Бүтээмжийг нэмэгдүүлэхийн тулд Дэвид Аллены GTD систем. Дэвид Аллены GTD системийн лавлагаа мэдээлэл хадгалах системийг ашиглах

Хамгийн хачирхалтай парадокс бол хүний ​​ухамсар шинэ бодлуудыг бий болгож чаддаг ч хуучин бодлыг нь хадгалахдаа бүтэлгүйтдэг явдал юм. Дэлгүүрээс ямар нэгэн зүйл худалдаж авах эсвэл түлхүүрээ хаана тавих гэх мэт энгийн мэдээллийг ч бид ихэнхдээ мартдаг. Энэ танд танил сонсогдож байна уу? За чи ганцаараа биш. Хэрэв бид ийм энгийн зүйлийг мартчихвал даалгавраа дуусгах, хувийн өндөр бүтээмжтэй байх талаар юу хэлэх вэ.

Goalton.com-д бид үйл ажиллагааныхаа онцлогоос шалтгаалан хувь хүний ​​болон багийн бүтээмжийг нэмэгдүүлэх аливаа арга барилд онцгой анхаарал хандуулдаг. Бидний хувьд энэ чиглэлийн хамгийн сүүлийн үеийн техник, түүнчлэн нэлээд сайн сурталчилсан хуучин техникүүдийг хоёуланг нь байнга хайж, туршиж үзэх нь бидний хувьд жишиг болсон. Өнөөдөр бид GTD-ийн аргыг ашиглан өөрсөддөө мэдэрсэн нюанс, давуу болон сул талуудын талаар ярихыг хүсч байна. Ердийнх шигээ манай мэргэжилтнүүд танд хамгийн их төвлөрсөн дүгнэлтийг гаргаж өгсөн бөгөөд ингэснээр нийтлэлийн төгсгөлд та энэ асуудлын талаар сайн ойлголттой болж, дор хаяж бага зэрэг үр дүнтэй байх болно.

гол утга

Тиймээс, GTD аргын мөн чанар нь хүн ирж буй мэдээллийн урсгалаар толгойгоо эзэлдэг бол зорилгодоо хүрэхэд хэцүү гэсэн үндсэн постулат дээр суурилдаг. Заримдаа бидний амьдралд маш олон бодол санаа, даалгавар, гадны анхаарал сарниулах зүйлс байдаг тул гол зүйл дээр анхаарлаа төвлөрүүлэхэд маш хэцүү байдаг. Тиймээс Дэвид Аллен толгойдоо их хэмжээний мэдээлэл хадгалахгүй, харин шууд ажилд оюун ухаанаа чөлөөлж, бүх мэдээллийг урьд нь тодорхой зохион байгуулалттайгаар гадаад орчинд дамжуулахыг хичээхийг санал болгов.

Д.Аллений дагуу ирж буй мэдээллийн урсгалын нөлөө

Goalton.com-ын арга зүйчдийн баг ажил зохион байгуулах ийм үзэл бодол бүрэн үндэслэлтэй гэж үзэж байна. Амжилтанд хүрсэн хүмүүсийн хувьд өөрийн бодол, үйлдлүүдийн жагсаалтыг бүртгэхЭнэ бол маргаангүй баримт бөгөөд ийм ч учраас дэвтэр, өдрийн тэмдэглэл нь амжилттай бизнесменүүдийн бэлгэдэл болжээ. Илүү их зүйлийг хийхийн тулд хийх ёстой хамгийн эхний зүйл бол толгойгоо буулгах явдал юм. Зөгий үүргийнхээ ажлыг толгойноосоо дурын гадаад хадгалах төхөөрөмж рүү шилжүүлээрэй.

Сүүлийн 10 жил бидэнд компьютерийн хөгжлийн шинэ үе шатыг өгсөн - тэд эцэст нь үнэхээр хувийн, хөнгөн жинтэй, бяцхан болж хувирсан бөгөөд та дэлхийн бараг хаанаас ч дэлхийн сүлжээ эсвэл үүлэн үйлчилгээнд хандах боломжтой болсон. Хэрэглэгчдэд ээлтэй програм хангамж нь таны төсөл, даалгавруудыг бичихэд хялбар бөгөөд визуал байдлаар, оюун ухааны газрын зураг ашиглах эсвэл хийх ажлын жагсаалт үүсгэхийг илүүд үздэг.

Толгойгоо чөлөөлж, юм бичихийн тулд зүгээр л тохиромжтой ажлын менежер суулгаж эсвэл Goalton, Remember the milk, Asana эсвэл Todoist гэх мэт үүлэн үйлчилгээг ашигла.

Хувийн өндөр бүтээмжийг эрэлхийлж буй хүн ажлын үйл явцын удирдлагыг бүрэн хянах ёстой гэдэгтэй бид GTD-ийн зохиогчтой бүрэн санал нийлж байна. Энэ үйл явц нь хэд хэдэн дараалсан үйлдлүүдээс бүрддэг - өгөгдөл цуглуулах, боловсруулах, төслийн талаархи цуглуулсан мэдээллийг тохиромжтой зохион байгуулалт, үе үе хянаж үзэх, тодорхой арга хэмжээ авах шаардлагатай эсэх талаар шийдвэр гаргах чадвар. Бид энэ үйл явц руу хэсэг хугацааны дараа эргэн орох болно, гэхдээ одоохондоо бид үүнийг харааны диаграмаар харуулах болно.

Төлөвлөлт хийх практик

Толгойноосоо хуримтлагдсан бүх зүйлийг буулгасны дараа овоолго болгон ангилах хэрэгтэй. Тиймээс Аллены цагаа төлөвлөх хоёр дахь үзэл баримтлал нь таны ажлыг дүгнэх зургаан түвшний загварт тулгуурладаг. Үнэн хэрэгтээ, GTD-ийн зохиогч хүн өөрийнхөө хэргийг шувууны нүдээр харж чаддаг байх ёстой гэж хэлдэг. Үүнийг хийхийн тулд тэрээр хэтийн төлөвийн 6 түвшинг ялгахыг санал болгож байна.

• Одоогийн үйл явдал
• Одоогийн төслүүд
• Ажил үүргийн хүрээ
• Дараагийн 1-2 жил
• Таван жилийн хэтийн төлөв
• Таны амьдрал ерөнхийдөө

GTD аргачлал нь даалгавраа илүү зөв эрэмбэлэхийн тулд түвшин бүрийг өгөгдсөн давтамжтайгаар хянаж үзэхийг зөвлөж байна. Хэдийгээр бид энэ хандлагыг бага зэрэг хялбаршуулсан гэж үзэж байгаа ч бид энэ мэдэгдэлтэй санал нийлж байна. Энэ талаар Goalton.com-ын арга зүйчдийн хамгийн чухал зөвлөмж нь магадгүй юм Энэ жагсаалтыг орвонгоор нь эргүүлж, амьдралынхаа зорилгыг тодорхойлж, ажлаа төлөвлөж эхлээрэйерөнхийдөө. Хэцүү байна уу? Мөн хэрхэн! Гэхдээ яг энэ асуултын томъёолол нь таны хөгжлийн векторыг үндсээр нь өөрчлөхөд түлхэц өгч байна. Эцсийн эцэст, хэрэв та өдөр бүр ижил зүйлийг тууштай хийвэл таны үр дүн яагаад өөрчлөгдөх ёстой гэж?

Зорилгын талаар бага зэрэг

Өөрийгөө гаднаас нь хараад хэдэн асуултанд үнэнчээр хариулахыг хичээгээрэй - Та амьдралдаа сэтгэл хангалуун байна уу? Түүний чанар хангалттай өндөр үү? Та ажлын өдрийн төгсгөлд ядрах уу, эсвэл эсрэгээрээ нэмэлт энерги авдаг уу? Та 10 жилийн дараа ижил зүйл хийхийг хүсч байна уу? Таны бодлоор хамгийн тохиромжтой хүний ​​амьдрал ямар байдаг вэ?

Энэ бол мэдээж таны амьдралыг илүү гүн ухааны үүднээс авч үзэх бөгөөд энэ нь эрүүл саруул, шударга бус хандлагыг шаарддаг, гэхдээ энэ бол таны амьдрал бөгөөд аяллын төгсгөлд баяр баясгаланг мэдрэхийн тулд та өөртөө зөв удирдамж тавих хэрэгтэй. Ийм удирдамжаар бид танд байх ёстой тодорхой шинж чанаруудыг тодорхойлохыг хэлнэ. Бүр тодруулбал, зөвхөн "та" биш, харин "хамгийн сайн нь чи". Нэг л мэдэхэд "хамгийн сайн би" гэсэн ойлголт, та онцгой үйлдэл хийхгүйгээр илүү сайн болж чадахгүй гэдгийг шууд ойлгох болно.

Практикт шошго ба контекст

Гэхдээ Дэвид Аллены санаа руу буцъя. Дээрх нь GTD-тэй төстэй юу? Харамсалтай нь зөвхөн хэсэгчлэн. Бидний санал болгож буй төлөвлөлтийн аргачлалыг илүү идэвхтэй гэж үздэг бол "Ажлаа дуусгах" аргачлалыг илүү идэвхтэй гэж үзэж байна. Ялгаа нь юу вэ?

Баримт нь реактив хандлага нь нэрнээс нь харахад тодорхой үйл явдалд үзүүлэх хариу үйлдэл юм. Ялангуяа GTD арга нь "контекст" гэж нэрлэгддэг, өөрөөр хэлбэл таны тодорхой үйлдэл хийх нөхцөлийг ашиглахыг идэвхтэй дэмждэг. Дэлхий дээр контекст хэт ачааллаас болж зовж шаналж буй олон төрлийн програм хангамж байдаг.

Контекст гэж юу вэ? Эдгээр нь тодорхой ажлуудыг тэмдэглэх зарим шошго юм. Уг нь өгөгдсөн шалгуурын дагуу даалгавруудыг бүлэглэх аргын тухай ярьж байна. Энгийн жишээгээр тайлбарлая: та зарим ажлыг "Жон" гэсэн шошготой (контекст) тэмдэглэж, Жонтой уулзахдаа түүнтэй яг эдгээр даалгавруудыг ярилцдаг. Энэ нь маш тохиромжтой харагдаж байна, учир нь одоо та түүнээс асуулт асуухаа мартахгүй. Үүний нэгэн адил, та "толгой оффис" гэх мэт газарзүйн байршлын агуулгаар нь даалгавруудыг тэмдэглэж, "толгой оффис" гэж нэрлэгддэг газарт байхдаа тодорхой ажлуудыг шийдэж болно.

Goalton.com дээр GTD аргачлалыг хэрэгжүүлэх жишээ

Та өөрийн мэдэлд байгаа зүйлээс хамааран тусдаа хэргийн бүлэг үүсгэж болно чөлөөт цагийн хэмжээ. Жишээлбэл, дээрх дэлгэцийн агшинд та хийх ажлын жагсаалтыг үргэлжлэх хугацаанд нь хуваасан байна:

• 5 минутын турш хийх зүйлс
• хагас цагийн турш хийх зүйлс
• 1 цагийн турш хийх зүйлс
• 3 цагийн турш хийх зүйлс

Одоо, хэрэв танд хагас цаг чөлөөт цаг байгаа бол GTD аргын дагуу та тохирох "хагас цаг" хэсгийг харж, тэндээс хийх нэг зүйлийг сонгох хэрэгтэй. Жишээлбэл, та илтгэлийнхээ слайдуудыг шалгаж болно.

Ерөнхийдөө Д.Аллены арга нь туйлын энгийн тул дэлхийн өнцөг булан бүрт олон мянган шүтэн бишрэгчидтэй байдаг. Та эхлээд бүх хийх зүйлсээ Ирсэн имэйл хайрцагт (INBOX) хийж, дараа нь тухайн хийх зүйлсээ байршлын нөхцөл, хүмүүсийн нөхцөлөөр эсвэл цаг заваар нь үе үе хуваарилдаг. Тусдаа хавтаснуудад та лавлах материал эсвэл өөрт тааралдсан хэрэгтэй холбоосуудыг байрлуулна. Ирээдүйд та тэдэнтэй ямар нэг зүйл хийх шаардлагатай эсэхээ шийдэхийн тулд тэдэн рүү үргэлж эргэж ирж болно. Хэрэв та ямар нэг ажлыг хамт ажиллагсаддаа даалгасан бол үүнийг "Төлөөлөгдсөн" хавтас руу шилжүүлээрэй.

Таны харж байгаагаар, жишээлбэл, Goalton.com ашиглан GTD аргыг ашиглах нь үнэхээр энгийн зүйл юм! Систем нь хэд хэдэн лавлах, жишээлбэл, таны харилцагчдын хаягийн дэвтэр, суурилуулсан хуанли зэргийг харгалзан үзвэл таны ажлыг удирдах нь маш хялбар бөгөөд тохиромжтой болно.

GTD-ийн сул талуудын талаар ярилцъя

Санал болгож буй арга нь хэрэглэхэд хялбар бөгөөд ашиглалтын эхний өдрөөс маш сайн үр дүнг өгдөг. Харин ажилдаа бодитой байж, илүү үр дүнтэй байхын тулд бага зэрэг шүүмжилье.

Тиймээс, хэрэв та маш муу зохион байгуулалттай хүн бөгөөд бүх зүйл гараасаа унадаг бол танд юу ч хийх цаг байхгүй, чухал зүйл хийхээ мартдаг бол арга нь мэдээж сайн байх болно. Тэр үнэхээр таны хэргийг цэгцлэх болно, үр дүн нь тун удахгүй харагдах болно. Гэхдээ энэ бол реактив арга, өөрөөр хэлбэл та гадны үйл явдлуудад хариу үйлдэл үзүүлдэг гэдгийг санаарай.

IN идэвхтэй Goalton.com-ын багийн дагаж мөрдөж буй аргууд нь эдгээр зорилго нь хувийн эсвэл ажлын эсэхээс үл хамааран контекст дээр биш, харин таны Зорилго дээр гол байр суурийг эзэлдэг. Өөрөөр хэлбэл, хэрэв та ямар нэгэн чухал зорилгоо тодорхойлж, түүндээ өндөр ач холбогдол өгсөн бол та жагсаалтаасаа даалгавруудыг авч, гадаад нөхцөл байдлыг харгалзан үзэхгүй, харин тэргүүлэх ач холбогдлоор нь авч үзэх хэрэгтэй гэж бид үзэж байна.

Дээр дурдсан жишээний хувьд энэ нь Жоныг санамсаргүй байдлаар уулзахыг хүлээхгүйгээр өөрөө дуудаж болно гэсэн үг юм. Үүний зэрэгцээ, та түүнтэй "Жон" гэж тэмдэглэгдсэн бүх асуудлыг хэлэлцэх шаардлагагүй - үүний оронд зөвхөн өөрийн тэргүүлэх ач холбогдол бүхий чухал асуудлыг хэлэлцэж, зөвхөн үүн дээр анхаарлаа төвлөрүүл. Нөхцөл байдал "төв оффис" -той төстэй - яагаад зөв нөхцөлийг хүлээх ёстой гэж? Хэрэв танд хэрэгтэй зорилгодоо хүрэх чухал ажил байгаа бол төв оффис дээр очиж, цаг алдалгүй асуудлаа шийдээрэй. Энэ бол реактив болон идэвхтэй хандлагын ялгаа юм. Голтоны тогтолцооны үзэл суртал бүхэлдээ Зорилгын тэргүүнд захирагддаг бөгөөд даалгаврын бүлэглэлийг шошго, нөхцөлт нөхцөл байдлын дагуу бус харин төсөл, цаг хугацааны шалгуурын дагуу нарийн хийх ёстой гэж бид үзэж байна.

"Шошго нь бүтцийн сэтгэлгээний дайсан юм. Шошгоны хор хөнөөл нь тэдгээрийн хялбар хүртээмжтэй, гадны хор хөнөөлгүй байдалд оршдог. Тэд ихэвчлэн төлөвлөгч дээр сайхан харагддаг бөгөөд олон янзын хөөрхөн өнгөтэй байдаг. Тэдгээрийг хэрэглэхэд хялбар бөгөөд ямар ч зүйлийг тэмдэглэхэд ашиглаж болно. Яагаад ийм олон хүмүүс шошгонд дуртай байдаг вэ? Учир нь системд шошго байхгүй бол та бодох хэрэгтэй. Энэ эсвэл өөр даалгаврыг хаана хуваарилах талаар бодож, энэ ажлыг үйл ажиллагааны ерөнхий гинжин хэлхээнд хэрхэн нэгтгэх талаар бодож үзээрэй. Өгөгдсөн үйлдлийг хийх нь хэр зэрэг цаг үеэ олсон эсвэл тохиромжтой байх, энэ нь үйлдэл эсвэл зүгээр л бодол уу гэдгийг бодоорой. Шошгогүй бол та маш их бодож, санаагаа илүү практик зүйл болгон хувиргах эсвэл бүрмөсөн орхих хэрэгтэй. Гэхдээ энэ нь таны зорилго биш гэж үү? Шошго нь муу зуршил юм. Тэднээс татгалзахыг хичээгээрэй - эхлээд та эвгүй байх болно, гэхдээ дараа нь үр дүнг нь харах болно."

Дэвид Аллен өөрөө түүний санал болгож буй арга нь сайн боловч төгс биш гэдгийг ойлгосон нь ойлгомжтой. Тийм ч учраас тэрээр гайхалтай номынхоо нэг хэсгийг илүү гүнзгий бодож, эргэцүүлэн бодохыг шаарддаг "ердийн бус тохиолдлуудад" зориулжээ. Үүний үр дүнд түүний аргачлалыг хэвтээ төлөвлөлтийн аргаас гадна босоо байдлаар нэмж оруулсан бөгөөд үүнд бидний үзэж байгаагаар маш чухал ач холбогдолтой талуудыг багтаасан болно.

• Зорилго тавих
• Алсын харааг бий болгох
• Оюуны шуурга
• Тодорхой үйлдлүүдийг тодорхойлох

Санал болгож буй ангилал, мэдээлэл хадгалах аргууд дээр үндэслэн Аллен энэ үйл явцыг нэлээд төөрөгдүүлсэн байдлаар танилцуулсан ч энэ үйл явцыг ихээхэн хөнгөвчилсөн. Төөрөгдөлийн үндэс нь тодорхой алгоритмгүй, ижил төстэй контекст ашиглах явдал бөгөөд зохиогч үүнийг хэзээ ч орхиогүй бөгөөд энэ нь "дараагийн тодорхой үйлдлүүдийн талаар санаа авах, зөв ​​цагт зөв сануулга авах боломжийг олгодог" гэж үздэг. мөн зөв газартаа." За, үүний төлөө түүнийг хэтэрхий хатуу шүүмжлэх хэрэггүй. Эцсийн эцэст бүх хүмүүс сэтгэцийн болон зан чанарын шинж чанараараа бие биенээсээ арай өөр байдаг. Магадгүй зарим хүмүүсийн хувьд бизнес эрхлэхэд реактив хандлага илүү тохиромжтой байдаг.

Хийх арга техникийг тоймлон дүгнэж хэлэхэд би нэг эерэг зүйлд анхаарлаа хандуулахыг хүсч байна. Аргын зохиогч нь ирж буй мэдээллийг боловсруулах нэлээд энгийн бөгөөд сайн бүтэцтэй схемийг санал болгосноор хувийн бүтээмжийг хөгжүүлэхэд хамгийн үнэтэй хувь нэмэр оруулсан байж магадгүй юм. Зургаас харахад энэ диаграмм нь ирж буй мэдээллийг тархиа цээжлэхээс чөлөөлөхийн тулд юу хийх талаар алхам алхмаар зааварчилгааг дүрсэлсэн байна.

Дэвид Аллены "Гүйцсэн зүйл" график

Манай мэргэжилтнүүд энэ схемтэй ихээхэн санал нийлж байгаа бөгөөд энэ нь гайхалтай үр дүнд хүрэхийг хүсч буй хүмүүст маш сайн туслах болно гэж үздэг. Гэсэн хэдий ч, энэ схем нь маш чухал дутагдалтай байгааг анхааруулах нь бидний үүрэг гэж үздэг бөгөөд Goalton.com-ын баг үүнтэй эрс санал нийлэхгүй байна. Баримт нь уг схемд жижиг ажлуудад тэргүүлэх ач холбогдол өгөх шаардлагатай гэсэн логик салбар байдаг. "Энэ нь 2 минутаас бага хугацаа шаардагдах уу - үүнийг даруй хийх үү" GTD уриа юм. Аллен энэ элементийг нэвтрүүлэхдээ юуг удирдаж байсныг бид ойлгож байна - тэр хүмүүсийг заримдаа таны тархинд ядаргаатай эргэлддэг жижиг ажлуудаас аврахыг хүссэн. Гэхдээ энд бас том тэсрэх бөмбөг тавьсан байж магадгүй.

Нэг зүйлийн зарчмын тухай нийтлэлдээ бид анхаарлаа төвлөрүүлэх, анхаарал төвлөрүүлэх, хүсэл зоригтой холбоотой зарим асуудлыг нарийвчлан авч үзсэн. Сонгосон үйл ажиллагааг хийх боломжийг бидэнд олгодог хүсэл зориг нь биднийг өөр зүйл рүү шилжих оролдлого хийхээс сэргийлдэг. Гэхдээ ВӨдөр өнгөрөх тусам таны хүсэл зориг, оюун санааны эрч хүч шавхагдана.. Тэгэхээр үүнийг хоёр минутын жижиг ажлуудад зарцуулах нь утга учиртай юу? Бид үгүй ​​гэж бодож байна. Ямар ч тохиолдолд та өдөржингөө жижиг сажиг зүйлээр эхэлж болохгүй - ажлын өдрөө үргэлж үндсэн ажлаас эхлүүлээрэй!

Үнэн хэрэгтээ та юу хийхээ зарчмын хувьд тодорхойлохоос гадна даалгавраа хэрхэн яаж хийх вэ гэдэг нь маш чухал юм. Ихэнх шинжлэх ухааны судалгаагаар хүний ​​хамгийн том дайсан бол түүнийх гэдгийг тодорхой харуулж байна ажил дээрээ анхаарлаа төвлөрүүлэх чадваргүй байх. Дашрамд хэлэхэд, энэ талаар сонирхож буй хүмүүст бид улаан лоолийн аргын талаар уншихыг зөвлөж байна. Ямар нэгэн зүйлд сатааралгүйгээр тодорхой ажил дээр тодорхой хугацаанд ажиллах чадвар (болон олж авсан ур чадвар, дадал зуршил) нь амжилтанд хүрэхэд чухал үүрэгтэй гэдэгт бид чин сэтгэлээсээ итгэдэг. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та эхлээд богино ажлуудыг хийдэг GTD зааврыг анхаарч үзвэл, та зөвхөн эдгээр богино ажлуудыг өдөржин хийх эрсдэлтэй.

Хэн нэгэн асууж магадгүй: Энэ юу нь болохгүй байна вэ? Нэгдүгээрт, танд богино санагдаж байсан зүйл үнэхээр их цаг хугацаа шаардаж магадгүй юм. Хоёрдугаарт, та эхлээд чухал ажлуудыг хийх хэрэгтэй (өөрөөр хэлбэл үнэ цэнээрээ өндөр ач холбогдол өгдөг) богино биш. Гуравдугаарт, аливаа хүний ​​эрчим хүчний хангамж хязгаарлагдмал байдаг бөгөөд энэ нь богино арван ажлыг хийснээр та бүх хүч чадал, урам зоригоо зарцуулж чадна гэсэн үг юм. Даалгавруудын хооронд шилжих нь таны тархины үйл ажиллагааны эрчим хүч зарцуулдаг хэсэг гэдгийг бүү мартаарай. Даалгавруудын хооронд шилжих зардал болон олон ажил хийх аюулын талаар бид өмнөх нийтлэлдээ дэлгэрэнгүй ярьсан.

Бидний дүгнэлт

Бүтээмжийн үйлчилгээний асуудал нь тус бүр нь таныг бүх асуудлыг шийдэж, мэдээлэл хадгалах, харилцах боломжтой газар гэж үздэг. Ихэнх үйлчилгээ танаас тэргүүлэх чиглэлээ тодорхойлж, үүний дагуу ажиллахыг шаарддаг.

Гэхдээ цөөхөн хүн чухал ажлуудыг гүйцэтгэхэд анхаарлаа төвлөрүүлж, бүх төрлийн жижиг зүйлд анхаарлаа хандуулдаггүй: яаралтай ажил, хамт олон, найз нөхөд, танилуудын хүсэлт. Олон ажил байгаа үед тэдгээрийг шийдвэрлэхэд хэцүү байдаг. Тиймээс бодит байдал дээр та асуудлаа зохицуулахын тулд хэд хэдэн үйлчилгээг ашиглах хэрэгтэй болдог. Ажил завгүй болох үед бид эдгээр үйлчилгээ, жагсаалтад андуурч, эцэст нь ашиглахаа больдог.

Getting Things Done (GTD) техник нь аливаа асуудлыг шийдэж чадах нэгдсэн системийг бий болгох бүх нийтийн төлөвлөгөөг өгдөг. Та юу ч мартахгүй гэдэгт итгэлтэй байх тул санаа зовох хэрэггүй, тайвширч болно. Тохиромжтой үед систем нь юу хийх, юунд анхаарлаа хандуулахыг танд хэлэх болно.

Тэгвэл яагаад ийм олон хүн бүтээмжгүй ажилладаг вэ?

Хэт олон төсөл, даалгавар, даалгавар байгаа үед хүмүүс үр ашиггүй ажиллаж эхэлдэг. Энэ бүгдийг толгойдоо байлгах нь тэдэнд хэцүү байдаг, тэр ч байтугай тэргүүлэх ач холбогдол өгдөггүй. Тиймээс, нэг бол юу ч хийгээгүй, эсвэл хамгийн хялбар зүйл хийж, чухал зүйлээ хийдэг. Өөр нэг асуудал гарч ирдэг: яаралтай ажлуудыг өчигдөр шийдэх шаардлагатай үед.

Үүнээс гадна хүн хурдан ядарч, цочромтгой болж эхэлдэг. Тэрээр ердийн цагийн дугуйнд унасан хэрэм шиг байнга гүйдэг бол үнэхээр чухал, мөнгөний болон стратегийн төслүүд хажуугаар нь үлддэг.

2001 онд хэвлэгдсэн, дэлхий даяар бестселлер болсон номонд Дэвид Аллены тайлбарласан "Хийх зүйл" систем нь энэ байдлыг даван туулахад туслах болно.

Таны мэдэх ёстой GTD-ийн үндсэн ойлголтуудын талаар надад хэлээч

Тогтмол- эдгээр нь хүмүүсийг зовоож, анхаарал сарниулж, эрч хүч зарцуулдаг зүйлс, бодол санаа, санаа зоволт юм. Даалгаврыг даалгавар болгон хувиргах хүртэл үүнийг хянах боломжгүй. Ижил асуудлын талаар дахин дахин бодох нь бүтээлч энергийг үр ашиггүй зарцуулж, бухимдал, стрессийг бий болгодог.

GTD-ийн зорилго нь таны толгойг ердийн байдлаас чөлөөлж, дотоод хурцадмал байдлыг арилгах явдал юм.

Хүний ажлын санах ой- богино хугацааны санах ой байрладаг тархины хэсэг. Энд бид ихэвчлэн дуусаагүй байгаа ажил, бусад хүмүүст амласан амлалт, биднийг зовоож буй бусад бодлуудыг тавьдаг. Харамсалтай нь тархины хэвийн үйл ажиллагааг хангахын тулд хэр их дэг журам хадгалахад хязгаар бий. Хэрэв таны RAM дүүрсэн бол та жижиг зүйлд сатаарч, зорилгоо мартдаг бөгөөд энэ нь стресст хүргэдэг.

Мэдээлэл цуглуулах хэрэгсэл- Мэдээлэл хаашаа явж, юу хийх шаардлагатайг хаана бүртгэдэг. Жишээлбэл:

• зохион байгуулагчид;
• дэвтэр;
• Имэйл;
• хуанли;
• Диктофон.

Ирсэн имэйл- Таны ажил хэрэг, даалгавар болгон хувиргадаг ердийн нэг репозитор. Ирсэн имэйлтэй ажиллах хамгийн чухал дүрмүүдийн нэг бол үүнийг тогтмол хоослох явдал юм.

Энгийн алхамууд- шаарддаг нэг алхамтай үйлдлүүд. Практикт ийм асуудалд таван минут зарцуулах нь илүү тохиромжтой байдаг.

Төсөл- нэгээс илүү алхам хийх шаардлагатай даалгавар. Та төслийн талаар санамж үлдээж, дуусгах эхний алхмуудыг тайлбарлах хэрэгтэй. Үүний үр дүнд төсөл нь дараагийн таван минутын дотор дуусгаж, эцсийн үр дүнг авах боломжтой энгийн үйлдэл болж хувирдаг.

Төсөл нь хариуцах хүмүүс, эцсийн хугацаа, ангилал (жишээ нь, "Маркетинг", "Хууль эрх зүй", "Хөгжил"), даалгавар бүхий жижиг картуудын холбоосыг харуулсан карт эсвэл файлын холбоостой байх ёстой. Ийм бүтцийг зохион байгуулах нь тохиромжтой.

Контекст жагсаалт- тодорхой нөхцөлд гүйцэтгэхэд тохиромжтой зүйлсийн жагсаалт. Жишээлбэл, "Дэлгүүр" гэсэн контекст жагсаалтад дэлгүүрээс худалдаж авах шаардлагатай зүйлс, бүтээгдэхүүний жагсаалт байх болно. Дуудлагын жагсаалт нь таныг чөлөөтэй үед хийх дуудлагын жагсаалтыг агуулж болно.

Хамтран ажиллаж, харилцаж буй хүмүүстээ зориулж бие даасан контекст жагсаалт гаргах нь тохиромжтой. Тодорхой хүнтэй уулзахдаа та жагсаалтыг хурдан нээж, шаардлагатай асуудлыг шийдэж чадна.

Хуанли хэрхэн ашиглах вэ?

Та оруулах ёстой:

• тодорхой цагт хийх ёстой үйлдлүүд (хурал, бизнес уулзалт, семинар);
• тодорхой өдөр хийх шаардлагатай үйлдлүүд (тодорхой огноогоор төслийг дуусгах, чуулганд оролцох);
• тодорхой огнооны тухай мэдээлэл (төрсөн өдөр, баяр).

Би эдгээр бүх зүйлийг бичихдээ Google Calendar ашигладаг. Энэ үйлчилгээ тохиромжтой, учир нь:

• утас болон компьютерээс ашиглах боломжтой;
• Та нэг дэлгэц дээр нэг дор хэд хэдэн хуанли харуулах боломжтой;
• Таны ухаалаг гар утсанд сануулагч байдаг.

Хэрэв та хуанлидаа ямар нэгэн зүйл оруулбал дуусгах эсвэл өөр огноо руу шилжүүлэх болно. Өдөр өдрөөр байнга шилждэг ажлын жагсаалтаар хуанлигаа эмх замбараагүй болгох шаардлагагүй. Ийм жагсаалтын хувьд тусдаа шийдэл байдаг.

Хэрэв та тодорхой цагт үйлчлүүлэгч, ханган нийлүүлэгч эсвэл гэрээлэгч рүү байнга залгах шаардлагатай бол CRM системийг ашиглах нь дээр.

Та ямар жагсаалтыг хадгалах ёстой вэ?

Тэргүүлэх үйл ажиллагааны жагсаалт

Долоо хоногийн тайлангаа бичиж, өрсөлдөгчийн вэбсайтыг судалж, шуудангийн хайрцган дээрх ирсэн хайрцгийг хоослох, дизайнеруудад зориулсан техникийн тодорхойлолтыг бий болгох - эдгээр бүх үйлдлүүд нь хоёр минутаас илүү хугацаа шаардагдах боловч хэн нэгэнд шилжүүлэх боломжгүй. Бид ийм зүйлийг нэн тэргүүнд хийх ажлуудын жагсаалтад оруулж, өдрийн турш дуусгадаг.

Ийм жагсаалттай ажиллах дүрэм:

• Олон жагсаалт байх ёсгүй, хоёроос гурав нь хангалттай. Жишээлбэл, "Хувийн", "Ажил", "Гэр бүл". Хэрэв таны жагсаалтад тодорхой өдөр хийх ажил байгаа бол хуанлидаа сануулагч суулгаарай.
• Энэ жагсаалтад байгаа ажлуудыг контекстээр нь тэмдэглэх нь тохиромжтой: "Зам дээр", "Компьютер дээр", "Унших", "Худалдан авах", "Амлалтууд". Даалгаврууд нэг буюу хэд хэдэн шошготой байж болно. Жишээлбэл, "Нохойгоор алхаарай" даалгаврыг "Хувийн" төсөл болон "Амлалтууд" шошгонд хуваарилах болно.
• Жагсаалтдаа ажил нэмэхээсээ өмнө үүнийг хийх шаардлагатай эсэхээ бодож үзээрэй. Хэрэв хариулт нь тийм бол энэ ажлыг өөрөө хийх шаардлагатай эсэхээ шийдээрэй. Эцсийн эцэст, та доод албан тушаалтанд дуут мессеж илгээж, түүнд төлөөлөх боломжтой. Таны өгсөн даалгаварууд "Тогтоосон" гэсэн шошготой байх болно. Энэ нь "Ажлын" жагсаалт болон "Хувийн" жагсаалтын аль алиных нь зүйлсийг агуулна.
• Жагсаалтыг тогтмол хянаж үзээрэй. Чөлөөт цаг гарвал үүнийг хий. Хамгийн түрүүнд хийх ёстой зүйлсийг дээд тал руу нь шилжүүл.
• Сард ядаж нэг удаа хийх зүйлсийнхээ жагсаалтаа арилга.

Хэзээ нэгэн цагт жагсаалт

Энэ жагсаалтад идэвхтэй үйлдэл хийх шаардлагагүй зүйлсийг агуулсан болно. Энэ нь байж болох юм:

• худалдан авахыг хүссэн ном, бичлэг, видео сургалт;
• эзэмшихийг хүсч буй хэрэгцээтэй зүйлс;
• таны очихыг хүсч буй газрууд;
• таны худалдаж авахыг хүссэн зүйлс.

Та энэ жагсаалтыг үе үе харж, тэмдэглэл хөтөлж, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх зорилго болгон хувиргах хэрэгтэй.

Ирээдүйд хэрэг болох лавлагаа мэдээллийг хэрхэн хадгалах вэ?

Энэ мэдээлэл нь арга хэмжээ авах шаардлагагүй. Энэ мэдээллийг хадгалах гол шалгуурууд нь:

• Гарчиг, шошго, товч тайлбараар тохиромжтой хайлт.
• Мэдээллийг хадгалахад хялбар болгох.
• Зөн совингийн мэдээлэл хадгалах бүтэц. Шинэ өгөгдөл гарч ирэхэд та ангилал болон дэд ангиллыг хаана байрлуулахаа хурдан сонгох хэрэгтэй.
• Ямар ч төхөөрөмжөөс хадгалах боломжтой.

Заавал GTD зан үйл байдаг уу?

Тийм ээ, тэдгээрийн хэд хэдэн нь бий.

Ирсэн имэйл хайрцагт байгаа бүх мэдээллийг цуглуулж байна

Мэдээлэл цуглуулах олон хэрэгсэл байдаг. Гэхдээ энэ бүхэн нэг газар урсах ёстой бөгөөд та үргэлжлүүлэн ажиллах болно.

Ирсэн хайрцгийг хоослох

Долоо хоногт нэг юм уу хоёр удаа та Ирсэн имэйлийн жагсаалтыг хянаж, хавтас эсвэл шошго болгон цуглуулсан зүйлсийг ангилах хэрэгтэй болно. Энэхүү зан үйл нь үйлдлийн тодорхой алгоритм, тэдгээрийн системчилсэн давталтын үр дүнд бий болсон зуршил болох ёстой.

Та долоо хоног бүр хийх ажлын жагсаалтаа хэрхэн цэвэрлэх талаар алхам алхмаар энгийн төлөвлөгөөтэй байх ёстой. Хэргийг ангилсан өдрүүдээ тэмдэглэх хуанли хөтөл. Жишээлбэл, 30 хоногийн дотор 20-оос доошгүй хоногийн дотор ирсэн имэйлээ хоослоод хуанли дээрээ хоногуудыг тэмдэглэвэл өөртөө шагнал өг.

Нэн тэргүүнд хийх ажлуудын жагсаалт болон "Хэзээ нэгэн цагт" жагсаалтыг хянаж, эрэмбэлэх

Жагсаалтыг хянахдаа тэргүүлэх чиглэлийг зөв тодорхойлж, давуу талаа бодитойгоор тооцоолох нь чухал юм. Энэ нь хэт их даалгаврыг өөртөө үүрэхгүй, үр дүнгүй байдлаа ухамсарлахгүйн тулд зайлшгүй шаардлагатай.

Нэмэлт сагсыг устгах

Ихэнхдээ хамт ажиллагсад, түншүүдтэйгээ харилцах явцад шинэ шуудангийн хайрцаг, баримт бичиг, жагсаалт гарч ирдэг.

Таны даалгавар бол өгөгдлийг "Ирсэн имэйл" хавтас руу оруулахын тулд бүх зүйлийг аль болох автоматжуулах явдал юм.

Энэ нь шуудангийн хайрцаг эсвэл цахим төлөвлөгч байж болно. Үйлчилгээ болон Zapier нь мэдээллийг автоматжуулах, дахин чиглүүлэхэд тохиромжтой. Мэдээлэл цуглуулах сагс цөөн байх ёстой.

"Ирсэн имэйл" сагстай хэрхэн ажиллаж, түүнд хуримтлагдсан зүйлсийг ангилах вэ?

Эхлээд ирсэн имэйл хайрцагнаасаа ажил, хийх зүйл эсвэл мэдээллийг гаргаж ирээд “Энэ юу вэ? Үнэхээр ямар нэг зүйл хийх шаардлагатай юу?"

Хэрэв та юу ч хийх шаардлагагүй бол хоёр сонголт байна. Хэрэггүй болсон хог байвал хаячих. Хэрэгтэй мэдээлэл байвал архивт оруулаарай. Энэ нь өөрт хэрэгтэй зүйлээ олоход хялбар болгохын тулд категори болон шошгоор бүтэцлэгдсэн байх ёстой.

Хэрэв та мэдээлэлтэй ямар нэгэн зүйл хийх шаардлагатай бол гурван сонголт байна:

1. Шаардлагатай зүйлээ хий.Хэрэв үйлдэл нь чухал бөгөөд 2-5 минутаас илүү хугацаа шаардагдахгүй.

2.Хэн нэгэнд төлөөлөх.Хэрэв нэг үйл ажиллагаа хоёр минутаас илүү хугацаа шаардагдах юм бол та үүнийг хэн нэгэнд даалгаж чадах эсэхээ бодож үзээрэй.

Та хэн нэгэнд даалгахдаа дараахь зүйлийг бичих ёстой.

• эцсийн үр дүн;
• ажлын төлөвлөгөө (зорилго хүрэх зам);
• ажил дуусах огноо;
• хяналтын огноо, түүнд бэлэн байх ёстой үр дүн (завсрын буюу эцсийн).

3. Ирээдүйд зориулж хойш тавь.Үүнд:

• хүссэн үр дүн;
• хамгийн ойрын дараагийн арга хэмжээ авах. Санаж байгаарай: төслийг бүхэлд нь дуусгах боломжгүй, та зөвхөн эцсийн үр дүнд ойртуулах тодорхой энгийн алхмуудыг хийх боломжтой;
• эцсийн хугацаа. Хэрэв танд тодорхой цаг хугацаа байхгүй бол үйл ажиллагааг "Хэзээ нэгэн цагт" жагсаалтад оруулаарай.

Та товлосон өдөр хүлээн авахын тулд өөр рүүгээ мессеж илгээж болно. Үүний тулд хүссэн өдрөө сануулагчтай Google Хуанли болон тодорхой цагт танд захидал илгээх имэйл програм хоёулаа тохиромжтой.

Ажлаа хэрхэн төлөвлөх вэ?

Бүх ажлыг гурван үйл ажиллагаанд хувааж болно.

1. Урьдчилан төлөвлөсөн зүйлээ хэрэгжүүлэх. Эдгээр нь таныг зорилгодоо ойртуулах стратегийн чухал зүйлүүд эсвэл зүгээр л хийх ёстой ердийн зүйл байж болно.
2. Ажлыг санаанд оромгүй байдлаар хийх. Энэ нь өдрийн турш хамт ажиллагсад, менежерүүдийн даалгавар, үйлчлүүлэгчдээс ирсэн захидал юм.
3. Цаашдын ажлыг төлөвлөх: жагсаалт гаргах, засварлах, эрэмбэлэх. Энэ цэг нь төлөвлөлтийн төлөө төлөвлөөгүй тул таны цагийг их авах ёсгүй.

Даалгавар, даалгаврыг төлөвлөх практикийг (санамжийн дэвтэр) Дэвид Аллены номонд тайлбарласан болно.

Дэвид Аллен

Хувийн үр ашиг, цагийн менежментийн зөвлөх, GTD бүтээмжийн аргын зохиогч

Дурсгалын номонд 43 хавтас хэрэгтэй: 31 нь 1-ээс 31 хүртэлх тоогоор, өөр 12 нь саруудын нэрээр тэмдэглэгдсэн байна. Маргаашийн өдрөөс эхлэн өдөр тутмын хавтсыг урд талд байрлуулна. 31 гэсэн тоотой хавтасны ард ирэх сарын хавтас, ард нь үлдсэн саруудтай хавтаснууд байна.

Дараагийн өдрийн хавтасны агуулгыг өдөр бүр хогийн сав руу шилжүүлж, дараа нь хавтасыг өдөр тутмын сүүлчийн хавтасны ард (дараагийн сар руу шилжүүлсэн мэт) байрлуулна. Тухайн сарын 31-р хавтасыг хоослоход ард нь шинэ сарын нэртэй хавтас, ард нь шинэ сарын өдрүүдийн хавтаснууд байх болно. Үүний нэгэн адил, өнгөрсөн сартай хавтсыг дараа жил рүү шилжүүлнэ.

Тодорхой хавтсанд та тодорхой үйлдэл шаарддаг баримт бичгүүдийг хадгалах хэрэгтэй (бөглөх шаардлагатай маягт, илгээх шаардлагатай захидал).
Систем ажиллахын тулд өдөр бүр шинэчлэгдэж байх ёстой. Хэрэв та маргаашийн хавтсыг шинэчлэхээ мартвал системд итгэх боломжгүй болно. Өөр арга замаар шийдвэрлэх шаардлагатай чухал мэдээллийг алдах болно.

Хэрэв та хэд хоног явах гэж байгаа бол явахаасаа өмнө байхгүй байх өдрүүдийнхээ хавтсыг шалгах хэрэгтэй.

Орчин үеийн төлөвлөлтийн системийг харгалзан практик дээр үүнийг хэрхэн зохион байгуулах вэ.

1. Санах ойн дэвтрийн оронд өдөр бүр хийх ажлын жагсаалт бүхий зохион байгуулагчийг ашиглаж, түүнд тухайн өдрийн даалгавруудыг оруулна уу. Цагийн мэдрэмжтэй товлолт, даалгавруудыг эхлээд бичиж, сануулагчийг тохируулах хэрэгтэй бөгөөд ингэснээр систем танд урьдчилан мэдэгдэнэ.
2. Сард хийх ажлын жагсаалт бүхий файл үүсгэ. Энэ бол таны энэ хугацаанд хийхийг хүсч буй зүйлсийн жагсаалт юм. Та сарын турш түүнд ямар нэгэн зүйл нэмдэг. Даалгаврын үнэлгээг долоо хоногт нэг удаа хийх ёстой. Төлөвлөгөө хийхдээ нэн тэргүүнд хийх ажлуудаа ойлгохын тулд хамгийн чухал ажлуудаа долоо хоногоор нь хуваарил. Та эхлээд тэдгээрийг дуусгах болно, эс тэгвээс таны бүх цаг хугацаа жижиг, яаралтай асуудалд зарцуулагдах болно.
3. Жилийн төлөвлөгөөтэй файл үүсгэ. Үүнийг сард нэг удаа хянаж байх ёстой. Энэ файлын зүйлсийг тухайн сарын төлөвлөгөөнд шилжүүлсэн.
4. 3-5 жилийн урт хугацааны зорилгод тулгуурлан жилийн төлөвлөгөө гарга. Жилийн эцсээр эсвэл амралтын үеэр толгойгоо өдөр тутмын ажилд ачаалалгүй үед эдгээр зүйлийг бичих нь дээр.

Эдгээр дөрвөн зүйл бол Дэвид Аллен байгалийн төлөвлөлтийн систем гэж нэрлэдэг. Энэхүү систем нь танд чухал зорилгодоо хүрэх боломжийг олгодог бөгөөд ердийн зүйлд цаг үрэхгүй.

Аливаа төслийг төлөвлөхөд ашиглаж болох бүх нийтийн төлөвлөгөө байдаг уу?

Тийм ээ, мэдээж. Дэвид Аллен үүнийг байгалийн төлөвлөлтийн загвар гэж нэрлэдэг. Энэ нь хэд хэдэн алхамаас бүрдэнэ.

Алхам 1. Хамгийн тохиромжтой үр дүнгийн зорилго ба зураг

Эцсийн үр дүнг тодорхойл, эсвэл түүндээ хүрсэн гэж төсөөл.

Үүнийг амжилтын бүх шалгуураар (мөнгө, хүмүүс, хүлээн зөвшөөрөлт) дүрсэл. Эцсийн үр дүнг илүү нарийвчлан тайлбарлах тусам урам зориг нь илүү хүчтэй байх болно, ялангуяа тодорхой арга хэмжээ авах шаардлагатай үед, гэхдээ үүнд цаг зав байдаггүй.

Алхам 2. Зарчмууд

Зорилгодоо хүрэхдээ баримтлах зарчмуудыг тодорхойл. Жишээ нь: "Хэрэв тэд ... (төсвийн хүрээнд байж, төслийг тодорхой хугацаанд дуусгах) бол би хүмүүст үйл ажиллагааны бүрэн эрх чөлөөг олгоно." Өөрөөсөө асуу: “Ямар үйлдэл миний үйл ажиллагаанд саад учруулж болох вэ? Би тэднээс хэрхэн урьдчилан сэргийлэх вэ?

Зарчмууд нь тодорхой бөгөөд үйл ажиллагааг удирдах явцад найдвартай удирдамж болдог.

Алхам 3: Оюуны шуурга

Тархины довтолгооны сессийг зохион байгуулж, тэр үеэр толгойд орж ирсэн бүх санаагаа бичээрэй.

Оюуны довтолгооны үндсэн зарчим:

• бүү шүүмжил;
• бүү марг;
• бүү шүүмжил;
• бүү шүүмжил;
• чанарын тухай биш харин тоо хэмжээг бодох;
• дүн шинжилгээ, зохион байгуулалтыг ар талдаа тавь.

Алхам 4: Төслийн төлөвлөгөөг жагсаалт хэлбэрээр гаргах

Оюуны довтолгооны үр дүнг хийх ажлын жагсаалт болгон зохион байгуул. Төлөвлөгөөгөө эцсээс нь эхэлж, хойшоо яв. Ингэснээр та төлөвлөгөөгөө хялбархан гаргаж, зорилгодоо хүрэх эхний алхамаа тодорхойлох боломжтой. Эцсийн төлөвлөлтийн жишээ:

Зорилго (хамгийн тохиромжтой үр дүн): Би испаниар ярьж, хүмүүсийг ойлгодог.

Энэ яагаад: Би Испанид амарч байхдаа испани түншүүдтэй ажил хэргийн хэлэлцээр хийх явцад орчуулагчийн оролцоогүйгээр харилцаж, бусадтай чөлөөтэй харилцахыг хүсч байна.

Зорилгодоо хүрэх үе шатууд:

• Зорилгодоо хүрэхэд нэг алхам ойртлоо: Би төрөлх испани хэлтэй хүн олж, түүнтэй долоо хоногт хоёр удаа ярилцдаг.
• Үүнээс нэг алхам өмнө: Би В1 хэлний түвшин тогтоох шалгалтанд тэнцсэн.
• Нэг алхамын өмнө: Би A1 хэлний түвшин тогтоох шалгалтанд тэнцсэн.
• Үүнээс нэг алхам өмнө: Би сард найман удаа испани хэл сурч, бүх гэрийн даалгавраа хийсэн.
• Үүнээс нэг алхам өмнө: Би Испани хэлний курст бүртгүүлж, нэг сарын сургалтын төлбөрийг төлсөн.
• Үүнээс нэг алхам өмнө: Би Испани хэлний курсуудын талаар мэдээлэл цуглуулж, харьцуулах хүснэгт үүсгэсэн.
• Эхний алхам: Би хуанлидаа испани хэлний курсуудын талаар мэдээлэл цуглуулах цагаа товлосон.

Баг нэг ажил дээр ажиллаж байгаа бөгөөд бүх төлөвлөгөөг нэг газар зохион байгуулах шаардлагатай бол үүнийг ашиглахад тохиромжтой. Үүний эхний багана нь зорилгодоо хүрэх үе шатууд, хоёр дахь багана нь хариуцлагатай хэсэг юм. Дараа нь хугацаатай баганууд байх болно. Нүдэнд "Төлөвлөсөн", "Явж байна", "Дууссан", "Хойшлогдсон" зэрэг тодорхой үе шатны төлөвийг агуулна.

GTD болон байгалийн төлөвлөлтийн систем нь хэцүү мэт санагдаж магадгүй юм. Гэхдээ та үүнийг өөртөө тохируулж, тогтмол хэрэглэж эхлэхэд бүх зүйл анх харахад санагдсанаас хамаагүй хялбар болохыг мэдрэх болно.

Бүх зүйлийг толгойдоо байлгах нь яагаад хэцүү байдаг вэ?

Бидний богино хугацааны санах ой нь компьютерийн RAM-тай төстэй - энэ нь одоогийн ажлуудтай ажиллахад шаардлагатай бөгөөд түүний хэмжээ маш бага юм. Үүний зэрэгцээ бид дунджаар боловсруулах боломжтой бөгөөд зөвхөн 1-3-тай сайн ажилладаг. Үүний зэрэгцээ бидний анхаарлыг татахуйц мэдээллийн хэмжээ байнга нэмэгдэж байна. "Хийх зүйл" номын зохиолч Дэвид Аллен: "Таны оюун ухаан санаагаа хадгалах биш бүтээхэд чиглэдэг" гэж давтан хэлэв. Мөн энэ нь түүний арга барилын зорилгын нэг юм.

Дотоод үүргийн тухай

Зохиогчийн хэлснээр стресс, сөрөг сэтгэл хөдлөлийн гол эх үүсвэр нь шийдэгдээгүй эсвэл өөртөө болон бусдын өмнө хүлээсэн үүрэг амлалт (анхны хэл дээр Аллен тэднийг нээлттэй гогцоо гэж нэрлэдэг). Сэтгэлээр унасан бодлууд нь бидний хийх ёстой ажлын хэмжээг ухамсарлахаас ч илүү хэцүү байдаг. Та танин мэдэхүйн үйл ажиллагаа, төлөвлөлт, дуусаагүй ажлуудын хоорондын холболтын талаар илүү ихийг мэдэж болно.

"Зөвхөн оюун ухаанд байх ёстой, эсвэл хийх ёстой аливаа үүрэг амлалт нь 7 хоногийн 24 цаг, долоо хоногийн долоон өдөр салж гарах боломжгүй үндэслэлгүй стрессийг бий болгодог."

Аллен мөн биеийн хөдөлмөрөөс ялгаатай нь оюуны хөдөлмөр тодорхой хил хязгааргүй гэж үздэг. Оффисын завгүй өдрийн дараа та гэртээ ажиллах талаар үргэлжлүүлэн боддоггүй. Аллены хувьд ажил, амралт хоёрын хооронд огт ялгаа байхгүй. Түүний логикоор бол ажил бол бидний өнөөгийн байдлыг авчрахыг хичээдэг бүх зүйл юм. Хамгийн гол нь эдгээр зорилтуудыг тавихаас өмнө үр дүнг тодорхой тодруулж, шийдвэрлэх алхамуудыг тодорхойлох явдал юм.

Хэрхэн илүү тодорхой бодох вэ

Юуны өмнө дотоод үүргээ ойлгох нь чухал. Гүйцэтгэх үйл ажиллагааны философи (цаашид GTD) нь ажлын удирдлагын бүх үйл явц нь гурван энгийн зарчимд тулгуурладаг гэсэн үг юм.

Эхлээд та толгойгоо чөлөөлөх хэрэгтэй - бүх дуусаагүй бодол санаа, даалгавраа өөрийн итгэдэг гадаад системд цуглуул.

Дараа нь та тэдгээрийг тодруулах хэрэгтэй - энэ мэдээлэлтэй юу хийхээ шийдээрэй.

Үүнийг хий.

Нарийн төвөгтэй асуудлуудыг тодруулах таван алхам

1. Цуглуулга

Бүх нээлттэй асуултууд (хувийн болон мэргэжлийн аль аль нь), дуусаагүй асуудлууд (эх хувь нь "дуусаагүй ажил" гэж орчуулагдсан багтаамжтай, тодорхойгүй үгс) болон бусад мэдээллийг цуглуул. Бүгдийг "Ирсэн имэйл" хэлтэст илгээнэ үү - найдвартай гадаад санах ой, энэ нь физик (тэмдэглэлийн дэвтэр, хавтас) эсвэл дижитал байж болно (ямар ч ажлыг удирдах програм нь анхдагчаар "Ирсэн имэйл" хавтас агуулдаг, эсвэл сүүлийнх нь бүхэлдээ боловсруулагдсан байдаг. GTD дээр үндэслэсэн). Үүнд өөрийн шуудан болон шуурхай мессенжерээ нэмнэ үү - өөрийн үндсэн Inbox.

Дуусаагүй ажлуудын талаарх мэдээллийг зөөвөрлөгч дээр хадгалснаар та толгойгоо чөлөөлнө. Хамгийн гол нь хэтэрхий олон жагсаалт үүсгэж, тэдгээрийг байнга шинэчилж, боловсруулахгүй байх явдал юм.

Даалгавартай холбоотой "би хийх ёстой", "хэрэгтэй", "хэрэгтэй" гэж бодсон даруйд энэ ажил дуусаагүй болно.

2. Боловсруулах

Ихэвчлэн өдөржингөө мэдээлэл бидэнд ирдэг боловч хэн нэгэн үүнийг өглөө боловсруулах, орой нь хянаж үзэх гэх мэт илүү тохиромжтой байдаг. Аллен ерөнхийдөө эдгээр үе шатуудыг цаг тухайд нь салгахыг зөвлөж байна. Мэдээлэл боловсруулах үйл явц нь өөрөө асуултуудын дараалсан хариултаас бүрддэг.

"Энэ юу вэ?" (мэдээллийн төрлийг тодорхойлох - даалгавар, тэмдэглэл эсвэл санаа).

"Үүнд одоо арга хэмжээ авах шаардлагатай юу?" Зарим мэдээлэл нь огт ажиллахгүй, зүгээр л хаях хэрэгтэй. Ухамсрыг түүнээс ангижруулахын тулд нөгөө хэсгийг системд оруулах хэрэгтэй.

Хэрэв ямар нэгэн арга хэмжээ авах шаардлагагүй, мэдээлэл шаардлагагүй бол бид үүнийг зүгээр л устгадаг.

Хэрэв ямар нэгэн арга хэмжээ авах шаардлагагүй, гэхдээ мэдээлэл шаардлагатай бол бид үүнийг хойшлуулаад дараа нь буцаж ирдэг. Үүнийг хийхийн тулд GTD нь ном, кино, аялалын газруудын жагсаалтаас эхлээд ажил, гэр бүлийн төслүүдийн жагсаалт хүртэл ирээдүйн бүх төлөвлөгөөг илгээдэг "Хэзээ нэгэн цагт/Магадгүй" хавтас үүсгэхийг санал болгож байна.

Өөр нэг сонголт: бид мэдээллийг лавлагаа болгон хадгалдаг - бидний цаашдын үйл ажиллагаа, төслүүдэд зориулж. Dropbox, Google Drive зэрэг алдартай сонголтууд, мөн Notebook зэрэг шинэ хэрэгслүүд үүнд тохиромжтой.

Хэрэв арга хэмжээ авах шаардлагатай бол гол асуулт бол "Дараагийн арга хэмжээ юу вэ?" Хэрэв та 2 минутаас илүүгүй хугацаа шаардагдах юм бол (5, эсвэл 10 - энэ нь танд хамаарна), эсвэл илүү тохиромжтой хүнд шилжүүлж, "Хүлээлтийн жагсаалт" -д оруулаарай.

Хэрэв та үйлдлийнхээ огноог тодорхой зааж өгөх шаардлагатай бол үүнийг "Хуанли" руу илгээнэ үү (Google Календарь, Apple Хуанли, Microsoft Outlook нь хамгийн ойлгомжтой). Эцсийн хугацаагүй үйлдлүүд нь "Дараагийн үйлдлүүд" жагсаалтад ордог бөгөөд энэ нь үндсэндээ таны ажлын менежер эсвэл тэмдэглэлийн дэвтэр дээрх ажлуудын жагсаалт юм.

Дараагийн арга хэмжээ юу вэ? Энэ бол таны цуглуулсан мэдээлэлтэй холбоотой гол асуулт юм. Хэрэв та зөв хариулвал зохион байгуулах зүйл байна. "Дараагийн үйлдэл" нь тодорхой ажлыг дуусгахын тулд хийх ёстой дараагийн тодорхой, бие махбодийн үйлдэл юм

3. Зохион байгуулалт

Үр дүнд нь боловсруулалтын үр дүнд таны системийг бүрдүүлдэг хэд хэдэн хадгалах категори үүсдэг.

Идэвхтэй үйлдлүүдийн жагсаалт: хуанли (тодорхой хугацаатай үйлдлүүдийн хувьд) ба даалгаврын жагсаалт - ажлын менежер/тэмдэглэлийн дэвтэрт.

Төслийн жагсаалт - нэгээс олон үйлдэл хийх шаардлагатай ажлууд (ихэнх ажлын менежерүүд төслийн түвшинг багтаасан хэд хэдэн түвшний даалгавартай байдаг, гэхдээ энгийн жагсаалт - төслүүдийн индекс нь бас туслах болно) болон лавлах материал. тэдгээрийг - ямар ч тохиромжтой, хүртээмжтэй хадгалах санд.

"Хүлээлтийн жагсаалт" - оролцоо биш харин таны анхаарал шаарддаг ажлуудад зориулагдсан. Ирээдүйд хэзээ нэгэн цагт хамааралтай болох ажлуудад сануулагч тохируулахаас гадна сануулах функц нь ихэнх ажлын програмуудад байдаг.

Хэзээ нэгэн цагт/Магадгүй жагсаалт нь ирээдүйд хамааралтай болох ажлуудад зориулагдсан: үндсэндээ таны хийхийг хүсэж байгаа боловч яг одоо хийхгүй байгаа бүх зүйлийн жагсаалт.

4. Дүгнэлт

Цуглуулж, боловсруулж, зохион байгуулсны дараа танд хамааралтай хэсгүүдэд зориулсан үйлдлийн алгоритмууд таны гарт байна. Системийг шинэчилж байхын тулд үүнийг үе үе хянаж байх ёстой - үндсэндээ "Хуанли", "Даалгаврын жагсаалт", мөн "Төслийн жагсаалт", "Хүлээлтийн жагсаалт", "Хийх ажлын жагсаалт". Бүх төлөвлөгөө, жагсаалтаа долоо хоног бүр хянаж үзэх нь танд тууштай байдал, оюун санааны тодорхой мэдрэмжийг өгөх бөгөөд ингэснээр та юуг ч алдахгүй, чухал зүйлдээ анхаарлаа төвлөрүүлэх болно.

5. Гүйцэтгэл

Ажлын урсгалыг удирдахдаа даалгавруудыг зөв эрэмбэлэх нь чухал юм. Юу хийх, хэзээ хийхээ мэдэхийн тулд Аллен гурван зан үйлийг дагаж мөрдөхийг зөвлөж байна.

Даалгавруудад тодорхой шалгуур үзүүлэлтийг оноох: нөхцөл байдал (жишээлбэл, байршлаар: гэр, оффис, дэлгүүр эсвэл ажлын шинж чанар: дуудлага, уулзалт гэх мэт); боломжтой цаг; боломжтой эрчим хүч; таны хувийн тэргүүлэх чиглэл.

"Ажил" гэсэн ойлголт нь ихэвчлэн гурван зүйлийн аль нэгийг илэрхийлдэг: та хийхээр төлөвлөж буй зүйлээ хийдэг, эсвэл ажлаа төлөвлөдөг, эсвэл биелсэнээр нь хийдэг. Хэрэв та ямар нэгэн зүйлд гацсан бол яг одоо юу хийж байгаагаа дүгнэж үзээрэй.

Ажлыг доороос нь эхлүүлж, доод түвшний зорилгоос өндөр зорилгод шилжих нь зүйтэй. Нэгдүгээрт, одоогийн асуудалд анхаарлаа хандуулаарай, дараа нь - хариуцлага, анхаарал халамжийн талбарууд (гэр бүл, ажил, эрүүл мэнд, найз нөхөд). Одоо та 1-3 жилийн төлөвлөгөөгөө, дараа нь 5 ба түүнээс дээш жилийн төлөвлөгөөг гаргаж болно. Сүүлийн шат бол эрхэм зорилго, зарчмыг үнэлэх явдал юм. Ингэснээр алхам алхмаар бүх асуудлаа тодруулахад хялбар байх болно.

Би амьдрал, бизнесийн үр ашгийн зарим нууцыг илчлэх болно ...

Хэрхэн зүйлийг цэгцэлж, үр дүнтэй амьдарч эхлэх тухай бяцхан хууран мэхлэх хуудас!

Дэвид Аллен таныг Москвад бэлтгэлд оролцохыг урьж байна. Түүний номууд 2 сая гаруй хувь борлогдсон гэж би хэлэх ёстой!
Мөн түүний систем үнэхээр ажилладаг!

Хэрэв та GTD системтэй танилцвал таны амьдрал өмнөх шигээ болохгүй!
Дэвид Аллены үзүүлбэр надад маш их сэтгэгдэл төрүүлснээ санаж байна!

Бид өдөр тутмын жижиг зүйлсийг мартахгүй байхыг хичээж, олон мянган зүйлийг барьж авдаг, гэхдээ бид зорилгоо мартдаг, гэхдээ бид зайлшгүй ойртож буй эцсийн хугацааг санаж байна.

Заримдаа ажил үүргийн нурангид өртөхөөс айх нь тархины үйл ажиллагааг саатуулж, хайхрамжгүй байдал, хойшлуулах, сэтгэлийн хямралд хүргэдэг. Ийм мөчид ажил аажмаар хөдөлдөг тул хулганы курсор ч монитор дээр бараг мөлхөж байх шиг байна.

Хүн багаар ажиллах тусам энэ байдал илүү аюултай, ялангуяа хөгжлийн багийн тухай ярьж байгаа бол.

Манай хуралд урих санааДэвид Аллен хэдийгээр гэнэтийн байсан ч санамсаргүй байгаагүй. Хувийн, эхлээд харахад GTD-ийн үзэл баримтлал нь хөгжүүлэгч бүрт тус тусад нь болон хөгжлийн үйл явцыг бүхэлд нь сайн зөвлөмж өгдөг. Мэдээжийн хэрэг, GTD арга нь Agile шиг програм хангамж боловсруулах үйл явцад тохируулагдаагүй боловч үүнийг нөхөж, эсвэл багийн Agile хөгжүүлэлтийн арга зүйд шилжих эхний алхам болж чадна. Програмистын хувьд GTD гэж юу вэ?

Хөгжил дэх GTD зарчмуудыг ашиглахыг хоёр блок болгон хувааж үзье: хувь хүн, хувь хүний ​​тухай ярихдаа, баг, компани эсвэл хөгжүүлэгчдийн тухай ярихдаа. Ерөнхийдөө зарчмууд нь адилхан боловч ажилчид эсвэл багийн ахлагчийн зүгээс хорлон сүйтгэх, эсэргүүцэл үзүүлэх баталгаатай тул тэдгээрийг багаар хэрэгжүүлэх нь илүү хэцүү байдаг.

Ямар ч эр хүн арал биш

GTD аргын нэг үндэс нь даалгавруудыг хүний ​​санах ойноос гадаад эх үүсвэр рүү шилжүүлэх зарчим юм. Ийнхүү хүний ​​тархи жижиг төлөвлөгөөнөөс эхлээд дэлхийн хэмжээнд хүртэл бүх төлөвлөгөөгөө санаж санаа зовохоо больж, тухайн цаг үед үнэхээр чухал байгаа ажил, түүнийг хэрэгжүүлэхэд анхаарлаа төвлөрүүлж эхэлдэг. Зарим хүмүүс GTD арга нь хувийн орон зайг чөлөөлж, ажил, жишээлбэл хобби эсвэл гэр бүлийн хоорондын тэнцвэрийг олоход үр дүнтэй гэж хэлдэг. Гэсэн хэдий ч практик хөгжүүлэгчийн үүднээс авч үзвэл, GTD нь юуны түрүүнд ажил ба ... ажлын хоорондын тэнцвэрийг хадгалахад хэрэгтэй.

Программистууд, системийн архитекторууд, төслийн менежерүүд олон тэргүүлэх чиглэл, даалгавар, төслүүдийг байнга эргэлзэж байдаг. Ихэнхдээ нөхцөл байдал нь нэг ажлыг гүйцэтгэхэд саад болдог тул та хурдан дасан зохицох чадвартай байх хэрэгтэй. Төслөөс төсөл рүү ингэж яарах нь ихэвчлэн стресс үүсгэдэг, гэхдээ хайргүй ажлаас үүсдэг зүйл биш, харин стресс нь физиологийн болон сэтгэл хөдлөлийн үзэгдэл юм. Сэтгэлийн түгшүүрийн түвшин өндөр байх тусам өгөгдсөн даалгаврыг даван туулахад хэцүү байдаг. Энд GTD аврах ажилд ирдэг.

Хийх ажлын жагсаалтад шүүлтүүр суулгаж байна

Юуны өмнө та бүх даалгаврын дотроос голыг нь сонгох замаар хязгаар тогтоох хэрэгтэй. Гол зүйлийг орхисноор та цаг хугацаа, эрч хүчээ чөлөөлж, бүх жижиг зүйлийг толгойдоо байлгахаас хамаагүй бага хүчин чармайлтаар үйл ажиллагааны эрч хүчийг бий болгодог. Дүрэм журам, чухал төслүүд, ирээдүйд хийх төлөвлөгөө бий. Үүний зэрэгцээ эдгээр бүх ангилалд нэг чухал зүйл байдаг. Үүнийг сонгохын тулд та хэд хэдэн алхамыг хийх хэрэгтэй.

• эхэлсэн боловч дуусаагүй ажлуудыг сонгох;


• хамгийн их түгшүүр төрүүлж буй тохиолдлыг сонгох;


• хийхийг хүсэхгүй байгаа, байнга хойшлогддог зүйлээ сонгох;


• ердийн ажлууд, тэр дундаа өрхийн ажлыг сонгох.

Дүрмээр бол гол зүйл нь эхний гурван бүлэгт байдаг. Үүний дагуу сэтгэл түгшээсэн, дуусаагүй асуудалд нэн тэргүүнд анхаарал хандуулах хэрэгтэй - Эцсийн эцэст, "Ажлаа дуусгах" номын яг орчуулга нь "юмыг дуусгах" гэсэн үг биш юм.

Харилцаа холбоог оновчтой болгох

Тэр чөлөөт ажилтан эсвэл програмист байна уу, алсаас эсвэл багаар ажилладаг эсэх нь хамаагүй, тэр байнга харилцааны талбарт байдаг: үйлчлүүлэгчдийн дуудлага, удирдлагын асуулт, хэрэглэгчид болон хамт ажиллагсдын хүсэлт, SDK ханган нийлүүлэгчдийн мэдээллийн мессеж, гэх мэт. Эдгээр харилцаа холбоог ач холбогдолгүй гэж нэрлэж болохгүй, гэхдээ та тэдгээрийг чадварлаг зохицуулах чадвартай байх хэрэгтэй.

• Имэйлээ 5 минут тутамд шалгахаа боль - нүднийхээ булангаар харах боломжтой попап дохиог тохируул. Захиагаа хавтсанд байрлуулж, тухайн үед шинэчлэгдсэнээр нь уншаарай.


• Бүх харилцаа холбоог контекстээр нь хуваа: Skype, гар утасны дуудлага, суурин утас, цахим шуудангаар харилцах гэх мэт ... Суваг тус бүрд харилцахад тодорхой цаг хуваарил.


• Ажлын болон хувийн чатыг шалгана уу. Магадгүй, хэрэв танай шинэ ажилтан тань руу эцэс төгсгөлгүй захидал бичдэг эсвэл хуучин хамт ажилладаг хүн таньтай ижил ажлын асуулт асуувал та тэднээс асуулт бэлдэж, харилцах цаг гаргаж, бүх хэцүү зүйлийг тодруулахыг хүсэх хэрэгтэй.


• Вэб хөтчөө үзээрэй. Хөгжүүлэгчид ихэвчлэн форум эсвэл тусгай сайтууд дээр тусгай сэдвүүдийг хардаг. Тэнд тэд одоогийн даалгавартай ямар ч холбоогүй сонирхолтой сэдэв, хэлэлцүүлэгтэй тулгардаг. Хөтөч дээрх хавчуурга эсвэл холбоосыг хадгалах тусгай хэрэгслийг (жишээлбэл, гар утасны төхөөрөмж дээр програм болгон суулгаж, хавчуургыг синхрончлох боломжтой Pocket нэмэлт) ашиглан үнэхээр сонирхолтой сэдвийг уншихаа хойшлуулах нь дээр.


• Яаралтай, чухал гэсэн шошго бүхий бүх ажлыг бичих дэвтэр ба/эсвэл програмаа байлга. Бизнесийн менежментэд зориулсан GTD нь цаг хугацаа, нөхцөл (газар) болон үйл ажиллагааны тухай ойлголтуудыг танилцуулдаг. Даалгавруудыг зөв эрэмбэлэхийн тулд Excel шиг энгийн шүүлтүүрээр төсөөлөөд үз дээ. Даалгавар бүрийг цагийн параметр (цаг эсвэл өдрийн цагаар), байршил (гэр, ажил, гудамж, биеийн тамирын заал, дэлгүүр гэх мэт) оноож өг. Дараа нь даалгавруудыг ойролцоогоор дараах байдлаар хуваа: "Техникийн үзүүлэлтүүдийн талаар санал хүсэлт гаргах - ажил - 14:00" эсвэл "Дугуйны дэлгүүр - гудамж - орой руу залга." Ийм тэмдэглэл хийх олон програмууд байдаг: Windows үйлдлийн систем дэх даалгавар төлөвлөгчөөс эхлээд өөрийн зорилгодоо ашиглаж болох Evernote, Rainlendar болон ухаалаг утсан дээрээ сайтар бичсэн сануулга.

Танд ийм жагсаалт байгаа гэдэгт итгэлтэй байх нь сэтгэлийн түгшүүрийг бууруулж, ажил бүрийг шийдвэрлэхэд анхаарлаа төвлөрүүлэхэд тань тусална.

Ямар ч төрлийн ажил эрхлэлтийг хөгжүүлэгчдэд нөлөөлдөг илүү дэлхий нийтийн асуудал байдаг. Өнөөдөр бараг долоо хоног бүр хөгжүүлэгчдэд зориулсан шинэ хэрэгсэл, гарын авлага, хэрэгслүүд гарч ирдэг бөгөөд үе үе хүрээний шинэ хувилбарууд, шинэ номын сангууд, тэр ч байтугай шинэ програмчлалын хэлүүдийн тухай мессежүүд гарч ирдэг. Энэ бүх мэдээлэл нь мэргэжлийн хүмүүсийн сонирхлыг ихээхэн татаж, заримдаа бүр сэтгэлийг нь хөдөлгөж, шинэ зүйл туршиж үзэхийг шаарддаг (энгийн гар утасны програм үүсгэх, Brainfuck дээр "Сайн уу, дэлхий!" гэж бичих, эсвэл нээлттэй эхийн шинэ төсөл зохиох). Ганцхан гарц бий: ашиг сонирхлыг одоогийн төсөл, ойрын болон урт хугацааны зорилтуудтай уялдуулан ач холбогдлоор нь хуваарилах. Нэг ажилд анхаарлаа төвлөрүүлснээр хувийн бүтээмж нэмэгдэж, цаг заваа чөлөөлж, шинэ мэдээлэл сурч эхлэх боломжтой болно.

Оновчлолын 5 алхам

GTD арга нь хийх ажлын жагсаалт дээр ажиллах таван үе шатыг тодорхойлдог.

Мэдээллийн цуглуулга.Та бүх даалгавраа цуглуулах хэрэгтэй - зүгээр л өдөр тутмын, дуусаагүй, дэлхий даяарх бүх асуудлаа үзэг эсвэл текст файлд аваад бичээрэй. Үүний зэрэгцээ, жишээлбэл, "Цасан хүн ХХК-ийн шуурхай тайланд тайлан бичих" даалгаврын ард хэд хэдэн чухал бөгөөд анхаарал хандуулах шаардлагатай дэд ажлууд байгааг санах нь зүйтэй: үйлчлүүлэгчээс шаардлага цуглуулах, техникийн тодорхойлолтыг боловсруулах, батлах. , тайланг туршихын тулд массив өгөгдөл хүсэх гэх мэт ... Бүх ажлыг бүрэн бичих шаардлагатай - хэсэг хугацааны дараа та тэдгээрийг бүлэглэх болно.
Зөвхөн санах ойд байгаа төслүүдэд төдийгүй компьютер дээр байгаа төслүүдэд анхаарлаа хандуулаарай - ихэнхдээ тэнд бодлуудаас илүү эмх замбараагүй байдал байдаггүй. Файлуудыг төсөл бүрт тохирох хавтас болгон хувааж, хувийн баримт бичгүүдийг ажлын баримтаас тусгаарлах нь зүйтэй.

Боловсруулах үйл явц.GTD-ийн санал болгож буй схемийн дагуу мэдээллийг боловсруул: хэрэв ямар нэг зүйл аль хэдийн хийгдэж байгаа бол та үүнийг эцэс хүртэл үргэлжлүүлэх хэрэгтэй, хэрэв та үүнийг хоёр минут хүрэхгүй хугацаанд хийж чадвал шууд хийх хэрэгтэй.

Сонгодог GTD боловсруулах алгоритм

Таны хувьд гол төсөл дээр ажиллах үүднээс хэд хэдэн нюансуудыг анхаарч үзэх нь чухал юм.

• Яаралтай бус ажлуудыг хойшлуул, жишээлбэл, одоогийн ажилтай ямар ч холбоогүй үндсэн бус материалыг судлах.


• Боломжтой бол даалгавраа, жишээлбэл, хамт ажиллагсад эсвэл чөлөөт ажилчдад даалга. Хэрэв та хурдан бөгөөд үр дүнтэй код бичдэг ч вэбсайт хийх, сурталчилгаа хийх, дизайн хийхдээ тийм ч сайн биш бол мэргэжлийн хүмүүст хандаарай. Хэдийгээр энэ нь таны хувийн төсөл байсан ч хэн нэгний чанартай ажилд хөрөнгө оруулалт хийх нь үр дүнгээ хурдан өгөх болно.


• Үгүй гэж хэлж сур. Энэ нь магадгүй хамгийн хэцүү ур чадваруудын нэг юм: Windows нь эвдэрсэн, кодонд алдаа гарсан, Android программ хангамж шаарддаг, iPhone jailbreak хийхийг гуйж буй олон арван найзууд үргэлж байх болно. Эдгээр жижиг ажлууд маш их цаг зарцуулдаг. Хэрэв та харилцаагаа сүйтгэхийг хүсэхгүй байгаа бол интернетээс хэд хэдэн гарын авлагыг олж, хэрэгцээтэй хүмүүст линк илгээгээрэй.

Жагсаалтын зохион байгуулалт.Эхний хоёр, хамгийн хэцүү үе шатыг дуусгасны дараа даалгавартай ажлыг зохион байгуулах шаардлагатай. Энд та энгийн дүрмийг ашиглаж болно: цагаа долоо хоногт хувааж, долоо хоногийн сүүлээр жагсаалтыг хянаж, шинээр үүсгэ. Бүх ажлыг эцсийн хугацаа, тэргүүлэх чиглэлийн дагуу хуваах ёстой. Даалгавруудыг удирдахын тулд та дуртай аппликешнүүдийг ашиглаж болно: гар утасны OneNote болон Evernote, Asana, Redmine, Google Календарь гэх мэт...

Энэ үе шатанд гол зүйл бол одоогийн эсвэл хэд хэдэн төсөлтэй ажиллахад маш их анхаарал хандуулах явдал юм. Үүнийг хийхийн тулд та ажлын бүх үе шатыг визуал газрын зургийн бүтэц хэлбэрээр тусгасан mindmaps ашиглаж болох бөгөөд үүний дагуу та төслийг хэрэгжүүлэх болно. Mindmap үүсгэх сонирхолтой функц бүхий төлбөртэй, үнэ төлбөргүй олон програмууд байдаг. Бид тохиромжтой, үнэ төлбөргүй, орос хэлтэй , үүнд бид үнэн мэт дүр эсгэдэггүй дуусаагүй газрын зургийн ойролцоо дүр зургийг бүтээсэн:

1-р хэсэг

2-р хэсэг

Та даалгаврыг энгийн, төвөгтэй гэж хуваах ёсгүй, та бүх зүйлийг дарааллаар нь хийх хэрэгтэй, тэгвэл цагийг оновчтой хуваарилах болно.

Хийсэн зүйлээ дүгнэх.Энэ үе шатанд юу хийснийг тэмдэглэх, бүтэлгүйтлийн шалтгааныг шинжлэх, дараагийн үе шатанд (жишээлбэл, долоо хоног) төлөвлөгөө гаргах шаардлагатай.

Бодит үйлдэл.Даалгавруудыг байгаа нөөцөд тулгуурлан гүйцэтгэх ёстой: хүчин чармайлт, цаг хугацаа, гүйцэтгэх газар, түүнчлэн тогтоосон тэргүүлэх чиглэл. Хэрэв танд асуудлыг хурдан шийдвэрлэхийн тулд хожим гарч ирэх зарим эх сурвалж дутагдаж байвал илүү сайн гүйцэтгэх хэрэгсэл гарах хүртэл даалгаврыг дахин төлөвлөхийг оролдоорой. Жишээлбэл, хэрэв та ширээний программыг сайжруулж, зарим өөрчлөлтийг хийхийн тулд танай компани хараахан худалдаж аваагүй байгаа ч ойрын ирээдүйд худалдаж авахаар төлөвлөж байгаа шинэчилсэн SDK хэрэгтэй бол одоогийн хувилбарт хийж болох өөрчлөлтүүдийг хийнэ үү. мөн хавтас эсвэл ирээдүйд хийх ажлуудтай файлд үлдсэн өөрчлөлтийн даалгаврыг нэмнэ үү. Мэдээжийн хэрэг, боломжит арга хэрэгслийг ашиглан асуудлыг шийдэх арга замыг хайж олох нь таныг мэргэжлийн хүн гэдгээ харуулах боловч энэ нь таны цаг хугацаа, хүчин чармайлтыг үргэлж зөвтгөдөггүй их хэмжээний хөрөнгө оруулалт шаарддаг.

Та багаар хөгжүүлэгч эсвэл бие даан ажиллаж байгаа эсэхээс үл хамааран GTD зарчмуудыг хэрхэн ашиглах талаар зарим зөвлөмжийг энд оруулав.

• Төслөө эхнээс нь төлөвлө, ажил хийх явцдаа биш, шийдвэрлэх боломжтой дэд ажлуудад хуваа.


• Төслийн ажлын үе шатуудыг тус тусад нь онцолж, ажлын ач холбогдол, яаралтай байдлыг тэмдэглэ.


• Даалгавраа дараа нь үлдээлгүй дуусга. Асуудлыг шийдэх урт замыг л мэддэг байсан ч шийдээрэй. Цаашид дахин боловсруулалт хийснээр оновчтой бус шийдлээс ангижрах боломжтой болно.


• Хийсэн ажлуудаа хянаж, төлөвлөгөөгөө өөрчлөхийн тулд ажлын жагсаалтыг үе үе хянана.


• Нэг удаад нэг ажилд анхаарлаа хандуулаарай - ингэснээр та цаг хугацаа, хүчин чармайлтаа хэмнэх болно.


• Үе шат бүрт цаг хуваарилж, түүнд хамгийн их анхаарал хандуулаарай: шаардлага цуглуулах, боловсруулах, нэгжийн туршилт хийх гэх мэт.

GTD-ийг нэг өдрийн дотор хэрэгжүүлэх боломжгүй - эхлээд зарим бие даасан элементүүд гарч ирдэг, дараа нь дүрэм журам бий болж, эцэст нь зуршил, бодит үр дүн гарч ирдэг. Хамгийн гол нь зогсохгүй байх явдал юм. Дашрамд хэлэхэд, хэрэв та GTD-ийн зарим ур чадвараа хамтран ажилладаг багт шилжүүлж чадвал энэ нь сайн санаа юм - энэ нь компани доторх ажлыг ихээхэн оновчтой болгож чадна.

Тоогоор аюулгүй байдал бий

Хэдийгээр GTD нь ихэвчлэн хувь хүнд чиглэгддэг ч төслийн алсын хараа, зорилгыг тодорхойлох, төслүүдийг тодорхойлох, хариуцлагын хүрээг хуваарилах чадвартай байх нь чухал байдаг багт ч бас хамаатай. Түүгээр ч зогсохгүй олон байгууллагад GTD логиктой хамгийн ойр байдаг нэгж нь аль хэдийн байдаг бөгөөд амжилттай хэрэглэгдэж байдаг - Гантын график. Гантын диаграм нь төслийн нөөц, даалгавар, дэд даалгаврын хэрэгцээ, даалгавар тус бүрийг дуусгах цаг хугацаа, ажил эхлэх, дуусах хугацаа, төслийн үе шатыг зөвхөн ажил дууссаны дараа эхлүүлэх боломжтой зэргийг маш нарийн тусгасан болно. өмнөх үе шат, шаардлагатай нөөцийг гаргах.

Гэсэн хэдий ч ихэвчлэн нөөц, хөдөлмөр эрхлэлтийн диаграммыг боловсруулах бүх ажил дэмий хоосон байдаг. Техникийн төслүүдийг удирдаж, энэ сэдвийг гүйцэтгэх захирлаасаа илүү сайн ойлгодог Дэвид Аллены зөвлөх компанийн GTD-ийн сайн мэдээг түгээгч, CTO Роберт Пик GTD-ийг програм хангамжийн хөгжүүлэлттэй холбож, Гантын графикийн талаар маш сайн нийтлэл бичжээ.

"Ганттын нарийн төвөгтэй графикуудад маш их цаг хугацаа, эрч хүч, мөнгөө үрсэн нь менежерийн хурууны анхны цохилтоор л устгагдахыг би харсан. Програм хангамжийн хөгжүүлэлтийн ар талд үлдэхийн тулд ABC-ийн тэргүүлэх кодууд болон программистуудын хатуу хяналтанд тулгуурласан аливаа компани сэтгэл дундуур байх болно."

Энэ нь мөн үзэл баримтлалын мөн чанарыг илтгэнэ. Энэ нь төлөвлөхөд бус харин бүтэлгүйтлийн цэг рүү буцах чадварт чиглэгддэг нь баримт юм. Илүү дэлгэрэнгүй тайлбарлая. Аливаа хүн, аль ч багийн амьдралд зорилгоосоо хазайж, бүх үйл ажиллагаа нь эмх замбараагүй байдалд орох үе байдаг. Энэ нь гадны болон хувь хүний ​​дотоод нөлөөлөлтэй холбоотой шалтгаануудын аль алинд нь тохиолдож болно: төслийн хөгжлийн явц дахь түр зуурын өөрчлөлт, шинэ алсын хараатай шинэ хөрөнгө оруулагч гарч ирэх, яаралтай ажилд завсарлага (жишээлбэл, үзэсгэлэнгийн бэлтгэл). ). Багийн GTD-ийн үүрэг бол ажлын төлөвлөгөөнөөс хазайх шаардлагатай байсан цэг рүү амархан буцаж, өмнөх шигээ үргэлжлүүлэн ажиллах явдал юм.

"GTD-ийн оюун ухааныг цэвэрлэх бүрэлдэхүүн хэсэг нь маш энгийн бөгөөд Дэвид (Аллен) үүнийг "сэтгэцийн RAM"-д зориулсан санах ойн нэг төрөл гэж хэлдэг. Таны анхаарлыг юу татаж байгааг үе үе өөрийнхөө тархиар шалгаж, түүнийгээ сугалж аваад хардаг шиг. Та юу ч хийсэн бүх зүйлээ зөв хийж, хоёр минутын дүрэмтэй (хэрэв та ямар нэг зүйлийг бага хугацаанд хийж чадвал) аюулгүй байдлын сүлжээ болж өгдөг эдгээр боломжуудын жагсаалтыг (төслүүд болон дараагийн алхмууд) цуглуулж байгаа юм шиг байна. 2 минут хүрэхгүй хугацаанд хийж, дараагийн үйлдэл рүү чиглэсэн сэтгэх нь таны ажлын төлөвийн статик агшинг өгөх бөгөөд ингэснээр та тасалдсан мөч рүүгээ амархан буцаж болно.

Хөгжлийн багт дөрвөн үндсэн үйл ажиллагаа байдаг бөгөөд тэдгээр нь өөрсдөө GTD багийн бүрэлдэхүүн хэсэг болдог.

1. Регрессийн тест - эх кодын аль хэдийн зассан хэсгүүдийг, мөн өөрчлөгдсөн кодтой холбоотой функцүүдийн ажиллагааг шалгадаг. Extreme Programming-ийн нэг хэсэг болохын хувьд энэ нь GTD-ийг давтах, засварлах, хоёрдмол утгагүй байдлаар харуулсан.


2. Баримт бичигтэй ажиллах - баримт бичгийг үүсгэх, турших нь чухал мэдлэг, даалгавруудыг цаасан дээр шилжүүлэх боломжийг олгодог. Хэрэглэгчид ч, шалгагчид ч, хөгжүүлэгчид ч тэдгээрийг санаж байх шаардлагагүй - шаардлагатай бол та баримт бичигт хандаж, тодорхой бус зүйлийг тодруулах эсвэл програмын үйл ажиллагааны талаархи асуултын хариултыг олох боломжтой.


3. Кодын рефакторинг гэдэг нь функцийг өөрчлөхгүйгээр кодыг сайжруулах үйл явц юм. Хэт их програмчлалыг баримтлагчид хөтөлбөрийн гүйцэтгэл, түүний ойлголт, код унших чадварыг сайжруулахын тулд үе үе рефакторинг хийдэг. Рефактор хийхээс зайлсхийдэг компани, багууд байдаг. Ихэнх тохиолдолд энэ нь кодыг өөрчлөх нь системд гэмтэл учруулах вий гэсэн болгоомжлолтой холбоотой юм. Дүрмээр бол энэ хандлага нь хөтөлбөрийн зогсонги байдал, хоцрогдолд хүргэдэг.


4. Оюуны шуурга. Аливаа багт нэг хэлбэрээр явагддаг үйл явц. Энэ бол зөвхөн мэдээлэл, санааны цуглуулга юм. Оюуны довтолгооны үеэр болон үүний үр дүнд оюун ухааны зураглалыг бий болгож болно.

Ихэнх тохиолдолд програмист ажил дээрээ зүгээр л код бичихээс илүү олон ажлыг гүйцэтгэдэг. Түүгээр ч барахгүй түүний туршлага, ур чадвар их байх тусам түүнд олон төрлийн үүрэг даалгавар өгдөг. Хэзээ нэгэн цагт хариуцлага, үүрэг хариуцлага нь ажилтныг дарамталж, бүтээмжийг нь мэдэгдэхүйц бууруулж эхлэхэд хямрал үүсдэг. Мэдээжийн хэрэг, үүнийг удирдан чиглүүлэх арга, дарангуйлах арга хэмжээнүүдийн тусламжтайгаар бус, харин ажилд хандах хандлагыг хувьслын өөрчлөлтөд чиглүүлсэн GTD-ийн тусламжтайгаар шийдвэрлэх боломжтой бөгөөд хийх ёстой. Энэ аргыг туршиж үзсэн хүмүүсийн олон тооны тоймууд нь эхэнд нь ихээхэн бэрхшээл тулгарч, төгсгөлд нь багагүй амжилтын талаар ярьдаг. Эцсийн эцэст тэд зуршилтай болоход 21 хоног шаардлагатай гэж хэлдэг. Яагаад оролдож болохгүй гэж?

P.S.: Та GTD аргын зохиогч Дэвид Аллены үнэгүй онлайн илтгэлийг сонсож, хурлын үеэр түүнээс асуулт асууж болно.11-р сарын 17 (Мягмар гараг) Москвагийн цагаар 19:15 цагт. Тэрээр мэдээллийн хэт ачааллын асуудлыг шийдвэрлэх GTD арга барилын талаар ярьж, хүний ​​бүтээмжийн салбарын хамгийн сүүлийн үеийн судалгааг хуваалцах болно.

GTD® нь хувийн хэрэглээ болон олон төрлийн салбарт үйл ажиллагаа явуулдаг байгууллагуудын хувьд үр дүнтэй болохыг баталсан. Үүнийг Fortune жагсаалтын ТОП 50-д багтсан компаниудын дээд удирдлага болон шинэ ажилтнууд амжилттай ашиглаж байна.

"Өнгөрсөн 5 жил хаашаа өнгөрснийг та бодож байсан уу?"
Виктор Пелевин

Хүн бүрийн амьдралд хуримтлагдсан тохиолдлын хэмжээг даван туулах боломжгүй ийм мөчүүд ихэвчлэн тохиолддог. Одоо дараагийн даалгавраа дуусгахаар ажиллаж байх хооронд бүхэл бүтэн шийдэгдээгүй асуудлууд миний толгойд байнга эргэлдэж байна. Ямар нэг чухал зүйл хийх цаг байхгүй гэж байнга бодох нь тухайн ажилдаа анхаарлаа төвлөрүүлэхэд саад болдог. Тэгээд шийдэгдээгүй хэргүүдийн тоо цасан бөмбөлөг шиг өсөж эхлэхэд энэ нь аль хэдийн сүйрлийн хэмжээнд хүрдэг.

Гэвч үнэн хэрэгтээ асуудал нь эхлээд харахад тийм ч төвөгтэй биш юм.

Юмыг яаж эмх цэгцтэй болгох вэ. Цагийн менежментийн үндэс

Ийм асуудлыг шийдэхийн тулд цагийг оновчтой зохион байгуулах арга буюу өөрөөр хэлбэл цагийн менежментийн арга байдаг. Орчин үеийн ертөнцөд цаг хугацаа мөнгөнөөс ч илүү үнэ цэнэтэй, учир нь мөнгөнөөс ялгаатай нь цаг хугацааг буцааж, хуримтлуулах боломжгүй юм. Ажлын цагаа зөв удирдах ур чадвар нь тухайн хүнд зорилго, зорилгодоо илүү хурдан хүрэхэд тусалдаг бөгөөд үүний зэрэгцээ найз нөхөдтэйгээ харилцах, оюун санааны хөгжилд нь хангалттай чөлөөт минутуудыг олох болно.

Цагийн менежментийн нэг чиглэл болох GTD арга нь танд үүнийг ойлгоход тусална.

Getting Things Done, GTD (англи хэлнээс "ямар нэгэн зүйлийг дуусгах" гэж орчуулсан боловч ихэнхдээ буруугаар - "юмыг хэрхэн эмх цэгцтэй болгох вэ") нь Дэвид Аллены бүтээсэн хувийн үр ашгийг нэмэгдүүлэх арга техник юм. ижил нэртэй бөгөөд анхны хэвлэл нь 2001 онд хэвлэгдсэн бөгөөд 23 хэлээр орчуулагдсан.

Цагийн менежментийн сонгодог загвар нь тодорхой хатуу хил хязгаартай бөгөөд үйл ажиллагаагаа тодорхой төлөвлөж, алхмуудыг тооцоолох, тэргүүлэх чиглэлийг тодорхойлохыг зөвлөж байна. Мэргэжилтэн Дэвид Аллены санал болгосон шинэ арга нь тусалдаг цагийг удирдахЭнэ нь илүү уян хатан бөгөөд та өдөр тутмын хатуу хуваарьтай байхын оронд өөрийн үзэмжээр аливаа зүйлийг сонгох боломжтой бөгөөд энэ нь даалгаврыг ихээхэн хөнгөвчлөх бөгөөд зорилгодоо хүрэхэд тань хурдан түлхэц өгөх болно. Энэ арга нь зөвхөн төлөвлөгөөгөө хурдан хэрэгжүүлэхэд санаа тавьдаг томоохон бизнес эрхлэгчдэд төдийгүй гэрийн ажил хийх цагийг төлөвлөдөг энгийн гэрийн эзэгтэй нарт тохиромжтой.

Энэ систем нь чөлөөт сэтгэлгээний хэрэгцээний талаар Дэвид Аллены гаргасан таамаглал дээр суурилдаг. Өөрөөр хэлбэл таны толгойд эргэлдэж буй бүх гадны бодлоос оюун ухаанаа чөлөөлөх хэрэгтэй. Дараа нь одоогийн ажил илүү хурдан, илүү үр дүнтэй дуусах болно. Энэ оноо дээр GTD системтодорхой зааварчилгаа өгдөг бөгөөд үүний дагуу та зөвхөн асуудлыг тодорхойлох төдийгүй хурдан шийдвэрлэх боломжтой болно. Дүрмээр бол хүмүүс олон цагийг утга учиргүй эргэцүүлэн бодоход зарцуулдаг бөгөөд энэ нь даалгавраа биелүүлэх явцыг удаашруулдаг. Аргын санал болгож буй зөвлөмжийг чанд дагаж мөрдвөл таны ухамсар үргэлж цэвэр хэвээр байх бөгөөд таны ажил 100% үр дүнтэй байх болно.

Бид хийх зүйлс, даалгавар, асуудлын жагсаалтыг гаргадаг

Санаа зохиогчийн хэлснээр хийх ёстой хамгийн эхний зүйл бол таны санаа зовж буй бүх санаа зовнил, бодлоо цаасан дээр буулгах явдал юм. Яг одоо таны толгойд эргэлдэж буй бүх зүйлийг бичээрэй - бүх том, жижиг зүйл, чухал, тийм ч чухал биш, ерөнхийдөө бүх зүйл. Одоо байгаа даалгавраа хэрэгжүүлэхийн тулд ухамсараа чөлөөл. Бичлэгийг эмх замбараагүй дарааллаар хийж, зүгээр л санаанд орсон бүх зүйлийг бичиж болно. Асуудлыг ач холбогдлын зэрэглэлээр нь шууд ангилах шаардлагагүй. Хэрэв та жагсаалтад ямар нэг зүйлийг алгасах эсвэл нэмэхгүй бол энэ нь таны толгойд байнга эргэлдэж, анхаарлаа төвлөрүүлэхэд хэцүү болгодог.

Харин одоо хийх зүйлсийн жагсаалт гарлаа, энэ жагсаалтаар бид яах ёстой вэ?

Зөв асуулт асууж байна

Хоёр дахь алхам бол таны бичсэн жагсаалтад дүн шинжилгээ хийх явдал юм.

Жагсаалтын зүйл бүрээс асуулт асууя: "Энэ юу вэ?".
Энэ асуулт нь хэргийг ач холбогдлоор нь ангилах боломжийг олгодог.

Хоёр дахь асуулт нь: "Үүнд арга хэмжээ авах шаардлагатай юу?"

Хэрэв хариулт сөрөг байвал дараахь арга хэмжээг авна.
- Шийдвэрийг илүү сайн цаг хүртэл хойшлуулах;
- Одоохондоо анхаарал хандуулах хэрэггүй зүйлээ март;
- архивт хэсэг хугацаанд хадгал.

Хэрэв асуултын хариулт эерэг байвал шууд гүйцэтгэлд орж, асуудлыг шийдэх практик шийдлийг тоймлох шаардлагатай. Асуудлыг судлаарай, хэрэв та үүнийг хэрэгжүүлэхэд тодорхой цаг зарцуулах шаардлагатай бол энэ нь автоматаар төсөл болно. Энэ оруулгыг тусдаа хуудсан дээр хийж болно. Хэрэв одоо байгаа асуудлыг авч үзэхэд түүнийг шийдвэрлэх арга зам гарч ирвэл шийдэгдээгүй олон асуудал хуримтлагдахгүйн тулд энэ асуудлыг нэн даруй хийх нь зүйтэй юм.

Зорилгодоо хүрэхэд нэг алхам хангалтгүй байвал одоогийн нөхцөл байдлаас гарах хэд хэдэн сонголт гарч ирнэ.

- асуудлыг дуусгавар болохоос нь өмнө өдрийн тэмдэглэлд бичих;
- үүнийг хийх ёстой зүйлсийнхээ жагсаалтад оруулснаар та өөрт тохирсон цагтаа дуусгах боломжтой.

Энэ онолын дэвшүүлсэн бүх алхмуудыг дараалан давснаар та тэргүүлэх чиглэлийг зөв тодорхойлж, тодорхой үнэ цэнийн тогтолцоог бий болгож сурах боломжтой. Түүнээс гадна, та ямар ч онцгой авьяасгүй ч гэсэн энэ бүгдийг өөрөө хийж чадна. Мөн асуулт " Хэрхэн асуудлаа цэгцлэх вэ"таны өмнө зогсохоо болино.