Comment tenir correctement un journal des commandes. L'enregistrement et sa nécessité dans différents cas

Le journal des documents entrants n'a pas de forme unifiée. Il n'est pas obligatoire de le remplir ; la décision de le créer et de le maintenir est prise par la direction.

Compilé pour stocker des notes sur les faits de création, de réception ou d'envoi de documents, nombre et dates, bref contenu.

Le journal d'enregistrement sert à enregistrer, systématiser, traiter les informations sur le flux de documents, possède sa propre numérotation continue, ce qui permet un contrôle interne plus approfondi sur le mouvement et l'exécution de la documentation, et sert également de système de recherche et de référence pour les employés.

Tous les documents entrants, sortants et parfois internes sont soumis à enregistrement, quels que soient leur contenu et leur mode de remise ou d'envoi.

Certaines organisations, afin d'éviter des coûts de main-d'œuvre inutiles, approuvent des listes de documents qui ne nécessitent pas de mention dans le carnet de correspondance. Le journal tient commis ou secrétaire.

Une organisation peut disposer de plusieurs journaux de documents avec des contenus différents, en fonction des types de documents enregistrés, par exemple publics et confidentiels. Il est possible de surligner les entrées en couleur pour indiquer l'appartenance à différents groupes.

Types de magazines

• journal des documents entrants;
• journal des documents sortants;
• journal d'enregistrement des documents internes ;

Chaque des magazines possède sa propre numérotation interne. Les documents internes de l'entreprise peuvent être comptabilisés de manière décentralisée au sein de leurs divisions structurelles.

Formulaire de journalisation

La forme de journalisation est déterminée par la direction :

Papier, magazine ou carte

Comme base, vous pouvez prendre un cahier ordinaire avec un tableau dessiné manuellement et une signature des titres dans les colonnes. Il faut du temps pour créer. L'entretien doit être confié à un employé attentif, car il ne doit y avoir aucune tache, correction ou rature.

Toutes les pages doivent être numérotées. L’ordre des colonnes et les en-têtes de colonnes doivent être identiques sur chaque page. Les papeteries vendent diverses formes de journaux comptables ; une entreprise peut choisir n'importe quelle forme pratique parmi celles présentées et l'approuver.

Le magazine existe en exemplaire unique, il est donc géré par une seule personne à la fois. Avec un grand nombre de correspondances, ce processus demande beaucoup de travail. Les cartes sont créées sous forme de copie carbone et peuvent être remplies par plusieurs personnes à la fois.

Électronique

Sera stocké sur support électronique. Pour créer et maintenir, vous pouvez utiliser, par exemple, des programmes bureautiques Word ou Excel. Le modèle est développé une fois puis copié. Ne nécessite pas de connaissances informatiques approfondies de la part du salarié.

Il existe sur le marché un grand nombre de programmes spécialisés pour travailler avec le flux de documents, certains d'entre eux sont 1C : Document flow ou MicroDoc - Document flow Net.

La forme d'inscription la plus pratique à la comptabilité automatisée consiste à remplir les informations pour chaque document dans une fenêtre séparée.

Le processus de saisie des informations est accéléré grâce au remplissage automatique de certains champs (date et numéro d'enregistrement) et à partir de listes déroulantes.

Avantages de la comptabilité électronique:

• fautes de frappe minimales,
• recherche et lecture pratiques,
• vérifier le programme pour l'exactitude des données saisies,
• la possibilité de stocker des informations sur les correspondants afin de ne pas les ressaisir.

Colonnes du journal d'enregistrement des documents entrants

1. Date d'inscription seulement le courant (réel).
2. Numéro d'enregistrement ou index— numéro de série attribué sous forme numérique ou alphanumérique lors de l'enregistrement d'un document. Il s’ensuit que la tenue du journal doit être effectuée par une seule personne à la fois. Avec un grand nombre de correspondances, ce processus demande beaucoup de travail.
   Le numéro d'enregistrement ainsi que la date d'enregistrement sont transférés sur la première page du document. Il est d’usage de recommencer le décompte au début de la nouvelle année.
3. Type de document: ordonnance, instruction, accord, demande, note, etc.
4. Correspondant. Lors de la réception d'un document entrant, l'organisme d'envoi joue son rôle et toutes les données nécessaires à l'identification sont saisies. En cas de documentation sortante, le nom complet est inscrit en tant que correspondant. créateur, précisez en outre l'unité structurelle dans laquelle le document a été compilé.
5. Date du document tirée directement du document lui-même, correspond à la date de création.
6. Numéro du document correspond à la numérotation des documents internes de l'entreprise d'un certain type.
7. Contenu. Un bref résumé de l'objectif du document.
8. Nombre de feuilles, y compris les candidatures, sont comptés et inscrits dans la colonne n°8 afin d'éviter toute perte ou confusion. Le document lui-même est plié dans un ordre sémantique, fixé à volonté. En général, la procédure, la forme et le lieu de stockage de tous les documents sont approuvés dans les instructions du commis, individuellement pour chaque entreprise, la condition principale étant d'assurer la sécurité.
9. Interprète Le gestionnaire saisit le document dans le document après examen, donc lors de l'enregistrement, ce champ est laissé vide, les informations sont saisies pendant l'exécution ou à la fin. Une unité structurelle peut être indiquée à proximité.
10. Marque sur le problème pour un usage temporaire(à qui et quand délivré). Non inclus dans la liste des champs obligatoires, son inclusion dans le journal peut faciliter le travail du commis. Le champ reste vide si le document est dans les archives Stocke des informations sur le candidat : ​​nom complet, éventuellement poste ou unité structurelle. Avec un logiciel de gestion documentaire, il est possible non seulement de stocker les informations actuelles, mais également de visualiser l'intégralité de l'historique des demandes.
    Lorsqu’on utilise un journal papier, il est possible de faire des inscriptions au crayon.
11. Date d'échéance. La colonne est créée si l'entreprise surveille strictement les lettres en cours d'exécution. Dans ce cas, une marque d’achèvement ou de retard ne fera pas de mal.
12. Numéro de dossier, dans lequel le document est placé, est inscrit après exécution.

Les colonnes principales de cette liste sont les numéros 1, 2, 4, 7.

En plus du numéro d'enregistrement et de la date, il est permis de prendre des notes sur le document avec des liens vers d'autres documents, par exemple si le document entrant est une réponse à une demande envoyée.

Les dossiers de documentation reçus par courrier électronique sont imprimés et enregistrés conformément à la procédure légale.

Certaines organisations conservent non seulement des enregistrements de la correspondance sortante, mais également les documents eux-mêmes ; avant leur envoi, ils sont copiés et archivés.

L'une des tâches principales de l'employé responsable des enregistrements de documents est de suivre les copies renvoyées afin d'éviter la duplication des informations.

Si le premier document enregistré est une copie imprimée d'un e-mail ou d'une lettre faxée, alors celui qui est arrivé après l'original se voit attribuer le même numéro d'enregistrement, les données ne sont pas saisies dans le journal et le document est remplacé dans les archives par le original.

Noskova Elena

J'exerce le métier de comptable depuis 15 ans. Elle a travaillé comme chef comptable dans un groupe d'entreprises. J'ai de l'expérience dans la réussite des inspections et l'obtention de prêts. Familier avec les domaines de la production, du commerce, des services, de la construction.

Pour contrôler les commandes émises dans l'organisation dans le système de gestion de bureau, un journal des commandes est utilisé. Ce document vous permet d'organiser un système de contrôle des documents publiés, ainsi que de suivre les commandes en cours de validité et leur objet à l'aide d'une brève description. L'enregistrement des documents permet de faciliter et de rationaliser le travail du service RH. De plus, l'enregistrement chronologique des arrêtés émis permet de protéger l'organisation de la publication de documents « rétrospectivement ».

La procédure d'enregistrement, d'exécution et de préparation des documents administratifs délivrés par l'organisation est réglementée sur la base de la procédure développée pour maintenir le flux de documents à usage interne. Les commandes doivent être émises par ordre chronologique, en tenant compte de la date d'établissement et du prochain numéro d'ordre du document à l'aide de désignations numériques et alphabétiques.

L'utilisation du code individuel permettra de retrouver beaucoup plus facilement le document requis à l'avenir. Dans ce cas, vous pouvez utiliser certains codes pour déterminer si les documents appartiennent à des départements spécifiques de l'organisation. Le regroupement des commandes peut également être effectué selon leur finalité sémantique.

Par exemple:

• «B» – le statut est utilisé pour les documents délivrés lors de l'émission de pénalités et de récompenses pour les employés.
• « O » – pour regrouper les commandes par vacances des employés.
• « KM » – commandes de déplacements professionnels des employés.
• «K» – personnel.
• "LS" - pour le personnel, la durée de conservation de ces documents est de 75 ans.

Ce regroupement de documents permet de retrouver rapidement les documents nécessaires. En tant que tel, il n'existe pas de forme spécialisée et approuvée du magazine, vous pouvez donc le développer vous-même ou, si vous le souhaitez, acheter un magazine prêt à l'emploi dans des magasins spécialisés. Veuillez noter que pour un bon entretien, toutes les pages doivent être numérotées et lacées, et au verso scellées et signées par le gestionnaire.

Il est interdit d'ajouter ou d'arracher des feuilles, sous peine de perdre le sens d'un tel document. De plus, le nombre total de feuilles du magazine doit être indiqué sur la couture, après quoi la signature du responsable et le sceau de l'organisation doivent y être apposés. La responsabilité de la maintenance et du stockage corrects du document incombe au service RH.

Exigences de conception de journal

• Une colonne d'un numéro de série qui doit être attribué à chaque document afin d'éviter l'apparition de documents délivrés rétroactivement.
• Numéro de commande et date d'émission.
• Type d'ordre (Mouvement, etc.). Description du contenu succinct, par exemple, s'il est publié pour envoyer des employés en voyage d'affaires, il est alors nécessaire d'indiquer la destination et les dates du voyage.
• Nom complet de plusieurs salariés ou d'un salarié en particulier pour lequel l'ordre est émis.
• La base de création du document peut être indiquée, par exemple, une lettre, la conclusion d'un contrat de travail à durée déterminée ou sous une forme standard.
• En outre, dans certains cas, il convient d'indiquer qui a accepté le document pour le stockage, surtout si l'entreprise a une structure organisationnelle complexe.

Tenir un journal sous forme électronique

En cas de flux documentaire important, l'enregistrement des commandes peut également être organisé par voie électronique. Par exemple, le programme 1C effectue ce processus automatiquement. Mais, comme vous le savez, des modifications peuvent être apportées au programme, il est donc périodiquement nécessaire d'imprimer des feuilles du document, de les numéroter, d'apposer le visa du gestionnaire, de les agrafer et de les transférer aux archives. Vous pouvez également conserver votre chronologie à l'aide d'une feuille de calcul telle qu'Excel.

Le travail des spécialistes de la sécurité au travail consiste à remplir un grand nombre de formulaires de documents, comme par exemple des carnets. Malgré la variété des actes juridiques réglementaires réglementant la disponibilité de certaines revues, il est possible d'identifier des principes généraux de conservation de ces formes de documents.

Le journal de formation doit être :

1. numéroté. Vous pouvez numéroter les pages ou les feuilles du magazine ; la numérotation des feuilles demandera moins de travail ;
2. lacé. A vous de choisir ce que vous utiliserez pour le laçage : cela peut être de la ficelle, du cordon de lin, du ruban, du fil de nylon cousu, etc. Les extrémités du matériel de laçage doivent être dégagées sur la couverture du magazine ou sur sa dernière page et fixées avec un autocollant afin que les extrémités du laçage restent visibles. Pour éviter tout désagrément lors de l'utilisation d'un chargeur à lacets, la longueur des extrémités étendues du laçage doit être d'au moins 5 cm. dessin;
3. signé par la personne responsable de son entretien. L'inscription suivante doit être apposée sur ou à côté de l'autocollant : « Le magazine contient ___ feuilles numérotées, lacées et cachetées. "date"_mois_20__ Nom complet, fonction, signature_______. Le journal est signé par la personne autorisée à tenir ce journal ;
4. scellé du sceau de l’organisation. Nous plaçons le sceau de manière à ce que son empreinte soit à la fois sur l'autocollant et sur la couverture/feuille du magazine sur laquelle sont collées les extrémités du laçage. Voir photo.

1. Lorsque nous remplissons le journal, nous ne laissons pas de lignes vides et n'apportons aucune correction.
2. Définir un formulaire de journal dans un document réglementaire comme recommandé signifie que l'on peut apporter des modifications à ce formulaire, par exemple en ajoutant des colonnes.
3. Il n'est pas nécessaire d'acheter des magazines imprimés dans une imprimerie ; vous pouvez les imprimer vous-même dans votre organisation.
4. La durée de conservation des bûches terminées est de 10 ans(Arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 n° 558 « portant approbation de la « Liste des documents d'archives de gestion standard générés dans le cadre des activités des organes de l'État, des collectivités locales et des organisations, indiquant les périodes de stockage »), sauf disposition contraire des documents réglementaires réglementant la maintenance des magazines concernés. Par exemple, un registre des accidents du travail est tenu pendant 45 ans.

Arrêtons-nous plus en détail sur certains aspects du remplissage des journaux liés à l'enregistrement des briefings.

Comment remplir le carnet de formation d'intégration

Qui remplit le journal (donne les instructions) ? Spécialiste de la sécurité au travail ou employeur, ou employé chargé de cette fonction par arrêté de l'organisation.

Informations à remplir. Pour effectuer une formation d’intégration, vous aurez également besoin d’avoir :

1. Programme de formation d'introduction à la protection du travail,
2. Instructions pour organiser une formation d'introduction à la protection du travail.

En règle générale, une organisation tient un journal de formation initiale, mais :

1. s'il existe des unités distinctes dans la structure de votre organisation, les fonctions de conduite de la formation d'initiation dans des unités distinctes peuvent être confiées aux spécialistes de ces unités distinctes, qui tiendront des registres de formation d'initiation pour leurs unités ;
2. certaines organisations préfèrent tenir un journal de bord séparé pour la formation d'initiation pour les employés d'organisations tierces. Si vous décidez de suivre leur exemple, il serait logique d'élaborer également un programme et des instructions distincts pour organiser une formation d'initiation sur la protection du travail pour les employés de tiers. -les organisations du parti.

Lecture recommandée : Vous pouvez lire les informations d'introduction dans les clauses 7.1-7.1.5, annexe 3 de GOST 12.0.004-90 « Norme interétatique. Système de normes de sécurité au travail. Organisation de formations en sécurité au travail. Dispositions générales », clause 2.1.2 de la résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie, du ministère de l'Éducation de la Fédération de Russie du 13 janvier 2003 N 1/29 « Sur l'approbation de la procédure de formation à la protection du travail et tester les connaissances sur les exigences en matière de protection du travail pour les employés des organisations.

Comment remplir un journal d'information sur le lieu de travail

Formulaire de magazine : recommandé - Annexe 6 « GOST 12.0.004-90. Norme interétatique. Système de normes de sécurité au travail. Organisation de formations en sécurité au travail. Dispositions générales." Les éléments surlignés en bleu sont les éléments que nous vous suggérons d'inclure dans le formulaire proposé par GOST.

Qui le remplit (donne les instructions) ? Superviseur immédiat du travail. Attribuez la responsabilité de mener une formation sur le lieu de travail à des employés spécifiques par ordre de l'organisation (par exemple, « Sur la tenue de séances d'information sur la protection du travail »), l'ordre doit couvrir toutes les divisions structurelles de votre entreprise. N'oubliez pas que vos responsables doivent disposer d'un certificat valide d'achèvement d'une formation spéciale en protection du travail (au moins une fois tous les 3 ans).

Informations à remplir.

Ce journal enregistre le déroulement des briefings initiaux, répétés, imprévus et ciblés. Chaque personne responsable de la réalisation des briefings répertoriés tient son propre journal de briefing sur le lieu de travail pour son service. Pour les instructions, vous aurez également besoin de :

1. Une liste des consignes de sécurité du travail en vigueur dans votre organisation ;
2. Programmes d'enseignement ;
3. Consignes de sécurité du travail.

« Type de briefing (primaire, répété, non programmé, ciblé) »

« La raison pour laquelle nous avons organisé un briefing ciblé et imprévu »

Raisons possibles répertoriées dans les clauses 7.4.1, 7.5.1 de GOST 12.0.004-90. Norme interétatique. Système de normes de sécurité au travail. Organisation de formations en sécurité au travail. Dispositions générales », paragraphes 2.1.6-2.1.7 de la résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie, du ministère de l'Éducation de la Fédération de Russie du 13 janvier 2003 N 1/29 « Sur l'approbation de la procédure de formation en protection du travail et test des connaissances sur les exigences en matière de protection du travail pour les employés des organisations », nous l'avons déjà indiqué dans le tableau ci-dessus, ils peuvent être brièvement formulés comme suit :

«Informations sur les stages en milieu de travail». L'employeur est tenu d'effectuer un stage pour les employés qui entrent dans des conditions de travail préjudiciables et (ou) dangereuses (article 225 du Code du travail de la Fédération de Russie), et l'exigence d'un stage peut être contenue dans les actes juridiques réglementaires dans le domaine de la protection du travail. L'employeur détermine de manière indépendante la durée des périodes de stage (de 3 à 19 équipes), en fonction des qualifications et de l'expérience professionnelle du salarié et de la nature du travail effectué. A noter qu'en plus d'une inscription au Journal pour un stage, il vous faut également : un programme de stage, un arrêté de stage du salarié, un arrêté d'admission du salarié au travail indépendant (après réussite du stage), un acte juridique réglementaire local qui contient la procédure de stage, les spécificités des stages de stage dans votre organisation.

Comment remplir un journal de bord pour attribuer la sécurité électrique du groupe 1 au personnel non électricien

Formulaire de magazine : est décrit au paragraphe 2 de la note de l'annexe n° 1 aux règles de sécurité du travail pendant l'exploitation des installations électriques, approuvées par arrêté du ministère du Travail de Russie du 24 juillet 2013 N 328n.

Qui le remplit (donne des instructions) ? Un salarié parmi le personnel technique électrique d'au moins III groupe de sécurité électrique, nommé par arrêté du chef de l'organisme. Veuillez noter que les spécialistes de la protection du travail n'appartiennent pas au personnel technique électrique (technologique électrique), ils n'ont donc pas le droit de dispenser ce type d'instruction (article 6 de la note de l'annexe n° 1 aux règles de protection du travail pendant le exploitation des installations électriques, approuvée par arrêté du ministère du Travail de Russie du 24 juillet. 2013 N 328n).

Informations à remplir. Pour réaliser la formation vous devez avoir :

1. Liste des postes, emplois qui nécessitent que le personnel de production soit classé dans le groupe I. Le chef de l'organisation (division distincte) détermine de manière indépendante qui doit inclure dans la liste. La logique est simple : il existe une possibilité qu'un employé soit blessé par un choc électrique lors de l'exécution d'un travail, l'employé n'est ni un électricien ni un électricien (c'est-à-dire un personnel non électricien) - nous l'incluons dans la liste ;
2. un programme de formation approuvé, des instructions pour dispenser une formation au personnel non électricien du groupe I sur la sécurité électrique.

"Date du remplissage précédent." La fréquence d'attribution du groupe I est d'au moins une fois par an. Si nous instruisons un nouvel employé, nous mettons un tiret dans cette colonne ; si l'instruction est répétée, nous mettons la date de l'instruction de l'employé précédent.
Où apparaissent les informations : clause 1.4.4.Ordonnance du ministère de l'Énergie de la Fédération de Russie du 13 janvier 2003 N 6 « Sur l'approbation des règles d'exploitation technique des installations électriques grand public ».

Comment remplir un journal d'information sur la sécurité incendie

Formulaire de journal : obligatoire

Annexe 1 de l'arrêté du ministère des Situations d'urgence de la Fédération de Russie du 12 décembre 2007 N 645 (tel que modifié le 22 juin 2010) « Sur l'approbation des normes de sécurité incendie « Formation aux mesures de sécurité incendie pour les employés des organisations ».

Informations à remplir.

Pour organiser tous les types de briefings sur la sécurité incendie, un seul formulaire de journal est utilisé, de sorte que le nombre de ces journaux dans votre organisation dépendra de la façon dont vous répartissez les responsabilités liées à la conduite des briefings dans votre organisation (par exemple, l'ordre « Sur la conduite des briefings sur la sécurité incendie »). Chaque personne responsable de la formation à la sécurité incendie disposera de son propre journal de bord. De plus, vos personnes responsables doivent détenir un certificat valide de réussite au test minimum de connaissances techniques en matière d'incendie. Parallèlement, si le briefing introductif et primaire est réalisé par une seule personne, dans la colonne n°5 « Type de briefing », séparées par des virgules, cochez : « introductif, primaire ». En plus du magazine, pour animer des briefings sur la sécurité incendie, vous aurez également besoin de : programmes de formation, instructions.

Enregistrement des documents. Journaux d'enregistrement et de comptabilité. Quoi et comment, tout est en rayon, avec exemples et échantillons 25/08/2016

Les documents créés et entrants sont soumis à enregistrement.

Selon GOST R 7.0.8-2013 « Norme nationale de la Fédération de Russie. Système de normes pour l'information, la bibliothèque et l'édition. Tenue de dossiers et archivage. Termes et définitions", approuvés par Arrêté de Rosstandart du 17 octobre 2013 N 1185-st, enregistrement des documents est l'attribution d'un numéro d'enregistrement à un document et la saisie de données sur le document dans un formulaire d'enregistrement et de comptabilité, et un formulaire d'enregistrement et de comptabilité est un document (carte, journal), y compris sous forme électronique, utilisé pour enregistrer des informations sur un document à des fins de comptabilité, de recherche et de contrôle.

Dans la gestion des dossiers du personnel La forme comptable du journal est traditionnelle. Des formulaires d'enregistrement et de comptabilité du journal sont tenus pour l'enregistrement et la comptabilité d'une variété de documents du personnel : cahiers de travail, contrats de travail, ordres et instructions, déclarations des salariés, notifications et propositions aux salariés, actes, réglementations locales, mémos, etc.

Les documents sont enregistrés après leur signature (approbation), et en aucun cas avant. Par exemple, une commande qui n'a pas encore été signée par le gestionnaire ne peut pas être enregistrée dans le journal des commandes. Lorsque la commande est signée, elle est alors enregistrée et se voit attribuer un numéro d'enregistrement, qui est ensuite inscrit dans la colonne correspondante de la commande.

Les documents créés sont enregistrés le jour de l'approbation ou de la signature, les documents entrants (entrants) sont enregistrés le jour de la réception, envoyés (sortants, délivrés aux salariés) - le jour du départ (émission).

Selon l'article 3.12 de GOST 6.30-2003, « le numéro d'enregistrement d'un document est constitué de son numéro de série, qui peut être complété à la discrétion de l'organisation par un index des dossiers selon la nomenclature des dossiers, des informations sur le correspondant, les exécuteurs testamentaires , etc."

Aussi, dans la gestion des dossiers du personnel, des registres sont tenus pour enregistrer le personnel, ses déplacements : admissions, transferts, licenciements, sanctions disciplinaires, etc.

Parfois, certains journaux comptables (livres) sont confiés au service comptable ou au secrétaire de l'organisation ; dans les petites organisations, même le chef de l'organisation peut tenir certains journaux, mais la plupart des formulaires d'enregistrement et de comptabilité répertoriés sont encore traditionnellement attribués au personnel. employés. On leur confie également souvent la tenue de journaux « non personnels ». Une indication de qui est spécifiquement tenu d'enregistrer certains documents (ou événements) peut être prévue par la réglementation, y compris la réglementation locale de l'employeur. L'attribution à un employé spécifique de l'obligation d'enregistrer des documents (événements) est établie dans sa description de poste, son contrat de travail (accord complémentaire à celui-ci) ou tout autre document.

En ce qui concerne certains journaux comptables (livres), leur tenue est exigée par la loi. Ainsi, par exemple, l'article 40 des « Règles pour la tenue et la conservation des cahiers de travail, la production des formulaires de cahier de travail et leur fourniture aux employeurs », approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225, exige le maintien d'un livre d'enregistrement du mouvement des cahiers de travail et des encarts qu'ils contiennent, ainsi qu'un livret de recettes et de dépenses pour l'enregistrement des formulaires des cahiers de travail et de l'encart qu'ils contiennent.

Les formes de journaux qui ne sont pas approuvées par les organismes officiels sont élaborées par les employeurs de manière indépendante. Bien entendu, en tenant compte des exigences de la réglementation et des règles généralement acceptées en matière de gestion des dossiers du personnel.

En règle générale, les employeurs en achètent des prêts à l'emploi. Nous parlerons ensuite de la façon de créer et de concevoir un magazine de vos propres mains si votre employeur ne vous a pas alloué d'argent pour des magazines prêts à l'emploi. Pour ce travail, réservez du temps et de l’enthousiasme.

Pour que le magazine dure toute sa vie, sa couverture est en carton épais et résistant et ses pages sont en bon papier.

Lorsqu’un magazine est développé et produit indépendamment, la page de titre est conçue comme suit.

L'orientation des pages d'un tel magazine peut être portrait ou paysage. Cela dépend du nombre et de la largeur des colonnes dans lesquelles les informations seront situées.

Sur la première page après la couverture du magazine, il est d'usage d'indiquer les personnes qui le dirigent.

Une telle page peut également être placée à la fin du magazine. Certains employés du personnel ne créent pas du tout une telle page, mais indiquent qui a fait l'entrée dans une colonne distincte lors de chaque entrée.

Les colonnes à l'intérieur du journal, dans lesquelles seront saisies des informations sur les documents enregistrés ou les mouvements de personnel, sont développées de manière à ce que ces informations y tiennent.

Quelles colonnes doivent figurer dans le journal des documents RH élaboré par l'employeur ? La liste spécifique des colonnes est déterminée par l'employeur lui-même. Les principaux graphiques sont :

°numéro d'enregistrement ;
°nom du document (si deux ou plusieurs types de documents sont enregistrés dans le journal) ;
°date du document ;
°numéro d'enregistrement du document ;
°titre ou résumé du document.

°résolution du gérant ;

°marque sur l'exécution du document;

°une note relative au document versé au dossier;

°remarque ;

La position « Numéro d'enregistrement » semble inutile à certains. Cependant, beaucoup ont adopté une procédure de correction des écritures erronées dans le journal, similaire à la procédure établie pour la correction des écritures dans les cahiers de travail, en déclarant invalide l'écriture incorrecte (« L'écriture avec le numéro tel ou tel est invalide »). Pour mettre en œuvre cet ordre, la numérotation des enregistrements est pratique.

La composition spécifique des colonnes dépend des types de documents enregistrés, de la procédure d'enregistrement acceptée, de ses objectifs et des spécificités du travail de bureau chez un employeur particulier.

Comme nous l'avons noté plus haut, dans certains journaux comptables et livres comptables, la forme et le contenu des colonnes sont établis de manière normative. Vous ne pouvez pas vous écarter de ce qui est établi.

Pour garantir que les pages du magazine sont protégées contre le retrait et la fixation, les pages sont numérotées, le magazine est lacé (cousu), scellé et certifié par une personne autorisée (le chef de l'organisation, le chef du service du personnel, etc. .). Parfois, le journal est scellé.

Un autocollant (carré de papier) est apposé sur le nœud de laçage de la dernière page du magazine, sur lequel une note de certification est apposée et un sceau est apposé.

De nombreuses personnes placent l'inscription de certification sur la dernière page du journal, et sur l'autocollant il n'y a que la signature personnelle de la personne autorisée et le sceau.

Le dossier de certification est formaté comme suit :

Considérons les formes approximatives de certains journaux (colonnes internes) et livres d'enregistrement de documents, ainsi que des journaux de comptabilité (enregistrement) des événements.

En règle générale, l'employeur tient plusieurs journaux de commandes. Les commandes de personnel sont enregistrées séparément, séparément pour les activités principales et séparément pour les questions administratives et économiques.

Parallèlement, les commandes au sein d'un groupe peuvent également être enregistrées dans des journaux distincts. Cela est principalement dû au fait que différentes commandes peuvent avoir des périodes de stockage différentes. En conséquence, ils sont stockés dans différents fichiers et enregistrés dans différents journaux.

Lorsqu'un employeur émet de nombreuses commandes au cours de l'année, les commandes du même groupe ayant la même durée de conservation sont également divisées. Par exemple, un stockage séparé dans des fichiers et un enregistrement séparé des ordres d'emploi, des ordres de mutation séparés, etc. sont possibles.

Lors de l'enregistrement d'une commande, son numéro est souvent complété par un index de lettre « déchiffrant », par exemple, « l/s » – personnel (un tel index est typique pour les commandes de personnel), « o » – congé (ordres de congé), « km » – déplacements professionnels ( commandes de déplacements professionnels), etc.

Journal d'enregistrement des ordres d'embauche des salariés. Forme approximative

Toutes les commandes d'activités principales doivent être enregistrées dans l'ordre approprié. Le dossier reflète le titre, la date du document et d'autres informations importantes. Un exemple d'entrée, des exemples de remplissage d'un journal - tout cela se trouve dans l'article.

Toute ordonnance est un acte juridique d'action interne, qui est généralement émis par le chef de l'entreprise, sa division ou succursale distincte. Les arrêtés sont classés selon divers critères, dont le domaine qu'ils réglementent. Par exemple, ils peuvent concerner le personnel et les ressources matérielles de l'entreprise. Dans le même temps, il existe un vaste groupe d'ordonnances qui réglementent des questions complexes et complexes affectant l'ensemble de l'entreprise. On les appelle des ordres d'activités principales. Il existe plusieurs types de tels documents :

1. Sur la nomination d'un directeur.
2. Sur la création d'une division d'entreprise.
3. Sur la mise en œuvre du tableau des effectifs élaboré.
4. Sur l'introduction d'un système de transfert des salaires par des paiements autres qu'en espèces.
5. À propos des instructions pour remplir une fiche de paie.
6. Sur l'établissement de la réglementation du travail.
7. À propos du licenciement d'un ou plusieurs salariés.
8. Sur les mesures visant à protéger les informations qui constituent un secret commercial.
9. Sur l'établissement de la responsabilité financière collective des travailleurs.

Il existe d'autres types qui concernent également l'activité principale - ils font l'objet d'une inscription dans le journal d'enregistrement. Par ailleurs, il ne faut pas confondre différents types de documents. Par exemple, si un acte portant agrément d'un employé clé dont le poste est précisé dans la charte entre en vigueur (il peut s'agir non seulement du directeur, mais aussi du chef comptable, chef du service de sécurité), un tel arrêté devrait être inscrit au journal pour l'activité principale, et non pour la composition personnelle.

Un autre point important est que les documents liés à l'activité principale et aux questions administratives et économiques sont enregistrés séparément, car ces derniers sont conservés 5 ans. Quant au premier groupe d'actes, ils devraient être conservés de façon permanente ( au moins 75 ans). Le journal est également stocké pendant la même période.

Exemple d'entrée de journal : instructions à remplir

L'enregistrement de la création d'une commande est obligatoire, car dans ce cas le document entre finalement en vigueur. Ainsi, l'entrée lui donne force juridique en tant qu'acte réglementaire interne, obligatoire pour sa mise en œuvre au sein de l'ensemble de l'entreprise ou de sa division distincte spécifique. De plus, grâce au système d'enregistrement rationalisé, la recherche du document souhaité parmi des milliers de documents similaires est grandement simplifiée.

Première page

Sur la page de titre, le responsable écrit :

1. Le nom de l'entreprise, sa forme organisationnelle. Les abréviations courantes sont autorisées - LLC, PJSC et autres, par exemple : Dolce Vita LLC.
2. La date à laquelle le document a été créé. Cela peut ne pas coïncider avec le début de l’année civile, ce qui est normal.
3. La date à laquelle le document a été complété (dernière page complétée). Après cela, la revue est transférée aux archives pour un stockage à long terme (au moins 75 ans).
4. Responsable du maintien – fonction, nom, initiales.
5. Dans la colonne « durée de conservation » indiquez « de manière permanente ».

Enregistrements de commandes

La procédure de création d'un enregistrement peut être établie indépendamment, car il n'y a pas d'exigences légales strictes concernant le formulaire. Habituellement, tous les enregistrements sont enregistrés sous forme de tableau ; indiquer les informations suivantes :

1. Numéro de document – ​​la numérotation s'effectue dans un ordre continu, du début à la fin de l'année. Les documents, dont les informations sont enregistrées dans différents journaux, ont une numérotation différente - les documents sur les principales activités, le personnel, etc. ont leur propre ordre.
2. Vient ensuite la date de publication du document - à partir de ce jour, il entre généralement en vigueur.
3. Ensuite, le titre est donné (exactement comme dans l'ordre). Ici, vous pouvez rédiger un bref résumé.
4. Le nombre de feuilles et de pièces jointes est marqué d'une barre oblique « / ».
5. Dans la colonne « responsable », notez les noms et initiales des employés chargés de l'exécution de l'arrêté émis.
6. Dans la colonne « Familiariser » – les noms et initiales des salariés qui doivent prendre connaissance du texte du document par écrit (sous signature).

Si vous le souhaitez, vous pouvez également insérer une colonne « Notes » dans laquelle, si nécessaire, de brefs commentaires sur les ordres émis sont rédigés.

Une fois le journal terminé, il est nécessaire de formaliser la fin de sa maintenance. Pour ce faire, vous devez d'abord lacer toutes les pages et les attacher avec un cordon. Ensuite, ils notent le nombre de feuilles (pas de pages), mettent une date et une signature avec une transcription (nom, initiales). Ces écritures sont effectuées par la personne responsable qui a tenu le journal pendant toute sa durée (ou la personne remplaçant ce salarié).

Modes de conduite et responsabilité

Le journal de bord peut être tenu de deux manières :

1. Traditionnellement - version manuscrite. On utilise des stylos bleus ou noirs qui ne laissent ni traces ni traces. Toutes les saisies sont faites avec soin, des corrections ne sont possibles que dans des cas exceptionnels. Il faut également s'assurer que le document ne contient pas de pages déchirées, d'encarts supplémentaires (au lieu des précédents), etc.
2. Sous forme électronique : dans ce cas, seul le salarié disposant du droit de signer électroniquement peut effectuer des inscriptions dans le journal et les corriger.

Les employés suivants peuvent être responsables de remplir le document :

• secrétaire;
• secrétaire adjoint;
• les autres salariés nommés sur instructions du directeur.

En règle générale, la méthode de conduite spécifique, ainsi que la personne responsable, sont approuvées par un acte juridique local distinct, adopté dans l'entreprise.

A quoi ressemble le journal de bord ?

La forme de ce document est un petit livre de 64 pages avec une couverture en carton doré (format 210*288 mm). Il y a des trous pour lacer les pages puis archiver le document.

Si le magazine n'a pas été cousu initialement, vous devez le faire vous-même.