ચેકલિસ્ટ શું છે? ચેકલિસ્ટ: ઉદાહરણ. ચેકલિસ્ટ

સેલ્સ મેનેજરનું ચેકલિસ્ટ તેના કામની ગુણવત્તા અને કાર્યક્ષમતા પર દેખરેખ રાખવાનું મુખ્ય સાધન છે. તેની સહાયથી, દેખરેખ હાથ ધરવામાં આવી શકે છે - પ્રથમ, મેનેજમેન્ટ દ્વારા, અને બીજું, કર્મચારી પોતે. અમે તમને અમારા લેખમાં ચેકલિસ્ટ કેવી રીતે યોગ્ય રીતે બનાવવું તે કહીશું, અને ઉદાહરણ પણ આપીશું અને નમૂના બતાવીશું.

સેલ્સ મેનેજર ચેકલિસ્ટ: તે શું છે અને તે શું છે?

ચેકલિસ્ટ એ કાર્યોની સૂચિ છે જે ચોક્કસ સમયગાળામાં સેલ્સ મેનેજર (કોઈપણ અન્ય મેનેજર) દ્વારા પૂર્ણ કરવાની જરૂર છે, ઉદાહરણ તરીકે, કાર્યકારી દિવસ.

આ ફક્ત કાર્યોની સૂચિ નથી, તે તે કાર્યોની સૂચિ છે જે નિષ્ફળ થયા વિના માત્ર પૂર્ણ કરવાની જરૂર નથી, પણ તેના અમલીકરણની તપાસ કરવા, તેના પૂર્ણ થયાની જાણ કરવા - તમારી જાતને, મેનેજમેન્ટને. સામાન્ય રીતે, અંગ્રેજીમાંથી અનુવાદિત, “શીટ” એ “સૂચિ” છે અને “ચેક” એ “ચેક” છે.

રિટેલ સ્ટોર માટે ચેકલિસ્ટ એ પણ એવું કંઈક કરવાનું યાદ રાખવા માટેનું એક અસરકારક સાધન છે જે મહત્વપૂર્ણ છે અને સેલ્સ મેનેજર દ્વારા કરવું જોઈએ.

આજે વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિની ગતિ એટલી તીવ્ર છે કે કોઈ મહત્વપૂર્ણ વિશે ભૂલી જવાનું ખરેખર મુશ્કેલ નથી: તમે મહત્વપૂર્ણ મીટિંગ ભૂલી અને ચૂકી શકો છો, જરૂરી ખરીદી કરવાનું ભૂલી શકો છો, વ્યવસાયિક દરખાસ્તનો પ્રતિસાદ આપી શકો છો, વગેરે.

ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ પ્રવૃત્તિના તમામ ક્ષેત્રોમાં થાય છે જ્યાં ભૂલો કરવી અસ્વીકાર્ય છે: દવા, બાંધકામ અને અન્ય ક્ષેત્રોમાં.

એવું બને છે કે કામકાજના દિવસ દરમિયાન મેનેજર પાસે શાબ્દિક રીતે એક પણ ફ્રી મિનિટ હોતી નથી, માત્ર આરામ માટે જ નહીં, પણ કેટલીક મહત્વપૂર્ણ બાબતો માટે પણ.

પરંતુ તે જ સમયે, જો તમે કામકાજના દિવસના અંતે પ્રદર્શનનું વિશ્લેષણ કરો છો, તો તે તારણ આપે છે કે ત્યાં કોઈ વિશેષ પરિણામો નથી: જેમ કે તમે ઘણું કામ કર્યું છે, ઘણું બધું કર્યું છે, એકવાર પણ બેઠા નથી, અને અંતે કંઈ કર્યું નહીં.

આ ઘટના ફક્ત સેલ્સ મેનેજર માટે જ નહીં, પણ કર્મચારીઓની કોઈપણ શ્રેણી માટે પણ લાક્ષણિક છે. આવું ત્યારે થાય છે જ્યારે મેનેજર તેમના કામકાજના દિવસને શક્ય તેટલી શ્રેષ્ઠ રીતે સંરચિત કરતા નથી, બિનમહત્વપૂર્ણ કાર્યોમાં ઘણો સમય વિતાવે છે, જે કાર્યોને પ્રાથમિકતા આપવી જોઈએ તે માટે થોડો અથવા ઓછો સમય છોડે છે.

અને તે જ સમયે, મેનેજરને લાગે છે કે તે આખો દિવસ અથાક મહેનત કરે છે.

ચેકલિસ્ટ તમારા સમયનું અસરકારક રીતે આયોજન કરવાની આ સમસ્યાને ઉકેલવામાં મદદ કરે છે. ચેકલિસ્ટમાં જે કાર્યો તેણે દિવસ દરમિયાન પૂર્ણ કરવાના છે તે લખ્યા પછી, મેનેજરે તેનો સમય એવી રીતે વહેંચવો પડશે કે તમામ કાર્યો પૂર્ણ કરવા માટે પૂરતો હોય.

Business.Ru સ્ટોર ઓટોમેશન પ્રોગ્રામ તમને ફક્ત તમારા કાર્યોને સમયસર પૂર્ણ કરવા માટે જ નહીં, પણ તમારા કર્મચારીઓને પણ નિયંત્રિત કરવાની મંજૂરી આપશે. તમારા સબઓર્ડિનેટ્સને ઓનલાઈન કાર્યો સોંપો અને જો જરૂરી હોય તો ગોઠવણો કરીને આખા દિવસ દરમિયાન તેમની પૂર્ણતાનું નિરીક્ષણ કરો.

વેચાણ વિભાગના વડા માટે ચેકલિસ્ટ. વિડિયો

ચેકલિસ્ટ કેવી રીતે યોગ્ય રીતે બનાવવું અને લખવું

ચેકલિસ્ટ એ કૉલમ્સનું ટેબલ છે:

1. કાર્ય;
2. પૂર્ણતા ચિહ્ન;
3. નોંધો

આ સામાન્ય રીતે સ્વીકૃત, પરિચિત અને ઘણા લોકો માટે પરિચિત ચેકલિસ્ટ માળખું છે. તે ઉદ્યોગના આધારે બદલાઈ શકે છે જેમાં કોઈ ચોક્કસ મેનેજર કામ કરે છે.

ત્યાં ઘણા સરળ નિયમો છે, જેને અનુસરીને તમે સાચી ચેકલિસ્ટ લખી શકો છો, જે તમારા પોતાના સમયનું સંચાલન કરવા માટે એક અસરકારક સાધન બની જશે, તેમજ સેલ્સ મેનેજર અને કંપનીના અન્ય કોઈપણ નિષ્ણાતના અંગત સહાયક બનશે.

આ નિયમો નીચે મુજબ છે.

1. તેને ટૂંકા રાખો. સંક્ષિપ્ત સંસ્કરણમાં, ડીકોડિંગ અને બિનજરૂરી સ્પષ્ટતા વિના, પોઈન્ટના સ્વરૂપમાં કાર્યો લખવા જરૂરી છે;

2. તમને જે જોઈએ છે તે લખો. ફક્ત તે જ કાર્યો કે જે ચોક્કસ મહત્વના હોય અને મેનેજર ભૂલી શકે તે જ ચેકલિસ્ટ પર લખવું જોઈએ. દેખીતી રીતે, ચેકલિસ્ટ પર "કમ્પ્યુટર ચાલુ કરો" જેવું કંઈક લખવાની જરૂર નથી;

3. હકારાત્મક સ્વરૂપમાં લખો. ઉદાહરણ તરીકે, કાર્યો આના જેવા દેખાઈ શકે છે:

• સપ્લાયર N સાથેના કરાર હેઠળ મતભેદનો પ્રોટોકોલ તૈયાર કરો;
• સપ્લાયર N1 સાથે કરાર પર હસ્તાક્ષર કરો;
• ખરીદનાર N2 ને વ્યવસાયિક ઓફર મોકલો.

મેનેજમેન્ટ અને રિટેલ ક્ષેત્રના કેટલાક નિષ્ણાતો કહે છે કે કાર્યોને હકારાત્મક સ્વરૂપમાં નહીં, પણ ભૂતકાળમાં પણ લખી શકાય છે.

કથિત રીતે, ચેકલિસ્ટમાં રેકોર્ડિંગ કાર્યોનું આ સ્વરૂપ મેનેજરોની વ્યક્તિગત જવાબદારીમાં વધારો કરે છે અને તે મુજબ, આ ચોક્કસ મેનેજર (તેમાંના દરેક) ના કાર્યની કાર્યક્ષમતામાં વધારો કરે છે.

આ કિસ્સામાં, સમાન કાર્યો આના જેવા દેખાશે (ઉદાહરણ):

• સપ્લાયર N સાથેના કરાર હેઠળ મતભેદનો પ્રોટોકોલ તૈયાર કર્યો;
• સપ્લાયર N1 સાથે કરાર પર હસ્તાક્ષર કર્યા;
• ખરીદનાર N2 ને વ્યાપારી ઓફર મોકલી.

4. પ્રાથમિકતાઓ સેટ કરો. ચેકલિસ્ટમાં સૌથી મહત્વપૂર્ણ કાર્યોને બોલ્ડમાં હાઇલાઇટ કરી શકાય છે અથવા મોટા અક્ષરોમાં લખી શકાય છે ("કેપલોક").

અણધાર્યા સંજોગોમાં, મેનેજર તેના સમયપત્રકમાં એવી રીતે ફેરફાર કરી શકે છે કે તેઓ આજ માટે આયોજિત સૌથી મહત્વપૂર્ણ કાર્યોના અમલને અસર ન કરે.

કાર્યોને હાઇલાઇટ કરતી વખતે, તેને વધુપડતું ન કરો: ઘણા બધા ફાળવેલ કાર્યો ફક્ત મેનેજરને અવ્યવસ્થિત કરી શકે છે, જે આખરે એ હકીકત તરફ દોરી જશે કે કેટલીક સૌથી મહત્વપૂર્ણ વસ્તુઓ પૂર્ણ થશે નહીં.

5. તમારી ચેકલિસ્ટ બહુ મોટી ન બનાવો. નિષ્ણાતો કહે છે કે 20 થી વધુ વસ્તુઓ અને કાર્યો ન હોવા જોઈએ, બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, તમારે ફક્ત તે જ લખવાની જરૂર છે જે ખરેખર મહત્વપૂર્ણ છે અને કોઈ પણ સંજોગોમાં શું ભૂલી શકાય નહીં;

6. સંપાદિત કરો. દિવસ દરમિયાન આધુનિક વ્યક્તિની વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિની ગતિ માત્ર ઝડપી જ નથી, પરંતુ કેટલીકવાર અણધારી પણ હોય છે. કામકાજના દિવસ દરમિયાન, નવા કાર્યો આવી શકે છે અને થશે જેને આજે ઉકેલવાની અને પૂર્ણ કરવાની જરૂર છે: નવી મીટિંગ્સ, ટ્રિપ્સ, કૉલ્સ, પત્રવ્યવહાર. અને આ ચોક્કસપણે તમારી ચેકલિસ્ટમાં ગોઠવણો કરશે;

7. ટિપ્પણી કૉલમમાં, આ અથવા તે કાર્ય કરતી વખતે તમને કઈ મુશ્કેલીઓનો સામનો કરવો પડ્યો હતો, ઘોંઘાટ શું હતી તે સૂચવવાનું ભૂલશો નહીં;

8. વિશ્લેષણ કરો. કામકાજના દિવસના અંતે, તે પછી, તમારે તમારી ચેકલિસ્ટ પર જવાની જરૂર છે અને તે જોવાની જરૂર છે કે શું પૂર્ણ થયું, તે કેવી રીતે પૂર્ણ થયું, તમે કામકાજના દિવસ દરમિયાન ચેકલિસ્ટમાં જે નોંધ છોડી દીધી હતી તે ફરીથી વાંચો.

આ વિશ્લેષણ તમને સમયના આયોજન અને અગ્રતા સાથે તમારી પોતાની સંભવિત સમસ્યાઓને ઓળખવામાં અને આ સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરવામાં મદદ કરશે. ચેકલિસ્ટ પર કામ કરવું, તેનું સતત પૃથ્થકરણ કરવું અને પસાર થયેલા દરેક દિવસનું વિશ્લેષણ કરવાથી સેલ્સ મેનેજરની કાર્યક્ષમતામાં સુધારો કરવામાં મદદ મળશે.

સેલ્સ મેનેજર માટે નમૂના ચેકલિસ્ટ

કામકાજના દિવસ (કાર્યકારી સપ્તાહ) માટે સેલ્સ મેનેજર માટે નમૂના ચેકલિસ્ટ આના જેવું દેખાઈ શકે છે (ઉદાહરણ):

Business.Ru સ્ટોરના કાર્યને સ્વચાલિત કરવા માટેના પ્રોગ્રામ સાથે, તમે સરળતાથી તમારા ગૌણ અધિકારીઓ માટે યોજનાઓ સેટ કરી શકો છો અને તેમના અમલીકરણની ટકાવારીને ટ્રૅક કરી શકો છો. પ્રેરણા પ્રણાલી પારદર્શક બનશે અને વેચનાર પોતે સમજી શકશે કે તેણે કેટલી કમાણી કરી અને શું કર્યું.

તમારો સ્ટોર શું વેચે છે તેના આધારે, સેલ્સ મેનેજરની ચેકલિસ્ટ માટેનો નમૂનો અલગ હોઈ શકે છે. ઓછામાં ઓછા, કાર્યો અલગ હશે, અને દરેક દિવસ માટે, દરેક અઠવાડિયા માટેના કાર્યો અલગ હશે.

ઉપરોક્ત નમૂનાનો અભ્યાસ કર્યા પછી તમારે ચેકલિસ્ટ અથવા તૈયાર નમૂના શોધવાની જરૂર નથી, તમારા વેચાણ સંચાલકો સાથે ચેકલિસ્ટ ફોર્મ્સ તૈયાર કરો જે તમારા માટે યોગ્ય છે અને તે કાર્યક્ષમતા સુધારવા માટે કામ કરશે; તમારા વ્યવસાયની.

શું તમે ક્યારેય એવું વિચાર્યું છે કે તમે કોઈ કર્મચારીને કંઈક પુનરાવર્તન કરી રહ્યાં છો તે આ પ્રથમ વખત નથી? અથવા નોંધ લો કે પરિચિત કાર્ય કરતી વખતે, કર્મચારીઓ સમાન હેરાન કરતી ભૂલો કરે છે? જો હા, તો કર્મચારીઓને ચેકલિસ્ટ બનાવવાની સૂચના આપવાનો આ સમય છે.

ચેકલિસ્ટ(ચેક લિસ્ટ) - કોઈપણ કાર્ય માટે જરૂરી સંખ્યાબંધ તપાસો ધરાવતી યાદી. સૂચિ પરની વસ્તુઓને ચિહ્નિત કરીને, કર્મચારી આ કાર્યની સ્થિતિ/ચોક્કસતા વિશે જાણી શકે છે.

ચેકલિસ્ટનું મહત્વ વધારે પડતું આંકી શકાતું નથી. કર્મચારી ગમે તેટલો અનુભવી હોય, ઉતાવળમાં તે એક મહત્વપૂર્ણ વિગત સરળતાથી ભૂલી શકે છે. ચાલો, ઉદાહરણ તરીકે, એક સામાન્ય પરિસ્થિતિ લઈએ - પ્રદર્શનમાં ભાગ લેવાની તૈયારી. આ એક ખૂબ ખર્ચાળ ઉપક્રમ છે. એક ચૂકી ગયેલી વિગત - ફ્લાયર્સ સમયસર છપાયા નથી - અડધા બજેટનો ખર્ચ કરી શકે છે.

ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ થઈ શકે છે વિવિધ ક્ષેત્રોમાં:વેઇટર્સ માટે, પાઇલોટ્સ માટે, માર્કેટર્સ માટે, વેબ ડિઝાઇનર્સ માટે ચેકલિસ્ટ્સ છે.

નીચે ચેકલિસ્ટ બનાવવા માટેના નિયમો છે જે તમારા કર્મચારીઓને ઉપયોગી અને ઉચ્ચ-ગુણવત્તાવાળા સાધન બનાવવામાં મદદ કરશે.

ચેકલિસ્ટ્સ દોરવાના નિયમો

ચેકલિસ્ટ વસ્તુઓ એ ન્યૂનતમ સંપૂર્ણ કામગીરી છે. તેનો અર્થ શું છે?

બિઝનેસ કાર્ડના ઉત્પાદનનો ઓર્ડર આપવો અને ઓફિસમાં બિઝનેસ કાર્ડ પહોંચાડવા એ 2 અલગ-અલગ કામગીરી છે.

તેથી, તેઓ ચેકલિસ્ટમાં અલગ વસ્તુઓ તરીકે પ્રદર્શિત થાય છે.

* બિઝનેસ કાર્ડનો ઓર્ડર આપવામાં આવ્યો છે
* વ્યવસાય કાર્ડ ઓફિસમાં વિતરિત

2. પોઈન્ટ્સ હકારાત્મક સ્વરૂપમાં લખવામાં આવે છે

ચેકલિસ્ટનો હેતુ તત્પરતા તપાસવાનો છે, તેથી આઇટમ્સને હકારાત્મક સ્વરૂપમાં કંપોઝ કરવું વધુ સારું છે - "ઓર્ડર કરેલ, વિતરિત." "ઓર્ડર બિઝનેસ કાર્ડ્સ" અને "બિઝનેસ કાર્ડ્સ ઓર્ડર કરેલ" શબ્દોની તુલના કરો. બીજા વિકલ્પને વધુ જવાબદારીની જરૂર છે.

3. પોઈન્ટની શ્રેષ્ઠ સંખ્યા 20 સુધી છે

ચેકલિસ્ટ લાંબી ન હોવી જોઈએ. પોઈન્ટ્સની શ્રેષ્ઠ સંખ્યા 20 સુધી છે. જો જરૂરી હોય, તો કાર્યને કેટલાક તબક્કામાં વિભાજીત કરવું અને દરેક તબક્કા માટે અલગ ચેકલિસ્ટ બનાવવું વધુ સારું છે.

ચેકલિસ્ટ ઉદાહરણ:

ચેકલિસ્ટનું અસરકારક અમલીકરણ

ચેકલિસ્ટ તૈયાર કર્યા પછી, કર્મચારી સાથે માનસિક રીતે તમામ મુદ્દાઓ પર જાઓ. શું ચૂકી ગયું તે લખો. પોઈન્ટને યોગ્ય ક્રમમાં મૂકો. સંપાદનો કરો.

2. ડિઝાઇન

ચેકલિસ્ટ સૌંદર્યલક્ષી રૂપે આનંદદાયક દેખાવું જોઈએ - પછી તેની સાથે કામ કરવું વધુ સુખદ હશે.

3. અનુકૂળ પ્રવેશ

કર્મચારીઓ માટે દસ્તાવેજોની વહેંચાયેલ ઍક્સેસ ગોઠવો જેથી તેઓ યોગ્ય સમયે સરળતાથી છાપી શકાય. પરિણામી સૂચિને કોષ્ટકના સ્વરૂપમાં છાપો (જો ચેક શીટ દરરોજ ભરવામાં આવે તો).

ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરવાના ફાયદા

ઑનલાઇન વ્યવસાય માટે ઉપયોગી ચેકલિસ્ટના ઉદાહરણો

આ લેખમાં આપણે નમૂના ચેકલિસ્ટ જોઈશું. કોઈપણ જટિલ અથવા બહુ-તબક્કાની કામગીરીને નિયંત્રિત કરવાની અનુકૂળ અને સમજી શકાય તેવી રીતનું આ નામ છે. ચેકલિસ્ટની એપ્લિકેશનની શ્રેણી એટલી વિશાળ છે કે તેમના વિશેની માહિતી એક સાથે સર્જનાત્મક લોકો, વિદ્યાર્થીઓ, ઉદ્યોગસાહસિકો, કંપની સંચાલકો અને વિવિધ ક્ષેત્રોના નિષ્ણાતો માટે ઉપયોગી થશે.

"ચેકલિસ્ટ" શું છે

જો "ચેકલિસ્ટ" ની વિભાવના તમારા માટે અજાણી લાગે છે, તો પણ તમે ચોક્કસપણે એક કરતા વધુ વખત તેનો સામનો કર્યો હશે. મોટેભાગે, આ ક્રમિક ક્રિયાઓ (અથવા પગલાં) ની સૂચિને આપવામાં આવેલું નામ છે જે લક્ષ્ય પ્રાપ્ત કરવા માટે લેવામાં આવવી જોઈએ. સમસ્યાને ઉકેલવા માટે તમામ બિંદુઓ અથવા કામગીરી પૂર્ણ થઈ ગઈ છે કે નહીં તે તપાસવા માટે પણ તેનો ઉપયોગ કરી શકાય છે.

સરળ શબ્દોમાં કહીએ તો, તે ક્રિયાઓની સૂચિ છે જે અંતિમ પરિણામ પર પહોંચવા માટે એક પછી એક કરવાની જરૂર છે.

આવી શીટ્સના ઉપયોગનો અવકાશ એટલો વિશાળ છે કે આપણે ઉચ્ચ આત્મવિશ્વાસ સાથે કહી શકીએ: દરેક વ્યક્તિએ ક્યારેય પોતાના માટે "ટૂ-ડુ લિસ્ટ" બનાવ્યું છે.

જો કે, આ લેખમાં આપણે જોઈશું કે ચેકલિસ્ટ કેવી રીતે ઉદ્યોગસાહસિકતા અને વ્યક્તિગત કર્મચારીઓ અને સમગ્ર કંપનીઓના કાર્યને ગોઠવવામાં મદદ કરે છે.

"ચેકલિસ્ટ" એ ક્રિયાઓની સૂચિ છે જે અંતિમ પરિણામ પ્રાપ્ત કરવા માટે એક પછી એક કરવાની જરૂર છે.

ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કયા વિસ્તારોમાં થાય છે?

ઉત્પાદન માટે ચેકલિસ્ટના ફાયદાઓ પહેલાથી જ ઘણા સાહસિકો, મેનેજરો અને કર્મચારીઓ દ્વારા પ્રશંસા કરવામાં આવી છે. જ્યારે તમારે મલ્ટિટાસ્ક કરવાની જરૂર હોય છે (અને આધુનિક પરિસ્થિતિઓમાં આ લગભગ દરેક સમયે થાય છે), એક ટૂ-ડૂ સૂચિ તમામ કામગીરીના અમલને મોનિટર કરવામાં મદદ કરે છે. આ કિસ્સામાં, બધા ધ્યેયો અને ઉદ્દેશ્યોને ધ્યાનમાં રાખવાની જરૂર નથી.

વિવિધ સ્વરૂપોમાં ચેકલિસ્ટ્સ શોધવા માટેના સૌથી સામાન્ય સ્થાનો છે:

• ઉડ્ડયન (પાઇલોટ્સ ખાસ પ્રક્રિયા અનુસાર ટેકઓફ પહેલાં વિમાનની તૈયારી તપાસે છે);
• બાંધકામ;
• દવા (પ્રક્રિયાઓથી જટિલ સર્જિકલ કામગીરી સુધી);
• એકાઉન્ટિંગ અને ઓડિટીંગ;
• સંચાલન, વેચાણ સહિત;
• શિક્ષણ

આમ, ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ એવા વિસ્તારોમાં થાય છે જ્યાં સતત એકાગ્રતા જરૂરી હોય છે, અને સમગ્ર ઘટનાની સફળતા (અને ઉડ્ડયન અને દવામાં, લોકોના જીવન) દરેક વસ્તુની પૂર્ણતા પર આધાર રાખે છે. ચાલો ચેકલિસ્ટના વ્યક્તિગત પ્રકારો જોઈએ.

ચોક્કસ ઉદ્યોગોમાં ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરવો

ઉડ્ડયન ઉદ્યોગમાં ઉદ્ભવતા, ચેકલિસ્ટ્સ લાંબા સમયથી માત્ર એક ઉદ્યોગમાં તેમના ઉપયોગને આગળ વધાર્યા છે. કેટલાક લોકોની માન્યતા હોવા છતાં કે સૌથી મહત્વપૂર્ણ વસ્તુઓ ભૂલી શકાતી નથી, પ્રેક્ટિસ તેનાથી વિરુદ્ધ બતાવે છે. આધુનિક વિશ્વમાં ઘણા બધા વિક્ષેપો છે, તેથી કેટલીકવાર સ્વયંસંચાલિતતામાં લાવવામાં આવેલી ક્રિયા પણ ભૂલ સાથે કરવામાં આવે છે. આને અવગણવા માટે, ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરવો તે મુજબની છે. તેઓ વિવિધ ક્ષેત્રોમાં કેવી રીતે ઉપયોગમાં લેવાય છે?

ફૂડ સર્વિસ ચેકલિસ્ટ્સ

કેટરિંગ સંસ્થાઓમાં, ચેકલિસ્ટનો સતત ઉપયોગ થાય છે અને એક નકલમાં નહીં. ઉદાહરણ તરીકે, રેસ્ટોરન્ટ ઓપનિંગ ચેકલિસ્ટ મેનેજરો અને કર્મચારીઓને સેવાના સ્વીકૃત ધોરણોની ખાતરી કરીને વ્યવસાય માટે સ્થાપના તૈયાર કરવામાં મદદ કરે છે.

દરેક શિફ્ટ માટે, સામાન્ય રીતે એક અલગ શીટ તૈયાર કરવામાં આવે છે, જે મેનેજરની સંખ્યા, તારીખ અને અટક દર્શાવે છે. તે કિસ્સામાં ચેકલિસ્ટ - વાસ્તવમાં રિપોર્ટિંગ દસ્તાવેજ. જો કંઈક યોજના મુજબ ન થાય, તો મેનેજર તેનો અભ્યાસ કરી શકે છે અને સમજી શકે છે કે મેનેજરે કઈ ભૂલો કરી છે.

1. દિવસ માટે ઇવેન્ટ પ્લાન તપાસી રહ્યું છે (જન્મદિવસ, વર્ષગાંઠો).
2. કેશ રજિસ્ટર પર રોકડ તપાસી રહ્યું છે.
3. સફાઈનું સંગઠન.
4. રસોડામાં અને શૌચાલયમાં રિપોર્ટ શીટ્સની ઉપલબ્ધતા.
5. બધા કર્મચારીઓ તપાસી રહ્યા છીએ (વિલંબ, દેખાવ, વગેરે).
6. રસોડાના કામની શરૂઆત.

અલબત્ત આ સૂચિ અંદાજિત છે, દરેક રેસ્ટોરન્ટ તેના પોતાના વિકાસ કરે છે. દરેક પદ માટે એક અલગ પ્રક્રિયા વિકસાવી શકાય છે, ઉદાહરણ તરીકે, રેસ્ટોરન્ટ વેઇટર્સ માટે, રસોડાના કામદારો માટે, વગેરે માટે ચેકલિસ્ટ. આવા દસ્તાવેજો સામાન્ય રીતે ટૂંકા સમય માટે સંગ્રહિત થાય છે, એક મહિના કરતાં વધુ નહીં (જો કોઈ સમસ્યારૂપ પરિસ્થિતિ ઊભી થાય તો).

કેટરિંગ સંસ્થાઓમાં, ચેકલિસ્ટનો સતત ઉપયોગ થાય છે અને એક નકલમાં નહીં.

સફાઈ ઉદ્યોગમાં ચેકલિસ્ટ

વ્યાવસાયિક સફાઈ ઉદ્યોગમાં, ચેકલિસ્ટનો પણ વ્યાપકપણે ઉપયોગ થાય છે. ઉદાહરણ તરીકે, સફાઈ ચેકલિસ્ટ. આવી સૂચિનો નમૂનો અનેક સંસ્કરણોમાં બનાવી શકાય છે:એક્શન પ્લાન તરીકે અને રિપોર્ટિંગ દસ્તાવેજ તરીકે. ચાલો બંને વિકલ્પો ધ્યાનમાં લઈએ.

કાર્યવાહીની યોજના તરીકે, સંસ્થાઓ અને ખાનગી ગ્રાહકોને સેવાઓ પ્રદાન કરતી વખતે વ્યાવસાયિક સફાઈ કંપનીઓ દ્વારા સફાઈ ચેકલિસ્ટનો સામાન્ય રીતે ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. આ કિસ્સામાં અમે વ્યાવસાયિક સફાઈ વિશે વાત કરી રહ્યા હોવાથી, ક્રિયાઓની સૂચિ ગુણવત્તાના આવશ્યક સ્તરને પ્રાપ્ત કરવામાં મદદ કરે છે. નીચેની વસ્તુઓ શામેલ હોઈ શકે છે:

1. ધૂળ સંગ્રહ, ભીની સફાઈ, ફર્નિચરની સંભાળ.
2. વિન્ડો ધોવા.
3. ફ્લોર ધોવા.

આ શીટનો હેતુ કર્મચારીને સ્થળ પર નેવિગેટ કરવામાં મદદ કરવાનો છે, તમામ મુદ્દાઓને પૂર્ણ કરો અને શક્ય તેટલી ઉચ્ચ ગુણવત્તા સાથે સફાઈ સેવાઓ પ્રદાન કરો જેથી ક્લાયંટને કોઈ ફરિયાદ ન હોય. ક્લાયંટની વિનંતી પર, અન્ય કાર્યો ચેકલિસ્ટમાં શામેલ થઈ શકે છે.

પણ ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ રિપોર્ટિંગ દસ્તાવેજો તરીકે થઈ શકે છે, ઉદાહરણ તરીકે, શૌચાલય સાફ કરવા માટે. લગભગ તમામ લોકોએ આવી શીટ્સનો સામનો કર્યો છે. તેઓ સામાન્ય રીતે કાફે અને રેસ્ટોરન્ટના રેસ્ટરૂમમાં અટકી જાય છે. આવા ચેકલિસ્ટ પરની વસ્તુઓમાં કાર્યોની સૂચિ નથી, પરંતુ સફાઈનો સમય છે. સફાઈ પૂર્ણ કર્યા પછી, કર્મચારી દરેક વસ્તુની બાજુમાં તેની સહી મૂકે છે. આવા દસ્તાવેજ સ્થાપનાના મેનેજરને સફાઈની સમયસર પૂર્ણતાની દેખરેખ અને ચકાસણી કરવામાં મદદ કરે છે.

વેચાણમાં ચેકલિસ્ટ

સક્રિય વેચાણ સાથે સંકળાયેલા કોઈપણ કર્મચારીઓએ તેમની કામગીરી સુધારવા માટે ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ. સૌ પ્રથમ, ક્લાયંટ સાથે, ખાસ કરીને ફોન પર સંચાર ગોઠવવા માટે ચેકલિસ્ટ્સની જરૂર છે.

મોટાભાગના "કોલ્ડ" કૉલ નિષ્ફળતામાં સમાપ્ત થાય છે કારણ કે મેનેજર ક્લાયંટ સાથે વાતચીત કરતા નથી, પરંતુ તેને સમાપ્ત થયેલ ટેક્સ્ટ વાંચે છે. તદુપરાંત, મેનેજરો પાસે દરેક પ્રશ્ન અથવા "ઓબ્જેક્શન" માટે ટેમ્પલેટ પણ હોય છે. આ કામમાં અનુકૂળ છે - તમારે તમારા જવાબને વિચારવાની અને કંપોઝ કરવાની જરૂર નથી - પરંતુ વ્યવહારમાં તે એકદમ નકામું છે. ગ્રાહકોને આ અભિગમ પસંદ નથી.

ચેકલિસ્ટ વધુ જીવંત વાર્તાલાપ બનાવવામાં મદદ કરી શકે છે, જે વેચાણની સંભાવનાને વધારે છે. સેલ્સ મેનેજરની ચેકલિસ્ટમાં નીચેની વસ્તુઓ શામેલ હોવી જોઈએ:

1. ઓળખાણ.
2. કૉલનો હેતુ.
3. ઓફર.
4. વિગતોની સ્પષ્ટતા, ક્લાયન્ટ સાથે સંવાદ, વાંધાઓના જવાબો.
5. વેચાણ (આમંત્રણ, વગેરે).
6. વિદાય.

જ્યારે મેનેજર એકવિધ અવાજમાં ટેમ્પલેટ શબ્દસમૂહો વાંચે છે ત્યારે આ વિકલ્પ તૈયાર વેચાણ અલ્ગોરિધમ કરતાં વધુ સારો છે. પ્રારંભિક તબક્કામાં તેની સાથે કામ કરવું વધુ મુશ્કેલ હોઈ શકે છે, પરંતુ અંતે તે વધુ અસરકારક રહેશે, કારણ કે તે ક્લાયંટ માટે વ્યક્તિગત અભિગમ જેવું છે.

ઉપરાંત, ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ વ્યક્તિગત મેનેજરની નહીં, પરંતુ સમગ્ર વેચાણ વિભાગની કામગીરીનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે થઈ શકે છે. આ કિસ્સામાં, તેઓ આના જેવા પ્રશ્નો ધરાવે છે:

1. શું કંપનીએ માર્કેટિંગ વ્યૂહરચના વિકસાવી છે?
2. શું કર્મચારીઓને વેચાણ યોજનાની જાણ કરવામાં આવી છે?
3. શું વેચાણ અલ્ગોરિધમ્સ અને કર્મચારી ચેકલિસ્ટ્સ વિકસાવવામાં આવ્યા છે?
4. શું કોઈ ક્લાયન્ટ ડેટાબેઝ છે?
5. કર્મચારીઓ દરરોજ કેટલા કોલ કરે છે?
6. દરેક કર્મચારી વેચાણ દીઠ કેટલા કોલ કરે છે?
7. સરેરાશ ટેલિફોન વાતચીત કેટલો સમય ચાલે છે?
8. વેચાણ યોજના કેવી રીતે પૂર્ણ થાય છે (દિવસ દીઠ, સપ્તાહ દીઠ, દર મહિને).

આમ, તમામ મુદ્દાઓની સતત દેખરેખ અને પદ્ધતિસરના અમલીકરણથી દરેક કર્મચારીની કાર્યક્ષમતામાં વધારો થશે, ખાસ કરીને વેચાણ ક્ષેત્રમાં. તે મહત્વનું છે કે સંસ્થાકીય નેતાઓ ચેકલિસ્ટની તૈયારીને ગંભીરતાથી લે અને તમામ કર્મચારીઓમાં આ પ્રકારના સમય વ્યવસ્થાપનનો ઉપયોગ કરવાની ટેવ કેળવે.

સક્રિય વેચાણ સાથે સંકળાયેલા કોઈપણ કર્મચારીઓએ તેમની કામગીરી સુધારવા માટે ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ.

કેવી રીતે ચેકલિસ્ટ રહસ્ય ખરીદનારને મદદ કરે છે

મિસ્ટ્રી શોપરનું કાર્ય એ વ્યક્તિગત વિક્રેતા અને સમગ્ર સ્ટોરના કાર્યનું વ્યાપક મૂલ્યાંકન છે.આ કિસ્સામાં, તમે માપેલા પરિમાણોની ચેકલિસ્ટ વિના કરી શકતા નથી. સામાન્ય રીતે, આવી યાદીઓ પાંચ-પોઇન્ટ સ્કેલ અથવા ફક્ત "હા/ના" પર આઇટમ્સને રેટ કરે છે. મિસ્ટ્રી શોપિંગ ચેકલિસ્ટમાં નીચેની વસ્તુઓ શામેલ હોવી જોઈએ:

1. ખરીદનાર સંપર્ક:
   • વિક્રેતા પહેલા આવે છે અને પોતાનો પરિચય આપે છે;
   • મૈત્રીપૂર્ણ, નમ્ર;
   • સુઘડ દેખાવ;
   • રસ ધરાવતો, હસતો.
2. માહિતીનો કબજો:
   • ખુલ્લા અને સ્પષ્ટતા સહિત પ્રશ્નો પૂછીને ખરીદનારની જરૂરિયાતોને ઓળખે છે;
   • ક્લાયંટને રસ ધરાવતા ઉત્પાદનો વિશે વાત કરે છે;
   • એનાલોગ ઓફર કરે છે જેના વિશે ખરીદનાર જાણતો નથી;
   • ઉત્પાદનો વિશેની સામગ્રી વિશ્વાસપૂર્વક જાણે છે.
3. કંપનીની સેવાઓની રજૂઆત:
   • વર્તમાન પ્રમોશન અને ડિસ્કાઉન્ટ વિશે વાત કરે છે;
   • લોયલ્ટી પ્રોગ્રામ્સમાં ભાગ લેવાની ઑફર કરે છે (કાર્ડ જારી કરો, બોનસ મેળવો, ન્યૂઝલેટરમાં સબ્સ્ક્રાઇબ કરો).
4. વાંધા સાથે વ્યવહાર:
   • ખરીદનારના અભિપ્રાય વિશે નકારાત્મક બોલતા નથી, તેને ભૂલભરેલું કહેતા નથી;
   • ખુલ્લેઆમ દલીલ કરતા નથી, વૈકલ્પિક તક આપે છે;
   • તર્કબદ્ધ પ્રતિવાદો વ્યક્ત કરે છે.
5. વેચાણ પૂર્ણ:
   • સંવાદનો સારાંશ આપે છે;
   • ઉત્પાદનના વધારાના ગુણધર્મો વિશે જાણ કરે છે જેની અગાઉની વાતચીતમાં ચર્ચા કરવામાં આવી ન હતી;
   • ખરીદી કરવાની પ્રક્રિયા જણાવે છે (ફિટિંગ રૂમ ક્યાં છે, રોકડ રજિસ્ટર ક્યાં છે, ડિલિવરી વિસ્તાર ક્યાં છે, વગેરે);
   • તમારી ખરીદી અને સ્ટોર પસંદ કરવા બદલ આભાર.

મિસ્ટ્રી શોપિંગ ચેકલિસ્ટના બંને સરળ અને વધુ જટિલ વર્ઝન શક્ય છે. જોકે મિસ્ટ્રી શોપર જેટલી વધુ વિગતો આપે છે તેટલી સારી., તેથી સ્ટોર કર્મચારીઓના કામ વિશે એકદમ વિશાળ અને વિગતવાર પ્રશ્નાવલિ વિકસાવવી વધુ સારું છે.

વ્યક્તિગત સમય વ્યવસ્થાપનમાં ચેકલિસ્ટ

ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ માત્ર સાહસોના કાર્યને ગોઠવવા માટે જ નહીં, પણ વ્યક્તિગત આયોજનમાં પણ થઈ શકે છે.ઉદાહરણ તરીકે, જો કોઈ કંપની માટે ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરવાનો રિવાજ નથી, પરંતુ કર્મચારીને તેની જરૂરિયાત જણાય છે, તો તેણે પોતાના માટે આવી ચેકલિસ્ટ બનાવવી પડશે.

આ વર્તમાન કાર્યને સરળ બનાવશે અને તમને ચોક્કસ કામગીરી કરવા માટે સૌથી અસરકારક ગાણિતીક નિયમો ઓળખવા દેશે. ચેકલિસ્ટ અનુસાર કામ કરવાથી કેટલાક માનસિક તણાવમાં રાહત મળશે - એક જટિલ પ્રોજેક્ટ પણ, ભાગોમાં વિભાજિત, વધુ શક્ય બને છે. અને આયોજન કરતી વખતે કંઈપણ ભૂલી જવાના જોખમની ગેરહાજરી એ એક સુખદ બોનસ છે.

ચેકલિસ્ટ અનુસાર કામ કરવાથી કેટલાક માનસિક તણાવમાં રાહત મળશે - એક જટિલ પ્રોજેક્ટ પણ, ભાગોમાં વિભાજિત, વધુ શક્ય બને છે.

ચેકલિસ્ટ કેવી રીતે યોગ્ય રીતે બનાવવું

ચેકલિસ્ટ "જેમ જોઈએ તે પ્રમાણે" કાર્ય કરવા માટે, તમારે તેને યોગ્ય રીતે કંપોઝ કરવાની જરૂર છે. અહીં કેટલીક ભલામણો છે:

1. સૂચિ સરળ અને ટૂંકી હોવી જોઈએ. વિગતવાર નિબંધ લખવાની જરૂર નથી, તમારે મુખ્ય વસ્તુને પ્રકાશિત કરવાની અને શક્ય તેટલા સરળ શબ્દોમાં લખવાની જરૂર છે. શીટ પર માત્ર એક નજરથી તે સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ કે શું કરવું.
2. બિંદુઓ સુસંગત અને એકબીજા સાથે જોડાયેલા હોવા જોઈએ. યાદ રાખો, આ માત્ર એક જ ધ્યેય હાંસલ કરવા માટેનું અલ્ગોરિધમ છે. ચેકલિસ્ટ કાર્ય માટે એક પગલું દ્વારા પગલું અભિગમ ધારે છે. એટલે કે, પ્રથમ પૂર્ણ કર્યા પછી જ બીજા મુદ્દા પર આગળ વધો.
3. સંપાદનો કરો. ચેકલિસ્ટમાં તમામ ફેરફારો, ફેરફારો અને સુધારાઓ રેકોર્ડ કરો.
4. જો તમે વ્યક્તિગત ચેકલિસ્ટ બનાવી રહ્યા છો, તો તેને તમારા માટે વ્યક્તિગત રીતે અનુકૂળ બનાવો. હાઇલાઇટિંગ, ઇટાલિક અને મોટા અક્ષરોનો ઉપયોગ કરો. આ રીતે, તમારે અન્ય લોકો માટે શીટ કેટલી સ્પષ્ટ છે તેની ચિંતા કરવાની જરૂર નથી.
5. ચેકલિસ્ટ 1 શીટ પર ફિટ થવી જોઈએ જો તમે તેને કાગળના સ્વરૂપમાં બનાવો છો અથવા જો તમે ઈલેક્ટ્રોનિક સંસ્કરણ પસંદ કરતા હોવ તો સ્ક્રોલ કર્યા વિના તમારા કમ્પ્યુટર અથવા ફોન સ્ક્રીનના કદમાં ફિટ થવી જોઈએ. શ્રેષ્ઠ - 5-7 પોઈન્ટ.

ચેકલિસ્ટ ક્યાં રાખવું

ચેકલિસ્ટના હેતુ પર આધાર રાખીને, તેમને સંગ્રહિત કરવા માટે ઘણા વિકલ્પો હોઈ શકે છે:

1. વ્યક્તિગત ચેકલિસ્ટ પ્લાનર્સ, ફોન અને કમ્પ્યુટર્સમાં સંગ્રહિત થાય છે. સૌથી સરળ ચેકલિસ્ટ "ઘરથી નીકળતી વખતે શું ન ભૂલવું" એ આગળના દરવાજા પર મૂકવા માટે યોગ્ય છે.
2. કર્મચારીઓના કાર્ય અને સત્તાવાર ચેકલિસ્ટ્સ કાર્યસ્થળ પર સાદા દૃશ્યમાં અથવા કમ્પ્યુટર ડેસ્કટોપ પર ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં મૂકવું જોઈએ.
3. સામૂહિક ચેકલિસ્ટ્સ એવા સ્થળોએ પોસ્ટ કરવી જોઈએ જ્યાં તેઓ તેમના અમલીકરણમાં સામેલ તમામ કર્મચારીઓ માટે સુલભ હોય.

નિષ્કર્ષ

કાર્યનું આયોજન કરવા અને તેની કાર્યક્ષમતા વધારવા માટે ચેકલિસ્ટ એ એક ઉત્તમ વિકલ્પ છે. આવા ચેકલિસ્ટને પ્રવૃત્તિના લગભગ તમામ ક્ષેત્રોમાં એપ્લિકેશન મળી છે: ઉડ્ડયન અને દવાથી લઈને કેટરિંગ અને વ્યાવસાયિક સફાઈ. એક સારી રીતે ડિઝાઇન કરેલ અલ્ગોરિધમ તમને ભય વિના સૌથી ગંભીર અને બહુ-તબક્કાના કાર્યો સુધી પહોંચવામાં મદદ કરશે.

મોટાભાગે, ડિજિટલ સ્ટુડિયોના કાર્યમાં નિયમિત પ્રક્રિયાઓનો સમાવેશ થાય છે. એક નવો ક્લાયંટ આવ્યો, અમે એક વ્યાપક સાઇટ ઓડિટ હાથ ધર્યું અને કાર્ય યોજના તૈયાર કરી. આ યોજનામાં SEO, પ્રત્યક્ષ, મીડિયા, પ્રતિષ્ઠા વ્યવસ્થાપનમાં જાહેરાત ઝુંબેશનો સમાવેશ થાય છે... અને આમાંના દરેક કાર્યને અનુભવમાંથી મેળવેલા એલ્ગોરિધમના સમાન પ્રકાર અનુસાર હાથ ધરવામાં આવવું જોઈએ.

કામને પ્રમાણિત કરવા અને સ્વચાલિત કરવા માટે, અમે Solvintech સ્ટુડિયોમાં ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરીએ છીએ.

તેઓ તમને કંઈપણ ભૂલવામાં મદદ કરે છે અને તમને યોજના અનુસાર દોરી જાય છે.કેટલીક કૃતિઓ ખૂબ જ દળદાર છે. જો આપણે તેને નિયમિતપણે હાથ ધરીએ તો પણ, આપણે કંઈક દૃષ્ટિ ગુમાવી શકીએ છીએ, અને આ પરિણામને અસર કરશે.

ચેકલિસ્ટ પણ વિગતવાર કાર્ય યોજના છે. જ્યારે તમે પાંચમાથી દસમા સ્થાને ન જાવ, ત્યાં કોઈ મૂંઝવણ નથી અને કામ ઝડપથી થાય છે.

અને સૌથી અગત્યનું, તેઓ કામની ગુણવત્તા માટે સ્પષ્ટ માપદંડ ધરાવે છે.દરેક બિંદુએ આપણે સૂચવી શકીએ છીએ કે કયું પરિણામ શ્રેષ્ઠ છે અને કયું અસ્વીકાર્ય છે. અને તે જ સમયે તમામ મધ્યવર્તી વિવિધતા સૂચવે છે.

તે તરત જ સ્પષ્ટ થાય છે કે શું સારું છે અને શું ખરાબ છે

ચેકલિસ્ટ દરેક પ્રકારના કામને અનુરૂપ બનાવી શકાય છે જે પ્રમાણિત કરી શકાય છે. એટલે કે, લગભગ કોઈપણ. પરંતુ મુશ્કેલીઓ છે.

કાર્યક્ષમ ચેકલિસ્ટ અને અવ્યવહારુ ચેકલિસ્ટ વચ્ચે એક સરસ લાઇન છે.

ચેકલિસ્ટના કિસ્સામાં, નિયમ લાગુ પડે છે: તેઓ વાસ્તવિક કાર્ય પ્રક્રિયાને દરેક રીતે અનુરૂપ હોવા જોઈએ. જો આ શરત પૂરી ન થાય, તો ચેકલિસ્ટ કામ કરશે નહીં.

ઉદાહરણ.સ્ટુડિયો નવી સેવા પ્રદાન કરે છે - ઇન્ટરનેટ પર કંપનીની પ્રતિષ્ઠાનું સંચાલન. આ એક બિન-રેખીય સેવા છે: કાર્યની પ્રગતિ સ્ટુડિયોની ક્ષમતાઓ અને સંસાધનો પર આધારિત છે, ત્યાં ઘણી મુશ્કેલીઓ અને સૂક્ષ્મતા છે જે સ્પષ્ટ નથી. તમે જે કરી શકો તે સૌથી ખરાબ વસ્તુ એ છે કે ઔપચારિક રીતે ચેકલિસ્ટ બનાવો. જો આપણે ફક્ત સૈદ્ધાંતિક પરિસરને ધ્યાનમાં લઈએ, તો ચેકલિસ્ટ અને બાબતોની વાસ્તવિક સ્થિતિ વચ્ચે નાના વિરોધાભાસનો સમૂહ ઊભો થાય છે. કર્મચારીઓ અને મેનેજરોએ સતત સંકલન કરવું પડશે અને બધું ફરીથી કરવું પડશે.

અતિશય માંગણીઓ, વિષયવસ્તુની બેદરકારીપૂર્વક વિસ્તૃતીકરણ, અને મહત્વપૂર્ણ મુદ્દાઓની બાદબાકી ચેકલિસ્ટને જીવનમાંથી દૂર લઈ શકે છે. પછી તે નકામું સાધન બની જાય છે. તે હથોડી વડે સ્ક્રૂ ચલાવવા જેવું છે.

સારી ચેકલિસ્ટ કેવું હોવું જોઈએ?

તમારે બે બાબતો ધ્યાનમાં રાખવાની જરૂર છે:

• તમારું કાર્ય એક સુસંગત મિકેનિઝમ બનાવવાનું છે જ્યાં દરેક કર્મચારી સમજે છે કે તબક્કામાં શું અને કેવી રીતે કરવું.
• તમામ ચેકલિસ્ટ આઇટમ્સ એકબીજા સાથે જોડાયેલા હોવા જોઈએ. તમે સ્પષ્ટ સિસ્ટમ વિના દરેક વસ્તુને ટેબલમાં મૂકી શકતા નથી.

કાર્યક્ષમ ચેકલિસ્ટ બનાવવા માટે, તમારે પહેલા દરેક ઓપરેશનને તેના ઘટકોમાં વિભાજીત કરવાની જરૂર છે. તમે કરો છો તે બધી ક્રિયાઓ લખો, સૌથી નજીવી બાબતો સુધી. તમે આ માઇન્ડ મેપમાં કરી શકો છો, અને પછી તેને ચેકલિસ્ટમાં મૂકી શકો છો - તે વધુ અનુકૂળ છે.

1. ક્રિયાઓના ક્રમ અનુસાર ગોઠવો.ઉદાહરણ તરીકે, સરળથી જટિલ, સામાન્યથી વિશિષ્ટ સુધી.
2. અલગ તબક્કામાં વિભાજીત કરો.સંદર્ભિત જાહેરાતોનું ઑડિટ કરવા માટે, તબક્કાઓ નીચે મુજબ હોઈ શકે છે: એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ, જાહેરાત પરિમાણો, જાહેરાત જૂથો અને વ્યક્તિગત જાહેરાતો, કીવર્ડ્સ તપાસવા.
3. દરેક બિંદુએ માત્ર એક જ ક્રિયા છે.જો તમે સાઇટ હેડરનું મૂલ્યાંકન કરી રહ્યાં છો, તો હેડરની ઊંચાઈ, લોગોની હાજરી અને કદ, માહિતી સામગ્રી, ફોન નંબરનો પ્રકાર વગેરે વિશે અલગ-અલગ મુદ્દાઓ લખો. મુખ્ય ક્રિયાઓને બોલ્ડમાં હાઇલાઇટ કરી શકાય છે.
4. માત્ર ચોક્કસ ક્રિયાઓ સૂચવોઅને તેઓ જે પરિણામો તરફ દોરી જાય છે તેના માટે શક્ય (સ્વીકાર્ય અથવા અસ્વીકાર્ય) વિકલ્પો. સિદ્ધાંતની જરૂર નથી - ચેકલિસ્ટ તેના માટે નથી.
5. કર્મચારી માટે ચેકલિસ્ટ શક્ય તેટલું સ્પષ્ટ બનાવો.સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત અને સંક્ષિપ્ત ભાષાનો ઉપયોગ કરો.

કામ પર ચેકલિસ્ટનું ઉદાહરણ

આદર્શ રીતે, તમે થોડા દિવસોમાં 10-20 પ્રમાણભૂત ચેકલિસ્ટ બનાવી શકો છો અને આ અઠવાડિયે અમલીકરણના પ્રથમ પરિણામો જોઈ શકો છો. પરંતુ આવું ભાગ્યે જ બને છે. તૈયાર રહો કે ચેકલિસ્ટના અમલીકરણમાં લાંબો સમય લાગશે. તેમને વિકસિત કરવાની જરૂર છે (અથવા તૈયાર ડાઉનલોડ કરો) અને વ્યવહારમાં પરીક્ષણ કરો. મોટે ભાગે - ઘણી વખત સંપાદિત કરો. અને તેમની અસરકારકતા સાબિત થયા પછી જ અંતિમ મંજૂરી.

તૈયાર ચેકલિસ્ટ

નીચે કેટલીક ચેકલિસ્ટ્સ છે જે અમે સંકલિત કરી છે અને દરરોજ અમારા કામમાં ઉપયોગ કરીએ છીએ. મૂળભૂત રીતે, તેઓ સાર્વત્રિક પ્રક્રિયાઓનું નિયમન કરે છે, જ્યાં વ્યવસાયની વિશિષ્ટતાઓને ધ્યાનમાં લીધા વિના, તમામ તબક્કાઓ લગભગ સમાન હોય છે. તેથી, તેઓ તમને અનુકૂળ કરવા માટે સુધારી શકાય છે, અથવા તમે તેનો ઉપયોગ કરી શકો છો. દસ્તાવેજની એક નકલ બનાવો અને તેને તમારા માટે કસ્ટમાઇઝ કરો.

ચેકલિસ્ટ્સ માટે શું વાપરવું: Google શીટ્સ અને એનાલોગ

અમારા ટેબલોમાંથી એક

સામાન્ય રીતે, આ પદ્ધતિ સ્ટુડિયો અને 50 જેટલા નિષ્ણાતો ધરાવતી કંપનીઓ માટે યોગ્ય છે. આદર્શ રીતે - 20-30.

Google શીટ્સ એનાલોગ:

1. સિટેકકો. અહીં તમે ચેકલિસ્ટ બનાવી શકો છો અને તેમને અલગ-અલગ પ્રોજેક્ટમાં જૂથ બનાવી શકો છો. ત્યાં ઘણી તૈયાર "ચીટ શીટ્સ" પણ છે. અહીં, ઉદાહરણ તરીકે:

અમાન્ય ઈ-મેલ ફોર્મ તપાસવા માટેની ચેકલિસ્ટ

ઇન્ટરફેસ સૌથી સરળ નથી - તમારે તેને શોધવા માટે એક કે બે કલાક પસાર કરવાની જરૂર છે. પરંતુ કાર્યક્ષમતા સારી છે, અને સેવાનું ક્લાઉડ સંસ્કરણ મફત છે.

2. ચેકલિસ્ટ | નિષ્ણાત . તે અહીં વધુ અનુકૂળ છે: અમે નોંધણી કરીએ છીએ, ચેકલિસ્ટ બનાવીએ છીએ અને તેનો ઉપયોગ કરીએ છીએ. અંદર કેટલાક સારા નમૂનાઓ છે. જો કે, ફ્રી વર્ઝનમાં તમે માત્ર 10 ચેકલિસ્ટ બનાવી શકો છો. પરંતુ ચૂકવેલ સંસ્કરણમાં, તમે શીટ્સને તાર્કિક વિભાગોમાં વિભાજીત કરી શકો છો, જ્યારે તમે દરેક આઇટમ પર હોવર કરો છો ત્યારે ઇન્ટરેક્ટિવ ટીપ્સ ઉમેરી શકો છો, પૂર્ણતા અને ઉપયોગના વિશ્લેષણો જોઈ શકો છો અને વિડિઓઝ ઉમેરી શકો છો. આ બધું ઉપયોગી છે અને તેની કિંમત 450 રુબેલ્સ/મહિને છે.

એક્સપર્ટમાં ઑફર્સ તૈયાર કરવા માટેની માહિતી ચેકલિસ્ટનો ભાગ આવો દેખાય છે:

જો આપણે સૌથી સરળ પ્રક્રિયાઓ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ (ઉદાહરણ તરીકે, બ્લોગ પર એક લેખ પોસ્ટ કરવો), તો તે ચેકલિસ્ટ્સને છાપવા અને કર્મચારીઓને વિતરિત કરવા માટે પૂરતું છે.

ચેકલિસ્ટ માટે ટાસ્ક મેસેન્જર્સ

કેટલીકવાર Google સ્પ્રેડશીટ્સ અને એનાલોગ પૂરતા નથી. જો ઘણા નિષ્ણાતો એક જ ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરીને પ્રોજેક્ટ પર કામ કરી રહ્યા હોય, તો તેઓએ ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરવાની જરૂર છે: ઉદ્ભવતા કાર્યો અને મુશ્કેલીઓ વિશે ચર્ચા કરો અને ઉકેલો શોધો. કાર્ય અને ચર્ચા એક વિન્ડોમાં થાય તે વધુ સારું છે.

આવા કિસ્સાઓમાં, કાર્ય સંદેશવાહક મદદ કરશે. અહીં સૌથી અનુકૂળ છે.

વન્ડરલિસ્ટ. આ એક આયોજક સેવા છે: અહીં તમે દિવસ માટે (તમારા અને તમારા કર્મચારીઓ માટે) કાર્યો સેટ કરી શકો છો, નોંધો લઈ શકો છો, ચેકલિસ્ટ બનાવી શકો છો અને તેને સમયમર્યાદા સાથે તરત જ કાર્યોમાં ફેરવી શકો છો.

જો જરૂરી હોય તો, મીડિયા ફાઇલો, સંદર્ભ અથવા શિક્ષણ સામગ્રી ઉમેરો

દરેક ચેકલિસ્ટ સાથે કેટલાક કલાકારોને જોડી શકાય છે.

અમે આમંત્રણો મોકલીએ છીએ - અને કાર્યકારી જૂથ એસેમ્બલ થાય છે

ટ્રેલો. આ એક એવી એપ્લિકેશન છે જ્યાં દરેક કાર્યનું પોતાનું કાર્ડ હોય છે. તમે દરેક કાર્ડમાં જવાબદાર કર્મચારીઓ ઉમેરી શકો છો, દસ્તાવેજો, મીડિયા ફાઇલો અને ચેકલિસ્ટ જોડી શકો છો. ચેકલિસ્ટની સીધી એક્સેલ સ્પ્રેડશીટમાંથી નકલ કરી શકાય છે.

અમે એક ચેકલિસ્ટ બનાવીએ છીએ અને જવાબદારી સોંપીએ છીએ

ત્યાં એક બાદબાકી છે, પરંતુ ગંભીર છે: ત્યાં કોઈ માળખું નથી. તમે આઇટમ દ્વારા જવાબ વિકલ્પો ઉમેરી શકતા નથી. પરંતુ તમે દરેક કાર્ડમાં ઘણી અલગ ચેકલિસ્ટ બનાવી શકો છો - તેમાંથી દરેક એક ચેકલિસ્ટનો લોજિકલ બ્લોક બની જશે. અથવા તો આખા કાર્ડને ચેકલિસ્ટ આઇટમ બનાવો (અહીં કાર્ડ્સને અલગ "બોર્ડ્સ" પર જૂથબદ્ધ કરી શકાય છે).

રોવર્ટાસ્ક. અહીં તમે .xls ફોર્મેટમાં ચેકલિસ્ટ્સ પણ નિકાસ કરી શકો છો. તમે તેમને કાર્ય સાથે જોડો છો, અને સિસ્ટમ પોતે દરેક શીટને અલગ કાર્યોમાં વિભાજિત કરે છે. કર્મચારીઓ તેમને કામ પર લઈ જાય છે અને બહાર લઈ જાય છે. જો જરૂરી હોય તો, ચેટમાં કેટલાક મુદ્દાઓની ચર્ચા કરો. ચોક્કસ કાર્ય પર કામ કરતા નિષ્ણાતો માટે ચેટ આપમેળે બનાવવામાં આવે છે (મેનેજર અને ક્લાયંટ પણ ચર્ચામાં ભાગ લઈ શકે છે).

તે અનુકૂળ છે: થોડી ક્લિક્સ, અને તમારે બધું જાતે જ લખવાની જરૂર નથી.

જો આપણે કોઈપણ કાર્ય પર ક્લિક કરીએ, તો ચેકલિસ્ટના અનુરૂપ ભાગ સાથે વિન્ડો દેખાશે

રોવર્ટાસ્ક અનેક તૈયાર ચેકલિસ્ટ ઓફર કરે છે - વિગતવાર સ્પષ્ટતાઓ અને ઉપયોગના ઉદાહરણો સાથે.

જો તમે ઉપયોગ કરો છો મેગાપ્લાનઅથવા બિટ્રિક્સ24- ત્યાં જ ચેકલિસ્ટ બનાવો:

શું તમારા સ્ટુડિયોને ચેકલિસ્ટની જરૂર છે?

સ્કેલિંગ કરતી વખતે ચેકલિસ્ટ્સ અનિવાર્ય છે. જ્યારે તમે વિસ્તરણ કરો છો ત્યારે તેમની સંભવિતતા પ્રગટ થાય છે: તમે વધુને વધુ સેવાઓ પ્રદાન કરો છો, વિશાળ, જટિલ કાર્ય કરો છો. ચેકલિસ્ટમાં, તમે નવા કર્મચારીઓ માટે શ્રેષ્ઠ (અને પહેલેથી જ સાબિત) પ્રથાઓ રેકોર્ડ કરો છો. તમે તેમના કાર્યમાં તેમના માટે પ્રારંભિક બિંદુ બનાવો.

જો તમે નાની ટીમ સાથે કામ કરો છો, તો સ્કેલ કરવાનો ઇરાદો રાખશો નહીં અને તમારી સેવાઓની શ્રેણી મર્યાદિત છે, તો ચેકલિસ્ટની અસર નબળી હશે. લગભગ તમામ પ્રક્રિયાઓ પહેલેથી જ કર્મચારીઓના માથામાં છે. માહિતીનો અતિરેક નથી. અહીં માનકીકરણ બિનજરૂરી હોઈ શકે છે. ચેકલિસ્ટ "કાગળનો બીજો ટુકડો" બની જશે, જેના વિના તે પહેલાથી જ સામાન્ય હતું.

આ પ્રશ્નનો પ્રામાણિકપણે જવાબ આપો: શું તમે વિસ્તારવાનું આયોજન કરી રહ્યાં છો? જો હા, તો ચેકલિસ્ટ તમને મદદ કરશે. જો હવે મુખ્ય વસ્તુ તરતું રહેવાનું છે, તો વધુ તાકીદની બાબતોમાં સમય પસાર કરો.

નવી સેવા તરીકે ચેકલિસ્ટનો વિકાસ

જો તમે કામ જાતે કરો છો, તો બીજાને મદદ કરો. જ્યારે તમે તમારા સ્ટુડિયોમાં ચેકલિસ્ટ્સ લાગુ કરો છો અને પરિણામો જુઓ છો, ત્યારે તમે તમારા ક્લાયન્ટ્સ માટે તે જ કરી શકો છો. છેવટે, તમે તમારી જાતને તેમના વ્યવસાયમાં નિમજ્જન કરો છો અને સમજો છો કે કેવી રીતે અને શું કામ કરવું જોઈએ. વિવિધ સેવા વિકલ્પો ઑફર કરો:

• તમે દરેક કાર્ય પ્રક્રિયા માટે કસ્ટમ ચેકલિસ્ટ બનાવી શકો છો;
• સોદો પૂર્ણ કરતી વખતે તેમને બોનસ તરીકે આપો;
• અમલીકરણ પર નિયંત્રણ રાખો.

લગભગ કોઈપણ પ્રક્રિયાને પ્રમાણિત કરવા માટે ચેકલિસ્ટ એ એક મહાન વસ્તુ છે. નિષ્ફળતાઓ અથવા ગેરફાયદા વિના તમારા વ્યવસાયને માપવા માટે તેનો ઉપયોગ કરો.

હું દર બે અઠવાડિયે એકવાર કરું છું.

આ બધા સતત ચેકલિસ્ટ છે. કેટલીકવાર હું વન-ટાઇમ ઇવેન્ટ માટે એક ચેકલિસ્ટ બનાવું છું. ઉદાહરણ તરીકે, જો હું વેકેશન પ્લાન કરી રહ્યો છું.

ચેકલિસ્ટ કેવી રીતે બનાવવું?

1. તેને ટૂંકો કાપો. આ એક નિબંધ નથી. તે માત્ર પોઈન્ટનો સંગ્રહ છે. શબ્દોની સ્પષ્ટતા! સરળ શબ્દકોશ! ધ્યેય એ છે કે તમે ઝડપી નજરે પણ સારને સમજી શકો.
2. બિનજરૂરી વસ્તુઓ દૂર કરો. તમે જે ભૂલી શકો તે જ શામેલ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, લેખો લખવા માટેની ચેકલિસ્ટમાં "લૅપટોપ ચાલુ કરો" આઇટમ નથી. હું રીમાઇન્ડર વિના આ કરીશ.
3. શું મહત્વનું છે તે પ્રકાશિત કરો. કેપ્સલોક અથવા બોલ્ડ. મુખ્ય વસ્તુ તે વધુપડતું નથી. શીટ દીઠ એક કે બે ડિસ્ચાર્જ પર્યાપ્ત છે.
4. સતત સંપાદિત કરો. ચેકલિસ્ટ અપ ટુ ડેટ હોવું આવશ્યક છે. તમે મારા પેન્સિલ સંપાદનો જોયા છે? અહીં. જ્યારે ત્યાં ઘણા બધા સંપાદનો હોય, ત્યારે હું ફરીથી ચેકલિસ્ટ છાપું છું.

ક્યાં સંગ્રહ કરવો?

કાગળ પર, સ્માર્ટફોન પર, Evernote માં... જ્યાં પણ તે તમારા માટે અનુકૂળ હોય.

તમે આઇટમ પર સીધી ચેકલિસ્ટ પણ લાગુ કરી શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે, હું મારા લેપટોપ પર સ્ટીકરોનો ઉપયોગ કરતો હતો. પરંતુ તે વળગી ન હતી))

કુલ

ચેકલિસ્ટ સરળ અને અનુકૂળ છે. તેનાથી તમારો ઘણો સમય બચશે. અને ચેતા.

શા માટે તેઓ શાળામાં આ વિશે વાત કરતા નથી? મૂર્ખ નૈતિકતાને બદલે જેમ કે: "શું તમે તમારું માથું ભૂલી ગયા છો?"