Système Eisenhower. La matrice d'Eisenhower : comment distinguer l'urgent de l'important

Dans un flot incessant de choses à faire, vous pouvez vous perdre, oublier quelque chose ou tout simplement ne pas avoir le temps de le faire. Les tâches non accomplies s’accumulent ainsi et alourdissent le lendemain de nouvelles opportunités. Et encore le même problème : je n’ai pas eu le temps, j’ai oublié, j’ai remis ça à demain.

De telles situations arrivent souvent à ceux qui ne savent pas planifier, et cela n'est pas surprenant, car le processus de planification nécessite certaines compétences en gestion du temps et une attention particulière.

Il existe de nombreuses techniques de planification qui vous permettent d'obtenir le maximum d'avantages si vous utilisez correctement votre ressource temps. Donnons un exemple de la technique la plus efficace et la plus simple, appelée "Matrice d'Eisenhower" ou "Place Eisenhower".

- C'est le principe de priorisation, qui permet de résoudre le plus grand nombre de tâches dans la journée.

Ce principe est l’un des plus répandus en matière de gestion du temps. Il est utilisé partout dans le monde : des travailleurs ordinaires aux dirigeants de grandes organisations d'entreprises de renommée mondiale.

Le fondateur de ce principe est Dwight David Eisenhower (34e président des États-Unis). Compte tenu de son horaire chargé, il optimise son horaire de travail en systématisant les tâches selon leur importance, ce qui le mène à créer son propre équipement qui se distingue par sa simplicité et son caractère unique.

La matrice d'Eisenhower comme outil de définition des priorités

Eisenhower a divisé les choses en 4 catégories et les a inscrites dans un tableau dans lequel il a clairement mis en évidence des carrés permettant de répartir les tâches planifiées selon leur urgence et leur importance (a, b, c, d).

Chaque carré a son propre objectif :

• « a » - les urgents d'une importance particulière ;
• "b" - les plus importants qui peuvent être retardés ;
• « s » - pas de première importance, mais urgent ;
• "d" - pas urgent et sans importance.

En priorisant ainsi, tu peux apprendre à gérer le temps, ce qui vous aidera à atteindre vos objectifs, augmentera vos performances dans l'accomplissement des tâches planifiées et affectera le succès dans une activité particulière.

Pour fixer les priorités selon le principe de D. D. Eisenhower, il est nécessaire d'étudier en détail les catégories (carrés) de son tableau.

Questions importantes et urgentes (catégorie a)

Le carré de cette catégorie contient les tâches planifiées qui sont les plus importantes et les plus urgentes. Selon le principe d’Eisenhower, cette place doit être vide, libre pour une nouvelle entrée quotidienne, ce qui, pour une personne ayant des compétences en gestion du temps, ne donnera pas l’occasion de déclencher l’urgence des choses et de provoquer une situation critique en cas de non-respect.

Il arrive souvent que des objets du carré «b» soient déplacés vers le carré «a» en raison de la paresse humaine ordinaire, qui est l'une des raisons de son remplissage. Parfois, cela peut arriver à n'importe qui, mais dans le cas de lancer quotidiennement des objets d'un carré à l'autre, cela vaut la peine de pratiquer l'autodiscipline.

Afin d'éviter l'apparition de tâches inachevées dans la case « a », il est nécessaire d'accomplir les tâches des autres catégories en temps opportun et de respecter strictement la liste de tâches pour cette case. Vous pouvez également utiliser la méthode de délégation (déléguer des tâches à quelqu'un), qui permettra de résoudre des tâches et de ne pas laisser de travail inachevé.

Liste de choses à faire pour le carré « a »:

• affectant négativement la réalisation de l'objectif ;
• ceux qui sont problématiques et qui peuvent causer des problèmes ;
• liés à la santé.

Questions importantes et non urgentes (catégorie b)

Les cas les plus prometteurs et prioritaires entrent souvent dans cette catégorie. Eisenhower leur attribue un rôle important, puisque leur mise en œuvre est la clé du succès. L'expérience montre que si vous utilisez votre temps de manière responsable lorsque vous faites des choses incluses dans le carré « b », alors les bons résultats se feront sentir très bientôt.

L'avantage de ce carré est que vous disposez du temps nécessaire pour les choses importantes, ce qui vous permet de résoudre les problèmes de manière constructive et réfléchie, de révéler pleinement votre potentiel et de réfléchir (analyser) vos activités. Mais il est important de savoir que ces questions ne doivent pas être laissées de côté, car il existe un risque de les déplacer vers la première case, ce qui est inacceptable selon le principe d'Eisenhower.

Exemples de cas et de tâches du carré « b »:

• planification de projet;
• partenariat (recherche, coopération) ;
• résultats des projets réalisés (évaluation du travail effectué);
• recherche de perspectives de développement.

Quant à la vie quotidienne, les experts recommandent que ce carré inclue des questions liées à la planification, aux études, au sport, à l'alimentation, etc.

Questions urgentes et sans importance (catégorie c)

Cette catégorie comprend les tâches secondaires qui ne peuvent être retardées. Ce qui arrive souvent, c'est qu'une personne se précipite pour accomplir les tâches les moins importantes et se retrouve ainsi distraite de son objectif. La matrice d'Eisenhower nécessite une utilisation précise de la technologie, vous ne devez donc pas commettre d'erreurs dans la classification des tâches.

Lors de la définition des priorités, il ne faut pas confondre les tâches liées au carré « c » avec les tâches du carré « a ». Voici un exemple de confusion possible :

Le patron donne un ordre qui nécessite une exécution urgente, et cet ordre n'a rien à voir avec le travail. Cette tâche doit être inscrite dans la case « c » et considérée comme importante, mais pas urgente, car vous ne pouvez pas vous écarter des objectifs visés, perdant ainsi votre temps sur quelque chose qui vous détourne de l'essentiel.

Exemples de cas et de tâches du carré « c »:

• des invités inattendus exigeant de l'attention ;
• réunions urgentes imprévues ;
• se débarrasser des problèmes causés par votre propre négligence.

Questions non urgentes et sans importance (catégorie d)

Ce sont des tâches qui sont prêtes à attendre leur ressource temporaire aussi longtemps que nécessaire ou peuvent même rester impossibles à réaliser. Cette catégorie comprend plutôt des choses simples et intéressantes, mais vous ne devriez pas les saisir, elles ne font que ralentir le processus de travail et vous éloigner de l'objectif.

Exemples de cas et de tâches du carré « d »:

• conversations téléphoniques vides;
• activités de divertissement;
• tout événement qui détourne l'attention du travail.

En fixant des priorités selon le principe de la matrice d'Eisenhower, vous pouvez sans doute réussir à faire beaucoup et vous rapprocher de votre objectif, mais n'oubliez pas que le travail est la principale source de réussite avec une bonne gestion du temps.

La matrice d'Eisenhower en tant qu'outil de définition des priorités est l'une des principales méthodes pour planifier et exécuter les choses avec succès. Dans cet article, nous examinerons cette technique plus en détail, car il s'agit de la méthode de gestion du temps la plus populaire, utilisée depuis longtemps dans tous les domaines de la vie.

« La vie a de la valeur si elle représente une lutte constante pour une bonne cause »

D.D. Eisenhower

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Le 34e président américain de renommée mondiale, David Eisenhower, a essayé de comprendre la gestion du temps. C'est l'étude de ce domaine qui l'a rendu populaire dans le monde entier. Il a étudié en détail les moyens de planifier efficacement et de mettre en œuvre les plans étape par étape. C’est ainsi qu’est apparue la matrice d’Eisenhower comme outil de fixation des priorités. Nous reviendrons sur sa technique plus en détail plus loin dans notre article.

Gestion du temps– la capacité d’une personne à répartir correctement son temps pour accomplir les tâches planifiées. Ce phénomène a été étudié depuis de nombreuses années par divers psychologues, chacun a essayé de comprendre comment fonctionne cette méthode de bonne planification de ce qui a été planifié. Le célèbre psychologue David Allen a écrit un livre sur les principes fondamentaux et la pratique d'une planification efficace.

De nos jours, l'agitation et la diversité de la vie moderne nous obligent de plus en plus à nous tourner vers des méthodes permettant de structurer avec succès les tâches prévues et de les mettre en œuvre correctement et rapidement. Une priorisation correcte vous permet d'effectuer rapidement et efficacement un travail de toute complexité, de comprendre vos erreurs et d'acquérir de nouvelles compétences tout en atteignant votre objectif.

La personnalité d'Eisenhower dans l'étude de la gestion du temps

David Eisenhower était un célèbre président américain. Il est devenu célèbre dans le monde entier pour son intelligence et ses capacités d'organisation. Au cours de sa vie, il a construit une brillante carrière militaire, qui a marqué de manière significative l’histoire de l’Amérique. Il a accompli avec succès toutes les tâches, a toujours atteint les objectifs qu'il s'était fixés, ce qui lui a valu le respect et est devenu un exemple pour de nombreuses personnalités publiques.

Eisenhower croyait que bien vivre sa vie signifiait s'engager dans un travail digne qui apporte du plaisir à son sujet et profite aux autres. En tant que président, il se posait de plus en plus de questions sur la manière de tout faire, correctement et finalement avec succès. Ces réflexions l'ont amené à créer une méthode d'organisation des tâches importantes, intensément utilisée à notre époque.

Grâce à son ingéniosité, sa confiance et sa recherche de l'excellence, Eisenhower a réussi dans tout ; il a réalisé tout ce qu'il avait prévu à temps, sans trop de difficultés. De nombreuses personnalités de son époque se sont simplement étonnées de son auto-organisation et ont essayé de suivre ses méthodes de gouvernement, car la personnalité d'un tel président mérite vraiment le respect et pourrait bien être un exemple à suivre. La matrice d'Eisenhower en tant qu'outil de priorisation est l'un des principaux moyens par lesquels vous pouvez organiser votre plan de travail dans votre vie quotidienne.

Caractéristiques de la matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower en tant qu'outil de priorisation est une technique de gestion du temps populaire qui vous permet d'effectuer les activités planifiées correctement et à temps, et de déterminer vous-même des objectifs importants pour une période de temps spécifique. La base du tableau d'Eisenhower est constituée de quatre quadrants de cas. Sa création reposait sur des tâches importantes et urgentes qui se sont accumulées sur une courte période en raison de divers facteurs.

Ces quadrants sont également appelés fenêtres Eisenhower car ils sont représentés dans une table carrée. La table Eisenhower ressemble à ceci.

UN quadrant Questions urgentes importantes

DANS quadrant Important non urgent

AVEC quadrant Urgent sans importance

D quadrant Sans importance, non urgent

Quiconque souhaite apprendre à bien gérer son temps peut se créer un tel tableau. La matrice d'Eisenhower, en tant qu'outil de priorisation, vous aidera à gérer les tâches accumulées dans un laps de temps très court.

Une fois que nous avons compris la structure de base de la méthode de priorisation, nous pouvons examiner chaque fenêtre de la matrice d'Eisenhower en détail. La matrice d'Eisenhower en tant qu'outil de priorisation est utile pour déterminer l'importance de vos projets à un moment donné.

QuadrantA

Il comprend des tâches urgentes importantes, qui ne peut être reporté à plus tard, car cela peut entraîner des conséquences négatives. Pour une planification réussie, vous devez commencer par le secteur A. Un exemple de tels cas pourrait être une opération inattendue complexe ou une réunion imprévue. Ce secteur est très important pour la vie d’une personne, mais si vous apprenez à planifier correctement votre temps, alors idéalement, cette place devrait être complètement vide, sans aucun plan. Si les grands projets sont achevés à temps, les tâches importantes ne deviendront pas urgentes ; leur mise en œuvre dans un délai précis ne les rendra pas urgentes.

Les plans du secteur A peuvent apparaître pour deux raisons :

• raisons internes: dépendent directement de la personne (manque de motivation pour performer, paresse, manque d'envie ou de professionnalisme) ;
• raisons externes : ne dépendent pas du sujet lui-même (forte détérioration de l'état de santé, force majeure).

Pour vous assurer que ces raisons n'interfèrent pas avec vos activités, vous n'avez pas besoin de reporter les tâches optionnelles précieuses (c'est déjà le secteur B) jusqu'au dernier jour, car certaines conditions peuvent affecter leur non-accomplissement et vous accumulerez alors des tâches précieuses.

QuadrantB

Important non urgent. Les plans de ce secteur doivent être réalisés régulièrement, sans remettre à plus tard, puisque leur mise en œuvre dans les délais est un indicateur de votre productivité et de la réussite de vos activités. Les affaires de ce quadrant ne nécessitent pas d'accomplissement ici et maintenant, mais leur valeur indique l'apparition de conséquences négatives si une personne les ignore. Plus la tâche est importante pour vous, plus les conséquences de son échec seront négatives. C’est pourquoi vous devez d’abord privilégier les questions importantes, puis les plus urgentes. Pour une autosatisfaction idéale, une personne doit accomplir complètement des tâches significatives, urgentes et non urgentes. Les tâches de ce secteur comprennent, par exemple, consulter immédiatement un médecin, maîtriser les compétences nécessaires pour mener à bien des activités dans un nouveau lieu de travail afin d'obtenir la prochaine promotion.

« Il vaut mieux accomplir en premier les tâches importantes qui affectent votre vie que les tâches sans importance. »

D.D. Eisenhower

La matrice d'Eisenhower comme outil de priorisation des spectacles : si vous triez vos projets correctement et en temps opportun, alors dans n'importe quel domaine de la vie humaine, il n'y aura pas de travaux précipités qui épuisent le corps humain physiquement et psychologiquement. Le secteur B ne passera pas au secteur A si nous planifions correctement nos tâches pour la première fois.

QuadrantC

Ce n'est pas grave, c'est urgent. L’urgence des plans ne détermine pas toujours leur importance. Eisenhower a déclaré que si des tâches urgentes interfèrent avec l'exécution de tâches précieuses, il est préférable de les reporter. Pour comprendre l’importance de vos projets, posez-vous une question simple : « Que se passera-t-il si vous n’accomplissez pas cette tâche ? Si vous réalisez qu’il n’y a pas ou peu de conséquences négatives, alors la question n’est pas importante pour le moment. Recherchez des tâches plus significatives qui menacent réellement de conséquences négatives pour vous.

Ces types d'activités incluent, par exemple, la participation à une enquête sociale, le fait d'appeler un ami simplement pour discuter. Les plans « Secteur C » présentent un inconvénient important : ils empêchent une personne de travailler efficacement et de faire des choses importantes, car ils la distraient et l'inquiètent constamment. Toute distraction peut avoir des conséquences négatives, donc si une interférence se produit lors de l'exécution de tâches importantes, essayez de les éliminer avant de les effectuer. Si vous n'effectuez que des tâches urgentes, un grand nombre de choses importantes peuvent s'accumuler à un moment donné et il est alors difficile de s'orienter dans la bonne direction et de se concentrer pour les réaliser.

Quadrant D

Ni urgent, ni important. Ce secteur regroupe les tâches non urgentes les plus inutiles ; leur mise en œuvre n'apporte aucun bénéfice pour le moment. Si une personne se concentre sur elle, des choses importantes s'accumuleront très rapidement et entraîneront des conséquences négatives. Cela inclut, par exemple, le fait de passer du temps sur les réseaux sociaux, divers jeux informatiques qui font simplement perdre du temps à une personne sans aucun avantage.

Mais toutes les tâches non urgentes et sans importance ne sont pas aussi inutiles. Si vous souhaitez depuis longtemps ranger soigneusement les livres dans votre bibliothèque ou nettoyer votre placard avec des vêtements, alors faire ces choses apportera des avantages et du plaisir du résultat, mais vous ne devriez pas vous efforcer de les faire si vous avez des choses importantes à faire.

Le tableau d'Eisenhower en tant que méthode de planification efficace est une méthode utile pour identifier des tâches importantes et précieuses et permet de les accomplir dans un laps de temps assez court. Il est conçu pour accomplir des tâches d’une journée ou celles qui doivent être accomplies dans un avenir proche.

Objectifs de la méthode Eisenhower

N'importe qui peut apprendre à planifier son temps personnel s'il le souhaite ; il n'y a rien de compliqué ici. Pour vous aider, vous pouvez utiliser le tableau Eisenhower que nous avons décrit comme un outil de définition des priorités. Après avoir analysé chaque quadrant de la matrice en détail, il est possible de déterminer les principaux objectifs de cette technique.

1. Auto-organisation. Sachant que des choses importantes vous attendent, vous ne perdrez pas de temps, mais essaierez de tout faire à temps. Après avoir identifié les principaux plans, une personne peut rapidement s'organiser pour les mettre en œuvre. Après avoir corrigé l'essentiel, vous pouvez immédiatement voir ce qui a été fait et ce qui reste à faire aujourd'hui ou demain.
2. Planification de haute qualité de vos projets. Le but de la méthode est qu'une personne réussisse à réaliser ce qu'elle a prévu et non de réécrire les choses d'un quadrant à l'autre.
3. Apprenez à planifier votre temps efficacement. La mise en évidence des tâches importantes vous aide à déterminer mentalement le temps nécessaire pour les accomplir. Une personne calcule approximativement dans son esprit combien il lui faut pour accomplir des tâches importantes non urgentes afin de ne pas passer soudainement dans le secteur A.

La matrice d'Eisenhower, étant l'une des méthodes de planification principales et populaires, aidera chacun à apprendre à se gérer, à s'organiser au bon moment et à résoudre ses problèmes dans un court laps de temps.

Matrice d'Eisenhower- C'est le principe de priorisation, qui permet de résoudre efficacement le plus grand nombre de tâches dans la journée. Cette méthode de gestion du temps porte le nom de son auteur et créateur, le trente-quatrième président des États-Unis. Dwight David Eisenhower. En raison de sa position, il a été obligé d'effectuer un grand nombre de tâches au cours d'une journée et pour y parvenir avec succès, il a mis au point les principes de gestion du temps, qui sont devenus plus tard connus sous le nom de matrice de priorités d'Eisenhower ou de place d'Eisenhower.

Quelle est l’essence du principe d’Eisenhower ?

L'espace de cette place comprend des questions et des tâches qui ne peuvent plus attendre et qui sont très importantes pour nous. Le principe d'Eisenhower suggère que cette place doit être vide, car une personne qui gère bien son temps ne permettra pas une situation d'urgence et critique dans les affaires. Souvent, les choses deviennent urgentes à cause de notre faute. L’habitude de tout remettre à plus tard ou la paresse humaine primitive sont des raisons courantes pour remplir la case « A ».

Toutes les questions liées à la santé ;
tâches, en ignorant celles qui causeront des problèmes et des difficultés ;
des choses qui devraient vous rapprocher de votre objectif.

Par exemple:

Visiter un établissement médical;
passer un appel important sur une question professionnelle ;
terminer une tâche de travail lorsque son échéance approche ;
inviter un spécialiste pour éliminer un problème technique grave ;
le repos, dont nous avons un besoin urgent.

Il ne faut pas laisser l'actualité se déplacer dans la case « A », car il est très difficile d'organiser un processus de travail normal, étant constamment au bord de l'urgence. La priorisation doit être effectuée de manière à ce que les problèmes soient résolus avant qu'ils ne surviennent, c'est-à-dire que vous devez calculer tous les mouvements à l'avance et ne pas remettre les questions importantes à plus tard.

La matrice des priorités d'Eisenhower attribue un rôle important à ce carré. L'expérience nous dit que si vous prêtez attention aux choses de la catégorie « B » et les faites systématiquement, les résultats ne vous feront pas attendre. Cette priorisation rendra le processus de travail aussi efficace que possible et vous rapprochera du succès.

Le véritable avantage des tâches de ce carré est qu’il y a suffisamment de temps pour les accomplir, puisqu’elles ne sont pas urgentes. Et il est important de se rappeler que si vous ne consacrez pas d’attention et de temps à de telles questions, vous risquez de les voir passer à la case « A », ce qui ne peut être autorisé selon le principe d’Eisenhower.

Planifier des projets de travaux;
- les actions préventives ;
- recherche de nouveaux partenaires ;
- évaluation des résultats des projets réalisés ;
- recherche de perspectives de développement complémentaires.

Le secteur « C » de la place Eisenhower devrait contenir des tâches moins importantes, mais urgentes. Le plus souvent, la priorisation se produit de telle manière qu'une personne consacre toute son énergie à accomplir ces tâches et ne se rend pas compte que cela l'éloigne de son objectif. De telles choses détournent l’attention de ce qui est vraiment important.

Matrice d'Eisenhower est un système qui nécessite une utilisation précise et sans erreur, il est donc important de classer correctement les tâches. Lors de l’établissement des priorités, de nombreuses personnes confondent les tâches qui relèvent de la case « C » avec les tâches qui relèvent de la case « A ». Par exemple, si le patron a confié une tâche qui nécessite une exécution immédiate, mais qui n'est pas liée au travail, alors cette tâche doit être dans la case « C », aussi importante, mais pas urgente, et non dans la case « A ».

La matrice d'Eisenhower vous encourage à ne pas vous écarter de vos objectifs et à ne pas perdre votre énergie et votre temps sur des sujets abstraits et sans importance.

Des invités inattendus qui prendront du temps et de l’attention ;
éliminer les conséquences désagréables de sa propre négligence ;
des réunions urgentes qui ne figuraient pas dans votre plan.

La priorisation selon le principe d'Eisenhower doit être effectuée de telle manière que les tâches de ce carré reçoivent le moins de temps et d'efforts. Vous n’êtes pas du tout obligé de les faire et cela vous sera bénéfique. Très probablement, les tâches seront simples et intéressantes, mais ce n'est pas une raison pour les entreprendre. Considérant qu'ils ne vous rapprochent pas de votre objectif, limitez strictement le temps que vous y consacrez ou excluez-les complètement de votre liste de choses à faire.

Conversations vides sur un téléphone portable ;
divertissement et divertissement;
tout objet gênant qui interfère avec l’activité principale.

La matrice d'Eisenhower aidera à résoudre un problème aussi complexe que la définition des priorités. Cette méthode vous permettra de gérer votre temps et d'atteindre vos objectifs.

Pourquoi est-il si difficile de choisir entre tâches prioritaires et tâches secondaires ? Les recherches du neuroscientifique Antonio Damasio montrent que la prise de décision est inextricablement liée aux émotions. Il n’est donc pas surprenant que l’anxiété et la dépression soient souvent caractérisées comme des états de blocage et d’incapacité à prendre des décisions. L’utilisation d’outils simples comme la matrice d’Eisenhower aide non seulement à comprendre les choses, mais aussi à réduire le stress émotionnel. Au fil du temps, en maîtrisant les principes de ce concept, vous pourrez facilement et rapidement déterminer la différence entre important, urgent, sans importance et inutile.

On pense que la matrice d'Eisenhower a beaucoup à voir avec les paroles de Dwight D. Eisenhower : « J'ai deux problèmes : un urgent et un important. Urgent n’est pas important, mais important est urgent.

Dwight D. Eisenhower est surtout connu comme le 34e président des États-Unis (de 1953 à 1961). Avant de devenir président, il était général et commandait les forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale. En 1950, Eisenhower devient le premier commandant suprême des forces alliées en Europe.

Des activités professionnelles spécifiques obligeaient constamment Eisenhower à prendre des décisions difficiles et à se concentrer chaque jour sur diverses tâches. Pour optimiser le processus, il a créé sa méthode, largement connue sous le nom de matrice d'Eisenhower. Aujourd'hui, il peut être utilisé non seulement par les généraux, mais aussi par les gens ordinaires, y compris les femmes au foyer - il permet de hiérarchiser les tâches en cours et de mettre les choses en ordre.

Comment utiliser la matrice d'Eisenhower

Cet outil convient à ceux qui souhaitent et sont capables d’évaluer l’importance de leurs tâches et de les catégoriser clairement. La méthode consiste à diviser les tâches et les actions en quatre groupes :

1. urgent et important;
2. important mais pas urgent ;
3. urgent mais pas important ;
4. ni urgent ni important.

Le but ultime de la méthode Eisenhower est d’aider à filtrer les questions sans importance des décisions importantes et à se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Si vous imaginez la matrice d'Eisenhower sous forme d'image, elle ressemblera à ceci :

La signification des quadrants dans la matrice

Les tâches sont assignées à des quadrants spécifiques, qui déterminent à leur tour quand et pendant combien de temps vous pouvez accomplir une tâche.

• Quadrant I – « Faites-le maintenant » (urgent et important)

Cela inclut les tâches prioritaires qui nécessitent une attention immédiate. Ils ont des délais stricts et doivent être réalisés avant tout et personnellement.

• Quadrant II – « Décidez quand vous le ferez » (important mais pas urgent)

Ce quadrant est la partie stratégique de la matrice, idéale pour un développement à long terme. Les éléments qu’il contient sont importants mais ne nécessitent pas une attention immédiate. Dans le même temps, les tâches ont un certain délai et sont également accomplies personnellement.

• Quadrant III - « Déléguer à quelqu'un » (urgent mais pas important)

Les appels téléphoniques, les e-mails et la planification de réunions et d'événements entrent dans ce quadrant. Ces types de tâches ne nécessitent généralement pas d’attention personnelle car elles n’impliquent pas de résultat mesurable. Le Quadrant III aide à minimiser les distractions liées au travail important. En déléguant, vous pouvez vous concentrer sur des choses plus importantes.

• Quadrant IV – « Faites-le plus tard » (ni important, ni urgent)

Les activités qui entrent dans le Quadrant IV sont des activités auxiliaires qui n’ajoutent aucune valeur. En termes simples, c’est quelque chose qui peut toujours être reporté sans crainte de conséquences. Ces choses prennent du temps et interfèrent avec les tâches les plus importantes que vous avez définies dans les deux premiers quadrants.

Sélection d'une couleur pour la matrice

Attribuez une couleur à chaque quadrant de la matrice et associez-la à un niveau de priorité.

Par exemple:

Rouge = urgent.

Jaune = important, mais pas très urgent.

Vert = urgent mais pas important.

Gris = pas urgent, pas important.

Lorsque vous utiliserez la matrice à des fins professionnelles, vous constaterez que la plupart des problèmes relèvent des quadrants I et III. Les activités du Quadrant II produisent les résultats les plus significatifs car ce sont des objectifs commerciaux qui affectent le succès à long terme de l'entreprise, mais ils sont rarement classés comme urgents.

La chose la plus difficile à comprendre est ce qui vous distrait du cours prévu. Mais si vous parvenez à résoudre ce problème fondamental de la gestion du temps, vous vous débarrasserez des pensées sur les heures perdues. Posez-vous deux questions pour vous aider à décider de vos stratégies décisionnelles à long terme :

• Quand travaillerez-vous sur des tâches importantes mais non urgentes ?
• Quand pouvez-vous prendre le temps de vous attaquer à des tâches importantes avant qu’elles ne deviennent soudainement urgentes ?

Il convient de rappeler que parfois, les tâches d’un quadrant tombent de manière inattendue dans un autre. Si une urgence survient, vos priorités changeront. Par exemple, vous possédez une petite entreprise et un client insatisfait appelle et demande à parler à un responsable en raison d'un retard de livraison. Ce problème dépassera immédiatement les autres éléments de la matrice.

La répartition des tâches entre les quadrants présente certaines caractéristiques qui doivent être prises en compte :

1. Les listes de tâches facilitent la vie. Assurez-vous que lors de l'attribution des tâches, vous posez les bonnes questions pour vous aider à déterminer ce qui doit être fait en premier. La caractéristique clé est la priorité.
2. Vous pouvez ajouter de nombreuses activités et tâches à chaque quadrant, mais il est préférable de limiter le nombre maximum à huit éléments. Sinon, vous vous éloignerez de l'objectif principal : accomplir la tâche.
3. Créez des matrices distinctes pour votre vie professionnelle et personnelle.
4. Vous seul pouvez déterminer le niveau de priorité des éléments de votre liste. Commencez chaque matin avec la liste de choses à faire de la matrice et à la fin de la semaine, vous verrez le résultat.

Modèle de matrice Eisenhower

Pour simplifier le processus de répartition des tâches, utilisez un modèle développé par Evernote :

La matrice Eisenhower peut être traduite dans le logiciel de gestion de projet Trello. Faites une liste de tâches pour chacun des quatre tableaux (= quadrant) et créez un tableau « Boîte de réception » séparé où toutes les tâches iront avant d'être distribuées dans les quadrants. Cela vous permettra d’évaluer visuellement votre charge de travail.

La matrice d'Eisenhower est un outil simple pour vous aider à éviter l'état de paralysie de l'analyse qui se produit lorsque vous ne savez même pas par où commencer.

Il est temps d'examiner de plus près l'un de ses outils : la matrice d'Eisenhower.

Pourquoi est-il si populaire depuis des décennies et ne perd-il pas sa pertinence ? Voyons quelle est l'essence de la technique et comment l'appliquer dans la pratique.

Dwight Eisenhower est resté dans la mémoire de la postérité comme un stratège avisé et un praticien productif. Il a réussi à mettre fin à la guerre en Corée, à mettre fin à la persécution des dissidents à l'intérieur du pays et à obtenir un certain nombre d'autres résultats importants en matière de politique étrangère et intérieure. Et grâce à lui, nous avons aujourd'hui l'opportunité d'utiliser une technique appelée matrice d'Eisenhower comme outil de définition des priorités.

Un homme politique d'un rang aussi élevé a dû développer lui-même ce tableau unique, car d'autres théories ne le satisfaisaient pas pleinement. Et tout le monde, même un manager de haut niveau aussi « chevronné », ne peut pas réussir à résoudre constamment de nombreuses tâches grandioses.

Aujourd'hui, les photos représentant ce diagramme sont très populaires sur diverses ressources en ligne. Une matrice est une page divisée en 4 quadrants, où sont inscrites des tâches plus ou moins importantes et urgentes.

1. Le premier ou quadrant A comprend les cas qui nécessitent une action urgente.
2. Le secteur B contient des tâches tout aussi importantes, mais moins urgentes.
3. Sous la lettre C se trouvent les événements qui ne sont pas les plus importants, mais qui nécessitent une réponse rapide.
4. Dans le dernier quadrant D, les choses qui ne sont ni urgentes ni particulièrement importantes peuvent être mises de côté comme sur une longue étagère.

Les plus importants et les plus urgents

S'il n'y a rien dans la zone A de la matrice des priorités d'Eisenhower, l'auteur du document peut être félicité. Cela signifie qu'il parvient à terminer ses plans à temps et qu'aucune mesure d'urgence n'est requise.

Mais parfois, on ne peut pas se passer de telles tâches.

Qu’est-ce qu’il convient de placer dans le quadrant A ?

• Tâches qui nécessitent une exécution rapide, sinon de graves problèmes ne peuvent être évités ;
• Tâches non résolues qui menacent réellement de vous faire reculer de votre objectif ;
• Problèmes de santé « incendie ».

Un exemple du dernier paragraphe : des signes d'une forte détérioration de l'état de santé qui nécessitent d'appeler un médecin à domicile ou une visite urgente au cabinet de la clinique. Au travail, il s'agit peut-être de la réunion la plus importante avec un partenaire commercial qui permettra de résoudre un problème d'investissement. Ou un étudiant qui passe un examen d'État, qui appelle les secours à votre domicile si vous sentez une odeur de gaz, etc.

Essentiel, mais pas pressé

B est la zone de planification principale. Des tâches vitales et importantes pour la production « vivent » ici, qui nécessitent une approche équilibrée et une période de solution assez longue. Il n'est pas nécessaire de se précipiter dans leur mise en œuvre ; il vaut mieux prêter attention à la qualité de la mise en œuvre des objectifs fixés. Celui qui y parvient devient le plus prospère dans son entreprise.

Ici, vous pouvez programmer la préparation des cours, établir des relations avec un nouveau partenaire commercial, suivre les recommandations du médecin, choisir un design pour rénover un appartement, etc.

Ce dont il faut se méfier sérieusement, c'est de la « délocalisation » des événements prévus ici vers le quadrant A, c'est-à-dire vers la catégorie « brûlante ».

Urgent mais pas prioritaire

Il est nécessaire de « déblayer les décombres » non seulement dans les domaines d’activité prioritaires. Un tas de petites tâches fastidieuses s'accumulent, repoussées au dernier moment, et du coup elles s'accumulent d'un coup, et il faut couper ce « nœud gordien » d'un seul coup.

Parfois, de tels problèmes nous sont présentés par d’autres, par exemple, votre patron vous a confié un travail urgent d’un collègue. Juste parce qu'il pense que tu peux faire mieux. Et votre entreprise explose ! Alors vous vous précipitez : soit pour être fier de votre irremplaçabilité, soit pour dire honnêtement à votre patron que vous n'avez aucune envie de travailler pour deux personnes, ni même pour un seul salaire. C’est d’autant plus ennuyeux qu’un collègue incompétent recevra le même salaire « assis sur les fourneaux ». Injuste!

Article sur le sujet :

Surtout si vous ne pouvez pas ramener du travail à la maison : il y a aussi un cas de force majeure, des proches ou d'autres invités arrivent soudainement. Ou encore, les mêmes beaux-parents demandent en larmes de l'aide pour déménager dans un nouvel appartement. Et l’autre moitié vous inclura certainement dans le « groupe de réponse rapide ».

Et le lendemain ou après-demain, après toutes ces choses, vous devrez certainement éliminer les conséquences de l'oubli dans vos tâches et vos plans, en les inscrivant dans le secteur C du modèle Eisenhower.

Non urgent et non essentiel

Vous ne pouvez pas toujours faire uniquement ce dont vous avez besoin, ce que vous devez faire et ce qui mène au succès. Oui, et physiquement, c'est irréaliste. Il faut se détendre, s'amuser, recevoir des invités, partir en voyage, assister à des spectacles, prendre un bus fluvial, etc.

Dans notre programme de vie, ces moments ne peuvent être qualifiés ni de principaux ni même de très significatifs.

Mais sans eux, nous nous ennuyons au moins. Et cela affecte également le bien-être et la réalisation de soi. Et puis, quelqu’un qui ne sait pas se reposer a peu de chances d’accomplir grand-chose au travail : il va tout simplement « s’épuiser » ou « s’effondrer ».

Certains de ces défis peuvent être appliqués à d’autres secteurs, surtout s’ils affectent de manière significative la santé et les performances.

Mais le groupe D comprendra certainement les « pertes de temps » telles que les conversations téléphoniques longues et dénuées de sens et d’autres options permettant de perdre du temps. La même télévision vole beaucoup de temps, sans parler de « traîner » sur les réseaux sociaux ou les jeux informatiques.

Qu’est-ce qui vous aidera à utiliser la matrice efficacement ?

Créer une matrice représente la moitié de la bataille. Après tout, vous devez suivre toutes ses « instructions ». Et pour ce faire, n'oubliez pas les questions prioritaires et commencez votre journée avec elles. Décrivez un algorithme pour atteindre ces objectifs les plus importants, analysez ce qui a été fait, notez les erreurs et proposez des moyens de les corriger.

Soyez persévérant et cohérent, balancez-vous moins et laissez-vous distraire par des bagatelles, ne laissez pas les autres « s'asseoir sur votre cou » et assurez-vous de choisir les options les plus pratiques et les plus proches pour la détente, le repos et la récupération.

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Comment cela fonctionne-t-il en pratique ?

"Maître du temps"- c'est le nom de la formation d'Evgeny Popov, qui développe et concrétise les dispositions d'un certain nombre de techniques classiques bien connues de gestion du temps.

Parfois, nous étudions beaucoup de littérature précieuse et sommes d’accord avec les auteurs d’idées judicieuses. Mais comment appliquer tout cela dans la pratique reste flou. C'est pourquoi un cours de cours vidéo d'Evgeniy Popov a été développé.

Lui-même est passé de la théorie, en étudiant l'héritage du passé, à ses propres développements pratiques. Ce parcours est vérifié par son mouvement le long de l'échelle du succès. Il a lui-même beaucoup appris et partage désormais généreusement ses connaissances et ses compétences avec nous. Jetez un œil à son « école », et bien des choses qui semblaient complexes prendront des contours compréhensibles.

Aujourd’hui, je m’intéresse à la science de la planification correcte du temps et de « l’apprivoisement » de son rythme rapide. Posez des questions, je serai heureux de répondre à toute personne qui s'efforce sincèrement de s'améliorer.

Invitez ici vos collègues, amis, connaissances, laissez-les également acquérir la capacité d'utiliser rationnellement chaque heure qu'ils vivent.