Eizenhauerio sistema. Eizenhauerio matrica: kaip atskirti skubius dalykus nuo svarbaus

Begaliniame darbų sraute galite pasiklysti, ką nors pamiršti arba tiesiog neturėti laiko tai padaryti. Neįvykdytos užduotys taip kaupiasi ir kitą dieną nusveria naujomis galimybėmis. Ir vėl ta pati problema: neturėjau laiko, pamiršau, atidėjau rytdienai.

Tokios situacijos dažnai nutinka nemokantiems planuoti, ir tai nenuostabu, nes planavimo procesas reikalauja tam tikrų laiko planavimo įgūdžių ir ypatingo dėmesio.

Yra daug planavimo metodų, leidžiančių gauti maksimalią naudą iš teisingo laikinųjų išteklių naudojimo. Pateiksime efektyviausios ir nesudėtingiausios technikos, kuri vadinama, pavyzdį "Eisenhowerio matrica" arba "Eisenhower aikštė".

– Tai yra prioritetų nustatymo principas, leidžiantis per dieną išspręsti daugiausiai užduočių.

Šis principas yra vienas populiariausių valdant laiką. Jis naudojamas visame pasaulyje: nuo paprastų darbuotojų iki didelių visame pasaulyje žinomų korporacijų organizacijų vadovų.

Šio principo pradininkas yra Dwightas Davidas Eisenhoweris (34-asis JAV prezidentas). Atsižvelgdamas į įtemptą darbo grafiką, jis optimizavo savo darbo grafiką, sistemindamas užduotis pagal jų svarbą, todėl buvo sukurta sava įranga, kuri išsiskyrė savo paprastumu ir unikalumu.

Eizenhauerio matrica kaip prioritetų nustatymo įrankis

Eizenhaueris suskirstė dalykus į 4 kategorijas ir įrašė juos į lentelę, kurioje aiškiai pabrėžė kvadratus, kurie leido paskirstyti suplanuotas užduotis pagal jų skubumą ir svarbą (a, b, c, d).

Kiekviena aikštė turi savo paskirtį:

• „a“ - ypatingos svarbos skubūs;
• „b“ - svarbūs dalykai, kuriuos galima atidėti;
• „s“ - ne pirmos svarbos, bet skubus;
• „d“ - neskubus ir nesvarbus.

Tokiu būdu nustatydami prioritetus, galite išmokti valdyti laiką, kuris padės siekti užsibrėžtų tikslų, padidins našumą atliekant suplanuotas užduotis ir turės įtakos tam tikros veiklos sėkmei.

Norint nustatyti prioritetus pagal D. D. Eisenhowerio principą, būtina išsamiai išstudijuoti jo lentelės kategorijas (kvadratus).

Svarbūs ir skubūs klausimai (a kategorija)

Šios kategorijos aikštėje yra suplanuotos užduotys, kurios yra svarbiausios ir labai skubios. Pagal Eizenhauerio principą ši aikštė turi būti tuščia, laisva naujam kasdieniniam įėjimui, o tai žmogui, turinčiam laiko planavimo įgūdžių, nesuteiks galimybės suaktyvinti reikalų skubos ir neleis kritinės situacijos neįvykdymo atveju.

Dažnai atsitinka, kad daiktai iš „b“ kvadrato perkeliami į „a“ kvadratą dėl paprasto žmogaus tingumo, o tai yra viena iš jo užpildymo priežasčių. Kartais taip gali nutikti bet kam, tačiau kasdien mėtant daiktus iš kvadrato į aikštę verta treniruotis savidrausmės.

Kad „a“ langelyje neatsirastų neatliktų užduočių, kitų kategorijų užduotis reikia atlikti laiku ir griežtai laikytis šio kvadrato darbų sąrašo. Taip pat galite naudoti delegavimo metodą (užduočių perdavimas kam nors), kuris leis išspręsti užduotis ir nepalikti nebaigtų darbų.

A kvadrato darbų sąrašas:

• neigiamai veikiantis tikslo pasiekimą;
• probleminiai, galintys sukelti problemų;
• susijusių su sveikata.

Svarbūs, neskubūs klausimai (b kategorija)

Į šią kategoriją dažnai patenka patys perspektyviausi ir prioritetiniai atvejai. Eisenhoweris skiria jiems svarbų vaidmenį, nes jų įgyvendinimas yra raktas į sėkmę. Patirtis rodo, kad jei atsakingai išnaudosite laiką darydami dalykus, įtrauktus į „b“ kvadratą, tada geri rezultatai pasijus labai greitai.

Šios aikštės privalumas yra tas, kad turite pakankamai laiko svarbiems dalykams, o tai leidžia konstruktyviai ir apgalvotai spręsti problemas, visapusiškai atskleisti savo potencialą ir apgalvoti (išanalizuoti) savo veiklą. Tačiau svarbu žinoti, kad šių reikalų nereikėtų dėti į lentyną, nes kyla pavojus juos perkelti į pirmą aikštę, o tai pagal Eisenhowerio principą yra nepriimtina.

„b“ kvadrato atvejų ir užduočių pavyzdžiai:

• projektų planavimas;
• partnerystė (paieška, bendradarbiavimas);
• įvykdytų projektų rezultatai (atliktų darbų įvertinimas);
• plėtros perspektyvų paieška.

Kalbant apie kasdienybę, ekspertai rekomenduoja į šią aikštę įtraukti reikalus, susijusius su planavimu, studijomis, sportu, mityba ir kt.

Skubūs, nesvarbūs reikalai (c kategorija)

Ši kategorija apima antrines užduotis, kurių negalima atidėti. Dažnai atsitinka taip, kad žmogus suskumba atlikti mažiausiai svarbias užduotis ir taip atitraukia dėmesį nuo tikslo. „Eisenhower Matrix“ reikalauja tiksliai panaudoti technologijas, todėl neturėtumėte suklysti klasifikuodami užduotis.

Nustatydami prioritetus, neturėtumėte painioti užduočių, susijusių su „c“ kvadratu, su „a“ kvadrato užduotimis. Štai galimos painiavos pavyzdys:

Viršininkas duoda įsakymą, kurį reikia skubiai įvykdyti, ir šis įsakymas neturi nieko bendra su darbu. Ši užduotis turėtų būti įrašyta į „c“ laukelį ir laikoma svarbia, bet ne skubia, nes negalite nukrypti nuo užsibrėžtų tikslų ir taip švaistote laiką tam, kas atitraukia dėmesį nuo pagrindinio dalyko.

Kvadrato „c“ atvejų ir užduočių pavyzdžiai:

• netikėti svečiai, reikalaujantys dėmesio;
• neplanuoti skubūs susitikimai;
• atsikratyti bėdų, kilusių dėl savo aplaidumo.

Neskubūs ir nesvarbūs klausimai (d kategorija)

Tai yra užduotys, kurios yra pasirengusios laukti savo laikinųjų išteklių tiek, kiek reikia, arba gali būti net neįmanomos. Greičiau į šią kategoriją įeina dalykai, kurie yra paprasti ir įdomūs, bet nereikėtų jų griebtis, jie tik sulėtina darbo procesą ir atitolina nuo tikslo.

Kvadrato „d“ atvejų ir užduočių pavyzdžiai:

• tušti pokalbiai telefonu;
• pramoginė veikla;
• bet kokie įvykiai, kurie atitraukia dėmesį nuo darbo.

Eizenhauerio matricos principu susidėlioję prioritetus, neabejotinai pavyks nuveikti daug ir priartėti prie savo tikslo, tačiau nepamirškite, kad tinkamai valdant laiką darbas yra pagrindinis sėkmės šaltinis.

Eizenhauerio matrica kaip prioritetų nustatymo įrankis yra vienas iš pagrindinių būdų sėkmingai planuoti ir atlikti dalykus. Šiame straipsnyje mes apžvelgsime šią techniką išsamiau, nes tai yra populiariausias laiko valdymo metodas, kuris ilgą laiką buvo naudojamas visose gyvenimo srityse.

„Gyvenimas yra vertingas, jei jis yra nuolatinė kova už vertingą tikslą“

D. D. Eizenhaueris

Svarbu žinoti! Sumažėjęs regėjimas veda į aklumą!

Norėdami koreguoti ir atkurti regėjimą be operacijos, mūsų skaitytojai naudojasi IZRAELI OPTIVIZIJA - geriausias produktas jūsų akims tik už 99 rublius!
Atidžiai peržiūrėję, nusprendėme pasiūlyti jūsų dėmesiui...

Pasaulyje žinomas 34-asis Amerikos prezidentas Davidas Eisenhoweris bandė suprasti laiko valdymą. Būtent šios srities studijos išpopuliarino jį visame pasaulyje. Jis išsamiai ištyrė efektyvaus planavimo ir laipsniško planų įgyvendinimo būdus. Taip atsirado Eizenhauerio matrica kaip prioritetų nustatymo įrankis. Išsamiau apžvelgsime jo techniką vėliau mūsų straipsnyje.

Laiko valdymas– asmens gebėjimas teisingai paskirstyti savo laiką suplanuotoms užduotims atlikti. Šį reiškinį daug metų tyrinėjo įvairūs psichologai, visi bandė suprasti, kaip veikia šis metodas tinkamai planuoti tai, kas buvo suplanuota. Žinomas psichologas Davidas Allenas parašė knygą apie efektyvaus planavimo pagrindus ir praktiką.

Šiais laikais šiuolaikinio gyvenimo šurmulys ir įvairovė vis dažniau verčia atsigręžti į metodus, kaip sėkmingai susisteminti numatytas užduotis ir teisingai bei greitai jas įgyvendinti. Teisingas prioritetų nustatymas leidžia greitai ir efektyviai atlikti bet kokio sudėtingumo darbus, suvokti savo klaidas ir įgyti naujų įgūdžių siekiant savo tikslo.

Eisenhowerio asmenybė laiko valdymo studijų srityje

Davidas Eisenhoweris buvo garsus JAV prezidentas. Jis išgarsėjo visame pasaulyje dėl savo intelekto ir organizacinių įgūdžių. Per savo gyvenimą jis sukūrė puikią karinę karjerą, palikusią reikšmingą pėdsaką Amerikos istorijoje. Sėkmingai įvykdė visas užduotis, visada pasiekdavo sau išsikeltus tikslus, o tai pelnė pagarbą ir tapo pavyzdžiu daugeliui visuomenės veikėjų.

Eisenhoweris tikėjo, kad gerai gyventi reiškia užsiimti vertu darbu, kuris teikia malonumą savo dalykui ir teikia naudos kitiems. Būdamas prezidentu, jis vis dažniau uždavė sau klausimų, kaip viską padaryti, teisingai ir galiausiai sėkmingai. Šios mintys paskatino jį sukurti svarbių užduočių išdėstymo metodą, kuris mūsų laikais intensyviai naudojamas.

Dėl savo išradingumo, pasitikėjimo ir tobulumo siekimo Eisenhoweris viską įvykdė laiku, be didelių sunkumų. Daugelis jo laikmečio veikėjų tik stebėjosi jo saviorganizacija ir bandė vadovautis jo valdymo metodais, nes tokio prezidento asmenybė tikrai nusipelno pagarbos ir galėtų būti sektinas pavyzdys. Eizenhauerio matrica kaip prioritetų nustatymo įrankis yra vienas iš pagrindinių būdų, kaip galite organizuoti savo darbo planą kasdieniame gyvenime.

Eizenhauerio matricos ypatybės

Eizenhauerio matrica, kaip prioritetų nustatymo įrankis, yra populiari laiko valdymo technika, leidžianti teisingai ir laiku atlikti suplanuotas veiklas bei nustatyti sau reikšmingus tikslus konkrečiam laikotarpiui. Eizenhauerio lentelės pagrindas yra keturi vadinamieji atvejų kvadrantai. Jos kūrimo pagrindas buvo reikšmingi ir neatidėliotini darbai, kurie dėl įvairių veiksnių susikaupė per trumpą laiką.

Šie kvadrantai taip pat vadinami Eizenhauerio langais, nes jie pavaizduoti kvadratinėje lentelėje. Eizenhauerio stalas atrodo taip.

A kvadrantas Svarbūs skubūs reikalai

IN kvadrantas Svarbus neskubus

SU kvadrantas Nesvarbi skubi

D kvadrantas Nesvarbu neskubu

Kiekvienas, norintis išmokti tinkamai valdyti savo laiką, gali pasigaminti tokį stalą sau. Eisenhower Matrix kaip prioritetų nustatymo įrankis padės susitvarkyti su susikaupusiomis užduotimis per labai trumpą laiką.

Kai suprasime pagrindinę prioritetų nustatymo metodo struktūrą, galime išsamiai pažvelgti į kiekvieną Eizenhauerio matricos langą. Eizenhauerio matrica kaip prioritetų nustatymo įrankis yra naudingas norint nustatyti jūsų planų svarbą tam tikru momentu.

Kvadrantas A

Tai apima svarbias skubias užduotis, kurio negalima atidėti vėliau, nes tai gali sukelti neigiamų pasekmių. Norint sėkmingai planuoti, reikia pradėti nuo A sektoriaus. Tokių atvejų pavyzdys gali būti sudėtinga netikėta operacija arba neplanuotas susitikimas. Šis sektorius yra labai svarbus žmogaus gyvenimui, tačiau jei išmoksite teisingai planuoti savo laiką, idealiu atveju ši aikštė turėtų būti visiškai tuščia, be jokių planų. Jei pagrindiniai planai bus įvykdyti laiku, reikšmingos užduotys netaps skubios, jų įgyvendinimas per tam tikrą laikotarpį nedaro jų skubių.

A sektoriaus planai gali atsirasti dėl dviejų priežasčių:

• vidinių priežasčių: tiesiogiai priklauso nuo žmogaus (motyvacijos stoka, tinginystė, noro ar profesionalumo stoka);
• išorinės priežastys: nepriklauso nuo paties tiriamojo (staigus sveikatos pablogėjimas, nenugalimos jėgos aplinkybės).

Kad šios priežastys netrukdytų jūsų veiklai, jums nereikia atidėti vertingų pasirenkamų užduočių (tai jau B sektorius) paskutinei dienai, nes kai kurios sąlygos gali turėti įtakos jų neįvykdymui ir tuomet kaupsite vertingas užduotis.

B kvadrantas

Svarbus neskubus.Šio sektoriaus planai turi būti vykdomi reguliariai, neatidėliodami vėlesniam laikui, nes jų savalaikis įgyvendinimas yra jūsų produktyvumo ir veiklos sėkmės rodiklis. Šio kvadranto reikalai nereikalauja išsipildymo čia ir dabar, tačiau jų vertė rodo neigiamų pasekmių atsiradimą, jei žmogus jas ignoruoja. Kuo jums reikšmingesnė užduotis, tuo neigiamesnės bus jos nesėkmės pasekmės. Štai kodėl pirmenybę teikite svarbiems reikalams, o paskui skubiems. Kad būtų idealus pasitenkinimas savimi, žmogus turi visiškai atlikti prasmingas skubias ir prasmingas neskubias užduotis. Šio sektoriaus užduotys apima, pavyzdžiui, nedelsiant kreiptis į gydytoją, įgyti įgūdžių sėkmingai atlikti veiklą naujoje darbovietėje, kad gautumėte kitą paaukštinimą.

„Geriau pirmiausia atlikti svarbias užduotis, turinčias įtakos jūsų gyvenimui, nei nesvarbias“.

D. D. Eizenhaueris

Eizenhauerio matrica, kaip prioritetų nustatymo įrankis, rodo: jei planus surūšiuosite teisingai ir laiku, tada bet kurioje žmogaus gyvenimo srityje nebus skubančių darbų, kurie fiziškai ir psichologiškai alina žmogaus kūną. B sektorius neperkels į A sektorių, jei pirmą kartą teisingai suplanuosime savo užduotis.

Kvadrantas C

Nesvarbu, skubu. Planų skubumas ne visada lemia jų svarbą. Eisenhoweris sakė, kad jei skubios užduotys trukdo atlikti vertingas užduotis, geriau jas atidėti. Norėdami suprasti savo planų svarbą, užduokite sau paprastą klausimą: „Kas nutiks, jei neatliksite šios užduoties? Jei suvokiate, kad neigiamų pasekmių nėra arba jos yra minimalios, tai šiuo metu reikalas nėra svarbus. Ieškokite prasmingesnių užduočių, kurios iš tikrųjų gresia neigiamomis pasekmėmis jums.

Tokio tipo veikla apima, pavyzdžiui, dalyvavimą socialinėje apklausoje, skambinimą draugui tiesiog pabendrauti. „C sektoriaus“ planai turi didelį trūkumą: neleidžia žmogui efektyviai dirbti ir daryti prasmingus darbus, nes nuolat blaško ir verčia nerimauti. Bet koks išsiblaškymas gali turėti neigiamų pasekmių, todėl jei atliekant svarbias užduotis atsiranda kokių nors trukdžių, prieš atlikdami pabandykite juos pašalinti. Jei atlieki tik neatidėliotinus reikalus, vienu metu gali susikaupti labai daug svarbių dalykų ir tuomet sunku nukreipti save tinkama linkme ir susikaupti jų vykdymui.

Kvadrantas D

Neskubu, nesvarbu.Šiame sektoriuje susirenka patys nereikalingiausi neskubūs darbai, jų įgyvendinimas šiuo metu neduoda jokios naudos. Jei žmogus sutelks dėmesį į juos, reikšmingi dalykai labai greitai susikaups ir sukels neigiamų pasekmių. Tai apima, pavyzdžiui, pasibuvimą socialiniuose tinkluose, įvairius kompiuterinius žaidimus, kurie tiesiog žudo žmogaus laiką be jokios naudos.

Tačiau ne visos neskubios, nesvarbios užduotys yra tokios nenaudingos. Jei jau seniai norėjote dailiai susidėlioti knygas bibliotekoje ar išsivalyti spintą su drabužiais, tai darydami šiuos dalykus gausite naudos ir malonumą iš rezultato, tačiau neturėtumėte stengtis to daryti, jei turite svarbių reikalų.

Eizenhauerio lentelė, kaip efektyvaus planavimo metodas, yra naudingas būdas nustatyti reikšmingas vertingas užduotis ir padeda jas atlikti per gana trumpą laiką. Jis skirtas atlikti vienos dienos užduotis arba tas, kurias reikia atlikti artimiausiu metu.

Eizenhauerio metodo tikslai

Kiekvienas gali išmokti planuoti savo asmeninį laiką, jei nori, čia nėra nieko sudėtingo. Norėdami padėti, galite naudoti Eisenhowerio lentelę, kurią apibūdinome kaip prioritetų nustatymo įrankį. Išsamiai išnagrinėjus kiekvieną matricos kvadrantą, galima nustatyti pagrindinius šios technikos tikslus.

1. Saviorganizacija. Žinodami, kad jūsų laukia reikšmingi dalykai, negaišite laiko, o stengsitės viską padaryti laiku. Išsiaiškinęs pagrindinius planus, žmogus gali greitai susiorganizuoti, kad juos įgyvendintų. Sutvarkę pagrindinį dalyką, galite iš karto pamatyti, kas buvo padaryta ir ką dar reikia padaryti šiandien ar rytoj.
2. Kokybiškas Jūsų planų planavimas. Metodo tikslas – kad žmogus sėkmingai įvykdytų tai, ką suplanavo, o ne perrašytų dalykų iš vieno kvadranto į kitą.
3. Išmokite efektyviai planuoti savo laiką. Svarbių užduočių paryškinimas padeda protiškai nustatyti, kiek laiko joms reikia atlikti. Žmogus savo galva apytiksliai apskaičiuoja, kiek reikia svarbioms neskubioms užduotims atlikti, kad jos staiga neperkeltų į A sektorių.

Eizenhauerio matrica, būdama viena iš pagrindinių ir populiarių planavimo metodų, padės kiekvienam išmokti valdyti save, organizuoti save tinkamu laiku ir per trumpą laiką išspręsti savo problemas.

Eizenhauerio matrica– Tai yra prioritetų nustatymo principas, leidžiantis efektyviai išspręsti daugiausiai užduočių per dieną. Šis laiko valdymo metodas pavadintas jo autoriaus ir kūrėjo – trisdešimt ketvirtojo JAV prezidento vardu. Dwightas Davidas Eisenhoweris. Dėl užimamų pareigų jis buvo priverstas per dieną atlikti daugybę užduočių ir, kad tai sėkmingai atliktų, sugalvojo laiko valdymo principus, kurie vėliau tapo žinomi kaip Eizenhauerio prioritetų matrica arba Eizenhauerio aikštė.

Kokia yra Eizenhauerio principo esmė?

Šios aikštės erdvė apima reikalus ir užduotis, kurios nebegali laukti ir yra mums labai svarbios. Eizenhauerio principas sufleruoja, kad ši aikštė turėtų būti tuščia, nes gerai laiko planavęs žmogus neįsileis į avarinę, kritinę situaciją versle. Dažnai reikalai tampa skubūs dėl mūsų kaltės. Įprotis atidėti viską vėlesniam laikui arba primityvus žmogaus tinginystė yra dažnos priežastys užpildyti „A“ kvadratą.

Visi su sveikata susiję klausimai;
užduotis, kurių ignoravimas sukels problemų ir sunkumų;
dalykų, kurie turėtų priartinti jus prie tikslo.

Pavyzdžiui:

Apsilankymas medicinos įstaigoje;
svarbus skambutis darbo klausimu;
darbo užduoties atlikimas artėjant jos terminui;
specialisto iškvietimas rimtai techninei problemai pašalinti;
poilsis, kurio skubiai reikia.

Nereikėtų leisti einamiesiems reikalams persikelti į „A“ aikštę, nes labai sunku organizuoti įprastą darbo procesą, nuolat būnant ant avarinės padėties slenksčio. Prioritetai turėtų būti nustatomi taip, kad problemos būtų išspręstos prieš joms atsirandant, tai yra, reikia iš anksto apskaičiuoti visus judesius ir neatidėti svarbių reikalų vėliau.

Eisenhowerio prioritetų matrica šiam kvadratui skiria reikšmingą vaidmenį. Patirtis byloja, kad jei atkreipsite dėmesį į „B“ kategorijos dalykus ir juos atliksite sistemingai, rezultatai neprivers jūsų laukti. Toks prioritetų suteikimas padarys darbo procesą kuo efektyvesnį ir priartins prie sėkmės.

Tikrasis šios aikštės užduočių pranašumas yra tas, kad joms atlikti yra pakankamai laiko, nes jos nėra skubios. Ir svarbu atsiminti, kad jei tokiems reikalams neskirsite dėmesio ir laiko, kyla pavojus, kad jie persikels į „A“ aikštę, o tai negali būti leistina pagal Eizenhauerio principą.

Darbo projektų planavimas;
- prevenciniai veiksmai;
- naujų partnerių paieška;
- įgyvendintų projektų rezultatų įvertinimas;
- papildomų plėtros perspektyvų paieška.

Eizenhauerio aikštės „C“ sektoriuje turėtų būti ne tokios svarbios, bet skubios užduotys. Dažniausiai prioritetų suteikimas vyksta taip, kad žmogus visas jėgas atiduoda šioms užduotims atlikti ir nesuvokia, kad tai atitolina jį nuo tikslo. Tokie dalykai atitraukia dėmesį nuo to, kas iš tiesų svarbu.

Eizenhauerio matrica yra sistema, kurią naudojant reikia tiksliai ir be klaidų, todėl svarbu teisingai klasifikuoti užduotis. Nustatydami prioritetus, daugelis žmonių painioja užduotis, kurios patenka į „C“ kvadratą, su užduotimis, kurios patenka į „A“ kvadratą. Pavyzdžiui, jei viršininkas davė užduotį, kurią reikia nedelsiant įvykdyti, bet nesusijusią su darbu, tada ši užduotis turėtų būti „C“ langelyje, kaip svarbi, bet ne skubi, o ne „A“ langelyje.

Eizenhauerio matrica skatina nenukrypti nuo savo tikslų ir eikvoti savo energiją bei laiką abstrakčiams ir nesvarbiems dalykams.

Netikėti svečiai, kurie užims laiko ir dėmesio;
pašalinti nemalonias savo aplaidumo pasekmes;
skubūs susitikimai, kurių nebuvo jūsų plane.

Prioritetas pagal Eizenhauerio principą turėtų vykti taip, kad užduotims iš šio kvadrato būtų skiriama mažiausiai laiko ir pastangų. Jums visai nereikia jų daryti ir tai bus jums naudinga. Greičiausiai užduotys bus paprastos ir įdomios, tačiau tai nėra priežastis jų imtis. Atsižvelgiant į tai, kad jie nepriartina jūsų prie tikslo, griežtai apribokite jiems skiriamą laiką arba visiškai išbraukite juos iš savo darbų sąrašo.

Tušti pokalbiai mobiliajame telefone;
pramogos ir pramogos;
bet kokie blaškantys objektai, trukdantys pagrindinei veiklai.

Eizenhauerio matrica padės išspręsti tokią sudėtingą problemą kaip prioritetų nustatymas. Šis metodas leis jums valdyti savo laiką ir pasiekti užsibrėžtus tikslus.

Kodėl taip sunku pasirinkti tarp prioritetinių ir antraeilių? Neurologo Antonio Damasio tyrimai rodo, kad sprendimų priėmimas yra neatsiejamai susijęs su emocijomis. Todėl nenuostabu, kad nerimas ir depresija dažnai apibūdinami kaip įstrigimo ir nesugebėjimo priimti sprendimų būsenos. Paprastų įrankių, tokių kaip Eisenhower Matrix, naudojimas padeda ne tik suprasti dalykus, bet ir sumažinti emocinę įtampą. Laikui bėgant, įsisavinę šios koncepcijos principus, galite lengvai ir greitai nustatyti skirtumą tarp svarbaus, skubaus, nesvarbio ir nenaudingo.

Manoma, kad Eizenhauerio matrica turi daug bendro su Dwighto D. Eisenhowerio žodžiais: „Turiu dvi problemas: skubią ir svarbią. Skubu nėra svarbu, bet svarbu yra skubu“.

Dwightas D. Eisenhoweris geriausiai žinomas kaip 34-asis JAV prezidentas (1953–1961 m.). Prieš tapdamas prezidentu, jis buvo generolas ir vadovavo sąjungininkų pajėgoms Antrojo pasaulinio karo metu. 1950 m. Eisenhoweris tapo pirmuoju NATO vyriausiuoju sąjungininkų vadu Europoje.

Konkreti profesinė veikla nuolat versdavo Eisenhowerį priimti sunkius sprendimus ir kasdien susitelkti į įvairias užduotis. Norėdamas optimizuoti procesą, jis sukūrė savo metodą, kuris tapo plačiai žinomas kaip Eizenhauerio matrica. Šiandien juo gali naudotis ne tik generolai, bet ir paprasti žmonės, iki namų šeimininkės – padeda susidėlioti einamąsias užduotis ir sutvarkyti reikalus.

Kaip naudotis Eizenhauerio matrica

Šis įrankis tinka tiems, kurie nori ir gali įvertinti savo užduočių svarbą ir aiškiai jas suskirstyti į kategorijas. Šis metodas apima užduočių ir veiksmų padalijimą į keturias grupes:

1. skubus ir svarbus;
2. svarbus, bet ne skubus;
3. skubus, bet nesvarbus;
4. neskubu ar svarbu.

Galutinis Eizenhauerio metodo tikslas yra padėti atrinkti nesvarbius dalykus nuo svarbių sprendimų ir sutelkti dėmesį į tai, kas iš tikrųjų svarbu.

Jei įsivaizduosite Eizenhauerio matricą kaip paveikslėlį, ji atrodys taip:

Kvadrantų reikšmė matricoje

Užduotys priskiriamos konkretiems kvadrantams, kurie savo ruožtu nustato, kada ir kiek laiko galite atlikti užduotį.

• I kvadrantas – „Padaryk tai dabar“ (skubu ir svarbu)

Tai apima prioritetines užduotis, į kurias reikia nedelsiant atkreipti dėmesį. Jie turi griežtus terminus ir turi būti įvykdyti visų pirma asmeniškai.

• II kvadrantas – „Nuspręskite, kada tai padarysite“ (svarbu, bet ne skubu)

Šis kvadrantas yra strateginė matricos dalis, idealiai tinkanti ilgalaikiam vystymuisi. Jame esantys elementai yra svarbūs, bet nereikalauja iš karto dėmesio. Tuo pačiu metu užduotys turi tam tikrą terminą ir taip pat atliekamos asmeniškai.

• III kvadrantas – „Perduoti kam nors“ (skubu, bet nesvarbu)

Telefono skambučiai, el. laiškai ir susitikimų bei įvykių planavimas patenka į šį kvadrantą. Tokio tipo užduotys paprastai nereikalauja asmeninio dėmesio, nes jos neapima išmatuojamo rezultato. III kvadrantas padeda sumažinti dėmesį nuo svarbaus darbo. Deleguodami galite sutelkti dėmesį į didesnius dalykus.

• IV kvadrantas – „Padaryk tai vėliau“ (nesvarbu, neskubu)

Veikla, patenkanti į IV kvadrantą, yra pagalbinė veikla, kuri nesukuria jokios pridėtinės vertės. Paprasčiau tariant, tai yra kažkas, ką visada galima atidėti, nebijant jokių pasekmių. Šie dalykai užima daug laiko ir trukdo atlikti svarbesnes užduotis, kurias pateikiate pirmuose dviejuose kvadrantuose.

Matricos spalvos pasirinkimas

Kiekvienam matricos kvadrantui priskirkite spalvą ir susiekite ją su prioriteto lygiu.

Pavyzdžiui:

Raudona = skubu.

Geltona = svarbu, bet nelabai skubu.

Žalia = skubu, bet nesvarbu.

Pilka = neskubu, nesvarbu.

Naudodami matricą profesionaliais tikslais pastebėsite, kad dauguma problemų patenka į I ir III kvadrantus. II kvadranto veikla duoda reikšmingiausių rezultatų, nes tai yra verslo tikslai, turintys įtakos ilgalaikei verslo sėkmei, tačiau retai priskiriami prie skubių.

Sunkiausia suprasti, kas atitraukia jus nuo suplanuoto kurso. Tačiau jei susitvarkysite su šia esmine laiko valdymo problema, atsikratysite minčių apie sugaištas valandas. Užduokite sau du klausimus, kurie padės apsispręsti dėl ilgalaikių sprendimų priėmimo strategijų:

• Kada dirbsite su svarbiomis, bet neskubiomis užduotimis?
• Kada galite skirti laiko svarbioms užduotims atlikti, kol jos staiga tampa neatidėliotinos?

Verta prisiminti, kad kartais užduotys iš vieno kvadranto netikėtai patenka į kitą. Jei atsitiks nelaimė, jūsų prioritetai pasikeis. Pavyzdžiui, jums priklauso mažas verslas, o nepatenkintas klientas paskambina ir prašo pasikalbėti su vadybininku, nes vėluoja pristatymas. Ši problema iš karto iškils virš kitų matricos elementų.

Užduočių paskirstymas tarp kvadrantų turi keletą ypatybių, į kurias reikia atsižvelgti:

1. Užduočių sąrašai palengvina gyvenimą. Įsitikinkite, kad skirdami užduotis užduodate tinkamus klausimus, kurie padės nustatyti, ką pirmiausia reikia padaryti. Pagrindinis bruožas yra prioritetas.
2. Prie kiekvieno kvadranto galite pridėti daug veiklų ir užduočių, tačiau geriausia neviršyti aštuonių elementų. Priešingu atveju nutolsite nuo pagrindinio tikslo – užduoties įvykdymo.
3. Sukurkite atskiras matricas savo profesiniam ir asmeniniam gyvenimui.
4. Tik jūs galite nustatyti sąrašo elementų prioriteto lygį. Kiekvieną rytą pradėkite nuo darbų sąrašo iš matricos, o savaitės pabaigoje pamatysite rezultatą.

Eizenhauerio matricos šablonas

Norėdami supaprastinti užduočių paskirstymo procesą, naudokite „Evernote“ sukurtą šabloną:

„Eisenhower Matrix“ gali būti išverstas į projektų valdymo programinę įrangą „Trello“. Sudarykite užduočių sąrašą kiekvienai iš keturių lentų (= kvadranto) ir sukurkite atskirą „Gautųjų“ lentą, kurioje bus visos užduotys prieš paskirstant jas kvadrantams. Tai leis vizualiai įvertinti savo darbo krūvį.

„Eisenhower Matrix“ yra paprastas įrankis, padedantis išvengti analizės paralyžiaus, atsirandančio, kai net nežinote, nuo ko pradėti.

Atėjo laikas atidžiau pažvelgti į vieną iš jo įrankių: Eizenhauerio matricą.

Kodėl jis toks populiarus dešimtmečius ir nepraranda aktualumo? Išsiaiškinkime, kokia yra technikos esmė ir kaip ją pritaikyti praktikoje.

Dwightas Eisenhoweris palikuonių atmintyje išliko kaip išmintingas strategas ir produktyvus praktikas. Jam pavyko užbaigti karą Korėjoje, sustabdyti disidentų persekiojimą šalyje ir pasiekti daugybę kitų reikšmingų rezultatų užsienio ir vidaus politikoje. Ir jo dėka šiandien turime galimybę naudoti techniką, vadinamą Eizenhauerio matrica, kaip įrankį prioritetams nustatyti.

Tokio aukšto rango politikas turėjo pats sukurti šią unikalią lentelę, nes kitos teorijos jo visiškai netenkino. Ir ne kiekvienas, net ir toks „patyręs“ aukščiausio lygio vadovas, sugeba nuolat išspręsti daugybę grandiozinių užduočių.

Šiandien nuotraukos, vaizduojančios šią diagramą, yra labai populiarios įvairiuose internetiniuose šaltiniuose. Matrica yra puslapis, suskirstytas į 4 kvadrantus, kuriuose įvedamos skirtingos svarbos ir skubos užduotys.

1. Pirmasis arba A kvadrantas apima tuos atvejus, kai reikia imtis skubių veiksmų.
2. B sektoriuje yra tokios pat svarbios, bet ne tokios skubios užduotys.
3. Po raide C yra ne patys svarbiausi įvykiai, o tie, į kuriuos reikia greitai reaguoti.
4. Paskutiniame D kvadrante neskubūs ir ne itin svarbūs dalykai gali būti atidėti tarsi ant ilgos lentynos.

Patys svarbiausi, skubūs

Jei Eisenhowerio prioritetų matricos A zonoje nieko nėra, galima pasveikinti dokumento autorių. Tai reiškia, kad jam pavyksta laiku įvykdyti savo planus, o skubių veiksmų imtis nereikia.

Tačiau kartais be tokių užduočių neapsieisite.

Ką tinka dėti į A kvadrantą?

• Užduotys, kurias reikia atlikti greitai, kitaip nepavyks išvengti rimtų problemų;
• Neišspręstos užduotys, kurios tikrai grasina atitraukti jus nuo užsibrėžto tikslo;
• „Ugnies“ sveikatos problemos.

Pavyzdys iš paskutinės pastraipos: staigaus sveikatos pablogėjimo požymiai, dėl kurių reikia kviesti gydytoją į namus arba skubiai apsilankyti klinikoje. Darbe tai gali būti svarbiausias susitikimas su verslo partneriu, kuris išspręs investicinį klausimą. Arba mokinys, išlaikantis valstybinį egzaminą, iškvietęs greitąją pagalbą į namus pajutus dujų kvapą ir pan.

Būtinas, bet neskubantis

B yra pagrindinė planavimo sritis. Čia „gyvena“ gyvybiškai svarbios ir gamybai reikšmingos užduotys, kurios reikalauja subalansuoto požiūrio ir gana ilgo sprendimo laikotarpio. Nereikia skubėti jų įgyvendinimo, geriau atkreipti dėmesį į užsibrėžtų tikslų įgyvendinimo kokybę. Kam tai pavyksta, tas tampa sėkmingiausiu savo versle.

Čia galite užprogramuoti kursinių darbų ruošimą, santykių su nauju verslo partneriu užmezgimą, gydytojų rekomendacijų vykdymą, buto remonto projekto parinkimą ir kt.

Reikia rimtai saugotis čia suplanuotų įvykių „perkėlimo“ į A kvadrantą, tai yra, į „degimo“ kategoriją.

Skubu, bet ne prioritetinė

„Nuvalyti griuvėsius“ būtina ne tik prioritetinėse veiklos srityse. Susikaupia krūva smulkių, varginančių užduočių, kurios buvo atidėliotos paskutinei akimirkai ir staiga jos susikaupia iš karto, o šį „Gordijaus mazgą“ tenka perpjauti vienu ypu.

Kartais tokias problemas mums pateikia kiti, pavyzdžiui, jūsų viršininkas paskyrė kolegos skubų darbą. Tiesiog todėl, kad jis mano, kad tu gali padaryti geriau. Ir jūsų verslas yra per stogą! Taigi jūs skubate: arba didžiuotis savo nepakeičiamumu, arba nuoširdžiai pasakyti viršininkui, kad nenorite dirbti už du žmones ir net už vieną atlyginimą. Juo labiau erzina, kad nekompetentingas kolega gaus tokį pat atlyginimą „sėdėdamas ant krosnies“. Nesąžininga!

Straipsnis šia tema:

Ypač jei negalite darbo parsivežti į namus: taip pat yra force majeure, netikėtai atvyksta artimieji ar kiti svečiai. Arba tie patys uošviai ašaromis prašo padėti persikraustyti į naują butą. O antroji pusė jus tikrai įtrauks į „greito reagavimo grupę“.

O kitą dieną ar poryt po visų šių dalykų tikrai turėsite pašalinti savo užduočių ir planų nepriežiūros pasekmes, įvesdami jas į Eisenhowerio šablono C sektorių.

Neskubu ir neesmine

Ne visada galite padaryti tik tai, ko jums reikia, ką turėtumėte ir kas veda į sėkmę. Taip, ir fiziškai tai nerealu. Reikia atsipalaiduoti, linksmintis, priimti laukiamus svečius, leistis į keliones, eiti į spektaklius, važinėti upės autobusu ir pan.

Mūsų gyvenimo programoje šių momentų negalima pavadinti nei pagrindiniais, nei net labai reikšmingais.

Bet be jų mums bent jau nuobodu. O tai taip pat turi įtakos savijautai ir savirealizacijai. Ir tada tas, kuris nežino, kaip ilsėtis, vargu ar daug pasieks darbe: jis tiesiog „perdegs“ arba „suges“.

Kai kurie iš šių iššūkių gali būti taikomi kituose sektoriuose, ypač jei jie daro didelę įtaką sveikatai ir našumui.

Tačiau neabejotinai D grupėje bus „laiko švaistytojai“, tokie kaip ilgi ir beprasmiški pokalbiai telefonu ir kitos laiko gaišimo galimybės. Tas pats televizorius pavagia daug laiko, jau nekalbant apie „kabinimąsi“ socialiniuose tinkluose ar kompiuterinius žaidimus.

Kas padės efektyviai panaudoti matricą?

Matricos kūrimas yra pusė darbo. Galų gale, jūs turite laikytis visų jos „instrukcijų“. Norėdami tai padaryti, atsiminkite prioritetinius dalykus ir pradėkite savo dieną nuo jų. Aprašykite šių svarbiausių tikslų įgyvendinimo algoritmą, išanalizuokite, kas buvo padaryta, pažymėkite klaidas ir nubrėžkite būdus, kaip jas ištaisyti.

Būkite atkaklūs ir nuoseklūs, mažiau siūbuokite ir blaškykites nuo smulkmenų, neleiskite kitiems „sėdėti ant sprando“ ir būtinai rinkitės patogiausius ir artimiausius atsipalaidavimo, poilsio, atsigavimo variantus.

Straipsnis šia tema:

Kaip tai veikia praktiškai?

"Laiko meistras"- taip vadinasi Jevgenijaus Popovo mokymai, kurie plėtoja ir konkretina daugelio gerai žinomų klasikinių laiko valdymo metodų nuostatas.

Kartais studijuojame daug vertingos literatūros ir sutariame su išmintingų idėjų autoriais. Tačiau kaip visa tai pritaikyti praktikoje, lieka neaišku. Štai kodėl buvo sukurtas Jevgenijaus Popovo video pamokų kursas.

Jis pats perėjo nuo teorijos, tyrinėdamas praeities paveldą, prie savo praktinės raidos. Šį kursą patvirtina jo judėjimas sėkmės laiptais. Jis pats daug ko išmoko, o dabar šiomis žiniomis ir įgūdžiais dosniai dalijasi su mumis. Pažvelkite į jo „mokyklą“, ir daugelis dalykų, kurie atrodė sudėtingi, įgis suprantamas kontūras.

Šiandien aš esu apie teisingo laiko planavimo ir jo greito tempo „prisijaukinimo“ mokslą. Užduokite klausimus, mielai atsakysiu visiems, kurie nuoširdžiai siekia savęs tobulėjimo.

Pasikvieskite čia savo kolegas, draugus, pažįstamus, tegul ir jie įgyja galimybę racionaliai išnaudoti kiekvieną pragyventą valandą.