Sistem GTD David Allen untuk peningkatan produktivitas. Menggunakan Sistem Penyimpanan Informasi Referensi Sistem GTD David Allen

Paradoks yang paling aneh adalah bahwa kesadaran manusia mengatasi dengan baik generasi pemikiran baru, tetapi seringkali gagal dengan penyimpanan pemikiran lama. Terlalu sering kita melupakan informasi yang sederhana sekalipun - misalnya membeli sesuatu di toko atau tempat kita meletakkan kunci. Apakah Anda akrab dengan ini? Nah, Anda tidak sendiri. Dan jika kita melupakan hal-hal sederhana seperti itu, lalu apa yang dapat kita katakan tentang menyelesaikan tugas dan produktivitas pribadi yang tinggi.

Di Goalton.com, dalam bidang pekerjaan kami, kami sangat menghargai metode apa pun untuk meningkatkan produktivitas pribadi dan tim. Sudah menjadi norma bagi kami untuk terus mencari dan menguji metode terbaru di area ini, dan metode lama yang dipromosikan dengan cukup baik. Dan hari ini kami ingin berbicara tentang nuansa, pro dan kontra yang kami alami sendiri dengan menggunakan pendekatan GTD. Seperti biasa, para ahli kami telah membuat pemerasan paling terkonsentrasi untuk Anda, sehingga pada akhir artikel Anda cukup berpengalaman dalam masalah ini dan setidaknya bisa menjadi sedikit lebih efisien.

ide utama

Jadi, inti dari metode GTD didasarkan pada postulat dasar bahwa seseorang sulit mencapai tujuannya jika kepalanya sibuk dengan arus informasi yang masuk. Ada begitu banyak pikiran, tugas, dan gangguan eksternal dalam hidup kita sehingga sangat sulit untuk berkonsentrasi pada hal utama. Oleh karena itu, David Allen menyarankan untuk tidak menyimpan banyak informasi di kepala Anda, tetapi membebaskan pikiran Anda untuk pekerjaan langsung dan mencoba mentransfer semua informasi ke media eksternal, setelah sebelumnya menyusunnya dengan cara tertentu.

Pengaruh arus informasi yang masuk menurut D. Allen

Tim ahli metodologi Goalton.com percaya bahwa cara memandang organisasi kerja seperti ini dapat dibenarkan. Untuk orang sukses menuliskan pemikiran dan daftar tindakan Anda adalah fakta yang tak terbantahkan, dan itulah sebabnya buku catatan dan buku harian telah lama menjadi simbol pengusaha sukses. Hal pertama yang perlu Anda lakukan untuk melakukan lebih banyak adalah membongkar kepala Anda. Cukup transfer segerombolan tugas dari kepala Anda ke media eksternal apa pun.

Dekade terakhir telah memberi kita babak baru dalam pengembangan komputer - komputer akhirnya menjadi benar-benar pribadi, ringan, mini, dan Anda dapat memiliki akses ke jaringan global atau layanan cloud hampir dari mana saja di dunia. Perangkat lunak yang mudah digunakan membuat perekaman proyek dan tugas Anda sederhana dan visual, apakah Anda lebih suka menggunakan peta pikiran atau membuat daftar tugas.

Untuk membebaskan pikiran Anda dan menulis sesuatu, cukup instal pengelola tugas yang nyaman untuk Anda sendiri atau gunakan layanan cloud, seperti Goalton, Remember the milk, Asana atau Todoist.

Kami sangat setuju dengan penulis GTD bahwa seseorang yang berjuang untuk produktivitas pribadi yang tinggi harus memegang kendali penuh atas manajemen alur kerja. Proses ini terdiri dari beberapa tindakan berturut-turut - pengumpulan dan pemrosesan data, pengorganisasian yang nyaman dari informasi yang dikumpulkan tentang proyek, kemampuan untuk melakukan tinjauan berkala dan membuat keputusan tentang perlunya tindakan tertentu. Beberapa saat kemudian kami akan kembali ke proses ini, tetapi untuk saat ini kami akan mengilustrasikannya dengan diagram visual.

Praktek Perencanaan

Setelah Anda membongkar semua yang terkumpul di dalamnya dari kepala Anda, Anda perlu menyortirnya menjadi tumpukan. Oleh karena itu, dalil kedua Allen untuk merencanakan waktu Anda didasarkan pada apa yang disebut model enam tingkat untuk meninjau pekerjaan Anda. Padahal, penulis GTD mengatakan bahwa seseorang harus bisa melihat urusannya dari pandangan mata burung. Untuk melakukan ini, ia mengusulkan untuk membedakan 6 level perspektif pandangan:

• Urusan saat ini
• Proyek sekarang
• Rentang tugas
• 1-2 tahun ke depan
• Perspektif lima tahun
• Hidup Anda secara keseluruhan

Metodologi GTD merekomendasikan untuk meninjau setiap level pada frekuensi tertentu untuk memprioritaskan tugas Anda dengan lebih baik. Dan meskipun kami menganggap pendekatan ini agak disederhanakan, kami masih lebih setuju dengan pernyataan ini. Mungkin rekomendasi paling penting dari para ahli metodologi Goalton.com dalam hal ini adalah balikkan daftar ini dan mulailah merencanakan urusan Anda dengan tepat dengan menetapkan tujuan hidup umumnya. Apakah itu sulit? Dan bagaimana! Tetapi pernyataan pertanyaan seperti itulah yang memberi Anda dorongan untuk perubahan radikal dalam vektor perkembangan Anda sendiri. Lagi pula, jika setiap hari Anda dengan keras kepala melakukan hal yang sama, lalu mengapa hasil Anda harus berubah?

Sedikit tentang tujuan

Lihatlah diri Anda dan coba jawab beberapa pertanyaan dengan jujur ​​- apakah Anda puas dengan hidup Anda? Apakah kualitasnya cukup tinggi? Apakah Anda lelah di penghujung hari kerja atau, sebaliknya, didorong oleh energi tambahan? Apakah Anda ingin melakukan hal yang sama dalam 10 tahun? Seperti apa kehidupan orang yang ideal bagi Anda?

Ini tentu saja merupakan pandangan hidup Anda yang lebih filosofis dan membutuhkan sikap yang sehat dan tidak memihak, tetapi ini adalah hidup Anda dan untuk mengalami kegembiraan di ujung jalan, Anda benar-benar perlu menetapkan pedoman yang benar untuk diri Anda sendiri. Dengan pedoman tersebut, yang kami maksud adalah definisi karakteristik khusus yang harus Anda miliki. Lebih tepatnya, bukan hanya "kamu", tapi "kamu yang terbaik". Setelah Anda menyadari konsep "memperbaiki diri sendiri", Anda akan segera mengerti bahwa Anda tidak akan bisa menjadi lebih baik tanpa tindakan khusus.

Label dan konteks dalam praktek

Namun kembali ke ide David Allen. Apakah yang di atas terlihat seperti GTD? Sayangnya, hanya sebagian. Kami percaya bahwa metodologi Getting Things Done agak reaktif, sedangkan pendekatan perencanaan yang kami usulkan lebih tepat dianggap proaktif. Apa bedanya?

Faktanya adalah pendekatan reaktif, seperti namanya, adalah reaksi terhadap beberapa peristiwa. Secara khusus, metode GTD sangat aktif mempromosikan penggunaan apa yang disebut "konteks", yaitu kondisi di mana Anda melakukan tindakan tertentu. Ada banyak jenis perangkat lunak di dunia yang mengalami kelebihan konteks.

Apa itu konteks? Ini adalah beberapa label yang Anda gunakan untuk menandai tugas tertentu. Faktanya, kita berbicara tentang metode pengelompokan tugas berdasarkan basis tertentu. Mari kita jelaskan dengan contoh sederhana - Anda menandai beberapa tugas dengan label (konteks) "John" dan ketika Anda bertemu John, Anda mendiskusikan tugas ini dengannya. Kelihatannya sangat nyaman, karena sekarang Anda pasti tidak akan lupa untuk menanyakan pertanyaan Anda kepadanya. Demikian pula, Anda dapat menandai tugas dengan konteks lokasi geografis, seperti "kantor pusat" dan menangani tugas tertentu saat Anda berada di tempat yang disebut "kantor pusat".

Contoh penerapan metodologi GTD di Goalton.com

Anda juga dapat membuat pengelompokan kasus yang terpisah tergantung pada yang tersedia jumlah waktu luang. Misalnya, pada tangkapan layar di atas, Anda dapat melihat daftar tugas yang dikelompokkan berdasarkan durasinya:

• bisnis selama 5 menit
• bisnis selama setengah jam
• bisnis selama 1 jam
• bisnis selama 3 jam

Sekarang, jika Anda memiliki waktu luang setengah jam, maka dengan mengikuti metode GTD, Anda hanya perlu melihat bagian "setengah jam" yang sesuai dan memilih satu hal dari sana yang akan Anda ambil. Misalnya, Anda dapat memeriksa slide dalam presentasi Anda.

Secara umum, metode D. Allen sangat sederhana dan karenanya memiliki ribuan penggemar di seluruh penjuru dunia. Pertama, Anda meletakkan semua kasus di Kotak Masuk (INBOX), dan kemudian mendistribusikan kasus ini secara berkala baik berdasarkan konteks lokasi, atau konteks orang, atau ketersediaan waktu. Di folder terpisah, Anda hanya meletakkan bahan referensi atau tautan berguna yang Anda temui. Di masa mendatang, Anda selalu dapat kembali kepada mereka untuk memutuskan apakah Anda perlu melakukan sesuatu dengan mereka. Jika Anda telah menetapkan tugas ke kolega, cukup transfer ke folder "Delegasi".

Seperti yang Anda lihat, menerapkan metode GTD menggunakan, misalnya, Goalton.com sangatlah mudah! Dan dengan mempertimbangkan fakta bahwa sistem memiliki sejumlah direktori, seperti buku alamat kontak Anda dan kalender bawaan, menjadi sangat mudah dan nyaman untuk mengelola urusan Anda.

Mari kita bicara tentang kekurangan GTD

Metode yang diusulkan mudah diterapkan dan benar-benar memberikan hasil yang sangat baik sejak hari pertama penggunaannya. Tapi mari kita kritik sedikit agar objektif dan mencapai efisiensi yang lebih besar dalam bekerja.

Jadi, jika Anda adalah orang yang sangat terorganisir dengan buruk yang kehilangan segalanya, Anda tidak punya waktu untuk apa pun dan selalu lupa melakukan sesuatu yang penting, maka metodenya pasti akan baik. Dia akan benar-benar membereskan urusan Anda dan hasilnya akan segera terlihat. Tetapi ingat bahwa ini adalah metode reaktif, yaitu Anda bereaksi terhadap peristiwa eksternal.

DI DALAM proaktif Dalam metode yang dianut oleh tim Goalton.com, tempat sentral diberikan bukan pada konteks, tetapi pada Sasaran Anda (Sasaran Bahasa Inggris - sasaran), terlepas dari apakah sasaran ini bersifat pribadi atau pekerjaan. Dengan kata lain, kami yakin bahwa jika Anda telah mengidentifikasi beberapa tujuan penting dan menetapkannya sebagai prioritas yang lebih tinggi, maka Anda harus mengambil tugas dari daftar Anda dan menyelesaikannya, terlepas dari kondisi eksternal yang sesuai, tetapi mulai dari prioritasnya.

Untuk contoh di atas, artinya Anda bisa memanggil John sendiri (proaktif) tanpa harus menunggu sampai Anda bertemu dengannya secara kebetulan. Pada saat yang sama, Anda tidak perlu mendiskusikan dengannya semua kasus yang ditandai "john" - alih-alih, diskusikan hanya masalah penting yang sekarang Anda prioritaskan dan berkonsentrasilah hanya padanya. Situasinya mirip dengan "kantor pusat" - mengapa menunggu konteks yang tepat? Jika Anda memiliki tugas penting yang mengarah ke tujuan yang Anda butuhkan, pergilah ke kantor pusat dan selesaikan masalah Anda tanpa membuang waktu. Inilah perbedaan antara pendekatan reaktif dan proaktif. Seluruh ideologi sistem Goalton tunduk pada keunggulan Sasaran, dan kami percaya bahwa pengelompokan tugas harus dilakukan secara tepat sesuai dengan kriteria desain dan waktu, dan bukan menurut label dan konteks bersyarat.

“Label adalah musuh pemikiran struktural. Kerugian dari tag terletak pada aksesibilitasnya yang mudah dan tidak berbahaya secara lahiriah. Seringkali mereka terlihat bagus di buku harian dan memiliki berbagai warna yang indah. Mereka mudah digunakan dan Anda dapat menandai apa pun dengannya. Mengapa orang menyukai label? Karena jika tidak ada label di sistem, maka Anda harus berpikir. Pikirkan tentang di mana mengaitkan tugas ini atau itu, pikirkan tentang bagaimana membangun tugas ini ke dalam rangkaian tindakan secara keseluruhan. Pikirkan tentang seberapa tepat waktu atau tepat penerapan tindakan ini dan apakah itu tindakan sama sekali atau hanya pemikiran. Tanpa label, Anda harus banyak berpikir dan sering kali mengubah ide Anda menjadi sesuatu yang lebih praktis atau meninggalkannya sama sekali. Tapi bukankah itu tujuanmu? Tag adalah kebiasaan buruk. Cobalah untuk menolaknya - pada awalnya Anda akan merasa tidak nyaman, tetapi kemudian Anda akan melihat hasilnya.

Jelas, David Allen sendiri mengerti bahwa metode yang dia usulkan, meskipun bagus, tidak sempurna. Itulah sebabnya dia mengabdikan sebagian dari bukunya yang luar biasa untuk "kasus-kasus atipikal" yang membutuhkan pemikiran dan refleksi yang lebih dalam. Alhasil, selain metode perencanaan horizontal, metodologinya dilengkapi dengan metode vertikal, di mana ia memasukkan aspek-aspek yang sangat penting dari sudut pandang kami, seperti:

• Penentuan tujuan
• Menciptakan Visi
• Brainstorming
• Definisi tindakan spesifik

Berdasarkan klasifikasi dan metode penyimpanan informasi yang diusulkannya, Allen sangat memfasilitasi proses ini, meskipun ia menyajikannya dengan cara yang agak membingungkan. Dasar dari kebingungan ini adalah kurangnya algoritme yang jelas dan penggunaan konteks terkenal yang sama, yang tidak pernah ditinggalkan penulis, percaya bahwa algoritme tersebut memungkinkan “untuk mendapatkan gambaran tentang tindakan spesifik berikutnya, menerima pengingat yang tepat pada waktu yang tepat. dan di tempat yang tepat.” Yah, jangan menilai dia terlalu keras untuk itu. Pada akhirnya, semua orang sedikit berbeda satu sama lain dalam psikotipe dan karakteristik kepribadiannya. Mungkin, bagi sebagian orang, pendekatan reaktif dalam berbisnislah yang lebih cocok.

Mengakhiri ulasan kami tentang metodologi Getting Done, saya masih ingin menarik perhatian pada satu poin positif. Penulis metode ini mungkin memberikan kontribusi paling berharga untuk pengembangan produktivitas pribadi dengan mengusulkan skema yang cukup sederhana dan terstruktur dengan baik untuk memproses informasi yang masuk. Seperti dapat dilihat dari gambar, skema ini menjelaskan panduan langkah demi langkah tentang apa yang harus dilakukan dengan informasi yang masuk untuk membebaskan otak Anda dari mengingatnya.

David Allen's Cara Menyelesaikan Segala Sesuatu

Pakar kami sebagian besar setuju dengan skema ini dan menganggapnya sebagai alat yang sangat baik untuk orang yang ingin mencapai hasil yang luar biasa. Namun, kami merasa itu tugas kami untuk memperingatkan Anda bahwa skema tersebut mengandung kelemahan yang sangat penting yang sangat tidak disetujui oleh tim Goalton.com. Faktanya adalah skema tersebut memiliki cabang logis yang menyiratkan perlunya memprioritaskan tugas-tugas kecil. "Dibutuhkan kurang dari 2 menit? - lakukan segera" - ini adalah moto GTD. Kami memahami apa yang ada dalam pikiran Allen ketika dia memperkenalkan elemen ini - dia ingin menyelamatkan orang dari tugas-tugas kecil yang terkadang berputar-putar di otak Anda. Namun, bisa juga ada bom besar di sini.

Dalam artikel kami tentang Prinsip Satu Hal, kami membahas beberapa masalah detail yang berkaitan dengan konsentrasi, fokus, dan kemauan. Tekadlah yang memungkinkan kita melakukan hal yang dipilih, mencegah kita mencoba beralih ke hal lain. Tetapi Vpada siang hari, kemauan, serta energi mental Anda, terkuras. Jadi apakah masuk akal membelanjakannya untuk kasus kecil dua menit? Kami pikir tidak. Jangan pernah memulai hari Anda dengan merapikan hal-hal kecil - selalu awali hari kerja dengan tugas utama!

Faktanya, selain menentukan apa yang harus Anda lakukan pada prinsipnya, BAGAIMANA tepatnya Anda akan mengerjakan tugas itu juga sangat penting. Sebagian besar penelitian ilmiah dengan tegas mengatakan bahwa musuh terbesar manusia adalah dirinya sendiri ketidakmampuan untuk berkonsentrasi pada tugas. Ngomong-ngomong, bagi yang tertarik dengan aspek khusus ini, sebaiknya baca tentang teknik tomat. Kami dengan tulus percaya bahwa kemampuan (dan memperoleh keterampilan, kebiasaan) untuk mengerjakan tugas tertentu untuk jangka waktu tertentu tanpa terganggu oleh hal lain sangat penting untuk kesuksesan. Namun, jika Anda mempertimbangkan instruksi GTD yang memberi tahu Anda untuk melakukan tugas singkat terlebih dahulu, Anda berisiko hanya melakukan tugas singkat ini sepanjang hari.

Orang mungkin bertanya: Apa yang salah dengan itu? Pertama, apa yang tampak singkat bagi Anda pada awalnya mungkin sebenarnya membutuhkan banyak waktu. Kedua, tugas-tugas penting (yaitu yang memiliki prioritas tinggi karena nilainya) harus diselesaikan terlebih dahulu, dan bukan yang pendek. Ketiga, cadangan energi setiap orang terbatas, yang berarti dengan melakukan sepuluh tugas singkat, Anda dapat menghabiskan semua kekuatan dan inspirasi Anda untuk itu. Dan jangan lupa bahwa beralih antar tugas juga merupakan bagian yang menghabiskan energi dari kerja otak Anda. Kami berbicara secara rinci tentang biaya peralihan antar tugas dan bahaya multitasking di artikel sebelumnya.

Temuan kami

Masalah dengan layanan produktivitas adalah bahwa setiap orang memposisikan dirinya sebagai tempat di mana mereka dapat menyelesaikan semua masalah, menyimpan informasi, dan berkomunikasi. Sebagian besar layanan meminta Anda untuk memprioritaskan dan menindaklanjutinya.

Tetapi hanya sedikit orang yang dapat berkonsentrasi menyelesaikan tugas-tugas penting dan tidak memperhatikan segala macam hal kecil: tugas mendesak, permintaan dari kolega, teman, atau kenalan. Ketika ada banyak tugas, sulit untuk menanganinya. Oleh karena itu, dalam praktiknya, Anda harus menggunakan beberapa layanan untuk mengelola kasus. Ketika banyak yang harus dilakukan, kami mulai bingung dengan layanan dan daftar ini dan akhirnya berhenti menggunakannya.

Metodologi Getting Things Done (GTD) menyediakan rencana universal yang memungkinkan Anda membangun satu sistem di mana Anda dapat menyelesaikan masalah apa pun. Anda akan dapat bersantai dan tidak khawatir, karena Anda yakin tidak akan melupakan apa pun. Pada saat yang tepat, sistem akan meminta apa yang perlu dilakukan dan apa yang harus difokuskan.

Jadi mengapa begitu banyak orang bekerja secara tidak produktif?

Orang mulai bekerja secara tidak produktif ketika ada banyak proyek, kasus, dan tugas. Sulit bagi mereka untuk mengingat semua ini, dan terlebih lagi untuk memprioritaskan. Oleh karena itu, entah tidak ada yang dilakukan sama sekali, atau yang dilakukan adalah hal yang paling mudah, tetapi penting. Masalah lain muncul: ketika tugas mendesak harus diselesaikan kemarin.

Selain itu, seseorang mulai cepat lelah, menjadi mudah tersinggung. Dia terus-menerus berlari seperti tupai dalam roda rutinitas, dan proyek keuangan dan strategis yang sangat penting dikesampingkan.

Sistem Getting Things Done yang dijelaskan oleh David Allen dalam buku yang diterbitkan pada tahun 2001 dan menjadi buku terlaris dunia ini akan membantu mengatasi situasi ini.

Ceritakan tentang konsep dasar GTD yang perlu Anda ketahui

Rutin- ini adalah hal-hal, pikiran dan kekhawatiran yang mengganggu, mengalihkan, dan membuang energi. Sampai rutinitas diterjemahkan menjadi tugas, itu tidak dapat dikontrol. Memikirkan masalah yang sama berulang kali adalah penggunaan energi kreatif yang tidak efisien yang menimbulkan frustrasi dan stres.

Tujuan GTD adalah membebaskan kepala Anda dari rutinitas dan menghilangkan ketegangan internal.

Memori kerja manusia Area otak tempat memori jangka pendek berada. Di sinilah kita biasanya menempatkan bisnis yang belum selesai, janji yang dibuat untuk orang lain, dan pemikiran lain yang mengganggu kita. Sayangnya, ada batasan jumlah rutinitas yang bisa Anda pertahankan agar otak berfungsi normal. Jika RAM Anda penuh, Anda terganggu oleh hal-hal kecil dan melupakan tujuan Anda, yang menyebabkan stres.

Alat untuk mengumpulkan informasi- ke mana informasi itu pergi dan ke mana Anda memperbaiki apa yang perlu dilakukan. Misalnya:

• penyelenggara;
• buku catatan;
• Surel;
• kalender;
• Mesin imla.

Kotak masuk- satu repositori untuk rutinitas yang Anda ubah menjadi kasus dan tugas. Salah satu aturan terpenting untuk bekerja dengan kotak masuk adalah mengosongkannya secara teratur.

Langkah sederhana- tindakan satu langkah yang Anda butuhkan. Dalam praktiknya, lebih mudah mengalokasikan lima menit untuk kasus seperti itu.

Proyek Tugas yang membutuhkan lebih dari satu langkah untuk diselesaikan. Anda perlu meninggalkan pengingat tentang proyek dan menjelaskan langkah pertama menuju penerapannya. Hasilnya, proyek tersebut berubah menjadi tindakan sederhana yang dapat diselesaikan dalam lima menit ke depan dan mendapatkan hasil akhirnya.

Proyek harus memiliki tautan ke kartu atau file yang menjelaskan detailnya: mereka yang bertanggung jawab, tenggat waktu, kategori (misalnya, "Pemasaran", "Hukum", "Pengembangan"), tautan ke kartu yang lebih kecil dengan tugas. Akan lebih mudah untuk mengatur struktur seperti itu di .

Daftar Konteks- daftar tugas yang mudah dilakukan dalam kondisi tertentu. Misalnya, dalam daftar konteks "Pembelian" akan ada daftar barang dan produk yang perlu Anda beli di toko. Daftar Panggilan mungkin berisi daftar panggilan yang akan dilakukan saat Anda bebas.

Akan lebih mudah untuk membuat daftar kontekstual individual untuk orang-orang yang bekerja dan berkomunikasi dengan Anda. Saat bertemu dengan orang tertentu, Anda dapat dengan cepat membuka daftar dan menyelesaikan masalah yang diperlukan.

Bagaimana cara menggunakan kalender?

Anda harus memasukkan:

• tindakan yang harus dilakukan pada waktu tertentu (rapat, pertemuan bisnis, seminar);
• tindakan yang perlu dilakukan pada hari tertentu (selesaikan proyek pada tanggal tertentu, ikut serta dalam konferensi);
• informasi tentang tanggal tertentu (peringatan, ulang tahun, hari libur).

Saya menggunakan "Kalender Google" di mana saya meletakkan semua hal ini. Layanan ini nyaman karena:

• tersedia baik dari telepon maupun dari komputer;
• Anda dapat menampilkan beberapa kalender sekaligus di satu layar;
• ada pengingat di smartphone.

Jika Anda meletakkan sesuatu di kalender, Anda akan melakukannya atau menjadwal ulangnya ke tanggal lain. Tidak perlu mengotori kalender dengan daftar tugas yang ditransfer secara teratur dari hari ke hari. Ada solusi terpisah untuk daftar tersebut.

Jika Anda secara teratur perlu menelepon pelanggan, pemasok, atau kontraktor pada waktu tertentu, lebih baik menggunakan sistem CRM untuk ini.

Daftar apa yang harus dibuat?

Daftar Tindakan Prioritas

Menyusun laporan mingguan, meninjau situs web pesaing, mengosongkan kotak masuk Anda, menulis brief untuk desainer - semua tindakan ini memakan waktu lebih dari dua menit, tetapi tidak dapat didelegasikan kepada siapa pun. Kami memasukkan kasus seperti itu ke dalam daftar tindakan prioritas dan menyelesaikannya sepanjang hari.

Aturan untuk bekerja dengan daftar tersebut:

• Seharusnya tidak banyak daftar, dua atau tiga sudah cukup. Misalnya, "Pribadi", "Pekerjaan", "Keluarga". Jika Anda memiliki tugas dari daftar untuk hari tertentu, setel pengingat di kalender Anda.
• Dalam tugas-tugas dalam daftar ini, akan lebih mudah untuk membuat label sesuai dengan konteks: "Di jalan", "Di komputer", "Baca", "Beli", "Janji". Tugas dapat memiliki satu atau beberapa label. Misalnya, tugas "Berjalan dengan anjing" akan ditetapkan ke proyek "Pribadi" dan tag "Janji".
• Sebelum Anda menambahkan tugas ke daftar Anda, pertimbangkan apakah Anda perlu melakukannya sama sekali. Jika jawabannya "ya", putuskan apakah Anda secara pribadi perlu melakukan tugas ini. Lagi pula, Anda dapat mengirim pesan suara ke bawahan dan mendelegasikan kepadanya. Tugas yang telah Anda tetapkan akan diberi label "Ditugaskan". Ini akan berisi kasus dari daftar "Pekerjaan" dan daftar "Pribadi".
• Tinjau daftar secara teratur. Lakukan ini saat Anda memiliki waktu luang. Pindahkan hal-hal yang perlu dilakukan terlebih dahulu.
• Bersihkan daftar tugas Anda setidaknya sebulan sekali.

Daftar "Suatu hari nanti"

Daftar ini akan menyertakan kasus yang tidak memerlukan tindakan aktif. Itu bisa:

• buku, rekaman, pelatihan video yang ingin Anda beli;
• yang berguna yang ingin Anda kuasai;
• tempat yang ingin Anda kunjungi;
• barang yang ingin Anda beli.

Daftar ini perlu dilihat secara berkala, mencatat dan mengubahnya menjadi tujuan yang akan dikerjakan.

Dan bagaimana cara menyimpan informasi referensi yang akan berguna di masa mendatang?

Informasi ini tidak memerlukan tindakan apa pun. Kriteria utama untuk menyimpan informasi ini adalah:

• Pencarian mudah berdasarkan judul, tag, deskripsi singkat.
• Kemudahan menempatkan informasi dalam repositori.
• Struktur penyimpanan informasi yang intuitif. Saat data baru muncul, Anda harus segera memilih kategori dan subkategori tempat meletakkannya.
• Aksesibilitas penyimpanan dari perangkat apa pun.

Apakah ada ritual wajib GTD?

Ya, ada beberapa.

Kumpulan semua informasi di keranjang "Kotak Masuk"

Ada banyak alat untuk mengumpulkan informasi. Tetapi semua ini harus mengalir ke satu tempat, yang dengannya Anda akan terus bekerja.

Mengosongkan Kotak Masuk

Sekali atau dua kali seminggu, Anda harus meninjau daftar Kotak Masuk dan mengurutkan folder atau label yang terakumulasi. Ritual ini harus menjadi kebiasaan yang terbentuk dari algoritme tindakan yang jelas dan pengulangannya yang sistematis.

Anda harus memiliki rencana langkah demi langkah yang sederhana tentang bagaimana Anda membersihkan sistem tugas Anda setiap minggu. Dapatkan kalender di mana Anda akan menandai hari-hari ketika Anda menyelesaikan masalah. Beri diri Anda hadiah jika, misalnya, dalam 30 hari setidaknya 20 hari Anda mengosongkan kotak masuk dan mencoret hari di kalender.

Revisi daftar tindakan prioritas pertama dan daftar "Suatu hari nanti", prioritaskan

Dalam meninjau daftar, penting untuk memprioritaskan dengan benar dan menghitung kekuatan Anda secara realistis. Hal ini diperlukan agar tidak membebani diri Anda dengan tugas yang berlebihan dan tidak menderita karena ketidakefisienan Anda.

Penghancuran keranjang ekstra

Seringkali, saat berkomunikasi dengan kolega dan mitra, kotak surat, dokumen, daftar baru muncul.

Tugas Anda adalah mengotomatiskan semuanya sebanyak mungkin agar data terkumpul di folder Kotak Masuk.

Ini bisa berupa kotak surat atau penjadwal elektronik. Layanan dan Zapier cocok untuk mengotomatiskan dan mengalihkan informasi. Keranjang untuk mengumpulkan informasi harus sedikit.

Bagaimana cara bekerja dengan keranjang "Kotak Masuk" dan mengurutkan kasing yang terakumulasi di dalamnya?

Pertama, ekstrak tugas, kasus, atau informasi dari kotak masuk Anda dan jawab pertanyaan, “Apa ini? Apakah benar-benar perlu melakukan sesuatu?"

Jika Anda tidak perlu melakukan apa pun, ada dua opsi. Kalau itu sampah yang sudah tidak berguna lagi, kamu buang saja. Jika itu informasi yang berguna, arsipkan. Itu harus disusun ke dalam kategori dan tag untuk memudahkan menemukan apa yang Anda butuhkan.

Jika Anda perlu melakukan sesuatu dengan informasi tersebut, ada tiga opsi:

1. Memenuhi apa yang dibutuhkan. Jika tindakan itu penting dan tidak akan memakan waktu lebih dari 2-5 menit.

2.mendelegasikan kepada seseorang. Jika suatu kegiatan memakan waktu lebih dari dua menit, pertimbangkan apakah itu dapat didelegasikan kepada seseorang.

Ketika Anda mendelegasikan kepada seseorang, berikut ini harus ditulis:

• hasil akhir;
• rencana kerja (jalur menuju tujuan);
• tanggal penyelesaian tugas;
• tanggal kontrol dan hasil yang harus siap untuk itu (menengah atau final).

3. Menunda untuk masa depan. Saat melakukannya, tunjukkan:

• hasil yang diinginkan;
• tindakan berikutnya yang terdekat untuk diambil. Ingat: tidak mungkin menyelesaikan proyek secara keseluruhan, Anda hanya dapat mengambil langkah-langkah sederhana tertentu yang akan membawa Anda lebih dekat ke hasil akhir;
• tenggat waktu. Jika tidak ada garis waktu yang pasti, tempatkan tindakan tersebut pada daftar “Suatu hari nanti”.

Anda dapat mengirim pesan kepada diri sendiri untuk menerimanya pada hari yang ditentukan. Untuk ini, Kalender Google dengan pengingat pada hari yang tepat, dan aplikasi surat, yang akan mengirimi Anda surat pada waktu tertentu, cocok.

Bagaimana merencanakan pekerjaan Anda?

Semua pekerjaan dapat dibagi menjadi tiga langkah:

1. Eksekusi dari yang direncanakan sebelumnya. Ini bisa berupa hal penting secara strategis yang membawa Anda lebih dekat ke tujuan, atau rutinitas yang hanya perlu dilakukan.
2. Melakukan pekerjaan karena tiba-tiba muncul. Ini adalah saat tugas dari kolega, manajer, surat dari klien tiba di siang hari.
3. Merencanakan pekerjaan lebih lanjut: menyusun dan meninjau daftar, menetapkan prioritas. Poin ini seharusnya tidak memakan waktu terlalu lama sehingga Anda tidak merencanakan demi perencanaan.

Praktik merencanakan kasus dan tugas (buku peringatan) dijelaskan dalam buku karya David Allen.

David Allen

Konsultan efektivitas pribadi dan manajemen waktu, penulis metodologi produktivitas GTD

Untuk buku peringatan, diperlukan 43 folder: 31 ditandai dengan angka dari 1 hingga 31, 12 lainnya dengan nama bulan. Folder harian ditempatkan di depan, dimulai dengan tanggal besok. Di belakang map bernomor 31 adalah map bulan depan, dan di belakangnya ada map sisa bulan.

Isi folder untuk hari berikutnya dipindahkan ke tempat sampah setiap hari, kemudian folder tersebut ditempatkan di belakang folder harian terakhir (seolah-olah dipindahkan ke bulan berikutnya). Saat Anda mengosongkan folder 31 untuk bulan ini, akan ada folder dengan nama bulan baru di belakangnya, dan di belakangnya ada folder dengan hari di bulan baru. Demikian pula, folder dengan bulan saat ini, jika sudah lewat, dipindahkan ke tahun berikutnya.

Di folder tertentu, Anda perlu menyimpan dokumen yang memerlukan tindakan tertentu (formulir yang perlu Anda isi, surat untuk dikirim).
Agar sistem berfungsi, itu harus diperbarui setiap hari. Jika Anda lupa memperbarui folder besok, Anda tidak akan dapat mempercayai sistem. Informasi penting akan terlewatkan, yang harus ditangani dengan cara lain.

Jika Anda akan pergi selama beberapa hari, maka sebelum berangkat, Anda perlu memeriksa folder hari-hari di mana Anda akan absen.

Bagaimana mengaturnya dalam praktik, dengan mempertimbangkan sistem perencanaan modern:

1. Alih-alih buku memori, gunakan pengatur dengan daftar tugas untuk setiap hari dan masukkan tugas untuk hari ini ke dalamnya. Rapat dan kasus yang terkait dengan waktu harus dicatat terlebih dahulu dan mengatur pengingat agar sistem memberi tahu mereka terlebih dahulu.
2. Buat file dengan daftar tugas untuk bulan itu. Ini adalah daftar apa yang ingin Anda lakukan selama ini. Anda menambahkan kasing ke dalamnya sepanjang bulan. Tugas harus ditinjau seminggu sekali. Saat Anda merencanakan, sebarkan tugas paling penting selama beberapa minggu sehingga Anda memahami tugas prioritas Anda. Anda akan memenuhinya terlebih dahulu, jika tidak, semua waktu akan dihabiskan untuk hal-hal kecil dan mendesak.
3. Buat file dengan rencana untuk tahun ini. Itu harus ditinjau sebulan sekali. Kasus dari file ini ditransfer ke paket untuk bulan tersebut.
4. Buat rencana untuk tahun ini, berdasarkan tujuan jangka panjang selama 3-5 tahun. Lebih baik mendaftarkan kasus-kasus ini baik di akhir tahun, atau selama liburan, saat kepala tidak dibebani dengan tugas sehari-hari.

David Allen menyebut keempat poin ini sebagai sistem perencanaan alam. Sistem ini memungkinkan Anda untuk bergerak menuju tujuan yang penting bagi Anda dan tidak membuang waktu untuk rutinitas.

Apakah ada rencana universal dimana setiap proyek dapat direncanakan?

Ya tentu. David Allen menyebutnya model perencanaan alami. Ini terdiri dari beberapa langkah.

Langkah 1. Sasaran dan gambaran hasil yang ideal

Tentukan atau hasil akhir yang ideal, bayangkan Anda telah mencapainya.

Jelaskan dengan semua kriteria kesuksesan (uang, orang, pengakuan). Semakin detail Anda mendeskripsikan hasil akhirnya, semakin kuat motivasinya, terutama pada saat Anda perlu mengambil tindakan tertentu, tetapi tidak ada waktu untuk itu.

Langkah 2. Prinsip

Jelaskan prinsip-prinsip yang akan Anda patuhi saat Anda mencapai tujuan Anda. Misalnya: "Saya akan memberikan kebebasan kepada orang-orang jika mereka ... (tetap sesuai anggaran, selesaikan proyek sebelum tenggat waktu)." Tanyakan pada diri Anda: “Tindakan apa yang dapat mengganggu aktivitas saya? Bagaimana saya bisa mencegah mereka?"

Prinsip-prinsipnya jelas dan memberikan acuan yang dapat diandalkan dalam proses pengelolaan kegiatan.

Langkah 3: Brainstorming

Lakukan brainstorming di mana Anda menuliskan semua ide yang muncul di benak Anda.

Prinsip utama brainstorming:

• jangan menilai;
• jangan membantah;
• jangan menilai;
• jangan mengkritik;
• pikirkan tentang kuantitas, bukan kualitas;
• buang analisis dan organisasi ke latar belakang.

Langkah 4. Rencana proyek dalam bentuk daftar

Susun hasil curah pendapat Anda ke dalam daftar tugas. Mulailah merencanakan dari akhir dan kerjakan kembali. Sehingga Anda dapat dengan mudah membuat rencana dan menentukan langkah pertama menuju tujuan. Contoh Perencanaan Ujung-ke-Ujung:

Gol (hasil ideal) A: Saya dapat berbicara bahasa Spanyol dan memahami orang.

Kenapa ini: Saya ingin berkomunikasi tanpa partisipasi penerjemah selama negosiasi bisnis dengan mitra Spanyol dan berkomunikasi secara bebas dengan orang lain selama liburan saya di Spanyol.

Langkah-langkah menuju tujuan:

• Selangkah lebih dekat untuk mencapai tujuan saya: Saya menemukan penutur asli bahasa Spanyol dan berbicara dengannya dua kali seminggu.
• Satu langkah sebelumnya: Saya lulus ujian kemahiran bahasa B1.
• Satu langkah sebelumnya: Saya lulus ujian kemahiran bahasa A1.
• Satu langkah sebelumnya: Saya belajar bahasa Spanyol delapan kali dalam sebulan dan menyelesaikan semua pekerjaan rumah saya.
• Satu langkah sebelumnya: Saya mendaftar kursus bahasa Spanyol dan membayar biaya kuliah selama sebulan.
• Satu langkah sebelumnya: Saya mengumpulkan informasi tentang kursus bahasa Spanyol dan menyusun tabel perbandingan.
• Langkah pertama: Saya menjadwalkan waktu di kalender saya untuk mengumpulkan informasi tentang kursus bahasa Spanyol.

Saat sebuah tim sedang mengerjakan tugas yang sama dan Anda perlu mengatur seluruh rencana di satu tempat, akan lebih mudah untuk menggunakan . Kolom pertama di dalamnya adalah tahapan menuju tujuan, kolom kedua bertanggung jawab. Selanjutnya akan ada kolom dengan periode waktu. Sel akan menampilkan status tonggak tertentu, seperti Direncanakan, Sedang Berlangsung, Selesai, Ditunda.

GTD dan sistem penjadwalan alami mungkin tampak sulit. Tetapi ketika Anda mengaturnya sendiri dan mulai menggunakannya secara teratur, Anda akan merasa bahwa semuanya jauh lebih mudah daripada yang terlihat pada pandangan pertama.

Mengapa sulit untuk menyimpan semuanya di kepalaku

Memori jangka pendek kita seperti memori utama komputer - diperlukan untuk bekerja dengan tugas yang sebenarnya, dan volumenya sangat kecil. Pada saat yang sama, kami dapat memproses rata-rata , dan bekerja dengan baik hanya dengan 1–3. Pada saat yang sama, volume informasi yang menarik perhatian kita terus bertambah. Seperti yang dikatakan David Allen, penulis Getting Things in Order, "Pikiran Anda adalah untuk menciptakan ide, bukan menyimpannya." Dan ini adalah salah satu tujuan dari pendekatannya.

Tentang kewajiban internal

Menurut penulis, sumber utama stres dan emosi negatif adalah kewajiban yang belum terselesaikan atau dilanggar terhadap diri sendiri atau orang lain (dalam aslinya, Allen menyebutnya loop terbuka). Pikiran yang menekan bahkan lebih sulit untuk ditanggung daripada menyadari jumlah pekerjaan yang harus kita lakukan. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang hubungan antara fungsi kognitif, perencanaan dan tugas yang belum selesai, dan.

“Setiap kewajiban “harus, bisa, atau harus” yang hanya ada di pikiran menciptakan ketegangan irasional yang tidak dapat dihilangkan, 24 jam sehari, tujuh hari seminggu.”

Allen juga percaya bahwa, tidak seperti kerja fisik, kerja intelektual tidak memiliki batasan yang jelas. Dan bahkan setelah hari yang sibuk di kantor, Anda terus berpikir untuk bekerja di rumah. Bagi Allen, tidak ada perbedaan sama sekali antara bekerja dan bersantai. Menurut logikanya, pekerjaan adalah segala sesuatu yang kami perjuangkan untuk membawa keadaan saat ini. Hal utama adalah mengklarifikasi hasil dengan jelas dan menentukan langkah-langkah untuk menyelesaikannya sebelum menetapkan tujuan Anda ini.

Cara belajar berpikir lebih jernih

Pertama-tama, penting untuk menangani kewajiban internal. Filosofi Getting Things Done (selanjutnya disebut GTD) menyiratkan bahwa seluruh proses pengelolaan pekerjaan bermuara pada tiga prinsip sederhana.

Pertama, Anda perlu membebaskan kepala Anda - kumpulkan semua pikiran dan tugas yang belum selesai dalam sistem eksternal yang Anda percayai.

Maka Anda perlu mengklarifikasi mereka - putuskan apa yang harus dilakukan dengan informasi ini.

Lakukan.

Lima Langkah untuk Mengklarifikasi Masalah Kompleks

1. Koleksi

Kumpulkan semua pertanyaan terbuka (baik pribadi maupun profesional), bisnis yang belum selesai (dalam bahasa aslinya, kata-kata yang luas dan tidak jelas, diterjemahkan sebagai "tidak lengkap"), dan informasi lain yang hanya peduli pada Anda. Kirim semuanya ke Kotak Masuk - penyimpanan eksternal aman yang dapat berupa fisik (notebook, folder) atau digital (aplikasi manajemen tugas apa pun berisi Kotak Masuk secara default, misalnya, atau - yang terakhir sepenuhnya dikembangkan berdasarkan GTD). Tambahkan ke ini email dan pesan instan Anda - "Kotak Masuk" Anda secara default.

Dengan menyimpan informasi tentang bisnis yang belum selesai di operator, Anda membebaskan pikiran Anda. Hal utama adalah tidak membuat terlalu banyak daftar dan memperbarui serta memprosesnya secara teratur.

Segera setelah Anda berpikir "harus", "harus", "harus" tentang suatu tugas, tugas ini masuk ke dalam kategori belum selesai

2. Pengolahan

Biasanya informasi datang kepada kita sepanjang hari, tetapi lebih mudah bagi seseorang untuk memprosesnya di pagi hari, membuat ulasan di malam hari, dan seterusnya. Allen umumnya merekomendasikan untuk memisahkan langkah-langkah ini dalam waktu. Proses pemrosesan informasi itu sendiri terdiri dari jawaban berurutan atas pertanyaan.

"Apa ini?" (menentukan jenis informasi - tugas, catatan atau ide).

"Apakah ini memerlukan tindakan sekarang?" Beberapa informasi tidak dimaksudkan untuk bekerja sama sekali, hanya perlu dibuang. Bagian lain harus ditempatkan dalam sistem untuk membebaskan kesadaran darinya.

Jika tidak ada tindakan yang diperlukan dan informasi tidak diperlukan, kami cukup membuangnya.

Jika tidak ada tindakan yang diperlukan, tetapi informasinya diperlukan, maka kami tunda untuk kembali lagi nanti. Untuk melakukan ini, GTD menyarankan untuk membuat folder "Suatu hari/Mungkin" di mana semua rencana untuk masa depan dikirim - dari daftar buku, film, dan tempat untuk bepergian ke daftar kemungkinan pekerjaan dan proyek keluarga.

Opsi lain: kami menyimpan informasi sebagai referensi - untuk tindakan dan proyek kami selanjutnya. Kedua opsi terkenal seperti Dropbox dan Google Drive, serta alat baru seperti Notebook cocok untuk ini.

Jika diperlukan tindakan, pertanyaan kuncinya adalah: "Apa tindakan selanjutnya?" Anda dapat melakukannya segera jika tidak lebih dari 2 menit (5 atau mungkin 10 - terserah Anda), atau mendelegasikannya kepada orang yang lebih cocok dan meletakkannya di "Daftar Tunggu".

Jika Anda perlu menetapkan tanggal pasti untuk suatu tindakan, kirimkan ke "Kalender" (Kalender Google, Kalender Apple, Microsoft Outlook adalah yang paling jelas). Tindakan tanpa tenggat waktu masuk ke daftar "Tindakan Selanjutnya", yang pada dasarnya adalah daftar tugas di pengelola tugas atau notepad Anda.

Apa tindakan selanjutnya? Ini adalah pertanyaan utama mengenai informasi apa pun yang telah Anda kumpulkan. Jika Anda menjawabnya dengan benar, akan ada sesuatu untuk diatur. "Tindakan Selanjutnya" adalah tindakan fisik spesifik berikutnya yang harus diambil untuk bergerak menuju penyelesaian tugas tertentu.

3. Organisasi

Sebagai hasil pemrosesan, diperoleh beberapa kategori penyimpanan yang membentuk sistem Anda.

Daftar tindakan aktif: kalender (untuk tindakan dengan tenggat waktu yang tepat) dan daftar tugas - di pengelola tugas / notepad.

Daftar proyek - tugas yang membutuhkan lebih dari satu tindakan untuk diselesaikan (sebagian besar pengelola tugas memiliki beberapa tingkat tugas, yang mencakup tingkat proyek, tetapi hanya daftar - indeks proyek akan membantu), dan bahan referensi untuk mereka - di penyimpanan yang nyaman dan dapat diakses.

Daftar "Daftar Tunggu" adalah untuk tugas yang memerlukan perhatian Anda, bukan partisipasi. Selain mengatur pengingat untuk tugas yang akan menjadi relevan di masa mendatang - fitur pengingat juga tersedia di sebagian besar aplikasi tugas.

Daftar "Suatu hari/Mungkin" - untuk tugas yang mungkin menjadi relevan di masa mendatang: intinya, daftar semua yang ingin Anda lakukan, tetapi jangan lakukan sekarang.

4. Tinjauan

Setelah mengumpulkan, memproses, dan mengatur, Anda memiliki algoritme tindakan siap pakai di area yang relevan bagi Anda. Agar sistem tetap mutakhir, sistem harus ditinjau dari waktu ke waktu - terutama "Kalender" dan "Daftar Pekerjaan", serta "Daftar Proyek", "Daftar Tunggu", dan "Daftar Pekerjaan yang Mungkin Dilakukan". Meninjau semua rencana dan daftar setiap minggu akan memberi Anda gambaran besar dan kejernihan pikiran sehingga Anda tidak melewatkan apa pun dan fokus pada hal-hal yang penting.

5. Eksekusi

Dalam manajemen alur kerja, penting untuk memprioritaskan tugas dengan benar. Untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya, Allen menyarankan untuk tetap berpegang pada tiga perilaku.

Tetapkan kriteria tertentu untuk tugas: konteks (misalnya, berdasarkan tempat: rumah, kantor, toko; atau sifat pekerjaan: panggilan, rapat - dan sebagainya); waktu yang tersedia; energi yang tersedia; prioritas pribadi Anda.

Istilah "pekerjaan" biasanya berarti satu dari tiga hal: Anda melakukan apa yang telah Anda rencanakan, atau Anda menjadwalkan pekerjaan, atau melakukan tugas saat muncul. Jika Anda mengalami kebuntuan di beberapa titik, cobalah untuk mengevaluasi apa sebenarnya yang Anda lakukan di atas dan apa yang layak dilakukan.

Sebaiknya mulai bekerja dari bawah ke atas, berpindah dari tujuan tingkat rendah ke tujuan yang lebih tinggi. Pertama, urus urusan saat ini, lalu - bidang tanggung jawab dan perhatian (keluarga, pekerjaan, kesehatan, teman). Sekarang Anda dapat mengambil rencana untuk 1-3 tahun ke depan, setelah - untuk perspektif 5 tahun atau lebih. Langkah terakhir adalah menilai misi dan prinsip Anda. Jadi selangkah demi selangkah akan lebih mudah bagi Anda untuk mengklarifikasi semua urusan Anda.

Saya akan mengungkapkan beberapa rahasia efisiensi dalam hidup dan bisnis...

Lembar contekan kecil tentang cara menghadapi berbagai hal dan mulai hidup efektif!

David Allen secara pribadi mengundang Anda ke pelatihan di Moskow. Saya harus mengatakan bahwa bukunya telah terjual lebih dari 2 juta eksemplar!
Dan sistemnya benar-benar berfungsi!

Hidup Anda tidak akan pernah sama setelah Anda mengenal sistem GTD!
Saya ingat sangat terkesan dengan penampilan David Allen!

Kami meraih ribuan hal, berusaha untuk tidak melupakan hal-hal sepele rumah tangga di sepanjang jalan, kami sering melupakan tujuan, tetapi kami mengingat tenggat waktu yang semakin dekat.

Kadang-kadang ketakutan akan longsoran tugas benar-benar melumpuhkan otak dan sikap apatis, penundaan, dan depresi muncul. Bekerja pada saat-saat seperti itu bergerak lambat, tampaknya bahkan kursor mouse hampir tidak merayap melintasi monitor.

Situasi ini semakin berbahaya semakin seseorang bekerja dalam tim, terutama jika menyangkut tim pengembangan.

Ide untuk diundang ke konferensi kamiDavid Allen tidak terduga, tetapi tidak disengaja. Secara pribadi, sekilas konsep GTD memberikan rekomendasi yang baik untuk setiap pengembang secara individu dan proses pengembangan secara keseluruhan. Tentu saja, metode GTD tidak begitu "dipertajam" untuk proses pengembangan perangkat lunak seperti tangkas, namun demikian, ia mampu melengkapinya atau menjadi langkah pertama menuju transisi tim ke metodologi pengembangan tangkas. Apa itu, GTD untuk seorang programmer?

Mari kita bagi penerapan prinsip-prinsip GTD dalam pengembangan menjadi dua blok: pribadi, untuk individu, dan tim, untuk perusahaan atau grup pengembang. Secara umum prinsipnya sama, tetapi jauh lebih sulit untuk menerapkannya dalam tim, karena akan ada sabotase dan penolakan dari karyawan atau pemimpin tim.

Tidak ada manusia yang merupakan pulau

Salah satu fondasi metode GTD adalah prinsip memindahkan tugas dari memori seseorang ke sumber eksternal. Dengan demikian, otak manusia berhenti memedulikan semua rencana, dari yang tidak penting hingga yang global, dan mulai berkonsentrasi pada tugas-tugas yang sangat penting saat ini dan implementasinya. Seseorang mengatakan bahwa metode GTD dapat digunakan secara efektif untuk membebaskan ruang pribadi dan menemukan keseimbangan antara pekerjaan dan, misalnya, hobi atau keluarga. Namun, dari sudut pandang pengembang praktis, GTD diperlukan, pertama-tama, untuk menjaga keseimbangan antara kerja dan ... kerja.

Pemrogram, arsitek sistem, dan manajer proyek terus mengerjakan berbagai prioritas, tugas, atau proyek. Seringkali keadaan mengecualikan pemeliharaan satu tugas, jadi Anda harus dapat mengatur ulang dengan cepat. Lemparan dari proyek ke proyek seperti itu sering kali menimbulkan stres, tetapi bukan stres yang muncul dari pekerjaan yang tidak disukai, tetapi stres sebagai fenomena fisiologis dan emosional. Semakin tinggi tingkat kecemasan, semakin sulit untuk mengatasi tugas. Di sinilah GTD masuk.

Menyetel filter pada daftar tugas

Pertama-tama, Anda perlu menetapkan batasan dengan memilih yang utama di antara semua tugas. Dengan meninggalkan hal utama, Anda membebaskan waktu dan energi serta menciptakan momentum untuk bertindak dengan usaha yang jauh lebih sedikit daripada saat Anda menyimpan semua hal kecil di kepala Anda. Ada rutinitas, ada proyek penting, ada rencana ke depan. Pada saat yang sama, di semua kategori ini ada hal yang penting. Untuk memilihnya, Anda perlu melakukan beberapa langkah:

• pilih tugas yang dimulai tetapi belum selesai;


• pilih kasus yang paling memprihatinkan;


• pilih hal-hal yang tidak ingin Anda lakukan dan terus-menerus ditunda;


• memilih urusan rutin, termasuk urusan rumah tangga.

Biasanya, yang utama ada di tiga grup pertama. Oleh karena itu, prioritas harus diberikan pada urusan yang mengkhawatirkan dan belum selesai - bukan tanpa alasan terjemahan yang tepat dari Getting Things Done adalah "menyelesaikan semuanya".

Kami merampingkan komunikasi

Tidak masalah apakah seorang pekerja lepas atau pemrogram bekerja dari jarak jauh atau dalam tim, dia selalu berada di bidang komunikasi: panggilan pelanggan, pertanyaan manajemen, permintaan pengguna dan kolega, pesan informasi dari vendor SDK, dll. Komunikasi ini tidak dapat dilakukan disebut tidak signifikan, tetapi mereka harus dapat menanganinya dengan benar.

• Berhenti memeriksa email Anda setiap 5 menit - atur peringatan pop-up yang dapat Anda lihat dari sudut mata Anda. Tempatkan email di folder dan baca saat diperbarui pada saat tertentu.


• Bagilah semua komunikasi berdasarkan konteks: Skype, panggilan seluler, telepon rumah, komunikasi melalui surat, dll. Alokasikan waktu tertentu untuk komunikasi dalam setiap saluran.


• Periksa pekerjaan dan obrolan pribadi. Mungkin jika karyawan baru Anda menulis kepada Anda tanpa henti atau kolega lama menanyakan pertanyaan pekerjaan yang sama, Anda harus meminta mereka untuk menyiapkan pertanyaan, meluangkan waktu untuk berkomunikasi, dan mengklarifikasi poin yang sulit.


• Perhatikan browser web Anda. Pengembang sering melihat topik khusus di forum atau situs khusus. Di sana mereka menunggu topik dan diskusi menarik yang tidak ada hubungannya dengan tugas saat ini. Lebih baik tunda membaca topik yang sangat menarik dengan menggunakan bookmark browser atau utilitas khusus untuk menyimpan tautan (misalnya, add-on Pocket, yang juga dapat diinstal sebagai aplikasi pada perangkat seluler dan menyinkronkan bookmark).


• Dapatkan buku catatan dan / atau aplikasi tempat Anda akan menuliskan semua tugas dengan label urgensi dan kepentingan. GTD untuk manajemen kasus memperkenalkan konsep waktu, konteks (tempat), tindakan. Untuk memprioritaskan tugas dengan benar, bayangkan filter sederhana seperti di Excel, misalnya. Tetapkan setiap tugas parameter waktu (berdasarkan jam atau waktu), tempat (rumah, kantor, jalan, gym, toko, dll.). Dan kemudian bagi tugas seperti ini: "minta komentar tentang TK - kerja - 14:00" atau "hubungi toko ban - jalan - malam". Ada banyak aplikasi untuk catatan seperti itu: dari penjadwal tugas di Windows, yang dapat Anda gunakan untuk keperluan Anda sendiri, hingga Evernote, Rainlendar, dan pengingat yang ditulis dengan cermat di ponsel cerdas Anda.

Keyakinan bahwa Anda memiliki daftar seperti itu dijamin akan mengurangi tingkat kecemasan dan membantu Anda fokus menyelesaikan setiap tugas.

Ada masalah yang lebih global yang juga memengaruhi pengembang dari semua jenis pekerjaan. Saat ini, hampir setiap minggu, alat, panduan, utilitas pengembang baru dirilis, sesekali ada pesan tentang versi baru kerangka kerja, perpustakaan baru, dan bahkan bahasa pemrograman baru. Semua informasi ini sangat menarik bagi para profesional, dan terkadang bahkan memikat dan membuat Anda mencoba sesuatu yang baru (buat aplikasi seluler sederhana, tulis "Halo, dunia!" di Brainfuck, atau buat proyek sumber terbuka baru). Hanya ada satu jalan keluar: mendistribusikan kepentingan sesuai dengan kepentingannya dalam kaitannya dengan proyek saat ini, tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Berfokus pada satu tugas memungkinkan untuk meningkatkan produktivitas pribadi, meluangkan waktu, dan mulai mempelajari informasi baru.

5 langkah pengoptimalan

Metode GTD membedakan lima tahap mengerjakan daftar tugas.

Pengumpulan informasi.Anda perlu mengumpulkan semua tugas - cukup ambil dan tulis dengan pena atau file teks semua rutinitas Anda, urusan global yang belum selesai. Pada saat yang sama, penting untuk diingat bahwa, misalnya, di balik tugas "Menulis laporan di Laporan Cepat untuk LLC Snegovik", ada beberapa subtugas penting dan membutuhkan perhatian: mengumpulkan persyaratan dari klien, menyusun dan menyetujui TOR, minta array data untuk menguji laporan, dll. ... Anda harus benar-benar menuliskan semua tugas - sebentar lagi Anda akan mengelompokkannya.
Perhatikan tidak hanya proyek-proyek yang ada di memori, tetapi juga proyek-proyek yang ada di komputer - seringkali kekacauan tidak kalah dengan yang ada di pikiran. Penting untuk membagi file ke dalam folder yang sesuai dengan setiap proyek, memisahkan dokumen pribadi dari dokumen yang berfungsi.

proses pengolahan.Proses informasi sesuai dengan skema yang diusulkan oleh GTD: jika ada sesuatu yang sudah berjalan, Anda harus melanjutkan pekerjaan sampai akhir, jika Anda dapat melakukannya dalam waktu kurang dari dua menit, segera lakukan.

Algoritme pemrosesan GTD klasik

Dari sudut pandang mengerjakan proyek utama untuk Anda, penting untuk mempertimbangkan beberapa nuansa.

• Tunda tugas-tugas yang tidak mendesak, seperti mempelajari materi non-inti yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan saat ini.


• Jika memungkinkan, delegasikan tugas, misalnya kepada rekan kerja atau pekerja lepas. Jika Anda pembuat kode yang cepat dan efisien tetapi tidak pandai membuat situs web, beriklan, atau mendesain, hubungi profesional. Bahkan jika itu adalah proyek Anda sendiri, berinvestasi pada karya berkualitas orang lain akan segera terbayar.


• Belajarlah untuk mengatakan "tidak". Ini mungkin salah satu keterampilan yang paling sulit: akan selalu ada lusinan teman yang membuat Windows crash, bug merayapi kode, membutuhkan firmware Android dan meminta jailbreak iPhone. Tugas-tugas kecil ini memakan banyak waktu. Jika Anda tidak ingin merusak hubungan, temukan beberapa manual yang tersedia di Web dan kirimkan tautan ke mereka yang menderita.

Daftar organisasi.Setelah dua tahap pertama dan yang paling sulit dilewati, pekerjaan dengan tugas perlu diatur. Di sini Anda dapat menggunakan aturan sederhana: bagi waktu menjadi beberapa minggu, di akhir minggu tinjau daftar dan buat yang baru. Semua tugas harus dibagi dengan tenggat waktu dan prioritas. Untuk mengelola tugas, Anda dapat menggunakan salah satu aplikasi yang Anda suka: ini adalah OneNote dan Evernote seluler, dan Asana, dan Redmine, dan Kalender Google, dan seterusnya ...

Pada tahap ini, hal utama adalah memberi banyak perhatian untuk mengerjakan proyek saat ini atau beberapa. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan peta asosiatif (mindmap), yang akan mencerminkan semua tahapan pekerjaan dalam bentuk peta struktur visual, yang dengannya Anda akan bergerak maju dengan proyek tersebut. Untuk membuat mindmap, ada banyak aplikasi berbayar maupun gratis dengan fitur-fitur menarik. Kami menyukai kenyamanan, gratis, dan Russified , di mana kami membuat tampilan perkiraan dari peta yang belum selesai yang tidak diklaim benar:

Bagian 1

Bagian 2

Anda tidak boleh membagi tugas menjadi sederhana dan kompleks, Anda harus melakukan semuanya secara berurutan, maka waktu akan didistribusikan secara rasional.

Revisi selesai.Pada tahap ini perlu dicatat apa yang telah dilakukan, menganalisis penyebab kegagalan, membuat rencana untuk tahap selanjutnya (misalnya seminggu).

Tindakan yang sebenarnya.Tugas harus dilakukan berdasarkan sumber daya yang tersedia: kekuatan, waktu, tempat pelaksanaan, serta prioritas yang ditetapkan. Jika Anda kekurangan beberapa sumber daya yang akan muncul nanti untuk menyelesaikan masalah dengan cepat, coba transfer tugas ke saat alat untuk eksekusi yang lebih baik muncul. Misalnya, jika Anda menyelesaikan aplikasi desktop dan membuat beberapa perubahan, Anda memerlukan pembaruan dan belum dibeli oleh perusahaan Anda, tetapi direncanakan untuk dibeli dalam waktu dekat SDK, buat perubahan yang dapat dilakukan di versi saat ini, dan tambahkan tugas dari sisa perubahan ke folder atau file dengan tugas untuk masa mendatang. Tentu saja, pencarian cara untuk memecahkan masalah dengan sarana yang tersedia mengungkapkan Anda sebagai seorang profesional, tetapi itu membutuhkan investasi waktu dan usaha Anda yang besar dan tidak selalu dapat dibenarkan.

Berikut beberapa tip tentang cara menggunakan prinsip GTD jika Anda adalah pengembang dalam tim atau bekerja sendiri.

• Rencanakan proyek Anda pada awalnya, dan bukan selama pekerjaan, bagi menjadi subtugas yang dapat dikelola.


• Sorot setiap tahapan pekerjaan pada proyek dan beri label untuk kepentingan dan urgensi pekerjaan tersebut.


• Akhiri setiap tugas tanpa meninggalkannya untuk nanti. Bahkan jika Anda hanya mengetahui jalan panjang untuk menyelesaikan suatu masalah, selesaikanlah. Dalam proses refactoring lebih lanjut, dimungkinkan untuk menyingkirkan solusi yang tidak optimal.


• Tinjau daftar tugas secara berkala untuk merevisi apa yang telah dilakukan dan mengubah rencana.


• Pada satu titik waktu, fokuslah pada satu tugas - dengan cara ini Anda menghemat waktu dan tenaga.


• Sisihkan waktu untuk setiap tahap dan berikan perhatian maksimal padanya: pengumpulan persyaratan, pengembangan, pengujian unit, dll.

GTD tidak dapat diimplementasikan dalam satu hari - pertama beberapa elemen individu muncul, kemudian aturan dibentuk, akhirnya muncul kebiasaan dan hasil yang nyata. Hal utama adalah jangan berhenti. Omong-omong, tidak buruk jika Anda dapat mentransfer sebagian keterampilan Anda di GTD ke tim tempat Anda bekerja - ini dapat mengoptimalkan pekerjaan di dalam perusahaan secara signifikan.

Ada keamanan dalam jumlah

Terlepas dari kenyataan bahwa GTD, sebagai aturan, ditujukan untuk individu, itu juga berlaku untuk tim, di mana penting untuk dapat menentukan visi proyek, tujuan, menunjuk proyek, dan mendistribusikan area tanggung jawab. Selain itu, banyak organisasi sudah ada dan berhasil menggunakan, mungkin, entitas yang paling dekat dengan logika GTD - bagan Gantt. Bagan Gantt dengan sangat akurat mencerminkan kebutuhan proyek akan sumber daya, tugas dan subtugas, perkiraan waktu untuk menyelesaikan setiap tugas, tanggal mulai dan berakhirnya pekerjaan pada tugas tersebut, tahapan proyek, yang dapat dimulai hanya setelah akhir proyek tahap sebelumnya dan pelepasan sumber daya yang diperlukan.

Namun, seringkali semua upaya untuk menyusun diagram sumber daya dan pekerjaan sia-sia. Menghubungkan GTD ke pengembangan perangkat lunak, Robert Peake, penginjil GTD dan CTO dari perusahaan konsultan David Allen, yang telah memimpin proyek teknis dan memahami topik serta CEO sendiri, telah membuat tulisan yang bagus di bagan Gantt:

“Saya telah melihat begitu banyak waktu, energi, dan uang masuk ke bagan Gantt yang rumit yang hancur hanya dengan satu jentikan jari seorang eksekutif. Perusahaan mana pun yang mengandalkan kode prioritas ABC dan kendali ketat bagi pemrogram untuk tetap berada di garis depan pengembangan perangkat lunak akan mengalami kekecewaan pahit.

Itu juga mengungkapkan esensi dari konsep tersebut. Faktanya adalah bahwa ini ditujukan bukan pada perencanaan melainkan pada kemampuan untuk kembali ke titik kegagalan. Mari kita jelaskan lebih detail. Dalam kehidupan setiap orang dan tim mana pun, ada saat-saat ketika mereka menyimpang dari tujuan yang dimaksudkan dan semua aktivitas terjun ke dalam kekacauan. Hal ini dapat terjadi baik karena alasan eksternal maupun karena alasan yang terkait dengan pengaruh internal individu: perubahan sementara dalam pengembangan proyek, munculnya investor baru dengan visi baru, jeda kerja lembur (misalnya, persiapan untuk pameran). Tugas GTD dalam sebuah tim adalah dengan mudah kembali ke titik di mana perlu menyimpang dari rencana kerja dan terus beroperasi seperti semula.

“Bagian mind sweep dari GTD cukup sederhana sehingga David (Allen) sering menyebutnya sebagai semacam dump memori untuk 'mental RAM'. Ini seperti Anda secara berkala memeriksa dengan otak Anda sendiri untuk melihat apa yang menarik perhatian Anda, menariknya keluar dan melihatnya. Ini seperti Anda menyusun daftar peluang ini (proyek dan aktivitas selanjutnya) yang berfungsi sebagai jaring pengaman Anda untuk memastikan semua yang Anda lakukan dilakukan dengan benar dan digabungkan dengan aturan dua menit (jika Anda dapat melakukan sesuatu dalam waktu kurang dari dalam 2 menit, lakukan - kira-kira.per.) dan berpikir terfokus pada tindakan selanjutnya, memberi Anda gambaran statis tentang kondisi kerja Anda, yang dengannya Anda dapat dengan mudah kembali ke titik di mana Anda menginterupsi.

Ada empat kegiatan utama dalam tim pengembangan, yang bertindak sebagai elemen tim GTD.

1. Pengujian regresi - bagian kode sumber yang sudah diperbaiki diuji, serta fungsionalitas fungsionalitas yang terkait dengan kode yang diubah. Sebagai bagian dari Pemrograman Ekstrim, ini mengilustrasikan GTD dalam hal pengulangan, revisi, dan ketidakjelasan tindakan.


2. Bekerja dengan dokumentasi - membuat dan menguji dokumentasi memungkinkan Anda mentransfer pengetahuan dan tugas penting ke kertas. Baik pengguna, penguji, maupun pengembang tidak perlu mengingatnya - jika perlu, Anda dapat merujuk ke dokumentasi dan mengklarifikasi poin yang tidak jelas atau menemukan jawaban atas pertanyaan tentang pengoperasian program.


3. Refactoring kode adalah proses meningkatkan kode tanpa mengubah fungsionalitas. Penganut Extreme Programming melakukan refactoring berkala untuk meningkatkan kinerja program, pemahaman dan keterbacaan kodenya. Ada perusahaan dan tim yang menghindari pemfaktoran ulang. Dalam banyak kasus, hal ini disebabkan oleh ketakutan bahwa perubahan kode akan menyebabkan crash pada sistem. Biasanya, pendekatan ini mengarah pada kekakuan dan keusangan program.


4. Lakukan curah pendapat. Suatu proses yang terjadi dalam satu bentuk atau lainnya di tim mana pun. Ini hanya kumpulan informasi dan ide. Peta pikiran asosiatif juga dapat dibuat selama dan setelah brainstorming.

Dalam kebanyakan kasus, seorang programmer di tempat kerja melakukan lebih banyak tugas daripada hanya menulis kode. Selain itu, semakin banyak pengalaman dan kualifikasi yang dimilikinya, semakin banyak tugas yang diberikan kepadanya. Pada titik tertentu, krisis terjadi ketika tugas dan kewajiban mulai membebani karyawan dan secara signifikan mengurangi produktivitasnya. Jelas, ini dapat dan harus diperangi, dan bukan dengan metode direktif dan tindakan represif, tetapi dengan bantuan GTD, yang ditujukan pada perubahan evolusioner dalam pendekatan untuk bekerja. Banyak review dari mereka yang telah mencoba metode ini menceritakan kesulitan yang signifikan di awal dan kesuksesan yang tidak kalah signifikan di akhir proses. Lagi pula, mereka mengatakan butuh 21 hari untuk membentuk kebiasaan. Kenapa tidak mencoba?

PS: Anda dapat mendengarkan pidato online penulis metode GTD David Allen secara gratis dan mengajukan pertanyaan kepadanya selama konferensi17 November (Selasa) pukul 19:15 waktu Moskow. Dia akan berbicara tentang pendekatan GTD untuk mengatasi kelebihan informasi dan berbagi penelitian terbaru tentang produktivitas manusia.

GTD® telah terbukti efektif baik untuk penggunaan pribadi maupun untuk organisasi yang beroperasi di berbagai industri. Ini berhasil digunakan oleh manajemen puncak dan karyawan baru perusahaan yang termasuk dalam daftar TOP-50 Fortune.

"Pernahkah Anda bertanya-tanya kemana perginya 5 tahun terakhir?"
Victor Pelevin

Sangat sering dalam kehidupan setiap orang datang saat-saat seperti itu ketika tidak mungkin untuk mengatasi volume kasus yang terakumulasi. Dan saat ini sedang mengerjakan implementasi tugas mereka berikutnya, serangkaian masalah yang belum terselesaikan terus berputar di kepala saya. Pikiran terus-menerus bahwa Anda tidak punya waktu untuk melakukan sesuatu yang penting, tidak memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas saat ini. Dan ketika jumlah kasus yang belum terselesaikan mulai bertambah seperti bola salju, itu sudah mencapai skala bencana.

Namun nyatanya, masalahnya tidak serumit kelihatannya pada pandangan pertama.

Bagaimana mengatur barang-barang. Dasar manajemen waktu

Untuk mengatasi masalah tersebut, ada metode pengaturan waktu yang rasional, atau dengan kata lain, manajemen waktu. Waktu di dunia modern bahkan lebih berharga daripada uang, karena tidak seperti uang, waktu tidak dapat dikembalikan atau diakumulasikan. Keterampilan mengatur waktu kerja seseorang akan membantu seseorang mencapai tujuan dan sasarannya lebih cepat dan pada saat yang sama menemukan waktu luang yang cukup untuk berkomunikasi dengan teman dan perkembangan spiritualnya.

Metode GTD yang merupakan salah satu arahan dalam manajemen waktu akan membantu untuk memahami hal ini.

Getting Things Done (GTD) diterbitkan pada tahun 2001 dan telah diterjemahkan ke dalam 23 bahasa.

Model klasik manajemen waktu memiliki batasan ketat tertentu, menyiratkan perencanaan urusan Anda yang jelas, merekomendasikan langkah-langkah perhitungan dan pengaturan prioritas. Metode baru yang diusulkan oleh ahli David Allen membantu mengatur waktu lebih banyak fleksibilitas dan memilih hal-hal sendiri, daripada terikat dengan jadwal harian yang kaku, yang sangat memudahkan tugas dan menggerakkan Anda lebih cepat dalam implementasi tujuan Anda. Metode ini cocok tidak hanya untuk pengusaha besar yang peduli dengan eksekusi tercepat dari rencananya, tetapi juga untuk ibu rumah tangga biasa yang merencanakan waktu untuk mengurus rumah tangga.

Sistem ini didasarkan pada saran David Allen bahwa berpikir bebas diperlukan. Dengan kata lain, Anda perlu membebaskan pikiran Anda dari semua pikiran asing yang berputar-putar di kepala Anda. Dan kemudian pekerjaan saat ini akan dilakukan lebih cepat dan lebih efisien. Pada skor ini sistem GTD memberikan instruksi yang jelas, berikut ini Anda tidak hanya dapat mengidentifikasi masalah, tetapi juga menyelesaikannya dengan cepat. Biasanya, orang menghabiskan banyak waktu untuk alasan yang tidak berarti yang memperlambat proses penyelesaian tugas. Dengan mengikuti secara jelas rekomendasi yang diajukan oleh metode ini, pikiran Anda akan selalu jernih, dan efektivitas pekerjaan akan menjadi 100%.

Kami membuat daftar tugas, tugas, masalah

Hal pertama yang harus dilakukan, menurut penulis idenya, adalah mentransfer semua kecemasan dan pikiran Anda yang menyibukkan Anda saat ini ke atas kertas. Tuliskan semua yang berputar di kepala Anda saat ini - semua hal besar, hal kecil, penting dan tidak terlalu penting, secara umum, semuanya secara umum. Bebaskan pikiran Anda untuk pelaksanaan tugas yang ditetapkan saat ini. Rekaman dapat dibuat dengan cara yang kacau, cukup tuliskan semua yang terlintas dalam pikiran. Tidak perlu segera mengklasifikasikan kasus berdasarkan kepentingannya. Jika Anda melewatkan atau tidak menambahkan tugas ke dalam daftar, itu akan terus berputar di kepala Anda, sehingga sulit untuk berkonsentrasi.

Sekarang daftar tugas sudah dibuat, sekarang apa yang harus dilakukan dengan daftar ini?

Mengajukan Pertanyaan yang Tepat

Langkah kedua bisa disebut analisis daftar yang Anda tulis.

Tanyakan secara mental setiap item pada daftar pertanyaan: "Apa ini?".
Pertanyaan ini memungkinkan Anda untuk mengklasifikasikan kasus berdasarkan kepentingannya.

Pertanyaan kedua seperti ini: "Apakah ini memerlukan tindakan?"

Jika jawabannya negatif, tindakan berikut harus dilakukan:
- untuk menunda keputusan sampai waktu yang lebih baik;
Untuk saat ini, lupakan kasus yang tidak menarik perhatian Anda;
- taruh di arsip sebentar.

Dengan jawaban positif atas pertanyaan yang diajukan, perlu dilanjutkan langsung ke eksekusi dan menguraikan solusi praktis untuk masalah tersebut. Pelajari masalahnya, jika membutuhkan waktu tertentu untuk mengimplementasikannya, maka secara otomatis masuk ke dalam kategori proyek. Catatan ini dapat dibuat pada lembar terpisah. Dan jika, ketika mempertimbangkan kasus saat ini, cara untuk menyelesaikannya segera muncul dengan sendirinya, maka masuk akal untuk segera melakukan bisnis ini agar tidak menumpuk banyak masalah yang belum terselesaikan.

Ketika satu langkah tidak cukup untuk mencapai tujuan, muncul beberapa opsi untuk keluar dari situasi saat ini:

- tulis kasus di buku harian sebelum batas waktu pelaksanaannya,
Taruh di daftar tugas Anda sehingga Anda bisa menyelesaikannya pada waktu yang sesuai untuk Anda.

Setelah melewati semua langkah yang diusulkan oleh teori ini secara berturut-turut, Anda dapat mempelajari cara menetapkan prioritas dengan benar dan membangun sistem nilai yang jelas. Dan Anda dapat melakukan semua ini sendiri, bahkan tanpa memiliki bakat khusus. Dan pertanyaan" Bagaimana mengatur urusan Anda tidak akan lagi berdiri di depan Anda.