αποτελούνται από μια συλλογή μικρών δράσεων, καθεμία από τις οποίες διαρκεί 1-2 λεπτά. Σε αυτή την περίπτωση, απλά πρέπει να κάνετε και να ξεχάσετε. Αυτή είναι η αρχή των δύο λεπτών - ένα από τα βασικά στο GTD. Μετατρέψτε το σε συνήθεια - με ένα απλό tracker (γράψαμε για τέτοιο).

Μπορείτε να κατεβάσετε την ηλεκτρονική έκδοση του βιβλίου του David Allen «Getting Things In Order» από τους συνδέσμους: bookscafe.net, Book Search, FB2LIT.

Ταυτόχρονα, εάν οι περισσότερες ηλεκτρονικές βιβλιοθήκες προσφέρουν ένα εισαγωγικό απόσπασμα με έναν σύνδεσμο στο τέλος, όπου μπορείτε να κατεβάσετε ολόκληρο το βιβλίο μετά την πληρωμή (τιμή από 170 έως 400 ρούβλια), τότε το bookscafe.net προσφέρει δύο από τα 7 βιβλία του David Allen για Ελεύθερος.

Μπορείτε να μάθετε τα σύγχρονα life hacks στη διαχείριση χρόνου στο δικό μας.

Μια εξαιρετική επιλογή δωρεάν εργαλείων αυτοβελτίωσης: προγραμματιστές, διοργανωτές, ημερολόγια, λίστες ελέγχου - στον σύνδεσμο " 40 + λίστες που θα σας βοηθήσουν να βάλετε σε τάξη τη ζωή σας".

Μπορείτε να αγοράσετε μια έντυπη έκδοση του βιβλίου "Πώς να βάλετε τα πράγματα σε τάξη" στα ηλεκτρονικά καταστήματα: Ozone, Labyrinth, book24.

συμπέρασμα

Ονειρευόσασταν πολλά χρόνια να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε τη ζωή σας; Ήρθε η ώρα. Κάντε μια σημαντική ανακάλυψη: αυξήστε τη δική σας αποτελεσματικότητα, διευκολύνετε τον εαυτό σας να κάνετε οποιαδήποτε δουλειά. Απελευθερώστε το μυαλό σας από τη ρουτίνα, γίνετε δημιουργικός άνθρωπος.

Ξεκινήστε σήμερα. Μην διαβάζετε απλώς ένα βιβλίο, χρησιμοποιήστε τεχνικές GTD. Η προσωπική πρακτική εμπειρία είναι πιο χρήσιμη από δεκάδες βιβλία που διαβάζονται. Θέστε έναν στόχο: 40 ημέρες για να εφαρμόσετε το GTD. Γιατί 40; Γιατί κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου ένα άτομο καταφέρνει να κυριαρχήσει, να εμπλακεί, να αξιολογήσει μια νέα δραστηριότητα. Η μέθοδος GTD βελτιστοποιεί την πνευματική εργασία στον επαγγελματικό και προσωπικό τομέα. Θα υπάρχει τάξη στις επιχειρήσεις, θα υπάρχει τάξη στο κεφάλι και στη ζωή.

Ετσι. Ποιο είναι το επόμενο βήμα σας;