Soğukkanlılığınızı kaybetmeden işleri nasıl halledebilirsiniz? Belirli bir güne ait bilgileri takvime veya dosya dolabına kaydedin

Katherine'e adanmış,

hayattaki ve işteki harika ortağıma

Yaşamak için zamanın var!

Uzun bir süredir GTD kısaltması, Rusya'daki birçok kişiye USB veya GPRS kadar aşina hale geldi. Zaman yönetimi ve kişisel verimliliğe adanmış çevrimiçi forumlarda, "İşleri halletme" sistemi, bir günlük seçmek veya yaşam hedeflerini belirlemek kadar aktif bir şekilde tartışılıyor.

Neyse ki, Rus zaman yönetimi topluluğunun on yıllık varlığı boyunca, "Zamanı planlamak mı planlamamak mı?" sorusu ortaya çıktı. alakalı olmaktan çıktı. Zamanınızı planlamamak, toplantılara geç kalmak, yükümlülüklerinizi unutmak, restoranda çatal bıçak kullanmamak kadar ahlaksızlıktır. Geçtiğimiz birkaç yılda zaman yönetimi hayatımızda spor salonu veya yüzme havuzuyla aynı yeri aldı. Fiziksel olarak iyi durumda olmak doğaldır. Yöntemler farklı olabilir - yüzme, yoga, voleybol... - özü aynıdır. Aynı şekilde, her şeyi yapmak, hiçbir şeyi unutmamak ve her zaman çalışmak, dinlenmek, aileniz ve arkadaşlarınızla iletişim kurmak için zaman bulmak moda ve doğaldır.

Asıl soru, göreceli olarak konuşursak, hangi öz-örgütlenme yöntemlerinin seçileceğidir: "bana daha uygun olan nedir: yüzmek mi yoksa spor salonu mu?" Kişisel zaman yönetimi sistemini daha kolay, daha rahat ve daha keyifle nasıl kurabilirsiniz? Psikolojik türüne bağlı olarak bazıları için bıçak ve çatalla yemek yemek, bazıları için ise Japon yemek çubukları ile yemek yemek daha kolaydır. Her durumda belli bir sistem, sıra ve metodolojiye ihtiyaç vardır.

Her gelişmiş ülkede zaman yönetimi konusunda uzmanlaşmış uzmanlar bulunmaktadır. Rus okuyucular, Heidelberg Strateji ve Zaman Planlama Enstitüsü başkanı Lothar Seiwert'in kitaplarını çok iyi biliyor; Amerikan FranklinCovey Corporation'ın Başkanı Stephen Covey; Brian Tracy, liderlik ve etkililik uzmanı; Kerry Gleason, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern ve diğerleri. Bazı eserler henüz Rusçaya tercüme edilmedi ve hazırda bekliyorlar - Mark Forster (Büyük Britanya), Harold Taylor (Kanada) vb.'nin kitapları. Bu uzmanlar arasında David Allen da var. Sistemi ABD'de oldukça iyi bilinen ve ülkemizde de şimdiden pek çok hayran kazanmış olan sistem.

David'in kendi çalışma programı etkileyici: ABD ve Avrupa'nın büyük şehirlerindeki seminerlerinin programı bir yıl önceden biliniyor. Kitabı açık, pratik, tarife dayalı ve teknolojik olarak gelişmiş. Bazı ilkeler ve tavsiyeler tartışmaya değerdir ve şüphesiz kitabın Rusça çevirisi, aktif tartışmalar için bir katalizör görevi görecektir. Ancak kesin olan bir şey var: kitap rağbet görüyor ve faydalı. İngilizce orijinalinde bile Rusya'daki popülerliği bunun kanıtıdır.

Siz okuyucuların, David Allen'ın kanıtlanmış deneyimi ve pratik önerilerinin yardımıyla, yaşamaya zaman ayırmayı öğrenmenizi diliyorum. Zamanın her dakikasının kendi ağırlığına ve en yüksek değere sahip olduğu zengin, etkili, güzel bir hayat yaşayın.

Size iyi şanslar!

Gleb Arkhangelsky,

"Zamanın Organizasyonu" şirketinin Genel Müdürü,

Rus Zaman Yönetimi topluluğunun yaratıcısı

www.improvement.ru

Yazardan

İşte stratejiler ve ilkelerden oluşan bir hazine. Kendinizde yeni bir güç bulacak, sakin kalmayı öğrenecek ve önemli ölçüde daha az çaba harcayarak olaylarla çok daha verimli bir şekilde başa çıkacaksınız. İşleri halletme ve görevleri başarılı bir şekilde tamamlama yeteneği önemlidir, ancak aynı zamanda kişisel olarak, çok çalıştığınızda neredeyse veya hatta tamamen imkansız görünen hayattan zevk almanıza engel olmamalısınız. Ancak burada “ya da ya da” seçeneğinden bahsetmiyoruz: inanın bana, hem etkili bir şekilde çalışabilir hem de günlük kaygıların dünyasında kendi zevkiniz için yaşayabilirsiniz.

Verimlilik işin en önemli yönlerinden biridir. Belki yaptığınız şey gerçekten önemli, ilginç ya da yararlı olabilir ya da olmayabilir, ancak iş her iki şekilde de yapılmalıdır. İlk durumda, kural olarak, harcanan zaman ve emekten maksimum getiriyi elde etmek istersiniz. İkincisi, hiçbir "kuyruk" bırakmadan, mümkün olan en kısa sürede yeni bir işe girişin.

Zihni rahatlatma sanatı ve onu tüm kaygılardan ve kaygılardan arındırma yeteneği muhtemelen büyük insanların en büyük sırlarından biridir.

Yüzbaşı J. Hatfield

Ve ne yaparsanız yapın, muhtemelen olup bitenler konusunda daha sakin olmak ve şu anda tam olarak yaptığınız şeyi yapmanız gerektiğinden emin olmak istersiniz. İşten sonra iş arkadaşlarınızla bira içerken, gece yarısı beşiğinde uyuyan bebeğinizi hayranlıkla izlerken, bir e-postayı yanıtlarken veya resmi bir toplantının ardından müşterinizle kısa bir konuşma yaparken, kendinize güvenmeniz gerekir. şu anda yapmanız gereken şey bu.

Kitap üzerinde çalışırken amacım size mümkün olduğu kadar verimli çalışmayı, istediğiniz veya ihtiyaç duyduğunuz anda rahatlamayı öğretmekti.

Birçoğunuz gibi ben de uzun zamandır ne yapmalı, ne zaman ve nasıl yapmalı sorularına cevap arıyorum. Ve şimdi, bireysel ve organizasyonel üretkenliği artırmak için yeni yöntemlerin geliştirilmesi ve uygulanmasıyla geçen yirmi yılı aşkın bir sürenin ardından, pek çok araştırma ve kişisel gelişim çabasının ardından, tek bir evrensel çözümün olmadığını rahatlıkla söyleyebilirim. Hiçbir bilgisayar programı, seminer, kişisel planlamacı veya kişisel misyon beyanı çalışma gününüzü kolaylaştıramaz veya her gün, her hafta ve hayatınız boyunca sizin adınıza kararlar alamaz. Dahası, işinizi daha üretken hale getirmenin ve karar verme sürecinizi yalnızca bir düzeyde basitleştirmenin bir yolunu bulduğunuzda, artık basit bir formülle elde edilemeyecek yeni sorumluluklara ve yaratıcı hedeflere sahip olacaksınız.

Ancak kişisel organizasyonu ve üretkenliği mükemmelleştirmeye yönelik basit araçlar olmasa da bunları geliştirmek için atabileceğimiz adımlar var. Yıllar geçtikçe kendim üzerinde çalıştıkça odaklanacak daha derin ve daha önemli şeyler, düşünecek fikirler ve yapılacak şeyler buldum. Bir kişinin, herkesin ustalaşabileceği, dünyevi meselelere yaratıcı ve yapıcı bir şekilde yaklaşma yeteneğini büyük ölçüde geliştirebilecek basit süreçler buldum.

Bu kitap, bireysel üretkenlik üzerine yirmi yıldan fazla süren araştırmaların sonucudur. Bu, işin her geçen gün daha karmaşık ve zorlu hale geldiği bir dünyada sonuçları en üst düzeye çıkarmaya ve maliyetleri en aza indirmeye yönelik bir kılavuzdur. İşyerinde ön saflarda yer alan insanları eğiterek, günlük görevlerini işlemelerine ve organize etmelerine yardımcı olmak için saatler harcadım. Keşfettiğim yöntemlerin çok çeşitli organizasyonlarda, tüm faaliyet alanlarında, farklı kültürel ortamlarda, hatta okulda ve evde etkili olduğu kanıtlanmıştır. Yirmi yıl boyunca en deneyimli ve üretken işçileri eğitip eğittikten sonra, dünyanın benim yöntemlerime ihtiyacı olduğunu fark ettim.

Örgütsel liderler temel bir standart olarak kendilerine ve çalışanlarına “en yüksek üretkenliği” aşılamaya çalışırlar. Onlar da benim gibi iş gününün sonunda kapalı kapılar ardında cevaplamaya zamanları olmayan telefon görüşmelerinin, birilerine devredilmesi gereken görevlerin, toplantı ve tartışmalarda ele alınmayan soruların olduğunu, yerine getirilmemiş sorumluluklar ve düzinelerce okunmamış e-posta. Pek çok iş adamı başarılı oluyor çünkü çözdükleri sorunlar ve fark ettikleri fırsatlar, sonuçta portföylerindeki ve ofislerindeki kusurlardan daha önemli. Ancak mevcut yaşam ve iş geliştirme temposunda bu denge oldukça istikrarsız hale geliyor.

Bir yandan insanların stratejik ve taktiksel çabalarına odaklanmalarına yardımcı olacak ve önemli şeyleri gözden kaçırmalarını önleyecek kanıtlanmış araçlara ihtiyacımız var. Öte yandan yetenekli çalışanların baskı altında işyerinde “tükenmesine” izin vermeyecek çalışma ortamı ve yöntemlerinin oluşturulması gerekiyor. En iyi ve en parlak çalışanlarımızı stresten uzak tutacak tutarlı çalışma tarzı standartlarına ihtiyacımız var.

Bu sadece kuruluşlar için geçerli değil, çocuklara alınan bilgilerin nasıl analiz edileceğinin, sonuca nasıl odaklanılacağının ve bunu başarmak için hangi adımların atılması gerektiğinin hala açıklanmadığı okulların da buna ihtiyacı var. Her birimizin bu bilgiye ihtiyacı var: Sonuçta bu, kendimizi geliştirmek ve çevremizdeki dünyayı sürekli iyileştirmek için önümüze çıkan tüm fırsatları kullanmamıza olanak tanıyacak.

İşleri Bitirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı kitabında paylaştığım ilkelerin gücü, basitliği ve etkinliği en iyi şekilde ilk elden deneyimlenebilir: gerçek zamanlı olarak, gerçek koşullarda, gerçek dünyada. Doğal olarak kitabın amacı, büyük iş akışı yönetimi sanatının ve yüksek üretkenliğe ulaşmanın özünü özetlemektir. Malzemeyi, size büyük resmi gösterecek ve aynı zamanda kitabı okurken anında elde edilen sonuçların tadına varacak şekilde sunmaya çalıştım.

Kitap üç bölüme ayrılmıştır. İlk bölüm büyük resmi ortaya koyuyor, sisteme kısa bir genel bakış sağlıyor, benzersizliğini ve alaka düzeyini açıklıyor ve ardından ana yöntemleri doğrudan kısa ve erişilebilir bir biçimde tanıtıyor. İkinci bölümde sistemin ilkelerinin pratikte nasıl uygulanacağı anlatılmaktadır. Burada açıklanan modellerin günlük yaşamda nasıl uygulanacağını pratik yapabilir ve adım adım öğrenebilirsiniz. Üçüncü bölüm, metodolojiyi ve modelleri işinizin ve kişisel yaşamınızın ayrılmaz bir parçası haline getirirseniz elde edebileceğiniz daha büyük ve daha etkili sonuçları anlatıyor.

Bize katılın! Bu yöntemlerin kişisel olarak sizin tarafınızdan kullanılabileceğine ve kullanılması gerektiğine yalnızca inanmanızı değil, aynı zamanda ikna olmanızı da istiyorum. Söz verdiğim şeyin sadece mümkün değil, aynı zamanda her birinizin ulaşabileceği bir yerde olduğunu anlamanızı istiyorum. Ve önerdiğim her şeyin uygulanmasının çok kolay olduğunu bilmenizi isterim. Bu herhangi bir özel beceri gerektirmez. Nasıl dikkat vereceğinizi, önemli bilgileri nasıl yazacağınızı, arzu edilen sonuçlar ve gelecekteki eylemler hakkında kararlar almayı, alternatifleri tartmayı ve seçimler yapmayı zaten biliyorsunuz. Her zaman içgüdüsel ve sezgisel olarak yaptığınız birçok şeyin aslında doğru olduğunu göreceksiniz. Bu temel becerileri bir sonraki etkililik düzeyine nasıl taşıyacağınızı size göstereceğim. Tüm bu becerileri, sizin için yol gösterici olacak yeni bir davranışa dönüştürmenize yardımcı olacağım.

Kitabın sayfalarında sürekli olarak verimlilik konusuna ilişkin eğitim programlarına ve seminerlere değiniyorum. Son yirmi yıldır hem tek başıma hem de küçük ekiplerde yönetim danışmanı olarak çalıştım. Çalışmam öncelikle birebir üretkenlik koçluğu ve kitapta özetlenen teknikler üzerine atölye çalışmaları yürütmekten oluşuyordu. Meslektaşlarımla birlikte binden fazla kişiye eğitim verdik, yüz binlerce uzmana eğitim verdik, yüzlerce grup semineri düzenledik. Bu deneyimden bu kitap için izlenimler ve örnekler çıkardım.

Bu kitabın özü, müşterim tarafından mükemmel bir şekilde ifade edilmişti: “Bu programın ilkelerini ilk kullanmaya başladığımda hayatımı kurtardılar… Bunları bir alışkanlık haline getirdiğimde hayatımı değiştirdiler. Bu, “projenin dün tamamlanması gerekirken” günlük ölüm-kalım mücadelesine karşı bir aşı ve birçok insanın kendi hayatlarına getirdiği uyumsuzluğun panzehiridir.”

İşleri Bitirmek

Stressiz Üretkenlik Sanatı

PENGUEN KUTULARI

David Allen

İşleri nasıl düzene sokabilirim

Stressiz Üretkenlik Sanatı

8. baskı, revize edilmiş

"Mann, Ivanov ve Ferber"

Bilgi

yayıncıdan

İzin alınarak yayınlanmıştır: Penguin Books, Penguin Publishing Group'un bir baskısı, Penguin Random House LLC ve Andrew Nurnberg Literary Agency'nin bir bölümü

Allen, David

İşleri nasıl düzene sokabiliriz? Stressiz Üretkenlik Sanatı / David Allen; Lane İngilizce'den Yulia Konstantinova. - M .: Mann, Ivanov ve Ferber, 2016.

ISBN 978-5-00057-691-5

Bu, kişisel etkililik üzerine en ünlü kitabın birkaç düzine dile çevrilmiş güncellenmiş bir basımıdır. Onun yardımıyla, sorunlarınızın düğümleri çok daha hızlı çözülecek: bilincinizin netliğini ve düşüncelerin düzenini kazanacaksınız, önemli konuları önemsiz olanlardan ayırmayı öğrenecek, doğru hedefleri belirleyip öncelikleri dağıtacak, başladığınız işi sona erdireceksiniz ve ayrıca iyi dinlenmeler.

Yeni baskı ağırlıklı olarak e-posta ve diğer dijital bilgilerle çalışmaya odaklanarak İşlerin Tamamlanmasını gerçekten evrensel hale getiriyor.

Bu kitabın hiçbir bölümü, telif hakkı sahiplerinin yazılı izni olmadan hiçbir şekilde çoğaltılamaz.

Yayınevinin hukuki desteği Vegas-Lex hukuk firması tarafından sağlanmaktadır.

GTD - YENİ BİR DÖVÜŞ SANATI TÜRÜ

David Allen ve İşlerin Tamamlanması (GTD) sistemi Rusya'da uzun zamandır biliniyor ve geniş bir hayran kitlesine sahip. Hepimiz üretken olmayı, yani aşırı çaba harcamadan sakin ve odaklanmış kalarak istenen sonuca ulaşabilmeyi isteriz.

Herkesin GTD hakkında kendi hikayesi vardır. Yaklaşık on yıl önce bir gün, o zamanlar halledebileceğimden çok daha fazla yükümlülüğüm olduğunu çok iyi hatırlıyorum. Aynı zamanda hayatımın tüm koşulları oldukça hoştu: bir çocuğun doğumu, kariyerin yükselişi, Moskova'ya taşınmak. Baş edemeyeceğimi ve elde ettiğim her şeyi kaybedebileceğimi hissettim. Yaşamın kontrolünü ele geçirmeye ihtiyaç vardı ve özyönetim konusunda yeni bir yaklaşıma acilen ihtiyaç vardı. Sonra David Allen'ın kitabına rastladım. İlk kez İngilizce okudum ve Rusça çıktığında birkaç kez yeniden okudum, her seferinde yeni ve faydalı bir şey keşfettim. Yazarın önerdiği sistem beni etkiledi çünkü "işleri düzene koymanın" doğal sürecini tanımlıyordu, evrensel olmasına rağmen, yaşamın tüm alanlarını kontrol altına almaya yardımcı oldu ve düşünceyi temelden değiştirdi.

GTD zaman yönetimini değil, bilincinizin yönetimini öğretir. Sistem, dövüş sanatçıları arasındaki akış durumuna çok benzer şekilde, yüksek üretkenlik durumuna - sürece tam katılım - ulaşmanıza olanak tanır. David'in karatede siyah kuşak sahibi olması ve metodolojisinin doğu öğretilerinden ve dövüş sanatlarından etkilendiği gerçeğini gizlememesi tesadüf değildir. GTD, stresle, zengin bilgi akışlarıyla ve her türlü dikkat dağıtmayla dolu bir dünyada kişinin başarılı bir şekilde kazanmasını sağlayan modern dövüş sanatları türlerinden biri olarak düşünülebilir.

Kitabın yeni baskısı bağımsız bir çalışmadır. Bilgi teknolojisi dünyasında günümüzün gerçeklerini dikkate alan iki yeni bölüm ve birçok bilgi eklendi. Çeviri sıfırdan yeniden yapıldı. Terminolojinin birleştirilmesine özellikle dikkat edildi. Rusçaya çeviri sırasındaki tüm tartışmalı konular için doğrudan David ile iletişime geçtik. Çevirinin olabildiğince özgün olduğu ve özü itibarıyla aslına yakın olduğu ortaya çıktı.

GTD'de ustalaştığımdan ve hayatımı çok daha kolaylaştırdığımdan beri hayalim, başkalarının Allen'ın sistemini öğrenmesine ve kabul etmesine yardımcı olmaktı. Uzun yıllar süren kişisel çalışmamdan sonra, sistem sertifikasyonunun tüm aşamalarını David'in bizzat kendisinden geçerek, onun metodolojisinde usta eğitmen statüsünü aldım. Bu yıl David ve ben, Rusya'nın tüm uygar ülkelerde olduğu gibi GTD metodolojisini tanımayı ve öğrenmeyi hak ettiğine karar verdik - tek seferlik ve ne yazık ki yazarın Rusya'da çok nadir görülmesiyle değil, ancak resmi lisanslı eğitim programlarında sistematik eğitim yoluyla.

Bütün gün telaşlanıyorsunuz, bir şeyler yapıyorsunuz ve inanılmaz derecede yoruluyorsunuz, ancak yapılacaklar listesi hiç azalmadı, aksine daha da şişmiş gibi görünüyor. Son teslim tarihleri acımasızca baskı yapıyor ve her şeyin “dün için” yapılması gerekiyor. Bunun sonu yok ve insan çalışmaya başlayınca ailesine, arkadaşlarına ve kendine vakit ayırıyor mu? Şu anda kendinizi ne kadar zavallı hissederseniz hissedin, sizi teselli etmek için acele ediyoruz - bu tür düşünceler çoğu modern insanın aklına gelir. Sorunları etkili bir şekilde yaşayamamaları ve çalışamamalarıdır. Stres, kişisel tatminsizlik ve sonsuz zaman eksikliği sadık yoldaşlarınız haline geldiyse, işleri nasıl düzene koyacağını herkesten daha iyi bilen David Allen'a ihtiyacınız var.

Makale menüsü:

Yazar hakkında: üretkenlik gurusu

David Allen, üretkenlik ve kişisel etkinlik alanında Amerikalı bir teorisyen, ünlü bir koç ve iş konularında kitapların yazarıdır. Hayatının işi, zaman yönetimi tekniğidir İşleri Bitirmek (kelimenin tam anlamıyla "işleri tamamlamak"). GTD'nin ana varsayımı, beyni birden fazla görevden kurtarmak, bunları harici bir ortama aktarmak ve organize etmektir. David Allen'ın kitapları ve halka açık konuşmaları, GTD'nin pratikte nasıl başarılı bir şekilde uygulanabileceğine ayrılmıştır.

"Geçici" guru, dünyaca ünlü şirketlerle işbirliği yaparak Ford Vakfı, New York Life ve diğerlerinin çalışanlarına eğitimler veriyor. Makaleleri düzenli olarak Los Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times sayfalarında yer alıyor ve kitapları dünya çapında düzinelerce ülkede milyonlarca basılıyor.

Allen yanlışlıkla zaman yönetimi teorisyeni olarak anılırken, GTD'nin yaratıcısı tam tersine bu teknolojiyi odak noktasının çok dar olması ve etkinliğinin sınırlı olması nedeniyle eleştiriyor.

David Allen'ın ana eseri “İşleri Sıraya Getirmek” kitabıdır. GTD'nin özünü, ana modellerini ve iş akışı yönetimi adımlarını ayrıntılı olarak ortaya koymaktadır. Kitabın ana avantajı çok yönlülüğüdür, çünkü "işleri tamamlama" yöntemi, kim olursanız olun - büyük bir holding şirketinin başkanı, serbest çalışan, öğrenci veya ev hanımı - herkes için faydalı olacaktır.

GTD “aptallar için”

GTD kısaltmasını ilk kez duyanlar için açıklayalım: Getting Things Down, mevcut ve gelecekteki görevlerin sonuçlarını düşünmeye ve oluşturmaya dayalı kişisel verimliliği artırmaya yönelik bir tekniktir. Büyüklüğü ve önem derecesi ne olursa olsun her görev dış ortama aktarılmalıdır. Ofis için kırtasiye siparişi vermek bile üzerinizde Demokles'in kılıcı gibi asılı kalacaktır, sadece görevi takvime, nerede arayacağınız ve ne sipariş edeceğiniz konusunda ayrıntılı talimatlarla birlikte yazın, o zaman görevi hızlı bir şekilde doğru zamanda ve kesinlikle tamamlamaya başlayacaksınız. aklından kaybetmeyeceksin. Ezbercilikten kurtulan kişinin zihni, görevleri kendi başına tamamlamaya konsantre olabilir ve aynı zamanda stresten de kaçınabilir.

GTD'nin ana avantajları:

Hiçbir şeyi asla kaçırmayacaksınız.
Gün içindeki eylemleriniz net bir sisteme yerleştirilecektir.
Daha fazlasını başaramayacak veya daha fazla çalışmayacaksınız, yalnızca daha üretken olacaksınız.
Stresten sonsuza kadar kurtulacaksınız.
Yaptıklarınız üzerinde kontrol sahibi olacaksınız.
Sonuca odaklanmayı öğreneceksiniz.
Hayatınızı planlayacak olan sizsiniz, başka insanlar veya koşullar değil. Ve zamanla bundan gerçekten hoşlanacaksınız!

David Allen, İşleri Bitirmek kitabında GTD'yi uygulamak için gereken üç temel modeli anlatıyor:

İş akışı yönetimi;
6 seviyeli iş inceleme modeli;
Doğal planlama yöntemi.

İncelememizde “işleri halletmenin” temelini oluşturan beş adımdan oluşan bir iş akışı yönetim modeline bakacağız. Göreceksiniz bunlar son derece basit ama bunlara uymamak hayatınızın kargaşaya ve tam bir strese dönüşmesine yol açıyor.

İş süreçleriniz ticaret ya da hizmet sektörüyle ilgiliyse o zaman ““ kitabının incelemesini okumanızı öneririz. Müşterilerle ve müşterilerle uğraşmak zorunda olan herkes bu kitabı okumalıdır.

Birinci Adım: Toplama

“Beyniniz bir depolama aracı değil, bir düşünme aracıdır. Açıkça düşünmek istiyorsanız zihninizin dışında güvenli bir “toplama sepetine” ihtiyacınız var.”
(D.A.)

Çoğu insan birden fazla görevi kendi kafasında veya farklı "yapılacaklar listelerinde" tutar. David Allen, yapılacak ilk ve en önemli şeyin tüm dosyalarınızı ayrı bir ortamda toplamak ve böylece hafızada yer açmak olduğunu savunuyor.

Önemli! Listeye yalnızca özel öneme sahip büyük görevleri dahil etmek hata olur; küçük görevler birikmeye ve zihni tıkamaya eğilimlidir. Yani hem küçük hem de uzun vadeli görevler medyaya kaydedilmelidir.

Toplama araçları:

Standart gelen belge tepsisi;
Kağıt planlama ve kayıt sistemleri;
Elektronik planlama ve kayıt sistemleri;
Elektronik cihazlar, çeşitli haberciler.

Yalnızca bir toplama aracını tercih etmek gerekli değildir; en uygun olanı seçin. Örneğin, gelen kağıtlar, mektuplar, dergiler, belgeler ve çeşitli küçük şeyler için plastik veya ahşap bir tepsi uygundur; hatta pilleri bitmiş bir el feneri bile buraya yerleştirilmeli ve aylarca masa çekmecesine gömülmemelidir. Rastgele görevleri, fikirleri, kısa mesajları vb. yazmak için bir not defteri, çıkartmalar veya mesaj panosu uygundur. Uzun vadeli görevleri bir bilgisayara, telefona veya tablete girmek daha uygundur. E-posta yazışmalarınızı ve dosya paylaşımınızı özel olarak oluşturulmuş bir sanal depolama alanında düzenleyin.

Her durumda, bilgiyi saklayacak çok fazla yer olmamalıdır, aksi takdirde bunları organize etmekte zorluk çekersiniz.

İkinci Adım: İşleme

İkinci en önemli adım bilgi işlemedir. Görevleri basitçe bir araya toplamak yeterli değildir; bunların dikkatle çalışılması ve sıralanması gerekir. Allen, "Dağınık yapılacaklar listelerinin rahatlama sağlamaktan ziyade stresi artırma olasılığının daha yüksek olduğunu" öne sürüyor.

“Bir sistemi sistemin kendisi için değil, çalışması için yaratırsınız” (D. A.)

Kitabın yazarı, dışarıdan alınan bilgileri sıralamak ve gözden geçirmek için haftada bir zaman ayırmanızı tavsiye ediyor. Bu İK departmanından gelen nasıl bir mektup? Panodaki telefon numarası nedir, neden ve ne zaman aramalısınız, ne kadar acil? Size ne tür bir reklam broşürü gönderildi, buna ihtiyacınız var mı ve ne zaman kullanacaksınız?

İşleme algoritması David Allen'ın kitabında açıkça sunulmaktadır.

Üçüncü Adım: Organize Edin

Bazı insanlar özenle bilgi toplar, yapılacaklar listesi oluşturur ve bunları çözmenin yollarını arar, ancak niyetlerini gerçekleştirecek organizasyondan yoksundurlar.

“Çalışmanızın ne olduğundan tam olarak emin değilseniz, size her zaman çok büyük görünecektir” (D. A.)

Allen'a göre başarılı bir organizasyon, projeler, hatırlatmalar ve bekleme listelerinden oluşan açık bir sistemdir. Uygun kategoriye yerleştirilen her görev (“acil”, “ertelenmiş”, “geçerli” - adları herhangi bir şey olabilir) yürütme zamanını bekler.

Yazar ayrıca projelerin nasıl oluşturulacağı, destekleyici materyallerin nasıl saklanacağı ve organize edileceği, takviminizin verimli bir şekilde nasıl organize edileceği ve daha fazla eylem gerektirmeyen bilgilerle nasıl çalışılacağı hakkında da ayrıntılı olarak konuşuyor.

Dördüncü Adım: İnceleme

Birçok kişi özenle bilgi topluyor ve bir takvim tutuyor ancak düzenli incelemeler yapmıyor. Sonuçta sonuç aynı; her şeyin bir anda yapılması gerektiğinde koşuşturmanın kurbanı oluyorlar. Başka bir deyişle, "Süte ihtiyacınız olduğunu yazmak başka şey, mağazaya gittiğinizde bunu hatırlamak başka şey."

Takviminizi düzenli olarak gözden geçirin, en önemli ve büyük görevlerden başlayın, ardından daha az önemli ve uzun vadeli projeleri gözden geçirin ve son olarak mikro görevlere geçin. Ama hiçbir şeyi kaçırmayın!

Beşinci Adım: Yürütme

Ve son olarak görevi tamamlamak bu yolun atıldığı son adımdır. Uygulama ve somut eylem olmadan sonsuz planlamanın hiçbir değeri olmadığını söylemeye gerek yok.

Yerleşik bir planlama sistemi, o anda hangi aktivitenin daha iyi ve daha faydalı olduğunu seçmekle zaman kaybetmemenize yardımcı olacaktır, çünkü zaten her şeyi önceden planladınız - sadece bunu kaçmadan yapın.

"Zamanlarını anlamsızca harcayanlar her zaman onun yokluğundan şikayet ederler." (Jean de La Bruyère)

Elbette çalışma koşullarını yüzde yüz tahmin etmek mümkün değil. Bir şey kesinlikle sizi rahatsız edecek (bir müşteriyle planlanmamış bir toplantı, trafik sıkışıklığı, uzun süren görüşmeler, annenizden gelen bir telefon vb.). Önemli olan umutsuzluğa düşmemek. Allen, tam olarak bir boşlukta değil, gerçek dünyada yaşadığımız ve çalıştığımız için dört kriterli bir karar verme modeli geliştirdi ve bunu kitabının bu bölümüne yerleştirdi.

Hayattan bir örnek. Toplantı yarım saat ertelendi. Bir pencereniz var; büyük bir işi halletmek için çok büyük değil ama küçük bir sorunu çözmek için oldukça uygun. Şu anda ne yapılacağı nasıl seçilir? Bir görev seçmek için şunları göz önünde bulundurun:

Bağlam– nerede olduğunuz, hangi imkanlara sahip olduğunuz, elinizin altında yalnızca bir telefon olsa bile, bir müşteriyle konuşabilir, bir tesisatçıyı evinize çağırabilir veya bir çalışanın e-postayla gelen raporunu görüntüleyebilirsiniz;
Zaman– ne kadar zamanınız var ve görevi tamamlamak ne kadar zaman alacak;
Enerji– koşulların yüksek konsantrasyon gerektiren bir görevin yerine getirilmesi veya mekanik işin daha iyi gerçekleştirilmesi için uygun olup olmadığı;
Öncelikler– Görevlerden hangisi maksimum getiriyi getirecek? Belki de bu yarım saat yeni bir proje üzerinde çalışma konusunda bir rol oynamayacaktır, bu nedenle bu süreyi eşinizle konuşarak ve rahatlatıcı bir kahve molasıyla geçirmek daha iyidir.

Kavramlar ve terimler: GTA (Getting Things Done), zaman yönetimi, kişisel etkililik, zaman yönetimi teknikleri, iş süreci yönetimi modeli.

“İşleri Düzene Getirmek” kitabıyla kim ilgilenir: modern meşgul insanlar; şirket başkanları, departmanlar, departmanlar; zaman yönetimi hayranları; Hayatını kontrol altında tutmak ve stresten kurtulmak isteyen herkese.

David Allen'dan "İşleri Bitirmek": Meşgul İnsanlar için En İyi İş Kitabı

5 (%100) 2 oy

Bulunduğunuz sayfa: 1 (kitabın toplam 18 sayfası vardır) [mevcut okuma parçası: 10 sayfa]

David Allen
İşleri Bitirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı

Yaşam ve iş hayatımdaki harika ortağım Katherine'e ithaf ediyorum

giriiş

Yazar hakkında

David Allen haklı olarak üretkenliğin en etkili teorisyenlerinden biri olarak kabul edilmektedir. New York Life dergisi, Dünya Bankası, Ford Vakfı, L.L. gibi kuruluşların önde gelen konuşmacılarından ve kolaylaştırıcılarından biridir. Bean ve ABD Donanması. David, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki bireyler ve kuruluşlar için üretkenlik atölyeleri düzenliyor. Ayrıca David, David Allen Company'nin Başkanıdır ve yirmi yılı aşkın bir süredir üst düzey yöneticilere yönetim danışmanı ve kişisel eğitmen olarak hizmet vermektedir. Makaleleri Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal ve diğer popüler yayınlarda yayınlandı. İşleri Bitirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı adlı kitap dünya çapında on iki ülkede yayınlandı. David Allen Kaliforniya, Ojai'de yaşıyor.

Yazarın minnettarlığı

Yıllar boyunca pek çok öğretmen, ortak, meslektaş, çalışan ve arkadaş, İşleri Bitirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı'nda açıklanan ilkeleri anlamama ve geliştirmeme yardımcı oldu. George Mayer, Michael Bookbinder, Ted Drake, Dean Acheson ve Russell Bishop kişisel ve mesleki gelişimimde önemli roller oynadılar. Ron Medved, Sally McGee, Leslie Boyer, Tom Boyer, Pam Tarrantyne ve Kelly Forrister da ilerledikçe çalışmama katkıda bulundular.

Ayrıca on binlerce müşteri ve seminer katılımcısı kitapta açıklanan modellerin test edilmesine ve geliştirilmesine yardımcı oldu. Şirketlerinin kurumsal kültürünü değiştirmede bu malzemenin değerini fark eden ve bana bunu yapma fırsatını veren stratejik liderlere özellikle teşekkür ederim: özellikle Michael Winston, Ben Cannon, Susan Walaskowitz, Patricia Carlisle, Manny Berger'e, Carola Endicott, Clara Stuczynski ve Eliot Kelman. Shar Kanan ve Andra Carasso'nun yıllar boyunca bana sağladığı idari ve manevi destek çok değerliydi.

Tom Hagan, John ve Laura McBride, Steve Lewers, Dow Coover, Greg Stikezer, Steve Schall ve Marian Bateman'ın paha biçilmez katkıları ve tavsiyeleri olmasaydı bu kitap asla bugünkü biçimine ulaşamazdı. Yazarlık sanatı ve zanaatında başarılı bir profesyonel ve sabırlı bir akıl hocası olan editörüm Janet Goldstein'a gerçekten büyük bir teşekkür borçluyum.

Son olarak, paha biçilmez rehberliği ve gerçek öncelikleri sürekli hatırlattığı için manevi akıl hocam J.R.'ye ve hayatımı doldurduğu güven, sevgi, çalışkanlık ve güzellik için harika karım Katherine'e yürekten teşekkür ederim.

İşleri Bitirmeye Hoş Geldiniz: Stressiz Üretkenlik Sanatı.

Önünüzde stratejiler ve ilkelerden oluşan bir hazine var. Kendinizde yeni bir güç bulacak, sakin kalmayı öğrenecek ve önemli ölçüde daha az çaba harcayarak olaylarla çok daha verimli bir şekilde başa çıkacaksınız. İşleri halletme ve görevleri başarılı bir şekilde tamamlama yeteneği önemlidir, ancak aynı zamanda kişisel olarak, çok çalıştığınızda neredeyse veya hatta tamamen imkansız görünen hayattan zevk almanıza engel olmamalısınız. Ancak burada “ya da ya da” seçeneğinden bahsetmiyoruz: inanın bana, hem etkili bir şekilde çalışabilir hem de günlük kaygıların dünyasında zevkiniz için yaşayabilirsiniz.

Zihni rahatlatma sanatı ve onu tüm kaygılardan ve kaygılardan arındırma yeteneği muhtemelen büyük insanların en büyük sırlarından biridir.

Yüzbaşı J. A. Hatfield

Bu kitabı yazarken amacım size mümkün olduğunca verimli çalışmayı, istediğiniz zaman veya ihtiyaç duyduğunuzda rahatlamayı öğretmekti.

Birçoğunuz gibi ben de uzun zamandır ne yapmalı, ne zaman ve nasıl yapmalı sorularına cevap arıyorum. Ve şimdi, bireysel ve organizasyonel üretkenliği artırmak için yeni yöntemlerin geliştirilmesi ve uygulanmasıyla geçen yirmi yılı aşkın bir sürenin ardından, pek çok araştırma ve kişisel gelişim çabasının ardından, tek bir evrensel çözümün olmadığını rahatlıkla söyleyebilirim. Hiçbir bilgisayar programı, seminer, kişisel planlamacı veya kişisel misyon beyanı çalışma gününüzü kolaylaştıramaz veya her gün, her hafta ve hayatınız boyunca sizin adınıza kararlar alamaz. Dahası, işinizi daha üretken hale getirmenin ve karar vermenizi yalnızca bir düzeyde basitleştirmenin bir yolunu bulduğunuzda, artık basit bir formülle elde edilemeyecek yeni bir dizi sorumluluklara ve yaratıcı hedeflere sahip olacaksınız.

Örgütsel liderler temel bir standart olarak kendilerine ve çalışanlarına “en yüksek üretkenliği” aşılamaya çalışırlar. Onlar da benim gibi iş gününün sonunda kapalı kapılar ardında cevaplamaya zamanları olmayan telefon görüşmelerinin, birilerine devredilmesi gereken görevlerin, toplantı ve tartışmalarda ele alınmayan soruların olduğunu, yerine getirilmemiş sorumluluklar ve düzinelerce okunmamış e-posta. Birçok iş adamı başarılı oluyor çünkü çözdüğü sorunlar ve fark ettiği fırsatlar, uzun vadede portföylerindeki ve ofislerindeki kusurlardan daha önemli. Ancak mevcut yaşam ve iş geliştirme temposunda bu denge oldukça istikrarsız hale geliyor.

Bir yandan insanların stratejik ve taktiksel çabalarına odaklanmalarına yardımcı olacak ve önemli şeyleri gözden kaçırmalarını önleyecek kanıtlanmış araçlara ihtiyacımız var. Öte yandan yetenekli çalışanların baskı altında işyerinde “tükenmesine” izin vermeyecek çalışma ortamı ve yöntemlerinin oluşturulması gerekiyor. En iyi ve en parlak çalışanlarımızı stresten koruyacak sürdürülebilir çalışma tarzı standartlarına ihtiyacımız var.

Bu sadece kuruluşlar için geçerli değildir, çocuklara alınan bilgilerin nasıl analiz edileceğinin, sonuca nasıl odaklanılacağının ve bunu başarmak için hangi adımların atılması gerektiğinin hala öğretilmediği okullarda da gereklidir. Her birimizin bu bilgiye ihtiyacı var: Sonuçta bu, kendimizi geliştirmek ve çevremizdeki dünyayı sürekli iyileştirmek için önümüze çıkan tüm fırsatları kullanmamıza olanak tanıyacak.

Bize katılın! Bu yöntemlerin kişisel olarak sizin tarafınızdan kullanılabileceğine ve kullanılması gerektiğine yalnızca inanmanızı değil, aynı zamanda doğrulamanızı da istiyorum. Söz verdiğim şeyin sadece mümkün değil, aynı zamanda her birinizin ulaşabileceği bir yerde olduğunu anlamanızı istiyorum. Ve önerdiğim her şeyin uygulanmasının çok basit olduğunu bilmenizi isterim. Bu herhangi bir özel beceri gerektirmez. Nasıl dikkat vereceğinizi, önemli bilgileri nasıl yazacağınızı, arzu edilen sonuçlar ve gelecekteki eylemler hakkında kararlar almayı, alternatifleri tartmayı ve seçimler yapmayı zaten biliyorsunuz. Her zaman içgüdüsel ve sezgisel olarak yaptığınız birçok şeyin aslında doğru olduğunu göreceksiniz. Bu temel becerileri bir sonraki etkililik düzeyine nasıl taşıyacağınızı size göstereceğim. Tüm bu becerileri, sizin için yol gösterici olacak yeni bir davranışa dönüştürmenize yardımcı olmak istiyorum.

Yaşamak için zamanın var!

Neyse ki, Rus Zaman Yönetimi topluluğunun yedi yıllık varlığı boyunca, "Zamanı planlamak mı planlamamak mı?" sorusu ortaya çıktı. alakalı olmaktan çıktı. Zamanınızı planlamamak, toplantılara geç kalmak, yükümlülüklerinizi unutmak, restoranda çatal bıçak kullanmamak kadar ahlaksızlıktır. Geçtiğimiz birkaç yılda zaman yönetimi hayatımızda spor salonu veya yüzme havuzuyla aynı yeri aldı. Fiziksel olarak iyi durumda olmak doğaldır. Yöntemler farklı olabilir - yüzme, yoga, voleybol... - özü aynıdır. Benzer şekilde, her şeyi yapmak, hiçbir şeyi unutmamak, iş, eğlence, aile ve arkadaşlarla iletişim için her zaman zaman bulmak moda ve doğaldır.

Her gelişmiş ülkede zaman yönetimi konusunda uzmanlaşmış uzmanlar bulunmaktadır. Rus okuyucular, Heidelberg Strateji ve Zaman Planlama Enstitüsü başkanı Lothar Seiwert'in kitaplarını çok iyi biliyor; Amerikan Franklin Covey Corporation'ın Başkanı Stephen Covey; Liderlik ve etkililik uzmanı Brian Tracy, Kerry Gleason, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern ve diğerleri. Bazı eserler henüz Rusçaya çevrilmedi ve hazırda bekliyorlar - Mark Forster (Büyük Britanya), Harold Taylor (Kanada) tarafından yazılan kitaplar. ), vb. Bu tür uzmanlar arasında, sistemi ABD'de iyi bilinen ve ülkemizde zaten birçok hayran edinmiş olan David Allen bulunmaktadır.

David'in kendi çalışma programı etkileyici: ABD ve Avrupa'nın büyük şehirlerindeki seminerlerinin programı bir yıl önceden biliniyor. Kitabı açık, pratik, tarife dayalı ve teknolojik olarak gelişmiş. Bazı ilkeler ve tavsiyeler tartışmaya değerdir ve şüphesiz ki kitabın Rusça çevirisinin yayınlanması aktif tartışmalar için bir katalizör olacaktır. Ancak kesin olan bir şey var: Kitap talep görecek ve faydalı olacak. İngilizce orijinalinde bile Rusya'daki popülerliği bunun kanıtıdır.

Size iyi şanslar!

Gleb Arkhangelsky, Time Organizasyon şirketinin Genel Müdürü, Rus Zaman Yönetimi topluluğunun yaratıcısı www.improvement.ru

Geri bildiriminizi bekliyoruz!

Siz, yani bu kitabın okuyucusu, onun baş eleştirmeni ve yorumcususunuz. Fikrinize değer veriyoruz ve neyi doğru yaptığımızı, neyi daha iyi yapabileceğimizi ve başka neleri yayınlamamızı istediğinizi bilmek istiyoruz. Bize iletmek istediğiniz diğer yorumlarınızı duymak isteriz.

Yorumlarınızı bekliyor ve umuyoruz. Bize bir mektup veya e-posta gönderebilir veya Web sunucumuzu ziyaret edip yorumlarınızı oraya bırakabilirsiniz. Kısacası, sizin için uygun olan herhangi bir şekilde, bu kitabı beğenip beğenmediğinizi bize bildirin ve ayrıca kitaplarımızı sizin için nasıl daha ilginç hale getirebileceğimize dair görüşlerinizi de ifade edin.

Mektup veya mesaj gönderirken, kitabın başlığını ve yazarlarının yanı sıra gönderen adresinizi de eklemeyi unutmayın. Fikrinizi dikkatle inceleyeceğiz ve sonraki kitapların seçimi ve basımına hazırlanırken mutlaka dikkate alacağız. Koordinatlarımız:

E-posta: [e-posta korumalı]

WWW: http://www.williamspublishing.com

Mektuplara ilişkin bilgiler:

Rusya'dan: 115419, Moskova, PO Box 783

Ukrayna'dan: 03150, Kiev, PO Box 152

BÖLÜM I. Sonuç alma sanatı

Bölüm 1. Yeni bir gerçeklik için yeni teknik

Pek çok görevle karşı karşıya kalan bir kişi, zihnini açık tutarak ve durumu sakin bir şekilde kontrol ederek verimli bir şekilde çalışabilir. Bu, işte ve yaşamda daha fazla verimlilik elde etmenin harika bir yoludur. Son zamanlarda başarılı, birinci sınıf uzmanlardan talep edilen çalışma tarzı budur. Daha üretken olmak için ne yapmanız gerektiğini zaten biliyorsunuz. Ancak çoğunluktan biriyseniz, işyerinde üstünlük sağlamak ve kendinizi bir yığın endişenin altında hissetmemek için bu becerileri daha yeterli, eksiksiz ve düzenli bir biçimde uygulamanız gerekir. Bu kitapta açıklanan yöntem ve teknikler tamamen pratik ve sağduyulu olmasına rağmen çoğu insanın önerilen sistemi uygulayabilmesi için bazı çalışma alışkanlıklarını değiştirmesi gerekecektir. İhtiyaç duyulan ince değişiklikler (dikkatinizi meşgul eden şeyleri anlama ve düzenleme şeklinizdeki değişiklikler), günlük çalışmalarınızın bazı önemli yönlerini yeniden değerlendirmenize olanak tanıyan önemli bir değişiklik olabilir. Müşterilerimin çoğu bu değişiklikleri bakış açısında önemli bir değişiklik olarak tanımladı.

Kaygının nedeni durum, organizasyon, hazırlık ve aktivite üzerindeki kontrol eksikliğidir.

David Kekich

Kitabımda sunulan tüm yöntemler iki ana hedefe ulaşmaya dayanmaktadır: (1) yapılması gereken tüm görevleri (şimdi, daha sonra veya bir gün, büyük, küçük veya orta önemde) mantıksal olarak sıralanmış ve güvenilir bir sisteme entegre etmek. bilincinizin ve zihninizin sınırlarının ötesine geçin ve (2) hayatta karşılaştığınız tüm girdilerle ilgili ön kararlar almak üzere kendinizi eğitin, böylece her zaman herhangi bir zamanda uygulanabilecek veya revize edilebilecek daha ileri eylem planınız olur.

Bu kitap, yüksek performanslı iş akışlarını yönetmek için daha önce bahsedilen kanıtlanmış yöntemi sunmaktadır. Kullanabileceğiniz etkili araçları, ipuçlarını, teknikleri ve püf noktalarını anlatıyor. Gördüğünüz gibi açıklanan ilke ve yöntemler, kişisel yaşamınızın ve mesleki faaliyetinizin her alanında anında kullanılabilir ve uygulanabilir. 1
“İş” kavramına en evrensel anlamıyla bakıyorum: İş, değiştirmek istediğiniz veya değiştirmeniz gereken bir şeydir. Pek çok kişi "iş" ile "mesleki faaliyet" arasında ayrım yapıyor ama ben yapmıyorum: Benim için bir bahçedeki yabani otları temizlemek veya bir vasiyetname düzenlemek, o kitabı yazmak veya bir müşteriye ders vermek kadar iştir. Kitapta açıklanan tüm yöntem ve teknikler, tüm faaliyet yelpazesine uygulanabilir: işte ve kişisel yaşamda - gerçekten etkili olmaları için evrensel olmaları gerekir. (bundan böyle – yazarın notları olarak anılacaktır)

Ana çalışma tarzı olarak tanımladığım sistemi, sizden önce birçok insanın yaptığı gibi, mesleki faaliyetlerinizde ve yaşamınızda uygulayabilirsiniz. Veya, başka bir grup insan gibi, siz de bu kontrolün eksik olduğunu hissettiğinizde bunu kontrol talimatları olarak kullanabilirsiniz.

Sorun: yeni gereksinimler ve kaynak eksikliği

Çoğu insan çok fazla işi olduğunu ve bunu yapmak için çok az zamanları olduğunu düşünüyor. Kısa bir süre önce, büyük bir uluslararası yatırım firmasının ortağı, şirket tarafından kendisine sunulan yeni yönetim sorumluluklarının aile hayatına zarar verebileceğinden endişe duyan bir ortakla iletişime geçti. Şirketin işgücünü yöneten ve her gün yüzlerce veya iki e-postayla başa çıkmakta zorlanan bir kadın, bölge ofisindeki işgücünün 1.200'den iki bine çıkarılması ihtimalinden endişe ediyordu çünkü sosyal bir hayata sahip olma yeteneğini sürdürmek istiyordu. hafta sonları.

Yeni milenyumda bir paradoks yaşandı: İnsanların yaşam kaliteleri artarken, kaldıramayacakları kadar fazla iş üstlendikleri için stres seviyeleri de arttı. Göz görür ama diş uyuşur. Ve çoğu insan bu durumu değiştirmeye çalışırken pes ediyor ve çıkmaza giriyor.

İşin artık net sınırları yok

Zaman, tüm olayların aynı anda gerçekleşmesini engelleyen doğanın bir özelliğidir. Son zamanlarda bu ifade anlamını yitirmiş görünüyor.

Stres seviyelerindeki artışın temel nedeni, eğitimimizin kalitesinden ve işle baş etme yeteneğimizden çok, işimizin doğasının çok daha belirgin ve dramatik bir şekilde değişmesidir. Sanayileşmiş ülkelerde çalışma kavramının özü ancak yirminci yüzyılın ikinci yarısında üretim hattından ve malların toplanması ve taşınması faaliyetinden Peter Drucker'ın yerinde bir şekilde entelektüel çalışma dediği şeye dönüştü.

Daha önceki zamanlarda çalışmanın sonuçları belliydi. Tarlaların sürülmesi, makinelerin çalıştırılması, kutuların paketlenmesi, ineklerin sağılması ve ev işlerinin yapılması gerekiyordu. Hangi işin yapılması gerektiğini biliyordunuz, görebiliyordunuz. İşin yapılıp yapılmadığı belli oldu.

Günümüzde çoğu projenin net bir çerçevesi yoktur. Tanıdığım çoğu insan aynı anda birden fazla görev üzerinde çalışıyor, ancak tüm hayatları boyunca bunları tamamlamaya çalışsalar bile planlarını mükemmelliğe getiremezler. Muhtemelen benzer bir sorunla karşı karşıyasınız. Bir konferans ne kadar verimli olabilir? Bir eğitim programı veya personel tazminat planı ne kadar etkili olabilir? Yazdığınız hikaye ne kadar iyi? Personel toplantısı ne kadar verimli? Yeniden yapılanma ne kadar etkili? Ve son soru: Bu projeleri "iyileştirmek" için mevcut bilgilerin ne kadarını kullanmak mantıklıdır? Cevap şudur: Bilgi miktarı sınırsızdır ve gerekli tüm bilgiler elektronik ağ üzerinden kolaylıkla elde edilebilir.

Hemen hemen her proje geliştirilebilir ve şu anda erişebildiğimiz sonsuz miktardaki bilgi bunu yapmamıza olanak sağlıyor.

Öte yandan, bir çerçevenin bulunmaması, yeni Her çalışan için görevler. Günümüzde birçok organizasyonun hedeflerine ulaşması, çeşitli fonksiyonel birimlerin etkileşimini, işbirliğini ve katılımını gerektirmektedir. Bireysel ofis kurumu çöküyor ve bununla birlikte pazarlama departmanı, personel departmanı veya belirli bir konuyla ilgilenen özel bir komite tarafından gönderilen e-postaları görmezden gelme ayrıcalığı geçmişte kalıyor.

Mesleki sorumluluklarımız değişmeye devam ediyor

Planlarımızın ve görevlerimizin sınırlarının kaybolması, her birimiz için oldukça ciddi bir sorun teşkil ediyor. Ancak bugün mesleki sorumluluklarımızın tanımındaki sürekli değişiklikleri de denklemin içine eklemek zorundayız. Seminerlerde sık sık şunu soruyorum: "Kaçınız yalnızca size verilen işi yapıyorsunuz?" Çok az kişi yanıt olarak elini kaldırıyor. İş ne kadar şekilsiz ve belirsiz olursa olsun, açıkça tanımlanmış bir dizi görevi yeterince uzun süre yerine getirebilseydiniz, muhtemelen kısa sürede tam olarak ne yapmanız gerektiğini - ne kadar iş yapmanız gerektiğini ve ne kadar sürede yapmanız gerektiğini - çözebilirsiniz. hangi seviyede - akılda kalmak için. Ancak bugün neredeyse hiç kimse iki nedenden dolayı böyle bir lüksü karşılayamaz:

1. İçinde çalıştığımız kuruluşlar sürekli olarak başkalaşım geçiriyor: hedefler, ürünler, müşteriler, pazarlar, teknolojiler ve sahipler değişiyor. Bütün bunlar kaçınılmaz olarak yapıları, biçimleri, rolleri ve sorumlulukları etkiler.

2. Günümüzün ortalama uzmanı, her zamankinden daha çok özgür bir sanatçıya benziyor: Ebeveynlerinin bir zamanlar işlerini değiştirmesi gibi, o da faaliyet türünü değiştiriyor. Kırk ya da elli yaşın üzerindekiler bile sürekli mesleki gelişim ilkelerine bağlı kalıyorlar. Ancak bugün hedefler daha geleneksel hale geldi: Bunlar, "profesyonel yönetim ve eğitim"in genel ilkeleriyle belirleniyor; bu, işe alınan işçilerin mevcut faaliyette uzun bir süre görev almayacağı anlamına geliyor.

Hiçbir zaman tamamen yeni şeylere gerçekten hazırlanamayız. Uyum sağlamalıyız ve kişisel gelişime yönelik herhangi bir radikal adım, bir özgüven krizidir: test ediliyoruz ve kendimizi onaylamaya ihtiyacımız var. Büyük değişiklikleri içsel bir endişe duymadan kabul etmek için yeteneklerinize güçlü bir güven duymanız gerekir.

Eric Hoffer

Günümüzde işimizin ne olduğu ya da bu işi başarıyla tamamlamak için hangi girdilere ve ne kadarına ihtiyaç duyulduğuna gelindiğinde hedefler belirsizleşiyor. Dış dünyadan muazzam miktarda bilgi ve mesaj algılıyoruz ve iç dünyadaki kendimizle ve başkalarıyla aynı derecede çok sayıda fikir ve uzlaşma üretiyoruz. Ve kendimizi bu iç ve dış sinyal yığınını işlemeye hazırlıksız buluyoruz.

Ne kadar acele edersem o kadar geride kalıyorum.

Eski kalıplar ve alışkanlıklar yeterli değil

Ne standart eğitim sistemi, ne geleneksel zaman yönetimi modelleri, ne de dizüstü bilgisayarlara kurulan elektronik not defterleri veya Outlook Express veya Palm gibi kişisel dijital asistanlar gibi mevcut organizasyon araçlarının yığını, ortaya çıkan yeni talepleri karşılamanın güvenilir araçları değildir. bizim üzerimizde. Bu araçlardan veya süreçlerden herhangi birini denediyseniz, muhtemelen bunların yaptığınız işin hızına, karmaşıklığına ve değişen önceliklerine ayak uyduramadıklarını fark etmişsinizdir. Başarıya ulaşmak, stresten kaçınmak ve bu üretken ama belirsiz zamanlarda kontrolü ele almak için yeni bir düşünme ve çalışma biçimine ihtiyaç var. Çevremizdeki dünyayla başa çıkabilmek için yeni yöntemlere, teknolojilere ve çalışma tarzlarına acil ihtiyaç var.

Rüzgar ve dalgalar her zaman en yetenekli denizcilerin yanındadır.

Edward Gibbon

Zaman yönetimi ve kişisel organizasyona yönelik geleneksel yaklaşımlar o dönemde çok faydalıydı. Üretim hattı modundan daha fazla eylemin seçilmesini ve bunların ne zaman gerçekleştirileceğine ilişkin kararların alınmasını içeren yeni bir iş türüne geçiş yapan personel için güvenilir referans noktaları olarak hizmet ettiler. “Zamanın” kendisi bir iş faktörü haline geldikçe, bireysel çalışma programları da önemli bir araç haline geldi. (1980'lerde bile bazı uzmanlar cep not defterine sahip olmanın kişisel organizasyonun temeli olduğuna inanıyordu ve bugün bile çoğu kişi not defterlerini durumu kontrol etmenin ana aracı olarak görüyor.) Zaman ayırmanın yanı sıra nasıl davranılacağına dair kararların alınması da gerekiyordu. Öncelik listeleri ve günlük görev listeleri, insanların bir sonraki olası eylem seçimlerine bir düzen sağlamak için geliştirdikleri ana araçlar haline geldi. Ne yapacağınıza karar verebilseydiniz, önceliklerinize göre doğru seçimleri yapmaktan da sorumlu olurdunuz.

Muhtemelen zaten görmüş olduğunuz gibi (en azından bir düzeyde), takvim önemli olsa da, ele alınması gereken görevlerin yalnızca küçük bir bölümünü etkili bir şekilde organize etmenize yardımcı olur. Günlük görev listeleri ve basitleştirilmiş öncelik listelerinin, ortalama bir profesyonelin karşılaştığı, değişen nitelikteki devasa iş hacminin üstesinden gelmekte yetersiz kaldığı kanıtlanmıştır. Giderek daha fazla insan, günde onlarca, hatta yüzlerce e-posta okumasını gerektiren ve tek bir isteği, şikayeti veya siparişi görmezden gelmelerine izin vermeyen işlerle meşgul. Çok az sayıda kişi birinci, ikinci veya üçüncü öneme sahip görevleri atayabilir (veya hatta vermeli) veya önceden belirlenmiş bir çalışma planına bağlı kalabilir. üzeri çizildiüstlerin ilk telefon görüşmesi veya müdahalesi ile.

"Büyük Resim"

Öte yandan, çok sayıda kitap, model, seminer ve işletme öğretmeni, karmaşık dünyamızın sorunlarına çözüm olarak "daha büyük bakış açısını" benimsiyor. Temel hedef ve değerlerin açıkça tanımlanmasının işimize düzen, anlam ve yön vereceğine inanılmaktadır. Ancak uygulamada iyi niyetle de olsa ortak değerlere odaklanmak çoğu zaman istenilen sonuçlara ulaşılmasına izin vermemekte ve harcanan çabalar boşa çıkmaktadır. Üç olası neden var.

1. Günlük ve saatlik endişelerden dolayı dikkatinizi dağıtan çok fazla şey var ve bunlar daha üst düzey hedeflere doğru şekilde odaklanmanıza izin vermiyor.

2. Kişisel organizasyon sistemlerinin düşük verimliliği, daha büyük projelere katılma ve yeni hedefler peşinde koşma konusunda keskin bir bilinçaltı isteksizliği gerektirir; bu, büyük olasılıkla düzgün bir şekilde gerçekleştirilmeyecek ve sonuç olarak, Daha hayal kırıklığı ve stres.

3. Üst düzey hedef ve değerler açıkça tanımlandığında taleplerimizin sırası artar ve çok daha büyük değişikliklere ihtiyaç duyulduğunu fark ederiz. Tamamlanması gereken çok sayıda göreve önceden olumsuz bir tepki geliştiririz. Peki öncelikler listesinin başında yer alan bu iş hacminin sebebi nedir? Yeni ideallerimiz!

Değerlere odaklanmak hayatınızı kolaylaştırmaz. Ona anlam ve yön verir ve aynı zamanda onu çok daha karmaşık hale getirir.

Temel sonuçlara ve değerlere odaklanmak elbette öyle kritik adım. Ancak bu, iş miktarının veya uygulanmasıyla ilgili sorunların sayısının azalacağı anlamına gelmez. Tam tersi: Her gün devam eden bir oyunda bahisler artıyor. Örneğin, yetenekli çalışanları organizasyona çekmek ve elde tutmak için yaşam kalitesi ve uzmanların çalışmaları ile ilgili konuları ele almaya karar veren bir İK çalışanının ana görevi, Olumsuz daha kolay hale gelecektir.

Yeni bilgi çalışması kültürümüzde bir boşluk var: fiziksel çalışma düzeyinde etkili bir şekilde işleyen koordineli eylemler ve araçlardan oluşan bir sistemden yoksun. Genel dünya görüşünü ve en küçük çalışma ayrıntılarını birleştirmelidir. Pek çok öncelik düzeyini düzenlemelidir. Gelen bilgi yığını üzerinde günlük kontrol uygulamalıdır. Bunu sürdürmek için gerekenden daha fazla zaman ve çabadan tasarruf etmenize olanak sağlamalı ve sonuç almanız daha kolay olmalıdır.

Perspektif: Dövüş Sanatçısının "Hazır Durumu"

Bir an için kişisel yönetim alanındaki durumu her düzeyde sürekli ve tamamen kontrol edebilseydiniz nasıl olurdu diye hayal edin. Peki ya dikkatinizi dağıtmadan, kendi takdirinize bağlı olarak, dikkatinizin %100'ünü karşılaştığınız herhangi bir göreve verebilseydiniz?

İster pencereleri temizlemek ister bir başyapıt yazmaya çalışmak olsun, hayat dikkat eksikliği nedeniyle karmaşıktır.

Nadia Boulanger

Bu Belki. Durum üzerinde tam kontrol sahibi olmanın, sakin kalmanın ve işte ve yaşamda önünüze çıkan ana görevleri minimum çabayla yerine getirmenin bir yolu var. İçinde yaşadığınız karmaşık dünyada, dövüş sanatçılarının "zihnin akıcılığı" (ve sporcuların "bölge") dediği şeyi deneyimleyebilirsiniz. Aslında muhtemelen daha önce birçok kez bu duruma düşmüştünüzdür.

Güç üretme yeteneğiniz, rahatlama yeteneğinizle doğru orantılıdır.

İşleri Bitirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı David Allen

(tahminler: 1 , ortalama: 5,00 5 üzerinden)

Başlık: İşleri Bitirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı
Yazarı: David Allen
Yıl: 2015
Tür: İş arama, kariyer, Yönetim, personel seçimi, Kurum kültürü, Yabancı işletme edebiyatı

David Allen'ın İşleri Bitirme: Stressiz Üretkenlik Sanatı kitabı hakkında

Zamanın doğru yönetimi konusunda uzman ve danışman olan David Allen, zaman yönetimi konusunda en iyi ders kitabını yayınladı: "İşleri Düzene Getirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı." Çoğu insan, işlerin kartopu gibi büyüdüğü, başladığınızı bir kenara bırakıp yeni bir şeye tutunmanız gerektiğini bilir. Sonuç olarak, planlanan hiçbir şeyin yerine getirilmediği ortaya çıkıyor, sinirler, stres, hoş olmayan sonuçlar.

“İşleri Nasıl Düzene Getirirsiniz” adlı akıllı kitap size zamanınızı nasıl doğru kullanacağınızı öğretir. Kılavuz yalnızca meşgul yöneticiler için değil, aynı zamanda çözülmemiş sorunlarla karşı karşıya kalan geniş bir okuyucu kitlesi için de tavsiye edilmektedir.

Ders kitabının sayfalarında David Allen, ana konuyu ikincilden ayırmanın nasıl öğrenileceğini erişilebilir bir dilde açıklıyor. Acil konuları basit ve anlaşılır bir şemaya göre sıralayarak faaliyetlerinizi doğru şekilde planlayın. “Görev birkaç dakika içinde tamamlanabilir mi? Yap!” - yazar tavsiyede bulunur, aksi takdirde kolayca yapılabileceği başka bir zamana devredin veya erteleyin.

"İşleri Sıraya Getirmek" kitabı, yazarın diğer insanlara karşı yükümlülüklerle pekiştirilen birikmiş işler sorunuyla karşı karşıya kaldığı hayatından canlı örneklerle doludur. David Allen, kişinin kendi gücünü dağıtması ve bir yığın acil meselenin yavaş yavaş üstesinden gelmesi için etkili yöntemleri paylaşıyor.

Yazar, insan beyninin, tüm tamamlanmamış görevlerin ve bunları tamamlama yükümlülüklerinin size sürekli olarak kendilerini hatırlatacak şekilde tasarlandığını iddia ediyor. Beyin bir çıkış yolu aramakla meşgul olacak, kişiye uyku sırasında bile dinlenme fırsatı vermeyecek ve üzücü sonuç hastane yatağı olabilir. David Allen, düzenli bir günlüğün bu tür durumlarla başa çıkmaya yardımcı olabileceğini savunuyor. Tüm görevlerinizi kafanızda tutmak yerine kağıda yazın, görevlerinizi önem ve aciliyete göre yapılandırın, stresten kaçınacaksınız.

Yazar, tekniğini yalnızca şirketteki rutin işler sırasında değil, günlük yaşamda da kullanmanızı tavsiye ediyor. Kitap, görevleri önem ve aciliyete göre planlayıp yeniden dağıtarak gerekli tüm eylemleri gerçekleştirmek için zamana sahip olmanızı öğretiyor.

Çoğu okuyucu David Allen'ın zaman yönetimi rehberinin içeriğine olumlu yanıt veriyor. Kitabın üretkenliklerini ve yaşam kalitelerini nasıl olumlu etkilediğine dair izlenimlerini paylaşıyorlar.

Kitaplarla ilgili web sitemizde, siteyi kayıt olmadan ücretsiz olarak indirebilir veya David Allen'ın "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" kitabını iPad için epub, fb2, txt, rtf, pdf formatlarında çevrimiçi okuyabilirsiniz. iPhone, Android ve Kindle. Kitap size çok hoş anlar ve okumaktan gerçek bir zevk verecek. Tam sürümünü ortağımızdan satın alabilirsiniz. Ayrıca burada edebiyat dünyasından en son haberleri bulacak, en sevdiğiniz yazarların biyografisini öğreneceksiniz. Yeni başlayan yazarlar için, edebi el sanatlarında kendinizi deneyebileceğiniz yararlı ipuçları ve püf noktaları, ilginç makaleler içeren ayrı bir bölüm vardır.

David Allen'ın İşleri Bitirme: Stressiz Üretkenlik Sanatı kitabından alıntılar

Hareket halindeyken bir liste oluşturabilmeli ve gerektiğinde bu listeye kolayca başvurabilmelisiniz.

Deneyimlerime göre insanlar öncelikle doğal ve resmi olmayan ortamlarda plan yaptıklarında içsel stresi hafifletiyorlar ve daha iyi sonuçlar elde ediyorlar.

Yapılacaklar listelerinizi düzenli olarak gözden geçirmek, onları aklınızdan çıkarmanıza yardımcı olacaktır.

Kaygının nedeni durum, organizasyon, hazırlık ve aktivite üzerindeki kontrol eksikliğidir.

Doğru kararı vermek için yalnızca iki ana adımı atmanız gerekir - şunları belirleyin: 1) sonucun ne olması gerektiği; 2) bunun için tam olarak ne yapılması gerekiyor. Ne yazık ki, bu çoğu insan için açık görünmüyor.

Her şeyi yönetmenin anahtarı kendi eylemlerinizi yönetmektir.

Sizin açınızdan eylem gerektiren sorunları yönetmek için, proje planları ve materyalleri için bir proje, dosya veya klasör listesine, bir takvime, öncelikli eylemler için bir anımsatıcı listesine ve beklenen olaylar için bir anımsatıcı listesine ihtiyacınız olacaktır.

Şimdi size bu soruna çözüm getirecek veya mevcut durumdan bir çıkış yolu sağlayacak başarılı bir sonucu tek bir cümleyle açıklayın. Başka bir deyişle, projeyi tamamlanmış olarak değerlendirip kutuyu işaretlemeniz için ne olması gerekiyor?

Çok az insan istenen sonuçlara odaklanmaları gerektiğine inanıyor. Aslında sonuç odaklı düşünme, hayalleri gerçeğe dönüştürmek için mevcut en etkili araçlardan biridir.

İç güven ve kontrolün ana bileşenleri şunlardır: 1) açıkça tanımlanmış sonuçlar (projeler) ve bunların uygulanmasına yönelik gerekli öncelikli eylemler ve 2) düzenli olarak başvurduğunuz güvenilir bir sisteme entegre edilmiş hatırlatmalar. Ben buna yatay konsantrasyon diyorum. Her ne kadar süreç ilk bakışta çok basit görünse de, fiili uygulamasıyla çok derin sonuçlar elde edilebilir.