Njerëzit i bëjnë pothuajse të gjitha gjërat e rëndësishme me korrespondencë;
prandaj nuk mjafton aftësia për të folur.
Luc de Vauvenargues
Le të flasim për një memo si mjeti kryesor i komunikimit të brendshëm, një dokument që mund të thjeshtojë marrëdhëniet e brendshme, të sigurojë shkëmbim të shpejtë informacioni dhe të zgjidhë një situatë të diskutueshme.
PSE ORGANIZATAT I INFORMOJNË TË DHËNAT ZYRTARE?
Memorandumi mbetet një i huaj në korrespondencën e biznesit të organizatave private. Në organizatat qeveritare, përkundrazi, shumica e dokumenteve të brendshme janë memorandume të brendshme.
Shpesh në organizatat tregtare, një memo trajtohet si një formalitet i pakuptimtë, por ky element i rrjedhës së brendshme të dokumenteve të korporatës, si pjesë përbërëse e kulturës së korporatës, ka potencial të paçmuar për zhvillimin e biznesit.
Cila është baza për qëndrimin ashpër negativ të një numri të menaxherëve të nivelit të linjës të organizatave tregtare ndaj një prej dokumenteve më të rëndësishme të brendshme që shërben si bazë për marrjen e vendimeve të menaxhimit? Arsyet e mundshme:
Niveli i ulët i kulturës së komunikimit të biznesit, mungesa e standardeve të korporatës, vendime të menaxhimit me vullnet të fortë në fushën e rrjedhës së brendshme të dokumenteve;
Mungesa e statusit zyrtar, pasi shkresa nuk është përfshirë në klasifikuesin e dokumentacionit të menaxhimit;
Disponueshmëria e mjeteve elektronike të komunikimit. Menaxherët nuk duan të humbin kohë në formalizimin e proceseve të menaxhimit, duke preferuar të shkëmbejnë disa fjalë në një takim personal, të telefonojnë në celular, të shkruajnë me email ose Skype, etj.
Por ka një arsye tjetër: ndonjëherë menaxherët sabotojnë zyrtarizimin e sistemit të brendshëm të dokumenteve. Informacioni i dokumentuar në lidhje me gjendjen e punëve në organizatë, udhëzimet për një zyrtar ose, të themi, urdhra për procedurën e veprimit në situata specifike është e vështirë për t'u hedhur poshtë. Puna në kaos ka disa avantazhe: nuk ka asgjë më të lehtë sesa të braktisësh faktin e transmetimit të informacionit verbal, si dhe udhëzimeve të dhëna një-në-një. Të gjithë janë të njohur me situatën kur një punonjës merr rregullisht udhëzime reciproke ekskluzive verbale, mosrespektimi i ndonjërës prej të cilave sjell sanksione administrative.
CILAT JANË PËRFITIMET E SHËNIMEVE ZYRTARE?
Një memo e brendshme është një letër e brendshme biznesi që mund të përdoret për të zgjidhur shpejt dhe në mënyrë efektive çështjet aktuale të prodhimit.
Qëllimi kryesor i një memorandumi është shkëmbimi i informacionit zyrtar ndërmjet punonjësve të së njëjtës organizatë me status të barabartë.
Qëllimet e shkrimit të memove mund të jenë të ndryshme:
Komunikimet horizontale të drejtuesve të divizioneve strukturore/zyrtarët gjatë zgjidhjes së çështjeve dhe problemeve të përgjithshme të prodhimit;
Ndërveprimi efektiv i informacionit:
Shkëmbimi i informacionit operacional ndërmjet divizioneve dhe degëve strukturore/të pavarura;
Kërkesë për informacion mbi bazën;
Kryerja e udhëzimeve;
Shoqërimi i një mesazhi tjetër (shënim mbulues);
Zgjidhja e çështjeve aktuale të mbështetjes administrative, ekonomike, logjistike, informative dhe të tjera;
Zgjidhja e situatave të diskutueshme dhe konfliktuale.
Aftësia për të hartuar me kompetencë dokumente të brendshme, duke përfshirë memorandumet, ndihmon në situata jashtëzakonisht komplekse dhe konfuze.
Para së gjithash, memorandumi është asistenti kryesor për punonjësit e shërbimit mbështetës të dokumentacionit të menaxhimit (në tekstin e mëtejmë - DOU) në situata të diskutueshme.
Për fat të keq, drejtuesit e divizioneve kryesore strukturore shpesh përpiqen të fajësojnë mangësitë e departamentit kur punojnë me dokumente te punonjësit e divizioneve ndihmëse. Për shembull, drejtimi i një njësie strukturore nuk i ka përmbushur në kohë udhëzimet e një drejtuesi epror, por përgjegjësia për këtë kalon tek shërbimi i institucionit arsimor parashkollor, i cili dyshohet se ka vonuar dërgimin e letrës dalëse.
Një memo do të ndihmojë në hedhjen poshtë të akuzave të pabaza. Një shënim që përmban faktet, afatin, emrin e plotë. punonjësit e institucionit arsimor parashkollor që kanë përfunduar punën në mënyrë efikase dhe në kohën e duhur, me bashkëngjitje konfirmimi (kopje të kartave të regjistrimit, fragmente nga regjistrat e regjistrimit, etj.), shpesh ndihmojnë në ruajtjen e objektivitetit, njohjen e pretendimit si të pabazuar dhe rivendosjen e reputacionit të biznesit. të një punonjësi të caktuar dhe të shërbimit të institucionit arsimor parashkollor në tërësi (Shembulli 1).
Teksti i memo duhet të tregojë qartë qëllimin e mesazhit në një formë të arritshme dhe koncize. Informacioni jo i plotë ose i tepërt e bën të vështirë për adresuesin të kuptojë thelbin e problemit dhe mund të çojë në interpretim të paqartë dhe, si pasojë, mungesë të rezultatit të dëshiruar. Efektiviteti i një memorandumi varet nga sa mirë është strukturuar struktura e dokumentit dhe nëse argumentet e paraqitura janë logjike.
PO PËRFUNDIM NJË SHËRBIM SHËRBIMI
NËSE NË FORMULA, ÇFARË MËNYRA?
Memorandumet e zyrës zakonisht shkruhen në një fletë të bardhë letre A4. Sidoqoftë, organizatat tregtare për këtë qëllim shpesh përdorin një formular letre, i cili, sipas pikës 4.7 të GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumentit" përmban:
Stema e organizatës ose marka tregtare (marka e shërbimit);
Emri i organizatës;
Kodi i organizatës;
Numri kryesor i regjistrimit shtetëror (OGRN) i një personi juridik;
Numri i identifikimit të tatimpaguesit/kodi i arsyes së regjistrimit (TIN/KPP);
Informacion referencë për organizatën;
Vendi ku është përpiluar ose publikuar dokumenti.
Për më tepër, disa ekspertë në faqet e revistave dhe në internet japin shembuj të memove të shkruara në letra me letra.
Pa dyshim, është më e lehtë të përgatiten të gjitha dokumentet pa dallim në të njëjtin formular. Sidoqoftë, nuk ka kuptim t'i shkruani një memo drejtuesit të një departamenti fqinj në një kokë letre që përmban të dhëna referencë, TIN, OGRN, etj. Për më tepër, formulari i letrës së organizatës zë të paktën 20 për qind të vëllimit të përgjithshëm të faqes së parë dhe shpesh informacioni i nevojshëm nuk futet në një fletë. Duket si një gjë e vogël, por brenda një organizate të madhe, gjëra të tilla të vogla çojnë në shpenzime joproduktive në vend që të kursejnë para.
Le të zbulojmë se në çfarë forme mund të hartoni një memorandum (nëse dëshironi).
Llojet e formularëve të dokumenteve përcaktohen në pikën 4.6 të GOST R 6.30-2003.
Ndërkohë, GOST R 7.0.97-2016 “Sistemi i standardeve për informacionin, bibliotekën dhe botimin. Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve”, e cila hyn në fuqi më 1 korrik 2018, përmban tashmë sqarime për përgatitjen e formularëve të organizimit (klauzola 5.8 dhe 6.6).
Nga kjo rrjedh se standardet nuk rekomandojnë hartimin e një memorandumi në kokë. Por nëse dëshira për të kryer korrespondencë të brendshme është sigurisht e madhe, ju mund të krijoni dhe siguroni në LNA një formular për një lloj dokumenti specifik - një memo zyrtare.
FORMULARI I SHËNIMIT TË SHËRBIMIT: DETAJE
Në formën e një lloji specifik dokumenti (në rastin tonë, një memo zyrtare) në përputhje me GOST R 6.30-2003, duhet të përfshihen detajet e mëposhtme (Shembulli 2):
03 - “Stema e organizatës ose marka tregtare (marka e shërbimit)”;
08 - “Emri i organizatës”;
10 - “Emri i llojit të dokumentit”;
11 - “Data e dokumentit”;
12 - “Numri i regjistrimit të dokumentit”;
14 - “Vendi i përgatitjes ose i publikimit të dokumentit”;
15 - “Adresuesi” (emri i njësisë strukturore dhe pozicioni i punonjësit të cilit i dërgohet shkresa);
18 - “Titulli i tekstit”;
20 - “Teksti i dokumentit”;
21 - “Shënimi i pranisë së aplikacionit”;
22 - “Nënshkrimi”;
27 - "Shënim për interpretuesin".
NUANCA TË REGJISTRIMIT TË DETAJEVE
- "Destinacioni". Nëse një shënim dërgohet në disa divizione strukturore, detaji "Adresuesi" futet në këndin e sipërm djathtas si më poshtë:
Nëse numri i përgjithshëm i marrësve është më shumë se katër, duhet të krijoni një listë postimesh.
- "Teksti i dokumentit". Një memo, si një letër biznesi, duhet të jetë e strukturuar qartë. Teksti i parashtresës është shkruar në vetën e parë njëjës (“ju lutem listoni”, “e konsideroj të nevojshme” etj.).
Teksti, i ndarë në paragrafë të plotë logjikisht, e bën më të lehtë leximin dhe kuptimin, i jep çdo mendimi plotësi logjike dhe i lejon adresuesit të lundrojë më mirë në tekstin e dokumentit.
Teksti i memo zakonisht përbëhet nga:
Nga parathënia (pjesa hyrëse);
Pjesa kryesore;
Pjesa e fundit (konkluzionet, sugjerimet, kërkesat, etj.).
Preambula zbulon qëllimin e shkrimit të memorandumit dhe përmban referenca për datat, dokumentet dhe faktet që shërbyen si arsye për përgatitjen e tij. Informacioni i përfshirë në preambulë mund të jetë i shkurtër ose i detajuar. Preambula të çon pa probleme në pjesën kryesore.
Madhësia e trupit ndryshon në varësi të qëllimeve të deklaruara në memo dhe mund të jetë disa rreshta ose disa faqe teksti të shtypur.
Qëllimi kryesor i pjesës kryesore është të shpjegojë, të bindë, të motivojë për veprim, domethënë të arrijë rezultate. Është kjo pjesë e tekstit që zbulon më plotësisht përmbajtjen e memo. Pjesa kryesore përfshin sasinë më të madhe të materialit faktik, i cili jo vetëm duhet të informojë, por edhe të bindë. Aplikimet, nëse ka, duhet gjithashtu të përmenden atje.
Pjesa përfundimtare ose përmbledhja e memo është një lloj përmbledhjeje që konfirmon sa më sipër, përmban përfundime, kërkesa dhe propozime specifike për zgjidhjen e çështjes. Sa më i qartë dhe më i qartë formulimi i përmbledhjes, aq më të larta janë gjasat që vendimet për çështjet të merren në kohën e duhur.
REGJISTRIMI DHE RRUGËT PËR LËVIZJEN E SHËNIMEVE NË ORGANIZATË
Çështjet e regjistrimit dhe transferimi i mëvonshëm i shënimeve zyrtare te adresuesi shpesh shkaktojnë polemika. Kush duhet të regjistrojë memorandume? Shërbimi DOW? Ndarjet strukturore? Sekretarët? Dhe a duhet të regjistrohen në parim? Kush dhe si duhet t'i transmetojë memorandumet e brendshme në mënyrë që ato të arrijnë në kohën e duhur zyrtarët e interesuar?
Pa dyshim, zgjidhja e këtyre çështjeve është prerogativë e vetë organizatës, udhëzimet e menaxhimit të zyrës së së cilës duhet të përmbajnë një seksion kushtuar punës me dokumente të brendshme. Rregullat e vendosura në LNA dhe procedura e veprimeve të tyre do të ndihmojnë në shmangien e mosmarrëveshjeve.
Çfarë duhet të bëni nëse nuk ka një dokument të tillë? Sigurisht, krijoni atë duke formalizuar procedurën për hartimin, përpunimin dhe lëvizjen e dokumenteve të brendshme zyrtare. Formalizimi ndihmon në thjeshtimin e shumë proceseve të biznesit, gjë që ka një efekt shumë pozitiv në rendin e përgjithshëm në organizatë.
Është e nevojshme të fillohet puna duke analizuar rrjedhën e memorandumeve zyrtare: duke përcaktuar vëllimet dhe rrugët e saj, duke përjashtuar segmentet dukshëm të panevojshme përgjatë rrugës së dokumentit. Për të përcaktuar rrugën më efikase për një dokument, mos kini frikë të prishni modele të vjetra, të papërshtatshme, të korrigjoni dhe korrigjoni gabimet në logjistikë.
Mund të ketë disa opsione për drejtimin e shënimeve zyrtare - me pjesëmarrjen e shërbimit të institucionit arsimor parashkollor (Skema 1) dhe pa të (Skema 2). Le të zbulojmë se cila nga këto skema është më efektive.
SKEMA TË JOEFEKTIVE TË REGJISTRIMIT DHE TË SHËNIMIT TË RRUGIMIT
- Regjistrimi në shërbimin e arsimit parashkollor të një organizate të madhe. Transferimi i shënimeve zyrtare në shërbimin e institucionit arsimor parashkollor për regjistrim dhe ridrejtimi i mëvonshëm te adresuesi ngadalëson procesin e komunikimit të informacionit dhe marrjen e vendimeve. Kjo është veçanërisht e dukshme në organizatat me një vëllim të madh të rrjedhës së dokumenteve të jashtme dhe të brendshme. Duke marrë parasysh ngarkesën e përgjithshme të punës, jo çdo institucion arsimor parashkollor mund të caktojë një punonjës të veçantë për të regjistruar zyrtarë, memorandume dhe shënime të tjera. Në një mënyrë apo tjetër, letrat urgjente dalëse, urdhrat, udhëzimet, korrespondenca hyrëse nga autoritetet më të larta do të regjistrohen gjithmonë së pari dhe memorandumet do të presin me butësi në krahë.
- Regjistrimi si sekretar në një organizatë të vogël. Në organizatat me një rrjedhë të vogël dokumentesh, memorandumet e brendshme regjistrohen nga sekretari i menaxherit. Një memo e brendshme është një dokument i brendshëm horizontal dhe nuk mund të jetë i destinuar për një zyrtar më të lartë.
Raportet, shënimet analitike dhe shpjeguese përdoren për t'i dhënë informacion menaxhmentit në korrespondencën e biznesit. Rrjedhimisht, sekretari në zinxhirin e pritjes dhe transmetimit të shënimeve zyrtare ndërmjet zyrtarëve me status të barabartë është një hallkë shtesë.
- Pa regjistrim, por me një shenjë nga shërbimi DOW për transferimin. Nëse nuk është e zakonshme që një organizatë të regjistrojë shënime zyrtare, nuk ka kuptim t'i transmetojë ato te adresuesi përmes shërbimit DOU pa regjistrim. Për të dorëzuar një shënim në shërbimin e institucionit arsimor parashkollor dhe për të marrë një shenjë transferimi, e ndjekur nga transferimi i dokumentit nga shërbimi i institucionit arsimor parashkollor në njësinë marrëse dhe vendosja e një shenje tjetër në transferim - e gjithë kjo e ndërlikon procesin, merr kohë, dhe rrit afatin për ekzekutimin e urdhrave.
Nëse organizata ende ka një procedurë për transmetimin e shënimeve zyrtare me marrjen e një marke pranimi, marrësi nënshkruan për marrjen, tregon pozicionin e tij, datën dhe kohën e marrjes së dokumentit (nëse është e nevojshme). Shenja e marrjes regjistrohet në një kopje të memorandumit, e cila i kthehet departamentit të marrësit.
Shenja e marrjes mund të zëvendësohet nga vula "Marrë", e cila përmban fusha për të treguar datën e marrjes, emrin e plotë. dhe nënshkrimi i zyrtarit (Fig.).
Oriz. Shenja e marrjes mund të zëvendësohet me vulën "Marrë".
SKEMA E REGJISTRIMIT EFIÇENTË DHE TREGIMIT TË SHËNIMEVE
- Regjistrimi në një njësi strukturore, transferimi i shënimeve direkt ndërmjet njësive. Regjistrimi i shënimeve zyrtare në një njësi strukturore, si dhe transferimi i tyre nga një njësi strukturore në tjetrën, duke anashkaluar ndërmjetësit (shërbimi DOU ose sekretari), shkurton rrugën e dokumentit tek adresuesi.
Nëse një njësi strukturore nuk ka pozicionin e nëpunësit (sekretari i një departamenti/departamenti/divizioni), duhet të caktohet një zyrtar përgjegjës për menaxhimin e të dhënave për të regjistruar dokumentet, përfshirë ato të brendshme. Personi përgjegjës për punën në zyrë përcaktohet nga drejtuesit e sektorëve strukturorë. Si rregull, emërohet një punonjës i cili nuk është i ngarkuar me përgjegjësitë e punës. Caktimi i funksioneve shtesë miratohet me urdhër ose rregullore dhe regjistrohet në përshkrimet e punës.
- Regjistrimi i shënimeve dalëse. Zyrtari përgjegjës për punën në zyrë në një njësi strukturore regjistron një memo dalëse.
Memorandumet dalëse regjistrohen në ditarin e korrespondencës së brendshme (dalëse) të departamentit (Shembulli 3). Kur regjistroni shënimet e shërbimit dalës, tregoni:
Numri i regjistrimit të dokumentit;
Adresari (departamenti në të cilin është dërguar memo);
Numri i faqeve;
Disponueshmëria e aplikacioneve;
Data e ekzekutimit;
Emri i plotë punonjësi që përgatiti memorandumin.
Memorandumi mund të skanohet dhe të dërgohet me email.
Nëse është e nevojshme të transmetohet origjinali, zyrtari përgjegjës për punën e zyrës në një njësi strukturore mund të hartojë një orar për transmetimin e memorandumeve zyrtare te marrësit - një herë në ditë, 2 herë në ditë, etj.
Memorandumet urgjente (me një afat të përcaktuar qartë) duhet të transmetohen menjëherë. Ju mund t'i transmetoni shënimet zyrtare njësisë marrëse drejtpërdrejt ose përmes qelive të pajisura posaçërisht në shërbimin e institucionit arsimor parashkollor me numrat dhe/ose emrat e njësive strukturore. Në këtë rast, shërbimi i institucionit arsimor parashkollor nuk merr pjesë në procesin e transferimit të dokumenteve.
Regjistrimi i shënimeve hyrëse. Kur një memo merret nga departamenti i marrësit, zyrtari përgjegjës për punën në zyrë në departamentin e marrësit e regjistron atë si një dokument të brendshëm hyrës në regjistrin e brendshëm të korrespondencës (në hyrje) të departamentit (Shembulli 4) duke treguar detajet e mëposhtme:
Numri i regjistrimit në hyrje;
Data e marrjes (regjistrimit);
Numri i faqeve;
Aplikacionet;
Data e ekzekutimit;
Ekzekutuesi (zyrtari të cilit i është dërguar shkresa).
Përgjegjësia për respektimin e afateve të përcaktuara në memorandum bie mbi zyrtarin të cilit i drejtohet. Iniciatori i shkresës dhe/ose zyrtari epror mund të ndryshojë afatet për ekzekutimin e një dokumenti.
- Regjistrim nga të gjithë punonjësit. Nëse organizata ose divizionet e saj strukturore nuk kanë një punonjës përgjegjës për punën në zyrë, mund të gjeni mekanizma të tjerë për regjistrimin e shënimeve zyrtare. Për shembull, vendosni një regjistër të shënimeve të shërbimit në format Word ose Excel në një server për përdorim publik. Në këtë rast, regjistrimi i një memorandumi nga një punonjës i një njësie strukturore nuk do të marrë më shumë kohë sesa transferimi personal i dokumentit te sekretari.
Megjithatë, specialistët e njësive të specializuara strukturore shpesh sabotojnë propozime të tilla. Përpjekjet për t'u besuar atyre edhe punë të vogla në zyrë hasen në rezistencë aktive. Në disa mënyra, ekspertët kanë të drejtë. Mbani mend, I.A. Krylova: "Problemi është, nëse këpucari fillon të pjekë byrekë, dhe krijuesi i tortës fillon të bëjë çizme, atëherë gjërat nuk do të shkojnë mirë"?
Ju mund të shmangni konfliktin e hapur me specialistë nga departamentet përkatëse nëse lëshoni një urdhër ose udhëzim të duhur të nënshkruar nga drejtuesi i organizatës. Në këtë rast, iniciatori duhet të jetë drejtuesi i shërbimit të institucionit arsimor parashkollor ose një person tjetër përgjegjës për punën në zyrë. Është në interesin e tij të heqë disa nga funksionet arkaike, të thjeshtojë punën me rrjedhat e dokumenteve, të ndërtojë rrugë efektive për lëvizjen e tyre dhe të parandalojë humbjen e dokumenteve të brendshme.
Sapo vihet në fuqi një skemë e tillë, pakënaqësia e punonjësve zvogëlohet, pasi koha e regjistrimit zvogëlohet ndjeshëm, dhe vetë regjistrimi bëhet transparent.
KUSHTET E RUAJTJES SË REGJISTRIMEVE ZYRTARE
Periudhat e ruajtjes së shënimeve përmbahen në Listën e dokumenteve arkivore standarde të menaxhimit të krijuara gjatë veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive lokale dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes (miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25/08 /2010 Nr. 558, i ndryshuar më 16.02.2016, në tekstin e mëtejmë - Lista 2010) (Tabela).
Çdo organizatë që funksionon me sukses është një organizëm i gjallë, në ndryshim të vazhdueshëm, dhe puna në zyrë është një pasqyrë e sistemit të menaxhimit të këtij organizmi. Dëshironi të vazhdoni me kohën dhe të jeni në ballë? Mundohuni të filloni me memorandume të brendshme - ky do të jetë hapi i parë drejt një rrjedhe të mirëorganizuar të dokumenteve dhe logjistika e verifikuar e rrugëve të brendshme të dokumenteve do të jetë hapi i parë në luftën kundër kaosit menaxherial. Shembuj të shënimeve të shërbimit janë dhënë më poshtë (Shembuj 5-10).
SHEMBUJ SHËNIMEVE ZYRTARE
Në çdo organizatë, lind një situatë kur punonjësit duhet të njoftojnë menaxhmentin për problemet që kanë lindur, të shpjegojnë rrethanat që kanë lindur ose të sugjerojnë mënyra për të zgjidhur çështjet e punës. Për këtë përdoret ky dokument. Në këtë artikull ne do të analizojmë në detaje se si të shkruani një memorandum në mënyrë korrekte, ju mund të shkarkoni një mostër falas.
Ato janë:
- Raportet. Shkruhet nëse një punonjës bën ndonjë propozim ose kërkon ndihmë për të eliminuar shkeljet ose mosmarrëveshjet me një punonjës tjetër.
- Shpjeguese. Më shpesh, si rezultat i një incidenti që ka pasoja negative, shkruhet një tekst shpjegues, i cili tregon arsyet e shkeljes.
- Analitike ose informative. Ato përmbajnë një analizë të një problemi apo koncepti pune, përfundime dhe sugjerime bazuar në informacionin e marrë.
Arsyeja e krijimit është iniciativa e punonjësve, por mund të jetë një udhëzim me gojë ose me shkrim nga menaxheri.
Kërkesat për dokument
Le të kuptojmë se si të shkruajmë një memorandum, ne do të krijojmë një mostër për një organizatë buxhetore. Në listën e dokumenteve parësore të kontabilitetit të përdorura nga agjencitë qeveritare, të përcaktuar nga Shtojca Nr. 1 e Urdhrit Nr. 52n të Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 30 Mars 2015, nuk ka asnjë formë të unifikuar për hartimin e këtij dokumenti. Ato shkruhen në çdo formë në një fletë të bardhë letre A4. Nëse është e nevojshme, në një organizatë me një strukturë të degëzuar, është e mundur të zhvillohet kjo formë.
Formulari i memo (shembulli) duhet të përmbajë detajet e nevojshme për të orientuar shpejt përdoruesit në thelbin e dokumentit, burimin e tij, rëndësinë e datës dhe numrin serial. Ky dokument nuk i nënshtrohet regjistrimit të detyrueshëm. Por një organizatë mund të vendosë t'i regjistrojë ato, për shembull, për qëllime kontrolli.
Forma e memo
Karakteristikat dhe formulimi i rëndësishëm
Sjellja e biznesit, veçanërisht ndërmjet zyrtarëve qeveritarë, duhet të jetë etike. Memorandumi “Dëshiroj të sjell në vëmendjen tuaj...” nuk i plotëson standardet e larta etike. Është më e lehtë të shkruash për një shkelje të rregulloreve të punës, të anashkalosh shprehjen "Unë sjell në vëmendjen tuaj" në raport dhe menjëherë të filloni të paraqisni faktet dhe thelbin e incidentit. Për shembull: “Dje, më 15 gusht 2018, një seancë mësimi u ndërpre për shkak të...”.
Shpesh lind pyetja, nëse një institucion ka miratuar menaxhimin elektronik të dokumenteve, si të shkruhet një memorandum, a është i njëjtë formati i mostrës dhe si ndryshon ai nga ai në letër? Regjistrimi në formë elektronike nuk ka ndonjë dallim domethënës. Kur dërgoni një email, mund të kërkoni një njoftim se ai është lexuar nga marrësi.
Përpilimi hap pas hapi
Rregulli për të punuar me një memo përbëhet nga disa hapa:
- Një punonjës krijon një shënim shërbimi.
- E koordinon atë me mbikëqyrësin e menjëhershëm dhe palët e interesuara, për shembull, me specialistë që do të marrin pjesë në kryerjen e punës.
- Pastaj i paraqitet për shqyrtim adresuesit në divizionin ose departamentin e specifikuar.
- Marrësi njihet me përmbajtjen dhe merr një vendim, duke dhënë udhëzime, nëse është e nevojshme.
- Dokumenti dërgohet për ekzekutim dhe autori njoftohet për rezultatin.
Nëse drejtori nuk ka shkruar refuzim, vetëm vendimi i tij pozitiv është bazë për marrjen e masave ose kryerjen e punës.
Le të shqyrtojmë një situatë ku zëvendësdrejtori harton një memorandum drejtuar kreut të institucionit. Ai duhet të marrë leje që punonjësit e kompanive të palëve të treta të hyjnë në ambientet e shkollës përpara se të lidh një marrëveshje për furnizimin e pajisjeve. Pas leximit, drejtori mund të vendosë vendimin e tij se është e nevojshme të hartohet një listë e personave për akses, ose të japë një urdhër për përgatitjen e lejeve të përkohshme.
Ne ju thamë se si të shkruani një memo, ne ofrojmë një shembull për punonjësit e sektorit publik më poshtë.
Shembull për një organizatë buxhetore
Si dhe sa për të ruajtur
Dokumentet në një organizatë, të kompletuara me punë zyre, vendosen në arkiv për periudha të ndryshme ruajtjeje në varësi të llojit dhe llojit të tyre. Në vitin 2019, lista e llojeve të dokumenteve që tregojnë periudhat e ruajtjes nga Urdhri i Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse të 25 gushtit 2010 Nr. 558 mbetet relevante i ndryshuar më 16.02.2016.
Shpjegimet, memorandumet dhe shënimet e tjera zyrtare ruhen së bashku me dokumente të tjera të krijuara gjatë veprimtarisë së organizatave qeveritare - korrespondencë, akte, aplikime për lëshimin e lejeve, aplikime për humbje të certifikatave, etj. Periudha e ruajtjes së tyre në arkiv është 5 vjet.
Një përqindje mjaft e madhe e popullsisë është e lidhur me punë në organizata të madhësive dhe natyrës së ndryshme të aktiviteteve. Gjatë kryerjes së detyrave të tyre, punonjësit rregullisht kërkohet komunikim me menaxhmentin për të zgjidhur çështje të caktuara.
Meqenëse të gjithë mund të hasin këtë lloj korrespondence biznesi, le të hedhim një vështrim më të afërt në pyetjet kryesore: kur dhe si hartohet një memorandum, cilat janë ndryshimet në hartimin e një letre zyrtare për menaxhim?
Të nderuar lexues! Artikujt tanë flasin për mënyra tipike për të zgjidhur çështjet ligjore, por secili rast është unik.
Nëse doni të dini si ta zgjidhni saktësisht problemin tuaj - kontaktoni konsulentin në internet në të djathtë ose telefononi konsultim falas:
Në cilat raste shkruhet një memo?
Një memo zyrtare është një nga elementët e rrjedhës së brendshme të dokumenteve. Me ndihmën e saj, punonjësit e kompanisë mund të zgjidhin çështjet dhe situatat e prodhimit sa më shpejt dhe me efikasitet të jetë e mundur.
Memorandum shërbimi projektuar për të zgjidhur problemet dhe çështjet e biznesit lidhur me punën e një punonjësi të caktuar ose të një departamenti të tërë. Në këtë rast, zgjidhja e çështjes mund të varet si nga një punonjës tjetër i kompanisë, ashtu edhe nga një njësi strukturore krejtësisht e ndryshme.
Dallimi kryesor nga një raport është se ai përdoret në komunikimin e biznesit midis punonjësve ose divizioneve strukturore që kanë status të barabartë në organizatë. Me fjalë të tjera, asnjë vartësi e drejtpërdrejtë.
Hartimi i një memorandumi ka përfitime shtesë. Ky dokument dëshmon se punonjësi që e ka përpiluar ka treguar një problem që ndodhet në zonën e tij të përgjegjësisë.
Nëse një specialist nuk mund ta kuptoj vetë me një problem që ka lindur, ai mund të hartojë një memorandum dhe ta sjellë çështjen për shqyrtim nga specialistë të tjerë. Në këtë rast, ai do të jetë në gjendje të çlirojë veten nga përgjegjësia për cilësinë e dobët ose shqyrtimin e parakohshëm të detyrës.
Në disa raste, në bazë të një memorandumi, hartohet një urdhër për nevojën për të kryer një veprim të caktuar.
Çfarë duhet të përmbajë teksti i dokumentit?
Edhe pse forma e saktë e plotësimit të letrës së biznesit të përmendur nuk është përcaktuar, mund të përcaktohen disa pika themelore, e detyrueshme për përcaktim në dokument. Lista e detajeve përfshin:
- Një titull ku shkruhen të dhënat e marrësit, si emri i plotë dhe pozicioni.
- Emri i letrës zyrtare.
- Data e shkrimit dhe numri.
- Një titull nga i cili del menjëherë tema e korrespondencës.
- "Trupi" i dokumentit, ku fillimisht përshkruhet situata aktuale, pas së cilës autori tregon kërkesën e tij.
- Pozicioni i punonjësit që ka përpiluar mesazhin zyrtar, nënshkrimi i tij dhe emri i plotë i autorit.
Shpesh teksti i shënimit fillon me fjalët "Unë do të doja të sjell në vëmendjen tuaj ...", pas së cilës vjen informacioni kryesor. Por ky nuk është një rregull i detyrueshëm.
Si të kompozoni dhe shkruani saktë?
Fillimi i dokumentit duhet të jetë detajet e organizatës dhe autori i letrës zyrtare. Vetë titulli i dokumentit është shkruar në mes. Teksti kryesor duhet të fillojë më poshtë dhe në vijën e kuqe. Siç e përmendëm më herët, thelbi i problemit përcillet në formë të lirë. Dokumenti plotësohet deri në datën e përgatitjes dhe nënshkrimit.
Nëse teksti kryesor i memo duhet të jetë i madh, ai duhet të ndahet në disa paragrafë:
- përshkrimi i problemit kryesor;
- kërkesë;
- departamenti dhe emrat e punonjësve që kanë shkruar shënimin, nëse ka ankim kolektiv.
Në rastin e fundit Nënshkrimi kyç në dokument jepet nga drejtuesi i departamentit, duke depozituar një dokument shërbimi. Një aplikim me nënshkrimin e të gjithë punonjësve i shtohet gjithashtu dokumentit kryesor.
Memorandumi duhet të shkruhet në një fletë A4, ashtu si çdo dokument tjetër. Gjithashtu kërkohet një nënshkrim "live". bërë me dorë.
Memorandumi shkruhet së bashku me numrin serial dhe datën e shkrimit.
Nëse dëshironi, dokumenti mund të përpilohet në një redaktues në një kompjuter dhe më pas të printohet, por nënshkrimi duhet të bëhet edhe nga vetë përpiluesi.
Karakteristikat e dizajnit të shënimeve (me mostra)
Në varësi të llojit të memorandumit të hartuar, ndryshojnë nuancat e ekzekutimit të dokumentit dhe situatat kur duhet të hartohet.
Drejtorit ose menaxhmentit të ndërmarrjes
Memorandume të ndryshme i shkruhen këtij menaxheri, kështu që le të flasim për mënyrën më të mirë për t'i përcjellë ato. Këshillohet që dokumenti të hartohet në dy versione origjinale.
Sipas rregullave, dokumenti i transferohet sekretarit, nga i cili nuk do të mungojë të marrë një notë për pranimin e dokumentit për shqyrtim. Pas kësaj, prisni zgjidhjen e autoriteteve.
Për një udhëtim pune: zgjatje dhe anulim
Memorandumi shërben si konfirmim që punonjësi i postuar është në vend, plus shënon datat e mbërritjes dhe kthimit nga një udhëtim pune. Ky dokument mund të lëshohet nëse:
- punonjësi udhëton me një automjet të marrë me qira, personal ose zyrtar;
- Punonjësi nuk ka dokumente që konfirmojnë udhëtimin dhe qëndrimin e tij.
Rishikim nga pushimet
Shpesh ka raste kur për arsye prodhimi menaxherët një nga punonjësit duhet të tërhiqet.
Në këtë situatë, drejtori i memorandumit bëhet drejtues i departamentit në të cilin është regjistruar punonjësi i cili është me pushim vjetor me pagesë.
Kreu i organizatës duhet të njihet me dokumentin e paraqitur dhe tregoni pëlqimin ose refuzimin tuaj të kërkesës regjistruar në dokument.
Sipas nenit 99 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, tërheqja e një punonjësi nga pushimet është e mundur vetëm me pëlqimin e tij personal.
Gjithashtu, sipas nenit 125 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, ndalohet tërheqja nga pushimet:
- gratë shtatzëna;
- punonjës të mitur;
- punëtorët e lidhur me kushte të rrezikshme ose të dëmshme të punës.
me pushime
Përveç pushimeve, punonjësit e organizatave, në kushte të caktuara, mund të marrin të ashtuquajturën "kohë pushimi", d.m.th. merrni pushim nga puna. Që kur në Kodin e Punës ky koncept hiqet, përdoren përkufizimet "kohë pushimi shtesë" ose "kohë tjetër pushimi".
Dokumenti me të cilin një punonjës shpreh dëshirat e tij tek eprorët e tij mund të jetë ose një deklaratë ose një memo.
Punonjësi ka të drejtë të pushojë kur:
- ka punuar jashtë orarit;
- punuar gjatë fundjavave ose festave;
- kishte totalisht jashtë orarit gjatë punës me turne;
- mori pjesë aktive në lëvizjen e dhuruesve dhe dhurimit të gjakut;
- punonjës;
- drejt pushimeve.
Për ndryshimin e orarit të punës ose shtyrjen e orarit të punës
Çdo punonjës mund të ketë arsye të mira, sipas të cilit ai mund të kontaktojë menaxhmentin me një kërkesë për të ndryshuar orarin e punës.
Nëse iniciativa manifestohet pikërisht nga ana e punonjësit, kush mundet dokumentoni nevojën për rregullime, ai harton një memorandum drejtuar drejtuesit të ndërmarrjes.
Në rastet kur arsyeja është vërtet e vlefshme, punëdhënësi nuk ka të drejtë të refuzojë një punonjës në përputhje me nenin 93 të Kodit të Punës të Federatës Ruse.
Dokumenti duhet të tregojë orarin aktual dhe atë të dëshiruar.
Për blerjen e pajisjeve
Ky memo është shkruar nga departamenti që duhet të blejë pajisje të reja ose të zëvendësojë pajisjet e vjetra.
Një shembull mund të jetë një apel nga departamenti i ekonomisë ose i burimeve njerëzore drejtuar kreut të departamentit të teknologjisë së informacionit me një kërkesë për të zëvendësuar shpejt një kompjuter me defekt.
Formulari i parashtresës për blerjen e një kompjuteri: .
Rreth mbajtjes së ngjarjeve
Memorandume të brendshme në lidhje me zgjidhjen e çështjeve organizative për mbajtjen e ngjarjeve, kanë specifikat e tyre. Ato kanë gjetur përdorim të shpeshtë edhe në institucionet arsimore.
Shënimi do të duhet të tregojë informacionin bazë për ngjarjen e ardhshme dhe, nëse është e nevojshme, detajet e kontaktit të personave përgjegjës për zbatimin e tij.
Rreth dhënies së informacionit
Një nga llojet më të përdorura memorandume. Përdoret për të bërë një kërkesë për marrjen e informacionit të caktuar dhe bazohet në parimin e mëposhtëm:
- ideja kryesore duhet të identifikohet dhe të formohet një pyetje;
- jepni detaje që marrësi mund të kërkojë;
- kujtoni idenë kryesore të kërkesës dhe jepni informacion shtesë.
Në lidhje me ndëshkimin e një punonjësi
Ky lloj dokumenti përdoret në rastet kur sjellja e një punonjësi në vendin e punës ose qëndrimi i tij i papërshtatshëm ndaj detyrave të punës. kërkon dënime të përshtatshme.
Shkrimtari i memorandumit duhet t'i paraqesë sa më mirë faktet. objektivisht dhe jo emocionalisht, i japin menaxhmentit mundësinë për t'u marrë me incidentin.
Për nevojën për një punonjës të ri
Dokumenti hartohet kur kërkohet një punonjës i ri në një nga divizionet strukturore të kompanisë. Atëherë drejtuesi i departamentit ka të drejtë t'ia paraqesë menaxhmentit këtë element të korrespondencës së brendshme të biznesit.
Në të ai duhet të tregojë arsye objektive, sipas të cilit ky vendim do të jetë objektiv dhe i pranueshëm.
Memo për punësimin e një punonjësi të ri: .
Për punë jashtë orarit
Një arsye e zakonshme për hartimin e dokumenteve të tilla është prania e situatave emergjente, në kushtet në të cilat do të jetë e nevojshme përfshirja e punonjësve në zgjidhjen e çështjes pas përfundimit të orarit të punës.
Memorandumi hartohet nga shefi i turnit ose departamentit drejtuar menaxherit të drejtpërdrejtë. Në tekstin e dokumentit tregohen arsyet e kërkesës dhe një listë të atyre që planifikohen të përfshihen në punë jashtë orarit.
Angazhimi i një punonjësi për të punuar jashtë orarit: .
Për krijimin e një njësie të re strukturore
Çështja e krijimit të njësive të reja strukturore mund të zgjidhet gjithashtu me ndihmën e një kërkese të shprehur duke përdorur një memo. Qëllimet e këtij veprimi janë të theksuara në trupin e dokumentit. Midis tyre:
- rritja e nivelit të standardizimit të punës;
- zgjidhje më efikase të problemeve të caktuara;
- përmirësim me stafin dhe arsye të tjera.
Në disa situata, memorandumet mund të zëvendësojnë deklaratat, duke vepruar më "butë". Më shpesh ato përdoren për procese të brendshme që lidhen me organizimin e prodhimit.
Nëse kompania mbështet një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve, dizajni i shënimeve të brendshme praktikisht nuk ndryshon nga versioni në letër. Dallimi kryesor është mediumi i ruajtjes transferohen ndërmjet divizioneve strukturore të shoqërisë.
Videoja më poshtë zbulon disa aspekte të punës me memorandume të brendshme në formë elektronike:
Memorandum shërbimiështë një dokument informacioni dhe referimi që përdoret si mjet për korrespondencën e brendshme të biznesit. Memorandum shërbimi përpilohet në lidhje me një departament të caktuar të ndërmarrjes ose një punonjës individual kur departamentet dhe njësitë e tjera strukturore detyrohen të përfshihen në zgjidhjen e problemit. Memorandumet e brendshme, ndryshe nga memorandumet, janë një mënyrë komunikimi ndërmjet departamenteve dhe punonjësve që janë të barabartë në statusin e punës, por nuk raportojnë drejtpërdrejt me njëri-tjetrin.
Si të shkruani një memo
Memorandum shërbimi, si rregull, hartohet në çdo formë, por duhet të përmbajë detajet e mëposhtme:
- titulli i dokumentit, domethënë "Memo";
- adresuesi që tregon emrin e plotë dhe pozicionin në rasën dhanore;
- titulli para tekstit të shënimit është tema e memorandumit;
- teksti aktual i memorandumit, i cili përshkruan situatën aktuale dhe sugjeron opsione për zgjidhjen e problemit ose shpreh një kërkesë;
- pozicioni i autorit të parashtresës me emrin e plotë dhe nënshkrimin;
- data e përgatitjes së dokumentit dhe numri i tij.
Shembull memo për blerjen e një kompjuteri
Memorandum shërbimi
05.10.2013 № 2
Moska
Rreth riparimit të kompjuterit (zëvendësimit)
Dëshiroj të sjell në vëmendjen tuaj se që nga 20 shtatori 2013, dështimet e softuerit shpesh ndodhin në kompjuterin personal të caktuar për menaxherin e shitjeve Larisa Ivanovna Korovko.
Lidhur me këtë, kërkoj që ky kompjuter të riparohet ose zëvendësohet.
Shembull memo për lëshimin e produkteve
SHËNIM PËR SHËRBIM
2013-09-20-CN datë 20.09.2013
Rreth emetimit të produkteve
Ju kërkoj të koordinoni mbajtjen e fushatës për TM Voditsa.
Qëllimi i veprimit:
- rritja e shitjeve me pakicë të lëngjeve Voditsa TM;
- rritja e shpërndarjes numerike dhe cilësore.
Periudha e promovimit: Tetor-Nëntor 2013
Rajoni: Alexandrovsk, Cheryomushki
Pjesëmarrësit e aksionit: shitës të pikave të shitjes me pakicë
Mekanizmi promovues: kur një pikë porosit 5 litra lëng TM “Voditsa”, jepet dhuratë 1 litër lëng TM “Voditsa”.
Shpërndarja e fondit të çmimeve:
Aleksandrovsk - 400 pako (1 l secila)
Cheryomushki - 60 pako (1 l secila)
Efikasiteti: rritje e planifikuar e shitjeve prej 30-40%.
Pjesa e mbetur e produkteve të papërdorura do të kthehet në magazinë.
Memorandumi hartohet në një fletë A4 nëse organizata nuk mban menaxhimin elektronik të dokumenteve.
Stasov Shefi i Departamentit të Burimeve Njerëzore S.V. Klimova Arsyet e specifikuara në shënimin shpjegues konsiderohen si mungesë respekti. Aplikoni sanksione disiplinore në formën e një qortimi ndaj T.I.
Bogdanova tek Kryekontabiliteti A.D.
Raporte, memorandume dhe certifikata: cili është ndryshimi?
Nga artikulli do të mësoni:
- çfarë është një memo;
- si të shkruani një memo;
- Cilat janë rregullat për hartimin e një memorandumi?
- Pse ju nevojitet një shabllon për të shkruar një memo?
Çfarë është një memorandum Aktivitetet efektive prodhuese të çdo ndërmarrje, pavarësisht nga forma e pronësisë dhe fushëveprimi i saj, sigurohen, para së gjithash, për shkak të afateve kohore dhe kompetencës së vendimeve të menaxhimit. Kjo do të thotë, varet nga sa efektivisht është vendosur ndërveprimi i informacionit në ndërmarrje. Për më tepër, pjesëmarrësit në këtë ndërveprim informacioni janë të gjithë punonjësit e kompanisë - nga personeli i linjës deri te menaxhmenti i lartë.
Shkarkoni dokumente me temë: Çdo punonjës që punon në ndërmarrje kryen një funksion të caktuar pune dhe përgjegjësi të përcaktuara për këtë pozicion.
Modelet e memove
Udhëzimi i Zyrës Qendrore të Statistikave të BRSS, datë 24 nëntor 1982, nr. 613, për qëllime tatimore, të gjitha llojet e shënimeve janë të rëndësishme evidenca në kontabilitetin tatimor të shpenzimeve. 1 lugë gjelle. 252 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, për shembull:
- një memo e brendshme nga shërbimi i saj i reklamave, sipas të cilit periudha e përdorimit aktual të videove reklamuese nuk i kalonte 12 muaj, e ndihmoi kompaninë të provonte se videot nuk janë asete të paprekshme dhe të fshinte shpenzimet në të njëjtën kohë Shërbimi i Rajonit të Moskës i datës 16 Mars 2012 Nr. A40-100845/10-4-498;
- Për të konfirmuar kilometrazhin e makinës duke përdorur leximet e navigatorit GPS (në vend të odometrit) dhe për të njohur kostot e karburantit, ju duhet një memorandum për shefin e departamentit të transportit nga kryepunëtori që thotë se inspektimi para udhëtimit tregoi një mosfunksionim të odometrit. 1 lugë gjelle. 252, nën. 5 f. 1 art. 254 Kodi Tatimor i Federatës Ruse.
Mësoni të shkruani shënime: raporte, shënime zyrtare, shpjeguese
Iniciativa. Përmbajnë iniciativa, propozime, rekomandime, etj. Shembull i memorandumit Memorandumet mund të jenë të jashtme ose të brendshme, varësisht se kush është adresuesi i dokumentit.
Ato të jashtme i drejtohen drejtuesit të një ndërmarrje ose organizate të nivelit më të lartë. Për të hartuar këtë dokument, përdorni formularët e përgjithshëm të ndërmarrjes.
Sipas shembullit, memorandumi duhet të përbëhet nga elementët e mëposhtëm:
- emrat e institucionit, ndërmarrjes;
- datat;
- indeks;
- adresat e regjistrimit;
- të dhënat e adresuesit;
- titulli i temës së raportit;
- teksti i deklaruar;
- nënshkrimet e menaxherit;
- Emri i plotë i interpretuesit, duke treguar një numër telefoni kontakti.
Memo për mospërmbushjen e detyrave zyrtare Memorandumet e brendshme përpilohen drejtuar drejtuesit të organizatës për ekzekutimin e tyre.
Shënim shpjegues - mostër dhe rregullat për plotësimin
Artikuj të tjerë mbi këtë temë:
- mbrapa: Dokumentet e referencës dhe informacionit (protokolli, propozimi, etj.) - llojet, procedura për përgatitjen dhe ekzekutimin
- më tej: Letrat afariste (zyrtare) - koncepti, llojet, hartimi dhe dizajni
- Shembuj të memorandumeve të biznesit (raport, zyrtar, shpjegues)
Lista e burimeve të përdorura
- Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion. Udhëzime për zbatimin e GOST R 6.30-2003. (miratuar nga Rosarkhiv);
- Rekomandime metodologjike për zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës në autoritetet ekzekutive federale.
Miratuar me urdhër të Arkivit Federal të datës 23 dhjetor 2009 Nr. 76. – Shtojca nr. 16; - Loginova N.K. Puna në zyrë dhe korrespondencë. Manual edukativo-metodologjik. USUE, 2007;
- Enciklopedia e punës në zyrë.
Pjesa e parë, deklarata, parashtron arsyet, faktet dhe ngjarjet që kanë ndodhur dhe kanë shërbyer si arsye për shkrimin e saj.
Pjesa e dytë, analizuese, përmban një analizë të situatës aktuale dhe opsionet e mundshme për zgjidhjen e saj.
Pjesa e tretë, përmbledhja, përfshin përfundime dhe propozime për veprime specifike që, sipas mendimit të përpiluesit, duhet të ndërmerren.
Në këtë rast, memorandumi mund të mos ketë një pjesë të dytë, atëherë, pasi të thuhet thelbi i çështjes, do të përshkruhen menjëherë propozimet për zgjidhjen e tij.
Nëse memorandumet informojnë adresuesin për ecurinë e punës, atëherë ato mund të përgatiten rregullisht. Këto janë të ashtuquajturat memorandume informative.
Një shkresë zyrtare është afër një memo për nga qëllimi i saj, por ndryshe nga ajo ka një karakter të brendshëm, zyrtar.
Memorandume shërbimi Llojet e memorandumeve të shërbimit dhe rregullat për përgatitjen e tyre
Kujdes
Shembull i ditarit për regjistrimin e shënimeve zyrtare Përveç regjistrimit të ditarit, sigurohet edhe regjistrimi i kartelës ose automatikisht i dokumentacionit.
Forma e një shënimi shpjegues Për të shpjeguar rrethanat e çdo ngjarjeje dhe fakti, një lloj dokumenti i tillë jepet si një shënim shpjegues i hartuar nga një punonjës i ndërmarrjes drejtuar një zyrtari epror.
Është menduar të shkruhet me dorë në një kopje në një copë letre të rregullt drejtuar personit që e ka kërkuar.
Disa organizata parashikojnë përgatitjen e një shënimi shpjegues në një kompjuter.
Forma e shënimit shpjegues nuk është fiksuar në nivel legjislativ, megjithatë, në disa institucione ekzistojnë formularë standarde për ekzekutimin e tij.
Në të njëjtën kohë, një shënim shpjegues që nuk është hartuar në përputhje me formularin është i vlefshëm.
Sipas Kodit të Punës të Federatës Ruse (Art.
Një shënim shpjegues në kontabilitet është një dokument kontabël që përmban:
- treguesit kryesorë teknikë dhe ekonomikë të aktiviteteve aktuale, investuese dhe financiare të ndërmarrjes;
- një përshkrim të detajuar të politikës kontabël në lidhje me aplikimin e metodave për vlerësimin e inventarëve, llogaritjen e amortizimit etj.
Më shpesh, procedura për hartimin e një shënimi shpjegues rregullohet nga ndërmarrja (institucioni) që ka miratuar këtë formë të informacionit dhe dokumentit të referencës.
Pra, shënimet e biznesit janë informacione dhe dokumente referimi që iniciojnë vendimet e menaxhimit dhe ju lejojnë të zgjidhni një ose një metodë tjetër të ndikimit të menaxhimit.
Memorandume të zyrës Llojet e kërkesave të shkresave të zyrës dhe rregullat për ekzekutimin e tyre
Për shkak të kësaj, ajo nuk mund të përballojë ngarkesën e rritur. Ju kërkoj të punësoni një specialist të ri në vendin kryesor të punës në departamentin e kontabilitetit dhe të ndërpresni marrëdhënien e punës me punonjësin me kohë të pjesshme në përputhje me nenin 288 të Kodit të Punës të Rusisë.
Memorandumi hartohet nga një punonjës ose drejtues i një departamenti drejtuar drejtuesit ose specialistit të një departamenti tjetër. Kështu, bazuar në emrin, zgjidh çështje thjesht shërbimi dhe siguron komunikim horizontal midis objekteve të kontrollit.
Memorandumet e brendshme më së shpeshti pasqyrojnë çështje të logjistikës, mbështetjes ekonomike, mbështetjes së informacionit dhe të ngjashme.
Teksti i memorandumit, si rregull, përbëhet nga një justifikim (deklaratë e arsyeve të hartimit) dhe një propozim, kërkesë, aplikim, etj.
Për shembull, një kontabilist mund të informojë në një memo për nevojën për të riparuar një kompjuter ose printer në departamentin e kontabilitetit. Një memo e tillë duhet t'i dërgohet kreut të departamentit të mbështetjes së sistemit, duke i kërkuar atij të riparojë pajisjen.
Një memorandum hartohet në të njëjtën mënyrë si një raport, në një fletë A4.
