מערכת GTD של דיוויד אלן להגברת הפרודוקטיביות. שימוש במערכת אחסון מידע התייחסות למערכת GTD של דיוויד אלן

הפרדוקס המס לעתים קרובות מדי אנחנו שוכחים אפילו מידע פשוט - למשל, לקנות משהו בחנות או היכן שמנו את המפתחות. האם אתה מכיר את זה? ובכן, אתה לא לבד. ואם אנחנו שוכחים אפילו דברים פשוטים כאלה, אז מה אנחנו יכולים לומר על השלמת משימות ותפוקה אישית גבוהה.

ב-Goalton.com, בתחום העבודה שלנו, אנו מייחסים ערך גבוה לכל שיטה להגברת הפרודוקטיביות האישית והצוותית. זה הפך לנורמה עבורנו כל הזמן לחפש ולבדוק הן את השיטות החדשות ביותר בתחום זה, והן את הישנות המקודמות למדי. והיום אנחנו רוצים לדבר על הניואנסים, היתרונות והחסרונות שחווינו בעצמנו באמצעות גישת GTD. כרגיל, המומחים שלנו עשו עבורכם את הסחיטה המרוכזת ביותר, כך שעד סוף המאמר אתם די בקיאים בנושא הזה ותוכלו להתייעל לפחות מעט.

רעיון מרכזי

לכן, המהות של שיטת GTD מבוססת על ההנחה הבסיסית שקשה לאדם להשיג את מטרותיו אם ראשו עסוק בזרימת המידע הנכנס. יש כל כך הרבה מחשבות, משימות ופשוט הסחות דעת חיצוניות בחיינו שזה יכול להיות קשה מאוד להתרכז בדבר העיקרי. לכן, דיוויד אלן הציע לא לשמור כמות גדולה של מידע בראש, אלא לשחרר את המוח לעבודה ישירה ולנסות להעביר את כל המידע למדיום חיצוני, לאחר שבנה אותו בעבר בצורה מסוימת.

השפעת זרימת המידע הנכנס לפי ד' אלן

צוות המתודולוגים של Goalton.com סבור שדרך הסתכלות זו על ארגון העבודה מוצדקת. לאנשים מצליחים לרשום את רשימת המחשבות והפעולות שלךהיא עובדה שאין עליה עוררין, וזו הסיבה שהמחברת והיומן הפכו מזמן לסמלים של אנשי עסקים מצליחים. הדבר הראשון שאתה צריך לעשות כדי לעשות יותר הוא לפרוק את הראש. פשוט העבר את נחיל הדבורים של המשימות מהראש שלך לכל מדיה חיצונית.

העשור האחרון העניק לנו סבב חדש של פיתוח מחשבים – הם הפכו סוף סוף לאישיים, קלים, מיניאטוריים באמת וניתן לקבל גישה לרשת העולמית או לשירותי הענן כמעט מכל מקום בעולם. התוכנה הידידותית למשתמש הופכת את הקלטת הפרויקטים והמשימות שלך לפשוטה חזותית, בין אם אתה מעדיף להשתמש במפות חשיבה או ליצור רשימות מטלות.

כדי לשחרר את הראש ולכתוב דברים, פשוט התקן לעצמך מנהל משימות נוח או השתמש בשירות ענן, כגון Goalton, Remember the milk, Asana או Todoist.

אנו מסכימים לחלוטין עם המחבר של GTD שאדם השואף לפרודוקטיביות אישית גבוהה צריך לקחת שליטה מלאה על ניהול זרימת העבודה. תהליך זה מורכב ממספר פעולות עוקבות - איסוף ועיבוד נתונים, ארגון נוח של המידע שנאסף על פרויקטים, יכולת לבצע סקירות תקופתיות ולקבל החלטות על הצורך בפעולות מסוימות. מעט מאוחר יותר נחזור לתהליך זה, אך לעת עתה נמחיש אותו בתרשים ויזואלי.

תרגול תכנון

אחרי שאתה פורק את כל מה שהצטבר בו מהראש שלך, אתה צריך למיין אותו לערימות. לכן, ההנחה השנייה של אלן לתכנון הזמן שלך מבוססת על מה שנקרא מודל שש רמות של סקירת עבודתך. למעשה, מחבר ה-GTD אומר שאדם צריך להיות מסוגל להסתכל על ענייניו ממעוף הציפור. לשם כך, הוא מציע להבחין ב-6 רמות של פרספקטיבה של מבט:

• אקטואליה
• פרויקטים נוכחיים
• מגוון תפקידים
• 1-2 שנים הבאות
• פרספקטיבה של חמש שנים
• החיים שלך בכללותם

מתודולוגיית GTD ממליצה לסקור כל רמה בתדירות נתונה על מנת לתעדף טוב יותר את המשימות שלך. ולמרות שאנו רואים בגישה זו מעט מפושטת, אנו עדיין מסכימים עם האמירה הזו. אולי ההמלצה החשובה ביותר של המתודולוגים של Goalton.com בהקשר זה היא זו הפוך את הרשימה הזו על פיה והתחיל לתכנן את העניינים שלך במדויק עם הצבת יעדים לחייםבדרך כלל. זה קשה? ואיך! אבל בדיוק הצהרה כזו של השאלה היא שנותנת לך דחיפה לשינוי קיצוני בווקטור של ההתפתחות שלך. אחרי הכל, אם כל יום אתה עושה את אותו הדבר בעקשנות, אז למה התוצאה שלך צריכה להשתנות?

קצת על מטרות

תסתכל על עצמך ונסה לענות בכנות על כמה שאלות - האם אתה מרוצה מהחיים שלך? האם האיכות שלו מספיק גבוהה? האם אתה מתעייף עד סוף יום העבודה או להיפך, ניזונים מאנרגיה נוספת? האם תרצה לעשות את אותו הדבר בעוד 10 שנים? איך נראים חייו של אדם אידיאלי בעיניך?

אין ספק שזו תפיסה פילוסופית יותר של חייכם והיא מצריכה גישה בריאה וללא פניות, אבל אלו החיים שלכם וכדי לחוות שמחה בסוף הדרך, אתם בהחלט צריכים להציב לעצמכם את ההנחיות הנכונות. בהנחיות כאלה, אנו מתכוונים להגדרה של מאפיינים ספציפיים שצריכים להיות לך. ליתר דיוק, לא רק "אתה", אלא "הכי טוב שאתה". ברגע שאתה מבין הרעיון של "טוב יותר את עצמך", מיד תבינו שלא תוכלו להשתפר ללא פעולות מיוחדות.

תוויות והקשרים בפועל

אבל בחזרה לרעיונות של דיוויד אלן. האם האמור לעיל נראה כמו GTD? לצערי, רק חלקית. אנו מאמינים שהמתודולוגיה של 'קבלת דברים' היא די תגובתית, בעוד שגישת התכנון שאנו מציעים נחשבת בצורה נכונה יותר לפרואקטיבית. מה ההבדל?

העובדה היא שהגישה התגובתית, כפי ששמה מרמז, היא תגובה לאירועים מסוימים. בפרט, שיטת GTD מקדמת באופן אקטיבי מאוד את השימוש במה שנקרא "הקשרים", כלומר התנאים שבהם אתה מבצע פעולות מסוימות. ישנם סוגים רבים של תוכנות בעולם הסובלות מעומס יתר בהקשר.

מהו הקשר? אלו כמה תוויות שבעזרתן אתה מסמן משימות מסוימות. למעשה, אנחנו מדברים על שיטה של ​​קיבוץ משימות על בסיס נתון. בוא נסביר בעזרת דוגמה פשוטה - אתה מסמן כמה משימות בתווית (ההקשר) "ג'ון" וכשאתה פוגש את ג'ון, אתה דנה איתו במשימות הללו. זה נראה מאוד נוח, כי עכשיו אתה בהחלט לא תשכח לשאול אותו אף אחת מהשאלות שלך. באופן דומה, אתה יכול לתייג משימות בהקשר של מיקום גיאוגרפי, כגון "מטה" ולהתמודד עם משימות מסוימות כאשר אתה מוצא את עצמך במקום שנקרא "משרד מרכזי".

דוגמה ליישום של מתודולוגיית GTD ב-Goalton.com

אתה יכול גם ליצור קיבוץ נפרד של מקרים בהתאם לאפשרויות הזמינות כמות זמן פנוי. לדוגמה, בצילום המסך למעלה, אתה יכול לראות רשימות מטלות בחלוקה לפי משך הזמן שלהן:

• עסק ל-5 דקות
• עסק לחצי שעה
• עסק למשך שעה
• עסק ל-3 שעות

עכשיו, אם יש לך חצי שעה של זמן פנוי, אז לפי שיטת GTD, אתה רק צריך להסתכל על הסעיף המקביל "חצי שעה" ולבחור משם דבר אחד שתיקח על עצמך. לדוגמה, אתה יכול לבדוק את השקופיות במצגת שלך.

באופן כללי, השיטה של ​​ד' אלן פשוטה ביותר ולכן יש לה אלפי מעריצים בכל פינות העולם. ראשית, אתה שם את כל המקרים בתיבת הדואר הנכנס (INBOX), ולאחר מכן מפיץ מדי פעם את המקרים האלה לפי הקשרי מיקום, או הקשרים של אנשים, או זמינות זמן. בתיקיות נפרדות, אתה שם רק חומרי עזר או קישורים שימושיים שנתקלים בך. בעתיד, תמיד תוכל לחזור אליהם כדי להחליט אם צריך לעשות איתם משהו. אם הקצית משימה לעמית, פשוט העבר אותה לתיקיה "מואצלה".

כפי שאתה יכול לראות, יישום שיטת GTD באמצעות, למשל, Goalton.com הוא קל להפליא! ובהתחשב בעובדה שלמערכת יש מספר ספריות, כמו פנקס הכתובות של אנשי הקשר שלך ולוח שנה מובנה, זה הופך להיות מאוד קל ונוח לנהל את העניינים שלך.

בואו נדבר על החסרונות של GTD

השיטה המוצעת קלה ליישום ובאמת נותנת תוצאות מצוינות מהיום הראשון לשימוש בה. אבל בואו נבקר אותו מעט כדי להיות אובייקטיביים ולהגיע ליעילות רבה יותר בעבודה.

אז, אם אתה אדם מאוד מאורגן שהכל נופל לו מהידיים, אין לך זמן לכלום ותמיד שוכח לעשות משהו חשוב, אז השיטה בהחלט תהיה טובה. הוא באמת יעשה לך סדר בעניינים והתוצאות יהיו נראות די בקרוב. אבל זכרו שזו שיטה תגובתית, כלומר אתם מגיבים לאירועים חיצוניים.

בְּ יזוםבשיטות שצוות Goalton.com מקפיד עליהן, המקום המרכזי ניתן לא להקשר, אלא למטרות שלך (Eng. Goal - goal), ללא קשר אם מטרות אלו הן אישיות או עבודה. במילים אחרות, אנו מאמינים שאם זיהיתם איזושהי מטרה חשובה והקבעת לה בעדיפות גבוהה יותר, אז כדאי לקחת משימות מהרשימה ולהשלים אותן, ללא קשר לתנאים חיצוניים מתאימים, אך החל מהעדיפות שלהן.

עבור הדוגמה שלמעלה, זה אומר שאתה יכול להתקשר לג'ון בעצמך (פרואקטיבי) מבלי שתצטרך לחכות עד שתפגוש אותו במקרה. יחד עם זאת, אינך צריך לדון איתו בכל המקרים המסומנים "ג'ון" - במקום זאת, דנו רק בעניין החשוב שיש לכם כעת בעדיפות והתרכזו בו בלבד. המצב דומה ב"משרד המרכזי" - למה לחכות להקשר הנכון? אם יש לכם משימה חשובה שמובילה למטרה שאתם צריכים, אז גשו למשרד המרכזי ותפתרו את הבעיות שלכם מבלי לבזבז זמן. זה ההבדל בין גישות תגובתיות ופרואקטיביות. כל האידיאולוגיה של מערכת גולטון כפופה לראשוניות המטרות, ואנו מאמינים שקיבוץ המשימות צריך להתבצע בדיוק לפי קריטריונים של עיצוב וזמן, ולא לפי תוויות והקשרים מותנים.

"התוויות הן האויב של החשיבה המבנית. הנזק של התגים טמון בנגישות הקלה שלהם ובחוסר המזיקות כלפי חוץ. לעתים קרובות הם נראים טוב ביומן ויש להם צבעים יפים שונים. הם קלים לשימוש וניתן לסמן איתם כל דבר. למה אנשים אוהבים תוויות? כי אם אין תוויות במערכת, אז צריך לחשוב. חשבו לאן לייחס משימה זו או אחרת, חשבו איך לבנות את המשימה הזו לשרשרת הפעולות הכוללת. חשבו עד כמה היישום של פעולה זו בזמן או מתאים יהיה והאם מדובר בכלל בפעולה או רק במחשבה. ללא תוויות, אתה צריך לחשוב הרבה ולעתים קרובות להפוך את הרעיונות שלך למשהו מעשי יותר או לנטוש אותם לחלוטין. אבל האם זו לא המטרה שלך? תגים הם הרגל רע. נסה לסרב להם - בהתחלה יהיה לך לא נוח, אבל אז תראה את התוצאה.

ברור שדיוויד אלן עצמו הבין שהשיטה שהציע, למרות שהיא טובה, לא הייתה מושלמת. לכן הוא הקדיש חלק מספרו הנפלא ל"מקרים לא טיפוסיים" הדורשים מחשבה והרהור מעמיקים יותר. כתוצאה מכך, בנוסף לשיטת התכנון האופקית, נוספה למתודולוגיה שלו מתודולוגיה אנכית, בה כלל היבטים חשובים ביותר מנקודת מבטנו, כגון:

• קביעת מטרות
• יצירת חזון
• סיעור מוחות
• הגדרה של פעולות ספציפיות

בהתבסס על הסיווג המוצע שלו ושיטות אחסון המידע, אלן הקל מאוד על תהליך זה, למרות שהציג אותו בצורה מעט מבולבלת. הבסיס לבלבול הוא היעדר אלגוריתמים ברורים ואותו שימוש ידוע לשמצה בהקשרים, שהמחבר מעולם לא זנח, מתוך אמונה שהם מאפשרים "לקבל מושג על הפעולות הספציפיות הבאות, לקבל את התזכורות הנכונות בזמן הנכון ובמקום הנכון." ובכן, בוא לא נשפוט אותו בחומרה מדי בשביל זה. בסופו של דבר, כל האנשים שונים במקצת זה מזה בפסיכוטיפ ובמאפייני האישיות שלהם. כנראה, עבור אנשים מסוימים, זו הגישה התגובתית לעשיית עסקים שמתאימה יותר.

לסיום הסקירה שלנו על מתודולוגיית ה-Getting Done, אני עדיין רוצה להפנות את תשומת הלב לנקודה חיובית אחת. מחבר השיטה תרם אולי את התרומה החשובה ביותר לפיתוח הפרודוקטיביות האישית בכך שהציע תוכנית פשוטה ומובנית למדי לעיבוד מידע נכנס. כפי שניתן לראות מהאיור, סכימה זו מתארת ​​מדריך שלב אחר שלב על מה לעשות עם מידע נכנס כדי לפרוק את המוח שלך מלזכור אותו.

איך לעשות דברים של דיוויד אלן

המומחים שלנו מסכימים במידה רבה עם תכנית זו ורואים בה כלי מצוין עבור אנשים שרוצים להשיג תוצאות מצוינות. עם זאת, אנו חשים מחובתנו להזהיר אותך שהתוכנית מכילה פגם חשוב מאוד שצוות Goalton.com אינו מסכים איתו. העובדה היא שלתוכנית יש ענף הגיוני המרמז על הצורך לתת עדיפות למשימות קטנות. "זה לוקח פחות מ-2 דקות? - עשה את זה מיד" - זה המוטו של GTD. אנחנו מבינים מה חשב אלן כשהציג את האלמנט הזה - הוא רצה להציל אנשים מהמשימות הקטנות שמסתובבות לפעמים במוח שלך בצורה מעצבנת. עם זאת, יכולה להיות כאן גם פצצה גדולה.

במאמר שלנו על עיקרון הדבר האחד, כיסינו בפירוט כמה סוגיות הקשורות לריכוז, מיקוד וכוח רצון. כוח הרצון הוא שמאפשר לנו לעשות את הדבר הנבחר, ומונע מאיתנו לנסות לעבור למשהו אחר. אבל בבמהלך היום, כוח הרצון, כמו גם האנרגיה המנטלית שלך, מתרוקן. אז האם זה הגיוני להוציא אותם על מקרים קטנים של שתי דקות? אנחנו חושבים שלא. בשום מקרה אל תתחילו את היום עם סידור הדברים הקטנים - תמיד התחילו את יום העבודה עם המשימה העיקרית!

העובדה היא שבנוסף לקביעה מה עליך לעשות באופן עקרוני, חשוב מאוד גם איך בדיוק תעבוד על המשימה. רוב המחקר המדעי אומר חד משמעית שהאויב הגדול ביותר של האדם הוא שלו חוסר יכולת להתרכז במשימה. אגב, למי שמתעניין בהיבט הספציפי הזה, אנו ממליצים לקרוא על טכניקות של עגבניות. אנו מאמינים באמת ובתמים שהיכולת (והמיומנות הנרכשת, הרגל) לעבוד על משימה ספציפית למשך פרק זמן מסוים מבלי להיות מוסחת על ידי שום דבר אחר היא קריטית להצלחה. עם זאת, אם אתה לוקח בחשבון את הוראת ה-GTD שאומרת לך לבצע משימות קצרות תחילה, אתה מסתכן בביצוע משימות קצרות אלו בלבד לאורך כל היום.

אפשר לשאול: מה רע בזה? ראשית, מה שנראה לך קצר בהתחלה עשוי לקחת לא מעט זמן. שנית, יש לבצע קודם כל משימות חשובות (כלומר כאלו שיש להן עדיפות גבוהה בשל ערכן) ולא קצרות. שלישית, מאגר האנרגיה של כל אדם מוגבל, מה שאומר שעל ידי ביצוע עשר משימות קצרות, אתה יכול לבזבז עליהם את כל הכוח וההשראה שלך. ואל תשכח שהמעבר בין משימות הוא גם חלק גוזל אנרגיה מעבודת המוח שלך. דיברנו בפירוט על עלות המעבר בין משימות ועל הסכנות של ריבוי משימות במאמר קודם.

הממצאים שלנו

הבעיה עם שירותי פרודוקטיביות היא שכולם ממקמים את עצמם כמקום שבו הם יכולים לפתור את כל הבעיות, לאחסן מידע ולתקשר. רוב השירותים מבקשים מכם לתעדף ולפעול לפיהם.

אבל מעטים האנשים שיכולים להתרכז בביצוע משימות חשובות ולא לשים לב לכל מיני דברים קטנים: משימות דחופות, בקשות של קולגות, חברים או מכרים. כשיש הרבה משימות, קשה להתמודד איתן. לכן, בפועל, יש להשתמש במספר שירותים לניהול תיקים. כשיש הרבה מה לעשות, אנחנו מתחילים להתבלבל בשירותים וברשימות הללו ובסופו של דבר מפסיקים להשתמש בהם.

מתודולוגיית Getting Things Done (GTD) מספקת תוכנית אוניברסלית המאפשרת לך לבנות מערכת אחת שבה תוכל לפתור כל בעיה. תוכלו להירגע ולא לדאוג, שכן תהיו בטוחים שלא תשכחו כלום. בזמן הנכון, המערכת תנחה מה צריך לעשות ובמה להתמקד.

אז למה כל כך הרבה אנשים עובדים בצורה לא פרודוקטיבית?

אנשים מתחילים לעבוד בצורה לא פרודוקטיבית כשיש הרבה פרויקטים, מקרים ומשימות. קשה להם להחזיק את כל זה בראש, ועוד יותר לתעדף. לכן, או שלא נעשה כלום, או שמה שנעשה הוא הדברים הקלים ביותר, אך החשובים. בעיה נוספת מופיעה: כאשר אתמול היה צריך לפתור משימות דחופות.

בנוסף, אדם מתחיל להתעייף מהר יותר, הופך לעצבני. הוא כל הזמן רץ כמו סנאי בגלגל של שגרה, ופרויקטים חשובים באמת, פיננסיים ואסטרטגיים נשארים בצד.

המערכת Getting Things Done שתוארה על ידי דיוויד אלן בספר, שיצא לאור ב-2001 והפכה לרב מכר עולמי, תעזור להתמודד עם המצב הזה.

ספר לי על המושגים הבסיסיים של GTD שאתה צריך לדעת

שגרה- אלו הדברים, המחשבות והדאגות שמפריעים, מסיטים את הדעת ומבזבזים אנרגיה. עד שהשגרה לא תתורגם למשימות, אי אפשר לשלוט בה. חשיבה על אותן בעיות שוב ושוב היא שימוש לא יעיל באנרגיה יצירתית המולידה תסכול ולחץ.

המטרה של GTD היא לשחרר את הראש מהשגרה ולהסיר מתח פנימי.

זיכרון עבודה אנושיאזור המוח בו נמצא הזיכרון לטווח קצר. זה המקום שבו אנחנו בדרך כלל שמים עניינים עכשוויים לא גמורים, הבטחות שניתנו לאנשים אחרים ומחשבות אחרות שמטרידות אותנו. למרבה הצער, יש גבול לכמות השגרה שאתה יכול לשמור על מנת שהמוח יתפקד כרגיל. אם זיכרון ה-RAM שלך מלא, דעתך מוסחת מדברים קטנים ושוכחת מהמטרות שלך, מה שמוביל ללחץ.

כלים לאיסוף מידע- לאן הולך המידע ולאן אתה מתקנים את מה שצריך לעשות. לדוגמה:

• מארגנים;
• מחברות;
• אימייל;
• לוּחַ שָׁנָה;
• דיקטפון.

תיבת הדואר הנכנס- מאגר יחיד לשגרה שאתה הופך למקרים ומשימות. אחד הכללים החשובים ביותר לעבודה עם תיבת הדואר הנכנס הוא לרוקן אותה באופן קבוע.

צעדים פשוטים- פעולות שלב אחד עבורן אתה צריך. בפועל, נוח יותר להקצות למקרים כאלה חמש דקות.

פּרוֹיֶקטמשימה שדורשת יותר מצעד אחד לביצוע. עליך להשאיר תזכורת לגבי הפרויקט ולתאר את הצעדים הראשונים לקראת יישומו. כתוצאה מכך, הפרויקט הופך לפעולה פשוטה שניתן להשלים בחמש הדקות הקרובות ולקבל את התוצאה הסופית.

לפרויקט צריך להיות קישור לכרטיס או קובץ המתארים את הפרטים: האחראים, מועדים, קטגוריה (למשל, "שיווק", "משפטי", "פיתוח"), קישורים לכרטיסים קטנים יותר עם משימות. נוח לארגן מבנה כזה ב.

רשימת הקשר- רשימת משימות שנוחות לביצוע בתנאים מסוימים. לדוגמה, ברשימת ההקשר "רכישות" תהיה רשימה של דברים ומוצרים שאתה צריך לקנות בחנות. רשימת השיחות עשויה להכיל רשימה של שיחות לביצוע כאשר אתה פנוי.

זה נוח להכין רשימות הקשריות אינדיבידואליות עבור האנשים שאיתם אתה עובד ומתקשר. בעת מפגש עם אדם מסוים, אתה יכול לפתוח במהירות את הרשימה ולפתור את הבעיות הדרושות.

איך משתמשים בלוח השנה?

עליך להיכנס ל:

• פעולות שיש לבצע בזמן מסוים (פגישות, פגישות עסקיות, סמינרים);
• פעולות שצריך לעשות ביום מסוים (לסיים פרויקט עד תאריך מסוים, לקחת חלק בכנס);
• מידע על תאריכים ספציפיים (ימי נישואין, ימי הולדת, חגים).

אני משתמש ב"יומן גוגל" שבו אני מכניס את כל הדברים האלה. שירות זה נוח כי:

• זמין הן מהטלפון והן מהמחשב;
• ניתן להציג מספר לוחות שנה על מסך אחד בו זמנית;
• יש תזכורות בסמארטפון.

אם תכניס משהו ללוח השנה, תעשה את זה או תשנה את מועד זה למועד אחר. אין צורך ללכלך את לוח השנה ברשימת מטלות המועברת באופן קבוע מיום ליום. יש פתרונות נפרדים לרשימות כאלה.

אם אתה צריך להתקשר באופן קבוע ללקוחות, ספקים או קבלנים בזמן מסוים, עדיף להשתמש במערכת CRM לשם כך.

אילו רשימות כדאי להכין?

רשימות פעולות עדיפות

עריכת דו"ח שבועי, סקירת אתר של מתחרה, ריקון תיבת הדואר הנכנס, כתיבת בריף למעצבים - כל הפעולות הללו נמשכות יותר משתי דקות, אך לא ניתן להאציל אותן לאף אחד. אנו מכניסים מקרים כאלה לרשימות של פעולות עדיפות ומשלימים אותם במהלך היום.

כללים לעבודה עם רשימות כאלה:

• לא צריך להיות הרבה רשימות, שתיים או שלוש מספיקות. לדוגמה, "אישי", "עבודה", "משפחה". אם יש לך משימה מהרשימה ליום מסוים, הגדר תזכורת בלוח השנה שלך.
• במשימות ברשימה זו, נוח ליצור תוויות על פי ההקשר: "בדרך", "במחשב", "קריאה", "קנה", "הבטחות". למשימות יכולות להיות תווית אחת או יותר. לדוגמה, המשימה "ללכת עם הכלב" תוקצה לפרויקט "פרטי" ולתג "הבטחה".
• לפני שתוסיף משימה לרשימה שלך, שקול אם אתה צריך לעשות אותה בכלל. אם התשובה היא "כן", החלט אם אתה באופן אישי צריך לבצע משימה זו. הרי אתה יכול לשלוח הודעה קולית לכפוף ולהאציל לו. למשימות שהקצית תהיה התווית "הוקצתה". הוא יכיל מקרים גם מרשימת "עבודה" וגם מרשימת "אישי".
• סקור את הרשימות באופן קבוע. עשה זאת כשיש לך רגע פנוי. תקדם את הדברים שצריך לעשות קודם.
• נקה את רשימות המטלות שלך לפחות פעם בחודש.

רשימת "יום אחד"

רשימה זו תכלול מקרים שאינם דורשים פעולה אקטיבית. זה יכול להיות:

• ספרים, תקליטים, הדרכות וידאו שתרצו לרכוש;
• שימושיים שאתה רוצה לשלוט בהם;
• מקומות שבהם תרצו לבקר;
• דברים שאתה רוצה לקנות.

יש לבחון את הרשימה הזו מדי פעם, לרשום הערות ולהפוך אותן ליעדים שיעבדו עליהם.

ואיך לאחסן מידע התייחסות שיהיה שימושי בעתיד?

מידע זה אינו מצריך כל פעולה. הקריטריונים העיקריים לאחסון מידע זה הם:

• חיפוש נוח לפי כותרות, תגים, תיאור קצר.
• קלות הצבת מידע במאגר.
• מבנה אחסון מידע אינטואיטיבי. כאשר מופיעים נתונים חדשים, עליך לבחור במהירות את הקטגוריה ואת קטגוריית המשנה שבה להכניס אותם.
• נגישות לאחסון מכל מכשיר.

האם יש טקסי GTD חובה?

כן, יש כמה.

איסוף כל המידע בסל "תיבת דואר נכנס"

ישנם כלים רבים לאיסוף מידע. אבל כל זה צריך לזרום למקום אחד, איתו תמשיך לעבוד.

ריקון תיבת הדואר הנכנס

פעם או פעמיים בשבוע, יהיה עליך לעיין ברשימת תיבת הדואר הנכנס ולמיין את התיקיות או התוויות שהצטברו. טקס זה צריך להפוך להרגל, שנוצר מאלגוריתם ברור של פעולות וחזרה שיטתית שלהן.

כדאי שתהיה לך תוכנית פשוטה, שלב אחר שלב, כיצד לנקות את מערכת המטלות שלך מדי שבוע. קבלו לוח שנה בו תסמנו את הימים שבהם סידרתם את העניינים. הקצה לעצמך פרס אם, למשל, תוך 30 יום לפחות 20 אתה רוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך ומחצה ימים בלוח השנה.

עדכון של רשימת הפעולות בעדיפות ראשונה ורשימת "יום אחד", תעדוף

בסקירת הרשימות, חשוב לתעדף נכון ולחשב את הכוח שלך בצורה מציאותית. זה הכרחי כדי לא להעמיס על עצמך במשימות סוחפות ולא לסבול ממימוש חוסר היעילות שלך.

השמדת סלים נוספים

לעתים קרובות, תוך כדי תקשורת עם עמיתים ושותפים, מופיעות תיבות דואר חדשות, מסמכים, רשימות.

המשימה שלך היא להפוך הכל לאוטומטי ככל האפשר, כך שהנתונים יגיעו לתיקיית הדואר הנכנס.

זה יכול להיות תיבת דואר או מתזמן אלקטרוני. שירותים ו-Zapier מתאימים לאוטומציה והפניית מידע מחדש. סלים לאיסוף מידע צריכים להיות מועטים.

איך עובדים עם סל "תיבת הדואר הנכנס" וממיינים את התיקים שהצטברו בו?

ראשית, שלף את המשימה, המקרה או המידע מתיבת הדואר הנכנס שלך וענה על השאלה "מה זה? האם באמת צריך לעשות משהו?"

אם אתה לא צריך לעשות כלום, יש שתי אפשרויות. אם זה זבל שכבר לא שימושי, אתה זורק אותו. אם זה מידע שימושי, העבר אותו לארכיון. זה צריך להיות מובנה בקטגוריות ותגים כדי שיהיה קל למצוא את מה שאתה צריך.

אם אתה צריך לעשות משהו עם המידע, יש שלוש אפשרויות:

1. למלא את הנדרש.אם הפעולה חשובה ולא תיקח יותר מ-2-5 דקות.

2.להאציל למישהו.אם פעילות אורכת יותר משתי דקות, שקול אם ניתן להאציל אותה למישהו.

כאשר אתה מחלק למישהו, יש לכתוב את הדברים הבאים:

• תוצאה סופית;
• תוכנית עבודה (דרך אל המטרה);
• תאריך סיום המשימה;
• תאריך הבקרה והתוצאה שאמורה להיות מוכנה לה (בינוני או סופית).

3. דחה לעתיד.בעשותו כן, ציין:

• תוצאה רצויה;
• הפעולה הבאה הקרובה ביותר שתינקט. זכור: אי אפשר להשלים את הפרויקט בכללותו, אתה יכול לעשות רק צעדים פשוטים ספציפיים שיקרבו אותך לתוצאה הסופית;
• מועד אחרון. אם אין ציר זמן מדויק, שים את הפעולה ברשימת "יום אחד".

אתה יכול לשלוח הודעות לעצמך כדי לקבל אותן ביום המיועד. לשם כך מתאימים גם יומן גוגל עם תזכורת ביום הנכון וגם אפליקציית הדואר שתשלח לכם מכתב בשעה מסוימת.

איך לתכנן את העבודה?

ניתן לחלק את כל העבודה לשלושה שלבים:

1. ביצוע של מתוכנן מראש. זה יכול להיות גם דברים חשובים אסטרטגית שמקרבים אותך למטרה, או שגרה שפשוט צריך לעשות.
2. מבצע עבודה כפי שהיא מופיעה באופן בלתי צפוי. זה כאשר משימות של קולגות, מנהלים, מכתבים מלקוחות מגיעות במהלך היום.
3. תכנון להמשך העבודה: חיבור ועיון ברשימות, קביעת סדרי עדיפויות. נקודה זו לא אמורה לקחת לכם יותר מדי זמן כדי שלא תתכנן לשם התכנון.

העיסוק בתכנון מקרים ומשימות (ספר הנצחה) מתואר בספרו של דיוויד אלן.

דיוויד אלן

יועץ אפקטיביות אישית וניהול זמן, מחבר מתודולוגיית הפרודוקטיביות של GTD

לספר זיכרון יש צורך ב-43 תיקיות: 31 מסומנות במספרים מ-1 עד 31, עוד 12 עם שמות החודשים. תיקיות יומיות ממוקמות מלפנים, החל מהתאריך של מחר. מאחורי התיקייה עם המספר 31 נמצאת התיקייה לחודש הבא, ומאחוריה התיקיות עם החודשים הנותרים.

תכולת התיקייה ליום המחרת מועברת לפח מדי יום, ואז התיקיה ממוקמת מאחורי אחרון התיקיות היומיות (כאילו הועברה לחודש הבא). כאשר תרוקנו תיקייה 31 לחודש הנוכחי, תהיה תיקיה עם שם החודש החדש מאחוריה, ומאחוריה תיקיות עם ימי החודש החדש. באופן דומה, התיקיה עם החודש הנוכחי, כשהוא חלף, מועברת לשנה הבאה.

בתיקייה מסוימת צריך לאחסן מסמכים הדורשים פעולות ספציפיות (טופס שצריך למלא, מכתב לשלוח).
כדי שהמערכת תעבוד, יש לעדכן אותה מדי יום. אם תשכח לעדכן את התיקיה של מחר, לא תוכל לסמוך על המערכת. יחסר מידע חשוב, שיצטרך להתמודד איתו בדרכים אחרות.

אם אתם עוזבים למספר ימים, אז לפני היציאה יש לבדוק את התיקיות של הימים שבהם תיעדרו.

כיצד לארגן זאת בפועל, תוך התחשבות במערכות תכנון מודרניות:

1. במקום ספר זיכרון, השתמש במארגן עם רשימות מטלות לכל יום והזן בו משימות עבור היום הנוכחי. יש להקליט תחילה פגישות ומקרים הקשורים לזמן ולקבוע תזכורות כך שהמערכת תודיע להם מראש.
2. צור קובץ עם רשימת מטלות לחודש. זו רשימה של מה שאתה רוצה לעשות בתקופה זו. אתה מוסיף לו מקרים לאורך כל החודש. יש לבדוק את המשימות פעם בשבוע. תוך כדי תכנון, פזר את המשימות החשובות ביותר על פני השבועות כדי שתבין את המשימות העדיפות שלך. תגשים אותם קודם כל, אחרת כל הזמן יוקדש לעניינים קטנים ודחופים.
3. צור קובץ עם תוכניות לשנה. יש לבדוק אותו פעם בחודש. תיקים מקובץ זה מועברים לתוכניות לחודש.
4. ערכו תכניות לשנה, המבוססות על יעדים ארוכי טווח למשך 3-5 שנים. עדיף לרשום את המקרים האלה גם בסוף השנה, או בתקופת החגים, כשהראש לא עמוס במשימות יומיומיות.

דיוויד אלן מכנה את ארבע הנקודות הללו מערכת התכנון הטבעית. מערכת זו מאפשרת לכם להתקדם לעבר המטרות החשובות לכם ולא לבזבז זמן על שגרה.

האם יש תוכנית אוניברסלית לפיה ניתן לתכנן כל פרויקט?

אה בטח. דיוויד אלן קורא לזה מודל התכנון הטבעי. זה מורכב מכמה שלבים.

שלב 1. מטרה ותמונה של התוצאה האידיאלית

הגדירו או תוצאה סופית אידיאלית, דמיינו שהשגתם אותה.

תאר את זה עם כל הקריטריונים להצלחה (כסף, אנשים, הכרה). ככל שתתאר את התוצאה הסופית בצורה מפורטת יותר, כך המוטיבציה תהיה חזקה יותר, במיוחד בזמנים שבהם אתה צריך לבצע פעולות ספציפיות, אך אין זמן לכך.

שלב 2. עקרונות

תאר את העקרונות שבהם תדבק בזמן שתשיג את מטרתך. לדוגמה: "אני אתן דרור לאנשים אם הם... (ישארו במסגרת התקציב, ישלימו את הפרויקט לפני המועד האחרון)." שאל את עצמך: "אילו פעולות יכולות להפריע לפעילות שלי? איך אני יכול למנוע אותם?"

העקרונות ברורים ומהווים התייחסות אמינה בתהליך ניהול הפעילויות.

שלב 3: סיעור מוחות

סיעור מוחות שבו אתה כותב את כל הרעיונות שעולים לך בראש.

עקרונות מרכזיים של סיעור מוחות:

• אל תשפוט;
• אין מחלוקת;
• אל תדרג;
• אל תעביר ביקורת;
• לחשוב על כמות, לא על איכות;
• להדביק את הניתוח והארגון לרקע.

שלב 4. תוכנית פרויקט בצורת רשימה

ארגן את תוצאות סיעור המוחות שלך ברשימת מטלות. התחל לתכנן מהסוף ולעבוד את הדרך חזרה. אז אתה יכול בקלות להכין תוכנית ולקבוע את הצעד הראשון לקראת המטרה. דוגמה לתכנון מקצה לקצה:

מטרה (תוצאה אידיאלית)ת: אני יכול לדבר ספרדית ולהבין אנשים.

למה זה: אני רוצה לתקשר ללא השתתפות של מתרגמים במהלך משא ומתן עסקי עם שותפים ספרדיים ולתקשר בחופשיות עם אחרים במהלך החופשות שלי בספרד.

צעדים למטרה:

• צעד אחד קרוב יותר להשגת המטרה שלי: מצאתי דובר ספרדית שפת אם ודיברתי איתו פעמיים בשבוע.
• צעד אחד לפני: עברתי את מבחן הבקיאות בשפה B1.
• צעד אחד לפני: עברתי את מבחן השליטה בשפה A1.
• צעד אחד לפני: למדתי ספרדית שמונה פעמים בחודש והשלמתי את כל שיעורי הבית שלי.
• צעד אחד לפני: נרשמתי לקורס ספרדית ושילמתי על שכר לימוד של חודש.
• שלב אחד לפני: אספתי מידע על קורסי ספרדית וערכתי טבלת השוואה.
• שלב ראשון: קבעתי מועד בלוח השנה שלי שבו אאסוף מידע על קורסי הספרדית.

כאשר צוות עובד על אותה משימה ואתה צריך לארגן את כל התוכנית במקום אחד, זה נוח לשימוש. הטור הראשון בו הוא השלבים בדרך למטרה, הטור השני אחראי. בהמשך יהיו עמודות עם פרק זמן. התאים יציגו את המצב של אבן הדרך הספציפית, כגון מתוכנן, בתהליך, הושלם, נדחה.

GTD ומערכת התזמון הטבעית יכולים להיראות קשים. אבל כשתגדירו אותו לעצמכם ותתחילו להשתמש בו באופן קבוע, תרגישו שהכל הרבה יותר קל ממה שנראה במבט ראשון.

למה קשה להחזיק הכל בראש

הזיכרון לטווח הקצר שלנו הוא כמו הזיכרון הראשי של המחשב - הוא נחוץ לעבודה עם משימות בפועל, ונפחו קטן ביותר. יחד עם זאת, אנו מסוגלים לעבד בממוצע ולעבוד טוב בכלל עם 1-3 בלבד. יחד עם זאת, נפח המידע התובע את תשומת הלב שלנו גדל כל הזמן. כפי שדיוויד אלן, מחבר הספר "קבלת דברים בסדר", אומר, "המוח שלך הוא ליצור רעיונות, לא לאחסן אותם." וזו אחת ממטרות גישתו.

לגבי חובות פנימיות

לדברי המחבר, המקור העיקרי ללחץ ורגשות שליליים הם מחויבויות לא פתורות או מופרו כלפי עצמך או לזולת (במקור, אלן מכנה אותן לולאות פתוחות). מחשבות מדכאות קשות אפילו יותר מלהבין את כמות העבודה שעלינו לעשות. אתה יכול ללמוד עוד על הקשר בין תפקודים קוגניטיביים, תכנון ומשימות לא גמורות, ו.

"כל מחויבות "צריכה, יכולה או צריכה" שנמצאת רק בתודעה יוצרת מתח לא הגיוני שלא ניתן להתנער ממנו, 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע."

אלן גם מאמין שבניגוד לעבודה פיזית, לעבודה אינטלקטואלית אין גבולות ברורים. וזה אפילו לא שאחרי יום עמוס במשרד ממשיכים לחשוב על עבודה בבית. עבור אלן, אין הבחנה כלל בין עבודה לפנאי. לפי ההיגיון שלו, העבודה היא כל מה שאליו אנו שואפים להביא את המצב הנוכחי. העיקר הוא להבהיר בבירור את התוצאות ולקבוע את השלבים לפתרונן לפני הגדרת המטרות הללו שלך.

איך ללמוד לחשוב בצורה ברורה יותר

קודם כל, חשוב להתמודד עם חובות פנימיות. הפילוסופיה של Getting Things Done (להלן GTD) מרמזת שכל תהליך ניהול העבודה מסתכם בשלושה עקרונות פשוטים.

ראשית אתה צריך לשחרר את הראש - אסוף את כל המחשבות והמטלות שלא נגמרו במערכת חיצונית שאתה סומך עליה.

אז אתה צריך להבהיר אותם - להחליט מה לעשות עם המידע הזה.

כדי לעשות זאת.

חמישה שלבים להבהרת בעיות מורכבות

1. איסוף

אסוף את כל השאלות הפתוחות (אישיות ומקצועיות כאחד), עסק לא גמור (במקור, חומר המילה המרווח והמעורפל, המתורגם כ"לא שלם") ומידע אחר שפשוט דואג לך. שלח הכל ל-Inbox - אחסון חיצוני מאובטח שיכול להיות פיזי (מחברות, תיקיות) או דיגיטלי (כל אפליקציה לניהול משימות מכילה Inbox כברירת מחדל, למשל, או - האחרון פותח כולו על בסיס GTD). הוסף לזה את הדואר והמסרים המיידיים שלך - "תיבת הדואר הנכנס" שלך כברירת מחדל.

על ידי אחסון מידע על עסק לא גמור על המוביל, אתה משחרר את הראש שלך. העיקר לא לייצר יותר מדי רשימות ולעדכן ולעבד אותן באופן קבוע.

ברגע שאתה חושב "צריך", "צריך", "צריך" לגבי משימה, משימה זו נכנסת לקטגוריה של לא גמור

2. עיבוד

בדרך כלל מגיע אלינו מידע במהלך היום, אבל יותר נוח למישהו לעבד אותו בבוקר, לעשות סקירה בערב וכדומה. אלן ממליץ בדרך כלל להפריד בין השלבים הללו בזמן. תהליך עיבוד המידע עצמו מורכב מתשובות עוקבות לשאלות.

"מה זה?" (קביעת סוג המידע - משימות, הערות או רעיונות).

"האם זה מצריך פעולה עכשיו?" חלק מהמידע בכלל לא מיועד לעבודה, פשוט שווה לזרוק. יש למקם את החלק השני במערכת כדי לשחרר ממנה את התודעה.

אם לא נדרשת פעולה ואין צורך במידע, אנחנו פשוט נפטרים ממנו.

אם לא נדרשת פעולה, אך יש צורך במידע, אז אנו דוחים זאת על מנת לחזור מאוחר יותר. לשם כך, GTD מציעה ליצור תיקיית "יום אחד/אולי" אליה נשלחות כל התוכניות לעתיד - מרשימות של ספרים, סרטים ומקומות לטייל ועד לרשימת פרויקטים אפשריים בעבודה ומשפחה.

אפשרות נוספת: אנו שומרים את המידע כאסמכתא - להמשך הפעולות והפרויקטים שלנו. הן אפשרויות ידועות כמו Dropbox ו-Google Drive, כמו גם כלים חדשים כמו Notebook, מתאימות לכך.

אם יש צורך בפעולה, שאלת המפתח היא: "מהי הפעולה הבאה?" או שתעשה את זה מיד אם זה לא לוקח יותר מ-2 דקות (5 או אולי 10 - זה תלוי בך), או שתאציל את זה לאדם מתאים יותר ותכניס את זה ל"רשימת המתנה".

אם אתה צריך להקצות תאריך מדויק לפעולה, שלח אותו ל"לוח השנה" (יומן Google, יומן אפל, Microsoft Outlook הם הברורים ביותר). פעולות ללא דד-ליין עוברות לרשימת "הפעולות הבאות", שהיא בעצם רשימה של משימות במנהל המשימות או בפנקס הרשימות שלך.

מה הפעולה הבאה? זו השאלה העיקרית לגבי כל מידע שאספתם. אם תענה נכון, יהיה מה לארגן. "הפעולה הבאה" היא הפעולה הספציפית והפיזית הבאה שיש לבצע על מנת להתקדם לקראת השלמת משימה מסוימת.

3. ארגון

כתוצאה מהעיבוד, מתקבלות מספר קטגוריות של אחסון, היוצרות את המערכת שלך.

רשימות פעולות פעילות: לוח שנה (לפעולות עם מועד מדויק) ורשימת משימות - במנהל המשימות / פנקס.

רשימת פרויקטים - משימות שדורשות יותר מפעולה אחת לביצוע (לרוב מנהלי המשימות יש כמה רמות של משימות, הכוללות את רמת הפרויקטים, אבל רק רשימה - אינדקס של פרויקטים יעזור), וחומרי עזר עבורם - ב כל אחסון נוח ונגיש.

רשימת "רשימת המתנה" מיועדת למשימות הדורשות תשומת לבך, לא השתתפות. בנוסף להגדיר תזכורות למשימות שיהפכו לרלוונטיות בשלב מסוים בעתיד - תכונת התזכורת זמינה גם ברוב אפליקציות המשימות.

רשימת "יום אחד/אולי" - למשימות שעשויות להיות רלוונטיות בעתיד: בעצם רשימה של כל מה שהיית רוצה לעשות, אבל אל תעשה את זה עכשיו.

4. סקירה כללית

לאחר איסוף, עיבוד וארגון, יש לכם אלגוריתמים מוכנים של פעולות בתחומים הרלוונטיים עבורכם. כדי לעדכן את המערכת, יש לעיין בה מעת לעת - בעיקר את "לוח השנה" ו"רשימת המשימות", וכן את "רשימת הפרויקטים", "רשימת ההמתנה" ו"רשימת הפעולות האפשריות". סקירת כל התוכניות והרשימות מדי שבוע תיתן לך תחושה של התמונה הגדולה ובהירות המחשבה כך שלא תפספס שום דבר ותתמקד בדברים החיוניים.

5. הוצאה לפועל

בניהול זרימת עבודה, חשוב לתעדף נכון את המשימות. כדי להבין מה לעשות ומתי לעשות את זה, אלן ממליץ לדבוק בשלוש התנהגויות.

הקצה קריטריונים מסוימים למשימות: הקשר (לדוגמה, לפי מקום: בית, משרד, חנות; או אופי העבודה: שיחות, פגישות - וכן הלאה); זמן פנוי; אנרגיה זמינה; סדרי העדיפויות האישיים שלך.

המונח "עבודה" פירושו בדרך כלל אחד משלושה דברים: אתה עושה מה שתכננת, או שאתה מתזמן עבודה, או מבצע משימות כשהן מתעוררות. אם נתקעתם בשלב מסוים, נסו להעריך מה בדיוק מהבאים לעיל אתם עושים כרגע ומה כדאי לעשות.

כדאי להתחיל לעבוד מלמטה למעלה, לעבור מיעדים מסדר נמוך ליעדים גבוהים יותר. ראשית, לטפל באקטואליה, לאחר מכן - תחומי אחריות ותשומת לב (משפחה, עבודה, בריאות, חברים). עכשיו אתה יכול לקחת על עצמך תוכניות ל-1-3 שנים קדימה, לאחר - לפרספקטיבה של 5 שנים או יותר. השלב האחרון הוא להעריך את המשימה והעקרונות שלך. אז צעד אחר צעד יהיה לך קל יותר להבהיר את כל ענייניך.

אני אגלה כמה סודות של יעילות בחיים ובעסקים...

דף רמאות קטן על איך להתמודד עם דברים ולהתחיל לחיות ביעילות!

דיוויד אלן מזמין אותך אישית להדרכה במוסקבה. אני חייב לומר שהספרים שלו נמכרו ביותר מ-2 מיליון עותקים!
והמערכת שלו באמת עובדת!

החיים שלך לעולם לא יהיו אותו הדבר ברגע שתכיר את מערכת GTD!
אני זוכר שהתרשמתי מאוד מההופעה של דיוויד אלן!

אנחנו תופסים אלף דברים, מנסים לא לשכוח את זוטות הבית בדרך, אנחנו שוכחים לעתים קרובות את המטרה, אבל אנחנו זוכרים את המועדים המתקרבים בהכרח.

לפעמים הפחד ממפולת משימות ממש משתק את המוח ואדישות, דחיינות ודיכאון נכנסים. העבודה ברגעים כאלה נעה לאט, נראה שאפילו סמן העכבר בקושי זוחל על הצג.

המצב הזה מסוכן יותר ככל שאדם עובד יותר בצוות, במיוחד כשמדובר בצוות פיתוח.

רעיון להזמין לכנס שלנודיוויד אלן היה בלתי צפוי, אבל לא מקרי. אישי, במבט ראשון, הרעיון של GTD, נותן המלצות טובות לכל מפתח בנפרד ולתהליך הפיתוח בכללותו. כמובן ששיטת ה-GTD אינה "מושחזת" לתהליך פיתוח התוכנה כמו זריזה, אך עם זאת, היא מסוגלת להשלים אותה או להפוך לצעד הראשון לקראת המעבר של הצוות למתודולוגיית פיתוח זריזה. מה זה, GTD עבור מתכנת?

בואו נחלק את היישום של עקרונות GTD בפיתוח לשני בלוקים: אישי, כשמדובר באדם, וצוות, כשמדובר בחברה או קבוצת מפתחים. ככלל, העקרונות זהים, אבל הרבה יותר קשה ליישם אותם בצוות, שכן תהיה מובטחת חבלה והתנגדות מצד עובדים או ראש צוות.

אף אדם אינו אי

אחד היסודות של שיטת GTD הוא עקרון העברת המשימות מזיכרון האדם למקור חיצוני. לפיכך, המוח האנושי מפסיק לדאוג לזכור את כל התכניות, מבלתי משמעותיות ועד גלובליות, ומתחיל להתרכז במשימות החשובות באמת ברגע זה ובמימושן. מישהו אומר שניתן להשתמש ביעילות בשיטת GTD כדי לפנות מקום אישי ולמצוא איזון בין עבודה, למשל, תחביבים או משפחה. עם זאת, מנקודת מבטו של מפתח מעשי, GTD דרוש, קודם כל, כדי לשמור על איזון בין עבודה ו... עבודה.

מתכנתים, אדריכלי מערכות ומנהלי פרויקטים עובדים ללא הרף על סדרי עדיפויות, משימות או פרויקטים מרובים. לעתים קרובות הנסיבות אינן כוללות תחזוקה של משימה אחת, אז אתה צריך להיות מסוגל לארגן מחדש במהירות. זריקה כזו מפרויקט לפרויקט מייצרת לרוב מתח, אבל לא את זה שנובע מעבודה לא אהובה, אלא מתח כתופעה פיזיולוגית ורגשית. ככל שרמת החרדה גבוהה יותר, כך קשה יותר להתמודד עם המשימות. כאן נכנסת לתמונה GTD.

הגדרת מסננים ברשימת המטלות

קודם כל, עליך להגדיר גבולות על ידי בחירת העיקרי מבין כל המשימות. על ידי עזיבת העיקר, אתה מפנה זמן ואנרגיה ויוצר מומנטום לפעולה בהרבה פחות מאמץ מאשר כשאתה שומר את כל הדברים הקטנים בראש. יש שגרה, יש פרויקטים חשובים, יש תוכניות לעתיד. יחד עם זאת, בכל הקטגוריות הללו יש דבר חשוב. כדי לבחור בו, עליך לבצע מספר שלבים:

• בחר משימות שהתחילו אך לא הושלמו;


• לבחור את המקרים המעוררים הכי הרבה דאגה;


• בחר דברים שאתה לא רוצה לעשות ושנדחים כל הזמן;


• לבחור עניינים שגרתיים, כולל משק הבית.

ככלל, העיקרית היא בשלוש הקבוצות הראשונות. בהתאם, יש לתת עדיפות לעסקים מדאיגים ולא גמורים - לא בכדי התרגום המדויק של Getting Things Done הוא "להביא דברים לידי סיום".

אנו מייעלים את התקשורת

זה לא משנה אם פרילנסר או מתכנת עובד מרחוק או בצוות, הוא כל הזמן בתחום התקשורת: שיחות לקוחות, שאלות הנהלה, בקשות משתמשים ועמיתים, הודעות מידע מספקי SDK וכו'. נקראים לא משמעותיים, אבל הם צריכים להיות מסוגלים לטפל בהם בצורה נכונה.

• הפסק לבדוק את הדואר האלקטרוני שלך כל 5 דקות - הגדר התראות קופצות שתוכל להסתכל עליהן בזווית העין. הצב את הדואר בתיקיות וקרא כפי שהוא מתעדכן ברגע מסוים.


• חלקו את כל התקשורת לפי הקשר: סקייפ, שיחות סלולריות, טלפון קווי, תקשורת בדואר וכו'. הקצו פרק זמן מסוים לתקשורת בתוך כל ערוץ.


• בדוק עבודה וצ'אטים אישיים. אולי אם העובד החדש שלך כותב לך בלי סוף או עמית ותיק שואל את אותן שאלות עבודה, אתה צריך לבקש ממנו להכין שאלות, להקדיש זמן לתקשורת ולהבהיר נקודות קשות.


• צפה בדפדפן האינטרנט שלך. מפתחים מסתכלים לעתים קרובות על נושאים מיוחדים בפורומים או באתרים מיוחדים. שם מחכים לנושאים ודיונים מעניינים שאין להם שום קשר למשימה הנוכחית. עדיף לדחות את הקריאה של נושא מעניין באמת באמצעות סימניות דפדפן או כלי עזר מיוחדים לאחסון קישורים (לדוגמה, תוסף Pocket, שניתן להתקין גם כאפליקציה במכשיר נייד ולסנכרן סימניות).


• קבל מחברת ו/או אפליקציה שבה תכתוב את כל המשימות עם תוויות דחיפות וחשיבות. GTD לניהול תיקים מציג את המושגים של זמן, הקשר (מקום), פעולה. כדי לתעדף נכון משימות, דמיין מסנן פשוט כמו ב-Excel, למשל. הקצה לכל משימה פרמטר זמן (לפי שעון או שעה ביום), מקום (בית, עבודה, רחוב, חדר כושר, חנות וכו'). ואז לחלק את המשימות כך: "בקש הערות על הת"ק - עבודה - 14:00" או "להתקשר לפנצ'ריה - רחוב - ערב". יש הרבה יישומים לרשומות כאלה: מתזמן המשימות ב-Windows, שבו אתה יכול להשתמש למטרות שלך, ועד Evernote, Rainlendar ותזכורות כתובות בקפידה בסמארטפון שלך.

הביטחון שיש לך רשימה כזו מובטח להפחית את רמות החרדה ולעזור לך להתמקד בפתרון כל אחת מהמשימות.

יש בעיה גלובלית יותר שמשפיעה גם על מפתחים מכל סוג של תעסוקה. היום, כמעט כל שבוע, יוצאים כלים חדשים, מדריכים, כלי עזר למפתחים, מדי פעם יש הודעות על גרסאות חדשות של מסגרות, ספריות חדשות ואפילו שפות תכנות חדשות. כל המידע הזה מעורר עניין קיצוני באנשי מקצוע, ולפעמים אפילו שובה לב וגורם לך לנסות משהו חדש (ליצור אפליקציה פשוטה לנייד, לכתוב "שלום, עולם!" ב-Brainfuck, או לבנות פרויקט קוד פתוח חדש). יש רק מוצא אחד: לחלק אינטרסים לפי חשיבותם ביחס לפרויקטים שוטפים, יעדים קצרי טווח וארוכי טווח. התמקדות במשימה אחת מאפשרת להגביר את הפרודוקטיביות האישית, לפנות זמן ולהתחיל ללמוד מידע חדש.

5 שלבי אופטימיזציה

שיטת GTD מבדילה בין חמישה שלבים של עבודה על רשימת מטלות.

איסוף מידע.אתה צריך לאסוף את כל המשימות - פשוט קח ורשום בעט או בקובץ טקסט את כל העניינים הגלובליים השגרתיים, הלא גמורים, שלך. יחד עם זאת, חשוב לזכור כי, למשל, מאחורי המשימה "כתיבת דוח ב-Fast Report for LLC Snegovik", ישנן מספר משימות משנה חשובות ודורשות תשומת לב: איסוף דרישות מהלקוח, עריכת ואישור TOR, בקש מערך נתונים לבדיקת הדוח וכו'... יש צורך לרשום לחלוטין את כל המשימות - קצת אחר כך תקבץ אותן.
שימו לב לא רק לאותם פרויקטים שנמצאים בזיכרון, אלא גם לאלו שנמצאים במחשב – לרוב יש לא פחות כאוס מאשר במחשבות. כדאי לחלק את הקבצים לתיקיות המתאימות לכל פרויקט, להפריד בין מסמכים אישיים לעובדים.

תהליך עיבוד.עבד מידע לפי התוכנית המוצעת על ידי GTD: אם משהו כבר פועל, אתה צריך להמשיך את העבודה עד הסוף, אם אתה יכול לעשות את זה בפחות משתי דקות, עשה זאת מיד.

אלגוריתם עיבוד GTD קלאסי

מנקודת המבט של עבודה על פרויקט מפתח עבורך, חשוב לקחת בחשבון מספר ניואנסים.

• דחה משימות לא דחופות, כמו לימוד חומרים שאינם הליבה שאין להם שום קשר לעבודה הנוכחית.


• במידת האפשר, האצל משימות, למשל, לעמיתים או לפרילנסרים. אם אתה קודן מהיר ויעיל אבל לא ממש טוב בבניית אתרים, פרסום או עיצוב, התקשר לאנשי המקצוע. גם אם זה פרויקט משלך, השקעה בעבודה איכותית של מישהו אחר תשתלם במהירות.


• למד לומר "לא". זו אולי אחת המיומנויות הקשות ביותר: תמיד יהיו עשרות חברים שהרסו את Windows, באג התגנב לקוד, דורש קושחת אנדרואיד ומתחנן לפריצת ג'יל של אייפון. המשימות הקטנות הללו גוזלות זמן רב. אם אינך רוצה לקלקל את מערכת היחסים, מצא כמה מדריכים זמינים באינטרנט ושלח קישורים לסובלים.

ארגון רשימה.לאחר שעברו שני השלבים הראשונים והקשים ביותר, יש צורך לארגן עבודה עם משימות. כאן אתה יכול להשתמש בכלל פשוט: חלק את הזמן לשבועות, בסוף השבוע סקור את הרשימה וצור אחת חדשה. יש לחלק את כל המשימות לפי מועדים ובעדיפות. כדי לנהל משימות, אתה יכול להשתמש בכל אחד מהיישומים שאתה אוהב: אלה הם OneNote ו-Evernote ניידים, ו-Asana, ו-Redmine, ו-Google Calendar, וכן הלאה...

בשלב זה העיקר להקדיש תשומת לב רבה לעבודה עם הפרויקטים הנוכחיים או כמה וכמה. לשם כך ניתן להשתמש במפות אסוציאטיביות (mindmap), אשר ישקפו את כל שלבי העבודה בצורה של מפת מבנה ויזואלית, לפיה תתקדם בפרויקט. כדי ליצור מפת חשיבה, יש הרבה אפליקציות בתשלום וחינמיות עם תכונות מעניינות. אנחנו אוהבים נוח, חינמי ורוססיפי , שבו יצרנו תצוגה משוערת של מפה לא גמורה שאינה מתיימרת להיות נכונה:

חלק 1

חלק 2

אתה לא צריך לחלק משימות לפשוטות ומורכבות, אתה צריך לעשות הכל לפי הסדר, ואז הזמן יתחלק בצורה רציונלית.

התיקון נעשה.בשלב זה יש לשים לב לנעשה, לנתח את הסיבות לכשלים, ליצור תכנית לשלב הבא (למשל שבוע).

הפעולה בפועל.יש לבצע את המשימות בהתבסס על משאבים זמינים: כוחות, זמן, מקום ביצוע, כמו גם העדיפות שנקבעה. אם חסר לך משאב כלשהו שיופיע מאוחר יותר כדי לפתור את הבעיה במהירות, נסה להעביר את המשימה לרגע שבו הכלי לביצוע טוב יותר מופיע. לדוגמה, אם אתה מסיים יישום שולחן עבודה וכדי לבצע כמה שינויים אתה צריך מעודכן ועדיין לא נרכש על ידי החברה שלך, אך מתוכנן להירכש בעתיד הקרוב SDK, בצע את השינויים שניתן לבצע בגרסה הנוכחית, ולהוסיף את המשימה של שאר השינויים לתיקיה או לקובץ עם משימות לעתיד. כמובן שהחיפוש אחר דרכים לפתור את הבעיה באמצעים הקיימים מגלה אותך כבעל מקצוע, אבל זה מצריך השקעה גדולה ולא תמיד מוצדקת של הזמן והמאמצים שלך.

הנה כמה טיפים כיצד להשתמש בעקרונות של GTD אם אתה מפתח בצוות או עובד בעצמך.

• תכנן את הפרויקט שלך בהתחלה, ולא במהלך העבודה, חלק אותו למשימות משנה שניתן לנהל.


• הדגישו שלבים בודדים של העבודה בפרויקט והדביקו תוויות לחשיבות ודחיפות העבודה.


• הביאו כל משימה לסיומה מבלי לעזוב אותה למועד מאוחר יותר. גם אם אתה יודע רק דרך ארוכה לפתור בעיה, פתור אותה. במהלך ריפקטור נוסף, ניתן יהיה להיפטר מפתרון לא אופטימלי.


• סקור מעת לעת את רשימות המשימות על מנת לשנות את הנעשה ולשנות תוכניות.


• בנקודת זמן מסוימת, התמקדו במשימה אחת – כך אתם חוסכים זמן ומאמץ.


• הקדישו זמן לכל שלב והקדישו לו תשומת לב מרבית: איסוף דרישות, פיתוח, בדיקת יחידות וכו'.

לא ניתן ליישם GTD ביום אחד - תחילה מופיעים כמה אלמנטים בודדים, אחר כך נוצרים כללים, לבסוף, מופיעה הרגל ותוצאה מוחשית. העיקר לא להפסיק. אגב, זה לא רע אם אתה יכול להעביר חלק מהכישורים שלך ב-GTD לצוות שאתה עובד איתו – זה יכול לייעל משמעותית את העבודה בתוך החברה.

יש בטיחות במספרים

למרות העובדה ש-GTD, ככלל, מכוון לאדם, הוא ישים גם לצוות, בו חשוב להיות מסוגל לקבוע את חזון הפרויקט, יעדים, לייעד פרויקטים ולחלק תחומי אחריות. יתרה מכך, ארגונים רבים כבר קיימים ומשתמשים בהצלחה, אולי, בישות הקרובה ביותר להיגיון של GTD - טבלת הגאנט. תרשים הגאנט משקף בצורה מדויקת מאוד את הצורך של הפרויקט במשאבים, משימות ותת-משימות, הזמן המשוער להשלמת כל משימה, תאריכי ההתחלה והסיום של העבודה על המשימה, שלבי הפרויקט, שיכול להתחיל רק לאחר סיום המשימה. שלב קודם ושחרור המשאבים הנדרשים.

עם זאת, לעתים קרובות כל המאמצים לערוך תרשים של משאבים ותעסוקה הם לשווא. קישור GTD לפיתוח תוכנה, רוברט פיק, אוונגליסט GTD ו-CTO של חברת הייעוץ של דיוויד אלן, שהוביל פרויקטים טכניים ומבין את הנושא כמו גם המנכ"ל עצמו, רשם כתיבה נהדרת על טבלת גנט:

"ראיתי כל כך הרבה זמן, אנרגיה וכסף נכנסים לתרשימי גאנט מורכבים שנהרסים בלחיצת האצבעות הראשונה של מנהל. כל חברה שמסתמכת על קודי עדיפות של ABC ומושכות הדוקים עבור מתכנתים כדי להישאר בחזית פיתוח התוכנה צפויה לאכזבה מרה".

זה גם חושף את מהות המושג. העובדה היא שזה לא מכוון לתכנון אלא ליכולת לחזור לנקודת הכישלון. בואו נסביר ביתר פירוט. בחייו של כל אדם וכל צוות, ישנם רגעים שבהם הם חורגים מהמטרות המיועדות להם וכל הפעילויות צוללות לכאוס. זה יכול לקרות הן מסיבות חיצוניות והן מסיבות הקשורות להשפעות פנימיות אינדיבידואליות: שינוי זמני במהלך הפיתוח של הפרויקט, הופעת משקיע חדש עם חזון חדש, הפסקה לעבודה בשעות נוספות (למשל, הכנה לקראת תערוכה). המשימה של GTD בצוות היא לחזור בקלות לנקודה בה היה צורך לחרוג מתוכנית העבודה ולהמשיך לפעול כבעבר.

"החלק של סריקת המוח של GTD הוא פשוט מספיק כדי שדיוויד (אלן) מתייחס אליו לעתים קרובות כסוג של מזבלה של זיכרון עבור 'זיכרון RAM הנפשי'. זה כמו שאתה בודק מעת לעת עם המוח שלך כדי לראות מה מושך את תשומת הלב שלך, מושך אותו החוצה והסתכל בו. זה כאילו אתה מרכיב את רשימות ההזדמנויות האלה (פרויקטים ופעילויות הבאות) המשמשות כרשת הביטחון שלך כדי לוודא שכל מה שאתה עושה נעשה נכון ומשולב עם כלל שתי הדקות (אם אתה יכול לעשות משהו בפחות מ- תוך 2 דקות, עשה זאת - בערך לכל.) וחשיבה ממוקדת בפעולה הבאה, נותנת לך תמונת מצב סטטית של מצב העבודה שלך, שבאמצעותה תוכל לחזור בקלות לנקודה שבה הפרעת.

ישנן ארבע פעילויות עיקריות בצוות הפיתוח, אשר בעצמן משמשות כמרכיבים של צוות GTD.

1. בדיקת רגרסיה - נבדקים קטעים שכבר קבועים בקוד המקור, כמו גם הפונקציונליות של הפונקציונליות הקשורה לקוד שהשתנה. כחלק מתכנות אקסטרים, הוא ממחיש את GTD במונחים של חזרתיות, רוויזיה וחד-משמעות של פעולה.


2. עבודה עם תיעוד - יצירה ובדיקה של תיעוד מאפשרת לך פשוט להעביר ידע ומשימות חשובות לנייר. לא משתמשים, לא בודקים ולא מפתחים צריכים לזכור אותם - במידת הצורך, ניתן לעיין בתיעוד ולהבהיר נקודה לא ברורה או למצוא תשובה לשאלה על פעולת התוכנית.


3. ריפקטור קוד הוא תהליך של שיפור קוד מבלי לשנות את הפונקציונליות. חסידי תכנות אקסטרים מבצעים ריפקטורים תקופתיים כדי לשפר את ביצועי התוכנית, הבנתה וקריאות הקוד שלה. יש חברות וצוותים שנמנעים משינויים מחדש. ברוב המקרים זה נובע מהחשש ששינויים בקוד יובילו לקריסה במערכת. ככלל, גישה זו מובילה לנוקשות והתיישנות של התוכנית.


4. רַעְיוֹן מַבְרִיק. תהליך המתרחש בצורה כזו או אחרת בכל צוות. זהו רק אוסף של מידע ורעיונות. ניתן ליצור מפות חשיבה אסוציאטיביות גם במהלך ואחרי סיעור מוחות.

ברוב המקרים, מתכנת בעבודה מבצע הרבה יותר משימות מאשר רק כתיבת קוד. יתרה מכך, ככל שיש לו יותר ניסיון וכישורים, כך מוטלות עליו משימות הטרוגניות יותר. בשלב מסוים מתרחש משבר כאשר חובות וחובות מתחילים להכביד על העובד ולהפחית משמעותית את התפוקה שלו. ברור שאפשר וצריך להילחם בזה, ולא בשיטות הנחיה ואמצעי דיכוי, אלא בעזרת GTD, שמטרתו שינוי אבולוציוני בגישה לעבודה. ביקורות רבות של מי שהתנסו בשיטה זו מספרות על קשיים משמעותיים בתחילת הדרך והצלחה לא פחות משמעותית בסופו של התהליך. אחרי הכל, הם אומרים שלוקח 21 יום ליצור הרגל. למה לא לנסות?

נ.ב.: ניתן להאזין לנאום המקוון של מחבר שיטת GTD דיוויד אלן בחינם ולשאול אותו שאלות במהלך הכנס17 בנובמבר (שלישי) בשעה 19:15 שעון מוסקבה. הוא ידבר על הגישה של GTD להתמודדות עם עומס מידע וישתף את המחקר העדכני ביותר על פרודוקטיביות אנושית.

GTD® הוכחה כיעילה הן לשימוש אישי והן עבור ארגונים הפועלים במגוון רחב של תעשיות. הוא נמצא בשימוש בהצלחה הן על ידי ההנהלה הבכירה והן על ידי עובדים חדשים של חברות הנכללות ברשימת TOP-50 Fortune.

"האם תהיתם פעם לאן נעלמו 5 השנים האחרונות?"
ויקטור פלווין

לעתים קרובות מאוד בחייו של כל אדם מגיעים רגעים כאלה שבהם פשוט בלתי אפשרי להתמודד עם נפח המקרים המצטברים. ובזמן שעובדים כרגע על יישום המשימה הבאה שלהם, שורה שלמה של בעיות לא פתורות מסתובבת לי כל הזמן בראש. מחשבות קבועות שאין לך זמן לעשות משהו חשוב, לא מאפשרות לך להתמקד במשימה הנוכחית. וכשמספר המקרים הלא פתורים מתחיל לגדול כמו כדור שלג, הוא כבר מקבל קנה מידה של קטסטרופה.

אבל למעשה, הבעיה אינה מסובכת כפי שהיא עשויה להיראות במבט ראשון.

איך לעשות סדר בדברים. יסודות ניהול זמן

כדי לפתור בעיות כאלה, יש שיטה של ​​ארגון רציונלי של זמן, או במילים אחרות, ניהול זמן. זמן בעולם המודרני יקר אפילו יותר מכסף, מכיוון שבניגוד לכסף, לא ניתן להחזיר או לצבור זמן. מיומנויות ניהול זמן העבודה של האדם יסייעו לאדם להשיג את מטרותיו ויעדיו הרבה יותר מהר ובמקביל למצוא מספיק דקות פנויות לתקשר עם חברים והתפתחותו הרוחנית.

שיטת GTD, שהיא אחד הכיוונים בניהול זמן, תעזור להבין זאת.

Getting Things Done (GTD) יצא לאור בשנת 2001 ותורגם ל-23 שפות.

למודל הקלאסי של ניהול זמן יש מגבלות קפדניות מסוימות, מרמז על תכנון ברור של העניינים שלך, ממליץ על חישוב צעדים וקביעת סדרי עדיפויות. שיטה חדשה שהוצעה על ידי המומחה דיוויד אלן עוזרת ניהול זמןהרבה יותר גמישות ובחר דברים בעצמך, במקום להיות קשור ללוח זמנים יומי נוקשה, מה שמקל מאוד על המשימה ומניע אותך מהר יותר ביישום המטרות שלך. שיטה זו יכולה להתאים לא רק לאנשי עסקים גדולים שדואגים לביצוע המהיר ביותר של התוכניות שלהם, אלא גם לעקרות בית רגילות שמתכננות זמן לתחזוקת הבית.

מערכת זו מבוססת על הצעתו של דיוויד אלן שחשיבה חופשית היא הכרחית. במילים אחרות, אתה צריך לשחרר את המוח שלך מכל המחשבות הזרות שמסתובבות לך בראש. ואז העבודה הנוכחית תתבצע הרבה יותר מהר ויעילה. על הציון הזה מערכת GTDנותן הוראות ברורות, שבעקבותיהן אתה יכול לא רק לזהות את הבעיה, אלא גם לפתור אותה במהירות. ככלל, אנשים מבלים זמן רב בהיגיון חסר משמעות שמאט את תהליך השלמת המשימות. על ידי ביצוע ברור של ההמלצות שמציעה השיטה, דעתך תמיד תישאר צלולה, ויעילות העבודה תהיה 100%.

אנחנו מכינים רשימה של משימות, משימות, בעיות

הדבר הראשון שצריך לעשות, לפי מחבר הרעיון, הוא להעביר את כל החרדה והמחשבות שמעסיקות אותך כרגע לנייר. רשמו את כל מה שמסתובב לכם עכשיו בראש – כל הדברים הגדולים, הדברים הקטנים, חשובים ולא חשובים במיוחד, באופן כללי, הכל באופן כללי. שחרר את דעתך ליישום המשימה שהוגדרה ברגע זה. ניתן לבצע הקלטות בצורה כאוטי, פשוט לרשום את כל מה שעולה על דעתך. אין צורך לסווג מיד מקרים לפי סדר חשיבות. אם תדלג או לא תוסיף משימה לרשימה, היא תסתחרר כל הזמן בראש שלך, ויקשה על הריכוז.

עכשיו ערכה רשימת המטלות, עכשיו מה לעשות עם הרשימה הזו?

שואל את השאלות הנכונות

אפשר לקרוא לשלב השני ניתוח הרשימה שכתבת.

שאל מנטלית כל פריט ברשימה שאלה: "מה זה?".
שאלה זו מאפשרת לסווג מקרים לפי חשיבותם.

השאלה השנייה הולכת כך: "האם זה מצריך פעולה?"

אם התשובה שלילית, יש לבצע את הפעולות הבאות:
- לדחות את ההחלטה לזמנים טובים יותר;
לעת עתה, שכח מהמקרה שלא שווה את תשומת לבך;
- להכניס לארכיון לזמן מה.

עם תשובה חיובית לשאלה שנשאלה, יש צורך להמשיך ישירות לביצוע ולהתווה פתרון מעשי לבעיה. למד את הבעיה, אם לוקח זמן מסוים ליישם אותה, היא נכנסת אוטומטית לקטגוריה של פרויקטים. ערך זה יכול להתבצע על גיליון נפרד. ואם, כאשר בוחנים מקרה נוכחי, דרך לפתור אותו מיד מציעה את עצמה, אז הגיוני לעשות את העסק הזה מיד כדי לא לצבור חבורה של בעיות לא פתורות.

כאשר צעד אחד אינו מספיק להשגת המטרה, עולות מספר אפשרויות ליציאה מהמצב הנוכחי:

- לרשום את התיק ביומן לפני המועד האחרון לביצועו,
שים את זה ברשימת המטלות שלך כדי שתוכל לעשות את זה בזמן שמתאים לך.

לאחר שעברת ברציפות את כל השלבים המוצעים על ידי תיאוריה זו, תוכל ללמוד כיצד לקבוע סדר עדיפויות נכון ולבנות מערכת ערכים ברורה. ואתה יכול לעשות את כל זה בעצמך, אפילו בלי שיהיה לך איזה כישרון מיוחד. והשאלה" איך לעשות סדר בעניינים שלךלא יעמוד עוד מולך.