Sistemi Eisenhower. Matrica Eisenhower: Si të dallojmë urgjente nga e rëndësishmja

Në një rrjedhë të pafund gjërash për të bërë, mund të humbisni, të harroni diçka ose thjesht të mos keni kohë për ta bërë atë. Kështu, detyrat e paplotësuara grumbullohen dhe rëndojnë ditën tjetër të re me mundësi të reja. Dhe përsëri i njëjti problem: nuk pata kohë, harrova, e shtyja për nesër.

Situata të tilla shpesh u ndodhin atyre që nuk dinë të planifikojnë dhe kjo nuk është për t'u habitur, sepse procesi i planifikimit kërkon aftësi të caktuara të menaxhimit të kohës dhe vëmendje të veçantë.

Ka shumë teknika planifikimi që ju lejojnë të përfitoni maksimalisht nga përdorimi i saktë i një burimi të përkohshëm. Le të japim një shembull të teknikës më efektive dhe të pakomplikuar, e cila quhet "Matrica e Eisenhower" ose "Sheshi Eisenhower".

- Ky është parimi i prioritizimit, i cili ju lejon të zgjidhni numrin më të madh të detyrave gjatë ditës.

Ky parim është një nga më të njohurit në menaxhimin e kohës. Përdoret në të gjithë botën: nga punëtorët e zakonshëm deri te menaxherët e organizatave të mëdha të korporatave me famë botërore.

Themeluesi i këtij parimi është Dwight David Eisenhower (Presidenti i 34-të i Shteteve të Bashkuara). Duke pasur parasysh orarin e tij të ngarkuar, ai optimizoi orarin e tij të punës duke sistemuar detyrat në varësi të rëndësisë së tyre, gjë që çoi në krijimin e pajisjeve të tij, të cilat dalloheshin për thjeshtësinë dhe veçantinë e tyre.

Matrica Eisenhower si një mjet për vendosjen e prioriteteve

Eisenhower i ndau gjërat në 4 kategori dhe i futi në një tabelë në të cilën ai theksoi qartë katrorët që bënin të mundur shpërndarjen e detyrave të planifikuara sipas urgjencës dhe rëndësisë së tyre (a, b, c, d).

Çdo shesh ka qëllimin e vet:

• "a" - urgjente me rëndësi të veçantë;
• "b" - ato të rëndësishme që mund të vonohen;
• "s" - jo e rëndësisë së parë, por urgjente;
• "d" - jo urgjente dhe e parëndësishme.

Duke i dhënë përparësi në këtë mënyrë, ju mund të mësoni të menaxhoni kohën, e cila do të ndihmojë në arritjen e qëllimeve tuaja, do të rrisë performancën tuaj në përmbushjen e detyrave të planifikuara dhe do të ndikojë në suksesin në një aktivitet të caktuar.

Për të vendosur prioritetet sipas parimit të D. D. Eisenhower, është e nevojshme të studiohen në detaje kategoritë (katroret) në tabelën e tij.

Çështje të rëndësishme dhe urgjente (kategoria a)

Sheshi i kësaj kategorie përmban detyra të planifikuara që janë më domethënëse dhe shumë urgjente. Sipas parimit të Eisenhower-it, ky shesh duhet të jetë i zbrazët, i lirë për një hyrje të re ditore, e cila për një person me aftësi menaxhuese të kohës nuk do t'i japë mundësinë të nxisë urgjencën e gjërave dhe të lejojë një situatë kritike në rast mospërmbushjeje.

Ndodh shpesh që gjërat nga katrori "b" të zhvendosen në katrorin "a" për shkak të dembelizmit të zakonshëm njerëzor, që është një nga arsyet e mbushjes së tij. Ndonjëherë kjo mund t'i ndodhë kujtdo, por në rastin e hedhjes së përditshme të gjërave nga sheshi në shesh, ia vlen të praktikoni vetëdisiplinën.

Për të shmangur shfaqjen e detyrave të paplotësuara në sheshin "a", është e nevojshme të përfundoni detyrat në kategoritë e tjera në kohën e duhur dhe t'i përmbaheni rreptësisht listës së detyrave për këtë shesh. Ju gjithashtu mund të përdorni metodën e delegimit (delegimi i detyrave te dikush), i cili do të bëjë të mundur zgjidhjen e detyrave dhe të mos lini pas punë të papërfunduar.

Lista e detyrave për katrorin "a":

• duke ndikuar negativisht në arritjen e qëllimit;
• ato problematike që mund të shkaktojnë telashe;
• lidhur me shëndetin.

Çështje të rëndësishme, jo urgjente (kategoria b)

Rastet më premtuese dhe më prioritare shpesh bien në këtë kategori. Eisenhower u cakton atyre një rol të rëndësishëm, pasi zbatimi i tyre është çelësi i suksesit. Përvoja tregon se nëse e përdorni kohën me përgjegjësi kur bëni gjërat e përfshira në katrorin "b", atëherë Rezultatet e mira do të ndihen shumë shpejt.

Avantazhi i këtij sheshi është se ju keni kohën e duhur për gjëra të rëndësishme, gjë që ju lejon të zgjidhni problemet në mënyrë konstruktive dhe të menduar, të zbuloni plotësisht potencialin tuaj dhe të mendoni përmes (analizoni) aktivitetet tuaja. Por është e rëndësishme të dihet se këto çështje nuk duhen lënë në sirtar, pasi ekziston rreziku i zhvendosjes së tyre në sheshin e parë, gjë që është e papranueshme sipas parimit të Eisenhower.

Shembuj të rasteve dhe detyrave të katrorit "b":

• planifikimi i projektit;
• partneritet (kërkim, bashkëpunim);
• rezultatet e projekteve të përfunduara (vlerësimi i punës së kryer);
• kërkimi i perspektivave për zhvillim.

Për sa i përket jetës së përditshme, ekspertët rekomandojnë që ky shesh të përfshijë çështje që lidhen me planifikimin, studimin, sportin, dietën etj.

Çështje urgjente, të parëndësishme (kategoria c)

Kjo kategori përfshin detyra dytësore që nuk mund të vonohen. Ajo që ndodh shpesh është që një person nxiton të kryejë detyrat më pak të rëndësishme dhe kështu shpërqendrohet nga qëllimi. Matrica Eisenhower kërkon përdorim të saktë të teknologjisë, kështu që nuk duhet të bëni gabime në klasifikimin e detyrave.

Kur vendosni prioritete, nuk duhet të ngatërroni detyrat që lidhen me katrorin "c" me detyrat e katrorit "a". Këtu është një shembull i konfuzionit të mundshëm:

Shefi jep një urdhër që kërkon ekzekutim urgjent dhe ky urdhër nuk ka lidhje me punën. Kjo detyrë duhet të futet në katrorin "c" dhe të konsiderohet e rëndësishme, por jo urgjente, pasi nuk mund të devijoni nga qëllimet tuaja të synuara, duke humbur kështu kohën tuaj në diçka që shpërqendron nga gjëja kryesore.

Shembuj të rasteve dhe detyrave të katrorit "c":

• mysafirë të papritur që kërkojnë vëmendje;
• takime urgjente të paplanifikuara;
• duke hequr qafe problemet e shkaktuara nga neglizhenca juaj.

Çështjet jo urgjente dhe të parëndësishme (kategoria d)

Këto janë detyra që janë gati të presin burimin e tyre të përkohshëm për aq kohë sa të jetë e nevojshme ose mund të mbeten edhe të pamundura për t'u përfunduar. Përkundrazi, kjo kategori përfshin gjëra që janë të thjeshta dhe interesante, por ju nuk duhet t'i kapni ato, ato vetëm ngadalësojnë procesin e punës dhe ju largojnë nga qëllimi.

Shembuj të rasteve dhe detyrave të katrorit "d":

• biseda telefonike boshe;
• aktivitete argëtuese;
• çdo ngjarje që largon vëmendjen nga puna.

Duke vendosur prioritete sipas parimit të matricës Eisenhower, padyshim që mund të arrini të bëni shumë dhe t'i afroheni qëllimit tuaj, por mos harroni se puna është burimi kryesor i suksesit me menaxhimin e duhur të kohës.

Matrica Eisenhower si një mjet prioritizimi është një nga metodat kryesore për planifikimin dhe ekzekutimin me sukses të gjërave. Në këtë artikull do ta shikojmë këtë teknikë në mënyrë më të detajuar, pasi është metoda më e njohur e menaxhimit të kohës, e cila është përdorur për një kohë të gjatë në të gjitha fushat e jetës.

"Jeta ka vlerë nëse përfaqëson një luftë të vazhdueshme për një kauzë të denjë"

D. D. Eisenhower

E rëndësishme të dini! Ulja e shikimit çon në verbëri!

Për të korrigjuar dhe rivendosur shikimin pa operacion, lexuesit tanë përdorin OPTIVIZIONI IZRAELI - produkti më i mirë për sytë tuaj për vetëm 99 rubla!
Pasi e kemi shqyrtuar me kujdes, vendosëm ta ofrojmë në vëmendjen tuaj...

Presidenti i 34-të i Amerikës me famë botërore, David Eisenhower, u përpoq të kuptonte menaxhimin e kohës. Ishte studimi i kësaj zone që e bëri atë të njohur në të gjithë botën. Ai studioi në detaje mënyrat e planifikimit efektiv dhe zbatimin hap pas hapi të planeve. Kështu u shfaq Matrica Eisenhower si një mjet për përcaktimin e prioriteteve. Ne do të shikojmë teknikën e tij në më shumë detaje më vonë në artikullin tonë.

Menaxhimi i kohës- aftësia e një personi për të shpërndarë saktë kohën e tij për të përfunduar detyrat e planifikuara. Ky fenomen është studiuar për shumë vite nga psikologë të ndryshëm, të gjithë u përpoqën të kuptonin se si funksionon kjo metodë e planifikimit të duhur të asaj që ishte planifikuar. Psikologu i njohur David Allen ka shkruar një libër mbi bazat dhe praktikën e planifikimit efektiv.

Në ditët e sotme, zhurma dhe diversiteti i jetës moderne na detyron gjithnjë e më shumë t'i drejtohemi metodave për strukturimin me sukses të detyrave të synuara dhe zbatimin e saktë dhe të shpejtë të tyre. Përcaktimi i saktë i prioriteteve ju lejon të përfundoni shpejt dhe me efikasitet punën e çdo kompleksiteti, të kuptoni gabimet tuaja dhe të mësoni aftësi të reja në procesin e arritjes së qëllimit tuaj.

Personaliteti i Eisenhower në Studimin e Menaxhimit të Kohës

David Eisenhower ishte një president i famshëm amerikan. Ai u bë i famshëm në mbarë botën për inteligjencën dhe aftësitë e tij organizative. Gjatë jetës së tij, ai ndërtoi një karrierë të shkëlqyer ushtarake, e cila la gjurmë të rëndësishme në historinë e Amerikës. Ai i kreu me sukses të gjitha detyrat, gjithmonë i arriti qëllimet që i vuri vetes, të cilat i dhanë respekt dhe u bënë shembull për shumë personazhe publike.

Eisenhower besonte se të jetosh mirë do të thotë të angazhohesh në punë të denjë që sjell kënaqësi për temën e saj dhe përfitim për të tjerët. Si president, ai gjithnjë e më shumë i bënte vetes pyetje se si të bënte gjithçka, të bëhej siç duhet dhe në fund të fundit me sukses. Këto mendime e shtynë atë të krijojë një metodë për rregullimin e detyrave të rëndësishme, e cila përdoret intensivisht në kohën tonë.

Falë shkathtësisë, besimit dhe dëshirës për përsosmëri, Eisenhower arriti sukses në çdo gjë, pa ndonjë vështirësi të veçantë. Shumë figura të kohës së tij u befasuan vetëm nga vetëorganizimi i tij dhe u përpoqën të ndiqnin metodat e tij të qeverisjes, pasi personaliteti i një presidenti të tillë meriton vërtet respekt dhe mund të jetë një shembull për t'u ndjekur. Matrica Eisenhower si një mjet prioritizimi është një nga mënyrat kryesore që mund të organizoni planin tuaj të punës në jetën tuaj të përditshme.

Karakteristikat e Matricës Eisenhower

Matrica Eisenhower si një mjet për prioritizimin është një teknikë popullore e menaxhimit të kohës që ju lejon të kryeni aktivitetet e planifikuara në mënyrë korrekte dhe në kohë dhe të përcaktoni qëllime të rëndësishme për veten tuaj për një periudhë të caktuar kohore. Baza e tabelës së Eisenhower-it janë katër të ashtuquajturat kuadrate të rasteve. Baza për krijimin e tij ishin detyra të rëndësishme dhe urgjente që u grumbulluan në një periudhë të shkurtër kohore për shkak të faktorëve të ndryshëm.

Këto kuadrante quhen gjithashtu dritare Eisenhower sepse ato përshkruhen në një tabelë katrore. Tabela Eisenhower duket kështu.

A kuadrantÇështje të rëndësishme urgjente

NË kuadrant E rëndësishme jo urgjente

ME kuadrant Urgjente e parëndësishme

D kuadrant E parëndësishme jo urgjente

Kushdo që dëshiron të mësojë se si të menaxhojë siç duhet kohën e tij, mund të bëjë një tryezë të tillë për vete. Matrica Eisenhower si një mjet prioritizimi do t'ju ndihmojë të përballeni me detyrat e grumbulluara në një periudhë shumë të shkurtër kohore.

Pasi të kuptojmë strukturën bazë të metodës së prioritizimit, mund të shikojmë në detaje çdo dritare të Matricës Eisenhower. Matrica Eisenhower si një mjet prioritizimi është i dobishëm për të përcaktuar rëndësinë e planeve tuaja në një moment të caktuar kohor.

Kuadranti A

Ai përfshin detyra të rëndësishme urgjente, e cila nuk mund të shtyhet për më vonë, pasi kjo mund të sjellë pasoja negative. Për planifikim të suksesshëm, duhet të filloni me sektorin A. Një shembull i rasteve të tilla mund të jetë një operacion kompleks i papritur ose një takim i paplanifikuar. Ky sektor është shumë i rëndësishëm për jetën e një personi, por nëse mësoni të planifikoni saktë kohën tuaj, atëherë në mënyrë ideale ky shesh duhet të jetë plotësisht bosh, pa asnjë plan. Nëse planet kryesore përfundojnë në kohë, detyrat e rëndësishme nuk do të bëhen urgjente, zbatimi i tyre brenda një afati kohor të caktuar nuk i bën ato urgjente;

Planet e sektorit A mund të shfaqen për dy arsye:

• arsye të brendshme: varen drejtpërdrejt nga personi (mungesa e motivimit për të performuar, dembelizmi, mungesa e dëshirës ose profesionalizmi);
• arsyet e jashtme: nuk varen nga vetë subjekti (përkeqësim i mprehtë i shëndetit, forcë madhore).

Për të parandaluar që këto arsye të ndërhyjnë në aktivitetet tuaja, nuk keni nevojë të shtyni detyra të vlefshme opsionale (ky është tashmë sektori B) deri në ditën e fundit, pasi disa kushte mund të ndikojnë në mospërmbushjen e tyre dhe më pas do të grumbulloni detyra të vlefshme.

Kuadranti B

E rëndësishme jo urgjente. Planet e këtij sektori duhet të realizohen rregullisht, pa shtyrë për më vonë, pasi zbatimi në kohë i tyre është tregues i produktivitetit dhe suksesit tuaj në aktivitetet tuaja. Punët e këtij kuadrati nuk kërkojnë përmbushje këtu dhe tani, por vlera e tyre tregon shfaqjen e pasojave negative nëse një person i shpërfill ato. Sa më e rëndësishme të jetë detyra për ju, aq më negative do të jenë pasojat e dështimit të saj. Kjo është arsyeja pse ju duhet t'i jepni përparësi në fillim çështjeve të rëndësishme dhe më pas atyre urgjente. Për vetëkënaqësi ideale, një person duhet të kryejë plotësisht detyra domethënëse urgjente dhe kuptimplota jo urgjente. Detyrat e këtij sektori përfshijnë, për shembull, vizitën e menjëhershme te mjeku, zotërimin e aftësive për të kryer me sukses aktivitetet në një vend të ri pune për të marrë promovimin e radhës.

“Është më mirë të kryeni detyrat e rëndësishme që ndikojnë në jetën tuaj fillimisht sesa ato të parëndësishmet.”

D. D. Eisenhower

Matrica Eisenhower si një mjet për prioritizimin tregon: nëse i rendit planet tuaja në mënyrë korrekte dhe në kohën e duhur, atëherë në asnjë fushë të jetës njerëzore nuk do të ketë punë të nxituara që e lodhin trupin e njeriut fizikisht dhe psikologjikisht. Sektori B nuk do të kalojë në sektorin A nëse planifikojmë saktë detyrat tona për herë të parë.

Kuadranti C

Nuk ka rëndësi, është urgjente. Urgjenca e planeve nuk përcakton gjithmonë rëndësinë e tyre. Eisenhower tha se nëse detyrat urgjente ndërhyjnë në ekzekutimin e atyre me vlerë, atëherë është më mirë t'i shtyni ato. Për të kuptuar rëndësinë e planeve tuaja, bëni vetes një pyetje të thjeshtë: "Çfarë do të ndodhë nëse nuk e përfundoni këtë detyrë?" Nëse e kuptoni se nuk ka pasoja negative ose nuk ka pasoja minimale, atëherë çështja nuk është e rëndësishme për momentin. Kërkoni për detyra më domethënëse që në fakt kërcënojnë pasoja negative për ju.

Këto lloj aktivitetesh përfshijnë, për shembull, pjesëmarrjen në një anketë sociale, thirrjen e një shoku vetëm për të biseduar. Planet e "Sektorit C" kanë një pengesë domethënëse: ato e pengojnë një person të punojë në mënyrë efektive dhe të bëjë gjëra kuptimplota, pasi ato vazhdimisht shpërqendrojnë dhe shqetësojnë. Çdo shpërqendrim mund të ketë pasoja negative, kështu që nëse ndodh ndonjë ndërhyrje gjatë kryerjes së detyrave të rëndësishme, përpiquni t'i eliminoni ato përpara se t'i kryeni ato. Nëse kryeni vetëm çështje urgjente, një numër i madh gjërash të rëndësishme mund të grumbullohen në një moment dhe më pas është e vështirë të drejtoheni në drejtimin e duhur dhe të përqendroheni për t'i kryer ato.

Kuadranti D

Jo urgjente, jo e rëndësishme. Ky sektor mbledh së bashku detyrat më të panevojshme jo urgjente, zbatimi i tyre nuk sjell asnjë përfitim për momentin. Nëse një person përqendrohet në to, atëherë gjërat e rëndësishme do të grumbullohen shumë shpejt dhe do të çojnë në pasoja negative. Kjo përfshin, për shembull, daljet në rrjetet sociale, lojëra të ndryshme kompjuterike që thjesht i vrasin kohën e një personi pa asnjë përfitim.

Por jo të gjitha detyrat jo urgjente dhe të parëndësishme janë kaq të padobishme. Nëse prej kohësh dëshironi të rregulloni librat me kujdes në bibliotekën tuaj, ose të pastroni dollapin tuaj me rroba, atëherë bërja e këtyre gjërave do të sjellë përfitime dhe kënaqësi nga rezultati, por nuk duhet të përpiqeni t'i bëni ato nëse keni gjëra të rëndësishme për të bërë.

Tabela Eisenhower si një metodë e planifikimit efektiv është një metodë e dobishme për identifikimin e detyrave të rëndësishme të vlefshme dhe ndihmon për t'i përfunduar ato në një periudhë mjaft të shkurtër kohore. Ai është krijuar për të përfunduar detyrat njëditore ose ato që duhet të përfundojnë në të ardhmen e afërt.

Qëllimet e metodës Eisenhower

Çdokush mund të mësojë të planifikojë kohën e tij personale nëse dëshiron, këtu nuk ka asgjë të komplikuar. Për të ndihmuar, mund të përdorni tabelën Eisenhower që përshkruam si një mjet për vendosjen e prioriteteve. Duke analizuar në detaje çdo kuadrant të matricës, është e mundur të përcaktohen qëllimet kryesore të kësaj teknike.

1. Vetëorganizimi. Duke ditur se ju presin gjëra të rëndësishme, nuk do të humbisni kohë, por do të përpiqeni të bëni gjithçka në kohë. Pasi të ketë identifikuar planet kryesore, një person mund të organizohet shpejt për t'i zbatuar ato. Pasi të keni rregulluar gjënë kryesore, mund të shihni menjëherë se çfarë është bërë dhe çfarë ende duhet të bëhet sot ose nesër.
2. Planifikimi me cilësi të lartë të planeve tuaja. Qëllimi i metodës është që një person të përfundojë me sukses atë që ka planifikuar, dhe jo të rishkruajë gjërat nga një kuadrant në tjetrin.
3. Mësoni të planifikoni kohën tuaj në mënyrë efektive. Theksimi i detyrave të rëndësishme ju ndihmon të përcaktoni mendërisht sasinë e kohës për t'i përfunduar ato. Një person llogarit përafërsisht në kokën e tij se sa shumë nevojitet për të përfunduar detyra të rëndësishme jo urgjente, në mënyrë që ato të mos kalojnë papritur në sektorin A.

Matrica Eisenhower, duke qenë një nga metodat kryesore dhe popullore të planifikimit, do t'i ndihmojë të gjithë të mësojnë të menaxhojnë veten, të organizohen në kohën e duhur dhe të zgjidhin problemet e tyre në një periudhë të shkurtër kohore.

Matrica Eisenhower- Ky është parimi i prioritizimit, i cili ju lejon të zgjidhni në mënyrë efektive numrin më të madh të detyrave gjatë ditës. Kjo metodë e menaxhimit të kohës është emëruar pas autorit dhe krijuesit të saj - presidenti i tridhjetë e katërt i Shteteve të Bashkuara Dwight David Eisenhower. Për shkak të pozicionit të tij, ai u detyrua të kryente një numër të madh detyrash brenda një dite dhe për ta bërë këtë me sukses, ai doli me parimet e menaxhimit të kohës, i cili më vonë u bë i njohur si Matrica e Prioritetit Eisenhower ose Sheshi Eisenhower.

Cili është thelbi i parimit të Eisenhower?

Hapësira e këtij sheshi përfshin çështje dhe detyra që nuk mund të presin më dhe janë shumë të rëndësishme për ne. Parimi Eisenhower sugjeron që ky shesh duhet të jetë bosh, sepse një person që ka menaxhim të mirë të kohës nuk do të lejojë një situatë emergjente, kritike në biznes. Shpesh gjërat bëhen urgjente për fajin tonë. Zakoni i shtyrjes së gjithçkaje për më vonë ose përtacia primitive njerëzore janë arsye të zakonshme për të mbushur katrorin "A".

Të gjitha çështjet që lidhen me shëndetin;
detyrat, injorimi i të cilave do të shkaktojë probleme dhe vështirësi;
gjëra që duhet t'ju sjellin më afër qëllimit tuaj.

Për shembull:

vizita në një institucion mjekësor;
duke bërë një thirrje të rëndësishme për një çështje pune;
kryerja e një detyre pune kur afrohet afati i saj;
duke ftuar një specialist për të eliminuar një problem serioz teknik;
pushim, i cili nevojitet urgjentisht.

Nuk duhet të lejoni që çështjet aktuale të kalojnë në katrorin "A", pasi është shumë e vështirë të organizoni një proces normal pune, duke qenë vazhdimisht në prag të emergjencës. Prioritetet duhet të vendosen në atë mënyrë që problemet të zgjidhen para se të lindin, domethënë, duhet të llogaritni të gjitha lëvizjet paraprakisht dhe të mos i shtyni çështjet e rëndësishme për më vonë.

Matrica e përparësisë së Eisenhower-it i jep një rol të rëndësishëm këtij sheshi. Përvoja na thotë se nëse u kushtoni vëmendje gjërave nga kategoria "B" dhe i zbatoni ato në mënyrë sistematike, rezultatet nuk do t'ju mbajnë në pritje. Ky prioritet do ta bëjë procesin e punës sa më efikas dhe do t'ju sjellë më pranë suksesit.

Avantazhi i vërtetë i detyrave nga ky shesh është se ka një kohë të mjaftueshme për t'i përfunduar ato, pasi ato nuk janë urgjente. Dhe është e rëndësishme të mbani mend se nëse nuk i kushtoni vëmendje dhe kohë çështjeve të tilla, atëherë ekziston rreziku që ato të kalojnë në katrorin "A", i cili nuk mund të lejohet sipas parimit Eisenhower.

Planifikimi i projekteve të punës;
- veprimet parandaluese;
- kërkimi i partnerëve të rinj;
- vlerësimi i rezultateve të projekteve të përfunduara;
- kërkoni për perspektiva shtesë zhvillimi.

Sektori "C" i sheshit Eisenhower duhet të përmbajë detyra që nuk janë aq të rëndësishme, por janë urgjente. Më shpesh, prioritizimi ndodh në atë mënyrë që një person hedh të gjithë energjinë e tij në përfundimin e këtyre detyrave dhe nuk e kupton se kjo e largon atë nga qëllimi i tij. Gjëra të tilla largojnë vëmendjen nga ajo që është vërtet e rëndësishme.

Matrica Eisenhowerështë një sistem që kërkon përdorim të saktë dhe pa gabime, ndaj është e rëndësishme të klasifikohen saktë detyrat. Kur vendosin prioritete, shumë njerëz ngatërrojnë detyrat që bien nën katrorin "C" me detyrat që bien nën katrorin "A". Për shembull, nëse shefi ka dhënë një detyrë që kërkon ekzekutim të menjëhershëm, por nuk ka lidhje me punën, atëherë kjo detyrë duhet të jetë në sheshin "C", si e rëndësishme, por jo urgjente, dhe jo në sheshin "A".

Matrica Eisenhower ju inkurajon që të mos devijoni nga qëllimet tuaja dhe të humbni energjinë dhe kohën tuaj në çështje abstrakte dhe të parëndësishme.

Mysafirë të papritur që do të marrin kohë dhe vëmendje;
eliminimi i pasojave të pakëndshme të neglizhencës së dikujt;
takime urgjente që nuk ishin në planin tuaj.

Prioritizimi sipas parimit Eisenhower duhet të bëhet në atë mënyrë që detyrave nga ky shesh t'u jepet sa më pak kohë dhe përpjekje. Nuk keni pse t'i bëni fare dhe do t'ju sjellë dobi. Me shumë mundësi, detyrat do të jenë të thjeshta dhe interesante, por kjo nuk është një arsye për t'i marrë ato. Duke pasur parasysh që nuk ju afrojnë me qëllimin tuaj, kufizoni rreptësisht kohën që kaloni për to ose përjashtoni plotësisht nga lista juaj e detyrave.

Biseda boshe në një telefon celular;
argëtim dhe argëtim;
çdo objekt shpërqendrues që ndërhyn në aktivitetin kryesor.

Matrica Eisenhower do të ndihmojë në zgjidhjen e një problemi kaq kompleks si përcaktimi i prioriteteve. Kjo metodë do t'ju lejojë të menaxhoni kohën tuaj dhe të arrini qëllimet tuaja.

Pse është kaq e vështirë të zgjedhësh midis detyrave prioritare dhe dytësore? Hulumtimi i neuroshkencëtarit Antonio Damasio tregon se vendimmarrja është e lidhur pazgjidhshmërisht me emocionet. Prandaj, nuk është për t'u habitur që ankthi dhe depresioni shpesh karakterizohen si gjendje të ngecur dhe të paaftë për të marrë vendime. Përdorimi i mjeteve të thjeshta si Matrica Eisenhower ndihmon jo vetëm për të kuptuar çështjet, por edhe për të reduktuar stresin emocional. Me kalimin e kohës, duke zotëruar parimet e këtij koncepti, ju mund të përcaktoni lehtësisht dhe shpejt ndryshimin midis të rëndësishmes, urgjencës, të parëndësishme dhe të padobishme.

Matrica Eisenhower besohet se ka shumë të bëjë me fjalët e Dwight D. Eisenhower: "Unë kam dy probleme: një urgjent dhe një të rëndësishëm. Urgjenca nuk është e rëndësishme, por e rëndësishme është urgjente.”

Dwight D. Eisenhower njihet më së miri si Presidenti i 34-të i Shteteve të Bashkuara (nga 1953 deri në 1961). Para se të bëhej president, ai ishte gjeneral dhe komandonte forcat aleate gjatë Luftës së Dytë Botërore. Në vitin 1950, Eisenhower u bë Komandanti i parë Suprem i Aleatëve të NATO-s në Evropë.

Aktivitete specifike profesionale e detyronin vazhdimisht Eisenhower-in të merrte vendime të vështira dhe të fokusohej në detyra të ndryshme çdo ditë. Për të optimizuar procesin, ai krijoi metodën e tij, e cila u bë e njohur gjerësisht si matrica Eisenhower. Sot, ai mund të përdoret jo vetëm nga gjeneralët, por edhe nga njerëzit e zakonshëm, duke përfshirë edhe amvisat - ndihmon për t'i dhënë përparësi detyrave aktuale dhe për t'i rregulluar gjërat.

Si të përdorni Matricën Eisenhower

Ky mjet është i përshtatshëm për ata që janë të gatshëm dhe të aftë të vlerësojnë rëndësinë e detyrave të tyre dhe t'i kategorizojnë qartë ato. Metoda përfshin ndarjen e detyrave dhe veprimeve në katër grupe:

1. urgjente dhe e rëndësishme;
2. e rëndësishme por jo urgjente;
3. urgjente por jo e rëndësishme;
4. jo urgjente apo e rëndësishme.

Qëllimi përfundimtar i Metodës Eisenhower është të ndihmojë në filtrimin e çështjeve të parëndësishme nga vendimet e rëndësishme dhe të fokusohet në atë që ka vërtet rëndësi.

Nëse e imagjinoni matricën Eisenhower si një foto, ajo do të duket kështu:

Kuptimi i kuadranteve në matricë

Detyrat u caktohen kuadranteve të veçanta, të cilat nga ana e tyre përcaktojnë se kur dhe sa kohë mund të përfundoni një detyrë.

• Kuadranti I - "Bëje tani" (urgjente dhe e rëndësishme)

Kjo përfshin detyra prioritare që kërkojnë vëmendje të menjëhershme. Ato kanë afate strikte dhe duhet të plotësohen mbi të gjitha dhe personalisht.

• Kuadranti II - "Vendos se kur do ta bësh" (i rëndësishëm por jo urgjent)

Ky kuadrant është pjesa strategjike e matricës, ideale për zhvillim afatgjatë. Elementët që përfshin janë të rëndësishëm, por nuk kërkojnë vëmendje të menjëhershme. Në të njëjtën kohë, detyrat kanë një afat të caktuar dhe gjithashtu kryhen personalisht.

• Kuadranti III - "Delegoni te dikush" (urgjente, por jo e rëndësishme)

Thirrjet telefonike, emailet dhe planifikimi i takimeve dhe ngjarjeve bien në këtë kuadrat. Këto lloj detyrash zakonisht nuk kërkojnë vëmendje personale, sepse ato nuk përfshijnë një rezultat të matshëm. Kuadranti III ndihmon në minimizimin e shpërqendrimeve nga puna e rëndësishme. Duke deleguar, mund të përqendroheni në gjëra më të mëdha.

• Kuadranti IV - "Bëje më vonë" (jo i rëndësishëm, jo ​​urgjent)

Aktivitetet që përfshihen në Kuadrantin IV janë aktivitete ndihmëse që nuk shtojnë asnjë vlerë. E thënë thjesht, kjo është diçka që gjithmonë mund të shtyhet pa frikë nga ndonjë pasojë. Këto gjëra marrin kohë dhe ndërhyjnë në detyrat më të rëndësishme që vendosni në dy kuadratet e para.

Zgjedhja e një ngjyre për matricën

Caktoni çdo kuadrant të matricës një ngjyrë dhe shoqëroni atë me një nivel prioriteti.

Për shembull:

E kuqe = urgjente.

E verdha = e rëndësishme, por jo shumë urgjente.

E gjelbër = urgjente por jo e rëndësishme.

Gri = jo urgjente, jo e rëndësishme.

Ndërsa përdorni matricën për qëllime profesionale, do të shihni se shumica e problemeve bien në kuadratet I dhe III. Aktivitetet e Kuadrantit II prodhojnë rezultatet më domethënëse sepse ato janë qëllime biznesi që ndikojnë në suksesin afatgjatë të biznesit, megjithatë ato rrallë klasifikohen si urgjente.

Gjëja më e vështirë për t'u kuptuar është ajo që ju largon nga kursi juaj i planifikuar. Por nëse mund të përballeni me këtë problem themelor të menaxhimit të kohës, do të shpëtoni nga mendimet për orët e humbura. Bëjini vetes dy pyetje për t'ju ndihmuar të vendosni për strategjitë tuaja afatgjata të vendimmarrjes:

• Kur do të punoni për detyra të rëndësishme por jo urgjente?
• Kur mund të merrni kohë për të trajtuar detyra të rëndësishme përpara se ato të bëhen papritur urgjente?

Vlen të kujtohet se ndonjëherë detyrat nga një kuadrat bien papritur në një tjetër. Nëse ndodh një emergjencë, prioritetet tuaja do të ndryshojnë. Për shembull, ju zotëroni një biznes të vogël dhe një klient i pakënaqur telefonon dhe kërkon të flasë me një menaxher për shkak të një vonese në dorëzim. Ky problem do të ngrihet menjëherë mbi elementët e tjerë në matricë.

Shpërndarja e detyrave nëpër kuadrante ka disa veçori që duhet të merren parasysh:

1. Listat e detyrave e bëjnë jetën më të lehtë. Sigurohuni që kur caktoni detyra, të bëni pyetjet e duhura për t'ju ndihmuar të përcaktoni se çfarë duhet bërë më parë. Karakteristika kryesore është përparësia.
2. Ju mund të shtoni shumë aktivitete dhe detyra në çdo kuadrant, por është mirë që të mbani numrin maksimal në jo më shumë se tetë artikuj. Përndryshe, do të largoheni nga qëllimi kryesor - përfundimi i detyrës.
3. Krijoni matrica të veçanta për jetën tuaj profesionale dhe personale.
4. Vetëm ju mund të përcaktoni nivelin e përparësisë së artikujve në listën tuaj. Filloni çdo mëngjes me një listë të detyrave nga matrica dhe deri në fund të javës do të shihni rezultatin.

Modeli i matricës së Eisenhower

Për të thjeshtuar procesin e shpërndarjes së detyrave, përdorni një shabllon të zhvilluar nga Evernote:

Matrica Eisenhower mund të përkthehet në softuerin e menaxhimit të projektit Trello. Bëni një listë detyrash për secilën nga katër dërrasat (= kuadrant) dhe bëni një tabelë të veçantë "Inbox" ku të gjitha detyrat do të shkojnë përpara se të shpërndahen në kuadrantë. Kjo do t'ju lejojë të vlerësoni vizualisht ngarkesën tuaj të punës.

Matrica Eisenhower është një mjet i thjeshtë për t'ju ndihmuar të shmangni gjendjen e paralizës së analizës që ndodh sa herë që nuk dini as nga të filloni.

Është koha për të parë më nga afër një nga mjetet e tij: Matricën Eisenhower.

Pse ka qenë kaq popullor për dekada dhe nuk e humbet rëndësinë? Le të kuptojmë se cili është thelbi i teknikës dhe si ta zbatojmë atë në praktikë.

Dwight Eisenhower mbeti në kujtesën e pasardhësve si një strateg i mençur dhe praktikues produktiv. Ai arriti t'i japë fund luftës në Kore, të ndalojë persekutimin e disidentëve brenda vendit dhe të arrijë një sërë rezultatesh të tjera të rëndësishme në politikën e jashtme dhe të brendshme. Dhe falë tij, sot kemi mundësinë të përdorim një teknikë të quajtur matrica Eisenhower si një mjet për përcaktimin e prioriteteve.

Një politikan i një rangu kaq të lartë duhej ta zhvillonte vetë këtë tabelë unike, pasi teoritë e tjera nuk e kënaqnin plotësisht. Dhe jo të gjithë, madje edhe një menaxher i tillë "i kalitur" i nivelit të lartë, mund të arrijë të zgjidhë vazhdimisht shumë detyra madhështore.

Sot, fotot që përshkruajnë këtë diagram janë shumë të njohura në një sërë burimesh në internet. Një matricë është një faqe e ndarë në 4 kuadrate, ku futen detyra me shkallë të ndryshme rëndësie dhe urgjence.

1. E para ose kuadranti A përfshin ato raste që kërkojnë veprim urgjent.
2. Sektori B përmban detyra po aq të rëndësishme, por jo aq urgjente.
3. Nën shkronjën C janë ngjarje që nuk janë më të rëndësishmet për nga rëndësia, por që kërkojnë një përgjigje të shpejtë.
4. Në kuadrantin e fundit D, gjërat që nuk janë urgjente dhe jo veçanërisht të rëndësishme mund të lihen mënjanë sikur në një raft të gjatë.

Më të rëndësishmet, urgjente

Nëse nuk ka asgjë në zonën A të matricës së përparësisë së Eisenhower, autori i dokumentit mund të përgëzohet. Kjo do të thotë se ai arrin të përfundojë planet e tij në kohë dhe nuk kërkohen veprime urgjente.

Por ndonjëherë nuk mund të bësh pa detyra të tilla.

Çfarë është e përshtatshme të vendoset në kuadrantin A?

• Detyrat që kërkojnë ekzekutim të shpejtë, përndryshe problemet serioze nuk mund të shmangen;
• Detyrat e pazgjidhura që vërtet kërcënojnë t'ju largojnë nga qëllimi juaj;
• Probleme shëndetësore “zjarr”.

Një shembull nga paragrafi i fundit: shenjat e një përkeqësimi të mprehtë të shëndetit që kërkojnë thirrjen e një mjeku në shtëpi ose një vizitë urgjente në zyrën në klinikë. Në punë, ky mund të jetë takimi më i rëndësishëm me një partner biznesi që do të zgjidhë një çështje investimi. Ose një student që kalon një provim shtetëror, duke thirrur shërbimet e urgjencës në shtëpinë tuaj nëse ndjeni erë gazi, etj.

Esenciale, por jo e nxituar

B është zona kryesore e planifikimit. Këtu "jetojnë" detyra jetike dhe të rëndësishme për prodhimin, të cilat kërkojnë një qasje të ekuilibruar dhe një periudhë mjaft të gjatë zgjidhjeje. Nuk ka nevojë të nxitoni në zbatimin e tyre, është më mirë t'i kushtoni vëmendje cilësisë së zbatimit të qëllimeve të përcaktuara. Kushdo që ka sukses në këtë bëhet më i suksesshmi në biznesin e tij.

Këtu mund të programoni përgatitjen e lëndëve, krijimin e marrëdhënieve me një partner të ri biznesi, ndjekjen e rekomandimeve të mjekut, zgjedhjen e një dizajni për rinovimin e një apartamenti, etj.

Ajo për të cilën duhet të jemi seriozisht të kujdesshëm është "zhvendosja" e ngjarjeve të planifikuara këtu në kuadrantin A, domethënë në kategorinë "djegie".

Urgjente por jo prioritare

Është e nevojshme "të pastrohen rrënojat" jo vetëm në fushat prioritare të aktivitetit. Grumbullohen një mori detyrash të vogla e të lodhshme që u shtynë deri në momentin e fundit, dhe befas grumbullohen menjëherë, dhe ju duhet ta prisni këtë "nyjë gordiane" me një goditje.

Ndonjëherë probleme të tilla na paraqiten nga të tjerët, për shembull, shefi juaj ju ka caktuar punën urgjente të një kolegu. Vetëm sepse ai mendon se ju mund të bëni më mirë. Dhe biznesi juaj është përmes çatisë! Pra, po nxitoni: ose të jeni krenarë për pazëvendësueshmërinë tuaj, ose t'i thoni sinqerisht shefit tuaj se nuk keni dëshirë të punoni për dy persona, madje edhe për një rrogë. Është edhe më e bezdisshme që një koleg i paaftë do të marrë të njëjtën pagë "duke u ulur në sobë". E padrejtë!

Artikull me temë:

Sidomos nëse nuk mund ta çoni punën në shtëpi: ka edhe një forcë madhore, të afërmit ose të ftuarit e tjerë vijnë papritmas. Ose të njëjtat vjehërra kërkojnë ndihmë me lot për t'u zhvendosur në një apartament të ri. Dhe gjysma tjetër do t'ju përfshijë patjetër në "grupin e reagimit të shpejtë".

Dhe të nesërmen ose pasnesër, pas gjithë këtyre gjërave, patjetër do t'ju duhet të eliminoni pasojat e mbikëqyrjes në detyrat dhe planet tuaja, duke i futur ato në sektorin C të shabllonit të Eisenhower.

Jo urgjente dhe jo thelbësore

Ju nuk mund të bëni gjithmonë vetëm atë që ju nevojitet, atë që duhet dhe atë që të çon drejt suksesit. Po, dhe fizikisht është joreale. Ju duhet të relaksoheni, të argëtoheni, të pranoni mysafirë të mirëpritur, të shkoni në udhëtime, të shkoni në shfaqje, të hipni në një autobus lumi, etj.

Në programin tonë të jetës, këto momente nuk mund të quhen as kryesore dhe as shumë domethënëse.

Por pa to ne jemi të paktën të mërzitur. Dhe kjo ndikon gjithashtu në mirëqenien dhe vetë-realizimin. Dhe pastaj, dikush që nuk di të pushojë, nuk ka gjasa të arrijë shumë në punë: ata thjesht do të "digjen" ose "të prishen".

Disa nga këto sfida mund të aplikohen në sektorë të tjerë, veçanërisht nëse ato ndikojnë ndjeshëm në shëndetin dhe performancën.

Por padyshim që grupi D do të përfshijë “shpërdorues të kohës” siç janë bisedat telefonike të gjata dhe të pakuptimta dhe opsione të tjera për të humbur kohë. I njëjti televizor vjedh shumë kohë, për të mos përmendur “shoqërimin” në rrjetet sociale apo lojërat kompjuterike.

Çfarë do t'ju ndihmojë të përdorni matricën në mënyrë efektive?

Krijimi i një matrice është gjysma e betejës. Në fund të fundit, ju duhet të ndiqni të gjitha "udhëzimet" e saj. Dhe për ta bërë këtë, mbani mend për çështjet prioritare dhe filloni ditën me to. Përshkruani një algoritëm për arritjen e këtyre qëllimeve më të rëndësishme, analizoni atë që është bërë, shënoni gabimet dhe përshkruani mënyrat për t'i korrigjuar ato.

Jini këmbëngulës dhe konsistent, lëkundeni më pak dhe shpërqendrohuni nga gjërat e vogla, mos i lini të tjerët "të ulen në qafë" dhe sigurohuni që të zgjidhni opsionet më të përshtatshme dhe më të afërta për relaksim, pushim dhe rikuperim.

Artikull me temë:

Si funksionon kjo në praktikë?

"Mjeshtër i kohës"- ky është emri i trajnimit të Evgeniy Popov, i cili zhvillon dhe konkretizon dispozitat e një numri teknikash të njohura klasike të menaxhimit të kohës.

Ndonjëherë ne studiojmë shumë literaturë të vlefshme dhe pajtohemi me autorët e ideve të mençura. Por si të zbatohet e gjithë kjo në praktikë mbetet e paqartë. Kjo është arsyeja pse u zhvillua një kurs i mësimeve video nga Evgeniy Popov.

Ai vetë kaloi nga teoria, duke studiuar trashëgiminë e së kaluarës, në zhvillimet e tij praktike. Ky kurs verifikohet nga lëvizja e tij përgjatë shkallëve të suksesit. Ai vetë mësoi shumë, dhe tani bujarisht ndan këto njohuri dhe aftësi me ne. Hidhini një sy "shkollës" së tij dhe shumë gjëra që dukeshin komplekse do të marrin skica të kuptueshme.

Sot jam e gjitha për shkencën e planifikimit të saktë të kohës dhe "zbutjes" së ritmit të saj të shpejtë. Bëni pyetje, do të jem i lumtur t'i përgjigjem kujtdo që përpiqet sinqerisht për vetë-përmirësim.

Ftoni kolegët, miqtë, të njohurit tuaj këtu, le të fitojnë aftësinë për të përdorur në mënyrë racionale çdo orë që jetojnë.