અમે સફળ આયોજન કુશળતા વિકસાવીએ છીએ. અસરકારક આયોજનના તબક્કા કયા છે?

મને કહો, આધુનિક વિશ્વમાં તમારા સમયનું આયોજન કરવું કેટલું મહત્વનું છે?

મને ખાતરી છે કે દરેકને એવી પરિસ્થિતિ આવી હશે જ્યાં એજન્ડામાં ઘણી બધી મહત્વપૂર્ણ બાબતો છે. તમે ઉત્સાહ અને આત્મવિશ્વાસથી ભરપૂર જાગો છો કે તમે બધું જ સરળતાથી કરી શકો છો. પરંતુ પહેલા તમારે તમારા ઈમેલ... અને ફેસબુકને શાબ્દિક પાંચ મિનિટ માટે તપાસવાની જરૂર છે. અચાનક ઘણી નાની વસ્તુઓનો ઢગલો થઈ ગયો. એવું લાગે છે કે તમે કામ કરી રહ્યાં છો, પરંતુ કંઈપણ "મહત્વપૂર્ણ" કરવામાં આવ્યું નથી! અને અહીં તે પહેલેથી જ લંચની નજીક છે, અને હું થોડો થાકી ગયો છું - ત્યાં કેવા પ્રકારનું કામ છે? તો, શું તે પહેલાથી જ દિવસનો અંત છે? તે કેવી રીતે શક્ય છે, કારણ કે મારી પાસે કંઈ કરવાનો સમય નથી? મૂડ ખરાબ છે - દિવસ ડ્રેઇન નીચે ગયો છે.

કમનસીબે, આપણા મોટાભાગના દેશબંધુઓ તેમના દિવસનું આયોજન કેવી રીતે કરવું તે જાણતા નથી. તેથી, નોનસેન્સ પર ઘણો સમય ખર્ચવામાં આવે છે, જે, સૈદ્ધાંતિક રીતે, ખરેખર જરૂરી નથી. દિવસ, અઠવાડિયું, મહિના માટે ચોક્કસ યોજનાના અભાવને કારણે, વ્યક્તિ કિંમતી સમય ગુમાવે છે, જેનો ઉપયોગ વધુ કાર્યક્ષમ અને ઉત્પાદક રીતે કરી શકાય છે. અને અલબત્ત, આનાથી અનેક ગણા વધારે પરિણામો મેળવો.

કાર્યકારી સમયનું અસરકારક આયોજન એ આધુનિક વ્યક્તિની સફળતાની ચાવી છે. તો સમયનું યોગ્ય આયોજન કરવાનું કેવી રીતે શીખવું?

અમે 5 સૌથી અસરકારક નિયમો એકત્રિત કર્યા છે જે તમને તમારા જીવનના દરેક દિવસનો સૌથી વધુ લાભ મેળવવામાં મદદ કરશે. સરળતા સાથે તમામ જરૂરી વસ્તુઓ કરો!

હવે ચાલો ટિપ્સ તરફ આગળ વધીએ જે તમને તમારા સમયનું યોગ્ય આયોજન કરવામાં મદદ કરશે.

1. એક કાર્ય યોજના લખો

દિવસ માટેની યોજના કાગળ પર હાજર હોવી આવશ્યક છે. એક સંપૂર્ણ યાદશક્તિ મહાન છે, પરંતુ સક્રિય અને વ્યસ્ત દિવસની મધ્યમાં, કંઈક મહત્વપૂર્ણ ભૂલી જવાની ઉચ્ચ સંભાવના છે. જો કોઈ કાર્યની સૂચિ કાગળ પર લખેલી ન હોય, તો તેનો અર્થ એ છે કે તે અસ્તિત્વમાં નથી.

સાંજે, આવતી કાલ માટે એક કાર્ય સૂચિ બનાવો અને તેને મહત્વના ક્રમમાં બે કૉલમમાં વહેંચો. પ્રથમ સૌથી મહત્વપૂર્ણ છે, જે કોઈપણ સંજોગોમાં પૂર્ણ થવું આવશ્યક છે. બીજું ઓછું મહત્વનું છે, જે અગ્રતામાં અચાનક ફેરફાર અથવા ફોર્સ મેજરના કિસ્સામાં મુલતવી રાખી શકાય છે.

કાર્યો સાથેનું નોટપેડ આખો દિવસ તમારી સાથે હોવું જોઈએ. અને જેમ તમે સૂચિમાં આઇટમ્સ પૂર્ણ કરો છો, તમારે તેને પાર કરવાની જરૂર છે. આ મનોવૈજ્ઞાનિક તકનીક સાથે, તમે, જેમ તેઓ કહે છે, ઓટોપાયલોટ પર જઈ શકો છો. છેવટે, દરેક પૂર્ણ કાર્ય એ એક નાની જીત છે. વિજેતા જેવું અનુભવવું સરસ છે, અને તમારું અર્ધજાગ્રત આ માટે આપમેળે પ્રયત્ન કરશે. ઉપરાંત, તેમને હાથ ધરવાનું સરળ બનશે.

2. 70/30 આયોજન

દરેક સમયે સંપૂર્ણપણે આયોજન કરવાની જરૂર નથી, કારણ કે એક સાચો પેડન્ટ પણ એવા શેડ્યૂલને વળગી શકશે નહીં જેમાં એક મિનિટ પણ પ્રતિક્રિયા ન હોય. જીવનમાં કંઈપણ થઈ શકે છે - અને ફ્લેટ ટાયર બદલવા માટે અડધો કલાક અથવા ટ્રાફિક જામમાં વધારાની 15 મિનિટ સંપૂર્ણ આયોજન કરેલ દિવસને બગાડી શકે છે.

તેથી, તમારે ફક્ત 70% સમયની યોજના કરવાની જરૂર છે. આ તમને અવરોધ અથવા દબાણ અનુભવ્યા વિના તમારા સમયનો મહત્તમ ઉપયોગ કરવામાં મદદ કરશે. અને નાના આશ્ચર્ય પણ તમારા દિવસના પરિણામોને અસર કરી શકશે નહીં.

દરેક કાર્ય માટે જરૂરી સમય નક્કી કરો. આ સમયની આસપાસ તમારા કામના દિવસની યોજના બનાવો. જો દિવસ બરાબર શેડ્યૂલ મુજબ ગયો, તો બાકીનો 30% સૂચિમાંના અન્ય કાર્યો માટે સમર્પિત કરી શકાય છે અથવા તમારા અથવા તમારા પરિવાર માટે સમય ફાળવી શકાય છે - આ તમને આરામ કરવામાં અને પૂર્ણ કરેલા કાર્યોનો આનંદ લેવામાં મદદ કરશે.

3. સૌથી વધુ ઉત્પાદક સમય લંચ પહેલાંનો છે

સૌથી મુશ્કેલ અને અપ્રિય કાર્યોને તરત જ પૂર્ણ કરવાનો પ્રયાસ કરો, સવારે પ્રથમ વસ્તુ. આ તકનીકને "પહેલા દેડકાને ખાઓ" કહેવામાં આવે છે. જ્યારે સૌથી મુશ્કેલ અને સમસ્યારૂપ કાર્ય પૂર્ણ થાય છે, ત્યારે બાકીનું કામ સાવ સરળ લાગે છે અને તેને પૂર્ણ કરવા માટે ઓછો સમય લાગે છે.

તમારા કાર્યનું આયોજન કરવાનો પ્રયાસ કરો જેથી કરીને દિવસના તમામ આયોજિત કાર્યોમાંથી લગભગ 65-70% લંચ બ્રેક પહેલાં પૂર્ણ થઈ જાય. સવારે, મગજ સૌથી વધુ સક્રિય રીતે કામ કરે છે, જે જટિલ કાર્યોને પૂર્ણ કરવામાં જે સમય લે છે તે નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડી શકે છે. આ પણ મદદ કરશે, જે તમને નજીકથી કામ કરતા અટકાવે છે - તે પ્રેરણાને સ્તર આપે છે અને સિદ્ધિઓને "કટ" કરે છે.

લંચ દરમિયાન, તમે અંગત મુદ્દાઓ પર સમય પસાર કરી શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે, સંદેશાનો જવાબ આપો, થોડા વ્યક્તિગત કૉલ કરો. બપોર માટે, સરળ કાર્યોને સુનિશ્ચિત કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે જેને ઘણા પ્રયત્નોની જરૂર નથી - મીટિંગ્સ, ઇમેઇલ્સનો જવાબ આપવો વગેરે.

4. આરામ જરૂરી છે

લાંબા સમય સુધી તમારું ધ્યાન એક કાર્ય પર કેન્દ્રિત કરવું ખૂબ જ મુશ્કેલ છે. ખાસ કરીને જો તમારા લક્ષ્યોને હાંસલ કરવા માટે ઘણા માનસિક પ્રયત્નોની જરૂર હોય. અને તમે જેટલું આગળ વધો છો, તમારા લક્ષ્યોને હાંસલ કરવા પર તમારું ધ્યાન રાખવાનું વધુ મુશ્કેલ છે. સ્વાભાવિક રીતે, આ ઉત્પાદકતા ઘટાડે છે અને કાર્યોને પૂર્ણ કરવામાં જે સમય લે છે તે વધે છે.

કામના કલાકોની મધ્યમાં આરામ કરવો જરૂરી છે! આ સરળ પગલું તમને આખો દિવસ સારી સ્થિતિમાં રહેવામાં મદદ કરશે. તમે આરામ યોજના પસંદ કરી શકો છો જે તમારા માટે અનુકૂળ હોય, પરંતુ 45/15 સૌથી અસરકારક માનવામાં આવે છે. આનો અર્થ એ છે કે કામના 45 મિનિટ માટે તમારે 15 મિનિટ આરામ કરવાની જરૂર છે.

આ સિદ્ધાંતના આધારે, તમામ શાળાના બાળકો માટે પાઠ 45 મિનિટ ચાલે છે. થોડો બદલાવ આવે તો મગજ પકડે છે. અને આ તેને એકાગ્રતા સાથે કામ કરવાનું ચાલુ રાખવાની તક પૂરી પાડે છે.

પરંતુ આનો અર્થ એ નથી કે આવા મીની-વેકેશન દરમિયાન તમારે છત પર થૂંકવાની જરૂર છે. તેનો સારો ઉપયોગ કરવાનો પ્રયાસ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, તમારી પીઠ અથવા આંખો માટે કસરત કરો, તમારા ડેસ્કને સાફ કરો, કોઈ પુસ્તક અથવા કોઈ રસપ્રદ લેખ વાંચો અથવા ટૂંકા ચાલવા જાઓ.

5. વાસ્તવિકતાથી વિશ્લેષણ અને યોજના બનાવો

જો દિવસમાં માત્ર 24 કલાક હોય તો ડઝનેક ધ્યેયો બનાવવાનો અર્થ શું છે, અને તે બધાને સંપૂર્ણ રીતે પૂર્ણ કરવા અવાસ્તવિક હશે? તેથી, દિવસ દરમિયાન પૂર્ણ થઈ શકે તેવા કાર્યોનું આયોજન કરવાનો પ્રયાસ કરો.

આ શરૂઆતમાં મુશ્કેલ લાગે છે કારણ કે તમે અગાઉથી ક્યારેય જાણતા નથી કે કોઈ ચોક્કસ કાર્ય કેટલો સમય લેશે. સૌથી વધુ સમજ મેળવવા માટે, દરેક દિવસના અંતે, તમે કેટલા કાર્યો પૂર્ણ કરવાની યોજના બનાવી છે તે લખો. દિવસના અંતે, એક શિલાલેખ બનાવો: "કાર્યના XX% પૂર્ણ." તે તમને નક્કી કરવામાં મદદ કરશે કે તમે કેટલા પર્યાપ્ત રીતે લક્ષ્યો નક્કી કરો છો. જો તમે તેને દરરોજ સરળતાથી પૂર્ણ કરો છો, તો તેમની સંખ્યા વધારવાનો પ્રયાસ કરો અને જો ઘણા કાર્યો વણઉકેલ્યા હોય અને બીજા દિવસે આગળ વધો, તો તણાવ ઘટાડવાનો પ્રયાસ કરો.

યાદ રાખો - તમારે સંખ્યાબંધ કાર્યો કરવાની જરૂર નથી જે તમે પૂર્ણ કરી શકતા નથી. અને તમારી ક્ષમતાઓનું વાસ્તવિક મૂલ્યાંકન કરો.
સમયનું આયોજન એ આધુનિક વ્યક્તિની સૌથી મહત્વપૂર્ણ કુશળતા છે. આ કૌશલ્યમાં સુધારો કરી શકાય છે અને થવો જોઈએ. અને જ્યારે તમે તેને સંપૂર્ણ રીતે માસ્ટર કરો છો, ત્યારે તમને આશ્ચર્ય થશે કે તમે કેટલી ઝડપથી અને સરળતાથી સમસ્યાઓ હલ કરી શકો છો જે અગાઉ લગભગ અશક્ય લાગતી હતી. અને જેટલી ઝડપથી તમે તમારું કાર્ય પૂર્ણ કરશો, તમારી પાસે આનંદ, શોખ અને કુટુંબ માટે વધુ સમય હશે. આયોજન રહસ્યોનો ઉપયોગ કરો અને તમારા જીવનને સરળ બનાવો. તમને શુભકામનાઓ!

પ્રેમ અને આદર સાથે,
એવજેની ડીનેકો.

વર્કિંગ ટાઈમ પ્લાનિંગ એ માત્ર ફેન્સી શબ્દોનો સમૂહ નથી, પરંતુ જ્ઞાનની એક સિસ્ટમ છે જે વ્યક્તિગત સ્તરે અને સમગ્ર એન્ટરપ્રાઈઝ બંનેમાં લાભ લાવી શકે છે.

તમે શીખી શકશો:

• એન્ટરપ્રાઇઝમાં કામના સમયનું તર્કસંગત આયોજન શું પ્રદાન કરે છે?
• કાર્યકારી સમયના આયોજનની કઈ પદ્ધતિઓ અસ્તિત્વમાં છે.
• કાર્યકારી સમયના અસરકારક આયોજન માટેના નિયમો શું છે?

તે કોઈ રહસ્ય નથી કે સંસ્થાની અસરકારકતા મેનેજમેન્ટ કર્મચારીઓના દૈનિક કાર્ય પરના વળતર દ્વારા ઓછામાં ઓછી પ્રભાવિત થતી નથી. આધુનિક તકનીકો અને કાર્યની પદ્ધતિઓનો અભાવ, મેનેજર અને તેના ગૌણ અધિકારીઓની વ્યક્તિગત કાર્યશૈલીમાં સુધારો કરવાનો ઇનકાર એ હકીકત તરફ દોરી જાય છે કે આવી ટીમના કાર્યને ગોઠવવામાં મુશ્કેલીઓ એ સ્વયંસિદ્ધ બની જાય છે.

એક લીડર સફળ થવા માટે કેટલો તૈયાર છે તે નિર્ધારિત કરતા ઘટકો એકદમ સરળ છે. આ તેની કુશળતા, ક્ષમતાઓ, વ્યાવસાયિક જ્ઞાન અને, અલબત્ત, વ્યક્તિગત ગુણો છે. તેમ છતાં, વ્યક્તિએ કારણ-અને-અસર પરિબળોના વિશ્લેષણને ડિસ્કાઉન્ટ ન કરવું જોઈએ જે સમસ્યાઓ અને મુશ્કેલીઓનું કારણ બને છે, તેમજ તેને દૂર કરવાની અને વ્યક્તિના કાર્યની ગુણવત્તામાં સુધારો કરવાની ઇચ્છા. આ તે છે જ્યાં મેનેજરનો કાર્યકારી સમયનો તર્કસંગત ઉપયોગ બચાવમાં આવે છે, બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, તેનું આયોજન. છેવટે, તે દૈનિક કાર્ય પ્રક્રિયામાં ખામીઓને દૂર કરવા માટે રચાયેલ છે.

કાર્યકારી સમયના આયોજનની અસરકારકતા તેમની અવધિના આધારે પ્રવૃત્તિના લક્ષ્યો પર આધારિત છે: ટૂંકા ગાળાના અને લાંબા ગાળાના. આવા સંચાલન આધારને વધારાના પ્રયત્નોની જરૂર નથી, કારણ કે તમામ નિયુક્ત ક્રિયાઓ અને પ્રવૃત્તિઓ સંસ્થાની પ્રક્રિયા દરમિયાન તેમની સમયમર્યાદા પ્રાપ્ત કરે છે.

મેનેજર દ્વારા નિર્ધારિત ધ્યેયોના બે કાર્યો છે: તેમના અમલીકરણ માટે જરૂરી ક્રિયાઓ નક્કી કરવા અને તેમના અમલીકરણને ઉત્તેજીત કરવા. જ્યારે કોઈ નેતા પોતાના માટે સ્પષ્ટ કાર્ય નક્કી કરે છે, ત્યારે તેની ક્રિયાઓ તેના અમલીકરણમાં સભાન બને છે. ગોલ સેટિંગ એ એક પ્રકારનું પ્રેરક બળ છે જે પરિણામની સિદ્ધિ સુધી અભિનેતાને ઊર્જા સાથે ચાર્જ કરે છે.

કાર્યકારી સમયના સંતુલનને શક્ય તેટલું અસરકારક બનાવવા માટે આયોજન કરવા માટે, મેનેજરને "આયોજન સમયગાળા" ની યુક્તિઓનો આશરો લેવાની જરૂર છે (તે અલગ અલગ સમયગાળો હોઈ શકે છે: એક વર્ષ, એક મહિનો, એક સપ્તાહ, એક દિવસ). વિશિષ્ટતા આવી દરેક શ્રેણીની વ્યક્તિત્વમાં રહેલી છે, જે અનુરૂપ સમયગાળાને પ્રતિબિંબિત કરતી અલગ યોજનાઓની રચના સૂચવે છે.

આમ, મફત સમયના યોગ્ય આયોજનનો મુખ્ય સકારાત્મક ભાર એ સમયનો જ લાભ છે. મેનેજર શક્ય તેટલો ઓછો સમય પસાર કરીને વર્ણવેલ કાર્ય લક્ષ્યોને અસરકારક અને અસરકારક રીતે પ્રાપ્ત કરવામાં સક્ષમ હશે. વ્યક્તિગત કાર્યના આયોજનમાં, આયોજનની ભૂમિકા ભાગ્યે જ વધુ પડતી અંદાજ કરી શકાય છે: છેવટે, તે નિર્ધારિત લક્ષ્યોની સિદ્ધિ માટે તૈયાર કરવામાં મદદ કરે છે અને કાર્ય માટે ફાળવવામાં આવેલા સમયની રચના કરવામાં મદદ કરે છે.

તમારા કાર્યકારી સમયના 25% બચાવવા માટે કાર્યોને કેવી રીતે સોંપવું: ચેકલિસ્ટ

માહિતીના વિશાળ પ્રવાહનો સામનો કરવા અને વ્યવસાય વિકસાવવા માટે, સમયનું તર્કસંગત સંચાલન કરવું અને નિયમિત બાબતોમાં ઊર્જાનો બગાડ ન કરવો મહત્વપૂર્ણ છે. આ કરવા માટે, તમારે ગૌણ અધિકારીઓને યોગ્ય રીતે કાર્યો સોંપવાની અને તેમના અમલીકરણનું નિરીક્ષણ કરવાની જરૂર છે.

કોમર્શિયલ ડિરેક્ટર મેગેઝિનના સંપાદકો દ્વારા તૈયાર કરાયેલ ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરીને, તમે તમારા કામકાજના સમયને યોગ્ય રીતે મેનેજ કરી રહ્યાં છો કે નહીં અથવા કાર્યો સોંપવામાં અને કામ પર મોડા રહેવામાં ભૂલો કરી રહ્યા છો કે કેમ તે તપાસો.

કાર્યકારી સમય આયોજન પદ્ધતિઓ

પેરેટો સિદ્ધાંત

વિલ્ફ્રેડ પેરેટો (1848-1923) એ સિદ્ધાંત ઘડ્યો કે, આપેલ જૂથની અંદર, અમુક નાના ભાગનું ઉદ્દેશ્ય મહત્વ તે જૂથમાં તેના સંબંધિત વજન કરતાં નોંધપાત્ર રીતે વધારે હશે. પેરેટોએ તેના મોડેલમાં 80/20 ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કર્યો, જેનો ઉપયોગ દરેક જગ્યાએ થવા લાગ્યો.

• વેચાયેલા માલના 20%માંથી તમે 80% નફો મેળવી શકો છો.
• બાકીના ઉત્પાદનોમાંથી 80% માત્ર 20% નફો જનરેટ કરશે.
• 20% ભૂલો 80% નુકસાનનું કારણ બને છે.
• 80% અન્ય ભૂલો 20% નુકસાનનું કારણ બને છે.

કાર્યકારી સમયના આયોજનના ચાહકોએ પણ આ સિદ્ધાંતને બાયપાસ કર્યો નથી. જો અમે તેને મેનેજરના કાર્ય પર પ્રોજેક્ટ કરીએ છીએ, તો પરિણામ નીચે મુજબ હશે: 80% પરિણામો હાંસલ કરવા માટે, તમારે તમારા કાર્યકારી સમયના માત્ર 20% ખર્ચ કરવાની જરૂર છે. વિતાવેલો બાકીનો સમય કુલ પરિણામના માત્ર 20% જ લાવે છે.

શ્રમ પ્રક્રિયાની ભાષામાં, આનો અર્થ એ થશે કે સરળ અને આનંદપ્રદ કાર્ય, જેમાં ઓછામાં ઓછા પ્રયત્નોની જરૂર છે પરંતુ યોગ્ય પ્રમાણમાં કામ કરવાનો સમય, પ્રાથમિકતા હોવી જોઈએ નહીં. દરેક કાર્યના મહત્વને મહત્તમ ધ્યાનમાં રાખીને પ્રવૃત્તિઓ શરૂ કરવી જરૂરી છે. કાર્યનું આયોજન કરતી વખતે મહત્વપૂર્ણ મુદ્દાઓ પ્રથમ આવવા જોઈએ.

તર્કસંગત આયોજન અને કાર્યકારી સમયના હિસાબની બાબતોમાં પેરેટો સિદ્ધાંતને સંપૂર્ણ રીતે અમલમાં મૂકવા માટે, એકંદર પરિણામમાં તેમના યોગદાનની ટકાવારીના સંદર્ભમાં તમામ કાર્યોનું વિશ્લેષણ કરવું અને તેમને ABC શ્રેણીઓમાં વિતરિત કરવું જરૂરી છે.

એબીસી આયોજન

ABC પૃથ્થકરણ અનુભવ પર આધારિત છે જે દર્શાવે છે કે ઉચ્ચ અને નીચા મહત્વના કિસ્સાઓનું પ્રમાણ મોટાભાગે લગભગ સમાન હોય છે. A, B અને C અક્ષરોનો ઉપયોગ લક્ષ્યોના અમલીકરણને લગતા કાર્યોના મહત્વને ત્રણ વર્ગોમાં વહેંચવા માટે થાય છે. આ સિદ્ધાંતે ઘણા મેનેજરોની ફેન્સી પકડી છે.

તમે તમારા કામકાજના સમયના ઉપયોગની યોજના બનાવવા માટે પણ આ વિશ્લેષણનો ઉપયોગ કરી શકો છો. મુખ્ય વસ્તુ એ યાદ રાખવાની છે કે તમારે કાર્યોના મહત્વના સંબંધમાં કાર્યકારી સમયનું વિતરણ કરવાની જરૂર છે, અને પ્રવૃત્તિની એકંદર યોજનામાં તેમની શ્રમ તીવ્રતા અને વજનને નહીં.

એબીસી વિશ્લેષણ ત્રણ સ્તંભો પર આધારિત અનુભવ પર આધારિત છે.

• કેટેગરી A કાર્યો (સૌથી મહત્વપૂર્ણ) મેનેજરના કુલ કાર્યોના 15% મેળવે છે. આયોજનમાં તેમનું ઓછું સંબંધિત વજન હોવા છતાં, તેઓ ધ્યેયો સિદ્ધ કરવામાં 65% યોગદાન આપે છે.
• કેટેગરી B (મહત્વપૂર્ણ) ના કાર્યો કુલ કાર્ય સૂચકના આશરે 20% બનાવે છે, અને તેમના મહત્વને પણ 20% પર રેટ કરવામાં આવે છે.
• કેટેગરી C કાર્યો (ઓછામાં ઓછા મહત્વપૂર્ણ તરીકે): તેમને કુલ આકૃતિના લગભગ 65% ફાળવવામાં આવ્યા છે, પરંતુ તેમનું મહત્વ નહિવત છે - સંબંધિત વજનના માત્ર 15%.

તદનુસાર, કામકાજના સમયનું આયોજન કરતી વખતે, ABC પૃથ્થકરણ તેનું ધ્યાન A શ્રેણીના કાર્યોની પ્રારંભિક પૂર્ણતા પર કેન્દ્રિત કરે છે, કારણ કે તેઓ અંતિમ કાર્ય પ્રવૃત્તિની અસરકારકતામાં સિંહનો હિસ્સો લાવે છે. આગળ ક્રમમાં જૂથ B ના પ્રશ્નો છે, જેનું અંતિમ પરિણામમાં યોગદાન પણ અવગણવું જોઈએ નહીં. અને અંતે, તમે નક્કી કરી શકો છો કે શ્રેણી C ના બાકીના કાર્યો સાથે શું કરવું: તમારા કામકાજના સમયના આયોજનમાં તેમને સામેલ કરો અથવા તેમને સોંપો.

સમય આયોજનમાં આઇઝનહોવર સિદ્ધાંત

આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ (અગ્રતા) એ વ્યક્તિગત અને કામના સમયનું આયોજન કરવાના સાધન તરીકે વ્યાપક માન્યતા પ્રાપ્ત કરી છે.

તે ચાર ક્ષેત્રો (ચતુર્થાંશ) નો સમાવેશ કરે છે, જ્યાં તેમાંથી દરેક કાર્યોની ચોક્કસ શ્રેણીને અનુરૂપ છે. શ્રેણીઓ બે સિદ્ધાંતો પર આધારિત છે: મહત્વ અને તાકીદ. તેમનો સંબંધ નીચેની આકૃતિમાં શ્રેષ્ઠ રીતે દર્શાવવામાં આવ્યો છે.

ચતુર્થાંશ ફક્ત ત્યારે જ ભરવામાં આવે છે જો તેમાં દાખલ કરાયેલા કેસ ચોક્કસ ક્ષેત્રને અનુરૂપ હોય. આ મેટ્રિક્સ કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તે સંપૂર્ણપણે સમજવા માટે, તમારે દરેક ચતુર્થાંશને અનુરૂપ કાર્યોને ઓળખવાની જરૂર છે. તે યાદ રાખવું યોગ્ય છે કે મેટ્રિક્સ ફક્ત દિવસ દરમિયાન અથવા અન્ય ટૂંકા ગાળાના કાર્યો માટે અસરકારક રહેશે.

1. ચતુર્થાંશ 1: મહત્વપૂર્ણ અને તાકીદનું

આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સનું હૃદય ચોક્કસપણે પ્રથમ ચતુર્થાંશ છે, કારણ કે તેમાં મુખ્ય રહસ્ય છે - તે ખાલી છોડી દેવામાં આવ્યું છે. આ સૂચવે છે કે વ્યક્તિ પાસે લક્ષ્યો હાંસલ કરવા માટે કાર્યકારી સમયનું અસરકારક આયોજન કરવાની કુશળતા છે.

પ્રથમ ચતુર્થાંશ માટે લડતા કેસોની હાજરી આવા વ્યક્તિના જીવનમાં અને કાર્યમાં સતત ધસારો સૂચવે છે. પરિણામે, વ્યક્તિ તેની બાબતો અને જવાબદારીઓના વિતરણ માટે ટેવાયેલી નથી, પરંતુ તેના બદલે તે છેલ્લી ક્ષણ સુધી તે જે કરી શકે તે બધું છોડી દે છે. અને, જ્યારે સમયમર્યાદા દબાવવામાં આવે છે, ત્યારે તે કામ પર જાય છે.

અલબત્ત, અગાઉથી બધું જ વિચારીને શક્ય પરિસ્થિતિઓને અટકાવવાનું શ્રેષ્ઠ છે. છેવટે, ત્યાં એક જાણીતો સિદ્ધાંત છે જે મુજબ તમામ સંભવિત મુશ્કેલીઓની આગાહી કરતાં પરિણામોને દૂર કરવું હંમેશા વધુ મુશ્કેલ છે. જો આવા કાર્યો અન્ય લોકો દ્વારા કરી શકાય છે, તો તેમની બદલી કરવી જોઈએ.

1. ચતુર્થાંશ 2: મહત્વપૂર્ણ અને બિન-તાકીદનું

તેમના કામના સમયનું આયોજન કરતી વખતે, આઈઝનહોવરે બીજા ચતુર્થાંશમાંથી કામોને સૌથી મહત્વપૂર્ણ કાર્યો તરીકે ઓળખાવ્યા. જો કોઈ પર્ફોર્મર આપેલ ચતુર્થાંશમાં મૂકવામાં આવેલ કાર્યને સમયસર પૂર્ણ કરે છે, તો તે તેના પર જરૂરી તેટલો સમય પસાર કરી શકે છે. તે મિથ્યાભિમાન, ઉતાવળ અને વિવિધ નકારાત્મક પરિણામોથી ત્રાસી શકશે નહીં. આ ડૉક્ટરની મુલાકાત લેવા જેવું જ છે: જેમ નેત્ર ચિકિત્સક દ્વારા નિવારક પરીક્ષા વધુ ગંભીર દ્રષ્ટિની સમસ્યાઓને અટકાવશે, રિપોર્ટ પર કામ કરવાનો યોગ્ય સમય તાત્કાલિક મોડી-રાતની શિફ્ટને ટાળશે.

બીજા ચતુર્થાંશમાં કામના સમયનું આયોજન અને રેકોર્ડિંગ એવી રીતે કરવામાં આવે છે કે જેથી કર્મચારીના વ્યક્તિગત ધ્યેયો પ્રાપ્ત થાય.

અને તેમ છતાં કામની તાકીદના રૂપમાં ડેમોક્લેસની તલવાર કામદારો પર લટકતી નથી, જે તેમને કામની ગુણવત્તા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની મંજૂરી આપે છે, આપણે ભૂલવું જોઈએ નહીં કે હજી પણ સમયમર્યાદા છે, અને તેઓનું નિરીક્ષણ કરવાની જરૂર છે, કારણ કે નિષ્ફળતા બીજા ચતુર્થાંશમાં કાર્ય પૂર્ણ કરો, તેને આપમેળે પ્રથમમાં સ્થાનાંતરિત કરે છે. અને આ પરિણામ વ્યક્તિગત સમયના આયોજન માટેના પરિણામોથી ભરપૂર છે.

1. ચતુર્થાંશ 3: તાત્કાલિક અને બિનમહત્વપૂર્ણ

ત્રીજા ચતુર્થાંશને અનુરૂપ કેસોનો પ્રકાર તેની તાકીદને કારણે તમને વધુ મહત્વપૂર્ણ બાબતો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની મંજૂરી આપતું નથી. અને આવી બાબતો પ્રથમ ચતુર્થાંશની બાબતો સાથે મૂંઝવણમાં સરળ છે. જો કે, તાત્કાલિક અને મહત્વપૂર્ણ વચ્ચેની રેખા દોરવા યોગ્ય છે, કારણ કે આ વિભાવનાઓ સમાનાર્થી નથી. આ નિશ્ચય કરવાની એક સરળ રીત છે: તમારે તમારી જાતને પૂછવાની જરૂર છે કે શું આ અથવા તે કાર્ય તમને આપેલ લક્ષ્ય હાંસલ કરવાની નજીક લાવે છે. સામાન્ય રીતે, ત્રીજા ચતુર્થાંશના કિસ્સાઓ નકારાત્મક જવાબ મેળવે છે.

મોટેભાગે, રોજિંદા મુદ્દાઓ આ ચતુર્થાંશમાં સમાવવામાં આવે છે: સીઝનના અંતે કપડાંને શુષ્ક સાફ કરવું, પડોશીઓને તાત્કાલિક બાબતમાં મદદ કરવી, બિનમહત્વપૂર્ણ મીટિંગ્સ અને વાટાઘાટો. એક બીજું ઉદાહરણ છે - કમ્પ્યુટર રિપેર, પરંતુ અહીં તમારે ખૂબ કાળજી લેવી જોઈએ: જો આ સાધનસામગ્રી કામ માટે જરૂરી હોય, તો તેની સમારકામ સર્વોચ્ચ મહત્વનું કાર્ય બની જશે (એટલે ​​​​કે, પ્રથમ ચતુર્થાંશ), અને જો તેનો ઉપયોગ ફક્ત માટે જ કરવામાં આવે છે. મનોરંજન, તો પછી આ સમસ્યા માટેનું સ્થાન ત્રીજા ચતુર્થાંશમાં છે.

આ ચતુર્થાંશની વસ્તુઓ માત્ર કામના સમયના આયોજનમાં બંધબેસતી નથી, પણ મુખ્ય લક્ષ્યોથી વિચલિત પણ થાય છે અને મૂલ્યવાન સમય છીનવી લે છે. જો શક્ય હોય તો, તેમના પર ધ્યાન ન આપવું શ્રેષ્ઠ છે. તમે તમારા માટે કાર્યનું મહત્વ કેવી રીતે નક્કી કરી શકો છો? ખૂબ જ સરળ. તમારે પોતાને પૂછવો જોઈએ તે પ્રશ્ન છે: "જો હું આ નહીં કરું તો શું થશે?"

1. ચતુર્થાંશ 4: બિનમહત્વપૂર્ણ અને તાત્કાલિક નથી

આ કેટેગરીમાં આપણા રોજિંદા જીવનની બાબતોનો સમાવેશ થાય છે જેને કામ સાથે કોઈ લેવાદેવા નથી: સોશિયલ નેટવર્ક, ફોરમ, ઈન્ટરનેટ સર્ફિંગ, કોમ્પ્યુટર ગેમ્સ, ટીવી શ્રેણી જોવી. હા, આવી પ્રવૃત્તિઓ ચોક્કસપણે આનંદપ્રદ છે, પરંતુ તે જરૂરી નથી.

સામાન્ય રીતે, આ પ્રવૃત્તિ કામકાજના દિવસની ઉત્પાદકતામાં નોંધપાત્ર ઘટાડો કરે છે.

ઉદાહરણ તરીકે, 200 કલાક ચાલતી શ્રેણી લો - પુન: ગણતરીમાં, તમને એક આખું અઠવાડિયું વેડફાયેલ સમય મળે છે, જેનો ઉપયોગ ઘણા વધુ ફાયદા સાથે થઈ શક્યો હોત.

તેથી, તમારા અંગત ખાનારાઓને ઓળખવા અને માત્ર કામ જ નહીં, પરંતુ વ્યક્તિગત સમયનું પણ આયોજન કરીને તેમના પર કડક નિયંત્રણ માટે પ્રયત્ન કરવો જરૂરી છે.

આ ચતુર્થાંશમાં નિયમિત કાર્યો પણ છે, જે ઘણા લોકો માટે એટલા સુખદ નથી: ઉદાહરણ તરીકે, વાનગીઓ ધોવા, સફાઈ, રસોઈ. અહીં પણ, સમાન લોડની યોજના બનાવવા માટે, તમે જેની સાથે એક જ ઘરમાં રહો છો તે લોકો સાથે સમાધાન મેળવવાનું યોગ્ય છે.

સ્વસ્થ ઉદાસીનતા: જેઓ સમય વ્યવસ્થાપનમાં માનતા નથી તેમના માટે સૂચનાઓ

"વાણિજ્ય નિયામક" મેગેઝિનના સંપાદકો દ્વારા તૈયાર કરવામાં આવેલી સૂચનાઓ, તમને નિરાશાજનક પરિસ્થિતિઓમાં પણ જીવનમાં સંવાદિતા કેવી રીતે મેળવવી તે જણાવશે, સમાજ અને મીડિયા દ્વારા લાદવામાં આવેલા વલણોથી તમારે તાત્કાલિક છૂટકારો મેળવવાની જરૂર છે અને જણાવશે. જો તમારી પાસે કામ પૂર્ણ કરવા માટે એક દિવસ માટે પણ પૂરતો સમય ન હોય તો શું કરવું.

કાર્યકારી સમયનું આયોજન ટેબલ

ચાલો કોષ્ટક સ્વરૂપમાં એક સરળ ઉદાહરણ આપીએ.

આ ઉદાહરણ સ્પષ્ટપણે કાર્ય યોજનાઓ બનાવવાના સિદ્ધાંતને દર્શાવે છે. જો જરૂરી હોય તો, કોષ્ટકો વધુ ઊંડા હોઈ શકે છે, જેમાં નોંધો માટે વધુ જગ્યા છે. અમલીકરણ, કહો, વ્યક્તિગત કરવા માટે કયા પ્રોગ્રામનો ઉપયોગ કરવામાં આવશે તેનાથી કોઈ ફરક પડતો નથી મેનેજર/નિષ્ણાતના કામકાજના સમયનું આયોજન. ટેબલ -સાધન સાર્વત્રિક છે, તે સાદા કાગળ પર પણ દોરી શકાય છે. ખરેખર મહત્ત્વની બાબત એ છે કે તેને તમારી જાત સાથે, તમારા કાર્યો અને ધ્યેયોને અનુકૂલિત કરવામાં સક્ષમ બનવું અને તે કયા સમયના અંતરાલ માટે ઉપયોગમાં લેવાશે તે નક્કી કરવું: દિવસ, અઠવાડિયું, મહિનો.

કાર્યકારી સમય ભંડોળનું આયોજન કેવી રીતે કરવામાં આવે છે

પ્રારંભિક આયોજન તબક્કામાં સિસ્ટમના પ્રારંભિક પરિમાણોનું વિશ્લેષણ શામેલ છે - કાર્યકારી સમય ભંડોળ (WF) અને તેની દિશાઓને સુધારવા માટેની પ્રવૃત્તિની હાજરી. આ પ્રશ્નોના જવાબો દ્વારા અનુસરવામાં આવે છે: આ પ્રવૃત્તિ (નિષ્ણાતો, સેવાઓ) અને તેના આયોજન માટે કોણ જવાબદાર છે? કામના કલાકોને કેટલી હદ સુધી ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે? શું કામના સમયનું નિરીક્ષણ કરવામાં આવે છે? શું ફેડરલ રિઝર્વ બેંકની અનામતો જાહેર કરવામાં આવી છે? શું આયોજનના તબક્કે કામકાજના સમયની ખોટ ઘટાડવા માટે પગલાં લેવામાં આવે છે? આ માટે કઈ પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે?

આગળનો તબક્કો એ પીડીએફના ઉપયોગનું વિશ્લેષણ છે. તેના માળખામાં, કામદારોના આઉટપુટની ગતિશીલતાનો અભ્યાસ કરવામાં આવે છે (સમય-બાઉન્ડ - કલાકદીઠ, દૈનિક, વાર્ષિક) અને તેને પ્રભાવિત કરતા પરિબળોને ઓળખવામાં આવે છે; FRF ની સ્થિતિનું વિશ્લેષણ કરો અને અમુક પ્રકારની ગેરહાજરી ઘટાડવા માટે બિનઉપયોગી તકોને ઓળખો; વર્કિંગ ટાઈમ ફંડ વગેરેની કામગીરી પરના અવલોકન ડેટાનો અભ્યાસ કરો. કાર્યકારી સમય ભંડોળના ઉપયોગનું વિશ્લેષણ કરવાની પદ્ધતિઓ વિશે વધુ માહિતી શૈક્ષણિક અને પદ્ધતિસરના સાહિત્યમાં મળી શકે છે.

FRF ના પૃથ્થકરણ માટેના માહિતી આધારમાં આંકડાકીય અને કાર્યકારી સમયની સમયપત્રકમાંથી ડેટાનો સમાવેશ થાય છે; પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગનો સારાંશ (ડાઉનટાઇમ, ઓવરટાઇમ, ખામીઓ દૂર કરવા વિશેની શીટ); સ્વ-ફોટોગ્રાફ્સ અને કામના કલાકોના ફોટોગ્રાફ્સ; સર્વેક્ષણો અને પ્રશ્નાવલિઓમાંથી ડેટા.

વિશ્લેષણ સમગ્ર FRF અને તેના ઘટકોના ઉપયોગની તપાસ કરે છે - એન્ટરપ્રાઇઝના વિવિધ સ્તરો (માળખાકીય વિભાગો, એકંદરે એન્ટરપ્રાઇઝ, વ્યવસાયો અને જૂથો) ની અંદર દૈનિક અને ઇન્ટ્રા-શિફ્ટ ફંડ્સ. આ અભિગમ અવરોધોને ઓળખવાનું શક્ય બનાવે છે જેને પહેલા સંબોધિત કરવી જોઈએ. વિશ્લેષણનું પરિણામ એ FRF ના ઉપયોગને સુધારવા અને તે મુજબ, કાર્યકારી સમયના આયોજનની કાર્યક્ષમતા વધારવા માટે અનામતનું મૂલ્યાંકન છે.

પ્રાપ્ત પરિણામોનો ઉપયોગ ઉપયોગી કાર્ય સમય ભંડોળની યોજના બનાવવા માટે થાય છે. આ ઇવેન્ટમાં આયોજિત બેલેન્સ શીટ બજેટ તૈયાર કરવું, એન્ટરપ્રાઇઝ ધોરણો સાથે તેના ઘટકોની તુલના કરવી, તેમજ બિનઉત્પાદક ખર્ચ પર કામ કરવાનો સમય બચાવવાનો સમાવેશ થાય છે. કાર્યકારી સમયના સંતુલનનું વિતરણ કરવાની પદ્ધતિઓને શૈક્ષણિક સામગ્રી અને માર્ગદર્શિકાઓમાં પર્યાપ્ત કવરેજ પ્રાપ્ત થયું છે.

કામકાજના સમયના આયોજન અને પૃથ્થકરણે બજાર અર્થતંત્રમાં વિશિષ્ટ લક્ષણો પ્રાપ્ત કર્યા છે. ઉદાહરણ તરીકે, ફરજિયાત વહીવટી પાંદડા એ એન્ટરપ્રાઇઝ માટે તેના ખર્ચના સંદર્ભમાં ફાયદાકારક છે. પાર્ટ-ટાઇમ કામદારોએ તેમની અનામત સ્થિતિ ગુમાવી દીધી છે.

ફેડરલ રિઝર્વના આયોજનમાં, કાયમી પૂર્ણ-સમયના કર્મચારીઓ અને કામચલાઉ કામદારો માટે એક અલગ અભિગમ સુસંગત બને છે; પાર્ટ-ટાઇમ મોડમાં.

કાર્યકારી સમયને સૌથી અસરકારક રીતે ગોઠવવા અને આયોજન કરવા માટે, એન્ટરપ્રાઇઝ ખાસ પગલાંઓ હાથ ધરે છે: સામાજિક-આર્થિક, સંસ્થાકીય, તકનીકી અને ઉપચારાત્મક અને નિવારક. તેઓ વિવિધ સંગઠનાત્મક અને તકનીકી યોજનાઓમાં પ્રતિબિંબિત થાય છે, કાર્યકારી પરિસ્થિતિઓમાં સુધારો કરવા માટેનું આયોજન, વગેરે. બાહ્ય સહભાગીઓની સંડોવણીની સ્થાનિક સત્તાવાળાઓ સાથે ચર્ચા કરવી જોઈએ અને તે પછી જ તેને પ્રવૃત્તિના આયોજનમાં સામેલ કરવામાં આવે છે. કોઈપણ ઘટના સંસાધન આધારિત હોવી જોઈએ.

તમારા કામના સમયનું યોગ્ય આયોજન કેવી રીતે કરવું

નિયમ 1. તે જ સમયે ઉઠો

કોઈપણ આયોજનનો આ પ્રારંભિક તબક્કો ખૂબ જ શિસ્તબદ્ધ હોય છે અને શક્તિના ઉછાળાને પ્રોત્સાહન આપે છે.

નિયમ 2. દિવસની શરૂઆતમાં હકારાત્મક મૂડ

દરરોજ સવારે તમારા મૂડ પર કામ કરો, કારણ કે તે તમારા લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવા માટેના કાર્યોના ઉકેલને ખૂબ પ્રભાવિત કરે છે. આ કરવા માટે, તમે તમારી જાતને ત્રણ પ્રશ્નો પૂછી શકો છો:

• "આજ" મને સફળતાની નજીક કેવી રીતે લાવશે?
• આજે બને તેટલો આનંદ કરવા મારે શું કરવું જોઈએ?
• તમારા સ્વાસ્થ્યને જાળવવા માટે તમારે આ દિવસે શું કરવું જોઈએ?

આ પ્રશ્નોના જવાબો આપવામાં અને હકારાત્મક પ્રેરણા બનાવવામાં ઘણીવાર બે મિનિટથી ઓછો સમય લાગે છે. તમારી નિયમિત સવારની પ્રવૃત્તિઓ શરૂ કરતા પહેલા તેમને તમારી જાતને આપો.

નિયમ 3. દિવસની શરૂઆત બરાબર કરો

સુમેળભરી સવારની ચાવી એ સારી રાતની ઊંઘ અને સારો નાસ્તો છે. પરંતુ ઘણા સમયના અભાવનું બહાનું કાઢીને તેમનો બલિદાન આપે છે. જો કે, બંને મિશનને દૈનિક દિનચર્યાના આયોજન તબક્કા દરમિયાન જ પ્રાથમિકતાની જરૂર હોય છે - આવશ્યકપણે, તમારે ફક્ત તમારો સમય ફાળવવાની જરૂર છે જેથી કરીને તમે વહેલા સૂઈ જાઓ.

નિયમ 4: તમારા કામના દિવસનું આયોજન કરતી વખતે થાક જેવા પરિબળોને ધ્યાનમાં લો

ઘણા લોકોને લાગે છે કે તેમની કાર્ય ઉત્પાદકતા આખો દિવસ સાઈન વેવની જેમ બદલાતી રહે છે. આ દૈનિક બાયોરિધમ્સ પર આધારિત નથી - પછી ભલે તમે "લાર્ક" અથવા "નાઇટ ઘુવડ" છો. આ દૈનિક અંતરાલ માટે તમારી પ્રવૃત્તિના આયોજનમાં તમારા વ્યક્તિગત સમયગાળાને શોધવા અને સૌથી મહત્વપૂર્ણ બાબતોને રાખવા યોગ્ય છે. બપોરનો સમય રોજિંદા નિયમિત કામ માટે ફાળવવો વધુ સારું છે જે ખાસ મહત્વનું નથી.

નિયમ 5. સમયસર વિરામ લો

કામના સમયના આયોજન માટેના મૂળભૂત નિયમોમાંનો એક ટૂંકા આરામ છે, કારણ કે તે શરીરને ફરીથી શક્તિ પ્રાપ્ત કરવા અને કામ માટે ફરીથી ધ્યાન મેળવવાની મંજૂરી આપે છે. કાર્યમાંથી ટૂંકા વિરામ લેવાની ખાતરી કરો; સમયગાળો અને આવર્તન જાતે સેટ કરો. નિયમિત હોવાનું યાદ રાખો.

નિયમ 6. તમે જે શરૂ કરો તે સમાપ્ત કરો

તમારા કાર્યમાં કૂદી પડવાનો પ્રયાસ ન કરો અને તમે જે કાર્ય શરૂ કરો છો તેના તાર્કિક નિષ્કર્ષ પર લાવો. નાની-નાની બાબતોથી વિચલિત ન થાઓ, કારણ કે તે કામનો સમય ચોરી લે છે. યાદ રાખો કે દરેક વખતે જ્યારે તમે પહેલાથી શરૂ કરેલી કોઈ વસ્તુ પર પાછા ફરો છો, ત્યારે તમારે જૂની ક્રિયાઓનું પુનરાવર્તન કરવું પડશે, અને આ તમારી વ્યક્તિગત પ્રવૃત્તિના આયોજનના સંતુલનને અસર કરશે.

નિયમ 7. તમારા મફત સમય માટે ઉપયોગી ઉપયોગો શોધો

ઉપયોગી પ્રવૃત્તિઓ વડે તમારા શેડ્યૂલ (લાઇનમાં રાહ જોવી, માહિતી વિનાની મીટિંગ્સ) માં તમામ બિનહિસાબી અંતર ભરવાનો પ્રયત્ન કરો. તમારી જાતને પ્રશ્ન પૂછીને તેનો સાર જાતે નક્કી કરો: "મહત્તમ લાભ મેળવવા માટે હું આ મિનિટો કેવી રીતે ભરી શકું?"

નિયમ 8. 70/30 સિદ્ધાંતને વળગી રહો

તમારે તમારા કામના સમયનો 70% જ તમારી ડાયરીમાં રેકોર્ડ કરવાની જરૂર છે. નહિંતર, જો તમે તમારા કામકાજના દિવસને 100% શેડ્યૂલ કરો છો, તો પણ તમને બાંયધરી પ્રાપ્ત થશે નહીં કે તમામ કાર્યો પૂર્ણ થશે, અને તેનાથી પણ વધુ: ઘણી ક્રિયાઓ શેડ્યૂલ સાથે સુસંગત રહેશે નહીં. આ સિદ્ધાંત અનુસાર કામના સમયનું આયોજન કરવાનો હેતુ નર્વસ સિસ્ટમને ઓવરલોડથી બચાવવા, મશીન હોવાની લાગણીને રોકવા અને સખત ફ્રેમવર્કમાં મર્યાદિત રહેવાનો છે.

નિયમ 9. સાંજે, આવતીકાલ માટે એક યોજના બનાવો

આજના અંતે આવતીકાલ માટે તમારા કાર્યોની યોજના બનાવો અને તેને લેખિત સૂચિના રૂપમાં કરો - આ રીતે તમે કંઈપણ ચૂકશો નહીં. અગાઉથી કાર્યોનું મહત્વ સ્થાપિત કરવું અને તેમને કૉલમમાં વિતરિત કરવું વધુ સારું છે. આ જરૂરી કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાનું શક્ય બનાવશે, અને બળની ઘટનાની સ્થિતિમાં ઓછા નોંધપાત્રને ખસેડી શકાય છે.

નિયમ 10. દરેક કલાકમાં આરામ માટે સમય શોધો

દરેક માટે અપરિવર્તનશીલ નિયમ. વધુ વખત તમે આરામ કરવા માટે સમય શોધી શકો છો, તમે પછીથી કામ પર વધુ ઉત્પાદક બનશો. આ સમયગાળા દરમિયાન, તમે તમારા કાર્યસ્થળ અથવા ઘરને સાફ કરી શકો છો, વાસણ ધોઈ શકો છો, મેગેઝિન અથવા પુસ્તક વાંચી શકો છો, તાજી હવામાં ફરવા જઈ શકો છો અને અન્ય લોકોને મદદ કરી શકો છો. જો તમે આ સ્વયંભૂ ન કરી શકો, તો આ ક્રિયાઓને આયોજનને આધીન કરો.

નિયમ 11. તમારી ક્ષમતાઓ વિશે વાસ્તવિક બનો.

તમે કોઈપણ પર્વતને સંભાળી શકો છો તે વિચારીને તમારી જાતને મોટી માત્રામાં કામથી ડૂબાડશો નહીં. તમારી પોતાની શક્તિઓનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે સંયમિત અભિગમ અપનાવો અને એક દિવસ/અઠવાડિયા/મહિનામાં તમે જેનો સામનો કરવાની ખાતરી આપી છે તે વધુ સારી રીતે લો.

નિયમ 12. વસ્તુનો ઉપયોગ કર્યા પછી, તેને તેના સ્થાને પરત કરો

ટેબલ પર અને ઓફિસમાં વસ્તુઓ પ્રત્યેનો આ અભિગમ ભવિષ્યમાં સમય બચાવવામાં મદદ કરે છે. કોઈ વસ્તુનો ઉપયોગ કર્યા પછી, તમે તેને જ્યાં લઈ ગયા છો ત્યાં તેને પાછી આપવા માટે તેને એક નિયમ બનાવો. વિવિધ પ્રકારની વસ્તુઓ માટે ચોક્કસ સ્થાનો સેટ કરો - કાગળો માટેનું ફોલ્ડર, પેન્સિલ કેસ, ડેસ્ક ડ્રોઅર અથવા રસીદ બોક્સ.

નિયમ 13. સક્રિય અને સ્વસ્થ જીવનશૈલી જીવો

એવું લાગે છે કે, ઓફિસ વર્કરને રમતગમત, યોગ, ફિટનેસ, યોગ્ય પોષણ અને જિમ્નેસ્ટિક્સની શા માટે જરૂર છે? પછી, એક સ્વસ્થ શરીર અને સુખાકારી એ સકારાત્મક ઉર્જા અને ઉચ્ચ ઉત્પાદક કાર્ય પ્રવૃત્તિ માટે તત્પરતા માટે શ્રેષ્ઠ મૂડ સેટ કરે છે, ખાસ કરીને તે સારી રીતે આયોજન કર્યા પછી.

નિયમ 14. તમને આનંદ મળે તે કરો

વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિઓના આયોજન અને અમલીકરણમાં સ્વ-સંગઠિત કરવાનો શ્રેષ્ઠ માર્ગ એ છે કે તમારા કાર્ય માટે સંતોષ અને પ્રેમની લાગણી અનુભવવી. તેનો ફાયદો એ છે કે પ્રેરણાને પિન્સર્સ સાથે ખેંચવાની જરૂર નથી, તે તેના પોતાના પર અને મોટી માત્રામાં આવે છે.

મેનેજરના કામના સમયનું આયોજન અને આયોજન

ટીપ 1. દિવસ માટે તમારી યોજનાઓની સમીક્ષા કરો

આ કરવા માટે, તમે ABC વિશ્લેષણ અથવા આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો. કામકાજ માટે દસ મિનિટની તૈયારી પણ દિવસમાં બે કલાક સુધી બચાવી શકે છે. તેમને સમજદારીથી વાપરો.

ટીપ 2. સમાન કેસોના બ્લોક્સની રચના

ધ્યાન કેન્દ્રિત અને ઉત્સાહી વ્યક્તિ કરતાં સતત વિચલિત વ્યક્તિને કામ કરવા માટે વધુ સમયની જરૂર હોય છે. આ અન્ય "ટેક-ઓફ" અને "નિમજ્જન" ની જરૂરિયાતને કારણે થાય છે, એટલે કે, કાર્ય પ્રવૃત્તિ પર પાછા ફરવું. સમાન પ્રકારના કાર્યોના બ્લોક્સ કામના સમયને બચાવવામાં મદદ કરશે: પ્રવૃત્તિના આયોજનના તબક્કે તેને ઠીક કરવું વધુ સરળ છે.

ટીપ 3. કામ પર તમારી જાતને વ્યક્તિગત સમય આપો

ઘણીવાર મુલાકાતીઓ, ગૌણ અધિકારીઓ અથવા ફોન પરના ગ્રાહકો તમને તમારી સીધી ફરજોથી વિચલિત કરે છે. ખરેખર મહત્વપૂર્ણ કાર્યો કરતી વખતે તે બધા મજબૂત દખલ કરે છે અને કામના સમયના સંતુલનને વિક્ષેપિત કરે છે. આ સંદર્ભમાં, તમારા કાર્યાલયમાં અને ટેલિફોન દ્વારા - આખા કામકાજના દિવસ દરમિયાન દરેક માટે ઉપલબ્ધ હોવું અશક્ય છે. તેમના કામકાજના સમયનું આયોજન કરવાની પ્રક્રિયામાં, તેમના હસ્તકલાના માસ્ટર પોતાના માટે સમયગાળો ગોઠવે છે જ્યારે કોઈ તેમને ખલેલ પહોંચાડે નહીં. તમે તેમના ટૂલ્સનો પણ ઉપયોગ કરી શકો છો, ઉદાહરણ તરીકે, મુલાકાતના કલાકો સેટ કરો, આન્સરિંગ મશીનનો ઉપયોગ કરો.

ટીપ 4: દરેક કાર્ય માટે મર્યાદિત સમય આપો

ચોક્કસ પ્રકારના કામનો સમયગાળો ઉપલબ્ધ સમય પર સીધો આધાર રાખે છે. નાનામાં નાનું કાર્ય પણ આયોજનને આધીન છે: કાર્યને પૂર્ણ કરવામાં જેટલો સમય લાગે તેટલો સમય ફાળવવાનું શીખો. ઉદાહરણ તરીકે, વ્યાપાર વાટાઘાટોમાં વિલંબ થવો જોઈએ નહીં, હિતના તમામ મુદ્દાઓ પર શક્ય તેટલી ચર્ચા થવી જોઈએ, પરંતુ એક કલાકથી વધુ નહીં. આ કડક સમયમર્યાદા અને નિયમોનો ઉપયોગ કરીને કરી શકાય છે. સરળ નિયમનું પાલન કરો: "સમય એ પૈસા છે," મૂલ્ય અને તેને બચાવો.

ટીપ 5: પ્રતિનિધિમંડળનો ઉપયોગ કરો

કોઈ પણ સમયનો આદર કરનાર વ્યક્તિએ તમામ કાર્યો જાતે કરવા જોઈએ નહીં. આ અભિગમ પહેલાથી જ કાર્યકારી સમયના આયોજનના સિદ્ધાંતો અને નિયમોમાં વર્ણવવામાં આવ્યો છે: દરેક વસ્તુ જે અન્ય લોકોને સોંપી શકાય છે (65% કાર્યો કે જે સમય અને પ્રયત્નોનો ઉપયોગ કરે છે, પરંતુ નોંધપાત્ર પરિણામો લાવતા નથી) તેમને સોંપવામાં આવવી જોઈએ. આ માત્ર કર્મચારીઓની મદદ માટે જ નહીં, પણ તૃતીય-પક્ષ એજન્સીઓ, સંસ્થાઓ અને કન્સલ્ટિંગ ફર્મ્સની મદદના ઉપયોગને પણ લાગુ પડે છે.

ટીપ 6. મોટા કાર્યોને ઘટકોમાં વિભાજીત કરો

લોકો મોટા અથવા મોટા કાર્યોથી દૂર રહેવાનું વલણ ધરાવે છે અને દરેક સંભવિત રીતે તેમના પૂર્ણ થવામાં વિલંબ કરે છે કારણ કે પરિણામ તેમને ખૂબ દૂર લાગે છે. આ હકીકત નબળી વ્યક્તિગત સમય આયોજન કુશળતા સૂચવે છે, પરંતુ તેને અટકાવી શકાય છે. લગભગ દરેકને એવી વસ્તુઓ ગમે છે જે સૌથી ઝડપી પરિણામ આપે છે. આલ્બર્ટ આઈન્સ્ટાઈને લાકડા કાપવાના ઉદાહરણ સાથે આની નોંધ લીધી. આ જ વસ્તુ લાંબા ગાળાના ધ્યેયો અને મોટા પ્રોજેક્ટ્સ સાથે કરી શકાય છે: તેમને નાના કાર્યોમાં વિભાજીત કરો, તેમની યોજના બનાવો અને પછી તેમને ચોક્કસ સમયગાળામાં (ઉદાહરણ તરીકે, દિવસમાં બે કલાક) પદ્ધતિસર પૂર્ણ કરો. એક અઠવાડિયા પછી, કહો, પ્રથમ પરિણામો દેખાશે - પ્રોજેક્ટના પ્રથમ ભાગનું લક્ષ્ય પ્રાપ્ત થશે (આયોજન અનુસાર), આ આ દિશામાં કામ કરવાનું ચાલુ રાખવા માટે શક્તિ અને પ્રેરણા આપશે.

ટીપ 7. પ્રાધાન્યતા કાર્યો માટે વ્યક્તિગત સમયમર્યાદા સેટ કરો

જ્યારે તમે અગાઉથી જાણતા હોવ કે વર્તમાન મહિના માટે કયા કાર્યોને પ્રાથમિકતા આપવામાં આવશે, ત્યારે તમે તેમને વર્ક કેલેન્ડર પર ચિહ્નિત કરી શકો છો અને સમાન વાટાઘાટો/મીટિંગ્સની સમાન રીતે કાર્યોના તમારા વ્યક્તિગત આયોજનમાં ધ્યાનમાં લઈ શકો છો. આમ, જ્યારે આ તારીખ માટે અન્ય ઇવેન્ટ અથવા ક્રિયાને સુનિશ્ચિત કરવાની જરૂરિયાત ઊભી થાય છે, ત્યારે તે પહેલેથી જ "બુક" કરવામાં આવશે, જે તમને હાથ પરના કાર્યના ઉદ્દેશ્ય મહત્વની યાદ અપાવશે. આ સલાહ કાર્ય પ્રવૃત્તિઓના આયોજનની બાબતમાં વિશેષ મૂલ્યવાન છે.

ટીપ 8. તમારા કાર્યસ્થળને યોગ્ય રીતે ગોઠવો

સૌ પ્રથમ, આ ડેસ્કટોપ પરના ઓર્ડરની ચિંતા કરે છે. ફક્ત તે જ દસ્તાવેજો કે જે શ્રેણી A ના કાર્યોને પૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી છે તેના પર છોડી દેવા જોઈએ આ ક્રિયા મનોવૈજ્ઞાનિક પૃષ્ઠભૂમિ ધરાવે છે: ટેબલ પરનો ઓર્ડર વિચારોમાં ક્રમમાં મદદ કરે છે, અને વધારાના કાગળો સમય લે છે.

ટીપ 9. અન્ય લોકોને તમારા પર વધારાની જવાબદારીઓ ન મૂકવા દેવાનો પ્રયાસ કરો.

મેનેજરો ઘણીવાર નવી પ્રવૃત્તિઓમાં રસ લે છે અને તેમાં જોડાય છે, તેમની યોગ્યતાના ક્ષેત્રોને વિસ્તૃત કરે છે. વાટાઘાટોમાં વ્યક્તિગત હિતમાંથી બહાર આવવાથી કે જે કર્મચારી સામાન્ય રીતે હાજરી આપતો નથી, તે કાર્યકારી જૂથોમાં સમાપ્ત થઈ શકે છે અથવા વધારાના કાર્યો પ્રાપ્ત કરી શકે છે જે તેની યોજનામાં શામેલ નથી અને આખરે મુખ્ય કાર્ય અને તેના આયોજન પર બોજ બની જશે. તમારી બધી ક્રિયાઓ તમારી સ્થિતિના કાર્યક્ષેત્રમાં જરૂરી છે કે કેમ તે જોવા માટે તમારી બધી ક્રિયાઓને બે વાર તપાસવી શ્રેષ્ઠ છે, જેથી તમારી કાર્ય સમય આયોજન કુશળતામાં સુધારો થાય.

ટીપ 10. મૂલ્યાંકન કરો કે તેઓ તમને અચાનક જે બાબતોમાં સામેલ કરવા માંગે છે તે ખરેખર કેટલી મહત્વપૂર્ણ અને તાત્કાલિક છે.

કોઈપણ પેઢી અથવા એન્ટરપ્રાઈઝ માટે ફોર્સ મેજ્યુર અને અન્ય તાત્કાલિક બાબતો સામાન્ય ઘટના છે, પછી ભલે તેઓ કડક આયોજનના માળખામાં કામ કરવાનો પ્રયાસ કરતા હોય. તેમને ઉકેલવા માટે, ઉપલબ્ધ તમામ સંસાધનો એકત્ર કરવામાં આવે છે. જો તમે આ પરિસ્થિતિમાં મદદ કરવા માટે સંમત થાઓ છો, તો યાદ રાખો કે તે તમારા શેડ્યૂલના મહત્વપૂર્ણ કાર્યોમાંથી સમય લેશે, તેથી હંમેશા તેનું મૂલ્યાંકન કરો કે તે બલિદાન આપવા યોગ્ય છે કે કેમ.

ટીપ 11. આવેગ પર કાર્ય કરશો નહીં - ફક્ત જાણકાર નિર્ણયો લો

ક્યારેક અમુક નિર્ણયો આવેગ, બેકાબૂ આવેગના પરિણામે લેવામાં આવે છે. પરંતુ આ શેડ્યૂલમાં વિચલનો ઉશ્કેરે છે અને લક્ષ્ય હાંસલ કરવા માટે કાર્યકારી સમયના અસરકારક આયોજનમાં દખલ કરે છે. જો તમને કંઈક કરવાની ક્ષણિક અરજ લાગે છે (ઉદાહરણ તરીકે, કૉલ કરો), તો કાળજીપૂર્વક વિચારો અને વજન કરો કે શું તે તમારી યોજનાને અમલમાં મૂકવા યોગ્ય છે કે કેમ.

ટીપ 12. તમારી પ્રાથમિકતાઓને યોગ્ય રીતે સેટ કરો

વસ્તુઓના વિશાળ પ્રવાહમાં - પરિષદો, મીટિંગ્સ, કૉલ્સ, ટેક્સ્ટ્સ - નેવિગેટ કરવું ખૂબ જ મુશ્કેલ હોઈ શકે છે, અને જ્યારે તમે એકસાથે બધું જ લો છો અથવા જુદા જુદા છેડાથી ભાગોને પકડો છો, ત્યારે તમે ખૂબ જ ઓછું કામ કરી શકો છો. અહીં પ્રાધાન્યતા મેટ્રિક્સ તરીકે સમયનું આયોજન કરવાની આવી પદ્ધતિને યાદ રાખવું અને સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત અને સ્પષ્ટ રીતે નોંધપાત્ર કાર્યોને પૂર્ણ કરીને પ્રવૃત્તિઓ શરૂ કરવી, ધીમે ધીમે ઓછા મહત્વના કાર્યો તરફ આગળ વધવું ઉપયોગી છે.

મેનેજર સેક્રેટરીના કામના કલાકોનું આયોજન

સેક્રેટરીના વ્યક્તિગત કામકાજના સમયનું આયોજન કરવાની મુખ્ય જવાબદારી અને હેતુ એ છે કે બોસને શક્ય તેટલી રાહત આપવી અને તેમનો સમય વહેંચવામાં મદદ કરવી. કાર્ય પ્રવૃત્તિ માટે શક્ય તમામ કલાકો અને મિનિટોનો ઉપયોગ કરવાની કાર્યક્ષમતા વધારવાની તેની જવાબદારી છે. આનો અર્થ એ છે કે મેનેજર અને સેક્રેટરીની પ્રવૃત્તિઓના કાર્યો અને આયોજન એકબીજા પર આધારિત છે.

સૌ પ્રથમ, સેક્રેટરી બોસ માટે સર્જનાત્મકતા માટે જગ્યા ખાલી કરીને સંસ્થાકીય, પ્રારંભિક અને વ્યવસ્થાપક પ્રકારના કામમાં મદદ કરે છે. આ હેતુ માટે, સહાયકને ઉચ્ચ સ્તરની દૈનિક દિનચર્યા, તમામ સંભવિત સમયગાળા - દિવસ/મહિનો/ક્વાર્ટર માટે તેના કાર્યોનું શેડ્યૂલ જાણવાની જરૂર છે. સેક્રેટરીના કામકાજના સમયનું અસરકારક આયોજન તેના તાત્કાલિક સુપરવાઈઝરના શેડ્યૂલ પર આધાર રાખે છે, કારણ કે તે બોસના શેડ્યૂલ પર હોય તેવી તમામ મીટિંગો, વાટાઘાટો અને અન્ય બાબતો (મુલાકાતીઓ પ્રાપ્ત કરવા, દસ્તાવેજોની પ્રક્રિયા કરવા) તૈયાર કરવામાં સામેલ છે. આયોજનમાં ચાવીરૂપ ભૂમિકા તેમના મૂલ્ય અને મહત્વ અનુસાર કાર્યોના વંશવેલો દ્વારા ભજવવામાં આવે છે.

આ ઉપરાંત, સેક્રેટરીની ફરજોમાં અન્ય કામનો પણ સમાવેશ થાય છે જે બોસની દિનચર્યા પર આધાર રાખતા નથી (અને તે કાર્ય પ્રવૃત્તિના આયોજનમાં પ્રતિબિંબિત થાય છે): મેઇલ તપાસવી અને પત્રવ્યવહારનો જવાબ આપવો, દસ્તાવેજનો પ્રવાહ, નિયંત્રણ કાર્ડ ફાઇલ વગેરે. સહાયકની સમય આયોજન કુશળતા ઉત્તમ હોવી જોઈએ. તેના શેડ્યૂલના પ્રારંભિક બિંદુઓ હંમેશા પુનરાવર્તિત ક્રિયાઓ છે, ઉદાહરણ તરીકે:

• મેનેજરનું કાર્યસ્થળ તૈયાર કરો;
• તમારા પોતાના કાર્યસ્થળને વ્યવસ્થિત કરો;
• તમામ પ્રકારના આવનારા અક્ષરોની પ્રક્રિયા કરો;
• નિયંત્રણ કાર્ડ જુઓ;
• વ્યવસ્થાપનને બાબતોની સ્થિતિનો સારાંશ પ્રદાન કરો અને વર્તમાન દિવસનું શેડ્યૂલ સ્પષ્ટ કરો.

ચાલો મેનેજરના શેડ્યૂલના સંબંધમાં કામના સમયનું આયોજન કરવાના એક સરળ ઉદાહરણને જોઈએ. સેક્રેટરીનો એક્શન પ્રોગ્રામ કંઈક આવો દેખાશે. જ્યારે બોસની યોજનામાં 11:00 વાગ્યે મીટિંગનો સમાવેશ થાય છે, ત્યારે સહાયકની 10:30 માટેની યોજનામાં તેની સંસ્થાને આગામી તમામ ક્રિયાઓ સાથે સમાવિષ્ટ કરવામાં આવશે: રીમાઇન્ડર્સ, સામગ્રીની ફોટોકોપી કરવી, કોન્ફરન્સ રૂમની સફાઈ કરવી, મિનિટ લેવી. જો 14:00 વાગ્યે મેનેજરે ઑફિસની બહાર વાટાઘાટો કરવાનું સુનિશ્ચિત કર્યું, તો સચિવના સમયપત્રકમાં કારને કૉલ કરવા અને દસ્તાવેજો એકત્રિત કરવા વિશેની વસ્તુઓ શામેલ હશે. કામની સૂચિ એ પણ સૂચવે છે કે બોસને કોની સાથે અને કયા સમયે ટેલિફોન વાર્તાલાપ માટે કનેક્ટ કરવાની જરૂર છે, કયા દસ્તાવેજોને સુધારવાની જરૂર છે અને કયાને શરૂઆતથી ભરવાની જરૂર છે, વગેરે.

શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ એ છે કે, તમારા બોસ સાથે મળીને, દૈનિક પ્રવૃત્તિઓ માટે સતત સમય અંતરાલ નક્કી કરો: દસ્તાવેજો પર હસ્તાક્ષર કરવા, મુલાકાતીઓ પ્રાપ્ત કરવા. આનાથી કામમાં સુધારો થશે અને નિષ્ણાત અને તેના સહાયક બંનેના કામના સમયનું આયોજન કરવામાં મદદ મળશે. કામનું શેડ્યૂલ વિકસાવતી વખતે, તમારે અચાનક તાત્કાલિક અને મહત્વપૂર્ણ સોંપણીઓ, ફોન કૉલ્સ અને અન્ય કટોકટીની પરિસ્થિતિઓના કિસ્સામાં યોગ્ય અનામત છોડવાની પણ જરૂર છે.

સચિવ કામકાજના દિવસનો અંત આઉટગોઇંગ પત્રવ્યવહાર મોકલવા માટે સમર્પિત કરે છે, અને આવતી કાલ માટેના કાર્યક્રમોનું આયોજન પણ કરે છે.

જ્યારે કામકાજનો દિવસ પૂરો થઈ જાય અને મેનેજર ઑફિસમાં મોડા પડે, ત્યારે સહાયક માત્ર ત્યારે જ ઘરે જઈ શકે છે જો તેમની વચ્ચે યોગ્ય કરાર હોય અને તે બોસને તમામ જરૂરી ડેટા પ્રદાન કરે.

જગ્યા છોડતા પહેલા, સેક્રેટરી બધા દસ્તાવેજો દૂર કરે છે, કેબિનેટ અને સેફ બંધ કરે છે, ઇલેક્ટ્રોનિક સાધનો બંધ કરે છે (આ ટેલિફોન, મોડેમ, ફેક્સ પર લાગુ પડતું નથી), અને કાર્યસ્થળને વ્યવસ્થિત કરે છે.

મેનેજરના કામના સમયનું આયોજન

આયોજનનો સાર એ લક્ષ્યોના અમલીકરણ અને કામના કલાકોના નિયમનની તૈયારી છે. મેનેજરના કામના સમયનું આયોજન કરવાના સિદ્ધાંતો ખાસ કરીને મજૂર પ્રવૃત્તિના નિયમનના સામાન્ય સિદ્ધાંતોથી અલગ નથી. તમારા સમય સંસાધનોનો તર્કસંગત ઉપયોગ તમારા કાર્યો, લક્ષ્યો, ઉદ્દેશ્યો અને સમય બજેટને સમજવાનો સમાવેશ કરે છે.

નિષ્ણાતના કાર્યકારી સમયને ગોઠવવાની પ્રક્રિયામાં, વ્યાપકપણે જાણીતી આયોજન તકનીકોનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. મેનેજરે આ નિયમોનું પાલન કરવું આવશ્યક છે:

• દૈનિક કાર્ય યોજનાના 60% આયોજિત કાર્ય માટે ફાળવવામાં આવે છે;
• 20% સમય - અણધાર્યા ક્રિયાઓ માટે;
• સ્વયંભૂ ઉદ્ભવતા કાર્યો માટે છેલ્લા 20% શ્રેષ્ઠ બાકી છે.

"ફ્લેટ" સંસ્થાકીય માળખાંનો ઉપયોગ નાના સાહસોમાં નોંધપાત્ર અનિશ્ચિતતાની પરિસ્થિતિઓમાં જટિલ સમસ્યાઓ હલ કરવા માટે થાય છે. આવા એકમો નીચેના ગેરફાયદા દ્વારા વર્ગીકૃત થયેલ છે: મેનેજરો પર અતિશય વર્કલોડ, મોટી સંખ્યામાં લોકોની ક્રિયાઓને નિયંત્રિત કરવામાં મુશ્કેલી, તેમજ એકમોના કાર્યના સંકલન સાથે સંકળાયેલ મુશ્કેલીઓ.

વિતાવેલો સમય (ખાસ કરીને જો તે આયોજનના તબક્કે નોંધાયેલ ન હોય તો) તે શું અને કેવી રીતે ઉપયોગમાં લેવાય છે તેના ફરજિયાત સંકેત સાથે રેકોર્ડ કરવું આવશ્યક છે. આ સુનિશ્ચિત કરે છે કે, તેના કામના સમયના ખર્ચનું સંપૂર્ણ ચિત્ર પ્રાપ્ત કર્યા પછી, મેનેજર ભવિષ્યમાં તેના આયોજનને વધુ અસરકારક રીતે ગોઠવી શકશે; ગુણવત્તાયુક્ત યોજના વિકસાવવા માટે, કાર્યોને ટૂંકા, મધ્યમ અને લાંબા ગાળાના વિભાજિત કરવામાં આવશે.

નિયમિતતા, વ્યવસ્થિતતા અને સુસંગતતાને આયોજનના મૂળભૂત સિદ્ધાંતો તરીકે સ્થાન આપવું જોઈએ. પ્રવૃત્તિના આયોજનના એક મહત્વપૂર્ણ સિદ્ધાંતનું પાલન કરવું જરૂરી છે - લક્ષ્યોની વાસ્તવિકતા: તમે સંભાળી શકો તેટલી જવાબદારીઓ લો.

મેનેજરના કામકાજના સમયનો તર્કસંગત ઉપયોગ તેની લાંબા ગાળાની યોજના પર આધારિત છે. આ એક બહુ-વર્ષીય સિસ્ટમ છે, જે ધ્યાનમાં લેતા વાર્ષિક અને ત્રિમાસિક યોજનાઓ બનાવવામાં આવે છે. બાદમાં વાર્ષિક સાથે સંકલન કરી શકાય છે અને માસિક સમયગાળામાં વિભાજિત કરી શકાય છે. દૈનિક અને સાપ્તાહિક યોજનાઓ તેનું સંપૂર્ણ પાલન કરે છે અને તે જ સમયે મેનેજરના કાર્યકારી સમયના ઉપયોગને સૌથી સચોટ રીતે પ્રતિબિંબિત કરે છે. એક દિવસના સ્તરે કાર્ય પ્રવૃત્તિઓનું આયોજન એ મેનેજરની કાર્ય પ્રવૃત્તિઓના એકંદર આયોજનમાં એક મહત્વપૂર્ણ પગલું છે, તે પરિસ્થિતિના આધારે સતત દેખરેખ અને ગોઠવણને આધિન છે;

કાર્યકારી સમય એ સમય છે જે કોઈપણ કર્મચારી તેના કામના કાર્યો કરવા માટે સમર્પિત કરે છે. તેની અવધિ મજૂર કાયદા દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે.

પ્રિય વાચકો! લેખ કાનૂની સમસ્યાઓ ઉકેલવા માટેની સામાન્ય રીતો વિશે વાત કરે છે, પરંતુ દરેક કેસ વ્યક્તિગત છે. જો તમે કેવી રીતે જાણવા માંગો છો તમારી સમસ્યા બરાબર હલ કરો- સલાહકારનો સંપર્ક કરો:

અરજીઓ અને કૉલ્સ 24/7 અને અઠવાડિયાના 7 દિવસ સ્વીકારવામાં આવે છે.

તે ઝડપી છે અને મફતમાં!

કામકાજના સમયનું આયોજન એ તેને મેનેજ કરવાનો એક અભિન્ન ભાગ છે, એટલે કે, સમય વ્યવસ્થાપન. આજે આ ફેશનેબલ શબ્દનો અર્થ માત્ર સમય વ્યવસ્થાપન નથી, પરંતુ એન્ટરપ્રાઇઝના લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવા માટે તેનું અસરકારક આયોજન છે. છેવટે, સમય એ સંસાધનોમાંનું એક છે જેનો તર્કસંગત ઉપયોગ કરવાની જરૂર છે.

શા માટે અને કોને તેની જરૂર છે?

સમય વ્યવસ્થાપન વિશે વાત કરવી સંપૂર્ણપણે યોગ્ય નથી. તેનો પ્રવાહ માનવીય ક્રિયાઓ પર આધાર રાખતો નથી;

આ સમયના ઉપયોગનું સંચાલન કરવું યોગ્ય છે. તદુપરાંત, આ એન્ટરપ્રાઇઝ માટે તમામ સ્તરે મહત્વપૂર્ણ છે - મેનેજરથી સામાન્ય કર્મચારીઓ સુધી. આ સંસાધનનો અસરકારક ઉપયોગ શ્રમ ઉત્પાદકતા પર સીધી અસર કરે છે, અને તેથી નફો.

કોઈપણ કંપની માટે, કાર્યકારી સમયનું આયોજન અન્ય મહત્વપૂર્ણ અર્થ ધરાવે છે.

એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારીઓની સંખ્યા, અને તેથી કર્મચારીઓ સાથે સંકળાયેલ નાણાકીય ખર્ચ, ઉત્પાદન કાર્યોને પૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી કામના સમયની માત્રા પર આધારિત છે.

સમયના અભાવના કારણો

અછત એટલે અભાવ. અમારા કિસ્સામાં, ચોક્કસ કર્મચારી, વિભાગ અથવા સમગ્ર એન્ટરપ્રાઇઝને સોંપાયેલ કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટે કાર્યકારી સમયનો અભાવ છે.

પરિણામ ઓર્ડર પરિપૂર્ણતામાં વિલંબ અને તેના પ્રતિકૂળ પરિણામો હોઈ શકે છે. મોટેભાગે, સમયનો અભાવ મેનેજરની અસમર્થતા સાથે સંકળાયેલ છે.

સમયની અછત તરફ દોરી જતા કારણોના ત્રણ જૂથો છે:

• નેતાના વ્યક્તિગત ગુણો;
• નેતાની ક્રિયાઓ;
• સ્વતંત્ર કારણો.

મેનેજરના અંગત ગુણો કે જે સમયની ખોટ તરફ દોરી જાય છે તે આવી ઘટનાઓમાં પોતાને પ્રગટ કરી શકે છે જેમ કે:

• મૂંઝવણ, એટલે કે, અવ્યવસ્થિત ક્રિયાઓની ઉતાવળમાં કામગીરી;
• સતત ધસારો;
• ઘરની સુધારણાને કારણે યોગ્ય આરામનો અભાવ.

નિરક્ષર ક્રિયાઓ નીચેના તરફ દોરી જાય છે:

• કર્મચારીઓમાં ઓછી અથવા ગેરહાજર પ્રેરણા;
• સંચાર વિક્ષેપ;
• મહત્વ દ્વારા કેસોની રેન્કિંગનો અભાવ;
• સત્તા સોંપવામાં અસમર્થતા.

મેનેજર અને તેના ગૌણ અધિકારીઓ માટે સમયની અછત તરફ દોરી જતા મેનેજરથી સ્વતંત્ર કારણો છે:

• ઘણા બધા કાર્યો, બાબતો, સોંપણીઓ;
• બિનઆયોજિત ઘટનાઓ (સમય ચોર).

આ કારણો, એક નિયમ તરીકે, અલગથી થતા નથી. તેઓ એકબીજામાંથી વહે છે.

પરિણામ એ એક દુષ્ટ વર્તુળ છે, જેમાંથી ફક્ત યોગ્ય અને તર્કસંગત આયોજન તમને બહાર નીકળવાની મંજૂરી આપશે. અને આયોજિત પ્રવૃત્તિઓના અમલીકરણ અને તેના પર વિતાવેલા સમય પર નિયંત્રણ.

કઈ સમસ્યાઓ ઉકેલી શકાય?

આયોજન એ વિવિધ મેનેજમેન્ટ નિર્ણયો લેવા માટેનું એક સાધન છે. તેમાં લક્ષ્યો નક્કી કરવા અને તેમને હાંસલ કરવાની રીતો નક્કી કરવી શામેલ છે. એટલે કે, કંપનીના ભવિષ્યને જોવાની અને તમે ત્યાં કેવી રીતે અને કયા સમયમર્યાદામાં પહોંચી શકો છો તે નક્કી કરવાની આ એક પ્રકારની તક છે.

કાર્યકારી સમયનું આયોજન અને સંચાલન તમને નીચેની સમસ્યાઓ હલ કરવાની મંજૂરી આપે છે:

• ઓપરેશનલ કાર્યક્ષમતાના સ્તરમાં વધારો:
• ક્રિયાઓ અને તેમના પર વિતાવેલા સમયનું નિયંત્રણ;
• કાર્ય શેડ્યૂલનું ઑપ્ટિમાઇઝેશન;
• સમય વ્યવસ્થાપન તકનીકોમાં સુધારો;
• સમય-અયોગ્ય પ્રવૃત્તિઓનું સ્ક્રીનીંગ;
• સૌથી મહત્વપૂર્ણ કાર્યો માટે તર્કસંગત આયોજન;
• કામ અને વ્યક્તિગત સમયનું સ્પષ્ટ વિભાજન.

પ્રજાતિઓ

એન્ટરપ્રાઇઝમાં સમયનું આયોજન, કોઈપણ આયોજનની જેમ, વિવિધ માપદંડો અનુસાર પ્રકારોમાં વિભાજિત કરી શકાય છે:

• અવકાશ દ્વારા (સામાન્ય અને વિશિષ્ટ);
• સામગ્રી દ્વારા (વ્યૂહાત્મક, ઓપરેશનલ અને વર્તમાન);
• વસ્તુઓ દ્વારા (કર્મચારી, ઉત્પાદન, નાણાકીય);
• સમયગાળા દ્વારા (ટૂંકા ગાળાના, મધ્યમ ગાળાના, લાંબા ગાળાના);
• શક્ય તેટલા ફેરફારો (કઠોર અને લવચીક).

સામાન્ય ભંડોળ આયોજન

કામના સમયની કિંમતની ગણતરી કર્યા વિના સામાન્ય ભંડોળનું આયોજન કરવું અશક્ય છે. આ સંસાધનની કેટલી આવશ્યકતા છે તે સમજવા માટે, વિવિધ પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે.

પછી કામનો સમય સામાન્ય બનાવવો જોઈએ, એટલે કે, ખર્ચની ગણતરીના પરિણામો અને વૈજ્ઞાનિક ધોરણો પર આધારિત, ઉત્પાદનના એક એકમના ઉત્પાદન અથવા કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટેનો શ્રેષ્ઠ સમય નક્કી કરવો આવશ્યક છે.

કુલ સમય ભંડોળના આયોજન માટે રેશનિંગ મુખ્ય છે. તે તેના આધારે છે કે જરૂરી કર્મચારીઓની સંખ્યા, ખર્ચ અને પ્રોત્સાહન માપદંડો નક્કી કરવામાં આવે છે.

સામાન્ય ભંડોળમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

• કૅલેન્ડર
• નજીવા (સપ્તાહાંત અને રજાઓ વિનાનું કૅલેન્ડર, પરંતુ પૂર્વ-રજાના દિવસોને ધ્યાનમાં લેતા);
• અસરકારક (આયોજન સમયગાળા દરમિયાન એક કર્મચારીએ કેટલું કામ કર્યું).

વ્યક્તિગત

સામાન્ય આયોજન કરતાં ઓછું મહત્વનું નથી દરેક કર્મચારીનું સમય વ્યવસ્થાપન હશે.

અહીં એ જાણવું અગત્યનું છે કે કોણે કડક શેડ્યૂલ સેટ કરવું જોઈએ અને કોણ જાણે છે કે તેમના સમયનું શક્ય તેટલું અસરકારક રીતે આયોજન કેવી રીતે કરવું. તેમ છતાં, ત્યાં ઘણા મહત્વપૂર્ણ મુદ્દાઓ છે.

ઉદાહરણ તરીકે, 60/40 રેશિયો જાળવી રાખો. એટલે કે, વર્તમાન સમસ્યાઓના નિરાકરણ માટે તમારા કામકાજના 60% સમયની યોજના બનાવો અને 40% અણધાર્યા કાર્યો અને સર્જનાત્મક પ્રવૃત્તિ માટે છોડી દો (20%ના બે બ્લોક).

વ્યક્તિગત કામકાજના સમયનું આયોજન કરવાના આ અને અન્ય મહત્વપૂર્ણ સિદ્ધાંતો એલ. સીવર્ટ દ્વારા ઘડવામાં આવ્યા હતા.

તેમણે કાર્યકારી સમયનો ઉપયોગ કરવાની કાર્યક્ષમતાના સંદર્ભમાં મેનેજરો અને નિષ્ણાતો વચ્ચેના મૂળભૂત તફાવતોને પ્રકાશિત કર્યા નથી. પરંતુ હું હજુ પણ કેટલાક પાસાઓની નોંધ લેવા માંગુ છું.

સંચાલકો

આયોજન કૌશલ્યો મેનેજર માટે ખાસ કરીને મહત્વપૂર્ણ છે.

આ તેનું કાર્ય છે: લક્ષ્યો નિર્ધારિત કરવા, તેને હાંસલ કરવા માટે સમયમર્યાદા નક્કી કરવા અને પરિણામને નિયંત્રિત કરવા, તેમજ સત્તા સોંપો, તે કાર્યોથી છૂટકારો મેળવવો જે નિષ્ણાતો દ્વારા કરી શકાય છે.

વિશેષજ્ઞો

નિષ્ણાત મેનેજર દ્વારા સેટ કરેલા કાર્યોના આધારે તેના સમયની યોજના બનાવે છે. સ્વ-શિસ્ત કુશળતા તેના માટે ખૂબ મહત્વ ધરાવે છે.

એન્ટરપ્રાઇઝમાં કામના કલાકોનું આયોજન

કોઈપણ યોજના લેખિતમાં રેકોર્ડ કરવી આવશ્યક છે, અન્યથા તે અસ્તિત્વમાં નથી. ઇલેક્ટ્રોનિક આયોજન સમય વ્યવસ્થાપનને સરળ બનાવવામાં મદદ કરશે. આધુનિક ટેક્નોલોજીનો ઉપયોગ તમને તમારી કરવા માટેની સૂચિને દૃષ્ટિની રીતે રજૂ કરવાની મંજૂરી આપશે નહીં.

આધુનિક ગેજેટ્સ તેમના માલિકોને મહત્વપૂર્ણ ઘટનાઓ વિશે યાદ અપાવવામાં સક્ષમ છે.

સામાન્ય નિયમો

• યોજના સાંજે તૈયાર થવી જોઈએ અને સવારે તેમાં ગોઠવણો કરવી જોઈએ.
• યોજનામાં સમાવિષ્ટ તમામ બાબતોને સમય દ્વારા ટૂંકા-, મધ્યમ- અને લાંબા ગાળામાં વિભાજિત કરવી આવશ્યક છે.
• કાર્યનો વિસ્તાર વાસ્તવિક હોવો જોઈએ;
• માત્ર લક્ષ્યો જ નહીં, પણ અપેક્ષિત પરિણામો પણ રેકોર્ડ કરો.
• પ્રાથમિકતાઓ નક્કી કરો.
• દરેક કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટે ચોક્કસ સમયમર્યાદા સેટ કરો.
• પ્રતિનિધિત્વ સત્તા.
• યોજનાઓ નિયમિતપણે ગોઠવવી જોઈએ.

યોજનામાં શું સામેલ કરવું?

યોજનામાં દિવસ દરમિયાન કરવાની જરૂર હોય તેવી તમામ બાબતોનો સમાવેશ થવો જોઈએ. આ ખાતરી કરશે કે તમે આગલા પગલાઓમાં કંઈપણ ચૂકશો નહીં.

તમારે બધું રેકોર્ડ કરવાની જરૂર છે - મેનેજર સાથેની મીટિંગથી લઈને કોર્પોરેટ મેઇલ દ્વારા સાથીદારને તેના જન્મદિવસ પર અભિનંદન આપવા સુધી. તમારે જેની પાસે ચોક્કસ સમય છે તેની સાથે પ્રારંભ કરવાની જરૂર છે: મીટિંગ્સ, એપોઇન્ટમેન્ટ્સ, કોન્ફરન્સ વગેરે.

મેનેજમેન્ટ તરફથી સૂચનાઓ ઉપરાંત, તે વસ્તુઓનો સમાવેશ કરવો યોગ્ય છે જે કારકિર્દીની પ્રગતિમાં ફાળો આપે છે. ઉદાહરણ તરીકે, અદ્યતન તાલીમ અથવા પ્રોજેક્ટ પર સર્જનાત્મક કાર્ય.

પ્રાથમિકતા

સમયનું આયોજન ખરેખર અસરકારક બનવા માટે, દૈનિક (સાપ્તાહિક, માસિક, વગેરે) માં દાખલ કરેલી દરેક વસ્તુને તેમના મહત્વ અને તાકીદની ડિગ્રી અનુસાર ક્રમાંકિત કરવી જરૂરી છે. અને પછી તેમને મહત્વના ઉતરતા ક્રમમાં કરો.

ટેકનોલોજી અને પદ્ધતિઓ

અગ્રતા નક્કી કરવા અને સમયનું આયોજન કરવા માટે સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતી પદ્ધતિઓમાં આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ અને પેરેટોનો કાયદો છે.

સંક્ષિપ્તમાં તે આના જેવો દેખાય છે:

• બધી બાબતો મહત્વપૂર્ણ અને તાત્કાલિક, મહત્વપૂર્ણ અને બિન-તાકીદની, ઓછી મહત્વપૂર્ણ અને વૈકલ્પિકમાં વહેંચાયેલી છે;
• મોટાભાગનો સમય (80% સુધી) સૌથી મહત્વપૂર્ણ અને તાત્કાલિક માટે સમર્પિત હોવો જોઈએ;
• આ કામના દિવસની શરૂઆતમાં થવું જોઈએ.

પ્રદર્શન વિશ્લેષણ

તમે ચકાસી શકો છો કે કોઈપણ કર્મચારી તેના કામના સમયનો ગાણિતિક રીતે કેટલો અસરકારક ઉપયોગ કરે છે. આ હેતુ માટે, વિવિધ ગુણાંકનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે, ઉદાહરણ તરીકે, સમયનો વ્યાપક ઉપયોગ.

તેની ગણતરી કરવા માટેનું સૂત્ર આના જેવું લાગે છે:

કે = (કુલ સમય ભંડોળ - કામમાં વિરામ)/કુલ સમય ભંડોળ.

આદર્શ મૂલ્ય એક સમાન હશે. વધુ Ke તેનાથી અલગ પડે છે, વધુ બિનઅસરકારક રીતે કામ કરવાનો સમય વપરાય છે.

• કર્મચારીની ભૂલ દ્વારા અને તેના નિયંત્રણની બહારના કારણોસર;
• વ્યક્તિગત જરૂરિયાતો માટે.

આ કરવા માટે, જરૂરી મૂલ્ય (મિનિટમાં) ફોર્મ્યુલાના અંશમાં બદલવામાં આવે છે, અને સમયની કુલ રકમ છેદમાં રહે છે. અહીં સંબંધ વિપરીત છે. આ મૂલ્ય એકની જેટલું નજીક છે, તેટલો વધુ અતાર્કિક રીતે કામ કરવાનો સમય પસાર થાય છે.

ઉદાહરણો

કાર્યકારી દિવસ, અઠવાડિયું અથવા અન્ય સમયગાળાનું આયોજન મોટાભાગે વ્યવસાયની વિશિષ્ટતાઓ પર આધારિત છે. ખાસ કરીને જો તેમાં સર્જનાત્મકતાના તત્વો સામેલ હોય.

ચાલો ધ્યાનમાં લઈએ કે બેંકિંગ ઉદ્યોગમાં કાનૂની સલાહકારો અને મેનેજરો જેવા વ્યવસાયોના પ્રતિનિધિઓએ શું ધ્યાન આપવું જોઈએ.

વકીલ માટે

આ વ્યવસાયની વિશેષતા એ કોર્ટની સુનાવણીમાં ભાગ લેવો છે. પરિણામે, કામના સમયપત્રકમાં ચોક્કસ દસ્તાવેજોની તૈયારી માટે અજમાયશનું શેડ્યૂલ અને પ્રક્રિયાગત સમયમર્યાદાનો આવશ્યકપણે સમાવેશ થાય છે. આ સૌથી મહત્વપૂર્ણ અને તાત્કાલિક બાબતો છે.

ક્લાયન્ટ્સ સાથે મીટિંગ્સ અને વાટાઘાટોનો સમય બાકીના મફત અંતરાલો પર આધારિત છે. પરિણામે જે બચે છે તે એનાલિટિક્સ અને રિપોર્ટિંગ પર ખર્ચવામાં આવે છે.

તમારી દૈનિક યોજના કંઈક આના જેવી દેખાશે:

બેંક મેનેજર માટે

બેંક ધિરાણ મેનેજરનો કાર્યકારી દિવસ ઘણા બ્લોક્સનો સમાવેશ કરે છે:

• સમય-આધારિત નિમણૂંકો;
• મીટિંગના પરિણામોના આધારે કરારો દોરવા;
• ક્લાયન્ટ બેઝને વિસ્તૃત કરવા માટે કોલ્ડ કોલિંગ;
• વ્યાપારી દરખાસ્તોની તૈયારી, વગેરે.

આવા કર્મચારી માટે દિવસની યોજના નીચે મુજબ હોઈ શકે છે:

અને કેટલીક અંતિમ ટીપ્સ:

• કોઈ કાર્યનું મહત્વ નક્કી કરતી વખતે, તે તમારી જાતને પ્રશ્ન પૂછવા યોગ્ય છે: "આ મને શું આપશે?" અને જો તમે જવાબથી સંતુષ્ટ હોવ તો જ આગળ વધો. જો તમને જવાબ ગમતો નથી, તો પછી તમે કદાચ કાર્યને હમણાં માટે મુલતવી રાખી શકો છો.
• સવારે પ્રથમ વસ્તુ, તમારે સૌથી અપ્રિય પરંતુ મહત્વપૂર્ણ વસ્તુઓ કરવી જોઈએ.
• જો તમે તેને નાના અને સરળ કાર્યોમાં વહેંચો તો મોટા અને જટિલ કાર્યો શ્રેષ્ઠ રીતે પૂર્ણ થાય છે.
• કામમાંથી તમારી જાતને સારો આરામ આપવો જરૂરી છે.

તમને હાઇલાઇટ કરવા અને પ્રાથમિકતા આપવા માટે, આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ રહે છે. તેની શરૂઆત 14 ઓક્ટોબર, 1890 ના રોજ તેના સ્થાપકના જન્મ સાથે જ થઈ હતી ડ્વાઇટ આઇઝનહોવરડેનિસન, ટેક્સાસમાં. આઈઝનહોવર પરિવાર સામાન્ય હતો અને કોઈ ખાસ બાબતમાં અલગ ન હતો.

4 જૂન, 1952ના રોજ આઇઝનહોવર મ્યુઝિયમ માટે ગ્રાઉન્ડબ્રેકિંગ સમારોહ દરમિયાન, ડ્વાઇટે કહ્યું: “પછીથી મને સમજાયું કે અમે ખૂબ ગરીબ છીએ. અમે ફક્ત એટલું જ જાણતા હતા કે અમારા માતાપિતા અમને પુનરાવર્તન કરતા ક્યારેય થાકતા નથી - તમારા માટે બધા રસ્તા ખુલ્લા છે. આળસુ ન બનો, તેનો ઉપયોગ કરો.” માતા-પિતા, ડેવિડ અને ઇડાએ ક્યારેય આ તકોનો લાભ લીધો ન હતો, અને તેમની બધી આશાઓ તેમના પુત્રો પર મૂકી હતી. તેમનામાં સ્વતંત્રતા, પ્રમાણિકતા અને નિશ્ચય જેવા ગુણોનો વિકાસ થયો. તે આ ગુણો હતા જેણે પાછળથી એક પુત્ર - એક ઉત્કૃષ્ટ માણસ, પતિ, પિતા, જનરલ અને યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સના રાષ્ટ્રપતિના જીવનમાં મુખ્ય ભૂમિકા ભજવી હતી.

પોતાને નિયંત્રિત કરવાની ક્ષમતા ડ્વાઇટમાં અચાનક અથવા તરત જ આવી નથી. આ કુશળતામાં નિપુણતા મેળવવાનો માર્ગ લાંબો અને રસપ્રદ હતો. શાળાઓ વચ્ચે મૈત્રીપૂર્ણ ફૂટબોલ અથવા બેઝબોલ મેચોનું આયોજન કરતી વખતે નેતા અને આયોજક તરીકેની તેમની પ્રથમ ક્ષમતાઓ ઉભરી આવી. અનુગામી વિકાસઅને તેની ક્ષમતાઓમાં સુધારો લશ્કરી એકેડેમીમાં અને પછી નિયમિત સૈન્યમાં ચાલુ રહ્યો. તેમની સિદ્ધિઓ માટે, ડ્વાઇટ આઈઝનહોવરને મેજર તરીકે બઢતી આપવામાં આવી હતી અને 1925માં કેન્સાસના લીવેનવર્થમાં કમાન્ડ એન્ડ સ્ટાફ સ્કૂલમાં મોકલવામાં આવ્યા હતા.

શાળાની એક વિશિષ્ટ વિશેષતા તેની શિક્ષણ પદ્ધતિ હતી. તાલીમમાં ચોક્કસ યુદ્ધ રમતોનું આયોજન કરવામાં આવતું હતું. શ્રોતાઓએ પ્રારંભિક નોંધોના રૂપમાં કાર્યો પ્રાપ્ત કર્યા, જેમાં પ્રતિકૂળ રચનાઓ, દુશ્મનની સંખ્યા, ભૂપ્રદેશની સુવિધાઓ, સ્થિતિ, પસંદ કરેલી વ્યૂહરચના અને અન્ય સૂચકાંકો વિશેની માહિતી શામેલ છે. પ્રાપ્ત ડેટા દ્વારા માર્ગદર્શન આપીને, કમાન્ડરોએ મુખ્યમથકનું કાર્ય ગોઠવવાનું હતું, તેમના ગૌણ અધિકારીઓ વચ્ચે જવાબદારીના ક્ષેત્રો નક્કી કરવા અને લડાઇ મિશનને પરિપૂર્ણ કરવાના હેતુથી ક્રિયાની સ્પષ્ટ યોજના વિકસાવવાની હતી.

સ્ટાફ સ્કૂલમાં કામનું ભારણ માનવ ક્ષમતાઓની ધાર પર હતું, પરંતુ ડ્વાઇટ આઈઝનહોવર માટે નહીં. તેમણે કુશળતાપૂર્વક તેમણે વિકસાવેલી આયોજન અને પ્રાથમિકતા પદ્ધતિને લાગુ કરવાનું શરૂ કર્યું, જેણે માત્ર તેની સુસંગતતા જ ગુમાવી નથી, પરંતુ તે આયોજનના ક્ષેત્રની મુખ્ય પદ્ધતિઓમાંની એક છે. આઇઝનહોવર દ્વારા પ્રસ્તાવિત તકનીક તમને તાકીદ અને મહત્વ બંને દ્વારા વસ્તુઓને સૉર્ટ કરવાની મંજૂરી આપે છે. તેમણે ચાર માપદંડો ઓળખ્યા જેના દ્વારા અંતિમ પરિણામ પર અનુગામી પ્રભાવ માટે સર્વોચ્ચ પ્રાથમિકતાવાળા કાર્યોને ઓળખી શકાય છે અને પ્રકાશિત કરી શકાય છે. અમલના પરિણામ પ્રવૃત્તિને કેટલી અસર કરે છે તેના પરથી મહત્વ નક્કી થાય છે.

તાકીદ એક સાથે બે પરિબળો દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે:

• સમસ્યાને કેટલી ઝડપથી હલ કરવાની જરૂર છે;
• કેવી રીતે કાર્યનો અમલ સમય અંતરાલ સાથે સંબંધિત છે.

આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ અનુસાર, દરેક કેસને ચારમાંથી એક માપદંડમાં વર્ગીકૃત કરવું આવશ્યક છે:

આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ

ચાર નિયુક્ત માપદંડોમાંના દરેકમાં કેસોની ચોક્કસ સૂચિનો સમાવેશ થાય છે. અમે તેમને થોડી વધુ વિગતમાં જોઈશું. કોષ્ટક 1.1. મુખ્ય સૂચકાંકોની સૂચિ પ્રદાન કરવામાં આવે છે જે ચાર માપદંડોમાંથી એકને અનુરૂપ હોય છે જેના દ્વારા કોઈ ચોક્કસ કાર્ય તેમના હેઠળ આવે છે કે નહીં તે નક્કી કરી શકે છે.

કોષ્ટક 1.1. તાકીદના સૂચક અને કાર્યોનું મહત્વ

કાર્ય પ્રકાર: "તાકીદનું અને મહત્વપૂર્ણ"

આ ચતુર્થાંશમાં એવા કિસ્સાઓનો સમાવેશ થાય છે કે જે કાં તો નિયંત્રણમાંથી બહાર નીકળી ગયા અથવા આયોજિત ન હતા અને અચાનક ઉદ્ભવ્યા. નિયુક્ત ચતુર્થાંશમાં આપેલ માપદંડોને પૂર્ણ કરતી દરેક વસ્તુ સ્વતંત્ર રીતે અને તરત જ ઉકેલવી આવશ્યક છે. આવી સમસ્યાઓના ઉકેલમાં વિલંબથી નોંધપાત્ર નુકસાન અને નુકસાન થઈ શકે છે. જો આ ચતુર્થાંશમાં આવતા કેસોની સૂચિમાં ઘટાડો થતો નથી, પરંતુ, તેનાથી વિપરિત, નિયમિતપણે ફરી ભરવામાં આવે છે, તો પછી આપણે નિષ્કર્ષ પર આવી શકીએ કે આયોજનમાં સમસ્યાઓ છે. ઉકેલ એ છે કે તમારી પ્રવૃત્તિઓની સમીક્ષા કરવી અને અસરકારક આયોજન તકનીકોમાં વિશેષ તાલીમ લેવી.

કાર્ય પ્રકાર: "મહત્વપૂર્ણ, પરંતુ તાત્કાલિક નથી"

આ મુખ્ય કાર્યો છે જે કોઈપણ સ્તરે મેનેજરે હલ કરવા જોઈએ. આ કાર્યો ભવિષ્યલક્ષી કાર્યો સાથે સંબંધિત છે. 80/20 નિયમ અથવા પેરેટો સિદ્ધાંતને લાગુ કરીને, તેને નીચે પ્રમાણે ઘડીને: "20% વસ્તુઓ એ મુખ્ય વસ્તુઓ છે જે 80% પરિણામ મેળવવા માટે કરવાની જરૂર છે," તમે તમારા કાર્યકારી સમયનો અસરકારક રીતે ઉપયોગ કરવાનું શરૂ કરો છો, અને સૌથી અગત્યનું, યોગ્ય રીતે. તદુપરાંત, તમે જાણો છો કે કેવી રીતે પ્રાથમિકતાઓ સેટ કરવી અને સંપૂર્ણ સ્વ-સંગઠન કુશળતા છે.

સફળતા મેળવવા માટે તમારે દરેક પ્રયાસ કરવાની જરૂર છે. મહત્વપૂર્ણ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે પરંતુ તાત્કાલિક ન હોય તેવી બાબતોને પૂર્ણ કરવા માટે અમુક ચોક્કસ પ્રયત્નોની જરૂર પડે છે. આ કાર્યોમાં શક્ય તેટલો સમય લેવો જોઈએ. આ કાર્યોનું સમયસર નિરાકરણ ભવિષ્યમાં ઘણી કટોકટીની પરિસ્થિતિઓને અટકાવશે, અને નવી તકોનો ઉદભવ સામાન્ય બનશે. જે બાકી છે તે ઉમેરવાનું છે: "તે ચાલુ રાખો!"

બાકીના બે ચતુર્થાંશ સામાન્ય સમય સિંક છે. હું તેમનું વર્ણન કરવામાં મારો સમય બગાડશે નહીં, પરંતુ તેમ છતાં, આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ સાથે કામ કરવાની પ્રક્રિયાને સમજવા માટે, હું તેમના સારને ટૂંકમાં રૂપરેખા આપવાનો પ્રયત્ન કરીશ.

કાર્યોનો પ્રકાર: "તાકીદનું, પરંતુ મહત્વપૂર્ણ નથી"

જો વધુ અને વધુ વસ્તુઓ આ ચતુર્થાંશમાં આવવાનું શરૂ કરે છે, તો તમારી પાસે એવી સમસ્યાઓ છે કે જેને તાત્કાલિક ઉકેલવાની જરૂર છે, અથવા તમે ફક્ત કેવી રીતે પ્રાથમિકતા આપવી તે જાણતા નથી. તમે તમારા કામ સિવાય બધુ જ કરો છો.

દિગ્દર્શકની લિરિકલ કોમેડી યાદ રાખો એલ્ડારા રાયઝાનોવા"ઓફિસ રોમાંસ"? શું તમે પહેલેથી જ અનુમાન લગાવ્યું છે કે મેં કયા હીરોને ઉદાહરણ તરીકે ટાંકવાનું નક્કી કર્યું છે? અલબત્ત, આ સામાજિક કાર્યકર શૂરા છે. દરેક વસ્તુ તેના સ્થાને પાછા ફરવા માટે, તમારે તમારા હેતુને યાદ રાખવાની જરૂર છે. અને આ કરવા માટે, ફક્ત આગળનો એપિસોડ ભજવો, ભૂમિકાઓ બદલો. એક તરફ તમારી જાતને લ્યુડમિલા પ્રોકોફિવેના તરીકે અને બીજી બાજુ તે જ શૂરા તરીકે કલ્પના કરો અને નીચેનો સંવાદ કહો:

એલ.પી.: શુરા, જો મારી યાદશક્તિ મને યોગ્ય રીતે સેવા આપે છે, તો શું તમે એકાઉન્ટિંગ વિભાગમાં સૂચિબદ્ધ છો?

શ.: મને એમ લાગે છે.

એલ.પી.: શું તમને આ સારી રીતે યાદ છે?

શ.: હા, મારા મતે.

એલ.પી.: આગળ વધો અને તમારા પોતાના કામ પર ધ્યાન આપો.

અને અમે પહેલેથી જ નક્કી કર્યું છે તેમ, તમારો વ્યવસાય મહત્વપૂર્ણ હલ કરી રહ્યો છે, પરંતુ તાત્કાલિક સમસ્યાઓ નથી.

કાર્યોનો પ્રકાર: "મહત્વપૂર્ણ નથી અને તાત્કાલિક નથી"

હું તમારા માટે ખરેખર દિલગીર છું. તમે ફક્ત તમારું જીવન બગાડો છો અને તમારી શક્તિ સંપૂર્ણપણે બિનજરૂરી વસ્તુઓ પર વેડફી રહ્યા છો. જો તમે કામ પર બળી ગયા છો અને ધ્યાન આપવાનું શરૂ કરો છો કે તમે વધુ વખત સમય બગાડો છો, તો તમે કહી શકો છો કે તમારી પ્રવૃત્તિઓ બિનઅસરકારક બની ગઈ છે.

ત્યાં માત્ર એક જ ઉકેલ છે - તાત્કાલિક વ્યક્તિગત રીતે વિશેષ તાલીમ લો કાર્યક્ષમતા, પ્રેરણાઅને અસરકારક આયોજન તકનીકો.

આ લેખ સૌપ્રથમ 20 ઓક્ટોબર, 2013ના રોજ Executive.ru પર "કટ વિના સર્જનાત્મકતા" શીર્ષક હેઠળ પ્રકાશિત થયો હતો. અંદર સામગ્રી બ્લોકમાં ફરીથી જાહેરાત કરીખાસ પ્રોજેક્ટ સંપાદકીય સ્ટાફ

ફોટો સ્ત્રોત: twitter.com, લેખકના અંગત આર્કાઇવ્સ

• અગાઉના સમયગાળાના આધારે લક્ષ્યો કેવી રીતે સેટ કરવા
• શું યોજનાના 100% અમલીકરણની માંગણી કરવી હંમેશા જરૂરી છે?

અસરકારક આયોજન,જેમ તમે જાણો છો, કંપનીના સરળ સંચાલનની ચાવી છે, જે તેના લાંબા ગાળાના વિકાસમાં મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે.

આયોજન તે ક્ષણોમાં મદદ કરે છે જ્યારે તમારે યોગ્ય મેનેજમેન્ટ નિર્ણય લેવાની જરૂર હોય. તેથી, તમારે ત્રણ પ્રશ્નોના જવાબ આપવા જોઈએ:

1. આજે કંપનીની સ્થિતિ શું છે?
2. કંપની કઈ દિશામાં આગળ વધવાની યોજના ધરાવે છે?
3. કંપની આ હાંસલ કરવા માટે કેવી રીતે આયોજન કરે છે, તે શું કરશે?

કંપનીમાં આયોજનની શરૂઆત વધુ અસરકારક કામગીરી અને વિકાસ માટે શું કરવાની જરૂર છે તેની સમજ હશે. સફળતા નીચેના પરિબળો પર આધારિત છે:

1. સંસ્થાના વિકાસના મુખ્ય મુદ્દાઓમાં લક્ષ્ય નિર્ધારણની ગુણવત્તા.
2. એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓ, સ્પર્ધકો, બજાર, ઉત્પાદન વિતરણ વગેરેના પ્રારંભિક વિશ્લેષણની ગુણવત્તા.
3. સ્પર્ધાત્મકતા મૂલ્યાંકનની ગુણવત્તા.
4. વ્યૂહરચનાની પસંદગી અને અમલીકરણ.

અસરકારક આયોજનના ધ્યેયો શું છે?

1. વ્યૂહાત્મક ધ્યેયો - ભવિષ્યમાં કંપનીનું વર્ણન. આ લક્ષ્યો કંપનીની પ્રવૃત્તિઓના તમામ ક્ષેત્રોને અસર કરે છે. તે સત્તાવાર લક્ષ્યો છે જે લાંબા ગાળે તેના લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવા માટે એન્ટરપ્રાઇઝની હેતુપૂર્ણ પ્રવૃત્તિઓને પ્રતિબિંબિત કરે છે. વ્યૂહાત્મક યોજનાઓને લીધે, લક્ષ્યો હાંસલ કરવા માટેની સમયમર્યાદા નક્કી કરી શકાય છે - સામાન્ય રીતે 2-5 વર્ષ અગાઉથી. વ્યૂહાત્મક આયોજન એ એન્ટરપ્રાઇઝ માટે નવા ઉત્પાદનો અને ક્ષમતાઓને ધ્યાનમાં લેવા અને વિકસાવવા માટે રચાયેલ છે.

2. એન્ટરપ્રાઇઝના વિશિષ્ટ, સૌથી મહત્વપૂર્ણ વિભાગો માટેના લક્ષ્યો - વ્યૂહાત્મક લક્ષ્યો. આ ધ્યેયો માટેની યોજનાઓ 2 વર્ષથી વધુ ન હોય તેવા સમયગાળા માટે ગણવામાં આવે છે. વ્યૂહાત્મક આયોજન ટૂંકા ગાળાના અને લાંબા ગાળાના સમયગાળા વચ્ચેનું મધ્યવર્તી છે. આ આયોજન પ્રવર્તમાન સંસાધનોના વિતરણ દ્વારા ધ્યેયો હાંસલ કરવા સાથે સંબંધિત મુદ્દાઓનો સમૂહ ઉકેલે છે.

3. ઓપરેશનલ અથવા ઓપરેશનલ ધ્યેયો - એન્ટરપ્રાઇઝના નીચલા વિભાગો અથવા વ્યક્તિગત કર્મચારીઓ માટે આપેલ સમયગાળા માટે સેટ કરેલ કાર્યોનો સમૂહ. ઓપરેશનલ યોજનાઓનું અમલીકરણ ટૂંકા ગાળામાં કરવામાં આવે છે. ઓપરેશનલ પ્લાનિંગમાં વ્યક્તિગત કામદારો અને વિભાગો માટે સમયપત્રક બનાવવાનો સમાવેશ થાય છે.

એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓમાં મહત્તમ કાર્યક્ષમતા સુનિશ્ચિત કરવા માટે, લક્ષ્યોની શ્રેણીબદ્ધ સાંકળ રચવી આવશ્યક છે.

• એન્ટરપ્રાઇઝમાં આર્થિક આયોજન: કટોકટીમાંથી પાઠ

જનરલ ડિરેક્ટર બોલે છે

મિખાઇલ સ્ટ્રુપિન્સકી,કંપનીઓના જૂથના જનરલ ડિરેક્ટર “સ્પેશિયલ સિસ્ટમ્સ એન્ડ ટેક્નોલોજીસ”, મોસ્કો; ટેકનિકલ સાયન્સના ઉમેદવાર

તે ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ કે ત્યાં કોઈ સાર્વત્રિક આયોજન અલ્ગોરિધમ નથી. અસરકારક આયોજનની યોગ્ય પદ્ધતિઓ એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓની વિશિષ્ટતાઓ પર આધારિત છે - ઉત્પાદન અને ઉત્પાદનોના વેચાણની ઘોંઘાટ પર. ઘણા વ્યવસાયોની જેમ, અમારી કંપની વેચાણ આયોજન પદ્ધતિને પસંદ કરે છે. અમે બે પ્રકારની આગાહી કરીએ છીએ - ઉત્પાદન દ્વારા અને વેચાણ ચેનલ દ્વારા.

અમારા એન્ટરપ્રાઇઝમાં આયોજન બે સમસ્યાઓ ઉકેલવા માટે રચાયેલ છે: ઉત્પાદન ક્ષમતાના કાર્યક્ષમ ઉપયોગની ખાતરી કરવા અને માલના વેચાણની બિન-રેખીય પ્રકૃતિ પૂરી પાડવા માટે. તેથી જ અમે ઉત્પાદન યોજનાઓ તૈયાર કરવામાં માર્કેટિંગ નિષ્ણાતો અને વિકાસ વિભાગના નિષ્ણાતોને સામેલ કરીએ છીએ. આ તમને બજારની આગાહીઓને ધ્યાનમાં લેવાની મંજૂરી આપે છે (ઉદાહરણ તરીકે, બગડતી આર્થિક પરિસ્થિતિ અથવા, તેનાથી વિપરીત, ઉત્પાદનોની માંગમાં વિસ્ફોટક વૃદ્ધિ).

વ્યવહારમાં આયોજિત સૂચકાંકો પ્રાપ્ત કરવા માટે, આધુનિક ઉત્પાદનને પર્યાપ્ત તકનીકી અને માહિતી સપોર્ટની જરૂર છે. નહિંતર, પ્રદર્શન પરિણામોનું નિરીક્ષણ અને મૂલ્યાંકન મુશ્કેલ હશે. પરંતુ વિચલનોનું નિયમિત રેકોર્ડિંગ અને તેમના કારણોનું વિશ્લેષણ એ એન્ટરપ્રાઇઝમાં આયોજન પ્રણાલીને સુધારવાનું સૌથી મહત્વપૂર્ણ માધ્યમ છે.

અસરકારક આયોજનના પ્રકાર

1. પ્રવૃત્તિના ક્ષેત્રોના કવરેજની મર્યાદા પર આધાર રાખીને.

• સામાન્ય આયોજન - એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓના તમામ ક્ષેત્રોનું આયોજન કરવામાં આવ્યું છે;
• ખાનગી આયોજન - પ્રવૃત્તિના ચોક્કસ ક્ષેત્રોનું આયોજન કરવામાં આવ્યું છે.

2. આયોજનની સામગ્રી (પ્રકારો) પર આધાર રાખીને:

• વ્યૂહાત્મક - નવી તકો શોધવી, ચોક્કસ પૂર્વજરૂરીયાતો બનાવવી;
• વર્તમાન - આગામી નાણાકીય વર્ષ માટે એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓના તમામ ક્ષેત્રો અને સંસ્થાના તમામ માળખાકીય વિભાગોના કાર્યને જોડતું આયોજન;
• ઓપરેશનલ - તકોની અનુભૂતિ થાય છે અને ઉત્પાદનની વર્તમાન પ્રગતિનું નિરીક્ષણ કરવામાં આવે છે.

3. ઑપરેશનના ઑબ્જેક્ટ્સ પર આધાર રાખીને:

• ઉત્પાદન આયોજન;
• નાણાકીય આયોજન;
• વેચાણ આયોજન;
• કર્મચારીઓનું આયોજન.

4. સમયગાળાના આધારે (સમય અવધિનું કવરેજ):

• એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિના 1 મહિનાથી 1 વર્ષ સુધીના સમયગાળા માટે ટૂંકા ગાળાના;
• મધ્યમ ગાળા - 1-5 વર્ષ;
• લાંબા ગાળાના - 5 વર્ષથી વધુ.

5. ફેરફારો કરવાની શક્યતાના આધારે:

• લવચીક - ફેરફારોની મંજૂરી છે;
• કઠોર - કોઈ ફેરફારોની અપેક્ષા નથી.

જનરલ ડિરેક્ટર બોલે છે

વ્લાદિમીર મોઝેન્કોવ,ઓડી સેન્ટર ટાગાન્કા કંપનીના જનરલ ડિરેક્ટર, મોસ્કો

ચાર વર્ષ પહેલાં, યુએસએની વ્યવસાયિક સફર પર, હું "ત્રણ સમયગાળાના સિદ્ધાંત" થી પરિચિત થયો, જે મેં પછીથી મારી કંપનીમાં સફળતાપૂર્વક અમલમાં મૂક્યો. અમે જે માર્કેટમાં કામ કરીએ છીએ તે બજાર વધી રહ્યું છે, તેથી વિભાગના વડા માટે સમયસર બજારના વલણોને પકડવું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. ત્રણ સમયગાળાનો સિદ્ધાંત તમને આ સૌથી અસરકારક રીતે કરવાની મંજૂરી આપે છે.

ત્રણ સમયગાળો એ ત્રણ પાછલા ત્રિમાસિક ગાળા છે. આ સમયગાળાના ડેટાના આધારે, અમે શેડ્યૂલ દોરીએ છીએ, આગામી ક્વાર્ટર માટે યોજના બનાવીએ છીએ અને સમાયોજિત કરીએ છીએ. જો આપણે 2016ની વાત કરીએ તો 2015ના બીજા, ત્રીજા અને ચોથા ક્વાર્ટરના ડેટાના આધારે પ્રથમ ક્વાર્ટરનો પ્લાન બનાવવામાં આવશે. તે ખૂબ જ સરળ છે - તમારે ત્રણ બિંદુઓ મૂકવાની અને બે રેખાઓ દોરવાની જરૂર છે. તમે ત્રણમાંથી એક વલણ સાથે સમાપ્ત થઈ શકો છો: હકારાત્મક, નકારાત્મક અથવા અપરિવર્તિત.

વિકલ્પ 1. વલણ હકારાત્મક છે. જો આપણે ગ્રાફ પર સકારાત્મક ગતિશીલતા જોઈએ છીએ, તો પછીના ક્વાર્ટરની યોજનામાં આપણે પાછલા ત્રણ ક્વાર્ટરના સરેરાશ આંકડા અથવા છેલ્લા ક્વાર્ટરના આંકડાઓ મૂકી શકીએ છીએ. ત્યાં એક ત્રીજો વિકલ્પ છે - વિભાગના વડા દ્વારા સૂચિત સૂચકાંકો સેટ કરવા (સ્વાભાવિક રીતે, તેઓ ત્રણ સમયગાળાના આધારે ગણતરી કરતા વધારે હોવા જોઈએ). હું આયોજન કરતી વખતે ધ્યેયોને સહેજ વધારવાનો સમર્થક છું: મારું કાર્ય કંપનીમાં તણાવ પેદા કરવાનું છે જેથી કર્મચારીઓ આરામ ન કરે. જો મેનેજર યોજનાને ઓળંગવા માટે તૈયાર હોય, તો હું ફક્ત પૂછું છું કે તેને કયા સંસાધનોની જરૂર છે.

વિકલ્પ 2. વલણ નકારાત્મક છે. આ કિસ્સામાં, આયોજનમાં મુખ્ય કાર્ય એ પરિસ્થિતિને નકારાત્મક દિશામાં વિકસિત થવાથી રોકવાનું છે. અમારી કંપનીમાં, આવી સમસ્યાઓ ઊભી થઈ, પરંતુ ખૂબ જ ભાગ્યે જ. ઉદાહરણ તરીકે, વર્ષના પ્રથમ ત્રણ ત્રિમાસિક ગાળામાં પ્રાપ્તિપાત્ર ખાતાઓમાં વધારો થયો હતો - અમે બે મિલિયનનું આયોજન કર્યું હતું, પરંતુ તે અઢી થયું હતું. ચોથા ક્વાર્ટર માટેનું કાર્ય દેવુંની વધુ વૃદ્ધિને અટકાવવાનું છે અને છેલ્લા આંકડો કરતાં વધી જવાનું નથી, અને આગામી ક્વાર્ટર માટે - પ્રાપ્તિપાત્રોના કદને અગાઉ નિર્ધારિત લક્ષ્ય (એટલે ​​​​કે બે મિલિયન) સુધી લાવવાનું છે.

વિકલ્પ 3. વલણ બદલાતું નથી. વિકસતા અને ગતિશીલ બજારમાં, આવી પરિસ્થિતિઓ હોવી જોઈએ નહીં. પરંતુ જો વલણ યથાવત રહે છે, તો આગામી ક્વાર્ટર માટે બે સંભવિત આયોજન વિકલ્પો છે: અમે તે જ સૂચકાંકો સેટ કરીએ છીએ જે અમે પ્રાપ્ત કર્યા છે, અથવા અમે બારને થોડો વધારે સેટ કરીએ છીએ.

વિભાગના વડા વલણ નક્કી કરે તે પછી, તે આલેખ સાથે મારી પાસે આવે છે. મીટિંગની તૈયારીમાં, તેણે તેની પાસે ઉપલબ્ધ સંસાધનો અને બજાર (ગ્રાહકો, સ્પર્ધકો)નું પણ વિશ્લેષણ કરવું જોઈએ. તમામ ડેટાના આધારે, અમે ત્રિમાસિક યોજના નક્કી કરીએ છીએ. જો કે, આયોજન ત્યાં સમાપ્ત થતું નથી. હું દરેક વિભાગના વડાને જણાવેલ યોજનાઓના અમલીકરણ માટે એક યોજના સબમિટ કરવા કહું છું. દરેક નિર્દેશકે તે આયોજિત સૂચકાંકો કેવી રીતે પ્રાપ્ત કરશે તેનું વર્ણન કરવું આવશ્યક છે: સંસાધનો, સમયમર્યાદા, દરેક તબક્કા માટે કોણ જવાબદાર છે.

અસરકારક આયોજનના તબક્કા કયા છે?

1. યોજનાઓ બનાવવી - એન્ટરપ્રાઇઝના ભાવિ લક્ષ્યો અને તેમને પ્રાપ્ત કરવાની રીતો વિશે નિર્ણયો લેવા. આ પ્રક્રિયાના પરિણામોના આધારે, યોજનાઓની સિસ્ટમ બનાવવામાં આવે છે. આ તબક્કામાં જોડાય છે:

• સંસ્થાના આંતરિક અને બાહ્ય વાતાવરણનું સંશોધન. સંસ્થાકીય વાતાવરણના મુખ્ય ઘટકો નક્કી કરવામાં આવે છે, જે એન્ટરપ્રાઇઝ માટે ખરેખર મહત્વપૂર્ણ છે તે પ્રકાશિત કરે છે. આ ઘટકો વિશેની માહિતી એકત્રિત કરવી અને ટ્રૅક કરવી, પર્યાવરણની ભાવિ સ્થિતિની આગાહી કરવી, કંપનીની વાસ્તવિક પરિસ્થિતિનું મૂલ્યાંકન કરવું;
• ઇચ્છિત દિશા નક્કી કરવી, પ્રવૃત્તિઓ માટેની માર્ગદર્શિકા, મિશન, દ્રષ્ટિ અને ધ્યેયોનો સમૂહ;
• વ્યૂહાત્મક વિશ્લેષણ. કંપની આંતરિક અને બાહ્ય પર્યાવરણીય પરિબળોમાં સંશોધનના લક્ષ્યો અને પરિણામોની તુલના કરે છે, તેમની વચ્ચેના અંતરને ઓળખે છે. વ્યૂહાત્મક વિશ્લેષણની પદ્ધતિઓ વિવિધ વ્યૂહરચના વિકલ્પોની રચના માટેનો આધાર બની જાય છે;
• વૈકલ્પિક વ્યૂહરચનામાંથી એક પસંદ કરવામાં આવે છે અને તેનો વિકાસ હાથ ધરવામાં આવે છે;
• એન્ટરપ્રાઇઝ માટે અંતિમ વ્યૂહાત્મક યોજના તૈયાર કરવામાં આવી છે;
• મધ્યમ ગાળાના આયોજનની તૈયારી. મધ્યમ ગાળાના કાર્યક્રમો અને યોજનાઓની તૈયારી સાથે;
• પ્રોજેક્ટ્સ માટે વાર્ષિક ઓપરેશનલ પ્લાનની રચના. આ વ્યૂહાત્મક યોજના અને મધ્યમ ગાળાના આયોજનના પરિણામો પર આધારિત છે;
• યોજનાનો અમલ;
• સ્થાપિત યોજનાના અમલીકરણ પર દેખરેખ.

2. આયોજિત નિર્ણયોનું અમલીકરણ. પરિણામે, એન્ટરપ્રાઇઝના વાસ્તવિક પ્રદર્શન સૂચકાંકો પ્રાપ્ત થાય છે.

3. પરિણામોનું નિરીક્ષણ કરવું. વાસ્તવિક અને આયોજિત સૂચકાંકોની તુલના કરવામાં આવે છે, પસંદ કરેલી દિશામાં એન્ટરપ્રાઇઝની ક્રિયાઓને સમાયોજિત કરવા માટે પૂર્વજરૂરીયાતો બનાવવામાં આવે છે.

આયોજન કરતી વખતે ધ્યાનમાં લેવાના પરિબળો

1. ઉત્પાદિત ઉત્પાદનોની શ્રેણી.
2. માંગની મોસમ.
3. પોતાનું વેચાણ નેટવર્ક, ડીલરો સાથે સહકારની શરતો.
4. મોટા વન-ટાઇમ ઓર્ડરની ઉપલબ્ધતા (મુખ્ય સપ્લાયરો માટે નિકાસ અથવા સ્થાનિક).
5. ઓર્ડર આપવા માટે કાર્ય (ચોક્કસ ઉત્પાદન સમયમર્યાદા, વેરહાઉસિંગ ક્ષમતાઓનું પાલન કરવાની જરૂરિયાત).

અસરકારક આયોજન સાધનો

પર્યાવરણનું વિશ્લેષણ કરવા માટે - વિકાસ વ્યૂહરચના વિકસાવવા માટેનો આધાર

1. SWOT વિશ્લેષણ - એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓમાં કાર્યક્ષમતા અથવા બિનકાર્યક્ષમતાનાં કારણો નક્કી કરવા માટે, તેમાં માર્કેટિંગ માહિતીના સંકુચિત વિશ્લેષણનો સમાવેશ થાય છે, જેના આધારે એન્ટરપ્રાઇઝની હિલચાલ અને વિકાસની ઇચ્છિત દિશા વિશે નિષ્કર્ષ કાઢવામાં આવે છે. , વિભાગો વચ્ચે સંસાધનોના વિતરણના અંતિમ પરિણામની સ્થાપના. વિશ્લેષણ ડેટાના આધારે, વધુ પરીક્ષણ માટે એક પૂર્વધારણા અથવા વ્યૂહરચના વિકસાવવામાં આવી છે.

2. સ્પર્ધાત્મક વિશ્લેષણ - અસરકારક એન્ટરપ્રાઇઝ વ્યૂહરચના રચવા માટે ઉપલબ્ધ બજારોના મૂલ્યાંકન સાથે સંસ્થાની સ્પર્ધાત્મક સ્થિતિનો ઊંડાણપૂર્વકનો વ્યાપક અભ્યાસ છે.

3. તુલનાત્મક ઉદ્યોગ વિશ્લેષણ. આ વિશ્લેષણનો હેતુ એક ઉદ્યોગમાં સાહસોના સૂચક છે. ખાસ કરીને, શ્રમ ઉત્પાદકતા, ટર્નઓવર, નફાકારકતા.

4. સંસાધન વિશ્લેષણ એ એન્ટરપ્રાઇઝના આંતરિક વાતાવરણનું વિશ્લેષણ છે.

5. એમ. પોર્ટરના "5 દળો" મોડેલનો ઉપયોગ કરીને સ્પર્ધાત્મક વિશ્લેષણ.

સંસ્થાના મિશન અને લક્ષ્યોને વ્યાખ્યાયિત કરવા

1. મંથન. સર્જનાત્મક પ્રવૃત્તિને ઉત્તેજીત કરવા પર આધારિત, સમસ્યાને ઉકેલવા માટેની તે એક ઓપરેશનલ પદ્ધતિ છે. ચર્ચામાં ભાગ લેનારાઓને શક્ય તેટલા વિકલ્પો વ્યક્ત કરવા માટે આમંત્રિત કરવામાં આવે છે, અદભૂત વિકલ્પો પણ. પછી, બધા સૂચિત વિચારોમાંથી, સૌથી સફળ પસંદ કરવામાં આવે છે, જે વ્યવહારમાં લાગુ કરવામાં આવશે.

2. ધ્યેયોનું વૃક્ષ - એ વંશવેલો સિદ્ધાંત પર બનેલ સિસ્ટમ, પ્રોગ્રામના લક્ષ્યોનો એક સંરચિત સમૂહ છે - એક સામાન્ય ધ્યેયને પ્રકાશિત કરે છે, તેને ગૌણ લક્ષ્યો, 1 લી, 2 જી અને અનુગામી સ્તરોમાં વિભાજિત, એક વૃક્ષની જેમ.

3. બિઝનેસ-એન્જિનિયરિંગ સિસ્ટમના અભિગમ પર આધારિત છે. કંપની એક ખુલ્લી સિસ્ટમ છે, જે બાહ્ય પર્યાવરણના મોડેલ સાથે ક્રિયાપ્રતિક્રિયામાં એન્ટરપ્રાઇઝના મૂળભૂત માહિતી મોડેલ્સનું નિર્માણ કરતી વખતે, ચોક્કસ, ઔપચારિક, વ્યાપક અને સંપૂર્ણ રીતે વર્ણવેલ છે.

• મંથન પદ્ધતિ: યોગ્ય નિર્ણયો લેવા માટેના 3 નિયમો

વ્યૂહરચના અને મૂળભૂત દૃશ્યો પસંદ કરવા માટે

1. બોસ્ટન કન્સલ્ટિંગ ગ્રુપ પદ્ધતિ (મેટ્રિક્સ). સૂચકાંકો જે મૂલ્યાંકન મેટ્રિક્સ બનાવે છે તે ઉત્પાદન વૃદ્ધિ દર, આ એન્ટરપ્રાઇઝ દ્વારા નિયંત્રિત બજાર હિસ્સો છે.

2. મેકકિંસે પદ્ધતિ (મેટ્રિક્સ). મુખ્ય મૂલ્યાંકન સૂચકાંકો એ એન્ટરપ્રાઇઝની સ્પર્ધાત્મક સ્થિતિ અને બજારની આકર્ષકતા છે.

3. કર્વ પદ્ધતિ શીખવી. આ પદ્ધતિનો આધાર ઉત્પાદન ખર્ચના કદ અને તેના વોલ્યુમ વચ્ચે સંબંધ બાંધવાનો છે.

4. શેલ/DPM મોડલ – દ્વિ-પરિમાણીય કોષ્ટકના સ્વરૂપમાં, અનુક્રમે X અને Y અક્ષો પર કંપનીની શક્તિ અને ઉદ્યોગ આકર્ષણને પ્રતિબિંબિત કરે છે.

5. ADL/LC મોડલ - 2 પરિમાણો, ઉત્પાદન જીવન ચક્રના 4 તબક્કાઓ અને પાંચ સ્પર્ધાત્મક સ્થિતિઓના સંયોજન પર બનેલ છે. મોડેલના આધારે, એક શુદ્ધ એન્ટરપ્રાઇઝ વિકાસ વ્યૂહરચના પસંદ કરવામાં આવી છે.

6. ઉત્પાદન જીવન ચક્ર પદ્ધતિ. આ પદ્ધતિ ઉત્પાદન જીવન ચક્રના દરેક તબક્કા માટે વ્યૂહાત્મક દિશાઓ અને ક્રિયાઓના નિર્ધારણ પર આધારિત છે.

મૂળભૂત વ્યૂહરચના વિકસાવવા માટે

1. I. Ansoff દ્વારા મોડેલ. આ પ્રોડક્ટ ડેવલપમેન્ટ મોડલમાં, એક સાથે અનેક વ્યૂહરચનાઓનો ઉપયોગ કરી શકાય છે. મોડલ એ આધાર પર આધારિત છે કે સઘન વેચાણ વૃદ્ધિ માટે સૌથી વધુ પ્રાધાન્યક્ષમ વ્યૂહરચના વર્તમાન અથવા નવા બજારમાં હાલના અથવા નવા ઉત્પાદનો વેચવાના નિર્ણયના આધારે નક્કી કરી શકાય છે.

આ મેટ્રિક્સનો હેતુ વિકસતા બજારમાં કંપનીની સંભવિત વ્યૂહરચનાઓનું વર્ણન કરવાનો છે. આ મોડેલ ધારે છે કે અખંડિતતાને સુનિશ્ચિત કરવા માટે, એન્ટરપ્રાઇઝની વ્યૂહાત્મક યોજનામાં વહીવટી અને નાણાકીય વ્યૂહરચના હોવી આવશ્યક છે.

નાણાકીય વ્યૂહરચના એ સાધનો અને નિયમોનો સમૂહ છે જેનો હેતુ એન્ટરપ્રાઇઝની નાણાકીય સંભવિતતા વધારવાનો છે. વહીવટી વ્યૂહરચના કંપનીના સંગઠનાત્મક વિકાસ માટે યોગ્ય નિયમોના સમૂહની પૂર્વધારણા કરે છે.

2. જી. સ્ટીનરનું મોડેલ. એક મેટ્રિક્સ જેમાં ઉત્પાદનો અને બજારોનું હાલના, નવા પરંતુ હાલના સાથે સંબંધિત અને સંપૂર્ણપણે નવામાં વર્ગીકરણનો સમાવેશ થાય છે. દ્વારા

મેટ્રિક્સ ડેટાના આધારે, વિવિધ બજાર-ઉત્પાદન સંયોજનો માટે જોખમ સ્તર અને સફળતાની સંભાવનાને ઓળખી શકાય છે.

3. ડી. એબેલનું મોડેલ. નીચેના માપદંડોનો ઉપયોગ કરીને વ્યવસાય વ્યૂહરચના માપવાનું શક્ય છે:

• ગ્રાહક જરૂરિયાતો;
• ગ્રાહક જૂથો સેવા આપે છે;
• ટેકનોલોજી કે જેનો ઉપયોગ ઉત્પાદનના વિકાસ અને ઉત્પાદન માટે થાય છે.

વ્યૂહરચના અમલમાં મૂકવા માટે

1. નેટવર્ક આયોજન પદ્ધતિઓ. આ પદ્ધતિઓનો મુખ્ય ધ્યેય પ્રોજેક્ટની અવધિ ઘટાડવાનો છે.

2. "વર્ક બ્રેકડાઉન" માળખું એ કાર્યનું આયોજન કરવા માટેનું પ્રારંભિક સાધન છે, જે કંપનીમાં તેમના અમલીકરણની રચના અનુસાર કાર્યના સમગ્ર વોલ્યુમનું વિભાજન સુનિશ્ચિત કરે છે.

વ્યૂહરચનાના અમલીકરણનું મૂલ્યાંકન અને નિયંત્રણ કરવું

1. વ્યૂહાત્મક ઓડિટ એ એન્ટરપ્રાઇઝ વિભાગોના કાર્યની ગુણવત્તાની તપાસ અને મૂલ્યાંકન છે જેમાં વ્યૂહાત્મક સંચાલન હાથ ધરવામાં આવે છે.

2. આંતરિક ઓડિટ - ઉદ્દેશ્ય અને સ્વતંત્ર ગેરંટી અને એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓ સુધારવા માટે સલાહ આપવી. આંતરિક ઓડિટ સતત અને વ્યવસ્થિત મૂલ્યાંકનના આધારે, નિયંત્રણ, જોખમ વ્યવસ્થાપન અને કોર્પોરેટ ગવર્નન્સ પ્રક્રિયાઓની કાર્યક્ષમતા વધારવા માટે, નિર્ધારિત લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવામાં ફાળો આપે છે.

• વ્યૂહાત્મક વિકાસ આયોજન: વ્યૂહરચના વિકાસના 7 તબક્કા

કટોકટીના સમયમાં અસરકારક આયોજન

1. આયાત અવેજી નીતિ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો. આયાત અવેજીમાં સ્થાનિક ઉત્પાદકોના પ્રયત્નો દ્વારા જરૂરી ઉત્પાદનોના ઉત્પાદનની સ્થાપનાનો સમાવેશ થાય છે. આયાત અવેજી પ્રેફરન્શિયલ માર્કેટ મિકેનિઝમના આધારે અથવા વિવિધ રાજકીય માળખાના વહીવટી હસ્તક્ષેપ દ્વારા હાથ ધરવામાં આવી શકે છે.

તમારે ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ કે તમે અગાઉ વિદેશમાં ખરીદેલા ઉત્પાદનના કયા ઘટકો સ્થાનિક સાહસોમાંથી ખરીદી શકાય છે. બજેટ અને શાસનની ગણતરી કરવી જરૂરી છે, તે પછી જ અમે આ આઇટમને અમારા એન્ટરપ્રાઇઝની યોજનામાં ઉમેરીશું.

એક સાધકે જણાવ્યું

વ્યાચેસ્લાવ પુઝેન્કોવ,મોડ્યુલર બોઈલર સિસ્ટમ્સ ગ્રુપ ઓફ કંપનીઓના બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સના અધ્યક્ષ

યોજનામાં વેચાણની માત્રા નક્કી કરતા પહેલા, તમારે સમજવું જોઈએ કે કટોકટી બજાર શું ઓફર કરી શકે છે. મોડ્યુલર બોઈલર સિસ્ટમ્સ માટેનું સ્થાનિક બજાર ઓટોમોટિવ અથવા ઘરગથ્થુ ઉપકરણોના સેગમેન્ટની સરખામણીમાં ધરમૂળથી અલગ છે, ઉચ્ચ જડતાને જોતાં. અહીં, મુખ્ય ગ્રાહકો રિટેલ, ઔદ્યોગિક અથવા રહેણાંક સંકુલના લાંબા ગાળાના બાંધકામ માટે બજારમાં કંપનીઓ છે. તમામ આર્થિક અસ્થિરતા સાથે, લગભગ કોઈપણ ઇમારત માટે ગરમી ઉત્પન્ન કરવાના સાધનોને ચાવીરૂપ ગણવામાં આવે છે.

જડતા ઉપરાંત, મોડ્યુલર બોઈલર સિસ્ટમ્સ માટેનું રશિયન બજાર લગભગ શુદ્ધ સ્પર્ધા દ્વારા વર્ગીકૃત થયેલ છે - ઘણા બજાર સહભાગીઓ સાથે જે ઉત્પાદનોની સરેરાશ બજાર કિંમતને નોંધપાત્ર રીતે પ્રભાવિત કરી શકતા નથી. અહીંના તમામ સાહસોમાં લગભગ સમાન વૃદ્ધિની સંભાવનાઓ છે, જે માત્ર માંગ દ્વારા મર્યાદિત છે.

અમે 2016 માટે વેચાણમાં 20-25% વધારો કરવાની યોજના બનાવીએ છીએ. પાછલા વર્ષોના અનુભવના આધારે આ વેચાણ વોલ્યુમ છે, જે અમને નોંધપાત્ર રોકાણોની જરૂરિયાત વિના ઉત્પાદન વધારવાની મંજૂરી આપે છે.

અમે ઉત્પાદન ક્ષમતાના ન્યૂનતમ વિસ્તરણ દ્વારા અથવા બે-શિફ્ટ શેડ્યૂલ પર કામ કરવા માટે કર્મચારીઓને સ્થાનાંતરિત કરીને આ પરિણામ પ્રાપ્ત કરીએ છીએ.

2. વ્યાપારી વિભાગને વિસ્તૃત અને મજબૂત કરો. 2016 માટે ઇચ્છિત વેચાણ સ્તર નક્કી કર્યા પછી, આગળનો તબક્કો વેચાણ યોજના તૈયાર કરવા માટે સમર્પિત છે. આ સમયગાળા માટે આયોજિત વ્યવહારો પર વ્યાપારી વિભાગના અહેવાલના આધારે, એક ઓપરેશનલ પ્લાન (1 લી ક્વાર્ટર માટે) ઉત્પાદન જૂથોના સંદર્ભમાં છ મહિના માટે બનાવી શકાય છે.

પરિણામે, વેચાણ સંચાલકો CRM સિસ્ટમ કંપનીઓમાં રેકોર્ડ કરી શકે છે જેની સાથે સહકાર કરાર પર હસ્તાક્ષર કરવાના તબક્કે છે. દર 2 અઠવાડિયે, વેચાણ નિયામકએ વ્યાપારી વિભાગ દ્વારા તૈયાર કરેલા પૂર્ણ વ્યવહારોના અહેવાલના આધારે આ યોજનાને સમાયોજિત કરવી જોઈએ. સોદાની નિષ્ફળતા અથવા ક્લાયન્ટ તરફથી વાટાઘાટો સમાપ્ત થવાના કિસ્સામાં, પ્રક્રિયામાં વેચાણ નિયામકને સામેલ કરવું જરૂરી છે.

ઓપરેશનલ પ્લાન ઉપરાંત, એક વ્યૂહાત્મક યોજના (છ મહિના માટે) તૈયાર કરવી પણ જરૂરી છે, જે વાણિજ્ય વિભાગના અહેવાલ પર આધારિત હોવી જોઈએ. આ સંદર્ભે, ઉત્પાદનના જથ્થામાં સમાન વધારા માટે યોજના પ્રદાન કરવી જરૂરી છે. 40/60 ના પ્રમાણના પ્રથમ 6 મહિનાના આધારે વ્યૂહાત્મક (વાર્ષિક) યોજના બનાવતી વખતે, તમારે વર્ષના બીજા ભાગ માટે વ્યવહારોની સંખ્યાની ગણતરી કરવી જોઈએ.

આ પ્રમાણ ઘણી કંપનીઓ માટે સાર્વત્રિક રીતે યોગ્ય છે. પરંતુ આર્થિક અસ્થિરતાને જોતાં, વર્ષના પ્રથમ અર્ધવાર્ષિક ગાળા પછી પરિસ્થિતિના વિકાસની આગાહી કરવી મુશ્કેલ છે. તેથી, તમારે મુખ્યત્વે વ્યૂહાત્મક યોજના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની જરૂર છે.

અમે 12 મહિનામાં ઉત્પાદન અને વેચાણની વૃદ્ધિને 20-25% દ્વારા સમાનરૂપે વિતરિત કરવાની ભલામણ કરીએ છીએ, આ માહિતી તમામ યોજનાઓમાં પ્રતિબિંબિત કરે છે. નીચેના આયોજનનો મુખ્ય તબક્કો આવે છે - વ્યાપારી વિભાગને ઉત્તેજિત કરવું. આ હાંસલ કરવા માટે, નીચેની દિશામાં પગલાં લઈ શકાય છે:

1. વ્યાપક માર્ગ. તેમાં એન્ટરપ્રાઇઝના વ્યાપારી વિભાગના વિસ્તરણનો સમાવેશ થાય છે. 20-25% દ્વારા વેચાણ વધારવા માટે કર્મચારીઓની આવશ્યક સંખ્યા શોધવા માટે, તમારે આવનારા ટ્રાફિકનું વિશ્લેષણ કરીને તમારા વેચાણ સંચાલકોની "ખર્ચ" ની ગણતરી કરવાની જરૂર છે.
2. સઘન માર્ગ. કર્મચારીની સરેરાશ "ખર્ચ" ના વિશ્લેષણ મુજબ, તે નક્કી કરવું શક્ય બનશે કે 2-3 નવા મેનેજરો વાસ્તવમાં વાર્ષિક આવકમાં તીવ્ર વધારો લાવી શકશે નહીં. અગાઉના વર્ષોના ડેટાના આધારે ગણતરી કરવી જરૂરી છે કે શિખાઉ માણસને જરૂરી સ્તર સુધી પહોંચવામાં કેટલો સમય લાગશે - 2-3 વર્ષ કરતાં પહેલાં નહીં. તેથી, તમારે ફક્ત વ્યાપારી વિભાગના વિસ્તરણ વિશે જ નહીં, પણ આવનારા ટ્રાફિકના વિકાસને કારણે કામની ગુણવત્તામાં સુધારો કરવા વિશે પણ વિચારવાની જરૂર છે.

આયોજનમાં સૌથી સામાન્ય ભૂલો

ભૂલ 1. ધ્યેય વિનાની યોજના અને સત્તાનું ખોટું પ્રતિનિધિત્વ.

આયોજન કરતી વખતે, તમારે પહેલા તમારી જાતને થોડા મૂળભૂત પ્રશ્નો પૂછવાની જરૂર છે. તમે આયોજન કોને સોંપો છો તે પણ મહત્વનું છે. ઉદાહરણ તરીકે, આર્થિક આયોજન વિભાગ આગાહી રજૂ કરી શકશે, પરંતુ યોજના નહીં. બદલામાં, મેનેજમેન્ટ યોજનાને મંજૂર કરી શકે છે અને તેમાં યોગ્ય વોલ્યુમ્સ શામેલ કરવાની જરૂર છે, પરંતુ ઉપરથી યોજનાને "નીચે ખેંચવાની" જરૂર નથી. નહિંતર, યોજનાના અમલીકરણની જવાબદારી મેનેજમેન્ટને સોંપવામાં આવશે, પરંતુ વાસ્તવિકતાના પાલન વિશે વાત કરવાની જરૂર નથી. કોઈ યોજનાનું લક્ષ્ય વિનાનું ચિત્ર ન હોવું જોઈએ, તેના વિકાસના કાર્યોને સમજવું મહત્વપૂર્ણ છે.

ભૂલ 2. ​​વાર્ષિક આયોજનને કેલેન્ડર વર્ષો સાથે જોડવું

કંપનીઓમાં, નીચેની યોજના સાથે કામ કરવું સામાન્ય છે - પાછલા મહિનાના અંતમાં આગામી મહિનાના સૂચકાંકોનું આયોજન, તેમને તમામ 30 દિવસમાં પ્રાપ્ત કરવાનો પ્રયાસ કરવો. આગામી મહિનાની શરૂઆતમાં, વાસ્તવિક સૂચકાંકો અને પ્રારંભિક યોજનાઓની સરખામણી સાથે તમામ ડેટા સંકલિત કરવામાં આવે છે. વર્કિંગ મિકેનિઝમને વાર્ષિક આયોજનમાં સ્થાનાંતરિત કરવાની ઇચ્છા થવી સ્વાભાવિક છે. તે સામાન્ય રીતે આ તબક્કે છે કે સમસ્યાઓ ઊભી થાય છે.

આયોજનના સહભાગીઓ કેટલીકવાર વર્ષ માટે યોજનાઓ બનાવવાના નિયમો અને ઘોંઘાટ વિશે નબળી રીતે વાકેફ હોય છે અને આના પર સમય પસાર કરવા માંગતા નથી. તેથી, મેનેજમેન્ટ વાર્ષિક યોજના પર કામ કરી રહ્યું છે, એન્ટરપ્રાઇઝ માટે ખૂબ મહત્વાકાંક્ષી લક્ષ્યો નક્કી કરે છે, અને જે ખરેખર આવા લક્ષ્યોને કેવી રીતે પ્રાપ્ત કરવું તે સમજી શકતું નથી, તેથી તે વર્તમાન સૂચકાંકોને આગામી વર્ષમાં સ્થાનાંતરિત કરવાની દરખાસ્ત કરે છે.

પરિણામે, એવી પરિસ્થિતિ ઊભી થાય છે કે જ્યાં યોજના સ્થિર શાખાઓ અને ઉત્પાદનો સહિત એકંદર વૃદ્ધિ દર્શાવે છે. મેનેજરો આવી અવાસ્તવિક યોજના હાથ ધરવા માટે પ્રેરિત થશે નહીં.

અસરકારક આયોજન માટેના નિયમો

1. વ્યવસાયિક પ્રક્રિયાઓ પ્રદાન કરો, નાણાકીય, લોજિસ્ટિક્સ, ઉત્પાદન અને વેચાણ વિભાગો વચ્ચેની ક્રિયાપ્રતિક્રિયા માટેના નિયમોને મંજૂરી આપો.
2. વિભાગો વચ્ચેની ક્રિયાપ્રતિક્રિયામાં નિષ્ફળતાઓનું રેકોર્ડિંગ, વિશ્લેષણ અને તાત્કાલિક નિરાકરણ.
3. વેચાણ વિભાગ દ્વારા આયોજન, એકાઉન્ટિંગ, ERP સિસ્ટમનું અમલીકરણ, ઇલેક્ટ્રોનિક પ્રોડક્ટ રિઝર્વેશન સિસ્ટમનું ઓટોમેશન.
4. યોગ્ય તાલીમ સાથે ઈલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન જાળવવું
5. એન્ટરપ્રાઇઝના આંતરિક લોજિસ્ટિક્સને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે સતત કાર્ય.
6. ઉત્પાદન ક્ષમતાનું સમયસર આધુનિકીકરણ.

શું યોજનાના 100% અમલીકરણની માંગણી કરવી હંમેશા જરૂરી છે?

વ્લાદિમીર મોઝેન્કોવ,ઓડી સેન્ટર ટાગાન્કા કંપનીના જનરલ ડિરેક્ટર, મોસ્કો.

છ કે સાત વર્ષ પહેલાં અમે નીચેનો નિયમ રજૂ કર્યો હતો: જો પરિણામ 95-110% ની રેન્જમાં હોય તો યોજના પૂર્ણ માનવામાં આવે છે. આનાથી તમે લોકોને ઉત્તેજીત કરી શકો છો અને તમારા કામમાં ઉપયોગી તણાવ પેદા કરી શકો છો. માર્ગ દ્વારા, યોજનાને 110% કરતા વધુ વટાવવી ખરાબ છે, કારણ કે કાર્યની ગુણવત્તા ઘટે છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, ફક્ત લઘુત્તમ મર્યાદા જ નહીં, પણ મહત્તમ પણ સેટ કરવી જરૂરી છે.

ઉદાહરણ તરીકે, હું પ્રોફિટ સેન્ટરના ડિરેક્ટરને કહું છું: "તમે મહાન છો, તમે ગયા વર્ષે સારું કામ કર્યું હતું, તમે એક હજાર કાર વેચી હતી. મને લાગે છે કે આ વર્ષે, જેમ માર્કેટ વધી રહ્યું છે, તમે ચૌદસો અથવા એક હજાર પાંચસો વેચી શકો છો." જેના માટે તે જવાબ આપે છે: "શું 1500?!" અહીં હજાર વેચવું મુશ્કેલ છે! નવી ડીલરશીપ ખુલી રહી છે, ગ્રાહકો સસ્તી કાર તરફ સ્વિચ કરી રહ્યા છે. શું 1500?!” અને તે એક મહિના સુધી વાત કરશે કે તે કેટલું મુશ્કેલ છે. અલબત્ત, તે સમજે છે કે તેના પરિવારની સુખાકારી આ મહત્વાકાંક્ષી યોજનાના અમલીકરણ પર આધારિત છે, પરંતુ તે જ સમયે તે તેને સુરક્ષિત રીતે ચલાવવા માંગે છે. હું તેને ધ્યેયથી તરબોળ થવા માટે સમય આપું છું અને માનું છું કે તે પ્રાપ્ત કરવું શક્ય છે, કારણ કે કોઈપણ ધ્યેય માપી શકાય તેવું, વાસ્તવિક અને પ્રાપ્ત કરી શકાય તેવું હોવું જોઈએ. તેને વધુ આત્મવિશ્વાસ અનુભવવા માટે, હું તેને સમર્થન આપું છું, હું કહું છું: "હું તમને સંસાધનો આપીશ જેથી કરીને તમે યોજના 100% પૂર્ણ કરો, પરંતુ જો તમે તેને 97%, 96% અથવા 95% પણ પૂર્ણ કરો છો, તો તે થશે. વિચાર્યું કે તમારી યોજના પૂર્ણ થઈ ગઈ છે, અને તમને તમામ બોનસ અને બોનસ પ્રાપ્ત થશે. અને જો તે પછી તે યોજના પૂર્ણ કરે છે, કહો, 98%, 100% અથવા તો 103%, હું તેને કહું છું: "જોયું? સરસ કામ!” અને ગ્રાફ પરનું વલણ સકારાત્મક છે (જોકે ગતિશીલતા ખૂબ નોંધપાત્ર નથી). પરંતુ જો મેનેજરે 94.99% દ્વારા યોજના પૂર્ણ કરી, તો તે પહેલેથી જ કંઈકથી વંચિત છે. 80-95% એ વધુ ખરાબ છે, પરંતુ જો તે 80% કરતા ઓછું હોય (આપણી પાસે આ પહેલાં ક્યારેય નહોતું), તો મેનેજરને કોઈ બોનસ પ્રાપ્ત થતું નથી - માત્ર એકદમ પગાર.

"મોડ્યુલર બોઈલર સિસ્ટમ્સ"- 2005 માં કંપનીઓનું જૂથ બનાવવામાં આવ્યું હતું. પ્રવૃત્તિનો અવકાશ એ સેવાઓનું વેચાણ અને બ્લોક-મોડ્યુલર બોઈલર હાઉસ અને મિની-થર્મલ પાવર પ્લાન્ટ્સના બજારમાં તૈયાર ગરમી અને પાવર સોલ્યુશન્સની સપ્લાય છે. ગ્રાહકોમાં શામેલ છે: Gazprom Transgaz Moscow, ABH Miratorg, Ostankino Meat Processing Plant, Castorama, Samsung Group, Hyundai, વગેરે.

મિખાઇલ સ્ટ્રુપિન્સકીનામની મોસ્કો સ્ટેટ ટેકનિકલ યુનિવર્સિટીમાંથી સ્નાતક થયા. એન.ઇ. બૌમન. કેબલ ઉદ્યોગ ડિઝાઇન બ્યુરોમાં કામ કર્યું. લગભગ 50 વૈજ્ઞાનિક પેપરના લેખક. શોધ માટે લગભગ 50 પેટન્ટ ધરાવે છે. રશિયાના માનદ બિલ્ડર (2006). "વિશેષ પ્રણાલીઓ અને તકનીકીઓ" પ્રવૃત્તિનું ક્ષેત્ર: ડિઝાઇન, ઉત્પાદન, ઘરગથ્થુ અને ઔદ્યોગિક કેબલ ઇલેક્ટ્રિક હીટિંગ સિસ્ટમ્સની સ્થાપના અને જાળવણી, તાપમાન નિયંત્રણ સાધનોનું ઉત્પાદન. સંસ્થાનું સ્વરૂપ: LLC. પ્રદેશ: મુખ્ય કાર્યાલય - મોસ્કોમાં; ઉત્પાદન - મિતિશ્ચી (મોસ્કો પ્રદેશ) માં; વિશ્વભરના 250 શહેરોમાં પ્રતિનિધિ કચેરીઓ અને ડીલરો. કર્મચારીઓની સંખ્યા: 1500. વાર્ષિક ટર્નઓવર: 3.2 બિલિયન રુબેલ્સથી વધુ. (2009 માં). જનરલ ડિરેક્ટરના કાર્યકાળની લંબાઈ: 1991 થી. વ્યવસાયમાં જનરલ ડિરેક્ટરની ભાગીદારી: માલિક.

"ઓડી સેન્ટર ટાગાન્કા" AvtoSpetsTsentr ગ્રૂપ ઓફ કંપનીઓનો એક ભાગ છે.