Kaip viską atlikti neprarandant savitvardos. Išsaugokite konkrečios dienos informaciją kalendoriuje arba failų spintelėje

Skirta Katherine,

mano nuostabiam gyvenimo ir darbo partneriui

Turėkite laiko gyventi!

Jau kurį laiką santrumpa GTD daugeliui žmonių Rusijoje tapo tokia pat pažįstama kaip USB ar GPRS. Internetiniuose forumuose, skirtuose laiko planavimui ir asmeniniam efektyvumui, „Getting things done“ sistema diskutuojama taip pat aktyviai, kaip ir dienoraščio pasirinkimas ar gyvenimo tikslų nustatymas.

Laimei, per dešimt Rusijos laiko valdymo bendruomenės gyvavimo metų iškilo klausimas „Planuoti ar neplanuoti laiko? nustojo būti aktualus. Neplanuoti savo laiko, vėluoti į susitikimus, pamiršti įsipareigojimus yra taip pat nepadoru, kaip restorane nesinaudoti šakute ir peiliu. Per pastaruosius kelerius metus laiko valdymas mūsų gyvenime užėmė tą pačią vietą kaip sporto salė ar baseinas. Būti geros fizinės formos yra natūralu. Metodai gali būti įvairūs – plaukimas, joga, tinklinis... – esmė ta pati. Taip pat madinga ir natūralu daryti viską, nieko nepamiršti, visada rasti laiko darbui, laisvalaikiui, bendravimui su šeima ir draugais.

Pagrindinis klausimas – kokius saviorganizacijos būdus pasirinkti, santykinai tariant, „kas man labiau tinka: plaukimas ar treniruoklių salė? Kaip lengviau, patogiau ir su malonumu susikurti asmeninę laiko valdymo sistemą? Priklausomai nuo psichologinio tipo, vieniems lengviau valgyti su peiliu ir šakute, kitiems – su japoniškomis lazdelėmis. Bet kokiu atveju reikalinga tam tikra sistema, seka ir metodika.

Kiekviena išsivysčiusi šalis turi ekspertų, kurie specializuojasi laiko valdymo srityje. Rusijos skaitytojai puikiai žino Lotharo Seiwerto, Heidelbergo strategijos ir laiko planavimo instituto vadovo, knygas; Stephen Covey, Amerikos FranklinCovey Corporation prezidentas; Brianas Tracy, lyderystės ir efektyvumo specialistas; Kerry Gleason, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern ir kiti Kai kurie kūriniai dar neišversti į rusų kalbą ir laukia sparnuose – Marko Forsterio (Didžioji Britanija), Haroldo Tayloro (Kanada) ir kt. Tarp tokių specialistų yra ir Davidas Allenas. , kurios sistema gerai žinoma JAV ir jau sulaukė daugybės gerbėjų mūsų šalyje.

Paties Deivido darbo grafikas įspūdingas: jo seminarų grafikas didžiuosiuose JAV ir Europos miestuose žinomas prieš metus. Jo knyga aiški, praktiška, pagrįsta receptais, technologiškai pažangi. Dėl kai kurių principų ir rekomendacijų verta ginčytis, ir, be abejo, knygos vertimas į rusų kalbą yra skirtas aktyvių diskusijų katalizatoriumi. Tačiau viena aišku: knyga paklausi ir naudinga. Tai įrodo jo populiarumas Rusijoje net ir originaliu anglų kalba.

Linkiu tau, skaitytojau, pasitelkus Davido Alleno pasiteisinusią patirtį ir praktines rekomendacijas, išmokti turėti laiko gyventi. Gyvenkite turtingą, efektyvų, gražų gyvenimą, kuriame kiekviena Laiko minutė turi savo svorį ir didžiausią vertę.

Sėkmės tau!

Glebas Archangelskis,

Bendrovės „Laiko organizacija“ generalinis direktorius

Rusijos laiko valdymo bendruomenės kūrėjas

www.improvement.ru

Iš autoriaus

Čia yra strategijų ir principų lobynas. Atrasite savyje naujų jėgų, išmoksite išlikti ramūs ir daug efektyviau susitvarkysite su reikalais, įdėdami žymiai mažiau pastangų. Gebėjimas atlikti darbus ir sėkmingai atlikti užduotis yra svarbus, tačiau tuo pačiu jums asmeniškai nereikėtų trukdyti mėgautis gyvenimu, kuris sunkiai dirbant atrodo beveik ar net visiškai nepasiekiamas. Tačiau nekalbame apie „arba/arba“ pasirinkimą: patikėkite, kasdienių rūpesčių pasaulyje galite dirbti efektyviai ir tuo pačiu gyventi savo malonumui.

Produktyvumas yra vienas iš svarbiausių darbo aspektų. Galbūt tai, ką darote, yra tikrai svarbu, įdomu ar naudinga, o gal ne, bet darbas turi būti atliktas bet kuriuo atveju. Pirmuoju atveju, kaip taisyklė, norite gauti maksimalią grąžą už sugaištą laiką ir pastangas. Antruoju – kuo greičiau imkitės naujo verslo, nepalikdami jokių „uodegų“.

Menas atpalaiduoti protą ir gebėjimas jį išlaisvinti nuo visų rūpesčių ir rūpesčių tikriausiai yra viena didžiausių didžių žmonių paslapčių.

Kapitonas J. Hatfieldas

Ir kad ir ką darytumėte, tikriausiai norėtumėte jaustis ramiau dėl to, kas vyksta, ir būti tikri, kad šiuo metu turėtumėte daryti būtent tai, ką darote. Nesvarbu, ar geriate alų su bendradarbiais po darbo, žavitės savo kūdikiu, vidury nakties miegančiu savo lovelėje, atsakote į el. laišką ar greitai pasikalbate su klientu po oficialaus susitikimo, turite būti tikri. kad šiuo metu turėtumėte tai daryti.

Dirbant su knyga, mano tikslas buvo išmokyti dirbti kuo efektyviau ir kuo greičiau atsipalaiduoti, kai tik panorėsite ar pajusite poreikį.

Aš, kaip ir daugelis jūsų, ilgai ieškojau atsakymų į klausimus: ką, kada ir kaip daryti. Ir dabar, po daugiau nei dvidešimties metų, praleistų kuriant ir diegiant naujus individualaus ir organizacijos produktyvumo didinimo metodus, po daugybės tyrimų ir savęs tobulinimo bandymų, galiu drąsiai teigti, kad vieno universalaus sprendimo nėra. Jokios kompiuterinės programos, seminarai, asmeniniai planuotojai ar asmeninės misijos pareiškimai nepalengvins jūsų darbo dienos arba nepriims sprendimų už jus kiekvieną dieną, kiekvieną savaitę ir visą gyvenimą. Be to, kai tik surasite būdą, kaip padaryti savo darbą produktyvesnį ir supaprastinti sprendimų priėmimą tik vienu lygiu, turėsite naujų pareigų ir kūrybinių tikslų, kurių nebegalite pasiekti naudojant paprastą formulę.

Tačiau nors nėra paprastų įrankių asmeniniam organizavimui ir produktyvumui tobulinti, yra žingsnių, kurių galime imtis, kad juos patobulintume. Metai iš metų, kai dirbau su savimi, radau gilesnių ir svarbesnių dalykų, į kuriuos reikia sutelkti dėmesį, idėjų, apie kurias galvoju, ir ką daryti. Radau paprastus procesus, kurie gali labai pagerinti žmogaus gebėjimą kūrybiškai ir konstruktyviai spręsti pasaulio problemas, kurias gali įvaldyti kiekvienas.

Ši knyga yra daugiau nei dvidešimties metų individualaus produktyvumo tyrimų kulminacija. Tai vadovas, kaip maksimaliai padidinti rezultatus ir sumažinti išlaidas pasaulyje, kuriame darbas kasdien darosi vis sudėtingesnis ir sudėtingesnis. Daug valandų praleidau mokydamas žmones, esančius priešakinėse linijose – darbo vietoje – padėdamas jiems atlikti ir organizuoti kasdienes užduotis. Mano atrasti metodai pasiteisino įvairiose organizacijose, visose veiklos srityse, įvairiose kultūrinėse aplinkose, net mokykloje ir namuose. Po dvidešimties metų mokymo ir mokymo labiausiai patyrusių ir produktyviausių darbuotojų supratau, kad pasauliui reikia mano metodų.

Organizacijų vadovai stengiasi įteigti „didžiausią produktyvumą“ sau ir savo pavaldiniams kaip pagrindinį standartą. Jie, kaip ir aš, žino, kad darbo dienos pabaigoje už uždarų durų skamba telefono skambučiai, į kuriuos nespėjo atsakyti, užduotys, kurias reikia kam nors perduoti, klausimai, kurie nebuvo sprendžiami susitikimų ir diskusijų metu. , neįvykdytos pareigos ir dešimtys neskaitytų el. Daugeliui verslo žmonių sekasi, nes jų išspręstos problemos ir realios galimybės galiausiai yra svarbesnės nei jų portfelio ir biurų trūkumai. Tačiau esant dabartiniam gyvenimo ir verslo plėtros tempui, ši pusiausvyra tampa labai nestabili.

Viena vertus, mums reikia patikrintų įrankių, kurie padėtų žmonėms sutelkti savo strategines ir taktines pastangas ir neleistų jiems pamiršti nieko svarbaus. Kita vertus, būtina sukurti tokią darbo aplinką ir metodus, kurie neleistų pajėgiems darbuotojams „perdegti“ darbe esant spaudimui. Mums reikia nuoseklių darbo stiliaus standartų, kurie apsaugotų mūsų geriausius ir šviesiausius darbuotojus nuo streso.

Tai galioja ne tik organizacijoms, to reikia ir mokykloms, kuriose vaikams vis dar nepaaiškinta, kaip analizuoti gautą informaciją, kaip orientuotis į rezultatą ir kokių veiksmų imtis, kad jis būtų pasiektas. Šios žinios reikalingos kiekvienam iš mūsų: juk tai leis išnaudoti visas mums atsiveriančias galimybes tobulėti patiems ir nuolat tobulinti mus supantį pasaulį.

Principų, kuriais dalinuosi „Getting Things Done: The Art of Productivity be streso“, galią, paprastumą ir efektyvumą geriausiai galima patirti iš pirmų rankų: realiu laiku, realiomis sąlygomis, realiame pasaulyje. Natūralu, kad knygos tikslas yra apibūdinti didžiojo darbo eigos valdymo ir didelio produktyvumo meno esmę. Stengiausi pateikti medžiagą taip, kad gautumėte bendrą vaizdą ir tuo pačiu metu skaitydami knygą galėtumėte pajusti tiesioginius rezultatus.

Knyga suskirstyta į tris dalis. Pirmoje dalyje atskleidžiamas bendras vaizdas, pateikiama trumpa sistemos apžvalga, paaiškinamas jos išskirtinumas ir aktualumas, o vėliau glausta ir prieinama forma tiesiogiai pristatomi pagrindiniai metodai. Antroje dalyje paaiškinama, kaip sistemos principus taikyti praktikoje. Čia galite praktikuotis ir žingsnis po žingsnio išmokti aprašytus modelius pritaikyti kasdieniame gyvenime. Trečioje dalyje aprašomi dar didesni ir efektyvesni rezultatai, kurių galima pasiekti, jei metodiką ir modelius padarysite neatsiejama savo darbo ir asmeninio gyvenimo dalimi.

Prisijunk prie mūsų! Noriu, kad jūs ne tik patikėtumėte, bet ir būtumėte įsitikinę, kad šiuos metodus galite ir turite naudoti jūs asmeniškai. Noriu, kad suprastumėte, jog tai, ką pažadu, yra ne tik įmanoma, bet ir pasiekiama kiekvienam iš jūsų. Ir noriu, kad žinotumėte, jog viską, ką siūlau, labai lengva įgyvendinti. Tam nereikia jokių specialių įgūdžių. Jau žinote, kaip atkreipti dėmesį, užrašyti svarbią informaciją, priimti sprendimus dėl norimų rezultatų ir būsimų veiksmų, pasverti alternatyvas ir pasirinkti. Pamatysite, kad daugelis dalykų, kuriuos visada darėte instinktyviai ir intuityviai, iš tiesų yra teisingi. Parodysiu, kaip šiuos pagrindinius įgūdžius perkelti į kitą efektyvumo lygį. Aš padėsiu jums visus šiuos įgūdžius paversti nauju elgesiu, kuris taps jūsų švyturiu.

Visuose knygos puslapiuose nuolat remiuosi mokymo programomis ir seminarais produktyvumo tema. Pastaruosius dvidešimt metų dirbau vadybos konsultantu tiek vienas, tiek nedidelėse komandose. Mano darbą daugiausia sudarė individualus produktyvumo mokymas ir seminarų vedimas apie knygoje aprašytas technikas. Su kolegomis apmokėme daugiau nei tūkstantį žmonių, vedėme mokymus šimtams tūkstančių specialistų, surengėme šimtus grupinių seminarų. Iš šios patirties pasisėmiau įspūdžių ir pavyzdžių šiai knygai.

Šios knygos esmę puikiai užfiksavo mano klientė, kuri rašė: „Kai pirmą kartą pradėjau naudotis šios programos principais, jie išgelbėjo man gyvybę... Kai įpratinau juos, jie pakeitė mano gyvenimą. Tai vakcina nuo kasdienės kovos su gyvybe ar mirtimi, kai „projektas turėjo būti baigtas vakar“, ir priešnuodis disharmonijai, kurią daugelis žmonių įneša į savo gyvenimą.

Darbų atlikimas

Produktyvumo be streso menas

PINGVINŲ DĖŽĖS

Davidas Allenas

Kaip susitvarkyti reikalus

Produktyvumo be streso menas

8-asis leidimas, pataisytas

"Mannas, Ivanovas ir Ferberis"

Informacija

iš leidėjo

Paskelbta gavus leidimą: Penguin Books, Penguin Publishing Group, Penguin Random House LLC padalinio ir Andrew Nurnberg literatūros agentūros leidimas.

Allenas, Deividas

Kaip susitvarkyti reikalus. Produktyvumo be streso menas / David Allen; juosta iš anglų kalbos Julija Konstantinova. - M.: Mannas, Ivanovas ir Ferberis, 2016 m.

ISBN 978-5-00057-691-5

Tai atnaujintas garsiausios knygos apie asmeninį efektyvumą leidimas, išverstas į kelias dešimtis kalbų. Jos pagalba daug greičiau išsiskleis jūsų problemų raizginys: įgausite sąmonės aiškumo ir minčių tvarkingumo, išmoksite atskirti svarbius dalykus nuo nesvarbių, teisingai išsikelti tikslus ir paskirstyti prioritetus, nunešti tai, ką pradėjote, iki galo, taip pat gerai pailsėkite.

Naujajame leidime daug dėmesio skiriama darbui su el. paštu ir kita skaitmenine informacija, todėl „Getting Things Done“ yra tikrai universalus.

Visos teisės saugomos.

Jokia šios knygos dalis negali būti atgaminta jokia forma be raštiško autorių teisių turėtojų leidimo.

Teisinę pagalbą leidyklai teikia Vegas-Lex advokatų kontora.

GTD – NAUJA KOVOS MENŲ RŪŠIS

Davidas Allenas ir jo sistema „Getting Things Done“ (GTD) jau seniai žinoma Rusijoje ir turi platų gerbėjų ratą. Visi norime būti produktyvūs, tai yra sugebėti pasiekti norimą rezultatą be pervargimo, išlikdami ramūs ir susikaupę.

Kiekvienas turi savo istoriją apie GTD. Gerai prisimenu, kaip vieną dieną maždaug prieš dešimt metų turėjau daug daugiau įsipareigojimų, nei tuo metu galėjau atlikti. Tuo pačiu metu visos mano gyvenimo aplinkybės buvo gana malonios: vaiko gimimas, karjeros pradžia, persikėlimas į Maskvą. Jaučiau, kad negaliu susidoroti ir galiu prarasti viską, ką pasiekiau. Reikėjo perimti gyvenimo kontrolę, skubiai reikėjo naujo požiūrio į savivaldą. Tada aptikau Davido Alleno knygą. Pirmą kartą skaičiau anglų kalba, o kai pasirodė rusų kalba, perskaičiau kelis kartus iš naujo, kaskart atrasdama ką nors naujo ir naudingo. Autorės pasiūlyta sistema mane užkabino, nes apibūdino natūralų „sutvarkymo“ procesą, nors buvo universali, padėjo perimti visas gyvenimo sritis ir iš esmės pakeitė mąstymą.

GTD moko ne valdyti laiką, o valdyti savo sąmonę. Sistema leidžia pasiekti aukšto produktyvumo būseną – visišką įsitraukimą į procesą, labai panašią į srauto būseną tarp kovos menų. Neatsitiktinai Deividas pats turi juodą karatė diržą ir neslepia, kad jo metodikos kūrimui įtakos turėjo Rytų mokymai ir kovos menai. GTD galima laikyti viena iš šiuolaikinių kovos menų rūšių, leidžiančių žmogui sėkmingai laimėti streso, turtingų informacijos srautų ir visokių trukdžių kupiname pasaulyje.

Naujasis knygos leidimas yra savarankiškas kūrinys. Pridėti du nauji skyriai ir daug informacijos, kurioje atsižvelgiama į šių dienų realijas informacinių technologijų pasaulyje. Vertimas atliktas iš naujo, nuo nulio. Ypatingas dėmesys buvo skiriamas terminijos suvienodinimui. Dėl visų prieštaringų klausimų verčiant į rusų kalbą susisiekėme tiesiogiai su Davidu. Vertimas pasirodė kiek įmanoma autentiškesnis ir savo esme artimas originalui.

Nuo tada, kai įvaldžiau GTD ir padariau savo gyvenimą daug lengvesnį, mano svajonė buvo padėti kitiems išmokti ir priimti Alleno sistemą. Po daugelio metų savarankiškų studijų visus sistemos sertifikavimo etapus išlaikiau iš paties Deivido, gavau meistro trenerio statusą jo metodikoje. Šiemet su Deividu priėjome prie sprendimo, kad Rusija nusipelno susipažinti ir išmokti GTD metodiką taip, kaip tai vyksta visose civilizuotose šalyse – ne per vienkartinius ir, deja, labai retus autoriaus pasirodymus Rusijoje, o sistemingai rengiant oficialias licencijuotas mokymo programas.

Visą dieną nerimstai, kažką veikei ir esi neįtikėtinai pavargęs, tačiau darbų sąrašas nė kiek nesumažėjo, o, rodos, dar labiau išsipūtė. Terminai negailestingai spaudžia ir viską reikia padaryti „už vakar“. Tam nėra galo, o kai tik žmonės sugeba dirbti, ar jie skiria laiko šeimai, draugams ir sau? Kad ir koks nevykėlis jaustumėte šią akimirką, skubame jus guosti – tokios mintys kyla daugumai šiuolaikinių žmonių. Jų problema – nesugebėjimas efektyviai gyventi ir dirbti. Jei stresas, nepasitenkinimas savimi ir amžinas laiko trūkumas tapo jūsų ištikimais palydovais, jums reikia Davido Alleno – žmogaus, kuris geriau už visus žino, kaip susitvarkyti reikalus.

Straipsnio meniu:

Apie autorių: produktyvumo guru

Davidas Allenas yra amerikiečių teoretikas produktyvumo ir asmeninio efektyvumo srityje, garsus treneris ir knygų verslo temomis autorius. Jo gyvenimo darbas yra laiko valdymo technika „Getting Things Done“ (pažodžiui „užbaigti dalykus“). Pagrindinis GTD postulatas yra išlaisvinti smegenis nuo kelių užduočių, perkelti ir organizuoti jas išorinėje laikmenoje. David Allen knygos ir vieši pasirodymai yra skirti sėkmingai taikyti GTD praktikoje.

„Laikinasis“ guru bendradarbiauja su pasaulinio garso kompanijomis, veda mokymus „Ford Foundation“, „New York Life“ ir kt. darbuotojams. Jo straipsniai reguliariai pasirodo „Los Angeles Times“, „Wall Street Journal“, „New York Times“ puslapiuose, o jo knygos išleidžiamos milijonais egzempliorių dešimtyse pasaulio šalių.

Allenas klaidingai vadinamas laiko valdymo teoretiku, o GTD kūrėjas, priešingai, kritikuoja šią technologiją dėl per siauro dėmesio ir riboto efektyvumo.

Pagrindinis Davido Alleno darbas yra knyga „Getting Things Order“. Jame detaliai atskleidžiama GTD esmė, pagrindiniai modeliai ir darbo eigos valdymo žingsniai. Pagrindinis knygos privalumas – jos universalumas, nes metodas „užbaigti reikalus“ bus naudingas visiems, nesvarbu, kas esate – didelės holdingo įmonės vadovas, laisvai samdomas darbuotojas, studentas ar namų šeimininkė.

GTD „manekenams“

Tiems, kurie trumpinį GTD girdi pirmą kartą, paaiškinkime: „Getting Things Down“ yra asmeninio efektyvumo didinimo technika, pagrįsta esamų ir būsimų užduočių mąstymu ir jų rezultatų kūrimu. Nepriklausomai nuo dydžio ir svarbos, kiekviena užduotis turėtų būti perkelta į išorinę laikmeną. Net užsakant kanceliarines prekes biurui kabės kaip Damoklo kardas, tiesiog užsirašykite kalendoriuje užduotį su išsamiomis instrukcijomis, kur skambinti ir ką užsisakyti, tada greitai pradėsite atlikti užduotį reikiamu laiku ir tikrai nepraras to iš proto. Žmogaus protas, išsilaisvinęs nuo įsiminimo, gali susikoncentruoti ties užduočių atlikimu ir išvengti streso.

Pagrindiniai GTD pranašumai:

Niekada nieko nepraleisite.
Jūsų dienos veiksmai bus sudėti į aiškią sistemą.
Daugiau nenuveiksite ir daugiau nedirbsite, tiesiog būsite produktyvesni.
Atsikratysite streso kartą ir visiems laikams.
Jūs įgysite kontrolę, ką darote.
Išmoksite susikoncentruoti į rezultatą.
Savo gyvenimą planuosite jūs, o ne kiti žmonės ar aplinkybės. Ir laikui bėgant jums tai tikrai patiks!

Straipsnyje „Getting Things Done“ Davidas Allenas aprašo tris pagrindinius modelius, reikalingus GTD įgyvendinti:

Darbo eigos valdymas;
6 lygių darbo peržiūros modelis;
Natūralus planavimo metodas.

Apžvalgoje apžvelgsime darbo eigos valdymo modelį, sudarytą iš penkių žingsnių, kurie yra „darbų atlikimo“ pagrindas. Pamatysite, jie labai paprasti, tačiau jų nesilaikymas lemia tai, kad jūsų gyvenimas virsta neramumais ir didžiuliu stresu.

Jei jūsų verslo procesai yra susiję su prekyba ar paslaugų sektoriumi, tuomet rekomenduojame perskaityti knygos „“. Kiekvienas, turintis reikalų su klientais ir klientais, turėtų perskaityti šią knygą.

Pirmas žingsnis: surinkimas

„Jūsų smegenys yra mąstymo įrankis, o ne saugojimo įrenginys. Jei norite aiškiai mąstyti, jums reikia saugaus „surinkimo krepšelio“ už jūsų proto ribų.
(D.A.)

Daugelis žmonių laiko kelias užduotis savo galvose arba skirtinguose „užduočių sąrašuose“. Davidas Allenas teigia, kad pirmas ir svarbiausias dalykas, kurį reikia padaryti, yra surinkti visus failus į atskirą laikmeną, taip atlaisvinant atmintį.

Svarbu! Būtų klaidinga į sąrašą įtraukti tik dideles ypatingos svarbos užduotis. Taigi tiek smulkios, tiek ilgalaikės užduotys turėtų būti įrašytos į žiniasklaidą.

Kolekcijos įrankiai:

Standartinis gaunamų dokumentų dėklas;
Popierinio planavimo ir registravimo sistemos;
Elektroninės planavimo ir įrašymo sistemos;
Elektroniniai prietaisai, įvairūs pasiuntiniai.

Nebūtina teikti pirmenybės tik vienam surinkimo įrankiui, pasirinkti tai, kas yra patogiausia. Pavyzdžiui, plastikinis ar medinis dėklas tinka įeinantiems popieriams, laiškams, žurnalams, dokumentams ir įvairioms smulkmenoms laikyti, o ne ilgus mėnesius palaidoti rašomojo stalo stalčiuje. Atsitiktinėms užduotims, idėjoms, trumposioms žinutėms ir pan. užsirašyti tinka bloknotas, lipdukai, pranešimų lenta.. Ilgalaikes užduotis patogiau įvesti kompiuteryje, telefone ar planšetėje. Na, tvarkykite el. pašto korespondenciją ir dalijimąsi failais specialiai sukurtoje virtualioje saugykloje.

Bet kokiu atveju informacijos saugojimo vietų neturėtų būti per daug, antraip kils sunkumų jas sutvarkyti.

Antras žingsnis: apdorojimas

Antras svarbiausias žingsnis – informacijos apdorojimas. Neužtenka vien rinkti užduotis, jas reikia atidžiai išstudijuoti ir surūšiuoti. „Išsibarstę darbų sąrašai, – tvirtina Allenas, – labiau padidina stresą nei palengvina.

„Jūs kuriate sistemą tam, kad ji veiktų, o ne dėl pačios sistemos“ (D. A.)

Knygos autorė pataria kas savaitę skirti laiko iš išorės gautai informacijai rūšiuoti ir peržiūrėti. Koks tai laiškas iš personalo skyriaus? Koks telefono numeris lentoje, kodėl ir kada reikia juo skambinti, ar tai skubu? Kokia reklaminė brošiūra jums buvo atsiųsta, ar jos jums apskritai reikia ir kada ketinate panaudoti?

Apdorojimo algoritmas aiškiai pateiktas Davido Alleno knygoje.

Trečias žingsnis: sutvarkykite

Kai kurie žmonės stropiai renka informaciją, sudaro darbų sąrašą ir mato būdus, kaip juos išspręsti, tačiau jiems trūksta organizacijos savo ketinimui įgyvendinti.

„Jei nesate visiškai tikras, koks jūsų darbas, jis jums visada atrodys didžiulis“ (D. A.)

Sėkminga organizacija, pasak Alleno, yra aiški projektų, priminimų ir laukiančiųjų sąrašų sistema. Kiekviena užduotis, įtraukta į atitinkamą kategoriją („skubi“, „atidėta“, „aktuali“ - pavadinimai gali būti bet kokie), laukia savo laiko, kol bus įvykdytas.

Autorius taip pat išsamiai pasakoja apie tai, kaip kurti projektus, saugoti ir tvarkyti pagalbinę medžiagą, efektyviai tvarkyti kalendorių ir dirbti su informacija, kuriai nereikia tolesnių veiksmų.

Ketvirtas žingsnis: peržiūra

Daugelis žmonių stropiai renka informaciją ir tvarko kalendorių, tačiau reguliarių peržiūrų neatlieka. Galų gale rezultatas yra tas pats – jie tampa šurmulio aukomis, kai viską reikia padaryti iš karto. Kitaip tariant, „vienas dalykas yra užsirašyti, kad tau reikia pieno, kitas dalykas – atsiminti tai, kai esi parduotuvėje“.

Reguliariai peržiūrėkite savo kalendorių, pradėkite nuo svarbiausių ir didžiausių užduočių, tada peržiūrėkite mažiau reikšmingus ir ilgalaikius projektus ir galiausiai pereikite prie mikroužduočių. Bet nieko nepraleiskite!

Penktas žingsnis: vykdymas

Ir galiausiai užduoties įvykdymas yra paskutinis žingsnis, kuriam buvo žengtas šis kelias. Nereikia nė sakyti, kad begalinis planavimas be įgyvendinimo ir konkrečių veiksmų nieko vertas.

Sukurta planavimo sistema padės negaišti laiko renkantis, kurią veiklą šiuo metu užsiimti geriau ir naudingiau, nes jau viską suplanavote iš anksto – tiesiog darykite tai nesikratydami.

„Tie, kurie beprasmiškai leidžia laiką, visada skundžiasi, kad jo trūksta“ (Jean de La Bruyère)

Žinoma, šimtu procentų nuspėti darbo sąlygų neįmanoma. Kažkas tikrai jus sutrukdys (neplanuotas susitikimas su klientu, kamštis, užsitęsusios derybos, mamos skambutis ir pan.). Svarbiausia nepapulti į neviltį. Būtent todėl, kad gyvename ir dirbame realiame pasaulyje, o ne vakuume, Allenas sukūrė keturių kriterijų sprendimų priėmimo modelį ir įtraukė jį į šį savo knygos skyrių.

Pavyzdys iš gyvenimo. Posėdis buvo atidėtas pusvalandžiui. Jūs turite langą – ne per didelį, kad galėtumėte imtis didelių reikalų, bet gana tinkami nedidelei problemai išspręsti. Kaip išsirinkti, ką veikti šiuo metu? Norėdami pasirinkti užduotį, apsvarstykite:

Kontekstas– kur esate, kokias turimas priemones turite, net jei disponuojate tik telefonu, galite pasikalbėti su klientu, išsikviesti santechniką į namus ar peržiūrėti darbuotojo ataskaitą, gautą el. paštu;
Laikas– kiek turite laiko ir kiek užtruksite užduočiai atlikti;
Energija– ar sąlygos tinkamos atlikti didelės koncentracijos reikalaujančią užduotį ar geriau atlikti mechaninį darbą;
Prioritetai– Kuri iš užduočių atneš maksimalią grąžą. Galbūt šis pusvalandis nesuvaidins jokio vaidmens dirbant prie naujo projekto, todėl geriau jį skirkite pokalbiui su sutuoktiniu ir atpalaiduojančiai kavos pertraukėlei?

Sąvokos ir terminai: GTA (Getting Things Done), laiko valdymas, asmeninis efektyvumas, laiko valdymo technikos, darbo procesų valdymo modelis.

Kam būtų įdomi knyga „Sutvarkyti reikalus“:šiuolaikiniai užimti žmonės; įmonių, padalinių, padalinių vadovai; laiko valdymo gerbėjai; visiems, kurie nori kontroliuoti savo gyvenimą ir atsikratyti streso.

David Allen „Getting Things Done“: geriausia verslo knyga užimtiems žmonėms

5 (100%) 2 balsai

Dabartinis puslapis: 1 (iš viso knygoje yra 18 puslapių) [galima skaitymo ištrauka: 10 puslapių]

Davidas Allenas
Darbų atlikimas: produktyvumo be streso menas

Skirta Katherine, mano nuostabiai gyvenimo ir darbo partnerei

Įvadas

Apie autorę

Davidas Allenas pagrįstai laikomas vienu įtakingiausių produktyvumo teoretikų. Jis yra pagrindinis pranešėjas ir tarpininkas tokioms organizacijoms kaip žurnalas „New York Life“, Pasaulio bankas, „Ford Foundation“, L.L. Beanas ir JAV karinis jūrų laivynas. Davidas veda produktyvumo seminarus asmenims ir organizacijoms visose JAV. Be to, Davidas yra David Allen Company prezidentas ir daugiau nei dvidešimt metų yra vadybos konsultantas ir vyresniųjų vadovų asmeninis treneris. Jo straipsniai buvo publikuoti Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal ir kituose populiariuose leidiniuose. Knyga „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ buvo išleista dvylikoje pasaulio šalių. Davidas Allenas gyvena Ojai mieste, Kalifornijoje.

Autoriaus padėka

Daug mokytojų, partnerių, kolegų, darbuotojų ir draugų bėgant metams padėjo man suprasti ir plėtoti principus, aprašytus knygoje „Getting Things Done: The Art of Streso Productivity“. George'as Mayeris, Michaelas Bookbinderis, Tedas Drake'as, Deanas Achesonas ir Russellas Bishopas vaidino pagrindinius mano asmeninio ir profesinio tobulėjimo vaidmenis. Ronas Medvedas, Sally McGee, Leslie Boyer, Tomas Boyeris, Pam Tarrantyne ir Kelly Forrister taip pat prisidėjo prie mano darbo.

Be to, dešimtys tūkstančių klientų ir seminaro dalyvių padėjo išbandyti ir patobulinti knygoje aprašytus modelius. Ypatingas ačiū strateginiams lyderiams, kurie pripažino šios medžiagos vertę keičiant savo įmonių kultūrą ir suteikė man galimybę tai padaryti: ypač dėkoju Michaelui Winstonui, Benui Cannonui, Susan Wallaskowitz, Patriciai Carlisle, Manny Bergeriui, Carola Endicott, Clara Stuczynski ir Eliotas Kelmanas. Administracinė ir moralinė parama, kurią Shar Kanan ir Andra Carasso man suteikė per daugelį metų, buvo neįkainojama.

Ši knyga niekada nebūtų įgavusi dabartinės formos be neįkainojamų Tomo Hagano, Johno ir Lauros McBride'o, Steve'o Lewerso, Dow Cooverio, Grego Stikelezerio, Steve'o Schallo ir Marian Bateman pastangų ir patarimų. Tikrai didelis nuopelnas tenka mano redaktorei Janet Goldstein, tobulai profesionaliai ir kantriai rašymo meno ir amato mentorei.

Galiausiai nuoširdžiai dėkoju savo dvasiniam mentoriui J. R. už jo neįkainojamą vadovavimą ir nuolatinius priminimus apie tikrus prioritetus, o mano nuostabiai žmonai Katherine – už pasitikėjimą, meilę, kruopštumą ir grožį, kuriuo ji užpildė mano gyvenimą.

Sveiki atvykę į knygą Getting Things Done: The Art of Productivity be streso.

Prieš jus yra strategijų ir principų lobis. Atrasite savyje naujų jėgų, išmoksite išlikti ramūs ir daug efektyviau susitvarkysite su reikalais, įdėdami žymiai mažiau pastangų. Gebėjimas atlikti darbus ir sėkmingai atlikti užduotis yra svarbus, tačiau tuo pačiu jums asmeniškai nereikėtų trukdyti mėgautis gyvenimu, kuris sunkiai dirbant atrodo beveik ar net visiškai nepasiekiamas. Tačiau nekalbame apie „arba/arba“ pasirinkimą: patikėkite, kasdienių rūpesčių pasaulyje galite dirbti efektyviai ir tuo pačiu gyventi savo malonumui.

Menas atpalaiduoti protą ir gebėjimas jį išlaisvinti nuo visų rūpesčių ir rūpesčių tikriausiai yra viena didžiausių didžių žmonių paslapčių.

Kapitonas J. A. Hatfieldas

Rašydamas šią knygą, mano tikslas buvo išmokyti jus dirbti kuo efektyviau ir atsipalaiduoti, kai tik norite ar jaučiate poreikį.

Organizacijų vadovai stengiasi įteigti „didžiausią produktyvumą“ sau ir savo pavaldiniams kaip pagrindinį standartą. Jie, kaip ir aš, žino, kad darbo dienos pabaigoje už uždarų durų skamba telefono skambučiai, į kuriuos nespėjo atsakyti, užduotys, kurias reikia kam nors perduoti, klausimai, kurie nebuvo sprendžiami susitikimų ir diskusijų metu. , neįvykdytos pareigos ir dešimtys neskaitytų el. Daugeliui verslo žmonių sekasi, nes jų sprendžiamos problemos ir realizuotos galimybės ilgainiui yra svarbesnės nei jų portfelio ir biurų trūkumai. Tačiau esant dabartiniam gyvenimo ir verslo plėtros tempui, ši pusiausvyra tampa labai nestabili.

Viena vertus, mums reikia patikrintų įrankių, kurie padėtų žmonėms sutelkti savo strategines ir taktines pastangas ir neleistų jiems pamiršti nieko svarbaus. Kita vertus, būtina sukurti tokią darbo aplinką ir metodus, kurie neleistų pajėgiems darbuotojams „perdegti“ darbe esant spaudimui. Mums reikia tvarių darbo stiliaus standartų, kurie apsaugotų geriausius ir šviesiausius darbuotojus nuo streso.

Tai galioja ne tik organizacijoms, to reikia mokyklose, kuriose vaikai vis dar nemokomi analizuoti gautą informaciją, orientuotis į rezultatą ir kokių veiksmų imtis norint jį pasiekti. Šios žinios reikalingos kiekvienam iš mūsų: juk tai leis išnaudoti visas mums atsiveriančias galimybes tobulėti patiems ir nuolat tobulinti mus supantį pasaulį.

Prisijunk prie mūsų! Noriu, kad jūs ne tik patikėtumėte, bet ir patikrintumėte, ar šiuos metodus galite ir turite naudoti jūs asmeniškai. Noriu, kad suprastumėte, jog tai, ką pažadu, yra ne tik įmanoma, bet ir pasiekiama kiekvienam iš jūsų. Ir noriu, kad žinotumėte, jog viską, ką siūlau, įgyvendinti labai paprasta. Tam nereikia jokių specialių įgūdžių. Jau žinote, kaip atkreipti dėmesį, užrašyti svarbią informaciją, priimti sprendimus dėl norimų rezultatų ir būsimų veiksmų, pasverti alternatyvas ir pasirinkti. Pamatysite, kad daugelis dalykų, kuriuos visada darėte instinktyviai ir intuityviai, iš tiesų yra teisingi. Parodysiu, kaip šiuos pagrindinius įgūdžius perkelti į kitą efektyvumo lygį. Noriu padėti jums visus šiuos įgūdžius paversti nauju elgesiu, kuris taps jūsų švyturiu.

Turėkite laiko gyventi!

Laimei, per septynerius Rusijos laiko valdymo bendruomenės gyvavimo metus klausimas „Planuoti ar neplanuoti laiko? nustojo būti aktualus. Neplanuoti savo laiko, vėluoti į susitikimus, pamiršti įsipareigojimus yra taip pat nepadoru, kaip restorane nesinaudoti šakute ir peiliu. Per pastaruosius kelerius metus laiko valdymas mūsų gyvenime užėmė tą pačią vietą kaip sporto salė ar baseinas. Būti geros fizinės formos yra natūralu. Metodai gali būti įvairūs – plaukimas, joga, tinklinis... – esmė ta pati. Taip pat madinga ir natūralu daryti viską, nieko nepamiršti, visada rasti laiko darbui, laisvalaikiui, bendravimui su šeima ir draugais.

Kiekviena išsivysčiusi šalis turi ekspertų, kurie specializuojasi laiko valdymo srityje. Rusijos skaitytojai puikiai žino Lotharo Seiwerto, Heidelbergo strategijos ir laiko planavimo instituto vadovo, knygas; Stephen Covey, Amerikos Franklin Covey Corporation prezidentas; Brianas Tracy, lyderystės ir efektyvumo specialistas, Kerry Gleason, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern ir kiti Kai kurie kūriniai dar neišversti į rusų kalbą ir laukia sparnuose – Marko Forsterio (Didžioji Britanija), Haroldo Tayloro (Kanada). ).

Paties Deivido darbo grafikas įspūdingas: jo seminarų grafikas didžiuosiuose JAV ir Europos miestuose žinomas prieš metus. Jo knyga aiški, praktiška, pagrįsta receptais, technologiškai pažangi. Dėl kai kurių principų ir rekomendacijų verta ginčytis, ir neabejotinai knygos vertimo į rusų kalbą išleidimas taps aktyvių diskusijų katalizatoriumi. Tačiau viena aišku: knyga bus paklausi ir naudinga. Tai įrodo jo populiarumas Rusijoje net anglų kalba.

Sėkmės tau!

Glebas Archangelskis, bendrovės „Time Organization“ generalinis direktorius, Rusijos laiko valdymo bendruomenės www.improvement.ru kūrėjas

Laukiame jūsų atsiliepimų!

Jūs, šios knygos skaitytojas, esate pagrindinis jos kritikas ir komentatorius. Vertiname jūsų nuomonę ir norime žinoti, ką padarėme teisingai, ką galėjome padaryti geriau ir ką dar norėtumėte, kad mes paskelbtume. Mums įdomu išgirsti kitas pastabas, kurias norėtumėte mums pateikti.

Laukiame jūsų komentarų ir tikimės jų. Galite atsiųsti mums laišką ar el. laišką arba tiesiog apsilankyti mūsų žiniatinklio serveryje ir palikti ten savo komentarus. Žodžiu, bet kokiu jums patogiu būdu praneškite, ar jums patinka ši knyga, ar ne, taip pat išsakykite savo nuomonę, kaip mūsų knygas padaryti jums įdomesnes.

Siųsdami laišką ar žinutę būtinai nurodykite knygos pavadinimą ir jos autorius bei savo grąžinimo adresą. Atidžiai peržiūrėsime Jūsų nuomonę ir būtinai į ją atsižvelgsime renkantis ir ruošiantis leisti kitas knygas. Mūsų koordinatės:

El. paštas: [apsaugotas el. paštas]

WWW: http://www.williamspublishing.com

Informacija laiškams:

iš Rusijos: 115419, Maskva, pašto dėžutė 783

iš Ukrainos: 03150, Kijevas, pašto dėžutė 152

I DALIS. Menas siekti rezultatų

1 skyrius. Nauja technika naujai realybei

Žmogus, kuriam tenka daug užduočių, gali dirbti produktyviai, išlaikydamas aiškų protą ir ramiai valdydamas situaciją. Tai puikus būdas pasiekti didesnį efektyvumą darbe ir gyvenime. Pastaruoju metu būtent tokio darbo stiliaus reikalaujama iš sėkmingų aukštos klasės specialistų. Jūs jau žinote, ką daryti, kad būtumėte produktyvesni. Tačiau jei esate vienas iš daugumos, turite šiuos įgūdžius pritaikyti adekvačiau, visapusiškiau ir organizuotiau, kad darbe įgytumėte pranašumą ir nesijaustumėte palaidoti po rūpesčių krūva. Nors šioje knygoje aprašyti metodai ir būdai yra grynai praktiški ir sveiko proto, dauguma žmonių turės pakeisti kai kuriuos savo darbo įpročius, kad pradėtų taikyti siūlomą sistemą. Reikalingi subtilūs pokyčiai – jūsų dėmesį skiriančių dalykų supratimo ir organizavimo pokyčiai – gali būti reikšmingas pokytis, leidžiantis persvarstyti kai kuriuos pagrindinius savo kasdienio darbo aspektus. Daugelis mano klientų šiuos pokyčius apibūdino kaip reikšmingą perspektyvos pokytį.

Nerimo priežastis – situacijos, organizuotumo, pasiruošimo ir veiklos nekontroliavimas.

Davidas Kekichas

Visi mano knygoje pateikti metodai yra pagrįsti dviejų pagrindinių tikslų siekimu: (1) integruoti visas užduotis, kurias reikia atlikti – dabar, vėliau ar kada nors, pagrindines, nedideles ar vidutines svarbos – į logiškai sutvarkytą ir patikimą sistemą, kuri eina. peržengiant savo sąmonės ir proto ribas ir (2) išmokti priimti priekinius sprendimus, susijusius su visais gyvenimo įvestimis, kad visada turėtumėte tolesnių veiksmų planą, kurį bet kada būtų galima įgyvendinti arba peržiūrėti.

Šioje knygoje pateikiamas jau minėtas patikrintas didelio našumo darbo eigos valdymo metodas. Ji aprašo veiksmingas priemones, patarimus, būdus ir gudrybes, kurias galite naudoti. Kaip matote, aprašyti principai ir metodai gali būti nedelsiant naudojami ir pritaikyti visose asmeninio gyvenimo ir profesinės veiklos srityse. 1
Į „darbo“ sąvoką žiūriu universaliausia prasme: darbas yra kažkas, ką nori arba reikia keisti. Daugelis žmonių skiria „darbą“ ir „profesinę veiklą“, bet aš ne: man ravėti sodą ar redaguoti testamentą yra toks pat darbas, kaip rašyti tą knygą ar mokyti klientą. Visi knygoje aprašyti metodai ir būdai gali būti taikomi visame veiklos spektre: darbe ir asmeniniame gyvenime – kad būtų tikrai veiksmingi, jie turi būti universalūs. (toliau – autoriaus pastabos)

Sistemą, kurią aš apibūdinau kaip pagrindinį darbo stilių, galite įdiegti savo profesinėje veikloje ir gyvenime, kaip daugelis žmonių darė prieš jus. Arba, kaip ir kita žmonių grupė, galite tiesiog naudoti jį kaip kontrolės nurodymus, kai jaučiate, kad jums jos trūksta.

Problema: nauji reikalavimai ir išteklių trūkumas

Daugelis žmonių mano, kad turi per daug darbo ir per mažai laiko tam. Neseniai į mane kreipėsi didelės tarptautinės investicinės įmonės partneris, kuris susirūpino, kad naujos įmonės jam siūlomos vadovavimo pareigos pakenks jo šeimos gyvenimui. Moteris, kuri valdė įmonės darbo jėgą ir kasdien sunkiai susidorojo su šimtu ar dviem el. laiškų, nerimavo dėl perspektyvos padidinti regiono biuro darbuotojų skaičių nuo 1200 iki dviejų tūkstančių, nes norėjo išlaikyti socialinio gyvenimo galimybes. savaitgaliais.

Naujajame tūkstantmetyje įvyko paradoksas: nors žmonių gyvenimo kokybė pagerėjo, jų streso lygis taip pat padidėjo, nes jie dirba daugiau, nei sugeba. Akis mato, bet dantis sustingsta. Ir dauguma žmonių, bandydami pakeisti šią padėtį, pasiduoda ir patenka į aklavietę.

Darbas nebeturi aiškių ribų

Laikas yra gamtos savybė, kuri neleidžia visiems įvykiams vykti vienu metu. Pastaruoju metu šis teiginys, regis, prarado prasmę.

Pagrindinė streso lygio padidėjimo priežastis yra ta, kad mūsų darbo pobūdis pasikeitė daug reikšmingiau ir dramatiškiau nei mūsų mokymo kokybė ir gebėjimas susidoroti su darbu. Tik antroje XX amžiaus pusėje darbo sampratos esmė pramoninėse šalyse pasikeitė iš gamybos linijos ir prekių surinkimo bei transportavimo veiklos į tai, ką Peteris Druckeris taip taikliai vadino intelektualiniu darbu.

Ankstesniais laikais darbo rezultatai buvo akivaizdūs. Reikėjo arti laukus, varyti mašinas, pakuoti dėžes, melžti karves, atlikti darbus. Jūs žinojote, kokį darbą reikia atlikti – tai matėte. Buvo aišku, ar darbas atliktas, ar ne.

Šiandien dauguma projektų neturi aiškios sistemos. Daugelis žmonių, kuriuos pažįstu, vienu metu atlieka kelias užduotis, tačiau net jei jiems būtų skirtas visas gyvenimas, jie negalėtų įgyvendinti savo planų iki tobulumo. Jūs tikriausiai susiduriate su panašia problema. Kiek vaisinga gali būti konferencija? Kiek efektyvi gali būti mokymo programa arba darbuotojų atlyginimo schema? Ar gera istorija, kurią rašai? Kiek produktyvus yra darbuotojų susirinkimas? Kiek efektyvi reorganizacija? Ir paskutinis klausimas: kiek turimos informacijos prasminga panaudoti šiems projektams „tobulinti“? Atsakymas toks: informacijos kiekis neribojamas, o visą reikiamą informaciją galima nesunkiai gauti elektroniniame tinkle.

Beveik kiekvienas projektas gali būti patobulintas, o begalinis informacijos kiekis, kurį šiuo metu turime, leidžia tai padaryti.

Kita vertus, sistemos nebuvimas gali sukelti naujas užduotis kiekvienam darbuotojui. Šiandien daugelio organizacijų tikslams pasiekti reikalinga sąveika, bendradarbiavimas ir įvairių funkcinių padalinių įsitraukimas. Atskiro biuro institucija griūva, o kartu su ja privilegija ignoruoti rinkodaros skyriaus, personalo skyriaus ar specialaus komiteto, sprendžiančio konkrečią problemą, siunčiamus elektroninius laiškus, tampa praeitimi.

Mūsų profesinės pareigos ir toliau keičiasi

Jau savaime nykstančios mūsų planų ir užduočių ribos yra gana rimta problema kiekvienam iš mūsų. Tačiau šiandien į lygtį turime įtraukti nuolatinius mūsų profesinių įsipareigojimų apibrėžimo pokyčius. Seminaruose dažnai klausiu: „Kiek jūsų dirbate tik tą darbą, kuriam buvote pasamdyti? Nedaug žmonių atsakydami pakelia ranką. Kad ir koks amorfiškas ir neapibrėžtas būtų darbas, jei pakankamai ilgai galėtumėte atlikti aiškiai apibrėžtą užduočių spektrą, greičiausiai greitai suprastumėte, ką tiksliai turėtumėte daryti – kiek darbo reikia atlikti ir koks lygis – tam, kad nenutrūktų protu. Tačiau šiandien beveik niekas negali sau leisti tokios prabangos dėl dviejų priežasčių:

1. Organizacijos, kuriose dirbame, nuolat išgyvena metamorfozę: keičiasi tikslai, produktai, klientai, rinkos, technologijos ir savininkai. Visa tai neišvengiamai paveikia struktūras, formas, vaidmenis ir atsakomybę.

2. Vidutinis specialistas šiandien kaip niekad panašus į laisvą menininką: savo veiklos pobūdį keičia taip dažnai, kaip kadaise darbą keitė jo tėvai. Net ir tie, kuriems per keturiasdešimt ar penkiasdešimt, laikosi nuolatinio profesinio augimo principų. Tačiau šiandien tikslai tapo tradiciškesni: juos lemia bendrieji „profesionalaus valdymo ir mokymo“ principai, o tai reiškia, kad samdomi darbuotojai tiesiog neužsiims esama veikla ilgą laiką.

Mes niekada negalime iš tikrųjų pasiruošti visiškai naujiems dalykams. Turime prisitaikyti, o bet koks radikalus žingsnis savęs tobulinimo link yra savigarbos krizė: esame išbandomi ir mums reikia savęs patvirtinimo. Norint priimti drastiškus pokyčius be vidinio nerimo, reikia tvirtai pasitikėti savo jėgomis.

Erikas Hofferis

Šiandien, kai kalbame apie tai, koks yra mūsų darbas, kokių indėlių ir kiek reikia norint jį sėkmingai atlikti, tikslai tampa neaiškūs. Mes suvokiame milžiniškus kiekius informacijos ir žinučių iš išorinio pasaulio ir generuojame tiek pat daug idėjų bei kompromisų su savimi ir kitais vidiniame pasaulyje. Ir mes esame nepasiruošę apdoroti šią vidinių ir išorinių signalų masę.

Kuo labiau skubu, tuo labiau atsilieku.

Senų modelių ir įpročių neužtenka

Nei standartinė švietimo sistema, nei tradiciniai laiko valdymo modeliai, nei daugybė turimų organizacinių priemonių, tokių kaip nešiojamuosiuose kompiuteriuose įdiegtos elektroninės užrašų knygelės ar asmeniniai skaitmeniniai asistentai, tokie kaip „Outlook Express“ ar „Palm“, nėra patikimi įrankiai naujiems poreikiams patenkinti. ant mūsų. Jei išbandėte bet kurį iš šių įrankių ar procesų, tikriausiai pastebėjote, kad jie neatsilieka nuo jūsų atliekamo darbo tempo, sudėtingumo ir besikeičiančių prioritetų. Norint pasiekti sėkmės, išvengti streso ir įgyti kontrolę šiais produktyviais, bet neaiškiais laikais, reikia naujo mąstymo ir darbo būdo. Norint susidoroti su mus supančiu pasauliu, skubiai reikia naujų metodų, technologijų ir darbo stilių.

Vėjai ir bangos visada yra labiausiai įgudusių jūreivių pusėje.

Edvardas Gibonas

Tradicinis požiūris į laiko valdymą ir asmeninį organizavimą buvo labai naudingas jų laikais. Jie buvo patikimi atskaitos taškai darbuotojams, kurie tik pereidavo nuo gamybos linijos režimo prie naujo tipo darbo, kurio metu buvo pasirenkami tolesni veiksmai ir priimami sprendimai, kada juos atlikti. Pats „laikas“ tapo darbo veiksniu, individualūs darbo grafikai tapo pagrindine priemone. (Net devintajame dešimtmetyje kai kurie ekspertai manė, kad kišeninis užrašų knygelė yra asmeninės organizacijos pagrindas, ir net šiandien daugelis mano, kad jų sąsiuvinis yra pagrindinė padėties kontrolės priemonė.) Be laiko paskirstymo, reikėjo priimti sprendimus, kaip elgtis. Prioritetų sąrašai ir kasdienių užduočių sąrašai tapo pagrindiniais įrankiais, kuriuos sukūrė žmonės, siekdami pateikti tam tikrą tvarką pasirenkant galimus tolesnius veiksmus. Jei galėtumėte nuspręsti, ką daryti, tuomet taip pat būtumėte atsakingas už teisingus pasirinkimus pagal savo prioritetus.

Kaip tikriausiai jau matėte (bent jau tam tikru lygiu), kalendorius, nors ir svarbus, padeda efektyviai organizuoti tik nedidelę dalį užduočių, kurias reikia atlikti. Paaiškėjo, kad kasdienių užduočių sąrašų ir supaprastintų prioritetų sąrašų nepakanka norint atlikti didžiulę įvairaus pobūdžio darbų apimtį, su kuria susiduria vidutinis profesionalas. Vis daugiau žmonių užsiima darbais, kurie reikalauja per dieną perskaityti keliasdešimt ar net šimtus laiškų, neleidžia ignoruoti nė vieno prašymo, skundo ar įsakymo. Labai mažai žmonių gali (ar net turėtų) skirti pirmos, antros ar trečios svarbos užduotis arba laikytis iš anksto nustatyto darbo plano, kuris gali būti nubraukta su pirmuoju telefono skambučiu ar vadovų įsikišimu.

„Didysis paveikslas“

Kita vertus, daugybė knygų, modelių, seminarų ir verslo mokytojų žiūri į „didesnį žvilgsnį“ kaip į mūsų sudėtingo pasaulio problemų sprendimą. Manoma, kad aiškiai apibrėžti pagrindiniai tikslai ir vertybės suteikia mūsų darbui tvarką, prasmę ir kryptį. Tačiau praktikoje susitelkimas į bendras vertybes, net ir turint gerus ketinimus, dažnai neleidžia pasiekti norimų rezultatų ir įdėtos pastangos nueina veltui. Galimos trys priežastys.

1. Per daug atitraukia kasdienius ir valandinius rūpesčius, kurie neleidžia tinkamai susikoncentruoti į aukštesnius tikslus.

2. Žemas asmeninių organizacinių sistemų efektyvumas lemia aštrų pasąmoninį nenorą įsitraukti į vis didesnius projektus ir siekti naujų tikslų, kurie greičiausiai nebus tinkamai įgyvendinti, o savo ruožtu sukels daugiau nusivylimas ir stresas.

3. Kai aiškiai apibrėžti aukštesnio laipsnio tikslai ir vertybės, mūsų poreikių tvarka iškyla ir pastebime, kad reikia kur kas didesnių pokyčių. Mes iš anksto sukuriame neigiamą reakciją į didžiulę užduočių, kurias reikia atlikti, kiekį. O kodėl tokia darbų apimtis, kuri yra prioritetų sąrašo viršuje? Mūsų nauji idealai!

Dėmesys vertybėms nepalengvina jūsų gyvenimo. Tai suteikia jam prasmės ir krypties, taip pat daro jį daug sudėtingesnį.

Žinoma, sutelkti dėmesį į pagrindinius rezultatus ir vertybes yra yra kritinis žingsnis. Bet tai visai nereiškia, kad sumažės darbų ar su jo įgyvendinimu susijusių problemų skaičius. Priešingai: statymai keliami žaidime, kuris tęsiasi diena iš dienos. Pavyzdžiui, pagrindinė personalo darbuotojo užduotis, nusprendusi spręsti specialistų gyvenimo ir darbo kokybės klausimus, siekdama pritraukti ir išlaikyti talentingus darbuotojus organizacijoje, Ne bus lengviau.

Mūsų naujoje žinių darbo kultūroje yra spraga: joje trūksta koordinuotų veiksmų ir įrankių sistemos, kuri efektyviai funkcionuotų fizinio darbo lygmenyje. Ji turi jungti bendrą pasaulėžiūrą ir smulkiausias darbo detales. Ji turi reguliuoti daugybę prioritetų lygių. Ji turi kasdien kontroliuoti gaunamos informacijos masę. Tai turėtų leisti sutaupyti daugiau laiko ir pastangų, nei reikia jai prižiūrėti, o rezultatų pasiekti turėtų būti lengviau.

Perspektyva: kovos menininko „Parengta būsena“

Akimirkai įsivaizduokite, kaip būtų, jei galėtumėte nuolat ir visiškai kontroliuoti situaciją asmeninio valdymo srityje visais lygiais. O kas, jei galėtumėte be jokių trukdžių ir savo nuožiūra skirti 100% savo dėmesio bet kuriai užduočiai, su kuria susiduriate?

Gyvenimą apsunkina dėmesio trūkumas – ar tai būtų langų valymas, ar bandymas parašyti šedevrą.

Nadia Boulanger

Tai Galbūt. Yra būdas visiškai kontroliuoti situaciją, išlikti ramiam ir su minimaliomis pastangomis atlikti pagrindines užduotis, kurios jums iškyla darbe ir gyvenime. Sudėtingame pasaulyje, kuriame gyvenate, galite patirti tai, ką kovos menininkai vadina „proto sklandumu“ (o sportininkai vadina „zona“). Tiesą sakant, jūs tikriausiai daug kartų buvote tokioje būsenoje.

Jūsų gebėjimas generuoti jėgą yra tiesiogiai proporcingas jūsų gebėjimui atsipalaiduoti.

Darbų atlikimas: produktyvumo be streso menas Davidas Allenas

(apskaičiavimai: 1 , vidurkis: 5,00 iš 5)

Pavadinimas: Darbų atlikimas: produktyvumo be streso menas
Autorius: David Allen
Metai: 2015 m
Žanras: Darbo paieška, karjera, Vadyba, personalo atranka, Įmonių kultūra, Užsienio verslo literatūra

Apie David Allen knygą Getting Things Done: The Art of Streso Productivity

Tinkamo laiko valdymo ekspertas ir konsultantas Davidas Allenas išleido geriausią laiko valdymo vadovėlį „Tvarkos sutvarkymas: produktyvumo be streso menas“. Daugelis žmonių žino situaciją, kai viskas auga kaip sniego gniūžtė, reikia atidėti tai, ką pradėjote, ir imtis kažko naujo. Dėl to nieko suplanuoto nepasidaro neįgyvendinta, nervai, stresas, nemalonios pasekmės.

Išmanioji knyga „Kaip susitvarkyti reikalus“ moko, kaip teisingai panaudoti savo laiką. Vadovas rekomenduojamas ne tik užimtiems vadovams, bet ir plačiajai skaitytojų auditorijai, kuri susiduria su kalnu neišspręstų problemų.

Vadovėlio puslapiuose Davidas Allenas prieinama kalba paaiškina, kaip išmokti atskirti pagrindinį nuo antrinio. Tinkamai suplanuokite savo veiklą, rūšiuodami skubius reikalus pagal paprastą ir suprantamą schemą. „Ar užduotį galima atlikti per kelias minutes? Padaryk tai!” – pataria autorius, kitu atveju deleguokite arba atidėkite kitam laikui, kai tai bus nesunku padaryti.

Knygoje „Sutvarkyti reikalus“ gausu ryškių pavyzdžių iš autoriaus gyvenimo, kai jis susidūrė su sukrautų reikalų problema, kurią sustiprino įsipareigojimai kitiems žmonėms. Davidas Allenas dalijasi veiksmingais būdais, kaip paskirstyti savo jėgas ir palaipsniui įveikti daugybę neatidėliotinų reikalų.

Žmogaus smegenys sukurtos taip, kad visos nebaigtos užduotys ir įsipareigojimai jas atlikti nuolat primins apie save, tvirtina autorius. Smegenys bus užimtos ieškodamos išeities, neleisdamos žmogui pailsėti net miego metu, o liūdnas rezultatas gali būti ligoninės lova. Davidas Allenas teigia, kad įprastas dienoraštis gali padėti susidoroti su tokiomis sąlygomis. Užsirašykite visas užduotis ant popieriaus, o ne laikykitės jų galvoje, o užduotis struktūrizuokite pagal svarbą ir skubumą, taip išvengsite streso.

Autorius pataria savo techniką naudoti ne tik atliekant įprastą darbą įmonėje, bet ir kasdieniame gyvenime. Knyga moko turėti laiko atlikti visus būtinus veiksmus, planuojant ir perskirstant užduotis pagal svarbą ir skubumą.

Dauguma skaitytojų gerai reaguoja į Davido Alleno laiko valdymo vadovo turinį. Jie dalijasi įspūdžiais, kaip knyga teigiamai paveikė jų produktyvumą ir gyvenimo kokybę.

Mūsų svetainėje apie knygas galite atsisiųsti svetainę nemokamai be registracijos arba perskaityti internete David Allen knygą „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ epub, fb2, txt, rtf, pdf formatais, skirta iPad, iPhone, Android ir Kindle. Knyga suteiks jums daug malonių akimirkų ir tikro skaitymo malonumo. Pilną versiją galite įsigyti iš mūsų partnerio. Taip pat čia rasite naujausias literatūros pasaulio naujienas, sužinosite mėgstamų autorių biografijas. Pradedantiems rašytojams yra atskiras skyrius su naudingais patarimais ir gudrybėmis, įdomiais straipsniais, kurių dėka jūs patys galite išbandyti savo jėgas literatūriniuose amatuose.

Citatos iš „Geting Things Done: The Art of Productivity Be streso“, David Allen

Turėtumėte turėti galimybę sudaryti sąrašą kelyje ir lengvai jį peržiūrėti taip dažnai, kaip reikia.

Mano patirtis rodo, kad kai žmonės kuria planus daugiausia natūralioje ir neformalioje aplinkoje, jie mažina vidinį stresą ir pasiekia geresnių rezultatų.

Reguliarus darbų sąrašų peržiūra padės juos išmesti iš galvos.

Nerimo priežastis – situacijos, organizuotumo, pasiruošimo ir veiklos nekontroliavimas.

Norint priimti teisingą sprendimą, reikia žengti tik du pagrindinius žingsnius – nustatyti: 1) koks turi būti rezultatas; 2) ką tiksliai tam reikia padaryti. Deja, daugumai žmonių tai neatrodo akivaizdu.

Raktas norint viską valdyti yra valdyti savo veiksmus.

Norėdami valdyti problemas, dėl kurių reikia imtis veiksmų, jums reikės projektų sąrašo, failų ar aplankų projektų planams ir medžiagoms, kalendoriaus, priminimų apie prioritetinius veiksmus sąrašo ir priminimų apie numatomus įvykius sąrašo.

Dabar vienu sakiniu apibūdinkite sėkmingą rezultatą, kuris atneš jums šios problemos sprendimą arba išeitį iš esamos padėties. Kitaip tariant, kas turi nutikti, kad projektas būtų laikomas baigtu ir pažymėtumėte langelį?

Nedaug žmonių mano, kad jie turėtų sutelkti dėmesį į norimus rezultatus. Tiesą sakant, į rezultatus orientuotas mąstymas yra viena iš efektyviausių priemonių svajonėms įgyvendinti.

Pagrindiniai vidinio pasitikėjimo ir kontrolės komponentai yra: 1) aiškiai apibrėžti rezultatai (projektai) ir prioritetiniai veiksmai, kurių reikia norint pereiti prie jų įgyvendinimo, ir 2) priminimai, integruoti į patikimą sistemą, kuria nuolat remiatės. Aš tai vadinu horizontalia koncentracija. Nors iš pirmo žvilgsnio procesas gali atrodyti labai paprastas, jo taikymas gali pasiekti gilių rezultatų.