Σύστημα GTD του David Allen για αυξημένη παραγωγικότητα. Χρήση του συστήματος αποθήκευσης πληροφοριών αναφοράς συστήματος GTD του David Allen

Το πιο περίεργο παράδοξο είναι ότι η ανθρώπινη συνείδηση ​​αντιμετωπίζει καλά τη δημιουργία νέων σκέψεων, αλλά με την αποθήκευση των παλιών συχνά αποτυγχάνει. Πολύ συχνά ξεχνάμε ακόμη και απλές πληροφορίες - για παράδειγμα, να αγοράσουμε κάτι σε ένα κατάστημα ή πού βάζουμε τα κλειδιά. Είστε εξοικειωμένοι με αυτό; Λοιπόν, δεν είστε μόνοι. Και αν ξεχνάμε ακόμα και τόσο απλά πράγματα, τότε τι να πούμε για την ολοκλήρωση των εργασιών και την υψηλή προσωπική παραγωγικότητα.

Στο Goalton.com, στη γραμμή εργασίας μας, δίνουμε μεγάλη αξία σε οποιαδήποτε μέθοδο αύξησης της προσωπικής και ομαδικής παραγωγικότητας. Έχει γίνει κανόνας για εμάς να αναζητούμε και να δοκιμάζουμε συνεχώς τόσο τις πιο πρόσφατες μεθόδους σε αυτόν τον τομέα, όσο και τις αρκετά καλά προωθημένες παλιές. Και σήμερα θέλουμε να μιλήσουμε για τις αποχρώσεις, τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα που βιώσαμε οι ίδιοι χρησιμοποιώντας την προσέγγιση GTD. Ως συνήθως, οι ειδικοί μας έχουν κάνει την πιο συμπυκνωμένη συμπίεση για εσάς, έτσι ώστε στο τέλος του άρθρου να είστε αρκετά γνώστες σε αυτό το θέμα και να γίνετε τουλάχιστον λίγο πιο αποτελεσματικοί.

κύρια ιδέα

Έτσι, η ουσία της μεθόδου GTD βασίζεται στο βασικό αξίωμα ότι είναι δύσκολο για ένα άτομο να επιτύχει τους στόχους του εάν το κεφάλι του είναι απασχολημένο με τη ροή εισερχόμενων πληροφοριών. Υπάρχουν τόσες πολλές σκέψεις, εργασίες και απλώς εξωτερικές περισπασμοί στη ζωή μας που μπορεί να είναι εξαιρετικά δύσκολο να συγκεντρωθούμε στο κύριο πράγμα. Ως εκ τούτου, ο David Allen πρότεινε να μην κρατήσετε μεγάλο όγκο πληροφοριών στο μυαλό σας, αλλά να ελευθερώσετε το μυαλό σας για άμεση εργασία και να προσπαθήσετε να μεταφέρετε όλες τις πληροφορίες σε ένα εξωτερικό μέσο, ​​έχοντας προηγουμένως δομηθεί με συγκεκριμένο τρόπο.

Η επίδραση της ροής των εισερχόμενων πληροφοριών σύμφωνα με τον D. Allen

Η ομάδα μεθοδολόγων του Goalton.com πιστεύει ότι αυτός ο τρόπος θεώρησης της οργάνωσης της εργασίας είναι δικαιολογημένος. Για επιτυχημένους ανθρώπους καταγράφοντας τη λίστα των σκέψεων και των ενεργειών σαςείναι ένα αδιαμφισβήτητο γεγονός, και γι' αυτό το σημειωματάριο και το ημερολόγιο έχουν γίνει από καιρό σύμβολα επιτυχημένων επιχειρηματιών. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να κάνετε περισσότερα είναι να ξεφορτώσετε το κεφάλι σας. Απλώς μεταφέρετε το σμήνος εργασιών μελισσών από το κεφάλι σας σε οποιοδήποτε εξωτερικό μέσο.

Η τελευταία δεκαετία μας έδωσε έναν νέο γύρο ανάπτυξης υπολογιστών - τελικά έγιναν πραγματικά προσωπικοί, ελαφροί, μικροσκοπικοί και μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο παγκόσμιο δίκτυο ή στις υπηρεσίες cloud σχεδόν από οπουδήποτε στον κόσμο. Το φιλικό προς τον χρήστη λογισμικό κάνει την εγγραφή των έργων και των εργασιών σας απλή και οπτική, είτε προτιμάτε να χρησιμοποιείτε χάρτες μυαλού είτε να δημιουργείτε λίστες υποχρεώσεων.

Για να ελευθερώσετε το κεφάλι σας και να γράψετε πράγματα, απλώς εγκαταστήστε έναν βολικό διαχειριστή εργασιών για τον εαυτό σας ή χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία cloud, όπως το Goalton, το Remember the milk, το Asana ή το Todoist.

Συμφωνούμε απόλυτα με τον συγγραφέα του GTD ότι ένα άτομο που προσπαθεί για υψηλή προσωπική παραγωγικότητα πρέπει να έχει τον πλήρη έλεγχο της διαχείρισης της ροής εργασίας. Αυτή η διαδικασία αποτελείται από πολλές διαδοχικές ενέργειες - συλλογή και επεξεργασία δεδομένων, βολική οργάνωση των συλλεγόμενων πληροφοριών για έργα, δυνατότητα περιοδικών αναθεωρήσεων και λήψης αποφάσεων σχετικά με την ανάγκη για ορισμένες ενέργειες. Λίγο αργότερα θα επιστρέψουμε σε αυτή τη διαδικασία, αλλά προς το παρόν θα την απεικονίσουμε με ένα οπτικό διάγραμμα.

Πρακτική Σχεδιασμού

Αφού ξεφορτώσετε ό,τι έχει συσσωρευτεί σε αυτό από το κεφάλι σας, πρέπει να το ταξινομήσετε σε σωρούς. Επομένως, το δεύτερο αξίωμα του Άλεν για τον προγραμματισμό του χρόνου σας βασίζεται στο λεγόμενο μοντέλο έξι επιπέδων αναθεώρησης της εργασίας σας. Στην πραγματικότητα, ο συγγραφέας του GTD λέει ότι ένα άτομο πρέπει να μπορεί να βλέπει τις υποθέσεις του από την οπτική γωνία. Για να γίνει αυτό, προτείνει να διακρίνουμε 6 επίπεδα προοπτικής βλέμματος:

• Επικαιρότητα
• Τρέχοντα έργα
• Εύρος καθηκόντων
• Επόμενα 1-2 χρόνια
• Προοπτική πενταετίας
• Η ζωή σας στο σύνολό της

Η μεθοδολογία GTD συνιστά την επανεξέταση κάθε επιπέδου σε μια δεδομένη συχνότητα, προκειμένου να ιεραρχήσετε καλύτερα τις εργασίες σας. Και παρόλο που θεωρούμε ότι αυτή η προσέγγιση είναι κάπως απλοποιημένη, εξακολουθούμε να συμφωνούμε μάλλον με αυτήν τη δήλωση. Ίσως η πιο σημαντική σύσταση των μεθοδολόγων του Goalton.com ως προς αυτό είναι ότι γυρίστε αυτή τη λίστα ανάποδα και ξεκινήστε να σχεδιάζετε τις υποθέσεις σας με ακρίβεια θέτοντας στόχους για τη ζωήγενικά. Είναι δύσκολο? Και πως! Αλλά είναι ακριβώς μια τέτοια δήλωση της ερώτησης που σας δίνει ώθηση σε μια ριζική αλλαγή στο διάνυσμα της δικής σας ανάπτυξης. Άλλωστε, αν κάθε μέρα κάνεις πεισματικά το ίδιο πράγμα, τότε γιατί να αλλάξει το αποτέλεσμα σου;

Λίγα λόγια για τους στόχους

Ρίξτε μια ματιά στον εαυτό σας και προσπαθήστε να απαντήσετε ειλικρινά σε μερικές ερωτήσεις - είστε ικανοποιημένοι με τη ζωή σας; Είναι η ποιότητά του αρκετά υψηλή; Κουράζεστε μέχρι το τέλος της εργάσιμης ημέρας ή, αντίθετα, τροφοδοτείτε πρόσθετη ενέργεια; Θα θέλατε να κάνετε το ίδιο σε 10 χρόνια; Πώς σου φαίνεται η ζωή ενός ιδανικού ανθρώπου;

Αυτή είναι σίγουρα μια πιο φιλοσοφική άποψη της ζωής σας και απαιτεί μια υγιή και αμερόληπτη στάση, αλλά αυτή είναι η ζωή σας και για να βιώσετε τη χαρά στο τέλος του δρόμου, πρέπει οπωσδήποτε να θέσετε στον εαυτό σας τις σωστές οδηγίες. Με τέτοιες οδηγίες, εννοούμε τον ορισμό συγκεκριμένων χαρακτηριστικών που πρέπει να έχετε. Πιο συγκεκριμένα, όχι μόνο «εσύ», αλλά «ο καλύτερος εσύ». Μόλις συνειδητοποιήσεις η έννοια του "καλύτερα τον εαυτό σου", θα καταλάβεις αμέσως ότι δεν θα μπορέσεις να γίνεις καλύτερος χωρίς ειδικές ενέργειες.

Ετικέτες και περιβάλλοντα στην πράξη

Αλλά πίσω στις ιδέες του Ντέιβιντ Άλεν. Το παραπάνω μοιάζει με GTD; Δυστυχώς, μόνο εν μέρει. Πιστεύουμε ότι η μεθοδολογία Getting Things Done είναι μάλλον αντιδραστική, ενώ η προσέγγιση σχεδιασμού που προτείνουμε θεωρείται πιο σωστά προληπτική. Ποιά είναι η διαφορά?

Γεγονός είναι ότι η αντιδραστική προσέγγιση, όπως υποδηλώνει το όνομά της, είναι μια αντίδραση σε κάποια γεγονότα. Συγκεκριμένα, η μέθοδος GTD προωθεί πολύ ενεργά τη χρήση των λεγόμενων «πλαισίων», δηλαδή των συνθηκών υπό τις οποίες εκτελείτε ορισμένες ενέργειες. Υπάρχουν πολλά είδη λογισμικού στον κόσμο που υποφέρουν από υπερφόρτωση περιβάλλοντος.

Τι είναι το πλαίσιο; Αυτές είναι μερικές ετικέτες με τις οποίες επισημαίνετε ορισμένες εργασίες. Στην πραγματικότητα, μιλάμε για μια μέθοδο ομαδοποίησης εργασιών σε δεδομένη βάση. Ας εξηγήσουμε με ένα απλό παράδειγμα - σημειώνετε κάποιες εργασίες με την ετικέτα (πλαίσιο) "Γιάννης" και όταν συναντάτε τον Γιάννη, συζητάτε αυτές τις εργασίες μαζί του. Φαίνεται εξαιρετικά βολικό, γιατί τώρα σίγουρα δεν θα ξεχάσετε να του κάνετε καμία από τις ερωτήσεις σας. Ομοίως, μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες σε εργασίες με το πλαίσιο μιας γεωγραφικής τοποθεσίας, όπως "κεντρικά γραφεία" και να ασχοληθείτε με ορισμένες εργασίες όταν βρεθείτε σε ένα μέρος που ονομάζεται "κεντρικό γραφείο".

Ένα παράδειγμα εφαρμογής της μεθοδολογίας GTD στο Goalton.com

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή ομαδοποίηση περιπτώσεων ανάλογα με τις διαθέσιμες ποσό ελεύθερου χρόνου. Για παράδειγμα, στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης, μπορείτε να δείτε τις λίστες υποχρεώσεων που αναλύονται ανάλογα με τη διάρκειά τους:

• επιχείρηση για 5 λεπτά
• επιχείρηση για μισή ώρα
• επιχείρηση για 1 ώρα
• επιχείρηση για 3 ώρες

Τώρα, αν έχετε μισή ώρα ελεύθερο χρόνο, ακολουθώντας τη μέθοδο GTD, πρέπει απλώς να δείτε την αντίστοιχη ενότητα «μισή ώρα» και να επιλέξετε ένα πράγμα από εκεί που θα αναλάβετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να ελέγξετε τις διαφάνειες στην παρουσίασή σας.

Γενικά, η μέθοδος του D. Allen είναι εξαιρετικά απλή και ως εκ τούτου έχει χιλιάδες θαυμαστές σε όλες τις γωνιές του πλανήτη. Αρχικά, τοποθετείτε όλες τις θήκες στα Εισερχόμενα (INBOX) και, στη συνέχεια, διανέμετε περιοδικά αυτές τις θήκες είτε κατά περιβάλλον τοποθεσίας, είτε κατά περιβάλλον ατόμων είτε βάσει διαθεσιμότητας χρόνου. Σε ξεχωριστούς φακέλους, βάζετε απλώς υλικά αναφοράς ή χρήσιμους συνδέσμους που συναντάτε. Στο μέλλον, μπορείτε πάντα να επιστρέψετε σε αυτούς για να αποφασίσετε εάν κάτι πρέπει να γίνει με αυτούς. Εάν έχετε αναθέσει μια εργασία σε έναν συνάδελφο, τότε απλώς μεταφέρετέ την στον φάκελο "Αποστολή".

Όπως μπορείτε να δείτε, η εφαρμογή της μεθόδου GTD χρησιμοποιώντας, για παράδειγμα, το Goalton.com είναι απίστευτα εύκολη! Και λαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι το σύστημα διαθέτει έναν αριθμό καταλόγων, όπως το βιβλίο διευθύνσεων των επαφών σας και ένα ενσωματωμένο ημερολόγιο, γίνεται πολύ εύκολο και βολικό να διαχειριστείτε τις υποθέσεις σας.

Ας μιλήσουμε για τα μειονεκτήματα του GTD

Η προτεινόμενη μέθοδος είναι εύκολη στην εφαρμογή της και πραγματικά δίνει εξαιρετικά αποτελέσματα από την πρώτη μέρα χρήσης της. Ας το κριτικάρουμε όμως λίγο για να είμαστε αντικειμενικοί και να πετύχουμε μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στη δουλειά.

Έτσι, αν είστε ένα πολύ κακώς οργανωμένο άτομο που του πέφτουν όλα από τα χέρια, δεν έχετε χρόνο για τίποτα και ξεχνάτε πάντα να κάνετε κάτι σημαντικό, τότε η μέθοδος θα είναι σίγουρα καλή. Θα τακτοποιήσει πραγματικά τις υποθέσεις σας και τα αποτελέσματα θα είναι ορατά πολύ σύντομα. Αλλά να θυμάστε ότι αυτή είναι μια αντιδραστική μέθοδος, δηλαδή αντιδράτε σε εξωτερικά γεγονότα.

ΣΕ ενεργόΣτις μεθόδους που ακολουθεί η ομάδα του Goalton.com, η κεντρική θέση δεν δίνεται στο πλαίσιο, αλλά στους Στόχους σας (Eng. Goal - στόχος), ανεξάρτητα από το αν αυτοί οι στόχοι είναι προσωπικούς ή εργασιακούς. Με άλλα λόγια, πιστεύουμε ότι αν έχετε εντοπίσει κάποιο σημαντικό στόχο και του έχετε δώσει μεγαλύτερη προτεραιότητα, τότε θα πρέπει να πάρετε εργασίες από τη λίστα σας και να τις ολοκληρώσετε, ανεξάρτητα από τις κατάλληλες εξωτερικές συνθήκες, αλλά ξεκινώντας από την προτεραιότητά τους.

Για το παραπάνω παράδειγμα, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να καλέσετε τον John μόνοι σας (προληπτικός) χωρίς να χρειάζεται να περιμένετε μέχρι να τον συναντήσετε τυχαία. Ταυτόχρονα, δεν χρειάζεται να συζητήσετε μαζί του όλες τις περιπτώσεις με την ένδειξη "John" - αντ 'αυτού, συζητήστε μόνο το σημαντικό θέμα που έχετε τώρα σε προτεραιότητα και επικεντρωθείτε αποκλειστικά σε αυτό. Η κατάσταση είναι παρόμοια με το "κεντρικό γραφείο" - γιατί να περιμένουμε το σωστό πλαίσιο; Εάν έχετε ένα σημαντικό έργο που οδηγεί στον στόχο που χρειάζεστε, τότε πηγαίνετε στο κεντρικό γραφείο και λύστε τα ζητήματά σας χωρίς να χάνετε χρόνο. Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ αντιδραστικών και προληπτικών προσεγγίσεων. Ολόκληρη η ιδεολογία του συστήματος Goalton υποτάσσεται στην υπεροχή των Στόχων και πιστεύουμε ότι η ομαδοποίηση των εργασιών πρέπει να γίνεται ακριβώς σύμφωνα με σχεδιαστικά και χρονικά κριτήρια και όχι σύμφωνα με ετικέτες και υπό όρους πλαίσια.

«Οι ετικέτες είναι ο εχθρός της δομικής σκέψης. Η βλάβη των ετικετών έγκειται στην εύκολη προσβασιμότητα και στην εξωτερικά αβλαβή τους. Συχνά φαίνονται καλά στο ημερολόγιο και έχουν διάφορα όμορφα χρώματα. Είναι εύχρηστα και μπορείτε να σημειώσετε οτιδήποτε με αυτά. Γιατί οι άνθρωποι αγαπούν τις ταμπέλες; Γιατί αν δεν υπάρχουν ταμπέλες στο σύστημα, τότε πρέπει να σκεφτείς. Σκεφτείτε πού να αποδώσετε αυτήν ή εκείνη την εργασία, σκεφτείτε πώς να ενσωματώσετε αυτήν την εργασία στη συνολική αλυσίδα των ενεργειών. Σκεφτείτε πόσο έγκαιρη ή κατάλληλη θα είναι η υλοποίηση αυτής της δράσης και αν είναι μια ενέργεια ή απλώς μια σκέψη. Χωρίς ταμπέλες, πρέπει να σκεφτείς πολύ και συχνά να μεταμορφώσεις τις ιδέες σου σε κάτι πιο πρακτικό ή να τις εγκαταλείψεις τελείως. Αλλά αυτός δεν είναι ο στόχος σας; Οι ετικέτες είναι μια κακή συνήθεια. Προσπαθήστε να τα αρνηθείτε - στην αρχή θα νιώσετε άβολα, αλλά μετά θα δείτε το αποτέλεσμα.

Προφανώς και ο ίδιος ο Ντέιβιντ Άλεν κατάλαβε ότι η μέθοδος που πρότεινε, αν και καλή, δεν ήταν τέλεια. Γι' αυτό αφιέρωσε μέρος του υπέροχου βιβλίου του σε «άτυπες περιπτώσεις» που απαιτούν βαθύτερη σκέψη και προβληματισμό. Ως αποτέλεσμα, εκτός από την οριζόντια μέθοδο σχεδιασμού, η μεθοδολογία του συμπληρώθηκε από μια κάθετη, στην οποία συμπεριέλαβε πτυχές εξαιρετικά σημαντικές από την άποψή μας, όπως:

• Καθορισμός στόχων
• Δημιουργία Οράματος
• καταιγισμός ιδεών
• Ορισμός συγκεκριμένων ενεργειών

Με βάση την προτεινόμενη ταξινόμηση και τις μεθόδους αποθήκευσης πληροφοριών, ο Άλεν διευκόλυνε πολύ αυτή τη διαδικασία, αν και την παρουσίασε με κάπως συγκεχυμένο τρόπο. Η βάση της σύγχυσης είναι η έλλειψη σαφών αλγορίθμων και η ίδια περιβόητη χρήση πλαισίων, τα οποία ο συγγραφέας δεν εγκατέλειψε ποτέ, πιστεύοντας ότι επιτρέπουν «να πάρει μια ιδέα για τις επόμενες συγκεκριμένες ενέργειες, λαμβάνοντας τις σωστές υπενθυμίσεις την κατάλληλη στιγμή και στο σωστό μέρος." Λοιπόν, ας μην τον κρίνουμε πολύ αυστηρά για αυτό. Τελικά, όλοι οι άνθρωποι διαφέρουν ελαφρώς μεταξύ τους ως προς τον ψυχότυπο και τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητάς τους. Πιθανώς, για μερικούς ανθρώπους, είναι η αντιδραστική προσέγγιση της επιχειρηματικής δραστηριότητας που ταιριάζει καλύτερα.

Ολοκληρώνοντας την ανασκόπηση της μεθοδολογίας Getting Done, εξακολουθώ να θέλω να επιστήσω την προσοχή σε ένα θετικό σημείο. Ο συγγραφέας της μεθόδου συνέβαλε ίσως την πιο πολύτιμη συμβολή στην ανάπτυξη της προσωπικής παραγωγικότητας προτείνοντας ένα αρκετά απλό και καλά δομημένο σχέδιο επεξεργασίας των εισερχόμενων πληροφοριών. Όπως φαίνεται από το σχήμα, αυτό το σχήμα περιγράφει έναν οδηγό βήμα προς βήμα για το τι πρέπει να κάνετε με τις εισερχόμενες πληροφορίες για να αποφορτίσετε τον εγκέφαλό σας από το να τις θυμάται.

How to Get Things Done του David Allen

Οι ειδικοί μας συμφωνούν σε μεγάλο βαθμό με αυτό το σχήμα και το θεωρούν εξαιρετικό εργαλείο για άτομα που θέλουν να επιτύχουν εξαιρετικά αποτελέσματα. Ωστόσο, θεωρούμε καθήκον μας να σας προειδοποιήσουμε ότι το σχέδιο περιέχει ένα πολύ σημαντικό ελάττωμα με το οποίο η ομάδα του Goalton.com διαφωνεί κάθετα. Το γεγονός είναι ότι το σχήμα έχει έναν λογικό κλάδο που συνεπάγεται την ανάγκη να δοθεί προτεραιότητα σε μικρές εργασίες. "Διαρκεί λιγότερο από 2 λεπτά; - κάντε το αμέσως" - αυτό είναι το μότο του GTD. Καταλαβαίνουμε τι είχε στο μυαλό του ο Άλεν όταν εισήγαγε αυτό το στοιχείο - ήθελε να σώσει τους ανθρώπους από τις μικρές εργασίες που μερικές φορές περιστρέφονται ενοχλητικά στον εγκέφαλό σας. Ωστόσο, θα μπορούσε να υπάρχει και μια μεγάλη βόμβα εδώ.

Στο άρθρο μας για την Αρχή του One Thing, καλύψαμε λεπτομερώς ζητήματα που σχετίζονται με τη συγκέντρωση, την εστίαση και τη δύναμη της θέλησης. Είναι η δύναμη της θέλησης που μας επιτρέπει να κάνουμε το επιλεγμένο πράγμα, εμποδίζοντάς μας να προσπαθήσουμε να στραφούμε σε κάτι άλλο. Αλλά Vκατά τη διάρκεια της ημέρας, η δύναμη της θέλησης, καθώς και η ψυχική σας ενέργεια, εξαντλούνται. Λοιπόν έχει νόημα να τα ξοδέψουμε σε μικρές δίλεπτες θήκες; Νομίζουμε ότι όχι. Σε καμία περίπτωση μην ξεκινάτε τη μέρα σας με τακτοποίηση των μικρών πραγμάτων - ξεκινήστε πάντα την εργάσιμη μέρα με την κύρια εργασία!

Το γεγονός είναι ότι εκτός από τον καθορισμό του τι πρέπει να κάνετε κατ 'αρχήν, το ΠΩΣ ακριβώς θα εργαστείτε για την εργασία είναι επίσης πολύ σημαντικό. Οι περισσότερες επιστημονικές έρευνες λένε κατηγορηματικά ότι ο μεγαλύτερος εχθρός του ανθρώπου είναι ο δικός του αδυναμία συγκέντρωσης σε μια εργασία. Παρεμπιπτόντως, για όσους ενδιαφέρονται για αυτή τη συγκεκριμένη πτυχή, συνιστούμε να διαβάσουν για τις τεχνικές ντομάτας. Πιστεύουμε ειλικρινά ότι η ικανότητα (και η αποκτηθείσα δεξιότητα, συνήθεια) να εργάζεσαι σε μια συγκεκριμένη εργασία για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα χωρίς να αποσπάται η προσοχή από οτιδήποτε άλλο είναι κρίσιμη για την επιτυχία. Ωστόσο, εάν λάβετε υπόψη την οδηγία GTD που σας λέει να κάνετε πρώτα σύντομες εργασίες, διατρέχετε τον κίνδυνο να κάνετε μόνο αυτές τις σύντομες εργασίες όλη την ημέρα.

Θα μπορούσε να ρωτήσει κανείς: Τι συμβαίνει με αυτό; Πρώτον, αυτό που σας φαινόταν σύντομο στην αρχή μπορεί να πάρει πραγματικά πολύ χρόνο. Δεύτερον, πρέπει πρώτα να γίνουν σημαντικές εργασίες (δηλαδή αυτές που έχουν υψηλή προτεραιότητα λόγω της αξίας τους) και όχι σύντομες. Τρίτον, το ενεργειακό απόθεμα οποιουδήποτε ατόμου είναι περιορισμένο, πράγμα που σημαίνει ότι κάνοντας δέκα σύντομες εργασίες, μπορείτε να ξοδέψετε όλη σας τη δύναμη και την έμπνευση σε αυτές. Και μην ξεχνάτε ότι η εναλλαγή μεταξύ εργασιών είναι επίσης ένα ενεργοβόρο μέρος της εργασίας του εγκεφάλου σας. Για το κόστος της εναλλαγής μεταξύ εργασιών και τους κινδύνους του multitasking μιλήσαμε αναλυτικά σε προηγούμενο άρθρο.

Τα ευρήματά μας

Το πρόβλημα με τις υπηρεσίες παραγωγικότητας είναι ότι ο καθένας τοποθετεί τον εαυτό του ως ένα μέρος όπου μπορεί να λύσει όλα τα προβλήματα, να αποθηκεύσει πληροφορίες και να επικοινωνήσει. Οι περισσότερες υπηρεσίες σας ζητούν να δώσετε προτεραιότητες και να ενεργήσετε σύμφωνα με αυτές.

Αλλά λίγοι άνθρωποι μπορούν να συγκεντρωθούν στην ολοκλήρωση σημαντικών εργασιών και να μην δώσουν προσοχή σε όλα τα μικρά πράγματα: επείγουσες εργασίες, αιτήματα από συναδέλφους, φίλους ή γνωστούς. Όταν υπάρχουν πολλές εργασίες, είναι δύσκολο να τις αντιμετωπίσεις. Επομένως, στην πράξη, πρέπει να χρησιμοποιήσετε πολλές υπηρεσίες για τη διαχείριση υποθέσεων. Όταν έχουμε πολλά να κάνουμε, αρχίζουμε να μπερδευόμαστε σε αυτές τις υπηρεσίες και τις λίστες και τελικά σταματάμε να τις χρησιμοποιούμε.

Η μεθοδολογία Getting Things Done (GTD) παρέχει ένα καθολικό σχέδιο που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα ενιαίο σύστημα στο οποίο μπορείτε να λύσετε οποιοδήποτε πρόβλημα. Θα μπορείτε να χαλαρώσετε και να μην ανησυχείτε, καθώς θα είστε σίγουροι ότι δεν θα ξεχάσετε τίποτα. Την κατάλληλη στιγμή, το σύστημα θα προτρέψει τι πρέπει να γίνει και σε τι πρέπει να επικεντρωθεί.

Γιατί λοιπόν τόσοι πολλοί άνθρωποι εργάζονται αντιπαραγωγικά;

Οι άνθρωποι αρχίζουν να εργάζονται αντιπαραγωγικά όταν υπάρχουν πολλά έργα, υποθέσεις και εργασίες. Είναι δύσκολο να τα κρατήσουν όλα αυτά στο κεφάλι τους και πολύ περισσότερο να δώσουν προτεραιότητα. Επομένως, είτε δεν γίνεται τίποτα, είτε αυτό που γίνεται είναι το πιο εύκολο, αλλά σημαντικό. Ένα άλλο πρόβλημα εμφανίζεται: όταν επείγουσες εργασίες έπρεπε να επιλυθούν χθες.

Επιπλέον, ένα άτομο αρχίζει να κουράζεται πιο γρήγορα, γίνεται ευερέθιστο. Τρέχει συνέχεια σαν σκίουρος σε τροχό ρουτίνας και πραγματικά σημαντικά, οικονομικά και στρατηγικά έργα αφήνονται στην άκρη.

Το σύστημα Getting Things Done που περιγράφεται από τον David Allen στο βιβλίο, το οποίο εκδόθηκε το 2001 και έγινε παγκόσμιο μπεστ σέλερ, θα βοηθήσει στην αντιμετώπιση αυτής της κατάστασης.

Πείτε μου για τις βασικές έννοιες GTD που πρέπει να γνωρίζετε

Ρουτίνα- αυτά είναι τα πράγματα, οι σκέψεις και οι ανησυχίες που ενοχλούν, αποσπούν την προσοχή και σπαταλούν ενέργεια. Μέχρι να μεταφραστεί η ρουτίνα σε εργασίες, δεν μπορεί να ελεγχθεί. Το να σκέφτεσαι ξανά και ξανά τα ίδια προβλήματα είναι μια αναποτελεσματική χρήση δημιουργικής ενέργειας που γεννά απογοήτευση και άγχος.

Ο στόχος του GTD είναι να απελευθερώσει το κεφάλι σας από τη ρουτίνα και να αφαιρέσει την εσωτερική ένταση.

Ανθρώπινη μνήμη εργασίαςΗ περιοχή του εγκεφάλου όπου βρίσκεται η βραχυπρόθεσμη μνήμη. Εδώ συνήθως βάζουμε τρέχουσες ημιτελείς εργασίες, υποσχέσεις σε άλλους ανθρώπους και άλλες σκέψεις που μας ενοχλούν. Δυστυχώς, υπάρχει ένα όριο στην ποσότητα της ρουτίνας που μπορείτε να κρατήσετε προκειμένου ο εγκέφαλος να λειτουργεί κανονικά. Εάν η μνήμη RAM σας είναι γεμάτη, αποσπάτε την προσοχή σας από μικρά πράγματα και ξεχνάτε τους στόχους σας, κάτι που οδηγεί σε άγχος.

Εργαλεία συλλογής πληροφοριών- πού πηγαίνουν οι πληροφορίες και πού διορθώνετε τι πρέπει να γίνει. Για παράδειγμα:

• διοργανωτές·
• τετράδια;
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ;
• Ημερολόγιο;
• Φωνογράφος.

Inbox- ένα ενιαίο αποθετήριο για τη ρουτίνα που μετατρέπετε σε περιπτώσεις και εργασίες. Ένας από τους πιο σημαντικούς κανόνες για την εργασία με τα εισερχόμενα είναι να το αδειάζετε τακτικά.

Απλά βήματα- ενέργειες ενός βήματος για τις οποίες χρειάζεστε. Στην πράξη, είναι πιο βολικό να διαθέσετε πέντε λεπτά για τέτοιες περιπτώσεις.

ΕργοΜια εργασία που απαιτεί περισσότερα από ένα βήματα για να ολοκληρωθεί. Πρέπει να αφήσετε μια υπενθύμιση για το έργο και να περιγράψετε τα πρώτα βήματα προς την υλοποίησή του. Ως αποτέλεσμα, το έργο μετατρέπεται σε μια απλή ενέργεια που μπορεί να ολοκληρωθεί στα επόμενα πέντε λεπτά και να πάρει το τελικό αποτέλεσμα.

Το έργο θα πρέπει να έχει έναν σύνδεσμο προς μια κάρτα ή αρχείο που να περιγράφει τις λεπτομέρειες: τους υπεύθυνους, τις προθεσμίες, την κατηγορία (για παράδειγμα, "Μάρκετινγκ", "Νομικά", "Ανάπτυξη"), συνδέσμους προς μικρότερες κάρτες με εργασίες. Είναι βολικό να οργανωθεί μια τέτοια δομή σε .

Λίστα περιβάλλοντος- μια λίστα εργασιών που είναι βολικό να εκτελεστούν υπό ορισμένες συνθήκες. Για παράδειγμα, στη λίστα περιβάλλοντος "Αγορές" θα υπάρχει μια λίστα με πράγματα και προϊόντα που πρέπει να αγοράσετε στο κατάστημα. Η λίστα κλήσεων μπορεί να περιέχει μια λίστα κλήσεων που πρέπει να πραγματοποιήσετε όταν είστε ελεύθεροι.

Είναι βολικό να δημιουργείτε μεμονωμένες λίστες με βάση τα συμφραζόμενα για τα άτομα με τα οποία εργάζεστε και επικοινωνείτε. Όταν συναντάτε ένα συγκεκριμένο άτομο, μπορείτε να ανοίξετε γρήγορα τη λίστα και να επιλύσετε τα απαραίτητα ζητήματα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το ημερολόγιο;

Πρέπει να εισαγάγετε:

• ενέργειες που πρέπει να εκτελούνται σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή (συνεδριάσεις, επαγγελματικές συναντήσεις, σεμινάρια).
• ενέργειες που πρέπει να γίνουν σε μια συγκεκριμένη ημέρα (ολοκλήρωση ενός έργου έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία, συμμετοχή σε ένα συνέδριο)·
• πληροφορίες για συγκεκριμένες ημερομηνίες (επέτειους, γενέθλια, αργίες).

Χρησιμοποιώ το "Ημερολόγιο Google" στο οποίο βάζω όλα αυτά τα πράγματα. Αυτή η υπηρεσία είναι βολική γιατί:

• Διατίθεται τόσο από το τηλέφωνο όσο και από τον υπολογιστή.
• Μπορείτε να εμφανίσετε πολλά ημερολόγια σε μία οθόνη ταυτόχρονα.
• υπάρχουν υπενθυμίσεις στο smartphone.

Εάν βάλετε κάτι στο ημερολόγιο, είτε θα το κάνετε είτε θα το επαναπρογραμματίσετε σε άλλη ημερομηνία. Δεν χρειάζεται να γεμίζετε το ημερολόγιο με μια λίστα υποχρεώσεων που μεταφέρεται τακτικά από μέρα σε μέρα. Υπάρχουν ξεχωριστές λύσεις για τέτοιες λίστες.

Εάν χρειάζεται να καλείτε τακτικά πελάτες, προμηθευτές ή εργολάβους σε μια συγκεκριμένη ώρα, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα CRM για αυτό.

Ποιες λίστες πρέπει να γίνουν;

Λίστες ενεργειών προτεραιότητας

Σύνταξη εβδομαδιαίας αναφοράς, έλεγχος του ιστότοπου ενός ανταγωνιστή, άδειασμα των εισερχομένων σας, σύνταξη σύντομης ενημέρωσης για σχεδιαστές - όλες αυτές οι ενέργειες διαρκούν περισσότερα από δύο λεπτά, αλλά δεν μπορούν να ανατεθούν σε κανέναν. Τέτοιες περιπτώσεις τις βάζουμε στους καταλόγους των ενεργειών προτεραιότητας και τις ολοκληρώνουμε μέσα στην ημέρα.

Κανόνες εργασίας με τέτοιες λίστες:

• Δεν πρέπει να υπάρχουν πολλές λίστες, αρκούν δύο ή τρεις. Για παράδειγμα, "Προσωπικό", "Εργασία", "Οικογένεια". Εάν έχετε μια εργασία από τη λίστα για μια συγκεκριμένη ημέρα, ορίστε μια υπενθύμιση στο ημερολόγιό σας.
• Στις εργασίες αυτής της λίστας, είναι βολικό να δημιουργείτε ετικέτες σύμφωνα με το πλαίσιο: "Στο δρόμο", "Στον υπολογιστή", "Διαβάστε", "Αγορά", "Υποσχέσεις". Οι εργασίες μπορούν να έχουν μία ή περισσότερες ετικέτες. Για παράδειγμα, η εργασία "Walk the dog" θα ανατεθεί στο έργο "Private" και στην ετικέτα "Promise".
• Πριν προσθέσετε μια εργασία στη λίστα σας, σκεφτείτε αν χρειάζεται να την κάνετε καθόλου. Εάν η απάντηση είναι «ναι», αποφασίστε εάν εσείς προσωπικά χρειάζεται να εκτελέσετε αυτήν την εργασία. Μετά από όλα, μπορείτε να στείλετε ένα φωνητικό μήνυμα σε έναν υφιστάμενο και να του αναθέσετε. Οι εργασίες που έχετε αναθέσει θα έχουν την ετικέτα "Ανατεθέν". Θα περιέχει περιπτώσεις και από τη λίστα "Εργασία" και από τη λίστα "Προσωπική".
• Ελέγχετε τακτικά τις λίστες. Κάντε αυτό όταν έχετε μια ελεύθερη στιγμή. Ανεβάστε τα πράγματα που πρέπει να γίνουν πρώτα.
• Καθαρίστε τις λίστες υποχρεώσεων σας τουλάχιστον μία φορά το μήνα.

Λίστα "Κάποια μέρα"

Αυτή η λίστα θα περιλαμβάνει περιπτώσεις που δεν απαιτούν ενεργή δράση. Μπορεί να είναι:

• βιβλία, δίσκοι, εκπαιδευτικά βίντεο που θέλετε να αγοράσετε.
• χρήσιμα που θέλετε να κυριαρχήσετε.
• μέρη που θέλετε να επισκεφτείτε.
• πράγματα που θέλετε να αγοράσετε.

Αυτή η λίστα πρέπει να εξετάζεται περιοδικά, να κρατάτε σημειώσεις και να τις μετατρέπετε σε στόχους που θα εργαστούν.

Και πώς να αποθηκεύσετε πληροφορίες αναφοράς που θα είναι χρήσιμες στο μέλλον;

Αυτές οι πληροφορίες δεν απαιτούν καμία ενέργεια. Τα κύρια κριτήρια για την αποθήκευση αυτών των πληροφοριών είναι:

• Βολική αναζήτηση με τίτλους, ετικέτες, σύντομη περιγραφή.
• Ευκολία τοποθέτησης πληροφοριών στο αποθετήριο.
• Διαισθητική δομή αποθήκευσης πληροφοριών. Όταν εμφανίζονται νέα δεδομένα, πρέπει να επιλέξετε γρήγορα την κατηγορία και την υποκατηγορία όπου θα τα τοποθετήσετε.
• Προσβασιμότητα αποθήκευσης από οποιαδήποτε συσκευή.

Υπάρχουν υποχρεωτικά τελετουργικά GTD;

Ναι, υπάρχουν αρκετές.

Συλλογή όλων των πληροφοριών στο καλάθι "Εισερχόμενα"

Υπάρχουν πολλά εργαλεία για τη συλλογή πληροφοριών. Αλλά όλα αυτά θα πρέπει να κυλήσουν σε ένα μέρος, με το οποίο θα συνεχίσετε να εργάζεστε.

Άδειασμα των Εισερχομένων

Μία ή δύο φορές την εβδομάδα, θα πρέπει να ελέγχετε τη λίστα Εισερχομένων και να ταξινομείτε τους συσσωρευμένους φακέλους ή ετικέτες. Αυτό το τελετουργικό θα πρέπει να γίνει συνήθεια, η οποία διαμορφώνεται από έναν σαφή αλγόριθμο ενεργειών και τη συστηματική επανάληψη τους.

Θα πρέπει να έχετε ένα απλό, βήμα προς βήμα σχέδιο για το πώς καθαρίζετε το σύστημα των υποχρεώσεων σας κάθε εβδομάδα. Πάρτε ένα ημερολόγιο στο οποίο θα σημειώνετε τις ημέρες που τακτοποιήσατε τα πράγματα. Δώστε στον εαυτό σας ένα έπαθλο εάν, για παράδειγμα, σε 30 ημέρες τουλάχιστον 20 αδειάσετε τα εισερχόμενά σας και διαγράψετε ημέρες στο ημερολόγιο.

Αναθεώρηση της λίστας ενεργειών πρώτης προτεραιότητας και της λίστας «Κάποτε», ιεράρχηση προτεραιοτήτων

Κατά την αναθεώρηση των λιστών, είναι σημαντικό να ιεραρχήσετε σωστά και να υπολογίσετε ρεαλιστικά τη δύναμή σας. Αυτό είναι απαραίτητο για να μην υπερφορτώνετε τον εαυτό σας με συντριπτικά καθήκοντα και να μην υποφέρετε από τη συνειδητοποίηση της αναποτελεσματικότητάς σας.

Καταστροφή επιπλέον καλαθιών

Συχνά, κατά την επικοινωνία με συναδέλφους και συνεργάτες, εμφανίζονται νέα γραμματοκιβώτια, έγγραφα, λίστες.

Ο στόχος σας είναι να αυτοματοποιήσετε τα πάντα όσο το δυνατόν περισσότερο, ώστε τα δεδομένα να συρρέουν στο φάκελο Εισερχόμενα.

Μπορεί να είναι είτε γραμματοκιβώτιο είτε ηλεκτρονικός προγραμματιστής. Οι υπηρεσίες και το Zapier είναι κατάλληλα για αυτοματοποίηση και ανακατεύθυνση πληροφοριών. Τα καλάθια για τη συλλογή πληροφοριών θα πρέπει να είναι λίγα.

Πώς να εργαστείτε με το καλάθι "Εισερχόμενα" και να ταξινομήσετε τις θήκες που έχουν συσσωρευτεί σε αυτό;

Αρχικά, εξαγάγετε την εργασία, την υπόθεση ή τις πληροφορίες από τα εισερχόμενά σας και απαντήστε στην ερώτηση, «Τι είναι αυτό; Είναι πραγματικά απαραίτητο να κάνουμε κάτι;».

Εάν δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα, υπάρχουν δύο επιλογές. Αν είναι σκουπίδια που δεν είναι πλέον χρήσιμα, τα πετάτε. Αν είναι χρήσιμες πληροφορίες, αρχειοθετήστε τις. Θα πρέπει να είναι δομημένο σε κατηγορίες και ετικέτες για να είναι εύκολο να βρείτε αυτό που χρειάζεστε.

Εάν πρέπει να κάνετε κάτι με τις πληροφορίες, υπάρχουν τρεις επιλογές:

1. Εκπληρώστε αυτό που απαιτείται.Εάν η ενέργεια είναι σημαντική και δεν θα διαρκέσει περισσότερο από 2-5 λεπτά.

2.εκχωρώ σε κάποιον.Εάν μια δραστηριότητα διαρκεί περισσότερο από δύο λεπτά, σκεφτείτε εάν μπορεί να ανατεθεί σε κάποιον.

Όταν εκχωρείτε σε κάποιον, πρέπει να γράφονται τα εξής:

• τελικό αποτέλεσμα;
• σχέδιο εργασίας (διαδρομή προς τον στόχο).
• ημερομηνία ολοκλήρωσης της εργασίας·
• ημερομηνία ελέγχου και το αποτέλεσμα που θα πρέπει να είναι έτοιμο για αυτόν (ενδιάμεσο ή τελικό).

3. Αναβολή για το μέλλον.Με αυτόν τον τρόπο, υποδείξτε:

• επιθυμητό αποτέλεσμα;
• η πλησιέστερη επόμενη ενέργεια που πρέπει να γίνει. Θυμηθείτε: είναι αδύνατο να ολοκληρώσετε το έργο στο σύνολό του, μπορείτε μόνο να κάνετε συγκεκριμένα απλά βήματα που θα σας φέρουν πιο κοντά στο τελικό αποτέλεσμα.
• προθεσμία. Εάν δεν υπάρχει ακριβές χρονοδιάγραμμα, βάλτε την ενέργεια στη λίστα "Κάποια μέρα".

Μπορείτε να στείλετε μηνύματα στον εαυτό σας για να τα λάβετε την καθορισμένη ημέρα. Για αυτό, είναι κατάλληλο τόσο το Ημερολόγιο Google με υπενθύμιση τη σωστή ημέρα όσο και η εφαρμογή αλληλογραφίας, η οποία θα σας στείλει ένα γράμμα σε μια συγκεκριμένη ώρα.

Πώς να προγραμματίσετε την εργασία σας;

Όλες οι εργασίες μπορούν να χωριστούν σε τρία βήματα:

1. Εκτέλεση προσχεδιασμένου. Μπορεί να είναι τόσο στρατηγικά σημαντικά πράγματα που σας φέρνουν πιο κοντά στον στόχο ή μια ρουτίνα που απλά πρέπει να κάνετε.
2. Εκτέλεση εργασίας όπως εμφανίζεται απροσδόκητα. Αυτό είναι όταν έρχονται εργασίες από συναδέλφους, διευθυντές, επιστολές από πελάτες κατά τη διάρκεια της ημέρας.
3. Σχεδιασμός για περαιτέρω εργασία: σύνταξη και επανεξέταση λιστών, καθορισμός προτεραιοτήτων. Αυτό το σημείο δεν πρέπει να σας πάρει πολύ χρόνο, ώστε να μην προγραμματίζετε για χάρη του προγραμματισμού.

Η πρακτική του σχεδιασμού υποθέσεων και εργασιών (αναμνηστικό βιβλίο) περιγράφεται στο βιβλίο του David Allen.

Ντέιβιντ Άλεν

Σύμβουλος προσωπικής αποτελεσματικότητας και διαχείρισης χρόνου, συγγραφέας της μεθοδολογίας παραγωγικότητας GTD

Για ένα βιβλίο αναμνηστικών χρειάζονται 43 φάκελοι: 31 σημειώνονται με αριθμούς από το 1 έως το 31, άλλοι 12 με τα ονόματα των μηνών. Οι ημερήσιοι φάκελοι τοποθετούνται μπροστά, ξεκινώντας από την αυριανή ημερομηνία. Πίσω από το φάκελο με τον αριθμό 31 βρίσκεται ο φάκελος για τον επόμενο μήνα και πίσω του βρίσκονται οι φάκελοι με τους υπόλοιπους μήνες.

Τα περιεχόμενα του φακέλου για την επόμενη μέρα μεταφέρονται στον κάδο απορριμμάτων κάθε μέρα και, στη συνέχεια, ο φάκελος τοποθετείται πίσω από τον τελευταίο από τους ημερήσιους φακέλους (σαν να μεταφέρεται στον επόμενο μήνα). Όταν αδειάζετε το φάκελο 31 για τον τρέχοντα μήνα, θα υπάρχει ένας φάκελος με το όνομα του νέου μήνα πίσω του και πίσω του φάκελοι με τις ημέρες του νέου μήνα. Ομοίως, ο φάκελος με τον τρέχοντα μήνα, όταν έχει παρέλθει, μεταφέρεται στον επόμενο χρόνο.

Σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, πρέπει να αποθηκεύσετε έγγραφα που απαιτούν συγκεκριμένες ενέργειες (μια φόρμα που πρέπει να συμπληρώσετε, μια επιστολή για αποστολή).
Για να λειτουργήσει το σύστημα, πρέπει να ενημερώνεται καθημερινά. Εάν ξεχάσετε να ενημερώσετε τον αυριανό φάκελο, δεν θα μπορείτε να εμπιστευτείτε το σύστημα. Θα χαθούν σημαντικές πληροφορίες, οι οποίες θα πρέπει να αντιμετωπιστούν με άλλους τρόπους.

Εάν φεύγετε για αρκετές ημέρες, τότε πριν φύγετε, πρέπει να ελέγξετε τους φακέλους για τις ημέρες κατά τις οποίες θα λείπετε.

Πώς να το οργανώσετε στην πράξη, λαμβάνοντας υπόψη τα σύγχρονα συστήματα σχεδιασμού:

1. Αντί για ένα βιβλίο μνήμης, χρησιμοποιήστε έναν οργανωτή με λίστες υποχρεώσεων για κάθε ημέρα και καταχωρίστε σε αυτό εργασίες για την τρέχουσα ημέρα. Οι συναντήσεις και οι υποθέσεις που συνδέονται με την ώρα θα πρέπει να καταγράφονται πρώτα και να ορίζονται υπενθυμίσεις έτσι ώστε το σύστημα να τις ειδοποιεί εκ των προτέρων.
2. Δημιουργήστε ένα αρχείο με μια λίστα υποχρεώσεων για τον μήνα. Αυτή είναι μια λίστα με το τι θέλετε να κάνετε αυτό το διάστημα. Του προσθέτεις θήκες όλο τον μήνα. Οι εργασίες πρέπει να επανεξετάζονται μία φορά την εβδομάδα. Καθώς σχεδιάζετε, διασκορπίστε τις πιο σημαντικές εργασίες κατά τη διάρκεια των εβδομάδων, ώστε να κατανοήσετε τις εργασίες προτεραιότητας σας. Θα τα εκπληρώσετε πρώτα από όλα, διαφορετικά όλος ο χρόνος θα αφιερωθεί σε μικρά και επείγοντα θέματα.
3. Δημιουργήστε ένα αρχείο με σχέδια για το έτος. Πρέπει να επανεξετάζεται μία φορά το μήνα. Οι περιπτώσεις από αυτό το αρχείο μεταφέρονται στα σχέδια του μήνα.
4. Κάντε σχέδια για τη χρονιά, βασισμένα σε μακροπρόθεσμους στόχους για 3-5 χρόνια. Είναι προτιμότερο να καταγράφονται αυτές οι περιπτώσεις είτε στο τέλος του χρόνου, είτε στις διακοπές, όταν το κεφάλι δεν είναι φορτωμένο με καθημερινές εργασίες.

Ο Ντέιβιντ Άλεν ονομάζει αυτά τα τέσσερα σημεία σύστημα φυσικού σχεδιασμού. Αυτό το σύστημα σας επιτρέπει να προχωρήσετε προς τους στόχους που είναι σημαντικοί για εσάς και να μην χάνετε χρόνο σε μια ρουτίνα.

Υπάρχει ένα καθολικό σχέδιο με το οποίο μπορεί να σχεδιαστεί οποιοδήποτε έργο;

Ναι σίγουρα. Ο Ντέιβιντ Άλεν το αποκαλεί μοντέλο φυσικού σχεδιασμού. Αποτελείται από πολλά βήματα.

Βήμα 1. Στόχος και εικόνα του ιδανικού αποτελέσματος

Ορίστε ή ιδανικό τελικό αποτέλεσμα, φανταστείτε ότι το έχετε επιτύχει.

Περιγράψτε το με όλα τα κριτήρια επιτυχίας (χρήματα, άνθρωποι, αναγνώριση). Όσο πιο αναλυτικά περιγράφετε το τελικό αποτέλεσμα, τόσο ισχυρότερο θα είναι το κίνητρο, ειδικά σε στιγμές που χρειάζεται να κάνετε συγκεκριμένες ενέργειες, αλλά δεν υπάρχει χρόνος για αυτό.

Βήμα 2. Αρχές

Περιγράψτε τις αρχές στις οποίες θα τηρείτε καθώς επιτυγχάνετε τον στόχο σας. Για παράδειγμα: «Θα δώσω ελεύθερα τα χέρια στους ανθρώπους εάν ... (παραμείνουν εντός του προϋπολογισμού, ολοκληρώσουν το έργο πριν από τη λήξη της προθεσμίας).» Αναρωτηθείτε: «Ποιες ενέργειες μπορεί να επηρεάσουν τη δραστηριότητά μου; Πώς μπορώ να τους αποτρέψω;»

Οι αρχές είναι σαφείς και παρέχουν μια αξιόπιστη αναφορά στη διαδικασία διαχείρισης των δραστηριοτήτων.

Βήμα 3: Καταιγισμός ιδεών

Καταιγισμός ιδεών όπου καταγράφετε όλες τις ιδέες που σας έρχονται στο μυαλό.

Βασικές αρχές του καταιγισμού ιδεών:

• μην κρίνεις?
• μην αμφισβητώ?
• Μην βαθμολογήσεις;
• μην κριτικάρεις?
• σκεφτείτε την ποσότητα, όχι την ποιότητα.
• μεταφέρουν την ανάλυση και την οργάνωση στο παρασκήνιο.

Βήμα 4. Σχέδιο έργου με τη μορφή λίστας

Οργανώστε τα αποτελέσματα του καταιγισμού ιδεών σας σε μια λίστα υποχρεώσεων. Ξεκινήστε να σχεδιάζετε από το τέλος και επιστρέψτε. Έτσι μπορείτε εύκολα να κάνετε ένα σχέδιο και να καθορίσετε το πρώτο βήμα προς τον στόχο. Παράδειγμα σχεδιασμού από άκρο σε άκρο:

Στόχος (ιδανικό αποτέλεσμα)Α: Μπορώ να μιλάω ισπανικά και να καταλαβαίνω τους ανθρώπους.

Γιατί είναι αυτό: Θέλω να επικοινωνώ χωρίς τη συμμετοχή μεταφραστών κατά τις επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις με Ισπανούς συνεργάτες και να επικοινωνώ ελεύθερα με άλλους κατά τη διάρκεια των διακοπών μου στην Ισπανία.

Βήματα προς τον στόχο:

• Ένα βήμα πιο κοντά στην επίτευξη του στόχου μου: Βρήκα έναν μητρικό ομιλητή των Ισπανών και του μιλάω δύο φορές την εβδομάδα.
• Ένα βήμα πριν: Πέρασα τις εξετάσεις γλωσσομάθειας Β1.
• Ένα βήμα πριν: Πέρασα τις εξετάσεις γλωσσομάθειας Α1.
• Ένα βήμα πριν: Σπούδασα ισπανικά οκτώ φορές μέσα σε ένα μήνα και ολοκλήρωσα όλες τις εργασίες μου.
• Ένα βήμα πριν: Εγγράφηκα σε ένα μάθημα Ισπανικών και πλήρωσα τα δίδακτρα ενός μήνα.
• Ένα βήμα πριν: Συνέλεξα πληροφορίες για μαθήματα Ισπανικών και συνέταξα έναν πίνακα σύγκρισης.
• Πρώτο βήμα: Προγραμμάτισα μια ώρα στο ημερολόγιό μου όταν θα συλλέγω πληροφορίες για τα μαθήματα Ισπανικών.

Όταν μια ομάδα εργάζεται για την ίδια εργασία και πρέπει να οργανώσετε ολόκληρο το σχέδιο σε ένα μέρος, είναι βολικό να χρησιμοποιήσετε . Η πρώτη στήλη σε αυτήν είναι τα στάδια στο δρόμο προς τον στόχο, η δεύτερη στήλη είναι υπεύθυνη. Στη συνέχεια θα υπάρχουν στήλες με μια χρονική περίοδο. Τα κελιά θα εμφανίζουν την κατάσταση του συγκεκριμένου ορόσημου, όπως Σχεδιασμένο, Σε εξέλιξη, Ολοκληρώθηκε, Αναβλήθηκε.

Το GTD και το φυσικό σύστημα προγραμματισμού μπορεί να φαίνονται δύσκολα. Όταν όμως το ρυθμίσετε για τον εαυτό σας και αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε τακτικά, θα νιώσετε ότι όλα είναι πολύ πιο εύκολα από ό,τι φαινόταν με την πρώτη ματιά.

Γιατί είναι δύσκολο να κρατήσω τα πάντα στο κεφάλι μου

Η βραχυπρόθεσμη μνήμη μας είναι σαν την κύρια μνήμη ενός υπολογιστή - είναι απαραίτητη για την εργασία με πραγματικές εργασίες και ο όγκος της είναι εξαιρετικά μικρός. Ταυτόχρονα, είμαστε σε θέση να επεξεργαζόμαστε κατά μέσο όρο και να δουλεύουμε καλά με μόνο 1–3. Ταυτόχρονα, ο όγκος των πληροφοριών που διεκδικούν την προσοχή μας αυξάνεται συνεχώς. Όπως λέει ο David Allen, συγγραφέας του Getting Things In Order, «Το μυαλό σου είναι να δημιουργείς ιδέες και όχι να τις αποθηκεύεις». Και αυτός είναι ένας από τους στόχους της προσέγγισής του.

Σχετικά με τις εσωτερικές υποχρεώσεις

Σύμφωνα με τον συγγραφέα, η κύρια πηγή άγχους και αρνητικών συναισθημάτων είναι οι ανεπίλυτες ή παραβιασμένες υποχρεώσεις προς τον εαυτό ή τους άλλους (στο πρωτότυπο, ο Άλεν τις αποκαλεί ανοιχτούς βρόχους). Οι καταθλιπτικές σκέψεις είναι ακόμη πιο δύσκολο να αντέξουμε από το να συνειδητοποιήσουμε την ποσότητα της δουλειάς που πρέπει να κάνουμε. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τη σχέση μεταξύ γνωστικών λειτουργιών, προγραμματισμού και ημιτελών εργασιών και.

«Οποιαδήποτε υποχρέωση «θα έπρεπε, θα μπορούσε ή θα έπρεπε» που βρίσκεται μόνο στο μυαλό δημιουργεί μια παράλογη ένταση που δεν μπορεί να αποτιναχθεί, 24 ώρες την ημέρα, επτά ημέρες την εβδομάδα».

Ο Άλεν πιστεύει επίσης ότι, σε αντίθεση με τη σωματική εργασία, η πνευματική εργασία δεν έχει σαφή όρια. Και δεν είναι καν ότι μετά από μια κουραστική μέρα στο γραφείο, συνεχίζεις να σκέφτεσαι τη δουλειά στο σπίτι. Για τον Άλεν, δεν υπάρχει καμία διάκριση μεταξύ εργασίας και αναψυχής. Σύμφωνα με τη λογική του, δουλειά είναι όλα όσα προσπαθούμε να φέρουμε την τρέχουσα κατάσταση των πραγμάτων. Το κύριο πράγμα είναι να αποσαφηνίσετε με σαφήνεια τα αποτελέσματα και να καθορίσετε τα βήματα για την επίλυσή τους πριν θέσετε αυτούς τους στόχους σας.

Πώς να μάθετε να σκέφτεστε πιο καθαρά

Πρώτα απ 'όλα, είναι σημαντικό να αντιμετωπίσουμε τις εσωτερικές υποχρεώσεις. Η φιλοσοφία του Getting Things Done (εφεξής GTD) υπονοεί ότι ολόκληρη η διαδικασία διαχείρισης της εργασίας βασίζεται σε τρεις απλές αρχές.

Πρώτα πρέπει να ελευθερώσετε το κεφάλι σας - συλλέξτε όλες τις ημιτελείς σκέψεις και εργασίες σε ένα εξωτερικό σύστημα που εμπιστεύεστε.

Στη συνέχεια, πρέπει να τα διευκρινίσετε - αποφασίστε τι να κάνετε με αυτές τις πληροφορίες.

Κάνε το.

Πέντε βήματα για την αποσαφήνιση σύνθετων προβλημάτων

1. Συλλογή

Συλλέξτε όλες τις ανοιχτές ερωτήσεις (προσωπικές και επαγγελματικές), τις ημιτελείς εργασίες (στο πρωτότυπο, η μεγάλη και ασαφής λέξη, μεταφράζεται ως «ελλιπής») και άλλες πληροφορίες που απλώς ενδιαφέρονται για εσάς. Στείλτε τα όλα στα Εισερχόμενα - έναν ασφαλή εξωτερικό χώρο αποθήκευσης που μπορεί να είναι είτε φυσικός (notebook, φάκελοι) είτε ψηφιακός (κάθε εφαρμογή διαχείρισης εργασιών περιέχει από προεπιλογή ένα Inbox, για παράδειγμα, ή - το τελευταίο έχει αναπτυχθεί εξ ολοκλήρου με βάση το GTD). Προσθέστε σε αυτό την αλληλογραφία και τους άμεσους αγγελιοφόρους - τα "Εισερχόμενα" σας από προεπιλογή.

Αποθηκεύοντας πληροφορίες για ημιτελείς εργασίες στον πάροχο, ελευθερώνετε το κεφάλι σας. Το κύριο πράγμα είναι να μην παράγετε πάρα πολλές λίστες και να τις ενημερώνετε και επεξεργάζεστε τακτικά.

Μόλις σκεφτείτε "θα έπρεπε", "θα έπρεπε", "θα έπρεπε" για μια εργασία, αυτή η εργασία ανήκει στην κατηγορία των ημιτελών

2. Επεξεργασία

Συνήθως πληροφορίες μας έρχονται καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας, αλλά είναι πιο βολικό για κάποιον να τις επεξεργαστεί το πρωί, να κάνει μια ανασκόπηση το βράδυ κ.ο.κ. Ο Άλεν γενικά συνιστά να διαχωριστούν έγκαιρα αυτά τα βήματα. Η ίδια η διαδικασία επεξεργασίας πληροφοριών αποτελείται από διαδοχικές απαντήσεις σε ερωτήσεις.

"Τι είναι αυτό?" (καθορισμός του είδους των πληροφοριών - εργασιών, σημειώσεων ή ιδεών).

«Χρειάζεται δράση τώρα;» Μερικές από τις πληροφορίες δεν προορίζονται καθόλου για εργασία, απλά αξίζει να τις πετάξετε. Το άλλο μέρος πρέπει να τοποθετηθεί στο σύστημα για να ελευθερωθεί η συνείδηση ​​από αυτό.

Εάν δεν απαιτείται καμία ενέργεια και δεν απαιτούνται οι πληροφορίες, απλά το ξεφορτωόμαστε.

Εάν δεν απαιτείται καμία ενέργεια, αλλά χρειάζονται οι πληροφορίες, τότε τις αναβάλλουμε για να επιστρέψουμε αργότερα. Για να γίνει αυτό, η GTD προτείνει τη δημιουργία ενός φακέλου "Someday/Maybe" στον οποίο αποστέλλονται όλα τα σχέδια για το μέλλον - από λίστες βιβλίων, ταινιών και μέρη για ταξίδια έως μια λίστα πιθανών εργασιών και οικογενειακών έργων.

Μια άλλη επιλογή: αποθηκεύουμε τις πληροφορίες ως αναφορά - για τις περαιτέρω ενέργειες και τα έργα μας. Και οι δύο γνωστές επιλογές όπως το Dropbox και το Google Drive, καθώς και νέα εργαλεία όπως το Notebook, είναι κατάλληλες για αυτό.

Εάν χρειάζεται δράση, το βασικό ερώτημα είναι: "Ποια είναι η επόμενη ενέργεια;" Είτε το κάνετε αμέσως εάν δεν διαρκέσει περισσότερο από 2 λεπτά (5 ή ίσως 10 - εξαρτάται από εσάς), είτε το αναθέτετε σε ένα πιο κατάλληλο άτομο και το βάζετε στη "Λίστα Αναμονής".

Εάν πρέπει να ορίσετε μια ακριβή ημερομηνία σε μια ενέργεια, στείλτε την στο "Ημερολόγιο" (Ημερολόγιο Google, Ημερολόγιο Apple, Microsoft Outlook είναι τα πιο προφανή). Οι ενέργειες χωρίς προθεσμία πηγαίνουν στη λίστα "Επόμενες ενέργειες", η οποία είναι ουσιαστικά μια λίστα εργασιών στη διαχείριση εργασιών ή στο σημειωματάριό σας.

Ποια είναι η επόμενη ενέργεια; Αυτή είναι η κύρια ερώτηση σχετικά με τυχόν πληροφορίες που έχετε συλλέξει. Εάν απαντήσετε σωστά, θα υπάρχει κάτι να οργανώσετε. Η "Επόμενη Δράση" είναι η επόμενη συγκεκριμένη, φυσική ενέργεια που πρέπει να κάνετε για να προχωρήσετε προς την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας.

3. Οργάνωση

Ως αποτέλεσμα της επεξεργασίας, προκύπτουν διάφορες κατηγορίες αποθήκευσης, οι οποίες αποτελούν το σύστημά σας.

Λίστες ενεργών ενεργειών: ένα ημερολόγιο (για ενέργειες με ακριβή προθεσμία) και μια λίστα εργασιών - στη διαχείριση εργασιών / σημειωματάριο.

Λίστα έργων - εργασίες που απαιτούν περισσότερες από μία ενέργειες για να ολοκληρωθούν (οι περισσότεροι διαχειριστές εργασιών έχουν πολλά επίπεδα εργασιών, που περιλαμβάνουν το επίπεδο των έργων, αλλά μόνο μια λίστα - ένα ευρετήριο έργων θα σας βοηθήσει) και υλικά αναφοράς για αυτούς - σε οποιαδήποτε βολική και προσβάσιμη αποθήκευση.

Η λίστα "Λίστα Αναμονής" είναι για εργασίες που απαιτούν την προσοχή σας και όχι τη συμμετοχή σας. Εκτός από το να ορίσετε υπενθυμίσεις για εργασίες που θα γίνουν σχετικές κάποια στιγμή στο μέλλον - η λειτουργία υπενθύμισης είναι επίσης διαθέσιμη στις περισσότερες εφαρμογές εργασιών.

Λίστα "Κάποτε/Ίσως" - για εργασίες που μπορεί να γίνουν σχετικές στο μέλλον: στην ουσία, μια λίστα με όλα όσα θα θέλατε να κάνετε, αλλά μην το κάνετε τώρα.

4. Επισκόπηση

Μετά τη συλλογή, την επεξεργασία και την οργάνωση, έχετε έτοιμους αλγόριθμους ενεργειών στους τομείς που σας αφορούν. Για να διατηρείται το σύστημα ενημερωμένο, πρέπει να ελέγχεται από καιρό σε καιρό - κυρίως το «Ημερολόγιο» και «Λίστα εκκρεμών εργασιών», καθώς και οι «Λίστα έργων», «Λίστα Αναμονής» και «Λίστα Πιθανών Εκκρεμοτήτων». Η εβδομαδιαία επανεξέταση όλων των σχεδίων και των λιστών θα σας δώσει μια αίσθηση της μεγάλης εικόνας και διαύγεια μυαλού, ώστε να μην χάνετε τίποτα και να επικεντρωθείτε στα βασικά.

5. Εκτέλεση

Στη διαχείριση ροής εργασιών, είναι σημαντικό να ιεραρχούνται σωστά οι εργασίες. Για να καταλάβετε τι να κάνετε και πότε να το κάνετε, ο Άλεν συμβουλεύει να εμμείνετε σε τρεις συμπεριφορές.

Εκχωρήστε ορισμένα κριτήρια σε εργασίες: πλαίσιο (για παράδειγμα, κατά τόπο: σπίτι, γραφείο, κατάστημα ή τη φύση της εργασίας: κλήσεις, συναντήσεις - και ούτω καθεξής). διαθέσιμος χρόνος; διαθέσιμη ενέργεια· τις προσωπικές σας προτεραιότητες.

Ο όρος «εργασία» συνήθως σημαίνει ένα από τα τρία πράγματα: κάνετε αυτό που έχετε προγραμματίσει ή προγραμματίζετε εργασίες ή εκτελείτε εργασίες όπως προκύπτουν. Αν κάποια στιγμή κολλήσετε, προσπαθήστε να αξιολογήσετε τι ακριβώς από τα παραπάνω κάνετε αυτή τη στιγμή και τι αξίζει να κάνετε.

Αξίζει να ξεκινήσετε τη δουλειά από κάτω προς τα πάνω, μεταβαίνοντας από στόχους χαμηλής τάξης σε υψηλότερους. Πρώτα, φροντίστε τις τρέχουσες υποθέσεις, στη συνέχεια - τομείς ευθύνης και προσοχής (οικογένεια, εργασία, υγεία, φίλοι). Τώρα μπορείτε να αναλάβετε σχέδια για 1-3 χρόνια μπροστά, μετά - για μια προοπτική 5 ή περισσότερων ετών. Το τελευταίο βήμα είναι να αξιολογήσετε την αποστολή και τις αρχές σας. Έτσι βήμα βήμα θα είναι πιο εύκολο για εσάς να ξεκαθαρίσετε όλες τις υποθέσεις σας.

Θα αποκαλύψω μερικά μυστικά αποτελεσματικότητας στη ζωή και τις επιχειρήσεις...

Ένα μικρό φύλλο απάτης για το πώς να αντιμετωπίσετε τα πράγματα και να αρχίσετε να ζείτε αποτελεσματικά!

Ο David Allen σας προσκαλεί προσωπικά στην προπόνηση στη Μόσχα. Πρέπει να πω ότι τα βιβλία του έχουν πουλήσει πάνω από 2 εκατομμύρια αντίτυπα!
Και το σύστημά του λειτουργεί πραγματικά!

Η ζωή σας δεν θα είναι ποτέ η ίδια μόλις γνωρίσετε το σύστημα GTD!
Θυμάμαι ότι με εντυπωσίασε πολύ η ερμηνεία του David Allen!

Αρπάζουμε χίλια πράγματα, προσπαθώντας να μην ξεχάσουμε τα οικιακά μικροπράγματα στην πορεία, συχνά ξεχνάμε τον στόχο, αλλά θυμόμαστε τις προθεσμίες που αναπόφευκτα πλησιάζουν.

Μερικές φορές ο φόβος μιας χιονοστιβάδας εργασιών παραλύει κυριολεκτικά τον εγκέφαλο και εμφανίζεται η απάθεια, η αναβλητικότητα και η κατάθλιψη. Η εργασία σε τέτοιες στιγμές κινείται αργά, φαίνεται ότι ακόμη και ο δρομέας του ποντικιού μόλις σέρνεται στην οθόνη.

Αυτή η κατάσταση είναι τόσο πιο επικίνδυνη όσο περισσότερο εργάζεται ένα άτομο σε μια ομάδα, ειδικά όταν πρόκειται για μια ομάδα ανάπτυξης.

Ιδέα για πρόσκληση στο συνέδριό μαςΟ Ντέιβιντ Άλεν ήταν απροσδόκητος, αλλά όχι τυχαίος. Η προσωπική, εκ πρώτης όψεως, η έννοια του GTD, δίνει καλές συστάσεις για κάθε προγραμματιστή ξεχωριστά και τη διαδικασία ανάπτυξης στο σύνολό της. Φυσικά, η μέθοδος GTD δεν είναι τόσο «ακονισμένη» για τη διαδικασία ανάπτυξης λογισμικού όσο ευκίνητη, αλλά παρόλα αυτά μπορεί να τη συμπληρώσει ή να γίνει το πρώτο βήμα για τη μετάβαση της ομάδας σε μια ευέλικτη μεθοδολογία ανάπτυξης. Τι είναι αυτό, GTD για έναν προγραμματιστή;

Ας χωρίσουμε την εφαρμογή των αρχών GTD στην ανάπτυξη σε δύο τμήματα: προσωπική, όταν πρόκειται για άτομο, και ομαδική, όταν πρόκειται για μια εταιρεία ή μια ομάδα προγραμματιστών. Σε γενικές γραμμές, οι αρχές είναι ίδιες, αλλά είναι πολύ πιο δύσκολο να τις εφαρμόσεις σε μια ομάδα, αφού θα υπάρχει εγγυημένη δολιοφθορά και αντίσταση από τους εργαζόμενους ή έναν αρχηγό ομάδας.

Κανένας άνθρωπος δεν είναι νησί

Ένα από τα θεμέλια της μεθόδου GTD είναι η αρχή της μετακίνησης εργασιών από τη μνήμη ενός ατόμου σε μια εξωτερική πηγή. Έτσι, ο ανθρώπινος εγκέφαλος σταματά να ενδιαφέρεται να κρατά όλα τα σχέδια στο μυαλό του, από τα ασήμαντα έως τα παγκόσμια, και αρχίζει να επικεντρώνεται στα καθήκοντα που είναι πραγματικά σημαντικά αυτή τη στιγμή και στην εφαρμογή τους. Κάποιος λέει ότι η μέθοδος GTD μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά για να ελευθερώσει προσωπικό χώρο και να βρει μια ισορροπία μεταξύ της εργασίας και, για παράδειγμα, των χόμπι ή της οικογένειας. Ωστόσο, από τη σκοπιά ενός πρακτικού προγραμματιστή, το GTD χρειάζεται, πρώτα από όλα, για να διατηρείται μια ισορροπία μεταξύ εργασίας και ... εργασίας.

Οι προγραμματιστές, οι αρχιτέκτονες συστημάτων και οι διαχειριστές έργων εργάζονται συνεχώς σε πολλαπλές προτεραιότητες, εργασίες ή έργα. Συχνά οι περιστάσεις αποκλείουν τη συντήρηση μιας εργασίας, επομένως πρέπει να είστε σε θέση να αναδιοργανωθείτε γρήγορα. Μια τέτοια ρίψη από έργο σε έργο προκαλεί συχνά άγχος, αλλά όχι αυτό που προκύπτει από μια εργασία που δεν αγαπάτε, αλλά το άγχος ως φυσιολογικό και συναισθηματικό φαινόμενο. Όσο υψηλότερο είναι το επίπεδο του άγχους, τόσο πιο δύσκολο είναι να ανταπεξέλθετε στις εργασίες. Εδώ μπαίνει το GTD.

Ρύθμιση φίλτρων στη λίστα υποχρεώσεων

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να θέσετε όρια επιλέγοντας την κύρια μεταξύ όλων των εργασιών. Αφήνοντας το κύριο πράγμα, ελευθερώνετε χρόνο και ενέργεια και δημιουργείτε ορμή για δράση με πολύ λιγότερη προσπάθεια από ό,τι όταν κρατάτε όλα τα μικρά πράγματα στο κεφάλι σας. Υπάρχει ρουτίνα, υπάρχουν σημαντικά έργα, υπάρχουν σχέδια για το μέλλον. Ταυτόχρονα, σε όλες αυτές τις κατηγορίες υπάρχει κάτι σημαντικό. Για να το επιλέξετε, πρέπει να εκτελέσετε πολλά βήματα:

• επιλέξτε εργασίες που έχουν ξεκινήσει αλλά δεν έχουν ολοκληρωθεί.


• επιλέξτε τις περιπτώσεις που προκαλούν τη μεγαλύτερη ανησυχία.


• επιλέξτε πράγματα που δεν θέλετε να κάνετε και που συνεχώς αναβάλλονται.


• επιλέξτε υποθέσεις ρουτίνας, συμπεριλαμβανομένων των οικιακών.

Κατά κανόνα, η κύρια είναι στις τρεις πρώτες ομάδες. Αντίστοιχα, θα πρέπει να δοθεί προτεραιότητα σε ανησυχητικές και ημιτελείς εργασίες - δεν είναι τυχαίο ότι η ακριβής μετάφραση του Getting Things Done είναι «να φέρεις τα πράγματα στην ολοκλήρωση».

Βελτιώνουμε την επικοινωνία

Δεν έχει σημασία αν ένας ελεύθερος επαγγελματίας ή ένας προγραμματιστής εργάζεται εξ αποστάσεως ή σε ομάδα, είναι συνεχώς στον τομέα της επικοινωνίας: κλήσεις πελατών, ερωτήσεις διαχείρισης, αιτήματα χρηστών και συναδέλφων, ενημερωτικά μηνύματα από προμηθευτές SDK κ.λπ. Αυτές οι επικοινωνίες δεν μπορούν να ονομάζεται ασήμαντο, αλλά πρέπει να μπορούν να τα χειρίζονται σωστά .

• Σταματήστε να ελέγχετε το e-mail σας κάθε 5 λεπτά - ορίστε αναδυόμενες ειδοποιήσεις που μπορείτε να δείτε με την άκρη του ματιού σας. Τοποθετήστε την αλληλογραφία σε φακέλους και διαβάστε την καθώς ενημερώνεται σε μια συγκεκριμένη στιγμή.


• Διαχωρίστε όλες τις επικοινωνίες κατά περιβάλλον: Skype, κλήσεις κινητής τηλεφωνίας, σταθερό τηλέφωνο, επικοινωνία μέσω ταχυδρομείου κ.λπ. Διαθέστε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για επικοινωνία σε κάθε κανάλι.


• Ελέγξτε τις εργασιακές και προσωπικές συνομιλίες. Ίσως εάν ο νέος σας υπάλληλος σας γράφει ατελείωτα ή ένας παλιός συνάδελφος κάνει τις ίδιες ερωτήσεις εργασίας, θα πρέπει να τους ζητήσετε να προετοιμάσουν ερωτήσεις, να αφιερώσουν χρόνο για να επικοινωνήσουν και να διευκρινίσουν τυχόν δύσκολα σημεία.


• Παρακολουθήστε το πρόγραμμα περιήγησής σας. Οι προγραμματιστές εξετάζουν συχνά εξειδικευμένα θέματα σε φόρουμ ή εξειδικευμένους ιστότοπους. Εκεί περιμένουν ενδιαφέροντα θέματα και συζητήσεις που δεν έχουν καμία σχέση με την τρέχουσα αποστολή. Είναι καλύτερα να αναβάλετε την ανάγνωση ενός πραγματικά ενδιαφέροντος θέματος χρησιμοποιώντας σελιδοδείκτες του προγράμματος περιήγησης ή ειδικά βοηθητικά προγράμματα για την αποθήκευση συνδέσμων (για παράδειγμα, το πρόσθετο Pocket, το οποίο μπορεί επίσης να εγκατασταθεί ως εφαρμογή σε φορητή συσκευή και να συγχρονίσει σελιδοδείκτες).


• Αποκτήστε ένα σημειωματάριο ή/και μια εφαρμογή όπου θα σημειώνετε όλες τις εργασίες με ετικέτες επείγουσας ανάγκης και σημασίας. Το GTD για τη διαχείριση υποθέσεων εισάγει τις έννοιες του χρόνου, του πλαισίου (τόπου), της δράσης. Για να ιεραρχήσετε σωστά τις εργασίες, φανταστείτε ένα απλό φίλτρο όπως στο Excel, για παράδειγμα. Αντιστοιχίστε σε κάθε εργασία μια παράμετρο ώρας (κατά ρολόι ή ώρα της ημέρας), μέρος (σπίτι, δουλειά, δρόμος, γυμναστήριο, κατάστημα κ.λπ.). Και μετά διαιρέστε τις εργασίες ως εξής: "ζητήστε σχόλια για το TK - εργασία - 14:00" ή "καλέστε το κατάστημα ελαστικών - δρόμο - βράδυ." Υπάρχουν πολλές εφαρμογές για τέτοιες εγγραφές: από τον προγραμματιστή εργασιών στα Windows, τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τους δικούς σας σκοπούς, έως το Evernote, το Rainlendar και προσεκτικά γραπτές υπενθυμίσεις στο smartphone σας.

Η σιγουριά ότι έχετε μια τέτοια λίστα είναι εγγυημένη ότι θα μειώσει τα επίπεδα άγχους και θα σας βοηθήσει να εστιάσετε στην επίλυση καθεμιάς από τις εργασίες.

Υπάρχει ένα πιο παγκόσμιο πρόβλημα που επηρεάζει επίσης τους προγραμματιστές οποιουδήποτε τύπου απασχόλησης. Σήμερα, σχεδόν κάθε εβδομάδα, κυκλοφορούν νέα εργαλεία, οδηγοί, βοηθητικά προγράμματα προγραμματιστών, κάθε τόσο υπάρχουν μηνύματα για νέες εκδόσεις πλαισίων, νέες βιβλιοθήκες, ακόμη και νέες γλώσσες προγραμματισμού. Όλες αυτές οι πληροφορίες είναι εξαιρετικά ενδιαφέροντες για τους επαγγελματίες, και μερικές φορές ακόμη και σαγηνεύουν και σας κάνουν να δοκιμάσετε κάτι νέο (δημιουργήστε μια απλή εφαρμογή για κινητά, γράψτε "Hello, world!" στο Brainfuck ή δημιουργήστε ένα νέο έργο ανοιχτού κώδικα). Υπάρχει μόνο μία διέξοδος: να κατανεμηθούν τα συμφέροντα ανάλογα με τη σημασία τους σε σχέση με τρέχοντα έργα, βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους. Η εστίαση σε μία εργασία καθιστά δυνατή την αύξηση της προσωπικής παραγωγικότητας, την απελευθέρωση χρόνου και την έναρξη της εκμάθησης νέων πληροφοριών.

5 βήματα βελτιστοποίησης

Η μέθοδος GTD διακρίνει πέντε στάδια εργασίας σε μια λίστα υποχρεώσεων.

Συλλογή πληροφοριών.Πρέπει να συγκεντρώσετε όλες τις εργασίες - απλώς πάρτε και σημειώστε με ένα στυλό ή σε ένα αρχείο κειμένου όλες τις καθημερινές, ημιτελείς, παγκόσμιες υποθέσεις σας. Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι, για παράδειγμα, πίσω από την εργασία «Γράψτε μια αναφορά στο Fast Report for LLC Snegovik», υπάρχουν αρκετές σημαντικές και απαιτητικές υποεργασίες προσοχής: συλλογή απαιτήσεων από τον πελάτη, σύνταξη και έγκριση των TOR, ζητήστε μια σειρά δεδομένων για τη δοκιμή της αναφοράς κ.λπ. ... Είναι απαραίτητο να γράψετε απολύτως όλες τις εργασίες - λίγο αργότερα θα τις ομαδοποιήσετε.
Δώστε προσοχή όχι μόνο σε εκείνα τα έργα που βρίσκονται στη μνήμη, αλλά και σε αυτά που βρίσκονται στον υπολογιστή - συχνά δεν υπάρχει λιγότερο χάος από ό,τι στις σκέψεις. Αξίζει να χωρίσετε τα αρχεία σε φακέλους που αντιστοιχούν σε κάθε έργο, διαχωρίζοντας τα προσωπικά έγγραφα από αυτά που λειτουργούν.

διαδικασία επεξεργασίας.Επεξεργαστείτε τις πληροφορίες σύμφωνα με το σχέδιο που προτείνει η GTD: εάν κάτι εκτελείται ήδη, πρέπει να συνεχίσετε την εργασία μέχρι το τέλος, εάν μπορείτε να το κάνετε σε λιγότερο από δύο λεπτά, κάντε το αμέσως.

Κλασικός αλγόριθμος επεξεργασίας GTD

Από την άποψη της εργασίας σε ένα βασικό έργο για εσάς, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη αρκετές αποχρώσεις.

• Αναβάλετε τις μη επείγουσες εργασίες, όπως τη μελέτη μη βασικών υλικών που δεν έχουν καμία σχέση με την τρέχουσα εργασία.


• Εάν είναι δυνατόν, αναθέστε εργασίες, για παράδειγμα, σε συναδέλφους ή ελεύθερους επαγγελματίες. Εάν είστε γρήγορος και αποτελεσματικός κωδικοποιητής, αλλά δεν είστε πολύ καλοί στη δημιουργία ιστοσελίδων, στη διαφήμιση ή στο σχεδιασμό, καλέστε τους επαγγελματίες. Ακόμα κι αν είναι δικό σας έργο, η επένδυση στην ποιοτική δουλειά κάποιου άλλου θα αποδώσει γρήγορα.


• Μάθε να λες «όχι». Αυτή είναι ίσως μια από τις πιο δύσκολες δεξιότητες: θα υπάρχουν πάντα δεκάδες φίλοι που έχουν κολλήσει τα Windows, ένα σφάλμα έχει εισχωρήσει στον κώδικα, απαιτεί υλικολογισμικό Android και εκλιπαρεί για jailbreak του iPhone. Αυτές οι μικρές εργασίες απαιτούν πολύ χρόνο. Εάν δεν θέλετε να χαλάσετε τη σχέση, βρείτε μερικά διαθέσιμα εγχειρίδια στον Ιστό και στείλτε συνδέσμους σε όσους υποφέρουν.

Οργάνωση λίστας.Αφού έχουν περάσει τα δύο πρώτα και πιο δύσκολα στάδια, είναι απαραίτητο να οργανωθεί η εργασία με τις εργασίες. Εδώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν απλό κανόνα: διαιρέστε το χρόνο σε εβδομάδες, στο τέλος της εβδομάδας ελέγξτε τη λίστα και δημιουργήστε μια νέα. Όλες οι εργασίες πρέπει να χωρίζονται κατά προθεσμίες και προτεραιότητα. Για να διαχειριστείτε εργασίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις εφαρμογές που σας αρέσουν: αυτές είναι το OneNote και το Evernote για κινητά, και το Asana και το Redmine και το Ημερολόγιο Google και ούτω καθεξής...

Σε αυτό το στάδιο, το κύριο πράγμα είναι να δώσετε μεγάλη προσοχή στη συνεργασία με τα τρέχοντα ή πολλά έργα. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνειρμικούς χάρτες (mindmap), οι οποίοι θα αντικατοπτρίζουν όλα τα στάδια της εργασίας με τη μορφή μιας οπτικής δομής-χάρτης, σύμφωνα με την οποία θα προχωρήσετε με το έργο. Για να δημιουργήσετε ένα mindmap, υπάρχουν πολλές επί πληρωμή και δωρεάν εφαρμογές με ενδιαφέρουσες δυνατότητες. Μας αρέσει το βολικό, το δωρεάν και το ρωσικό , στην οποία δημιουργήσαμε μια κατά προσέγγιση προβολή ενός ημιτελούς χάρτη που δεν ισχυρίζεται ότι είναι αληθής:

Μέρος 1

Μέρος 2ο

Δεν πρέπει να χωρίζετε τις εργασίες σε απλές και σύνθετες, πρέπει να κάνετε τα πάντα με τη σειρά, τότε ο χρόνος θα κατανεμηθεί ορθολογικά.

Έγινε η αναθεώρηση.Σε αυτό το στάδιο, είναι απαραίτητο να σημειώσετε τι έχει γίνει, να αναλύσετε τους λόγους για τις αποτυχίες, να δημιουργήσετε ένα σχέδιο για το επόμενο στάδιο (για παράδειγμα, μια εβδομάδα).

Η πραγματική δράση.Οι εργασίες θα πρέπει να εκτελούνται με βάση τους διαθέσιμους πόρους: δυνάμεις, χρόνο, τόπο εκτέλεσης, καθώς και την καθορισμένη προτεραιότητα. Εάν σας λείπει κάποιος πόρος που θα εμφανιστεί αργότερα για να λύσει γρήγορα το πρόβλημα, προσπαθήστε να μεταφέρετε την εργασία στη στιγμή που εμφανίζεται το εργαλείο για την καλύτερη εκτέλεσή της. Για παράδειγμα, εάν ολοκληρώνετε μια εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή και για να κάνετε κάποιες αλλαγές χρειάζεστε ένα ενημερωμένο και δεν έχει αγοραστεί ακόμη από την εταιρεία σας, αλλά σχεδιάζεται να αγοραστεί στο εγγύς μέλλον, κάντε αυτές τις αλλαγές που μπορούν να γίνουν στην τρέχουσα έκδοση, και προσθέστε την εργασία των υπόλοιπων αλλαγών στο φάκελο ή ένα αρχείο με εργασίες για το μέλλον. Φυσικά, η αναζήτηση τρόπων επίλυσης του προβλήματος με τα διαθέσιμα μέσα σε αποκαλύπτει ως επαγγελματία, αλλά απαιτεί μεγάλη και όχι πάντα δικαιολογημένη επένδυση του χρόνου και του κόπου σου.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να χρησιμοποιήσετε τις αρχές του GTD εάν είστε προγραμματιστής σε μια ομάδα ή εργάζεστε μόνοι σας.

• Σχεδιάστε το έργο σας αρχικά, και όχι κατά τη διάρκεια της εργασίας, χωρίστε το σε διαχειρίσιμες δευτερεύουσες εργασίες.


• Επισημάνετε μεμονωμένα στάδια εργασίας στο έργο και βάλτε ετικέτες για τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα της εργασίας.


• Φέρτε κάθε εργασία στο τέλος χωρίς να την αφήσετε για αργότερα. Ακόμα κι αν ξέρετε μόνο πολύ δρόμο για να λύσετε ένα πρόβλημα, λύστε το. Κατά τη διάρκεια της περαιτέρω ανακατασκευής, θα είναι δυνατό να απαλλαγούμε από μια μη βέλτιστη λύση.


• Επανεξετάζετε περιοδικά τις λίστες των εργασιών για να αναθεωρείτε τι έχει γίνει και να αλλάζετε σχέδια.


• Σε μια χρονική στιγμή, εστιάστε σε μια εργασία - έτσι εξοικονομείτε χρόνο και προσπάθεια.


• Αφιερώστε χρόνο για κάθε στάδιο και δώστε τη μέγιστη προσοχή σε αυτό: συγκέντρωση απαιτήσεων, ανάπτυξη, δοκιμή μονάδας κ.λπ.

Το GTD δεν μπορεί να εφαρμοστεί σε μια μέρα - πρώτα εμφανίζονται ορισμένα μεμονωμένα στοιχεία, μετά διαμορφώνονται κανόνες, τέλος, εμφανίζεται μια συνήθεια και ένα απτό αποτέλεσμα. Το κύριο πράγμα είναι να μην σταματήσετε. Παρεμπιπτόντως, δεν είναι κακό αν μπορείτε να μεταφέρετε κάποιες από τις δεξιότητές σας στο GTD στην ομάδα με την οποία συνεργάζεστε - αυτό μπορεί να βελτιστοποιήσει σημαντικά την εργασία εντός της εταιρείας.

Υπάρχει ασφάλεια στους αριθμούς

Παρά το γεγονός ότι η GTD, κατά κανόνα, απευθύνεται σε ένα άτομο, εφαρμόζεται επίσης σε μια ομάδα, στην οποία είναι σημαντικό να μπορούμε να προσδιορίσουμε το όραμα του έργου, τους στόχους, να ορίσουμε έργα και να κατανείμουμε τομείς ευθύνης. Επιπλέον, πολλοί οργανισμοί υπάρχουν ήδη και χρησιμοποιούν με επιτυχία, ίσως, την οντότητα που βρίσκεται πιο κοντά στη λογική του GTD - το διάγραμμα Gantt. Το γράφημα Gantt αντικατοπτρίζει με μεγάλη ακρίβεια τις ανάγκες του έργου για πόρους, εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες, τον κατά προσέγγιση χρόνο ολοκλήρωσης κάθε εργασίας, τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της εργασίας στην εργασία, τα στάδια του έργου, τα οποία μπορούν να ξεκινήσουν μόνο μετά το τέλος του προηγούμενο στάδιο και την αποδέσμευση των απαιτούμενων πόρων.

Ωστόσο, συχνά όλες οι προσπάθειες για τη σύνταξη ενός διαγράμματος πόρων και απασχόλησης είναι μάταιες. Συνδέοντας το GTD με την ανάπτυξη λογισμικού, ο Robert Peake, ευαγγελιστής GTD και CTO της εταιρείας συμβούλων του David Allen, ο οποίος έχει ηγηθεί τεχνικών έργων και κατανοεί το θέμα καθώς και ο ίδιος ο Διευθύνων Σύμβουλος, είχε μια εξαιρετική καταγραφή στο διάγραμμα Gantt:

«Έχω δει τόσο πολύ χρόνο, ενέργεια και χρήματα να πηγαίνουν σε πολύπλοκα charts Gantt που καταστρέφονται με το πρώτο τρίψιμο των δακτύλων ενός στελέχους. Οποιαδήποτε εταιρεία βασίζεται σε κωδικούς προτεραιότητας ABC και σφιχτά ηνία για τους προγραμματιστές για να παραμείνουν στην πρώτη γραμμή της ανάπτυξης λογισμικού, αντιμετωπίζει μια πικρή απογοήτευση».

Αποκαλύπτει επίσης την ουσία της έννοιας. Το γεγονός είναι ότι στοχεύει όχι τόσο στον προγραμματισμό όσο στην ικανότητα επιστροφής στο σημείο της αποτυχίας. Ας εξηγήσουμε με περισσότερες λεπτομέρειες. Στη ζωή οποιουδήποτε ατόμου και οποιασδήποτε ομάδας, υπάρχουν στιγμές που παρεκκλίνουν από τους στόχους τους και όλες οι δραστηριότητες βυθίζονται στο χάος. Αυτό μπορεί να συμβεί τόσο για εξωτερικούς λόγους όσο και για λόγους που σχετίζονται με μεμονωμένες εσωτερικές επιρροές: μια προσωρινή αλλαγή στην πορεία ανάπτυξης του έργου, η εμφάνιση ενός νέου επενδυτή με νέο όραμα, ένα διάλειμμα για υπερωριακή εργασία (για παράδειγμα, προετοιμασία για έκθεση). Το καθήκον του GTD σε μια ομάδα είναι να επιστρέψει εύκολα στο σημείο στο οποίο ήταν απαραίτητο να παρεκκλίνει από το σχέδιο εργασίας και να συνεχίσει να λειτουργεί όπως πριν.

«Το σκούπισμα του μυαλού στο GTD είναι αρκετά απλό που ο David (Allen) το αναφέρει συχνά ως ένα είδος χωματερής μνήμης για τη «διανοητική RAM». Είναι σαν να ελέγχετε περιοδικά με τον εγκέφαλό σας για να δείτε τι κρατά την προσοχή σας, να το τραβάτε έξω και να το κοιτάτε. Είναι σαν να συγκεντρώνετε αυτές τις λίστες ευκαιριών (έργα και επόμενες δραστηριότητες) που χρησιμεύουν ως δίχτυ ασφαλείας για να βεβαιωθείτε ότι ό,τι κάνετε γίνεται σωστά και σε συνδυασμό με τον κανόνα των δύο λεπτών (αν μπορείτε να κάνετε κάτι σε λιγότερο από σε 2 λεπτά, κάντε το - περίπου ανά.) και η σκέψη εστιασμένη στην επόμενη ενέργεια, σας δίνει μια στατική εικόνα της κατάστασης εργασίας σας, με την οποία μπορείτε εύκολα να επιστρέψετε στο σημείο που διακόψατε.

Υπάρχουν τέσσερις κύριες δραστηριότητες στην ομάδα ανάπτυξης, οι οποίες λειτουργούν ως στοιχεία της ομάδας GTD.

1. Δοκιμή παλινδρόμησης - ελέγχονται ήδη καθορισμένα τμήματα του πηγαίου κώδικα, καθώς και η λειτουργικότητα της λειτουργικότητας που σχετίζεται με τον αλλαγμένο κώδικα. Ως μέρος του Extreme Programming, απεικονίζει το GTD όσον αφορά την επαναληψιμότητα, την αναθεώρηση και τη σαφήνεια της δράσης.


2. Εργασία με τεκμηρίωση - η δημιουργία και η δοκιμή τεκμηρίωσης σάς επιτρέπει απλώς να μεταφέρετε σημαντικές γνώσεις και εργασίες σε χαρτί. Ούτε οι χρήστες, ούτε οι δοκιμαστές, ούτε οι προγραμματιστές χρειάζεται να τα έχουν υπόψη - εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να ανατρέξετε στην τεκμηρίωση και να διευκρινίσετε ένα ασαφές σημείο ή να βρείτε μια απάντηση σε μια ερώτηση σχετικά με τη λειτουργία του προγράμματος.


3. Η αναδιαμόρφωση κώδικα είναι η διαδικασία βελτίωσης του κώδικα χωρίς αλλαγή λειτουργικότητας. Οι υποστηρικτές του Extreme Programming πραγματοποιούν περιοδικές ανακατασκευές για να βελτιώσουν την απόδοση του προγράμματος, την κατανόησή του και την αναγνωσιμότητα του κώδικα. Υπάρχουν εταιρείες και ομάδες που αποφεύγουν την ανακατασκευή. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό οφείλεται στον φόβο ότι οι αλλαγές στον κώδικα θα οδηγήσουν σε κατάρρευση του συστήματος. Κατά κανόνα, αυτή η προσέγγιση οδηγεί σε ακαμψία και απαξίωση του προγράμματος.


4. Καταιγισμός ιδεών. Μια διαδικασία που συμβαίνει με τη μια ή την άλλη μορφή σε οποιαδήποτε ομάδα. Αυτή είναι απλώς μια συλλογή πληροφοριών και ιδεών. Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν συνειρμικοί χάρτες ιδεών κατά τη διάρκεια και μετά τον καταιγισμό ιδεών.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας προγραμματιστής στη δουλειά εκτελεί πολύ περισσότερες εργασίες από το να γράφει απλώς κώδικα. Επιπλέον, όσο περισσότερη εμπειρία και προσόντα έχει, τόσο πιο ετερογενή καθήκοντα του ανατίθενται. Κάποια στιγμή εμφανίζεται κρίση όταν τα καθήκοντα και οι υποχρεώσεις αρχίζουν να επιβαρύνουν τον εργαζόμενο και να μειώνουν σημαντικά την παραγωγικότητά του. Προφανώς, αυτό μπορεί και πρέπει να καταπολεμηθεί, και όχι με κατευθυντήριες μεθόδους και κατασταλτικά μέτρα, αλλά με τη βοήθεια του GTD, που στοχεύει σε μια εξελικτική αλλαγή στην προσέγγιση της εργασίας. Πολλές κριτικές όσων έχουν δοκιμάσει αυτή τη μέθοδο αναφέρουν σημαντικές δυσκολίες στην αρχή και όχι λιγότερο σημαντική επιτυχία στο τέλος της διαδικασίας. Άλλωστε, λένε ότι χρειάζονται 21 ημέρες για να σχηματιστεί μια συνήθεια. Γιατί να μην προσπαθήσουμε;

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ.: Μπορείτε να ακούσετε δωρεάν την διαδικτυακή ομιλία του συγγραφέα της μεθόδου GTD David Allen και να του κάνετε ερωτήσεις κατά τη διάρκεια του συνεδρίου17 Νοεμβρίου (Τρίτη) στις 19:15 ώρα Μόσχας. Θα μιλήσει για την προσέγγιση της GTD για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης πληροφοριών και θα μοιραστεί την τελευταία έρευνα για την ανθρώπινη παραγωγικότητα.

Το GTD® έχει αποδειχθεί αποτελεσματικό τόσο για προσωπική χρήση όσο και για οργανισμούς που δραστηριοποιούνται σε μεγάλη ποικιλία βιομηχανιών. Χρησιμοποιείται με επιτυχία τόσο από την ανώτατη διοίκηση όσο και από νέους υπαλλήλους εταιρειών που περιλαμβάνονται στη λίστα TOP-50 Fortune.

«Έχετε αναρωτηθεί ποτέ πού πήγαν τα τελευταία 5 χρόνια;»
Βίκτορ Πελεβίν

Πολύ συχνά στη ζωή κάθε ανθρώπου έρχονται τέτοιες στιγμές που είναι απλά αδύνατο να αντιμετωπίσεις τον όγκο των συσσωρευμένων περιπτώσεων. Και ενώ εργάζομαι αυτή τη στιγμή για την υλοποίηση της επόμενης αποστολής τους, μια ολόκληρη σειρά από άλυτα προβλήματα περιστρέφεται συνεχώς στο κεφάλι μου. Οι συνεχείς σκέψεις ότι δεν έχετε χρόνο να κάνετε κάτι σημαντικό, δεν σας επιτρέπουν να εστιάσετε στην τρέχουσα εργασία. Και όταν ο αριθμός των ανεπίλυτων υποθέσεων αρχίζει να μεγαλώνει σαν χιονόμπαλα, αποκτά ήδη το μέγεθος της καταστροφής.

Αλλά στην πραγματικότητα, το πρόβλημα δεν είναι τόσο περίπλοκο όσο μπορεί να φαίνεται με την πρώτη ματιά.

Πώς να βάλετε τα πράγματα σε τάξη. Βασικά στοιχεία διαχείρισης χρόνου

Για την επίλυση τέτοιων προβλημάτων, υπάρχει μια μέθοδος ορθολογικής οργάνωσης του χρόνου, ή με άλλα λόγια, διαχείριση χρόνου. Ο χρόνος στον σύγχρονο κόσμο είναι ακόμη πιο πολύτιμος από τα χρήματα, γιατί, σε αντίθεση με τα χρήματα, ο χρόνος δεν μπορεί να επιστραφεί ή να συσσωρευτεί. Οι δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου εργασίας κάποιου θα βοηθήσουν ένα άτομο να επιτύχει τους στόχους και τους στόχους του πολύ πιο γρήγορα και ταυτόχρονα να βρει αρκετά δωρεάν λεπτά για να επικοινωνήσει με τους φίλους και την πνευματική του ανάπτυξη.

Η μέθοδος GTD, η οποία είναι μία από τις κατευθύνσεις στη διαχείριση χρόνου, θα βοηθήσει στην κατανόηση αυτού.

Το Getting Things Done (GTD) εκδόθηκε το 2001 και έχει μεταφραστεί σε 23 γλώσσες.

Το κλασικό μοντέλο διαχείρισης χρόνου έχει ορισμένα αυστηρά όρια, συνεπάγεται σαφή προγραμματισμό των υποθέσεων σας, συνιστά υπολογισμό βημάτων και καθορισμό προτεραιοτήτων. Μια νέα μέθοδος που προτείνει ο ειδικός David Allen βοηθά διαχείριση χρόνουπολύ μεγαλύτερη ευελιξία και επιλέξτε πράγματα μόνοι σας, αντί να δεσμεύεστε με ένα άκαμπτο καθημερινό πρόγραμμα, το οποίο διευκολύνει πολύ την εργασία και σας κινεί πιο γρήγορα στην υλοποίηση των στόχων σας. Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι κατάλληλη όχι μόνο για μεγάλους επιχειρηματίες που ενδιαφέρονται για την ταχύτερη εκτέλεση των σχεδίων τους, αλλά και για συνηθισμένες νοικοκυρές που προγραμματίζουν χρόνο για καθαριότητα.

Αυτό το σύστημα βασίζεται στην πρόταση του David Allen ότι η ελεύθερη σκέψη είναι απαραίτητη. Με άλλα λόγια, πρέπει να ελευθερώσετε το μυαλό σας από όλες τις ξένες σκέψεις που περιστρέφονται στο κεφάλι σας. Και τότε η τρέχουσα εργασία θα γίνει πολύ πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά. Σε αυτό το σκορ Σύστημα GTDδίνει σαφείς οδηγίες, ακολουθώντας τις οποίες μπορείτε όχι μόνο να εντοπίσετε το πρόβλημα, αλλά και να το λύσετε γρήγορα. Κατά κανόνα, οι άνθρωποι ξοδεύουν πολύ χρόνο σε ανούσιους συλλογισμούς που επιβραδύνουν τη διαδικασία ολοκλήρωσης των εργασιών. Ακολουθώντας σαφώς τις συστάσεις που προτείνει η μέθοδος, το μυαλό σας θα παραμένει πάντα καθαρό και η αποτελεσματικότητα της εργασίας θα είναι 100%.

Κάνουμε μια λίστα εργασιών, εργασιών, προβλημάτων

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε, σύμφωνα με τον συγγραφέα της ιδέας, είναι να μεταφέρετε στο χαρτί όλο το άγχος και τις σκέψεις σας που σας απασχολούν αυτή τη στιγμή. Γράψτε όλα όσα περιστρέφονται στο κεφάλι σας αυτή τη στιγμή - όλα τα μεγάλα πράγματα, τα μικρά πράγματα, σημαντικά και όχι πολύ σημαντικά, γενικά, τα πάντα γενικά. Ελευθερώστε το μυαλό σας για την υλοποίηση της εργασίας που έχει τεθεί αυτή τη στιγμή. Οι ηχογραφήσεις μπορούν να γίνουν με χαοτικό τρόπο, γράφοντας απλώς ό,τι σας έρχεται στο μυαλό. Δεν είναι απαραίτητο να ταξινομηθούν αμέσως οι περιπτώσεις κατά σειρά σπουδαιότητας. Εάν παραλείψετε ή δεν προσθέσετε μια εργασία στη λίστα, θα στροβιλίζεται συνεχώς στο κεφάλι σας, δυσκολεύοντας τη συγκέντρωση.

Τώρα έχει καταρτιστεί η λίστα υποχρεώσεων, τώρα τι να κάνουμε με αυτήν τη λίστα;

Θέτοντας τις σωστές ερωτήσεις

Το δεύτερο βήμα μπορεί να ονομαστεί ανάλυση της λίστας που γράψατε.

Κάντε νοερά σε κάθε στοιχείο της λίστας μια ερώτηση: "Τι είναι αυτό?".
Αυτή η ερώτηση σάς επιτρέπει να ταξινομήσετε τις περιπτώσεις ανάλογα με τη σημασία τους.

Η δεύτερη ερώτηση έχει ως εξής: "Αυτό απαιτεί δράση;"

Εάν η απάντηση είναι αρνητική, θα πρέπει να ακολουθήσουν οι ακόλουθες ενέργειες:
- να αναβάλει την απόφαση για καλύτερες στιγμές.
Προς το παρόν, ξεχάστε την υπόθεση που δεν αξίζει την προσοχή σας.
- βάλε στο αρχείο για λίγο.

Με μια θετική απάντηση στην ερώτηση που τέθηκε, είναι απαραίτητο να προχωρήσουμε απευθείας στην εκτέλεση και να περιγράψουμε μια πρακτική λύση στο πρόβλημα. Μελετήστε το πρόβλημα, αν χρειάζεται συγκεκριμένος χρόνος για την υλοποίησή του, τότε αυτόματα μπαίνει στην κατηγορία των έργων. Αυτή η καταχώρηση μπορεί να γίνει σε ξεχωριστό φύλλο. Και αν, κατά την εξέταση μιας τρέχουσας υπόθεσης, προτείνεται ένας τρόπος άμεσης επίλυσής της, τότε είναι λογικό να κάνετε αυτήν την επιχείρηση αμέσως για να μην συσσωρεύσετε ένα σωρό άλυτα προβλήματα.

Όταν ένα βήμα δεν είναι αρκετό για την επίτευξη του στόχου, προκύπτουν διάφορες επιλογές για έξοδο από την τρέχουσα κατάσταση:

- καταγράψτε την υπόθεση στο ημερολόγιο πριν από τη λήξη της προθεσμίας για την εκτέλεσή της,
Βάλτε το στη λίστα εργασιών σας για να μπορείτε να το κάνετε τη στιγμή που σας ταιριάζει.

Έχοντας περάσει διαδοχικά όλα τα βήματα που προτείνει αυτή η θεωρία, μπορείτε να μάθετε πώς να ορίζετε σωστά τις προτεραιότητες και να χτίζετε ένα σαφές σύστημα αξιών. Και όλα αυτά μπορείς να τα κάνεις μόνος σου, χωρίς καν να έχεις κάποιο ιδιαίτερο ταλέντο. Και η ερώτηση" Πώς να τακτοποιήσετε τις υποθέσεις σαςδεν θα στέκεται πια μπροστά σου.