Contoh matriks Eisenhower yang telah selesai. Matriks Eisenhower

Jangan sampai hilang. Berlangganan dan terima tautan ke artikel di email Anda.

Anda dapat dengan mudah menjadi bingung dalam kesibukan sehari-hari yang tiada habisnya, karena setiap hari jumlahnya semakin banyak. Tugas yang belum selesai kemarin menjadi tugas hari ini, dan apa yang tidak sempat kita lakukan hari ini otomatis dialihkan ke besok. Akibatnya, begitu banyak hal yang menumpuk sehingga Anda tidak dapat mengetahui apa yang telah dilakukan, apa yang sedang berlangsung, dan apa yang masih menunggu.

Situasi seperti ini atau yang mendetail sering terjadi pada masyarakat yang kurang memperhatikan proses perencanaan kegiatannya. Tentu saja keterampilan tidak diajarkan di sekolah, dan banyak orang tua serta orang lain yang berperan sebagai pendidik dalam proses perkembangan kita seringkali sendiri tidak begitu mengetahui bagaimana merencanakan kegiatannya, meskipun hal ini sama sekali tidak sulit. Hanya saja hal ini tidak mendapat perhatian.

Namun, saat ini ada banyak teknik perencanaan hebat yang memungkinkan Anda mempelajari cara menggunakan sumber daya waktu Anda secara rasional dan mendapatkan manfaat maksimal dari proses ini untuk diri Anda sendiri. Namun dalam artikel ini kami tidak akan mempertimbangkan semua teknik ini, tetapi kami akan memberikan contoh hanya satu, yang dibedakan dari kesederhanaan dan efektivitasnya. Teknik ini disebut "Matriks Eisenhower".

Matriks Eisenhower adalah salah satu alat manajemen waktu paling populer yang digunakan oleh banyak orang di seluruh dunia: mulai dari karyawan biasa dan manajer menengah hingga eksekutif perusahaan besar dan perusahaan terkenal dunia. Pendiri matriks ini adalah Presiden Amerika Serikat ke-34, Dwight David Eisenhower. Seperti yang bisa Anda tebak, pria ini sangat sibuk dan harus melakukan banyak hal berbeda terkait aktivitasnya. Untuk itu, ia mengoptimalkan jadwal kerja dan daftar tugas yang harus dilakukan. Hasil penelitiannya adalah matriks yang kami pertimbangkan.

Arti dari matriks Eisenhower terutama adalah untuk mempelajari bagaimana mendistribusikan semua tugas Anda dengan kompeten, membedakan yang penting dari yang mendesak, yang tidak mendesak dari yang paling tidak penting, dan juga mengurangi waktu semaksimal mungkin untuk melakukan tugas apa pun, yang implementasinya tidak membuahkan hasil yang signifikan. Mari kita bicara tentang bagaimana semua ini bekerja dalam praktiknya.

Inti dari matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower terdiri dari empat kuadran, berdasarkan dua sumbu – sumbu kepentingan (vertikal) dan sumbu urgensi (horizontal). Akibatnya, setiap kuadran ternyata memiliki indikator kualitas yang berbeda-beda. Semua tugas dan urusan dicatat di setiap kuadran, sehingga terbentuk gambaran yang sangat jelas dan obyektif tentang apa yang harus dilakukan pertama, apa yang harus dilakukan kedua, dan apa yang tidak boleh dilakukan sama sekali. Semua ini cukup sederhana, tetapi memberikan beberapa penjelasan tidak akan berlebihan.

Kuadran A: hal-hal penting dan mendesak

Dalam perencanaan ideal, kuadran matriks ini harus tetap kosong, karena Munculnya hal-hal penting dan mendesak merupakan indikator disorganisasi dan kemungkinan terjadinya penyumbatan. Bagian dari jadwal ini membuat banyak orang kewalahan karena kemalasan yang melekat dan penentuan prioritas yang buruk. Wajar saja jika sewaktu-waktu hal seperti itu bisa muncul pada setiap orang, namun jika terjadi setiap hari maka sudah saatnya Anda memperhatikannya.

Sehingga, kejadian kasus di kuadran A sebaiknya dihindari. Dan untuk melakukan ini, Anda hanya perlu menyelesaikan poin-poin di kuadran yang tersisa tepat waktu. Namun jika ada sesuatu yang layak dimasukkan ke dalam kuadran pertama, itu adalah:

• Hal-hal yang jika tidak diselesaikan akan berdampak buruk pada pencapaian tujuan Anda
• Hal-hal yang jika tidak dilakukan dapat menimbulkan kesulitan dan kesusahan
• Hal-hal yang berkaitan dengan kesehatan

Penting juga untuk diingat bahwa ada yang namanya “delegasi”. Artinya, ketika muncul sesuatu di kuadran A Anda yang bisa dilimpahkan kepada orang lain, Anda tentu harus memanfaatkan kesempatan ini untuk menyelesaikan urusan penting dan mendesak lainnya secepat mungkin.

Kuadran B: hal-hal penting namun tidak mendesak

Kuadran kedua patut mendapat perhatian paling besar, karena hal-hal yang terletak tepat di dalamnya adalah yang paling prioritas dan menjanjikan, dan hal-hal inilah yang seharusnya menjadi tugas sehari-hari setiap orang. Telah diketahui bahwa orang-orang yang terutama terlibat dalam aktivitas-aktivitas di kuadran ini mencapai kesuksesan terbesar dalam hidup, mendapatkan promosi, mendapatkan lebih banyak uang, memiliki cukup waktu luang, dan menjalani kehidupan yang bahagia dan memuaskan.

Harap perhatikan juga bahwa kurangnya urgensi memungkinkan Anda untuk mendekati solusi masalah apa pun dengan lebih hati-hati dan konstruktif, dan ini pada gilirannya memungkinkan seseorang untuk mengungkapkan potensi penuhnya, secara mandiri memikirkan semua nuansa aktivitasnya dan mengatur kerangka waktu. urusannya. Namun di sini antara lain perlu diingat bahwa hal-hal yang berada di kuadran B, jika tidak dilakukan tepat waktu, dapat dengan mudah jatuh ke kuadran A, menjadi semakin penting dan membutuhkan penyelesaian yang cepat.

Pakar manajemen waktu yang berpengalaman merekomendasikan untuk memasukkan di kuadran B semua urusan terkini yang berkaitan dengan kegiatan utama, perencanaan dan analisis pekerjaan, pelatihan dan kepatuhan terhadap jadwal optimal, dll. Itu. segala sesuatu yang membentuk kehidupan kita sehari-hari.

Kuadran C: hal-hal yang mendesak tetapi tidak penting

Hal-hal yang berada di kuadran ini, sebagian besar, mengganggu dan tidak mendekatkan seseorang pada hasil yang diharapkan. Seringkali hal-hal tersebut hanya mengganggu konsentrasi pada tugas-tugas yang benar-benar penting dan mengurangi efisiensi. Hal utama ketika bekerja dengan matriks adalah jangan mengacaukan hal-hal mendesak dari kuadran C dengan hal-hal mendesak dari kuadran A. Jika tidak, kebingungan akan terbentuk dan apa yang harus dilakukan terlebih dahulu akan tetap berada di latar belakang. Ingatlah selalu milik Anda dan belajar membedakan yang penting dari yang tidak penting.

Hal-hal di kuadran C mencakup, misalnya, pertemuan atau negosiasi yang dilakukan oleh orang lain, perayaan ulang tahun orang yang tidak terlalu dekat, pekerjaan rumah tangga yang tiba-tiba, penghapusan gangguan tidak penting yang memerlukan perhatian (vas pecah, microwave pecah). kompor, bola lampu padam, dll), serta segala macam hal lain yang tidak membuat Anda maju, tetapi hanya memperlambat Anda.

Kuadran D: Bukan hal yang mendesak atau penting

Tugas-tugas di kuadran terakhir tidak ada manfaatnya sama sekali. Dalam banyak kasus, berguna untuk tidak hanya menanganinya pada waktu terakhir, tetapi juga tidak menanganinya sama sekali. Meskipun Anda pasti perlu mengetahuinya, karena... Merekalah yang “membuang-buang waktu”.

Fitur menarik lainnya dari tugas-tugas dalam grup ini adalah bahwa tugas-tugas tersebut sangat menarik bagi banyak orang - tugas-tugas ini mudah dilakukan dan membawa kesenangan, memungkinkan Anda untuk bersantai dan bersenang-senang. Oleh karena itu, menolak godaan untuk melakukan hal-hal tersebut bisa jadi cukup bermasalah. Namun hal ini mutlak perlu dilakukan.

Di kuadran D Anda dapat menuliskan hal-hal seperti berbicara di telepon dengan teman tentang sesuatu yang tidak penting, korespondensi yang tidak perlu atau menghabiskan waktu di jejaring sosial, menonton serial TV dan berbagai acara TV “bodoh”, permainan komputer, dll. Tentu saja, setiap orang harus bersantai secara berkala dan menghibur diri mereka sendiri, tetapi ada cara yang lebih menarik dan mendidik untuk melakukan ini: membaca, mengunjungi pusat kebugaran dan kolam renang, jalan-jalan ke alam, dll. Jika Anda tidak dapat sepenuhnya melepaskan diri dari melakukan sesuatu dari kuadran D atau tidak mau, maka Anda perlu menunda pelaksanaannya setidaknya sampai saat hal-hal dari kuadran B dan C selesai, dan waktu yang akan dicurahkan. hal-hal di kuadran D harus dikurangi seminimal mungkin. Pepatah terkenal cocok di sini: “Waktunya berbisnis, waktunya bersenang-senang.”

Segera setelah Anda menguasai matriks Eisenhower dan belajar mendistribusikan urusan Anda secara kompeten di dalamnya, Anda akan melihat bahwa Anda memiliki banyak waktu luang baru, Anda berhasil melakukan semuanya tepat waktu dan tanpa tergesa-gesa, semua urusan Anda beres , tujuan tercapai satu demi satu, dan Anda sendiri hampir selalu dalam suasana hati yang baik dan semangat yang baik. Ini semua tentang organisasi dan ketenangan. Anda sendiri mungkin memperhatikan dari waktu ke waktu bahwa orang-orang yang tidak terorganisir selalu berada dalam pusaran urusan yang tidak dapat dipahami, mereka selalu sibuk dengan sesuatu yang bodoh, tetapi “sangat penting”, mereka terlihat lelah dan kesal. Ada banyak ciri khas yang bisa disebutkan. Tapi ini tidak penting, tapi faktanya jika Anda dan saya tidak ingin mendapatkan hasil yang sama, maka kita harus bertindak berbeda. Yaitu: kita harus terorganisir, memahami dengan jelas apa dan kapan kita perlu melakukan, dan mengapa kita melakukan semua ini. Dan matriks Eisenhower sempurna untuk ini.

Semoga Anda beruntung dan berhasil menguasai keterampilan baru Anda!

Waktu membaca 6 menit

Pada artikel ini kita akan melihat apa itu manajemen waktu, apa metode utamanya dan menjelaskan secara rinci contoh matriks Eisenhower. Matriks ini adalah cara paling umum untuk mendistribusikan waktu di setiap bidang kehidupan manusia.

Matriks Eisenhower - metode manajemen waktu

Manajemen waktu– kemampuan seseorang untuk mengalokasikan waktunya dengan benar untuk melakukan tugas tertentu. Ada banyak sekali metode manajemen waktu. Salah satu metode manajemen waktu yang paling populer dan tersebar luas adalah metode Eisenhower.

Dwight David Eisenhower adalah seorang tokoh politik dan militer terkenal, David lahir pada tanggal 14 Oktober 1890 di Denison (Texas, Amerika). Semua orang mengenalnya sebagai Presiden Amerika ke-34, yang menonjol karena kemampuan organisasi dan mentalnya. Hal ini memungkinkan dia untuk mencapai kesuksesan besar dalam hidup dan menjadi teladan bagi banyak masyarakat. David percaya bahwa memiliki dan melakukan hal-hal yang berharga mendefinisikan seseorang sebagai pribadi dan berkontribusi terhadap pembangunan di segala bidang dan usaha.

Sejak saya berhenti menjadi presiden, saya semakin jarang menang dalam golf. © Dwight David Eisenhower

Sebagai presiden, David tenggelam dalam banyak urusan, rencana, dan tugas. Dia sedang memikirkan bagaimana dia dapat dengan jelas dan benar mendistribusikan waktunya yang berharga untuk menyelesaikan semuanya. Setelah memahami semua rencananya untuk jangka waktu tertentu, dia membuat tabel di mana dia menguraikan urusannya menurut signifikansi dan urgensinya. Belakangan, metodenya mendapatkan popularitas tertentu dan dikenal sebagai matriks Eisenhower. Ini terlihat seperti ini.

• Sebuah kuadran Hal-hal penting yang mendesak;
• Ke kuadran Penting tidak mendesak;
• kuadran C Tidak penting dan mendesak;
• kuadran D Tidak penting, tidak mendesak.

Inti dari jendela Eisenhower adalah memprioritaskan aktivitas. Seseorang harus membagi semua rencananya menurut signifikansi dan urgensinya, dan menghubungkannya dengan kategori tertentu. Sekarang mari kita lihat lebih dekat sektor atau kuadran utama dari matriks. Kita akan melihat contoh matriks Eisenhower lebih jauh di artikel kita.

Kuadran A

Hal ini termasuk hal-hal penting dan mendesak yang tidak dapat ditunda karena dapat menimbulkan akibat negatif. Dalam situasi ideal, distribusi waktu yang benar, kotak ini harus kosong. Seseorang harus menyelesaikan tugas-tugas penting tepat waktu agar tidak menjadi mendesak.

Kuadran B

Hal-hal penting yang tidak mendesak ada di sini. Jika rencana sektor ini dilaksanakan tepat waktu, seseorang akan memperoleh banyak hal berharga dan mendesak. Implementasi rencana secara bertahap sesuai dengan tingkat kepentingannya membantu menertibkan segala sesuatunya tepat waktu, tanpa kelelahan psikologis dan fisik pada tubuh.

Kuadran C

Tugas-tugas mendesak yang tidak penting yang tidak signifikan saat ini, tetapi perlu diselesaikan sekarang juga. Mungkin implementasinya berharga bagi seseorang, tetapi bagi Anda itu biasa saja tanpa nilai apa pun.

Kuadran D

Di sektor ini, Eisenhower memasukkan tugas-tugas yang tidak penting dan tidak mendesak yang perlu dilakukan, namun tidak terlalu penting atau mendesak. Pemenuhannya tentu saja memberikan kepuasan bagi seseorang, namun kegagalan dalam memenuhinya tidak mengancam akibat negatif.

Kita akan melihat sektor-sektor ini secara lebih rinci dengan menggunakan contoh matriks Eisenhower.

Tujuan Metode Eisenhower

Metode Eisenhower mempunyai beberapa tujuan utama.

1. Perkembangan pengorganisasian diri manusia. Setelah melihat segala sesuatu yang direncanakan selama beberapa hari, seseorang menjadi lebih aktif, menggunakan semua sumber dayanya untuk mencapai suatu hasil, sehingga mengatur dirinya sendiri tanpa bantuan siapa pun.
2. Pembagian tugas kehidupan sehari-hari secara kualitatif. Dengan menyusun matriks seperti itu, setiap orang akan dapat melihat tugas-tugas penting dalam jangka waktu tertentu dan akan berusaha menyelesaikannya tanpa terburu-buru.
3. Keterampilan Perencanaan yang Sukses. Tabel dengan rencana yang ditulis dengan jelas membantu mengalokasikan sejumlah waktu tertentu untuk setiap tugas dan menghitung waktu ini dengan benar.

Dengan membuat contoh Matriks Eisenhower, kita dapat menganalisis lebih dalam tujuan dari teknik perencanaan ini.

Fitur menyoroti tugas-tugas penting dengan contoh

Sebagaimana telah kita ketahui, matriks Eisenhower terdiri dari empat komponen utama, yang mencakup urusan-urusan kita menurut tingkat signifikansi dan urgensinya saat ini. Sekarang, dengan bantuan contoh, kita dapat mengetahui hal-hal apa yang mungkin mendesak, dan bagaimana kita dapat menentukannya sendiri. Contoh matriks Eisenhower akan membantu Anda memahami sepenuhnya tugas-tugas penting dan mendesak dalam kehidupan sehari-hari.

Kuadran A (hal-hal penting dan mendesak)

Seperti yang kami sebutkan, sektor ini idealnya kosong; seseorang harus punya waktu untuk melakukan hal-hal berharga tepat waktu agar tidak menjadi mendesak. Misalnya, kita dapat memasukkan operasi yang tidak direncanakan atau pertemuan mendesak di tempat kerja di “sektor A”. Tugas-tugas penting harus diselesaikan tepat waktu, karena ketika tugas-tugas tersebut menjadi mendesak dan berharga, mungkin timbul hambatan yang tiba-tiba dalam pelaksanaannya (kemerosotan kesehatan yang tajam, berbagai keadaan force majeure). Mari kita ambil situasi lulus ujian. Ini penting namun tidak mendesak. Jika seseorang menunda persiapan sampai hari terakhir, mengubahnya menjadi tugas yang mendesak, maka secara fisik dia tidak akan punya waktu untuk melakukan semuanya, tubuhnya akan kelelahan secara fisik dan psikologis.

Kuadran B (hal-hal penting yang tidak mendesak)

Urusan-urusan di sektor ini bisa menunggu, namun kegagalan untuk melakukan hal ini akan menimbulkan konsekuensi negatif. Tugas-tugas yang sangat berharga disorot untuk menyelesaikannya tepat waktu. Ini mungkin termasuk tugas-tugas yang berkaitan dengan kesehatan dan pengembangan pribadi seseorang. Misalnya, jika Anda pergi ke dokter untuk konsultasi tepat waktu, kebutuhan akan pembedahan tidak akan muncul. Contoh lainnya, jika Anda belajar bahasa Inggris tepat waktu, Anda akan bisa mendapatkan posisi baru dengan gaji yang baik dalam waktu dekat.

Kuadran S (hal-hal mendesak yang tidak penting)

Sektor ini menyatukan tugas-tugas yang perlu diselesaikan pada titik waktu tertentu, namun tidak terlalu penting bagi Anda. Untuk menentukan sendiri pentingnya rencana, tanyakan pada diri Anda pertanyaan: “Apa yang akan terjadi jika saya tidak melakukan tugas ini?” Jika suatu hal akhirnya berdampak negatif pada Anda, maka itu sangat penting. Contoh tugas di sektor ini dapat berupa percakapan tidak penting dengan kolega atau teman, atau partisipasi dalam survei sosial. Hal-hal ini hanya mengalihkan perhatian Anda dari hal-hal penting. Misalnya, jika Anda sibuk dengan proyek penting di tempat kerja, perhatian Anda mungkin terganggu oleh beberapa instruksi lain dari atasan Anda, atau telepon dari teman sekadar untuk mengobrol. Anda harus mengesampingkan tugas-tugas ini dan fokus pada hal-hal yang lebih penting agar tidak menjadi mendesak.

Kuadran D (tugas tidak penting dan tidak mendesak)

Seseorang dapat melaksanakan rencana ini di waktu luangnya, ketika tidak ada tugas penting yang diberikan. Mereka membawa perasaan puas terhadap diri sendiri dan pekerjaan yang dilakukan. Misalnya, Anda memutuskan untuk membersihkan perpustakaan dan menaruh barang-barang di lemari Anda. Ini juga termasuk permainan komputer dan nongkrong di jejaring sosial. Hal-hal ini membantu Anda menenangkan diri, tetapi Anda tidak boleh mengutamakannya, sehingga mengabaikan tugas-tugas penting.

Matriks Eisenhower: Contoh

Mari kita coba menggunakan contoh untuk mengetahui cara mengidentifikasi tugas-tugas penting yang mendesak untuk Anda sendiri menggunakan matriks Eisenhower. Mari kita lihat contoh matriks Eisenhower.

Katakanlah Anda mempunyai tugas berikut untuk pertama kalinya:

• perbaiki bangku agar tidak goyah;
• pergi ke dokter gigi dengan sakit gigi;
• mempersiapkan proyek kerja besok;
• telepon dari rekan yang memintanya untuk mengirimkan laporan;
• pertemuan tidak terjadwal dengan bos;
• menghabiskan waktu di jejaring sosial;
• menguasai keterampilan bahasa Inggris untuk pelatihan lanjutan.

Sekarang mari kita coba menyusun tugas-tugas ini menurut kepentingan dan urgensinya. Mari kita buat contoh matriks Eisenhower kita sendiri.

Kuadran A (penting mendesak):

• Persiapan proyek kerja;
• Pertemuan tak terjadwal dengan bos.

Kuadran B (penting, tidak mendesak):

• Mengunjungi dokter gigi dengan sakit gigi;
• Menguasai keterampilan bahasa Inggris untuk pelatihan lanjutan.

Kuadran C (tidak penting mendesak):

• Seorang kolega menelepon dengan permintaan untuk mengirim laporan.

Kuadran D (tidak penting, tidak mendesak):

• Perbaiki bangku agar tidak goyah;
• Habiskan waktu di jejaring sosial.

Jadi, setelah memahami pentingnya tugas yang akan datang, Anda dapat dengan mudah memahami pembagian prioritas pada waktu tertentu. Luangkan waktu untuk memperbaiki diri sendiri, memikirkan kembali rencana dan usaha Anda, ini akan membantu Anda melakukan lebih dari yang Anda pikirkan.

Satu jam pengembangan diri akan mengajari Anda lebih dari satu hari penjelasan. © Jean-Jacques Rousseau

Perlu dicatat bahwa teknik alokasi waktu yang kami jelaskan dirancang untuk tujuan jangka pendek yang perlu dicapai dalam waktu dekat. Ini membantu menyusun urusan kehidupan sehari-hari dan sangat berguna dalam semua bidang pekerjaan dan kehidupan. Teknik ini dapat digunakan baik oleh presiden maupun anak sekolah, karena dapat dimengerti oleh semua orang dan mudah digunakan.

Dalam banyaknya hal yang harus dilakukan, Anda bisa tersesat, melupakan sesuatu, atau tidak punya waktu untuk melakukannya. Tugas-tugas yang belum terselesaikan akan menumpuk dan membebani hari baru berikutnya dengan peluang-peluang baru. Dan lagi-lagi masalah yang sama: Saya tidak punya waktu, lupa, menundanya sampai besok.

Situasi seperti ini sering terjadi pada mereka yang tidak tahu bagaimana membuat rencana, dan hal ini tidak mengherankan, karena proses perencanaan memerlukan keterampilan manajemen waktu tertentu dan perhatian khusus.

Ada banyak teknik perencanaan yang memungkinkan Anda mendapatkan manfaat maksimal jika Anda menggunakan sumber waktu dengan benar. Mari kita beri contoh teknik yang paling efektif dan tidak rumit, yaitu disebut "Matriks Eisenhower" atau "alun-alun Eisenhower".

- Ini adalah prinsip penentuan prioritas, yang memungkinkan Anda menyelesaikan tugas sebanyak-banyaknya dalam sehari.

Prinsip ini adalah salah satu yang paling populer dalam manajemen waktu. Ini digunakan di seluruh dunia: dari pekerja biasa hingga manajer organisasi besar dan perusahaan terkenal di dunia.

Pendiri prinsip ini adalah Dwight David Eisenhower (Presiden Amerika Serikat ke-34). Mengingat jadwalnya yang padat, ia mengoptimalkan jadwal kerjanya dengan mensistematisasikan tugas-tugas berdasarkan kepentingannya, yang mengarah pada penciptaan peralatannya sendiri, yang dibedakan dari kesederhanaan dan keunikannya.

Matriks Eisenhower sebagai Alat Penetapan Prioritas

Eisenhower membagi berbagai hal menjadi 4 kategori dan memasukkannya ke dalam tabel di mana ia dengan jelas menyoroti kotak-kotak yang memungkinkan untuk mendistribusikan tugas-tugas yang direncanakan menurut urgensi dan kepentingannya (a, b, c, d).

Setiap kotak memiliki tujuannya masing-masing:

• "a" - yang mendesak dan memiliki arti khusus;
• "b" - hal-hal penting yang dapat ditunda;
• "s" - bukan yang terpenting, tapi mendesak;
• "d" - tidak mendesak dan tidak penting.

Dengan memprioritaskan seperti ini, Anda bisa belajar mengatur waktu, yang akan membantu dalam mencapai tujuan Anda, meningkatkan kinerja Anda dalam menyelesaikan tugas yang direncanakan dan mempengaruhi keberhasilan dalam aktivitas tertentu.

Untuk membuat prioritas menurut prinsip D. D. Eisenhower, Anda perlu mempelajari secara detail kategori (kotak) dalam tabelnya.

Hal-hal penting dan mendesak (kategori a)

Kotak kategori ini berisi rencana tugas yang paling penting dan sangat mendesak. Menurut prinsip Eisenhower, kotak ini harus kosong, bebas untuk entri harian baru, yang bagi seseorang dengan keterampilan manajemen waktu tidak akan memberikan kesempatan untuk memicu keadaan yang mendesak dan membiarkan situasi kritis jika tidak terpenuhi.

Seringkali benda dari kotak “b” dipindahkan ke kotak “a” karena kemalasan manusia biasa, yang menjadi salah satu alasan pengisiannya. Kadang-kadang hal ini bisa terjadi pada siapa saja, namun jika sehari-hari melempar barang dari kotak ke kotak, ada baiknya melatih disiplin diri.

Untuk menghindari munculnya tugas yang belum selesai di kotak “a”, Anda perlu menyelesaikan tugas di kategori lain tepat waktu dan secara ketat mematuhi daftar tugas untuk kotak ini. Anda juga dapat menggunakan metode delegasi (mendelegasikan tugas kepada seseorang), yang memungkinkan penyelesaian tugas dan tidak meninggalkan pekerjaan yang belum selesai.

Daftar tugas untuk kotak “a”:

• berdampak negatif terhadap pencapaian tujuan;
• yang bermasalah yang dapat menimbulkan masalah;
• berhubungan dengan kesehatan.

Hal-hal penting dan tidak mendesak (kategori b)

Kasus-kasus yang paling menjanjikan dan menjadi prioritas seringkali masuk dalam kategori ini. Eisenhower menugaskan mereka peran penting, karena penerapannya adalah kunci keberhasilan. Pengalaman menunjukkan bahwa jika Anda menggunakan waktu secara bertanggung jawab ketika melakukan hal-hal yang termasuk dalam kotak “b”, maka hasil yang baik akan segera terasa.

Keuntungan dari kotak ini adalah Anda memiliki jumlah waktu yang tepat untuk hal-hal penting, yang memungkinkan Anda memecahkan masalah secara konstruktif dan bijaksana, mengungkapkan potensi Anda sepenuhnya dan memikirkan (menganalisis) aktivitas Anda. Namun penting untuk diketahui bahwa masalah ini tidak boleh ditunda, karena ada risiko memindahkannya ke masalah pertama, yang tidak dapat diterima menurut prinsip Eisenhower.

Contoh kasus dan tugas kotak “b”:

• perencanaan proyek;
• kemitraan (pencarian, kerjasama);
• hasil proyek yang diselesaikan (evaluasi pekerjaan yang dilakukan);
• mencari prospek pengembangan.

Sedangkan dalam kehidupan sehari-hari, para ahli menganjurkan agar kotak ini mencakup hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan, belajar, olah raga, pola makan, dan lain-lain.

Hal-hal yang mendesak dan tidak penting (kategori c)

Kategori ini mencakup tugas-tugas sekunder yang tidak dapat ditunda. Yang sering terjadi adalah seseorang terburu-buru menyelesaikan tugas yang paling tidak penting sehingga teralihkan dari tujuannya. Matriks Eisenhower memerlukan penggunaan teknologi yang tepat, sehingga Anda tidak boleh membuat kesalahan dalam mengklasifikasikan tugas.

Saat menetapkan prioritas, Anda tidak boleh mengacaukan tugas yang terkait dengan kotak “c” dengan tugas di kotak “a”. Berikut ini contoh kemungkinan kebingungan:

Bos memberikan perintah yang memerlukan pelaksanaan segera, tetapi perintah ini tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Tugas ini harus dimasukkan dalam kotak “c” dan dianggap penting, tetapi tidak mendesak, karena Anda tidak boleh menyimpang dari tujuan yang Anda inginkan, sehingga membuang-buang waktu Anda untuk sesuatu yang mengalihkan perhatian dari hal utama.

Contoh kasus dan tugas kotak “c”:

• tamu tak terduga yang meminta perhatian;
• pertemuan mendesak yang tidak terjadwal;
• menyingkirkan masalah yang disebabkan oleh kelalaian Anda sendiri.

Hal-hal yang tidak mendesak dan tidak penting (kategori d)

Ini adalah tugas-tugas yang siap menunggu sumber daya sementara selama diperlukan atau bahkan mungkin tetap tidak mungkin diselesaikan. Sebaliknya, kategori ini mencakup hal-hal yang sederhana dan menarik, tetapi Anda tidak boleh mengambilnya, itu hanya memperlambat proses kerja dan menjauhkan Anda dari tujuan.

Contoh kasus dan tugas kotak “d”:

• percakapan telepon kosong;
• kegiatan hiburan;
• peristiwa apa pun yang mengganggu pekerjaan.

Dengan menetapkan prioritas sesuai prinsip matriks Eisenhower, niscaya Anda bisa melakukan banyak hal dan mendekati tujuan Anda, namun jangan lupa bahwa pekerjaan adalah sumber utama kesuksesan dengan manajemen waktu yang tepat.

Matriks Eisenhower adalah program yang berguna bagi para eksekutif dan manajer waktu. Baca lebih lanjut di artikel.

Jika Anda seorang pemimpin, manajer, atau bahkan pekerja sederhana, Anda mungkin memerlukannya Matriks Eisenhower. Ini adalah tabel khusus yang membantu Anda merencanakan hari Anda dengan benar. Baca selengkapnya di bawah ini.

Matriks waktu, perencanaan bisnis dan prioritas Eisenhower berdasarkan kriteria, elemen: definisi dari Wikipedia, esensi, latihan, alat

Matriks waktu, perencanaan tugas dan prioritas Eisenhower– meja yang membantu Anda menghabiskan waktu Anda secara menguntungkan. Memang, terkadang waktu hilang begitu saja dan tidak ada cukup waktu untuk hal-hal yang mendesak. Matriks seperti itu bekerja berdasarkan kriteria, unsur-unsur yang penting atau tidak begitu penting. Hal ini membantu seseorang mendistribusikan tugasnya dengan benar agar segala sesuatunya terselesaikan. Tidak ada definisi matriks seperti itu di Wikipedia, namun ada penjelasan apa itu manajemen waktu:

Matriks Waktu, Penjadwalan, dan Prioritas Eisenhower

Inti dari alat program ini adalah agar seseorang memahami hal-hal yang penting dan menetapkan prioritas dengan benar. Latihan seperti itu pada awalnya tampak sulit, tetapi kemudian seseorang menjadi terbiasa dan sudah sulit baginya untuk bekerja tanpa matriks ini.

Matriksnya terlihat seperti empat kuadran. Ia juga memiliki dua sumbu:

• Sumbu urgensi (horizontal)
• Sumbu kepentingan (vertikal)

Setiap kuadran mempunyai tingkat kepentingan dan urgensi yang berbeda-beda. Anda perlu menuliskan tugas-tugas Anda di dalamnya, mendistribusikannya berdasarkan kepentingan dan urgensinya. Ini menciptakan gambaran yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu. Yang perlu dilakukan, tapi bisa ditunda. Dan tidak perlu melakukan sesuatu yang lebih baik. Semua ini sederhana dan jelas.

Matriks Eisenhower, program terbaik untuk seorang manajer, tugas utama hari ini - templat, gambar: contoh distribusi hal-hal penting dan mendesak, kuadran mana yang paling harus kita perhatikan?

Sebagaimana disebutkan di atas, Matriks Eisenhower– ini adalah metode terbaik manajemen waktu yang efektif, yang membantu melaksanakan dan mencapai hasil yang cepat dan diperlukan. Terdiri dari 4 kuadran, yang masing-masing diberi tugas berbeda untuk hari tertentu. Program seperti itu tidak tergantikan bagi seorang manajer. Dengan bantuannya, ia dapat menonjolkan tugas utama hari itu dan lebih memperhatikannya, tanpa menunda atau melupakan hal-hal penting. Berikut adalah contoh gambar matriks tersebut:

Perlu diketahui: Hal terpenting dalam menyusun matriks adalah pembagian menjadi tugas-tugas yang mendesak dan penting.

Kuadran manakah yang paling harus Anda perhatikan? Inilah ciri-cirinya 4 kotak:

Kuadran A (mendesak dan penting)

• Hal-hal mendesak yang tidak terpenuhi dapat mengakibatkan penurunan kesehatan.
• Mengabaikan tugas-tugas ini dapat menyebabkan masalah, depresi, dan krisis.
• Jika hal-hal dari kuadran ini ditunda sampai nanti, maka ada kemungkinan tujuan akhir tidak mungkin tercapai.

Kuadran B (tidak mendesak dan penting)

• Hal-hal penting yang tidak memerlukan penyelesaian mendesak harus dimasukkan ke dalam kuadran ini.
• Jika urusan di kuadran selesai lebih cepat daripada di kuadran A, ini berarti orang tersebut berada di jalur menuju stabilitas finansial dan kesuksesan.
• Banyak hal perlu ditangani setiap hari.

Kuadran C (mendesak dan tidak penting)

• Munculnya hal-hal yang mendesak namun tidak penting harus dapat diprediksi.
• Saat menyusun kuadran, tidak perlu terburu-buru dalam pendistribusian kasus.

Kuadran D (tidak penting atau mendesak)

• Penting untuk memasukkan hal-hal yang mendatangkan kesenangan dan kenyamanan ketika dilakukan.
• Jangan abaikan daftar tugas yang harus dilakukan, tetapi selesaikan daftar tersebut saat sudah tiba.

Berikut template, contoh pembagian tugas penting dan mendesak bagi seorang manajer:

• Kasus tipe A. Hal-hal yang harus diselesaikan sendiri oleh pengelola pada siang hari.
• Kasus tipe B. Ini termasuk pengembangan diri dan pelatihan karyawan. Misalnya saja mengadakan rapat di awal hari kerja.
• Kasus tipe C. Kasus didistribusikan di antara bawahan. Manajer mengontrol eksekusi.
• Kasus tipe D. Penyelesaiannya tidak wajib, namun jika tugas di kuadran ini selesai maka manajer dan tim akan dengan senang hati menyelesaikan semua tugas yang tersisa.

Kiat bagi manajer dalam menyusun kasus menggunakan matriks Eisenhower:

• Penting untuk mengajari tim Anda untuk bekerja sesuai dengan matriks ini.
• Membangun kendali atas pelaksanaan semua tugas yang diberikan.
• Jangan membebani bawahan Anda dengan daftar tugas yang banyak. Lebih baik mendistribusikannya sepanjang minggu.
• Tugas-tugas penting harus diselesaikan pada paruh pertama hari itu, ketika aktivitas mendominasi.
• Saat melakukan sesuatu, Anda perlu mendekatinya dengan serius.
• Saat menyelesaikan tugas, Anda harus fokus pada satu bidang. Multitasking akan menyebabkan ketidakmampuan untuk berhasil.

Manajer harus menggunakan matriks di tempat kerja mereka, karena ini adalah salah satu cara terbaik untuk mencapai hasil dan kesuksesan yang diinginkan.

Matriks Eisenhower sebagai alat penetapan prioritas bagi siswa: tugas, excel

Kurangnya waktu - situasi ini akrab bagi sebagian besar siswa. Sesi, diploma - Saya benar-benar tidak ingin melakukan semua ini dan siswa tenggelam dalam penundaan. Namun Matriks Eisenhower, sebagai alat untuk menetapkan prioritas, akan membantu Anda mengontrol waktu dan tidak mendapatkan bayaran. Berikut tips dan tugasnya:

• Ke kuadran pertama Anda perlu menambahkan hal-hal yang tidak bisa ditunda. Sesuatu yang sangat mendesak. Dan jika “sesuatu” ini tidak dilakukan, maka akan terjadi kegagalan total (pengusiran). Contoh: persiapan ujian, pekerjaan rumah.
• Ke kuadran kedua Anda bisa menambahkan hal-hal yang tidak terlalu mendesak, tapi pasti perlu dilakukan. Contoh: pembelaan tesis, esai.
• Kuadran ketiga sepenuhnya dikhususkan untuk hal-hal yang tidak penting tetapi mendesak. Urusan ini biasanya dipaksakan oleh saudara atau teman. Contoh: pergi ke pesta ulang tahun teman, orang tua (kerabat jauh), membantu teman mengerjakan pekerjaan kecil.
• Kuadran terakhir. Anda harus menambahkan hal-hal yang umumnya tidak disarankan untuk dilakukan; hal itu hanya menyita waktu dan mengurangi produktivitas. Contoh: menonton video di YouTube (kegiatan ini dapat berlangsung sepanjang hari dan mengganggu belajar), permainan komputer (juga menyia-nyiakan waktu berharga siswa) dan terus-menerus mengecek jejaring sosial.

Anda harus selalu melakukan hal-hal di Kuadran Mendesak terlebih dahulu. Dan kemudian, hal-hal dari kuadran penting, tapi tidak mendesak. Terakhir, Anda perlu melakukan sesuatu dari kuadran yang mendesak, namun tidak penting. Sebaiknya tidak dilakukan sama sekali hal-hal dari kuadran terakhir (apalagi sampai hal-hal dari dua kuadran pertama selesai). Lebih mudah untuk mendistribusikan tugas dalam dokumen Excel dengan membuat tabel biasa dengan empat kotak untuk ditulis.

Matriks Eisenhower: aplikasi yang memungkinkan Anda melakukannya secara online

Berdasarkan sifatnya matriks Eisenhower adalah jenis penyelenggara dua dimensi yang memungkinkan Anda memvisualisasikan proses perencanaan sebanyak mungkin. Hal ini didasarkan pada dua sumbu - sumbu horizontal urgensi dan sumbu vertikal kepentingan, yang masing-masing memiliki dua divisi: mendesak, tidak mendesak dan penting, tidak penting. Dengan demikian, kasus dibagi menjadi empat kategori (matriksnya terdiri dari empat kotak). Perlu dicatat bahwa kualitas menurun sepanjang sumbu dan arah sumbu vertikal ke bawah.

Aplikasi dengan algoritma dibuat untuk merencanakan kasus matriks Eisenhower. Ini dengan sempurna mengimplementasikan metode di atas. Tersedia untuk mengunduh dari tautan ini. Penjelasan rinci tentang aplikasi:

• Kotak A berwarna biru- penting dan mendesak. Pekerjaan ideal berarti tidak ada catatan di dalamnya.
• Kotak B berwarna merah- penting, tidak mendesak. Ini mencakup bidang kegiatan yang paling menjanjikan. Untuk mencapai hasil maksimal, hal-hal tersebut menjadi prioritas.
• Kotak C berwarna hijau- tidak penting dan mendesak. Hal ini mencakup berbagai rutinitas yang mengalihkan perhatian dari tujuan yang dimaksudkan. Jika memungkinkan, urusan tersebut sebaiknya dilimpahkan kepada karyawan lain.
• Kotak D kuning- tidak mendesak dan tidak penting. Ini berisi hal-hal yang sangat menyenangkan, namun tidak membawa hasil nyata.

Unduh aplikasi yang memungkinkan Anda merencanakan berbagai hal secara online - dengan mudah dan sederhana.

Matriks Eisenhower adalah alat manajemen waktu yang sangat populer di dunia modern dan digunakan oleh banyak orang. Siapa yang mendirikan matriks? Penciptanya adalah Dwight David Eisenhower. Pria ini sendiri adalah seorang pebisnis dan cukup sibuk. Itu sebabnya dia mengoptimalkan jadwalnya, semua urusannya. Inti dari mekanisme ini adalah mendistribusikan tugas Anda secara cerdas sesuai kebutuhan, dan mengurangi waktu untuk aktivitas yang sama sekali tidak diperlukan. Untuk lebih memahami esensi matriks, Anda perlu membayangkan empat kotak. Sumbu kepentingannya akan vertikal, dan sumbu urgensinya tentu saja horizontal.

Metode Matriks Eisenhower membantu Anda mengkategorikan tugas-tugas Anda berdasarkan kepentingannya dan segera menyelesaikannya atau, sebaliknya, bersantai dan mengalihkan perhatian Anda dari percakapan. Berikut beberapa informasi berguna lainnya tentang matriks ini, yang akan berguna bagi pengelola waktu:

• Tentang persegi A, maka hal-hal darinya perlu diselesaikan terlebih dahulu.
• Kotak B tidak bisa diabaikan. Di dalamnya memuat hal-hal penting dan menjanjikan. Biasanya alun-alun ini menempati posisi khusus dalam kehidupan sehari-hari. Terimakasih untuk kotak B, orang mencapai kesuksesan dan menaiki tangga karier. Biasanya, kehidupan berubah menjadi lebih baik dengan bantuan kotak ini. Namun jika Anda tidak melakukan sesuatu tepat waktu persegi B, Anda dapat dengan mudah masuk ke dalamnya persegi A.
• Hal utama yang perlu diingat adalah tidak diinginkan untuk membingungkan dari kotak A dengan kotak C. Alun-alun ini biasanya mencakup negosiasi, pertemuan, dan ulang tahun.

Kotak D tidak terlalu mempunyai arti penting bagi kehidupan seseorang, karena kegiatan-kegiatan yang dilakukan di dalamnya tidak membawa manfaat atau penghasilan apapun.

Apa perbedaan antara kuadran Covey dan matriks Eisenhower?

Kuadran Covey, menyukai Matriks Eisenhower– ini adalah tabel untuk mendistribusikan tugas dan memikirkan waktu pribadi. Namun keduanya tetap memiliki perbedaan:

• Kuadran Covey tampak seperti tabel dengan empat divisi.
• Setiap divisi mempunyai namanya masing-masing.

Berikut nama-nama bagian tabel kuadran:

• "Kuadran Kebutuhan"
• "Kuadran Kualitas"
• "Kuadran Urgensi Imajiner"
• "Kuadran Waktu yang Terbuang"

Tugas-tugas mendesak dan penting yang harus diselesaikan bagaimanapun juga ditambahkan ke kotak pertama. Yang kedua menambahkan hal-hal tidak penting yang tidak perlu Anda lakukan

DI DALAM Matriks Eisenhower situasi serupa, tetapi tampilan tabelnya sedikit berbeda:

• "Masalah Mendesak"
• "Bukan urusan yang mendesak"

Dalam matriks, kepentingan departemen ditulis di sisi kiri tabel. Blok teratas adalah “penting”. Dan yang lebih rendah “tidak penting”, sama seperti di kuadran Kawanan. Berbeda dengan program sebelumnya, matriks tidak memiliki label tabel. Angka Romawi saja.

Tidak ada perbedaan antara tabel-tabel ini dalam hal penataan waktu. Hanya sedikit, dan hanya pada fitur luarnya saja. Apa Kuadran Covey yang merupakan matriks Eisenhower– mencapai tujuan yang sama, dengan cara yang sama. Untuk mendistribusikan waktu, Anda dapat menggunakan matriks dan kuadran - tidak akan ada perbedaan dalam penggunaan.

Kelebihan dan kekurangan matriks Eisenhower: dasar, singkat

Orang menghabiskan banyak waktunya untuk menyelesaikan masalah orang lain dan seringkali tidak punya waktu untuk menyelesaikan masalah mereka sendiri. Dan pengambilan keputusan apa pun terkait erat dengan emosi. Matriks Eisenhower membantu tidak hanya untuk menangani urusan sehari-hari, tetapi juga untuk mengurangi stres emosional. Seperti teknik manajemen waktu pribadi lainnya, Matriks Eisenhower memiliki kelebihan dan kekurangan.

Berikut adalah keuntungan utama secara singkat:

• Mudah digunakan, semua kasing didistribusikan menurut 4 kelompok, dan kemudian keputusan dibuat atas mereka.
• Mengurangi jumlah tugas yang tidak penting. Anda dapat mengidentifikasi terlebih dahulu hal-hal yang tidak boleh dilakukan sama sekali.
• Membantu dalam merencanakan tugas-tugas penting dan kompleks, memprioritaskannya terlebih dahulu.
• Optimalisasi biaya waktu. Anda dapat melakukan semuanya tepat waktu.

Minus:

• Hanya cocok untuk perencanaan jangka menengah dan pendek, untuk memecahkan masalah saat ini. Anda tidak dapat membuat rencana jangka panjang dengannya.
• Tidak diperlukan matriks jika tugas sehari-harinya sedikit.
• Pelatihan diperlukan untuk menentukan dengan tepat tugas mana yang penting dan mendesak dan mana yang tidak, mana yang harus dilakukan terlebih dahulu, dan mana yang dapat ditunda hingga “besok”.
• Sangat mudah untuk membuat pilihan yang salah tanpa persiapan.

Terlepas dari kelemahan kecil ini, yang biasanya minimal dengan pengalaman, matriks membantu Anda mengatasi masalah dan melakukan pekerjaan dengan sempurna.

Matriks Eisenhower untuk Ibu Rumah Tangga: Daftar Yang Harus Dilakukan

Ketika seorang ibu rumah tangga perlu membagi waktu luangnya dengan jelas dan benar, maka matriks juga dapat digunakan Eisenhower. Anda belajar memilih tugas prioritas dan berhasil mengatasi masalah Anda sendiri. Setelah mengalokasikan waktu Anda dengan cara ini, Anda mendapatkan kualitas dan produktivitas. Jika Anda belum tahu cara memilih tugas prioritas dan tugas sekunder dengan benar, matriks ini akan membantu Anda:

• Pekerjaan terus-menerus, depresi, dan masalah sering kali membuat kita bingung.
• Kita tidak tahu keputusan mana yang benar, jadi tabel ini akan memungkinkan kita dengan cepat mengabstraksi diri dan merasakan perbedaan antara hal-hal penting dan kurang penting.
• Matriks ini ideal untuk digunakan dengan hal-hal yang mendesak dan penting.
• Sekarang Anda dapat memfilter pilihan dengan benar dan melakukan hal-hal yang diperlukan di sekitar rumah.
• Ketika semua tugas dibagi menjadi penting dan mendesak, proses pembagian waktu kerja dan waktu luang menjadi lebih sederhana.

Dengan menggunakan templat di atas, distribusikan tugas Anda dan rencanakan waktu Anda dengan sukses. Matriks adalah cara ideal untuk mengevaluasi dan mendistribusikan beban kerja Anda. Kini Anda tidak akan merasa gugup ketika harus mengambil keputusan penting atau harus mulai dari mana.

Piramida Franklin: mencapai tujuan Anda, tidak seperti Matriks Eisenhower

Salah satu teknik manajemen waktu tertua, terpopuler dan efektif adalah piramida, yang diambil dari nama politisi Amerika Benyamin Franklin. Esensinya terletak pada pemecahan tugas utama menjadi beberapa tugas kecil, yang selanjutnya dibagi menjadi subtugas.

Perbedaan utama Piramida Franklin dari matriks Eisenhower setelah mencapai tujuan yang ditetapkan:

• Ditujukan untuk merencanakan tidak hanya waktu Anda, tetapi juga pekerjaan Anda, yang akan membantu Anda mencapai tujuan utama Anda.
• Ini digunakan untuk perencanaan jangka panjang, dan bukan untuk menyelesaikan masalah yang mendesak. Itu harus diikuti sepanjang hidup Anda.

Terdiri dari 6 langkah, mewakili rencana aksi yang sudah jadi:

1. Nilai-nilai kehidupan utama– langkah paling ampuh, fondasi. Nilai menentukan rencana dan membimbing seseorang menuju mimpinya.
2. Tujuan global- tujuan yang ingin dicapai seseorang dalam hidupnya berkaitan dengan profesi, kesuksesan atau kekayaan.
3. Rencana Umum– di sini penting untuk menyoroti langkah-langkah kecil untuk mencapai tujuan, dan yang paling signifikan.
4. Rencana jangka panjang 1, 3 dan 5 tahun. Di sini perlu untuk menetapkan tenggat waktu yang tepat.
5. Rencana jangka pendek selama sebulan, seminggu- ini adalah jadwal pasti yang harus dipatuhi. Membutuhkan analisis yang mendalam.
6. Rencanakan hari itu– puncak piramida, hal-hal yang perlu dilakukan untuk selangkah lebih dekat dengan impian Anda.

Apa sebenarnya yang harus dipilih untuk perencanaan itu penting, terserah setiap orang untuk memilih secara individual. Namun bagaimanapun juga, tabel seperti itu akan membantu Anda merencanakan hari, minggu, atau bahkan tahun Anda. Semoga beruntung!

Video: Matriks Eisenhower: manajemen waktu untuk wanita

Baca artikelnya

Apa Matriks Eisenhower Dwight David? Bagaimana Presiden Amerika Serikat ke-34 ini merencanakan waktunya? Prinsip organisasi apa yang memungkinkan Anda menangani banyak kasus? Aku akan memberitahumu tentang semua ini sekarang.

Manajemen waktu didasarkan pada prinsip perencanaan. Dan hal utama dalam perencanaan adalah menetapkan prioritas – hal mana yang harus dimulai terlebih dahulu, dan mana yang harus diselesaikan kemudian.

Teknik yang sangat sederhana dan sangat efektif digunakan oleh Presiden Amerika Serikat ke-34, yang kemudian dinamai menurut namanya - prinsip Eisenhower Dwight David. Semua orang paham bahwa banyak hal yang harus dilakukan presiden dan nasib jutaan orang bergantung pada perencanaan waktu yang tepat bagi seseorang.

Apa yang dilakukan Presiden Eisenhower?

Begitulah - dia membagi semua tugas menjadi penting dan mendesak. Untuk lebih memahami metode ini, mari kita menggambar matriks Eisenhower Dwight David dengan membagi persegi menjadi 4 bagian yang sama besar. Hasilnya, kita mendapatkan 4 kotak. Sekarang mari kita tanda tangani masing-masing dengan nama berikut: Penting, tidak penting, mendesak, tidak mendesak.

Inti dari prinsip Eisenhower adalah ketika menetapkan prioritas, Anda harus menyelesaikan semua tugas penting dan mendesak terlebih dahulu. Lalu penting dan tidak mendesak. Berikutnya, hal-hal mendesak yang tidak penting. Dan jika ada waktu, maka yang terakhir tidak penting dan tidak mendesak.

Untuk apa?

Apa manfaat penerapan prinsip Eisenhower? Mengapa menggambar matriks? Mengapa Anda tidak bisa melakukan semuanya tanpa masalah?

Mungkin setiap orang pernah menghadapi kekurangan waktu - ketika Anda ingin melakukan semua yang Anda rencanakan, tetapi tidak berhasil, setiap hari memberi Anda kejutan dan Anda harus menyesuaikan rencana Anda, menolak istirahat yang direncanakan, peluang kerja baru, dll.

Tidak mungkin untuk memprediksi apa yang tidak direncanakan, yang berarti suka atau tidak suka, beberapa rencana harus dibatalkan. Tapi... Bagaimana jika kita mengerjakan tugas utama terlebih dahulu, dan meninggalkan tugas yang kurang penting untuk nanti. Mana yang tidak sayang untuk menyerah? Misalnya, mari kita habiskan waktu bersama keluarga daripada bertemu dengan klien yang kemungkinan besar tidak mau bekerja sama.

Inilah jawaban atas pertanyaan: “mengapa memilah-milah.” Kita cukup melakukan hal yang utama, mengesampingkan hal-hal yang tidak penting dan menjadi lebih sukses dan produktif dalam hidup. Toh mendesak belum tentu penting, begitu pula sebaliknya.

1 kotak: Penting dan mendesak

Ini termasuk hal-hal yang mendesak, kegagalan untuk menyelesaikannya dapat mengakibatkan konsekuensi negatif. Kami memulai semua tugas dari bagian ini karena ini adalah tugas yang paling penting bagi kami, dan juga mendesak. Bagian ini mencakup: “Operasi darurat”, “Pertemuan tidak terjadwal”, “batas waktu penyelesaian proyek”.

Hal utama adalah kotak ini idealnya kosong karena sebagian besar tugas penting pada awalnya tidak mendesak dan dengan perencanaan yang tepat, tugas tersebut dapat diselesaikan sebelum menjadi mendesak. Semua tugas di kotak ini muncul karena 2 alasan:

- tergantung pada kita (alasan internal), apa yang dapat kita pengaruhi dan ini adalah bagian terbesar dalam banyak kasus. Misalnya: kurangnya profesionalisme, motivasi, kekuatan, dll. Secara umum, kita dapat menghilangkan alasan ini sendiri;

- di luar kendali kami (alasan eksternal): Ketika kita tidak dapat mempengaruhinya, misalnya force majeure, rasa sakit yang tiba-tiba, permintaan bantuan yang mendesak, dll. Idealnya, dengan perencanaan yang tepat, hanya alasan-alasan ini yang masuk dalam kotak yang penting dan mendesak.

Selain itu, kita semua memahami bahwa tidak selalu mungkin untuk mengalokasikan waktu sebanyak yang diperlukan untuk hal-hal yang mendesak. Contoh dari kehidupan adalah lulus ujian; jika Anda mempersiapkan diri pada hari terakhir, mungkin tidak ada cukup waktu untuk mempersiapkan diri secara fisik. Selain itu, bekerja dalam mode darurat melelahkan dan memperburuk kondisi mental dan fisik Anda. Oleh karena itu, semua tugas penting harus diselesaikan sebelum menjadi mendesak, yaitu bekerja dengan alun-alun itu penting dan tidak mendesak.

2 kotak: Penting dan tidak mendesak

Penyelesaian rutin semua tugas dari kotak ini merupakan indikator kesuksesan dan produktivitas Anda. Kotak ini mencakup hal-hal yang dapat ditunda, namun kegagalan untuk melakukannya akan mempunyai konsekuensi negatif yang serius.

Tugas yang penting berbeda dengan tugas yang tidak penting karena konsekuensi kegagalan menyelesaikannya berbeda.. Semakin penting suatu tugas, semakin besar pula konsekuensi negatif jika tidak menyelesaikannya. Oleh karena itu, kami mengutamakan menyelesaikan tugas-tugas penting terlebih dahulu, baru kemudian tugas-tugas mendesak.

Idealnya, semua tugas penting, baik mendesak maupun tidak mendesak, harus diselesaikan secara tuntas. Di antara kasus-kasus di bidang ini, yang dapat diperhatikan adalah: tugas-tugas pengembangan pribadi, perawatan kesehatan, misalnya: berkonsultasi dengan dokter tepat waktu dan mencegah penyakit, menguasai keterampilan dasar bahasa Inggris untuk promosi di tempat kerja, dll., sebagai sebuah aturan, Ini adalah tugas-tugas utama yang dapat membuat perbedaan besar dalam hidup Anda..

Kita semua memahami bahwa dalam banyak kasus tidak mungkin mengatur segala sesuatu yang direncanakan. Kalau saja karena keadaan tak terduga muncul yang membuat penyesuaian serius terhadap rencana. Mengingat fakta ini, lebih baik melakukan tugas-tugas penting yang menjadi sandaran hidup Anda daripada tugas-tugas yang tidak penting. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk mengurutkan tugas berdasarkan Aturan Eisenhower.

Ketika kita mendistribusikan tugas dengan benar dan mulai mengerjakan tugas yang paling penting, pekerjaan yang terburu-buru akan berkurang, yaitu kita dapat menyelesaikan sesuatu sebelum menjadi mendesak. Dan ini sangat penting, karena ketika tidak selalu ada cukup waktu untuk hal-hal yang mendesak, hal-hal tersebut menjadi belum selesai dan kita menguji keberanian kita, berusaha memenuhi tenggat waktu. Pada saat yang sama, ketika bekerja secara teratur dengan kotak, penting dan tidak mendesak bahwa Anda dapat mencurahkan waktu sebanyak yang dibutuhkan untuk setiap tugas, sebagai hasilnya, jumlah pekerjaan yang terburu-buru dan situasi stres akan berkurang, dan jumlah pekerjaan yang terburu-buru dan situasi stres akan berkurang. kualitas pekerjaan akan meningkat. Dengan analogi kehidupan biasa, lebih baik mencegah suatu penyakit pada waktu yang tepat daripada memulainya dan akhirnya mengalami rasa sakit yang parah dan akibat yang serius di kemudian hari.

3 kotak: Tidak masalah, mendesak

Mendesak bukan berarti penting; ada baiknya jangan melakukan banyak hal yang mendesak jika menyebabkan Anda melewatkan hal-hal penting. Untuk memahami dengan benar tugas mana yang lebih penting, cukup ajukan pertanyaan: “Apa yang akan terjadi jika ini tidak dilakukan.” Jika akibat negatifnya minimal, maka perkara tersebut tidak penting dan harus dimulai setelah menyelesaikan tugas yang lebih penting, jika tidak diselesaikan maka akan timbul akibat negatif yang lebih serius. Tugas yang tidak penting antara lain sebagai berikut: seorang kolega menelepon dan meminta bantuan untuk tugas yang tidak penting, Anda ditawari partisipasi dalam jejaring sosial. survey atau sekedar kenalan datang untuk ngobrol tentang kehidupan.

Minus hal-hal yang mendesak adalah hal tersebut mengganggu kerja efektif, karena Anda:

Terpaksa diinterupsi dari tugas-tugas penting;

Dengan latar belakang keadaan yang mendesak, Anda mulai khawatir, dan emosi menghalangi Anda untuk membuat keputusan yang tepat.

Misalnya, Anda sedang mengerjakan sebuah proyek besar yang menjadi sandaran pertumbuhan karier Anda dan pendapatan perusahaan, dan pada saat itu kolega Anda menelepon Anda dan meminta Anda untuk segera menelepon, mencetak, mengirim dokumen melalui surat, dll. Tentu saja, Anda perlu membantu kolega Anda, tetapi semuanya ada waktunya. Hal-hal yang penting perlu diselesaikan terlebih dahulu, dan hal-hal yang tidak penting harus diselesaikan kemudian, meskipun mendesak. Katakan saja kepada kolega Anda bahwa Anda sedang sibuk sekarang, dan ketika Anda selesai mengerjakan suatu hal penting, teleponlah mereka kembali.

Jika Anda mencoba untuk mengikuti semua hal yang mendesak, maka hidup dapat berubah menjadi tekanan waktu yang terus-menerus, dan karena kekacauan tersebut, Anda akan lebih khawatir dan akan dapat mencurahkan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas penting yang sangat mempengaruhi hidup Anda.

4 persegi tidak penting dan tidak mendesak

Ini adalah daftar tugas terakhir yang harus Anda mulai, karena ini mencakup tugas-tugas yang paling tidak perlu.

Tetapi hal-hal yang paling tidak perlu pun dapat dibagi menjadi 2 bagian:

1. Hal-hal kecil dalam hidup, hal-hal seperti itu masih memiliki nilai, tetapi hanya jika Anda telah menyelesaikan semua tugas lain yang lebih penting dari 3 kotak. Berapa nilainya? Misalnya saja membongkar sumbatan di mezzanine yang kelihatannya sepele, tapi bagus, atau mengganti keran dapur yang bocor, memperkuat meja agar tidak goyang. Secara umum, tugas seperti ini menciptakan kenyamanan dan meningkatkan mood Anda, jadi Anda harus berusaha mencapai titik 4 agar hidup lebih harmonis dan utuh.

Tetapi jika Anda menangani hal-hal kecil ini sebelum tugas-tugas yang lebih penting dari 3 kotak terakhir diselesaikan, maka ini tidak akan membawa kepuasan yang layak.

2. Kelas omong kosong. Permainan komputer, sosial jaringan, menonton TV, alkohol - semua ini hanya menyita waktu yang berharga. Banyak yang akan berkata, tapi itu membantu untuk rileks, bukan? Ya, tidak diragukan lagi, aktivitas omong kosong apa pun akan membuat rileks, tetapi tidak sebaik istirahat yang sehat. Komputer atau TV tidak dapat menyampaikan emosi, perasaan sentuhan, bau, dan sensasi lain yang kuat seperti dalam kehidupan nyata. Karena komputer dan TV menggunakan lebih sedikit indera, tingkat pemulihan, yaitu istirahat, berkurang. Alkohol juga merupakan cara yang tidak efektif untuk bersantai, karena selain berdampak buruk bagi kesehatan, setelah istirahat seperti itu, dalam tanda kutip, Anda akan mengalami kelelahan, sakit kepala, dan masalah lainnya.

Secara umum, semua kebiasaan buruk hanya membuang-buang waktu dan harus ditinggalkan sepenuhnya, tetapi ini adalah kasus yang ideal. Pada kenyataannya, setiap orang akan memiliki kebiasaan buruk, karena melawannya membutuhkan waktu, jadi kita menempatkan semua omong kosong seperti permainan komputer, TV, alkohol, dll. di kotak yang tidak penting dan tidak mendesak di bagian paling bawah daftar tugas.

Praktek penggunaan matriks Eisenhower oleh Dwight David

Mari kita menggambar 4 kotak Eisenhower, beri label setiap kotak dengan huruf:

A. Penting dan mendesak (merah);

B. Penting dan tidak mendesak (hijau);

DI DALAM. Tidak penting dan mendesak (biru);

G. Tidak penting dan tidak mendesak (putih).

Kami mulai menyelesaikan semua tugas dalam urutan abjad, yaitu pertama tugas pada poin “A”, kemudian “B”, “C” dan pada akhir “D”. Sampai kita menyelesaikan tugas kotak “A”, kita tidak akan melanjutkan ke “B”. Kemudian, sampai kita mengerjakan poin “B”, kita tidak memulai tugas dari “C”, dst. Secara umum, kita bekerja secara berurutan selangkah demi selangkah, tanpa mengubah urutannya.

Sekarang mari kita praktikkan, misalkan kita mempunyai daftar kasus masuk berikut ini:

Sekarang mari kita urutkan daftar tugas yang masuk dan letakkan di samping setiap item huruf kotak yang dapat dikaitkan dengan tugas ini.

Sekarang Anda tahu harus mulai dari mana untuk menyelesaikan hal-hal terpenting. Lakukan saja dari kotak “A” terlebih dahulu, lalu “B”, lalu “C” dan “D”, jika ada waktu.

Penting untuk menilai tingkat kepentingan bukan dalam pikiran, tetapi di selembar kertas, karena jika ada lebih dari 7+-2 hal yang harus dilakukan, prioritasnya mungkin salah, karena otak kita tidak dirancang untuk operasi seperti itu. di dalam pikiran. Kita bisa menyimpan sekitar 7+-2 hal di memori, sisanya terlupakan. Tugas yang ditulis di selembar kertas jauh lebih mudah dan cepat, dan yang terpenting, dapat diurutkan dengan lebih akurat, jadi tidak perlu membuang waktu untuk mencatat.

Anda juga dapat menulis ulang daftar dalam kotak untuk kejelasan, terutama segera setelah Anda mulai menggunakan metode Eisenhower, tapi ini tidak perlu.

Seperti yang sudah Anda pahami, inti bekerja dengan prinsip Eisenhower: pembagian tugas dan konsentrasi pada dua kotak pertama.

Bekerja sesuai dengan prinsip Eisenhower akan membantu mengurangi jumlah pekerjaan yang terburu-buru di tempat kerja dan Anda akan menjadi lebih berprestasi.

P.S. Jika Anda mengalami kesulitan atau pertanyaan tentang artikel yang Anda baca, serta tentang topik: Psikologi (kebiasaan buruk, pengalaman, dll), penjualan, bisnis, manajemen waktu, dll. Tanyakan kepada saya, saya akan mencoba membantu. Konsultasi melalui Skype juga dimungkinkan.

PPS Anda juga dapat mengikuti pelatihan online “Cara mendapatkan 1 jam waktu tambahan”. Tulis komentar dan tambahan Anda;)

Berlangganan melalui email Tambahkan diri Anda sendiri