Sklandytuvų tipai. Kaip organizuoti ir pravesti efektyvų susitikimą: patarimai vadovui

Top Gear UK: planavimo susitikimus geriausia rengti ramioje atmosferoje

Daugelis komandų praktikuoja planavimo susitikimus, kuriuose vadovai paskirsto užduotis ir nubrėžia bendrą artimiausios ateities darbo taktiką. Daugelis vyriausybinių agentūrų rengia planavimo posėdžius pirmadienio rytais.

Kai kas susitikimų planavimą laiko tuščiu laiko švaistymu, tačiau, kita vertus, reguliariai nediskutuojant einamaisiais klausimais, tikrai bus daug nesuderintų veiksmų. Čia, kaip visada, svarbu pusiausvyra.

Pavyzdžiui, daugelis vyriausybinių agentūrų kiekvieną savaitę rengia planavimo susitikimus ir ten surenka visus darbuotojus. Tai klasikinis laiko švaistymo pavyzdys. Ne kiekvieną savaitę iškyla aktualūs klausimai, svarbūs visai komandai. Tačiau tokiuose renginiuose turėtų dalyvauti visi. Net ir tie, kurių dabartinė darbotvarkė nei tiesiogiai, nei netiesiogiai nepaliečia. Susitikimai ir planavimo sesijos laiko valdymo knygose tapo klasikiniais sugaišto laiko pavyzdžiais.

KAIP TURĖTI PUIKŲ PLANUOTOJĄ?

Nieko nėra tobulo. Niekas nežino, kaip teisingai vesti planavimo susitikimą. Čia yra per daug kintamųjų. Kokio planavimo reikia jūsų komandai, priklauso nuo to, kiek žmonių turite ir kokioje veikloje dalyvaujate. Galiu tik trumpai papasakoti, ką mačiau įvairiose organizacijose.

Kai dirbau institute, turėjau galimybę dirbti dviejuose struktūriniuose padaliniuose. Abiejuose buvo pratinami susitikimai su vadovu. Jie vyko nereguliariai ir abiem atvejais buvo gana produktyvūs. Pavyko aptarti visus aktualius klausimus. Šie planavimo susitikimai turėjo tik vieną minusą – kartais (ne visada) jie būdavo nuobodūs, nes ne visi klausimai man vienaip ar kitaip rūpėjo.

Taip pat dirbau privačioje organizacijoje, kurioje iš viso nebuvo planavimo susirinkimų. Bet kokiu atveju, dirbant programuotoju, per maždaug 2,5 metų man pasisekė akis į akį pasikalbėti su režisieriumi vos kelis kartus. Likusį laiką darbe užsiėmiau tiesioginiu darbu ir su vadovu aptarinėjau darbo rezultatus esamu režimu. To akims pakako.

Kitoje organizacijoje mačiau kasdienius planavimo susitikimus, kurie yra praktikuojami kiekvieną rytą, nepaisant to, ar yra kokia nors darbotvarkė, ar ne. Mano skoniui kasdienio planavimo susitikimų per daug. Pavyzdžiui, jei kiekvieną rytą visi komandos nariai 15 minučių skiria planavimo susitikimui ir dar 15 minučių grįžta prie kasdienės veiklos, tai per savaitę kiekvienam darbuotojui kas savaitę teks 2,5 valandos prarasto laiko. Tai daugiau nei 5% viso darbo laiko. Per mėnesį jau sukaupiu daugiau nei 10 valandų. Sutikite - tai pastebima.

Be rytinių planavimo susirinkimų, mačiau ir vakarinio planavimo susitikimų praktiką, kurie vyksta ramioje atmosferoje, kai daug dalykų jau padaryta ir niekas niekur neskuba. Man asmeniškai šis formatas labiau patinka nei rytinis planavimo susitikimas.

Kalbant apie savaitinius planavimo susitikimus, jų tikriausiai reikia. Bet jūs turite pabandyti juos atlikti pačiu trumpiausiu formatu. Nevilkite diskusijų valandų valandas. Ypač jei planavimo susirinkime dalyvauja daug žmonių.

KODĖL RYTO PLANUOTOJAS BLOGIS?

Kol žmonės ruošiasi į darbą, kol atsibunda, praeina šiek tiek laiko. Tada jie tiesiog pradeda daryti savo verslą – ir juos išblaško rytinis planavimo susirinkimas. Po planavimo susitikimo jie grįžta į darbą. Ir – neduok Dieve, po planavimo susirinkimo kažkas atitraukia juos nuo darbų. Tada 11 valandą ryto reikės eiti pietauti, o po pietų jausitės mieguisti. Rytas yra geriausias ir produktyviausias laikas. Neišleisčiau jo kasdieniniam planavimo susitikimui.

SUSITIKIMAS KORIDORIUJE STOVI

Jei komandoje mažai žmonių, kodėl gi nesurengus susirinkimų stovint koridoriuje. Sėdimas gyvenimo būdas yra sveikesnis ir leidžia jaustis daug laisviau. Daugelis verslo trenerių pataria tai įgyvendinti kasdienėje praktikoje. Galite įgyvendinti šią idėją ir aptarti darbo klausimus prie pietų stalo arba treniruodamiesi įmonės sporto salėje. Pagalvokite apie tai – jūs darote du dalykus vienu metu, be to, darbo projektus aptariate kuo atsipalaidavusioje atmosferoje ir galite kalbėtis su kolegomis atviriau nei biure.

« RAM“- kasdien vykstantis trumpas susirinkimas, kurio tikslas – išklausyti ataskaitas apie užduočių vykdymą, išsikelti naujas užduotis, o svarbiausia – operatyviai spręsti iškilusias problemas. Minimalios diskusijos. Be analizės ir grįžtamojo ryšio, „operatyvininkas“ atlieka „motyvatoriaus“ vaidmenį, ty paruošia darbuotojus naujai dienai, kad jie pabustų, gautų geros nuotaikos užtaisą ir pradėtų eiti pareigas.

1. „Operatyvinis“ vyksta kasdien 9.30 val., internetu arba domofonu. Praleidžiamas laikas neturi viršyti 15 minučių. Už operatyvinių operacijų vykdymą atsakingas įmonės vykdomasis direktorius.

2. „Veiklos grupės“ dalyvių sudėtis – įmonės struktūrinių padalinių ir filialų vadovai.

3. „Operatyvinio susirinkimo“ metu nekelti diskusijų klausimų, kuriuos galima išspręsti darbingai, priimtini paaiškinimai, o ne diskusijos.

4. Operacijoje dalyvaujantys vadovai ir specialistai turi planuoti savo darbo dieną taip, kad jų buvimas būtų privalomas.

5. Jeigu kuris nors iš dalyvių dėl objektyvių priežasčių negali atvykti į „operatyvinį“ posėdį, jis privalo apie tai iš anksto pranešti vykdomajam direktoriui, taip pat raštu pateikti pavestų užduočių atlikimo ataskaitą ir sąrašą. einamaisiais klausimais.

« Planavimo susirinkimas„- ilgesnis posėdis, vykstantis 2 kartus per mėnesį, kurio metu stebimi ir keliami ilgesnio laikotarpio tikslai, stebimi pagrindiniai veiklos rodikliai, tarp jų ir finansiniai, supažindinami su naujais įsakymais, nurodymais padalinių vadovams, priimami sprendimai. dėl tam tikrų išteklių paskirstymo, dabartinių prioritetų nustatymo, taip pat apibendrina praėjusio laikotarpio rezultatus.

1. „Planavimas“ vyksta du kartus per mėnesį (kiekvieną antradienį) 17:00 val., praleistas laikas neturi viršyti 1,5 val. Renginio vieta nustatyta ir paskelbta anksčiau laiko. Už „planavimo susirinkimų“ vedimą atsakingas įmonės vykdomasis direktorius.

2. „Planavimo susirinkimo“ dalyviai yra įmonės struktūrinių padalinių ir filialų vadovai. Esant poreikiui, „planavimo susirinkimas“ gali būti rengiamas išplėstiniu formatu, į jį gali būti kviečiami kiti įmonės darbuotojai.

3. „Planavimo susirinkimo“ metu nekelkite diskutuoti klausimų, kuriuos galima išspręsti darbingai, yra priimtini paaiškinimai, o ne diskusijos. Ankstesniuose planavimo susirinkimuose iškeltų uždavinių įgyvendinimo ataskaitos pateikiamos atsakant į klausimus: „Kas buvo numatyta? Kas buvo padaryta? Kas nepadaryta ir kodėl? Kokių papildomų veiksmų reikia imtis norint pasiekti rezultatą? Prieš planavimo susirinkimo pradžią kiekvienas jo dalyvis turi sudaryti spręstinų klausimų sąrašą.

4. Efektyvaus „planavimo susirinkimo“ rezultatas yra priimtas sprendimas. Apibendrinant būtina aiškiai suformuluoti, kokius veiksmus reikia atlikti, jų atlikimo terminą, taip pat įvardyti atsakingi asmenys, kontroliuojantys konkrečios užduoties įgyvendinimą.

5. „Planavimo susirinkimo“ protokolą saugo vykdomasis direktorius, kurio kopija per 1 dieną įteikiama visiems dalyviams.

6. „Planavimo susirinkime“ dalyvaujantys vadovai ir specialistai savo darbo dieną turi planuoti taip, kad jų dalyvavimas būtų privalomas.

7. Jeigu kuris nors iš dalyvių dėl objektyvių priežasčių negali atvykti į „planavimo posėdį“, jis privalo apie tai iš anksto pranešti vykdomajam direktoriui, taip pat raštu pateikti pavestų užduočių vykdymo ataskaitą ir sąrašą. dabartinius klausimus.

Direktorius ____________________________

(1 vidutinis balsas: 5 iš 5)

2016-ieji – įmonių jėgų išbandymo metas, šiuo atžvilgiu dabar kaip niekad reikia nuolat stebėti savo pardavimų komandos pulsą. Jūsų dėmesiui pristatau keletą pagrindinių dalykų, kurių vadovaudamasis jūsų pardavimo skyrius taps labiau susikaupęs ir efektyvesnis.

Gerąja prasme įmonėje turėtų būti 2 vadovo ir vadovų susitikimai: pirmasis – visuotinis susirinkimas, rytinis, antrasis – individualus, vakarinis susirinkimas, kurio metu vadovas atidžiai įsigilina į veiklos rezultatus. savo žmonių, analizuoja sudėtingas situacijas ir vykdo individualią motyvaciją. Tačiau šiandien kalbėsime konkrečiai apie bendrą rytinį planavimo susirinkimą, kuris yra nepamainomas įrankis valdant pardavimų skyrių ir palaikant gerą darbuotojų formą.

Rytinio susitikimo tikslai:

1. Apibendrinant vakar

2. Darbo dienos planavimas

3. Mėnesinių planų įgyvendinimo realumo stebėjimas ir plano „B“ rengimas

4. Vadovų mokymas naudojant konkrečius pavyzdžius naudojant verslo žaidimą

5. Vadovų energijos lygio ir jų papildomo krūvio tikrinimas, motyvacija

Tai yra, pardavimų skyriaus vadovui planavimo susitikimas yra lakmuso popierėlis jo darbo kokybei, kuris padės laiku reaguoti į situacijas, kurios dažniausiai lemia planų nevykdymą, klaidas bendraujant su klientais. , arba vadovų atleidimas.

Taigi, 10 efektyvaus rytinio ROP planavimo susirinkimo taisyklių:

1. Periodiškumas.

Rytiniai planavimo susitikimai turėtų būti rengiami ne kartą, ne tada, kai esate geros ar blogos nuotaikos, o kiekvieną dieną, tuo pačiu metu. Geras planavimo susitikimas bus ritualas pradedant darbą, vadovams veiklos pradžia. Savo praktikoje esu susidūręs su daugybe pavyzdžių, kai prastai pravestas ar visai nevykdytas planavimo susirinkimas sugriovė visą vadovo dienos struktūrą, sugadino nuotaiką ir užmušė norą dirbti.

Per rytinį planavimo susirinkimą vadovai turi pagaliau pabusti ir pagauti pagrindinę mintį: Pradėkime!

2. Drausmė

Efektyvus planavimo susirinkimas turi aiškią struktūrą, tikslus ir laiką (tai yra planavimo susitikimui skirtą laiką). Bet koks nukrypimas nuo struktūros vadovus demotyvuoja, tačiau bendrųjų taisyklių laikymasis disciplinuoja ir struktūrizuoja mintis.

Planavimo susitikimas visada turi prasidėti ir baigtis laiku. Likus 15 minučių iki planavimo susirinkimo pradžios visi turi būti biure. Visi arbatos vakarėliai vyksta prieš planavimo susitikimą. Po to lieka tik darbas.

Vadovai turi būti pasiruošę planavimo susitikimui, žinoti visus savo esamus rodiklius ir dienos planus, o ne skaičiuoti skaičius skaičiuoklėje, atimdami laiką nuo visos komandos ar išsiblaškę nuo skaičiavimų, užuot klausę informacijos, kurią ROP nori perteikti visiems.

Kokybiškam planavimo susitikimui su dalykiniu žaidimu dažniausiai pakanka 45 minučių. Tačiau patikėkite manimi, šios 45 minutės gali sutaupyti daug laiko ateityje ir atnešti daug geresnių finansinių rezultatų.

3. Energija

Rytinis planavimo pasitarimas yra lengvesnis darbuotojų akims.

Jei planavimo susirinkimas bus nuobodus, vadovai dar labiau užmigs, o norimo efekto nesulauksite. Neskleiskite informacijos, nepamirškite tikslo ir struktūros, neleiskite darbuotojams blaškytis nuo temos prie temos arba neužduokite klausimų, susijusių tik su vienu dalyku.

Svarbu atsiminti, kad susitikimų planavimas yra komandinis darbas, o ne rytiniai pasisėdėjimai. Išlaikykite visų dėmesį. Sakyk tik tai, kas rūpi visiems.

4. Nuolat mokykite savo vadovus!

Kiekvieną dieną vakariniuose susitikimuose iš vadovų sužinosite, kaip praėjo jų diena, kokios sėkmės, su kokiais sunkumais susidūrė, su kokiais klientų prieštaravimais nesusitvarkė. Rytinis planavimo susirinkimas leidžia į bendrą diskusiją įtraukti aktualiausias problemas.

Norėdami tai padaryti, vadovas turi trumpai apibūdinti problemą, su kuria vakar negalėjo susidoroti, tada greitai pakartokite teorinę dalį (pavyzdžiui, bloką „argumentavimas skaičiavimo metodu“), o po to surengiate verslo žaidimą. , kur kliento vaidmenį atlieka vadovas, kuris nesusitvarko su situacija. Toliau, pasitelkus trumpą protų šturmą, visa komanda sugalvoja situacijos sprendimo variantus.

Ypač svarbu, kad visi komandos nariai aktyviai dalyvautų ieškant sprendimų. Neduokite paruoštų atsakymų; efektyviausias mokymas yra ne teorija iš lyderio, o idėjų paieška bendraujant.

Kasdieniniai mokymai, papildomi mokymai ir vadovų įgūdžių palaikymas leis jūsų vadovams nuolat tobulėti, tobulinti pardavimo įgūdžius ir nebijoti sunkumų „lauke“.

5. Nuolat stebėkite, kas planuojama

Planavimas be kontrolės yra pinigai, nuleidžiami į kanalizaciją (c) senovės kinų išmintis

Manau, čia nereikia atskirai aiškinti. Jei nekontroliuosite vieną kartą, tada du, trečią kartą vadovai arba nustos ką nors daryti, arba pradės meluoti.

6. Komandos motyvacija

Svarbu ne tik identifikuoti vakar dienos rezultatus visai komandai ir kiekvienam asmeniui, bet ir nustatyti geriausius bei blogiausius praėjusią dieną ir nebijoti ką nors demotyvuoti tuo – per trumpu laiku. laikotarpiai naudojami, o vadovai turi galimybę tobulėti kiekvieną dieną.

Kaip rodiklius naudokite ne tik finansinius (kiek parduota, kiek pinigų įnešė) ar veiklos rodiklius (skambučių, susitikimų ir susitikimų skaičius), bet ir kokybinius rodiklius (vadovo ir klientų bendravimo kokybė). Galite patys klausytis vadovų skambučių arba naudoti kokybės kontrolės skyriaus ataskaitas.

7. Specifiškumas planuose

Vadovas turėtų ne tik kalbėti apie tai, kiek išpardavimų jis šiandien uždarys, kiek mokėjimų surinks ir kiek susitikimų surengs. Jis turi paremti savo planus konkrečiais įmonių pavadinimais. Net jei šiandien neplanuoja jokių atsakymų iš klientų, vadovas turi pasakyti, kur gaus šios dienos planą, kam paskambins, pas ką eis, tačiau įmonės turi būti įvardintos, su aiškiais pinigų ir kiekių skaičiais. .

Taip pat labai svarbu atminti, kad vadovo dienos planas turi atitikti mėnesio tikslų pasiekimą. Jei jūsų vadovas turi 1 000 000 rublių mėnesinį mokėjimų planą, jis negali planuoti surinkti 20 000 rublių kiekvieną dieną, nes jis tiesiog neįvykdys plano tokiu kursu.

Nustatykite ambicingus planus savo vadovams. Jei vadovas gėdijasi išsakyti ambicingą planą arba remiasi savo prietarais („Nesakysiu, kad nesupykčiau“, „pasakysiu daugiau dabar, o tu suvalgysi mano smegenis vakare “) - tai reikia gydyti, ir kuo anksčiau, tuo geriau. Pripratinkite vadovus prie aukštų planų, ugdykite jų vidines „ribas“.

Taip pat vadovas turi tikėti savo skaičiais, o ne kalbėti „iš giedro“, nes turi, bet aiškiai suprasti, kad tai, ką jis pasakė, tikrai įmanoma ir jis žino, kaip tai daryti.

8. Patikrinkite visos komandos pasirengimą

Prieš išleisdami pardavėjus naujai dienai, patikrinkite, ar jie turi visus išteklius – tiek išorinius (pristatymo medžiagos, vizitinių kortelių, duomenų bazių prieinamumas ir kt.), tiek vidinius – ar visų akys spindi, ar būtina susisiekti su kuo nors ir toliau aptarti iškilusius sunkumus, suteikti papildomos individualios motyvacijos.

9. GalingasCTA susitikimo pabaigoje

Sugalvokite kokią nors motyvuojančią frazę, kuri taps inkaru pradedant darbą ir suteiks papildomos energijos jūsų vadovams. Frazė gali būti bet kokia: „Komanda, pirmyn!“, „Darom!“ arba „Štai, eime!

Tai vadinamasis inkaras, kuris duoda signalą, kad viskas, rytas baigėsi, laikas bėgti ir laimėti!

10. Vizualizacija

Planavimo susirinkimo rezultatus būtinai įtraukite į švieslentę, kad vadovai nuolat matytų tiek savo, tiek bendrą komandos rezultatą, tiek plano įvykdymo procentą. Tokia lenta gali atrodyti taip:

Ir kaip premiją – kontrolinio sąrašo pavyzdys, skirtas įvertinti rytinio planavimo susitikimo kokybę:

Sveiki, brangūs Andrejaus Noako tinklaraščio skaitytojai ir prenumeratoriai! Šiandien aš jums pasakysiu, kaip vesti planavimo susitikimą.

Norėdami valdyti bet kurią komandą, vadovas turi vadovauti savo pavaldiniams. Efektyvus komandos valdymas turi būti vykdomas greitai, laiku ir efektyviai.

Vadovas privalo laiku stebėti vienų ar kitų darbą ir prireikus vadovauti jų darbui. Tam labai patogu pasitelkti planavimo susirinkimą, kuriame darbai planuojami trumpam laikui, dažniausiai tai yra viena darbo diena arba viena pamaina.

Planavimo susirinkime vadovas susiduria su keliomis užduotimis:

Stebėti ir prašyti pavaldinių, kad būtų įgyvendinami gamybos rodikliai.
Paprašykite pavaldinių įgyvendinti technologinę discipliną.
Stebėkite saugos taisyklių laikymąsi darbe.
Patikrinkite dabartinių užduočių atlikimą.
Gauti informaciją apie žaliavų ir atsargų atsargas gamybai.
Gauti duomenis apie gamybą, plano įgyvendinimą, saugių darbo sąlygų laikymąsi.
Motyvuoti darbuotojus.

Pagrindinė vadovo užduotis – perteikti komandai savo viziją apie visą komandos darbo procesą, kaip, vadovo nuomone, turėtų veikti jam patikėta sritis. Jo užduotis – susidėlioti taip, kad darbo procesas būtų būtent toks, kokio jam reikia.

Būdai, kaip padaryti jūsų planavimo susitikimą efektyvesnį

Taigi išsiaiškinkime, ką reikia padaryti norint kompetentingai surengti planavimo susitikimą gamyboje:

Verta mokėti atskirti planavimo susitikimą nuo susitikimo. Planavimo susirinkimas – tai trumpas renginys, kuriame aptariami aktualūs klausimai, daugiausiai planavimo susirinkimui skiriama 15-20 minučių. Susitikimas užtrunka daug ilgiau ir aptariamos ne tiek dabartinės, kiek ateities problemos.
Laikui bėgant ir patyrus, kiekvienas vadovas nustato tam tikrus konkrečius atskaitos taškus, kuriais jis praeina. Kai kuriais momentais kiekvienas planavimo susitikimas, kai kur rečiau. Taigi šiuos klausimus vadovui reikėtų pateikti popieriuje. Planavimo susirinkimą būtina vesti pagal sukurtą šabloną, tačiau esant reikalui šabloną galima nesunkiai pakeisti.
Norint efektyviai vesti planavimo susirinkimą, vadovas turi fiksuoti pavaldiniams skirtas užduotis ir pavaldiniams vadovo paskirtas užduotis. Tai daroma norint pamatyti veiklas, kurias reikia atlikti. Tada bus galima sakyti, kad buvo užduotis iš tokios ir tokios datos ir ji nebuvo atlikta. Prieš pavaldinį pasirodo artimiausio darbo laiko veiksmų žemėlapis.
Planavimo susirinkime turi būti aiškiai paskirstytos užduotys ir darbų apimtis einamajam laikotarpiui. Kiekvienas turi žinoti, kas ką darys.

Kada keiksmažodžiai yra veiksmingi?

Ar gamyboje apskritai būtina keiktis, o ką jau kalbėti apie tai, kad viršininkas pakeltų ranką prieš pavaldinį? Šiandien nėra aiškaus atsakymo. Tačiau galime drąsiai teigti, kad ši valdymo forma pasensta.

Vadovas turi būti gerbiamas kolektyve, o pastatytas į pavaldinio vietą, kartais jį lengviausia motyvuoti pakeltu tonu. Vadovas neturėtų pamiršti, kad jei nori pagarbos iš kolektyvo, jam pačiam reikia išmokti gerbti komandą. Šiandien galime pasakyti, kad viršininkas turi suprasti ir jausti, kur pakelti balsą, o kur kalbėti ramiu tonu:

Jei reikalingas konstruktyvus dialogas, būtinai ramus pokalbis. Ten, kur reikalinga darbuotojo kūrybinė iniciatyva, kad darbuotojas sugalvotų ką nors naujo, ten, kaip taisyklė, planavimo susirinkimas vyksta ramesnėje aplinkoje.
Jei reikia motyvuoti ir pastatyti pavaldinius į jų vietą, galima pabelsti į stalą kumščiu ir ištarti kelis keiksmažodžius. Beje, būtent apie tokius atvejus dažnai sakoma: „Mušik savo, kad svetimi bijotų“.Pakelti balsą planavimo posėdyje paprastai būtina, kai reikia tiesiogiai atlikti užduotį, be neleistinų pavaldinio veiksmų. Tačiau nepamirškite, kad šiandien yra technologijų amžius, kiekvieną keiksmažodį galima įrašyti į diktofoną ir tada paduoti į teismą.

Sėkmės ir iki pasimatymo!

Skyriaus vedėjas – labai užimtas žmogus. Rodikliai, reglamentai, sudėtingų problemų sprendimai, visų ir visko suorganizavimas siekiant tikslo – viskas ant jo pečių. Kuo teisingiau parinktas valdymo priemonių rinkinys, tuo vadovas efektyvesnis. Ar verta skirti laiko tokiai priemonei kaip planavimo susitikimas linijiniame vienete?

Net įmonėse, kuriose planavimo susitikimai yra privalomi ir reglamentuojami, vadovai dažnai į juos kreipiasi formaliai – tiesiog šaudykitės ir tęskite savo darbus. Jie laiko susitikimų planavimą laiko švaistymu, kurį sugalvojo teoretikai. Jų šūkis yra toks: „Praktikai turi dirbti, o ne apgalvoti“. Tuo pačiu metu įmonėse, kuriose susirinkimų planavimas yra neprivalomas ir yra asmeninė iniciatyva, atsiranda vadovų, kurie be papildomų priminimų tam tikru laiku surenka darbuotojus ir su jais pasikalba.

Kodėl šie „keisti“ vadovai taip „neefektyviai“ švaisto savo brangų laiką, jei niekas jų neįpareigoja to daryti? Pastaruoju metu turėjau nuodugniai panagrinėti šią problemą. Krizė pareikalavo aukščiausio lygio vadovų pasinerti į verslą giliau. Pasikeitė žaidimo taisyklės rinkoje ir tam, kad įmonė ne tik išsilaikytų, bet ir išnaudotų krizę savo pozicijoms rinkoje stiprinti, ji turi tapti arčiau klientų – išorinių ir vidinių.

Norėdamas greitai reaguoti į pokyčius ir padidinti situacijos kontrolės lygį, be kita ko, pradėjau reguliariai jungtis į planavimo posėdžius skyriuose ir lyginau skirtingus jų vedimo stilius. Skaičiai buvo orientaciniai: paaiškėjo, kad iš 12 vieno profilio padalinių, kuriuose vykdomi ir pardavimai, ir sutarčių vykdymas, aukščiausi ir stabiliausi rodikliai yra tie, kuriuose planavimo posėdžiai vyksta kas savaitę. Ir tai nėra atsitiktinumas.

Planavimo susirinkimo tikslas

Jei vadovas, paklaustas apie planavimo susitikimo tikslą, atsako: „Nes taip turi būti“, geriau jo nerengti. Bet kokie oficialūs renginiai „dėl šou“ veikia tik nepalankioje padėtyje, jie moko dirbti ne dėl rezultato, o dėl „pasirodymo, kad judate tikslo link“. Pavadinimas „planavimo susirinkimas“ sufleruoja, kad jo tikslas – atnaujinti judėjimą pagal suplanuotą planą užsibrėžtų tikslų link.

Jei vertinsime šį įvykį Demingo ciklo požiūriu (Planuoti – Daryti – Tikrinti – Akt), tai planavimo susirinkimas yra reguliarus veiklos stebėjimas (Patikrinimas), siekiant padaryti išvadas ir, jei reikia, koreguoti judėjimą. (Akt). Tačiau yra statistika! Ar verta pritraukti papildomų žmonių? Tai tikrai verta, o pagrindinės planavimo susitikimo funkcijos padeda mums tuo įsitikinti.

Pagrindinės planavimo susirinkimo funkcijos

1) Informacinis. Darbuotojai turi keletą būdų gauti informaciją apie situaciją įmonėje ir rinkoje:

oficialiai paskelbta informacija, kuri kartais praleidžiama arba nevisiškai suprantama;
apkalbos, dažnai labai toli nuo tiesos, bet su dideliu malonumu aptarinėjamos valgomuosiuose ir rūkomuosiuose;
informacija iš pirmų lūpų su paaiškinimais ir akcentuojant svarbius dalykus, kurią vadovas pateikia planavimo posėdyje, skirdamas deramą dėmesį prieštaravimų išsprendimui ir informacijos perdavimo iš lūpų į lūpas efektyvumo mažinimui.

Ir privaloma informuoti darbuotojus apie skyriaus eigą numatytu keliu.

2) Kontrolė. Be sausų ir kategoriškų skaičių, galima stebėti atmosferą komandoje ir išsiaiškinti sėkmės ar rezultatyvumo kritimo priežastis. Remiantis planavimo susitikimo rezultatais, dažnai išryškėja gedimai sąveikos grandinėje padalinyje ir įmonėje, o vadovas nedelsdamas imasi veiksmų joms pašalinti.

3) Motyvuojantis. Darbuotojams reikia dėmesio. Prisiminkime garsųjį Hawthorne efektą vadyboje – darbo našumas didėja dėl to, kad skiriamas dėmesys darbuotojų veiklai. Planavimo susirinkimas yra vienas geriausių būdų reguliariai priminti darbuotojams, kad jie svarbūs ir kad jų darbui skiriama pakankamai dėmesio.

Vienam iš skyriaus darbuotojų įvyko proveržis, pakilimas – gera priežastis pripažinti pasiekimus ir, jei reikia, palaikyti konkurencinę dvasią skyriuje. Be skaičių, reikia matyti savo darbuotojų akis. Vadovas turėtų atidžiai žiūrėti ir klausytis savo darbuotojų. Pasikeitė darbuotojo elgesys, dingo aistra - priežastis vadovui į savaitės planą įtraukti individualų pokalbį.

4) Švietimo. Vykdant šią funkciją, planavimo susirinkimas yra nepakeičiamas įrankis supaprastinant sunkų vadovo vadybinį darbą. Per savaitę nutiko visiems orientuojantis darbo atvejis – vadovas jį užrašo ir viešai paskelbia planavimo posėdyje. Taigi erzinantis poreikis daug kartų kartoti tą patį skirtingiems žmonėms jau praeityje, o mes reguliariai ir sąmoningai „galąname“ savo darbo įrankius.

5) Organizacinis. Gera praktika yra pakviesti susijusių skyrių atstovus į planavimo susitikimus, ypač naujovių metu. Galimybė užmegzti ar koreguoti sąveiką, spręsti konfliktus, keistis patirtimi.

6) Drausmingumas. U motyvacija, kaip valdymo priemonė, turi vieną labai reikšmingą trūkumą: jo poveikis trumpalaikis. Nedaug žmonių sugeba save motyvuoti, o būtent šį gebėjimą turintys žmonės dažniausiai tampa lyderiais.

Drausmė, reguliarūs ritualai ir taisyklės, įskaitant susitikimų planavimą, yra skirti padėti motyvuoti darbuotojus. Planavimo susitikimas yra įvykis. Darbuotojai pratinasi, kad reikės ne tik atsiskaityti skaičiais, bet ir noro pagrįsti savo rodiklius. Planavimo susirinkimui ruošiami klausimai, darbuotojai surenka ir pateikia vadovui atvejus, kuriuos, jų nuomone, reikėtų parodyti visam skyriui. Kaip ir šeimyninė vakarienė penktadieniais, planavimo susirinkimas pagal taisykles tampa įprasta drausmine nuobauda, kai visi privalo atidėti savo reikalus, būtinai būti darbo vietoje ir galiausiai atsigręžti vienas į kitą. Tai ypač svarbu.

Kaip dažnai rengti planavimo susirinkimus

Manau, kad kasdieniai padalinio susirinkimai tinka tik naujokams, kuriems reikalingas mentorystės valdymo stilius ir palaikymas kiekviename žingsnyje. Sukurtai komandai planavimo susitikimai turėtų vykti kas savaitę. Svarbiausia, kad jie būtų atliekami tą pačią dieną, tuo pačiu metu ir maždaug sutampa pagal trukmę ir veiksmų tvarką, o tai išsaugos drausminę funkciją.

Galimo planavimo susitikimo scenarijaus pavyzdys:

Vadovas pagal rezultatus pateikia informacinį pranešimą, darbuotojai gali užduoti patikslinančius klausimus.
Vadovas skelbia planuojamus rodiklius ir užduoda darbuotojams apie juos klausimus. Jei reikia, suplanuoja individualius susitikimus.
Vadovas pasakoja apie savaitės atvejo tyrimą arba pristato pakviestą darbuotoją.
Vadovas išsiaiškina, ar yra visam skyriui svarbių neatidėliotinų darbo klausimų, kuriuos reikia aptarti planavimo posėdyje. Įvertina iškilusias problemas, priima sprendimus – ką iš karto aptarti, ką prireiks atidėto sprendimo.
Vadovas pasakoja apie einamosios savaitės planus – reikšmingus įvykius, susitikimus ir baigia planavimo susirinkimą.

Laiko sąnaudos

Užtrunkame ir gaištame laiką – tai pagrindinė priežastis, kodėl vadovai atsisako rengti planavimo susirinkimus. Tai veda prie visiško šio įrankio atsisakymo arba viskas susiveda į trumpą vadovo monologą be atsiliepimų iš pavaldinių. Išsaugomos tik informacinės ir šiek tiek drausminės funkcijos.

Iš tikrųjų tai yra problema: valdyti „asmeniškai“ yra lengviau nei dirbti su grupe. Grupės dinamikos valdymas yra gero vadovo menas. Jo tikslas – trumpai ir aiškiai pravesti planavimo susirinkimą, o tuo pačiu gauti darbuotojų atsiliepimus, kurie prireikus padės koreguoti judesį. Optimali trukmė yra iki 20-45 minučių. Būtent šis laikas mums nuo vaikystės įsišaknijęs kaip susikaupimo laikotarpis.

Lyderio galia yra ta, kad jis nustato taisykles. Kad planavimo susirinkimas neužsitęstų, su darbuotojais turite sudaryti „planavimo susitikimo sutartį“. Pavyzdžiui:

Aptariame tik bendrus klausimus dėl individualių sprendimų.
Tegul tai trumpai ir tiksliai.
Mes nesiblaškome dėl darbo problemų, perjungiame telefonus į vibracijos režimą.
Nurodydami problemą, siūlome sprendimą.
Su darbu nesusijusius klausimus aptariame ne darbo valandomis.

Taisyklių rinkinys gali skirtis priklausomai nuo situacijos. Svarbiausia, kad vadovas susitvarkytų su reglamentais ir pats nesigilintų į problemas. Planavimo susirinkimo tikslas – nustatyti, o sprendimas gali būti priimtas vėliau, atidžiai pasveriant ir išstudijavus visas detales, kol skyrius dirba. Svarbiausia parodyti darbuotojams, kad praneštos problemos yra sprendžiamos. Kartais pasitaiko situacijų, kai planavimo susitikimas viršija skirtą laiką, o įtampa komandoje aiškiai matoma. Tada reikia susitarti dėl papildomo susitikimo, dažnai po darbo valandų. Tai vadovo įgūdis – neleisti situacijai paaštrėti, atpažinti žymenis, rodančius neigiamus aspektus komandoje.

Žinoma, prireiks laiko, kol skyriuje bus įdiegta planavimo susitikimų priemonė. Kartais reikia atlikti daugiau nei vieną įvykį, kad įrankis taptų tikrai veiksmingas. Kai vadovas tampa atviras atsiliepimams, jis nustebs išgirdęs daug neišsakytų dalykų, kuriuos darbuotojai seniai norėjo pasakyti, bet neturėjo galimybės. Ir tada aš paklausiau! Turite apgalvoti savo pavaldinių vaidmenis ir jų panaudojimą grupės dinamikoje, dirbti su prieštaravimais ir ginčytis aukščiausiu lygiu. Daugelis vadovų neina šiuo konkrečiu formavimosi keliu, o pereina į individualų valdymą, kuris yra daug imlesnis ir mažiau efektyvus, kai iki sėkmės liko tik du žingsniai.

Vadovai, kurie laisvai naudoja šį įrankį, labai sėkmingai naudoja jį savo padaliniuose, nes galėjo įvertinti jos efektyvumą. Planavimo susirinkimas – ne praeities reliktas ir ne formalumas, o vienas moderniausių ir efektyviausių įrankių, padedančių sprendžiant sunkiausią valdymo užduotį – siekiant padalinio tikslų. Tačiau būtent šie tikslai lemia visos įmonės sėkmę.