Jenis pesawat layang. Rapat kantor: rahasia penyelenggaraan yang efektif

Hari ini saya ingin berbicara tentang alat manajemen tertentu. Artikel ini merupakan tanggapan atas surat dari seorang teman dari Kazakhstan.

Saya sedang ada rapat dengan salah satu akim distrik (gubernur menurut pendapat anda). Dia ada masalah. Ada 2 deputi maling yang tidak bekerja (dan tidak mau bekerja) dan tidak ada gunanya bagi mereka, pemalas, mereka duduk demi status) dan mereka juga tidak bisa dipecat, karena mereka melindungi mereka dalam jebakan. Saya ingin tahu cara mengatasi masalah ini. Terima kasih sebelumnya..."

Saya pikir masalah ini tidak hanya dihadapi di Kazakhstan, dan tidak hanya di lembaga-lembaga pemerintah. Terkadang teman seperti itu akan duduk di perusahaan, semuanya tampak baik-baik saja dengannya, tetapi tidak ada hasil. Dan sepertinya tidak ada yang perlu dikeluhkan, dan tidak ada alasan untuk memecatnya. Apa yang harus dilakukan dalam kasus ini?

Saya mengusulkan cara sederhana - pertemuan perencanaan mingguan

• Rapat perencanaan tidak boleh lama

Maksimum - 30-40 menit.

• Sebuah jurnal disimpan pada pertemuan perencanaan

Log ini mencatat segala sesuatu yang ingin dicapai oleh para manajer selama seminggu.

• Rapat perencanaan diawali dengan pembacaan Tujuan perusahaan.

Ini mengacu pada Tujuan Besar. Misalnya: “Rusia yang makmur memberikan kontribusi yang berharga bagi peradaban dunia.” Setelah itu, dibacakan tujuan saat ini, misalnya: “Meningkatkan pendapatan 5 kali lipat tahun ini.”

• Setelah itu, pemimpin rapat perencanaan meminta para kepala departemen untuk bergiliran membicarakan apa yang mereka lakukan minggu lalu untuk mencapai tujuan tersebut.

Pada saat yang sama, fungsi utama pemimpin rapat adalah untuk memastikan bahwa pembicara tidak “menumpahkan air” dan tidak mengizinkan ungkapan seperti “kami telah meningkatkan efisiensi departemen penjualan sebesar 15%.” Dalam hal ini, ia hanya menanyakan dengan sopan langkah spesifik apa yang telah diambil dan apa hasilnya.

Jawabannya, misalnya, bisa berupa:

Kami mengadakan pelatihan untuk penjual. mengirimkan lebih dari 500 surat kepada klien potensial kami. Secara total, 118 panggilan diterima dari klien yang berminat dan 53 faktur diterbitkan dengan jumlah total 3 juta 600 ribu. Total pendapatan departemen minggu ini berjumlah 1,8 juta rubel. yang 15% lebih banyak dari minggu lalu.

Jawaban ini dapat diterima. Pemimpin rapat perencanaan dapat memulai tepuk tangan singkat dari pemimpin lainnya.

Jika seorang pemimpin mencoba untuk “menuangkan air” atau “membuat bayangan di pagar,” tugas pemimpin adalah memastikan bahwa pemimpin lain melihat hal ini. Misalnya, frasa berikut akan cocok: “Ini adalah minggu yang sulit. Kami telah banyak berpikir…”

Jika upaya tersebut terus berlanjut, pimpinan rapat perencanaan menyela pembicara dan mengatakan bahwa ini adalah rapat perencanaan dan jika tidak ada hasil yang konkrit, maka kita lanjutkan ke bagian berikutnya. Atau dia mungkin meminta sekretaris untuk membacakan catatan dari rapat perencanaan terakhir, dan apa sebenarnya rencana yang ingin dicapai minggu ini di departemen ini.

Misalnya:

1. 1. Melakukan survei tentang produk baru dengan 400 pelanggan. Dibuat? TIDAK.
   2. Menerbitkan faktur dengan jumlah total 2 juta 800 ribu rubel. Dibuat? Dipamerkan seharga 17 ribu rubel. Melakukan pelatihan untuk penjual. Dibuat? Tidak, kami kelebihan beban.
   3. Begitu, itu sudah cukup. Mari kita lanjutkan ke yang berikutnya.

Saya ingin mencatat bahwa pada pertemuan perencanaan seperti itu, hal itu diungkapkan dan dilihat oleh semua manajer lain yang mencapai hasil dan benar-benar membantu perusahaan bergerak menuju tujuan, dan yang dengan terampil berpura-pura menjadi selang yang fleksibel dan meniru aktivitas yang bermanfaat.

• Setelah semua orang membagikan hasilnya, tujuan untuk minggu berikutnya ditetapkan untuk seluruh perusahaan, dan fasilitator meminta para peserta untuk menyetujui tujuan ini.

Fasilitator meminta para pemimpin untuk bergiliran mengatakan apa yang akan mereka lakukan untuk mencapai tujuan tersebut di wilayahnya, dan hal ini dicatat dalam jurnal.

Manajer dapat meminta manajer lain untuk melakukan sesuatu yang ekstra jika departemen mereka terkait dan memerlukan tindakan bersama. Kesepakatan dicapai mengenai hal ini dan dicatat dalam jurnal.

• Setelah semua ini, pemimpin rapat perencanaan menanyakan apakah mereka siap untuk benar-benar mencapai tujuan minggu ini, dan mengumumkan MULAI!

Bentuk rapat perencanaan yang sederhana dan efektif ini memungkinkan Anda mencapai hasil yang menarik. Manajer mulai benar-benar menghasilkan dan mencapai hasil, atau melarikan diri dari perusahaan dengan berbagai dalih, memberi jalan bagi manajer baru yang benar-benar ingin berkontribusi pada tim, dan tidak hanya berpura-pura berguna, berada dalam sorotan ketenaran dan kehormatan. , tidak menerima penghasilan.

Dan yang paling penting, formulir ini memungkinkan bahkan para pemimpin yang sangat produktif untuk mencapai lebih banyak lagi, dan sejujurnya saya berharap untuk Anda.

ARTIKEL dengan TOPIK yang sama

Sebagian besar manajer penjualan tahu cara berkomunikasi dan menjual dengan baik, tetapi sayangnya stabilitas, mengikuti rencana kerja, menganalisis dan menganalisis upaya yang dilakukan bukanlah keunggulan mereka. Jika seorang manajer mendapat banyak pesanan bulan ini, dia pasti akan santai: dia mulai melakukan lebih sedikit panggilan dingin dan berhenti bekerja dengan klien yang “tertidur”.

Pada rapat perencanaan, kepala departemen penjualan dapat mencatat penurunan yang terjadi dalam pekerjaan manajer dan memberi perhatian kepada karyawan bahwa kelalaiannya dari pekerjaan telah diperhatikan dan dikendalikan. Tentu saja, para manajer akan menolak partisipasi dalam rapat perencanaan dengan segala cara, dengan alasan bahwa mereka sama sekali tidak punya waktu, dan saat ini kesepakatan sedang berjalan. Perlu Anda pahami bahwa manajerlah yang, melalui rapat perencanaan, melaksanakan fungsi manajemen administratif dan mengatur kerja tim yang sistematis, tanpa resesi dan pekerjaan yang terburu-buru.

Bagaimana cara mengatur dan melaksanakan rapat perencanaan dengan cara yang paling efektif?

Waktu

Rapat perencanaan sebaiknya diadakan pada pagi hari. Jika hari kerja diawali dengan rapat perencanaan, maka pimpinan tidak lagi terlambat masuk kerja; selain itu rapat perencanaan akan memberikan remunerasi untuk bekerja pada siang hari.

Pelaporan

Manajer harus membawa laporan mereka untuk hari sebelumnya ke rapat perencanaan: catatan panggilan dan rapat serta laporan penjualan. Dokumen pertama menunjukkan bagaimana manajer menggunakan waktu kerjanya, yang kedua - hasil apa yang dicapainya. Seringkali, bahkan pada tahap persiapan rapat perencanaan, menjadi jelas bagi manajer bahwa dia menghabiskan usahanya ke arah yang salah, dan efektivitas pekerjaannya bisa saja lebih tinggi. Dokumen lain yang disiapkan manajer untuk rapat perencanaan adalah daftar panggilan dan rapat yang direncanakan. Ini penting! Pertama, daftar yang sudah jadi berarti manajer dapat mulai bekerja segera setelah rapat perencanaan selesai, dan kedua, manajer dapat menyesuaikan daftar ini dan menyoroti prioritas.

Peraturan

Di satu sisi, rapat perencanaan tidak boleh berubah menjadi rapat berjam-jam; di sisi lain, rapat formal yang berdurasi lima menit juga tidak akan membuahkan hasil. Dengan pengaturan yang tepat, sangat mungkin untuk menyelesaikannya dalam waktu setengah jam. Pada awal rapat perencanaan, manajer memeriksa laporan karyawan, dan jika rencana tersebut tidak terpenuhi (melalui telepon, rapat, atau penjualan), ia mengetahui alasannya: kesalahan, kelalaian, atau keadaan obyektif. Pekerjaan setiap karyawan diberikan penilaian yang obyektif. Ini bisa berupa komentar atau pujian verbal sederhana, yang utama adalah manajer penjualan merasakan kendali terus-menerus dari manajer - dalam hal ini mereka mulai bekerja lebih baik.

Rapat kantor berjam-jam yang menguras mental bukanlah mitos, bukan hal yang aneh, dan bukan bahan lelucon. Realitas kehidupan saat ini sedemikian rupa sehingga 50% waktu kerja dihabiskan untuk obrolan kosong yang tidak membawa hasil apa pun. Mempercepat kehidupan menentukan aturan baru dalam budaya kantor; mengadakan pertemuan yang cepat dan efektif adalah bagian dari etika perusahaan.

Apa itu rapat staf?

Bisakah rapat lima menit, rapat perencanaan, atau rapat diklasifikasikan sebagai rapat resmi? Apa tujuan dari format kerja kolegial ini? Apa saja teknik yang diterima secara umum untuk melaksanakannya dan bagaimana mencapai hasil maksimal setelah pertemuan selesai?

Rapat bisnis merupakan salah satu format kerja dalam suatu perusahaan, dengan tujuan perencanaan berkala dan pemantauan pelaksanaan kegiatan yang direncanakan seluruh layanan organisasi. Ini adalah alat yang efektif untuk manajemen personalia dan menerima umpan balik cepat dari karyawan. Benar, alat ini hanya berhasil bekerja di tangan pemimpin yang kompeten.

Sebelum menerapkan bentuk komunikasi serupa dengan karyawan, perintah terkait biasanya dikeluarkan, yang diterima oleh setiap peserta rapat dengan tanda tangan untuk ditinjau dan diterapkan. Isi perintah menunjukkan maksud, tujuan, waktu dan tanggal rapat resmi, serta daftar peserta, peraturan dan susunan agenda.

Tujuan umum diadakannya rapat kantor adalah untuk melibatkan karyawan, layanan dan departemen, baik manajer maupun personel lini, dalam proses manajemen dan pengambilan keputusan.

Rapat kantor mencakup rapat perencanaan, pengarahan, dan rapat lima menit, di mana vektor perkembangan perusahaan secara keseluruhan disepakati, taktik dan strategi perusahaan dikembangkan, dan tugas-tugas khusus ditetapkan. Pada rapat perencanaan, isu-isu terkini diselesaikan, pengingat disortir, dan arah umum diselaraskan. Rapat operasional merupakan rapat singkat untuk menyelesaikan suatu permasalahan atau situasi konflik dalam suatu tim. Tujuan utama pertemuan bisnis adalah untuk menetapkan dan memecahkan masalah baru.

Jika suatu perusahaan mulai bingung dengan konsep-konsep ini, efisiensi jam kerja akan terus menurun.

Kesalahan utama saat mengadakan rapat kantor

Rapat yang tidak efektif menunjukkan ketidakdewasaan manajer dan/atau penyelenggara format komunikasi karyawan tersebut. Dalam bisnis apa pun, Anda memerlukan pengalaman dan keterampilan yang dapat menyampaikan garis umum perusahaan kepada karyawan dan mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya dari mereka.

Sinyal utama dari pertemuan yang tidak kompeten adalah ketidakpuasan timbal balik terhadap hasil: manajer mengharapkan tanggapan dari bawahannya, yang, pada gilirannya, ingin mendapatkan kondisi yang paling menguntungkan bagi dirinya sendiri. Namun, dalam pertemuan tersebut tidak ada yang menyepakati apapun dengan siapapun.

Pada saat yang sama, penyakit kantor berkembang - gambaran munafik tentang partisipasi yang tertarik dalam pertemuan bisnis, yang sebenarnya hanyalah obrolan kosong, diskusi tentang gosip kantor. Bagi karyawan yang direkrut, acara semacam itu bersifat menghibur; memberikan kesempatan lain untuk tidak bekerja, tidak melakukan tugas rutin sehari-hari.

Seringkali, setelah obrolan yang diatur seperti itu, manajer mulai menuntut hasil dari karyawan, terjadi konflik kepentingan, diikuti dengan pemecatan karyawan, terkadang seluruh departemen.

Salah satu kesalahan paling umum ketika mengadakan rapat kantor adalah presentasi keputusan manajer yang tidak terstruktur, ketika, alih-alih melakukan brainstorming, manajer puncak menetapkan tuntutan yang berlebihan, dan tim, karena tidak dapat memenuhinya, pada gilirannya mengemukakan alasan mengapa proposal tersebut tidak dapat dipenuhi. dipenuhi.

Hal ini terjadi karena seringkali manajer sendiri tidak mengetahui apa yang diinginkannya dan tidak mencari cara untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Rahasia Rapat yang Efektif

Agar pertemuan dapat terselenggara dengan efisiensi setinggi-tingginya dan membawa hasil yang signifikan, maka penggagas bentuk kerja kolegial ini perlu mengetahui beberapa rahasia.

Menetapkan tujuan pertemuan. Bisnis apa pun dimulai dengan penetapan tujuan yang benar. Sebelum mengumpulkan karyawan untuk pertemuan bisnis, penyelenggara perlu menjawab sejumlah pertanyaan:

Kelayakan penyelenggaraan rapat;

Peraturan yang benar dan topik yang tepat;

Penanda yang digunakan untuk menilai keefektifan acara.

Seorang pemimpin adalah ahli strategi yang mampu menetapkan tugas yang jelas dan spesifik. Bawahan adalah spesialis yang mengetahui alat apa yang perlu digunakan untuk melaksanakan tugas yang diberikan.

Penunjukan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengadakan pertemuan. Setiap pertemuan bisnis berlangsung sesuai dengan hukum standar genre - pertama, persiapan yang matang dilakukan, penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk mengundang karyawan, mengumpulkan harapan dan proposal, memimpin setiap item agenda, pemain dan sekretaris, mencatat tahapan dari rapat, mengisi notulensi dan laporan.

Seleksi peserta yang optimal. Keberhasilan suatu pertemuan sangat bergantung pada pihak-pihak yang akan mengambil bagian dalam pertemuan tersebut. Tidak dapat diterima untuk melibatkan karyawan yang tidak kompeten dalam acara seperti itu yang dapat mengalihkan acara ke arah lain. Pemilihan tenaga ahli yang siap membahas permasalahan yang diangkat dalam rapat kantor harus dipercayakan kepada ahli strategi penyelenggara yang kompeten.

Penetapan peraturan. Pertemuan bisnis, tergantung pada masalah yang diselesaikan dan ukuran perusahaan, biasanya berlangsung dalam durasi standar - dari tiga puluh menit hingga dua jam. Rapat perencanaan harus berakhir dalam lima sampai sepuluh menit, dan rapat operasi harus berakhir dalam empat puluh menit sampai satu jam.

Mempersiapkan rencana pertemuan. Sebelum pembukaan pertemuan bisnis, setiap peserta menerima rencana agenda rinci, bahan pelaporan, yang dengannya ia dapat menyiapkan pertanyaan dan/atau laporannya.

Contoh struktur agenda. Dokumen ini dapat memuat poin-poin utama terkait operasional, taktis dan/atau manajemen strategis di perusahaan. Struktur agenda biasanya mencakup daftar tugas tertentu yang ditentukan oleh rencana perusahaan dan cara penyelesaiannya. Selain itu, mungkin ada tugas tambahan dalam agenda yang disarankan untuk diselesaikan dalam waktu dekat.

Mengadakan pertemuan. Agar pertemuan bisnis dapat dilaksanakan seefisien mungkin dan tidak berubah menjadi kekacauan yang berlarut-larut, maka harus dimulai tepat waktu, berpindah dari satu pertanyaan ke pertanyaan lainnya dengan cepat, tanpa ragu-ragu. Penting untuk menyimpulkan ringkasan sementara setelah setiap masalah yang dibahas, yang menunjukkan waktu dan tanggal yang tepat, dan karyawan yang bertanggung jawab atas implementasinya. Pada saat yang sama, diskusi perlu diminimalkan dan hanya diperbolehkan melakukan klarifikasi ketika mengembangkan solusi.

Pengukuran efisiensi. Setiap pertemuan yang diadakan harus dianalisis kesesuaiannya dengan maksud dan tujuan. Efektivitas suatu pertemuan diukur dengan proporsionalitas hasil yang diinginkan dalam kaitannya dengan biaya yang diperlukan untuk mencapainya.

Kontrol dan analisis. Setelah efektivitas pertemuan bisnis tercapai, maka perlu dilakukan pemantauan terhadap hasilnya dan melakukan analisis secara menyeluruh. Kemampuan mengukur, menganalisis, dan mengendalikan seluruh data merupakan kualitas pemimpin yang bijaksana, mampu menjadikan suatu perusahaan sebagai pemimpin pasar.

Catatan untuk pemimpin yang cerdas

Rapat bisnis paling baik diadakan di awal hari, ketika karyawan mampu menghasilkan pilihan keputusan yang cerdas.

Kode etik perusahaan harus merinci algoritma, jadwal pertemuan dan frekuensinya, peraturan, tujuan dan sasaran. Yang terbaik adalah mengadakan pertemuan seperti itu pada hari Senin, ketika Anda perlu menetapkan tugas-tugas kecil untuk minggu ini dan merangkum hasil periode pelaporan yang lalu.

Setiap karyawan harus mengetahui waktu, tempat dan tanggal pertemuan bisnis rutin dan bersiap menghadapinya. Poin ini paling baik tercermin dalam uraian tugas setiap karyawan, yang menunjukkan tingkat tanggung jawab dan partisipasinya. Ini adalah etika hubungan resmi, yang pelanggarannya dapat menyebabkan penyakit serius pada tim.

Dalam rapat, cukup sering terjadi penolakan dari karyawan, yang harus didiagnosis tepat waktu dan dihilangkan dengan terampil, tanpa menimbulkan sabotase dan konflik kepentingan internal. Jika dalam perusahaan dengan gaya manajemen otoriter penolakan tersebut tidak terjadi pada rapat karena ketakutan atau ketidakpastian, maka hal tersebut perlu diprovokasi secara artifisial. Jika tidak, dalam proses melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diberikan, dapat timbul masalah yang serius akibat ketidaksetiaan karyawan terhadap perusahaan.

Untuk mencegah terjadinya praktik seperti itu, perlu diminimalkan permasalahan pada tahap pemilihan tujuan dan pemberian tugas kepada bawahan. Untuk melakukan hal ini, perlu untuk membagikan “anting-anting kepada semua saudari,” yaitu, membuat staf sibuk dengan tugas-tugas penting: mempercayakan beberapa tahap sulit dalam pengembangan dan implementasi proyek, mendelegasikan kendali atas pelaksanaan kepada orang lain, memotivasi orang lain untuk mencapai “prestasi” dengan meningkatkan otoritas mereka dalam tim dengan menunjuk sementara bertindak sebagai manajer lini atau menurunkan motivasi karyawan yang sangat bersemangat.

Tanggung jawab pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diberikan harus disalurkan agar dapat dikendalikan dengan nyaman. Pada setiap pertemuan, perlu untuk merangkum dan memberi penghargaan kepada karyawan yang sangat terhormat dan menghukum mereka yang bersalah dan menyabotase pekerjaan di depan seluruh tim. Diskusi atau pengambilan keputusan tidak boleh dilakukan di belakang karyawan, karena ada bahaya pecahnya konflik antar perusahaan.

Penting bagi setiap manajer untuk mengetahui perbedaan antara rapat kantor, rapat perencanaan, dan briefing dengan brainstorming, pertukaran pendapat, dan diskusi. Kedua format manajemen tersebut melibatkan penerimaan umpan balik, namun dengan cara yang berbeda. Pertemuan bisnis adalah teknologi untuk mengelola orang dan menetapkan tugas-tugas taktis dan strategis, dan format diskusinya adalah komunikasi informal, penanda bahwa manajer tidak berpengalaman dan tidak tahu bagaimana mengatur jalannya pertemuan dan mengarahkannya ke arah yang benar. arah.

Selain itu, pertemuan bisnis dibagi menjadi:

Instruktif, ketika pemimpin memberikan instruksi yang tepat dan menerima umpan balik dari bawahan;

Operasional, di mana tugas-tugas saat ini diselesaikan;

Akan menjadi masalah ketika beberapa masalah dalam tim terselesaikan dan rencana langkah demi langkah dikembangkan untuk keluar dari situasi krisis saat ini.

Banyak perusahaan modern yang bersalah karena mengacaukan format bisnis, menyeret tim ke dalam jurang kebingungan, konflik, dan diskusi tentang masalah yang sama sekali tidak berhubungan dengan pekerjaan. Penataan format adalah bagian dari budaya, yang tunduk pada standar perusahaan yang ketat.

Menilai efektivitas pertemuan bisnis

Bagaimana memahami bahwa pertemuan bisnis dilakukan dengan kompeten dan sangat efektif? Pertanyaan-pertanyaan berikut perlu dijawab:

Apakah tujuan yang ditetapkan untuk acara tersebut telah tercapai?

Apakah seluruh agenda sudah tercakup? Apakah semua permasalahan sudah dibahas?

Apakah Anda memenuhi peraturan yang diberikan?

Apakah semua keputusan dikomunikasikan kepada pelaksana?

Apakah para pelaku memahami tugas dan tenggat waktu mereka dengan benar?

Saat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, akan muncul komponen kuantitatif - berapa banyak orang yang terlibat dalam penyelesaian masalah, berapa jam kerja yang mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas, berapa banyak uang yang dibutuhkan untuk itu, dan sebagainya. Penanda kuantitatif adalah alat yang baik untuk menganalisis kinerja dari waktu ke waktu dan membandingkannya dengan periode sebelumnya.

Biasanya, rapat yang diselenggarakan secara efektif, ketika semua tujuan tercapai pada waktu yang tepat, akan membuahkan hasil yang nyata.

Menyelenggarakan pertemuan yang sangat efektif adalah seni yang nyata, di mana pemimpin adalah konduktor, sekretaris adalah biola pertama, dan seluruh tim adalah keseluruhan orkestra. Persiapan yang cermat dan pelaksanaan pertemuan bisnis yang kompeten menentukan skor yang akan ditampilkan organisme hidup ini - musik klasik yang mampu membangkitkan emosi antusias dan menginspirasi kemenangan di masa depan, atau hiruk pikuk suara yang mematikan segala sesuatu di sekitarnya.

Semoga Anda mengambil langkah manajemen yang cerdas, Tuan-tuan!

Zhanna Pyatirikova khusus untuk portal bisnis BZZN.ru

Kepala departemen adalah orang yang sangat sibuk. Indikator, regulasi, penyelesaian masalah yang kompleks, pengorganisasian setiap orang dan segala sesuatunya untuk bergerak menuju tujuan – semuanya ada di pundaknya. Semakin tepat seperangkat alat manajemen dipilih, semakin efektif manajernya. Apakah layak menghabiskan waktu untuk alat seperti rapat perencanaan di unit linier?

Bahkan di perusahaan yang mewajibkan dan mengatur rapat perencanaan, manajer sering kali melakukan pendekatan secara formal - cukup ambil gambar untuk pertunjukan dan lanjutkan pekerjaan Anda. Mereka menganggap perencanaan pertemuan hanya membuang-buang waktu, seperti yang ditemukan oleh para ahli teori. Motto mereka adalah: “Praktisi perlu bekerja, bukan berunding.” Pada saat yang sama, di perusahaan di mana rapat perencanaan bersifat opsional dan merupakan inisiatif pribadi, ada manajer yang, tanpa pengingat tambahan, mengumpulkan karyawan pada waktu tertentu dan berbicara dengan mereka.

Mengapa para manajer yang “aneh” ini menyia-nyiakan waktu mereka yang berharga dengan cara yang “tidak efektif” jika tidak ada yang mewajibkan mereka melakukannya? Saya harus mendalami masalah ini akhir-akhir ini. Krisis ini mengharuskan para manajer puncak untuk terjun lebih dalam ke dalam bisnis. Aturan main di pasar telah berubah, dan agar perusahaan tidak hanya tetap bertahan, tetapi juga menggunakan krisis untuk memperkuat posisinya di pasar, perusahaan perlu lebih dekat dengan pelanggan - eksternal dan internal.

Untuk merespons perubahan dengan cepat dan meningkatkan tingkat kendali atas situasi, saya, antara lain, mulai rutin mengikuti rapat perencanaan di departemen dan membandingkan berbagai gaya pelaksanaannya. Angka-angka tersebut bersifat indikatif: ternyata dari 12 departemen berprofil tunggal yang menjalankan penjualan dan penegakan kontrak, indikator tertinggi dan paling stabil adalah departemen yang mengadakan rapat perencanaan setiap minggu. Dan ini bukanlah suatu kebetulan.

Tujuan dari rapat perencanaan

Jika manajer ketika ditanya tentang tujuan rapat perencanaan menjawab: “Karena memang seharusnya”, lebih baik tidak diadakan sama sekali. Acara formal apa pun yang “untuk pertunjukan” hanya merugikan; acara tersebut mengajarkan Anda untuk bekerja bukan demi hasil, namun demi “penampilan bergerak menuju tujuan.” Nama “rapat perencanaan” menyiratkan bahwa tujuannya adalah untuk memperbarui gerakan sesuai dengan rencana yang direncanakan menuju tujuan yang telah ditetapkan.

Jika peristiwa ini dilihat dari siklus Deming (Plan – Do – Check – Akt), maka rapat perencanaan merupakan pemantauan berkala (Check) terhadap kegiatan untuk menarik kesimpulan dan bila perlu melakukan penyesuaian gerakan. (Akt). Tapi ada statistik untuk ini! Apakah layak mengumpulkan orang tambahan? Hal ini sangat berharga, dan fungsi utama rapat perencanaan membantu kami memastikan hal ini.

Fungsi utama rapat perencanaan

1) Informasional. Karyawan memiliki beberapa cara untuk memperoleh informasi tentang situasi di perusahaan dan pasar:

• informasi resmi yang dipublikasikan yang terkadang terlewatkan atau tidak dipahami sepenuhnya;
• gosip, seringkali sangat jauh dari kebenaran, tetapi dibicarakan dengan senang hati di ruang makan dan ruang merokok;
• informasi langsung, dengan penjelasan dan penekanan pada poin-poin penting, yang diberikan oleh manajer pada rapat perencanaan, dengan memperhatikan penyelesaian keberatan dan mengurangi efektivitas promosi dari mulut ke mulut.

Dan wajib untuk memberi tahu karyawan tentang kemajuan departemen di sepanjang jalur yang dituju.

2) Kontrol. Selain angka-angka yang kering dan kategoris, dimungkinkan untuk memantau suasana dalam tim dan mengklarifikasi alasan keberhasilan atau penurunan kinerja. Berdasarkan hasil rapat perencanaan, kegagalan dalam rantai interaksi dalam departemen dan perusahaan sering teridentifikasi, dan manajer segera mulai mengambil tindakan untuk menghilangkannya.

3) Motivasi. Karyawan memerlukan perhatian. Mari kita ingat efek Hawthorne yang terkenal dalam manajemen - produktivitas tenaga kerja meningkat karena perhatian diberikan pada aktivitas karyawan. Rapat perencanaan adalah salah satu cara terbaik untuk mengingatkan karyawan secara rutin bahwa mereka penting dan pekerjaan mereka mendapat perhatian yang cukup.

Salah satu karyawan di departemen mengalami terobosan, lepas landas - alasan yang baik untuk mengakui pencapaian dan, jika perlu, mendukung semangat kompetitif di departemen. Dan selain angka, Anda perlu melihat dari sudut pandang karyawan Anda. Manajer harus hati-hati memperhatikan dan mendengarkan karyawannya. Perilaku karyawan telah berubah, gairah telah hilang - alasan bagi manajer untuk memasukkan percakapan individu ke dalam rencana mingguan.

4) Pendidikan. Dalam fungsi ini, rapat perencanaan merupakan alat yang sangat diperlukan untuk menyederhanakan pekerjaan manajerial yang sulit dari seorang manajer. Selama seminggu, sebuah kasus kerja yang menjadi indikasi semua orang terjadi - manajer menuliskannya dan mengumumkannya kepada publik pada rapat perencanaan. Oleh karena itu, kebutuhan menjengkelkan untuk mengulangi hal yang sama berkali-kali kepada orang yang berbeda sudah berlalu, dan kita secara teratur dan sadar “mempertajam” alat kerja kita.

5) Organisasi. Praktik yang baik adalah mengundang perwakilan departemen terkait ke rapat perencanaan, terutama pada saat inovasi terjadi. Kesempatan untuk menjalin atau menyesuaikan interaksi, menyelesaikan konflik, dan bertukar pengalaman.

6) Mendisiplinkan. kamu motivasi, sebagai alat manajemen, terdapat satu kelemahan yang sangat signifikan: efeknya berumur pendek. Hanya sedikit orang yang mampu memotivasi diri sendiri, dan orang-orang dengan kemampuan inilah yang paling sering menjadi pemimpin.

Disiplin, ritual dan aturan rutin, termasuk rapat perencanaan, dirancang untuk membantu memotivasi karyawan. Rapat perencanaan adalah sebuah acara. Karyawan mulai terbiasa dengan kenyataan bahwa mereka tidak hanya memerlukan pelaporan dalam jumlah, tetapi juga kemauan untuk membenarkan indikator mereka. Pertanyaan disiapkan untuk rapat perencanaan, karyawan mengumpulkan dan menyerahkan kepada manajer kasus-kasus yang menurut mereka harus diperlihatkan ke seluruh departemen. Ibarat makan malam keluarga di hari Jumat, rapat perencanaan menjadi kebiasaan tindakan disiplin sesuai aturan, dimana setiap orang harus mengesampingkan urusannya, harus hadir di tempat kerja, dan akhirnya saling berpaling. Ini sangat penting.

Seberapa sering mengadakan rapat perencanaan

Saya percaya bahwa rapat unit harian hanya cocok untuk karyawan baru yang membutuhkan gaya mentoring dalam manajemen dan dukungan di setiap langkahnya. Untuk tim yang sudah mapan, rapat perencanaan harus dilakukan setiap minggu. Hal utama adalah bahwa tindakan tersebut dilakukan pada hari yang sama, pada waktu yang sama, dan kira-kira bertepatan dalam durasi dan urutan tindakan, yang akan menjaga fungsi disiplin.

Contoh skenario rapat perencanaan yang mungkin:

• Manajer membuat pesan informasi; berdasarkan hasil, karyawan dapat mengajukan pertanyaan klarifikasi.
• Manajer mengumumkan indikator yang direncanakan dan mengajukan pertanyaan kepada karyawan tentang indikator tersebut. Jika perlu, jadwalkan pertemuan individu.
• Manajer berbicara tentang kasus ilustratif minggu ini atau memperkenalkan karyawan yang diundang.
• Manajer mengklarifikasi apakah ada masalah pekerjaan mendesak yang penting bagi seluruh departemen dan memerlukan diskusi dalam rapat perencanaan. Mengevaluasi masalah, membuat keputusan - apa yang harus segera didiskusikan, apa yang memerlukan keputusan tertunda.
• Manajer berbicara tentang rencana untuk minggu ini - peristiwa penting, rapat, dan menyimpulkan rapat perencanaan.

Biaya waktu

Kami memakan waktu lama dan membuang-buang waktu - inilah alasan utama mengapa para manajer menolak mengadakan rapat perencanaan. Hal ini menyebabkan penolakan total terhadap alat ini, atau semuanya menjadi monolog singkat oleh manajer tanpa umpan balik dari bawahan. Hanya fungsi informasional dan sedikit disipliner yang dipertahankan.

Ini sebenarnya sebuah masalah: mengelola “secara pribadi” lebih mudah daripada bekerja dengan kelompok. Mengelola dinamika kelompok adalah seni seorang pemimpin yang baik. Tujuannya adalah mengadakan rapat perencanaan secara singkat dan jelas, sekaligus menerima masukan dari karyawan, yang akan membantu memperbaiki pergerakan jika diperlukan. Durasi optimal hingga 20-45 menit. Masa inilah yang sudah mendarah daging dalam diri kita sejak kecil sebagai masa konsentrasi.

Kekuatan seorang pemimpin adalah dia menetapkan aturan. Untuk memastikan rapat perencanaan tidak berlarut-larut, Anda perlu membuat “kontrak rapat perencanaan” dengan karyawan Anda. Misalnya:

• Kami hanya membahas isu-isu umum; kami membahas isu-isu spesifik untuk solusi individual.
• Biar singkat dan to the point.
• Kami tidak terganggu oleh masalah pekerjaan; kami mengatur ponsel kami ke mode getar.
• Dengan menyatakan suatu masalah, kami menawarkan solusi.
• Kami mendiskusikan masalah non-kerja di luar jam kerja.

Serangkaian aturan dapat bervariasi tergantung pada situasinya. Yang penting pengelola mengatur regulasi dan tidak mendalami masalahnya sendiri. Tujuan dari rapat perencanaan adalah untuk mengidentifikasi, dan keputusan dapat diambil kemudian, dengan hati-hati mempertimbangkan dan mempelajari semua detail selama departemen bekerja. Hal utama adalah menunjukkan kepada karyawan bahwa masalah yang dilaporkan telah teratasi. Terkadang muncul situasi di mana rapat perencanaan melampaui waktu yang ditentukan, dan ketegangan dalam tim terlihat jelas. Maka Anda perlu mengatur pertemuan tambahan, sering kali setelah jam kerja. Ini adalah keterampilan seorang manajer - untuk mencegah situasi menjadi lebih buruk, untuk mengidentifikasi penanda yang menunjukkan aspek negatif dalam tim.

Tentunya memerlukan waktu untuk mengimplementasikan alat rapat perencanaan di departemen. Terkadang Anda harus melakukan lebih dari satu peristiwa sebelum alat tersebut menjadi benar-benar efektif. Ketika seorang manajer terbuka terhadap umpan balik, dia akan terkejut mendengar banyak hal tak terucapkan yang sudah lama ingin diungkapkan oleh karyawan, namun tidak pernah sempat dilakukan. Lalu saya bertanya! Anda harus memikirkan peran bawahan Anda dan penggunaannya dalam dinamika kelompok, menangani keberatan, dan berdebat pada tingkat tertinggi. Banyak manajer tidak melalui jalur pembentukan khusus ini, dan beralih ke manajemen individu, yang jauh lebih padat karya dan kurang efektif, ketika hanya ada dua langkah tersisa menuju kesuksesan.

Manajer yang fasih menggunakan alat ini menggunakannya di departemen mereka dengan sukses besar, karena mereka mampu mengevaluasi efektivitasnya. Rapat perencanaan bukanlah peninggalan masa lalu dan bukan formalitas, tetapi salah satu alat paling modern dan efektif yang membantu menyelesaikan tugas tersulit dalam manajemen - mencapai tujuan unit. Namun tujuan inilah yang menentukan keberhasilan seluruh perusahaan.

Kami merekomendasikan membacanya kepada semua orang yang harus mengatur rapat perencanaan, rapat lima menit, dan rapat lainnya. Banyak orang yang melakukannya, namun hanya sedikit yang melakukannya dengan baik. Artikel ini menjelaskan tahapan mempersiapkan rapat, strukturnya, mengevaluasi efektivitas dan mencatat hasil - semua yang perlu Anda ketahui untuk mengadakan rapat yang benar-benar bermanfaat.

Penulis tentang dirinya sendiri

Evgenia Koryakovtseva. Konsultan, pelatih bisnis independen. Dia telah bekerja dengan format ritel selama lebih dari sepuluh tahun, dengan pengalaman sebagai konsultan eksternal di agen konsultan dan pelatih internal di jaringan ritel, dan mengelola departemen penjualan B2B.

Pengalaman menyelenggarakan seminar, pelatihan, ceramah (lebih dari 400 proyek). Pengetahuan tentang metode modern manajemen, pelatihan dan evaluasi personel di bidang ritel; pembentukan proyek komprehensif di bidang ini. Pengalaman dalam menjelaskan proses bisnis, membangun sistem pelatihan, mengembangkan sistem motivasi personel dan manajemen proyek.

Kita semua berpartisipasi dalam pertemuan. Dan seseorang bahkan harus memasak dan memimpinnya. Atau merencanakan pertemuan. Atau diskusi kelompok. Akui saja, banyak di antara kita yang memang tidak suka “berbicara” seperti itu.

Mengapa? Karena filosofinya sudah tertanam dalam darah setiap orang kita: rapat adalah saat mereka berbicara lama, formal dan membosankan, bukan tentang bisnis, dan setelah itu tidak ada yang dilakukan. Wah, bukankah itu membuang-buang waktu saja?

Format kerja yang luar biasa ini

Rapat di perusahaan seringkali dijadwalkan secara tidak terduga dan diadakan secara sporadis. Selain itu, mereka tidak mempersiapkan diri dengan baik, dan para pemimpin tidak tahu bagaimana mengatur diskusi. Oleh karena itu, banyak peserta yang salah memahami informasi (tidak mendengar, tidak mengerti, lupa) - keputusan yang diperlukan tidak dibuat (ditunda dan ditutup), dan bahkan jika disetujui, sering kali tidak dilaksanakan. Benar?

Saya merasa kasihan dengan format pekerjaan yang luar biasa ini. Itulah sebabnya dalam artikel hari ini kita akan membahas apa manfaatnya, apa yang membuat diskusi kelompok sangat diperlukan, dan belajar bagaimana melakukannya secara efektif.

Pertama-tama, mengapa kita membutuhkan semua ini? Mengapa mengumpulkan banyak orang sibuk dan menjauhkan mereka dari pekerjaan?

Rapat berkualitas tinggi memungkinkan Anda menggunakan mekanisme utama yang meningkatkan produktivitas tenaga kerja, yang lebih lanjut...

Prinsip sinergi. Efek sinergi telah lama diketahui para psikolog. Ingat? — Efektivitas keseluruhan lebih tinggi daripada efektivitas keseluruhan bagian-bagiannya. Atau bahkan lebih sederhana: satu kepala itu bagus, tapi dua kepala lebih baik. Dan itu benar. Bersama-sama kita dapat menghasilkan lebih banyak ide, menemukan banyak solusi untuk suatu masalah dan memilih solusi terbaik dari keragaman ini. Dalam mode diskusi kelompok, orang-orang mulai bekerja sebagai satu kesatuan, saling melengkapi. Efisiensi juga meningkat - periksa. Oleh karena itu, jika Anda perlu menyelesaikan sejumlah masalah pekerjaan, maka diskusi yang berkualitas, sumber daya yang sangat besar ini, tidak boleh diabaikan.

Prinsip kohesi. Sebuah tim, yaitu orang-orang yang memiliki visi tujuan yang sama, saling percaya dan tahu cara bekerja sama, lebih efektif daripada satu orang. Apakah Anda setuju? Bagaimana karyawan Anda akan menjadi sebuah tim? Tiba-tiba? Sendirian? Mungkin langsung sangat efektif? Dan karena apa? Kunci dalam membentuk sebuah tim adalah bergerak menuju tujuan bersama, proaktif dan terorganisir. Dan semua kondisi ini hidup dalam mode rapat. Rapat dan sesi perencanaan adalah alat yang ampuh untuk persatuan, membangun rasa hormat terhadap kolega dan manajer, serta alat pengajaran yang sangat baik. Oleh karena itu, jika penting bagi Anda agar karyawan Anda bekerja secara harmonis dan tidak hanya tergabung dalam satu departemen atau perusahaan, lakukan rapat perencanaan mingguan dengan kualitas tinggi.

Prinsip kejelasan. Banyak orang takut akan hal yang tidak diketahui. Orang normal - secara sukarela atau tidak, sadar atau tidak - menolak hal-hal yang tidak dapat dipahami dan asing, dan ini sangatlah wajar. Bagaimana jika tujuan perusahaan, indikator kinerja, tugas bulan depan, dll tiba-tiba masuk dalam kategori tidak dapat dipahami? Bagaimana perasaan seseorang ketika mereka memintanya menggali lubang, tetapi mereka tidak memberi tahu alasannya, seberapa dalam, dan di mana? Tentu saja perlawanan dan demotivasi.

Rapat adalah sebuah platform untuk menjelaskan “jalannya pesta”, meningkatkan pemahamannya, penerimaannya oleh karyawan, dan, oleh karena itu, merupakan alat untuk mengurangi penolakan mereka terhadap hal-hal yang tidak diketahui. Oleh karena itu, jika Anda memperkenalkan perubahan, lakukan perubahan tersebut melalui serangkaian sesi perencanaan dan pertemuan.

Seorang pemimpin yang berpengalaman tahu bahwa rapat menciptakan organisasi. Dengan bantuan mereka, Anda dapat menjaga hubungan dalam perusahaan dan menerapkan keputusan yang diambil, memeriksa bagaimana karyawan melihat tujuan, dan mendobrak hambatan antar departemen. Jika Anda tidak mengadakan rapat, maka timbul rumor dan spekulasi di organisasi Anda. Hal ini merupakan permasalahan yang berujung pada perpecahan dan ketidakpastian di kalangan karyawan mengenai masa depan, dan tidak jauh dari kehilangan kendali.

Rapat yang dikelola dengan baik dapat menghasilkan keajaiban. Kata kuncinya di sini adalah baik. Apa saja yang perlu diperhatikan saat mengadakan rapat?

Prinsip Rapat yang Efektif

Kesesuaian dengan tujuan

Ada beberapa format pertemuan: pertemuan, brainstorming; rapat perencanaan, lima menit. Setiap format memiliki indikasi penggunaan dan metodologi. Saat memutuskan untuk mengumpulkan orang, nilailah tujuan dan sasaran Anda dengan bijaksana. Apa yang ingin Anda dapatkan dari format ini? Masyarakat perlu mencari solusinya? Maka ini adalah sesi brainstorming - Anda semua memiliki kedudukan yang sama dan menerima ide apa pun untuk dipertimbangkan. Apakah Anda ingin menetapkan tugas? Maka ini adalah rapat perencanaan dengan notulensi dan agenda... Formatnya ditentukan oleh poin-poin penting: peran pemimpin rapat, gaya komunikasi rapat, hasil rapat.

Contoh format:

Pertemuan. Tujuannya adalah untuk menghasilkan ide, mengevaluasi pilihan, dan menemukan solusi. Artinya, tim bekerja dalam mode kreatif. Pendewaan format ini adalah brainstorming. Prasyaratnya adalah adanya kesempatan menyuarakan ide/pendapat, yaitu budaya komunikasi bebas dalam pertemuan. Masyarakat harus merasa bebas untuk mengekspresikan pemikiran mereka dan harus didorong untuk melakukannya. Oleh karena itu, tidak boleh ada kritik yang keras dan tidak membangun.

Perencana. Tujuannya adalah menganalisis keadaan proses saat ini dan mengidentifikasi tugas-tugas baru. Format ini lebih dekat dengan pelaporan lisan mengenai indikator-indikator tertentu, sehingga kehadiran indikator-indikator tersebut wajib dilakukan. Rapat perencanaan selalu berjalan sesuai dengan agenda yang dimaksudkan.

Lima menit. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi prioritas dan menciptakan pola pikir kerja. Pertemuan lima menit tidak diadakan untuk menyelesaikan masalah global dan menjawab pertanyaan “Siapa yang harus disalahkan?” dan “Apa yang harus saya lakukan?” Ini adalah format pengingat. Persyaratan utamanya adalah sikap positif dan jangka pendek. Ingat, rapat pagi berperan sebagai stimulator, aktivator, dan motivator. Durasinya dari 5 hingga 15 menit - tidak lebih lama!

Kekhususan

Apakah tugasnya sudah ditentukan? Sebelum rapat, tuliskan agenda dengan jelas dan siapkan bahan-bahan yang diperlukan. Kirimkan agenda kepada seluruh peserta terlebih dahulu (minimal tiga jam sebelum dimulainya, atau sebaiknya sehari sebelumnya) agar mereka dapat mempersiapkan diri dengan baik. Hal ini akan membuat Anda semua tidak tersesat dalam tugas, tetap pada jalur rapat dan memenuhi waktu yang ditentukan.

Jangka pendek

Setiap pertemuan harus diadakan dalam waktu sesingkat mungkin. Ideal - 30 menit, maksimal - satu jam. Sangat buruk jika Anda harus memaksakan diri selama beberapa jam. Mengapa? Perhatian sukarela seseorang cenderung menghilang seiring berjalannya waktu, khususnya dalam waktu 30-40 menit. Dalam proses yang monoton, apa yang terjadi tidak lagi terlihat setelah 20-30 menit. Dan dengan berkurangnya perhatian, ingatan seseorang bekerja jauh lebih buruk... Ini memberitahu kita: setelah 3 jam rapat, orang-orang akan menjadi sangat tidak efektif.

Waktu

Prasyarat untuk pertemuan yang efektif adalah waktu atau peraturan yang ketat. Tetapkan waktu mulai dan berakhirnya rapat. Mulailah pada waktu yang ditentukan, terlepas dari apakah semua orang telah tiba - ini akan mengajarkan orang untuk tidak terlambat. Tetapkan batas waktu yang JUJUR (misalnya satu setengah jam) dan 10 menit sebelum batas waktu - selesaikan, apa pun hasilnya. Atur pengatur waktu lima menit untuk setiap pembicara, ini akan mengajarkan orang untuk berbicara langsung pada intinya. Hentikan percakapan yang tidak relevan dalam rapat dan kembalikan orang ke topik. Miliki agenda pertemuan yang jelas. Itu harus di depan semua peserta.

Kecukupan peserta

Hanya karyawan yang terkena dampak agenda yang boleh hadir dalam rapat. JANGAN PERNAH mengundang orang ke pertemuan dengan trailer, duduk saja. Ikuti prinsip optimalitas: peserta harus lebih sedikit, namun tingkat pengaruh mereka terhadap isu harus lebih tinggi.

Hak untuk berbicara

Anda tahu rapat di mana karyawan hanya berbicara ketika ditanya dan memberikan jawaban yang diinginkan secara sosial kepada manajer seperti “ya, tentu saja kami akan melakukannya”? Mengapa ini terjadi? Sebab, masyarakat sudah terbiasa dipukul kepala karena mengutarakan pendapat, apalagi karena ragu-ragu. Jika seorang manajer meminta untuk mengevaluasi apakah suatu masalah dapat diselesaikan, seorang karyawan mengungkapkan keraguannya, dan manajer tersebut menanggapinya dengan menutup mulutnya – lalu apa yang dapat dipelajari oleh orang lain? Diam dan “jangan marah.” Apa yang kita butuhkan dari mereka? Kecerdasan dan analisis. Hal-hal yang tidak cocok, bukan? Oleh karena itu, dalam rapat, lebih dari yang lainnya, karyawan harus diberikan hak untuk berbicara, berpendapat, gagasan, keraguan, dan pertanyaan. Selain itu, Anda perlu belajar bagaimana menjawab pertanyaan karyawan: singkat, to the point, sambil menekan keluhan yang tidak perlu dan panjang lebar tentang sulitnya kehidupan kantor.

Konsolidasi hasil

Setiap pertemuan, terutama pertemuan di mana Anda menetapkan tujuan, harus memiliki ringkasan tertulis. Saya merekomendasikan menyimpan notulensi rapat secara elektronik. Misalnya dalam bentuk ini:

Setelah pertemuan, notulensi dikirimkan ke seluruh peserta. Risalah rapatlah yang menjadi alat kontrol, sehingga Anda tidak melewatkan apa pun atau melupakan satu tugas pun. Dan mentransfer protokol ke dalam sistem elektronik (misalnya, 1C atau Lotus) memungkinkan untuk mengintegrasikannya ke dalam sistem pengaturan tugas. Dan yang paling penting: Anda harus bertanya tentang tugas yang ditetapkan pada pertemuan terakhir. Ini adalah mode pertemuan siklis "analisis → tugas → kontrol → analisis" yang memungkinkan Anda mentransfer rapat dari mode percakapan menganggur ke format kerja.

Perencanaan pertemuan

Segala sesuatu yang dapat dialihkan ke mode terencana harus dialihkan. Satu-satunya cara untuk membiasakan diri dengan prosedur pengendalian adalah dengan menyusun program yang terencana untuk prosedur tersebut. Idealnya, semua karyawan harus mengetahui kapan mereka akan dimintai pendapat mengenai hal ini atau itu, yaitu kapan mereka perlu melapor - agar memiliki waktu untuk mengumpulkan data dan menyiapkan laporan yang bermakna. Pertemuan yang tidak terjadwal hanya cocok untuk hal-hal yang mendesak dan penting, dan proporsi pertemuan yang tidak diumumkan haruslah rendah. Jika tidak, karyawan tersebut tidak punya waktu untuk bersiap (yang berarti Anda akan mendengar "Saya tidak tahu"), kadang-kadang dia bahkan tidak bisa hadir (bukannya delapan, dua datang, sisanya "di ladang ”), perhatiannya teralihkan dari tugas (dan produktivitas tinggi memerlukan konsentrasi), dll. .d.

Untuk mengevaluasi efektivitas rapat Anda, ikuti tes ini:

Apakah Anda memiliki lebih dari 3 ya? Mari optimalkan!

Tahapan mempersiapkan dan menyelenggarakan pertemuan yang efektif

Tentukan maksud dan tujuan pertemuan. Masalah apa yang perlu diatasi? Informasi apa yang harus saya lacak? Kesimpulan apa yang harus kita ambil? Apa cara terbaik untuk menyusun tugas?

Menentukan format pertemuan berdasarkan tujuan. Pilih peserta dan waktu pertemuan. Rapat WAJIB mempunyai ketua/fasilitator yang akan memantau peraturan. Orang ini seharusnya memiliki tanggung jawab yang lebih kecil untuk menyelesaikan masalah yang menjadi alasan diadakannya pertemuan tersebut. Kemudian dia kurang terpaku pada emosi (dibandingkan, misalnya, penggagas pertemuan) dan tidak melobi, sadar atau tidak, untuk mengambil keputusan yang bermanfaat bagi emosi tersebut. Dan hak untuk berbicara jujur ​​diberikan kepada setiap orang yang hadir.

Tentukan struktur pertemuan. Rapat harus mempunyai struktur yang jelas dan setiap kali berlangsung sesuai urutan yang ditentukan.

Struktur perencana yang khas:

• Sambutan pembuka/pemanasan.

  Sasaran. Peraturan. Format.

  Pertanyaan umum.

  Hasil umum pekerjaan. Pemenuhan tugas yang diberikan.

  Hasil/laporan sebagian peserta.

  Analisis hasil. Menetapkan tugas. Kesimpulannya.

Struktur pertemuan yang khas:

Identifikasi masalah, tujuan. Pentingnya topik. Rencana.

Sasaran. Peraturan. Format.

Diskusi. Analisa.

Analisis hasil. Menetapkan tugas.

Kesimpulannya.

Struktur khas dari brainstorming atau diskusi:

Pidato pembuka/tujuan rapat/peraturan.

Masalahnya dan mengapa itu penting.

Pembuatan SEMUA opsi solusi.

Diskusikan pro dan kontra dari setiap opsi.

Memilih opsi solusi. Berdasarkan itu, tugas-tugas ditetapkan untuk para peserta.

Persiapan risalah rapat.

Tentukan peraturannya. Saat mengembangkan peraturan, ingatlah bahwa peraturan tersebut harus nyaman bagi pemimpin dan peserta. Standar: 3-7 menit untuk presentasi penetapan masalah; 5-7 menit untuk debat. Penting untuk memberikan istirahat sebanyak 10-15 menit untuk setiap 45-60 menit kerja aktif. Secara umum, rapat yang berdurasi lebih dari satu jam berisiko kehilangan perhatian peserta. Pertemuan seperti ini mungkin tidak efektif.

Tetapkan urutan masalah yang harus diselesaikan. Pertanyaan mengenai peraturan ditentukan oleh poin-poin penting yang menjadi sandaran hasil dan kualitas kerja perusahaan secara keseluruhan (misalnya, umpan balik dari klien, reaksi terhadap iklan, informasi tentang produk baru, dll.).

Bagilah semua pertanyaan menjadi tiga kelompok.

1. Pertanyaan reguler - sesuai peraturan. Cobalah untuk menangani pertanyaan biasa dengan lebih cepat. Pada awalnya, diskusi mereka mungkin memakan waktu lama. Kemudian isu-isu terkini akan ditambahkan ke dalamnya - masyarakat sendiri akan menjadi aktif. Namun prioritas Anda, yang menentukan kecepatan kemajuan, adalah masalah pembangunan. Alokasikan hingga 50% waktu pertemuan untuk mereka.

   Permasalahan terkini - sesuai rencana rapat: gagasan yang muncul, permasalahan, apa saja yang mengganggu pekerjaan dan bagaimana cara mengoptimalkannya. Secara total, Anda dapat menganalisis tidak lebih dari 5 pertanyaan. Mulailah selalu dengan hal yang paling penting. Lebih baik mengakhiri dengan satu pertanyaan penting daripada meninggalkan banyak pertanyaan yang belum terselesaikan sepenuhnya.

   Masalah pembangunan – sesuai rencana pembangunan.

Siapkan dokumen dan formulir yang diperlukan. Untuk mengatasi masalah secara efektif, sangat penting untuk mempersiapkan materi pertemuan dengan benar dan mengirimkannya ke semua orang terlebih dahulu. Dalam rapat itu sendiri perlu dibuat risalah rapat, dimana semua keputusan yang diambil harus dicatat.

Tentukan waktu pertemuannya. Jika karyawan tidak disiplin dan sering terlambat, saya sarankan mengadakan rapat mingguan di pagi hari, tepat di awal hari kerja - dijamin sampai di tempat kerja tepat waktu. Yang terburuk “nanti” akan direhabilitasi dalam beberapa hari. Selalu tunjukkan waktu berakhirnya rapat. Cobalah untuk menyelesaikannya sedikit lebih awal - ini menjadi kejutan yang menyenangkan bagi para peserta. Bagaimanapun, setelah membahas masalah yang direncanakan, masih ada waktu tersisa. Kemudian karyawan akan mempunyai kesempatan, alasan dan insentif untuk mengajukan pertanyaan mereka - yaitu aktif dan berpikir. Dan apa yang lebih baik bagi seorang manajer daripada karyawan yang aktif dan cerdas!

Pastikan pertemuan itu perlu.

Jawab sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apakah pertanyaannya relevan dengan pertemuan tersebut? Apakah ini yang perlu kita bicarakan hari ini?

   Apakah bentuk penyajian materi sesuai dengan tujuan, audiens, isi?

   Apa yang harus terjadi/masih ada di benak karyawan setelah rapat?

   Apakah mungkin untuk melewatkan rapat dan mencapai hasil yang sama?

Jika Anda menjawab “Ya” untuk pertanyaan 1, 2 dan “Tidak” untuk pertanyaan 4, silakan mengadakan pertemuan!