Çfarë është një listë kontrolli? Lista kontrolluese: shembull. Lista kontrolluese

Lista kontrolluese e menaxherit të shitjeve është mjeti kryesor për monitorimin e cilësisë dhe efikasitetit të punës së tij. Me ndihmën e tij, mbikëqyrja mund të kryhet - së pari, nga menaxhmenti, dhe së dyti, nga vetë punonjësi. Ne do t'ju tregojmë se si të krijoni saktë një listë kontrolli në artikullin tonë, dhe gjithashtu të japim një shembull dhe të tregojmë një mostër.

Lista kontrolluese e menaxherit të shitjeve: çfarë është dhe për çfarë shërben?

Një listë kontrolli është një listë detyrash që duhet të plotësohen nga një menaxher shitjesh (ndonjë menaxher tjetër) brenda një periudhe të caktuar kohore, për shembull, një ditë pune.

Kjo nuk është vetëm një listë detyrash, është një listë e atyre detyrave që jo vetëm që duhet të kryhen pa dështuar, por edhe të kontrolloni zbatimin e tyre, të raportoni për përfundimin e tyre - vetes, menaxhmentit. Në përgjithësi, e përkthyer nga anglishtja, "fletë" është "listë", dhe "kontrolli" është "kontroll".

Një listë kontrolli për një dyqan me pakicë është gjithashtu një mjet efektiv për të kujtuar të bëni diçka që është e rëndësishme dhe duhet të bëhet nga menaxheri i shitjeve.

Ritmi i aktivitetit të biznesit sot është aq intensiv sa të harrosh diçka të rëndësishme në fakt nuk është aspak e vështirë: mund të harrosh dhe të humbasësh një takim të rëndësishëm, të harrosh të bësh blerjet e nevojshme, t'i përgjigjesh një propozimi tregtar, etj.

Lista kontrolluese përdoret në të gjithë sektorët e veprimtarisë ku është e papranueshme të bëhen gabime: në mjekësi, ndërtim dhe fusha të tjera.

Ndodh që gjatë ditës së punës një menaxher fjalë për fjalë nuk ka një minutë të vetme falas, jo vetëm për pushim, por edhe për disa çështje të rëndësishme.

Por në të njëjtën kohë, nëse analizoni performancën në fund të ditës së punës, rezulton se nuk ka rezultate të veçanta: sikur keni punuar shumë, keni bërë shumë gjëra, nuk jeni ulur as edhe një herë, dhe në fund nuk bëri asgjë.

Ky fenomen është tipik jo vetëm për menaxherët e shitjeve, por edhe për çdo kategori punonjësish. Kjo ndodh kur një menaxher nuk e strukturon ditën e tij të punës në mënyrën më të mirë të mundshme, duke shpenzuar shumë kohë në detyra të parëndësishme, duke lënë pak ose aspak kohë për ato detyra që duhet të jenë prioritet.

E në të njëjtën kohë, menaxherit i duket se ka punuar pa u lodhur gjithë ditën.

Një listë kontrolli ndihmon në zgjidhjen e këtij problemi të planifikimit efektiv të kohës tuaj. Pasi të ketë shënuar në listën e kontrollit detyrat që duhet të kryejë gjatë ditës, menaxheri do të duhet të shpërndajë kohën e tij në atë mënyrë që të ketë mjaftueshëm për të përfunduar të gjitha detyrat.

Programi i automatizimit të dyqaneve Business.Ru do t'ju lejojë të kontrolloni jo vetëm përfundimin e detyrave tuaja në kohë, por edhe punonjësit tuaj. Caktoni detyra vartësve tuaj në internet dhe monitoroni përfundimin e tyre gjatë gjithë ditës, duke bërë rregullime nëse është e nevojshme.

Lista kontrolluese për shefin e departamentit të shitjeve. Video

Si të krijoni dhe shkruani saktë një listë kontrolli

Lista kontrolluese është një tabelë e përbërë nga kolona:

1. Detyrë;
2. Shenja e përfundimit;
3. Shënime

Kjo është një strukturë e pranuar përgjithësisht, e njohur dhe e njohur për shumë njerëz. Mund të ndryshojë në varësi të industrisë në të cilën punon një menaxher i caktuar.

Ka disa rregulla të thjeshta, sipas të cilave mund të shkruani listën e saktë të kontrollit, e cila do të bëhet një mjet efektiv për menaxhimin e kohës tuaj, si dhe një asistent personal i menaxherit të shitjeve dhe çdo specialisti tjetër të kompanisë.

Këto rregulla janë si më poshtë:

1. Mbajeni atë të shkurtër. Është e nevojshme të shënohen detyrat në një version të shkurtuar, në formën e pikave, pa dekodim dhe shpjegime të panevojshme;

2. Shkruani atë që ju nevojitet. Vetëm ato detyra që kanë një rëndësi të caktuar dhe që menaxheri mund t'i harrojë duhet të shënohen në listën e kontrollit. Natyrisht, nuk ka nevojë të shkruani diçka si "Ndiz kompjuterin" në listën e kontrollit;

3. Shkruani në formë pohuese. Për shembull, detyrat mund të duken si kjo:

• Përgatitja e një protokolli të mosmarrëveshjeve sipas kontratës me furnizuesin N;
• Nënshkruani një marrëveshje me furnizuesin N1;
• Dërgoni një ofertë tregtare blerësit N2.

Disa ekspertë në fushën e menaxhimit dhe shitjes me pakicë thonë se detyrat mund të shkruhen jo në formën pohuese, por edhe në kohën e shkuar.

Me sa duket, kjo formë e regjistrimit të detyrave në një listë kontrolli rrit përgjegjësinë personale të menaxherëve dhe, në përputhje me rrethanat, rrit efikasitetin e punës së këtij menaxheri të veçantë (secilit prej tyre).

Në këtë rast, të njëjtat detyra do të duken kështu (shembull):

• Përgatiti një protokoll mosmarrëveshjesh sipas kontratës me furnizuesin N;
• Nënshkruan një marrëveshje me furnizuesin N1;
• I dërgoi një ofertë komerciale blerësit N2.

4. Vendosni prioritete. Detyrat më të rëndësishme në listën e kontrollit mund të theksohen me shkronja të zeza ose të shkruhen me shkronja të mëdha (“capslock”).

Në rast rrethanash të paparashikuara, një menaxher mund të bëjë ndryshime në orarin e tij në mënyrë të tillë që ato të mos ndikojnë në ekzekutimin e detyrave më të rëndësishme të planifikuara për sot.

Kur theksoni detyrat, mos e teproni: shumë detyra të ndara thjesht mund të çorientojnë menaxherin, gjë që përfundimisht do të çojë në faktin se disa nga pikat më të rëndësishme nuk do të përfundojnë.

5. Mos e bëni listën tuaj të kontrollit shumë të madhe. Ekspertët thonë se nuk duhet të ketë më shumë se 20 artikuj dhe detyra. Me fjalë të tjera, ju duhet të shkruani vetëm atë që është vërtet e rëndësishme dhe çfarë nuk mund të harrohet në asnjë rrethanë;

6. Redakto. Ritmi i aktivitetit të biznesit të një personi modern gjatë ditës nuk është vetëm i shpejtë, por ndonjëherë i paparashikueshëm. Gjatë ditës së punës, mund të lindin dhe do të lindin detyra të reja që duhet të zgjidhen dhe plotësohen sot: takime të reja, udhëtime, telefonata, korrespondencë. Dhe kjo patjetër do të bëjë rregullime në listën tuaj të kontrollit;

7. Në kolonën e komenteve, sigurohuni që të tregoni se çfarë vështirësish ju është dashur të përballeni gjatë kryerjes së kësaj apo asaj detyre, cilat ishin nuancat;

8. Analizoni. Në fund të ditës së punës, pas saj, duhet të kaloni listën tuaj të kontrollit dhe të shihni se çfarë është përfunduar, si është përfunduar, rilexoni shënimet që keni lënë në listën e kontrollit gjatë ditës së punës.

Kjo analizë do t'ju ndihmojë të identifikoni problemet tuaja të mundshme me planifikimin dhe prioritizimin e kohës, si dhe t'i zgjidhni këto probleme. Puna në një listë kontrolli, analizimi i vazhdueshëm i saj dhe analizimi i çdo dite që ka kaluar do të ndihmojë në përmirësimin e efikasitetit të menaxherit të shitjeve.

Shembull i listës së kontrollit për menaxherin e shitjeve

Një listë kontrolli mostër për një menaxher shitjesh për një ditë pune (javë pune) mund të duket kështu (shembull):

Me programin për automatizimin e punës së dyqanit Business.Ru, lehtë mund të vendosni plane për vartësit tuaj dhe të gjurmoni përqindjen e përfundimit të tyre. Sistemi i motivimit do të bëhet transparent dhe shitësi do të jetë në gjendje të kuptojë vetë se sa ka fituar dhe për çfarë.

Në varësi të asaj që shet dyqani juaj, mostra për listën kontrolluese të menaxherit të shitjeve mund të jetë e ndryshme. Në minimum, detyrat do të jenë të ndryshme, dhe detyrat për çdo ditë, për çdo javë do të jenë të ndryshme.

Ju nuk keni nevojë të kërkoni një listë kontrolli ose një mostër të gatshme që është e përshtatshme posaçërisht për dyqanin tuaj, pasi të keni studiuar mostrën e mësipërme, përgatitni formularët e listës së kontrollit me menaxherët tuaj të shitjeve që janë të përshtatshme për ju dhe që do të punojnë për të përmirësuar efikasitetin; e biznesit tuaj.

E keni kapur ndonjëherë veten duke menduar se kjo nuk është hera e parë që po i përsërisni diçka një punonjësi? Apo vini re se kur kryejnë një detyrë të njohur, punonjësit bëjnë të njëjtat gabime të bezdisshme? Nëse po, atëherë është koha për të udhëzuar punonjësit të hartojnë lista kontrolli.

Lista kontrolluese(lista e kontrollit) - një listë që përmban një numër kontrollesh të nevojshme për çdo punë. Duke shënuar artikuj në listë, një punonjës mund të mësojë për statusin/korrektësinë e kësaj pune.

Rëndësia e listave kontrolluese nuk mund të mbivlerësohet. Pavarësisht se sa përvojë është një punonjës, me nxitim mund të harrojë lehtësisht një detaj të rëndësishëm. Le të marrim, për shembull, një situatë të zakonshme - përgatitjen për të marrë pjesë në një ekspozitë. Kjo është një ndërmarrje shumë e shtrenjtë. Një detaj i humbur - fletushka që nuk printohen në kohë - mund të kushtojë gjysmën e buxhetit.

Mund të përdoren lista kontrolli në fusha të ndryshme: Ka lista kontrolli për kamarierët, për pilotët, për tregtarët, për dizajnerët e ueb-it.

Më poshtë janë rregullat për krijimin e listave kontrolluese që do t'i ndihmojnë punonjësit tuaj të krijojnë një mjet të dobishëm dhe me cilësi të lartë.

Rregullat për hartimin e listave kontrolluese

Artikujt e listës së kontrollit janë operacionet minimale të plota. Çfarë do të thotë?

Porositja e prodhimit të kartave të biznesit dhe dërgimi i kartave të biznesit në zyrë janë 2 operacione të ndryshme.

Prandaj, ato shfaqen si artikuj të veçantë në listën e kontrollit.

* Kartat e biznesit janë porositur
* Kartat e biznesit të dorëzuara në zyrë

2. Pikët shkruhen në formë pohuese

Qëllimi i listës së kontrollit është të kontrollojë gatishmërinë, kështu që është më mirë t'i kompozoni artikujt në një formë afirmative - "porosi, dorëzohet". Krahasoni formulimin "porositni kartat e biznesit" dhe "kartat e biznesit të porositura". Opsioni i dytë kërkon më shumë përgjegjësi.

3. Numri optimal i pikëve është deri në 20

Listat e kontrollit nuk duhet të jenë të gjata. Numri optimal i pikëve është deri në 20. Nëse është e nevojshme, është më mirë ta ndani detyrën në disa faza dhe të krijoni një listë kontrolli të veçantë për secilën fazë.

Shembull i listës së kontrollit:

Zbatimi efektiv i listave kontrolluese

Pas hartimit të listës së kontrollit, kaloni mendërisht të gjitha pikat së bashku me punonjësin. Shkruani atë që ka humbur. Vendosni pikat në rendin e duhur. Bëni modifikime.

2. Dizajn

Lista e kontrollit duhet të duket estetikisht e këndshme - atëherë do të jetë më e këndshme të punoni me të.

3. Akses i përshtatshëm

Organizoni akses të përbashkët në dokumente për punonjësit në mënyrë që ato të mund të printohen lehtësisht në kohën e duhur. Printoni listën që rezulton në formën e një tabele (nëse fleta e kontrollit plotësohet çdo ditë).

Përfitimet e përdorimit të listave kontrolluese

Shembuj të listave kontrolluese të dobishme për biznesin në internet

Në këtë artikull ne do të shikojmë një listë kontrolli mostër. Ky është emri për një mënyrë të përshtatshme dhe të kuptueshme për të kontrolluar çdo operacion kompleks ose me shumë faza. Gama e aplikimit të listave kontrolluese është aq e gjerë sa informacioni rreth tyre do të jetë njëkohësisht i dobishëm për njerëzit krijues, studentët, sipërmarrësit, menaxherët e kompanive dhe specialistët në fusha të ndryshme.

Çfarë është një "listë kontrolli"

Edhe nëse koncepti i një "liste kontrolli" ju duket i panjohur, pothuajse me siguri e keni hasur atë më shumë se një herë. Më shpesh, ky është emri që i jepet një liste veprimesh (ose hapash) vijues që duhet të ndërmerren për të arritur një qëllim. Mund të përdoret gjithashtu për të kontrolluar nëse të gjitha pikat ose operacionet janë përfunduar për të zgjidhur një problem.

E thënë thjesht, është një listë veprimesh që duhen kryer njëri pas tjetrit për të arritur në rezultatin përfundimtar.

Shtrirja e përdorimit të fletëve të tilla është aq e gjerë sa mund të themi me një shkallë të lartë besimi: çdo person ka bërë ndonjëherë një "listë detyrash" për veten e tij.

Megjithatë, në këtë artikull do të shikojmë se si listat kontrolluese ndihmojnë në sipërmarrjen dhe organizimin e punës së punonjësve individualë dhe kompanive të tëra.

Një "listë kontrolli" është një listë veprimesh që duhet të kryhen njëra pas tjetrës për të arritur rezultatin përfundimtar.

Në cilat fusha përdoren listat kontrolluese?

Përfitimet e listave kontrolluese për prodhimin tashmë janë vlerësuar nga shumë sipërmarrës, menaxherë dhe punonjës. Kur duhet të kryeni shumë detyra (dhe në kushtet moderne kjo ndodh pothuajse gjatë gjithë kohës), një listë detyrash ndihmon për të monitoruar ekzekutimin e të gjitha operacioneve. Në këtë rast, të gjitha qëllimet dhe objektivat nuk duhet të mbahen parasysh.

Vendet më të zakonshme për të gjetur listat kontrolluese në forma të ndryshme janë:

• aviacioni (pilotët kontrollojnë gatishmërinë e avionit para nisjes sipas një procedure të veçantë);
• ndërtimi;
• mjekësi (nga procedurat tek operacionet komplekse kirurgjikale);
• kontabiliteti dhe auditimi;
• menaxhimi, duke përfshirë shitjet;
• arsimimi.

Kështu, listat kontrolluese përdoren në zonat ku kërkohet përqendrim i vazhdueshëm dhe suksesi i të gjithë ngjarjes (dhe në aviacion dhe mjekësi, jetët e njerëzve) varet nga përfundimi i secilit artikull. Le të shohim llojet individuale të listave kontrolluese.

Përdorimi i listave kontrolluese në industri të veçanta

Me origjinë në industrinë e aviacionit, listat kontrolluese kanë tejkaluar prej kohësh përdorimin e tyre në vetëm një industri. Pavarësisht besimit të disa njerëzve se gjërat më të rëndësishme nuk mund të harrohen, praktika tregon të kundërtën. Në botën moderne ka shumë shpërqendrime, kështu që ndonjëherë edhe një veprim që është sjellë në automatizëm kryhet me një gabim. Për të shmangur këtë, është e mençur të përdorni listat kontrolluese. Si përdoren në fusha të ndryshme?

Listat kontrolluese të shërbimit të ushqimit

Në objektet hotelierike, listat kontrolluese përdoren vazhdimisht dhe jo në kopje të vetme. Për shembull, një listë kontrolli për hapjen e restorantit i ndihmon menaxherët dhe punonjësit të përgatisin ndërmarrjen për biznes duke siguruar standarde të pranuara shërbimi.

Për çdo ndërrim, zakonisht përgatitet një fletë e veçantë, duke treguar numrin, datën dhe mbiemrin e menaxherit. Në atë rast një listë kontrolli është në fakt një dokument raportues. Nëse diçka nuk shkon sipas planit, menaxheri mund ta studiojë atë dhe të kuptojë se çfarë gabimesh janë bërë nga menaxheri.

1. Kontrollimi i planit të ngjarjeve për ditën (ditëlindje, përvjetorë).
2. Kontrollimi i parave në arkë.
3. Organizimi i pastrimit.
4. Disponueshmëria e fletëve të raportit në kuzhinë dhe tualet.
5. Kontrollimi i të gjithë punonjësve (vonesa, pamja e jashtme, etj.).
6. Fillimi i punës në kuzhinë.

sigurisht Kjo listë është e përafërt, çdo restorant zhvillon të vetin. Një procedurë e veçantë mund të zhvillohet për çdo pozicion, për shembull, një listë kontrolli për kamarierët e restoranteve, punëtorët e kuzhinës, etj. Dokumentet e tilla zakonisht ruhen për një kohë të shkurtër, jo më shumë se një muaj (në rast se paraqitet ndonjë situatë problematike).

Në objektet hotelierike, listat kontrolluese përdoren vazhdimisht dhe jo në kopje të vetme.

Listat kontrolluese në industrinë e pastrimit

Në industrinë e pastrimit profesional, listat kontrolluese përdoren gjithashtu gjerësisht. Për shembull, një listë kontrolli pastrimi. Një mostër e një liste të tillë mund të bëhet në disa versione: si plan veprimi dhe si dokument raportues. Le të shqyrtojmë të dyja opsionet.

Si një plan veprimi, listat kontrolluese të pastrimit përdoren zakonisht nga kompanitë profesionale të pastrimit kur ofrojnë shërbime për organizatat dhe klientët privatë. Meqenëse në këtë rast po flasim për pastrim profesional, lista e veprimeve ndihmon për të arritur nivelin e kërkuar të cilësisë. Mund të përfshijë artikujt e mëposhtëm:

1. Mbledhja e pluhurit, pastrimi i lagësht, kujdesi i mobiljeve.
2. Larja e dritareve.
3. Larja e dyshemesë.

Qëllimi i kësaj flete është të ndihmojë punonjësin të lundrojë në vend, plotësoni të gjitha pikat dhe ofroni shërbime pastrimi me cilësinë më të lartë të mundshme në mënyrë që klienti të mos ketë ankesa. Me kërkesë të klientit, detyra të tjera mund të përfshihen në listën e kontrollit.

Gjithashtu listat kontrolluese mund të përdoren si dokumente raportuese, për shembull, për pastrimin e tualeteve. Pothuajse të gjithë njerëzit kanë hasur në fletë të tilla. Zakonisht varen në tualetet e kafeneve dhe restoranteve. Artikujt në këto lista kontrolli nuk përmbajnë një listë detyrash, por kohën e pastrimit. Pas përfundimit të pastrimit, punonjësi vendos nënshkrimin e tij pranë çdo artikulli. Një dokument i tillë ndihmon menaxherin e ndërmarrjes për të monitoruar dhe verifikuar përfundimin në kohë të pastrimit.

Listat kontrolluese në shitje

Çdo punonjës i përfshirë në shitje aktive duhet të përdorë lista kontrolli për të përmirësuar performancën e tyre. Para së gjithash, lista kontrolluese nevojiten për të organizuar komunikimin me klientin, veçanërisht përmes telefonit.

Shumica e thirrjeve "të ftohta" përfundojnë me dështim, sepse menaxheri nuk komunikon me klientin, por i lexon atij tekstin e përfunduar. Për më tepër, menaxherët madje kanë një shabllon për çdo pyetje ose "kundërshtim". Kjo është e përshtatshme në punë - nuk keni nevojë të mendoni dhe të hartoni përgjigjen tuaj - por në praktikë është absolutisht e padobishme. Klientëve nuk u pëlqen kjo qasje.

Një listë kontrolli mund të ndihmojë në lehtësimin e komunikimit më të gjallë, gjë që rrit gjasat për një shitje. Lista kontrolluese e menaxherit të shitjeve duhet të përfshijë pikat e mëposhtme:

1. Njohja.
2. Qëllimi i thirrjes.
3. Oferta.
4. Sqarim detajesh, dialog me klientin, përgjigje ndaj kundërshtimeve.
5. Shitje (ftesë, etj.).
6. Ndarja.

Ky opsion është më i mirë se një algoritëm i gatshëm i shitjeve, kur menaxheri lexon frazat shabllone me një zë monoton. Mund të jetë më e vështirë për të punuar në fazat e hershme, por në fund do të jetë më efektive, pasi është më shumë si një qasje individuale ndaj klientit.

Gjithashtu, listat kontrolluese mund të përdoren për të vlerësuar performancën jo të një menaxheri individual, por të gjithë departamentit të shitjeve. Në këtë rast, ato përmbajnë pyetje si kjo:

1. A ka zhvilluar kompania një strategji marketingu?
2. A u është komunikuar plani i shitjeve punonjësve?
3. A janë zhvilluar algoritmet e shitjeve dhe listat kontrolluese të punonjësve?
4. A ka një bazë të dhënash të klientit?
5. Sa telefonata bëjnë punonjësit në ditë?
6. Sa telefonata bën çdo punonjës për shitje?
7. Sa zgjat mesatarisht një bisedë telefonike?
8. Si përmbushet plani i shitjeve (në ditë, në javë, në muaj).

Kështu, monitorimi i vazhdueshëm dhe zbatimi metodik i të gjitha pikave do të rrisë efikasitetin e çdo punonjësi, veçanërisht në fushën e shitjeve. Është e rëndësishme që drejtuesit e organizatës ta marrin seriozisht përgatitjen e listës së kontrollit dhe të rrënjosin zakonin e përdorimit të këtij lloji të menaxhimit të kohës tek të gjithë punonjësit.

Çdo punonjës i përfshirë në shitje aktive duhet të përdorë lista kontrolli për të përmirësuar performancën e tyre.

Si i ndihmon një listë kontrolli blerësit mister

Detyra e një blerësi misterioz është një vlerësim gjithëpërfshirës i punës së një shitësi individual dhe të gjithë dyqanit në tërësi. Në këtë rast, nuk mund të bëni pa një listë kontrolli të parametrave të matur. Në mënyrë tipike, lista të tilla i vlerësojnë artikujt në një shkallë prej pesë pikësh ose thjesht "po/jo". Lista kontrolluese e blerjeve misterioze duhet të përfshijë artikujt e mëposhtëm:

1. Kontakti i blerësit:
   • shitësi del i pari dhe prezantohet;
   • miqësor, i sjellshëm;
   • pamje e rregullt;
   • e interesuar, e qeshur.
2. Posedimi i informacionit:
   • identifikon nevojat e blerësit duke bërë pyetje, duke përfshirë ato të hapura dhe sqaruese;
   • flet për produkte që i interesojnë klientit;
   • ofron analoge për të cilat blerësi nuk di;
   • di me siguri materiale për produktet.
3. Prezantimi i shërbimeve të kompanisë:
   • flet për promovimet dhe zbritjet aktuale;
   • ofron për të marrë pjesë në programet e besnikërisë (lëshoni një kartë, merrni bonuse, abonohuni në buletinin).
4. Trajtimi me kundërshtimet:
   • nuk flet negativisht për mendimin e blerësit, nuk e quan atë të gabuar;
   • nuk debaton hapur, ofron një alternativë;
   • shpreh kundërargumente të arsyetuara.
5. Përfundimi i shitjes:
   • përmbledh dialogun;
   • informon për vetitë shtesë të produktit që nuk janë diskutuar në bisedën e mëparshme;
   • tregon procedurën e blerjes (ku është dhoma e montimit, ku është arka, ku është zona e dorëzimit, etj.);
   • faleminderit për blerjen dhe zgjedhjen e dyqanit.

Versionet më të thjeshta dhe më komplekse të listave kontrolluese të blerjeve misterioze janë të mundshme. Megjithatë Sa më shumë detaje të sigurojë blerësi misterioz, aq më mirë., prandaj është më mirë të zhvillohet një pyetësor mjaft voluminoz dhe i detajuar në lidhje me punën e punonjësve të dyqaneve.

Listat e kontrollit në menaxhimin personal të kohës

Listat e kontrollit mund të përdoren jo vetëm për të organizuar punën e ndërmarrjeve, por edhe në planifikimin personal. Për shembull, nëse nuk është zakon që një kompani të përdorë lista kontrolli, por një punonjës e sheh të nevojshme, ai duhet të krijojë një listë të tillë kontrolli për vete.

Kjo do të thjeshtojë ekzekutimin e punës aktuale dhe do të na lejojë të identifikojmë algoritmet më efektive për kryerjen e operacioneve të caktuara. Puna sipas një liste kontrolli do të lehtësojë disa nga stresi psikologjik - edhe një projekt kompleks, i ndarë në pjesë, bëhet më i realizueshëm. Dhe mungesa e rrezikut për të harruar ndonjë gjë është një bonus i këndshëm kur planifikoni.

Puna sipas një liste kontrolli do të lehtësojë disa nga stresi psikologjik - edhe një projekt kompleks, i ndarë në pjesë, bëhet më i realizueshëm.

Si të krijoni saktë një listë kontrolli

Në mënyrë që lista e kontrollit të funksionojë "siç duhet", duhet ta përpiloni saktë. Këtu janë disa rekomandime:

1. Lista duhet të jetë e thjeshtë dhe e shkurtër. Nuk ka nevojë të hartoni një ese të detajuar, duhet të nënvizoni gjënë kryesore dhe ta shkruani me fjalë sa më të thjeshta. Me një shikim në fletë duhet të jetë e qartë se çfarë duhet bërë.
2. Pikat duhet të jenë të qëndrueshme dhe të ndërlidhura. Mos harroni, ky është një algoritëm për të arritur vetëm një qëllim. Lista kontrolluese supozon një qasje hap pas hapi ndaj detyrës. Kjo do të thotë, vazhdoni në pikën e dytë vetëm pasi të keni përfunduar të parën.
3. Bëni modifikime. Regjistroni të gjitha ndryshimet, modifikimet dhe përmirësimet në listën e kontrollit.
4. Nëse jeni duke krijuar një listë kontrolli personale, bëjeni atë të përshtatshme për ju personalisht. Përdorni theksimin, kursive dhe shkronjat e mëdha. Në këtë rast, nuk duhet të shqetësoheni se sa e qartë është fleta e punës për njerëzit e tjerë.
5. Lista e kontrollit duhet të vendoset në 1 fletë nëse e bëni atë në formë letre ose përshtatet në madhësinë e ekranit të kompjuterit ose telefonit tuaj pa lëvizur nëse preferoni versionin elektronik. Optimale - 5-7 pikë.

Ku të ruani listën e kontrollit

Në varësi të qëllimit të listave kontrolluese, mund të ketë disa opsione për ruajtjen e tyre:

1. Listat personale të kontrollit ruhen në planifikues, telefona dhe kompjuterë. Listat më të thjeshta të kontrollit "çfarë nuk duhet harruar kur dilni nga shtëpia" janë të përshtatshme për t'u vendosur në derën e përparme.
2. Listat kontrolluese të punës dhe zyrtare të punonjësve duhet të vendosen në pamje të qartë në vendin e punës ose në formë elektronike në desktopin e kompjuterit.
3. Listat kolektive të kontrollit duhet të vendosen në vende ku ato janë të aksesueshme për të gjithë punonjësit e përfshirë në zbatimin e tyre.

konkluzioni

Një listë kontrolli është një mundësi e shkëlqyer për planifikimin e punës dhe rritjen e efikasitetit të saj. Të tilla lista kontrolli kanë gjetur zbatim pothuajse në të gjitha fushat e veprimtarisë: nga aviacioni dhe mjekësia deri te hoteleria dhe pastrimi profesional. Një algoritëm i dizajnuar mirë do t'ju ndihmojë t'i qaseni pa frikë edhe detyrave më serioze dhe me shumë faza.

Në pjesën më të madhe, puna e një studioje dixhitale përbëhet nga procese rutinë. Erdhi një klient i ri, ne kryem një auditim gjithëpërfshirës të vendit dhe hartuam një plan pune. Plani përfshin SEO, një fushatë reklamimi në Direct, media, menaxhim reputacioni... Dhe secila prej këtyre punimeve duhet të kryhet sipas të njëjtit lloj algoritmi, të nxjerrë nga përvoja.

Për të standardizuar dhe automatizuar punën, ne në studion Solvintech përdorim lista kontrolli.

Ato ju ndihmojnë të mos harroni asgjë dhe t'ju udhëheqin sipas planit. Disa vepra janë shumë voluminoze. Edhe nëse i kryejmë rregullisht, mund të humbasim diçka nga sytë dhe kjo do të ndikojë në rezultatin.

Një listë kontrolli është gjithashtu një plan i detajuar i punës. Kur nuk hidhesh nga e pesta në të dhjetën, nuk ka konfuzion dhe puna shkon më shpejt.

Dhe më e rëndësishmja, ato përmbajnë kritere të qarta për cilësinë e punës. Në çdo pikë mund të tregojmë se cili rezultat është optimal dhe cili është i papranueshëm. Dhe në të njëjtën kohë tregoni të gjitha variacionet e ndërmjetme.

Është menjëherë e qartë se çfarë është e mirë dhe çfarë është e keqe

Listat e kontrollit mund të përshtaten për çdo lloj pune që mund të standardizohet. Kjo është, pothuajse kushdo. Por ka vështirësi.

Ekziston një vijë e hollë midis një liste kontrolli të zbatueshme dhe një liste kontrolli të pazbatueshme.

Në rastin e listave kontrolluese, zbatohet rregulli: ato duhet të korrespondojnë në çdo mënyrë me procesin aktual të punës. Nëse ky kusht nuk plotësohet, lista e kontrollit nuk do të funksionojë.

Shembull. Studio ofron një shërbim të ri - menaxhimin e reputacionit të një kompanie në internet. Ky është një shërbim jo-linear: përparimi i punës varet nga aftësitë dhe burimet e studios, ka shumë gracka dhe hollësi që nuk janë të dukshme. Gjëja më e keqe që mund të bëni është të bëni lista kontrolli zyrtarisht. Nëse marrim parasysh vetëm premisat teorike, lindin një mori kontradiktash të vogla midis listës së kontrollit dhe gjendjes reale të punëve. Punonjësit dhe menaxherët do të duhet të koordinojnë dhe ribëjnë vazhdimisht gjithçka.

Kërkesat e tepërta, shtjellimi i pakujdesshëm i përmbajtjes dhe mungesa e pikave të rëndësishme mund ta largojnë listën e kontrollit nga jeta. Pastaj bëhet një instrument i padobishëm. Është si futja e vidave me një çekiç.

Si duhet të duket një listë kontrolli e mirë?

Duhet të keni parasysh dy gjëra:

• Detyra juaj është të krijoni një mekanizëm koherent ku çdo punonjës të kuptojë se çfarë dhe si të bëjë në faza.
• Të gjithë artikujt e listës së kontrollit duhet të jenë të ndërlidhura. Nuk mund të hedhësh gjithçka në një tryezë pa një sistem të qartë.

Për të krijuar një listë kontrolli të zbatueshme, së pari duhet të zbërtheni secilin prej operacioneve në komponentët e tij. Shkruani të gjitha veprimet që bëni, deri në ato më të parëndësishmet. Ju mund ta bëni këtë në një hartë mendore dhe më pas ta vendosni në një listë kontrolli - është më i përshtatshëm.

1. Organizoni sipas radhës së veprimeve. Për shembull, nga e thjeshta në komplekse, nga e përgjithshme në specifike.
2. Ndani në faza të veçanta. Për të audituar reklamat kontekstuale, fazat mund të jenë si më poshtë: kontrollimi i cilësimeve të llogarisë, parametrat e reklamave, grupet e reklamave dhe reklamat individuale, fjalë kyçe.
3. Ka vetëm një veprim në çdo pikë. Nëse jeni duke vlerësuar kokën e faqes, shkruani pika të veçanta për lartësinë e kokës, praninë dhe madhësinë e logos, përmbajtjen e informacionit, llojin e numrit të telefonit, etj. Veprimet kryesore mund të theksohen me shkronja të zeza.
4. Tregoni vetëm veprime specifike dhe variante të mundshme (të pranueshme ose të papranueshme) të rezultateve në të cilat ato çojnë. Teoria nuk është e nevojshme - listat kontrolluese nuk janë për këtë.
5. Bëni listën e kontrollit sa më të qartë që të jetë e mundur për punonjësin. Përdorni një gjuhë të qartë, koncize dhe të përmbledhur.

Shembull i një liste kontrolli në punë

Në mënyrë ideale, mund të bëni 10-20 lista kontrolli standarde brenda disa ditësh dhe të shihni rezultatet e para nga zbatimi këtë javë. Por kjo ndodh rrallë. Jini të përgatitur që zbatimi i listave kontrolluese do të marrë shumë kohë. Ato duhet të zhvillohen (ose të shkarkohen të gatshme) dhe të testohen në praktikë. Me shumë mundësi - modifikoni disa herë. Dhe miratimi përfundimtar vetëm pasi të vërtetojnë efektivitetin e tyre.

Listat kontrolluese të gatshme

Më poshtë janë disa lista kontrolli që ne kemi përpiluar dhe përdorim në punën tonë çdo ditë. Në thelb, ato rregullojnë proceset universale, ku të gjitha fazat janë afërsisht të njëjta, pavarësisht nga specifikat e biznesit. Prandaj, ato mund të modifikohen për t'ju përshtatur, ose mund t'i përdorni ashtu siç janë. Bëni një kopje të dokumentit dhe personalizoni atë për veten tuaj.

Çfarë duhet përdorur për listat kontrolluese: Fletët e Google dhe analogët

Një nga tavolinat tona

Në mënyrë tipike, kjo metodë është e përshtatshme për studiot dhe kompanitë me deri në 50 specialistë. Në mënyrë ideale - 20-30.

Analogët e Google Sheets:

1. Sitechco. Këtu mund të krijoni lista kontrolli dhe t'i gruponi ato brenda projekteve të ndryshme. Ekzistojnë gjithashtu disa "fletë mashtrimi" të gatshme. Këtu, për shembull:

Lista kontrolluese për kontrollimin e formularit të pavlefshëm të postës elektronike

Ndërfaqja nuk është më e thjeshta - duhet të kaloni një ose dy orë për ta kuptuar atë. Por funksionaliteti është i mirë, dhe versioni cloud i shërbimit është falas.

2. Lista kontrolluese | Ekspert . Është më i përshtatshëm këtu: ne regjistrohemi, bëjmë një listë kontrolli dhe e përdorim atë. Ka disa shabllone të mira brenda. Sidoqoftë, në versionin falas mund të krijoni vetëm 10 lista kontrolli. Por në versionin me pagesë, ju mund t'i ndani fletët në seksione logjike, të shtoni këshilla ndërvepruese kur rri pezull mbi çdo artikull, të shikoni analitikën e përfundimit dhe përdorimit dhe të shtoni video. E gjithë kjo është e dobishme dhe kushton 450 rubla/muaj.

Kështu duket një pjesë e listës së kontrollit të informacionit për hartimin e ofertave në Expert:

Nëse po flasim për proceset më të thjeshta (për shembull, postimi i një artikulli në një blog), mjafton të printoni listat kontrolluese dhe t'i shpërndani ato tek punonjësit.

Detyroni lajmëtarët për listat kontrolluese

Ndonjëherë tabelat dhe analogët e Google nuk mjaftojnë. Nëse disa specialistë po punojnë në një projekt duke përdorur të njëjtën listë kontrolli, ata duhet të ndërveprojnë: të diskutojnë detyrat dhe vështirësitë që kanë lindur dhe të kërkojnë zgjidhje. Është më mirë që puna dhe diskutimi të zhvillohen në një dritare.

Në raste të tilla, lajmëtarët e detyrave do të ndihmojnë. Këtu janë ato më të përshtatshmet.

Wunderlist. Ky është një shërbim organizator: këtu mund të vendosni detyra për ditën (për veten dhe punonjësit tuaj), të mbani shënime, të krijoni lista kontrolli dhe t'i ktheni ato menjëherë në detyra me afate.

Nëse është e nevojshme, shtoni skedarë mediash, referencë ose materiale mësimore

Në secilën listë kontrolli mund t'i bashkëngjiten disa interpretues.

Ne dërgojmë ftesa - dhe grupi i punës është mbledhur

Trello. Ky është një aplikacion ku çdo detyrë ka kartën e vet. Mund të shtoni punonjës përgjegjës në secilën kartë, të bashkëngjitni dokumente, skedarë mediash dhe lista kontrolli. Lista e kontrollit mund të kopjohet drejtpërdrejt nga tabela e Excel-it.

Ne krijojmë një listë kontrolli dhe caktojmë përgjegjësi

Ka një minus, por një serioz: nuk ka fole. Nuk mund të shtoni opsionet e përgjigjeve sipas artikullit. Por ju mund të krijoni disa lista kontrolli të veçanta në secilën kartë - secila prej tyre do të bëhet një bllok logjik i një liste të vetme kontrolli. Ose madje bëni një kartë të tërë një artikull të listës së kontrollit (kartat këtu mund të grupohen në "dërrasa" të veçanta).

Rovertask. Këtu mund të eksportoni gjithashtu lista kontrolli në formatin .xls. Ju i bashkëngjitni ato në një detyrë dhe vetë sistemi e ndan secilën fletë në detyra të veçanta. Punonjësit i marrin në punë dhe i kryejnë. Nëse është e nevojshme, diskutoni disa pika në bisedë. Një bisedë krijohet automatikisht për specialistët që punojnë në një detyrë specifike (menaxheri dhe klienti gjithashtu mund të marrin pjesë në diskutim).

Është i përshtatshëm: disa klikime dhe nuk keni pse të shkruani gjithçka me dorë.

Nëse klikojmë në ndonjë nga detyrat, do të shfaqet një dritare me pjesën përkatëse të listës së kontrollit

Rovertask ofron disa lista kontrolli të gatshme - me shpjegime të hollësishme dhe shembuj të përdorimit.

Nëse përdorni Megaplan ose Bitrix24- krijoni lista kontrolli pikërisht atje:

A ka nevojë studio juaj për lista kontrolli?

Listat e kontrollit janë të domosdoshme gjatë shkallëzimit. Potenciali i tyre zbulohet kur zgjeroheni: ofroni gjithnjë e më shumë shërbime, kryeni punë voluminoze, komplekse. Në listat kontrolluese, ju regjistroni praktikat më të mira (dhe tashmë të provuara) për punonjësit e rinj. Ju krijoni një pikënisje për ta në punën e tyre.

Nëse punoni me një ekip të vogël, nuk keni ndërmend të shkallëzoheni dhe gama juaj e shërbimeve është e kufizuar, efekti i listave kontrolluese do të jetë i dobët. Pothuajse të gjitha proceset janë tashmë në kokat e punonjësve. Nuk ka informacion të tepërt. Këtu standardizimi mund të jetë i panevojshëm. Lista e kontrollit do të bëhet "një copë tjetër letër", pa të cilën ishte tashmë normale.

Përgjigjuni kësaj pyetjeje sinqerisht: po planifikoni të zgjeroheni? Nëse po, listat kontrolluese do t'ju ndihmojnë. Nëse gjëja kryesore tani është të qëndroni në këmbë, kaloni kohë për çështje më urgjente.

Zhvillimi i listave kontrolluese si një shërbim i ri

Nëse e automatizoni vetë punën, ndihmoni të tjerët. Kur zbatoni lista kontrolli në studion tuaj dhe shihni rezultatet, mund të bëni të njëjtën gjë për klientët tuaj. Në fund të fundit, ju zhyteni në biznesin e tyre dhe kuptoni se si dhe çfarë duhet të funksionojë. Ofroni opsione të ndryshme shërbimi:

• ju mund të krijoni lista kontrolli të personalizuara për çdo proces pune;
• jepini ato si bonus kur lidhni një marrëveshje;
• marrin kontrollin e zbatimit.

Listat e kontrollit janë një gjë e shkëlqyer për standardizimin e pothuajse çdo procesi. Përdorni ato për të shkallëzuar biznesin tuaj pa dështime ose gabime.

E bëj një herë në dy javë.

Këto janë të gjitha lista kontrolli të vazhdueshme. Ndonjëherë krijoj një listë kontrolli për një ngjarje një herë. Për shembull, nëse planifikoj një pushim.

Si të krijoni një listë kontrolli?

1. Pritini shkurt. Kjo nuk është një ese. Është vetëm një koleksion pikësh. Qartësia e formulimit! Fjalor i thjeshtë! Qëllimi është që ju të kuptoni thelbin edhe me një vështrim të shpejtë.
2. Hiqni sendet e panevojshme. Përfshini vetëm atë që mund të harroni. Për shembull, në listën e kontrollit për shkrimin e artikujve nuk ka asnjë artikull "Ndiz laptopin". Unë do ta bëj këtë pa një kujtesë.
3. Theksoni atë që është e rëndësishme. Capslock ose bold. Gjëja kryesore është të mos e teproni. Një ose dy shkarkime për fletë janë të mjaftueshme.
4. Ndrysho vazhdimisht. Lista e kontrollit duhet të jetë e përditësuar. A i keni parë modifikimet e mia të lapsit? Këtu. Kur ka shumë modifikime, e printoj përsëri listën e kontrollit.

Ku të ruhet?

Në letër, në smartphone, në Evernote... Kudo që është e përshtatshme për ju.

Ju madje mund ta aplikoni listën e kontrollit direkt në artikull. Për shembull, unë përdora ngjitëse në laptop. Por nuk u ngjit))

Gjithsej

Listat e kontrollit janë të thjeshta dhe të përshtatshme. Kjo do t'ju kursejë shumë kohë. Dhe nervat.

Pse nuk flasin për këtë në shkollë? Në vend të moralizimeve budallaqe si: "A e ke harruar kokën?"