Organizacija je iskanje virov in ljudi, ki prispevajo k našemu razvoju.
Obstajajo trije ključni življenjski viri:
- čas;
- energija;
- denar.
V tem članku bomo govorili o času, saj je učinkovita uporaba tega vira zelo težka, vendar bi moral biti vsak od nas sposoben.
kaj hočeš
Hočem ubiti čas.
Čas res ne mara biti ubit.
"Alica v čudežni deželi", Lewis Carroll
Prepričan sem, da ste že slišali naslednje stavke: "Nimam časa za to" ali "Komaj dohajam delo, karkoli ...". Od vseh virov je le čas popolnoma nenadomestljiv.
Filozof B. Fuller je rekel: »Živel sem 70 let. To znese 600 tisoč ur. Od tega sem 200 tisoč prespal, 100 tisoč sem porabil za jed, pijačo, okrevanje zdravja, 200 tisoč ur sem študiral in zaslužil za preživetje. Od preostalih 60 tisoč ur sem preživel na cesti. Preostanek – čas, s katerim sem lahko prosto razpolagal – je znašal le okoli 40 tisoč ur oziroma približno uro in pol na dan.«
Glavno vprašanje: kako donosno preživeti ta čas?
Napisanih je bilo na desetine dobrih knjig o upravljanju časa. Delil bom le nekaj načel, ki vam bodo pomagala pri boljšem upravljanju tega vira.
Nadzor
Naj vas ne zavede vaš koledar. V letu je samo toliko dni, kot jih lahko porabite. Torej, v letu enega človeka je le sedem dni, v letu drugega človeka pa 365.
Charles Richards, ameriški peterobojec
Nadzorujte svoj čas. Da bi imel dan 24 ur in ne dve, tri ali pet, morate jasno razumeti, za kaj jih porabite.
Obstajajo ljudje, ki zvečer rečejo: "No, še en dan je minil neopaženo." In obstajajo tisti, ki ta večer preživijo koristno, na primer z branjem knjig, samo zato, ker je bilo tako.
Vodite dnevnik, uporabljajte zapiske, postavite križce na roko. Vrednosti časa se zaveš šele, ko jo začneš opažati. Naj vam čas ne zleti mimo, ujemite ga in poskrbite, da bo delal za vas.
Žrtvovanje
Ne govori o tem, da nimaš časa. Imate točno toliko časa, kot so ga imeli Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein.
Jackson Brown
Ta aforizem mi je zelo všeč. Malo ljudi se zaveda, da imamo vsi enako število ur v dnevu. Vidimo ljudi, ki tečejo zjutraj ali uspejo opraviti nadure, in se sprašujemo: kako jim to uspe?
Zelo preprosto: ti ljudje so nekaj žrtvovali. Razumeti morate, da mora cilj razvijanja spretnosti ali doseganja dobrih rezultatov v nečem neizogibno izriniti druge stvari iz vašega urnika.
So študenti, ki med predavanji sedijo na svojih pametnih telefonih, in so taki, ki pozorno poslušajo učitelja. So tisti, ki spijo ob sedmih zjutraj, in tisti, ki meditirajo. Obstajajo tisti, ki se petkov večer končajo z zabavo v klubu, in tisti, ki v tem času delajo na novem projektu.
Ne zavajajte se. Besedna zveza "začel se bom učiti angleščino" pravzaprav zveni kot "začel se bom učiti angleščino, namesto da bi preživljal čas za računalnikom."
Vedno takoj navedite, čemu se boste morali odpovedati, da bi dosegli želene rezultate. In ne pozabite se spomniti, da je vredno.
Disciplina
Ljudje se ne spremenijo čez noč.
"Krute namere"
Imate navdihujoč cilj, načrt in začnete slediti svojemu novemu urniku. In tako mine dan, dva, trije, a zagotovo je nekaj narobe. Sprašujete se: »No, kje je rezultat? Zakaj še nisem postal milijonar?
Vir motivacije je izčrpan. Dala pa vam bo nekaj več – doslednost pri delu na sebi.
Naša motivacija je ročni generator. Prejmemo njegov naboj in začnemo mrzlično obračati ročico ter ustvarjati energijo za spremembo. Ogledali smo si navdihujoč film, šli na trening, prebrali knjigo, a mine dan ali dva in počnemo vse manj, dokler si ne rečemo: "To je to, obupam."
Disciplina je motor. Korak za korakom ga oblikujete, izboljšujete, povečujete njegovo moč. Ko ga enkrat vklopite, se ne upočasni. Spremljajte njegovo delo in izvajajte prilagoditve. Da, tudi ne traja večno, vendar vam bo njegova napolnjenost trajala dolgo.
Gradite disciplino z majhnimi napori vsak dan. Nenehno delajte na sebi, razvijajte nove navade, opustite stare. Glavna stvar je, da niti za minuto ne prenehate slediti svojemu načrtu. Če postane pretežko, si le recite: "Lahko odnehaš, vendar šele jutri, danes pa nadaljuj z delom." In tako vsak dan.
To ni psihološka prevara, je sprejemanje dejstva, da se morate v tem trenutku spremeniti in to izvesti z največjo koristjo.
Kaj narediti?
- Začnite pisati dnevnik, prenesite aplikacijo za koledar, kupite knjigo o upravljanju časa. Izračunajte, koliko časa vam je ostalo za delo na sebi.
- Preden to storite, naredite seznam, kaj boste morali žrtvovati zanjo. Sami si odgovorite, kaj vam je bolj pomembno, in šele nato začnite delati.
- Naučite se discipline. Izvedite svoj današnji načrt in ga ponavljajte, dokler ne postane del vaše rutine. Ne pozabite: navada gradi značaj.
Če imate svoje načine za izboljšanje upravljanja časa, mi pošljite e-pošto [e-pošta zaščitena] ali v VK.
2014-07-20
Pozdravljeni vsi! Anna Fedorova je v stiku! Se želite naučiti učinkovito izkoristiti svoj čas in narediti več? Ta vprašanja zanimajo tiste, ki so obremenjeni s kupom stvari in se nimajo časa z njimi pravočasno ukvarjati. Če berete to objavo, potem ste seznanjeni s tem, da ste nekaj stvari načrtovali, na koncu pa vam ni uspelo dokončati, kar ste načrtovali. In mislite, kako vse urediti?
Nobena skrivnost ni, da uspešni ljudje znajo pravilno izkoristiti in organizirati svoj čas, kar je eden najpomembnejših elementov uspeha. Če želite nekaj doseči, cenite svoj čas in se ne prepuščajte toku kot vsi drugi, stremite k svojim ciljem, ukrepajte. A da bi dosegli svoje cilje, morate svoj čas znati racionalno porabiti, čemur je posvečena današnja objava.
Bodite odločni. Namesto da si v glavi premlevate misli in se odločate, kako bi to najbolje naredili, ter preštevate vse prednosti in slabosti - preprosto začnite ukrepati. In na poti boste razumeli, da se oči bojijo, roke pa.
Ali želite vedeti, kako narediti več? Svetujem vam, da svoj čas izkoristite učinkovito – to bo prvi korak k uspehu. Na žalost vsi ljudje ne posvečajo svoje pozornosti temu trenutku in ga nikamor ne izgubijo. Morate pravilno upravljati svoj čas.
Kako narediti več? Pojdite po načrtu
Načrtujte vse svoje zadeve! Načrt je eno najmočnejših orodij v življenju vsakega uspešnega podjetnika. Poleg tega je eden glavnih razlogov za izdelavo načrta prihranek časa, kar pomeni, da lahko naredite veliko več. Pripravite načrt in mu sledite. Poskusite se držati načrta in potem boste dosegli več. Vedno načrtujte zaporedje nalog in čas, potreben za njihovo dokončanje. Tako boste poznali vrstni red svojih dejanj in napredovali pri svojih dejavnostih.
Tudi v vaših zadevah naj bo red in uspeh pri vašem delu bo zagotovljen. Z učinkovito porabo osebnega časa se boste zaščitili pred veliko stresa. In zvečer analizirajte, kaj ste počeli čez dan; če nenadoma niste imeli časa narediti nekaj, poskusite to dokončati, če je mogoče.
Postavljanje cilja
Da bi dosegli določen uspeh, morate vedeti, kaj točno, kdaj in v kakšnih količinah morate doseči. Postavljanje ciljev je nujen atribut učinkovitega načrtovanja časa. Cilj je končni rezultat vašega dela. Vsi uspešni ljudje uspejo opraviti vse svoje posle in doseči svoje cilje. Bolje kot boste načrtovali svoja dejanja, hitreje boste dosegli rezultate in cilje.
Organizirajte svoje delovno mesto
Morate imeti red. Vse mora biti lepo in pravilno razloženo na mizi. Vsi potrebni atributi za delo morajo biti vedno pri roki, da ne izgubljate dodatnega časa za njihovo iskanje.
Ne odlašajte
Ni potrebe, da stvari odložite na pozneje. Na primer, "To bom naredil pozneje." Če tega ne storite, vas bo rešilo tudi kopice nakopičenih opravil.
Naredite danes, kar morate storiti jutri
Premislite, kaj morate postoriti v prihodnjih dneh in opravite nekaj svojih nalog vnaprej. Zahvaljujoč temu boste odpravili situacije, ko vam na ramena hkrati pade veliko pomembnih stvari. Mnogi ljudje niso navajeni načrtovati svojega časa, še manj pa delati svoje stvari vnaprej. In pogosto rečejo stvari, kot so: "Počakali bomo in videli", "Bomo videli", "Bomo videli", "Še vedno moramo živeti" itd. Zato se prepuščajo toku in ne verjamejo vase in v svojo moč. In zato takšni ljudje praviloma ne dosegajo želenih rezultatov.
Kako narediti več? Poiščite čas za sprostitev
Po mojem mnenju je delo brez počitka neučinkovito! Ne morete delati ves čas; počitek je zelo potreben in pomemben. Seveda je dobro delati, a če jemlje veliko energije, ne bo nič vrednega. Ali pa bodo na koncu vaša prizadevanja ali naporno delo v zvezi z internetnim poslovanjem ogroženo.
V vsakem primeru morate vedeti, kdaj se ustaviti. Z besedo sprostitev ne mislim na gledanje filmov in računalniških igric, ampak na nekaj, kar vas bo odvrnilo od vsega vrveža in okolice. V svojem natrpanem urniku si vsekakor poiščite prostor za sprostitev v naravi, morda to združite s športom.
Ko delate, počnite to največ pol ure, nato pa vzemite petminutni odmor, nato pa spet nadaljujte z delom. Po polurnem delu za računalnikom se možgani utrudijo, kar vodi v zmanjšanje učinkovitosti. V tem petminutnem obdobju naredite nekaj telesnih vaj ali preklopite na kaj drugega. Na ta način boste lahko dosegli veliko več kot le sedenje do modrega obraza za monitorjem z rdečimi očmi. Pravilna dnevna rutina je ključ do zdravja in uspeha.
Poskusite voditi zdrav življenjski slog
Ne bom vas opozarjal na to in bral propagande, povedal bom le nekaj besed. Menim, da zdrav življenjski slog vključuje pravilno prehrano, zdrav spanec in odsotnost slabih navad. Zakaj je to pomembno?
Nezdrav življenjski slog vodi v utrujenost, razdraženost, slabo počutje, posledično pa se pojavita lenoba in apatija.
Kajenje in alkohol večini ljudi vzameta ogromno časa. Slaba prehrana je eden od razlogov za slabo počutje in nepripravljenost na delo. In pomanjkanje spanja zmanjšuje vašo učinkovitost. Ne pozabite na počitek in spanje. Tako boste izboljšali kakovost svojega dela in dosegli cilje v krajšem času.
Po službi ni čas za delo
Po delu se sprostite, sprostite in počnite tisto, kar vas najbolj veseli. Zahvaljujoč temu boste uživali v delu in prostem času ločeno ter v nadaljnjem uspehu v katerem koli poslu.
Ne izgubljajte časa in ga na splošno poskušajte porabiti za izboljšanje znanja na določenih področjih, kjer je možna osebna rast. Zdaj je 21. stoletje in na poti domov lahko poslušate izobraževalne zvočne poddaje.
Če želite nekaj narediti in doseči več, to potrebujete!
So ljudje, ki jamrajo in za svoje neuspehe krivijo druge. Reči, da tega ne zmorem - ker nimam dovolj časa, nimam denarja - ker me ne plačajo dovolj itd. Vsak človek je arhitekt svoje sreče. In če je takšno razmišljanje prisotno v glavi in ni ciljev ali želje, da bi karkoli spremenili, potem bo vse ostalo enako in se ne bo spremenilo na bolje.
Toda te razloge za neuspehe morate iskati pri sebi in si jih prizadevati odpraviti. In razmišljajte takole: našel bom čas in bom zmogel. Nimam denarja, ker delam nekaj narobe ali se premalo trudim za to, ampak bom delal.
Postavite si cilje in jih dosežete ne glede na vse. Upam, da razumete, da morate spremeniti svoje razmišljanje. A to ti pogosto preprečijo bližnji, ki pravijo, da delaš neumnosti, da ne bo nič šlo ipd. Ne zapravljajte energije za prepričevanje in učinkovito izkoristite čas – ne sedite križem rok.
Z uporabo vseh zgoraj naštetih stvari boste videli, kako se bo povečala produktivnost vsega vašega dela v internetnem poslu in bo pozitivno vplivalo na vaše celotno srečno življenje. Ker boste svoj čas porabili učinkovito in naredili več.
P.S. Je bil članek koristen za vas? Svetujem vam, da se naročite na posodobitve spletnega dnevnika in prejemate novo gradivo po e-pošti.
S spoštovanjem, Anna Fedorova
Ekologija življenja Vsi prebivalci planeta smo enaki v eni stvari. Ne glede na finančno stanje, status in druge značilnosti imajo vsi enako časa
Vsi prebivalci planeta smo v eni stvari enaki. Ne glede na finančno stanje, status in druge lastnosti ima vsak dan na voljo enako količino časa. Vendar pa vsi ne znajo pravilno upravljati svojih 24 ur.
Upravljanju časa so posvečeni celi zvezki, o njegovih temeljnih principih poučujejo številni resnično uspešni ljudje, ki so se na osebnih izkušnjah večkrat prepričali o njihovi učinkovitosti.
Vendar pa je veliko takšnih, ki niti ne sumijo na obstoj takega predmeta, kot je teorija upravljanja s časom. Hkrati pa učenje, kako ga uporabljati v svojem življenju, ne bo nikomur škodilo.
Kako upravljati s časom
Različni teoretiki upravljanja s časom se praviloma strinjajo o več osnovnih načelih, brez katerih se ni mogoče naučiti učinkovite porabe časa. Eno glavnih pravil je načrtovanje vaših zadev. Mnogi sodobni ljudje, ki so v stalni stiski s časom, si morajo preprosto vizualno predstavljati, kaj točno morajo početi vsak dan.
Če želite to narediti, morate ustvariti seznami opravil. Lahko se izkažejo za precej obsežne in ne bo dovolj časa za njihovo izvedbo. Pri tem vam bodo zagotovo prav prišli principi tako imenovane Eisenhowerjeve matrike. Po njem so vse zadeve sistematizirane glede na pomembnost in nujnost ter razdeljene v štiri kategorije.
Sistematizacija prioritet preprosto. V prvo skupino spadajo pomembne in nujne zadeve, v drugo – pomembne, ne nujne, v tretjo – nepomembne, nujne in v četrto (imenovano tudi »koš za smeti«) – nepomembne in nenujne. Prednost, nenavadno, bodo naloge druge od zgornjih kategorij. Če se človek osredotoči posebej nanje, potem se zelo redko - pa še to predvsem ne zaradi lastne neorganiziranosti - sreča z nalogami, ki zahtevajo hitro dokončanje.
V praksi so pomembne nenujne naloge lahko predmetna naloga ali diploma, ki jo mora študent oddati ob koncu semestra. Ali pa nalogo, ki jo nadrejeni naložijo zaposlenemu z rokom v enem mesecu. Če se jih takoj lotite in jih počasi dokončate, hkrati pa se ukvarjate z drugimi, nujnejšimi zadevami, bodo že zdavnaj končane do dogovorjenega časa. Določanje rokov– drugo pomembno načelo.
Drugo znano načelo upravljanja s časom je združevanje različnih nalog. Na žalost ga mnogi podcenjujejo. Učinkovita gospodinja lahko na primer naloži perilo v pralni stroj, umazane krožnike in jedilni pribor v pomivalni stroj, hkrati pa se ukvarja s kosilom/večerjo.
Tudi med pripravo jedi (če vam trenutno ni treba spremljati) lahko opravite čiščenje. Med čakanjem na pomemben faks pisarniškemu delavcu ne bo težko na primer sestaviti pogodbe ali sestaviti dokumentov za pošiljanje blaga. Že v povezavi s čisto drugo nalogo z mojega must-do seznama.
Kakšne so napake tistih, ki nimajo časa?
Ob istem času, Ne bi smeli biti razvpiti perfekcionist. Seveda je treba vsako nalogo dobro opraviti. Vendar to ne pomeni, da jih je treba dobesedno "oblizati". Med dobro opravljenim delom in brezskrbnim dokončanjem je ogromen razkorak, ki ga ni tako lahko preseči.
Vsem, ki se želite naučiti učinkovito izkoristiti svoj čas Tudi deloholik ne bi smel biti. Nedvomno bodo situacije, v katerih boste morali ostati v službi pozno, a za osebo, ki aktivno uporablja pravila upravljanja s časom, se to zgodi zelo redko. Poleg tega si bo zapomnil, da se je ob koncu delovnega dne pomembno spočiti tako psihično kot fizično.
Večer je treba preživeti z družinskimi člani, prijatelji, s svojim najljubšim hobijem - z eno besedo, s tistimi in tistimi stvarmi, ki prinašajo duševno zadovoljstvo in niso povezane z vašo glavno službo. In vsekakor morate poudariti dovolj časa za spanje.
Nič manj pomembna ni pravilna organizacija delovnega mesta. Vsi dokumenti in drugi predmeti naj bodo tam urejeni, da boste zlahka našli, kar potrebujete. Poleg tega nered v okoliškem prostoru prispeva k znatnemu zmanjšanju navdušenja in produktivnosti.
Če ima oseba druge zaposlene, ki so mu podrejeni, potem on vredno se je naučiti delegirati nekatere naloge, ki so mu dodeljene, in občasno spremlja njihovo izvajanje. Potem bo delo opravljeno pravočasno in zaradi objave se vam ne bo treba preveč obremenjevati
Vsi uspešni ljudje so postali tako v veliki meri zato, ker so pridobili takšno veščino, kot je učinkovita izraba časa. Z nadzorovanjem porabe ur in minut so našli neizkoriščene rezerve, ki so jim posledično pomagale ostati pred tekmeci; spoznavali so sami sebe, zaradi česar niso le delali, ampak dosegali višine.
Spodaj je 10 pravil, z upoštevanjem katerih lahko svoj čas porabite bolj učinkovito.
1. Določite čas, ko boste opravljali velike ali enake naloge.
V delu obstaja nekaj takega, kot je "potopitev". To je čas, po katerem bo človek popolnoma osredotočen na delo. Recimo, da je 30 minut. Torej, če je človek raztresen vsake pol ure, potem čez dan ne bo imel časa narediti ničesar. Dejavniki, ki so lahko moteči, so tudi odmori, zato lahko takšne naloge združimo v eno, kar bo prihranilo čas.
2. Določite delovni čas izven urada.
Kot omenjeno v točki 1, vsaka poglobitev v delo zahteva čas. Zato si rezervirajte določene ure zase, med katerimi naj tajnica ali drugi sodelavci upravljajo s telefonom, v tem času pa ste popolnoma izolirani od vseh. V tem času se boste čim bolj posvetili svojemu delu in dosegli največjo produktivnost. Primeri, ki se pojavijo v teh urah, se lahko obravnavajo kasneje.
3. Pravilno določite čas za določene postopke.
Načrtovanje časa je zapletena stvar: več časa kot je namenjenega določeni dejavnosti, dlje traja, da jo dokončate. Številni poslovneži se pritožujejo, da več ur sedijo na pogajanjih, kjer imajo bodisi petminutno vlogo ali pa pogajanja sama po sebi niso nič produktivna. V večini primerov se takšna srečanja spremenijo v navaden klepet o ničemer. Če pa jim dodelite kratek časovni okvir, na primer 1 uro, bodo stvari šle hitreje. 1 ura ni bila izbrana naključno, saj v tem času res lahko poslušaš vsa mnenja in se odločiš. Čas je denar in če šteješ drugo, potem štej prvo.
4. Določite prioritete za vsako nalogo.
Nihče ni kos vsem nalogam, katerih število se vsak dan samo povečuje. Da, to ni potrebno. Poleg tega je veliko ljudi zaradi dejstva, da stvari niso bile dokončane, depresivno; Poskušajo ga dokončati ponoči, a ne glede na to, koliko se trudijo, je dan še vedno 24 ur. Rešitev je samo ena: določite prioritete v skladu z osebnimi cilji, stvari razdelite na pomembne in nepomembne. In počnite, predvsem najprej, samo pomembne stvari.
5. Paretovo načelo.
Piše, da je 80% rezultatov doseženih v 20% časa. Na primer, 80 % dobička prihaja od 20 % strank. Naloga osebe, ki ima takšno željo, kot je racionalna poraba časa, je prepoznati teh 20%. V tem primeru bo ta majhen znesek dal zelo velik dobiček v času.
6. Uporabite plačano delegiranje.
Če cenite svoj čas, ne naredite vsega sami. Enostavne naloge prenesite na podrejene ali, če je mogoče, na sodelavce. Če vaši zaposleni nimajo veščin, ki bi vam pomagale na ta način, potem lahko razmislite o njihovem usposabljanju ali zaposlitvi ustreznih ljudi. Drug dober način je uporaba storitev različnih podjetij, samostojnih podjetnikov itd. V tem primeru boste prihranili, saj... Plačilo enkratne zaposlitve za mesec je veliko cenejše od izplačila plače redno zaposlenemu. In novo svobodo je mogoče izkoristiti za izrabo delovnega časa za pomembnejše stvari.
7. Razdelite velike naloge in jih opravite po delih.
Albert Einstein je ugotavljal, da ljudje enostavno radi sekajo drva, ker je rezultat takoj očiten. V primerih, ko je za dosego tega treba prehoditi dolgo pot, se ljudje pogosto začnejo zadevi izmikati in jo postavljajo na stranski tir. In nič čudnega: tudi če ste zelo lačni, ne boste pojedli celega divjega prašiča. Če pa vsak dan jeste 1-2 kosa, potem bo po določenem času popolnoma pojeden. Enako je z delom: razdelite ga na dele in sprejmite dokončanje vsakega od njih kot uspešen rezultat. Uspešno "pojedo" en del bo spodbudilo nadaljnje delovanje, preostalo delo "merjasca" pa se bo zmanjšalo.
8. Določite si čas, ko boste počeli stvari, ki so vam najpomembnejše.
Idej o tem, kaj početi in za kaj si prizadevati, običajno ne zmanjka. Toda pogosto so vsi ti načrti zakopani v rutino majhnih zadev ali nepredvidenih situacij. Da bi se temu izognili, morate takšne stvari uravnotežiti z najpomembnejšimi dogodki. Tisti. jih postavite na koledar kot nekakšen sestanek, ki ga ni mogoče preložiti, in jih označite z isto barvo kot druge pomembne stvari. To bo pripeljalo do tega, da boste, ko boste iskali čas za določeno aktivnost, naleteli in obšli svoj vnaprej dogovorjeni dan. A to se ne bo zgodilo, če na koledarju ne bo delovnih oznak.
9. Najprej naredi najtežje stvari.
Navsezadnje se zgodi takole: zjutraj ste načrtovali določena dejanja, vendar jih čez dan ni mogoče izvesti zaradi nenadoma nastalih nujnih zadev, pogovorov, telefonskih klicev itd.? Če pa je to že narejeno, potem vam tega očitno nihče ne more vzeti. Zato vse počnite zgodaj zjutraj, saj boste poleg opravljenega dela dobili tudi občutek pravega uspeha. Mimogrede, mnogi uspešni ljudje to počnejo: pomembne stvari naredijo ali vsaj začnejo delati zjutraj. Tako ostanejo pred krivuljo in to se seveda izplača.
10. Upoštevajte raven uspešnosti.
Verjetno ste opazili, da imamo ob različnih urah dneva različno željo po delu. Poskusite blokirati te dele dneva in načrtujte pomembne dejavnosti, kot so razgovori ali sestanki, v obdobjih največje aktivnosti in dejavnosti, kot so telefonski klici, v obdobjih nizke produktivnosti.
Učinkovita izraba časa je nepogrešljiv atribut uspešne osebe, zato je treba to veščino obvladati.
Čas je najpomembnejši vir v življenju, ki ga porabimo na različne načine, od učinkovitosti njegove uporabe pa je v veliki meri odvisen življenjski uspeh. Številne velike osebnosti so razumele vrednost časa, zato so poskušale ne zapraviti tega vira. Nekateri od njih imajo omejen čas za spanje, počitek, kosilo itd. Ampak to so že skrajnosti. Pravzaprav se vam ni treba prikrajšati za preproste vsakdanje radosti, temveč le racionalno upravljajte s časom. Toda, kot veste, mnogi ljudje sploh ne razumejo, kje začeti.
Pravzaprav problem pomanjkanja časa vznemirja znanstvenike in navadne ljudi že dolgo časa. Da bi razvili najbolj univerzalne metode racionalne rabe časa, so preučevali izkušnje mnogih uspešnih ljudi, ki jim je običajno uspelo narediti več kot drugim. To je postalo osnova za razvoj preprostih pravil za organizacijo vašega delovnega časa.
Torej, preprosta pravila za racionalno porabo časa:
1) Napišite seznam pomembnih stvari po pomembnosti. To je osnovno načrtovanje delovnega dne. Potem je ta seznam opravil enostavno analizirati, da bi razumeli pravilno porabo časa. Ko dokončate katero koli postavko v načrtu, jo prečrtajte in zraven vpišite čas, porabljen za nalogo.
2) Najprej se posvetite le nujnim in pomembnim zadevam. Praviloma nam nepomembne stvari vzamejo 80 % časa, produktivne pa počnemo le 20 % časa. Obstajajo tudi majhna vprašanja, ki lahko povzročijo precej velika. Zato jih je treba obravnavati na začetku. Pri tem bodite previdni, da se ne spremenijo v velik promet majhnih nalog, ki na koncu ne bodo prinesle pomembnega rezultata in bodo povzročile občutek zapravljenega dneva.
Naredite samo eno stvar, ne nasedajte malenkostim, ne pustite se motiti.
3) Ne nadaljujte z reševanjem druge težave, dokler ne rešite prve. Navsezadnje se po načrtu nahaja višje in ima status pomembnega. S preklapljanjem pozornosti z ene stvari na drugo izgubite neposredno logiko reševanja prvega vprašanja, v katerega se boste morali kasneje znova poglobiti. Takšna dejanja pa slabo vplivajo na zdravje. Hitro se utrudimo, začnemo delati več napak, postanemo razdraženi, kar na koncu vodi v slabo kakovost dela.
4) Poskusite se vsaj za eno uro skriti pred rutino. Najučinkovitejši način reševanja resnih vprašanj in priprave dokumentov je praksa zaprtih vrat. Zaklenite se, prosite, naj vas ne motijo, vklopite telefonski odzivnik ali popolnoma izklopite telefon. Za to je lahko primerna prosta pisarna, konferenčna soba, knjižnica ali katera koli druga prosta in relativno tiha soba. Kot kaže praksa, se med samoto rešijo najpomembnejše in potrebne naloge.
5) Dajte prednost klicu kot samim obiskom. Zgodi se, da osebni obisk nima prednosti pred telefonskim klicem. Ne pozabite, da je na mnoga povezana vprašanja mogoče odgovoriti po telefonu.
6) Naučite se hitro brati. Včasih vzame veliko časa za branje strokovne literature, različnih dokumentov, brošur itd. Zato bo najbolj učinkovito, če obvladate posebno tehniko hitrega branja. Na srečo je zdaj kar veliko tečajev in knjig, ki učijo tehnike branja. Poleg tega je priporočljivo, da vodja razvrščanje korespondence zaupa drugi osebi. Tako boste zmanjšali čas, porabljen za pregledovanje in izbiranje za vas pomembnih prispevkov.
7) Ne napolnite mize z raznimi papirji. Praviloma je o večini dokumentov mogoče odločati takoj po branju. Vendar se to zgodi le v 30% primerov. Najpomembnejše dokumente največkrat odložimo, da jih lahko kasneje v umirjenem okolju obdelamo. A kot se izkaže, na koncu zmanjka časa za njihovo rešitev in pomembna zadeva se spremeni v nujno. Takšnim primerom se je priporočljivo izogibati.
8) Uporabite metodo učinka malenkosti. Zapišite potrebne podatke, ne zanašajte se na spomin. Pred potovanjem pokličite in razjasnite vse potrebne informacije. Pojdite na mesto, kjer je zbranih več stvari, ki so vam pomembne. Delajte med potovanjem, čakanjem na sestanke ali v čakalnih vrstah. Poskusite združiti svoje klice. Za pomembne informacije vedno imejte s seboj pisalo in zvezek. Ne pritožujte se nad neuspehi. Analiziraj jih in naredi zaključke.
Še ena pomembna točka. Po rešitvi pomembne naloge počivajte. Ne lotite se takoj reševanja novega problema. Sprostite se, zberite vse svoje misli. Uživajte v svojem uspehu. Tako si boste lahko nabrali novo energijo za delo. Ne predpostavljajte, da so vsi vaši načini dela najboljši. Nenehno iščete načine za izboljšanje upravljanja s časom. Nenehno analizirajte svoja dejanja, uspehe in neuspehe. Alan Lakein, eden najboljših svetovnih svetovalcev za upravljanje s časom, je na podlagi lastnih izkušenj sestavil odličen seznam 61 tehnik za prihranek časa.
