Jenis pesawat layang. Bagaimana mengatur dan mengadakan pertemuan yang efektif: tips untuk manajer

Tahun 2016 adalah masa pengujian kekuatan perusahaan, dan dalam hal ini, sekarang, lebih dari sebelumnya, Anda perlu terus memantau tim penjualan Anda setiap hari. Saya menyampaikan kepada Anda beberapa hal mendasar, yang berikut ini departemen penjualan Anda akan menjadi lebih fokus dan efektif.

Dengan cara yang baik, perusahaan harus mengadakan 2 pertemuan antara manajer dan manajer: yang pertama adalah rapat umum, pada rapat pagi, yang kedua adalah rapat individu, malam hari, di mana manajer dengan cermat menyelidiki hasil kegiatan. rakyatnya, menganalisis situasi sulit, dan melakukan motivasi individu. Namun hari ini kita akan berbicara secara khusus tentang rapat perencanaan pagi hari secara umum, yang merupakan alat yang sangat diperlukan untuk mengelola departemen penjualan dan menjaga karyawan Anda dalam kondisi yang baik.

Tujuan pertemuan pagi:

1. Menyimpulkan kemarin

2. Merencanakan hari kerja Anda

3. Memantau realitas pencapaian rencana bulanan dan pengembangan rencana “B”

4. Pelatihan manajer menggunakan contoh spesifik menggunakan permainan bisnis

5. Memeriksa tingkat energi manajer dan biaya tambahannya, motivasi

Artinya, bagi kepala bagian penjualan, rapat perencanaan merupakan ujian lakmus terhadap kualitas pekerjaannya, yang akan membantunya bereaksi tepat waktu terhadap situasi yang biasanya berujung pada kegagalan memenuhi rencana, kesalahan saat berkomunikasi dengan klien. , atau pemecatan manajer.

Jadi, 10 Aturan rapat perencanaan ROP pagi yang efektif:

1. Periodisitas.

Rapat perencanaan pagi hari hendaknya diadakan tidak hanya sesekali, bukan saat suasana hati Anda sedang baik atau buruk, tetapi setiap hari, pada waktu yang sama. Rapat perencanaan yang baik akan menjadi ritual awal bekerja, awal aktivitas bagi para manajer. Dalam praktik saya, saya telah menemukan banyak contoh ketika rapat perencanaan yang dilaksanakan dengan buruk atau tidak dilaksanakan sama sekali merusak seluruh struktur hari seorang manajer, merusak suasana hati, dan mematikan keinginan untuk bekerja.

Selama rapat perencanaan pagi hari, para manajer akhirnya harus bangun dan menangkap gagasan utama: Mari kita mulai!

2. Disiplin

Rapat yang efektif mempunyai struktur, tujuan dan waktu yang jelas (yaitu waktu yang diberikan untuk rapat). Setiap penyimpangan dari struktur akan menurunkan motivasi para manajer, tetapi kepatuhan terhadap aturan umum akan mendisiplinkan dan menyusun pemikiran.

Rapat perencanaan harus selalu dimulai dan diakhiri tepat waktu. 15 menit sebelum dimulainya rapat perencanaan, semua orang harus hadir di kantor. Semua pesta teh diadakan sebelum rapat perencanaan. Setelah itu baru bekerja.

Manajer harus siap menghadapi rapat perencanaan, mengetahui semua indikator terkini dan rencana mereka untuk hari itu, dan tidak menghitung angka di kalkulator, menyita waktu seluruh tim, atau terganggu oleh perhitungan alih-alih mendengarkan informasi yang disampaikan. ROP ingin menyampaikan kepada semua orang.

Untuk rapat perencanaan berkualitas dengan permainan bisnis, 45 menit biasanya cukup. Tapi percayalah, 45 menit ini bisa menghemat banyak waktu di masa depan dan membawa hasil finansial yang jauh lebih besar.

3. Energi

Rapat perencanaan pagi hari menjadi pemantik mata karyawan.

Jika rapat perencanaan membosankan, para manajer akan semakin tertidur, dan Anda tidak akan mendapatkan efek yang diinginkan. Jangan menyebarkan informasi, ingatlah tujuan dan struktur, jangan biarkan karyawan berpindah dari satu topik ke topik lain, atau mengajukan pertanyaan yang hanya berhubungan dengan satu hal.

Penting untuk diingat bahwa rapat perencanaan adalah kerja tim, bukan kumpul pagi. Jaga perhatian semua orang. Katakan hanya apa yang menjadi perhatian semua orang.

4. Latih manajer Anda terus-menerus!

Setiap hari, pada pertemuan malam, Anda mengetahui dari para manajer bagaimana hari mereka berjalan, keberhasilan apa yang mereka raih, kesulitan apa yang mereka hadapi, keberatan pelanggan apa yang tidak dapat mereka tangani. Rapat perencanaan pagi memungkinkan Anda membawa isu-isu yang paling mendesak ke diskusi umum.

Untuk melakukan ini, Anda memerlukan manajer untuk menjelaskan secara singkat masalah yang tidak dapat dia atasi kemarin, kemudian Anda dengan cepat mengulangi bagian teoritis (misalnya, blok "argumentasi dengan metode perhitungan"), dan setelah itu Anda mengatur permainan bisnis , dimana peran klien dimainkan oleh manajer yang tidak mampu mengatasi situasi tersebut. Selanjutnya, dengan bantuan sesi brainstorming singkat, seluruh tim menemukan pilihan untuk menyelesaikan situasi tersebut.

Sangat penting bagi setiap orang dalam tim untuk berperan aktif dalam mencari solusi. Jangan memberikan jawaban yang sudah jadi; pelatihan yang paling efektif bukanlah teori dari seorang pemimpin, tetapi menemukan ide melalui interaksi.

Pelatihan harian, pelatihan tambahan, dan dukungan keterampilan manajer akan memungkinkan manajer Anda untuk terus berkembang, meningkatkan keterampilan penjualan mereka, dan tidak takut akan kesulitan “di lapangan”.

5. Pantau terus apa yang direncanakan

Perencanaan tanpa kendali adalah sia-sia (c) kebijaksanaan Tiongkok kuno

Saya rasa tidak perlu dijelaskan secara terpisah di sini. Jika Anda tidak mengendalikannya sekali, maka dua kali, pada ketiga kalinya, manajer akan berhenti melakukan apa pun atau mulai berbohong.

6. Motivasi tim

Penting tidak hanya untuk mengidentifikasi hasil kemarin untuk seluruh tim secara keseluruhan dan untuk setiap individu, tetapi juga untuk mengidentifikasi yang terbaik dan terburuk dari hari sebelumnya, dan jangan takut untuk menurunkan motivasi siapa pun dengan ini - waktu yang terlalu singkat periode digunakan, dan manajer memiliki peluang untuk berkembang setiap hari.

Gunakan sebagai indikator tidak hanya indikator keuangan (berapa banyak penjualan yang dilakukan, berapa banyak uang yang dihasilkan) atau indikator aktivitas (jumlah panggilan, janji temu dan pertemuan yang diadakan), tetapi juga indikator kualitatif (kualitas komunikasi antara manajer dan klien). Anda dapat mendengarkan sendiri panggilan manajer atau menggunakan laporan dari departemen kendali mutu.

7. Kekhususan dalam rencana

Manajer tidak boleh hanya berbicara tentang berapa banyak penjualan yang akan dia selesaikan hari ini, berapa banyak pembayaran yang akan dia kumpulkan, dan berapa banyak pertemuan yang akan dia lakukan. Dia harus mendukung rencananya dengan nama perusahaan tertentu. Sekalipun dia tidak mendapat balasan apa pun dari klien yang direncanakan hari ini, manajer harus memberi tahu di mana dia akan mendapatkan rencana hari ini, siapa yang akan dia hubungi, siapa yang akan dia tuju, namun perusahaan harus disebutkan namanya, dengan angka uang dan kuantitas yang jelas. .

Penting juga untuk diingat bahwa rencana harian manajer harus memenuhi pencapaian tujuan bulanan. Jika manajer Anda memiliki rencana pembayaran bulanan sebesar 1.000.000 rubel, maka dia tidak dapat berencana untuk mengumpulkan 20.000 rubel setiap hari, karena dia tidak akan menyelesaikan rencana dengan kecepatan ini.

Tetapkan rencana ambisius untuk manajer Anda. Jika seorang manajer malu untuk menyuarakan rencana ambisius, atau mengacu pada takhayulnya (“Saya tidak akan mengatakannya, agar tidak membawa sial”, “Saya akan mengatakan lebih banyak sekarang, dan Anda akan memakan otak saya di malam hari. ”) - ini perlu ditangani, dan lebih cepat lebih baik. Biasakan manajer dengan rencana tinggi, kembangkan “batasan” internal mereka.

Selain itu, manajer harus percaya pada angka-angkanya sendiri, tidak berbicara “tiba-tiba” karena dia harus melakukannya, tetapi memahami dengan jelas bahwa apa yang dia katakan benar-benar dapat dilakukan dan dia tahu bagaimana mempengaruhinya.

8. Periksa kesiapan seluruh tim

Sebelum Anda melepaskan staf penjualan Anda di hari yang baru, periksa apakah mereka memiliki semua sumber daya - baik eksternal (ketersediaan materi presentasi, kartu nama, database untuk menelepon, dll.) dan internal - apakah mata semua orang berbinar, atau perlukah? menghubungi seseorang? kemudian tinggal dan diskusikan lebih lanjut kesulitan apa pun, berikan motivasi individu tambahan.

9. KuatCTA di akhir pertemuan

Munculkan beberapa ungkapan motivasi yang akan menjadi jangkar untuk mulai bekerja dan memberikan dorongan energi tambahan kepada manajer Anda. Ungkapannya bisa apa saja: “Tim, ayo!”, atau “Ayo kita lakukan!”, atau “Sudah, ayo!”

Inilah yang disebut jangkar, yang memberi sinyal bahwa semuanya, pagi sudah berakhir, saatnya berlari dan menang!

10. Visualisasi

Pastikan untuk mencantumkan hasil rapat perencanaan di papan skor sehingga manajer dapat terus melihat hasil mereka dan hasil tim secara keseluruhan, serta persentase penyelesaian rencana. Papan seperti itu mungkin terlihat seperti ini:

Dan sebagai bonus, contoh checklist penilaian kualitas rapat perencanaan pagi:

Halo para pembaca dan pelanggan Blog Andrey Noak yang budiman! Hari ini saya akan memberi tahu Anda cara melakukan rapat perencanaan.

Untuk mengelola tim mana pun, seorang pemimpin harus memimpin bawahannya. Manajemen tim yang efektif harus dilakukan dengan cepat, tepat waktu dan efektif.

Manajer harus memantau pekerjaan seseorang secara tepat waktu dan, jika perlu, mengarahkan pekerjaan mereka. Sangat mudah untuk menggunakan rapat perencanaan untuk ini, di mana pekerjaan direncanakan untuk jangka waktu singkat, paling sering satu hari kerja atau satu shift.

Pada rapat perencanaan, manajer menghadapi beberapa tugas:

1. Memantau dan meminta bawahan terhadap pelaksanaan indikator produksi.
2. Meminta bawahan untuk menerapkan disiplin teknologi.
3. Memantau kepatuhan terhadap peraturan keselamatan di tempat kerja.
4. Periksa penyelesaian tugas saat ini.
5. Memperoleh informasi mengenai stok bahan baku dan perlengkapan produksi.
6. Dapatkan data tentang produksi, implementasi rencana, kepatuhan terhadap kondisi kerja yang aman.
7. Memotivasi karyawan.

Tugas utama manajer adalah menyampaikan kepada tim visinya tentang keseluruhan proses kerja tim, bagaimana menurut manajer, area yang dipercayakan kepadanya harus bekerja. Tugasnya adalah mengaturnya agar proses kerja sesuai dengan kebutuhannya.

Cara untuk membuat rapat perencanaan Anda lebih efektif

Jadi mari kita cari tahu apa yang perlu dilakukan agar dapat melakukan rapat perencanaan produksi secara kompeten:

• Penting untuk bisa membedakan antara rapat perencanaan dan rapat. Rapat perencanaan adalah acara singkat yang membahas isu-isu terkini, biasanya waktu maksimum yang dihabiskan untuk rapat perencanaan adalah 15 - 20 menit. Pertemuan ini memakan waktu lebih lama dan tidak banyak membahas isu-isu terkini, melainkan isu-isu di masa depan.
• Seiring waktu dan pengalaman, setiap pemimpin menentukan beberapa titik acuan spesifik yang dilaluinya. Pada saat-saat tertentu setiap rapat perencanaan, pada saat-saat tertentu lebih jarang. Jadi pertanyaan-pertanyaan ini harus disampaikan kepada manajer di atas kertas. Rapat perencanaan harus dilaksanakan sesuai dengan template yang dikembangkan, namun bila diperlukan template dapat dengan mudah diubah.
• Untuk melaksanakan rapat perencanaan secara efektif, manajer perlu mencatat tugas-tugas bawahan, dan tugas-tugas yang diberikan kepada bawahan oleh manajer. Hal ini dilakukan guna melihat kegiatan yang perlu diselesaikan. Maka dapat dikatakan ada tugas dari tanggal ini dan itu dan belum selesai. Peta tindakan untuk waktu kerja terdekat muncul di depan bawahan.
• Dalam rapat perencanaan, tugas dan ruang lingkup pekerjaan untuk periode waktu saat ini harus dijabarkan dengan jelas. Setiap orang harus tahu siapa yang akan melakukan apa.

Kapan sumpah serapah efektif?

Apakah sumpah serapah diperlukan dalam produksi, apalagi jika seorang atasan mengacungkan tangan terhadap bawahannya? Tidak ada jawaban yang jelas hari ini. Namun kita dapat mengatakan dengan yakin bahwa bentuk pemerintahan ini sudah ketinggalan zaman.

Pemimpin harus dihormati dalam tim, dan ditempatkan di tempat bawahan, terkadang cara termudah untuk memotivasi dia adalah dengan nada tinggi. Manajer tidak boleh lupa bahwa jika dia ingin dihormati oleh tim, dia sendiri perlu belajar menghormati tim. Hari ini kita dapat mengatakan bahwa bos perlu memahami dan merasakan di mana harus meninggikan suaranya dan di mana harus berbicara dengan nada tenang:

1. Jika diperlukan dialog konstruktif, yang pasti percakapan tenang. Dimana diperlukan inisiatif kreatif dari seorang pegawai agar pegawai tersebut dapat menghasilkan sesuatu yang baru, biasanya rapat perencanaan berlangsung dalam suasana yang lebih tenang.
2. Jika Anda perlu memotivasi dan menempatkan bawahan Anda pada tempatnya, Anda dapat mengetuk meja dengan tangan Anda dan mengucapkan beberapa kata makian. Ngomong-ngomong, justru tentang kasus-kasus seperti itulah mereka sering berkata: "Kalahkan milikmu sendiri agar orang asing takut."Menaikkan suara Anda pada rapat perencanaan biasanya diperlukan jika pelaksanaan tugas secara langsung diperlukan, tanpa tindakan yang tidak sah oleh bawahan. Namun jangan lupa, zaman sekarang adalah zaman teknologi, setiap kata makian bisa terekam di perekam suara lalu digugat.

Semoga beruntung dan sampai jumpa lagi!

Kepala departemen adalah orang yang sangat sibuk. Indikator, regulasi, penyelesaian masalah yang kompleks, pengorganisasian setiap orang dan segala sesuatunya untuk bergerak menuju tujuan – semuanya ada di pundaknya. Semakin tepat seperangkat alat manajemen dipilih, semakin efektif manajernya. Apakah layak menghabiskan waktu untuk alat seperti rapat perencanaan di unit linier?

Bahkan di perusahaan yang mewajibkan dan mengatur rapat perencanaan, manajer sering kali melakukan pendekatan secara formal - cukup ambil gambar untuk pertunjukan dan lanjutkan pekerjaan Anda. Mereka menganggap perencanaan pertemuan hanya membuang-buang waktu, seperti yang ditemukan oleh para ahli teori. Motto mereka adalah: “Praktisi perlu bekerja, bukan berunding.” Pada saat yang sama, di perusahaan di mana rapat perencanaan bersifat opsional dan merupakan inisiatif pribadi, ada manajer yang, tanpa pengingat tambahan, mengumpulkan karyawan pada waktu tertentu dan berbicara dengan mereka.

Mengapa para manajer yang “aneh” ini menyia-nyiakan waktu mereka yang berharga dengan cara yang “tidak efektif” jika tidak ada yang mewajibkan mereka melakukannya? Saya harus mendalami masalah ini akhir-akhir ini. Krisis ini mengharuskan para manajer puncak untuk terjun lebih dalam ke dalam bisnis. Aturan main di pasar telah berubah, dan agar perusahaan tidak hanya tetap bertahan, tetapi juga menggunakan krisis untuk memperkuat posisinya di pasar, perusahaan perlu lebih dekat dengan pelanggan - eksternal dan internal.

Untuk merespons perubahan dengan cepat dan meningkatkan tingkat kendali atas situasi, saya, antara lain, mulai rutin mengikuti rapat perencanaan di departemen dan membandingkan berbagai gaya pelaksanaannya. Angka-angka tersebut bersifat indikatif: ternyata dari 12 departemen berprofil tunggal yang menjalankan penjualan dan penegakan kontrak, indikator tertinggi dan paling stabil adalah departemen yang mengadakan rapat perencanaan setiap minggu. Dan ini bukanlah suatu kebetulan.

Tujuan dari rapat perencanaan

Jika manajer ketika ditanya tentang tujuan rapat perencanaan menjawab: “Karena memang seharusnya”, lebih baik tidak diadakan sama sekali. Acara formal apa pun yang “untuk pertunjukan” hanya merugikan; acara tersebut mengajarkan Anda untuk bekerja bukan demi hasil, namun demi “penampilan bergerak menuju tujuan.” Nama “rapat perencanaan” menyiratkan bahwa tujuannya adalah untuk memperbarui gerakan sesuai dengan rencana yang direncanakan menuju tujuan yang telah ditetapkan.

Jika peristiwa ini dilihat dari siklus Deming (Plan – Do – Check – Akt), maka rapat perencanaan merupakan pemantauan berkala (Check) terhadap kegiatan untuk menarik kesimpulan dan bila perlu melakukan penyesuaian gerakan. (Akt). Tapi ada statistik untuk ini! Apakah layak mengumpulkan orang tambahan? Hal ini sangat berharga, dan fungsi utama rapat perencanaan membantu kami memastikan hal ini.

Fungsi utama rapat perencanaan

1) Informasional. Karyawan memiliki beberapa cara untuk memperoleh informasi tentang situasi di perusahaan dan pasar:

• informasi resmi yang dipublikasikan yang terkadang terlewatkan atau tidak dipahami sepenuhnya;
• gosip, seringkali sangat jauh dari kebenaran, tetapi dibicarakan dengan senang hati di ruang makan dan ruang merokok;
• informasi langsung, dengan penjelasan dan penekanan pada poin-poin penting, yang diberikan oleh manajer pada rapat perencanaan, dengan memperhatikan penyelesaian keberatan dan mengurangi efektivitas promosi dari mulut ke mulut.

Dan wajib untuk memberi tahu karyawan tentang kemajuan departemen di sepanjang jalur yang dituju.

2) Kontrol. Selain angka-angka yang kering dan kategoris, dimungkinkan untuk memantau suasana dalam tim dan mengklarifikasi alasan keberhasilan atau penurunan kinerja. Berdasarkan hasil rapat perencanaan, kegagalan dalam rantai interaksi dalam departemen dan perusahaan sering teridentifikasi, dan manajer segera mulai mengambil tindakan untuk menghilangkannya.

3) Motivasi. Karyawan memerlukan perhatian. Mari kita ingat efek Hawthorne yang terkenal dalam manajemen - produktivitas tenaga kerja meningkat karena perhatian diberikan pada aktivitas karyawan. Rapat perencanaan adalah salah satu cara terbaik untuk mengingatkan karyawan secara rutin bahwa mereka penting dan pekerjaan mereka mendapat perhatian yang cukup.

Salah satu karyawan di departemen mengalami terobosan, lepas landas - alasan yang baik untuk mengakui pencapaian dan, jika perlu, mendukung semangat kompetitif di departemen. Dan selain angka, Anda perlu melihat dari sudut pandang karyawan Anda. Manajer harus hati-hati memperhatikan dan mendengarkan karyawannya. Perilaku karyawan telah berubah, gairah telah hilang - alasan bagi manajer untuk memasukkan percakapan individu ke dalam rencana mingguan.

4) Pendidikan. Dalam fungsi ini, rapat perencanaan merupakan alat yang sangat diperlukan untuk menyederhanakan pekerjaan manajerial yang sulit dari seorang manajer. Selama seminggu, sebuah kasus kerja yang menjadi indikasi semua orang terjadi - manajer menuliskannya dan mengumumkannya kepada publik pada rapat perencanaan. Oleh karena itu, kebutuhan menjengkelkan untuk mengulangi hal yang sama berkali-kali kepada orang yang berbeda sudah berlalu, dan kita secara teratur dan sadar “mempertajam” alat kerja kita.

5) Organisasi. Praktik yang baik adalah mengundang perwakilan departemen terkait ke rapat perencanaan, terutama pada saat inovasi terjadi. Kesempatan untuk menjalin atau menyesuaikan interaksi, menyelesaikan konflik, dan bertukar pengalaman.

6) Mendisiplinkan. kamu motivasi, sebagai alat manajemen, terdapat satu kelemahan yang sangat signifikan: efeknya berumur pendek. Hanya sedikit orang yang mampu memotivasi diri sendiri, dan orang-orang dengan kemampuan inilah yang paling sering menjadi pemimpin.

Disiplin, ritual dan aturan rutin, termasuk rapat perencanaan, dirancang untuk membantu memotivasi karyawan. Rapat perencanaan adalah sebuah acara. Karyawan mulai terbiasa dengan kenyataan bahwa mereka tidak hanya memerlukan pelaporan dalam jumlah, tetapi juga kemauan untuk membenarkan indikator mereka. Pertanyaan disiapkan untuk rapat perencanaan, karyawan mengumpulkan dan menyerahkan kepada manajer kasus-kasus yang menurut mereka harus diperlihatkan ke seluruh departemen. Ibarat makan malam keluarga di hari Jumat, rapat perencanaan menjadi kebiasaan tindakan disiplin sesuai aturan, dimana setiap orang harus mengesampingkan urusannya, harus hadir di tempat kerja, dan akhirnya saling berpaling. Ini sangat penting.

Seberapa sering mengadakan rapat perencanaan

Saya percaya bahwa rapat unit harian hanya cocok untuk karyawan baru yang membutuhkan gaya mentoring dalam manajemen dan dukungan di setiap langkahnya. Untuk tim yang sudah mapan, rapat perencanaan harus dilakukan setiap minggu. Hal utama adalah bahwa tindakan tersebut dilakukan pada hari yang sama, pada waktu yang sama, dan kira-kira bertepatan dalam durasi dan urutan tindakan, yang akan menjaga fungsi disiplin.

Contoh skenario rapat perencanaan yang mungkin:

• Manajer membuat pesan informasi; berdasarkan hasil, karyawan dapat mengajukan pertanyaan klarifikasi.
• Manajer mengumumkan indikator yang direncanakan dan mengajukan pertanyaan kepada karyawan tentang indikator tersebut. Jika perlu, jadwalkan pertemuan individu.
• Manajer berbicara tentang kasus ilustratif minggu ini atau memperkenalkan karyawan yang diundang.
• Manajer mengklarifikasi apakah ada masalah pekerjaan mendesak yang penting bagi seluruh departemen dan memerlukan diskusi dalam rapat perencanaan. Mengevaluasi masalah, membuat keputusan - apa yang harus segera didiskusikan, apa yang memerlukan keputusan tertunda.
• Manajer berbicara tentang rencana untuk minggu ini - peristiwa penting, rapat, dan menyimpulkan rapat perencanaan.

Biaya waktu

Kami memakan waktu lama dan membuang-buang waktu - inilah alasan utama mengapa para manajer menolak mengadakan rapat perencanaan. Hal ini menyebabkan penolakan total terhadap alat ini, atau semuanya menjadi monolog singkat oleh manajer tanpa umpan balik dari bawahan. Hanya fungsi informasional dan sedikit disipliner yang dipertahankan.

Ini sebenarnya sebuah masalah: mengelola “secara pribadi” lebih mudah daripada bekerja dengan kelompok. Mengelola dinamika kelompok adalah seni seorang pemimpin yang baik. Tujuannya adalah mengadakan rapat perencanaan secara singkat dan jelas, sekaligus menerima masukan dari karyawan, yang akan membantu memperbaiki pergerakan jika diperlukan. Durasi optimal hingga 20-45 menit. Masa inilah yang sudah mendarah daging dalam diri kita sejak kecil sebagai masa konsentrasi.

Kekuatan seorang pemimpin adalah dia menetapkan aturan. Untuk memastikan rapat perencanaan tidak berlarut-larut, Anda perlu membuat “kontrak rapat perencanaan” dengan karyawan Anda. Misalnya:

• Kami hanya membahas isu-isu umum; kami membahas isu-isu spesifik untuk solusi individual.
• Biar singkat dan to the point.
• Kami tidak terganggu oleh masalah pekerjaan; kami mengatur ponsel kami ke mode getar.
• Dengan menyatakan suatu masalah, kami menawarkan solusi.
• Kami mendiskusikan masalah non-kerja di luar jam kerja.

Serangkaian aturan dapat bervariasi tergantung pada situasinya. Yang penting pengelola mengatur regulasi dan tidak mendalami masalahnya sendiri. Tujuan dari rapat perencanaan adalah untuk mengidentifikasi, dan keputusan dapat diambil kemudian, dengan hati-hati mempertimbangkan dan mempelajari semua detail selama departemen bekerja. Hal utama adalah menunjukkan kepada karyawan bahwa masalah yang dilaporkan telah teratasi. Terkadang muncul situasi di mana rapat perencanaan melampaui waktu yang ditentukan, dan ketegangan dalam tim terlihat jelas. Maka Anda perlu mengatur pertemuan tambahan, sering kali setelah jam kerja. Ini adalah keterampilan seorang manajer - untuk mencegah situasi menjadi lebih buruk, untuk mengidentifikasi penanda yang menunjukkan aspek negatif dalam tim.

Tentunya memerlukan waktu untuk mengimplementasikan alat rapat perencanaan di departemen. Terkadang Anda harus melakukan lebih dari satu peristiwa sebelum alat tersebut menjadi benar-benar efektif. Ketika seorang manajer terbuka terhadap umpan balik, dia akan terkejut mendengar banyak hal tak terucapkan yang sudah lama ingin diungkapkan oleh karyawan, namun tidak pernah sempat dilakukan. Lalu saya bertanya! Anda harus memikirkan peran bawahan Anda dan penggunaannya dalam dinamika kelompok, menangani keberatan, dan berdebat pada tingkat tertinggi. Banyak manajer tidak melalui jalur pembentukan khusus ini, dan beralih ke manajemen individu, yang jauh lebih padat karya dan kurang efektif, ketika hanya ada dua langkah tersisa menuju kesuksesan.

Manajer yang fasih menggunakan alat ini menggunakannya di departemen mereka dengan sukses besar, karena mereka mampu mengevaluasi efektivitasnya. Rapat perencanaan bukanlah peninggalan masa lalu dan bukan formalitas, tetapi salah satu alat paling modern dan efektif yang membantu menyelesaikan tugas tersulit dalam manajemen - mencapai tujuan unit. Namun tujuan inilah yang menentukan keberhasilan seluruh perusahaan.