Kontrol listesi nedir? Kontrol listesi: örnek. Kontrol listesi

Bir satış yöneticisinin kontrol listesi, işinin kalitesini ve verimliliğini izlemenin ana aracıdır. Onun yardımıyla denetim, ilk olarak yönetim tarafından ve ikinci olarak çalışanın kendisi tarafından gerçekleştirilebilir. Yazımızda size doğru bir kontrol listesinin nasıl oluşturulacağını anlatacağız, ayrıca bir örnek verip örnek göstereceğiz.

Satış yöneticisi kontrol listesi: nedir ve ne içindir?

Kontrol listesi, bir satış müdürü (başka herhangi bir yönetici) tarafından belirli bir süre içinde, örneğin bir iş günü içinde tamamlanması gereken görevlerin bir listesidir.

Bu sadece bir görev listesi değil, aynı zamanda bunların uygulanmasını kontrol etmek, tamamlandıklarını raporlamak için - kendinize, yönetime - yalnızca hatasız olarak tamamlanması gereken görevlerin bir listesidir. Genel olarak İngilizce'den çevrildiğinde "sayfa" "liste" ve "kontrol" "kontrol" anlamına gelir.

Bir perakende mağazası için bir kontrol listesi aynı zamanda önemli olan ve satış müdürü tarafından yapılması gereken bir şeyi yapmayı hatırlamak için de etkili bir araçtır.

Günümüzde iş faaliyetlerinin hızı o kadar yoğun ki, önemli bir şeyi unutmak aslında hiç de zor değil: önemli bir toplantıyı unutabilir ve kaçırabilirsiniz, gerekli satın alımları yapmayı unutabilir, ticari bir teklife yanıt verebilirsiniz vb.

Kontrol listesi, hata yapmanın kabul edilemez olduğu tüm faaliyet sektörlerinde kullanılır: tıp, inşaat ve diğer alanlarda.

Bir yöneticinin çalışma günü boyunca kelimenin tam anlamıyla sadece dinlenmek için değil, aynı zamanda bazı önemli konular için de tek bir boş dakikası yoktur.

Ancak aynı zamanda, iş gününün sonundaki performansı analiz ederseniz, özel bir sonucun olmadığı ortaya çıkıyor: sanki çok çalıştınız, pek çok şey yaptınız, bir kez bile oturmadınız, ve sonunda hiçbir şey yapmadı.

Bu fenomen yalnızca satış yöneticileri için değil aynı zamanda herhangi bir çalışan kategorisi için de tipiktir. Bu, bir yöneticinin iş gününü mümkün olan en iyi şekilde yapılandırmaması, önemsiz görevlere çok fazla zaman harcaması, öncelikli olması gereken görevlere çok az zaman ayırması veya hiç zaman bırakmaması durumunda meydana gelir.

Ve aynı zamanda yöneticiye bütün gün yorulmadan çalıştığı anlaşılıyor.

Bir kontrol listesi, zamanınızı etkili bir şekilde planlama sorununu çözmenize yardımcı olur. Gün içinde tamamlaması gereken görevleri kontrol listesine yazan yöneticinin, zamanını tüm görevleri tamamlamaya yetecek kadar dağıtması gerekecek.

Business.Ru mağaza otomasyon programı, yalnızca görevlerinizin zamanında tamamlanmasını değil aynı zamanda çalışanlarınızı da kontrol etmenize olanak tanır. Astlarınıza çevrimiçi olarak görevler atayın ve gün boyunca bunların tamamlanıp tamamlanmadığını izleyin, gerekirse ayarlamalar yapın.

Satış departmanı başkanı için kontrol listesi. Video

Bir kontrol listesi nasıl doğru şekilde oluşturulur ve yazılır?

Kontrol listesi sütunlardan oluşan bir tablodur:

1. Görev;
2. Tamamlama işareti;
3. Notlar

Bu, birçok kişi için genel olarak kabul edilen, tanıdık ve tanıdık bir kontrol listesi yapısıdır. Belirli bir yöneticinin çalıştığı sektöre bağlı olarak değişebilir.

Kendi zamanınızı yönetmek için etkili bir araç haline gelecek doğru kontrol listesinin yanı sıra satış müdürüne ve şirketin diğer uzmanlarına kişisel asistan olacak doğru kontrol listesini yazabileceğiniz birkaç basit kural vardır.

Bu kurallar aşağıdaki gibidir:

1. Kısa tutun. Görevleri kısaltılmış bir versiyonda, kod çözme ve gereksiz açıklamalar olmadan noktalar halinde yazmak gerekir;

2. İhtiyacınız olanı yazın. Kontrol listesine yalnızca belirli bir öneme sahip olan ve yöneticinin unutabileceği görevler yazılmalıdır. Açıkçası kontrol listesine “Bilgisayarı aç” gibi bir şey yazmaya gerek yok;

3. Olumlu bir biçimde yazın. Örneğin görevler şöyle görünebilir:

• Tedarikçi N ile yapılan sözleşme kapsamındaki anlaşmazlıklara ilişkin bir protokol hazırlayın;
• Tedarikçi N1 ile bir anlaşma imzalayın;
• Alıcı N2'ye ticari bir teklif gönderin.

Yönetim ve perakende alanındaki bazı uzmanlar, görevlerin olumlu değil, geçmiş zamanda bile yazılabileceğini söylüyor.

İddiaya göre, görevlerin bir kontrol listesine kaydedilmesinin bu şekli yöneticilerin kişisel sorumluluğunu artırıyor ve buna bağlı olarak bu belirli yöneticinin (her birinin) iş verimliliğini artırıyor.

Bu durumda aynı görevler şu şekilde görünecektir (örnek):

• Tedarikçi N ile yapılan sözleşme kapsamındaki anlaşmazlıklara ilişkin bir protokol hazırlandı;
• Tedarikçi N1 ile bir anlaşma imzaladı;
• Alıcı N2'ye ticari bir teklif gönderildi.

4. Öncelikleri belirleyin. Kontrol listesindeki en önemli görevler kalın harflerle vurgulanabilir veya büyük harflerle (“büyük harf kilidi”) yazılabilir.

Öngörülemeyen durumlarda yönetici, bugün için planlanan en önemli görevlerin yerine getirilmesini etkilemeyecek şekilde programında değişiklik yapabilir.

Görevleri vurgularken aşırıya kaçmayın: çok fazla tahsis edilen görev yöneticinin kafasını karıştırabilir ve bu da sonuçta en önemli öğelerden bazılarının tamamlanamayacağı gerçeğine yol açacaktır.

5. Kontrol listenizi çok büyük tutmayın. Uzmanlar, 20'den fazla öğe ve görev olmaması gerektiğini söylüyor. Yani yalnızca gerçekten önemli olanı ve hiçbir koşulda unutulamayacak olanı yazmanız gerekiyor;

6. Düzenle. Modern bir insanın gün içindeki ticari faaliyetinin hızı sadece hızlı değil, aynı zamanda bazen tahmin edilemez. Çalışma günü boyunca, bugün çözülmesi ve tamamlanması gereken yeni görevler ortaya çıkabilir ve ortaya çıkacaktır: yeni toplantılar, geziler, çağrılar, yazışmalar. Ve bu kesinlikle kontrol listenizde ayarlamalar yapacaktır;

7. Yorumlar sütununda, şu veya bu görevi yerine getirirken hangi zorluklarla karşılaştığınızı, nüansların neler olduğunu belirttiğinizden emin olun;

8. Analiz edin. Çalışma gününün sonunda kontrol listenizin üzerinden geçip nelerin tamamlandığını, nasıl tamamlandığını görmeniz, iş günü boyunca kontrol listesine bıraktığınız notları yeniden okumanız gerekir.

Bu analiz, zaman planlaması ve önceliklendirme konusunda kendi olası sorunlarınızı belirlemenize ve aynı zamanda bu sorunları çözmenize yardımcı olacaktır. Bir kontrol listesi üzerinde çalışmak, onu sürekli analiz etmek ve geçen her günü analiz etmek, satış yöneticisinin verimliliğini artırmaya yardımcı olacaktır.

Satış müdürü için örnek kontrol listesi

Bir satış müdürü için bir iş günü (çalışma haftası) için örnek bir kontrol listesi şöyle görünebilir (örnek):

Business.Ru mağazasının çalışmasını otomatikleştirme programıyla astlarınız için kolayca planlar oluşturabilir ve bunların uygulanma yüzdesini takip edebilirsiniz. Motivasyon sistemi şeffaf hale gelecek ve satıcı ne kadar kazandığını ve ne için kazandığını kendisi anlayabilecektir.

Mağazanızın ne sattığına bağlı olarak satış yöneticisinin kontrol listesi örneği farklı olabilir. En azından görevler farklı olacak ve her günün, her haftanın görevleri farklı olacaktır.

Mağazanıza özel kontrol listesi veya hazır örnek aramanıza gerek yok; yukarıdaki örneği inceledikten sonra satış yöneticilerinizle birlikte size uygun ve verimliliği artırmaya yarayacak kontrol listesi formları hazırlayın. işinizin.

Bir çalışana bir şeyi ilk kez tekrarlamadığınızı hiç düşündünüz mü? Veya çalışanların tanıdık bir görevi yerine getirirken aynı can sıkıcı hataları yaptığını fark ettiniz mi? Cevabınız evet ise, çalışanlara kontrol listeleri hazırlamaları talimatını vermenin zamanı gelmiştir.

Kontrol listesi(Kontrol listesi) - herhangi bir iş için gerekli bir dizi kontrolü içeren bir liste. Çalışan, listedeki öğeleri işaretleyerek bu işin durumu/doğruluğu hakkında bilgi sahibi olabilir.

Kontrol listelerinin önemi göz ardı edilemez. Bir çalışan ne kadar tecrübeli olursa olsun acele ettiğinde önemli bir detayı kolaylıkla unutabilir. Örneğin, ortak bir durumu ele alalım: bir sergiye katılmaya hazırlanmak. Bu çok pahalı bir girişim. Gözden kaçırılan bir ayrıntı (broşürlerin zamanında basılmaması) bütçenin yarısına mal olabilir.

Kontrol listeleri kullanılabilir çeşitli alanlarda: Garsonlar, pilotlar, pazarlamacılar ve web tasarımcıları için kontrol listeleri var.

Çalışanlarınızın kullanışlı ve kaliteli bir araç oluşturmasına yardımcı olacak kontrol listeleri oluşturmaya yönelik kurallar aşağıda verilmiştir.

Kontrol listeleri hazırlama kuralları

Kontrol listesi öğeleri minimum tamamlanmış işlemlerdir. Bu ne anlama geliyor?

Kartvizit üretimi siparişi vermek ve kartvizitlerin ofise teslimi 2 farklı işlemdir.

Bu nedenle kontrol listesinde ayrı öğeler olarak görüntülenirler.

*kartvizitler sipariş edildi
*ofise teslim edilen kartvizitler

2. Puanlar olumlu bir biçimde yazılır

Kontrol listesinin amacı hazır olup olmadığını kontrol etmektir, bu nedenle öğeleri "sipariş edildi, teslim edildi" şeklinde olumlu bir biçimde oluşturmak daha iyidir. "Kartvizit siparişi ver" ve "sipariş edilmiş kartvizit" ifadelerini karşılaştırın. İkinci seçenek daha fazla sorumluluk gerektirir.

3. Optimum puan sayısı 20'ye kadardır

Kontrol listeleri uzun olmamalıdır. Optimum puan sayısı 20'ye kadardır. Gerekirse görevi birkaç aşamaya ayırmak ve her aşama için ayrı bir kontrol listesi oluşturmak daha iyidir.

Kontrol listesi örneği:

Kontrol listelerinin etkili uygulanması

Kontrol listesini hazırladıktan sonra çalışanla birlikte tüm noktaları zihinsel olarak gözden geçirin. Neyin kaçırıldığını yazın. Noktaları doğru sıraya yerleştirin. Düzenlemeler yapın.

2. Tasarım

Kontrol listesi estetik açıdan hoş görünmeli - o zaman onunla çalışmak daha keyifli olacaktır.

3. Rahat erişim

Çalışanların belgelere ortak erişimini düzenleyerek belgelerin doğru zamanda kolayca yazdırılmasını sağlayın. Ortaya çıkan listeyi tablo şeklinde yazdırın (kontrol sayfası her gün dolduruluyorsa).

Kontrol listelerini kullanmanın faydaları

Çevrimiçi iş için yararlı kontrol listelerine örnekler

Bu yazımızda örnek bir kontrol listesine bakacağız. Bu, herhangi bir karmaşık veya çok aşamalı operasyonu kontrol etmenin kullanışlı ve anlaşılır bir yolunun adıdır. Kontrol listelerinin uygulama alanı o kadar geniştir ki, bunlarla ilgili bilgiler yaratıcı insanlar, öğrenciler, girişimciler, şirket yöneticileri ve çeşitli alanlardaki uzmanlar için aynı anda faydalı olacaktır.

“Kontrol listesi” nedir

Her ne kadar “kontrol listesi” kavramı size yabancı gelse de, onunla birden çok kez karşılaşmışsınızdır. Çoğu zaman bu, bir hedefe ulaşmak için atılması gereken sıralı eylemlerin (veya adımların) listesine verilen addır. Ayrıca bir sorunu çözmek için tüm noktaların veya işlemlerin tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol etmek için de kullanılabilir.

Basitçe söylemek gerekirse, nihai sonuca ulaşmak için birbiri ardına yapılması gereken eylemlerin listesidir.

Bu tür sayfaların kullanım kapsamı o kadar geniştir ki, büyük bir güvenle şunu söyleyebiliriz: Her insan, kendisi için bir "yapılacaklar listesi" oluşturmuştur.

Ancak bu makalede kontrol listelerinin girişimciliğe ve bireysel çalışanların ve tüm şirketin çalışmalarını organize etmeye nasıl yardımcı olduğuna bakacağız.

Bir “kontrol listesi”, nihai sonuca ulaşmak için birbiri ardına yapılması gereken eylemlerin bir listesidir.

Kontrol listeleri hangi alanlarda kullanılır?

Üretim için kontrol listelerinin faydaları birçok girişimci, yönetici ve çalışan tarafından zaten takdir edilmiştir. Çoklu görev yapmanız gerektiğinde (ve modern koşullarda bu neredeyse her zaman olur), yapılacaklar listesi tüm işlemlerin yürütülmesini izlemeye yardımcı olur. Bu durumda tüm amaç ve hedeflerin akılda tutulmasına gerek yoktur.

Çeşitli biçimlerdeki kontrol listelerini bulabileceğiniz en yaygın yerler şunlardır:

• havacılık (pilotlar, özel bir prosedüre göre kalkıştan önce uçağın hazır olup olmadığını kontrol eder);
• yapı;
• tıp (prosedürlerden karmaşık cerrahi operasyonlara kadar);
• muhasebe ve denetim;
• satış dahil yönetim;
• eğitim.

Bu nedenle kontrol listeleri sürekli konsantrasyonun gerekli olduğu alanlarda kullanılır ve tüm olayın (ve havacılık ve tıpta, insanların hayatlarının) başarısı her bir maddenin tamamlanmasına bağlıdır. Bireysel kontrol listesi türlerine bakalım.

Belirli sektörlerde kontrol listelerini kullanma

Havacılık endüstrisinden kaynaklanan kontrol listeleri, uzun zamandan beri tek bir endüstrideki kullanım alanını aşmıştır. Bazı insanların en önemli şeylerin unutulamayacağı inancına rağmen, uygulamalar bunun tersini gösteriyor. Modern dünyada dikkat dağıtıcı pek çok şey var, dolayısıyla bazen otomatikliğe getirilmiş bir eylem bile hatayla gerçekleştiriliyor. Bunu önlemek için kontrol listelerini kullanmak akıllıca olacaktır. Farklı alanlarda nasıl kullanılıyorlar?

Yemek Servisi Kontrol Listeleri

Yiyecek içecek işletmelerinde kontrol listeleri tek kopya halinde değil, sürekli olarak kullanılmaktadır. Örneğin, bir restoran açılış kontrol listesi, kabul edilen hizmet standartlarını sağlayarak yöneticilerin ve çalışanların işletmeyi işletmeye hazırlamasına yardımcı olur.

Genellikle her vardiya için yöneticinin numarasını, tarihini ve soyadını belirten ayrı bir sayfa hazırlanır. bu durumda kontrol listesi - aslında bir raporlama belgesi. Bir şey plana göre gitmezse yönetici bunu inceleyebilir ve yöneticinin hangi hataları yaptığını anlayabilir.

1. Günün etkinlik planının kontrol edilmesi (doğum günleri, yıldönümleri).
2. Kasada nakit kontrolü yapılıyor.
3. Temizlik organizasyonu.
4. Mutfakta ve tuvalette rapor formlarının bulunması.
5. Tüm çalışanların kontrol edilmesi (geç kalma, gelme vb.).
6. Mutfak işinin başlangıcı.

Elbette Bu liste yaklaşıktır; her restoran kendi listesini geliştirir.. Her pozisyon için ayrı bir prosedür geliştirilebilir; örneğin restoran garsonları, mutfak çalışanları vb. için bir kontrol listesi. Bu tür belgeler genellikle bir aydan fazla olmamak üzere (herhangi bir sorunlu durumun ortaya çıkması durumunda) kısa bir süre için saklanır.

Yiyecek içecek işletmelerinde kontrol listeleri tek kopya halinde değil, sürekli olarak kullanılmaktadır.

Temizlik endüstrisindeki kontrol listeleri

Profesyonel temizlik endüstrisinde de kontrol listeleri yaygın olarak kullanılmaktadır. Örneğin, bir temizlik kontrol listesi. Böyle bir listenin bir örneği birkaç versiyonda yapılabilir: bir eylem planı ve bir raporlama belgesi olarak. Her iki seçeneği de ele alalım.

Bir eylem planı olarak temizlik kontrol listeleri, profesyonel temizlik şirketleri tarafından kuruluşlara ve özel müşterilere hizmet verirken yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu durumda profesyonel temizlikten bahsettiğimiz için, eylemlerin listesi gerekli kalite seviyesine ulaşmaya yardımcı olur. Aşağıdaki öğeleri içerebilir:

1. Toz toplama, ıslak temizlik, mobilya bakımı.
2. Pencere yıkama.
3. Zemini yıkamak.

Bu sayfanın amacı çalışanın bulunduğu yerde gezinmesine yardımcı olmaktır. Müşterinin herhangi bir şikayeti olmaması için tüm noktaları yerine getirir ve mümkün olan en yüksek kalitede temizlik hizmeti sunarız. Müşterinin isteği üzerine kontrol listesine başka görevler de dahil edilebilir.

Ayrıca kontrol listeleri raporlama belgeleri olarak kullanılabilirörneğin tuvaletleri temizlemek için. Neredeyse tüm insanlar bu tür sayfalarla karşılaştı. Genellikle kafe ve restoranların tuvaletlerinde asılı kalırlar. Bu tür kontrol listelerindeki öğeler bir görev listesi değil, temizlik süresini içerir. Temizliği tamamladıktan sonra çalışan her öğenin yanına imzasını atar. Böyle bir belge, kuruluş yöneticisinin temizliğin zamanında tamamlandığını izlemesine ve doğrulamasına yardımcı olur.

Satışta kontrol listeleri

Aktif satışta yer alan tüm çalışanlar, performanslarını artırmak için kontrol listelerini kullanmalıdır. Öncelikle müşteriyle özellikle telefon üzerinden iletişimi organize etmek için kontrol listelerine ihtiyaç vardır.

Çoğu "soğuk" çağrı başarısızlıkla sonuçlanır çünkü yönetici müşteriyle iletişim kurmaz, ancak bitmiş metni ona okur. Üstelik yöneticilerin her soru veya “itiraz” için bir şablonu bile var. Bu, işte kullanışlıdır - düşünmenize ve cevabınızı oluşturmanıza gerek yoktur - ancak pratikte kesinlikle işe yaramaz. Müşteriler bu yaklaşımı sevmiyor.

Bir kontrol listesi daha canlı konuşmalar yapılmasına yardımcı olabilir ve bu da satış olasılığını artırır. Satış yöneticisinin kontrol listesi aşağıdaki öğeleri içermelidir:

1. Tanıdık.
2. Çağrının amacı.
3. Teklif.
4. Ayrıntıların açıklığa kavuşturulması, müşteriyle diyalog, itirazlara yanıt verilmesi.
5. Satış (davetiye vb.).
6. Ayrılık.

Bu seçenek, yöneticinin şablon cümlelerini monoton bir sesle okuduğu hazır bir satış algoritmasından daha iyidir. İlk aşamalarda bununla çalışmak daha zor olabilir, ancak müşteriye daha çok bireysel bir yaklaşım olduğu için sonuçta daha etkili olacaktır.

Ayrıca kontrol listeleri tek bir yöneticinin değil tüm satış departmanının performansını değerlendirmek için kullanılabilir. Bu durumda şuna benzer sorular içerirler:

1. Şirket bir pazarlama stratejisi geliştirdi mi?
2. Satış planı çalışanlara iletildi mi?
3. Satış algoritmaları ve çalışan kontrol listeleri geliştirildi mi?
4. Müşteri veri tabanı var mı?
5. Çalışanlar günde kaç arama yapıyor?
6. Her çalışan satış başına kaç arama yapıyor?
7. Ortalama bir telefon görüşmesi ne kadar sürer?
8. Satış planı nasıl yerine getirilir (günlük, haftalık, aylık).

Böylece tüm noktaların sürekli takip edilmesi ve metodik olarak uygulanması, özellikle satış alanında her çalışanın verimliliğini artıracaktır. Organizasyon liderlerinin kontrol listesi hazırlamayı ciddiye alması ve bu tür zaman yönetimi alışkanlığını tüm çalışanlara aşılaması önemlidir.

Aktif satışta yer alan tüm çalışanlar, performanslarını artırmak için kontrol listelerini kullanmalıdır.

Bir kontrol listesi gizli müşterilere nasıl yardımcı olur?

Gizli müşterinin görevi, bireysel bir satıcının ve bir bütün olarak mağazanın tamamının çalışmalarının kapsamlı bir değerlendirmesidir. Bu durumda, ölçülen parametrelerin bir kontrol listesi olmadan yapamazsınız. Tipik olarak, bu tür listeler maddeleri beş puanlık bir ölçekte veya basitçe "evet/hayır" şeklinde derecelendirir. Gizli alışveriş kontrol listesi aşağıdaki öğeleri içermelidir:

1. Alıcı iletişim adresi:
   • önce satıcı gelir ve kendini tanıtır;
   • dost canlısı, kibar;
   • düzgün görünüm;
   • ilgilendi, gülümsedi.
2. Bilgiye sahip olma:
   • açık ve netleştirici sorular da dahil olmak üzere sorular sorarak alıcının ihtiyaçlarını belirler;
   • müşterinin ilgisini çeken ürünler hakkında konuşuyor;
   • alıcının bilmediği analoglar sunar;
   • ürünlerle ilgili materyalleri güvenle bilir.
3. Şirket hizmetlerinin sunumu:
   • güncel promosyonlar ve indirimler hakkında konuşuyor;
   • sadakat programlarına katılma teklifleri (kart verme, ikramiye alma, bültene abone olma).
4. İtirazlarla başa çıkmak:
   • alıcının görüşü hakkında olumsuz konuşmaz, onu hatalı olarak adlandırmaz;
   • açıkça tartışmaz, alternatif sunar;
   • gerekçeli karşı argümanları ifade eder.
5. Satışın tamamlanması:
   • diyaloğu özetler;
   • ürünün önceki konuşmada tartışılmayan ek özellikleri hakkında bilgi verir;
   • satın alma prosedürünü anlatır (soyunma odası nerede, kasa nerede, teslimat alanı nerede vb.);
   • Satın aldığınız ve mağazayı seçtiğiniz için teşekkür ederiz.

Gizli alışveriş kontrol listelerinin hem daha basit hem de daha karmaşık versiyonları mümkündür. Fakat Gizli müşteri ne kadar fazla ayrıntı sağlarsa o kadar iyidir. bu nedenle mağaza çalışanlarının çalışmaları hakkında oldukça hacimli ve ayrıntılı bir anket geliştirmek daha iyidir.

Kişisel zaman yönetiminde kontrol listeleri

Kontrol listeleri yalnızca işletmelerin çalışmalarını organize etmek için değil aynı zamanda kişisel planlamada da kullanılabilir.Örneğin, bir şirketin kontrol listelerini kullanması alışılmış bir durum değilse ancak bir çalışan buna ihtiyaç görüyorsa, kendisi için böyle bir kontrol listesi oluşturmalıdır.

Bu, mevcut çalışmayı basitleştirecek ve belirli işlemleri gerçekleştirmek için en etkili algoritmaları belirlemenize olanak sağlayacaktır. Bir kontrol listesine göre çalışmak psikolojik stresin bir kısmını hafifletecektir; parçalara ayrılmış karmaşık bir proje bile daha uygulanabilir hale gelir. Ve herhangi bir şeyi unutma riskinin olmaması, planlama sırasında hoş bir bonus.

Bir kontrol listesine göre çalışmak psikolojik stresin bir kısmını hafifletecektir; parçalara ayrılmış karmaşık bir proje bile daha uygulanabilir hale gelir.

Doğru bir kontrol listesi nasıl oluşturulur?

Kontrol listesinin "olması gerektiği gibi" çalışması için onu doğru şekilde oluşturmanız gerekir. İşte bazı öneriler:

1. Liste basit ve kısa olmalıdır. Ayrıntılı bir makale yazmaya gerek yok, asıl konuyu vurgulamanız ve mümkün olduğunca basit kelimelerle yazmanız gerekiyor. Sayfaya sadece bir bakışta ne yapılması gerektiği açıkça anlaşılmalıdır.
2. Noktalar tutarlı ve birbiriyle bağlantılı olmalıdır. Unutmayın, bu yalnızca tek bir hedefe ulaşmaya yönelik bir algoritmadır. Kontrol listesi göreve adım adım yaklaşıldığını varsayar. Yani, ancak birinciyi tamamladıktan sonra ikinci noktaya geçin.
3. Düzenlemeler yapın. Tüm değişiklikleri, modifikasyonları ve iyileştirmeleri kontrol listesine kaydedin.
4. Kişisel bir kontrol listesi oluşturuyorsanız, bunu kişisel olarak sizin için uygun hale getirin. Vurgulama, italik ve büyük harfler kullanın. Bu şekilde sayfanın diğer insanlar için ne kadar net olduğu konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.
5. Kontrol listesini kağıt biçiminde yaparsanız 1 sayfaya sığmalı veya elektronik sürümü tercih ediyorsanız kaydırma yapmadan bilgisayarınızın veya telefon ekranınızın boyutuna sığmalıdır. Optimum - 5-7 puan.

Kontrol listesinin nerede saklanacağı

Kontrol listelerinin amacına bağlı olarak bunları saklamak için birkaç seçenek olabilir:

1. Kişisel kontrol listeleri planlayıcılarda, telefonlarda ve bilgisayarlarda saklanır. En basit kontrol listelerinden “evden çıkarken unutulmaması gerekenler” listesinin ön kapıya yerleştirilmesi uygundur.
2. Çalışanların çalışma ve resmi kontrol listeleri işyerinde görünür şekilde veya elektronik biçimde bilgisayar masaüstüne yerleştirilmelidir.
3. Toplu kontrol listeleri, uygulamaya katılan tüm çalışanların erişebileceği yerlere asılmalıdır.

Çözüm

Kontrol listesi, işi planlamak ve verimliliğini artırmak için mükemmel bir seçenektir. Bu tür kontrol listeleri neredeyse tüm faaliyet alanlarında uygulama alanı bulmuştur: havacılık ve tıptan yiyecek-içecek hizmetlerine ve profesyonel temizliğe kadar. İyi tasarlanmış bir algoritma, en ciddi ve çok aşamalı görevlere bile korkmadan yaklaşmanıza yardımcı olacaktır.

Bir dijital stüdyonun işi çoğunlukla rutin süreçlerden oluşur. Yeni bir müşteri geldi, kapsamlı bir saha denetimi yaptık ve bir çalışma planı hazırladık. Plan, SEO'yu, Direct'te bir reklam kampanyasını, medyayı, itibar yönetimini içeriyor... Ve bu çalışmaların her biri, deneyimlerden elde edilen aynı tür algoritmaya göre yürütülmelidir.

Çalışmayı standartlaştırmak ve otomatikleştirmek için Solvintech stüdyosunda kontrol listeleri kullanıyoruz.

Hiçbir şeyi unutmamanıza yardımcı olurlar ve sizi plana göre yönlendirirler. Bazı eserler çok hacimlidir. Bunları düzenli olarak yapsak bile bir şeyleri gözden kaçırabiliriz ve bu da sonucu etkileyecektir.

Kontrol listesi aynı zamanda ayrıntılı bir çalışma planıdır. Beşinci sıradan onuncuya atlamadığınız zaman kafa karışıklığı olmuyor ve iş daha hızlı gidiyor.

Ve en önemlisi işin kalitesine ilişkin net kriterler içerirler. Her noktada hangi sonucun optimal, hangisinin kabul edilemez olduğunu belirtebiliriz. Ve aynı zamanda tüm ara varyasyonları da belirtin.

Neyin iyi neyin kötü olduğu hemen belli oluyor

Kontrol listeleri standartlaştırılabilecek her iş türüne göre uyarlanabilir. Yani hemen hemen herkes. Ancak zorluklar var.

Uygulanabilir bir kontrol listesi ile uygulanamaz bir kontrol listesi arasında ince bir çizgi vardır.

Kontrol listeleri söz konusu olduğunda kural geçerlidir: bunların her bakımdan fiili çalışma sürecine uygun olması gerekir. Bu koşul karşılanmazsa kontrol listesi çalışmayacaktır.

Örnek. Stüdyo yeni bir hizmet sunuyor: bir şirketin internetteki itibarını yönetmek. Bu doğrusal olmayan bir hizmettir: İşin ilerleyişi stüdyonun yeteneklerine ve kaynaklarına bağlıdır, bariz olmayan birçok tuzak ve incelik vardır. Yapabileceğiniz en kötü şey resmi olarak kontrol listeleri hazırlamaktır. Yalnızca teorik öncülleri hesaba katarsak, kontrol listesi ile gerçek durum arasında bir takım küçük çelişkiler ortaya çıkar. Çalışanlar ve yöneticilerin sürekli olarak her şeyi koordine etmesi ve yeniden yapması gerekecek.

Aşırı talepler, içeriğin dikkatsizce hazırlanması ve önemli noktaların atlanması kontrol listesini hayattan uzaklaştırabilir. O zaman işe yaramaz bir araç haline gelir. Bu çekiçle vida çakmak gibi bir şey.

İyi bir kontrol listesi nasıl olmalı?

İki şeyi aklınızda tutmanız gerekir:

• Göreviniz, her çalışanın neyi ve nasıl yapılacağını aşamalı olarak anladığı tutarlı bir mekanizma oluşturmaktır.
• Tüm kontrol listesi öğeleri birbirine bağlı olmalıdır. Net bir sistem olmadan her şeyi masaya koyamazsınız.

Uygulanabilir bir kontrol listesi oluşturmak için öncelikle her işlemi bileşenlerine ayırmanız gerekir. Yaptığınız tüm eylemleri en önemsizlerine kadar yazın. Bunu bir zihin haritasında yapabilir ve ardından bir kontrol listesine koyabilirsiniz; bu daha uygundur.

1. Eylem sırasına göre organize edin.Örneğin basitten karmaşığa, genelden özele.
2. Ayrı aşamalara bölün.İçeriğe dayalı reklamcılığı denetlemek için aşamalar şu şekilde olabilir: hesap ayarlarının, reklam parametrelerinin, reklam gruplarının ve bireysel reklamların, anahtar kelimelerin kontrol edilmesi.
3. Her noktada yalnızca bir eylem vardır. Site başlığını değerlendiriyorsanız başlığın yüksekliği, logonun varlığı ve boyutu, bilgi içeriği, telefon numarası türü vb. konularda ayrı ayrı noktalar yazın. Temel eylemler kalın harflerle vurgulanabilir.
4. Yalnızca belirli eylemleri belirtin ve yol açtıkları sonuçların olası (kabul edilebilir veya kabul edilemez) değişkenleri. Teoriye gerek yok; kontrol listeleri bunun için değil.
5. Kontrol listesini çalışan için mümkün olduğunca anlaşılır hale getirin. Açık, kısa ve öz bir dil kullanın.

İş yerindeki kontrol listesi örneği

İdeal olarak, birkaç gün içinde 10-20 standart kontrol listesi hazırlayabilir ve bu hafta uygulamanın ilk sonuçlarını görebilirsiniz. Ancak bu nadiren olur. Kontrol listelerinin uygulanmasının uzun zaman alacağına hazırlıklı olun. Geliştirilmeleri (veya hazır olarak indirilmeleri) ve pratikte test edilmeleri gerekir. Büyük olasılıkla - birkaç kez düzenleyin. Ve nihai onay, ancak etkinlikleri kanıtlandıktan sonra verilir.

Hazır kontrol listeleri

Aşağıda derlediğimiz ve her gün çalışmalarımızda kullandığımız birkaç kontrol listesi bulunmaktadır. Temel olarak, işin özelliklerine bakılmaksızın tüm aşamaların yaklaşık olarak aynı olduğu evrensel süreçleri düzenlerler. Bu nedenle size göre değiştirilebilir veya olduğu gibi kullanabilirsiniz. Belgenin bir kopyasını alın ve kendiniz için özelleştirin.

Kontrol listeleri için ne kullanılmalı: Google E-Tablolar ve analogları

Masalarımızdan biri

Tipik olarak bu yöntem, 50'ye kadar uzmanın bulunduğu stüdyolar ve şirketler için uygundur. İdeal olarak - 20-30.

Google E-Tablolar analogları:

1. Sitechco. Burada kontrol listeleri oluşturabilir ve bunları farklı projeler içinde gruplandırabilirsiniz. Ayrıca birkaç hazır "hile sayfası" da vardır. Burada örneğin:

Geçersiz e-posta formunu kontrol etmek için kontrol listesi

Arayüz en basit değil; anlamak için bir veya iki saat harcamanız gerekiyor. Ancak işlevsellik iyidir ve hizmetin bulut sürümü ücretsizdir.

2. Kontrol Listesi | Uzman . Burada daha uygun: Kayıt oluyoruz, bir kontrol listesi hazırlıyoruz ve kullanıyoruz. İçinde bazı güzel şablonlar var. Ancak ücretsiz sürümde yalnızca 10 kontrol listesi oluşturabilirsiniz. Ancak ücretli sürümde sayfaları mantıksal bölümlere ayırabilir, her bir öğenin üzerine geldiğinizde etkileşimli ipuçları ekleyebilir, tamamlanma ve kullanım analizlerini görüntüleyebilir ve videolar ekleyebilirsiniz. Bütün bunlar faydalıdır ve ayda 450 rubleye mal olur.

Expert'te teklif hazırlamak için bilgi kontrol listesinin bir kısmı şöyle görünür:

En basit süreçlerden bahsediyorsak (örneğin blogda makale yayınlamak), kontrol listelerinin çıktısını alıp çalışanlara dağıtmak yeterlidir.

Kontrol listeleri için görev mesajlaşma programları

Bazen Google e-tabloları ve analogları yeterli değildir. Aynı kontrol listesini kullanarak bir proje üzerinde birden fazla uzman çalışıyorsa, etkileşimde bulunmaları gerekir: ortaya çıkan görevleri ve zorlukları tartışın ve çözüm arayın. Çalışma ve tartışmanın tek pencerede gerçekleşmesi daha iyidir.

Bu gibi durumlarda görev elçileri yardımcı olacaktır. İşte en uygun olanları.

Harikalar listesi. Bu bir organizatör hizmetidir: Burada günlük görevleri (kendiniz ve çalışanlarınız için) belirleyebilir, not alabilir, kontrol listeleri oluşturabilir ve bunları anında son teslim tarihi olan görevlere dönüştürebilirsiniz.

Gerekirse medya dosyalarını, referans veya öğretim materyallerini ekleyin

Her kontrol listesine birden fazla sanatçı eklenebilir.

Davetiyeler gönderiyoruz ve çalışma grubu toplanıyor

Trello. Bu, her görevin kendi kartının olduğu bir uygulamadır. Her karta sorumlu çalışanları ekleyebilir, belgeleri, medya dosyalarını ve kontrol listelerini ekleyebilirsiniz. Kontrol listesi doğrudan Excel elektronik tablosundan kopyalanabilir.

Bir kontrol listesi oluştururuz ve sorumluluğu atarız

Bir eksi var ama ciddi bir tane var: Yuvalama yok. Yanıt seçeneklerini öğeye göre ekleyemezsiniz. Ancak her kartta birkaç ayrı kontrol listesi oluşturabilirsiniz; bunların her biri, tek bir kontrol listesinin mantıksal bloğu haline gelecektir. Veya hatta bir kartın tamamını bir kontrol listesi öğesi haline getirin (buradaki kartlar ayrı "panolarda" gruplandırılabilir).

Rover görevi. Burada kontrol listelerini .xls formatında da dışa aktarabilirsiniz. Bunları bir göreve eklersiniz ve sistem her sayfayı ayrı görevlere böler. Çalışanlar bunları işe götürüyor ve gerçekleştiriyor. Gerekirse sohbette bazı noktaları tartışın. Belirli bir görev üzerinde çalışan uzmanlar için otomatik olarak bir sohbet oluşturulur (tartışmaya yönetici ve müşteri de katılabilir).

Kullanışlıdır: birkaç tıklamayla her şeyi manuel olarak yazmanıza gerek kalmaz.

Görevlerden herhangi birine tıklarsak, kontrol listesinin ilgili bölümünü içeren bir pencere açılacaktır.

Rovertask, ayrıntılı açıklamalar ve kullanım örnekleriyle birlikte çeşitli hazır kontrol listeleri sunar.

Eğer kullanırsan Megaplan veya Bitrix24- kontrol listelerini hemen orada oluşturun:

Stüdyonuzun kontrol listelerine ihtiyacı var mı?

Ölçeklendirme sırasında kontrol listeleri vazgeçilmezdir. Genişlediğinizde potansiyelleri ortaya çıkar: giderek daha fazla hizmet sağlarsınız, hacimli, karmaşık işler yürütürsünüz. Kontrol listelerinde yeni çalışanlar için en iyi (ve halihazırda kanıtlanmış) uygulamaları kaydedersiniz. İşlerinde onlar için bir başlangıç ​​noktası yaratırsınız.

Küçük bir ekiple çalışıyorsanız, ölçeklendirme düşünmüyorsanız ve hizmet kapsamınız sınırlıysa kontrol listelerinin etkisi zayıf olacaktır. Neredeyse tüm süreçler zaten çalışanların kafasında. Fazla bilgi yoktur. Burada standardizasyon gereksiz olabilir. Kontrol listesi "başka bir kağıt parçası" haline gelecek ve onsuz zaten normaldi.

Bu soruyu dürüstçe yanıtlayın: Büyümeyi planlıyor musunuz? Cevabınız evet ise kontrol listeleri size yardımcı olacaktır. Şimdi asıl mesele ayakta kalmaksa, daha acil konulara zaman ayırın.

Yeni bir hizmet olarak kontrol listelerinin geliştirilmesi

Eğer işi kendiniz otomatikleştiriyorsanız başkalarına yardım edin. Stüdyonuzda kontrol listeleri uyguladığınızda ve sonuçları gördüğünüzde, aynısını müşterileriniz için de yapabilirsiniz. Sonuçta, kendinizi onların işine kaptırıyorsunuz ve nasıl ve neyin çalışması gerektiğini anlıyorsunuz. Farklı hizmet seçenekleri sunun:

• her iş süreci için özel kontrol listeleri oluşturabilirsiniz;
• bir anlaşma imzalarken bunları bonus olarak verin;
• uygulamanın kontrolünü elinize alın.

Kontrol listeleri hemen hemen her süreci standartlaştırmak için harika bir şeydir. İşletmenizi başarısızlık veya tekleme olmadan ölçeklendirmek için bunları kullanın.

İki haftada bir yapıyorum.

Bunların hepsi sürekli kontrol listeleridir. Bazen tek seferlik bir etkinlik için bir kontrol listesi oluştururum. Mesela bir tatil planlıyorsam.

Kontrol listesi nasıl oluşturulur?

1. Kısa kes. Bu bir makale değil. Bu sadece bir nokta koleksiyonu. İfadelerin netliği! Basit sözlük! Amaç, hızlı bir bakışla bile işin özü kavramanızdır.
2. Gereksiz öğeleri kaldırın. Yalnızca unutabileceğiniz şeyleri ekleyin. Örneğin, makale yazmaya yönelik kontrol listesinde "Dizüstü bilgisayarı aç" öğesi yoktur. Bunu hatırlatmadan yapacağım.
3. Önemli olanı vurgulayın. Capslock veya kalın. Önemli olan aşırıya kaçmamak. Yaprak başına bir veya iki boşaltma yeterlidir.
4. Sürekli düzenleyin. Kontrol listesi güncel olmalıdır. Kurşun kalem düzenlemelerimi gördün mü? Burada. Çok fazla düzenleme olduğunda kontrol listesini tekrar yazdırırım.

Nerede saklanmalı?

Kağıt üzerinde, akıllı telefonda, Evernote'ta... Sizin için uygun olan her yerde.

Kontrol listesini doğrudan öğeye bile uygulayabilirsiniz. Mesela dizüstü bilgisayarımda çıkartmalar kullanırdım. Ama yapışmadı))

Toplam

Kontrol listeleri basit ve kullanışlıdır. Bu size çok zaman kazandıracaktır. Ve sinirler.

Neden okulda bundan bahsetmiyorlar? Aptalca ahlak dersi vermek yerine: "Kafanı mı unuttun?"