İnsanlar neredeyse tüm önemli şeyleri yazışma yoluyla yaparlar;
bu nedenle konuşma yeteneği yeterli değildir.
Luc de Vauvenargues
İç iletişimin ana aracı olarak bir nottan, iç ilişkileri düzene koyabilen, hızlı bilgi alışverişini sağlayabilen, tartışmalı bir durumu çözebilen bir belgeden bahsedelim.
KURULUŞLAR RESMİ KAYITLARI NEDEN GÖZALDI?
Not, özel kuruluşların ticari yazışmalarında bir yabancı olarak kalıyor. Devlet kurumlarında ise tam tersine, iç belgelerin çoğu iç notlardır.
Ticari organizasyonlarda genellikle bir not anlamsız bir formalite olarak ele alınır, ancak kurumsal kültürün ayrılmaz bir parçası olarak dahili kurumsal belge akışının bu unsuru, iş geliştirme açısından paha biçilemez bir potansiyele sahiptir.
Ticari kuruluşların bazı düzey yöneticilerinin, yönetim kararlarının alınmasına temel oluşturan en önemli iç belgelerden birine yönelik keskin olumsuz tutumunun temeli nedir? Olası nedenler:
Düşük düzeyde iş iletişimi kültürü, kurumsal standartların eksikliği, iç belge akışı alanında iradeli yönetim kararları;
Notun yönetim belgelerinin sınıflandırıcısına dahil edilmemesi nedeniyle resmi statü eksikliği;
Elektronik iletişim araçlarının mevcudiyeti. Yöneticiler, kişisel bir toplantıda birkaç kelime alışverişinde bulunmayı, cep telefonuyla aramayı, e-posta veya Skype yoluyla yazmayı vb. tercih ederek yönetim süreçlerini resmileştirmekle zaman kaybetmek istemiyorlar.
Ancak başka bir neden daha var: Bazen yöneticiler iç belge sisteminin resmileştirilmesini sabote ediyorlar. Kuruluştaki işlerin durumu hakkında belgelenmiş bilgilerin, bir yetkiliye verilen talimatların veya örneğin belirli durumlarda eylem prosedürüne ilişkin emirlerin çürütülmesi zordur. Kaos içinde çalışmanın bazı avantajları vardır: Bire bir verilen talimatların yanı sıra sözlü bilgi aktarma gerçeğinden vazgeçmekten daha kolay bir şey yoktur. Bir çalışanın düzenli olarak sözlü olarak birbirini dışlayan talimatlar aldığı ve bunlardan herhangi birine uymamanın idari yaptırımlar gerektirdiği durumu herkes bilir.
RESMİ NOTLARIN FAYDALARI NELERDİR?
Dahili not, mevcut üretim sorunlarını hızlı ve etkili bir şekilde çözmek için kullanılabilecek dahili bir iş mektubudur.
Bir notun temel amacı, aynı kuruluşun eşit statüdeki çalışanları arasında resmi bilgi alışverişidir.
Not yazmanın amaçları farklı olabilir:
Genel üretim sorunlarını ve sorunlarını çözerken yapısal bölüm başkanları/yetkilileri arasında yatay iletişim;
Etkili bilgi etkileşimi:
Yapısal/bağımsız bölümler ve şubeler arasında operasyonel bilgi alışverişi;
Arka plan bilgisi talebi;
Talimatların yürütülmesi;
Başka bir mesaja eşlik etmek (kapak notu);
İdari, ekonomik, lojistik, bilgi ve diğer desteklerle ilgili güncel sorunların çözülmesi;
Tartışmalı ve çatışma durumlarının çözümü.
Notlar da dahil olmak üzere dahili belgeleri yetkin bir şekilde hazırlama yeteneği, son derece karmaşık ve kafa karıştırıcı durumlarda yardımcı olur.
Her şeyden önce, not, tartışmalı durumlarda yönetim dokümantasyonu destek hizmeti (bundan sonra - DOU olarak anılacaktır) çalışanlarının ana yardımcısıdır.
Ne yazık ki, ana yapısal bölümlerin başkanları, yardımcı bölümlerin çalışanları hakkındaki belgelerle çalışırken genellikle bölümün eksikliklerini suçlamaya çalışırlar. Örneğin, bir yapısal birimin yönetimi, bir üst yöneticinin talimatlarını zamanında yerine getirmedi, ancak bunun sorumluluğu, giden mektubun gönderilmesini geciktirdiği iddia edilen okul öncesi eğitim kurumu hizmetine geçti.
Bir not asılsız suçlamaların çürütülmesine yardımcı olacaktır. Gerçekleri, son tarihi ve tam adı içeren bir not. Onay ekleriyle (kayıt kartlarının kopyaları, kayıt günlüklerinden alıntılar vb.) işi verimli ve zamanında tamamlayan okul öncesi eğitim kurumu çalışanları, genellikle tarafsızlığın korunmasına, iddianın asılsız olduğunu kabul etmeye ve iş itibarını geri kazanmaya yardımcı olur. belirli bir çalışanın ve bir bütün olarak okul öncesi eğitim kurumu hizmetinin (Örnek 1).
Notun metni, mesajın amacını erişilebilir ve kısa bir biçimde açıkça belirtmelidir. Eksik veya fazla bilgi, muhatabın sorunun özünü anlamasını zorlaştırır ve belirsiz yoruma ve bunun sonucunda da istenen sonucun elde edilememesine neden olabilir. Bir notun etkililiği, belgenin yapısının ne kadar iyi yapılandırıldığına ve sunulan argümanların mantıklı olup olmadığına bağlıdır.
HİZMET NOTUNU SONLANDIRIYORUZ
FORMDA VARSA NE YOLLA?
Ofis notları genellikle boş bir A4 kağıdına yazılır. Bununla birlikte, ticari kuruluşlar bu amaçla sıklıkla GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri”nin 4.7. maddesine göre bir mektup formu kullanırlar. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge hazırlama gereksinimleri" şunları içerir:
Kuruluş amblemi veya ticari markası (hizmet markası);
Kuruluşun adı;
Organizasyon kodu;
Tüzel kişiliğin ana devlet kayıt numarası (OGRN);
Vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt neden kodu (TIN/KPP);
Organizasyona ilişkin referans bilgileri;
Belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer.
Ayrıca dergi sayfalarında ve internette bazı uzmanlar antetli kağıtlara yazılan notlardan örnekler veriyor.
Şüphesiz tüm evrakların ayrım gözetmeksizin aynı form üzerinde hazırlanması daha kolaydır. Ancak komşu departmanın başkanına referans verileri, TIN, OGRN vb. içeren bir antetli kağıda not yazmanın bir anlamı yok. Ayrıca kuruluşun mektup formu, ilk sayfanın toplam hacminin en az yüzde 20'sini kaplıyor ve çoğu zaman gerekli bilgiler tek bir kağıda sığmıyor. Küçük bir şey gibi görünse de büyük bir organizasyonda bu tür küçük şeyler para tasarrufu yerine verimsiz harcamalara yol açar.
Hangi formda bir not hazırlayabileceğinizi öğrenelim (istenirse).
Belge formlarının türleri GOST R 6.30-2003'ün 4.6. Maddesinde belirtilmiştir.
Bu arada, GOST R 7.0.97-2016 “Bilgi, kütüphane ve yayıncılık için standartlar sistemi. Organizasyonel ve idari belgeler. 1 Temmuz 2018 tarihinde yürürlüğe giren “Belgelerin hazırlanmasına ilişkin gereklilikler” düzenlemesi halihazırda organizasyon formlarının hazırlanmasına ilişkin açıklamalar içermektedir (madde 5.8 ve 6.6).
Bundan, standartların antetli kağıt üzerine not hazırlanmasını önermediği sonucu çıkmaktadır. Ancak iç yazışma yapma arzusu kesinlikle büyükse, LNA'da belirli bir belge türü için bir form (resmi bir not) geliştirebilir ve güvence altına alabilirsiniz.
SERVİS NOT FORMU: DETAYLAR
GOST R 6.30-2003 uyarınca belirli bir belge türü (bizim durumumuzda resmi bir not) biçiminde aşağıdaki ayrıntılar dahil edilmelidir (Örnek 2):
03 - “Kuruluş amblemi veya ticari markası (hizmet markası)”;
08 - “Kuruluşun adı”;
10 - “Belge türünün adı”;
11 - “Belge tarihi”;
12 - “Belge kayıt numarası”;
14 - “Belgenin hazırlandığı veya yayınlandığı yer”;
15 - “Muhatap” (yapısal birimin adı ve notun gönderildiği çalışanın konumu);
18 - “Metnin başlığı”;
20 - “Belge metni”;
21 - “Başvurunun varlığının işareti”;
22 - “İmza”;
27 - “Sanatçı hakkında not.”
KAYIT DETAYLARININ nüansları
- "Varış noktası". Birden fazla yapısal bölüme not gönderilmesi halinde sağ üst köşeye “Muhatap” detayı aşağıdaki şekilde girilir:
Toplam alıcı sayısı dörtten fazla ise bir posta listesi oluşturmanız gerekir.
- "Belge metni". Bir iş mektubu gibi bir not da açıkça yapılandırılmalıdır. Notun metni birinci tekil şahıs olarak yazılmıştır (“lütfen listeleyiniz”, “gerekli görüyorum” vb.).
Mantıksal olarak tamamlanmış paragraflara bölünmüş metin, okumayı ve anlamayı kolaylaştırır, her düşünceye mantıksal bütünlük kazandırır ve muhatabın belgenin metninde daha iyi gezinmesine olanak tanır.
Notun metni genellikle aşağıdakilerden oluşur:
Önsözden (giriş kısmı);
Ana bölüm;
Son bölüm (sonuçlar, öneriler, istekler vb.).
Önsözde notun yazılma amacı açıklanmakta ve bu notun hazırlanmasına neden olan tarihlere, belgelere ve olgulara atıflar yer almaktadır. Giriş bölümünde yer alan bilgiler kısa veya ayrıntılı olabilir. Giriş kısmı sorunsuz bir şekilde ana kısma götürür.
Gövdenin boyutu, notta belirtilen amaçlara bağlı olarak değişir ve birkaç satır veya birkaç sayfalık daktilo edilmiş metin olabilir.
Ana bölümün temel amacı açıklamak, ikna etmek, eyleme motive etmek yani sonuçlara ulaşmaktır. Notun içeriğini en iyi şekilde ortaya çıkaran, metnin bu kısmıdır. Ana bölüm, yalnızca bilgilendirmekle kalmayıp aynı zamanda ikna etmesi gereken en büyük miktarda gerçek materyali içerir. Varsa başvuruların da burada belirtilmesi gerekir.
Notun son veya özet kısmı, yukarıdakileri doğrulayan, sonuçları, talepleri ve sorunun çözümüne yönelik özel önerileri içeren bir tür özettir. Özetin ifadesi ne kadar açık ve net olursa, konulara ilişkin kararların zamanında alınma olasılığı da o kadar yüksek olur.
NOTLARIN KAYIT VE ORGANİZASYONDA HAREKET YOLLARI
Kayıt sorunları ve ardından resmi notların muhataba aktarılması çoğu zaman tartışmalara neden olur. Notları kim kaydetmeli? DOW hizmeti mi? Yapısal bölünmeler mi? Sekreterler mi? Ve prensip olarak kayıt olmaları gerekiyor mu? İlgili yetkililere zamanında ulaşması için iç notları kim ve nasıl iletmelidir?
Kuşkusuz, bu sorunları çözmek, ofis yönetimi talimatlarında iç belgelerle çalışmaya ayrılmış bir bölüm içermesi gereken kuruluşun kendisinin ayrıcalığıdır. LNA'da belirlenen kurallar ve eylemlerine ilişkin prosedür, anlaşmazlıkların önlenmesine yardımcı olacaktır.
Böyle bir belge yoksa ne yapmalı? Elbette, dahili resmi belgelerin hazırlanması, işlenmesi ve taşınması prosedürünü resmileştirerek yaratın. Resmileştirme, birçok iş sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olur ve bu da organizasyondaki genel düzen üzerinde çok olumlu bir etkiye sahiptir.
Resmi notların akışını analiz ederek çalışmaya başlamak gerekir: hacimlerini ve rotalarını belirlemek, belgenin yolu üzerindeki açıkça gereksiz bölümleri ortadan kaldırmak. Bir belge için en verimli rotayı belirlemek için eski, uygunsuz tasarımları yıkmaktan, lojistikteki hataları düzeltmekten korkmayın.
Resmi notları yönlendirmek için birkaç seçenek olabilir - okul öncesi eğitim kurumu hizmetinin katılımıyla (Şema 1) ve onsuz (Şema 2). Bu programlardan hangisinin en etkili olduğunu bulalım.
ETKİLİ KAYIT VE NOT YÖNLENDİRME ŞEMALARI
- Büyük bir kuruluşun okul öncesi eğitim hizmetine kayıt. Resmi notların kayıt için okul öncesi eğitim kurumu hizmetine aktarılması ve daha sonra muhataba yönlendirilmesi, bilgi iletme ve karar verme sürecini yavaşlatır. Bu, özellikle büyük miktarda dış ve iç belge akışına sahip kuruluşlarda fark edilir. Genel iş yükü göz önüne alındığında, her okul öncesi eğitim kurumu, resmi, not ve diğer notların kaydedilmesi için ayrı bir çalışan görevlendiremez. Öyle ya da böyle, acil olarak giden mektuplar, emirler, talimatlar, üst makamlardan gelen yazışmalar her zaman ilk önce kayıt altına alınacak ve notlar uysal bir şekilde kenarda bekleyecektir.
- Küçük bir kuruluşta sekreter olarak kayıt. Belge akışının az olduğu organizasyonlarda, iç yazışmalar yöneticinin sekreteri tarafından kayıt altına alınır. Dahili not yatay bir dahili belgedir ve daha yüksek bir yetkiliye yönelik olamaz.
İş yazışmalarında yönetime bilgi sağlamak amacıyla raporlardan, analitik ve açıklayıcı notlardan yararlanılır. Sonuç olarak, sekreter, eşit statüdeki yetkililer arasında resmi notların alınması ve iletilmesi zincirinde ekstra bir halkadır.
- Kayıt olmadan, ancak transferle ilgili DOW hizmetinden bir işaretle. Bir kuruluşun resmi notları kaydetmesi alışılmış bir durum değilse, bunları DOU hizmeti aracılığıyla muhatabına kayıt olmadan iletmenin bir anlamı yoktur. Okul öncesi eğitim kurumu hizmetine bir not vermek ve bir transfer işareti almak, ardından belgenin okul öncesi eğitim kurumu hizmeti tarafından alıcı birime aktarılması ve transfere başka bir işaret eklenmesi - tüm bunlar süreci karmaşıklaştırır, alır ve emirlerin yerine getirilmesi için son tarihi uzatır.
Kuruluşun hala bir kabul işareti alarak resmi notları iletme prosedürü varsa, alıcı makbuz için imza atar, konumunu, belgenin alındığı tarihi ve saati (gerekirse) belirtir. Alıcı departmana iade edilen notun bir kopyasına bir makbuz işareti kaydedilir.
Makbuz işareti, makbuz tarihini ve tam adı belirten alanları içeren "Alındı" damgası ile değiştirilebilir. ve yetkilinin imzası (Şek.).
Pirinç. Makbuz işareti "Alındı" damgası ile değiştirilebilir
ETKİLİ KAYIT VE NOT YÖNLENDİRME ŞEMALARI
- Yapısal bir birime kayıt, notların doğrudan birimler arasında aktarılması. Resmi notların bir yapısal birime kaydedilmesi ve aracıların (DOU servisi veya sekreteri) atlanarak bir yapısal birimden diğerine aktarılması, belgenin muhatabına giden yolunu kısaltır.
Bir yapısal birimin katip (bölüm/bölüm/bölüm sekreteri) pozisyonu yoksa, dahili olanlar da dahil olmak üzere belgeleri kaydetmek için kayıt yönetiminden sorumlu bir yetkilinin atanması gerekir. Büro işlerinden sorumlu kişi yapısal bölüm başkanları tarafından belirlenir. Kural olarak, iş sorumlulukları olmayan bir çalışan atanır. Ek fonksiyonların atanması emir veya yönetmelikle onaylanır ve görev tanımlarına kaydedilir.
- Giden notların kaydedilmesi. Bir yapısal birimde ofis işlerinden sorumlu yetkili, giden bir notu kaydeder.
Giden notlar bölümün dahili (giden) yazışma günlüğüne kaydedilir (Örnek 3). Giden servis notlarını kaydederken şunları belirtin:
Belge kayıt numarası;
Muhatap (notun gönderildiği departman);
Sayfa sayısı;
Uygulamaların kullanılabilirliği;
Yürütme tarihi;
Ad Soyad notu hazırlayan çalışan.
Not taranabilir ve e-postayla gönderilebilir.
Orijinalin iletilmesi gerekiyorsa, yapısal bir birimdeki ofis işlerinden sorumlu yetkili, resmi notların alıcılara iletilmesi için bir program hazırlayabilir - günde bir kez, günde 2 kez vb.
Acil notlar (son tarihi açıkça belirtilmiş olan) derhal iletilmelidir. Resmi notları alıcı birime doğrudan veya okul öncesi eğitim kurumu hizmetinde bulunan özel donanımlı hücreler aracılığıyla yapısal birimlerin numaraları ve/veya adlarıyla birlikte iletebilirsiniz. Bu durumda okul öncesi eğitim kurumu hizmeti, belgelerin aktarılması sürecine katılmaz.
Gelen notların kaydedilmesi. Alıcı departman tarafından bir not alındığında, alıcı departmandaki ofis işlerinden sorumlu yetkili, bunu departmanın dahili (gelen) yazışma günlüğüne (Örnek 4) aşağıdaki ayrıntıları içeren dahili bir gelen belge olarak kaydeder:
Gelen kayıt numarası;
Alındığı tarih (kayıt);
Sayfa sayısı;
Başvurular;
Yürütme tarihi;
Yürütücü (notun gönderildiği yetkili).
Notta belirtilen son tarihlere uyma sorumluluğu, notun gönderildiği yetkiliye aittir. Bildiriyi başlatan kişi ve/veya üst düzey bir yetkili, bir belgenin yürütülmesine ilişkin son tarihleri değiştirebilir.
- Tüm çalışanların kayıt olması. Kuruluşun veya yapısal bölümlerinin ofis işlerinden sorumlu bir çalışanı yoksa, resmi notların kaydedilmesi için başka mekanizmalar bulabilirsiniz. Örneğin, Word veya Excel formatındaki servis notlarının bir günlüğünü herkesin kullanımına açık bir sunucuya yerleştirin. Bu durumda, bir yapısal birimin çalışanı tarafından bir notun kaydedilmesi, belgenin kişisel olarak sekretere aktarılmasından daha fazla zaman almayacaktır.
Ancak uzmanlaşmış yapısal birimlerin uzmanları sıklıkla bu tür önerileri sabote ediyor. En küçük ofis işlerini bile onlara emanet etme girişimleri aktif bir direnişle karşılaşıyor. Bazı açılardan uzmanlar haklı. Unutma, I.A. Krylova: "Sorun şu ki, eğer kunduracı turta pişirmeye başlarsa ve pastacı çizme yapmaya başlarsa, o zaman işler iyi gitmeyecektir"?
Uygun bir emir veya kuruluş başkanı tarafından imzalanmış bir talimat verirseniz, ilgili departmanlardaki uzmanlarla açık çatışmayı önleyebilirsiniz. Bu durumda başlatıcı, okul öncesi eğitim kurumu servisinin başkanı veya ofis işlerinden sorumlu başka bir kişi olmalıdır. Bazı eski işlevleri kaldırmak, belge akışlarıyla çalışmayı kolaylaştırmak, bunların hareketi için etkili yollar oluşturmak ve dahili belgelerin kaybını önlemek onun çıkarınadır.
Böyle bir plan yürürlüğe girer girmez, kayıt süresi önemli ölçüde azaldığından ve kaydın kendisi şeffaf hale geldiğinden çalışanların memnuniyetsizliği azalır.
RESMİ KAYITLARIN SAKLANMA ŞARTLARI
Notların saklama süreleri, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgeleri Listesinde yer almaktadır (Rusya Kültür Bakanlığı'nın 08/25 tarihli emriyle onaylanmıştır). /2010 Sayı: 558, 16.02.2016 tarihinde değiştirilmiştir, bundan sonra Liste 2010 olarak anılacaktır) (Tablo).
Başarılı bir şekilde çalışan herhangi bir organizasyon, yaşayan, sürekli değişen bir organizmadır ve ofis işleri bu organizmanın yönetim sisteminin ayna görüntüsüdür. Çağa ayak uydurmak ve ön planda olmak ister misiniz? Dahili notlarla başlamayı deneyin; bu, iyi organize edilmiş bir belge akışına doğru ilk adım olacaktır ve dahili belge yollarının doğrulanmış lojistiği, yönetimsel kaosa karşı mücadelede ilk adım olacaktır. Servis notlarına örnekler aşağıda verilmiştir (Örnek 5-10).
RESMİ NOTLAR ÖRNEKLERİ
Herhangi bir kuruluşta, çalışanların ortaya çıkan sorunları yönetime bildirmesi, ortaya çıkan koşulları açıklaması veya işle ilgili sorunları çözmenin yollarını önermesi gerektiğinde bir durum ortaya çıkar. Bu belge bunun için kullanılıyor. Bu yazıda bir notun nasıl doğru yazılacağına ayrıntılı olarak bakacağız; bir örneği ücretsiz olarak indirebilirsiniz.
Bunlar:
- Raporlar. Bir çalışanın başka bir çalışanla olan ihlalleri veya anlaşmazlıkları ortadan kaldırmak için herhangi bir öneride bulunması veya yardım istemesi durumunda yazılır.
- Açıklayıcı. Çoğu zaman olumsuz sonuçları olan bir olay sonucunda ihlalin nedenlerini belirten açıklayıcı bir metin yazılır.
- Analitik veya bilgilendirici. Bir iş probleminin veya kavramının analizini, elde edilen bilgilere dayanarak sonuçları ve önerileri içerirler.
Yaratılış nedeni çalışanların inisiyatifi olmakla birlikte yöneticinin sözlü veya yazılı talimatı da olabilir.
Belge gereksinimleri
Bir notun nasıl yazılacağını bulalım; bir bütçe organizasyonu için bir örnek oluşturacağız. Rusya Maliye Bakanlığı'nın 30 Mart 2015 tarih ve 52n sayılı Kararının Ek 1'inde belirlenen, devlet kurumları tarafından kullanılan birincil muhasebe belgeleri listesinde, bu belgenin hazırlanması için birleşik bir form bulunmamaktadır. Boş bir A4 kağıda herhangi bir biçimde yazılırlar. Gerektiğinde şubeleşmiş yapıya sahip bir organizasyonda bu formun geliştirilmesi mümkündür.
Not formu (örnek), kullanıcıları belgenin özüne, kaynağına, tarih ve seri numarasına uygunluğuna hızlı bir şekilde yönlendirmek için gerekli ayrıntıları içermelidir. Bu belge zorunlu kayda tabi değildir. Ancak bir kuruluş, örneğin kontrol amacıyla bunları kaydetmeye karar verebilir.
Not formu
Önemli Özellikler ve İfadeler
Özellikle hükümet yetkilileri arasındaki iş davranışları etik olmalıdır. “Dikkatinize sunmak isterim…” notu gerekli yüksek etik standartları karşılamıyor. İş mevzuatının ihlali hakkında yazmak, raporda "Dikkatinize sunuyorum" ifadesini atlamak ve olayın gerçeklerini ve özünü hemen sunmaya başlamak daha kolaydır. Örneğin: "Dün, 15 Ağustos 2018, bir ders oturumu şu sebepten dolayı kesintiye uğradı...".
Bir kurum elektronik belge yönetimini benimsemişse, bir notun nasıl yazılacağı, örnek formatın aynı olup olmadığı ve kağıttan ne kadar farklı olduğu sorusu sıklıkla ortaya çıkar. Elektronik formdaki kayıtta önemli bir fark yoktur. Bir e-posta gönderirken, alıcı tarafından okunduğuna dair bir bildirim talep edebilirsiniz.
Adım adım derleme
Bir notla çalışma kuralı birkaç adımdan oluşur:
- Bir çalışan bir servis notu oluşturur.
- Bunu doğrudan amir ve ilgili taraflarla, örneğin işin yürütülmesine katılacak uzmanlarla koordine eder.
- Daha sonra belirtilen bölüm veya departmandaki muhataba değerlendirilmek üzere sunulur.
- Muhatap, gerekiyorsa talimat verirken içeriği tanır ve çözüme kavuşturur.
- Belge yürütülmek üzere gönderilir ve sonuç yazara bildirilir.
Yönetici bir ret yazmadıysa, herhangi bir önlem almanın veya iş yapmanın temeli yalnızca onun olumlu kararıdır.
Müdür yardımcısının kurum başkanına hitaben bir not hazırladığı bir durumu düşünelim. Ekipman tedariki için bir anlaşma yapmadan önce üçüncü taraf şirketlerin çalışanlarının okul binasına girme iznini alması gerekir. Okuduktan sonra müdür, erişim için kişilerin bir listesinin hazırlanması gerektiğine karar verebilir veya geçici geçiş kartlarının hazırlanması emrini verebilir.
Sizlere not nasıl yazılır anlattık; aşağıda kamu sektörü çalışanları için bir örnek sunuyoruz.
Bir bütçe organizasyonu için örnek
Nasıl ve ne kadar saklanmalı
Bir kuruluşta ofis işleri ile tamamlanan belgeler, türüne ve türüne bağlı olarak farklı saklama süreleriyle arşive yerleştirilir. 2019 yılında, Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Emri'nden saklama sürelerini gösteren belge türlerinin listesi geçerliliğini koruyor 16.02.2016 tarihinde değiştirildiği şekliyle.
Açıklayıcı notlar ve diğer resmi notlar, devlet kurumlarının faaliyetleri sırasında oluşturulan diğer belgelerle birlikte saklanır - yazışmalar, kanunlar, geçiş izni başvuruları, sertifika kaybı başvuruları vb. Arşivde saklanma süreleri 5 yıl.
Nüfusun oldukça büyük bir yüzdesi, çeşitli büyüklükteki ve faaliyet niteliğindeki kuruluşlardaki çalışmalarla ilişkilidir. Çalışanlar görevlerini yerine getirirken düzenli olarak yönetimle iletişim gerekli belirli sorunları çözmek için.
Herkes bu tür ticari yazışmalarla karşılaşabileceğinden, ana sorulara daha yakından bakalım: Not ne zaman ve nasıl hazırlanır, yönetim için resmi evrak hazırlamanın farklılıkları nelerdir?
Sevgili okuyucular! Makalelerimiz yasal sorunları çözmenin tipik yollarından bahsediyor ancak her durum benzersizdir.
Eğer bilmek istiyorsan Sorununuzu tam olarak nasıl çözebilirsiniz - sağdaki çevrimiçi danışmanla iletişime geçin veya arayın ücretsiz danışmanlık:
Hangi durumlarda not yazılır?
Resmi bir not, iç belge akışının unsurlarından biridir. Onun yardımıyla şirket çalışanları üretim sorunlarını ve durumlarını olabildiğince hızlı ve verimli bir şekilde çözebilir.
Servis notu iş sorunlarını ve sorunlarını çözmek için tasarlandı Belirli bir çalışanın veya tüm departmanın çalışmasıyla ilgili. Bu durumda sorunun çözümü hem şirketin başka bir çalışanına hem de tamamen farklı bir yapısal birime bağlı olabilir.
Rapordan temel farkı, çalışanlar veya organizasyon içerisinde eşit statüye sahip yapısal bölümler arasındaki iş iletişiminde kullanılmasıdır. Başka bir deyişle, doğrudan bağlılık yok.
Bir not hazırlamanın ek faydaları vardır. Bu belge, onu derleyen çalışanın kendi sorumluluk alanında bulunan bir sorunu belirttiğini kanıtlamaktadır.
Eğer bir uzman bunu kendi başıma çözemiyorum Ortaya çıkan bir sorunla ilgili bir not hazırlayabilir ve konuyu diğer uzmanların değerlendirmesi için gündeme getirebilir. Bu durumda, görevin kalitesizliği veya zamansız değerlendirilmesi sorumluluğundan kendisini kurtarabilecektir.
Bazı durumlarda, bir not temelinde, belirli bir eylemin gerçekleştirilmesi ihtiyacına ilişkin bir emir hazırlanır.
Belgenin metni ne içermelidir?
Bahsi geçen iş mektubunun doldurulma şekli tam olarak tanımlanmamış olsa da, birkaç temel nokta belirlenebilir; belgede belirtilmesi zorunludur. Ayrıntılar listesi şunları içerir:
- Alıcının tam adı ve konumu gibi ayrıntılarının yazıldığı başlık.
- Resmi gazetenin adı.
- Yazılma tarihi ve numarası.
- Yazışmanın konusunun hemen anlaşıldığı bir başlık.
- Başlangıçta mevcut durumun açıklandığı ve ardından yazarın talebini belirttiği belgenin "gövdesi".
- Resmi mesajı derleyen çalışanın pozisyonu, imzası ve yazarın tam adı.
Çoğu zaman notun metni “Dikkatinize sunmak isterim…” sözleriyle başlar ve ardından asıl bilgi gelir. Fakat bu zorunlu bir kural değildir.
Doğru şekilde nasıl bestelenir ve yazılır?
Belgenin başlangıcı şöyle olmalıdır: organizasyonun ayrıntıları ve resmi mektubun yazarı. Belgenin başlığı ortada yazılmıştır. Ana metin aşağıda ve kırmızı çizgide başlamalıdır. Daha önce de belirttiğimiz gibi sorunun özü serbest biçimde aktarılıyor. Belge, hazırlanma ve imzalanma tarihine kadar tamamlanır.
Notun ana metninin büyük olması gerekiyorsa, birkaç paragrafa bölünmesi gerekiyor:
- ana sorunun açıklaması;
- rica etmek;
- Toplu itiraz varsa notu yazan çalışanların departmanları ve isimleri.
İkinci durumda Belgedeki anahtar imza bölüm başkanı tarafından verilir., bir servis belgesinin doldurulması. Ana belgeye ayrıca tüm çalışanların imzasının bulunduğu bir başvuru eklenir.
Not, diğer belgeler gibi A4 kağıda yazılmalıdır. Ayrıca "canlı" bir imza gereklidir elle yapılmıştır.
Not seri numarası ve yazım tarihi ile birlikte yazılır.
İstenirse belge bilgisayardaki bir editörde derlenebilir ve ardından yazdırılabilir, ancak imzanın da derleyicinin kendisi tarafından atılması gerekir.
Not tasarımının özellikleri (örneklerle)
Ne tür bir notun hazırlandığına bağlı olarak, belgenin yürütülmesindeki nüanslar ve hazırlanması gereken durumlar değişir.
İşletmenin yöneticisine veya yönetimine
Bu yöneticiye çeşitli notlar yazılıyor, o yüzden bunları en iyi nasıl ileteceğimizi konuşalım. Belgenin iki orijinal versiyonda oluşturulması tavsiye edilir.
Kurallara göre belge sekretere devredilir. Belgenin değerlendirilmek üzere kabulüne ilişkin bir not almanın yanlış olmayacağı kişi. Bundan sonra yetkililerin çözümünü bekleyin.
Bir iş gezisi için: uzatma ve iptal
Not, görevlendirilen çalışanın yerinde olduğuna dair bir onay görevi görür; ayrıca Bir iş gezisinden varış ve dönüş tarihlerini kaydeder. Bu belge şu durumlarda verilebilir:
- çalışanın kiralık, kişisel veya resmi bir araçla seyahat etmesi;
- Çalışanın seyahatini ve ikametini teyit eden belgeleri yoktur.
Tatilden inceleme
Üretimle ilgili nedenlerden dolayı yöneticilerin sıklıkla çalışanlardan birinin geri çağrılması gerekiyor.
Bu durumda, notun müdürü yıllık ücretli izinde olan çalışanın kayıtlı olduğu bölümün başkanı olur.
Kuruluşun başkanı sunulan belgeye aşina olmalı ve isteği kabul ettiğinizi veya reddettiğinizi belirtin belgeye kaydedilmiştir.
Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 99. maddesine göre, bir çalışanın tatilden geri çağrılması ancak kişisel rızasıyla mümkündür.
Ayrıca Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 125. maddesine göre tatilden geri çağırmak yasaktır:
- hamile kadınlar;
- küçük çalışanlar;
- Tehlikeli veya zararlı çalışma koşullarıyla ilişkili çalışanlar.
Tatilde
Tatile ek olarak, kuruluş çalışanları belirli koşullar altında sözde "izin" alabilirler, yani. işten izin alın. Çünkü İş Kanunu'nda bu kavram kaldırılmıştır, “ek dinlenme süresi” veya “diğer dinlenme süresi” tanımları kullanılmaktadır.
Bir çalışanın üstlerine dileklerini ilettiği belge bir beyan ya da not olabilir.
Bir çalışanın şu durumlarda izin hakkı vardır:
- fazla mesai yaptı;
- hafta sonları veya tatil günlerinde çalıştı;
- vardiyalı çalışma sırasında toplam fazla mesai yaptı;
- bağışçı hareketinde ve kan bağışında aktif rol aldı;
- çalışan;
- tatile doğru.
Çalışma programının değiştirilmesi veya çalışma saatlerinin ertelenmesi hakkında
Her çalışanın sahip olabileceği iyi nedenler buna göre çalışma programını değiştirme talebiyle yönetimle iletişime geçebilir.
Eğer inisiyatif tam olarak çalışan tarafında ortaya çıkarsa, bunu kim yapabilir? ayarlama ihtiyacını belgeleyin, işletmenin başkanına hitaben bir not hazırlar.
Sebebin gerçekten geçerli olduğu durumlarda, işverenin, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 93. maddesi uyarınca çalışanı reddetme hakkı yoktur.
Belge mevcut programı ve istenen programı belirtmelidir.
Ekipman alımı için
Bu not, yeni ekipman satın alması veya eski ekipmanı değiştirmesi gereken departman tarafından yazılmıştır.
Bir örnek, ekonomi veya insan kaynakları departmanından bilgi teknolojisi departmanı başkanına arızalı bir bilgisayarın hızlı bir şekilde değiştirilmesi talebiyle yapılan bir itiraz olabilir.
Bilgisayar alımına ilişkin not formu: .
Etkinliklerin düzenlenmesi hakkında
Etkinliklerin düzenlenmesine ilişkin organizasyonel sorunların çözümüne ilişkin iç notlar, kendine has özellikleri var. Ayrıca eğitim kurumlarında da sıklıkla kullanım alanı bulmuşlardır.
Notun, yaklaşan etkinlikle ilgili temel bilgileri ve gerekirse uygulanmasından sorumlu kişilerin iletişim bilgilerini belirtmesi gerekecektir.
Bilgi sağlama hakkında
En sık kullanılan türlerden biri notlar. Belirli bilgileri elde etmek için talepte bulunmak için kullanılır ve aşağıdaki prensibe dayanır:
- anahtar fikir belirlenip sorgu oluşturulmalı;
- alıcının ihtiyaç duyabileceği ayrıntıları sağlayın;
- Talebin ana fikrini hatırlayın ve ek bilgi sağlayın.
Çalışanın cezalandırılması hakkında
Bu tür belge, bir çalışanın işyerindeki davranışının veya iş görevlerine karşı uygunsuz tutumunun olduğu durumlarda kullanılır. uygun cezalar gerektirir.
Notun yazarı gerçekleri mümkün olan en iyi şekilde sunmalıdır. objektif ve duygusuzca Yönetime olayla ilgilenme fırsatı verin.
Yeni bir çalışan ihtiyacı hakkında
Belge, şirketin yapısal bölümlerinden birinde yeni bir çalışana ihtiyaç duyulduğunda hazırlanır. Daha sonra bölüm başkanı, bu iç ticari yazışma unsurunu yönetime sunma hakkına sahiptir.
İçinde belirtmesi gerekir nesnel nedenler Buna göre bu karar objektif ve kabul edilebilir olacaktır.
Yeni bir çalışanın işe alınmasına ilişkin not: .
Fazla mesai için
Bu tür belgelerin hazırlanmasının yaygın bir nedeni acil durumların varlığı Mesai saatlerinin bitiminden sonra çalışanların sorunun çözümüne dahil edilmesinin gerekli olacağı durumlarda.
Not, vardiya veya bölüm başkanı tarafından doğrudan yöneticiye hitaben hazırlanır. Belgenin metninde Talebin nedenleri belirtildi ve fazla mesai yapması planlananların listesi.
Bir çalışanı fazla mesaiye çalıştırmak: .
Yeni bir yapısal birimin oluşturulması hakkında
Yeni yapısal birimler oluşturma sorunu, bir not kullanılarak ifade edilen bir talep yardımıyla da çözülebilir. Bu eylemin hedefleri belgenin ana metninde vurgulanmıştır. Aralarında:
- işgücü standardizasyon düzeyinin arttırılması;
- belirli sorunların daha verimli çözümü;
- personel ve diğer nedenlerle iyileştirme.
Bazı durumlarda notlar, daha "yumuşak" davranarak ifadelerin yerini alabilir. Çoğu zaman üretimin organizasyonu ile ilgili iç süreçler için kullanılırlar.
Şirket bir elektronik belge yönetim sistemini destekliyorsa, dahili notların tasarımı pratikte kağıt versiyondan farklı değildir. Temel fark depolama ortamıdırŞirketin yapısal bölümleri arasında aktarılır.
Aşağıdaki video, elektronik formdaki dahili notlarla çalışmanın bazı yönlerini ortaya koymaktadır:
Servis notuŞirket içi ticari yazışmalarda araç olarak kullanılan bir bilgi ve referans belgesidir. Servis notu diğer departmanlar ve yapısal birimler sorunun çözümüne dahil olmaya zorlandığında işletmenin belirli bir departmanı veya bireysel bir çalışanla ilgili olarak derlenir. Dahili notlar, notlardan farklı olarak, resmi statüde eşit olan ancak birbirlerine doğrudan rapor vermeyen departmanlar ve çalışanlar arasında bir iletişim yoludur.
Bir not nasıl yazılır
Servis notu kural olarak herhangi bir biçimde hazırlanır, ancak aşağıdaki ayrıntıları içermelidir:
- belgenin başlığı, yani “Not”;
- datif durumda tam adını ve konumunu belirten muhatap;
- not metninden önceki başlık, notun konusudur;
- mevcut durumu açıklayan ve sorunun çözümü için seçenekler öneren veya bir talebi ifade eden notun asıl metni;
- notun yazarının tam adı ve imzasıyla pozisyonu;
- belgenin hazırlanma tarihi ve numarası.
Bilgisayar satın almak için örnek not
Servis notu
05.10.2013 № 2
Moskova
Bilgisayar onarımı (değiştirme) hakkında
20 Eylül 2013'ten bu yana satış müdürü Larisa Ivanovna Korovko'ya atanan kişisel bilgisayarda yazılım arızalarının sıklıkla meydana geldiğini dikkatinize sunmak isterim.
Bu bağlamda bu bilgisayarın onarılmasını veya değiştirilmesini talep ediyorum.
Ürünlerin verilmesine ilişkin örnek not
SERVİS NOTU
2013-09-20-09/20/2013 tarihli CN
Ürünlerin verilmesi hakkında
Voditsa TM için kampanyanın yürütülmesini koordine etmenizi rica ediyorum.
Eylemin amacı:
- Voditsa TM meyve sularının perakende satışlarında artış;
- Sayısal ve niteliksel dağılımda artış.
Promosyon dönemi: Ekim-Kasım 2013
Bölge: Alexandrovsk, Cheryomushki
Eylemin katılımcıları: perakende satış noktası satıcıları
Promosyon mekanizması: Bir satış noktasında 5 litre TM “Voditsa” suyu sipariş edildiğinde, 1 litre TM “Voditsa” suyu hediye olarak verilmektedir.
Ödül fonu dağıtımı:
Aleksandrovsk - 400 paket (her biri 1 l)
Cheryomushki - 60 paket (her biri 1 l)
Verimlilik: %30-40 oranında planlanan satış artışı.
Kullanılmayan ürünlerin geri kalanı depoya iade edilecektir.
Kuruluşun elektronik belge yönetimini sürdürmemesi durumunda, not A4 kağıda hazırlanır.
Stasov İK Departmanı Başkanı S.V. Klimova Açıklayıcı notta belirtilen nedenler saygısızlık olarak değerlendiriliyor. T.I.'ye kınama şeklinde disiplin yaptırımları uygulayın.
Bogdanova'dan Baş Muhasebeci A.D.
Raporlar, notlar ve sertifikalar: fark nedir?
Makaleden öğreneceksiniz:
- not nedir;
- not nasıl yazılır;
- Bir not hazırlamanın kuralları nelerdir?
- Not yazmak için neden bir şablona ihtiyacınız var?
Not nedir? Mülkiyet şekli ve faaliyet alanı ne olursa olsun, herhangi bir işletmenin etkin üretim faaliyetleri, her şeyden önce alınan yönetim kararlarının zamanındalığı ve yeterliliği sayesinde sağlanır. Yani işletmede bilgi etkileşiminin ne kadar etkin kurulduğuna bağlıdır. Üstelik bu bilgi etkileşiminin katılımcıları, bölüm personelinden üst yönetime kadar şirketin tüm çalışanlarıdır.
Konuyla ilgili belgeleri indirin: İşletmede çalışan her çalışan, bu pozisyon için tanımlanmış belirli bir iş fonksiyonunu ve sorumluluklarını yerine getirir.
Not şablonları
SSCB Merkezi İstatistik Ofisi'nin 24 Kasım 1982 tarih ve 613 sayılı Talimatı Vergi açısından, her türlü not önemlidir. Bazı durumlarda, herhangi bir not, diğer belgelerle birlikte, kanıt ve belgesel için birincil belge görevi görebilir. giderlerin vergi muhasebesinde kanıt. 1 yemek kaşığı. Örneğin, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 252'si:
- reklam videolarının fiili kullanım süresinin 12 ayı geçmediğini belirten kendi reklam hizmetinden gelen dahili bir not, şirketin videoların maddi olmayan varlıklar olmadığını kanıtlamasına ve masrafları bir kerede silmesine yardımcı oldu; 16 Mart 2012 tarih ve A40-100845/10-4-498 sayılı Moskova Bölgesi Servisi;
- GPS navigatör okumalarını (kilometre sayacı yerine) kullanarak aracın kilometresini doğrulamak ve yakıt maliyetlerini tanımak için, yolculuk öncesi incelemenin kilometre sayacında bir arıza gösterdiğini belirten ustabaşından nakliye departmanı başkanına bir not almanız gerekir. 1 yemek kaşığı. 252, alt. 5 s.1 sanat. Rusya Federasyonu'nun 254 Vergi Kanunu.
Not yazmayı öğrenme: raporlar, resmi, açıklayıcı notlar
Girişim. Girişimleri, teklifleri, tavsiyeleri vb. içerir. Örnek muhtıra Notları, belgenin muhatabının kim olduğuna bağlı olarak harici veya dahili olabilir.
Dış olanlar daha üst düzey bir işletmenin veya kuruluşun başkanına yöneliktir. Bu belgeyi hazırlamak için genel kurumsal formları kullanın.
Örneğe göre, muhtıra aşağıdaki unsurlardan oluşmalıdır:
- kurumun, işletmenin isimleri;
- tarihler;
- indeks;
- kayıt adresleri;
- muhatap verileri;
- raporun konusunun başlığı;
- belirtilen metin;
- yöneticinin imzaları;
- İrtibat telefon numarasını gösteren sanatçının tam adı.
Resmi görevlerin yerine getirilmemesiyle ilgili not Kuruluşun başkanına hitaben iç notlar hazırlanır; bunların yerine getirilmesi için sıradan sayfalar kullanılır.
Açıklayıcı not - örnek ve doldurma kuralları
Bu konuyla ilgili diğer makaleler:
- geri: Referans ve bilgi belgeleri (protokol, teklif vb.) - türleri, hazırlama ve yürütme prosedürü
- ayrıca: İş (resmi) mektupları - konsept, türler, taslak ve tasarım
- İş notu örnekleri (rapor, resmi, açıklayıcı)
Kullanılan kaynakların listesi
- Organizasyonel ve idari belgeler. Dokümantasyon gereksinimleri. GOST R 6.30-2003'ün uygulanmasına ilişkin yönergeler. (Rosarkhiv tarafından onaylanmıştır);
- Federal yürütme makamlarında ofis çalışmalarına ilişkin talimatların geliştirilmesine yönelik metodolojik öneriler.
Federal Arşiv'in 23 Aralık 2009 tarih ve 76 sayılı emriyle onaylanmıştır. – Ek No. 16; - Loginova N.K. Ofis işleri ve yazışmalar. Eğitimsel ve metodolojik el kitabı. USUE, 2007;
- Ofis işleri ansiklopedisi.
Açıklamanın ilk bölümü, yazılmasına sebep olan ve meydana gelen nedenleri, olguları ve olayları ortaya koyuyor.
İkinci bölüm olan analiz, mevcut durumun bir analizini ve bunu çözmek için olası seçenekleri içerir.
Üçüncü bölüm olan özet, derleyicinin görüşüne göre yapılması gereken belirli eylemlere ilişkin sonuçları ve önerileri içerir.
Bu durumda memorandumda ikinci bir bölüm olmayabilir, o zaman konunun özü belirtildikten sonra çözüm önerileri derhal açıklanacaktır.
Notlar muhatabı işin ilerleyişi hakkında bilgilendirirse düzenli olarak hazırlanabilir. Bunlar sözde bilgilendirici notlardır.
Resmi bir not, amacı bakımından bir nota yakındır, ancak ondan farklı olarak dahili, resmi bir karaktere sahiptir.
Servis notları servis notu türleri ve bunların hazırlanmasına ilişkin kurallar
Dikkat
Resmi notların kaydedilmesi için örnek dergi Günlük kaydına ek olarak, belgelerin karta veya otomatik olarak kaydedilmesi de sağlanmaktadır.
Açıklayıcı not şekli Herhangi bir olayın ve olgunun koşullarını açıklamak için, bu tür bir belge, işletmenin bir çalışanı tarafından üst düzey bir yetkiliye hitaben hazırlanan açıklayıcı bir not olarak sağlanır.
Talep eden kişiye hitaben normal bir kağıt parçasına tek nüsha halinde elle yazılması amaçlanmaktadır.
Bazı kuruluşlar bilgisayarda açıklayıcı bir notun hazırlanmasını sağlar.
Açıklayıcı notun şekli yasama düzeyinde sabit değildir, ancak bazı kurumlarda uygulanması için standart formlar bulunmaktadır.
Aynı zamanda forma uygun olarak düzenlenmeyen açıklama yazısı da geçerlidir.
Rusya Federasyonu İş Kanunu'na göre (Mad.
Muhasebede açıklayıcı bir not, aşağıdakileri içeren bir muhasebe belgesidir:
- işletmenin mevcut, yatırım ve finansal faaliyetlerinin ana teknik ve ekonomik göstergeleri;
- Stokların değerlenmesi, amortismanın hesaplanması vb. yöntemlerin uygulanmasına ilişkin muhasebe politikasının ayrıntılı bir açıklaması.
Çoğu zaman, açıklayıcı bir not hazırlama prosedürü, bu bilgi formunu ve referans belgesini benimseyen işletme (kurum) tarafından düzenlenir.
Dolayısıyla iş notları, yönetim kararlarını başlatan ve bir veya başka bir yönetim etkisi yöntemini seçmenize olanak tanıyan bilgi ve referans belgeleridir.
Ofis notları ofis notu talepleri ve bunların yürütülmesine ilişkin kurallar
Bu nedenle artan yükle baş edemiyor. Muhasebe departmanındaki ana iş yerine yeni bir uzman tutmanızı ve Rusya İş Kanunu'nun 288. maddesi uyarınca yarı zamanlı çalışanla iş ilişkisini kesmenizi rica ediyorum.
Not, bir departman çalışanı veya başkanı tarafından başka bir departmanın başkanına veya uzmanına hitaben hazırlanır. Böylece isme dayalı olarak tamamen hizmet sorunlarını çözer ve kontrol nesneleri arasında yatay iletişimi sağlar.
Dahili notlar çoğunlukla lojistik, ekonomik destek, bilgi desteği ve benzeri konuları yansıtır.
Notun metni, kural olarak, bir gerekçe (hazırlanma nedenlerinin açıklaması) ve bir teklif, talep, başvuru vb.'den oluşur.
Örneğin bir muhasebeci, muhasebe departmanındaki bir bilgisayarın veya yazıcının onarılması gerektiği konusunda bir notla bilgi verebilir. Böyle bir not, sistem destek departmanı başkanına gönderilerek cihazı onarmasını talep etmelidir.
Bir not, raporla aynı şekilde A4 kağıda hazırlanır.
