Bagaimana merencanakan dan menyelesaikan semua urusan Anda: Petunjuk langkah demi langkah. David Allen

Cerita saya akan dibagi menjadi 2 bagian:

• Tentang metode GTD, jika seseorang tidak tahu atau berhasil lupa.
• Tentang alat khusus untuk bekerja dengan GTD dan contoh pribadi dari praktik pribadi saya.

0. Kata pengantar

Seperti apa hari manajer proyek biasanya?

Pelanggan menelepon. Tim bertanya dalam obrolan mengapa spesifikasi API bertentangan dengan ToR. AC bertiup di Vasya. HR khawatir: Misha datang dengan kemeja bersih yang disetrika. Jangan pergi ke hutan - bajingan itu menyabuni dirinya sendiri untuk wawancara. Anda perlu memperbaiki garis waktunya. Periksa tugas di pelacak. Pelanggan menelepon lagi. Seseorang melemparkan gambar lucu ke dalam obrolan. Seorang kolega meminta saya untuk mengurus urusannya saat dia sedang berlibur. Pelanggan menelepon lagi. Saya pikir itu akan segera dirilis. Alangkah baiknya jangan lupa membeli bahan makanan di rumah pada malam hari, kalau tidak istri akan memotongnya. Kami tertinggal di depan. Alangkah baiknya membaca artikel ini. Fiuh, ini sudah jam 7 malam. Kapan ada rilisnya?

Apakah Anda mengenali diri sendiri? Mengerikan? Maka artikel ini untuk Anda.

Jika Anda tidak tahu, Anda beruntung. Atau mungkin lebih banyak lagi yang bisa dilakukan?

1. Perkenalan

Apa itu GTD?

GTD ( Menyelesaikan semuanya ) - teknik untuk meningkatkan keefektifan pribadi, diciptakan oleh David Allen dan dijelaskan olehnya dalam buku dengan nama yang sama. Nama tersebut dapat diterjemahkan sebagai "Bagaimana melakukan sesuatu sampai akhir."

Ide utamanya adalah untuk bekerja secara efektif dan tumbuh pada diri Anda sendiri, untuk mencapai sesuatu yang lebih, Anda membutuhkan pikiran yang murni. Karena:

• Tugas yang sulit tidak dapat dilakukan jika tidak jelas apa yang harus dilakukan. Terus-menerus memikirkan apa yang harus dilakukan dan fakta bahwa tugas belum selesai - mengganggu pekerjaan.
• Rutinitas harian (tugas kecil) mengalihkan perhatian. Itu menciptakan ketidaknyamanan, tugas "menggantung dalam ingatan" dan menghilangkan rasa harmoni.

GTD adalah tentang tidak mengingat apa pun dan tidak melupakan apa pun pada saat yang bersamaan.

2. Tentang GTD

Bagaimana memahami apa yang Anda butuhkan:

• Anda melihat garis waktu yang rumit untuk tahap kritis proyek. Penting untuk memperhitungkan banyak risiko dan mendistribusikan tugas dengan benar di antara sumber daya. Seseorang mengirimkan gambar lucu ke VK. Satu jam berikutnya dihabiskan untuk menonton publik kelas dua.
• Malam ini, menjelang malam, Anda perlu meninjau dan menyepakati TOR. Di akhir minggu depan - presentasi di klien. Buat presentasi di PowerPoint atau lebih baik di Google Slides? Akan menyenangkan untuk mengetahui di mana kantor mereka. Pakai jas atau datang seperti biasa? (Perjanjian TK dipindahkan selama 2 hari.)
• Setelah perencanaan pagi, Anda harus mempertimbangkan untuk merenovasi rumah di kamar mandi. Saya akan mengatur tugas nanti, sebelum tidur. Ya, ada rapat umum dalam 2 jam. Mengapa mengambil pekerjaan itu? Aku masih tidak bisa berbuat apa-apa.

Di sini ada baiknya membicarakan secara terpisah tentang multitasking manusia. Topiknya bisa diperdebatkan. Misalnya, lihatwikipedia.

Dua aspek penting:

• Sejumlah besar ilmuwan percaya bahwa A) Multitasking tidak ada; B) Waktu untuk beralih antar tugas dengan cepat menjadi hambatan.
• Multitasking meningkatkan jumlah kesalahan.

Dan di sinilah kita membutuhkan GTD.

Karena inilah yang ditawarkan GTD untuk menyelesaikan masalah:

• Tulis, jangan hafal.
• Klasifikasikan (ke dalam konteks dan kepentingan) dan dekomposisi (identifikasi langkah-langkah sederhana dalam tugas yang kompleks).
• Tinjau daftar tugas.

1. Apa yang harus dicatat?

Apa saja yang perlu dilakukan. Email masuk, buka tab browser, file yang tidak disortir di desktop, buku yang belum selesai, bor yang tidak kami kembalikan ke tetangga (mengingatkan kami untuk menutup rak).

2. Bagaimana cara merekam?

A) Membagi menjadi "konteks". Misalnya, semua yang terkait dengan 1 proyek - dalam 1 folder. Lakukan perbaikan - daftar terpisah. Beli di pondok - daftar terpisah. "Konteks" didasarkan pada tempat/tindakan. Konteks awalnya tentang tempat, tetapi kami tentang proyek.

B) membusuk. Artinya, jangan menulis "Bergabung dengan proyek baru", tetapi tetapkan tugas yang lebih kecil: "Kumpulkan tim pengembangan", "Lihat dokumentasi", "Temui pelanggan", dll.

3. Bagaimana cara melakukan review?

Periksa daftar tugas Anda setiap hari. Tutup tugas yang sudah selesai, atur yang baru. Jika tugas tidak selesai, maka rumuskan ulang atau dekomposisi.

3. Alat

Percakapan tentang alat akan beralih dari sudut pandang manajer proyek. Tapi semua yang saya bicarakan bisa diterapkan oleh siapa saja

Tugas kami:

• Terapkan GTD ke alur kerja harian Anda.
• Lebih sedikit gangguan dan lebih banyak yang harus dilakukan.
• Cepat terlibat dalam tugas.

Kemajuan telah memberi kami komputasi awan dan perangkat yang dapat dikenakan, dan ini adalah hal terbaik yang dapat terjadi pada kami untuk mengatur tugas kami.

Apa yang saya gunakan secara pribadi:

• iPhone/iPad/Macbook
• Gmail dan layanan Google lainnya
• wunderlist
• Evernote
• LastPass

1.iPhone/iPad/MacBook

Ekosistem terpadu. Semua perangkat memiliki kemampuan bawaan untuk tenggelam dalam pekerjaan. Menonaktifkan notifikasi dan pengingat, sinkronisasi data, pencarian mudah, aplikasi dan layanan yang tersedia, dan sebagainya.

Tips dan Trik:

• Panggilan dan pesan
• Catatan dan Pengingat
• Pencarian sorotan
• Desktop virtual

2. Gmail dan layanan Google lainnya

Gmail adalah alat terpenting dalam pekerjaan pengelola dan salah satu "kotak masuk" utama. Seperti inilah tampilan kotak saya. Faktanya, Gmail memiliki 3 fitur mematikan:

• Label
• Penyaringan otomatis
• Mencari

Saya memfilter semua email masuk berdasarkan proyek dan status utama: A) Memerlukan tindakan; b) Anda harus mengikuti jawabannya. Pemfilteran otomatis memungkinkan Anda menghemat waktu dan memasukkan semuanya ke dalam label secara otomatis.

Anda juga dapat melihat kotak masuk yang bersih. Ini adalah bagaimana seharusnya terlihat sebagian besar waktu.

3.Wunderlist

wunderlist - Asisten Gmail. Ini adalah layanan todo yang tersedia di semua platform desktop dan seluler. Dia dapat mengatur tugas berdasarkan kategori dan tanggal, mengirim pemberitahuan, membuat daftar periksa dan menulis komentar pada tugas, Anda dapat melampirkan file. Ada fitur kolaborasi. Secara umum, alat sederhana yang memiliki semua yang Anda butuhkan.

Inilah tugas saya untuk hari ini.

4. Evernote

Evernote adalah pengganti cloud untuk notepad. Alat yang sangat ampuh yang memungkinkan Anda tidak hanya menulis, tetapi juga melampirkan file. Paling nyaman menggunakannya untuk rapat dan laporan panggilan serta catatan penting lainnya. Misalnya, ya.

Kalender mengambil alih pengingat acara. Yang paling penting adalah menghubungkannya ke ponsel Anda dan perangkat lain. Tidak ada yang spesial.

6.Pas terakhir

LastPass adalah layanan cloud untuk membuat dan menyimpan kata sandi. Saya hanya ingat 3 kata sandi: dari Last Pass, Gmail pribadi, dan Steam. Segala sesuatu yang lain disimpan di cloud.

5. Cara Memulai

Suatu kali di salah satu konferensi, saya mendengar dari seorang pembicara, menurut saya, ide yang bagus. Ia mengatakan bahwa laporannya sangat menarik, tetapi sangat tidak berguna jika setelah laporan Anda tidak pulang dan mulai mempraktikkan apa yang telah Anda dengar.

Apa yang harus dilakukan sekarang? Lihatlah komputer Anda dan bersedihlah.

1. Tab vs. jendela di browser

Apakah Anda suka membuka sejuta tab dan membiarkannya untuk nanti? Itu menjijikkan. Akui pada diri Anda sendiri dengan jujur ​​- Anda tidak akan pernah mendapatkan sebagian besar darinya. Tetapi browser akan memakan seluruh baterai dan RAM. Perlu beberapa menit untuk memulai ulang. Dan tidak mungkin menemukan yang tepat dengan cepat.

Jangan menyimpan terlalu banyak. Gunakan konteks. Satu tugas - satu jendela terbuka dan jumlah tab minimum. Selesai, tutup jendela.

2. Desktop seperti yang seharusnya

Desktop bukanlah tempat untuk jalan pintas. Ya ya!

Windows memiliki Start Menu, OSX memiliki Spotlight Search. Lebih baik mengalihkan folder dengan unduhan ke desktop. Bekerja hanya dengan file-file yang dibutuhkan saat ini. Sisanya ada di tempat sampah.

3. Nol Kotak Masuk

Dalam surat "masuk" seharusnya tidak berbohong. Hanya yang muncul di sana sejak pemeriksaan surat terakhir. Hal-hal kecil - segera bekerja. Yang besar - di arsip dan di bawah label "Perlu dilakukan." Seperti kata pepatah, jaga kebersihan kotak masuk Anda. Anda juga dapat memeriksa email Anda setiap beberapa jam. Tidak ada yang mati karena ini.

6. P.S.

Untuk pencerahan lebih lanjut:

• Artikel yang sama dalam video yang menceritakan kembali di konferensi siswa:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH saluran "Kisah dari kantor proyek"

"Kosongkan pikiranmu. Ini lebih sehat daripada mengosongkan perutmu."
~Michel de Montel

Hari ini saya akan berbicara tentang keripik teknologi GTD yang akan memungkinkan Anda dapat melakukan lebih banyak, mengurangi kelelahan, meningkatkan efisiensi pekerjaan Anda sendiri mengurangi stres dan meningkatkan kepuasan hidup.

Tahukah Anda bahwa kesadaran Anda akan terus-menerus mengingatkan Anda tentang perbuatan dan tugas yang Anda pikirkan untuk dilakukan, tetapi dibiarkan begitu saja?

Tentunya ribuan tugas yang belum selesai, proses yang belum diproses yang menghabiskan sumber daya, kekuatan, energi internal Anda sudah tergantung di otak Anda, dan Anda bahkan tidak menyadarinya. Semua ini menciptakan stres dan menghilangkan kekuatan Anda. Anda melakukan lebih buruk pada tugas-tugas baru karena kepala Anda penuh dengan tugas-tugas lama.

Tentang bagaimana akhirnya menjernihkan pikiran Anda dari semua informasi ini, meningkatkan pekerjaan dan kehidupan Anda, saya berbicara di artikel ini.

Kemungkinan besar Anda pernah mendengar singkatan "GTD", yang merupakan singkatan dari Getting-Things-Done ("Membawa sesuatu sampai selesai", "Bagaimana menertibkan"). Filosofi atau teknologi ini menjadi sangat populer karena liputan media juga. Seorang jurnalis dari surat kabar Guardian bernama David Allen, penulis filosofi GTD, seorang pria yang dipanggil untuk menertibkan alam semesta.

GTD lebih dari sekadar sistem manajemen waktu untuk manajer puncak yang sibuk tanpa privasi. Ini adalah sistem untuk mengoptimalkan dan mengatur tidak hanya tenaga kerja, tetapi juga pemikiran, kesadaran, memberikan instruksi tentang bagaimana "menjernihkan" pikiran dari beban mental yang tidak perlu, membuka ruang untuk kreativitas, ide-ide baru dan menciptakan prasyarat psikologis untuk pekerjaan yang nyaman dan teratur. . Sistem ini dirancang untuk pebisnis dengan sejuta proyek, dan untuk ibu rumah tangga yang perlu mengasuh anak, menyisihkan waktu untuk membaca fiksi, dan untuk anak sekolah yang bersiap untuk kuliah.

Terlepas dari kenyataan bahwa fenomena ini terkenal, tidak semua orang tahu apa itu dan bagaimana itu dapat membantu Anda secara pribadi. Oleh karena itu, hari ini saya benar-benar akan memberi tahu Anda tentang apa itu. Setelah membaca artikel ini, Anda akan dapat menertibkan kehidupan dan pemikiran Anda hari ini dan segera melihat hasil positif dari inovasi kehidupan ini.

Apa yang mendorong saya untuk mulai mengatur urusan saya?

Perasaan cemas dan bersalah tidak datang dari terlalu banyak bekerja. Itu muncul secara otomatis saat Anda melanggar perjanjian dengan diri Anda sendiri.
~David Allen

Belum lama ini, saya dihadapkan pada kebutuhan untuk mengatur jadwal kerja saya sendiri, di mana saya menemukan banyak hambatan. Sekitar 10 tahun yang lalu, karena masalah konsentrasi saya, pada umumnya sangat sulit bagi saya untuk melakukan pekerjaan apa pun dalam waktu yang lama. Seiring waktu, saya mulai berupaya meningkatkan fokus dan disiplin saya. Saya mulai belajar untuk rileks dan. Ini telah membuahkan hasil.

Saya dapat membuat proyek saya sendiri, mempromosikannya, berhenti dari pekerjaan saya dan mulai bekerja untuk diri saya sendiri, seperti yang saya impikan. Saya merasakan kemajuan dalam hal bekerja pada diri saya sendiri, yang diperkuat oleh kontras yang mencolok antara masa kini dan masa lalu saya. Beberapa waktu yang lalu, saya tidak dapat mengatasi studi saya di institut dan pekerjaan sewaan sederhana, dan sekarang saya bekerja dengan disiplin untuk kepentingan proyek saya sendiri dan orang-orang yang mendapat manfaat darinya, bekerja hari demi hari, sendiri, dan bukan “di bawah tekanan”.

Baru kemudian saya menyadari bahwa ini bukanlah batasnya. Perasaan sukses untuk sementara menyembunyikan dari saya masalah yang muncul dalam organisasi pekerjaan saya.

Saya memiliki berbagai macam pekerjaan: surat melalui pos, artikel di situs, komentar, bekerja dengan siswa kursus "TANPA PANIK", dll. dll. Semua ini membutuhkan organisasi yang baik. Saya menyadari tentang ketidakhadirannya dengan fakta bahwa surat tersebut telah mengumpulkan banyak surat yang belum dibaca, tetapi ditandai sebagai "penting". File Word dengan "rencana untuk 2015", "tugas untuk Februari 2016" tersebar di seluruh hard drive. Laci berisi buku catatan berisi catatan, ide, dan, sekali lagi, tugas yang harus saya selesaikan. Tak perlu dikatakan, saya sangat jarang membuka file-file ini dan melihat daftar ini. Dan ini terjadi bukan karena ketidakdisiplinan saya, tetapi karena semuanya memiliki penampilan yang tidak nyaman, menyebabkan perasaan batin akan kesia-siaan dari semua latihan perencanaan ini.

Saya menyadari bahwa saya masih tidak punya banyak waktu, meskipun saya bisa berbuat lebih banyak.

Secara umum, upaya untuk membuat daftar tugas yang terorganisir dan, yang terpenting, untuk mengikutinya, gagal dari waktu ke waktu.

Tentu saja, saya melakukan tugas harian yang mendesak, tetapi pada saat yang sama saya merasakan betapa banyak "tugas" dan "ide" yang berada dalam limbo. Semua ini mengakibatkan saya mulai merasakan kepuasan kerja yang kurang. Ada hari-hari ketika saya membiarkan diri saya selesai lebih awal. Saya keluar, naik sepeda, tetapi alih-alih menikmati waktu luang yang tidak akan saya miliki jika saya bekerja di kantor, saya dihantui perasaan bahwa saya belum melakukan sesuatu, ada sesuatu yang tidak berhasil. Sikap perfeksionis mulai lahir dalam pikiran saya: "Saya harus melakukan lebih", "Saya tidak bekerja cukup keras". Tetapi saya mengerti bahwa masalahnya bukan pada jumlah pekerjaan, tetapi pada organisasinya.

Jadi saya memutuskan untuk mulai mengatur seluruh ruang kerja saya. Saya mengambil buku David Allen yang sangat bagus, How to Get Things in Order. Saya sudah lama mendengar tentang sistem GTD, tetapi baru sekarang saya memutuskan untuk mengenalnya lebih baik.

Apa itu GTD?

“Urusan yang belum selesai sebenarnya tetap belum selesai di dua tempat: dalam kenyataan dan di kepala Anda. Urusan yang belum selesai di kepala Anda menghabiskan energi perhatian Anda, karena menghantui hati nurani Anda.
~Brahma Kumari

Ketika saya pertama kali mendapatkan buku ini, saya berharap membaca di dalamnya beberapa tip manajemen waktu yang dangkal yang saya temui di sumber lain, seperti “membagi hal-hal menjadi penting dan tidak penting”, “delegasikan apa yang bisa didelegasikan”.

“Katakanlah sepuluh tahun yang lalu Anda berjanji pada diri sendiri untuk membersihkan lemari, tetapi sampai hari ini, Anda belum melakukannya… kami dapat mengatakan bahwa dalam hal ini Anda telah membersihkan lemari selama 24 jam sehari selama 10 tahun terakhir. !”

Tetapi penulis berbicara tentang pendekatan standar "Manajemen Waktu" yang terbatas dan, dalam banyak hal, tidak efektif. Saya suka bahwa David Allen tidak lagi membahas pertimbangan "kerja efektif", dan untuk kemungkinan dan keterbatasan kesadaran manusia. Untuk mengatur urusan kita sendiri agar tidak bertentangan dengan kekhasan pemikiran kita. Pendekatan GTD sepenuhnya didasarkan pada kesimpulan tentang cara kerja otak kita, cara otak mengumpulkan informasi, cara memproses masalah yang belum terpecahkan.

Premis psikologis paling dasar dari filosofi ini adalah kenyataan bahwa tugas hidup apa pun, apakah itu penyelesaian proyek penting atau perjalanan ke biara untuk kursus meditasi, dianggap otak kita sebagai belum terselesaikan, disimpan dalam ingatan, menyebabkan tekanan mental, jika kami tidak memformalkan tugas-tugas ini dalam bentuk tindakan spesifik selanjutnya dalam kerangka sistem penyimpanan informasi eksternal.

Jangan takut dan jangan membaca ulang paragraf ini! Sekarang saya akan menjelaskan apa artinya semua ini. Contoh yang baik diberikan dalam buku Getting Things in Order itu sendiri. Katakanlah sepuluh tahun yang lalu Anda berjanji pada diri sendiri untuk membersihkan lemari, tetapi sampai hari ini, Anda belum melakukannya. Bagaimana otak Anda menyimpan dan memproses informasi tentang tugas ini selama sepuluh tahun ini?

Faktanya, para psikolog yakin bahwa kesadaran kita dalam konteks penetapan tujuan tidak memiliki gagasan tentang masa lalu dan masa depan. Representasi ini hanya ada secara konseptual, tetapi mereka tidak berada dalam algoritme pemrosesan informasi di dalam kesadaran.

Jika Anda berjanji pada diri sendiri untuk membawa mobil ke layanan minggu depan dan pada saat yang sama mencoba untuk mengingat komitmen ini, maka kesadaran Anda akan berasumsi bahwa Anda harus melakukannya sekarang, hari ini, terus mengingatkan Anda akan hal ini. Dan besok juga akan dihitung dengan cara yang sama.

Tugas akan berstatus "solusi segera diperlukan" setiap hari, sampai Anda pergi ke layanan.

Kembali ke contoh lemari berantakan, dalam hal ini, Anda telah membersihkan lemari 24 jam sehari selama 10 tahun terakhir! Pikiran Anda menganggap tugas ini belum selesai, menyisakan tempat untuknya di ruang ingatan Anda, menciptakan ketegangan dan ketidakpuasan karena pekerjaan yang belum selesai.

Dan untuk membebaskan ingatan Anda dan membebaskan pikiran Anda dari proses yang belum selesai, pengingat yang menghabiskan sumber daya mental Anda (seperti proses latar belakang di komputer yang menghabiskan sumber daya prosesor dan memori, membuat mesin lebih lambat), Anda perlu melakukan dua tindakan utama.

1. Mentransfer tugas dari memori internal (otak Anda) ke memori eksternal (komputer, notebook, tablet, ponsel Anda)
2. Putuskan apa tindakan spesifik selanjutnya terkait dengan tugas yang ada. Misalnya, tugas global "memperbaiki mobil" dapat terdiri dari banyak tindakan sederhana. Tindakan pertama dapat berupa: "temukan suku cadang yang cocok di Internet."

Dalam hal ini, kesadaran Anda akan membebaskan memori internal dan berhenti terus mengingatkan Anda tentang apa yang belum Anda lakukan. Lagi pula, Anda telah mengalihkan semua tugas ini ke sistem eksternal.

Ini, pada prinsipnya, adalah poin utama dari teknologi GTD, yang menjadi sandaran segalanya. Jika Anda memahami prinsip ini, maka Anda sudah memiliki pemahaman umum tentang apa itu GTD. Ini adalah sistem manajemen kasus yang efektif, penciptaan ide, yang bergantung pada pengaturan tugas eksternal dalam kerangka catatan, kalender, sistem pengingat, dan pada optimalisasi internal dari kerja kesadaran.

Selain itu, kedua level ini saling berhubungan. Tatanan eksternal berfungsi sebagai prasyarat dan alat untuk kesadaran yang terorganisir dan "murni". Dan pikiran yang jernih memungkinkan Anda untuk bekerja lebih efisien* dan tidak terlalu lelah.

(*Meskipun saya menggunakan kata "bekerja", itu tidak merujuk secara eksklusif pada aktivitas profesional. Dalam konteks ini, bekerja adalah tentang apa saja. Merencanakan liburan juga merupakan pekerjaan. Sama seperti memikirkan masalah hubungan dengan pasangan Anda ).

Fitur 1 - Putuskan apa tindakan selanjutnya

"Ketika Anda merencanakan aktivitas Anda (niat eksekusi) dan memutuskan tindakan apa yang akan Anda lakukan dalam konteks apa, Anda hampir secara otomatis mengatur diri Anda sendiri untuk perilaku yang diinginkan alih-alih mengumpulkan semua keinginan Anda dan memaksa diri Anda sendiri untuk melakukan sesuatu."
~D. Allen

Jika Anda membaca buku "Bagaimana Menyelesaikan Sesuatu", maka Anda akan mengerti bahwa ini hanyalah aturan paling emas. Penulis terus kembali ke sana. Selain itu, dia terobsesi dengan gagasan untuk mengajar seluruh dunia untuk memikirkan tindakan selanjutnya!

Ya, aturan itu penting, tetapi butuh waktu dan disiplin untuk menjadi kebiasaan.

Faktanya adalah bahwa kita biasanya berbicara tentang tugas secara umum dan abstrak. “Kita perlu memastikan bahwa anak belajar lebih baik”, “Saya perlu menjadi lebih tenang untuk mengurangi partisipasi dalam konflik”. Tentu saja, Anda perlu mengingat gambaran besarnya, tetapi untuk menyelesaikan berbagai hal, Anda perlu beralih ke tingkat perencanaan berikutnya, yaitu memikirkan tindakan selanjutnya.

Dalam contoh kami, ini bisa jadi:

• “Temukan artikel di Internet tentang pengembangan kemauan, disiplin, dan perang melawan kemalasan. Atau temukan buku tentang subjek tersebut di toko buku.
• "Baca tentang apa itu teknik relaksasi."
• "Jadwalkan waktu untuk berbicara dengan putra Anda tentang masalah belajarnya."

Tindakan selanjutnya tidak harus berupa tindakan fisik. “Pikirkan apakah saya perlu kuliah sama sekali” juga merupakan tindakan. Anda bisa memikirkan tugasnya, tidak perlu memulai. Tetapi dengan menentukan langkah ini saja, Anda sudah membebaskan sebagian dari otak Anda.

Kita tidak bisa menyelesaikan setiap masalah dalam hidup kita. Oleh karena itu, penting untuk dipahami bahwa keputusan untuk "tidak melakukan apa-apa" juga merupakan keputusan.

Acara ini memungkinkan tidak hanya untuk menurunkan kesadaran, tetapi juga untuk mengisi ulang motivasi. Banyak tugas, ketika kita membayangkannya dalam pikiran kita, tampak mustahil atau sangat sulit. "Ya Tuhan, aku harus membongkar seluruh pondok musim panasku, ini pekerjaan tanpa akhir!" Namun akan lebih mudah bagi kita untuk memulainya jika kita menjabarkan rencana berupa tindakan-tindakan berikut: "Temukan alat yang tepat di Internet". Ini sudah lebih mudah, bukan? Dan saat kita melakukan ini, kita akan merasa puas karena kita selangkah lebih dekat ke tujuan akhir.

Fitur 2- Transfer ke sistem eksternal

Seperti yang mungkin Anda ingat dari artikel ini, mengandalkan ingatan tidak hanya tidak dapat diandalkan, tetapi juga tidak efisien dalam hal penggunaan sumber daya otak Anda. Oleh karena itu, David Allen sangat menganjurkan untuk memindahkan semua tugas ke sistem eksternal untuk membebaskan memori.

Sistem eksternal dapat berupa tablet, ponsel, notepad, komputer, notebook. Media nyaman apa pun yang dapat Anda gunakan.

Omong-omong, seperti inilah daftar tugas saya setelah pra-pemrosesan. Saya menghapus banyak hal yang tidak perlu dari sana, hal-hal yang telah saya lakukan atau putuskan untuk tidak saya lakukan sama sekali. Artinya, pada tahap pertama dan sebelum penerapan "aturan dua menit" (tentang itu di bawah), itu jauh lebih besar.

Tidaklah berlebihan untuk mengatakan bahwa daftar tugas harus diatur, nyaman, dapat diakses dari mana saja kapan saja. Membutuhkannya selalu up to date dan haluskan sesuai kebutuhan. Perlu menghubunginya untuk memeriksa dengannya tentang kemajuan proyek Anda.

(Yaitu, tidak seperti yang saya (atau mungkin Anda) lakukan: tumpukan lembaran dan buku catatan di berbagai tempat di ruang kerja saya yang tidak pernah saya akses.)

Dan tentu saja!!! Setiap tugas harus ditulis sebagai tindakan berikut!

Fitur 3 - Atur tugas berdasarkan konteks

“Tidak perlu banyak usaha untuk melakukan sesuatu. Lebih banyak upaya diperlukan untuk memutuskan apa yang harus dilakukan.
~David Allen

Saya tidak melihat buku itu memberikan saran langsung tentang cara memprioritaskan tugas. David Allen yakin bahwa pentingnya berbagai tugas untuk kesadaran kita tidak begitu kritis, karena perhatian besar dan kecil menempati tempat dalam kesadaran kita dan kita perlu melakukan semuanya (atau memutuskan untuk tidak melakukannya). Masalah sepele yang belum selesai, informasi yang tersimpan di pikiran, dapat mengalihkan perhatian Anda dari hal-hal yang lebih "penting". Namun, ini memberikan metode yang sangat baik untuk mengatur tugas berdasarkan konteks atau tingkat energi.

Saya sendiri dulu menggunakan metode ini secara intuitif, tetapi kemudian saya melupakannya karena saya tidak memformalkannya dan tidak menjadikannya kebiasaan. Misalnya, ada banyak daftar tugas. Beberapa tugas membutuhkan banyak energi.

Bagi saya, ini adalah “Jawaban atas komentar dan dukungan untuk siswa”, “Artikel”.

Untuk beberapa, itu tidak cukup, misalnya, "pembayaran untuk hosting", "bekerja dengan akun elektronik". Saya dapat melakukan ini dengan mudah ketika saya tidak punya waktu untuk artikel.

Keputusan tentang "Apa yang harus saya lakukan sekarang" mengambil dari saya, pertama, banyak energi, dan, kedua, berdampak negatif pada motivasi. Saya tidak dapat memilih aktivitas yang optimal untuk tingkat energi saya dan karena itu saya berhenti bekerja, menyelesaikan hari kerja dengan perasaan pepatah bahwa saya tidak melakukan sesuatu. Sekarang, jika saya memiliki tenaga yang sedikit dan waktu yang banyak, saya dapat mengerjakan pekerjaan yang tidak membutuhkan banyak tenaga. Saya hanya bisa melihat daftar dengan judul "energi rendah" dan membuat sesuatu darinya. Segala sesuatu yang cerdik itu sederhana!

Anda juga dapat mengatur daftar tugas berdasarkan konteks, misalnya, "di komputer", "di toko" dll. Banyak cara pengorganisasian lainnya disajikan dalam buku ini.

Fitur 4 - "Aturan Dua Menit"

Aturan yang cukup sederhana, tetapi sangat efektif. Jika kami mengatur informasi tugas kami ke dalam daftar pengingat, kami mungkin merasa ngeri dengan ukuran daftar itu. Untungnya, ada cara yang bagus dan mudah untuk membersihkannya secara menyeluruh.

Anda tidak perlu menuliskan: "balas surat teman saat kamu punya waktu luang" jika jawaban ini membutuhkan waktu kurang dari 2 menit!

Jawab saja sekarang dan bebaskan pikiran dan daftar tugas Anda dari kasus ini. Ketika, setelah membaca buku D. Allen, saya mulai memilah kotak surat saya, saya menemukan banyak surat yang belum terjawab di sana. Tentu saja, pada suatu waktu, saya menandainya dengan tanda centang sebagai tugas penting, tetapi kemudian saya melupakannya.

Akhirnya, setelah melakukan review, saya menjawab banyak surat lama, dan tidak memakan banyak waktu. Beberapa pembaca saya menerima tanggapan dari saya setahun kemudian! Tolong jangan tersinggung, dengan saya, ini adalah hasil dari kotak surat yang penuh sesak dan pengaturan urusan yang buruk. Sekarang saya coba jawab langsung kalau saya paham bahwa proses membaca dan memproses surat akan memakan waktu minimal 5 menit. 2 menit tidak ketat, biarkan setiap orang menentukan sendiri jangka waktu maksimumnya.

Secara umum, “aturan dua menit” dirumuskan sebagai berikut. Jika, saat memproses daftar tugas Anda, Anda menemukan tugas yang membutuhkan waktu kurang dari 2 menit untuk diselesaikan, lakukan saja.

Fitur 5 - Tuliskan ide

Tentunya Anda telah memperhatikan bahwa ide terbaik tentang pekerjaan Anda datang kepada Anda saat Anda tidak sedang bekerja! Oleh karena itu, D. Allen menyarankan untuk selalu memiliki sesuatu yang akan membantu Anda menyimpan ide: buku catatan, tablet elektronik, dll. Intinya di sini bukan hanya membantu Anda untuk tidak melupakan ide-ide berharga dan membebaskan ingatan Anda dari informasi. Ya, itu juga penting.

Allen yakin bahwa "bentuk menentukan prinsip". Menurutnya, seseorang “Mungkin ada keengganan bawah sadar untuk memikirkan apapun karena Anda tidak punya tempat untuk menuliskan ide yang muncul.”

Saya mengujinya sendiri. Ketika saya bepergian di India, saya selalu membawa buku catatan atau telepon di mana saya bisa menuliskan pemikiran dan ide saya. Dan pikiranku mengalir begitu saja bersama mereka. Saya menuliskan pikiran saya sambil gemetar di kursi kereta India, di puncak bukit yang indah, di reruntuhan kuil kuno, berbaring di bawah sinar matahari atau di bawah kipas angin di kamar hotel.

Saya tenang, pertama, karena saya memiliki tempat untuk memperbaiki ide-ide yang muncul, dan, kedua, karena saya tidak harus menyimpan ide-ide itu dalam ingatan saya dengan sekuat tenaga, saya tahu bahwa saya selalu bisa kembali kepada mereka.

Tentu saja, penting untuk tidak hanya membentuk kebiasaan menuliskan ide-ide Anda, tetapi juga meninjau daftar ini secara teratur.

Kutipan, aturan berharga dari orang lain, omong-omong, sekarang saya juga menulis, dan tidak mencoba mengingatnya.

Chip 6 - Jangan pisahkan hidup dan pekerjaan

"Pertanyaan terbuka yang tidak terkumpul disamakan dalam hal ketegangan yang ditimbulkannya dan perhatian yang mereka tuntut."
~David Allen

Seperti yang sudah saya tulis, untuk otak kita tidak banyak perbedaan antara tugas: "selesaikan proyek di tempat kerja", "diskusikan masalahnya dengan istrimu". Kedua tugas tersebut memenuhi ingatan kita dan menghabiskan sumber daya mental, di mana pun kita berada, di kantor, di rumah, atau saat liburan.

Dan kesimpulan praktis dari prinsip ini merupakan penemuan besar bagi saya. Saya dulu menunda memikirkan masalah pribadi dan kehidupan sampai nanti ketika saya mulai bekerja. “Lagipula, sekarang aku sedang bekerja! Saya sibuk!" Saya pikir.

Namun nyatanya, fakta bahwa tugas-tugas tersebut “menggantung” di benak saya dapat mengganggu konsentrasi dan kerja efektif saya (di sini yang saya maksud bekerja dalam pengertian biasa, sebagai aktivitas profesional). Dan hal terburuk yang bisa kita lakukan adalah membiarkannya menggantung. Oleh karena itu, terkadang masuk akal untuk menyelesaikan beberapa urusan keluarga yang mendesak, tugas rutin, bahkan memikirkan "pertanyaan filosofis" yang sangat mengganggu Anda sebelum Anda duduk untuk bekerja.

Jelas ada masalah di sini. Anda bisa tenggelam dalam pemikiran ini begitu lama sehingga Anda tidak pernah bisa bekerja. Oleh karena itu, prinsip ini perlu didekati dengan hati-hati dan sadar. Solusi bagus lainnya adalah dengan menambahkan daftar tugas Anda: "memikirkan arti hidup" dan bebaskan kepala Anda dari pengingat akan hal itu.

Chip 7 - Manfaat untuk psikoterapi

"Pengguliran pikiran yang sia-sia dan tak ada habisnya di kepala mengurangi kemampuan untuk menganalisis dan bertindak."
~David Allen

Mau tak mau saya memikirkan penerapan teknologi ini di bidang psikologi dan psikoterapi, pencegahan neurosis, keadaan obsesif-kompulsif, sikap destruktif.

Ada berbagai metode untuk menghilangkan pikiran obsesif dan negatif. Beberapa psikolog merekomendasikan agar pemikiran seperti itu tunduk pada analisis logis yang cermat. Yang lain menggunakan afirmasi yang menenangkan dan realistis.

Namun, meskipun saya menggunakan pendekatan ini dalam praktik saya untuk membantu orang dengan serangan panik, saya memahami bahwa kemungkinan logika kita dalam keadaan cemas dan panik sangat terbatas, dan selalu ada kemungkinan analisis semacam itu akan berbalik melawan. orang yang menggunakannya. Jadi pada dasarnya saya merekomendasikan dengan sabar untuk tidak bereaksi terhadap pikiran yang mengganggu.

Tetapi saya juga berpikir bahwa prinsip "tandai tindakan selanjutnya" dan "konsentrasi pada tujuan" dapat digunakan dengan sangat baik dengan pikiran obsesif dan sikap negatif.

Katakanlah Anda menderita hipokondria.

Kamu pikir: "Saya memiliki penyakit yang mengerikan dan fatal."
Oke, sekarang pikirkan: "Apa tindakan selanjutnya?"
“Mungkin aku harus memeriksanya. Tapi saya sudah ke dokter minggu ini, tes tidak menunjukkan sesuatu yang buruk!
Semuanya jatuh pada tempatnya, bukan?

Atau apakah Anda memiliki kecemasan sosial?

“Orang-orang tidak menerima saya, saya adalah orang yang tidak berharga”

Apa tindakan selanjutnya?

“Saya akan bekerja untuk meningkatkan kualitas sosial saya dan saya akan mulai dengan….” atau/dan “Saya akan belajar menerima diri saya apa adanya dan saya akan mulai dengan…”. Paling sering, keterampilan pertama dan kedua diperlukan dalam kombinasi untuk memecahkan masalah keraguan diri, fobia sosial, dll. Perumusan tindakan selanjutnya tidak hanya akan menyiapkan Anda untuk mencapai tujuan, tetapi juga menunjukkan bahwa mencapai tujuan itu mungkin!

Dan kalaupun tidak memungkinkan, maka tindakan selanjutnya adalah: “Saya tidak akan melakukan apa-apa tentang masalah ini. Karena tidak bisa diperbaiki. Jika demikian, mengapa memikirkannya?

Pendekatan ini akan membantu Anda berpikir bukan tentang masalahnya, tetapi tentang solusinya! Orang yang cemas, curiga, gelisah seringkali sangat terpaku pada masalah. “Saya punya sedikit teman”, “ketakutan tidak meninggalkan saya”, “semua orang berpikir buruk tentang saya”, dll. Mereka mengajukan lebih banyak pertanyaan "mengapa" daripada "apa yang harus dilakukan", yang hanya menciptakan kecemasan baru dan rasa tidak berdaya.

Tapi pertanyaannya adalah: "Apa tindakan selanjutnya?" segera menempatkan Anda di jalan untuk memecahkan masalah (atau memutuskan untuk tidak melakukan apa-apa), yang dapat membebaskan kepala Anda dari banyak pikiran negatif dan tidak berarti tentang masalah tersebut. Secara umum, cobalah!

Apa yang bisa dicapai dengan GTD?

“Masalahnya bukan kurangnya kreativitas, melainkan menghilangkan hambatan aliran alami energi kreatif.”
~David Allen

Penerapan metodologi GTD jauh melampaui peningkatan efisiensi tenaga kerja. Oleh karena itu, dengan menerapkan setidaknya beberapa aspek dari pendekatan ini dalam praktik, Anda tidak hanya akan merasakan peningkatan produktivitas, tetapi juga kejernihan kesadaran yang lebih besar. Tujuan dari sistem ini bukan hanya untuk membuat Anda bekerja lebih baik, tetapi untuk membebaskan kepala Anda dari pemikiran yang tidak perlu tentang pekerjaan, tugas yang belum selesai. Sehingga Anda dapat dengan mudah melepaskan pikiran tentang apa yang tidak dapat Anda ubah atau menyiapkan solusi untuk apa yang membutuhkan tindakan Anda.

Pernahkah Anda berpikir untuk membaca buku tentang produktivitas sejak lama, merencanakan waktu Anda dengan kompeten?Buku yang akan dibahas hari ini akan memperkaya Anda tidak hanya dengan informasi baru, tetapi juga memberikan dorongan nyata untuk bertindak. Pengarang David Allen. Produktivitas bebas stres dimungkinkan dengan GTD SYSTEM klaim penulis. Buku ini BAGUS UNTUK SEMUA ORANG yang perlu mengatur urusan mereka, baik di tempat kerja maupun dalam kehidupan pribadi mereka.

David Allen, dalam bukunya Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity, menawarkan sistem unik untuk mengatur berbagai hal.

Ini bukan manajemen waktu klasik, tetapi sistem untuk menyelesaikan semua kasus - Mendapatkan Hal Selesai (GTD).

• Apa yang harus dilakukan jika Anda tidak punya waktu untuk melakukan apa pun, saraf Anda berada pada batasnya, Anda mencengkeram satu atau lain hal, tetapi Anda selalu melewatkan sesuatu yang penting?
• Bagaimana agar lebih efisien dalam bisnis, tetapi pada saat yang sama bisa santai?
• Bagaimana cara "mengekang" rutinitas?
• Bagaimana cara belajar memisahkan hal-hal kecil dari yang penting dan menetapkan tujuan dengan benar, mendistribusikan prioritas?
• Bagaimana cara bekerja dengan informasi dan tugas yang masuk?

Temukan jawaban untuk semua pertanyaan ini dan lebih banyak lagi dalam buku David Allen Mendapatkan Segala Sesuatu dalam Urutan: Seni Produktivitas Bebas Stres.

Versi baru buku (2015), direvisi dengan mempertimbangkan realitas dunia teknologi informasi saat ini.

Alat-alat sederhana yang diuraikan dalam buku ini tidak hanya membantu Anda mencapai efisiensi, tetapi juga mengajari Anda cara agar tidak membebani otak Anda dengan berbagai gangguan dan pikiran.

Banyak yang telah dikatakan tentang kebiasaan di sini juga, karena untuk menerapkan sistem GTD dalam praktiknya, Anda perlu melakukannya

David Allen. Produktivitas bebas stres untuk semua orang

Gagasan utama buku ini:

Bebaskan otak Anda. Kejernihan kesadaran dan keteraturan pikiran - itulah yang penting untuk konsentrasi penuh dan produktivitas.

Berhentilah menumpuk pikiran di atas satu sama lain, mengunyahnya, terus-menerus kembali ke sana, dan akibatnya, tidak membuat keputusan apa pun.

Apa yang harus dilakukan?

Untuk melakukan ini, Anda perlu "mentransfer" daftar dari kepala Anda ke media eksternal. Ketika otak berhenti menyimpan data ini, ia akan berhenti khawatir dan dapat berkonsentrasi pada pelaksanaan tugas dengan segera.

Pikiran akan terus berkerumun di kepala Anda seperti lebah yang gelisah sampai mereka menemukan sarangnya. Saat kepala penuh dengan berbagai pemikiran, produktivitas seperti apa yang bisa kita bicarakan?

Aturan utama dari David Allen - pemikiran apa pun harus ditulis, diletakkan di rak kotak masuk.

"Kotak Masuk" adalah semua ide yang masuk, tanda terima, pengingat, catatan rapat, dll.

Buku tersebut berisi algoritme yang jelas untuk bekerja dengan informasi ini.

Mengikuti.

Ini adalah model metode alami perencanaan.

Membuat beberapa keputusan

Apa yang harus dilakukan?

1. Pikirkan solusinya, ikuti diagram berikut:

• mengapa saya membutuhkannya;
• hasil apa yang saya butuhkan (apa yang harus terjadi);
• bayangkan kesuksesan Anda.

2. Brainstorming lebih lanjut, menghasilkan ide-ide yang terfokus pada hasil yang diinginkan. Ide perlu dituliskan, tidak langsung dinilai kesesuaiannya, yaitu menuliskan semua yang terlintas di pikiran. Kuantitas penting di sini, bukan kualitas.

3. Kemudian kami memilih ide terbaik, kelompokkan mereka dan atur menjadi satu skema. Dimungkinkan dalam versi tulisan tangan hanya di atas kertas atau di layanan, seperti Xmind.

4. Tentukan tindakan spesifik selanjutnya untuk setiap gagasan.

5. Kami melakukannya.

Pikiran Anda melewati lima langkah untuk menyelesaikan hampir semua tugas: menentukan tujuan dan bagaimana mencapainya, memvisualisasikan hasil, melakukan brainstorming, mengatur keputusan yang diterima, dan menentukan tindakan selanjutnya. —David Allen

Metodologi GTD dan David Allen - produktivitas dan kebermaknaan dalam segala hal!

Metodologi GTD - Instruksi Nyata bagi mereka, Ini bukan hanya mengatur dan merencanakan sesuatu, meningkatkan produktivitas dan produktivitas, tetapi juga keputusan mendasar tentang bagaimana melakukan semua tugas secara bermakna, sambil mempertahankan (dan ini penting!) kesejahteraan psikologis. Selain itu, ini tidak hanya berlaku untuk pekerjaan, tetapi juga untuk kehidupan pribadi.

Siapapun bisa menerapkan teknik ini.

Buku itu sendiri terdiri dari tiga bagian.

Bagian pertama adalah gambaran singkat tentang sistem, serta penjelasan tentang keunikan dan relevansinya.

Di bagian kedua- prinsip-prinsip sistem, serta penerapannya langkah demi langkah dalam kehidupan sehari-hari.

Bagian ketiga- inilah hasil yang dapat dicapai jika Anda menerapkan sistem ini dalam kehidupan pribadi dan pekerjaan Anda.

Sistem GTD terkait erat dengan . Dan mereka, sebagaimana telah dibuktikan oleh para ilmuwan, dapat dilatih dan ditingkatkan.

Salah satu cara yang tersedia untuk MELATIH OTAK, mempertahankan fungsi dan perkembangan normalnya adalah simulator otak. Anda dapat belajar GRATIS >>>layanan alat olahraga gratis wirium

Fungsi kognitif (kognitif) meliputi: ingatan, pemikiran, perhatian, persepsi, kecerdasan, ucapan.

Semua kemampuan di atas berhubungan dengan aktivitas otak. Oleh karena itu, dengan perkembangan otak yang tidak mencukupi, dengan malfungsi dalam pekerjaannya kualitas fungsi kognitif menurun. Penurunan kualitas yang nyata disebut gangguan kognitif (gangguan).

Gangguan kognitif berdampak negatif pada pencapaian seseorang di berbagai bidang kehidupannya: sehari-hari, rumah tangga, pendidikan, profesional, sosial.

Itulah mengapa penting untuk melatih otak Anda, dan pada usia berapa pun.

David Allen - produktivitas melalui inferensi pribadi

Keistimewaan buku ini juga terletak pada kenyataan bahwa tidak hanya kesimpulan dan formulasi kering yang disajikan oleh penulis, tetapi juga banyak contoh "hidup".

Apa yang dimaksud?

Inti dari metodologi GTD-nyaDavid Allen mengungkapkan dan menunjukkan sebagai contoh, situasi, pertemuan dan konsultasi dengan klien mereka.

Menunjukkan masalah orang, perusahaan, mengungkap kesalahan mereka dan secara radikal mengubah situasi menjadi lebih baik, menunjukkan bagaimana teknik manajemen waktu benar-benar bekerja Menyelesaikan Segala Sesuatu (GTD) membantu dan belajar untuk hidup tanpa stres.

Menyelesaikan semuanya, GTD(diterjemahkan dari Bahasa inggris- "menyelesaikan sesuatu", tetapi lebih sering dan salah - "bagaimana mengatur sesuatu") - teknik untuk meningkatkan efisiensi pribadi yang dibuat oleh David Allen dan dijelaskan olehnya dalam buku dengan nama yang sama, edisi pertama yang mana diterbitkan pada tahun 2001 dan telah diterjemahkan ke dalam 23 bahasa.

GTD didasarkan pada prinsip bahwa seseorang harus membebaskan pikirannya dari mengingat tugas saat ini (ada pengecualian dalam kasus di mana beberapa tugas untuk proyek yang berbeda saling berhubungan), mentransfer tugas itu sendiri dan mengingatkannya ke media eksternal. Dengan demikian, pikiran manusia, terbebas dari ingatan tentang apa yang perlu dilakukan, dapat berkonsentrasi untuk melakukan tugas itu sendiri, yang harus didefinisikan dan dirumuskan dengan jelas sebelumnya (“apa tindakan selanjutnya yang harus diambil?”). Berlawanan dengan kepercayaan populer, GTD tidak merujuk pada manajemen waktu, mengkritiknya karena fokusnya yang sempit dan keefektifannya yang terbatas.

YouTube ensiklopedis

1 / 5

✪ Getting Things Done (GTD) oleh David Allen - Ringkasan dan Ulasan Buku Animasi

✪ DAVID ALLEN - CARA MENYELESAIKAN SESUATU - Bagian 1/2 | London Nyata

✪ Ringkasan Menyelesaikan Sesuatu David Allen (dapatkan PDF Ringkasan Buku di tautan di bawah)

✪ Menyelesaikan Segala Sesuatu oleh David Allen (Catatan Studi)

✪ TERORGANISASI DALAM 3 MINGGU DENGAN GTD - LANGKAH 1!

Subtitle

Prevalensi

1. koleksi;
2. perlakuan;
3. organisasi;
4. tinjauan;
5. tindakan.

Allen menggunakan analogi "ketinggian terbang" untuk mengilustrasikan model utama keduanya - model tinjauan kerja enam tingkat, untuk melihat perspektif tugas dan penugasan. Garis naik:

1. urusan saat ini;
2. proyek sekarang;
3. rentang tugas;
4. tahun-tahun mendatang (1-2 tahun);
5. perspektif lima tahun (3-5 tahun);
6. kehidupan.

Naik ke pandangan mata burung, semua orang dapat mempertimbangkan "gambaran besar" dari urusan mereka.

Allen merekomendasikan tinjauan mingguan dari berbagai level. Wawasan yang diperoleh dari ulasan ini memungkinkan Anda mengelola prioritas pribadi, yang pada gilirannya memprioritaskan apakah dan kapan harus menyelesaikan tugas tertentu dan tugas yang dikumpulkan selama proses manajemen alur kerja. Selama tinjauan mingguan, seseorang menganalisis konteks tugas dan memasukkannya ke dalam daftar yang sesuai. Contoh pengelompokan tugas serupa adalah membuat daftar panggilan telepon yang diperlukan atau daftar tugas yang harus diselesaikan di Pusat. Aturan pembentukan daftar kontekstual dapat ditentukan oleh keberadaan alat atau keberadaan seseorang / kelompok yang perlu didiskusikan atau diperkenalkan sesuatu.

Allen menekankan bahwa dua model pertama cukup untuk mendapatkan kendali dan visi di sebagian besar tugas dan proyek. Namun, ada beberapa kasus yang membutuhkan lebih banyak pemikiran dan refleksi. Untuk ini, model utama ketiga digunakan - metode alami perencanaan. Sedangkan pada workflow management dilakukan” fokus horisontal» pada kinerja tugas individu, dalam metode alami perencanaan dilakukan « fokus vertikal» tentang perencanaan proyek dan pemikiran tema. Model perencanaan terdiri dari 5 tahap:

1. definisi tujuan dan prinsip;
2. visi hasil yang diinginkan;
3. organisasi;
4. penentuan tindakan spesifik berikutnya.

GTD memfasilitasi proses ini berdasarkan penyimpanan, pelacakan, dan penggunaan informasi terperinci terkait dengan tugas yang dilakukan. Allen menyarankan bahwa banyak kegagalan yang kami temui disebabkan oleh perencanaan "awal" yang tidak memadai (yaitu, ketika belum jelas apa yang perlu dicapai dan tindakan spesifik apa yang diperlukan untuk mencapainya). Penting untuk berpikir ke depan, membuat urutan tindakan yang dapat diselesaikan tanpa harus kembali ke perencanaan. Allen berpendapat bahwa "sistem pengingat" pikiran kita tidak efisien dan jarang mengingatkan kita tentang apa yang harus dan dapat kita lakukan saat ini dan di tempat ini. Oleh karena itu, informasi tentang "tindakan spesifik selanjutnya" yang terkait secara kontekstual dengan momen dan tempat ini dapat berfungsi sebagai dukungan eksternal yang memastikan bahwa kita memberikan pengingat yang tepat pada waktu yang tepat. Karena GTD didasarkan pada pemeliharaan catatan tambahan, ini dapat dianggap sebagai penerapan teori ilmiah kognisi terdistribusi dan pikiran yang diperluas.

Deskripsi singkat tentang GTD dari buku Allen, Ready for Anything:

Keluarkan semuanya dari kepala Anda. Buat keputusan tentang tindakan yang diperlukan saat kasus muncul - bukan saat perlu dibatalkan. Atur catatan pengingat tentang proyek Anda dan kegiatan yang direncanakan sesuai dengan kategori yang sesuai. Pertahankan sistem ini, tambahkan, dan tinjau cukup sering untuk memercayai bahkan pilihan tindakan intuitif Anda (atau tidak ada tindakan) di masa mendatang.

Prinsip

Prinsip dasar GTD:

Koleksi

Produktivitas tanpa stres dimulai dengan proses membongkar pikiran, yang terdiri dari memperbaiki segala sesuatu yang kurang lebih penting di atas kertas atau media lain - dalam apa yang disebut Allen keranjang: kotak surat fisik, kotak email, perekam suara, laptop, PDA, atau kombinasi keduanya. Intinya adalah mengeluarkan segala sesuatu yang kurang lebih penting dari kepala Anda ke media yang nyaman untuk diproses lebih lanjut. Semua gerobak harus dikosongkan (diproses) minimal seminggu sekali. Allen tidak memaksakan metode pengumpulan tertentu, tetapi menekankan pentingnya mengosongkan sampah secara teratur. Lokasi penyimpanan apa pun (fisik, email, tape recorder, laptop, PDA, dll.) Dapat diterima asalkan ditangani secara teratur.

Perlakuan

Keranjang diproses secara ketat sesuai dengan algoritma berikut.

1. Mari kita mulai dengan item teratas dari keranjang.
2. Membuat satu elemen pada satu waktu (dan tidak pernah mengembalikan apa pun)
   • Jika elemen memerlukan tindakan:
     • Lakukan ini (jika kurang dari dua hingga lima menit), ATAU
     • Delegasikan kepada seseorang, ATAU
     • Kami menundanya.
   • Jika elemen tidak memerlukan tindakan:
     • Biarkan di latar belakang, ATAU
     • Buang, ATAU
     • Pada daftar "mungkin suatu hari nanti".

Jika tindakan berlangsung kurang dari dua hingga lima menit, sebaiknya segera dilakukan. Aturan dua menit didasarkan pada perkiraan waktu yang diperlukan untuk menunda tindakan secara resmi.

Organisasi

Untuk melacak item yang menunggu perhatian, Allen merekomendasikan untuk menggunakan satu set daftar.

• Tindakan berikut- Untuk setiap item yang membutuhkan perhatian, tentukan tindakan selanjutnya yang dapat diambil secara fisik. Misalnya, jika ada elemen "Tulis laporan proyek", tindakan selanjutnya mungkin: "Tulis surat ke Mikhail dengan proposal rapat" atau: "Hubungi Marina untuk mengetahui persyaratan laporan." Meskipun suatu elemen mungkin memerlukan beberapa langkah dan tindakan, akan selalu ada sesuatu yang perlu dilakukan terlebih dahulu, dan langkah tersebut harus dijelaskan dalam daftar langkah selanjutnya. Sebaiknya, langkah-langkah ini disusun berdasarkan konteks di mana langkah-langkah tersebut dapat diambil (misalnya, "di kantor", "di telepon", atau "di toko").
• Proyek- Setiap putaran terbuka dalam kehidupan atau pekerjaan yang membutuhkan lebih dari satu tindakan fisik untuk mencapai suatu tujuan menjadi sebuah proyek. Proyek perlu dipantau dan ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa tindakan selanjutnya dikaitkan dengan setiap proyek dan dengan demikian proyek akan bergerak maju.
• tangguhan- Ketika suatu tindakan telah didelegasikan kepada seseorang atau ketika beberapa peristiwa eksternal diharapkan sebelum proyek dapat dilanjutkan, ini dilacak dalam sistem dan dipastikan secara berkala jika suatu tindakan diperlukan atau pengingat perlu dikirim.
• suatu hari nanti / mungkin- Hal-hal yang akan dilakukan di beberapa titik, tapi tidak sekarang. Misalnya, "belajar bahasa Mandarin" atau "adakan pesta biliar".

Kalender penting untuk melacak janji dan tugas; namun, Allen merekomendasikan agar kalender dicadangkan hanya untuk hal-hal yang harus dilakukan pada tanggal tertentu, atau untuk janji temu dan tugas dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan. Dan hal-hal harus dicatat dalam daftar tindakan selanjutnya, dan bukan di kalender.

Komponen pengorganisasian kunci terakhir dari GTD adalah sistem dokumen. Sistem dokumen harus ringan, sederhana dan menarik. Bahkan selembar kertas, jika diperlukan untuk referensi, harus mendapatkan foldernya sendiri jika folder yang tersedia tidak cocok untuknya. Allen menawarkan sistem penyimpanan dokumen satu dimensi yang disusun berdasarkan abjad untuk mengambil informasi yang Anda butuhkan dengan cepat dan mudah.

Tinjauan

Daftar tugas dan pengingat tidak akan banyak berguna kecuali Anda meninjau setidaknya setiap hari, atau sesering mungkin. Mengingat waktu, tenaga, dan sumber daya yang tersedia saat ini, temukan tugas terpenting yang dapat segera diselesaikan dan selesaikan. Jika Anda memiliki kebiasaan menunda-nunda, pada akhirnya Anda akan mengerjakan tugas-tugas yang mudah dan menghindari tugas-tugas yang sulit. Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat melakukan tindakan dari daftar satu per satu, mirip dengan cara keranjang diproses. GTD mensyaratkan bahwa setidaknya ada tinjauan mingguan dari semua aktivitas, proyek, dan item "ditangguhkan" untuk memastikan bahwa setiap tugas baru atau acara mendatang dimasukkan ke dalam sistem dan semuanya mutakhir.

Tindakan

Setiap sistem organisasi tidak ada gunanya jika menghabiskan terlalu banyak waktu mengatur tugas daripada menyelesaikannya secara fisik. Seperti yang dikatakan David Allen, jika sistem seperti itu dibuat sederhana untuk melakukan tindakan yang diperlukan, maka kemungkinan kecil orang tersebut akan menundanya atau "membebani" dengan terlalu banyak "putaran terbuka".

Sarana dan teknik

43 folder

Allen menyarankan untuk mengatur dokumennya dalam sistem yang disebut "43 folder". Dua belas folder digunakan, satu untuk setiap bulan, dan 31 folder tambahan digunakan untuk setiap hari selama 31 hari berikutnya. Folder tersebut disusun untuk membantu mengingatkan pengguna akan aktivitas yang perlu dilakukan hari itu.

Folder dan folder

Allen menyebutkan dalam bukunya bahwa lebih baik menggunakan folder untuk memudahkan pencarian dan penataan informasi, sehingga semua dokumen yang terkait dengan satu proyek berada di satu tempat. Ini memungkinkan Anda menemukan dokumen yang Anda butuhkan dengan cepat. Sekalipun hanya satu dokumen yang menjadi bagian dari proyek, masih lebih baik untuk meletakkannya di folder, karena dokumen baru tentang topik ini mungkin muncul.

Mencari cara untuk bekerja lebih sedikit dan mencapai lebih banyak? Sudahkah Anda mengambil dua lusin proyek, kehilangan kendali atas situasi? Mungkin kelelahan menumpuk begitu saja: pekerjaan, rumah, kebugaran, gaya hidup sehat, teman, orang tua, keluarga, anak-anak?

Dalam hal ini, David Allen dan metode GTD-nya akan membantu Anda. Ini adalah inokulasi anti-stres yang akan mengajari Anda cara mengatur waktu dan kesadaran.

Inti dari metode GTD

David Allen mengembangkan dan menguji strategi keefektifan pribadi yang ditujukan untuk mendapatkan manfaat maksimal dengan upaya minimal. Dia menggambarkan cara untuk mengalokasikan waktu secara efektif antara hal-hal penting dan perlu. Nama metodenya - Getting Things Done (GTD) - diterjemahkan sebagai "menyelesaikan sesuatu", meskipun artinya lebih cocok "bagaimana menertibkan". Prinsipnya sederhana:

1. Semua urusan yang belum selesai dipindahkan dari kepala ke drive eksternal. Informasi dikumpulkan dan dicatat dalam sebuah daftar. Semuanya dibawa masuk: bahkan yang terkecil sekalipun. Daftar tersebut harus tersedia kapan saja, Anda harus terus memeriksanya.

2. Penjelasan dicatat agar di kemudian hari Anda tidak membuang waktu untuk memikirkan masalahnya.

3. Sistem pengingat daftar sedang dibuat. Mereka perlu diperbarui secara teratur (harian, mingguan): coret tugas yang sudah selesai, masukkan yang baru. Kontrol dilakukan: horizontal - pada seluruh daftar kasus; vertikal - untuk setiap kasus tertentu (apa yang telah dilakukan dan apa prospeknya).

Untuk mengoptimalkan pekerjaan, tetapkan waktu dan tanggal tertentu untuk penyelesaian tugas. Gunakan perencana atau kalender. Dengarkan saran David Allen. Lakukan semua tindakan secara berurutan.

Akankah kita berlatih?

1. Transfer. Soroti dalam pikiran Anda dan tuliskan di atas kertas dalam satu kalimat situasi / tugas / proyek pertama yang muncul di kepala Anda. Tidak masalah apakah aspirasi tersebut menyangkut aktivitas profesional, keluarga atau kepribadian. Ini akan terlihat seperti hasil kerja yang sukses. Sebagai contoh:

Berlibur ke Maladewa bersama / bersama seluruh keluarga;

· Meluncurkan pabrik/rantai toko di Chelyabinsk;

· Memanggang kue/pancake sesuai resep nenek.

2. Penjelasan. Tuliskan tindakan fisik spesifik yang perlu diambil untuk melanjutkan proyek ini. Apa yang bisa dilakukan saat ini? Ke mana harus pergi? Siapa yang harus dihubungi? Apa yang ditulis? Dengan siapa berbicara?

· Hubungi agen perjalanan untuk mengambil opsi rute;

· Kirim permintaan yang sudah disiapkan melalui email;

· Beli tepung, mentega, telur di toko ABV.

3. Pikirkan tentang bagaimana merekomendasikan melakukan
David Allen. Apa yang berubah setelah refleksi sesaat? Sebagai aturan, menyoroti tugas tertentu tidak hanya meningkatkan kendali atas tugas itu, tetapi juga memungkinkan Anda untuk rileks. Karena gambaran spesifik dari hasil yang diinginkan telah terbentuk, langkah pertama menuju pencapaiannya telah digariskan, dan sumber daya yang diperlukan telah ditentukan.

Jangan pikirkan masalahnya, pikirkan bagaimana menyelesaikannya

Memikirkan dan mendefinisikan tugas adalah pekerjaan intelektual Anda. Produktivitas kerja intelektual ditentukan oleh jawaban atas pertanyaan: "Apa hasil kerja yang diharapkan?" Semakin jelas hasilnya, semakin tinggi produktivitas intelektual Anda.

Masalahnya berubah menjadi tugas khusus yang perlu diselesaikan. Prosesnya dipecah menjadi langkah-langkah sederhana, yang terdekat segera dieksekusi. Seseorang tidak memilah-milah tugas satu demi satu: Saya ingin belajar menyanyi suatu hari nanti, saya perlu segera membuat proyek, menjemput anak dari taman kanak-kanak. Dibutuhkan daftar dan berjalan di sepanjang jalur melakukan tindakan tertentu:

· Untuk mempelajari cara bernyanyi, Anda perlu memanggil tutor - ini akan memakan waktu 2 menit. Saya menelepon sekarang;

· Untuk proyek, Anda harus pergi ke toko untuk membeli bahan sesuai daftar untuk membuat model besok, dan menjemput anak di jalan.

Berkat sistem GTD, kepala tidak dipenuhi dengan pemikiran tergesa-gesa tentang proyek yang belum selesai. Daftarnya sudah ada di depan Anda. Anda dapat bersantai dan melanjutkan ke langkah berikutnya.

Ini seperti supermarket

Anda dapat berkeliling dan mengingat produk yang perlu Anda beli. Dibutuhkan semua kekuatan, tetapi masih ada sesuatu, biarkan dilupakan, atau Anda akan mendapatkan banyak tambahan.

Atau Anda bisa datang ke toko dengan daftar tertulis di atas kertas (smartphone): dalam hal ini, sumber daya otak dihabiskan hanya untuk mengoptimalkan proses. Melihat daftar dan melihat susu di sana, pergi dan beli, perhatikan varietas, pabrikan, tanggal pembuatan, harga. Ini membawa lebih banyak manfaat bagi kesehatan dan anggaran keluarga.

Ketika hasilnya ditentukan, orang tersebut bergerak ke arah yang benar, terus-menerus bertanya pada dirinya sendiri pertanyaan: "Apa langkah selanjutnya untuk mendekati tujuan?"

Ubah pikiran tak berwujud menjadi tindakan fisik

David Allen menawarkan seperangkat alat bantu yang memungkinkan Anda membebaskan otak dari rutinitas untuk mengerjakan proyek global. Daftar tugas dapat disimpan menggunakan misalnya:

• buku harian;

• baki untuk lembaran kertas;

• folder dengan stiker;

• penyelenggara elektronik atau pesawat layang;
• manajer tugas (lihat milik kami).

Banyak proyek besar terdiri dari kumpulan tindakan kecil, yang masing-masing membutuhkan waktu 1-2 menit. Dalam hal ini, Anda hanya perlu melakukan dan melupakan. Ini adalah prinsip dua menit - salah satu kunci di GTD. Ubah menjadi kebiasaan - dengan pelacak sederhana (kami menulis tentang itu).

Versi elektronik dari buku David Allen "Getting Things in Order" dapat diunduh dari tautan: bookscafe.net, Book Search, FB2LIT.

Pada saat yang sama, jika sebagian besar perpustakaan elektronik menawarkan fragmen pengantar dengan tautan di bagian akhir, di mana Anda dapat mengunduh seluruh buku setelah pembayaran (harga dari 170 hingga 400 rubel), maka bookscafe.net menawarkan dua dari 7 buku David Allen untuk Gratis.

Anda dapat mempelajari peretasan kehidupan modern dalam manajemen waktu di kami.

Pilihan alat pengembangan diri gratis yang luar biasa: perencana, penyelenggara, buku harian, daftar periksa - di tautan " 40 + daftar untuk membantu mengatur hidup Anda".

Anda dapat membeli versi kertas dari buku "Cara Menertibkan" di toko online: Ozone, Labyrinth, book24.

Kesimpulan

Pernahkah Anda bermimpi selama bertahun-tahun belajar bagaimana mengatur hidup Anda? Waktunya telah tiba. Buat terobosan: tingkatkan efisiensi Anda sendiri, permudah diri Anda untuk melakukan pekerjaan apa pun. Bebaskan pikiran Anda dari rutinitas, jadilah orang yang kreatif.

Mulai hari ini. Jangan hanya membaca buku, gunakan teknik GTD. Pengalaman praktis pribadi lebih bermanfaat daripada puluhan buku yang dibaca. Tetapkan tujuan Anda sendiri: 40 hari untuk menerapkan GTD. Mengapa 40? Karena pada saat inilah seseorang berhasil menguasai, terlibat, mengevaluasi suatu kegiatan baru. Metode GTD mengoptimalkan kerja intelektual di bidang profesional dan pribadi. Akan ada keteraturan dalam bisnis, akan ada keteraturan di kepala dan kehidupan.

Jadi. apa langkahmu selanjutnya?