Formulaire unifié t 7 calendrier des vacances. Est-il obligatoire que les salariés prennent connaissance de leur signature ? Le lieu de stockage doit être fiable et sécurisé

Calendrier des vacances - un échantillon de remplissage pour 2019 sera nécessaire aussi bien aux hommes d'affaires qui démarrent leur entreprise qu'aux entreprises expérimentées. Nous vous expliquerons comment le rédiger et éviter les amendes dans notre article. Vous pouvez également télécharger gratuitement un formulaire et un exemple de planning de vacances.

Vous pouvez créer avec précision un calendrier de vacances à l'aide de nos instructions vidéo :

Qu'est-ce qu'un planning de vacances, qui en a besoin et pourquoi ?

Un calendrier de vacances est un document interne à l'entreprise qui prend en compte les intérêts du personnel et de l'employeur. Grâce au calendrier, la continuité du processus de production dans l'entreprise est maintenue et les salariés exercent leur droit au repos annuel.

Le calendrier des vacances est tout aussi important tant pour les salariés que pour l’administration de l’entreprise. Mieux il sera rédigé, moins il y aura de conflits et de confusion à l'avenir concernant les salariés partant en vacances régulières.

VEUILLEZ NOTER! La mention du calendrier des vacances comme document déterminant l'ordre du repos annuel des membres du collectif de travail est contenue à l'art. 123 Code du travail de la Fédération de Russie.

La législation du travail ne précise pas pour quel nombre de salariés un homme d'affaires est tenu d'établir ce document. Il est logique de supposer qu'il est inutile pour un entrepreneur individuel exerçant seul des activités commerciales d'établir un planning de vacances. Il n'a personne avec qui discuter du moment de son repos - il planifie lui-même le processus de travail.

Des conséquences complètement différentes surviennent en l'absence de ce document dans les collectifs de travail comptant un plus grand nombre de travailleurs. Les statistiques montrent que la plupart des gens souhaitent se détendre en été et au début de l'automne. Ce fait pose une tâche difficile à la direction de l'entreprise : prendre en compte les intérêts de l'équipe et ne pas nuire à l'entreprise. Et peu importe que 5 personnes travaillent sous la direction d'un homme d'affaires ou plusieurs milliers, on ne peut pas se passer d'un planning de vacances.

De plus, l'enregistrement intempestif d'un calendrier de vacances peut entraîner non seulement une confusion en matière de vacances, mais également des pertes matérielles sous forme d'amende.

VEUILLEZ NOTER! La sanction du dirigeant d'une entreprise qui aurait ignoré l'obligation de la législation du travail d'établir un calendrier de vacances est prévue à l'art. 5.27 du Code administratif et peut aller de 1 000 à 5 000 roubles. L'entreprise perdra encore plus - de 30 000 à 50 000 roubles.

Si l'infraction se répète, les administrateurs de la société peuvent être disqualifiés pendant 1 à 3 ans ou punis d'une amende majorée de 10 000 à 20 000 roubles. Une personne morale dans cette situation peut être passible d'une pénalité d'un montant de 50 000 à 70 000 roubles.

Qui, comment et quand établit le planning

Le calendrier des vacances est l'un des documents du personnel, la responsabilité de sa préparation et de son approbation en temps opportun incombe donc aux spécialistes des ressources humaines et à l'administration de l'entreprise.

Jusqu'à récemment, toutes les entreprises élaboraient un calendrier de vacances à l'aide d'un seul formulaire unifié T-7, dont le formulaire est téléchargeable sur notre site Internet.

Les 10 colonnes du formulaire T-7 étaient remplies avec les informations suivantes :

• Colonne 1 - nom de l'unité structurelle (bureau, service chef mécanicien, service de protection du travail, service financier, etc.) ;
• colonne 2 - poste selon le tableau des effectifs (directeur, secrétaire, mécanicien, etc.) ;
• colonnes 3 et 4 - nom, prénom, patronyme et matricule du salarié ;
• colonnes 5 à 9 - données sur les vacances (durée, dates de début des vacances - prévues et réelles) ;
• Colonne 8 - la base de modification des périodes de vacances prévues ;
• colonne 9 - date des vacances proposées ;
• colonne 10 - note.

Aujourd'hui, il n'est pas nécessaire d'utiliser une forme unifiée d'annexe, mais la législation ne contient pas d'interdiction d'utiliser le format habituel de ce document. Le service du personnel a donc le choix : remplir le formulaire T-7 ou élaborer un nouveau document avec un nom et un objectif similaires.

L'essentiel est d'approuver le calendrier des vacances à temps, c'est-à-dire au plus tard deux semaines avant le début de la nouvelle année civile (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Autrement dit, le calendrier pour 2019 devrait être approuvé au plus tard le 17 décembre 2018.

Une fois que le responsable a approuvé le calendrier des vacances, ce document doit être présenté aux employés contre récépissé (articles 22, 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Pour ce faire, il est conseillé d'ajouter une autre colonne au planning ou de créer un relevé où chaque salarié indiquera la date de révision et de signature.

Le calendrier des vacances est conservé pendant un an (article 693 de la Liste, approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 n° 558).

IMPORTANT! N'oubliez pas d'informer l'employé par écrit (contre récépissé) du début des vacances au plus tard deux semaines avant le début de celles-ci (clause 3 de l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Nuances "enfants" de l'horaire

La législation du travail influence la réglementation des périodes de vacances dans le calendrier. Par exemple, les catégories de travailleurs suivantes ont le droit de se reposer à un moment qui leur convient :

• les conjoints pendant le congé de maternité de leur épouse (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
• un parent ou tuteur travaillant dans l'Extrême-Nord pour accompagner un enfant de moins de 18 ans dans une autre région jusqu'au lieu de son admission dans une université ou un collège (article 322 du Code du travail de la Fédération de Russie).
• l'un des parents élevant un enfant handicapé de moins de 18 ans (article 262.1 du Code du travail de la Fédération de Russie).

La catégorie des aspects « enfants » du calendrier des vacances comprend également la prise en compte obligatoire de l'avis sur la période de repos d'un salarié n'ayant pas atteint l'âge de la majorité (moins de 18 ans). Pour ce groupe d'employés travaillant dans le Code du travail de la Fédération de Russie, les caractéristiques des vacances sont mises en évidence dans un article séparé. 267.

En plus des indemnités de vacances pour les travailleurs avec enfants, il ne faut pas oublier les restrictions. Par exemple, le paragraphe 20 de l'arrêt n°1 de la Cour suprême du 28 janvier 2014 indique l'inadmissibilité de l'utilisation simultanée de 2 ou plusieurs congés pour diverses raisons.

Pour le planificateur, cela signifie que le calendrier des vacances ne doit pas inclure les vacances des salariés en congé parental et travaillant à temps partiel.

Pour l'avis de la FSS sur les doubles vacances, voir l'article « Il ne peut y avoir qu'un seul congé : soit annuel, soit pour garde d'enfants » .

Les régulateurs des horaires de vacances « préférentiels »

En plus des nuances de vacances « enfants » mentionnées ci-dessus, le calendrier des vacances peut prendre en compte un autre groupe de salariés, pour lequel l'employeur est tenu d'accepter les périodes de repos qu'il choisit.

Parmi ces salariés :

• donneurs honoraires (Loi de la Fédération de Russie « Sur le don de sang et de ses composants » du 20 juillet 2012 n° 125-FZ) ;
• Héros de Russie et titulaires de l'Ordre de la Gloire (Loi de la Fédération de Russie « Sur le statut des héros de l'Union soviétique, des héros de la Fédération de Russie et des titulaires à part entière de l'Ordre de la Gloire » du 15 janvier 1993 n° 4301- JE);
• Héros du travail socialiste, héros du travail de la Fédération de Russie et titulaires à part entière de l'Ordre de la gloire du travail (loi « Sur l'octroi de garanties sociales aux héros du travail socialiste, héros du travail de la Fédération de Russie et titulaires à part entière de l'Ordre de Gloire du travail » du 01/09/1997 n° 5-FZ) ;
• Victimes de Tchernobyl (Loi de la Fédération de Russie « Sur la protection sociale des citoyens exposés aux radiations à la suite de la catastrophe de la centrale nucléaire de Tchernobyl » du 15 mai 1991 n° 1244-I) ;
• les personnes qui ont reçu une certaine quantité de radiations à Semipalatinsk (loi « Sur les garanties sociales pour les citoyens exposés aux radiations à la suite d'essais nucléaires sur le site d'essais de Semipalatinsk » du 10 janvier 2002 n° 2-FZ).
• les employés des organes des affaires intérieures, s'ils n'ont pas exercé leur droit au congé principal prévu par le calendrier (Loi « Sur le service dans les organes des affaires intérieures de la Fédération de Russie et modifiant certains actes législatifs de la Fédération de Russie » du 30 novembre , 2011 n° 342-FZ).

Si l'entreprise pratique un travail externe à temps partiel, le salarié à temps partiel a le droit de partir en vacances en même temps que les prochaines vacances sur le lieu de travail principal (article 286 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Découvrez comment bien organiser les vacances d'un travailleur à temps partiel .

Lors de l'établissement du calendrier des vacances, l'employeur devra prendre en compte l'avis du salarié - le conjoint d'un militaire, qui a le droit de partir en vacances pendant la période coïncidant avec les vacances du conjoint (Loi « Sur le statut du personnel militaire » du 27 mai 1998 n° 76-FZ).

Calendrier des vacances et nouveaux arrivants

Lors de l'élaboration du calendrier des vacances 2019, approuvé en décembre 2018, il est impossible de prévoir les périodes de repos probables pour les salariés ayant commencé à travailler après le début de l'année civile. Néanmoins, l’absence dans l’horaire des vacances prévues d’un nouvel arrivant ne dispense pas l’administration de l’obligation de les assurer.

VEUILLEZ NOTER! Conformément à l'art. 122 du Code du travail de la Fédération de Russie, un employé qui a travaillé pour un employeur donné pendant six mois a le droit de partir.

Dans de tels cas, le responsable du personnel responsable du règlement des vacances peut effectuer l'une des opérations suivantes :

• sans modifier l'horaire approuvé, prendre des vacances sur commande(basé sur et décisions de l'administration) ;
• compléter le calendrier par une annexe distincte, qui reflétera les informations sur les vacances des nouveaux arrivants (l'enregistrement des vacances s'effectue de la manière habituelle).

Cet article vous aidera lors du calcul des congés d'un salarié "Formulaire unifié n° T-60 - formulaire et exemple" .

L'impact du transfert des jours de repos sur le calendrier des vacances

Le salarié a le droit de modifier sa période de repos en accord avec l'employeur. L'art. vous permet de le faire. 123 et 124 du Code du travail de la Fédération de Russie. Les informations sur le transfert des vacances sont reflétées dans le calendrier des vacances dans les colonnes 8 et 9 spécialement conçues à cet effet. Le salarié devra rédiger. demande de transfert de vacances, dans lequel vous devrez indiquer les nouvelles dates des vacances reportées et les motifs du changement de période de vacances.

La période de repos peut également changer en raison de la maladie du salarié. Art. 124 du Code du travail de la Fédération de Russie oblige l'employeur dans ce cas à prolonger les vacances ou à les reporter à une autre date, recalculer l'indemnité de vacances dans ce dernier cas.

Vous devrez également prolonger vos vacances si l'employé est tombé malade avant le début. Si un salarié a bénéficié d'un congé de maladie pendant ses vacances, il est recommandé à l'employeur de préciser quelle option de prolongation des vacances lui conviendra : prolonger les vacances en cours ou futures.

Dans tous les cas, le salarié rédige une déclaration et les informations concernant son transfert sont inscrites dans le calendrier des vacances. Il n'y a pas de notes spéciales dans le calendrier pour prolonger le congé pour cause de maladie.

Pour apporter des modifications à votre horaire de vacances, consultez .

Des ajustements des périodes de repos peuvent survenir non seulement en raison de la situation personnelle de l’employé, mais également en raison des besoins de production.

Par exemple, une entreprise doit procéder à une reconstruction à grande échelle d'une chaîne de production en lien avec le développement de nouveaux types d'activités et l'introduction de technologies améliorées. Les spécialistes impliqués dans ce processus et chacun responsable dans son domaine d'un certain ensemble d'activités doivent être présents sur le lieu de travail pendant une longue période, ils ne pourront donc pas partir en congé pour des raisons de production.

Dans ce cas, l'art. 124 du Code du travail de la Fédération de Russie : sur la base du consentement de l'employé, exprimé par écrit, et de l'ordre de la direction, les vacances sont transférées à l'année de travail suivante.

Découvrez les nuances du report des vacances dans l'article « Article 124 du Code du travail de la Fédération de Russie : questions et réponses » .

Vous pouvez télécharger un exemple de programme de vacances sur notre site Web.

Résultats

Un calendrier de vacances est un calendrier de périodes de repos convenu et approuvé pour les salariés de l’entreprise, obligatoire pour les deux parties au contrat de travail.

Le calendrier des vacances - un exemple de formulaire est disponible sur notre site Internet - doit être établi annuellement, et son absence entraîne une pénalité.

). Selon le cinquième paragraphe de l'article trente-septième de la Constitution de notre pays, toute personne qui travaille sur la base d'un contrat de travail officiellement conclu doit bénéficier chaque année d'un certain congé, qui est payé par l'entreprise par l'employeur.

Avant chaque nouvelle année, deux semaines à l'avance, les entreprises commencent à élaborer des plans de vacances pour leurs salariés. Après avoir établi l'ordre et la durée des départs en vacances des salariés, il est nécessaire d'approuver ce plan conformément au code du travail. Nous examinerons ensuite comment cela doit être fait, conformément à toutes les normes et règles de la loi.

Quel est le calendrier des vacances 2016-2017 ?

Le premier service qui vérifie les programmes de vacances soumis pour approbation est la Rostrudinspektsiya. Selon l'article 5.27 du Code des infractions administratives, si une entreprise ne dispose pas au début de l'année d'un calendrier de vacances établi et approuvé, son propriétaire peut être condamné à une amende d'un montant de trente à cinquante mille roubles. Il peut également être tenu d'arrêter les activités de l'entreprise pour une durée n'excédant pas trois mois. Une personne ne peut demander un congé que si elle a travaillé de manière continue et sans interruption dans l’entreprise de l’employeur pendant plus de six mois. Si la période d'activité est plus courte, le salarié ne peut pas prétendre à un congé payé.

Exemple de remplissage du calendrier des vacances 2016-2017.

La période de temps qu'une personne a consacrée au travail réel ;
La période pendant laquelle l'employé n'a pas exercé d'activités professionnelles, mais a en même temps conservé son poste ;
Si une personne a été licenciée d'une entreprise illégalement ou de force, puis réintégrée, la période de temps qui a été consacrée à cela est également prise en compte ;
Période pendant laquelle un salarié n'a pas pu se présenter au travail en raison du fait qu'il n'a pas subi un examen médical régulier. Ce temps n'est compté que si le retard n'est pas la faute du subordonné ;

Les heures de travail suivantes ne sont pas incluses dans la période de vacances :

Les vacances que les salariés ont prises à leurs frais pendant toute l'année civile, sans maintenir le versement du salaire pour cette période, si celle-ci n'excède pas deux semaines ;
Les congés que les salariés ont pris pour s'occuper d'un nouveau-né jusqu'à ce qu'il atteigne l'âge prévu par la législation ne sont pas compris dans l'ancienneté et la durée des vacances ;
Le calendrier des vacances 2016-2017 est également établi sans tenir compte des heures de travail pendant lesquelles le salarié s'est absenté sans motif valable.

Des congés supplémentaires sont prévus pour les personnes qui travaillent dans des environnements dangereux ou insalubres, mais ils sont calculés uniquement sur la base du temps effectivement travaillé par le salarié. Les informations pertinentes sont fournies à l'article cent vingt et unième du Code du travail. Si un salarié n’a utilisé aucune partie de ses congés des années précédentes, il peut l’ajouter à ses congés annuels en cours.

Une certaine catégorie de salariés a droit à des périodes de vacances supplémentaires, sur lesquelles vous pouvez également obtenir des informations détaillées en étudiant plusieurs articles du code du travail. Dans ce cas, lorsque l'employeur accumule des congés annuels payés aux salariés, les jours de vacances supplémentaires s'additionnent avec eux. Dans le document final contenant les données sur les congés des salariés, le nombre total de jours de congés annuels et supplémentaires est inscrit.

Il existe un certain nombre de catégories de personnes qui ont le droit de demander un congé de longue durée, d'une durée supérieure à vingt-huit jours, conformément aux articles n° 115, n° 267 et n° 334. L'employeur est tenu d'accorder à certains groupes préférentiels de salariés un congé à tout moment de l'année qui leur convient. Cela se produit même si le bénéficiaire est inscrit sur la liste de paie depuis moins de six mois. Groupes de personnes pouvant bénéficier de ces conditions :

Les femmes qui partiront bientôt en congé pour cause de grossesse ou les femmes qui sont récemment revenues d'un tel congé ;
Salariés dont l'âge n'excède pas dix-huit ans ;
Salariés ayant adopté des enfants de moins de trois mois ;

Il existe d'autres cas individuels prévus par la loi.

Quel formulaire dois-je utiliser pour remplir les plannings de vacances en 2016-2017 ?

Il existe deux options pour établir un document sur un calendrier de vacances. Vous pouvez créer un formulaire à remplir vous-même et y saisir toutes vos informations d’identification. Il y en a également un qui a été approuvé par le Comité national des statistiques. Étant donné que ce formulaire est déjà entièrement prêt à être rempli, qu'il contient tous les champs nécessaires et les informations sur les données à saisir, il est beaucoup plus facile à utiliser.

Toutes les informations sur le moment et la durée des vacances de chaque salarié, quel que soit le service dans lequel il travaille, doivent être incluses dans le calendrier des vacances. Ce calendrier est divisé en mois pour une réalisation et une utilisation plus pratiques et contient des informations sur le repos des employés pour toute l'année suivante. Les règles d'établissement de ce document figurent dans le Mode d'emploi, ainsi que le remplissage des formulaires de documents comptables nécessaires au contrôle du travail des salariés et à leur rémunération. Cette résolution a été approuvée le 5 janvier 2014.

Régime de congés des employés doit être établi et approuvé au plus tard deux semaines avant la nouvelle année, c'est-à-dire que le 17 décembre est la date limite d'approbation du calendrier des vacances.

Avant d'être soumis pour approbation, le planning établi doit être remis pour signature au chef du service du personnel et des services structurels, après quoi il doit être certifié par le chef d'entreprise. Si, pour une raison quelconque, le gestionnaire ne peut pas certifier personnellement le document, cela doit être fait par une personne autorisée. Il existe des organisations et des entreprises dotées d’organismes syndicaux. Dans ce cas, le calendrier des vacances doit certainement être convenu avec lui, conformément à l'article cent vingt-troisième du code du travail. L'ordre dans lequel ce document doit être signé et approuvé est indiqué à l'article trois cent soixante-douze.

Selon les instructions de la liste des documents standards de gestion qui surviennent dans le cadre des activités de l'entreprise, le calendrier des vacances doit être conservé dans l'établissement tout au long de l'année civile et la durée de conservation doit y être indiquée.

Exemple de remplissage du calendrier des vacances selon le formulaire n° T-7 en 2016-2017 Vous pouvez effectuer une recherche sur Internet sur différents sites, et nous donnerons ci-dessous les règles de base pour rédiger le document.

Un employé du service RH, lorsqu'il remplit un document sur un calendrier de vacances, doit remplir les six champs sans en manquer aucun ;
Une exception peut être une situation où il n'est pas habituel pour une entreprise d'attribuer un matricule à chaque employé - dans ce cas, le quatrième champ reste vide ;
Dans le deuxième champ, vous devez indiquer le poste de chaque salarié, selon le tableau d'effectif;
Dans le septième champ, une entrée n'est effectuée qu'après la fin effective des vacances ;
Si un salarié a demandé le report des vacances, il est alors nécessaire d'indiquer les raisons pour lesquelles il fait une telle demande dans la huitième colonne du document, et également de fournir une déclaration personnelle ou un ordre de la direction ;
Les septième, huitième et neuvième champs sont remplis séquentiellement, en fonction de chaque salarié partant en vacances et de son retour, ainsi qu'en cas d'évolution des conditions de vacances. Les données doivent être saisies à la main ;

Calendrier des vacances est un document qui contient des informations sur les vacances de tous les salariés sans exception, y compris les bénéficiaires et ceux qui bénéficient de jours de vacances supplémentaires. Tout comme pour le congé annuel standard, pour les congés supplémentaires, la date est également notée dans le sixième champ du document, et les informations sur sa modification et son transfert se trouvent dans les huitième et neuvième paragraphes.

Le gestionnaire doit informer le salarié qu'il pourra prochainement partir en vacances, deux semaines avant le début de ses vacances, selon le Code du travail.

Si le manager n'a pas la possibilité d'informer personnellement le salarié, cela peut se faire au moyen d'un avis spécial. Le texte de cet avis peut être rédigé sous n’importe quelle forme et n’a aucune exigence de formatage spécifique. S'il y a eu une notification, elle doit alors être jointe au reste de la documentation concernant les vacances des employés.

Afin que le lecteur puisse mieux visualiser toutes les informations ci-dessus, nous donnerons un exemple simple.

Il existe une société à responsabilité limitée appelée « Sirius ». L'effectif est composé de six salariés, parmi lesquels aucun allocataire ou personne n'ayant droit à un repos supplémentaire. Le chef comptable de l'entreprise, en raison des circonstances, n'a été en congé payé que quatorze jours. Le directeur du département et le responsable du département ont choisi de diviser leurs vacances en plusieurs parties. Le responsable d'un autre service est tombé malade pendant cinq jours pendant la période de vacances, ce qui est confirmé par un certificat d'arrêt de travail délivré à la clinique. Sur cette base, cinq jours supplémentaires ont été ajoutés à ses vacances, qu'il a choisi de reporter à l'année civile suivante. Le directeur de production a rédigé une demande adressée au directeur lui demandant de reporter ses vacances de mars à janvier de l'année prochaine, en raison de circonstances familiales. Le créateur a été contraint de suspendre ses vacances en raison d'un appel urgent au travail. Il a également décidé de reporter les jours restants à l'année prochaine. Cette organisation n'a pas de syndicat, il n'y a donc pas de onzième ligne supplémentaire dans le document de vacances, puisqu'il n'est pas nécessaire d'enregistrer l'avis des instances syndicales.

Chaque salarié doit obligatoirement signer l'avis de congé, qui peut être remis en personne, envoyé par la poste ou livré par messagerie. Ainsi, le salarié confirme qu'il est d'accord avec la date et la durée des congés payés, et en est également informé. Le document, qui contient les signatures de tous les salariés, est joint au planning principal. Cette procédure et ce contrôle documentaire sont effectués par le chef du service du personnel. Ainsi, dans cet article, nous avons examiné le calendrier des vacances et les exemples de remplissage pour 2016-2017, ce qui devrait vous aider à comprendre les règles de base pour l'établissement de tels documents.

Selon la loi, l'employeur doit accorder à ses salariés des périodes de repos rémunérées pendant la durée de leur travail. Pour éviter toute confusion et interrompre le travail de l'entreprise, il est nécessaire de réglementer cette question. A cet effet, l'entreprise élabore un calendrier de vacances, qui est approuvé par sa direction. Chaque collaborateur doit en prendre connaissance dès sa signature.

Les travaux d'élaboration de ce document devraient commencer à la fin de l'année précédant l'année de planification. Les chefs de chaque division de l'entreprise interrogent leurs subordonnés sur leurs attentes en matière de vacances.

Ils déterminent ensuite le nombre d'employés nécessaires pour que l'entreprise puisse toujours fonctionner comme d'habitude. En comparant ces données, les chefs de service attribuent des périodes pour l'année civile suivante.

Ils soumettent leurs plannings au service du personnel de l’entreprise, qui établit un plan de vacances à l’échelle de l’entreprise. Il ne faut pas oublier qu'il existe des catégories de citoyens qui bénéficient de droits préférentiels lors de la détermination du temps de repos. Il faut également prendre en compte les vacances des nouveaux salariés, puisqu'elles sont accordées strictement à une certaine heure et ne sont pas soumises à un horaire.

Pour l'inscription, vous pouvez utiliser un formulaire de calendrier de vacances selon le formulaire unifié T-7 ou un document élaboré par l'entreprise en fonction de ses propres besoins. De nombreux programmes RH spécialisés incluent un formulaire standard.

La législation établit une exigence obligatoire selon laquelle ce plan de temps de repos des employés pour l'année suivante doit être approuvé au moins 2 semaines avant la fin de l'année en cours.

Le formulaire du calendrier des vacances doit être disponible pour examen par chaque salarié de l'entreprise, jusqu'à son directeur. Après l'avoir consulté, dans la colonne appropriée, tous les salariés apposent leur signature et les dates réelles de signature.

Ce document est obligatoire pour toutes les parties à la relation de travail, c'est-à-dire que chacun doit respecter ses délais. Cependant, des modifications peuvent être apportées au calendrier, mais il doit y avoir de bonnes raisons pour cela. Le cas échéant, le salarié adresse une demande écrite au gestionnaire avec une demande de report de ses vacances. Si la décision est positive, le directeur rend un arrêté sur la base duquel des modifications sont apportées au calendrier existant.

Exemple de remplissage d'un formulaire de calendrier de vacances T-7

Regardons de plus près le calendrier des vacances, exemple de remplissage :

• En haut du document, le nom complet de l'entreprise est indiqué, et son code est également écrit selon le classificateur OKPO.
• Si l'entreprise dispose d'un syndicat de travailleurs, vous devez noter en bas à gauche le numéro de série et la date de son avis sur la répartition des vacances entre les travailleurs. S'il n'existe pas une telle autorité, un tiret est inscrit dans ces colonnes.
• Au centre du document sont indiqués le numéro d'ordre du calendrier des vacances, la date de son établissement, ainsi que l'année pour laquelle il a été établi.
• Sur le côté droit, il y a un endroit où le directeur peut approuver le calendrier. Ici sont inscrits sa fonction, son nom complet et sa signature personnelle. Il est également nécessaire d'indiquer la date de son approbation.

• Nom de l'unité structurelle du salarié ;
• Le nom de son poste en fonction de l'organisation ;
• Nom et prénom;
• Numéro personnel du personnel ;
• Durée des vacances en jours calendaires ;
• Heure prévue du début des vacances ;
• L'heure réelle de début du congé (saisie au moment où il est accordé au salarié) ;
• Si les vacances sont transférées à un autre moment, il est alors nécessaire d'indiquer sur quelle base cette action est effectuée et la date approximative du transfert ;
• Précisions et notes disponibles.

Le document est visé par un employé du service RH de l'entreprise - vous devez indiquer son poste et son nom complet.

Nuances

Chaque salarié doit prendre connaissance du calendrier des vacances dès sa signature. Cela peut être fait en ajoutant une autre colonne « Signature » au formulaire existant, ou en créant une annexe à ce document sous la forme d'un tableau avec les noms des salariés, la date de signature et la signature.

Un salarié inscrit comme travailleur à temps partiel dans l'entreprise doit également être inclus dans le calendrier des vacances. Toutefois, son congé doit être accordé en même temps qu'au lieu principal d'activité. Pour ce faire, le responsable du personnel lui demande au préalable, avant d'établir le planning, une attestation du lieu principal de travail.

Si un salarié ne part pas en vacances au cours de l'année selon l'horaire prévu, il doit être inclus dans le prochain plan au premier semestre. Puisque, selon le Code du travail de la Fédération de Russie, un employé peut exercer son droit dans un délai d'un an et demi. A défaut, ce délai expire et des sanctions administratives pourront être appliquées à l'entreprise.

Le calendrier des vacances (un exemple en Excel est fourni dans l'article) (Code du travail de la Fédération de Russie, article 123) établit l'ordre des vacances pour les employés de l'organisation. Le document est visé par arrêté du gestionnaire de l'année civile deux semaines avant son apparition et engage tant l'employeur que le salarié.

Un employeur peut prendre en compte les avis de tous les salariés, mais il existe des catégories dont les avis doivent être pris en compte. Ceux-ci incluent :

• les femmes ayant trois enfants ou plus de moins de 12 ans, ainsi que les autres employés (y compris les tuteurs) élevant ces enfants (article 262.2 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
• les employés de moins de 18 ans (article 267 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
• les parents (y compris les adoptifs, les tuteurs ou les curateurs) qui élèvent un enfant handicapé de moins de 18 ans (article 262.1 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
• Héros du travail socialiste et titulaires à part entière de l'Ordre de la Gloire du Travail, participants à la Grande Guerre patriotique, anciens combattants invalides, anciens combattants, y compris ceux qui ont reçu un handicap (article 6, 14-19 de la loi du 12 janvier 1995 n° 5-FZ);
• Héros de l'Union soviétique, héros de la Fédération de Russie et titulaires à part entière de l'Ordre de la Gloire (clause 3 de l'article 8 de la loi de la Fédération de Russie du 15 janvier 1993 n° 4301-1) ;
• donateurs honoraires de l'URSS et de la Russie (parties 1, 2 de l'article 23 de la loi n° 125-FZ du 20 juillet 2012) ;
• victimes de la catastrophe de Tchernobyl et d'autres accidents liés à tout type d'installations nucléaires (paragraphe 1, partie 3, article 15 de la loi de la Fédération de Russie du 15 mai 1991 n° 1244-1).

Que montrer dans les graphiques

Le document doit indiquer les postes occupés par les salariés des divisions structurelles, leurs effectifs et la durée des vacances en jours calendaires. A noter que le nombre de jours pour les salariés peut varier, puisqu'il se compose de :

• le congé de base, qui, selon le Code du travail de la Fédération de Russie, est généralement de 28 jours, mais pour certaines catégories de citoyens (personnes handicapées, fonctionnaires, personnel enseignant), ce chiffre est généralement plus élevé ;
• (par exemple, les salariés effectuant des travaux dans des conditions de travail préjudiciables et dangereuses, travaillant dans le Grand Nord, etc.) ;
• jours de repos non utilisés par le salarié et reportés à l'année de travail suivante.

Règles de conception

Voyons comment remplir correctement le calendrier des vacances pour 2019. Il est nécessaire de commencer à l'avance, avant le délai fixé de deux semaines pour son approbation. La procédure de préparation, de coordination et d'approbation est mieux fixée dans un acte juridique local (règlement intérieur du travail ou arrêté séparé), qui reflétera :

• personne responsable de la compilation (le plus souvent le chef du service des ressources humaines) ;
• les responsables des unités structurelles pour informer le service RH sur les périodes de repos souhaitées des salariés ;
• délais pour fournir ces informations.

Les informations de chaque service peuvent être fournies sous forme de rapports ou de tableaux indiquant les périodes de repos de chaque salarié. Après avoir fourni des informations pour tous les services, le responsable de la compilation rassemble toutes les données dans un seul tableau, signe personnellement le formulaire complété et émet un arrêté signé par le chef de l'organisation. Un exemple de remplissage du calendrier des vacances pour 2019 peut être trouvé plus loin dans l'article.

Formulaire de calendrier des vacances pour 2019

Vous pouvez télécharger gratuitement le formulaire de planning dans notre article. Pour établir le document, nous recommandons un formulaire unifié n° T-7 (calendrier des vacances, formulaire présenté ci-dessous), approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 01/05/2004 n° 1. Ci-dessous vous pouvez télécharger le planning des vacances 2019 (excel) gratuitement.

Téléchargez le planning des vacances au format Excel

Si vous préférez Excel, vous pouvez utiliser ce programme pour créer un planning de vacances, le formulaire T-7 (téléchargement gratuit 2019) est présenté ci-dessous.

Modifications et annulations

Il convient de rappeler que le calendrier des vacances établi (le modèle est disponible en téléchargement dans l'article) est avant tout un plan qui peut ne pas coïncider avec l'avancement réel des travaux dans l'organisation. Si les dates prévues ne coïncident finalement pas avec les dates réelles, il est nécessaire d'apporter des modifications au planning. Pour ce faire, vous devez recevoir une demande de transfert du salarié, sur la base de laquelle un ordre est émis. Lors de modifications, vous devez indiquer la date de début du séjour reporté, et vous pouvez également indiquer le motif du transfert.

Voilà à quoi cela ressemble dans le document.

Des modifications sont apportées si :

• incapacité temporaire de travail du salarié pendant le repos ;
• retour d'information à ce sujet ;
• si le fait d'accorder du repos à un employé au cours de l'année de travail en cours peut nuire au déroulement normal du travail de l'organisation.

L'annulation du calendrier des vacances après son approbation n'est plus possible, mais tous les ajouts (par exemple pour les nouveaux salariés) peuvent être émis sous forme de pièces jointes.

Le personnel doit-il connaître ce document ?

Ce document étant obligatoire pour l'exécution par les deux parties à la relation de travail, il est conseillé à tous les salariés d'en prendre connaissance et de le signer, malgré le fait que cela ne soit pas prévu par la loi. Dans un formulaire auto-développé, vous pouvez fournir une colonne à réviser, et si vous utilisez le formulaire unifié T-7 (calendrier des vacances, un exemple de remplissage peut être consulté et téléchargé dans notre article), créez alors une feuille de révision standard distincte. avec la commande.

Période de conservation du planning de vacances

P. 693 « Liste des documents d'archives de gestion standard générés dans le cadre des activités des organes de l'État, des collectivités locales et des organisations, indiquant les périodes de conservation », approuvée par arrêté du ministère de la Culture n° 558 du 25 août 2010, précise que ces un document est conservé pendant un an. Ce délai court à compter du 1er janvier de l'année pour laquelle il est agréé. C'est-à-dire que le calendrier pour 2019 doit être approuvé en 2019 et conservé jusqu'au 01/01/2020.

Le calendrier des vacances est destiné à établir l'ordre d'octroi des congés annuels aux salariés de l'entreprise.

Dans le même temps, conformément à l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie, partie 2, le calendrier des vacances approuvé par l'employeur est obligatoire tant pour chaque employé que pour l'employeur lui-même. la planification est obligatoire pour toutes les personnes morales, quelle que soit la taille du personnel de l’organisation. Si un tel document n'est pas disponible dans l'entreprise, il s'agit alors d'une infraction administrative passible de sanctions.

Si l'employeur utilise un formulaire d'horaire élaboré de manière indépendante, il peut, s'il le souhaite, fournir des détails d'impression dessus et le remplir.

Erreurs courantes et moyens de les éviter

Pour établir correctement un calendrier de vacances, vous devez connaître les normes de la législation en vigueur. et rappelez-vous que :

1. Le patron et l'adjoint ne peuvent pas partir en vacances en même temps.
2. Le ministère doit retenir un nombre d'employés suffisant pour assurer son fonctionnement normal.
3. Les spécialistes du même profil ne peuvent pas prendre de vacances en même temps.
4. Les vacances accumulées sur plusieurs années ne doivent pas être résumées ; il vaut mieux les diviser en plusieurs parties.
5. Il n'est pas nécessaire d'attribuer les responsabilités d'un salarié en vacances à quelqu'un qui a le droit de partir en vacances à son tour.
6. La répartition des jours de vacances doit être conçue de manière à ce que le processus de travail et les travailleurs n'en souffrent pas.

Familiarisation des employés

Le calendrier des vacances ne reflétant pas toujours les souhaits des salariés, il est conseillé de familiariser tous les salariés avec sa version approuvée. Pour ce faire, vous pouvez prévoir une colonne spéciale sous forme de planning des vacances (« Je connais les dates des vacances »), ou établir une fiche de familiarisation.

L'employeur est tenu d'informer chaque travailleur de la date de début du congé sous sa signature personnelle. au plus tard deux semaines (partie 3 de l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Pour ce faire, vous pouvez inclure une colonne supplémentaire dans le formulaire de planning (« Notifié de la date de début des vacances »). D'autres options de notification aux travailleurs sont également possibles, par exemple des fiches de présentation, des relevés, un visa de présentation sur un ordre de vacances (). L'employeur détermine de manière indépendante la méthode la plus appropriée pour informer les salariés du congé.

Nous avons donc examiné comment travailler avec le calendrier des congés annuels. Pour résumer, notons qu'il s'agit d'un document obligatoire qui doit être constitué dans toute entreprise ayant la constitution d'une personne morale. Le document est approuvé et signé par le chef de l'organisation.

Un plan prioritaire de vacances est établi 14 jours avant le début de la nouvelle année civile. Les modifications sont apportées au cas par cas (sous réserve de la demande du salarié et d’autres documents). Pour refléter clairement et correctement les informations, le formulaire unifié T-7 est utilisé, mais une option de forme libre est également autorisée.

Vidéo sur le sujet

Regardez une vidéo sur l'établissement d'un planning de vacances à l'aide du formulaire T-7 :