Жишээ тэмдэглэл. Жишээ санамж

Үндсэндээ тэмдэглэл‒ байгууллага доторх, бие биедээ захирагддаггүй ажилчдын хоорондын бизнесийн захидал харилцааны хэрэгсэл. Ажилтан дээд албан тушаалтанд захидал бичсэн тохиолдолд үүнийг албан бичиг гэж нэрлэхгүй, харин тайлан гэж нэрлэнэ.

Тэмдэглэлийн зорилго нь бизнесийн асуудлын талуудыг тайлбарлаж, тохиролцохажилтан эсвэл хэлтсийн ажлын талаар болон өөр ажилтан эсвэл хэлтсийн ажилтай холбоотой. Аман яриа хангалтгүй, хүсэлт гаргах шаардлагатай тохиолдолд тэмдэглэл бичдэг баримт бичиг.

Санамж нь зөвхөн OKUD-аар зохицуулагдаагүй туслах баримт бичиг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Тиймээс санамж бичигт байгаа бүх мэдээлэлд тушаал, заавар байдаггүй.

Бичгийн хэлбэр нь үнэ төлбөргүй байдаг. Гэсэн хэдий ч аливаа баримт бичгийн нэгэн адил баримт бичгийг бүрдүүлэх ерөнхий дүрмийг дагаж мөрдөх шаардлагатай, тухайлбал:

• энэ нь хэнд зориулагдсан (бүтэн нэр, албан тушаал);
• баримт бичгийн нэр, огноо, тэмдэглэлийн дугаар;
• товч тэмдэглэлийн сэдэв эсвэл гарчиг;
• тэмдэглэлийн "бие" нь одоогийн нөхцөл байдлыг тодорхойлж, хүсэлтийг тодорхойлсон, эсхүл тухайн нөхцөл байдалтай холбогдуулан үүсгэгчийн үйл ажиллагааг тоймлон харуулсан;
• эмхэтгэгчийн албан тушаал, түүний гарын үсэг, овог нэр, заримдаа сонирхогч талуудын гарын үсэг шаардлагатай байдаг.

Тэмдэглэлд шаардлагагүй үг хэллэг, ярианы нарийн төвөгтэй хэлбэрээс зайлсхийхийг зөвлөж байна. Асуудал эсвэл нөхцөл байдлын мөн чанарыг үндсэнд нь зааж өгөх шаардлагатай бөгөөд боломжтой бол үүнийг товчхон хийх хэрэгтэй. Тэмдэглэл нь түүний серийн дугаарыг зааж өгсөн тул ийм байх нь логик юм тэмдэглэлийг тусгай сэтгүүлд тэмдэглэнэ. Толгойн загвар нь төв эсвэл булан байж болно (баримт бичгийн ирмэг дээр хавсаргасан).

Янз бүрийн сонголтоос зайлсхийхийн тулд аж ахуйн нэгж бүр өөрийн тэмдэглэлийн маягтыг боловсруулдаг. Энэ тохиолдолд та ОХУ-ын ГОСТ R 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем" дүрмийг баримталж болно.

Менежерийн тушаалаар батлагдсан баримт бичигтэй бол ажилчид бичиг баримт бүрдүүлэхэд хялбар байх болно. дизайны заавартөрөл бүрийн тэмдэглэл бичих ерөнхий зааварчилгаа (тайлан, албан ёсны, тайлбар).

Ийм зааврын хажууд бичих дээжийг байрлуулах ба/эсвэл ажилчдад бэлэн маягт өгөх нь хамгийн тохиромжтой сонголт юм.

Баримт бичгийн урсгалыг ихэвчлэн компьютержүүлсэн аж ахуйн нэгжүүдийн хувьд бүртгэлийн бүртгэл, тэмдэглэлийн маягт, бэлэн баримт бичгийг тусдаа хавтсанд хадгалж, дотоод сүлжээгээр дамжуулан сонирхсон бүх хэрэглэгчдэд хандах боломжтой.

Санамж бичих жишээ

Автоматжуулалтын хэлтэс
Борлуулалтын албаны дарга

"АДА" ХХК нь I. N. Славянскийд

ҮЙЛЧИЛГЭЭНИЙ ТАЙЛБАР

04.04.15 № 3-4/8

PC хэрэглэгчдэд мэдээлэл өгөх тухай

Шинэ программ хангамжийг 2017 оны 4-р сарын 7-ны Мягмар гарагт суулгана. Дахин суулгах явцад алдагдахаас зайлсхийхийн тулд бүх ажлын мэдээллийг зөөврийн зөөвөрлөгч рүү шилжүүлэх шаардлагатай байгааг менежерүүдэд мэдэгдэхийг бид танаас хүсч байна.

Автоматжуулалтын хэлтсийн дарга (гарын үсэг)
A. P. Вениаминов

Санамж бичиг нь хоосон албан ёсны зүйл мөн үү?

Мэдээжийн хэрэг, жижиг аж ахуйн нэгжийн хувьд санамж бичиг нь цаг хугацаа, хүчин чармайлт шаарддаг шаардлагагүй албан ёсны ажил байж магадгүй юм. Гэхдээ олон ажилтан, хэлтэстэй томоохон байгууллагад санамж бичиг хэрэг болно. Энэ тохиолдолд тэмдэглэл нь үүрэг гүйцэтгэх болно хэлтэс хоорондын шаардлагатай харилцан үйлчлэлийн талаар бичгээр сануулах.

Томоохон бүтцэд санамж бичиг боловсруулахдаа хайхрамжгүй хандах эсвэл түүнийг боловсруулахдаа хайхрамжгүй хандах нь аливаа нөхцөл байдлыг тодруулах, асуудал хариуцсан хүмүүсийг хайх, хэлтсийн ажлын уялдаа холбоог хангахад цаг хугацаа алдахад хүргэдэг.

Албан ёсны баримт бичигт зөв хандах шаардлагатайг төсөөлөхийн тулд дараах нөхцөл байдлыг төсөөлөөд үз дээ. Аливаа баярын өдөр тохиож байгаатай холбогдуулан цэвэрлэгээний алба ажилчдадаа ажлын нэмэлт өдөр хуваарилж, цаг тухайд нь цэвэрлэгээ хийдэг.

Хэрэв та аюулгүй байдлын хэлтэст энэ талаар мэдэгдэхгүй бол үл ойлголцол үүсч магадгүй юм. Аюулгүй байдлын хэлтэс баярын өдөртэй холбоотой үйл явдлын талаар юу ч мэдэхгүй тул ажилчдыг шалган нэвтрүүлэх цэг рүү оруулахыг хориглоно.

Санамж бичгийн талаархи асуултууд

1. Компьютер худалдаж авах (нягтлан бодох бүртгэлийн сэтгүүлийн захиалга) гэх мэтийг санхүүжүүлэхийн тулд захиралд итгүүлэхийн тулд санамж бичгийг хэрхэн бичих вэ?

Захиралтай холбоо барих нь хэвтээ харилцаа холбоо биш тул ийм тэмдэглэлийг албан ёсны гэж үзэхгүй. Даргад хандах - санамж.

1. Санамж бичигт ямар хуудасны форматыг ашигладаг вэ?

ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу баримт бичгийг А4 хуудсан дээр боловсруулдаг.

1. Санамж бичигт "Би зөвшөөрч байна" гэсэн тамга дарах нь зөв үү?

Үгүй Санамж бол хэлтэс хоорондын харилцааны арга юм. Санамж бичгийн талаархи асуулт эсвэл саналын хариултыг хариу тэмдэглэл болгон боловсруулдаг. Энэ тохиолдолд хариултын толгой хэсэгт хариу өгсөн тэмдэглэлийн дугаарыг заана.

Үйлчилгээний тэмдэглэл (SZ) нь санамж бичгийн нэг төрөл юм.

Гол ялгаа нь SZ нь удирдлагын ижил түвшний албан тушаалтнуудад хэвтээ байдлаар илгээгддэг.

Тайланг ахлах менежерүүдэд босоо байдлаар илгээдэг.

Хууль тогтоомжид SZ эсвэл загварыг бий болгоход заавал дагаж мөрдөх журам байдаггүй. Удирдлагын баримт бичгийн ангилагч нь зөвхөн тайлан, тайлбар, тайлбарын лавлагааг агуулдаг. Тодорхой хуулийн этгээдийн хүрээнд SZ-ийг бүртгэх дүрэм, зааврыг бичиг хэргийн асуудалтай холбоотой орон нутгийн зохицуулалтын актын түвшинд зохицуулж болно.

SZ нь бичмэл баримт бичиг бөгөөд тэдгээрийг илгээсэн хүн анхааралдаа авах ёстой (бүртгүүлсэн) тул бие даан шийдвэрлэх боломжгүй асуудлын талаар аливаа мэдээлэл, хүсэлт, мессеж илгээх нотлох баримт болдог. Нэг төрлийн цаг хугацааг хойшлуулж, хариуцлагын хуваарилалт.

Үүнийг хэрхэн зөв бөглөх вэ: ГОСТ-ийн дагуу SZ бөглөх

Хүчин төгөлдөр болсон ГОСТ нь илүү нарийвчилсан зохицуулалтыг агуулсан бөгөөд шинэ хэсгүүдийг багтаасан болно.

Гадаад төрх байдлын шаардлага

Үйлчилгээний тэмдэглэлийг А4 эсвэл А5 форматаар цагаан эсвэл бусад цайвар цаасан дээр зурсан болно.

Ирмэгийн дагуу ирмэгүүд байна: баруун талд - 10 мм, нөгөө талдаа - 20 мм. Манай улсад бичиг баримтыг орос хэлээр бүрдүүлдэг.

Дээд хэсэг ("таг"). SZ хаягийг баруун дээд буланд оруулсан болно (4-ээс ихгүй, эс тэгвээс шуудан илгээх шаардлагатай).

Доорх зүүн талд цаасны нэр, огноо, бүртгэлийн дугаар, товч агуулга (гарчиг) байна.

Огноог араб тоогоор (DD.MM.YYYY, YYYY.MM.DD) эсвэл үг ашиглан тоон хэлбэрээр зааж болно. Бүртгэлийн дугаар нь цуваа тоон утга бөгөөд үсэг нэмэх боломжтой.

ЧУХАЛ:Гарчиг нь нийтлэлийн текстийн гол мөн чанарыг тусгаж, юуны тухай өгүүлж байгааг хэлэх ёстой.

Хэрэв тэмдэглэл нь нэгээс олон хэвлэсэн хуудас эзэлдэг бол дараагийн хуудсыг дугаарлана.

Шинэ ГОСТ нь нэмэлт стандартуудыг өгдөг.

• Тэрээр зөвхөн уламжлалт цаасан баримт бичгийг төдийгүй ижил загварын дүрмийн дагуу цахим баримт бичгийн менежментийг дурддаг.
• Текст. Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri фонтуудыг ашиглах нь хамгийн тохиромжтой. Сонгосон фонтын дагуу 12-14 хэмжээтэй байна. Мөр хоорондын уламжлалт зай нь 1-1.5; үгийн үсгийн хувьд - хэвийн; бие даасан үгсийн хооронд зай (нэг хэсэг) байна. SZ текстийг хуудасны өргөнтэй зэрэгцүүлсэн байна.
• Хуудасны дугаарыг хуудасны дээд талд (толгой) байрлуулна.
• Баримт бичгийг хоёр талт хэвлэхийг зөвшөөрч, шаардлагатай захын хэмжээг бүх талаас нь хадгалах боломжтой.
• Догол мөр нь 1.25 см байна.

Лавлагаа: SZ нь нэг компани дотор илгээгддэг тул тамга дарах шаардлагагүй.

Доорх зурган дээрх баримт бичгийн жишээ:

Санамж бичиг хэзээ дүрэмд нийцэхгүй байна вэ?

Дээр дурьдсанчлан, SZ нь албан ёсны баримт бичиг биш тул маягтанд ороогүй тэмдэглэл илгээхтэй холбоотой тодорхой үр дагаврыг тусгаагүй болно.

SZ-ийн зорилго нь ажлын хамт олондоо тодорхой мэдээлэл олж авах эсвэл хангах явдал юмба цорын ганц сөрөг үр дагавар нь тэмдэглэлд хариу үйлдэл үзүүлэхгүй байх явдал юм.

Хууль тогтоомжид өргөдөл гаргах ерөнхий нөхцлийг тусгасан бөгөөд үүнийг дагаж мөрдөөгүй тохиолдолд тэдгээрийг авч үзэхгүй. Тэдгээрийг SZ-тэй адилтгаж хэрэглэж болох юм шиг байна. Ялангуяа дараах өргөдөлд хариу ирэхгүй.

1. тэдгээрийг эмхэтгэсэн этгээдийг заагаагүй (нэргүй);
2. Садар самуун мэдэгдэл, доромжлол, заналхийллийг агуулсан;
3. Унших боломжгүй;
4. Хэрэв ижил төстэй хүсэлтэд өмнө нь удаа дараа хариу өгсөн бол;
5. Хэрэв хариулт нь хамгаалагдсан нууцыг задруулахтай холбоотой бол;
6. Мөн бусад.

Эдгээр хэм хэмжээг "ОХУ-ын иргэдийн гомдлыг авч үзэх журмын тухай" холбооны хуульд тусгасан болно, гэхдээ хууль тогтоомжид албан ёсны санамж бичгээр захидал илгээх журам байхгүй ч бизнесийн хэм хэмжээг дагаж мөрдөх ёстой. харилцаа холбоо, орос хэлний дүрэм, бизнесийн баримт бичигт тавигдах уламжлалт шаардлага.

Албан ёсны тэмдэглэл бол орчин үеийн оффисын ажилд хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг баримт бичгийн нэг юм. Энэ нь компанийн удирдлага, бүтцийн хэлтэс, байгууллагын ажилчдын хоорондын харилцан үйлчлэлийн үүргийг гүйцэтгэдэг. Санамж бичиг бичих нь түүний агуулга, дизайны талаархи тодорхой дүрмийг дагаж мөрдөхийг шаарддаг. Эдгээр шаардлагуудыг дагаж мөрдвөл та хамтран ажиллагсад болон доод албан тушаалтнуудад мэдээллийг үр дүнтэй дамжуулах боломжтой болно.

Энэ нийтлэлээс та дараахь зүйлийг сурах болно.

Санамж бичиг яагаад хэрэгтэй вэ?

Санамж нь мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийн бүлэгт хамаарна. Энэ бүлгийн гол зорилго нь компанийн хэлтэс, ажилтнуудын хооронд мэдээлэл солилцох явдал юм. Ийм албан бичгийг бичих хэрэгцээ хэд хэдэн тохиолдолд үүсдэг.

аливаа асуудлын талаар тодорхой албан тушаалтанд нэн даруй мэдэгдэх шаардлагатай бол;

энэ асуудлыг шийдвэрлэх талаар санал гаргах;

төлөвлөсөн үйл ажиллагааг зохицуулах;

Нэмж дурдахад, ийм захидлын зорилго нь мэдээлэл хүсэх, зааварчилгаа өгөх, мэдэгдэл өгөх явдал байж болно. Ажилтан хамтран ажиллагсад эсвэл удирдлагатайгаа бизнесийн асуудлын талуудыг тайлбарлах, зохицуулах шаардлагатай үед шаардлагатай байдаг. Аман яриа хангалтгүй, мессежийг баримтжуулах шаардлагатай тохиолдолд албан ёсны бичгээр баримт бичгийг боловсруулдаг.

Энэ төрлийн баримт бичиг нь Бүх Оросын удирдлагын баримт бичгийн ангилалд (OKUD) ороогүй болохыг анхаарна уу. Үүнд багтсан мэдээлэл нь заавар, захиалга агуулж болохгүй. Одоогийн хууль тогтоомжид ийм албан ёсны баримт бичигт тавигдах тодорхой шаардлагыг заагаагүй болно. Тэднийг бүртгэх журам нь тухайн байгууллагын онцлогийг харгалзан үзэх ёстой. Дүрмээр бол энэ нь оффисын үйл явцыг зохицуулдаг компанийн орон нутгийн зохицуулалтын актад тусгагдсан байдаг. Ийм үйлдэл, жишээлбэл, байж болно.

Албан бичиг, санамж бичиг, тайлбарын хооронд ямар ялгаа байдаг вэ?

Текст нь мэндчилгээ, эцсийн хүслийг ашигладаггүй. Захидал нь: "Би ... (шаардлагатай, тохиромжтой гэх мэт) гэж үзэж байна", "Би санал болгож байна ...", "Би асууж байна ..." (онцлох, шууд гэх мэт эсвэл шаардлагатай дүгнэлтийг гаргах) гэсэн үгсээр төгсдөг. ”

Ажлын захидал хэрхэн бичих вэ?

Бусад албан ёсны баримт бичгийн нэгэн адил албан ёсны баримт бичгийг А4 хуудсан дээр зурдаг. Үүнийг гараар эсвэл компьютер дээр хэвлэж болно. Ямар ч тохиолдолд үүсгэн байгуулагчийн гарын үсгийг гараар бичсэн байх ёстой.

ГОСТ-ийн дагуу санамж бичиг боловсруулах: тайлбар бүхий дээж

Одоогийн байдлаар Оросын хууль тогтоомжид албан бичгийн агуулга, түүний гүйцэтгэлд тавигдах шаардлагыг зохицуулсан хууль эрх зүйн акт байхгүй байна. Өмнө нь бичиг хэргийн ажилтан нь Баримт бичгийн төрөл, сортын товч тайлбар толь бичгийн (Бүх холбоот улсын Баримт бичиг, архивын шинжлэх ухааны судалгааны хүрээлэнгийн Ерөнхий архиваас боловсруулсан) тодорхойлолтыг үндэслэн албан бичгийг ялгаж чаддаг байв.

Албан тушаалтан - нэг албан тушаалтан нөгөөдөө илгээсэн тодорхой ажлын гүйцэтгэлийн талаар мэдээлдэг;

Тайлан - дээд удирдлагад хандаж, эмхэтгэгчийн дүгнэлт, саналын хамт асуудлыг тусгасан;

ОХУ-ын Төрийн стандартын 1993 оны 12-р сарын 30-ны өдрийн N 299 (OKUD) тогтоолоор батлагдсан одоогийн Бүх Оросын удирдлагын баримт бичгийн ангилагч OK 011-93-д санамж бичгийг бие даасан төрөл хэлбэрээр ашиглах боломжгүй. Тайлангийн тухай дурдахаас өөр зүйл байхгүй. Үүний зэрэгцээ хөдөлмөрийн сахилгын зөрчилтэй холбогдуулан дурьдсан бөгөөд N 0286041 өөрийн гэсэн нэгдсэн маягтын кодтой бөгөөд тодорхой зүйлийн талаар нэгжийн дарга байгууллагын даргад мэдэгдэх зорилгоор акт үйлддэг болохыг тэмдэглэв. удирдлагын шийдвэр гаргахад түлхэц өгөх нөхцөл байдал.

Харин албан бичиг бичих нь албаны практикт өргөн хэрэглэгддэг. Албан ёсны баримт бичгийг бэлтгэхэд нэгдмэл байдлыг хангахын тулд "Баримт бичиг боловсруулахад тавигдах шаардлагуудын нэгдсэн систем"-ийн шаардлагыг дагаж мөрдөхийг зөвлөж байна.

Энэхүү ГОСТ бичиг хэргийн ажилтанд албан бичгийн маягтыг зөв гүйцэтгэхийн тулд ашиглахыг үүрэг болгож, эдгээр маягтанд тавигдах шаардлагыг тогтоодог.

стандарт хэлбэрийн формат - A4 (210 x 297 мм) ба A5 (148 x 210 мм);

материал - цагаан цаас эсвэл цайвар өнгийн цаас;

захын зай: баруун - дор хаяж 10 мм, зүүн, дээд, доод - 20 мм-ээс багагүй.

Компьютер дээр албан бичиг бичихдээ Times New Roman үсгийн фонтыг 12-14 оноотой, мөр хоорондын зай 1-1.5 оноотой байх нь зүйтэй. Үйлчилгээний текстийг анхны хэлбэрээр нь хэвлэсэн байх ёстой: толбо, засваргүйгээр. Хэд хэдэн хуудсан дээр текстийг форматлахдаа хоёр дахь хуудаснаас эхлэн тус бүрийг дугаарласан байх ёстой. Дугаарлахдаа араб тоонуудыг хуудас гэсэн үг, цэг таслалгүйгээр ашигладаг. Тоо нь дээд талбарын баруун талд байрлана.

Санамж бичгийг зөв гүйцэтгэхэд шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээлэл (жишээг үзнэ үү):

• бүтцийн нэгжийн нэр; - 1
• баримт бичгийн төрлийн нэр; - 2
• үүсгэсэн огноо; - 3
• бүртгэлийн дугаар; - 4
• текстийн гарчиг; - 5
• текст; - 6
• хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл; - 7
• эмхэтгэгчийн гараар бичсэн гарын үсэг (албан тушаалыг харуулсан); - 8
• визний зөвшөөрөл; - 9
• тогтоол. - 10

Санамж бичгийн жишээ

Санамж бичгийг цахим хэлбэрээр хэрхэн бичих вэ?

Ажлын албан бичгийг хэрхэн бүртгэх вэ?

Оффисын ажлын үндсэн чиг үүргийн нэг бол байгууллагын баримт бичгийн сангаас хурдан хайлт хийх явдал юм. Энэ функц нь баримт бичгийг үүсгэгчээс гүйцэтгэгч рүү шилжүүлэхтэй холбоотой юм. Олон тооны албан ёсны баримт бичгүүдийн дунд хайлт хийхэд хялбар болгохын тулд бүртгэлийн маягтыг ихэвчлэн ашигладаг.

Санамж бол байгууллагын үнэ цэнэтэй мэдээллийг зөөвөрлөгч юм. Үүнд заасан асуудал нь компанийн удирдлагаас тодорхой захиргааны шийдвэр гаргахыг шаарддаг. Шийдвэрийг менежер эсвэл түүний итгэмжлэгдсэн төлөөлөгчийн шийдвэрийн хэлбэрээр албан ёсоор гаргаж болно. Тиймээс үйлчилгээний баримт бичгийг бусад дотоод баримт бичгийн хамт бүртгэх шаардлагатай.

Байгууллагад батлагдсан журмын дагуу бичиг баримт бүрдүүлэх. Ажлын захидал бичих журамд өгөгдсөн таних дугаарын дээжийг агуулна. Дүрмээр бол үүнийг хуваарилахын тулд баримт бичгийн он цагийн дараалал, төрөл, бүтцийн нэгжийн үсгийн тэмдэглэгээг ашигладаг. Жишээлбэл, дотоод баримт бичигт 0204-SZ-OP дугаарыг өгч болно. Үүнээс үзэхэд сэтгүүл дээрх серийн дугаар нь 204, энэ нь компанийн борлуулалтын хэлтэст гаргасан үйлчилгээний баримт бичиг юм.

Бүртгэлийн дугаарыг бэлтгэх газар болон хүлээн авах газар хоёуланд нь өгч болно. Үүнийг одоогийн оффисын удирдлагын заавраар тодорхойлох ёстой.

Гадны санамж бичгийн тойм: батлах, шийдвэрлэх

Дотоод санамж бичгийг авч үзэх хамгийн бага хугацааг байгууллагын дотоод журмаар тогтоодог. Сонирхсон хүмүүс уг баримт бичгийг судалж үзээд визийг баталгаажуулдаг. Үүнд тусгасан асуудлын талаар удирдлагын шийдвэр гаргасны дараа компанийн дарга энэ асуудлаар эцсийн шийдвэрээ гаргадаг. Энэ бол хяналтын журмын эцсийн шат юм.

Гадаад албан бичгийг шалгах журам нь арай өөр. Дотоод баримт бичгээс ялгаатай нь энэ төрлийн баримт бичгийг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр боловсруулж, аж ахуйн нэгжийн дарга шууд гарын үсэг зурдаг. Хүлээн авагч байгууллагын бүтэн нэрийг дүрмийн дагуу ашиглана.

Энэхүү баримт бичгийг виз наасан бүх сонирхогч талуудад (эсвэл тусдаа өргөдлийн хуудас) авч үзэхээр хүргүүлнэ. Виз нь дүрмээр бол визний ажилтны албан тушаалын гарын үсэг, нэр, хуулбар (овог нэр, эхний үсэг), гарын үсэг зурсан огноо зэргээс бүрдэнэ. Ажилд орох тухай албан бичгийн эх хувийг хүлээн авагч байгууллагад хадгалуулахаар төлөвлөж байгаа бол визийг сүүлчийн хуудасны ар талын доод талд наасан байх ёстой. Хэрэв эх хувийг үүсгэгчид буцааж өгсөн бол зөвшөөрлийн тэмдгийг хуулбарын урд талын доод талд байрлуулна. Компанийн үзэмжээр (хэрэв энэ нь орон нутгийн дүрэм журамд тусгагдсан бол) баталгаажуулалтыг хуудас бүрээр хийж болно, өөрөөр хэлбэл. Хавсралтыг оруулаад хуудас бүр дээр тэмдэглэгээг байрлуулна.

Хэрэв хүлээн авагч нь үйлчилгээний захидлыг эмхэтгэгчид илэрхийлэхийг хүсч буй тайлбартай бол үүнийг гарын үсэг зурж, үндсэн баримт бичигт хавсаргасан тусдаа хуудсан дээр хийж болно.

Дотоод үйлчилгээний нэгэн адил авч үзэх эцсийн шат бол менежерээс нэг юм уу өөр зүйл хийсний дараа захиргааны шийдвэр гаргах явдал юм. Шийдвэрийг эх хувь дээр шууд бичиж эсвэл тусдаа хуудсан дээр зурж болно. Энэ нь гүйцэтгэгчдийн тухай мэдээлэл (овог нэр, овог нэр, албан тушаал), тушаалын агуулга (хэрэв байгаа бол), гүйцэтгэх эцсийн хугацаа, менежерийн гарын үсэг, шийдвэрийн огноо зэргийг багтаасан болно.

Хавсаргасан баримт бичиг:

"Санамжийн тухай бүгдийг" шалгаарай.

1. Санамж бичиг бэлтгэх ажлыг дараахь байдлаар зохицуулна.

• ГОСТ
• Орон нутгийн дүрэм журам

2. Дээд албан тушаалтанд бичсэн санамж бичгийг юу гэж нэрлэдэг вэ?

• Тайлан
• Тайлбар
• Тайлбар

3. Санамж бичгийн агуулгад дараахь зүйлийг оруулаагүй болно.

• Хүсэлт, санал
• Захиалга ба захиалга
• Асуудлын нөхцөл байдлын талаархи эмхэтгэгчийн дүгнэлт

4. Үйлчилгээний гарын авлагад заасан асуудлын талаархи менежерийн шийдвэрийг:

• Шийдвэр
• Захиалга

5. Бүртгэлийн дэвтэрт ямар дарааллаар бичилт хийдэг вэ?

• Он цагийн хэлхээс
• Цагаан толгойн дарааллаар
• Дурын

Дотоод санамж гэдэг нь ажилчдын хоорондын харилцааг албан ёсны бичгээр хийдэг дотоод баримт бичиг юм. Үүний агуулга нь зааварчилгаа, зарим ажлыг гүйцэтгэх гэх мэт, өөрөөр хэлбэл ажлын асуудалд ордог. Санамж бичих нь тийм ч хэцүү зүйл биш бөгөөд маш хатуу дүрмээр зохицуулагддаггүй ч гэсэн та тэдгээрийг мэдэх хэрэгтэй. Энэ нийтлэлд бид энэ баримт бичгийг бүрдүүлэх журам, төрөл гэх мэтийг авч үзэх болно.

Онцлог шинж чанартай

Санамж бичгийн мөн чанар нь мэдээллийн болон лавлагаа бөгөөд энэ нь тодорхой мэдэгдэл, мессеж, заавар гэх мэтийг агуулсан гэсэн үг юм. Түүнд тавигдсан асуудлууд нь түүнийг илгээсэн тодорхой ажилтантай холбоотой юм. Өөрөөр хэлбэл, санамж бол аж ахуйн нэгж доторх харилцааны хэрэгсэл юм.

Анхаарна уу: Санамж бичгийн заавал байх ёстой шинж чанар тогтоогдоогүй байна. Энэ нь нэмэлт баримт бичиг боловч түүний үндсэн дээр тушаал, зааврыг боловсруулж болно.

Дасгал хийх

Санамж бичиг нь байнга ашиглагддаг баримт бичиг гэж тооцогддог боловч үүнтэй зэрэгцэн албан ёсоор нууцлагдсан удирдлагын баримт бичгийн жагсаалтад ороогүй болно. Өргөн хэрэглэгддэг, энэ нь хэвтээ түвшинд харилцаа холбоо болдог: өөрөөр хэлбэл, нэг хэлтсийн ажилтан өөр нэг ажилтанд хүсэлт, саналыг дамжуулах зорилгоор эмхэтгэсэн.

Анхаарах зүйл: үйлчилгээний тэмдэглэлээр дамжуулан харилцаа холбоо хийгдэж буй хяналтын объектуудын статус нь ижил байх ёстой. Үгүй бол баримт бичиг нь албан ёсны тэмдэглэл биш, харин тайлан гэж тооцогддог.

Ашиглалтын зорилго

Ажлын тэмдэглэлийг янз бүрийн тохиолдолд ашиглаж болно.

Энд зарим жишээ байна:

• ажилчдын урамшууллын хувьд;
• ажилтныг бизнес аялалд явуулах;
• тоног төхөөрөмжийн эвдрэлийн талаар логистикийн хэлтэст мэдэгдэл;
• зөвшөөрөлгүй хүмүүсийг (ажилтнууд биш) компанийн байранд оруулах шаардлагатай байгаа талаар бусад хэлтсийн даргаас хамгаалалтын албаны даргад учир шалтгааныг нь харуулсан мэдэгдэл;
• тодорхой хэрэгцээнд зориулж материаллаг нөөцийг хуваарилах тухай нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст илгээсэн санамж бичгийн хэлбэрээр хүсэлт гаргах гэх мэт.

Санамж бичиг боловсруулах бие даасан тохиолдол

Хэдийгээр санамж бичиг нь дотоод цаас гэж тооцогддог боловч түүний сортуудын нэг нь баталгаажуулалтын комисст илгээсэн баримт бичиг юм. Гэсэн хэдий ч тэмдэглэлийг зөвхөн ажлын харилцаанд ашиглах нь илүү түгээмэл хэвээр байна.

Санамж бичиг хэрхэн бичих вэ?

Санамж бичих үндсэн дүрмүүд нь бусадтай адил юм. Үүнд А4 хуудсан дээр бичих, хэнээс, хэнд илгээсэн заавар, огноо, гарын үсэг бүхий баталгаажуулалт орно. Гэхдээ бүх шаардлагыг хангасан санамж бичгийг хэрхэн бичих вэ?

• төвд (хуудасны зүүн талд байрлахыг зөвшөөрнө) та баримт бичгийн холбогдох нэрийг бичих хэрэгтэй;
• Огноог бичих хоёр сонголт байдаг - хоёулаа араб тоогоор, сарыг үгээр зааж өгөх;
• гарчигт та үндсэн гарчигт баримт бичгийн агуулгын товч тайлбарыг нэмж болно;
• илгээгч болон хүлээн авагчийн тухай мэдээлэл бүрэн байх ёстой: овог нэр, овог нэр, энэ албан тушаал хавсаргасан албан тушаал, хэлтэс (хэлтэс) ​​-ийн овог нэр.

Санамж бичиг хэрхэн бичих вэ гэсэн асуултын хариулт нь энэ баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл, шинж чанаруудаас гадна түүний агуулга ямар байх ёстойг багтаасан болно.

Асуудлын мөн чанарыг маш хуурай, албан ёсны хэлээр илэрхийлэхийг шаарддаггүй, гэхдээ бичих болсон шалтгааныг тусгайлан тусгасан чөлөөт өгүүллийг зөвшөөрдөг.

Агуулга нь ихэвчлэн хоёр хэсэгт хуваагддаг. Эдгээрийн эхнийх нь оршил гэж нэрлэгддэг. Энэ нь зохиолчийг санамж бичгийг бичиж, тодорхой ажилтан руу илгээхэд юу нөлөөлсөн талаар товч өгүүлдэг.

Хоёрдахь хэсэг нь үндсэн хэсэг гэж тооцогддог; энэ нь оршил хэсгээс илүү том юм. Энэхүү бичвэрт хүсэлт эсвэл саналын талаархи мэдэгдлийг багтаасан болно. Та нөхцөл байдлын дүн шинжилгээ, дүгнэлт, үр дүнг нэмж болно.

Маягт

Зарим компаниудаас санамж бичиг хэрхэн бичих талаар асуухад ажилчдаа тусгай маягтаар хангаж өгдөг. Гэхдээ энэ нь заавал нэгтгэх зүйл биш гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй - ГОСТ нь батлагдсан дээжгүйгээр зөвхөн зөвлөгөө өгөх заалтуудыг (фонт, хэмжээ, зайны талаар) өгдөг. Гэсэн хэдий ч, хэрэв энэ нь тодорхой компанид байгаа бол үүнийг дагаж мөрдөх нь дээр.

Оффис ба тэмдэглэл

Тэмдэглэлд бага зэрэг өндөрт албан ёсны санамж бичиг, санамж бичиг хэрхэн ялгаатай болохыг дурдсан байна. Гэхдээ олон хүмүүс тэднийг өөр хоорондоо андуурч байх хандлагатай хэвээр байна.

Хамгийн нийтлэг алдаанууд нь:

• ажилтны тухай ажилтнаас дарга руу илгээсэн санамж бичиг (үнэндээ санамж бичиг);
• цалингийн өсөлтийн талаар;
• сурталчилгааны тухай.

Сүүлийн хоёр нь хэвтээ түвшинд биш, харин босоо чиглэлд эргэлтийг илэрхийлдэг бөгөөд энэ нь санамж бичгийн тодорхойлолтыг үгүйсгэдэг.

Анхаарах зүйл: тэмдэглэлийг тайлан, тайлбар тэмдэглэлд хуваах нь априори буруу юм.

Бүртгэл

Бүх албан ёсны тэмдэглэл нь бүртгэлд бүртгэгдсэн. Баримт бичгийн урсгалыг тодорхой компани бүрт хэрхэн зохион байгуулж байгаагаас хамааран үүнийг баримт бичгийг эмхэтгэсэн хүн эсвэл хүлээн авсан хүн хийж болно. Ямар ч тохиолдолд энэ нь санамж бичигт өвөрмөц дугаар өгсөнтэй холбоотой бөгөөд үүнийг текстэнд нь зааж өгөх ёстой.

Жишээ санамж

"Борлуулалтын хэлтэс, Мэдээллийн технологийн хэлтсийн захирал В.А. Куцак
Үйлчилгээний санамж
№ 19-43/102
2015 оны дөрөвдүгээр сарын 13-наас
Компьютерийн статусыг гүйцэтгэлийн хувьд шалгах тухай
2015 оны 4-р сарын 10-ны өдрөөс эхлэн борлуулалтын хэлтсийн ажилтан Максименко Р.Д.-ийн хувийн компьютер тогтмол доголдолтой тулгардаг, тухайлбал: энэ командыг өгөхгүйгээр дахин ачаалах, асаах, унтраахтай холбоотой асуудал, түүнчлэн дэлгэц анивчих. Дээр дурдсан зүйлсийн үр дүнд танай хэлтсийн мэргэжилтнүүд асуудлын шалтгааныг олж илрүүлэх, тэдгээрийг амжилттай арилгахын тулд шаардлагатай оношилгоог хийхийг хүсч байна. Туршилтын үр дүнг бичгээр баримтжуулж, цаашдын үйл ажиллагааны хураангуй: машиныг засварлах, солихыг санал болгож байна.

Компьютерийг засах боломжгүй болсон гэж бодъё. Энэ тохиолдолд бид тоног төхөөрөмжийг хасах тухай санамж бичиг гаргадаг.

Тоног төхөөрөмжийг буулгах тухай тэмдэглэлийн жишээ

"Борлуулалтын хэлтэс, Материал, техникийн хэлтсийн захирал M. A. Олейник
Үйлчилгээний санамж
№ 21-45/104
2015 оны дөрөвдүгээр сарын 16-наас
Ашиглахгүй байгаа PC-г хасах тухай
2015 оны 4-р сарын 10-ны өдрөөс эхлэн борлуулалтын хэлтсийн ажилтан Р.Д. Максименкогийн хувийн компьютерт байнгын гэмтэл гарсан. Үүний үр дүнд мэдээллийн технологийн хэлтсийн мэргэжилтнүүдийн хийсэн оношлогоо нь дараахь зүйлийг харуулсан: PC-ийг цаашид ашиглах ёсгүй. Үүнтэй холбогдуулан дээрх тоног төхөөрөмжийг ашиглах боломжгүй болсон тул хасч өгнө үү гэжээ.

хэлтсийн дарга Л.А.Кудрявцев"

Үүнээс гадна танд өөр тэмдэглэл хэрэгтэй болно - ашиглалтаас гарсан тоног төхөөрөмжийг солих.

Тоног төхөөрөмжийг солих тухай тэмдэглэл

"Борлуулалтын хэлтэс, Материал, техникийн хэлтсийн захирал M. A. Олейник
Үйлчилгээний санамж
№ 22-46/104
2015 оны дөрөвдүгээр сарын 17-ноос
Эвдэрсэн компьютерийг солих тухай
Хэлтсийн мэргэжилтэн Р.Д.Максименкогийн хувийн компьютер нь ажиллахгүйн улмаас хасагдсан тул солих шаардлагатай (2015 оны 4-р сарын 15-ны өдрийн 20-44/103 тоот баримтын дагуу). Ашиглалтаас гарсан тоног төхөөрөмжийн параметрт тохирсон шинэ тоног төхөөрөмж нийлүүлнэ үү. Дууссан тухайгаа бичгээр мэдэгдэнэ үү. Мэдээллийн технологийн хэлтсээс хийсэн оношилгоо, түүний үр дүнгийн тайланг тэмдэглэлд хавсаргав.

хэлтсийн дарга Л.А.Кудрявцев"

Дүгнэж хэлэхэд

Ихэвчлэн тэмдэглэл бичих нь асуудал үүсгэдэггүй. Энэхүү дотоод баримт бичиг нь удирдлагын янз бүрийн түвшний харилцааны нэлээд түгээмэл хэрэгсэл юм. Нөхцөлт саад тотгор нь зөвхөн санамж бичиг болон албан ёсны тэмдэглэлийн хоорондох "төөрөгдөл"-өөс үүдэлтэй байж болно (нийтлэлд тэдгээр нь хэрхэн ялгаатай болохыг зааж өгсөн болно).

Зарим компаниудад албан ёсны санамж бичгийг бэлтгэх нь зөвхөн оруулсан, батлагдсан загварын дагуу явагддаг (энэ тохиолдолд тэдэнд зориулсан тусгай маягт дээр нөөцлөх нь дээр), бусад тохиолдолд энэ нь үнэ төлбөргүй байдаг.

Энэхүү баримт бичгийг бүрдүүлэхдээ бусад баримт бичигтэй адил дүрмийг баримтлах хэрэгтэй - ГОСТ-ийн дагуу фонт, зай, тэмдэглэлийн хүчинтэй байх огноо, гарын үсэг.

Ерөнхийдөө санамж бол маш тохиромжтой хэрэгсэл бөгөөд үүнийг эзэмшихэд тийм ч хэцүү биш бөгөөд зөв ашиглавал байгууллагын багийн уялдаа холбоотой, тодорхой ажил ажиглагддаг. Энэ нь хэлтэс хоорондын уялдаа холбоог хадгалахад тусалдаг ба тэдгээрийн бүрдүүлдэг бүтцийг бэхжүүлдэг.

Байгууллагын ажилтан бүр албан ёсны эсвэл санамж бичиг бичих шаардлагагүй бол эрт орой хэзээ нэгэн цагт бараг бүх ажилтанд жишээ тайлбар хэрэгтэй болно. Эдгээр төрлийн албан ёсны баримт бичиг бүр өөрийн гэсэн мэдээллийн зорилго, лавлагааны шинж чанартай байдаг. Тодорхой тохиолдолд ямар төрлийн тэмдэглэл хамгийн тохиромжтой болохыг авч үзье.

Эрх бүхий этгээд, тухайлбал, хэлтсийн дарга эсвэл аж ахуйн нэгжийн даргад хаягласан мэдээллийн болон лавлагааны зориулалттай баримт бичгийн төрлийг тайлан гэж нэрлэдэг. Хууль тогтоомжид тодорхой тодорхойлолт өгөөгүй байгаа бөгөөд энэ нь менежерийг шийдвэр гаргахад түлхэц өгөх үүднээс дүгнэлт, санал гаргах зорилготой юм.

Үүнийг ажилтны санаачилгаар эсвэл аман хүсэлтийн дагуу боловсруулж болно даргын тушаалаар. Ихэнхдээ түүний тусламжтайгаар тэд үйлдвэрлэлд техникийн тоног төхөөрөмжийг сайжруулахтай холбоотой саналуудыг гаргаж, удирдлагын аливаа шийдвэртэй санал нийлэхгүй байгаагаа илэрхийлж, хамтран ажиллагсадтайгаа зөрчилдсөн тохиолдолд байр сууриа илэрхийлдэг.

Тайлбар бичгийн жишээ

Энэхүү баримт бичгийн үндсэн эх бичвэр нь таны байр суурийг илэрхийлж, асуудлын үндэслэлийн талаархи үндэслэлийг тодорхой харуулах зорилготой юм.

Дараахь төрлийн санамж бичгүүдийг ялгадаг.

• Тайлагнах. Эдгээр нь аливаа ажил, үе шатыг дуусгах, тушаал биелүүлэх гэх мэтийг мэдээлэх;
• Мэдээллийн. Ажлын гүйцэтгэлийн үр дүн, дэлгэрэнгүй мэдээлэл, явц, арга барилыг танилцуулах зорилгоор эмхэтгэсэн. Тогтмол байдаг;
• Санаачлага. Санаачилга, санал, зөвлөмж гэх мэтийг агуулна.

Баримт бичгийг хүлээн авагч нь хэн байхаас хамааран тайлан нь гадаад эсвэл дотоод байж болно.

Гадных нь дээд шатны аж ахуйн нэгж, байгууллагын даргад хаяглагдсан байдаг. Энэхүү баримт бичгийг бүрдүүлэхийн тулд аж ахуйн нэгжийн ерөнхий маягтуудыг ашиглана уу. Жишээлбэл, санамж бичиг нь дараахь элементүүдээс бүрдэх ёстой.

• байгууллага, аж ахуйн нэгжийн нэр;
• огноо;
• индекс;
• бүртгэлийн хаягууд;
• хүлээн авагчийн өгөгдөл;
• илтгэлийн сэдвийн гарчиг;
• заасан текст;
• менежерийн гарын үсэг;
• Холбоо барих утасны дугаарыг харуулсан жүжигчний бүтэн нэр.

Байгууллагын даргад хаягласан дотоод санамж бичгийг гүйцэтгэхдээ энгийн хуудсыг ашигладаг. Ийм баримт бичиг нь дараахь элементүүдийг агуулна.

• хэлтсийн тодорхойлолт;
• баримт бичгийн нэр;
• огноо, бүртгэлийн дугаар;
• сэдвийн гарчиг;
• текст;
• Хүлээн авагчийн бүтэн нэр;
• гарын үсэг, овог нэр, эхний үсэг, түүнчлэн эмхэтгэгчийн албан тушаал.

Нэг төрлийн дотоод баримт бичиг нь албан үүргээ биелүүлээгүй тухай санамж бичиг юм. Энэ нь ажилтан шууд үүргээ биелүүлээгүй, зохисгүй биелүүлсэн тухай мэдээлэх зорилготой бөгөөд энэ ажилтанд сахилгын шийтгэл ногдуулах саналыг багтаасан болно.

Үйлчилгээний санамж - жишээ болон бүртгэлийн дэвтэр бичих

Санамж бичгийн нэг төрөл нь албан ёсных юм. Энэ нь мэдээллийн баримт бичиг бөгөөд удирдлагын бүтцийн янз бүрийн хэвтээ (өөрөөр хэлбэл бие биенээсээ хамааралгүй) объектуудын харилцан үйлчлэлд, тэдгээрийн чадамжтай холбоотой асуудлыг шийдвэрлэхэд ашигладаг. Санамж бичиг хэрхэн бичих вэ?

Бүх Оросын удирдлагын баримт бичгийн ангилагч (OKUD) нь ийм төрлийн баримт бичгийг хангаагүй болно. Үүний зэрэгцээ тэдгээрийг янз бүрийн үйлдвэрлэлийн зориулалтаар ашигладаг.

• мэдээлэл хүсэх;
• зааварчилгаа өгөх үед;
• дагалдах баримт бичиг болгон;
• мэдээллийн захидал болгон.

Энэ төрлийн баримт бичгийн текст нь түүнийг гүйцэтгэх шалтгаан юу байсан тухай мэдээллийг агуулдаг, өөрөөр хэлбэл. хүсэлт, өргөдөл, санал гэх мэт. Энэ нь хуралдсан хурал, ажилтнуудын шилжилт хөдөлгөөн, байгууллага, түүний хэлтсийн ажилд гарсан аливаа өөрчлөлт гэх мэт мэдээллийг агуулж болно. Баримт бичигт мөн компанийн байранд нэвтрүүлэх зорилгоор амралтын өдрүүдэд ажиллаж буй ажилчдын талаарх хамгаалалтын албаны мэдээллийг агуулж болно.

Ажилчдын хөдөлмөрийн амжилтын хувьд үнэ цэнэтэй бэлэг, цол, гэрчилгээ авах боломжтой. Үүнийг хийхийн тулд урамшууллын санамж бичгийг хэлтсийн дарга, үйлдвэрчний эвлэл эсвэл багийн дарга зурдаг.

Хуульд албан бичиг бэлтгэхэд хатуу шаардлага байхгүй. Гэсэн хэдий ч санамж бичгийг бөглөх загвар нь тайлангийн хэлбэртэй төстэй бөгөөд тухайн байгууллагын онцлогийг харгалзан тухайн байгууллагад шууд боловсруулж, эмхэтгэж болно.

Баримт бичгийг хянахын тулд тусгай сэтгүүл гаргах хэрэгтэй. Албан тэмдэглэлийг бүртгэх дээжийн сэтгүүлд заасны дагуу баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар, тэдгээрийн огноо, нэр, товч агуулга, баримт бичигт гарын үсэг зурсан албан тушаалтны тухай мэдээлэл гэх мэт мэдээллийг агуулж болно.

Журналын бүртгэлээс гадна баримт бичгийн карт эсвэл автомат бүртгэлийг бас өгдөг.

Тайлбарын маягт

Аливаа үйл явдал, баримтын нөхцөл байдлыг тайлбарлахын тулд тухайн аж ахуйн нэгжийн ажилтны дээд албан тушаалтанд хандсан тайлбар бичиг гэх мэт баримт бичгийг өгдөг.

Хүссэн хүнд хаягласан энгийн цаасан дээр нэг хувь гараар бичнэ гэсэн үг. Зарим байгууллага компьютер дээр тайлбар бичгийг бэлтгэх ажлыг хангадаг. Тайлбар бичгийн хэлбэрийг хууль тогтоомжийн түвшинд тогтоогоогүй боловч зарим байгууллагад үүнийг гүйцэтгэх стандарт хэлбэрүүд байдаг. Үүний зэрэгцээ маягтын дагуу боловсруулаагүй тайлбар бичиг хүчинтэй байна.

ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хуулийн (193-р зүйл) дагуу ажилтанд сахилгын шийтгэл ногдуулахын өмнө ажилтан авсан үйлдлийнхээ нөхцөл байдал, шалтгааныг мэдээлэх боломжтой тайлбар бичгийг түүнээс хүсэх ёстой.

Тайлбар тэмдэглэлийг ажилтан эсвэл бүтцийн нэгж бүхэлд нь гаргаж болно.