Žmonės beveik visus svarbius dalykus atlieka susirašinėdami;
todėl gebėjimo kalbėti neužtenka.
Lucas de Vauvenarguesas
Pakalbėkime apie atmintinę kaip pagrindinę vidinės komunikacijos priemonę, dokumentą, galintį supaprastinti vidinius santykius, užtikrinti operatyvų apsikeitimą informacija, išspręsti ginčytiną situaciją.
KODĖL ORGANIZACIJOS INVENTUOJA OFICIALIUS ĮRAŠUS?
Atmintinė privačių organizacijų dalykinėje korespondencijoje lieka pašaline. Vyriausybinėse organizacijose, atvirkščiai, dauguma vidinių dokumentų yra vidinės atmintinės.
Dažnai komercinėse organizacijose atmintinė traktuojama kaip beprasmis formalumas, tačiau šis vidinio įmonės dokumentų srauto elementas, kaip neatsiejama įmonės kultūros dalis, turi neįkainojamą verslo plėtros potencialą.
Kuo grindžiamas daugelio komercinių organizacijų tiesioginio lygio vadovų aštrus neigiamas požiūris į vieną iš svarbiausių vidinių dokumentų, kuris yra pagrindas priimant valdymo sprendimus? Galimos priežastys:
Žemas verslo komunikacijos kultūros lygis, korporatyvinių standartų nebuvimas, tvirtos valios valdymo sprendimai vidinio dokumentų srauto srityje;
Trūksta oficialaus statuso, nes atmintinė neįtraukta į valdymo dokumentų klasifikatorių;
Elektroninių ryšių priemonių prieinamumas. Vadovai nenori gaišti laiko valdymo procesų įforminimui, mieliau persimeta keliais žodžiais asmeniniame susitikime, paskambina mobiliuoju telefonu, rašo elektroniniu paštu ar Skype ir pan.
Tačiau yra ir kita priežastis: kartais vadovai sabotuoja vidaus dokumentų sistemos įforminimą. Sunku paneigti dokumentais pagrįstą informaciją apie padėtį organizacijoje, nurodymus pareigūnui ar, tarkime, įsakymus dėl veiksmų konkrečiose situacijose. Darbas chaose turi tam tikrų privalumų: nėra nieko lengviau, kaip atsisakyti žodinės informacijos perdavimo fakto, taip pat nurodymų, duotų vienas prieš vieną. Visiems pažįstama situacija, kai darbuotojas nuolat gauna žodinius vienas kitą paneigiančius nurodymus, kurių nevykdymas užtraukia administracines sankcijas.
KOKIA OFICIALIŲJŲ UŽRAŠŲ NAUDA?
Vidinis atmintinė – tai vidinis verslo laiškas, kuriuo galima greitai ir efektyviai išspręsti esamas gamybos problemas.
Pagrindinis atmintinės tikslas – keitimasis oficialia informacija tarp tos pačios vienodo statuso organizacijos darbuotojų.
Atmintinių rašymo tikslai gali būti skirtingi:
Struktūrinių padalinių vadovų/pareigūnų horizontalioji komunikacija sprendžiant bendrus gamybos klausimus ir problemas;
Efektyvi sąveika su informacija:
Keitimasis operacine informacija tarp struktūrinių/nepriklausomų padalinių ir filialų;
Prašymas pateikti pagrindinę informaciją;
Instrukcijų vykdymas;
Kito pranešimo palydėjimas (sąrašas);
Einamųjų administracinės, ekonominės, logistinės, informacinės ir kitos pagalbos klausimų sprendimas;
Prieštaringų ir konfliktinių situacijų sprendimas.
Gebėjimas kompetentingai sudaryti vidinius dokumentus, įskaitant atmintines, padeda itin sudėtingose ir painiose situacijose.
Visų pirma, atmintinė yra pagrindinis valdymo dokumentacijos palaikymo tarnybos (toliau – DOU) darbuotojų padėjėjas prieštaringose situacijose.
Deja, pagrindinių struktūrinių padalinių vadovai dažnai bando kaltinti skyriaus trūkumus dirbdami su dokumentais apie pagalbinių padalinių darbuotojus. Pavyzdžiui, struktūrinio padalinio vadovybė laiku neįvykdė aukštesnio vadovo nurodymų, tačiau atsakomybė už tai persikelia ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai, kuri esą uždelsė išsiųsti siunčiamą laišką.
Atmintinė padės paneigti nepagrįstus kaltinimus. Pastaba, kurioje nurodyti faktai, terminas, vardas ir pavardė. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų darbuotojai, atlikę darbus efektyviai ir laiku, su patvirtinimo priedais (registracijos kortelių kopijomis, registracijos žurnalų išrašais ir kt.), dažnai padeda išlaikyti objektyvumą, pripažinti ieškinį nepagrįstu, atkurti dalykinę reputaciją. konkretaus darbuotojo ir visos ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslaugos (1 pavyzdys).
Atmintinės tekste turi būti aiškiai, prieinama ir glausta forma nurodytas pranešimo tikslas. Dėl neišsamios ar perteklinės informacijos adresatui sunku suprasti problemos esmę ir gali atsirasti dviprasmiškas aiškinimas, o dėl to – norimo rezultato nebuvimas. Atmintinės efektyvumas priklauso nuo to, kaip gerai sutvarkyta dokumento struktūra ir ar pateikti argumentai yra logiški.
BAIGIAME PASLAUGOS PASTABA
JEI FORMELĖJE, KOKIA BŪDA?
Biuro atmintinės paprastai rašomos ant tuščio A4 formato popieriaus lapo. Tačiau komercinės organizacijos šiam tikslui dažnai naudoja laiško formą, kuri pagal GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos“ 4.7 punktą. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui“ yra:
Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);
organizacijos pavadinimas;
Organizacijos kodas;
Juridinio asmens pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN);
Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris/registracijos priežasties kodas (TIN/KPP);
Referencinė informacija apie organizaciją;
Vieta, kur dokumentas buvo sudarytas arba paskelbtas.
Be to, kai kurie ekspertai žurnalų puslapiuose ir internete pateikia ant firminio blanko užrašytų atmintinių pavyzdžių.
Be jokios abejonės, lengviau visus dokumentus be atrankos parengti vienoje formoje. Tačiau nėra prasmės rašyti atmintinę kaimyninio skyriaus vadovui ant firminio blanko, kuriame yra nuorodos duomenys, TIN, OGRN ir kt. Be to, organizacijos laiško forma užima ne mažiau kaip 20 procentų visos pirmojo puslapio apimties ir dažnai reikalinga informacija viename lape netelpa. Atrodo, smulkmena, bet didelėje organizacijoje tokios smulkmenos lemia neproduktyvias išlaidas, o ne pinigų taupymą.
Išsiaiškinkime, kokia forma galite sudaryti atmintinę (jei norite).
Dokumentų formų rūšys nustatytos GOST R 6.30-2003 4.6 punkte.
Tuo tarpu GOST R 7.0.97-2016 „Informacijos, bibliotekos ir leidybos standartų sistema. Organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Reikalavimai dokumentų rengimui“, kuris įsigalioja 2018-07-01, jau yra pateikti paaiškinimai dėl organizacijos formų rengimo (5.8 ir 6.6 punktai).
Iš to išplaukia, kad standartai nerekomenduoja rašyti atmintinės ant firminio blanko. Bet jei noras vesti vidinį susirašinėjimą tikrai didelis, galite sukurti ir LNA užsitikrinti konkrečios rūšies dokumento formą – oficialų atmintinę.
PASLAUGOS PASTABA FORMA: DUOMENYS
Pagal GOST R 6.30-2003 tam tikro tipo dokumento (mūsų atveju oficialios atmintinės) forma turi būti įtraukta ši informacija (2 pavyzdys):
03 - „Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas)“;
08 - „Organizacijos pavadinimas“;
10 - „Dokumento tipo pavadinimas“;
11 - „Dokumento data“;
12 - „Dokumento registracijos numeris“;
14 - „Dokumento rengimo arba paskelbimo vieta“;
15 - „Adresatas“ (struktūrinio padalinio pavadinimas ir darbuotojo, kuriam siunčiama pažyma, pareigos);
18 - „Teksto pavadinimas“;
20 - „Dokumento tekstas“;
21 - „Paraiškos buvimo ženklas“;
22 - „Parašas“;
27 - „Pastaba apie atlikėją“.
REGISTRAVIMO DUOMENYS NIUANSAI
- "Paskirtis". Jei pastaba siunčiama keliems struktūriniams padaliniams, „Adresato“ informacija įvedama viršutiniame dešiniajame kampe taip:
Jei bendras gavėjų skaičius yra daugiau nei keturi, turite sukurti adresatų sąrašą.
- "Dokumento tekstas". Atmintinė, kaip ir verslo laiškas, turi būti aiškiai struktūrizuota. Atmintinės tekstas rašomas vienaskaitos pirmuoju asmeniu („prašome išvardyti“, „Manau, kad tai būtina“ ir kt.).
Tekstas, suskirstytas į logiškai užbaigtas pastraipas, palengvina skaitymą ir supratimą, suteikia kiekvienai minčiai loginio išbaigtumo ir leidžia adresatui geriau naršyti dokumento tekste.
Atmintinės tekstą paprastai sudaro:
Iš preambulės (įžanginė dalis);
Pagrindinė dalis;
Baigiamoji dalis (išvados, pasiūlymai, prašymai ir kt.).
Preambulėje atskleidžiamas atmintinės rašymo tikslas ir pateikiamos nuorodos į datas, dokumentus ir faktus, kurie buvo jo rengimo priežastis. Preambulėje esanti informacija gali būti trumpa arba išsami. Preambulė sklandžiai veda į pagrindinę dalį.
Turinio dydis skiriasi priklausomai nuo atmintinėje nurodyto tikslo ir gali būti kelios eilutės arba keli spausdinto teksto puslapiai.
Pagrindinės dalies pagrindinis tikslas – paaiškinti, įtikinti, motyvuoti veikti, tai yra siekti rezultatų. Būtent ši teksto dalis geriausiai atskleidžia atmintinės turinį. Pagrindinėje dalyje yra daugiausiai faktinės medžiagos, kuri turėtų ne tik informuoti, bet ir įtikinti. Ten taip pat turi būti nurodytos paraiškos, jei tokių yra.
Baigiamoji, arba santrauka, atmintinės dalis yra savotiška santrauka, kuri patvirtina tai, kas išdėstyta aukščiau, kurioje pateikiamos išvados, prašymai ir konkretūs pasiūlymai problemai išspręsti. Kuo aiškesnė ir aiškesnė santraukos formuluotė, tuo didesnė tikimybė, kad sprendimai klausimais bus priimti laiku.
ORGANIZACIJA REGISTRACIJOS IR NOTES KREDĖJIMO MARŠRUTAI
Registracijos ir vėlesnio oficialių užrašų perdavimo adresatui klausimai dažnai sukelia ginčų. Kas turėtų registruoti atmintines? DOW paslauga? Struktūriniai suskirstymai? Sekretoriai? Ir ar juos reikia registruoti iš principo? Kas ir kaip turėtų perduoti vidines atmintines, kad jos laiku pasiektų suinteresuotus pareigūnus?
Be jokios abejonės, šių klausimų sprendimas yra pačios organizacijos prerogatyva, kurios biuro valdymo instrukcijose turėtų būti skyrius, skirtas darbui su vidiniais dokumentais. LNA nustatytos taisyklės ir jų veiksmų tvarka padės išvengti nesutarimų.
Ką daryti, jei tokio dokumento nėra? Žinoma, sukurkite jį įformindami vidaus oficialių dokumentų surašymo, tvarkymo ir perkėlimo tvarką. Formalizavimas padeda efektyvinti daugelį verslo procesų, o tai labai teigiamai veikia bendrą tvarką organizacijoje.
Darbą reikia pradėti analizuojant oficialių atmintinių srautą: nustatyti jų apimtis ir maršrutus, pašalinti akivaizdžiai nereikalingus segmentus dokumento kelyje. Norėdami nustatyti efektyviausią dokumento maršrutą, nebijokite laužyti senų, nepatogių projektų, taisyti ir taisyti logistikos klaidas.
Gali būti keletas oficialių užrašų nukreipimo variantų – dalyvaujant ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai (1 schema) ir be jos (2 schema). Išsiaiškinkime, kuri iš šių schemų yra efektyviausia.
NEEFEKTYVI REGISTRACIJA IR PAŽYMŲ MARŠRUTAUS SCHEMOS
- Registracija didelės organizacijos ikimokyklinio ugdymo tarnyboje. Oficialių užrašų perdavimas ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai registracijai ir vėlesniam nukreipimui adresatui sulėtina informacijos perdavimo ir sprendimų priėmimo procesą. Tai ypač pastebima organizacijose, turinčiose didelį išorės ir vidaus dokumentų srautą. Atsižvelgiant į bendrą darbo krūvį, ne kiekviena ikimokyklinio ugdymo įstaiga gali paskirti atskirą darbuotoją registruoti tarnybinius, pažyminius ir kitus užrašus. Vienaip ar kitaip, skubūs siunčiami laiškai, įsakymai, nurodymai, gaunama korespondencija iš aukštesnių institucijų visada bus registruojami pirmieji, o atmintinės nuolankiai lauks sparnuose.
- Registracija į sekretorę mažoje organizacijoje. Nedidelį dokumentų srautą turinčiose organizacijose vidines atmintines registruoja vadovo sekretorius. Vidaus atmintinė yra horizontalus vidaus dokumentas ir negali būti skirtas aukštesniam pareigūnui.
Ataskaitos, analitiniai ir aiškinamieji raštai naudojami informacijai teikti vadovybei verslo korespondencijoje. Vadinasi, sekretorius oficialių raštų priėmimo ir perdavimo grandinėje tarp vienodo statuso pareigūnų yra papildoma grandis.
- Be registracijos, bet su žyma iš DOW tarnybos apie pervedimą. Jei organizacijai nėra įprasta registruoti oficialius užrašus, nėra prasmės juos perduoti adresatui per DOU paslaugą be registracijos. Įteikti raštelį ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai ir gauti perdavimo ženklą, o po to ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba perduoda dokumentą gavėjui ir ant perdavimo pritvirtina kitą žymą - visa tai apsunkina procesą, užtrunka. laiko, ir pailgina pavedimų įvykdymo terminą.
Jei organizacijoje vis dar galioja oficialių raštelių su priėmimo žymos gavimu perdavimo tvarka, gavėjas pasirašo dėl gavimo, nurodo savo pareigas, dokumento gavimo datą ir laiką (jei reikia). Kvito žyma įrašoma ant pažymos kopijos, kuri grąžinama gavėjų skyriui.
Kvito žymą galima pakeisti antspaudu „Gauta“, kuriame yra laukeliai, nurodantys gavimo datą, vardą ir pavardę. ir pareigūno parašas (pav.).
Ryžiai. Kvito ženklą galima pakeisti antspaudu „Gauta“.
EFEKTYVI REGISTRACIJOS IR UŽRAŠŲ MARŠRUTAUS SCHEMOS
- Registracija struktūriniame padalinyje, užrašų perdavimas tiesiai tarp padalinių. Oficialių užrašų registravimas struktūriniame padalinyje, taip pat jų perkėlimas iš vieno struktūrinio padalinio į kitą, apeinant tarpininkus (DOU tarnybą ar sekretorių), sutrumpina dokumento kelias iki adresato.
Jeigu struktūriniame padalinyje nėra raštininko (skyriaus/skyriaus/skyriaus sekretoriaus) pareigų, dokumentams, įskaitant vidinius, registruoti turi būti paskirtas pareigūnas, atsakingas už dokumentų tvarkymą. Už kanceliarinį darbą atsakingą asmenį nustato struktūrinių padalinių vadovai. Paprastai skiriamas darbuotojas, kuriam neapkraunamos darbo pareigos. Papildomų funkcijų skyrimas tvirtinamas įsakymu ar reglamentu ir įrašomas pareigybių aprašymuose.
- Išeinančių pastabų registravimas. Už raštinės darbą struktūriniame padalinyje atsakingas pareigūnas registruoja siunčiamą atmintinę.
Išsiunčiamos atmintinės įrašomos į skyriaus vidinį (siunčiamų) korespondencijos žurnalą (3 pavyzdys). Registruodami siunčiamus paslaugų užrašus, nurodykite:
Dokumento registracijos numeris;
Adresatas (departamentas, kuriam siunčiamas atmintinė);
puslapių skaičius;
Programų prieinamumas;
Vykdymo data;
Pilnas vardas atmintinę parengęs darbuotojas.
Atmintinę galima nuskaityti ir išsiųsti el.
Prireikus perduoti originalą, struktūrinio padalinio pareigūnas, atsakingas už biuro darbą, gali sudaryti oficialių užrašų siuntimo gavėjams grafiką – kartą per dieną, 2 kartus per dieną ir pan.
Skubūs pranešimai (su aiškiai nurodytu terminu) turi būti išsiųsti nedelsiant. Oficialias pastabas gavėjui galite perduoti tiesiogiai arba per specialiai įrengtas kameras ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyboje su struktūrinių padalinių numeriais ir/ar pavadinimais. Šiuo atveju ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba dokumentų perdavimo procese nedalyvauja.
Gaunamų pastabų registravimas. Kai atmintinę gauna gavėjų skyrius, už kanceliarinį darbą gavėjo skyriuje atsakingas pareigūnas registruoja kaip vidinį gaunamą dokumentą skyriaus vidiniame (gaunamų) korespondencijos žurnale (4 pavyzdys), nurodydamas šiuos duomenis:
Gaunamo registracijos numeris;
Gavimo (registracijos) data;
puslapių skaičius;
Programos;
Vykdymo data;
Vykdytojas (pareigūnas, kuriam siunčiamas atmintinė).
Atsakomybė už pažymoje nurodytų terminų laikymąsi tenka pareigūnui, kuriam jis skirtas. Atmintinės iniciatorius ir (ar) aukštesnio rango pareigūnas gali pakeisti dokumento įforminimo terminus.
- Visų darbuotojų registracija. Jei organizacijoje ar jos struktūriniuose padaliniuose nėra darbuotojo, atsakingo už biuro darbą, galite rasti kitus oficialių užrašų registravimo mechanizmus. Pavyzdžiui, viešam naudojimui serveryje įdėkite paslaugų užrašų žurnalą Word arba Excel formatu. Tokiu atveju struktūrinio padalinio darbuotojo atmintinės užregistravimas užtruks ne daugiau laiko, nei asmeninis dokumento perdavimas sekretorei.
Tačiau tokius pasiūlymus dažnai sabotuoja specializuotų struktūrinių padalinių specialistai. Bandymai patikėti jiems net ir smulkius biuro darbus sulaukia aktyvaus pasipriešinimo. Tam tikra prasme ekspertai yra teisūs. Prisiminkite, I.A. Krylova: „Bėda ta, kad jei batsiuvys pradės kepti pyragus, o tortų gamintojas – batus, tada viskas nebus gerai“?
Galite išvengti atviro konflikto su atitinkamų padalinių specialistais, jei išduosite atitinkamą įsakymą ar nurodymą, pasirašytą organizacijos vadovo. Šiuo atveju iniciatorius turi būti ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos vadovas arba kitas už kanceliarinį darbą atsakingas asmuo. Jis suinteresuotas pašalinti kai kurias archajiškas funkcijas, supaprastinti darbą su dokumentų srautais, sukurti efektyvius jų judėjimo maršrutus ir užkirsti kelią vidinių dokumentų praradimui.
Kai tik tokia schema įsigalios, darbuotojų nepasitenkinimas mažėja, nes žymiai sutrumpėja registracijos laikas, o pati registracija tampa skaidri.
OFICIALIŲJŲ ĮRAŠŲ SAUGOJIMO SĄLYGOS
Užrašų saugojimo terminai nurodyti Standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąraše, nurodant saugojimo terminus (patvirtintas Rusijos kultūros ministerijos 2008-08-25 įsakymu). /2010 Nr.558 su 2016-02-16 redakcija, toliau - Sąrašas 2010) (lentelė).
Bet kuri sėkmingai veikianti organizacija yra gyvas, nuolat besikeičiantis organizmas, o biuro darbas – veidrodinis šio organizmo valdymo sistemos vaizdas. Ar norite neatsilikti nuo laiko ir būti priešakyje? Pabandykite pradėti nuo vidinių atmintinių – tai bus pirmas žingsnis link gerai organizuoto dokumentų srauto, o patikrinta vidinių dokumentų maršrutų logistika bus pirmas žingsnis kovojant su vadybiniu chaosu. Aptarnavimo pastabų pavyzdžiai pateikti žemiau (5-10 pavyzdžiai).
OFICIALIŲJŲ UŽRAŠŲ PAVYZDŽIAI
Bet kurioje organizacijoje susidaro situacija, kai darbuotojams reikia pranešti vadovybei apie iškilusias problemas, paaiškinti susidariusias aplinkybes ar pasiūlyti darbo problemų sprendimo būdus. Tam ir naudojamas šis dokumentas. Šiame straipsnyje mes išsamiai išanalizuosime, kaip teisingai parašyti atmintinę, pavyzdį galite atsisiųsti nemokamai.
Jie yra:
- Ataskaitos. Rašoma, jei darbuotojas pateikia kokį nors pasiūlymą ar kreipiasi pagalbos pašalinti pažeidimus ar nesutarimus su kitu darbuotoju.
- Aiškinamasis. Dažniausiai dėl incidento, turinčio neigiamas pasekmes, rašomas aiškinamasis tekstas, kuriame nurodomos pažeidimo priežastys.
- Analitinis arba informacinis. Juose pateikiama darbo problemos ar koncepcijos analizė, išvados ir pasiūlymai remiantis gauta informacija.
Sukūrimo priežastis – darbuotojų iniciatyva, bet gali būti žodinis ar rašytinis vadovo nurodymas.
Reikalavimai dokumentams
Išsiaiškinkime, kaip parašyti atmintinę, sukursime biudžetinės organizacijos pavyzdį. Vyriausybinių įstaigų naudojamų pirminių apskaitos dokumentų sąraše, nustatytame Rusijos finansų ministerijos 2015 m. kovo 30 d. įsakymo Nr. 52n priede Nr. 1, nėra vieningos šio dokumento surašymo formos. Jie rašomi bet kokia forma ant tuščio A4 formato popieriaus lapo. Esant poreikiui šakotos struktūros organizacijoje galima sukurti šią formą.
Atmintinės formoje (pavyzdyje) turi būti pateikti reikalingi duomenys, kad vartotojai būtų greitai orientuoti į dokumento esmę, šaltinį, datos aktualumą ir serijos numerį. Šio dokumento registracija neprivaloma. Tačiau organizacija gali nuspręsti juos užregistruoti, pavyzdžiui, kontrolės tikslais.
Atmintinės forma
Svarbios savybės ir formuluotė
Verslo elgesys, ypač tarp valdžios pareigūnų, turi būti etiškas. Atmintinė „Norėčiau atkreipti jūsų dėmesį...“ neatitinka reikalaujamų aukštų etikos standartų. Lengviau rašyti apie darbo taisyklių pažeidimą, ataskaitoje praleisti frazę „Atkreipiu jūsų dėmesį“ ir iškart pradėti pristatyti įvykio faktus bei esmę. Pavyzdžiui: „Vakar, 2018 m. rugpjūčio 15 d., pamokos užsiėmimas buvo sutrikdytas dėl...“.
Dažnai kyla klausimas, jei įstaigoje buvo priimtas elektroninis dokumentų valdymas, kaip rašyti atmintinę, ar pavyzdinis formatas vienodas ir kuo jis skiriasi nuo popierinio? Registracija elektronine forma esminių skirtumų neturi. Siųsdami el. laišką galite paprašyti pranešimo, kad gavėjas jį perskaitė.
Žingsnis po žingsnio sudarymas
Darbo su atmintine taisyklė susideda iš kelių žingsnių:
- Darbuotojas sukuria paslaugų pažymą.
- Derina su tiesioginiu vadovu ir suinteresuotomis šalimis, pavyzdžiui, su specialistais, kurie dalyvaus atliekant darbus.
- Tada jis pateikiamas svarstyti adresatui nurodytame skyriuje ar skyriuje.
- Adresatas susipažįsta su turiniu ir priima sprendimą, prireikus duodamas nurodymus.
- Dokumentas siunčiamas vykdyti, o apie rezultatą pranešama autoriui.
Jeigu direktorius neparašė atsisakymo, tik jo teigiamas nutarimas yra pagrindas imtis kokių nors priemonių ar atlikti darbus.
Panagrinėkime situaciją, kai direktoriaus pavaduotojas surašo pažymą, skirtą įstaigos vadovui. Prieš sudarydamas įrangos tiekimo sutartį, jis turi gauti leidimą trečiųjų šalių įmonių darbuotojams patekti į mokyklos patalpas. Perskaitęs direktorius gali pareikšti savo nutarimą, kad būtina sudaryti asmenų sąrašą, arba duoti nurodymą rengti laikinus leidimus.
Mes jums pasakėme, kaip parašyti atmintinę, pateikiame pavyzdį viešojo sektoriaus darbuotojams.
Biudžetinės organizacijos pavyzdys
Kaip ir kiek laikyti
Dokumentai organizacijoje, užpildyti biuro darbu, yra talpinami archyve įvairiems saugojimo laikotarpiams, atsižvelgiant į jų tipą ir tipą. 2019 m. išlieka aktualus dokumentų rūšių, nurodančių saugojimo terminus, sąrašas iš Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymo Nr. 558 su 2016-02-16 pakeitimais.
Aiškinamieji, atmintinės ir kiti oficialūs raštai saugomi kartu su kitais valstybinių organizacijų veiklos metu sukurtais dokumentais – korespondencija, aktais, prašymais išduoti leidimus, prašymais dėl pažymėjimų praradimo ir kt. Jų saugojimo archyve terminas yra 5 metai.
Gana didelis procentas gyventojų yra susijęs su darbu įvairaus dydžio ir veiklos rūšies organizacijose. Atlikdami savo pareigas darbuotojai reguliariai reikalingas bendravimas su vadovybe išspręsti tam tikrus klausimus.
Kadangi su tokio tipo verslo korespondencija gali susidurti kiekvienas, atidžiau pažvelkime į pagrindinius klausimus: kada ir kaip surašomas atmintinė, kuo skiriasi oficialus vadovybės dokumentas?
Mieli skaitytojai! Mūsų straipsniuose kalbama apie tipinius teisinių problemų sprendimo būdus, tačiau kiekvienas atvejis yra unikalus.
Jei norite sužinoti kaip tiksliai išspręsti savo problemą – susisiekite su internetiniu konsultantu dešinėje arba skambinkite nemokama konsultacija:
Kokiais atvejais rašomas atmintinė?
Oficiali atmintinė yra vienas iš vidinio dokumentų srauto elementų. Jos pagalba įmonės darbuotojai gali kuo greičiau ir efektyviau išspręsti gamybos problemas ir situacijas.
Paslaugos atmintinė skirtas verslo problemoms ir problemoms spręsti susiję su konkretaus darbuotojo ar viso skyriaus darbu. Tokiu atveju problemos sprendimas gali priklausyti ir nuo kito įmonės darbuotojo, ir nuo visiškai kito struktūrinio padalinio.
Pagrindinis skirtumas nuo ataskaitos yra tas, kad ji naudojama verslo komunikacijoje tarp darbuotojų ar struktūrinių padalinių, turinčių vienodą statusą organizacijoje. Kitaip tariant, jokio tiesioginio pavaldumo.
Atmintinės sudarymas turi papildomų privalumų. Šis dokumentas įrodo, kad jį sudaręs darbuotojas nurodė problemą, esančią jo atsakomybės srityje.
Jei specialistas negaliu pats to išsiaiškinti Su iškilusia problema jis gali surašyti atmintinę ir pateikti klausimą svarstyti kitiems specialistams. Tokiu atveju jis galės atleisti save nuo atsakomybės už nekokybišką ar nesavalaikį užduoties svarstymą.
Kai kuriais atvejais, remiantis atmintine, surašomas įsakymas dėl būtinybės atlikti tam tikrą veiksmą.
Kas turi būti dokumento tekste?
Nors tiksli minėto verslo laiško pildymo forma nėra apibrėžta, galima nustatyti keletą pagrindinių dalykų, privaloma nurodyti dokumente. Į detalių sąrašą įtraukta:
- Antraštė, kurioje rašoma išsami informacija apie gavėją, pvz., vardas ir pavardė ir pareigos.
- Oficialaus dokumento pavadinimas.
- Parašymo data ir numeris.
- Pavadinimas, iš kurio iškart aiškėja susirašinėjimo tema.
- Dokumento „kūnas“, kuriame iš pradžių aprašoma esama situacija, po kurios autorius nurodo savo prašymą.
- Darbuotojo, surašiusio oficialų pranešimą, pareigos, jo parašas ir visas autoriaus vardas.
Dažnai užrašo tekstas prasideda žodžiais „Norėčiau atkreipti jūsų dėmesį...“, po kurių ateina pagrindinė informacija. Tačiau tai nėra privaloma taisyklė.
Kaip teisingai komponuoti ir rašyti?
Dokumento pradžia turėtų būti organizacijos duomenys ir oficialaus laiško rengėjas. Pats dokumento pavadinimas rašomas viduryje. Pagrindinis tekstas turėtų prasidėti žemiau ir nuo raudonos linijos. Kaip minėjome anksčiau, problemos esmė perteikiama laisva forma. Dokumentas užpildomas iki parengimo ir pasirašymo datos.
Jei pagrindinis atmintinės tekstas turėtų būti didelis, tai reikia suskirstyti į keletą pastraipų:
- pagrindinės problemos aprašymas;
- prašymas;
- skyrius ir pažymą surašiusių darbuotojų pavardės, jei yra kolektyvinis kreipimasis.
Pastaruoju atveju Raktą ant dokumento pasirašo skyriaus vedėjas, paduodant įteikimo dokumentą. Prie pagrindinio dokumento papildomai pridedamas prašymas su visų darbuotojų parašais.
Atmintinė, kaip ir bet kuris kitas dokumentas, turi būti parašytas A4 formato lape. Taip pat reikalingas „gyvas“ parašas pagamintas rankomis.
Atmintinė rašoma kartu su serijos numeriu ir parašymo data.
Jei pageidaujama, dokumentą galima sudaryti redaktoriuje kompiuteryje ir vėliau atspausdinti, tačiau parašą turi padaryti ir pats rengėjas.
Užrašų dizaino ypatybės (su pavyzdžiais)
Priklausomai nuo to, kokia pažyma surašoma, keičiasi dokumento įforminimo niuansai ir situacijos, kada ją reikėtų surašyti.
Įmonės direktoriui arba vadovybei
Šiam vadovui rašomos įvairios atmintinės, todėl pakalbėkime, kaip geriausia jas perteikti. Patartina dokumentą sudaryti dviem originaliomis versijomis.
Pagal taisykles dokumentas perduodamas sekretorei, iš kurio nebus blogai gauti pažymą apie dokumento priėmimą svarstyti. Po to laukite valdžios sprendimo.
Komandiruotės atveju: pratęsimas ir atšaukimas
Atmintinė yra patvirtinimas, kad komandiruotas darbuotojas yra savo vietoje, be to įrašo atvykimo ir grįžimo iš komandiruotės datas. Šis dokumentas gali būti išduotas, jei:
- darbuotojas keliauja nuomojama, asmenine ar tarnybine transporto priemone;
- Darbuotojas neturi kelionę ir gyvenamąją vietą patvirtinančių dokumentų.
Atsiliepimas iš atostogų
Dažnai pasitaiko atvejų, kai dėl gamybinių priežasčių vadybininkai turi būti atšauktas vienas iš darbuotojų.
Esant tokiai situacijai, atmintinės direktorius tampa skyriaus, kuriame registruotas kasmetinių mokamų atostogų darbuotojas, vedėju.
Organizacijos vadovas turi susipažinti su pateiktu dokumentu ir nurodykite savo sutikimą arba atsisakymą tenkinti prašymąįrašyta į dokumentą.
Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 99 straipsniu, atšaukti darbuotoją iš atostogų galima tik gavus asmeninį jo sutikimą.
Taip pat pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 125 straipsnį draudžiama atšaukti iš atostogų:
- nėščios moterys;
- nepilnamečiai darbuotojai;
- darbuotojai, susiję su pavojingomis ar kenksmingomis darbo sąlygomis.
Atostogose
Be atostogų, organizacijų darbuotojai tam tikromis sąlygomis gali gauti vadinamąjį „laisvą laiką“, t.y. pailsėti nuo darbo. Kadangi Darbo kodekse ši sąvoka išbraukta, vartojami apibrėžimai „papildomas poilsio laikas“ arba „kitas poilsio laikas“.
Dokumentas, kuriuo darbuotojas išreiškia savo pageidavimus savo vadovams, gali būti pareiškimas arba atmintinė.
Darbuotojas turi teisę į atostogų laiką, kai:
- dirbo viršvalandžius;
- dirbo savaitgaliais ar švenčių dienomis;
- turėjo viso viršvalandžių pamaininio darbo metu;
- aktyviai dalyvavo donorų judėjime ir kraujo donorystėje;
- darbuotojas;
- link atostogų.
Apie darbo grafiko keitimą ar darbo laiko nukėlimą
Kiekvienas darbuotojas gali turėti gerų priežasčių, pagal kurią jis gali kreiptis į vadovybę su prašymu pakeisti darbo grafiką.
Jei iniciatyva pasireiškia būtent iš darbuotojo pusės, kas gali dokumentuoti koregavimo poreikį, jis surašo įmonės vadovui adresuotą memorandumą.
Tais atvejais, kai priežastis tikrai pagrįsta, darbdavys neturi teisės atsisakyti darbuotojo pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 93 straipsnį.
Dokumente turi būti nurodytas dabartinis ir pageidaujamas tvarkaraštis.
Dėl įrangos įsigijimo
Šią atmintinę parašė skyrius, kuriam reikia įsigyti naują arba pakeisti seną įrangą.
Pavyzdys galėtų būti ūkio ar žmogiškųjų išteklių skyriaus kreipimasis į informacinių technologijų skyriaus vedėją su prašymu greitai pakeisti sugedusį kompiuterį.
Atmintinės dėl kompiuterio pirkimo forma: .
Apie renginių vedimą
Vidaus atmintinės dėl renginių organizavimo klausimų sprendimo, turi savo specifiką. Jie taip pat dažnai naudojami švietimo įstaigose.
Pastaboje reikės nurodyti pagrindinę informaciją apie būsimą renginį, o prireikus – ir už jo įgyvendinimą atsakingų asmenų kontaktinius duomenis.
Apie informacijos suteikimą
Vienas iš dažniausiai naudojamų tipų atmintinės. Jis naudojamas pateikti užklausą gauti tam tikrą informaciją ir yra pagrįstas tokiu principu:
- turi būti nustatyta pagrindinė idėja ir suformuota užklausa;
- pateikti informaciją, kurios gavėjas gali reikalauti;
- prisiminti pagrindinę užklausos mintį ir pateikti papildomos informacijos.
Apie darbuotojo nubaudimą
Šis dokumentas naudojamas tais atvejais, kai darbuotojo elgesys darbo vietoje ar netinkamas požiūris į darbo pareigas. reikalauja atitinkamų nuobaudų.
Atmintinės rašytojas turi kuo geriau pateikti faktus. objektyviai ir neemociškai, suteikite vadovybei galimybę susidoroti su incidentu.
Apie naujo darbuotojo poreikį
Dokumentas surašomas, kai reikalingas naujas darbuotojas viename iš įmonės struktūrinių padalinių. Tada skyriaus vedėjas turi teisę šį vidinės dalykinės korespondencijos elementą pateikti vadovybei.
Jame jis turi nurodyti objektyvių priežasčių, pagal kurią šis sprendimas bus objektyvus ir priimtinas.
Atmintinė apie naujo darbuotojo įdarbinimą: .
Už viršvalandinį darbą
Dažna tokių dokumentų rengimo priežastis yra avarinių situacijų buvimas, sąlygomis, kurioms pasibaigus darbo laikui reikės įtraukti darbuotojus į klausimo sprendimą.
Atmintinę surašo pamainos ar skyriaus vadovas, adresuotas tiesioginiam vadovui. Dokumento tekste nurodytos prašymo priežastys ir tų, kurie planuojami dirbti viršvalandžius, sąrašas.
Darbuotojo įtraukimas dirbti viršvalandžius: .
Dėl naujo struktūrinio padalinio sukūrimo
Naujų struktūrinių padalinių kūrimo klausimas gali būti išspręstas ir atmintinėje išreikšto prašymo pagalba. Šio veiksmo tikslai yra paryškinti dokumento turinyje. Tarp jų:
- darbo standartizacijos lygio didinimas;
- efektyvesnis tam tikrų problemų sprendimas;
- gerinimas su personalu ir dėl kitų priežasčių.
Kai kuriose situacijose atmintinės gali pakeisti pareiškimus ir veikti „švelniau“. Dažniausiai jie naudojami vidiniams procesams, susijusiems su gamybos organizavimu.
Jei įmonė palaiko elektroninę dokumentų valdymo sistemą, vidinių atmintinių dizainas praktiškai nesiskiria nuo popierinės versijos. Pagrindinis skirtumas yra laikmena perkeliami tarp įmonės struktūrinių padalinių.
Toliau pateiktame vaizdo įraše atskleidžiami kai kurie darbo su vidinėmis atmintinėmis elektronine forma aspektai:
Paslaugos atmintinė yra informacinis ir informacinis dokumentas, kuris naudojamas kaip vidinio verslo susirašinėjimo įrankis. Paslaugos atmintinė yra sudaromas atsižvelgiant į konkretų įmonės padalinį ar atskirą darbuotoją, kai kiti padaliniai ir struktūriniai padaliniai yra priversti įsitraukti į problemos sprendimą. Vidinės atmintinės, skirtingai nei atmintinės, yra padalinių ir tarnybiniu statusu lygiaverčių, bet tiesiogiai vieni kitiems neatsiskaitančių darbuotojų bendravimo būdas.
Kaip parašyti atmintinę
Paslaugos atmintinė, kaip taisyklė, yra sudarytas bet kokia forma, tačiau turi būti tokia informacija:
- dokumento pavadinimas, tai yra „Atmintinė“;
- adresatas, nurodant pilną vardą ir pavardę bei pareigas datatyvinėje byloje;
- pavadinimas prieš pastabos tekstą yra atmintinės tema;
- tikrasis atmintinės tekstas, kuriame aprašoma esama situacija ir siūlomos problemos sprendimo galimybės arba išreiškiamas prašymas;
- atmintinės autoriaus pareigos su visu vardu ir parašu;
- dokumento parengimo data ir jo numeris.
Pavyzdinis atmintinės apie kompiuterio įsigijimą
Paslaugos atmintinė
05.10.2013 № 2
Maskva
Apie kompiuterių remontą (keitimą)
Noriu atkreipti jūsų dėmesį, kad nuo 2013 m. rugsėjo 20 d. pardavimų vadovei Larisai Ivanovnai Korovko priskirtame asmeniniame kompiuteryje dažnai įvyksta programinės įrangos gedimai.
Šiuo atžvilgiu prašau, kad šis kompiuteris būtų suremontuotas arba pakeistas.
Atmintinės apie gaminių išdavimą pavyzdys
PASLAUGOS PASTABA
2013-09-20-CN 2013-09-20
Apie gaminių išdavimą
Prašau Jūsų koordinuoti Voditsa TM akcijos vykdymą.
Veiksmo tikslas:
- Voditsa TM sulčių mažmeninės prekybos padidėjimas;
- skaitmeninio ir kokybinio pasiskirstymo padidėjimas.
Akcijos laikotarpis: 2013 m. spalio-lapkričio mėn
Regionas: Aleksandrovskas, Cheryomushki
Akcijos dalyviai: mažmeninės prekybos vietų pardavėjai
Akcijos mechanizmas: užsakę 5 litrus TM „Voditsa“ sulčių iš prekybos vietos, dovanų gausite 1 litrą TM „Voditsa“ sulčių.
Prizinio fondo paskirstymas:
Aleksandrovskas - 400 pakuočių (po 1 l)
Cheryomushki - 60 pakuočių (po 1 l)
Efektyvumas: planuojamas pardavimų padidėjimas 30-40%.
Likusios nepanaudotos prekės grąžinamos į sandėlį.
Atmintinė surašoma A4 formato lape, jei organizacija netvarko elektroninių dokumentų.
Tokiu atveju antrosios dalies memorandume gali ir nebūti, tuomet, išsakius klausimo esmę, iš karto bus aprašomi pasiūlymai dėl jo sprendimo.
Jei atmintinės informuoja adresatą apie darbo eigą, jie gali būti reguliariai rengiami. Tai yra vadinamosios informacinės atmintinės.
Oficiali atmintis savo paskirtimi artima atmintinei, tačiau skirtingai nei ji, ji turi vidinį, oficialų pobūdį.
Paslaugų atmintinės Paslaugų atmintinės rūšys ir jų rengimo taisyklės
Dėmesio
Žurnalo pavyzdys oficialiems užrašams registruoti Be žurnalo registravimo, taip pat pateikiamas kortelės arba automatinis dokumentacijos įrašymas.
Aiškinamojo rašto forma Norint paaiškinti bet kokių įvykių ir faktų aplinkybes, tokio tipo dokumentas pateikiamas kaip įmonės darbuotojo surašytas aiškinamasis raštas, skirtas aukštesniam pareigūnui.
Jis skirtas rašyti ranka vienu egzemplioriumi ant paprasto popieriaus lapo, skirto to paprašiusiam asmeniui.
Kai kurios organizacijos numato aiškinamąjį raštą paruošti kompiuteriu.
Aiškinamojo rašto forma nėra fiksuota įstatymų leidybos lygmeniu, tačiau kai kuriose institucijose yra standartinės jo vykdymo formos.
Tuo pačiu galioja ir ne pagal formą surašytas aiškinamasis raštas.
Pagal Rusijos Federacijos darbo kodeksą (1 str.
Buhalterinės apskaitos aiškinamasis raštas yra apskaitos dokumentas, kuriame yra:
- pagrindiniai techniniai ir ekonominiai įmonės einamosios, investicinės ir finansinės veiklos rodikliai;
- išsamus apskaitos politikos aprašymas dėl atsargų vertinimo metodų taikymo, nusidėvėjimo skaičiavimo ir kt.
Dažniausiai aiškinamojo rašto surašymo tvarką reglamentuoja šią informacinio ir informacinio dokumento formą priėmusi įmonė (įstaiga).
Taigi verslo užrašai – tai informaciniai ir informaciniai dokumentai, inicijuojantys valdymo sprendimus ir leidžiantys pasirinkti vienokį ar kitokį valdymo įtakos metodą.
Biuro atmintinės Tarnybos atmintinės prašymų rūšys ir jų rengimo taisyklės
Dėl šios priežasties ji negali susidoroti su padidėjusiu krūviu. Prašau priimti naują specialistą į pagrindinę darbo vietą buhalterijoje ir nutraukti darbo santykius su ne visą darbo dieną dirbančiu darbuotoju pagal Rusijos darbo kodekso 288 str.
Atmintinę surašo skyriaus darbuotojas ar vadovas, adresuotas kito skyriaus vedėjui ar specialistui. Taigi, remiantis pavadinimu, jis išsprendžia grynai aptarnavimo klausimus ir užtikrina horizontalų ryšį tarp valdymo objektų.
Vidinėse atmintinėse dažniausiai atsispindi logistikos, ekonominės paramos, informacinės paramos ir panašiai klausimai.
Atmintinės tekstas paprastai susideda iš pagrindimo (surašymo motyvų išdėstymo) ir pasiūlymo, prašymo, prašymo ir kt.
Pavyzdžiui, buhalteris atmintinėje gali informuoti apie būtinybę remontuoti buhalterijoje esantį kompiuterį ar spausdintuvą. Tokia atmintinė turi būti išsiųsta sistemos palaikymo skyriaus vadovui, prašydama suremontuoti įrenginį.
Atmintinė surašoma taip pat, kaip ir ataskaita, A4 lape.
