Pagrindiniai prioritetai: punktualumas yra pirmoje vietoje. Nesėkmės priežastys – neteisingi prioritetai

Naudojamas siekiant įvertinti ir parinkti geriausią valdymo sprendimą. Jo taikymas apima porinį problemos sprendimo variantų palyginimą pagal tam tikrus kriterijus. Naudojami šie simboliai:

> - jei ši parinktis geresnė (1,5);

Jei lyginami variantai yra lygūs (1);

< - если данный вариант хуже другого (0,5).

Pagrindas, kaip pasirinkti geriausią valdymo sprendimo variantą, naudojant prioritetų nustatymo metodą, remiantis šiuo algoritmu:

pageidaujamo sprendimo pasirinkimo kriterijų nustatymas;

sistemų palyginimas, skirtas lyginti kiekvieno kriterijaus galimybes;

gretimų matricos sudarymas kiekvienam kriterijui (K);

R.k a6c absoliutaus prioriteto nustatymas;

radaro aha santykinio (normalizuoto) prioriteto nustatymas;

kriterijų ir pan. (taip pat ir pasirinkimų) palyginimo sistemos kūrimas;

6.Sprendimų medžio metodas

Metodas turi keletą variantų – sprendimų medį, tikslų medį ir efektyviai įgyvendinamas pasitelkus kolektyvinę patirtį.

Tikslų medžio metodo esmė yra ta, kad ekspertų grupė pateikia savo įvertinimą apie visas problemos sprendimo kryptis ir galimybes, išryškindama aukščiausio prioriteto kelią (parinktį).

Metodas atskleidžia „spragas“, kurios nebuvo pašalintos.

Konstravimo principas:

aiški hierarchija;

7. Funkcinių sąnaudų analizės (FCA) metodas

FSA metodas taikomas ne tik techninėje srityje, bet ir sprendžiant valdymo problemas formuojant organizacines struktūras, organizuojant personalo darbą, didinant padalinių veiklos efektyvumą. Tai universalus sprendimų parinkimo būdas, leidžiantis optimizuoti objekto funkcijų atlikimo kaštus nepakenkiant jų kokybei.

Pagrindinis metodo esmė reiškia objektą pavaizduoti kaip funkcijų rinkinį (funkcinį modelį) ir nuspręsti, ar visos funkcijos tikrai būtinos, kurias iš jų galima sujungti ar pašalinti nepakenkiant kokybei.

FSA metodas puikiai pasiteisino vadybos praktikoje kuriant ir priimant sprendimus: jis turi didelį praktinį naudingumą kuriant organizacines valdymo struktūras, taip pat ir analizuojant vykdytojų funkcijas (nustatyti nereikalingas funkcijas, neutralias, neigiamas ir kt.) ir optimalios atlikimo funkcijų kokybės pasirinkimas su jų įgyvendinimo kaštais.

Pagrindiniai FSA vykdymo etapai

Parengiamasis:

analizės objekto parinkimas;

tiriamosios darbo grupės narių atranka pavestoms užduotims spręsti;

terminų, konkrečių rezultatų, kuriuos turi pasiekti grupė, nustatymas ir sąveikos su atitinkamomis tarnybomis tvarka.

Informacinis:

informacijos apie FSA objektą ir jo analogus rengimas, rinkimas, sisteminimas;

poreikių ir funkcijų, kurias reikia patenkinti, tyrimas;

objektų konkurencingumo prognozavimas;

objekto ir jo analogų tyrimas;

tiria jų veikimo sąlygas;

objekto kūrimo technologijos studijavimas;

objekto konstrukcinio ir ekonominio modelio sukūrimas;

kaštų informacijos analizė, objekto ir jo komponentų gamybos ir eksploatavimo kaštų nustatymas, objekto priežiūros ir remonto išlaidos;

objekto ir jo komponentų konstrukcinio elemento modelio papildymas kaštų informacija;

didžiausios kaštų koncentracijos sričių nustatymas tiriamame objekte;

informacijos apie patentus šioje srityje analizę, įskaitant atmestus pasiūlymus.

Analitinė:

visų galimų objekto ir jo elementų funkcijų formulavimas;

funkcijų klasifikavimas;

objekto funkcinio modelio kūrimas;

funkcijų reikšmingumo įvertinimas ekspertiniu metodu;

atitinkamų funkcijų medžiagų nešėjų nustatymas;

išlaidų, susijusių su funkcijų, susijusių su atitinkamų medžiagų nešėjais, įgyvendinimu, įvertinimas;

funkcinės kaštų diagramos, objekto modelio konstravimas naudojant hierarchinės sistemos metodo principą.

Modelyje pateikiami objektų elementai, elementų kodai, elementų absoliutūs ir vienetiniai kaštai, taip pat šių elementų atliekamų funkcijų dalys;

prieštaravimų tarp funkcijų reikšmingumo ir jų sąnaudų įvertinimo nustatymas;

objektų tobulinimo užduočių formulavimas tolimesnėms FSA užduotims.

Kūrybinis:

objekto tobulinimo pasiūlymų rengimas;

pasiūlymų įgyvendinimui analizė ir preliminari atranka;

pasiūlymų sisteminimas pagal funkcijas;

funkcijų atlikimo variantų formavimas.

Tyrimas:

parinktų variantų preliminaraus projekto parengimas; paruoštų tirpalų tyrimas;

racionaliausių sprendimų parinkimas;

prireikus maketų ar prototipų kūrimas bandymams;

atlikti bandymus;

galutinė įgyvendintų sprendimų atranka;

sprendimų galimybių studija.

pateiktų techninių sprendinių svarstymas mokslinėje techninėje taryboje;

sprendimo dėl jų įgyvendinimo galimybės priėmimas;

priimtų sprendimų įgyvendinimo priemonių koordinavimas.

Įgyvendinimas:

priimtų įgyvendinimą užtikrinančių priemonių įtraukimas

FSA pasiūlymus atitinkamiems planams;

planų įgyvendinimo stebėsena;

plano įgyvendinimo efektyvumo įvertinimas;

paskatos darbuotojams diegti FSA metodus.

Sveiki visi! Kiekvienas planetos žmogus tiesiog privalo mokėti teisingai susidėlioti prioritetus, nes nuo to labai priklauso jo sėkmė ir gyvenimo kokybė, nesvarbu, kokioje veiklos srityje jis dirbtų, ar apskritai dirbtų. O šiandien pažiūrėsime, kokie yra efektyviausi ir paprasčiausi metodai, kad galėtumėte pasirinkti sau tinkamą.

Populiariausi būdai

1. ABC metodas

Jį sudaro reitingavimas pagal svarbą ir sudėtingumą. Turėtumėte tiesiog sudaryti darbų ir tikslų sąrašą, suskirstydami juos į kategorijas:

• A – pats skubiausias ir vertingiausias
• B – jie gali šiek tiek palaukti
• C – visiškai įmanoma atidėti neribotam laikui

2. Olimpinis kelias

Tai slypi lyginant, taip lengviau nustatyti reikšmingumą. Pavyzdžiui, atėjote į parduotuvę nusipirkti naujų drabužių ir pamatėte 10 gražių marškinėlių. Tavo akys plačiai atmerktos, nežinai, kurią pasirinkti, ir negali sau leisti nusipirkti kelių.

Tada iš 10 atidedate 8, kurie jums labiausiai patinka, o likusius 2 visiškai pašalinate. Tada iš aštuonių yra šeši ir taip, kol lieka vienas. Tą patį darykite savo darbe, planuodami savo veiklą, išlaidas, atostogas ir pan.

3. Porinis palyginimas

Nors savo veiksmų schema yra panaši į ankstesnę, yra didelių skirtumų - naudodami šią techniką galite nustatyti efektyviausią variantą iš siūlomų. Tarkime, jūs gavote palikimą ir nežinote, kaip valdyti pinigus, kad jie būtų pelningi. Ir jūs „mėtotės“ tarp investavimo į verslą, nekilnojamojo turto pirkimo ar indėlio banke.

Tokiu atveju reikėtų užsirašyti svarbiausius kriterijus, apibūdinančius ir procesą, ir laukiamą rezultatą. Mūsų pavyzdyje idealiai tinka: įgyvendinimo realybė, rizika ir įgyvendinimo terminai. Suderinkite kiekvieną savo variantą pagal tinkamiausią kriterijų. Tada pagalvok, kas tau asmeniškai yra svarbiausia? Ką norite pasiekti?

4. Eizenhauerio matrica

5. Abipusė įtaka

Ši technika yra nepamainoma gyvenime, nes jos pagalba tampa lengviau ne tik nuspėti ateitį, kartais pašalinant sunkumus ir nesėkmes, bet ir prisiimti atsakomybę už savo veiksmus. Esmė ta, kad ant popieriaus lapo reikia surašyti absoliučiai visas savo užduotis ir tikslus, tik ne pagal sąrašą susistemintus, o išbarstyti po lapą ir apibraukti apskritimu.

Tada sujunkite juos rodyklėmis, jei jos įtakoja arba priklauso viena nuo kitos. Pavyzdžiui, jei svajojate pagaliau nusipirkti automobilį, tai padaryti bus sunku, nebent, žinoma, turėsite reikiamą pinigų sumą banke. Todėl šis noras, beje, glaudžiausiai susijęs su noru susitvarkyti pasyvių pajamų šaltinį, taip pat ieškoti naujo darbo, kalbėtis su viršininku apie paaukštinimą ir pan.

6. Dekarto aikštė

Tai nėra lengva technika ir tinka tais atvejais, kai reikia teisingai suskirstyti prioritetus ne tik kasdienėms užduotims, bet ir tokiam visuotiniam ir didelio masto planui. Pavyzdžiui, tie, kuriems užbaigti prireikia metų ar daugiau. Tarkime, nusprendėte atidaryti verslą, tačiau abejojate savo sugebėjimais arba bijote rizikuoti ir viską prarasti. Tokiu atveju pasirinkite laiką, kai niekas jūsų netrukdys ir atsakykite į šiuos klausimus:

1. Kas atsitiks, jei imsiu žingsnį ir padarysiu tai?
2. Kas bus, jei to nepadarysiu?
3. Kas neatsitiks, jei tai padarysiu?
4. O kas nebus, jei aš to nedarysiu?

Tai atrodo paprasti klausimai, tačiau jie padės suprasti savo motyvus ir apskaičiuoti tiek veiklos, tiek neveikimo pasekmes. Tik svarbu leisti sau svajoti.

Kartais žmonės formuoja neteisingas nuostatas, kurios tik trukdo planuoti veiklą ir nustatyti užduočių prioritetą. Dažniausias:

• Pradėkite nuo dalykų, kurie pirmiausia patraukia jūsų dėmesį. Jūs nesate robotas, kad elgtumėtės chaotiškai, kartais gyvenime pasirinkti nėra lengva, bet jūs negalite be to.
• Taip pat nereikėtų versle elgtis pagal „girgčiojančio rato“ principą, kai kažkas taip erzina, kad jam suteikiamas aukščiausias prioritetas.
• Neteisinga griebtis darbų, kai jau artinasi terminas. Dažniausiai tai daro jaunimas kaip studentas, bet ne brandus, sąmoningas, savo gyvenimą tvarkantis ir suprantantis, ko iš jo nori, žmogus. Taigi atkreipkite dėmesį į terminus.
• Atsikratykite tinginio mąstymo stiliaus, jei jį turite. Tai yra tai, kas imama tik paprastam darbui, kur nereikia daug dirbti ir eikvoti energijos.

2. Pareto dėsnis

Yra Pareto dėsnis, kurio nereikėtų ignoruoti. Jo esmė ta, kad jei atiduodame visas jėgas iki 80%, tai gauname 20% rezultatą ir atitinkamai 20% pastangų atneša 80% grąžos.

O tai reiškia, kad, išnagrinėjus minėtus prioritetų nustatymo būdus, reikia pasirinkti vieną iš jų, o vėliau, išanalizavus gautą reitingų sąrašą, tiesiogiai atrinkti tas užduotis, kurios reikalauja minimalaus įtraukimo, bet maksimalių rezultatų. Galite sužinoti daugiau apie šį įstatymą.

• Išstudijuokite straipsnio rekomendacijas, jos tikrai nebus nereikalingos.
• Naudokite dviejų minučių taisyklę, kuri yra ta, kad jei darbotvarkėje yra dalykų, kuriems atlikti reikia labai mažai laiko, neturėtumėte jų užsirašyti į savo dienoraštį ir stengtis suskirstyti juos pagal svarbą. Jie turi būti atliekami nedelsiant, kai tik jie bus gauti. Kitu atveju vėliau, užsimiršus, o dažniausiai iš galvos „išnyksta“ smulkmenos, gali kilti visiškai nemalonių problemų, kurių sprendimas pareikalaus papildomų laiko ir resursų.
• Svarbu išmokti leisti laiką naudingai, nešvaistant jo, pavyzdžiui, žiūrint žinias socialiniuose tinkluose ar televizijoje. Tuomet, kad ir kaip teisingai planuotumėte savo dieną, rizikuojate neturėti laiko nei kokybiškam darbui, nei poilsiui, todėl resursai išdžius kiekvieną dieną, kol dings noras visa tai daryti.
• Priminimai bus naudingi, ypač jei užduotį pradedate pirmą kartą. Taigi, nusprendėme susitvarkyti fizinę formą, pradėjome bėgioti ryte, bet vieną dieną kažkodėl praleidome treniruotę, paskui vėl ir vėl, kol visiškai pamiršome, kad tikrai norime gyventi sveiką gyvenimo būdą. Taigi nustatykite žadintuvą, įrašykite jį į savo dienoraštį, net ant veidrodžio, bet nepamirškite apie savo sprendimą.

Išvada

Ir galiausiai būtinai peržiūrėkite straipsnį, ten rasite informacijos, kaip teisingai išsikelti tikslus ir planuoti. Juk saviugda yra nenutrūkstamas procesas, kad ir kaip pasiektų žmogus. Sėkmės ir pasiekimų jums!

Medžiagą parengė Alina Žuravina.

Beprotybės receptas gana paprastas: paskirstykite dėmesį tarp kelių dalykų ir nuolat būkite įtempti dėl susikaupusių užduočių. Taip prarandamas kontrolės jausmas, o tai neigiamai veikia fizinę ir psichinę sveikatą. Ką daryti, kad jūsų nesutraiškytų nebaigtų darbų griuvėsiai? Vienas geriausių būdų – išmokti nustatyti prioritetus.

Tai svarbus įgūdis, nes be jo mes linkę eiti mažiausio pasipriešinimo keliu. Sunkiausi, svarbiausi, nemalonūs dalykai nustumiami į antrą planą. Tuo tarpu mes darome ką nors įdomaus ir lengvo. Tai galiausiai sukelia didžiulį stresą: sumažėja savigarba, prarandama savigarba, suvokiamas sugaištas laikas.

Didelė tikimybė, kad per dieną užsiimi daugybe sričių: sveikatos, švietimo, darbo, šeimos. Jau nekalbant apie tai, kad norisi bent šiek tiek pasilinksminti. O kai reikia daug nuveikti, sunkiausia, bet ir svarbiausia yra suprasti, ką daryti pirmiausia.

Tyrinėdamas savo gyvenimą

Prieš nustatydami prioritetus, turite kontroliuoti situaciją ir laiką, o tam reikia išsiaiškinti, kas vyksta gyvenime.

Kaip praleidote savo laiką pastarąjį mėnesį?

Norint pakeisti požiūrį į laiką, reikia jį įvertinti. Užsirašykite viską, ką nuveikėte pastarosiomis savaitėmis.

Kiek laiko skiriate kiekvienai savo gyvenimo sričiai? Atsakymas į šį klausimą padės suprasti, kokie yra jūsų prioritetai šiuo metu.

Pagalvokite apie svarbiausias savo gyvenimo sritis: karjerą, santykius, asmeninį tobulėjimą, finansus, šeimą.

Išnagrinėkite tas sritis, kurias įvertinote nuo 8 iki 10. Jei tarp srities svarbos ir pasitenkinimo ja yra 2 ar daugiau balų skirtumas, tai rodo prastą pusiausvyrą. Jūs švaistote savo laiką netinkamiems dalykams.

Nustatykite naujus prioritetus, kad galėtumėte atlikti svarbesnius dalykus.

Trečias žingsnis: sužinokite, kokių veiksmų, veiksmų ir užduočių jūsų gyvenime trūksta. Užsirašykite, kas ateina į galvą, kai perskaitote šiuos klausimus:

• Kas šiuo metu yra svarbiausia mano gyvenime?
• Kuriai sričiai norėčiau skirti daugiau laiko?
• Kur turėčiau praleisti mažiau laiko?
• Į kokias sritis dabar reikia atkreipti dėmesį? (pvz., sveikata, šeima, finansai)

Užrašykite savo veiksmus tokia tvarka, kuri yra svarbiausia. Tai jūsų naujas prioritetų sąrašas.

Pažvelkime į šį žingsnį atidžiau.

Kaip nustatyti prioritetus

Pirmasis būdas: po metų

Tarkime, jūs turite tris galimus gyvenimo įvykių raidos kelius, galite eiti tik po vieną. Kaip galite priimti teisingą sprendimą?

Susidūrę su sunkiu pasirinkimu, įsivaizduokite savo gyvenimą po 12 mėnesių. Esate metais vyresnis, pasiekėte kai kuriuos savo tikslus ir žiūrite į šiandieną. Atsiribokite nuo dabarties su visais jos rūpesčiais ir problemomis. Ką tu veikei? Kas nutiko ir kas veikė? Kokia veikla padėjo greičiau pasiekti svarbiausius tikslus?

Paprastas žingsnis po žingsnio šio metodo procesas:

• Įsivaizduokite save ir savo gyvenimą po metų.
• Pagalvokite, kaip pasiekėte visus savo tikslus.
• Sukurkite darbų sąrašą, kuris padės tai padaryti.

Įsivaizduodami save po metų (penkerių, dešimties metų), galite pažvelgti į savo gyvenimą iš visiškai kitos perspektyvos. Labiau tikėtina, kad išsiaiškinsite, kas veikia, o kas ne. Naudodami šią informaciją galite pakeisti savo prioritetus ir pasirinkti efektyvesnes parinktis.

Antras būdas: atvirkštinis mąstymas

Paprastai nustatydami prioritetus susidursite su darbų sąrašu ir bandysite išsiaiškinti, kuris yra svarbesnis. Bet ne taikant atvirkštinio mąstymo metodą.

Turite pradėti nuo užduoties, kuri, jūsų manymu, yra didžiausias prioritetas. Pavyzdžiui, užbaigti projektą iki dienos pabaigos. Taigi prioritetas #1 yra užbaigti projektą. Norėdami įsitikinti, kad ši užduotis tikrai pati svarbiausia, pradėkite ją lyginti su kitomis pagrindiniame sąraše esančiomis užduotimis.

Tarkime, prioritetas Nr. 2: peržiūrėkite visus verslo rodiklius ir, jei reikia, pakoreguokite tvarkaraštį.

Kai galvojate apie ilgalaikius kiekvienos veiklos naudą ir poveikį, palyginkite galimus jos rezultatus ir įsitikinkite, kad 1 prioritetas tikrai viršija 2. Pavyzdžiui, visas įmonės darbas ir jūsų premija priklauso nuo to, ar užbaigsite projektą. Taigi, išsiaiškinę, kas jums mažiau svarbu, galite nustatyti, kas yra svarbiau.

Trečias būdas: subalansuota rezultatų kortelė

Šis metodas (Balanced Scorecard) minimas 4000 knygų, pateiktų Amazon svetainėje. Tai bent jau rodo, kad jis vertas dėmesio.

Didžiausias šio metodo privalumas yra galimybė nustatyti veiksmus ir tikslus, kurie atneša didžiausią vertę kelios sritys. Jei nežinote, kuri užduotis keliais lygmenimis teikia didžiausią vertę, išimkite rašiklį, popierių ir užsirašykite toliau nurodytus dalykus. Tačiau pirmiausia pagalvokite apie savo tikslus ir laukiamus rezultatus. Nustatykite realius lūkesčius, atsižvelgdami į savo įgūdžius ir turimą laiką.

Pirmas žingsnis: nurodykite savo tikslus.

Sužinokite, kas iš tikrųjų svarbu sėkmei. Sudarykite tikslų ir laukiamų rezultatų, kuriuos norėtumėte pasiekti iki dienos, savaitės ar mėnesio pabaigos, sąrašą.

Pavyzdžiui, jus, kaip projektų vadovą, gali sudominti šie tikslai: užbaigti A ir B projektus, padidinti produktyvumą, padidinti mėnesines pajamas.

Antras žingsnis: apibūdinkite visas savo užduotis.

Norėdami rasti didžiausią vertę turinčias užduotis, pirmiausia turite nustatyti visus savo prioritetus. Sukurkite lentelę su tikslais ir uždaviniais, kurie patenka į kiekvieną veiklą.

Tikslas: Užbaigti projektą A. Veikla: Susitikite su komanda, sukurkite jiems veiksmų planą, stebėkite jų darbo rezultatus.

Tikslas: padidinti produktyvumą. Veikla: tobulinkite savo tvarkaraštį, susitikite su komanda ir supažindinkite su ja, pašalinkite nereikalingas užduotis arba perduokite mažiausiai svarbias užduotis, analizuokite, kurios užduotys užima daugiausiai laiko.

Trečias veiksmas: sukurkite subalansuotą prioritetų rezultatų kortelę.

Jei turite keturis pagrindinius tikslus, nubrėžkite keturis susikertančius apskritimus ir kiekviename užrašykite savo tikslų pavadinimą. Tada įvertinkite, kurie veiksmai dubliuojasi, tai yra, jie padeda pasiekti kelis tikslus vienu metu.

Pavyzdžiui, susitikimas su klientu gali pagreitinti projekto eigą ir padidinti mėnesines pajamas. Jūsų komandos darbo analizė padidina produktyvumą ir greitesnį projektų užbaigimą.

„Du paukščiai vienu akmeniu“ – ši išraiška puikiai tinka šiam metodui. Taikykite ją visose savo gyvenimo srityse ir pamatysite, kad viena užduotis gali turėti įtakos kelioms iš jų. Kuo apgalvočiau analizuosite, tuo tiksliau nustatysite savo prioritetus.

Ketvirtas metodas: Covey matrica

Tikriausiai jau girdėjote ir skaitėte apie tai, bet negalite neįtraukti jo į mūsų sąrašą: šis metodas yra per geras. Tai padeda nustatyti prioritetus ir sumažinti streso lygį. Kai supranti, kad viską darai teisingai, įtampa dingsta.

Garsus asmeninio augimo rašytojas Stephenas Covey pasiūlė padalyti popieriaus lapą į keturias dalis, nubrėžti liniją skersai ir liniją iš viršaus į apačią. Pagalvokite apie tai, ką darėte pastaruoju metu, ir sudėkite juos į vieną iš keturių kvadrantų:

• Svarbus ir skubus.
• Svarbu ir neskubu.
• Nesvarbu ir skubu.
• Nesvarbu ir neskubu.

Daugumą savo užduočių turėtumėte laikyti „svarbių ir neskubių“ kvadrante ir neleisti joms pereiti į „svarbias ir neatidėliotinas“. Ir tai, kas nesvarbi, skubi ir neskubi, turi būti griežtai filtruojama, o daugelio dalykų reikia atsisakyti.

Paprasta mintis, į kurią mus veda Covey matrica, yra ta, kad svarbiais klausimais neturime leisti užsikimšimo ir skubėti. Tai kupina klaidų, praleidimų, konfliktų ir gali turėti neigiamos įtakos gyvenimui. Išanalizuokite savo gyvenimą: kokie svarbūs dalykai greitai taps neatidėliotini? Sąraše gali būti dešimtys skirtingų dalykų. Tai yra tai, ko reikia ir ką reikia pradėti dabar.

Penktas metodas: ABCDE

Motyvuojantis pranešėjas Brianas Tracy mėgsta paprastus ir efektyvius metodus. Pagrindinis jo kredo: galvok, planuok ir dirbk greičiau. Jis naudoja šį metodą savo strategijoje, pavadintoje ABCDE.

Štai kaip tai veikia: užrašykite ant popieriaus lapo visus dalykus, kuriuos turite atlikti per kitą mėnesį. Jau vien tai padės pajusti palengvėjimą, nes priešais save matant tikslų sąrašą reiškia nuimti rūką nuo galvos.

A užduotys yra svarbiausios.

Tai yra svarbiausi dalykai, turintys reikšmingų pasekmių jūsų likimui. Jie gali būti ne itin malonūs, bet turi būti užbaigti – ir kuo greičiau, tuo geriau.

Jei šių užduočių neatliksite, neteksite pinigų, sveikatos, mylimo žmogaus, galbūt net gyvybės. Pačios Tracy žodžiais tariant, tai yra „varlės“, kurias reikia valgyti. Tai yra dalykai, kuriuos reikia padaryti pirmiausia.

Jei turite daug A užduočių, turite jas suskirstyti pagal prioritetus. Dabar svarbiausia atrodys kaip A-1, antras svarbiausias dalykas yra A-2, tada A-3 ir pan.

UžduotysB turi mažesnes pasekmes.

B tipo užduočių atlikimas taip pat turi nedidelių pasekmių. Ar galima juos paaukoti? Viskas priklauso nuo situacijos. Pavyzdžiui, jei turite užduotį A, bet jos negalite atlikti šiuo metu, nedelsdami pradėkite dirbti su B. Ir atvirkščiai, neturėtumėte užsiimti vilkinimu ir savęs apgaudinėjimu, jei A užduotį galima atlikti dabar.

Jei turite nebaigtą projektą, kuris turės įtakos jūsų likimui, neturėtumėte valyti, kol jis nebus baigtas.

Užduotys C neturi pasekmių.

C tipo užduotys yra dalykai, kuriuos būtų malonu atlikti, bet kurie neturi jokių pasekmių, nesvarbu, ar jas atliekate, ar ne. Pavyzdžiui: skambinti draugui. Tokia veikla niekaip neįtakoja jūsų gyvenimo.

Negalite atlikti C tipo užduočių, jei lieka A arba B.

UžduotysD gali būti kam nors deleguotas.

D užduotis galima saugiai perduoti kam nors kitam. Tai padeda atlaisvinti daugiau laiko užduotims A.

Paprastas pavyzdys: pakvieskite valytoją, o ne patys tvarkykitės.

UžduotysE reikia išbraukti iš darbų sąrašo.

E tipo problemos visai nėra problemos. Apkalbos, vaizdo žaidimai, socialiniai tinklai, betikslis naršymas – visa tai, kas niekaip neįtakoja jūsų gyvenimo ir kam nereikėtų gaišti laiko, jei turite svarbesnių užduočių. Juos galima pakeisti C tipo – vietoj socialinių tinklų skambinkite draugui.

Sudarykite svarbių dalykų sąrašą.

Tai labai naudinga praktika. Turite sudaryti du sąrašus.

Pirma: atvejai, atspindintys bendrą vaizdą. Pavyzdžiui, mokytis anglų kalbos, perskaityti tris knygas apie bendravimą su žmonėmis ir praktikoje pritaikyti patarimus, sukurti startuolį.

Antra: ką reikia daryti kiekvieną dieną. Tai gali būti pasikartojanti veikla: mankšta, skaitymas, meditacija.

Svarbu suskirstyti pirmame sąraše esančius dalykus į komponentus ir pradėti juos daryti. Tuo pačiu metu įsitikinkite, kad antrojo sąrašo užduotys taip pat yra atliktos. Balansas yra tai, kas leis gyventi visavertį gyvenimą.

Sužinokite, kokios yra jūsų pagrindinės vertybės ir principai.

Vertybės ir principai yra taisyklės, pagal kurias žmonės gyvena. Jie ypač praverčia, kai susiduriate su sunkia gyvenimo situacija. Pavyzdžiui, versle elgtis sąžiningai ar nesąžiningai? Jūsų moraliniai principai padės atsakyti į šį klausimą.

Principai ir vertybės taip pat geri, nes leidžia pažvelgti į bendrą vaizdą. Kartais mes taip susikoncentruojame į smulkmenas, kad nesuprantame, ką ir kodėl darome.

Sužinokite, kokie yra jūsų įpročiai, reikalaujantys daugiausiai laiko.

Beveik kiekvienas žmogus daro tai, kas atima daug laiko. Jis turi pasiteisinimą: sunkiai dirbau, o dabar ilsiuosi. Tačiau ar leisti laiką socialiniuose tinkluose yra atostogos? Šis įprotis daugeliui žmonių sukelia stresą.

Sudarykite laiko gaišintojų sąrašą. Sužinokite, kiek valandų jie užima kiekvieną dieną. Kaip apie savaitę? Šį brangų laiką galima skirti kažkam svarbesniam. Pavyzdžiui, A tipo problemoms pagal Briano Tracy metodą.

Raskite savo prioritetų tikslus.

Jei turite tikslą, susietą su prioritetu, tada siekti jo bus daug lengviau. Kuo jie skiriasi? Pavyzdžiui, jūsų prioritetas gali būti bendravimas su žmonėmis, nes esate drovus. O tikslas galėtų būti knygų skaitymas, dalyvavimas renginiuose, susitikimas su tam tikru žmogumi.

Naudokite priminimus.

Tai bene veiksmingiausias patarimas, kurio reikia imtis iš karto po to, kai nustatote savo prioritetus. Tai leidžia jums jų laikytis ir nepamiršti. Juk kaip dažnai bandėte ką nors įvesti į savo gyvenimą ir pamažu pamiršote? Pradėjome bėgioti kasdien, po savaitės jau bėgiojome 3 dienas per savaitę, o po mėnesio gulėjome ant sofos ir galvojome, koks čia bėgimas, ar jau toks pavargęs?

Kiekvieną dieną priminkite sau, kokie yra jūsų prioritetai. Įvairių spalvų lipdukų rinkinys kainuoja centą, tačiau gali atnešti neįkainojamos naudos. Paskelbkite juos aplink savo butą, naudokite priminimus telefone ar nešiojamajame kompiuteryje, bombarduokite savo psichiką šia informacija ir neleiskite sau to pamiršti.

Knygos

Prioritetų nustatymas yra procesas, reikalaujantis daugelio įgūdžių ugdymo. Turite išmokti sudaryti sąrašus ir dar daugiau. Štai sąrašas knygų, kurios pravers pradžioje:

• Erico Bertrando Larsseno „Ant ribos“.
• „Efektyvus laiko valdymas“ Brianas Tracy.
• Tony Robbins „Savęs galios knyga“.
• „Jėga yra neribota. Tony Robbins: Kaip pasiekti asmeninių pasiekimų.
• "Ką pasirinksite?" Tal Ben-Shahar.
• „Neblaškyk manęs“ Edwardas Hallowellas.
• David Allen „Getting Things Done“.
• „Po velnių su viskuo! Pirmyn ir daryk tai." Richardas Bransonas.

Linkime sėkmės!

Laisvai samdomas darbas dažnai gali jaustis kaip žongliravimas. Jūs ne tik dirbate su keliais projektais tuo pačiu metu, bet taip pat tikriausiai turite projektų, kurie yra įvairiuose kūrimo etapuose.

Pradedant naujus projektus, baigiant kitus ir nuolat neriant į darbą, organizuoti ir planuoti gali būti sudėtinga užduotis. Jūs nuolat susidursite su iššūkiu efektyviai valdyti savo laiką, kad subalansuotumėte visus savo klientus ir toliau atliktumėte užduotis.

Jei esate panašus į mane, nieko nėra maloniau, kaip atlikti užduotį ir pažymėti ją sąraše. Žinoma, tai nėra toks didelis pasitenkinimas, kai gauni atlyginimą už savo darbą, bet vis tiek. Asmeniškai man daug lengviau efektyviai veikti, kai turiu sudėtingą, bet realistišką užduočių sąrašą kiekvienai dienai ir kiekvienai savaitei. Neplanuodamas savo laiko panaudojimo, aš linkęs prarasti dėmesį ir praleisti laiką ne taip produktyviai.

Tą akimirką, kai susidarau užduočių sąrašą kiekvienai dienai ir kiekvienai užduočiai skiriu savo laiką, turiu susidėlioti prioritetus. Efektyvus paskirstymas yra būtinybė laisvai samdomiems darbuotojams, siekiant maksimaliai padidinti savo efektyvumą ir produktyvumą. Tačiau mes visi esame skirtingi ir tai, kas tinka man, gali netikti jums. Nėra teisingo ar neteisingo požiūrio, bet kiekvienas turime rasti savo idealų metodą, kaip nustatyti prioritetus.

Prieš įsigilindami į prioritetų nustatymo detales, turime apibrėžti skirtumą tarp „svarbu“ ir „skubu“. Pagrindinis skirtumas yra laiko jautrumas. Neatidėliotiną užduotį reikia atlikti per trumpą laiką, o svarbios užduoties, nors ir dėl tam tikrų priežasčių svarbios, jos atlikti nereikia iš karto. Verta suprasti, kad jūsų užduotys gali būti skubios ir svarbios vienu metu, tik skubios ar svarbios, ir net ne vienos ar kitos.

Suteikdami prioritetus tikimės rasti balansą, leidžiantį atlikti pačias skubiausias ir svarbiausias užduotis. Tačiau kartais tampa sunku palyginti vieną užduotį su kita.

Santykinai mažos svarbos neatidėliotinos užduoties pavyzdys būtų artėjantis nedidelio projekto galutinis terminas klientui, su kuriuo vargu ar vėl dirbsite. Jis turi būti baigtas laiku, todėl čia akivaizdžiai daugiau skubos, o ne svarbos.

Kita vertus, svarbios užduoties su maža skuba pavyzdys būtų gerai apmokamas darbas nuolatiniam klientui, kuris nėra labai išrankus laikui.

Veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti nustatant prioritetus:

Terminas

Terminai yra tai, su kuo mes visi susiduriame reguliariai, ir jie dažnai atlieka didžiulį vaidmenį nustatant užduoties skubumą. Žinoma, kuo arčiau terminas, tuo didesnė skuba. Galbūt turėsite arba neturėsite pakankamai laiko dirbti į priekį ir išvengti skubių užduočių. Bet jei sugebėsite tai padaryti, galėsite pašalinti didžiąją dalį skubos, todėl turėsite daugiau laisvės planuojant.

Pasekmės

Kas atsitiks, jei nesilaikysite termino? Kai kuriais atvejais tai net nėra išeitis, tačiau kiti projektai turės labai laisvą terminą ir klientą, kuriam netrukdys viena ar dvi papildomos dienos dirbti prie projekto. Ne visi terminai yra vienodi, todėl jei stengiatės viską atlikti laiku, pasistenkite įvertinti kiekvieno termino praleidimo pasekmes ir suskirstykite užduotis pagal prioritetus.

Vystymosi etapai

Nors gali ir nebūti galutinio termino, dideli projektai turi būti gerai suplanuoti ir atitinkamai įvykdyti. Jei žiūrėsite tik į terminus, galite nepastebėti aktualumo, todėl galite toli nuo visko atlikti laiku. Vienas iš patikrintų metodų, kuriuos galite naudoti norėdami išspręsti šią problemą, yra nustatyti kelis galutinius galutinius terminus mažiems projekto etapams, kurie padės jums nenutrūkti ir lengviau stebėti pažangą.

Mokėjimas

Pripažinkime, pinigai gali būti lemiamas ir svarbos, ir skubos veiksnys. Tai gali būti mokesčio dydis, kuris jums labai svarbus, arba laikas, kada jums bus sumokėta.

Klientai

Ar tai nuolatinis klientas, kuris jums suteikia pakankamai darbo? Ar tai naujas klientas, su kuriuo norėtumėte sustiprinti santykius ir užmegzti bendradarbiavimą? Ar tai problematiškas klientas, kuris visada vėluoja laiku atsiskaityti? Ar tai naujas klientas, su kuriuo greičiausiai nebesusitarsite? Visi šie dalykai gali būti svarbūs veiksniai, turintys įtakos jūsų prioritetų nustatymui.

Tavo žodžiai

Nors neturite griežto termino, ar pasakėte klientui, kad galite ką nors padaryti iki tam tikros datos? O gal sakėte, kad norite padaryti ką nors konkretaus, kas dar nebaigta? Norint sukurti reputaciją ir pakartoti verslą, jūsų žodis vaidina svarbų vaidmenį.

Patarimai, kaip planuoti savo laiką

Projekto suskaidymas į mažesnes dalis

Nežiūrėkite į visą projektą, žiūrėkite, ką turite padaryti konkrečią dieną ar savaitę, kad pasiektumėte reikiamą pažangą.

Pasiruoškite iš anksto

Tai padeda iš anksto planuoti savo kasdienes ar savaitės užduotis. Paprastai savaitgalį praleidžiate šiek tiek laiko planuodami bendrus ateinančios savaitės prioritetus ir kiekvieną vakarą susidėliojate planą su tuo, ką turėsite nuveikti kitą dieną.

Turėdami planą iš anksto, galėsite pradėti kiekvieną dieną produktyviai, o ne atidėlioti ir pasverti savo galimybes prieš nuspręsdami, ką dirbti. Tai gali jums padėti arba ne, bet greičiausiai visiems bus naudingas toks planavimas į priekį.

Analizė

Kiekvienos dienos pabaigoje skirkite kelias minutes pažvelgti į tai, ką padarėte, ir įvertinkite, kaip tai atitiko tos konkrečios dienos tikslus. Tai gali būti naudinga nustatant kitos dienos prioritetus, nes dabar žinote, kurie dalykai yra svarbesni, kurių šiandien negalėjote atlikti.

Laiko sąnaudų įvertinimas

Norint nustatyti prioritetus ir planuoti, reikia įvertinti, kiek laiko užtruks kiekvienas elementas.

Tai tikrai padeda jums sekti, kai darbas sulėtėja, ir taip pat padeda įvertinti, kiek iš tikrųjų sugebėjote nuveikti per tam tikrą dieną ar savaitę.

Tai taip pat gali būti naudinga vertinant būsimus projektus. Iš tikrųjų galite neįvertinti arba pervertinti, kiek laiko užtruks užduotis, ir tai padės nustatyti terminus ateityje.

Žinokite savo stiprius laikotarpius

Visi turime keletą laikotarpių per dieną ar savaitę, kai esame produktyvesni nei kitu metu. Jei žinote apie šiuos laikotarpius, galite pakoreguoti savo tvarkaraštį, kad galėtumėte pasinaudoti stipriais darbo laikotarpiais ir palikti mažiau sudėtingas užduotis neproduktyviems laikotarpiams.

Akivaizdu, kad atsakymas į el. laiškus ar sąskaitų faktūrų siuntimas nereikalaus iš jūsų tiek susikaupimo, kiek kiti darbai.

Stebėkite savo nuotaiką

Kartais galite turėti kelis skirtingus projektus, kurių svarba ir skubumas yra panašūs.

Pastebėjau, kad dirbu geriau, kai renkuosi darbą, kuris man labiau patinka bet kuriuo metu. Kai kuriais atvejais planavau rašyti straipsnį, bet tiesiog nemanau, kad galiu būti toks produktyvus, lyg daryčiau ką nors kita. Jei situacija leidžia, pakeiskite planus ir darbo laiko produktyvumą išnaudokite kažkam kitam.

Tai ne visada įmanoma, bet pastebėjau, kad tai padeda pagerinti darbo kokybę, laiką, kurio reikia darbui užbaigti, taip pat tai padeda mano pasaulėžiūrai tuo metu.

Planuokite savo laiką ir teisingai nustatykite prioritetus!

Kiekvieno žmogaus gyvenime atsiranda įvairių užduočių, kurios skiriasi svarbos laipsniu, kai kurias reikia nedelsiant reaguoti, o kai kurias galima atlikti šiek tiek vėliau, šis įgūdis yra kaip menas, ir norint jį puikiai įvaldyti, nebūtina. norint susigrūsti didžiules tonas knygų, pakanka žinoti prioritetų išdėstymo būdą. Jei atsižvelgsime į pažodinį vertimą, žodis prioritetas reiškia „pirmas“. Kitaip tariant, tai yra prioritetinis veiksmas ar užduotis. Gana dažnai yra keli tokie veiksmai vienu metu ir visi jie reikalauja sprendimo, būtent tokioje situacijoje daugelis pasimeta ir negali teisingai susidėlioti prioritetų. Šiuo atveju gali padėti tik gerai išvystyta technika.

Prioriteto nustatymo metodai

Pirmiausia turite teisingai paskirstyti užduotis pagal jų svarbą. Būtent šiuo metu daugumai prasideda sunkumai. Tačiau ne visos užduotys iš tikrųjų yra tokios svarbios. 4 efektyviausi prioritetų nustatymo būdai padės tai nustatyti:

1. Eizenhauerio principas. Gana dažnai naudojamas nustatant pirmines ir antrines užduotis. Norėdami geriau suprasti, kaip teisingai susidėlioti prioritetus, susikurkite sau anketą, kurios pagalba galėsite atskirti skubos ir svarbos sąvokas. Pavyzdžiui:

Jau seniai norėjote vėl pradėti dirbti siekdami pernai užsibrėžto tikslo. Tačiau, atrodo, negaliu atlikti šios užduoties. Ar tai skubu ar svarbu?
Teisingas atsakymas: SVARBU

Į jūsų el. laišką atkeliavo pora naujų laiškų. Ar skubu ar svarbu juos perskaityti dabar?
Teisingas atsakymas: SKUBI

Jūs nusprendėte apsilankyti pas gydytoją kartą per 6 mėnesius. Praėjo šeši mėnesiai, bet jūs vis dar neatvykote į susitikimą. Ar tai šiandien skubu ar svarbu?
Teisingas atsakymas: SVARBU

Šis prioritetų nustatymo metodas pagrįstas 2 galimų variantų deriniu, kuris leis klasifikuoti visas būsimas užduotis.

2. C kvadrantai. Covey. Šis metodas padeda suprasti, kaip tinkamai nustatyti savo darbo prioritetus. Visas galimas užduotis galima suskirstyti į 4 dalis:

1. Skubu ir svarbu
2. Ne skubu, bet svarbu
3. Skubu, bet nesvarbu
4. Neskubu ar svarbu

Pasak S. Covey, pirmiausia sėkmingi žmonės atkreipia dėmesį į kvadratą numeris 2, kuris sutaupo laiko atlikti likusias užduotis. Nepaisant to, kiekvienas žmogus savarankiškai nusprendžia, kurie veiksmai yra svarbesni – iš aikštės po Nr.1 ​​ir Nr.2.

A – labai svarbu
B – svarbu,
B – disponuojantis (malonus).
Be to, užduotys yra suskirstytos į A1, A2, B1, B2, B1 ir kt. subkategorijų hierarchiją.

4. Nelabai efektyvu, nors gana populiarus prioritetų nustatymo metodas remiasi „taikinio principu“, o būtent, žmogus imasi pirmiau buvusių užduočių. Galbūt šis metodas kažkam tikrai atneša naudos, bet negali suskirstyti užduočių į nesvarbias ir svarbias.

Prioriteto nustatymo metodas ne tik sutaupo laiko, bet ir leidžia atlikti visas suplanuotas užduotis, o tai savo ruožtu sutvarko reikalus ir padeda pasiekti sėkmės jas įgyvendinant.