Contoh catatan. Contoh memo

Pada intinya memo‒ alat korespondensi bisnis dalam suatu organisasi, antar pegawai yang tidak saling bawahan. Dalam hal seorang pegawai menulis surat kepada atasannya, maka itu bukan disebut surat resmi, melainkan laporan.

Tujuan dari catatan tersebut adalah menjelaskan dan menyepakati aspek permasalahan bisnis mengenai pekerjaan seorang pegawai atau departemen, dan berkaitan dengan pekerjaan pegawai atau departemen lain. Catatan ditulis jika komunikasi lisan tidak cukup dan diperlukan permintaan dokumen.

Perlu diketahui bahwa memo tersebut hanyalah dokumen pembantu yang tidak diatur oleh OKUD. Oleh karena itu, semua informasi dalam memo tersebut tidak memuat perintah dan instruksi.

Bentuk penulisannya gratis. Namun, seperti halnya dokumen apa pun, aturan umum penyusunan dokumen harus diikuti, yaitu menunjukkan:

• kepada siapa hal itu dituju (nama lengkap dalam kasus datif dan jabatan);
• nama dokumen, tanggal, nomor catatan;
• topik atau judul catatan singkat;
• “badan” catatan menggambarkan situasi saat ini dan menentukan permintaan, atau menguraikan tindakan pencetus sehubungan dengan situasi tersebut;
• jabatan penyusun, tanda tangan dan nama lengkapnya, terkadang diperlukan juga tanda tangan pihak yang berkepentingan.

Disarankan untuk menghindari kata-kata yang tidak perlu dan pola bicara yang rumit dalam catatan. Penting untuk menyatakan secara mendasar esensi masalah atau situasi, dan jika memungkinkan, lakukan secara singkat. Karena catatan itu menunjukkan nomor serinya, maka masuk akal jika demikian catatan dicatat dalam jurnal khusus. Desain header bisa di tengah atau di sudut (menempel di tepi dokumen).

Untuk menghindari pilihan yang berbeda, setiap perusahaan mengembangkan formulir memonya sendiri. Dalam hal ini, Anda dapat dipandu oleh aturan Federasi Rusia GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu”.

Karyawan akan lebih mudah dalam menyusun dokumen jika mereka memiliki dokumen yang disetujui atas perintah manajer. instruksi desain dan dengan petunjuk umum untuk menulis berbagai jenis catatan (laporan, resmi, penjelasan).

Pilihan yang ideal adalah menempatkan contoh tulisan di samping instruksi tersebut dan/atau memberikan formulir yang sudah jadi kepada karyawan.

Untuk perusahaan yang aliran dokumennya sebagian besar terkomputerisasi, log pendaftaran, formulir catatan, dan dokumen yang sudah jadi dapat disimpan dalam folder terpisah, dapat diakses melalui jaringan lokal oleh semua pengguna yang berkepentingan.

Contoh penulisan memo

Departemen Otomasi
Kepala Departemen Penjualan

LLC "ADA" kepada I. N. Slavyansky

CATATAN LAYANAN

04.04.15 № 3-4/8

Tentang memberi tahu pengguna PC

Perangkat lunak baru akan diinstal pada Selasa, 7 April 2017. Kami meminta Anda untuk memberi tahu manajer tentang perlunya mentransfer semua informasi kerja ke media yang dapat dipindahkan untuk menghindari kehilangannya selama proses instalasi ulang.

Kepala Departemen Otomasi (tanda tangan)
A.P. Veniaminov

Apakah memo hanyalah formalitas kosong?

Tentu saja, untuk perusahaan kecil, memo mungkin hanya sekedar formalitas yang tidak perlu dan menyita waktu dan tenaga. Namun dalam organisasi besar dengan banyak karyawan dan departemen, memo mungkin berguna. Dalam hal ini, memo akan berperan pengingat tertulis tentang interaksi yang diperlukan antar departemen.

Dalam struktur besar, kelalaian dalam menyusun memo atau lalai dalam menyusunnya dapat mengakibatkan terbuangnya waktu untuk mengklarifikasi keadaan, mencari orang yang bertanggung jawab atas masalah, dan inkonsistensi dalam pekerjaan departemen.

Untuk memvisualisasikan perlunya sikap yang benar terhadap dokumentasi resmi, mari kita bayangkan situasi berikut. Sehubungan dengan hari libur apa pun, departemen tata graha memberikan hari kerja tambahan kepada karyawannya untuk membersihkan area tersebut tepat waktu.

Jika Anda tidak memberi tahu departemen keamanan tentang hal ini, kesalahpahaman mungkin timbul. Para pekerja tidak akan diizinkan memasuki pos pemeriksaan, karena departemen keamanan tidak tahu apa-apa tentang kejadian sehubungan dengan hari libur tersebut.

Pertanyaan tentang memo

1. Bagaimana cara menulis memo untuk meyakinkan direktur agar membiayai pembelian komputer (berlangganan jurnal akuntansi), dll?

Menghubungi direktur bukanlah komunikasi horizontal, oleh karena itu catatan semacam itu tidak akan dianggap resmi. Banding ke bos - memo.

1. Format lembar apa yang digunakan untuk memo?

Menurut GOST R 6.30-2003, dokumen dibuat pada lembar A4.

1. Apakah benar membubuhkan stempel “Saya menyetujui” pada memo?

TIDAK. Memo adalah metode komunikasi antar departemen. Jawaban atas pertanyaan atau usulan memo disusun sebagai memo tanggapan. Dalam hal ini, header tanggapan menunjukkan nomor catatan yang menjadi tujuan tanggapan tersebut.

Catatan layanan (SZ) adalah sejenis memorandum.

Perbedaan utamanya adalah SZ dikirimkan secara horizontal kepada pejabat di tingkat manajemen yang sama.

Laporan dikirim ke manajer senior, secara vertikal.

Tidak ada aturan wajib untuk membuat SZ atau model dalam peraturan perundang-undangan. Pengklasifikasi dokumentasi manajemen hanya memuat referensi pada laporan, penjelasan dan catatan penjelasan. Norma dan petunjuk pendaftaran SZ dalam badan hukum tertentu dapat diatur pada tingkat peraturan daerah tentang masalah administrasi.

Karena SZ merupakan dokumen tertulis dan harus diperhatikan (didaftarkan) oleh pengirimnya, maka SZ berfungsi sebagai bukti telah dikirimkannya suatu informasi, permintaan, pesan tentang suatu masalah yang tidak dapat diselesaikan secara mandiri. Semacam penundaan waktu dan redistribusi tanggung jawab.

Cara mengisinya dengan benar: mengisi SZ sesuai Gost

Gost yang mulai berlaku memuat peraturan yang lebih rinci dan mencakup bagian-bagian baru.

Persyaratan penampilan

Catatan layanan dibuat di atas kertas putih atau kertas tipis lainnya dalam format A4 atau A5.

Ada margin di sepanjang tepinya: kanan - 10 mm, di sisi lain - 20 mm. Di negara kita, dokumen dibuat dalam bahasa Rusia.

Bagian atas (“tutup”). Di kanan atas, masukkan SZ penerima (tidak lebih dari 4, jika tidak, Anda perlu mengirim surat).

Di sebelah kiri di bawah adalah nama makalah, tanggal dan nomor pendaftaran, isi singkat (heading).

Tanggal dapat ditunjukkan dalam format numerik menggunakan angka Arab (DD.MM.YYYY, YYYY.MM.DD) atau menggunakan kata-kata. Nomor registrasi adalah nilai numerik seri, kemungkinan dengan tambahan huruf.

PENTING: Judul harus mencerminkan esensi utama dari teks makalah, menjelaskan tentang apa makalah tersebut.

Jika sebuah memo menempati lebih dari satu halaman cetakan, maka halaman berikutnya diberi nomor.

Gost baru memberikan standar tambahan:

• ia menyebutkan tidak hanya dokumen kertas tradisional, tetapi juga pengelolaan dokumen elektronik sesuai dengan aturan desain yang sama.
• Teks. Yang terbaik adalah menggunakan font Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Ukuran dari 12 hingga 14 sesuai font yang dipilih. Jarak tradisional antar garis adalah 1-1,5; untuk huruf dalam kata – normal; di antara kata-kata individual ada spasi (satu bagian). Teks SZ disejajarkan dengan lebar lembar.
• Penomoran halaman ditempatkan di bagian atas lembar (header).
• Pencetakan dokumen dua sisi diperbolehkan dengan tetap mempertahankan ukuran margin yang diperlukan di semua sisi.
• Indentasi paragraf 1,25 cm.

REFERENSI: karena SZ dikirim dalam satu perusahaan, maka tidak perlu dibubuhi stempel.

Contoh dokumen pada foto di bawah ini:

Kapan sebuah memo tidak mematuhi aturan?

Sebagaimana disebutkan di atas, SZ bukanlah dokumen resmi, oleh karena itu tidak ada konsekuensi khusus atas pengiriman catatan yang tidak berbentuk.

Tujuan SZ adalah memperoleh atau memberikan informasi tertentu kepada rekan kerja dan satu-satunya konsekuensi negatif yang mungkin terjadi adalah kurangnya reaksi terhadap catatan tersebut.

Undang-undang berisi ketentuan umum untuk permohonan, jika tidak dipatuhi, permohonan tersebut tidak akan dipertimbangkan. Tampaknya bisa diterapkan dengan analogi SZ. Secara khusus, aplikasi berikut tidak akan menerima tanggapan:

1. tidak mempunyai indikasi orang yang menyusunnya (anonim);
2. Berisi pernyataan cabul, hinaan, ancaman;
3. Tidak dapat dibaca;
4. Jika permintaan serupa sebelumnya telah dijawab berulang kali;
5. Jika jawabannya melibatkan pengungkapan rahasia yang dilindungi;
6. Dan lainnya.

Norma-norma ini terkandung dalam undang-undang federal “Tentang prosedur untuk mempertimbangkan banding dari warga negara Federasi Rusia.” Meskipun undang-undang tidak memiliki aturan wajib untuk korespondensi melalui memo resmi, hal itu harus dibuat sesuai dengan norma-norma bisnis komunikasi, aturan bahasa Rusia dan persyaratan tradisional untuk surat-surat bisnis.

Memo resmi adalah salah satu jenis dokumen paling populer dalam pekerjaan kantor modern. Ia menjalankan fungsi interaksi antara manajemen perusahaan, divisi struktural dan karyawan organisasi. Menulis memo memerlukan kepatuhan terhadap aturan tertentu mengenai isi dan desainnya. Dengan mengikuti persyaratan tersebut, Anda akan selalu dapat menyampaikan informasi secara efektif kepada rekan kerja dan bawahan.

Dari artikel ini Anda akan belajar:

Mengapa memo dibutuhkan?

Memo tersebut termasuk dalam kelompok informasi dan dokumentasi referensi. Tujuan utama grup ini adalah pertukaran informasi antara departemen perusahaan dan karyawannya. Kebutuhan untuk membuat surat resmi tersebut timbul dalam beberapa hal:

bila perlu untuk segera memberi tahu pejabat tertentu tentang suatu masalah;

memberikan saran untuk mengatasi masalah ini;

untuk mengoordinasikan tindakan yang direncanakan;

Selain itu, tujuan surat tersebut mungkin untuk meminta informasi, mengeluarkan instruksi atau memberikan pemberitahuan. Hal ini diperlukan ketika seorang karyawan perlu menjelaskan atau mengoordinasikan aspek masalah bisnis dengan rekan kerja atau manajemen. Dalam situasi di mana komunikasi lisan tidak mencukupi dan pesan harus didokumentasikan, maka dibuatlah dokumen tertulis formal.

Harap dicatat bahwa jenis dokumentasi ini tidak termasuk dalam Klasifikasi Dokumentasi Manajemen Seluruh Rusia (OKUD). Informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh berisi instruksi atau perintah. Undang-undang saat ini tidak mengatur persyaratan khusus untuk surat-surat resmi tersebut. Prosedur pendaftarannya harus mempertimbangkan kekhasan organisasi. Biasanya hal ini tertuang dalam peraturan daerah perusahaan yang mengatur proses perkantoran. Tindakan seperti itu, misalnya, bisa saja terjadi.

Apa perbedaan antara catatan resmi, memorandum, dan penjelasan?

Teksnya tidak menggunakan salam atau harapan terakhir. Surat tersebut diakhiri dengan kata-kata: “Saya menganggap… (perlu, pantas, dsb)”, “Saya mengusulkan…”, “Saya bertanya… (menyorot, mengarahkan, dsb atau menarik kesimpulan yang diperlukan) ”

Bagaimana cara menulis surat kerja?

Seperti halnya dokumen resmi lainnya, dokumen resmi dibuat pada lembar A4. Itu bisa ditulis tangan atau dicetak di komputer. Bagaimanapun, tanda tangan pencetusnya harus ditulis tangan.

Menyusun memo menurut Gost: contoh dengan penjelasan

Saat ini, undang-undang Rusia tidak memuat satu pun perbuatan hukum yang mengatur persyaratan isi surat resmi dan pelaksanaannya. Sebelumnya, seorang juru tulis dapat membedakan surat-surat resmi dengan berpedoman pada definisi Kamus Singkat Jenis dan Ragam Dokumen (dikembangkan oleh Arsip Utama Lembaga Penelitian Ilmiah Seluruh Serikat Pengelolaan Dokumen dan Kearsipan):

Pejabat - menginformasikan tentang kinerja pekerjaan tertentu yang dikirim oleh satu pejabat ke pejabat lainnya;

Laporan - ditujukan kepada manajemen senior, menguraikan masalah dengan kesimpulan dan usulan penyusun;

Dalam Pengklasifikasi Dokumentasi Manajemen Seluruh Rusia OK 011-93 saat ini, yang disetujui oleh Keputusan Standar Negara Rusia tanggal 30 Desember 1993 N 299 (OKUD), memo tersebut tidak tersedia sebagai tipe independen. Hanya ada penyebutan laporannya. Sekaligus disebutkan sehubungan dengan pelanggaran disiplin kerja dan mempunyai bentuk terpadu kode N 0286041. Perlu dicatat bahwa laporan dibuat untuk menginformasikan kepada pimpinan organisasi oleh kepala unit tentang hal tertentu. situasi untuk mendorong adopsi keputusan manajemen.

Namun penulisan surat resmi banyak digunakan dalam praktik perkantoran. Untuk memastikan keseragaman dalam penyiapan dokumentasi resmi, disarankan untuk mengikuti persyaratan “Sistem dokumentasi organisasi dan administrasi terpadu.

Gost ini mewajibkan juru tulis untuk menggunakan formulir surat resmi untuk pelaksanaan yang benar dan menetapkan persyaratan untuk formulir tersebut:

format formulir standar - A4 (210 x 297 mm) dan A5 (148 x 210 mm);

bahan - kertas putih atau kertas berwarna terang;

margin: kanan - minimal 10 mm, kiri, atas, bawah - minimal 20 mm.

Saat menulis surat resmi di komputer, disarankan menggunakan font Times New Roman, dengan ukuran poin 12 hingga 14 poin dan spasi baris 1-1,5 poin. Teks layanan harus dicetak dalam bentuk aslinya: tanpa noda atau koreksi. Saat memformat teks pada beberapa halaman, masing-masing halaman harus diberi nomor, dimulai dari halaman kedua. Untuk penomoran digunakan angka arab tanpa kata halaman dan tanda baca. Nomor tersebut ditempatkan di sisi kanan bidang atas.

Detail wajib untuk pelaksanaan memo yang benar (lihat contoh):

• nama unit struktural; — 1
• nama jenis dokumen; — 2
• tanggal pembuatan; — 3
• nomor identifikasi pendaftaran; — 4
• judul teks; — 5
• teks; — 6
• rincian penerima; — 7
• tanda tangan tulisan tangan penyusun (menunjukkan posisinya); — 8
• persetujuan visa; — 9
• resolusi. — 10

Contoh memo

Bagaimana cara menulis memo dalam bentuk elektronik?

Bagaimana cara mendaftar surat kerja resmi?

Salah satu fungsi utama pekerjaan kantor adalah untuk memastikan pencarian cepat dalam basis dokumen organisasi. Fungsi ini dikaitkan dengan pengalihan dokumentasi dari pencetusnya ke pelaksana. Untuk memudahkan pencarian di antara sejumlah besar surat-surat resmi, formulir pendaftaran biasanya digunakan.

Memo adalah pembawa informasi organisasi yang berharga. Permasalahan yang tertuang di dalamnya memerlukan pengambilan keputusan administratif tertentu oleh manajemen perusahaan. Keputusan tersebut dapat diformalkan dalam bentuk keputusan pimpinan atau wakilnya yang sah. Oleh karena itu, dokumen layanan perlu didaftarkan bersama dengan dokumen internal lainnya.

Dokumentasi, mengikuti prosedur yang diterapkan dalam organisasi. Tata cara pembuatan surat kerja memuat contoh nomor identifikasi yang ditetapkan. Sebagai aturan, untuk penugasannya, urutan kronologis dokumentasi, penunjukan huruf dari jenis dan unit struktural digunakan. Misalnya, dokumen internal dapat diberi nomor 0204-SZ-OP. Hal ini menunjukkan bahwa nomor serinya di jurnal adalah 204, yang merupakan dokumen layanan yang diterbitkan di departemen penjualan perusahaan.

Nomor registrasi dapat diberikan baik di tempat persiapan maupun di tempat penerimaan. Ini harus ditentukan oleh instruksi manajemen kantor saat ini.

Tinjauan memo eksternal: persetujuan dan resolusi

Jangka waktu minimum pertimbangan memo internal ditentukan oleh peraturan internal organisasi. Pihak yang berkepentingan mempelajari dokumen tersebut dan kemudian memberikan persetujuan visa padanya. Setelah membuat keputusan manajemen mengenai masalah yang tercakup di dalamnya, pimpinan perusahaan membuat keputusan akhir mengenai masalah ini. Ini adalah tahap akhir dari prosedur peninjauan.

Prosedur untuk meninjau korespondensi resmi eksternal sedikit berbeda. Berbeda dengan dokumentasi internal, dokumentasi jenis ini dibuat di atas kop surat dan ditandatangani langsung oleh pimpinan perusahaan. Nama lengkap organisasi penerima digunakan sesuai dengan piagam.

Dokumen ini juga diserahkan untuk dipertimbangkan kepada semua pihak yang berkepentingan yang membubuhkan visa di atasnya (atau lembar aplikasi terpisah). Visa biasanya terdiri dari tanda tangan dan nama jabatan petugas visa, transkrip (nama belakang dan inisial), dan tanggal penandatanganan. Apabila surat kerja resmi asli rencananya akan dititipkan pada organisasi penerima, maka visa harus dibubuhkan di bagian bawah sisi belakang halaman terakhirnya. Jika dokumen asli dikembalikan kepada pembuatnya, tanda persetujuan harus ditempatkan di bagian bawah sisi depan salinan. Atas kebijakan perusahaan (bila diatur dalam peraturan daerah), pengesahan dapat dilakukan lembar demi lembar, yaitu. tanda ditempatkan pada setiap lembar, termasuk lampiran.

Apabila penerima mempunyai keterangan yang ingin disampaikannya kepada penyusun surat dinas, hal itu dapat dilakukan pada lembar tersendiri yang ditandatangani dan selanjutnya dilampirkan pada dokumen induk.

Tahap pertimbangan terakhir, seperti halnya layanan internal, adalah pengambilan keputusan administratif oleh manajer setelah pengambilan satu atau lain hal. Keputusan tersebut dapat ditulis langsung pada aslinya atau dibuat pada lembar tersendiri. Berisi informasi tentang pelaksana (nama keluarga, inisial dan jabatan), isi perintah (jika ada), batas waktu pelaksanaan, tanda tangan pengelola dan tanggal keputusan.

Dokumen terlampir:

Uji “Semua tentang memo”.

1. Pembuatan memo diatur dengan:

• gost
• Peraturan daerah

2. Apa nama memo kepada pejabat yang lebih tinggi?

• Laporan
• Penjelasan
• Penjelasan

3. Isi memo tidak memuat:

• Permintaan dan saran
• Pesanan dan Pesanan
• Kesimpulan penyusun tentang situasi masalah

4. Keputusan manajer mengenai masalah yang ditetapkan dalam manual servis disebut:

• Resolusi
• Memesan

5. Urutan entri apa yang digunakan dalam buku log?

• Kronologis
• Alfabetis
• Sewenang-wenang

Memo internal adalah dokumen internal yang melaluinya komunikasi antar karyawan dilakukan dalam bentuk tertulis resmi. Isinya bermuara pada instruksi, menyelesaikan beberapa tugas, dll., yaitu masalah pekerjaan. Meski menulis memo bukanlah perkara yang sulit, dan tidak diatur dengan aturan yang sangat ketat, namun Anda perlu mengetahuinya. Pada artikel ini kita akan membahas prosedur untuk menyusun dokumentasi ini, jenisnya, dll.

Ciri

Sifat memo tersebut bersifat informasional dan referensi, artinya memuat pemberitahuan, pesan, instruksi tertentu, dan lain-lain. Permasalahan yang diangkat di dalamnya berkaitan dengan karyawan tertentu yang kepadanya memo tersebut dikirimkan. Dengan kata lain, memo adalah alat komunikasi dalam suatu perusahaan.

Catatan: sifat wajib dari memo tersebut belum ditetapkan. Ini adalah dokumen tambahan, meskipun perintah dan instruksi dapat dibuat berdasarkan dokumen tersebut.

Praktik

Memo dianggap sebagai dokumen yang sering digunakan, tetapi pada saat yang sama tidak termasuk dalam daftar dokumen manajemen yang diklasifikasikan secara resmi. Banyak digunakan, menjadi komunikasi pada tingkat horizontal: yaitu, disusun oleh karyawan suatu departemen untuk menyampaikan permintaan atau usulan kepada karyawan departemen lain.

Penting: status objek kontrol yang komunikasinya dilakukan melalui catatan layanan harus setara. Jika tidak, dokumen tersebut dianggap bukan memo resmi, melainkan laporan.

Tujuan penggunaan

Memo pekerjaan dapat digunakan dalam berbagai kasus.

Berikut beberapa contohnya:

• untuk bonus karyawan;
• untuk mengirim seorang karyawan dalam perjalanan bisnis;
• pesan ke departemen logistik mengenai kerusakan peralatan;
• pemberitahuan kepada kepala keamanan dari kepala departemen lain tentang perlunya mengizinkan orang yang tidak berwenang (bukan karyawan) masuk ke dalam gedung perusahaan, dengan menyebutkan alasannya;
• permintaan berupa memo yang dikirim ke bagian akuntansi untuk alokasi sumber daya material untuk kebutuhan tertentu, dll.

Kasus individu pembuatan memo

Meskipun memo dianggap kertas internal, salah satu ragamnya adalah dokumen yang dikirim ke komisi pengesahan. Namun penggunaan catatan semata-mata untuk komunikasi kerja masih lebih umum.

Bagaimana cara menulis memo?

Aturan dasar untuk menulis memo sama dengan aturan lainnya. Diantaranya tulisan pada lembar A4, instruksi dari siapa dan kepada siapa dikirimkan, sertifikasi dengan tanggal dan tanda tangan. Namun bagaimana cara menulis memo yang memenuhi semua persyaratan?

• di tengah (lokasi di sisi kiri lembar juga diperbolehkan) Anda harus menulis nama dokumen yang sesuai;
• Ada dua pilihan untuk menulis tanggal - baik secara lengkap dengan angka Arab maupun menunjukkan bulan dengan kata-kata;
• pada judul Anda dapat menambahkan uraian singkat tentang isi dokumen pada judul utama;
• keterangan tentang pengirim dan penerima harus lengkap: nama depan, nama belakang dan patronimik, nama lengkap jabatan dan departemen (divisi) yang melekat pada jabatan tersebut.

Jawaban atas pertanyaan bagaimana menulis memo tidak hanya mencakup rincian dan atribut dokumen ini, tetapi juga apa yang seharusnya menjadi isinya.

Makalah yang dimaksud tidak memerlukan penyajian esensi masalah dalam bahasa yang sangat kering dan resmi - narasi bebas diperbolehkan, namun secara spesifik mencerminkan alasan penulisan.

Konten biasanya dibagi menjadi dua bagian. Yang pertama disebut pembukaan. Ini secara singkat berbicara tentang apa yang mendorong penulis untuk menulis memo tersebut dan mengirimkannya ke karyawan tertentu.

Bagian kedua dianggap sebagai bagian utama; juga lebih besar dari pembukaan. Teks ini memuat pernyataan tentang permintaan atau usulan itu sendiri. Anda dapat menambahkan analisis situasi, kesimpulan dan hasil ke dalamnya.

Membentuk

Beberapa perusahaan, ketika ditanya bagaimana cara menulis memo, cukup memberikan formulir khusus kepada karyawannya. Namun, perlu dicatat, ini bukan penyatuan wajib - GOST hanya memberikan ketentuan penasehat (mengenai font, ukuran dan spasi) tanpa model yang disetujui. Namun, jika hal ini ada di perusahaan tertentu, lebih baik dipatuhi saja.

Kantor dan memo

Sedikit lebih tinggi dalam catatan disebutkan perbedaan memo dan memo. Namun masih banyak orang yang cenderung bingung membedakannya satu sama lain.

Kesalahan paling umum adalah:

• memo tentang seorang karyawan dari karyawan ke atasan (sebenarnya, sebuah memo);
• tentang kenaikan gaji;
• tentang promosi.

Dua yang terakhir menyiratkan sirkulasi bukan pada tingkat horizontal, tetapi secara vertikal, yang meniadakan definisi memo.

Penting: pembagian memo menjadi laporan dan catatan penjelasan secara apriori salah.

Pendaftaran

Semua catatan resmi terdaftar di registri. Bergantung pada bagaimana aliran dokumen diatur di setiap perusahaan tertentu, hal ini dapat dilakukan oleh orang yang menyusun makalah atau oleh orang yang menerimanya. Bagaimanapun, ini bermuara pada fakta bahwa memo tersebut diberi nomor unik, yang harus ditunjukkan dalam teksnya.

Contoh memo

“Departemen Penjualan, Direktur Divisi Teknologi Informasi V.A.Kutsak
Memo layanan
№ 19-43/102
Mulai 13 April 2015
Tentang menguji status PC untuk kinerjanya
Mulai 04/10/2015, komputer pribadi pegawai departemen penjualan Maksimenko R.D. sering mengalami malfungsi, yaitu: reboot tanpa mengeluarkan perintah PC ini, masalah saat menghidupkan/mematikan, serta layar berkedip. Sebagai hasil dari hal di atas, saya meminta spesialis di departemen Anda untuk melakukan diagnosa yang diperlukan untuk mendeteksi penyebab masalah, serta berhasil menghilangkannya. Saya mengusulkan untuk mendokumentasikan hasil pengujian secara tertulis, dengan ringkasan tindakan lebih lanjut: memperbaiki atau mengganti mesin.

Anggap saja ternyata PC tidak bisa diperbaiki. Dalam hal ini, kami mengeluarkan memo tentang penghapusan peralatan tersebut.

Contoh catatan dekomisioning peralatan

"Departemen Penjualan, Direktur Departemen Material dan Teknis M. A. Oleynik
Memo layanan
№ 21-45/104
Mulai 16 April 2015
Tentang menghapus PC yang tidak beroperasi
Mulai 10 April 2015, kerusakan rutin terjadi pada komputer pribadi karyawan departemen penjualan R.D. Maksimenko. Hasilnya, diagnosa yang dilakukan oleh spesialis dari departemen teknologi informasi menunjukkan hal berikut: PC tidak boleh digunakan lebih lanjut. Dalam hal ini, saya meminta Anda untuk menghapuskan peralatan di atas karena tidak dapat dioperasikan.

Kepala Departemen L.A.Kudryavtsev"

Selain itu, Anda memerlukan catatan lain - untuk mengganti peralatan yang dinonaktifkan.

Catatan tentang penggantian peralatan

"Departemen Penjualan, Direktur Departemen Material dan Teknis M. A. Oleynik
Memo layanan
№ 22-46/104
Mulai 17 April 2015
Tentang mengganti PC yang rusak
Komputer pribadi spesialis departemen, R.D. Maksimenko, telah dihapuskan dan perlu diganti karena tidak dapat dioperasikan (sesuai dokumen No. 20-44/103 tanggal 15 April 2015). Harap sediakan peralatan baru yang sesuai dengan parameter peralatan yang dinonaktifkan. Tolong beri tahu saya penyelesaiannya secara tertulis. Catatan tersebut terlampir adalah laporan dari departemen teknologi informasi tentang diagnosa yang dilakukan dan hasilnya.

Kepala Departemen L.A.Kudryavtsev"

Kesimpulannya

Biasanya menulis memo tidak menimbulkan masalah. Dokumen internal ini merupakan sarana komunikasi yang cukup umum antara berbagai tingkat manajemen. Hambatan bersyarat hanya dapat disebabkan oleh “kebingungan” antara memo dan memo resmi (pasal tersebut menunjukkan perbedaannya).

Di beberapa perusahaan, persiapan memo resmi dilakukan secara eksklusif sesuai dengan templat yang dimasukkan dan disetujui (dalam hal ini, lebih baik menyimpan formulir khusus untuk mereka), di perusahaan lain, lebih dari gratis.

Saat menyusun dokumen ini, Anda harus dipandu oleh aturan yang sama seperti untuk makalah lainnya - font dan spasi menurut Gost, tanggal dan tanda tangan untuk validitas catatan.

Secara umum, memo adalah alat yang sangat mudah digunakan, yang tidak sulit untuk dikuasai dan, bila digunakan dengan benar, kerja tim organisasi yang terkoordinasi dan jelas akan diamati. Ini membantu menjaga hubungan kohesif antar departemen dan juga memperkuat struktur yang mereka bentuk.

Jika tidak setiap karyawan organisasi perlu menulis catatan resmi atau memo, maka cepat atau lambat hampir semua karyawan mungkin memerlukan contoh catatan penjelasan. Masing-masing jenis dokumentasi resmi ini memiliki tujuan khusus sebagai informasi dan sifat referensi. Mari kita pertimbangkan jenis catatan apa yang paling cocok untuk kasus tertentu.

Jenis dokumen untuk tujuan informasi atau referensi yang ditujukan kepada orang yang berwenang, misalnya kepala departemen atau kepala perusahaan, disebut laporan. Undang-undang tidak memberikan definisi yang jelas; undang-undang ini dimaksudkan untuk menyajikan kesimpulan dan usulan untuk mendorong manajer mengambil keputusan.

Itu dapat dibuat baik atas inisiatif karyawan atau secara lisan atas perintah kepala. Paling sering, dengan bantuannya, mereka membuat proposal terkait dengan peningkatan peralatan teknis dalam produksi, menyatakan ketidaksetujuan dengan keputusan manajemen, dan menyatakan posisi mereka jika terjadi konflik dengan rekan kerja.

Contoh catatan penjelasan

Teks utama dokumen ini dimaksudkan untuk merumuskan posisi Anda dan dengan jelas menyajikan argumen Anda mengenai manfaat isu ini.

Jenis memo berikut ini dibedakan:

• Pelaporan. Mereka melibatkan menginformasikan tentang penyelesaian pekerjaan atau tahapan apa pun, pelaksanaan perintah, dll.;
• Informasional. Disusun untuk menyajikan hasil, rincian, kemajuan dan metode pelaksanaan pekerjaan. Biasa;
• Prakarsa. Berisi inisiatif, proposal, rekomendasi, dll.

Laporan bisa bersifat eksternal atau internal tergantung siapa penerima dokumennya.

Yang eksternal ditujukan kepada pimpinan perusahaan atau organisasi yang tingkatnya lebih tinggi. Untuk menyusun dokumen ini, gunakan formulir perusahaan umum. Berdasarkan contoh, memorandum harus terdiri dari unsur-unsur berikut:

• nama lembaga, perusahaan;
• tanggal;
• indeks;
• alamat pendaftaran;
• data penerima;
• judul topik laporan;
• teks dinyatakan;
• tanda tangan pengelola;
• Nama lengkap pemain, menunjukkan nomor telepon kontak.

Memo internal dibuat ditujukan kepada pimpinan organisasi; lembaran biasa digunakan untuk pelaksanaannya. Dokumen tersebut mengandung unsur-unsur berikut:

• penunjukan departemen;
• nama dokumen;
• tanggal dan nomor registrasi;
• judul topik;
• teks;
• Nama lengkap penerima;
• tanda tangan, nama keluarga dan inisial, serta jabatan penyusun.

Salah satu jenis dokumen internal adalah nota kegagalan melaksanakan tugas kedinasan. Hal ini dimaksudkan untuk menginformasikan tentang kegagalan karyawan dalam melaksanakan atau kinerja yang tidak tepat dari tugas langsungnya, dan juga mencakup usulan untuk menjatuhkan sanksi disipliner kepada karyawan tersebut.

Memo layanan - contoh penulisan dan buku log

Salah satu jenis memo adalah resmi. Ini adalah dokumen informasi dan digunakan untuk interaksi berbagai objek horizontal (yaitu, tidak saling tunduk) dari struktur manajemen untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan kompetensi mereka. Bagaimana cara menulis memo?

Pengklasifikasi Dokumentasi Manajemen Seluruh Rusia (OKUD) tidak menyediakan jenis dokumentasi ini. Pada saat yang sama, mereka digunakan untuk berbagai keperluan industri:

• untuk meminta informasi;
• saat mengeluarkan instruksi;
• sebagai dokumen pelengkap;
• sebagai surat informasi.

Teks dokumen jenis ini berisi data tentang apa alasan pelaksanaannya, yaitu. permintaan, lamaran, proposal, dll. Ini mungkin berisi informasi tentang rapat yang diadakan, pergerakan personel karyawan, segala perubahan dalam pekerjaan organisasi dan divisinya, dll. Dokumen tersebut juga dapat berisi informasi untuk dinas keamanan tentang karyawan yang bekerja pada akhir pekan dengan maksud untuk mengizinkan mereka masuk ke lokasi perusahaan.

Atas keberhasilan kerja para karyawan, mereka mungkin menerima hadiah atau gelar atau sertifikat yang berharga. Untuk melakukan ini, memo bonus dibuat, dibuat oleh kepala departemen, serikat pekerja atau tim.

Undang-undang tidak memiliki persyaratan ketat untuk pembuatan catatan resmi. Namun, contoh pengisian memo serupa bentuknya dengan laporan; dapat dikembangkan dan disusun langsung di organisasi, dengan mempertimbangkan kekhasan perusahaan.

Untuk mengontrol dokumentasi, harus dibuat jurnal khusus. Menurut contoh jurnal pendaftaran nota dinas, dapat memuat data nomor registrasi dokumen, tanggal, nama atau ringkasannya, keterangan tentang pejabat yang menandatangani akta, dan lain-lain.

Selain registrasi jurnal, juga disediakan kartu atau pencatatan dokumentasi otomatis.

Formulir catatan penjelasan

Untuk menjelaskan keadaan suatu peristiwa dan fakta, disediakan suatu jenis dokumen, misalnya catatan penjelasan yang dibuat oleh seorang pegawai suatu perusahaan yang ditujukan kepada pejabat yang lebih tinggi.

Hal ini dimaksudkan untuk ditulis dengan tangan dalam satu salinan pada selembar kertas biasa yang ditujukan kepada orang yang memintanya. Beberapa organisasi menyediakan persiapan catatan penjelasan di komputer. Bentuk catatan penjelasan tidak tetap di tingkat legislatif, namun di beberapa lembaga terdapat bentuk standar pelaksanaannya. Sementara itu, catatan penjelasan yang tidak dibuat sesuai dengan bentuknya adalah sah.

Menurut Kode Perburuhan Federasi Rusia (Pasal 193), sebelum menerapkan sanksi disipliner kepada seorang karyawan, ia harus meminta catatan penjelasan, di mana karyawan tersebut dapat melaporkan keadaan dan alasan tindakan yang diambil.

Catatan penjelasan dapat dibuat baik oleh seorang pegawai maupun oleh unit struktural secara keseluruhan.