דוגמה למטריצת אייזנהאואר שהושלמה. אייזנהאואר מטריקס

אל תאבד את זה.הירשמו וקבלו קישור למאמר במייל שלכם.

אתה יכול בקלות להתבלבל בזרם האינסופי של ענייני היומיום, כי כל יום יש יותר ויותר כאלה. המשימות הבלתי נגמרות של אתמול הופכות למשימות של היום, ומה שלא הספקנו לעשות היום מועבר אוטומטית למחר. כתוצאה מכך, כל כך הרבה דברים יכולים להצטבר שאתה לא יכול להבין מה נעשה, מה מתבצע ומה עדיין מחכה בכנפיים.

מצבים כאלה או מפורטים מתרחשים לעיתים קרובות בקרב אנשים שאינם מקדישים תשומת לב ראויה לתהליך תכנון פעילותם. מטבע הדברים, מיומנויות לא נלמדות בבית הספר, והורים רבים ואנשים אחרים הפועלים כמחנכים בתהליך ההתפתחות שלנו לרוב בעצמם לא ממש יודעים איך לתכנן את פעילותם, למרות שזה בכלל לא קשה. רק שלא נותנים תשומת לב ראויה לכך.

עם זאת, כיום ישנן טכניקות תכנון מעולות רבות המאפשרות לך ללמוד כיצד להשתמש באופן רציונלי במשאב הזמן שלך ולהפיק לעצמך תועלת מרבית מתהליך זה. אבל במאמר זה לא נשקול את כל הטכניקות הללו, אלא ניתן דוגמה של אחת בלבד, אשר נבדלת בפשטות וביעילות שלה. טכניקה זו נקראת "מטריקס אייזנהאואר".

מטריקס אייזנהאואר הוא אחד מכלי ניהול הזמן הפופולריים ביותר המשמשים אנשים רבים ברחבי העולם: מעובדים רגילים ומנהלי ביניים ועד מנהלים של חברות גדולות ותאגידים מפורסמים בעולם. מייסד המטריצה ​​הזו הוא הנשיא ה-34 של ארצות הברית, דווייט דייוויד אייזנהאואר. כפי שניתן לנחש, האיש הזה היה עסוק מאוד ונאלץ לעשות דברים רבים ושונים הקשורים לפעילות שלו. מסיבה זו, הוא ייעל את לוח הזמנים שלו ואת רשימת המשימות לביצוע. תוצאת המחקר שלו הייתה המטריצה ​​שאנו שוקלים.

המשמעות של מטריצת אייזנהאואר היא בעיקר ללמוד כיצד לחלק בצורה מוכשרת את כל המשימות שלך, להבחין בין החשוב לדחוף, בין הלא דחוף לבין הפחות חשוב, וגם לצמצם את הזמן למקסימום לביצוע כל משימות, מימושו אינו מניב תוצאות משמעותיות. בואו נדבר על איך כל זה עובד בפועל.

המהות של מטריצת אייזנהאואר

מטריצת אייזנהאואר מורכבת מארבעה רבעונים, המבוססים על שני צירים - ציר החשיבות (אנכי) וציר הדחיפות (אופקי). כתוצאה מכך, מתברר שכל רבע שונה באינדיקטורים האיכותיים שלו. בכל אחד מהרבעים נרשמים כל המשימות והעניינים שבזכותם נוצרת תמונה ברורה ואובייקטיבית ביותר של מה צריך לעשות קודם, מה צריך לעשות שנית ומה אסור לעשות בכלל. כל זה די פשוט, אבל לתת כמה הסברים לא יהיה מיותר בכל מקרה.

רביע א': עניינים חשובים ודחופים

בתכנון אידיאלי, הרביע הזה של המטריצה ​​צריך להישאר ריק, כי הופעת עניינים חשובים ודחופים היא אינדיקטור של חוסר ארגון ואפשרות של חסימה. חלק זה בלוח הזמנים מתמלא עבור אנשים רבים בשל עצלותם הטבועה ותעדוף לקוי. באופן טבעי, מעת לעת דברים כאלה יכולים להופיע אצל כל אדם, אבל אם זה קורה כל יום, אז הגיע הזמן לשים לב לזה.

לכן, יש להימנע מהתרחשות של מקרים ברביע A. וכדי לעשות זאת, אתה רק צריך להשלים את הנקודות של הרביעים הנותרים בזמן. אבל אם יש משהו ששווה לכלול ברביע הראשון, זה:

• דברים שאם לא הושלמו, יש להם השפעה שלילית על השגת היעדים שלך
• דברים שאם לא יעשו, עלולים לגרום לקשיים וצרות
• דברים שקשורים לבריאות

חשוב גם לזכור שיש דבר כזה "משלחת". המשמעות היא שכאשר מופיעים דברים ברביע ה-A שלך שניתן להאציל אותם למישהו אחר, אתה בהחלט צריך לנצל את ההזדמנות הזו על מנת לפתור עניינים חשובים ודחופים אחרים במהירות האפשרית.

רביע ב': עניינים חשובים אך לא דחופים

הרביע השני ראוי ליותר תשומת לב, כי העניינים המצויים בו בדיוק הם בראש סדר העדיפויות והמבטיחים ביותר, והם אלה שצריכים להיות מורכבים מהמשימות היומיומיות של כל אדם. הבחין שאנשים העוסקים בעיקר בפעילויות של הרביע הזה משיגים את ההצלחה הגדולה ביותר בחיים, מקבלים קידום, מרוויחים יותר כסף, יש להם מספיק זמן פנוי וחיים חיים מאושרים ומספקים.

שימו לב גם כי חוסר הדחיפות מאפשר לכם לגשת לפתרון כל בעיה בצורה מכוונת ובונה יותר, וזה בתורו מאפשר לאדם לחשוף את מלוא הפוטנציאל שלו, לחשוב באופן עצמאי על כל הניואנסים של פעילותו ולנהל את מסגרת הזמן של העניינים שלו. אבל כאן, בין היתר, צריך לזכור שדברים שנמצאים ברביע B, אם לא נעשים בזמן, יכולים בקלות ליפול לרביע A, להפוך חשובים עוד יותר ודורשים השלמה מהירה.

מומחי ניהול זמן מנוסים ממליצים לכלול ברביע ב' את כל האקטואליה הקשורה לפעילות העיקרית, תכנון וניתוח העבודה, הדרכה ועמידה בלוח הזמנים האופטימלי וכו'. הָהֵן. כל מה שמרכיב את חיי היומיום שלנו.

רביע ג': עניינים דחופים אך לא חשובים

דברים שנמצאים ברביע זה, לרוב, מסיחים את הדעת ואינם מקרבים אדם לתוצאות המיועדות. לעתים קרובות הם פשוט מפריעים לריכוז במשימות החשובות באמת ומפחיתים את היעילות. העיקר בעבודה עם המטריצה ​​הוא לא לבלבל בין עניינים דחופים מרובע C לבין עניינים דחופים מרובע A. אחרת ייווצר בלבול ומה שצריך לעשות קודם נשאר ברקע. זכור תמיד את שלך ולמד להבחין בין החשוב לבין הלא חשוב.

ענייני רביע ג' כוללים, למשל, פגישות או משא ומתן שהוטל על ידי מישהו אחר, חגיגות יום הולדת של אנשים לא מאוד קרובים, מטלות פתאומיות בבית, ביטול הסחות דעת שאינן חשובות ביותר הדורשות תשומת לב (אגרטל נשבר, מיקרוגל נשבר). תנור, נורה נשרפה וכו'), וכן כל מיני דברים אחרים שלא מזיזים אותך קדימה, אלא רק מאטים אותך.

רביע ד': לא עניינים דחופים או חשובים

משימות ברביע האחרון אינן מועילות כלל. במקרים רבים, כדאי לא רק להתמודד איתם אחרון, אלא גם לא להתמודד איתם בכלל. למרות שאתה בהחלט צריך לדעת עליהם, כי... הם "בזבזני הזמן".

תכונה מעניינת נוספת של המשימות מקבוצה זו היא שהן מאוד אטרקטיביות עבור אנשים רבים – משימות אלו קלות לביצוע ומביאות הנאה, מאפשרות להירגע ולבלות. לכן, עמידה בפיתוי לעסוק בהם יכולה להיות די בעייתית. אבל זה בהחלט צריך להיעשות.

ברביע ד' אפשר לרשום דברים כמו לדבר בטלפון עם חברים על משהו לא חשוב, התכתבות מיותרת או בילוי ברשתות חברתיות, צפייה בסדרות טלוויזיה ותוכניות טלוויזיה "טיפשיות" שונות, משחקי מחשב וכו'. כמובן שכל אדם צריך להירגע מעת לעת ואיכשהו לבדר את עצמו, אבל יש דרכים מעניינות וחינוכיות לעשות זאת: קריאה, ביקור בחדרי כושר ובריכות שחייה, טיולים לטבע וכו'. אם אתה לא יכול להיפטר לחלוטין מלעשות דברים מרביע ד' או לא רוצה לעשות, אז אתה צריך לדחות את היישום שלהם לפחות עד לרגע שבו הדברים מרביעים ב' ו-ג' יסתיימו, והזמן שיוקדש. לדברים ברביע D יש לצמצם למינימום. הפתגם הידוע יתאים כאן: "הגיע הזמן לעסקים, זמן לכיף".

ברגע שתשלוט במטריצת אייזנהאואר ותלמד להפיץ בתוכה את העניינים שלך בצורה מוכשרת, תשים לב שיש לך הרבה זמן פנוי חדש, אתה מצליח לעשות הכל בזמן ובלי למהר, כל העניינים שלך מסודרים , המטרות מושגות בזו אחר זו, ואתה עצמך כמעט תמיד במצב רוח טוב ובמצב רוח טוב. הכל עניין של ארגון ושלווה. אתה בעצמך בטח שם לב מדי פעם שאנשים לא מאורגנים תמיד נמצאים במערבולת של כמה עניינים לא מובנים, הם תמיד עסוקים במשהו טיפשי, אבל "מאוד חשוב", הם נראים עייפים ומרוגזים. יש הרבה מאפיינים בולטים שניתן לצטט. אבל זה לא חשוב, אלא העובדה שאם אתה ואני לא רוצים לקבל תוצאות דומות, אז עלינו לפעול אחרת. כלומר: עלינו להיות מאורגנים, להבין בבירור מה ומתי אנחנו צריכים לעשות, ולמה אנחנו עושים את כל זה. ומטריצת אייזנהאואר מושלמת בשביל זה.

אנו מאחלים לך מזל טוב ושליטה מוצלחת במיומנות החדשה שלך!

זמן קריאה 6 דקות

במאמר זה נבחן מהו ניהול זמן, מהן השיטות העיקריות שלו ונתאר בפירוט דוגמה למטריצת אייזנהאואר. מטריצה ​​זו היא הדרך הנפוצה ביותר לחלוקת זמן בכל תחום בחיי האדם.

אייזנהאואר מטריקס - שיטת ניהול זמן

ניהול זמן- יכולתו של אדם להקצות נכון את זמנו לביצוע משימות ספציפיות. ישנן מספר עצום של שיטות ניהול זמן. אחת השיטות הפופולריות והנפוצות ביותר לניהול זמן היא שיטת אייזנהאואר.

דווייט דייוויד אייזנהאואר הוא דמות פוליטית וצבאית מפורסמת, דייוויד נולד ב-14 באוקטובר 1890 בדניסון (טקסס, אמריקה). כולם מכירים אותו כנשיא אמריקה ה-34, שבלט ביכולותיו הארגוניות והמנטליות. זה איפשר לו להגיע להצלחה רבה בחיים ולהפוך דוגמה לאנשי ציבור רבים. דוד האמין שיש ולעשות דברים בעלי ערך מגדיר את האדם כאדם ותורם להתפתחות בכל התחומים והמאמצים.

מאז שהפסקתי להיות נשיא, אני מנצח הרבה פחות בגולף. © דווייט דיוויד אייזנהאואר

כנשיא, דיוויד היה שקוע במספר עצום של עניינים, תוכניות ומשימות. הוא חשב כיצד יוכל לחלק בצורה ברורה ונכונה את זמנו היקר כדי להספיק הכל. לאחר שהבין את כל תוכניותיו לתקופה מסוימת, הוא יצר טבלה שבה הוא מתווה את ענייניו לפי משמעותם ודחיפותם. מאוחר יותר, השיטה שלו זכתה לפופולריות מיוחדת ונודעה כמטריקס אייזנהאואר. זה נראה כמו זה.

• רביעעניינים דחופים חשובים;
• אל הרביעחשוב לא דחוף;
• רביע Cדחוף לא חשוב;
• רביע Dלא חשוב, לא דחוף.

המהות של חלון אייזנהאואר היא לתת עדיפות לפעילויות. אדם חייב לחלק את כל תוכניותיו לפי משמעות ודחיפות, ולקשר אותן לקטגוריה מסוימת. עכשיו בואו נסתכל מקרוב על המגזרים או הרבעים העיקריים של המטריצה. נסתכל על דוגמה של מטריצת אייזנהאואר קצת יותר במאמר שלנו.

רביע א

זה כולל עניינים דחופים חשובים שלא ניתן לדחות, שכן הדבר עלול להוביל לתוצאות שליליות. במצב אידיאלי, חלוקה נכונה של הזמן, הריבוע הזה צריך להיות ריק. אדם חייב להשלים משימות חשובות בזמן כדי שלא יהפכו דחופות.

רביע ב'

עניינים חשובים לא דחופים נמצאים כאן. אם התוכניות של מגזר זה יבוצעו בזמן, אדם ירוויח מספר עצום של עניינים דחופים יקרי ערך. יישום הדרגתי של תוכניות לפי מידת החשיבות עוזר לעשות סדר בדברים בזמן, ללא תשישות פסיכולוגית ופיזית של הגוף.

רביע ג

משימות דחופות לא חשובות שאינן משמעותיות כרגע, אבל הן צריכות להיעשות כבר עכשיו. אולי היישום שלהם הוא בעל ערך עבור מישהו, אבל עבורך הם רגילים ללא כל ערך.

רביע ד

במגזר הזה, אייזנהאואר כלל משימות לא חשובות ולא דחופות שצריך לעשות, אבל הן לא סופר חשובות או דחופות. מימושם מביא ללא ספק סיפוק לאדם, אך אי ביצועם אינו מאיים על השלכות שליליות.

נסתכל על מגזרים אלה ביתר פירוט, ונתאר דוגמה של מטריצת אייזנהאואר.

מטרות שיטת אייזנהאואר

לשיטת אייזנהאואר מספר מטרות עיקריות.

1. פיתוח ארגון עצמי אנושי. לאחר שראה הכל מתוכנן במשך כמה ימים, אדם נעשה פעיל יותר, מחבר את כל המשאבים שלו כדי להשיג תוצאה, ובכך מארגן את עצמו ללא עזרת אף אחד.
2. חלוקה איכותית של משימות חיי היומיום.לאחר שהרכבתם מטריצה ​​כזו, כל אחד יוכל לראות משימות משמעותיות בפרק זמן מסוים, וינסה להשלים אותן כדי שלא יהיה למהר.
3. כישורי תכנון מוצלחים. טבלה עם תוכניות כתובות בצורה ברורה עוזרת להקצות פרק זמן מסוים לכל משימה ולחשב זמן זה נכון.

על ידי יצירת דוגמה למטריצת אייזנהאואר, נוכל לנתח בצורה מעמיקה יותר את המטרות של טכניקת תכנון זו.

תכונות של הדגשת משימות משמעותיות עם דוגמאות

כפי שכבר גילינו, מטריצת אייזנהאואר מורכבת מארבעה מרכיבים עיקריים, הכוללים את עניינינו לפי מידת המשמעות והדחיפות כרגע. כעת, בעזרת דוגמאות, נוכל להבין אילו עניינים עשויים להיות דחופים, וכיצד לקבוע זאת בעצמנו. דוגמה למטריצת אייזנהאואר תעזור לך להבין היטב את המשימות המשמעותיות והדחופות בחיי היומיום.

רביע א' (עניינים דחופים חשובים)

כפי שציינו, מגזר זה צריך להיות ריק באופן אידיאלי לאדם צריך זמן לעשות דברים יקרי ערך בזמן כדי שהם לא יהפכו דחופים. לדוגמה, נוכל לכלול פעולה לא מתוכננת או פגישה דחופה בעבודה ב"מגזר א'". יש להשלים משימות משמעותיות בזמן, שכן כשהן הופכות לדחוף ובעלות ערך עלולים להיווצר מכשולים פתאומיים לביצוען (הידרדרות חדה במצב הבריאותי, נסיבות כוח עליון שונות). בואו ניקח את המצב של מעבר בחינה. זה חשוב אבל לא דחוף. אם אדם דוחה את ההכנה ליום האחרון, והופך אותה למשימה דחופה, אז פשוט לא יהיה לו פיזית זמן לעשות הכל, הגוף שלו יתיש פיזית ופסיכולוגית.

רביע ב' (עניינים חשובים לא דחופים)

ענייני המגזר הזה יכולים לחכות, אבל אי ביצוע זה יוביל לתוצאות שליליות. משימות חשובות במיוחד מודגשות כדי להשלים אותן בזמן. זה עשוי לכלול משימות הנוגעות לבריאות והתפתחות אישית של האדם. לדוגמה, אם תלך לרופא לייעוץ בזמן, לא יתעורר צורך בניתוח. דוגמה נוספת, אם תלמדו אנגלית בזמן, תוכלו לקבל משרה חדשה בשכר טוב בזמן הקרוב.

רביע S (עניינים דחופים לא חשובים)

מגזר זה מאגד משימות שיש להשלים בנקודת זמן מסוימת, אך אין להן חשיבות מיוחדת עבורך. כדי לקבוע את החשיבות של תוכניות בעצמך, שאל את עצמך את השאלה: "מה יקרה אם לא אבצע את המשימה הזו?" אם לעניין יש השפעה שלילית עליך, אז זה באמת חשוב. דוגמה למשימות במגזר זה יכולה להיות שיחה חסרת חשיבות עם עמית או חבר, או השתתפות בסקר. הדברים האלה רק מסיטים את דעתך מדברים חשובים. לדוגמה, אם אתה עסוק בפרויקט בעל ערך בעבודה, ייתכן שדעתך מוסחת על ידי הוראות אחרות מהממונים עליך, או שיחה מחבר רק כדי לשוחח. אתה בהחלט צריך לשים את המשימות האלה בצד ולהתמקד בדברים חשובים יותר כדי שהן לא יהפכו דחופות.

רביע D (משימות לא חשובות לא דחופות)

אדם יכול ליישם תוכניות אלה בזמנו הפנוי, כאשר אין משימות חשובות שהוקצו. הם מביאים לתחושת סיפוק עם עצמך ומהעבודה שנעשתה. לדוגמה, החלטת לנקות את הספרייה שלך ולשים דברים בארון שלך. זה כולל גם משחקי מחשב ובילוי ברשתות חברתיות. הדברים האלה עוזרים לך להירגע, אבל אתה לא צריך לשים אותם במקום הראשון, ובכך להתעלם ממשימות חשובות.

אייזנהאואר מטריקס: דוגמה

בוא ננסה להשתמש בדוגמה כדי להבין כיצד לזהות עבור עצמך משימות דחופות חשובות באמצעות מטריצת אייזנהאואר. בואו נסתכל על הדוגמה של מטריצת אייזנהאואר.

נניח שיש לך את המשימות הבאות בפעם הראשונה:

• לתקן את השרפרף כך שלא יתנדנד;
• ללכת לרופא השיניים עם כאבי שיניים;
• הכנה לפרויקט העבודה של מחר;
• שיחה מעמית המבקשת ממנו לשלוח דוח;
• פגישה לא מתוכננת עם הבוס;
• לבלות ברשתות חברתיות;
• שליטה בכישורי השפה האנגלית להכשרה מתקדמת.

כעת ננסה לבנות את המשימות הנקובות לפי חשיבותן ודחיפותן. בואו ניצור דוגמה משלנו למטריצת אייזנהאואר.

רביע א' (דחוף חשוב):

• הכנה לפרויקט עבודה;
• פגישה לא מתוכננת עם הבוס.

רביע B (חשוב לא דחוף):

• פנייה לרופא שיניים עם כאב שיניים;
• שליטה בכישורי השפה האנגלית להכשרה מתקדמת.

רביע C (דחוף לא חשוב):

• עמית מתקשר עם בקשה לשלוח דוח.

רביע D (לא חשוב לא דחוף):

• תקן את השרפרף כך שלא יתנדנד;
• לבלות זמן ברשתות חברתיות.

לפיכך, לאחר שהבנת את הערך של המשימות הקרובות שלך, אתה יכול להבין בקלות את חלוקת סדר העדיפויות בנקודת זמן זו. קח את הזמן לעבוד על עצמך, לחשוב מחדש על התוכניות והמאמצים שלך, זה יעזור לך לעשות יותר ממה שאתה חושב.

שעה אחת של שיפור עצמי תלמד אותך יותר מיום אחד של הסברים. © ז'אן ז'אק רוסו

ראוי לציין שטכניקת הקצאת הזמן שתיארנו מיועדת ליעדים קצרי טווח שיש להשיגם בעתיד הקרוב. הוא עוזר למבנה את ענייני היומיום ושימושי מאוד בכל תחומי העבודה והחיים. טכניקה זו יכולה לשמש גם נשיאים וגם תלמידי בית ספר, שכן היא מובנת לכולם וקלה לשימוש.

בזרם אינסופי של דברים לעשות, אתה יכול ללכת לאיבוד, לשכוח משהו או פשוט אין לך זמן לעשות אותו. משימות שלא ממומשות אפוא מצטברות ומכבידות על היום החדש הבא עם הזדמנויות חדשות. ושוב אותה בעיה: לא היה לי זמן, שכחתי, דחיתי את זה למחר.

מצבים כאלה קורים לרוב למי שלא יודע לתכנן, וזה לא מפתיע, כי תהליך התכנון דורש מיומנויות מסוימות של ניהול זמן ותשומת לב מיוחדת.

ישנן טכניקות תכנון רבות המאפשרות לך להפיק את התועלת המקסימלית אם אתה משתמש נכון במשאבי הזמן שלך. הבה ניתן דוגמה לטכניקה היעילה והלא מסובכת ביותר, אשר נקראת "מטריקס של אייזנהאואר"אוֹ "כיכר אייזנהאואר".

- זהו עיקרון התעדוף, המאפשר לך לפתור את המספר הגדול ביותר של משימות במהלך היום.

עיקרון זה הוא אחד הפופולריים ביותר בניהול זמן. הוא משמש בכל העולם: מעובדים רגילים ועד מנהלים של ארגונים גדולים של תאגידים מפורסמים בעולם.

מייסד העיקרון הזה הוא דווייט דייוויד אייזנהאואר (הנשיא ה-34 של ארצות הברית). בהתחשב בלוח הזמנים העמוס שלו, הוא ייעל את לוח הזמנים שלו על ידי שיטתיות של משימות בהתאם לחשיבותן, מה שהוביל ליצירת ציוד משלו, אשר נבדל בפשטותו וייחודו.

מטריצת אייזנהאואר ככלי להגדרת עדיפות

אייזנהאואר חילק את הדברים ל-4 קטגוריות והכניס אותם לטבלה שבה הדגיש בצורה ברורה משבצות שאפשרו לחלק משימות מתוכננות לפי דחיפותן וחשיבותן (א, ב, ג, ד).

לכל ריבוע יש מטרה משלו:

• "א" - דחופים בעלי משמעות מיוחדת;
• "ב" - חשוב, שניתן לעכב;
• "s" - לא בעל חשיבות ראשונה, אלא דחוף;
• "ד" - לא דחוף ולא חשוב.

על ידי תעדוף בדרך זו, אתה יכול ללמוד לנהל זמן, אשר יסייע בהשגת היעדים שלך, יגדיל את הביצועים שלך בביצוע משימות מתוכננות וישפיע על הצלחה בפעילות מסוימת.

כדי לתעדף לפי העיקרון של ד.ד. אייזנהאואר, עליך ללמוד בפירוט את הקטגוריות (הריבועים) בטבלה שלו.

עניינים חשובים ודחופים (קטגוריה א')

הריבוע של קטגוריה זו מכיל משימות מתוכננות שהן המשמעותיות ביותר והדחופות ביותר. על פי העיקרון של אייזנהאואר, הריבוע הזה צריך להיות ריק, פנוי לכניסה יומית חדשה, אשר עבור אדם בעל כישורי ניהול זמן לא ייתן את ההזדמנות להפעיל את הדחיפות של הדברים ולאפשר מצב קריטי במקרה של אי מימוש.

לעתים קרובות קורה שדברים מריבוע "ב" מועברים לריבוע "א" בגלל עצלות אנושית רגילה, וזו אחת הסיבות למילויו. לפעמים זה יכול לקרות לכל אחד, אבל במקרה של זריקת דברים יומיומית מכיכר לכיכר, כדאי לתרגל משמעת עצמית.

על מנת למנוע את הופעתן של משימות שלא הושלמו בריבוע "א", יש צורך לבצע משימות בקטגוריות אחרות בזמן ולהקפיד על רשימת המטלות עבור ריבוע זה. ניתן גם להשתמש בשיטת האצלה (האצלת משימות למישהו), שתאפשר לפתור משימות ולא להשאיר מאחור עבודה לא גמורה.

רשימת מטלות עבור ריבוע "a":

• השפעה שלילית על השגת המטרה;
• בעייתיים שיכולים לגרום לצרות;
• קשור לבריאות.

עניינים חשובים, לא דחופים (קטגוריה ב)

המקרים המבטיחים והעדיפות ביותר נופלים לרוב לקטגוריה זו. אייזנהאואר מקצה להם תפקיד משמעותי, שכן יישומם הוא המפתח להצלחה. הניסיון מלמד שאם אתה מנצל את הזמן בצורה אחראית כשאתה עושה דברים הכלולים בריבוע "ב", אז תוצאות טובות ירגישו את עצמן בקרוב מאוד.

היתרון של הריבוע הזה הוא שיש לך את הזמן הנכון לדברים חשובים, מה שמאפשר לך לפתור בעיות בצורה בונה ומתחשבת, לחשוף את הפוטנציאל שלך במלואו ולחשוב (לנתח) את הפעילויות שלך. אך חשוב לדעת שאסור לגנוז את העניינים הללו, שכן יש סיכון להזיז אותם לכיכר הראשונה, דבר שאינו מקובל על פי עקרון אייזנהאואר.

דוגמאות למקרים ומשימות של ריבוע "ב":

• תכנון פרוייקט;
• שותפות (חיפוש, שיתוף פעולה);
• תוצאות של פרויקטים שהושלמו (הערכה של העבודה שנעשתה);
• לחפש סיכויים לפיתוח.

באשר לחיי היומיום, מומחים ממליצים שהריבוע הזה יכלול עניינים הקשורים לתכנון, לימודים, ספורט, תזונה וכו'.

עניינים דחופים וחסרי חשיבות (קטגוריה ג')

קטגוריה זו כוללת משימות משניות שלא ניתן לעכב. מה שקורה לעיתים קרובות הוא שאדם ממהר להשלים את המשימות הפחות חשובות ובכך מוסחת מהמטרה. מטריקס אייזנהאואר מצריך שימוש מדויק בטכנולוגיה, לכן אסור לעשות טעויות בסיווג משימות.

בעת קביעת סדרי עדיפויות, אין לבלבל בין משימות הקשורות לריבוע "c" עם המשימות של ריבוע "a". הנה דוגמה לבלבול אפשרי:

הבוס נותן פקודה הדורשת ביצוע דחוף, אך פקודה זו אינה קשורה לעבודה. יש להזין משימה זו בריבוע "ג" ולהיחשב כחשובה, אך לא דחופה, מכיוון שאינך יכול לסטות מהמטרות המיועדות לך, ובכך לבזבז את זמנך על משהו שמסיח את הדעת מהעיקר.

דוגמאות למקרים ומשימות של הריבוע "ג":

• אורחים בלתי צפויים שדורשים תשומת לב;
• פגישות דחופות לא מתוכננות;
• להיפטר מצרות שנגרמו מרשלנות שלך.

עניינים לא דחופים וחסרי חשיבות (קטגוריה ד')

אלו הן משימות שמוכנות להמתין למשאב הזמני שלהן כל עוד יש צורך או שאולי יישארו בלתי אפשריות להשלמתן. במקום זאת, הקטגוריה הזו כוללת דברים פשוטים ומעניינים, אבל לא כדאי לתפוס אותם, הם רק מאטים את תהליך העבודה ומרחיקים אותך מהמטרה.

דוגמאות למקרים ומשימות של הריבוע "ד":

• שיחות טלפון ריקות;
• פעילויות בידור;
• כל אירוע שמסיח את הדעת מהעבודה.

על ידי קביעת סדרי עדיפויות לפי העיקרון של מטריצת אייזנהאואר, אתה ללא ספק יכול להצליח לעשות הרבה ולהתקרב למטרה שלך, אבל אל תשכח שעבודה היא המקור העיקרי להצלחה עם ניהול זמן נכון.

מטריקס אייזנהאואר היא תוכנית שימושית למנהלים ומנהלי זמן. קרא עוד במאמר.

אם אתה מנהיג, מנהל, או אפילו עובד פשוט, ייתכן שתצטרך מטריצת אייזנהאואר. זוהי טבלה מיוחדת שעוזרת לכם לתכנן נכון את היום. קרא עוד למטה.

מטריצת זמן, תכנון עסקי ותעדוף אייזנהאואר לפי קריטריונים, אלמנטים: הגדרה מויקיפדיה, מהות, תרגיל, כלים

מטריצת זמן, תכנון משימות ותעדוף אייזנהאואר– טבלה שעוזרת לך לבזבז את זמנך ברווחיות. הרי לפעמים הזמן פשוט נעלם ואין מספיק זמן לעניינים דחופים. מטריצה ​​כזו פועלת לפי קריטריונים, אלמנטים חשובים או לא כל כך חשובים. זה עוזר לאדם לחלק את המשימות שלו בצורה נכונה על מנת להספיק הכל. אין הגדרה למטריצה ​​כזו בוויקיפדיה, אבל יש הסבר מהו ניהול זמן:

מטריצת הזמן, תזמון ותעדוף של אייזנהאואר

המהות של הכלים של תוכנית זו היא שאדם יבין מה העניינים החשובים ויקבע סדר עדיפויות נכון. תרגילים כאלה נראים קשים בהתחלה, אבל אז אדם מתרגל לזה וכבר קשה לו לעבוד בלי המטריצה ​​הזו.

המטריצה ​​נראית כמו ארבעה רביעים. יש לו גם שני צירים:

• ציר דחיפות (אופקי)
• ציר חשיבות (אנכי)

לכל רבע יש רמה שונה של חשיבות ודחיפות. עליך לרשום בהם את המשימות שלך, לחלק אותן לפי חשיבות ודחיפות. זה יוצר מושג ברור מה צריך לעשות קודם. מה שצריך לעשות, אבל אפשר לדחות. ואין צורך לעשות משהו טוב יותר. כל זה פשוט וברור.

אייזנהאואר מטריקס, התוכנית הטובה ביותר למנהל, המשימה העיקרית של היום - תבנית, תמונה: דוגמה להפצה של עניינים חשובים, דחופים, לאיזה רבע עלינו לשים לב הכי הרבה?

כאמור לעיל, מטריצת אייזנהאואר– זוהי השיטה הטובה ביותר לניהול זמן יעיל, המסייעת לביצוע ולהשגת תוצאות מהירות והכרחיות. זה מורכב מ 4 רביעיות, שכל אחת מהן מיועדת על ידי משימות שונות ליום מסוים. תוכנית כזו היא פשוט שאין לה תחליף למנהל. בעזרתו הוא יכול להדגיש את המשימה המרכזית של היום ולהקדיש לה יותר תשומת לב, מבלי לדחות או לשכוח את החשוב. הנה תמונה לדוגמה של מטריצה ​​כזו:

שווה לדעת:הדבר החשוב ביותר בהרכבת מטריצה ​​הוא החלוקה למשימות דחופות וחשובות.

לאיזה רבע כדאי לשים לב הכי הרבה? הנה המאפיין 4 ריבועים:

רביע א' (דחוף וחשוב)

• עניינים דחופים שלא ממומשים שיכולים להוביל להידרדרות הבריאות.
• התעלמות מהמשימות הללו עלולה להוביל לצרות, דיכאון ומשבר.
• אם הדברים מהרבע הזה יידחו למועד מאוחר יותר, אז קיימת אפשרות שאי אפשר יהיה להשיג את היעדים הסופיים.

רביע ב' (לא דחוף וחשוב)

• יש להכניס לרביע זה עניינים חשובים שאינם דורשים השלמה דחופה.
• אם דברים ברביע מסתיימים מהר יותר מאשר ברביע א', זה אומר שהאדם בדרך ליציבות כלכלית ולהצלחה.
• צריך לטפל בדברים כל יום.

רביע C (דחוף ולא חשוב)

• יש לחזות את הופעתם של עניינים דחופים אך חסרי חשיבות.
• בעת עריכת רביע, אין צורך למהר לחלוקת התיקים.

רביע D (לא חשוב או דחוף)

• יש צורך לכלול דברים שמביאים הנאה ונחמה בסיום.
• אל תתעלם מרשימת המטלות, אלא השלם אותן כשהן מגיעות.

הנה תבנית, דוגמה לחלוקת משימות חשובות ודחופות למנהל:

• מקרים מסוג א'. דברים שחייב המנהל לסיים בעצמו במהלך היום.
• מקרים מסוג ב'. זה כולל התפתחות עצמית והכשרת עובדים. למשל, קיום פגישות בתחילת יום העבודה.
• מקרים מסוג C. התיקים מחולקים בין הכפופים. המנהל שולט בביצוע.
• מקרים מסוג D. ההשלמה אינה חובה, אך אם הושלמו המשימות מהרבעון הזה, המנהל והצוות ישמחו להשלים את כל המשימות שנותרו.

טיפים למנהל על עריכת תיקים באמצעות המטריצה אייזנהאואר:

• יש צורך ללמד את הצוות שלך לעבוד על פי המטריצה ​​הזו.
• לבסס בקרה על יישום כל המשימות שהוקצו.
• אל תעמיס על הכפופים לך רשימה גדולה של משימות. עדיף לחלק אותם לאורך כל השבוע.
• משימות חשובות צריכות להיעשות במחצית הראשונה של היום, כאשר הפעילות שולטת.
• כשאתה עושה דברים, אתה צריך לגשת אליהם במלוא הרצינות.
• בעת השלמת משימות, עליך להתמקד בתחום אחד. ריבוי משימות יוביל לחוסר יכולת להצליח.

על מנהלים להשתמש במטריצה ​​במקום עבודתם, שכן זוהי אחת הדרכים הטובות ביותר להגיע לתוצאה הרצויה ולהצלחה.

מטריקס של אייזנהאואר ככלי להגדרת עדיפות לתלמידים: משימות, אקסל

חוסר זמן – מצב זה מוכר לרוב התלמידים. מפגשים, תעודות - אני ממש לא רוצה לעשות את כל זה וסטודנטים פשוט טובעים בדחיינות. אבל מטריצת אייזנהאואר, ככלי לקביעת סדרי עדיפויות, תעזור לך לשלוט בזמן שלך ולא לקבל תשלום. להלן הטיפים והמשימות:

• לרביע הראשון אתה צריך להוסיף דברים שפשוט אי אפשר לדחות. משהו מאוד דחוף. ואם ה"משהו" הזה לא ייעשה, יהיה כישלון מוחלט (גירוש). דוגמאות: הכנה למבחנים, שיעורי בית.
• לרביע השני אתה יכול להוסיף דברים לא מאוד דחופים, אבל בהחלט צריך להיעשות. דוגמאות: הגנה על תזה, חיבור.
• רביע שלישי מוקדש לחלוטין לעניינים לא חשובים אך דחופים. עניינים אלה מוטלים בדרך כלל על ידי קרובי משפחה או חברים. דוגמאות: ללכת למסיבת יום ההולדת של חברים, הורים (קרובים רחוקים), עזרה לחבר בעבודה קטנה.
• הרביע האחרון. כדאי להוסיף לזה דברים שבדרך כלל לא מומלץ לעשות הם רק גוזלים זמן ומפחיתים את הפרודוקטיביות. דוגמאות: צפייה בסרטונים ביוטיוב (פעילות זו יכולה להימשך כל היום ומפריעה ללימודים), משחקי מחשב (גם מבזבזים זמן יקר של תלמיד) ובדיקה מתמדת של רשתות חברתיות.

אתה תמיד צריך לעשות דברים ברביע הדחוף קודם. ואז, דברים מהרבע החשוב, אך לא דחוף. לבסוף, אתה צריך לעשות דברים מהרבעון הדחוף, אך לא חשוב. עדיף לא לעשות דברים מהרבע האחרון בכלל (במיוחד עד שהדברים משני הרבעים הראשונים הושלמו). נוח להפיץ משימות במסמך אקסל, וליצור טבלה רגילה עם ארבעה ריבועים להקלטה.

Eisenhower Matrix: אפליקציה המאפשרת לך לעשות זאת באינטרנט

מטבעה מטריצה אייזנהאוארהוא סוג דו מימדי של ארגונית המאפשרת לדמיין את תהליך התכנון עד כמה שניתן. הוא מבוסס על שני צירים - ציר הדחיפות האופקי וציר החשיבות האנכי, שלכל אחד מהם שתי חלוקות: דחוף, לא דחוף וחשוב, לא חשוב. לפיכך, המקרים מחולקים לארבע קטגוריות (המטריקס מורכבת מארבעה ריבועים). יש לציין שהאיכויות פוחתות לאורך הצירים וכיוון הציר האנכי כלפי מטה.

נוצרה אפליקציה עם אלגוריתמים לתכנון מקרים מטריצות אייזנהאואר. זה מיישם בצורה מושלמת את השיטה לעיל. זמין להורדה מהקישור הזה. תיאור מפורט של הבקשה:

• ריבוע A כחול- חשוב ודחוף. עבודה אידיאלית מרמזת שאין בה ערכים.
• ריבוע B אדום- חשוב, לא דחוף. הוא כולל את תחומי הפעילות המבטיחים ביותר. כדי להשיג את המקסימום, עניינים אלה נמצאים בראש סדר העדיפויות.
• ריבוע C ירוק- לא חשוב ודחוף. זה כולל מגוון של שגרות שמסיחות את הדעת מהמטרה המיועדת. במידת האפשר, יש להאציל עניינים אלה לעובדים אחרים.
• ריבוע D צהוב- לא דחוף ולא חשוב. זה מכיל דברים מאוד נעימים, אבל לא מביאים לתוצאות מוחשיות.

הורד את האפליקציה שמאפשרת לתכנן דברים באינטרנט - בנוחות ובפשטות.

אייזנהאואר מטריקסהוא כלי לניהול זמן שהוא מאוד פופולרי בעולם המודרני ומשמש אנשים רבים. מי ייסד את המטריצה? היוצר שלו הוא דווייט דיוויד אייזנהאואר. האיש הזה עצמו היה ענייני ודי עסוק. לכן הוא ייעל את לוח הזמנים שלו, את כל ענייניו. המהות של מנגנון זה היא חלוקה חכמה של המשימות שלך לפי הצורך, ולצמצם זמן לפעילויות מיותרות לחלוטין. כדי להבין טוב יותר את מהות המטריצה, אתה צריך לדמיין ארבעה ריבועים. ציר החשיבות יהיה אנכי, וציר הדחיפות יהיה באופן טבעי אופקי.

שיטת אייזנהאואר מטריקסעוזר לך לסווג את המשימות שלך לפי חשיבות ולהשלים אותן בדחיפות או, להיפך, להירגע ולהסיח את דעתך משיחות. להלן מידע שימושי נוסף על מטריצה ​​זו, אשר יהיה שימושי עבור מנהלי זמן:

• בִּדְבַר ריבוע A, אז דברים ממנו צריכים להיעשות תחילה.
• לא ניתן להתעלם מריבוע B. הוא מכיל עניינים חשובים ומבטיחים. בדרך כלל כיכר זו תופסת עמדה מיוחדת בחיי היומיום. הודות ל ריבוע B,אנשים מגיעים להצלחה ומטפסים בסולם הקריירה. ככלל, החיים נעים לטובה בעזרת הריבוע הזה. אבל אם אתה לא עושה דברים בזמן ריבוע B, אתה יכול להיכנס בקלות ריבוע A.
• הדבר העיקרי שיש לזכור הוא שלא רצוי לבלבל בין דברים מריבוע A עם ריבוע C. ריבוע זה כולל בדרך כלל משא ומתן, פגישות וימי הולדת.

ריבוע Dאין לו משמעות רבה לחייו של אדם, שכן הפעילויות בו אינן מביאות תועלת או הכנסה.

מה ההבדל בין הרביע של Covey למטריצת אייזנהאואר?

רבע קובי, בנוסף ל מטריצת אייזנהאואר– אלו טבלאות לחלוקת משימות וחשיבה בזמן אישי. אבל עדיין יש ביניהם הבדלים:

• ה-Covey Quadrant נראה כמו שולחן עם ארבע חטיבות.
• לכל חטיבה יש שם משלה.

להלן שמות המקטעים בטבלת הרבעים:

• "רבע הצורך"
• "רבע איכות"
• "רבע של דחיפות מדומה"
• "רבביע זמן מבוזבז"

לריבוע הראשון מתווספות משימות דחופות וחשובות שצריך להשלים בכל מקרה. השני מוסיף דברים לא חשובים שאתה לא צריך לעשות

IN מטריצת אייזנהאוארמצב דומה, אבל המראה של השולחן שונה במקצת:

• "עניינים דחופים"
• "לא עניינים דחופים"

במטריצה ​​כתובת חשיבות המחלקות בצד שמאל של הטבלה. הבלוקים העליונים הם "חשובים". והתחתונים "לא חשובים", ממש כמו ברביע קובי. במטריצה, בניגוד לתוכנית הקודמת, אין תוויות טבלה. ספרות רומיות בלבד.

אין הבדלים בין הטבלאות הללו לזמן המבנה. רק מעטים, ורק בתכונות חיצוניות. מה רביע Covey, שהוא מטריצת אייזנהאואר- להשיג את אותה מטרה, באותן דרכים. כדי לחלק זמן, ניתן להשתמש גם במטריצה ​​וגם ברביע - לא יהיה הבדל בשימוש.

יתרונות וחסרונות של מטריצת אייזנהאואר: בסיסי, קצר

אנשים מבלים הרבה מזמנם בפתרון בעיות של אחרים ולעתים קרובות אין להם זמן לפתור את הבעיות שלהם. וקבלת כל החלטה קשורה קשר בל יינתק עם רגשות. מַטרִיצָה אייזנהאוארעוזר לא רק להתמודד עם עניינים יומיומיים, אלא גם להפחית מתח רגשי. כמו כל טכניקת ניהול זמן אישית אחרת, למטריקס של אייזנהאואר יש יתרונות וחסרונות.

להלן היתרונות העיקריים בקצרה:

• קל לשימוש, כל המשימות מחולקות בהתאם 4 קבוצות, ואז מתקבלת החלטה עליהם.
• צמצום מספר המשימות הלא חשובות. אפשר לזהות מראש דברים שאסור לעשות בכלל.
• עזרה בתכנון משימות חשובות ומורכבות, תעדוף אותן תחילה.
• אופטימיזציה של עלויות זמן. אתה יכול לעשות הכל בזמן.

מינוסים:

• מתאים רק לתכנון לטווח בינוני וקצר, לפתרון בעיות עכשוויות. אתה לא יכול לעשות איתה תוכניות ארוכות טווח.
• אין צורך במטריצה ​​אם יש מעט משימות יומיות.
• יש צורך בהכשרה כדי לקבוע בצורה נכונה אילו משימות חשובות ודחופות ואילו לא, מה לעשות קודם, ואילו ניתן לדחות ל"מחר".
• קל לעשות בחירה שגויה ללא הכנה.

למרות החסרונות הקטנים הללו, שעם הניסיון יהיו בדרך כלל מינימליים, המטריצה ​​עוזרת לך להתמודד עם העניינים ולעשות את העבודה בצורה מושלמת.

אייזנהאואר מטריקס לעקרות בית: רשימת מטלות

כאשר עקרת בית צריכה לחלק בצורה ברורה ונכונה את הזמן הפנוי שלה, אז אתה יכול גם להשתמש במטריצה אייזנהאואר. אתה לומד לבחור משימות עדיפות ולהתמודד בהצלחה עם הבעיות שלך. לאחר הקצאת זמנך כך, אתה מקבל איכות ופרודוקטיביות. אם אתה עדיין לא יודע איך לבחור נכון משימות עדיפות ומשניות, המטריצה ​​הזו תעזור לך:

• תעסוקה מתמדת, דיכאון ובעיות לעתים קרובות מביכים אותנו.
• אנחנו לא יודעים איזו החלטה תהיה נכונה, ולכן הטבלה תאפשר לנו להפשט את עצמנו במהירות ולהרגיש את ההבדל בין עניינים חשובים ופחות חשובים.
• המטריצה ​​אידיאלית לשימוש בעניינים דחופים וחשובים.
• עכשיו אתה יכול לסנן כראוי את האפשרויות ולעשות את הדברים הדרושים ברחבי הבית.
• ברגע שכל המשימות מחולקות למשימות חשובות ודחופות, תהליך חלוקת זמן עבודה ופנוי מפושט.

באמצעות התבנית שלעיל, הפזר את המשימות שלך ותכנן את הזמן שלך בהצלחה. מטריצה ​​היא דרך אידיאלית להעריך ולחלק את עומס העבודה שלך. עכשיו לא תרגיש עצבני כשתצטרך לקבל החלטה חשובה או מאיפה להתחיל.

הפירמידה של פרנקלין: השגת המטרות שלך, בניגוד למטריקס של אייזנהאואר

אחת הטכניקות הוותיקות, הפופולריות והיעילות ביותר לניהול זמן היא הפירמידה, על שם הפוליטיקאי האמריקאי בנג'מין פרנקלין. המהות שלו טמונה בפירוק המשימה העיקרית למספר משימות קטנות, אשר בתורן מחולקות לתת-משימות.

הבדלים עיקריים הפירמידות של פרנקלין ממטריצת אייזנהאוארעם השגת היעדים שנקבעו:

• מכוון לתכנון לא רק את הזמן שלך, אלא גם את התעסוקה שלך, שתעזור לך להשיג את המטרה העיקרית שלך.
• הוא משמש לתכנון ארוך טווח, במקום לפתרון בעיות דחופות. יש לעקוב אחריו לאורך כל חייך.

כולל 6 שלבים, המייצג תוכנית פעולה מוכנה:

1. ערכי חיים עיקריים– הצעד החזק ביותר, הבסיס. ערכים קובעים תוכניות ומנחים אדם לקראת חלום.
2. יעד גלובלי- מטרה שאדם רוצה להשיג בחייו הקשורה למקצוע, הצלחה או עושר.
3. תוכנית כללית– כאן חשוב להדגיש צעדים קטנים לקראת השגת המטרה, והמשמעותיים שבהם.
4. תוכניות ארוכות טווח ל-1, 3 ו-5 שנים. כאן יש צורך לקבוע מועדים מדויקים.
5. תוכנית לטווח קצר לחודש, שבוע- זהו לוח זמנים מדויק שיש לעמוד בו. דורש ניתוח מעמיק.
6. תכנן את היום– החלק העליון של הפירמידה, הדברים שצריך לעשות כדי להתקרב צעד אחד לחלום שלך.

מה בדיוק לבחור לענייני תכנון נתון לבחירתו של כל אדם בנפרד. אבל בכל מקרה, טבלאות כאלה יעזרו לך לתכנן את היום, השבוע או אפילו השנים שלך. בהצלחה!

וידאו: אייזנהאואר מטריקס: ניהול זמן לנשים

קרא את המאמרים

מהי מטריקס אייזנהאואר של דווייט דיוויד? כיצד תכנן הנשיא ה-34 של ארצות הברית את זמנו? איזה עיקרון ארגוני איפשר לך להתמודד עם מספר עצום של מקרים? אני אספר לך על כל זה עכשיו.

ניהול זמן מבוסס על עקרון התכנון. והעיקר בתכנון הוא קביעת סדרי עדיפויות – באילו דברים כדאי להתחיל קודם, ואילו כדאי לסיים אחר כך.

טכניקה פשוטה מאוד ויעילה להפליא שימשה את הנשיא ה-34 של ארצות הברית, מאוחר יותר היא נקראה על שמו - עקרון אייזנהאואר דווייט דייוויד. כולם מבינים שלנשיא יש הרבה מה לעשות וגורלם של מיליוני אנשים תלוי בתכנון נכון של זמנו של אדם אחד.

מה עשה הנשיא אייזנהאואר?

זה איך - הוא חילק את כל המשימות לחשובות ודחופות.כדי להבין טוב יותר את השיטה, בואו נצייר את מטריצת אייזנהאואר דוויט דייוויד על ידי חלוקת הריבוע ל-4 חלקים שווים. כתוצאה מכך, נקבל 4 ריבועים. כעת נחתום על כל אחד מהם בשמות הבאים: חשוב, לא חשוב, דחוף, לא דחוף.

המהות של עקרון אייזנהאואר היא שכאשר קובעים סדרי עדיפויות, עליך להשלים תחילה את כל המשימות החשובות והדחופות. ואז חשוב ולא דחוף. הבא, דחופים לא חשובים. ואם יש זמן, אז האחרונים לא חשובים ולא דחופים.

בשביל מה?

מה נותן היישום של עקרון אייזנהאואר? למה לצייר מטריצה? למה אתה לא יכול לעשות הכל בלי בעיות?

כנראה שכולם התמודדו עם חוסר זמן - כשאתה רוצה לעשות את כל מה שתכננת, אבל זה לא מסתדר, כל יום מביא לך הפתעות ואתה צריך להתאים את התוכניות שלך, לוותר על מנוחה מתוכננת, הזדמנויות עבודה חדשות וכו'.

אי אפשר לחזות את הבלתי מתוכנן, מה שאומר שבין אם נרצה או לא, יש לבטל כמה תוכניות. אבל... מה אם נעשה קודם את המשימות העיקריות, ואת הפחות חשובות נשאיר לאחר מכן. על אילו מהם לא יהיה כל כך חבל לוותר? לדוגמה, בואו נבלה זמן עם המשפחה במקום להיפגש עם לקוח שסביר להניח שלא יסכים לשתף פעולה.

זו התשובה לשאלה: "למה למיין דברים". אנחנו פשוט עושים את העיקר, שמים בצד את הלא חשוב והופכים למצליחים ופרודוקטיביים יותר בחיים. אחרי הכל, דחוף לא אומר חשוב ולהיפך.

ריבוע 1: חשוב ודחוף

זה כולל עניינים דחופים, אי השלמה שעלולה להוביל לתוצאות שליליות. אנחנו מתחילים את כל המשימות מהסעיף הזה כי אלו המשימות המשמעותיות ביותר עבורנו, וגם דחופות. סעיף זה כולל: "מבצע חירום", "פגישות לא מתוכננות", "מועד אחרון להגשת הפרויקט".

העיקר שהריבוע הזה צריך להיות ריק באופן אידיאלי מכיוון שרוב המשימות החשובות אינן דחופות בהתחלה ועם תכנון נכון ניתן לבצע אותן לפני שהן הופכות דחופות. כל המשימות בריבוע זה מופיעות משתי סיבות:

- תלוי בנו (סיבות פנימיות), על מה אנחנו יכולים להשפיע וזה הנתח הגדול ביותר ברוב המקרים. לדוגמה: חוסר מקצועיות, מוטיבציה, כוח וכו'. באופן כללי, אנחנו יכולים להסיר את הסיבה הזו בעצמנו;

- מעבר לשליטתנו (סיבות חיצוניות): כאשר איננו יכולים להשפיע עליהם, למשל, כוח עליון, כאב פתאומי, בקשה דחופה לעזרה וכו'. באופן אידיאלי, בתכנון נכון, רק הסיבות הללו צריכות ליפול לרחבה החשובה והדחופה.

בנוסף, כולנו מבינים שלא תמיד ניתן להקצות כמה זמן שצריך לעניינים דחופים. דוגמה מהחיים היא מעבר בחינות אם תתכוננו ביום האחרון, יכול להיות שפשוט אין מספיק זמן להתכונן פיזית. בנוסף, עבודה במצב חירום מתישה ומחמירה את מצבך הנפשי והפיזי. לכן, יש להשלים את כל המשימות החשובות לפני שהן הופכות דחופות, כלומר העבודה עם הריבוע חשובה ולא דחופה.

2 ריבוע: חשוב ולא דחוף

ביצוע סדיר של כל המשימות מהריבוע הזה הוא אינדיקטור להצלחה ולפרודוקטיביות שלך. הריבוע הזה כולל דברים שיכולים לחכות, אבל אי ביצועם יביא לתוצאות שליליות חמורות.

משימה חשובה שונה ממשימה לא חשובה בכך שההשלכות של אי השלמתה שונות.. ככל שהמשימה חשובה יותר, כך גדלות ההשלכות השליליות של אי השלמתה. לכן, אנו נותנים עדיפות לביצוע משימות חשובות תחילה ורק אחר כך דחופות.

באופן אידיאלי, כל המשימות החשובות, דחופות וגם לא דחופות, צריכות להסתיים במלואן. בין המקרים בתחום זה ניתן לציין: משימות להתפתחות אישית, טיפול רפואי, למשל: התייעצות עם רופא בזמן ומניעת מחלות, שליטה בכישורי שפה בסיסיים בשפה האנגלית לצורך קידום בעבודה וכד'. חוק, אלו הן משימות מפתח שיכולות לעשות הבדל גדול בחייך..

כולנו מבינים שברוב המקרים אי אפשר לנהל את כל מה שמתוכנן. ולו רק בגלל שנוצרות נסיבות בלתי צפויות שעושות התאמות רציניות לתוכניות. בהתחשב בעובדה זו, עדיף לבצע משימות חשובות שהחיים שלך תלויים בהן מאוד מאשר משימות לא חשובות. זו הסיבה שכל כך חשוב למיין משימות לפי כלל אייזנהאואר.

כשאנחנו מחלקים נכון את המשימות ומתחילים לעבוד עם החשובות שבהן, יש פחות עבודות עומס, כלומר, אנחנו מצליחים לבצע דברים לפני שהם הופכים דחוף. וזה מאוד חשוב, כי כשלא תמיד יש מספיק זמן לעניינים דחופים, הם יוצאים לא גמורים ואנחנו שמים את העצבים במבחן, מנסים לעמוד בדדליין. יחד עם זאת, כאשר עובדים באופן קבוע עם ריבוע, חשוב ולא דחוף שתוכלו להקדיש לכל משימה בדיוק את הזמן שהיא דורשת, כתוצאה מכך יפחת מספר עבודות העומס ומצבי הלחץ, איכות העבודה תעלה. באנלוגיה מהחיים הרגילים, עדיף למנוע מחלה בזמן מאשר להתחיל בה ולסבול מכאבים עזים והשלכות חמורות בעתיד.

3 ריבוע: לא משנה, דחוף

דחוף לא אומר חשוב; עדיף לא לעשות הרבה דברים דחופים אם הם גורמים לך לפספס דברים חשובים. כדי להבין נכון איזו משימה חשובה יותר, פשוט שאל את השאלה: "מה יקרה אם זה לא ייעשה." אם ההשלכות השליליות הן מינימליות, אז העניין אינו חשוב ויש להתחיל לאחר השלמת משימות משמעותיות יותר אם לא יושלם, יהיו השלכות שליליות חמורות יותר. משימות לא חשובות כוללות את הדברים הבאים: עמית התקשר וביקש עזרה במשימה לא חשובה, מוצעת לך השתתפות ברשתות חברתיות. סקר או סתם מכר נכנס לשוחח על החיים.

מינוס עניינים דחופיםזה שהם מפריעים לעבוד ביעילות, כי אתה:

נאלץ להיות מופרע ממשימות חשובות;

על רקע הדחיפות, אתה מתחיל לדאוג, והרגשות מונעים ממך לקבל את ההחלטות הנכונות.

כך למשל, אתם עובדים על פרויקט גדול בו תלויים צמיחת הקריירה שלכם והכנסות החברה, ובאותו רגע מתקשרים אליכם הקולגות ומבקשים מכם להתקשר בדחיפות, להדפיס, לשלוח מסמך בדואר וכו'. צריך לעזור לעמיתים שלך, אבל לכל דבר יש את הזמן שלו. דברים חשובים צריכים להיעשות קודם, ודברים לא חשובים אחר כך, גם אם הם דחופים. פשוט אמור לעמיתיך שאתה עסוק עכשיו, וכשתסיים לעבוד על עניין חשוב, התקשר אליהם בחזרה.

אם תנסו לעמוד בקצב של כל העניינים הדחופים, אז החיים יכולים להפוך ללחץ זמן מתמיד, ובגלל המהומה תדאגו יותר ותוכלו להקדיש פחות זמן למשימות חשובות שמשפיעות רבות על חייכם.

4 ריבוע לא חשוב ולא דחוף

זוהי רשימת המטלות האחרונה שבה כדאי להתחיל, כי היא כוללת את המשימות המיותרות ביותר.

אבל גם את הדברים הכי מיותרים אפשר לחלק לשני חלקים:

1. דברים קטנים בחיים, לדברים כאלה עדיין יש ערך, אבל רק אם השלמת את כל שאר המשימות החשובות יותר מ-3 המשבצות. מה הערך? למשל, פירוק סתימה בקומת הביניים נראה דבר קטן, אבל זה נחמד, או להחליף ברז דולף במטבח, לחזק את השולחן כדי שלא יתנדנד. באופן כללי, משימה מהסוג הזה יוצרת את הנוחות שלך ומשפרת את מצב הרוח שלך, אז כדאי לנסות להגיע לריבוע 4 כדי לחיות בצורה הרמונית ומלאה יותר.

אבל אם תתמודדו עם הדברים הקטנים האלה לפני שהמשימות החשובות יותר מ-3 המשבצות האחרונות מבוצעות, אז זה לא יביא סיפוק ראוי.

2. שיעורי שטויות. משחקי מחשב, חברתיים רשתות, צפייה בטלוויזיה, אלכוהול - כל זה רק גוזל זמן יקר. רבים יגידו, אבל זה עוזר להירגע, לא? כן, ללא ספק, כל פעילות שטות מרגיעה, אבל לא כמו מנוחה בריאה. מחשב או טלוויזיה אינם יכולים להעביר רגשות כה חזקים, תחושות מישוש, ריחות ותחושות אחרות כמו בחיים האמיתיים. מכיוון שהמחשב והטלוויזיה משתמשים בפחות חושים, קצב ההתאוששות, כלומר המנוחה, מופחת. אלכוהול הוא גם דרך לא יעילה להירגע, כי בנוסף להשפעה השלילית על הבריאות, לאחר מנוחה כזו, במרכאות, תרגישו עייפות, כאבי ראש וצרות אחרות.

באופן כללי, כל ההרגלים הרעים הם בזבוז זמן ויש לנטוש אותם לחלוטין, אבל זה מקרה אידיאלי. במציאות, לכל אדם יהיו הרגלים רעים, כי להילחם בהם לוקח זמן, אז אנחנו שמים את כל השטויות האלה כמו משחקי מחשב, טלוויזיה, אלכוהול וכו' בריבוע הלא חשוב והלא דחוף ממש בתחתית רשימת המטלות.

תרגול של שימוש במטריצת אייזנהאואר מאת דווייט דיוויד

בואו נצייר 4 ריבועים של אייזנהאואר, נסמן כל ריבוע באותיות:

א.חשוב ודחוף (אדום);

ב.חשוב ולא דחוף (ירוק);

IN.לא חשוב ודחוף (כחול);

G.לא חשוב ולא דחוף (לבן).

אנו מתחילים להשלים את כל המשימות בסדר אלפביתי, כלומר תחילה המשימות של נקודה "A", לאחר מכן "B", "C" ובסוף "D". עד שלא נשלים את המשימות של ריבוע "A", לא נמשיך ל-"B". לאחר מכן, עד שנעשה את נקודה "B", אנו לא מתחילים משימות מ-"C" וכו'. באופן כללי, אנו עובדים ברצף צעד אחר צעד, מבלי לשנות את הסדר.

עכשיו בואו נהיה מעשיים, נניח שיש לנו את הרשימה הבאה של מקרים נכנסים:

כעת נמיין את רשימת המשימות הנכנסות ונשים ליד כל פריט את האות של הריבוע שאליו ניתן לייחס משימה זו.

עכשיו אתה יודע מאיפה להתחיל כדי לבצע את הדברים החשובים ביותר. פשוט עשה דברים מהריבוע "A" תחילה, ואז "B", ואז "C" ו- "D", אם יש זמן.

חשוב להעריך את מידת החשיבות לא במוח, אלא על פיסת נייר, כי כשיש יותר מ-7+-2 דברים לעשות, ייתכן שהסדר העדיפויות יהיה שגוי, שכן המוח שלנו לא מיועד לפעולות כאלה במחשבה. אנחנו יכולים לאחסן בערך 7+-2 דברים בזיכרון, השאר נשכח. משימות הכתובות על פיסת נייר הן הרבה יותר קלות ומהירות, והכי חשוב, ניתן למיין אותן בצורה מדויקת יותר, אז אל תבזבזו זמן על הערות.

ניתן גם לשכתב את הרשימה בריבועים לצורך הבהירות, במיוחד ברגע שמתחילים להשתמש בשיטת אייזנהאואר, אך אין בכך צורך.

כפי שכבר הבנתם, מהות העבודה עם עקרון אייזנהאואר: חלוקת משימות וריכוז בשני המשבצות הראשונות.

עבודה על פי עיקרון אייזנהאואר תעזור לצמצם את מספר עבודות העומס בעבודה ותהפוך להישגי יותר.

נ.ב.אם יש לך קשיים או שאלות לגבי המאמר שקראת, וכן לגבי הנושאים: פסיכולוגיה (הרגלים רעים, חוויות וכו'), מכירות, עסקים, ניהול זמן וכו' שאל אותם אלי, אנסה לעזור. ניתן גם להתייעץ בסקייפ.

P.P.S.אתה יכול גם לקחת את ההדרכה המקוונת "כיצד לקבל שעה אחת של זמן נוסף." כתבו תגובות ותוספות שלכם ;)

הירשמו במייל הוסף את עצמך