כיצד לתכנן ולפתור את כל העניינים שלך: הוראות שלב אחר שלב. דיוויד אלן

הסיפור שלי יחולק ל-2 חלקים:

• על שיטת GTD, אם מישהו לא יודע או הצליח לשכוח.
• על כלים ספציפיים לעבודה עם GTD ודוגמאות פרטיות מהפרקטיקה האישית שלי.

0. הקדמה

איך נראה היום של מנהל פרויקט בדרך כלל?

הלקוח מתקשר. הצוות שואל בצ'אט מדוע מפרט ה-API עומד בסתירה ל-ToR. מיזוג אוויר נושב על Vasya. משאבי אנוש מודאגים: מישה הגיע בחולצה נקייה ומגוהצת. אל תלך ליער - הנבל הקציף את עצמו לראיון. אתה צריך לתקן את ציר הזמן. בדוק את המשימות בגשש. הלקוח מתקשר שוב. מישהו זרק תמונה מצחיקה לצ'אט. עמית ביקש ממני לטפל בענייניו בזמן שהוא בחופשה. הלקוח מתקשר שוב. אני חושב שזה ישוחרר בקרוב. זה יהיה נחמד לא לשכוח לקנות מצרכים הביתה בערב, אחרת האישה תחתוך את זה. אנחנו בפיגור בחזית. יהיה נחמד לקרוא את המאמר הזה. אוף, השעה כבר 19:00 בערב. מתי יש שחרור?

האם אתה מזהה את עצמך? נורא? אז המאמר הזה הוא בשבילך.

אם אתה לא יודע, יש לך מזל. או שאולי אפשר לעשות יותר?

1. הקדמה

מה זה GTD?

GTD ( ביצוע דברים ) - טכניקה לשיפור האפקטיביות האישית, שנוצרה על ידי דיוויד אלן ומתוארת על ידו בספר בעל אותו השם. ניתן לתרגם את השם כ"איך לעשות דברים עד הסוף".

הרעיון המרכזי הוא שכדי לעבוד ביעילות ולצמוח על עצמך, כדי להשיג משהו יותר, אתה צריך מוח טהור. כי:

• לא ניתן לבצע משימות קשות אם לא ברור מה לעשות. כל הזמן לחשוב מה לעשות והעובדה שהמשימה לא מתבצעת - מפריעה לעבודה.
• השגרה היומית (משימות קטנות) מסיחה את הדעת. זה יוצר אי נוחות, משימות "תלויות בזיכרון" ומורידות את תחושת ההרמוניה.

GTD עוסק בזכרון דבר ושום דבר בו זמנית.

2. על GTD

איך להבין מה אתה צריך:

• אתה מנסר ציר זמן מורכב לשלב קריטי של הפרויקט. יש צורך לקחת בחשבון חבורה של סיכונים ולחלק נכון את המשימות בין המשאבים. מישהו שולח תמונה מצחיקה ל-VK. את השעה הקרובה מקדישה צפייה בציבור מהשורה השנייה.
• הלילה, עד הערב, אתה צריך לסקור ולהסכים על ה-TOR. בסוף שבוע הבא - מצגת אצל הלקוח. לעשות מצגת ב-PowerPoint או טוב יותר ב-Google Slides? זה יהיה נחמד לגלות איפה המשרד שלהם. ללבוש חליפה או לבוא כרגיל? (ההסכם של TK יצא ליומיים.)
• לאחר תכנון הבוקר כדאי לשקול שיפוץ הבית בחדר האמבטיה. אני אקבע את המשימות מאוחר יותר, לפני השינה. כן, יש עצרת בעוד שעתיים. למה לקחת על עצמו את העבודה? אני עדיין לא יכול לעשות כלום.

כאן כדאי לדבר בנפרד על ריבוי משימות אנושיות. הנושא נתון לוויכוח. לדוגמה, תראהויקיפדיה.

שני היבטים חשובים:

• מספר רב של מדענים מאמינים כי א) ריבוי משימות אינו קיים; ב) הזמן לעבור במהירות בין משימות הופך לצוואר בקבוק.
• ריבוי משימות מגדיל את מספר השגיאות.

וכאן אנחנו צריכים GTD.

כי הנה מה ש- GTD מציעה כדי לפתור בעיות:

• רשום, אל תשנן.
• לסווג (להקשרים ולחשיבות) ולפרק (זהה שלבים פשוטים במשימות מורכבות).
• עיין ברשימת המשימות.

1. מה צריך לרשום?

כל מה שצריך לעשות. מיילים נכנסים, לשוניות דפדפן פתוחות, קבצים לא ממוינים על שולחן העבודה, ספר לא גמור, מקדחה שלא החזרנו לשכן (מזכיר לנו לתלות מדף).

2. איך להקליט?

א) מחלקים ל"הקשרים". לדוגמה, כל מה שקשור לפרויקט 1 - בתיקייה 1. בצע תיקונים - רשימה נפרדת. קונים בקוטג' - רשימה נפרדת. "הקשרים" מבוססים על מקום/פעולות. הקשרים הם במקור על מקומות, אבל אנחנו על פרויקטים.

ב) להתפרק. כלומר, אל תכתוב "הצטרף לפרויקט חדש", אלא קבע משימות קטנות יותר: "הרכבת צוות פיתוח", "צפה בתיעוד", "פגוש את הלקוח" וכו'.

3. איך לערוך סקירה?

בדוק את רשימת המטלות שלך כל יום. סגור משימות שהושלמו, הגדר חדשות. אם המשימה לא מתבצעת, נסח מחדש או פירק.

3. כלים

השיחה על הכלים תתנהל מנקודת מבטו של מנהל הפרויקט. אבל כל מה שאני מדבר עליו יכול להיות מיושם על ידי כל אחד

המשימות שלנו:

• החל GTD על זרימת העבודה היומית שלך.
• פחות הסחת דעת ויותר מה לעשות.
• השתלב במהירות במשימות.

הקידמה נתנה לנו מחשוב ענן וציוד לביש, וזה הדבר הטוב ביותר שיכול לקרות לנו לארגון המשימות שלנו.

במה אני אישית משתמש:

• אייפון/אייפד/מקבוק
• Gmail ושירותי גוגל אחרים
• רשימת פלאים
• Evernote
• מעבר אחרון

1. iPhone/iPad/MacBook

מערכת אקולוגית מאוחדת. לכל המכשירים יכולות מובנות לטבילה בעבודה. השבתת התראות ותזכורות, סנכרון נתונים, חיפוש נוח, יישומים ושירותים זמינים וכן הלאה.

טיפים וטריקים:

• שיחות והודעות
• הערות ותזכורות
• חיפוש זרקור
• שולחנות עבודה וירטואליים

2. Gmail ושירותי גוגל אחרים

ג'ימייל הוא הכלי החשוב ביותר בעבודת המנהל ואחת מ"תיבות הדואר הנכנס" המרכזיות. כך נראית הקופסה שלי. לג'ימייל יש, למעשה, 3 תכונות קטלניות:

• תוויות
• סינון אוטומטי
• לחפש

אני מסנן את כל המיילים הנכנסים לפי פרויקטים וסטטוסים עיקריים: א) דורש פעולה; ב) עליך לעקוב אחר התשובה. סינון אוטומטי מאפשר לך לחסוך זמן ולהכניס הכל לתוויות באופן אוטומטי.

אתה יכול גם לראות תיבת דואר נכנס נקייה. ככה זה צריך להיראות רוב הזמן.

3.רשימת פלאים

רשימת פלאים - עוזר Gmail. זהו שירות מטלות שזמין בכל פלטפורמות הדסקטופ והנייד. הוא יכול לסדר משימות לפי קטגוריות ותאריכים, לשלוח הודעות, להכין רשימות צ'ק ולכתוב הערות על משימות, אתה יכול לצרף קבצים. יש תכונה של שיתוף פעולה. באופן כללי, כלי פשוט שיש בו את כל מה שצריך.

הנה המשימות שלי להיום.

4. Evernote

Evernote הוא תחליף ענן לפנקס רשימות. כלי חזק מאוד המאפשר לך לא רק לכתוב, אלא גם לצרף קבצים. הכי נוח להשתמש בו לפגישות ודוחות שיחות ורשומות חשובות אחרות. למשל, כן.

לוח השנה משתלט על תזכורות לאירועים. הדבר החשוב ביותר הוא לחבר אותו לטלפון ולמכשירים אחרים. שום דבר מיוחד.

6. LastPass

LastPass הוא שירות ענן ליצירה ואחסון של סיסמאות. אני זוכר רק 3 סיסמאות: מ-Last Pass, Gmail אישי ו-Steam. כל השאר מאוחסן בענן.

5. איך להתחיל

פעם אחת באחד הכנסים שמעתי מדובר, לדעתי, רעיון מצוין. לדבריו, הדיווחים מאוד מעניינים, אבל מאוד חסרי תועלת אם אחרי הדיווח לא חוזרים הביתה ומתחילים ליישם את מה ששמעתם.

מה לעשות עכשיו? תסתכל על המחשב שלך ותהיה עצוב.

1. כרטיסיות לעומת חלונות בדפדפן

האם אתה אוהב לפתוח מיליון כרטיסיות ולהשאיר אותן למועד מאוחר יותר? זה מגעיל. תודו בזה לעצמכם בכנות – לעולם לא תגיעו לרוב. אבל הדפדפן יאכל את כל הסוללה וזיכרון ה-RAM. זה ייקח כמה דקות כדי להפעיל מחדש. ואי אפשר יהיה למצוא את המתאים במהירות.

אל תשמרי יותר מדי. השתמש בהקשרים. משימה אחת - חלון אחד פתוח ומספר הכרטיסיות המינימלי. סיימת, סגור את החלון.

2. שולחן העבודה כפי שהוא היה אמור להיות

שולחן העבודה אינו מקום לקיצורי דרך. כן כן!

ל-Windows יש תפריט התחלה, ל-OSX יש Spotlight Search. עדיף להפנות את התיקיה עם הורדות לשולחן העבודה. עבוד רק עם הקבצים הדרושים כעת. השאר בפח.

3. אפס תיבת דואר נכנס

במכתבים "נכנסים" אסור לשקר. רק אלה שהופיעו שם מאז בדיקת הדואר האחרונה. דברים קטנים - מיד לעבודה. גדולים - בארכיון ותחת התווית "צריך לעשות". כמו שנאמר, שמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה. אתה יכול גם לבדוק את האימייל שלך כל כמה שעות. אף אחד לא מת מזה.

6. נ.ב.

להארה נוספת:

• אותו מאמר בסרטון חוזר בכנס סטודנטים:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH ערוץ "סיפורים ממשרד הפרויקט"

"נקה את דעתך. זה בריא יותר מלרוקן את הבטן".
~ מישל דה מונטל

היום אדבר על צ'יפס טכנולוגיית GTDמה שיאפשר אתה יכול לעשות יותר, להתעייף פחות, להגביר את היעילות של העבודה שלךלהפחית מתח ולהגביר את שביעות הרצון מהחיים.

האם אתה יודע שהתודעה שלך תזכיר לך כל הזמן את המעשים והמשימות שחשבת לעשות, אבל השארת ללא השגחה?

אין ספק שאלפי משימות לא גמורות, תהליכים לא מעובדים שצורכים את המשאבים הפנימיים שלך, כוח, אנרגיה כבר תלויים במוח שלך, ואתה אפילו לא מודע לכך. כל זה יוצר מתח ומונע ממך כוח. אתה מתפקד גרוע יותר במשימות חדשות כי הראש שלך מלא במשימות ישנות.

על איך סוף סוף לנקות את הראש מכל המידע הזה, לשפר את העבודה והחיים שלך, אני מדבר במאמר זה.

סביר להניח ששמעתם את הקיצור "GTD", שהוא קיצור של Getting-Things-Done ("להביא דברים להשלמה", "איך לעשות סדר בדברים"). פילוסופיה או טכנולוגיה זו הפכה לפופולרית מאוד גם בגלל הסיקור התקשורתי. עיתונאי מהעיתון "גרדיאן" קרא לדיוויד אלן, מחבר הפילוסופיה של GTD, אדם שנקרא לעשות סדר ביקום.

GTD היא יותר מסתם מערכת ניהול זמן עבור מנהלים עסוקים ועסוקים ללא פרטיות. זוהי מערכת לייעול וארגון לא רק עבודה, אלא גם חשיבה, תודעה, מתן הנחיות כיצד "לנקות" את המוח מעומס נפשי מיותר, לפתוח מקום ליצירתיות, לרעיונות חדשים וליצור תנאים מוקדמים פסיכולוגיים לעבודה נוחה ומאורגנת. . מערכת זו מיועדת לאיש עסקים עם מיליון פרויקטים, ולעקרת בית שצריכה לטפל בילדים, להשאיר זמן לקריאת סיפורת, ולתלמיד בית ספר שמתכונן ללכת לקולג'.

למרות העובדה שהתופעה הזו ידועה, לא כולם יודעים מהי ואיך היא יכולה לעזור לך באופן אישי. לכן, היום אני ממש אגיד לך על האצבעות על מה זה. לאחר קריאת מאמר זה, תוכלו לעשות סדר בחייכם ובמחשבה היום וכמעט מיד לראות תוצאה חיובית מחידושי החיים הללו.

מה גרם לי להתחיל לארגן את ענייני?

רגשות של חרדה ואשמה לא נובעות מעבודה רבה מדי. זה מופיע אוטומטית כאשר אתה מפר הסכמים עם עצמך.
~ דיוויד אלן

לפני זמן לא רב, עמדתי בפני הצורך לארגן את לוח העבודה שלי בעצמי, שבו מצאתי הרבה צווארי בקבוק. לפני כ-10 שנים, בגלל בעיות הריכוז שלי, היה לי בדרך כלל קשה מאוד לבצע עבודה כלשהי במשך זמן רב. עם הזמן, התחלתי לעבוד על שיפור המיקוד והמשמעת שלי. התחלתי ללמוד להירגע ו. זה נשא פרי.

הצלחתי ליצור פרויקט משלי, לקדם אותו, לעזוב את עבודתי ולהתחיל לעבוד עבור עצמי, כפי שחלמתי. הייתי בתחושה של התקדמות במונחים של עבודה על עצמי, אשר הועצמה על ידי הניגוד הבולט בין ההווה שלי לעברי. לפני זמן מה לא יכולתי להתמודד עם לימודיי במכון ועבודה שכירה פשוטה, וכעת עבדתי במשמעת לטובת הפרויקט שלי והאנשים שנהנים ממנו, עובד יום אחר יום, בכוחות עצמי, לא "בלחץ".

רק מאוחר יותר שמתי לב שזה לא הגבול. תחושת ההצלחה הסתירה ממני זמנית את הבעיות שעלו בארגון עבודתי.

יש לי מגוון רחב של עבודות: מכתבים בדואר, מאמרים באתר, תגובות, עבודה עם תלמידי הקורס "בלי פאניקה" וכו'. וכו ' כל זה דורש ארגון טוב. הבנתי על היעדרותה מהעובדה שהדואר הצטבר הרבה מכתבים שלא נקראו, אבל סומנו כ"חשוב". קבצי וורד עם "תוכניות לשנת 2015", "משימות לפברואר 2016" היו מפוזרים בכל רחבי הכונן הקשיח. המגירות הכילו מחברות מלאות בפתקים, רעיונות, ושוב, משימות שהייתי צריך להשלים. מיותר לציין כי לעתים רחוקות מאוד פתחתי את הקבצים הללו והתייעצתי עם הרשימות הללו. וזה קרה לא כל כך בגלל חוסר המשמעת שלי, אלא בגלל שלכל זה היה סוג של מראה לא נוח, שגרם לתחושה פנימית של חוסר התוחלת של כל תרגילי התכנון האלה.

הבנתי שעדיין אין לי הרבה זמן, למרות שאוכל לעשות יותר.

באופן כללי, ניסיונות לערוך רשימה מסודרת של משימות ובעיקר לעקוב אחריה, נכשלו פעם אחר פעם.

כמובן שעשיתי משימות יומיומיות דחופות, אבל במקביל הרגשתי כמה "משימות" ו"רעיונות" נמצאים בלימבו. כל זה הביא לכך שהתחלתי להרגיש פחות סיפוק בעבודה. היו ימים שהרשיתי לעצמי לסיים מוקדם. יצאתי, עליתי על האופניים, אבל במקום ליהנות מהזמן הפנוי שלא היה לי אם אעבוד במשרד, רדפה אותי התחושה שלא עשיתי משהו, משהו לא הסתדר. גישות פרפקציוניסטיות החלו להיוולד במחשבותיי: "אני צריך לעשות יותר", "אני לא עובד מספיק קשה". אבל הבנתי שהבעיה היא לא בכמות העבודה, אלא בארגון שלה.

אז החלטתי להתחיל לארגן את כל סביבת העבודה שלי. לקחתי את ספרו המצוין של דיוויד אלן, איך לעשות סדר בדברים. שמעתי על מערכת GTD כבר הרבה זמן, אבל רק עכשיו החלטתי להכיר אותה יותר טוב.

מה זה GTD?

"עסקים לא גמורים למעשה נשארים לא גמורים בשני מקומות: במציאות ובראש שלך. העסק הבלתי גמור בראש שלך גוזל את האנרגיה של תשומת הלב שלך, כי זה רודף את מצפונך.
~ברהמה קומריס

כשקיבלתי את הספר הזה לראשונה, ציפיתי לקרוא בו כמה מהטיפים הבנאליים לניהול זמן שפגשתי במקורות אחרים, כמו "לחלק דברים לחשובים ולא חשובים", "אציל את מה שניתן להאציל".

"נניח שלפני עשר שנים הבטחת לעצמך לנקות את הארון, אבל עד היום, לא עשית את זה... אפשר לומר שבמקרה הזה אתה מנקה את הארון 24 שעות ביממה ב-10 השנים האחרונות !"

אבל המחבר מדבר על גישה סטנדרטית כזו של "ניהול זמן" כמוגבלת, ומבחינות רבות, לא יעילה. אהבתי שדיוויד אלן כבר לא מתייחס לשיקולים "עבודה יעילה", ול האפשרויות והמגבלות של התודעה האנושית. לארגן את עניינינו כך שלא יתנגשו עם המוזרויות של החשיבה שלנו. גישת ה-GTD מבוססת כולה על המסקנות לגבי איך המוח שלנו עובד, איך הוא צובר מידע, איך הוא מעבד בעיות לא פתורות.

הנחת היסוד הפסיכולוגית הבסיסית ביותר של פילוסופיה זו היא העובדה שכל משימות חיים, בין אם זו השלמת פרויקט חשוב או טיול למנזר לקורס מדיטציה, המוח שלנו תופס כלא פתורה, שומרת בזיכרון, גורמת ללחץ נפשי, אם לא ננסח את המשימות הללו בצורה של פעולות ספציפיות הבאות במסגרת מערכת אחסון מידע חיצונית.

אל תפחד ואל תקרא שוב את הפסקה הזו! עכשיו אני אסביר מה כל זה אומר. דוגמה טובה מובאת בספר "לסדר את הדברים". נניח שלפני עשר שנים הבטחת לעצמך לנקות את הארון, אבל עד היום לא עשית את זה. איך המוח שלך אוגר ומעבד מידע על המשימה הזו במשך כל עשר השנים הללו?

העובדה היא שפסיכולוגים בטוחים שלתודעתנו בהקשר של הצבת יעדים אין רעיונות לגבי העבר והעתיד. ייצוגים אלה קיימים רק מבחינה רעיונית, אך הם אינם נמצאים באלגוריתמים עצמם של עיבוד מידע בתוך התודעה.

אם תבטיח לעצמך לקחת את המכונית לשירות בשבוע הבא ובמקביל תנסה לשמור את המחויבות הזו בזיכרון, אז התודעה שלך תניח שאתה צריך לעשות את זה עכשיו, היום, כל הזמן מזכיר לך את זה. ומחר זה גם ייחשב באותה צורה.

המשימה תהיה בסטטוס "נדרש פתרון מיידי" בכל יום, עד לכניסה לשירות.

אם נחזור למשל לבלגן בארון, במקרה הזה, אתה מנקה את הארון 24 שעות ביממה במשך 10 השנים האחרונות! המוח שלך ראה את המשימה הזו כלא גמורה, משאיר לה מקום במרחב הזיכרון שלך, יוצר מתח וחוסר שביעות רצון עקב עבודה לא גמורה.

וכדי לשחרר את הזיכרון שלך ולשחרר את המוח שלך מתהליכים לא גמורים, שתזכורות שלהם טורפות את המשאבים הנפשיים שלך (בדיוק כמו תהליכי רקע במחשב צורכים משאבי מעבד וזיכרון, מה שהופך את המכונה לאטית יותר), עליך לבצע שתי פעולות מפתח.

1. העבר משימה מהזיכרון הפנימי (המוח שלך) לזיכרון החיצוני (המחשב, הנייד, הטאבלט, הטלפון שלך)
2. החליטו מה תהיה הפעולה הספציפית הבאה ביחס למשימה שעל הפרק. לדוגמה, המשימה הגלובלית "לתקן את המכונית" יכולה להיות מורכבת מהרבה פעולות פשוטות. הפעולה הראשונה יכולה להיות: "מצא חלקי חילוף מתאימים באינטרנט".

במקרה זה, התודעה שלך תשחרר זיכרון פנימי ותפסיק להזכיר לך כל הזמן את מה שעדיין לא עשית. אחרי הכל, העברתם את כל המשימות הללו למערכת חיצונית.

אלו, באופן עקרוני, נקודות המפתח של טכנולוגיית GTD, עליהן הכל נשען. אם אתה מבין את העיקרון הזה, אז כבר יש לך הבנה כללית של מה זה GTD. מדובר במערכת של ניהול תיקים יעיל, יצירת רעיונות, הנשענת הן על ארגון חיצוני של משימות במסגרת הערות, לוחות שנה, מערכת תזכורות והן על ייעול פנימי של עבודת התודעה.

יתר על כן, שתי הרמות הללו קשורות זו בזו. הסדר החיצוני משמש תנאי מוקדם וכלי לתודעה מאורגנת ו"טהורה". וראש צלול מאפשר לך לעבוד בצורה יעילה יותר* ולהתעייף פחות.

(*למרות שאני משתמש במילה "עבודה", זה לא מתייחס אך ורק לפעילות מקצועית. בהקשר הזה, עבודה היא על כל דבר. תכנון חופשה הוא גם עבודה. בדיוק כמו לחשוב על בעיית היחסים עם האחר המשמעותי שלך ).

תכונה 1 - החליטו מה תהיה הפעולה הבאה

"כשאתה מתכנן את הפעילות שלך (כוונת ביצוע) ומחליט אילו פעולות תבצע באיזה הקשר, אתה מכין את עצמך כמעט אוטומטית להתנהגות הרצויה במקום לאסוף את כל הרצון שלך לאגרוף ולהכריח את עצמך לעשות משהו."
~ ד. אלן

אם אתה קורא ספר "איך לעשות דברים", אז תבינו שזה פשוט כלל הזהב ביותר. המחבר חוזר אליו כל הזמן. יתר על כן, הוא אובססיבי לרעיון ללמד את כל העולם לחשוב על הפעולה הבאה!

כן, הכלל חשוב, אבל נדרש זמן ומשמעת עד שהוא הופך להרגל.

העובדה היא שאנחנו, ככלל, מדברים על משימות באופן כללי ומופשט. "צריך לוודא שהילד ילמד טוב יותר", "אני צריך להיות רגוע יותר כדי להשתתף פחות בקונפליקטים". כמובן שצריך לזכור את התמונה הגדולה, אבל כדי להביא דברים לידי סיום, צריך לעבור לשלב הבא של התכנון, כלומר לחשוב על הפעולה הבאה.

בדוגמאות שלנו, זה יכול להיות:

• "מצא מאמרים באינטרנט על פיתוח כוח הרצון, המשמעת והמאבק בעצלות. או למצוא ספר בנושא בחנות ספרים.
• "קרא על מהן טכניקות הרפיה."
• "קבע מועד לדבר עם בנך על בעיות הלמידה שלו."

הפעולה הבאה לא חייבת להיות פעולה פיזית. "תחשוב אם אני צריך ללכת לקולג' בכלל" היא גם פעולה. אתה יכול פשוט לחשוב על המשימה, אין צורך להתחיל. אבל על ידי ייעוד רק של שלב זה, אתה כבר תשחרר חלק מהמוח שלך.

אנחנו לא יכולים לפתור כל בעיה בחיינו. לכן, חשוב להבין שגם ההחלטה "לא לעשות כלום" היא החלטה.

אירוע זה מאפשר לא רק לפרוק את התודעה, אלא גם להטעין את המוטיבציה. משימות רבות, כאשר אנו מדמיינים אותן במוחנו, נראות בלתי אפשריות או קשות מאוד. "אלוהים אדירים, אני אצטרך לפרק את כל קוטג' הקיץ שלי, זו עבודה בלי סוף!"אבל יהיה לנו הרבה יותר קל להתחיל אותו אם נתווה תוכנית בצורה של הפעולות הבאות: "מצא את הכלים הנכונים באינטרנט". זה כבר יותר קל, לא? וכשנעשה זאת, נרגיש מרוצים מכך שאנו צעד אחד קרוב יותר למטרה הסופית.

תכונה 2- העברה למערכת חיצונית

כפי שאתם אולי זוכרים מהמאמר הזה, הסתמכות על זיכרון היא לא רק לא אמינה, אלא גם לא יעילה מבחינת השימוש במשאבי המוח שלכם. לכן, דיוויד אלן ממליץ בחום להעביר את כל המשימות למערכת חיצונית על מנת לפנות זיכרון.

מערכת חיצונית יכולה להיות טאבלט, טלפון, פנקס, מחשב, מחברת. כל מדיום נוח שאפשר לעבוד איתו.

אגב, כך נראית רשימת המטלות שלי לאחר עיבוד מקדים. הסרתי משם הרבה דברים מיותרים, דברים שכבר עשיתי או החלטתי לא לעשות בכלל. כלומר, כבר בשלב הראשון ולפני החלת "כלל הדקות" (עליו להלן), הוא היה הרבה יותר גדול.

לא יהיה מיותר לומר שרשימת המשימות צריכה להיות מאורגנת, נוחה, נגישה מכל מקום ובכל זמן. צריך את זה להתעדכן כל הזמןולחדד לפי הצורך. צריך ליצור איתו קשרלבדוק איתו לגבי התקדמות הפרויקטים שלך.

(כלומר, לא כמו שאני (או אולי אתה) עשיתי: ערימות של גיליונות ומחברות במקומות שונים בסביבת העבודה שלי שמעולם לא ניגשתי אליהם.)

וכמובן!!! כל משימה צריכה להיכתב כפעולה הבאה!

תכונה 3 - ארגן משימות לפי הקשר

"לא צריך הרבה מאמץ לעשות משהו. נדרש הרבה יותר מאמץ כדי להחליט מה לעשות".
~ דיוויד אלן

לא שמתי לב שהספר נותן עצות ישירות כיצד לתעדף משימות. דיוויד אלן בטוח שחשיבותן של משימות שונות עבור התודעה שלנו אינה כה קריטית, שכן חששות גדולים וקטנים תופסים מקום בתודעה שלנו ועלינו לעשות את כולן (או להחליט לא לעשות זאת). עניין פעוט שלא נעשה, שמידע לגביו מאוחסן בתודעה, יכול להסיח את דעתך מעניינים "חשובים" יותר. עם זאת, הוא מספק שיטה מצוינת לארגון משימות לפי הקשר או רמת אנרגיה.

פעם הגעתי לשיטה הזו בצורה אינטואיטיבית בעצמי, אבל אז שכחתי ממנה כי לא רשמתי אותה ולא הפכתי אותה להרגל. לדוגמה, יש רשימה גדולה של משימות. כמה משימות דורשות הרבה אנרגיה.

מבחינתי אלו "תשובות להערות ותמיכה בסטודנטים", "מאמרים".

עבור חלק, זה לא מספיק, למשל, "תשלום עבור אירוח", "עבודה עם חשבונות אלקטרוניים". אני יכול לעשות זאת בקלות כשאין לי זמן למאמרים.

ההחלטות על "מה לעשות עכשיו"לקח ממני, ראשית, הרבה אנרגיה, ושנית, השפיע לרעה על המוטיבציה. לא יכולתי לבחור פעילות אופטימלית לרמת האנרגיה שלי ובגלל זה הפסקתי לעבוד, מסיימת את יום העבודה בתחושה פתגמית שלא עשיתי משהו. עכשיו, אם יש לי מעט כוח והרבה זמן, אני יכול פשוט לעשות את העבודה שלא דורשת הרבה אנרגיה. אני יכול פשוט להסתכל על הרשימה עם הכותרת "אנרגיה נמוכה"ולעשות מזה משהו. הכל גאוני פשוט!

אתה יכול גם לארגן את רשימת המשימות לפי הקשר, למשל, "במחשב", "בחנות"וכו ' דרכים רבות אחרות להתארגנות מוצגות בספר.

תכונה 4 - "חוק שתי דקות"

כלל די פשוט, אבל יעיל ביותר. אם נארגן את המידע על המטלות שלנו לרשימת תזכורות, אנו עלולים להיבהל מגודל הרשימה. למרבה המזל, יש דרך טובה וקלה לנקות אותו ביסודיות.

אתה לא צריך לרשום: "השב למכתב של חבר כשיש לך זמן פנוי"אם התשובה הזו לוקחת לך פחות מ-2 דקות!

פשוט תענה כבר עכשיו ושחרר את הראש ואת רשימת המטלות שלך מהמקרה הזה. כאשר, לאחר קריאת ספרו של ד' אלן, התחלתי לסדר את תיבת הדואר שלי, מצאתי שם מכתבים רבים ללא מענה. כמובן שפעם סימנתי אותן בקציות כמשימות חשובות, אבל אז שכחתי מהן.

בסופו של דבר, אחרי שעשיתי את הסקירה, עניתי על הרבה מכתבים ישנים, וזה לא לקח לי הרבה זמן. חלק מהקוראים שלי קיבלו ממני תגובה שנה לאחר מכן! אל תיעלב, בבקשה, איתי, זו תוצאה של תיבת דואר צפופה וארגון גרוע של עניינים. עכשיו אני מנסה לענות מיד אם אני מבין שתהליך הקריאה והעיבוד של מכתב ייקח לפחות 5 דקות. 2 דקות זה לא קפדני, תנו לכל אחד לקבוע לעצמו את פרק הזמן המקסימלי.

באופן כללי, "כלל שתי הדקות" מנוסח כך. אם, תוך כדי עיבוד רשימת המטלות שלך, אתה מוצא משימה שייקח פחות מ-2 דקות להשלים, פשוט בצע אותה.

תכונה 5 - רשום רעיונות

בוודאי שמתם לב שהרעיונות הטובים ביותר לגבי העבודה שלכם מגיעים אליכם כשאתם לא עובדים! לכן, ד' אלן ממליץ שיהיה תמיד משהו בהישג יד שיעזור לך לחסוך ברעיונות: מחברת, טאבלט אלקטרוני וכו'. הנקודה כאן היא לא רק שזה יעזור לך לא לשכוח רעיונות יקרי ערך ולשחרר את הזיכרון שלך ממידע. כן, גם זה חשוב.

אלן בטוח ש"הצורה קובעת את העקרונות". לדבריו, אדם "ייתכן שיש חוסר רצון בתת מודע לחשוב על כל דבר כי אין לך איפה לרשום את הרעיונות שעולים."

בדקתי את זה בעצמי. כשטיילתי בהודו, תמיד נשאתי איתי מחברת או טלפון שבו יכולתי לרשום את המחשבות והרעיונות שלי. והמוח שלי פשוט זרם איתם. רשמתי את מחשבותי תוך כדי רועד על מושבי הרכבות ההודיות, על ראשי גבעות ציוריות, בחורבות של מקדשים עתיקים, שוכב מתחת לשמש או מתחת למאוורר בחדר מלון.

הייתי רגוע, ראשית, כי היה לי איפה לתקן את הרעיונות שעלו, ושנית, בשל העובדה שלא הייתי צריך לשמור את הרעיונות בזכרוני בכל הכוח, ידעתי שתמיד אוכל לחזור. אליהם.

כמובן, חשוב לא רק ליצור הרגל לרשום את הרעיונות שלך, אלא לסקור את הרשימה הזו באופן קבוע.

ציטוטים, חוקים יקרי ערך מאנשים אחרים, אגב, אני עכשיו גם רושם, ולא מנסה לשמור בזיכרון.

צ'יפ 6 - אין להפריד בין חיים לעבודה

"שאלות פתוחות שלא נאספו זוכות לשוויון מבחינת המתח שהן גורמות ותשומת הלב שהן דורשות".
~ דיוויד אלן

כפי שכבר כתבתי, עבור המוח שלנו אין הרבה הבדל בין המשימות: "סיים פרויקט בעבודה", "דון בבעיה עם אשתך". שתי המשימות מעסיקות את הזיכרון שלנו וצורכות משאבים נפשיים, לא משנה היכן אנחנו נמצאים, במשרד, בבית או בחופשה.

והמסקנה המעשית מהעיקרון הזה הייתה תגלית גדולה עבורי. נהגתי לדחות את המחשבה על בעיות אישיות ובעיות בחיים עד מאוחר יותר כשהגעתי לעבודה. "אחרי הכל, עכשיו אני עובד! אני עסוק!"חשבתי.

אבל למעשה, העובדה שהמשימות הללו "נתלות" במוחי יכולה להפריע לי לריכוז ולעבודה היעילה (כאן אני מתכוון לעבודה במובן הרגיל, כפעילות מקצועית). והדבר הגרוע ביותר שאנחנו יכולים לעשות הוא להשאיר אותם תלויים. לכן, לפעמים זה הגיוני לפתור כמה עניינים משפחתיים דחופים, משימות שגרתיות, אפילו לחשוב על "שאלות פילוסופיות" שמטרידות אותך מאוד לפני שאתה יושב לעבודה.

ברור שיש כאן בעיות. אתה יכול לשקוע בחשיבה הזו כל כך הרבה זמן עד שלעולם לא תגיע לעבודה. לכן, יש צורך לגשת לעיקרון זה בזהירות ובמודע. פתרון טוב נוסף יהיה להוסיף לרשימת המטלות שלך: "תחשוב על משמעות החיים"ולשחרר את ראשך מהתזכורות לכך.

צ'יפ 7 - הטבות לפסיכותרפיה

"הגלילה חסרת הפרי והאינסופית של מחשבה בראש מפחיתה את יכולת הניתוח והפעולה."
~ דיוויד אלן

לא יכולתי שלא לחשוב על יישום הטכנולוגיה הזו לתחום הפסיכולוגיה והפסיכותרפיה, מניעת נוירוזות, מצבים אובססיביים-קומפולסיביים, עמדות הרסניות.

ישנן שיטות שונות להיפטר ממחשבות אובססיביות ושליליות. כמה פסיכולוגים ממליצים להעמיד מחשבות כאלה לניתוח לוגי מדוקדק. אחרים משתמשים בהצהרות מרגיעות ומציאותיות.

עם זאת, למרות שאני משתמש בגישות אלו בתרגול שלי לעזור לאנשים עם התקפי פאניקה, אני מבין שהאפשרויות של ההיגיון שלנו במצב של חרדה ופאניקה מוגבלות מאוד, ותמיד יש סיכוי שניתוח כזה יתהפך נגד זה שמשתמש בו. אז בעצם אני ממליץ פשוט לא להגיב בסבלנות למחשבות חודרניות.

אבל אני גם חושב שאפשר להשתמש בעקרונות של "סמן את הפעולה הבאה" ו"התרכז במטרה" עם מחשבות אובססיביות ועמדות שליליות.

נניח שאתה סובל מהיפוכונדריה.

אתה חושב: "יש לי מחלה איומה וקטלנית".
אוקיי, עכשיו תחשוב: "מה הפעולה הבאה?"
"אולי אני צריך ללכת לבדוק את זה. אבל כבר הייתי השבוע אצל הרופאים, הבדיקות לא הראו שום דבר נורא!
הכל נפל על מקומו, נכון?

או שיש לך חרדה חברתית?

"אנשים לא מקבלים אותי, אני אדם חסר ערך"

מה הפעולה הבאה?

"אני אפעל לשיפור התכונות החברתיות שלי ואתחיל עם...". או/ו "אני אלמד לקבל את עצמי כפי שאני ואתחיל עם...". לרוב, הן המיומנות הראשונה והן המיומנות השנייה נדרשות בשילוב כדי לפתור בעיות של ספק עצמי, פוביה חברתית וכו'. הניסוח של הפעולה הבאה לא רק יעמיד אותך למטרה, אלא גם יראה שהשגת המטרה אפשרית!

וגם אם זה לא אפשרי, אז הפעולה הבאה תהיה: "אני לא אעשה שום דבר בקשר לבעיה הזו. כי אי אפשר לתקן את זה. אם כן, למה לחשוב על זה?

גישה זו תעזור לך לחשוב לא על הבעיה, אלא על הפתרון שלה! אנשים חרדים, חשדניים וחסרי מנוחה לרוב מקובעים מאוד בבעיות. "יש לי מעט חברים", "הפחד לא עוזב אותי", "כולם חושבים עלי רע" וכו'. הם שואלים יותר שאלות "למה" מאשר "מה לעשות בנידון", מה שרק יוצר חרדה חדשה ותחושת חוסר אונים.

אבל השאלה היא: "מה הפעולה הבאה?"מוביל אותך מיד לדרך לפתרון הבעיה (או החלטה לא לעשות כלום), מה שיכול לשחרר את הראש שלך מחבורה שלמה של מחשבות שליליות וחסרות משמעות על הבעיה. באופן כללי, נסה את זה!

מה ניתן להשיג עם GTD?

"הבעיה היא לא חוסר יצירתיות, אלא הסרת מחסומים לזרימה הטבעית של אנרגיה יצירתית."
~ דיוויד אלן

היישום של מתודולוגיית GTD חורג הרבה מעבר לשיפור יעילות העבודה. לכן, על ידי יישום לפחות כמה היבטים של גישה זו בפועל, אתה תרגיש לא רק עלייה בתפוקה, אלא גם בהירות תודעה גדולה יותר. מטרת המערכת הזו היא לא רק לגרום לך לעבוד טוב יותר, אלא לשחרר את הראש ממחשבות מיותרות על עבודה, משימות לא גמורות. כך שתוכלו לשחרר בקלות מחשבות על מה שאינכם יכולים לשנות או שיהיה לכם פתרון מוכן למה שצריך לפעולה שלכם.

האם חשבת לקרוא ספר על פרודוקטיביות במשך זמן רב, תוך תכנון מוכשר של הזמן שלך?הספר, שעליו נדון היום, יעשיר אתכם לא רק במידע חדש, אלא גם ייתן תנופה אמיתית לפעולה. מְחַבֵּר דיוויד אלן. פרודוקטיביות נטולת מתח אפשרית עם GTD SYSTEM טוען המחבר. הספר הזה טוב לכל מי שצריך לעשות סדר בענייניו, הן בעבודה והן בחייו האישיים.

דיוויד אלן, בספרו Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity, מציע מערכת ייחודית לארגון דברים.

זה לא ניהול זמן קלאסי, אלא מערכת שמביאה את כל התיקים לסיום - איך לעשות דברים (GTD).

• מה לעשות אם אין לך זמן לעשות כלום, העצבים שלך על הגבול, אתה נאחז בדבר כזה או אחר, אבל אתה תמיד מפספס משהו חשוב?
• איך להיות יעיל יותר בעסקים, אבל באותו הזמן להיות מסוגל להירגע?
• איך "לרסן" את השגרה?
• איך ללמוד להפריד בין דברים מינוריים לבין חשובים ולהגדיר יעדים נכון, לחלק סדרי עדיפויות?
• איך לעבוד עם מידע ומשימות נכנסות?

מצא תשובות לכל השאלות הללו ועוד בספרו של דיוויד אלן "לסדר את הדברים: אמנות הפרודוקטיביות ללא מתחים".

גרסה חדשה של הספר (2015), מתוקנת תוך התחשבות במציאות של ימינו בעולם טכנולוגיית המידע.

הכלים הפשוטים המתוארים בספר זה לא רק עוזרים לך להגיע ליעילות, אלא גם מלמדים אותך כיצד לא להעמיס על המוח שלך בהסחות דעת ומחשבות שונות.

גם כאן נאמר הרבה על הרגלים, כי כדי ליישם את מערכת ה-GTD בפועל, צריך

דיוויד אלן. פרודוקטיביות נטולת מתח לכולם

הרעיון המרכזי של הספר:

פרק את המוח שלך. בהירות התודעה וסדר המחשבות - זה מה שחשוב לריכוז ולפרודוקטיביות מלאה.

תפסיקו לרבד מחשבות זו על גבי זו, ללעוס אותן, לחזור אליהן כל הזמן וכתוצאה מכך לא לקבל שום החלטה.

מה לעשות?

כדי לעשות זאת, אתה צריך "להעביר" את הרשימות מהראש שלך למדיום חיצוני. כשהמוח יפסיק להיאחז בנתונים האלה, הוא יפסיק לדאוג ויכול להתרכז בביצוע מיידי של משימות.

מחשבות כל הזמן ירחצו בראשך כמו דבורים חסרות מנוחה עד שימצאו את הכוורת שלהן. כשהראש מלא במחשבות שונות, על איזה סוג של פרודוקטיביות אנחנו יכולים לדבר?

הכלל העיקרי של דיוויד אלן - יש לרשום כל מחשבה, להניח על מדף הדואר הנכנס.

"תיבת דואר נכנס" היא כל הרעיונות הנכנסים, קבלות, תזכורות, הערות פגישה וכו'.

הספר מכיל אלגוריתם ברור לעבודה עם מידע זה.

הבא.

זהו מודל של שיטת התכנון הטבעית.

מקבל איזושהי החלטה

מה לעשות?

1. חשבו על פתרון, בעקבות התרשים:

• למה אני צריך את זה;
• איזו תוצאה אני צריך (מה צריך לקרות);
• לדמיין את ההצלחה שלך.

2. סיעור מוחות נוסף, יצירת רעיונות המתמקדים בתוצאה הרצויה. יש לרשום רעיונות, לא להעריך באופן מיידי את ההתאמה, כלומר לרשום את כל מה שעולה על דעתכם. הכמות חשובה כאן, לא האיכות.

3. לאחר מכן אנו בוחרים את הרעיונות הטובים ביותר, לקבץ אותם ולארגן אותם לתכנית אחת. אפשר בגרסה בכתב יד פשוט על נייר או בשירות, כמו Xmind.

4. קבע את הפעולה הספציפית הבאה עבור כל רעיון.

5. אנחנו כן.

המוח שלך עובר חמישה שלבים כדי להשלים כמעט כל משימה: הגדרת מטרה וכיצד להשיג אותה, הדמיית התוצאה, סיעור מוחות, ארגון ההחלטות שהתקבלו וקביעת הפעולות הבאות. - דיוויד אלן

מתודולוגיית GTD ודיוויד אלן - פרודוקטיביות ומשמעות בכל דבר!

מתודולוגיית GTD - הוראה אמיתיתעבור אלה, זה לא רק ארגון ותכנון דברים, הגדלת הפרודוקטיביות והפרודוקטיביות, אלא גם החלטה בסיסית כיצד לבצע את כל המשימות בצורה משמעותית, תוך שמירה על (וזה חשוב!) רווחה פסיכולוגית. יתר על כן, זה חל לא רק על העבודה, אלא גם על החיים האישיים.

כל אחד יכול ליישם את הטכניקה הזו.

הספר עצמו מורכב משלושה חלקים.

חלק ראשוןמהווה סקירה קצרה של המערכת, וכן הסבר על הייחודיות והרלוונטיות שלה.

בחלק השני- עקרונות המערכת, כמו גם יישומם שלב אחר שלב בחיי היומיום.

החלק השלישי- אלו התוצאות שניתן להשיג אם אתה מיישם את המערכת הזו בחייך האישיים ובעבודתך.

מערכת GTD קשורה קשר הדוק ל.והם, כפי שכבר הוכחו על ידי מדענים, ניתן לאמן ולשפר אותם.

אחת הדרכים הזמינות לאמן את המוח, לשמור על תפקודו והתפתחותו התקינים הם סימולטורים מוחיים. אתה יכול ללמוד בחינם >>>שירות ויקיום ציוד כושר בחינם

פונקציות קוגניטיביות (קוגניטיביות) כוללות: זיכרון, חשיבה, קשב, תפיסה, אינטלקט, דיבור.

כל היכולות הנ"ל קשורות לפעילות המוח. לכן, עם התפתחות לא מספקת של המוח, עם תקלות בעבודתו איכות התפקודים הקוגניטיבייםיורד. ירידה ניכרת באיכות נקראת הפרעות קוגניטיביות (הפרעות).

פגיעה קוגניטיבית משפיעה לרעה על הישגיו של האדם בתחומים שונים בחייו: יום-יומי, ביתי, חינוכי, מקצועי, חברתי.

לכן חשוב לאמן את המוח, ובכל גיל.

דיוויד אלן - פרודוקטיביות באמצעות הסקה אישית

המדהימה של הספר טמונה גם בעובדה שיש לא רק מסקנות וניסוחים יבשים שמציג המחבר, אלא גם הרבה דוגמאות "חיות".

למה הכוונה?

המהות של מתודולוגיית ה-GTD שלהדיוויד אלן חושף ומדגיםכדוגמה, מצבים, פגישות והתייעצויות עם לקוחותיהם.

מראה את הבעיות של אנשים, חברות, חושף את הטעויות שלהם ומשנה באופן קיצוני את המצב לטובה, מראה כיצד טכניקת ניהול הזמן באמת עובדת איך לעשות דברים (GTD)עוזר וללמוד לחיות בלי לחץ.

ביצוע דברים, GTD(תורגם מ אנגלית- "לעשות דברים", אך לעתים קרובות יותר ושגוי - "איך לעשות סדר בדברים") - טכניקה לשיפור היעילות האישית שנוצרה על ידי דיוויד אלן ומתוארת על ידו בספר בעל אותו השם, שהמהדורה הראשונה שלו יצא לאור בשנת 2001 ותורגם ל-23 שפות.

GTD מבוסס על העיקרון שאדם צריך לשחרר את מוחו מלזכור משימות נוכחיות (יש חריגים במקרים שבהם מספר משימות עבור פרויקטים שונים קשורות זו בזו), העברת המשימות עצמן ותזכורות מהן למדיום חיצוני. כך, המוח האנושי, המשוחרר מהזיכרון של מה שצריך לעשות, יכול להתרכז בביצוע המשימות עצמן, שאותן יש להגדיר ולנסח בבירור מראש ("מהי הפעולה הבאה לעשות?"). בניגוד לאמונה הרווחת, GTD לא מתייחסת לניהול זמן, ומבקרת אותו על המיקוד הצר והיעילות המוגבלת שלו.

יוטיוב אנציקלופדית

1 / 5

✪ Getting Things Done (GTD) מאת דיוויד אלן - סיכום ספר מונפש וסקירה

✪ דיוויד אלן - איך לעשות דברים - חלק 1/2 | לונדון ריאל

✪ סיכום ביצוע דברים דיוויד אלן (קבל את תקציר הספר ב-PDF בקישור למטה)

✪ איך לעשות דברים מאת דיוויד אלן (הערות מחקר)

✪ התארגן תוך 3 שבועות עם GTD - שלב 1!

כתוביות

שְׁכִיחוּת

1. אוסף;
2. יַחַס;
3. אִרגוּן;
4. סקירה;
5. פעולות.

אלן משתמש באנלוגיה של "הגובה המעופף" כדי להמחיש את המודל העיקרי השני שלו - מודל סקירת עבודה בשש רמות, כדי לראות את הפרספקטיבה של משימות ומשימות. קו עולה:

1. אקטואליה;
2. פרויקטים נוכחיים;
3. מגוון תפקידים;
4. השנים הבאות (1-2 שנים);
5. פרספקטיבה של חמש שנים (3-5 שנים);
6. חַיִים.

במבט ממעוף הציפור, כל אחד יכול לשקול את "התמונה הגדולה" של ענייניו.

אלן ממליץ על סקירה שבועית של הרמות השונות. התובנה המתקבלת מסקירות אלו מאפשרת לך לנהל סדרי עדיפויות אישיים, אשר בתורם קובעים עדיפות האם ומתי להשלים משימות ומטלות ספציפיות שנאספו במהלך תהליך ניהול זרימת העבודה. במהלך הסקירה השבועית, אדם מנתח את הקשרי המשימה ומכניס אותם לרשימות מתאימות. דוגמאות לקיבוץ משימות דומות הן ביצוע רשימת שיחות טלפון נחוצות או רשימת שליחויות שיש לבצע במרכז. הכללים להיווצרות רשימות הקשריות יכולים להיקבע על ידי נוכחות של כלי או נוכחות של אדם / קבוצה שאיתו יש לדון או להציג משהו.

אלן מדגיש ששני המודלים הראשונים מספיקים כדי להשיג שליטה וחזון ברוב המשימות והפרויקטים. עם זאת, ישנם מקרים הדורשים יותר מחשבה והרהור. לשם כך, המודל העיקרי השלישי משמש - שיטת תכנון טבעית. תוך כדי ניהול זרימת העבודה נעשה " פוקוס אופקי» על ביצוע משימות בודדות, בשיטת התכנון הטבעית נעשה « פוקוס אנכי» על תכנון פרויקטים וחשיבת נושא. מודל התכנון מורכב מ-5 שלבים:

1. הגדרת מטרה ועקרונות;
2. ראיית התוצאות הרצויות;
3. אִרגוּן;
4. קביעת הפעולה הספציפית הבאה.

GTD מאפשר תהליך זה בהתבסס על אחסון, מעקב ושימוש במידע מפורט הקשור למשימה המתבצעת. אלן הציע שרבים מהכשלים שאנו נתקלים בהם נגרמו כתוצאה מתכנון "ראשוני" לא מספיק (כלומר, כאשר עדיין היה ברור מה צריך להשיג ואילו פעולות ספציפיות נדרשות כדי להשיג זאת). חשוב לחשוב קדימה, ליצור רצף של פעולות שניתן לבצע מבלי לחזור לתכנון. אלן טוען ש"מערכת התזכורות" של המוח שלנו אינה יעילה ולעיתים נדירות מזכירה לנו מה אנחנו צריכים ויכולים לעשות ברגע זה ובמקום הזה. לכן, מידע על "פעולות ספציפיות הבאות" הקשורות בהקשר לרגע ולמקום זה יכול לשמש תמיכה חיצונית המבטיחה שאנו נותנים לעצמנו את התזכורות הנכונות בזמן הנכון. מכיוון ש-GTD מבוסס על תחזוקה של רשומות נוספות, ניתן לראות בכך יישום של התיאוריות המדעיות של קוגניציה מבוזרת ותודעה מורחבת.

תיאור קצר של GTD מספרו של אלן, מוכן לכל דבר:

תוציא הכל מהראש. קבלו החלטות לגבי פעולות נדרשות כשמגיע תיק - לא כשצריך לבטל אותו. ארגן הערות תזכורת לגבי הפרויקטים והפעילויות המתוכננות שלך לפי הקטגוריות המתאימות. שמור על מערכת זו, הוסף לה וסקור אותה לעתים קרובות מספיק כדי לסמוך על הבחירה האינטואיטיבית שלך בפעולה (או ללא פעולה) בעתיד.

עקרונות

עקרונות בסיסיים של GTD:

אוסף

פרודוקטיביות ללא לחץמתחיל בתהליך של פריקת הנפש, המורכב מתיקון כל מה שחשוב פחות או יותר על נייר או מדיום אחר - במה שאלן מכנה סַל: תיבת דואר פיזית, תיבת דואר אלקטרוני, מקליט קול, מחשב נייד, מחשב כף יד, או שילוב של שניהם. השורה התחתונה היא להוציא את כל מה שחשוב פחות או יותר מהראש שלך אל מדיום נוח לעיבוד נוסף. יש לרוקן (לעבד) את כל העגלות לפחות פעם בשבוע. אלן לא מתעקש על שום שיטת איסוף ספציפית, אבל מדגיש את החשיבות של פינוי שוטף של האשפה. כל מיקום אחסון (פיזי, אימייל, רשמקול, מחשב נייד, מחשב כף יד וכו') מקובל כל עוד הוא מטופל באופן קבוע.

יַחַס

הסל מעובד אך ורק לפי האלגוריתם הבא.

1. נתחיל עם הפריט העליון של העגלה.
2. ליצור אלמנט אחד בכל פעם (ולעולם לא להחזיר שום דבר)
   • אם האלמנט דורש פעולה:
     • עשה זאת (אם זה לוקח פחות משתיים עד חמש דקות), או
     • האציל את זה למישהו, או
     • דחינו את זה.
   • אם האלמנט אינו דורש פעולה:
     • השאר אותו ברקע, או
     • לזרוק את זה, או
     • ברשימת "יום אחד אולי".

אם הפעולה נמשכת פחות משתיים עד חמש דקות, יש לבצע אותה מיד. כלל שתי הדקות מבוסס על הזמן המשוער שלוקח לדחות רשמית פעולה.

אִרגוּן

כדי לעקוב אחר פריטים שמחכים לתשומת לב, אלן ממליץ להשתמש בקבוצה של רשימות.

• הפעולות הבאות- עבור כל פריט הדורש תשומת לב, החליטו מהי הפעולה הבאה שניתן לבצע פיזית. לדוגמה, אם יש אלמנט "כתוב דוח פרויקט", הפעולה הבאה עשויה להיות: "כתוב מכתב למיכאיל עם הצעת פגישה" או: "התקשר למרינה כדי לברר את הדרישות לדוח". אמנם אלמנט עשוי לדרוש לא מעט שלבים ופעולות, אבל תמיד יהיה משהו שצריך לעשות קודם, ויש לתאר את השלב הזה ברשימת השלבים הבאים. עדיף, שלבים אלה מאורגנים לפי ההקשר שבו ניתן לבצע אותם (למשל, "במשרד", "בטלפון" או "בחנות").
• פרויקטים- כל לולאה פתוחה בחיים או בעבודה שדורשת יותר מפעולה פיזית אחת כדי להשיג מטרה הופכת לפרויקט. יש לפקח ולבדוק פרויקטים מעת לעת כדי לוודא שהפעולה הבאה קשורה לכל פרויקט וכך הפרויקט יתקדם.
• דָחוּי- כאשר פעולה הועברה למישהו או כאשר צפוי אירוע חיצוני כלשהו לפני שניתן להזיז את הפרויקט קדימה, מתבצע מעקב אחר זה במערכת ומוודאים מעת לעת אם נדרשת פעולה או יש לשלוח תזכורת.
• יום אחד אולי- דברים שייעשו בשלב מסוים, אבל לא כרגע. לדוגמה, "למד סינית" או "ערוך מסיבת בריכה".

לוח השנה חשוב למעקב אחר פגישות ומשימות; עם זאת, אלן ממליץ לשמור את לוח השנה רק לדברים שחייבים להיעשות בתאריך מסוים, או עבור פגישות וסידורים עם זמן ומקום מוגדרים. ויש לרשום את הדברים ברשימות הפעולות הבאות, ולא בלוח השנה.

מרכיב הארגון המרכזי האחרון של GTD הוא מערכת המסמכים. מערכת המסמכים צריכה להיות קלה, פשוטה ומעניינת. אפילו פיסת נייר בודדת, אם היא נחוצה לעיון, צריכה לקבל תיקייה משלה אם התיקיות הזמינות אינן מתאימות לה. אלן מציעה מערכת אחסון מסמכים חד-ממדית, מאורגנת לפי אלפבית, כדי לאחזר במהירות ובקלות את המידע הדרוש לך.

סקירה

רשימות מטלות ותזכורות יועילו מעט, אלא אם תבדוק לפחות מדי יום, או לעתים קרובות ככל האפשר. בהתחשב בזמן, באנרגיה ובמשאבים הזמינים ברגע זה, מצא את המשימה החשובה ביותר שניתן לבצע באופן מיידי ובצע אותה. אם יש לך הרגל להתמהמה, בסופו של דבר תעשה משימות קלות ותימנע ממשימות קשות. כדי לפתור בעיה זו, ניתן לבצע פעולות מהרשימה אחת אחת, בדומה לאופן עיבוד הסל. GTD דורשת שתהיה לפחות סקירה שבועית של כל הפעילויות, הפרויקטים והפריטים ה"נדחים" כדי להבטיח שכל משימות חדשות או אירועים קרובים יוכנסו למערכת ושהכל מעודכן.

פעולות

כל מערכת ארגונית היא חסרת ערך אם היא משקיעה יותר מדי זמן בארגון משימות במקום להשלים אותן פיזית. כפי שדיוויד אלן טוען, אם מערכת כזו תהיה פשוטה לביצוע הפעולות הדרושות, אזי האדם יהיה פחות סביר לעכב אותן או "להעמיס" יותר מדי "לולאות פתוחות".

אמצעים וטכניקות

43 תיקיות

אלן מציע לארגן את המסמכים שלו במערכת הנקראת "43 תיקיות". נעשה שימוש ב-12 תיקיות, אחת לכל חודש, ו-31 תיקיות נוספות משמשות לכל יום ב-31 הימים הבאים. התיקיות מאורגנות כדי לעזור להזכיר למשתמש את הפעילויות שצריך לעשות באותו היום.

תיקיות ותיקיות

אלן מזכיר בספרו שעדיף להשתמש בתיקיות לחיפוש קל ומבנה מידע, כך שכל המסמכים הקשורים לפרויקט אחד יהיו במקום אחד. זה מאפשר לך למצוא במהירות את המסמכים שאתה צריך. גם אם רק מסמך אחד שייך לפרויקט, עדיין עדיף לשים אותו בתיקייה, מכיוון שמסמכים חדשים בנושא זה עשויים להופיע.

מחפשים דרכים לעבוד פחות ולהשיג יותר? לקחתם על עצמכם שני תריסר פרויקטים, איבדתם שליטה על המצב? אולי פשוט הצטברה העייפות: עבודה, בית, כושר, אורח חיים בריא, חברים, הורים, משפחה, ילדים?

במקרה זה, דיוויד אלן ושיטת ה-GTD שלו יעזרו לכם. זהו חיסון נגד מתח שילמד אותך איך לנהל זמן ותודעה.

המהות של שיטת GTD

דיוויד אלן פיתח ובדק אסטרטגיית אפקטיביות אישית שמטרתה להשיג את מירב התועלת במינימום מאמץ. הוא תיאר דרך להקצות זמן ביעילות בין דברים חשובים להכרחיים. שם השיטה שלו - Getting Things Done (GTD) - מתורגם כ"הבאת דברים להשלמה", אם כי המשמעות מתאימה יותר "איך לעשות סדר בדברים". העקרונות פשוטים:

1. כל העסקים הלא גמורים מועברים מהראש לכונן חיצוני. המידע נאסף ונרשם ברשימה. הכל מובא: אפילו הקטן ביותר. הרשימה צריכה להיות זמינה בכל עת, אתה צריך לבדוק אותה כל הזמן.

2. הסברים נרשמים כדי שבעתיד לא תבזבזו זמן במחשבה על הבעיה.

3. נוצרת מערכת תזכורת לרשימות. הם צריכים להתעדכן באופן קבוע (יומי, שבועי): לחצו משימות שהושלמו, הזן חדשות. הבקרה מתבצעת: אופקית - על כל רשימת המקרים; אנכי - לכל מקרה ספציפי (מה נעשה ומה הסיכויים).

כדי לייעל את העבודה, הגדר זמן ותאריך ספציפיים להשלמת המשימה. השתמש במתכנן או בלוח שנה. תקשיב למה שדיוויד אלן מייעץ. בצע את כל הפעולות ברצף.

נתאמן?

1. העברה. הדגישו בראשכם ורשמו על הנייר במשפט אחד את הסיטואציה/המשימה/הפרויקט הראשון שצץ לכם בראש. לא משנה אם השאיפה נוגעת לפעילות מקצועית, למשפחה או לאישיות. זה אמור להיראות כמו תוצאת עבודה מוצלחת. לדוגמה:

צאו לחופשה במלדיביים יחד / עם כל המשפחה;

· השקת מפעל/רשת חנויות בצ'ליאבינסק;

· אופים עוגה/לביבות לפי מתכון של סבתא.

2. הסברים. רשום את הפעולה הפיזית הספציפית שיש לנקוט כדי להתקדם עם הפרויקט הזה. מה אפשר לעשות עכשיו? לאן ללכת? למי להתקשר? מה לכתוב? עם מי לדבר?

· התקשר לסוכנות הנסיעות כדי לאסוף אפשרויות למסלולים;

· שליחת בקשה מוכנה בדואר אלקטרוני;

· קונים קמח, חמאה, ביצים בחנות ABV.

3. תחשוב איך זה ממליץ לעשות
דיוויד אלן. מה השתנה לאחר הרהור של רגע? ככלל, הדגשת משימה מסוימת לא רק מגבירה את השליטה בה, אלא גם מאפשרת לך להירגע. מכיוון שנוצרה דימוי ספציפי של התוצאה הרצויה, הותוו הצעדים הראשונים להשגתה, ונקבעו המשאבים הדרושים.

אל תחשוב על הבעיה, תחשוב איך לפתור אותה

חשיבה והגדרת משימות היא העבודה האינטלקטואלית שלך. התפוקה של העבודה האינטלקטואלית נקבעת על ידי התשובה לשאלה: "מהן התוצאות הצפויות של העבודה?" ככל שהתוצאה מוגדרת בצורה ברורה יותר, כך הפרודוקטיביות האינטלקטואלית שלך גבוהה יותר.

הבעיה הופכת למשימה ספציפית שצריך לפתור. התהליך מחולק לשלבים פשוטים, כאשר הקרוב ביותר מבוצע באופן מיידי. אדם לא ממיין משימות בזו אחר זו: אני רוצה ללמוד לשיר מתישהו, אני צריך לעשות בדחיפות פרויקט, לאסוף ילד מהגן. זה לוקח רשימה והולך לאורך הנתיב של ביצוע פעולות ספציפיות:

· כדי ללמוד לשיר צריך להתקשר למורה - זה ייקח 2 דקות. אני מתקשר עכשיו;

· לצורך הפרויקט צריך להגיע לחנות לקנות חומרים לפי הרשימה על מנת להכין מחר דגם ולאסוף את הילד בדרך.

הודות למערכת GTD, הראש אינו מתמלא במחשבות קדחתניות על פרויקטים לא גמורים. הרשימה כבר לפניכם. אתה יכול להירגע ולעבור לשלב הבא.

זה כמו סופרמרקט

אתה יכול להסתובב ולזכור את המוצרים שאתה צריך לקנות. זה דורש את כל הכוח, אבל בכל זאת משהו, תן לזה להישכח, או שתרוויח עוד הרבה.

או שאתה יכול להגיע לחנות עם רשימה כתובה על נייר (סמארטפון): במקרה זה, משאבי המוח מושקעים רק על ייעול התהליך. מסתכלים ברשימה ורואים שם חלב, לכו וקנו, שימו לב למגוון, ליצרן, לתאריך הייצור, למחיר. זה מביא יותר יתרונות לבריאות ולתקציב המשפחה.

כאשר התוצאה נקבעת, האדם נע בכיוון הנכון, כל הזמן שואל את עצמו את השאלה: "מה הצעד הבא שצריך לעשות כדי להתקרב אל המטרה?"

הפוך מחשבות לא מוחשיות לפעולות פיזיות

דיוויד אלן מציע סט של כלים נלווים המאפשרים לך לשחרר את המוח שלך מהשגרה לעבודה על פרויקטים גלובליים. ניתן לאחסן את רשימת המשימות באמצעות למשל:

• יְוֹמָן;

• מגשים לגליונות נייר;

• תיקיות עם מדבקות;

• מארגנים או דאונים אלקטרוניים;
• מנהלי משימות (ראה שלנו).

פרויקטים ענקיים רבים מורכבים מאוסף של פעולות קטנות, שכל אחת מהן אורכת 1-2 דקות. במקרה זה, אתה רק צריך לעשות ולשכוח. זהו העיקרון של שתי דקות - אחת המפתחות ב-GTD. הפכו את זה להרגל - עם גשש פשוט (על כזה כתבנו).

את הגרסה האלקטרונית של ספרו של דיוויד אלן "לסדר את הדברים" ניתן להוריד מהקישורים: bookscafe.net, Book Search, FB2LIT.

יחד עם זאת, אם רוב הספריות האלקטרוניות מציעות קטע מבוא עם קישור בסוף, שבו ניתן להוריד את הספר כולו לאחר תשלום (מחיר מ-170 עד 400 רובל), אז bookscafe.net מציע שניים מ-7 הספרים של דיוויד אלן עבור חינם.

אתה יכול ללמוד פריצות חיים מודרניות בניהול זמן אצלנו.

מבחר מצוין של כלים חינמיים לשיפור עצמי: מתכננים, מארגנים, יומנים, צ'ק ליסטים - בקישור " 40+ רשימות שיעזרו לכם לעשות סדר בחייכם".

אתה יכול לקנות גרסת נייר של הספר "איך לעשות סדר" בחנויות מקוונות: אוזון, מבוך, ספר24.

סיכום

חלמת במשך שנים רבות ללמוד כיצד לנהל את חייך? הגיע הזמן. עשה פריצת דרך: הגדל את היעילות שלך, הקל על עצמך לבצע כל עבודה. שחררו את דעתכם מהשגרה, הפכו לאדם יצירתי.

מתחיל היום. אל תקרא רק ספר, השתמש בטכניקות GTD. התנסות מעשית אישית מועילה יותר מעשרות ספרים שנקראו. הגדירו לעצמכם יעד: 40 יום ליישום GTD. למה 40? כי זה בזמן הזה שאדם מצליח לשלוט, להסתבך, להעריך פעילות חדשה. שיטת GTD מייעלת עבודה אינטלקטואלית בתחום המקצועי והאישי. יהיה סדר בעסקים, יהיה סדר בראש ובחיים.

כך. מה הצעד הבא שלך?