FinExecutive אתר רוסיה 2020-03-23

ריבוי משימות: מציאות או מיתוס?

חלק מהמעסיקים מאמינים שהעובד האידיאלי יבצע ביעילות את תחומי אחריותו בעבודה גם תוך כדי ריבוי משימות. לכן, בעת עריכת קורות חיים, המועמדים מציינים יותר ויותר איכות זו בין היתרונות שלהם. עם זאת, זכרו כי לוח זמנים עמוס וקצב חיים מואץ יכולים לא רק להפחית את התפוקה האישית ולהשפיע לרעה על הקריירה שלכם, אלא גם לגרום נזק חמור לבריאותכם.

ריבוי משימות נחשב לאינדיקטור לפרודוקטיביות, מיומנות וגמישות של עובד. מי שמסוגל לעבור במהירות ממשימה אחת לאחרת, מדיווח לפגישה וחוזר חלילה, נחשב לנכס לחברה.

יכולת ריבוי משימות - אחת הדרישות למועמד עבור הרבה מאוד מעסיקים, אשר מאושרת בקלות על ידי תיאורי תפקידים ב-headhunter. למרבה הצער, המציאות של ריבוי משימות - לא מיומנות כל כך שימושית.

כל יום אנחנו מוצאים את עצמנו מנסים לעשות כמה דברים בו זמנית. עם זאת, מצב ריבוי משימות עובד בצורה שונה מאוד: אנחנו הופכים פחות פרודוקטיביים, אבל חווים יותר מתח.

כיצד ריבוי משימות מפריע לפרודוקטיביות שלך

נניח שאתה צריך להתמודד עם שלוש משימות פשוטות: לצייר 20 עיגולים על נייר, לחבר 20 אטבים לשרשרת ולערום 20 מטבעות.

ערכו תחרות עם הקולגה או החבר שלכם. אחד מכם יפתור כל בעיה ברצף: קודם העיגולים, אחר כך מהדקים ולבסוף המטבעות. השני חייב לעבור בין המשימות האלה: לצייר 3-4 עיגולים, לחבר 3-4 מהדקי נייר, לקפל 3-4 מטבעות - וחוזרים למעגלים.

את התוצאה ניתן לחזות מראש. אדם שלא עובר בין משימות, אלא יסיים כל אחת לפני המעבר למשימות הבאות, יבצע את העבודה מהר יותר.

חבר מהדקי נייר וצייר עיגולים - לא עומס העבודה הנפוץ ביותר (אלא אם כן אתה גננת). בואו נבחן מצב שאנו עלולים להיתקל בו בחיי היומיום.

נניח שאנו עורכים מצגת ובו זמנית מסתכלים על חשבון VKontakte שלנו או מדברים בטלפון. סביר להניח שאחרי חצי שעה נבחין שהזמן טס לאנשהו, ורק כמה שקופיות מוכנות מכל המצגת.

ככל שיש לנו יותר מכשירים וחשבונות מדיה חברתית, כולל מקצועיים, כך קשה לנו יותר להתמקד בעבודה עם אחד מהם. כל הגאדג'טים והיישומים נועדו לדרוש את תשומת הלב והפעולה שלך כברירת מחדל. « ענה לשיחה » , « לחץ על הקישור » , « לפתוח את האפליקציה » , « מדליק אותי » . ולעשות הכל בו זמנית.

אם אתה מאזין למוזיקה תוך כדי עבודה, תשומת הלב שלך תשוטט.

מה יקרה עם הזמן אם לא נסיח את דעתנו על ידי שליחים ורשתות חברתיות, אלא נעשה מצגת בשקט תוך כדי האזנה למוזיקה? למדענים יש שוב חדשות רעות עבורנו.

אם אנו מתמודדים עם מספר גירויים עצמאיים של אופנים שונים (לדוגמה, מצגת המערבת את הפעולות שלנו ותופסת את הערוץ הוויזואלי, ומוזיקה, שתופסת את הערוץ השמיעתי), הביצועים שלנו יורדים.

מנסים לעשות מצגת עם מוזיקה, אנחנו יותר איטיים לתפוס את המידע שצריך להיות מוצג בשקופית, אנחנו עושים טעויות בעיצוב ולעתים קרובות יותר מבלבלים בין המספרים. יתרה מכך, ככל שאדם מתבגר, כך הוא מתמודד עם שני דברים בו-זמנית גרוע יותר. עם הגיל, מהירות התגובה פוחתת והסבירות לטעות עולה.

למה? למוח שלנו לא אכפת אם אנחנו עושים מספר דברים או לוקחים מידע ממספר מקורות. בשני המקרים, המוח זקוק לזמן כדי לעבד את האות.

החוקרים אופיר, נאס ווגנר הראו שאנשים עם ריבוי משימות שעוסקים בקביעות במקורות מדיה מרובים ואנשים שאינם מרבים בריבוי משימות מעבדים מידע בצורה שונה.

לראשונים קשה יותר לנתק גירויים לא חשובים ולא להגיב אליהם. הם נוטים פחות להתעלם ממידע לא רלוונטי. לאנשים "ריבוי משימות" קל יותר להשתלב במשימות צד שאינן חשובות להשגת המטרה העיקרית מאשר אנשים "יחידת משימות".

כיצד פועל המוח בעת ריבוי משימות

המנגנונים של זיכרון לטווח קצר הם פשוטים ולא « מוּשׁחָז » עבור ריבוי משימות. מנסים לסדר משימות בסדר מסוים (אני מתקשר בזמן שאני מתקשר, מסיים לכתוב מכתב ואז מדבר), אנחנו מתנתקים מהסביבה. אנחנו צריכים לפצל את המיקוד שלנו לכמה חלקים. אבל זו הבעיה: מוקד תשומת הלב אינו מחולק.

זה לא משנה באילו מטאפורות משתמשים תומכי ריבוי משימות. המוח האנושי פועל אחרת ממחשב.

המחשב תוכנן במיוחד לריבוי משימות. לדוגמה, מערכת ההפעלה Windows יכולה להריץ בו זמנית מספר תהליכים ותוכניות מבלי לאבד מאיכות או ביצועים.

Microsoft Excel לא יתחיל לעשות שגיאות כי הדפדפן פתוח, ובתוכו - קליפ מיוטיוב. אבל המוח האנושי מתחיל לעבור בין שתי המשימות הללו, מבזבז זמן גם בהחלפה וגם שקוע בשאלה חדשה.

המוח שלנו יכול להתרכז רק בדבר אחד בכל פעם. אם אנחנו מדברים על משימות קצרות, שגרתיות, פעולות ידועות - ריבוי משימות עובד כי אנחנו לא צריכים לפצל את תשומת הלב שלנו.

אם יש לכם מספיק ניסיון, תוכלו לקלף תפוחי אדמה תוך כדי צפייה בסדרת טלוויזיה ידועה. בעיות מתחילות כאשר לפחות אחת מהמשימות מתבררת כחשובה. לדוגמה, אם אתה מתקשר עם לקוח או מנתח נתונים, ובמקביל מתקשר עם עמיתים במסנג'ר ארגוני.

ריבוי משימות מסיח את תשומת הלב ומפריע לריכוז.

יתרונות וחסרונות של ריבוי משימות

ריבוי משימות - דרך מאוד מלחיצה לחיות את חייך ולבנות קריירה. אנשים שמבצעים ריבוי משימות למעשה עוברים ממשימה אחת לאחרת מהר יותר, אבל הם גם עושים פחות.

יש ראיות לאמירה הזו. מאמר ב « כתב עת לפסיכולוגיה ניסויית » דיווחו שתלמידים פתרו בעיית מתמטיקה ב-40% לאט יותר כאשר התבקשו לעבור לבעיות אחרות במהלך התהליך.

חוקרים אמריקאים גילו שאנשים שעברו כל הזמן ממשימה אחת לאחרת עשו פי 1.5 יותר שגיאות מאשר משתתפי ניסוי שהצליחו להתמקד במשימה אחת במשך זמן רב.

ההשלכות של ריבוי משימות

עומס קוגניטיבי

כשאנחנו עושים ריבוי משימות, אנחנו צריכים להשקיע יותר מאמץ נפשי כדי לעבד את כל המידע הנכנס. כאשר יש הרבה מידע נכנס, זה לוקח יותר זמן לעבד.

הערכת ביצועים שגויה

אנשים שמחשיבים את עצמם מרובי משימות יוצרים לעצמם במודע תנאים כאלה לעבודה. אבל הם אינם מסוגלים להעריך באופן אובייקטיבי את יעילותם.

בני נוער וילדים מתמודדים פחות טוב עם עומס קוגניטיבי, ולכן עליהם להימנע מביצוע ריבוי משימות. גם אם אנחנו מאמינים שמטבעם הם מתאימים יותר לכך.

יעילות עבודה מופחתת

רוב המשימות המגיעות אלינו תוך פרק זמן קצר - הַסָחַת הַדַעַת. בעצם, ריבוי משימות הוא הסחת דעת מיומנת, לא כלי עזר.

כפי שהראו הפסיכולוגים פינלי, בנג'מין ומקרלי במחקרם, אנשים אינם מסוגלים להעריך כראוי כמה תרד התפוקה בעת ריבוי משימות.

בעיות ריכוז וקשב

במאמץ לעמוד בדרישות התפקיד, אנשים מנסים לפתח ריבוי משימות, גם אם הם לא נטו לכך באופן טבעי. לרוע המזל, ריבוי משימות מתפתח לרעת כישורי עבודה אחרים.

קול ניופורט, מחבר ספר על איך להתמקד בעבודה בסביבה מסיחת דעת, אומר שריבוי משימות מפחית את יכולת הריכוז שלנו. יחד עם זאת, יכולת הריכוז היא אחת המיומנויות החשובות ביותר לביצוע עבודה מורכבת.

אובדן שמחה מהעבודה

מדעני המוח Loh ו-Kanai גילו שלאנשים שמבצעים ריבוי משימות עם מדיה יש צפיפות חומר אפור נמוכה יותר בקליפת המוח הקדמית.

קליפת המוח הקדמית מעורבת במנגנוני מוטיבציה ותגמול, והיא פעילה כאשר אנו צריכים להפעיל מאמץ נפשי או מיקוד. ככל שצפיפות החומר האפור בקליפת המוח הקדמית נמוכה יותר - כך יש פחות שמחה בעבודה שדורשת ריכוז ומאמץ נפשי.

סיכון חיים

אם אתה בפגישה מרחוק ונוסע, לא תוכל להתמקד בכביש. זה מגדיל את הסבירות לתאונה.
מספר מחקרים הראו שאם נהג משתמש בטלפון בזמן שהוא על הכביש, הסיכון לתאונות דרכים עולה פי כמה.

למה אנחנו ממשיכים לבצע ריבוי משימות?

לאנשים שמבצעים ריבוי משימות לוקח כמעט פי אחד וחצי יותר להשלים משימה. אז למה « ריבוי משימות » להמשיך לתרגל את זה?

ריבוי משימות נראה מרשים

אם תבחין באדם שמתאמן בריבוי משימות, נראה שיש לו הכל בשליטה בו זמנית. בנוסף, ריבוי משימות מסייע ביצירת תדמית של אדם עסוק ומבוקש.

החברה משוכנעת כי ריבוי משימות - נוֹרמָה

הודעות מטלוויזיה, רדיו, מגזינים, חברים, ספרים, מאמרים נשמעים כך: « אתה יכול להתמודד עם זה » . למעשה, יותר מ-90% מהאנשים אינם מצוידים מבחינה פיזיולוגית להתרכז ביותר ממשימה אחת לפרקי זמן ארוכים.

לעשות דבר אחד במשך כמה שעות זה משעמם

מצב ריבוי משימות - דרך לתת לעצמך טלטלה, שבה בהחלט אין זמן לשעמום.

אמונה לא הגיונית שריבוי משימות עוזר לך לבצע יותר דברים

כשאדם מתמודד עם כמה דברים בבת אחת, נראה שהוא עושה יותר. קל ליפול למלכודת הנפשית: « יש לי הרבה דברים לעשות. אני צריך להכפיל או לשלש את המאמצים שלי » . אבל הרשעה זו לא עוזרת, אלא מתישה.

איך להפסיק ריבוי משימות

אם זיהית את הבעיה וברצונך לפתור אותה, הנה חמישה שלבים שתוכל לנקוט כדי לעזור לך להפסיק ריבוי משימות מבלי לאבד את הפרודוקטיביות.
תבין את ריבוי המשימות הזה - זו בחירה שאנחנו יכולים לשנות.

קבע את סדר העדיפויות שלך

במצב ריבוי משימות, בעיות ראשוניות עלולות לדעוך ברקע, מכיוון שהעובדים עסוקים כל הזמן - הם מגיבים לכל אות נכנס, ומוסחים כל הזמן מעניינים חשובים ובעלי ערך רב יותר.

קבע אילו משימות לא ניתן לדחות או להאציל, ואל תבזבז זמן ואנרגיה בריבוי משימות. הגדר התראה « אל תפריע » לשליחים שלך ולצאת לעניינים מבלי להיות מוסחת על ידי התראות ושאלות.

תכננו את היום והשבוע שלכם

תכנון עוזר:

• להניע את עצמך להשיג מטרות;
• הפחתת רמות הלחץ (עקב יכולת חיזוי);
• בטל את הצורך לאחסן את כל המשימות בזיכרון לטווח קצר.

הקדישו 5-10 דקות בתחילת היום ובסיומו כדי לתכנן את היום הבא ולקבוע מה עליכם לעשות.

השתמש בעוזרי תכנון. לוחות Trello או אפליקציית Todoist עוזרים לך לתזמן משימות ליום או לשבוע.

נתח את הפעולות שלך

שאל את עצמך שאלות באופן קבוע:

• האם מה שאני עושה שימושי עבור הקריירה והחברה שלי?
• האם אני מחלק נכון את עומס העבודה שלי לאורך היום?
• אילו שינויים או כלים יעזרו לי להיות פרודוקטיבי יותר ובמקביל ישחררו אותי?

למד להתרכז

תרגל מדיטציה והשתמש באפליקציות. יכולת המיקוד היא מיומנות שמונעת מאיתנו ריבוי משימות וחוסכת אותנו מלחץ.

מה אם אני לא יכול להפסיק ריבוי משימות?

איך להתמודד עם מספר רב של משימות מבלי להרגיש בלחץ שאתה לא יכול להשלים אף אחת מהן? תשובה נכונה - ככל שתבצע פחות משימות בבת אחת, כך ייטב.

אבל מה אם דעתנו מוסחת כל הזמן? אתה מנסה לכתוב מכתב ללקוח, אבל הוא מתקשר אליך. ואתה כבר לא יכול להתרכז לגמרי, כי הטלפון מצלצל בצורה מאוד מעצבנת, ואתה צריך לענות. דרך להתמודד עם מצב כזה נקראת « השלמה מנטלית » .

איך הטכניקה עובדת « השלמה מנטלית »

אתה עובד - כותב מאמר או מכתב עבודה. הטלפון מצלצל ואתה צריך לענות. תגיד לעצמך נפשית: « אני מבין שעכשיו העבודה שלי נמצאת בשלב כזה ואחר ומסתיימת בשלב כזה ואחר » . שמור את הקובץ או האימייל והרם את הטלפון שלך.

בזמן שאתה מדבר עם בן שיחו, אל תחזור לעבודה הקודמת שלך. התרכז לחלוטין בשיחה. נסה לנהל את השיחה הזו בהצלחה: רשום הערות, שאל את בן שיחו שאלות הבהרה.

ברגע שסיימתם את השיחה, נתקו והבינו שהשיחה הסתיימה. השלמת משימה זו. חזור למשימה הקודמת כמה שיותר מהר מבלי לעבור למשהו אחר לגמרי.

חשוב לתת לעצמך זמן להשלים נפשית את כל המשימות ואפילו המחשבות. זה יגדיל את האנרגיה, רמות הריכוז והמבנה שלך.

ועדיין, אנשי מקצוע אמיתיים לומדים לא לקחת על עצמם כמה משימות במקביל. בצע את העצות שלהם: האט, עסוק בעבודה, התחל וסיים אותה. בטווח הארוך, תעריך כמה מיומנות זו מועילה. תוכל לבצע את המשימות שלך מהר יותר וטוב יותר.

תהיה בריא ויעיל!

ריבוי משימות הוא מה שזה אומר: לעשות מספר רב של דברים אחד בכל פעם.

דוגמאות. אנשים אוכלים ארוחת בוקר וקוראים עיתון, נוסעים במכונית ומדברים בטלפון.

ריבוי משימות הוא היכולת של אדם לעבור במהירות מהמשימה הראשונה לשנייה.

החליפו בתדירות נמוכה יותר והוסחו פחות מכמה דברים בו-זמנית, אז לרווחה שלכם אין ממה לחשוש.

אבל אתה צריך לדעת שבכל מעבר, משאבים חיוניים מושקעים, הלחץ מתגבר ותחושות החרדה מתגברות באופן לא רצוני.

מדענים הוכיחו שאתה יכול לבצע ריבוי משימות אם יש לך:

חשיבה אנליטית;

מאוד מאורגן;

גישה שיטתית;

יכולת ניתוח תוצאות.

נניח שאין לך את התכונות המפורטות למעלה. אין בעיה, הם יופיעו.

הקשיבו לטיפים הבאים לכל יום:

טיפ 1. ערכו תוכנית עסקית ליום, לשבוע, לחודש.

הוא יעזור:

להניע להשגת מטרות ספציפיות;

להפחית את הלחץ לאפס;

לשחרר את המוח שלך ממידע מיותר.

הקדישו 10 דקות לתכנון. כתוב בפנקס, יומן, לוח שנה, אפליקציית Todoist, לוח Trello. אחסן מידע רב ערך בכרטיס פלאש.

מנהלי חברות גדולות מתכננים את שעות העבודה שלהם לפי שעה, לכל משימה פרק זמן מסוים.

נניח שיש לך עבודה לא נעימה שבהחלט צריך לעשות. דבר על זה בקול הפנימי שלך. שכנעו את עצמכם, ותרגישו שאתם במלאכה, והיא התחילה, כל שנותר הוא לסיים אותה.

טיפ 2. מיין את הדברים לפי עדיפות.

מומחים ידועים מציעים להשתמש בפיתוחים שלהם לפעולה במצב הבא:

שיטת ABCD של בריאן טרייסי;
אפקט בלומה זייגרניק;
המטריצה ​​של דווייט אייזנהאואר.

תחשוב אסטרטגית. התחילו לבצע את המשימות החשובות והנפחיות ביותר בבוקר.
כאשר משאב החיים אינו אוזל, ואתה יכול לקבל את ההחלטה הנכונה.

טיפ 3 מחזוריות בעבודה.

בהתרכזות במשימה קשה, הנבדק יוכל להשיג יותר מאשר להתפזר על מספר משימות בו זמנית.

כדי למנוע מתח וירידה בתפוקה, עבוד ושמור על אופי מחזורי של העבודה שלך תוך ריבוי משימות.

שיטת פומודורו מציעה כיצד להתמקד במשימה ולקחת הפסקות מאת פרנצ'סקו צ'ירילו.

לכל אדם יש את קצב החיים הביולוגי שלו. התבונן בעצמך ותקבע את פרק הזמן של יעילות מירבית אם אתה רוצה לבצע ריבוי משימות.

אולי אתה עובד בצורה פרודוקטיבית במשך שעה אחת, ו-10 דקות מספיקות לך לנוח. אבל לקראת סוף שעות העבודה יש ​​לקצר את תקופת העבודה הפורה כדי לא להיראות כמו לימון סחוט.

לפעמים אתה יכול לשמוע את הביטוי "מצב ריכוז מלא", זה כאשר אדם שקוע לחלוטין בעבודה. או מילה אחרת היא "מצב שוטטות קטן", כלומר הגיע הזמן לנוח.

שינוי מצבי הריכוז והשיטוט יאפשר לך לאתחל את המוח שלך על מנת להגביר את יעילות העבודה היצירתית לפרק הזמן הבא.

מצב ריבוי משימות בעבודה: מה זה: יתרונות וחסרונות

ריבוי משימות נותן לנושא יתרונות:

עוזר להגדיל באופן משמעותי את מספר המשימות שנפתרו;

להתרכז בדבר החשוב ביותר, לפתח את מנגנון החשיבה;

קבלת החלטות מיידית, מפחיתה את זמן החשיבה;

מחפש גילויים ותחושות חדשות;

לעבוד ביעילות ולנוח בכבוד, החיים ייראו לך מאושרים.

אבל לריבוי משימות יש גם השלכות שליליות:

הנושא עושה את העבודה בצורה שטחית, נלחם על כמות העבודה שבוצעה ושוכח מהאיכות ve;

לפעמים נעשות טעויות טרגיות אם אדם אינו מסוגל להתרכז במהירות ולעבור מהראשון לשנימקרה;

תכנון משימה לא נכון מגביר את העייפות;

ריבוי משימות מפחית את היכולת שלך לרכז את תשומת הלב שלך במשימה ספציפית ופוגע בזיכרון שלך;

לוח זמנים עמוס של עבודה במשך תקופה ארוכה מעורר ייצור של הורמוני לחץ שיטתיים בגופם של אנשים. לכן, הגוף שלך עייף ומותש עד הקצה;

רושם שלילי נוצר על עובד כאשר במהלך שיחה הוא מוסח על ידי שיחות טלפון, עבודה על מחשב או לעיסת ממתקים.

למצב ריבוי משימות יש כללים משלו:

קחו הפסקה של 60 שניות לפני המעבר למשימה השנייה;

אל תתפזר בין המשימות שלך, הביאו את המשימה הראשונה לקו הסיום, ואז השלימו את השנייה;

לשלב משימות דומות לבלוקים ולפתור אותן בהדרגה: אחת אחרי השנייה;

לעשות פחות משימות, אבל עם איכות גבוהה;

אם דבר אחד דורש הפסקה, השהה אותו. רשום וחזור אליה בבוא הזמן.;

לנוח בהפסקות, בסופי שבוע ולהקפיד להקצות 8 שעות לשינה.

ניסויים של מדענים, ריבוי משימות מודרניות

דוגמא. "נינה פטרובנה היא עובדת על. היא מבצעת הרבה משימות במקביל", אומר הבוס.

משמעות הדבר היא שריבוי משימות היום משווה להגברת הפרודוקטיביות.

מדענים טוענים זאת כאשר מבצעים שלוש או ארבע משימות בו-זמנית, המוח האנושי מאבד זמן במעבר ושקע במשימה חדשה. כתוצאה מכך, כל משימה מסתיימת בצורה שטחית, אך לא מלאה, ומושקעים מאמצים רבים, וה-IQ יורד.

יש אנשים שמסוגלים לעשות הרבה דברים בבת אחת. יוליוס קיסר היה אחד מהם. הוא יכול: להקשיב, לכתוב, לדבר, לקרוא.

נכון לעכשיו, אנשים כאלה נקראים ריבוי משימות - אנדריי פרבלום, איש עסקים מידע מרוסיה, ואילון מאסק, יזם מאמריקה.

"נטייה פנימית מפתחת את היכולת של אדם לבצע עבודה במצב ריבוי משימות", הגדיר המדען אלן בלודורן.

סיפור על ריבוי משימות ותפקוד מוחי

המילה ריבוי משימות או ריבוי משימות שימשה בשנות ה-60 של המאה ה-20 לעיבוד נתוני מחשב. המילה Multitasking מתורגמת מאנגלית לריבוי משימות. אז החלו להשתמש במילים אלה בפסיכולוגיה, וכעת ניתן לשמוע אותן לעתים קרובות בחיי היומיום.

המחשב יכול לבצע ריבוי משימות לאורך זמן. לדוגמה, מערכת Windows מפעילה הרבה תהליכים ואינה מאבדת ביצועים או איכות עבודה.

ו-Microsoft Excel עובד היטב כשהדפדפן נפתח, ואז YouTube.

אבל המוח האנושי עובד אחרת, לא כמו מחשב.

בעת ריבוי משימות, צפיפות החומר האפור, הממוקם בהמיספרות הקדמיות של המוח ואחראי על תהליכים קוגניטיביים, פוחתת.

מדענים הוכיחו שאדם יכול להתמודד רק עם שני דברים בבת אחת.

בעת ביצוע אותה משימה, שני החלקים הקדמיים של המוח שלנו מעורבים בעבודה משותפת. כאשר יש שתי בעיות, אז כל חצי כדור עובד רק על המשימה שלה.

אבל מספיק שתופיע בעיה שלישית, המוח עוקר את הראשונה ומציב שלישית במקומה.

ריבוי משימות יוצר אשליה של ביצוע מספר תוכניות בו-זמנית, מעבר ממשימה אחת לאחרת תוך שימוש בפונקציות הביצועיות של המוח.

דחייה של הרגלים רעים

ריבוי משימות גורם נזק במהלך העבודה.

לכן, יש להתנגד:

כבה את הטלפון החכם שלך והגדר מערכת אחסון דוא"ל;

להתקין תוכנית חסימה חברתית. רשתות.

ריבוי משימות - זוהי פעילות עבודה של אדם בה מתרחש תכנון מדוד של משימות ליום, ... שנה. ביצוע עקבי עם יעילות רבה ואיכות מעולה.

העולם מעמיס אותנו במידע ובמשימות עד כדי כך שפשוט שכחנו איך להתמקד. אנחנו בודקים רשתות חברתיות מאה פעמים ביום. ועכשיו יש לנו בעיות שאנשים אחרים נהגו לפתור. כך למשל, ניתן כיום להזמין באופן עצמאי כרטיס טיסה וחדר מלון, ולקנות סחורה בחנות ללא קופאית. יש עוד הרבה משימות, וחוץ מזה אני רוצה להיות עם המשפחה, החברים ולעסוק בתחביבים.

ריבוי משימות הוא מיתוס

עם זאת, רשימת משימות גדולה ויכולת לבצע ריבוי משימות זה לא טוב כמו שזה נראה. אדם לא יכול לבצע ריבוי משימות. אנו מתייחסים לריבוי משימות כיכולת לעבור במהירות ממשימה אחת לאחרת. וכל מתג כזה דורש משאבים ניכרים, מגביר מתח ומגביר חרדה. לכן, ככל שנחליף פחות ודעתנו מוסחת על ידי דברים זרים, כך ייטב.

אבל מה אם יש הרבה משימות ואתה צריך איכשהו להתמודד עם זה? איך להימנע מלהשתגע עם רשימה ענקית של משימות ולהיות יעיל? הנה כמה עצות.

עבודה במחזוריות

העסק דורש מעבר מתמיד בין משימות. אם עדיין לא למדתם להאציל ולעשות הכל לבד - החל מהתקשרות לשליח המים ועד לראיון, אז עד הערב כנראה נסחטים כמו לימון. כדי למנוע מתח מיותר, עבדו במחזורים עם הפסקה ביניהם.

הטכניקה הפשוטה ביותר לעבודה במחזוריות היא טכניקת פומודורו. אתה מתרכז כמה שיותר במשך זמן מה בעבודה ולאחר מכן הקפד לקחת הפסקה קצרה. לדוגמה, 45 דקות עבודה ו-15 דקות מנוחה. עקרון פעולה זה יעיל לעבודה הן עם מספר רב של משימות והן עם משימה אחת גדולה.

שנה את מצב הריכוז שלך

המוח שלנו פועל בשני מצבי קשב: מצב ריכוז ומצב שוטטות. מצב ריכוז (מצב ניהול מרכזי) נדלק כאשר אנו שקועים לחלוטין בעבודה. אנו מקדישים תשומת לב מירבית לעבודה שלנו. במצב זה, אנו עובדים בצורה פרודוקטיבית, אך אינטנסיבית. כשעובדים במהירויות כאלה לאורך זמן, אנחנו מתעייפים בהדרגה והיעילות שלנו יורדת.

כדי לעבוד בצורה פרודוקטיבית במשך זמן רב, עליך לעבור מעת לעת מהמצב הראשון לשני - מצב שוטטות המוח. אנחנו במצב הזה כשאנחנו קוראים ספרות, מאמרים, הולכים, מתפעלים מאמנות, עושים מדיטציה. מצב "הנדידה" מאפשר לך "לאתחל" את המוח שלך ולהירגע. לכן, הפסקות שימושיות לשיפור יעילות העבודה.

קבל החלטות חשובות בבוקר

עדיף לקבל את כל ההחלטות החשובות בבוקר, כאשר משאב קבלת ההחלטות שלך עדיין לא מוצה. באופן מוזר, אנחנו יכולים למעשה לקבל מספר מוגבל של החלטות ביום. יש סף מסוים, ואין זה משנה אם הבחירה העומדת בפנינו היא קשה או קלה.

בניסוי אחד התבקשה קבוצת אנשים להשתתף בסקר. לפני הסקר, הם נשאלו ספציפית שאלות פשוטות כמו: איך כדאי לסדר את העיתון? האם תרצה עט כחול או שחור? מה תשתה: תה או קפה? עם סוכר או בלי סוכר? עם חלב או לימון?

כלומר, הם נאלצו לקבל החלטות. ואז הם חילקו דפי סקר עם שאלות על בעיות פילוסופיות חשובות. אנשים נאבקו כי הם כבר הרגישו עייפים. משאב קבלת ההחלטות הוצא.

לכן, עדיף לפתור את כל הנושאים החשובים בבוקר, כשהראש שלך רענן ולא הספקת לבזבז את כל המשאבים.

שחרר את הראש שלך

אל תשמור הכל בראש, השתמש ב"מרחיבים" למוח - לוחות שנה, יומנים, רשימות, פנקסים, יישומים.

תחשוב על הריכוז שלך כעל זיכרון ה-RAM במחשב שלך. ככל שתפתחו יותר תוכניות במחשב בו-זמנית, כך זה יעבוד לאט יותר. אם אתה מנסה לשמור משהו בראש שלך במקום להוריד אותו למדיום אחר, אז אתה תופס את כמות הזיכרון שאתה צריך. ככל שיש יותר מידע כזה, קשה יותר להתרכז בעניין הנוכחי.

לחיות את הרגע"

באיזו תדירות אתה, בזמן העבודה, חושב על מטלות הבית וארוחת הערב, ובבית חושב על העבודה? זה קורה כל הזמן. בזמן ארוחת הבוקר אנשים מחזיקים מזלג ביד אחת וטלפון ביד השנייה. הם הולכים ברחוב עם פרצופים קודרים ומרוכזים, חושבים בעוצמה על משהו. הפסקנו ליהנות מהרגע הנוכחי.

הנזיר הווייטנאמי Thich Nhat Hanh מלמד כיצד לחיות כאן ועכשיו בספרו "שלום בכל צעד". אם אתה רוצה ללמוד לחיות את הרגע, הקפד לקרוא את הספר הזה.

בעת גיוס עובדים, לפעמים קשה לחזות מה אדם יעשה בעתיד, כי שינויים יכולים לקרות במהירות הבזק: פתיחת כיוון חדש, הופעת משימה נוספת, הצורך לספק גיבוי לעמית, וכן הרבה יותר.

לכן, מנהלים מודרניים מזהים מספר תכונות המסייעות לעובדים לנווט את המצב, להיות גמישים במשימות, להתמודד עם שינויים ולהגשים את המצופה בזמן.

המאמר מתאר כישורים שעוזרים לך להצליח בכל תפקיד, תורמים לפיתוח חברת המעסיק וסולם הקריירה שלך בו זמנית.

על ידי ניתוח תכונות אלה, אתה יכול לבחור "חייל" אוניברסלי שיכוון את עצמו במקום חדש ויכנס לקצב העבודה, ויביא יתרונות מוקדם מהצפוי.

1. ריבוי משימות

היכולת לפתור מספר בעיות בו זמנית ללא אובדן איכות היא בעלת ערך עבור עובד עתידי. יחד עם הפונקציונליות העיקרית, הוא יוכל לנהל מספר פרויקטים ומה שהכי מעניין, הוא יאהב את זה. הודות למיומנות זו, עמית יוכל לתמוך, להרים או לעזור ביישום כמעט כל פרויקט.

באילו שאלות להשתמש כדי לקבוע ריבוי משימות בראיון:

— האם אי פעם נאלצת לעבוד במצב ריבוי משימות?
- ספר לי איך זה נראה?

משימת משאבי אנוש תפקח אם ריבוי המשימות הזה הוא כצפוי.

תן מקרה: "דמיין שהמנהל שלך הטיל עליך משימה חשובה שצריך להשלים עד למועד מסוים. יממה לאחר מכן הוא מוציא משימה נוספת בעלת חשיבות לא פחותה ובאותם מועדים. שאלה: איך תרגיש, אילו תחושות? מה תעשה?

המשימה של המראיין היא להעריך כיצד יפעל העובד (במקביל וברצף), להבין את הגישה האמיתית (האם הוא חווה שליליות, עצבנות, רצון להתנגד, או שהוא רגוע לחלוטין ושמח להוסיף גיוון ליום).

2. יכולת הקשבה ושמיעה

מנהלים מציינים שהם מתמודדים באופן שיטתי עם בעיות של פרשנויות שונות והבנת משימות על ידי העובדים. המשימה המובנת יכולה להיות שונה בתכלית מהמשימה שנקבעה.

לכן, הם מדגישים את הכישורים לא רק להקשיב, אלא גם לשמוע את הדובר, לפרש ולהסיק את המסקנות הנכונות, תוך הדגשת המהות האמיתית.

מיומנות זו תחסוך לפחות מחצית מזמן העבודה המושקע בניסיון להבין את המשימה שהוטלה ולהשיג משהו שונה לחלוטין ממה שהמנהל רצה.

כיצד לקבוע את היכולת לשמוע את בן השיח שלך
- תנו משימה נרחבת במהלך הראיון. לפני ההנפקה, ציינו כי החברה מעריכה את היכולת להבין נכון אחד את השני. הסבירו שהמשימה תוכרז כעת, יש צורך לקבל אותה בצורה איכותית, ואז הסבירו כיצד אתם מבינים אותה ומה תעשו.

יש כאן "אבל" קטן: המשימה במבחן צריכה להיות מובנת לכל אדם, לא להתייחס לפרטים הספציפיים של הארגון, הדורשת מומחיות.

מטרת המגייס היא לעקוב אחר האופן שבו המשימה תתקבל (באמצעות רישום הערות או לא, עם שאלות הבהרה, עם אישור הבנה נכונה) וכיצד היא תושמע (האם המהות מוערכת ונלכדת נכון, האם פרטים חשובים או מועדים נקבעים).

3. יכולת קבלת החלטות

מיומנות זו מצויה באנשים שאינם זקוקים להשגחה מתמדת ומסוגלים לפעול באופן עצמאי כאשר יש להם כישורים מספקים. הם לא יזדקקו להערכה נוספת של נכונות ההחלטה. מיומנות זו נוצרת מהיכולת להעריך באופן רציונלי את המצב, איזון רגשי, נחישות ויכולת לקיחת אחריות.

כיצד לקבוע יכולת קבלת החלטות
- שקע בסיטואציה של מקרה על ידי הצבת תנאים מוקדמים: "אתה מכיר מסמך מסוים ומייעץ לעמיתים לגבי השימוש בו. פתאום מגיעה שאלה משותף עסקי, שאלה כזו לא נתקלה בעבר, אלא היא במסגרת המסמך המופקד. המשימה היא לייעץ בצורה מוכשרת ומהירה לעמית. איך תפעל?

המטרה היא להבין את פורמט ההתנהגות, את היכולת לסמוך על עצמו. המראיין יכול לענות על שאלות הבהרה מהמועמד במהלך המשימה.

4. כנות

קל לנהל אנשים ישרים, אתה יכול לסמוך עליהם ולסמוך עליהם. זוהי איכות סינון רבת עוצמה שיכולה למלא פערים אחרים בכישורי המועמד. למה חשוב להגיד את האמת?

- כשלים לא ימתינו לרגע האחרון, המנהל יוזהר;
- חוסר שביעות רצון ייוודע מיד, מבלי להפוך לרכילות.

איך להגדיר כנות
תן מיני מבחן עם אפשרויות תשובה מסומנות כאילו היה רמז ממועמדים אחרים. המטרה היא לעקוב אם הנבחן מודה בכך ומבקש טופס אחר.

5. ארגון עצמי

היכולת לשלוט בעצמו באופן עצמאי, לפקח על עצמו, למצוא את כל הדרוש לפתרון משימה שהופקדה עליו ולנהל את המצב, להפגין יוזמה - אלה הכישורים לא רק של מנהל, אלא גם של עובד שמסוגל לעבוד באופן פעיל מבלי לשבת. כיסא.

כיצד לבדוק ארגון עצמי
ארגון עצמי נראה מהתנהגותו של אדם במהלך ראיון. האם הוא הגיע בזמן, האם הוא מבקש עט ודף נייר (אם יש משימה למלא משהו, ולא ניתנים לכך כל התנאים - כך ניתן לדמות את הנסיבות כדי לבדוק איכות זו ).

המשימה של המעריך היא לעקוב אחר התנהגות ותגובות. אם המועמד יושב ומחכה להצעת עזרה, סביר להניח שהארגון העצמי הוא ברמה הראשונית. כמובן שבדיקה כזו לא תציג את כל התמונה, אבל תיתן רעיון כקירוב ראשון.

6. התלהבות

היכולת לחשוב חיובי יוצרת את המטרות הנכונות בתודעת העובדים, עוזרת להם למצוא פתרון ולא לוותר. מדענים הוכיחו שעובדים "חיוביים" מוצאים במהירות קשר עם הצוות, עובדים עם אנשים בקלות רבה יותר ומשיגים תוצאות בקלות רבה יותר.

איך לבדוק התלהבות
גישה חיובית או שלילית נראית ממילותיו הראשונות של המועמד. כשהוא מספר על איך הגיע למשרד, על מקום עבודתו הקודם.
לא ניתן לומר שהכישורים הנ"ל ייצרו מיידית מנהל מצוין לארגון, הם יקרבו את החברה לעובדים אפקטיביים ונאמנים, להשקעות רווחיות של זמן בהכשרתם ולהחזרים בזמן איכותיים. אתה יכול לקבוע נוכחות של מיומנות בדרכים שונות:
- שימוש בדוגמאות שניתנו או יצירת עבודה משלך בהתבסס עליהן.
- על ידי הערכת כל מיומנות בנפרד או יצירת צמד מבחנים אוניברסליים המדגימים את כל גורמי ההצלחה.

כמובן שכאשר מנתחים מיומנויות אלו, הסיכון בבחירה שגויה נותר בעינו, אך אם עובד אפילו לא מסוגל לתת את המיטב, להפגין את כל התכונות של מנהל יעיל, אז ככל הנראה, נס לא יקרה במהלך העבודה .