Testi i Eisenhower. Matrica Eisenhower si një mjet për përcaktimin e prioriteteve: urgjente apo e rëndësishme? Cilat aktivitete përfshihen në katrorin C?

Gjëja e parë që duhet të mësoni kur punoni me matricën është të jeni të zgjuar në biznes. Të jetë në gjendje të dallojë të rëndësishmen nga urgjente, dhe jo aq urgjente nga e parëndësishme.

Matrica kohore ndahet në 4 kuadrate, në të cilat ka 2 akse rëndësie dhe të njëjtin numër boshtesh urgjence. Rastet dhe detyrat përshtaten në secilën prej tyre, gjë që ndihmon për të parë qartë përparësinë e secilit komponent: çfarë të bëni së pari, çfarë të bëni së dyti, etj.

Modeli i matricës duket si ky:

Le të shohim çdo kuadrant në më shumë detaje.

E rëndësishme dhe urgjente

Menaxhimi ideal i kohës do të thotë që ky kuadrant do të jetë bosh. Kjo për faktin se me prioritizimin e duhur dhe kryerjen në kohë të detyrave, thjesht nuk do të ketë asnjë bllokim. Kjo mund të jetë normale vetëm herë pas here, por kaosi i vazhdueshëm në biznes është një shenjë e çorganizimit.

Për të shmangur problemet me kuadrantin "A", duhet të organizoni planifikim kompetent në fusha të tjera dhe të kryeni saktësisht të gjitha pikat. Sidoqoftë, nëse lind nevoja për ta plotësuar atë, atëherë këtu duhet të futet sa vijon:

Gjëra që nëse nuk plotësohen, rrezikojnë arritjen e qëllimit.
Detyrat, dështimi i të cilave kontribuon në shfaqjen e vështirësive dhe vështirësive të jetës.
Detyrat që lidhen drejtpërdrejt me shëndetin.

Mos harroni për. Shpesh ndodh që gjërat nga kuadrati "A" t'i besohen një personi tjetër. Nëse kjo është e mundur, përdorni këtë të drejtë.

Mos harroni për delegimin e përgjegjësive. Shpesh ndodh që gjërat nga kuadrati "A" t'i besohen një personi tjetër.

E rëndësishme, por jo urgjente

Çështjet dhe detyrat me prioritet më të lartë ndodhen këtu, kështu që atij duhet t'i kushtohet vëmendje maksimale. Këto janë aktivitete të përditshme që janë më pak urgjente, por gjithsesi të rëndësishme. Ekspertët kanë vënë re se njerëzit që punojnë në mënyrë specifike me kuadrantin "B" arrijnë sukses më të madh në jetë dhe arrijnë qëllimet e tyre. Ata fitojnë më shumë para dhe bëjnë atë që duan, gjë që i bën ata të lumtur.

Meqenëse nuk ka urgjencë në çështjet, nuk ka panik, gjë që e bën qasjen ndaj zbatimit të tyre të balancuar dhe të arsyeshme. Kjo nga ana tjetër promovon efikasitet dhe produktivitet të lartë. Sidoqoftë, nuk duhet të harrojmë se ekzekutimi i parakohshëm i detyrave nga kuadrati "B" i zhvendos ato në kuadratin "A".

Pra, në këtë zonë përshtaten të gjitha aktivitetet aktuale që kanë të bëjnë me aktivitetet e përditshme: aktivitetet kryesore, aktivitetet sportive, planet për ditën, etj.

Urgjente, por jo e rëndësishme

Aktivitetet që "qëndrojnë" në zemër të këtij kuadrati priren të jenë shpërqendruese. Zbatimi i tyre nuk sjell asnjë përfitim në drejtim të arritjes së qëllimeve dhe nuk çon në asnjë rezultat. Shpesh ato vetëm ju pengojnë të përqendroheni në atë që ka vërtet rëndësi dhe zvogëlojnë efektivitetin tuaj të përgjithshëm. Kur punoni me matricën, gjëja kryesore është të mos ngatërroni rastet nga kuadrantët "A" dhe "C", përndryshe do të krijohet konfuzion në përparësinë e rasteve.

Zona "C" mund të përfshijë çështje që lidhen me negociatat dhe takimet që imponohen nga dikush, festimin e ditëlindjeve të njerëzve në një rreth më pak intim dhe punët e shtëpisë që lindin papritur. Meqenëse gjërat nga ky kuadrant vetëm ju ngadalësojnë dhe "vjedhin" kohën, duhet t'u kushtoni atyre një minimum kohe.

Jo urgjente dhe jo e rëndësishme

Nuk ka absolutisht asnjë përfitim nga aktivitetet që përshtaten në këtë kuadrat. Ato duhet të trajtohen së fundi. Edhe nëse nuk i bëni fare, do të jetë vetëm më mirë. Sidoqoftë, është e nevojshme të merren parasysh çështje të tilla, siç thonë ata, ju duhet ta njihni armikun me shikim. Këta janë më “ngrënësit” e kohës së dobishme që duhet të hiqni qafe.

Gjërat që bien në kuadratin "D" nuk kanë absolutisht asnjë përfitim.

Por gjëja më interesante është se gjërat nga ky kuadrat tërheqin vërtet njerëzit. Këtu është gjëja më e këndshme dhe e thjeshtë për të cilën nuk keni nevojë të punoni. Ata janë relaksues dhe të këndshëm. Zbavitjet e këndshme e bëjnë të vështirë heqjen dorë prej tyre.

Këtu përfshihet biseda në telefon me miqtë dhe të afërmit, kalimi i kohës në rrjetet sociale, shfletimi në internet, lojërat kompjuterike, shikimi i televizorit, shoqërimi në klube.

Sigurisht, pushimi është i rëndësishëm për punën produktive, ashtu siç është oksigjeni për një person, por duhet të jetë edhe i dobishëm. Në vend që të uleni në divan gjatë gjithë fundjavës, organizoni dalje dhe udhëtime në natyrë, zhvilloni një plan aktiv rekreacioni, kjo, nga rruga, do të ndihmojë në përmirësimin e shëndetit tuaj. Lexoni një libër edukativ ose thjesht interesant për të cilin nuk keni pasur kohë më parë, do t'ju stimulojë mendjen.

Kur kontrolloni jetën tuaj, mbani mend se pushimi duhet gjithashtu të planifikohet. Është e papranueshme që ajo të jetë spontane. Por as mos e lini pas dore. Kjo është e mbushur me përtaci të zgjatur, pasi puna e tepërt nuk i ka sjellë kurrë dobi askujt. Rregulli është i përshtatshëm këtu: "Koha për biznes është koha për argëtim".

Një shembull i planit për çdo ditë mund të duket kështu:

Ju mund t'i vizatoni vetë fletët ose të shkarkoni formularë të gatshëm nga Interneti.

Prioritizimi

Në fillim, nga zakoni, do të jetë e vështirë të përcaktohet urgjenca dhe rëndësia e secilës detyrë, por rezultati përfundimtar ia vlen. Provoni ushtrimin e mëposhtëm:

Vizatoni një tabelë me kolona: numrin e artikullit, çështjen, urgjencën, rëndësinë. Rregulloni vetë numrin e rreshtave, në varësi të gjatësisë së listës.
Në kolonën e dytë “për të bërë”, shkruani të gjitha detyrat dhe aktivitetet që bëni zakonisht.
Pas kësaj, kaloni në vlerësimin e tyre: sa i rëndësishëm apo urgjent është secili aktivitet.

Për ta bërë këtë më të lehtë, përdorni kriteret e mëposhtme të rëndësisë kur bëni pyetje për secilin rast:

Përfundimi i kësaj detyre është i nevojshëm për të arritur qëllimin tim kryesor (Po - do të thotë e rëndësishme; Jo - nuk ka rëndësi).
Dështimi për të përfunduar një detyrë sjell pasoja të rënda për aktivitetet aktuale (Po - e rëndësishme; Jo - e parëndësishme).

Kriteri i urgjencës:

Nëse detyra nuk është përfunduar tani, atëherë ajo humbet rëndësinë e saj (Po - urgjente; Jo - jo urgjente).

Ky mjet prioritizimi do të thjeshtojë shumë të gjithë procesin e punës. Pasi të kaloni një ekzaminim të tillë, do të zbuloni se sa kohë keni humbur deri në këtë pikë dhe sa kohë e dobishme, rezulton, po lirohet.

Çdo person modern përpiqet të jetë i suksesshëm. Kjo është arsyeja pse menaxhimi i kohës është kaq popullor. Kjo është një teknikë që mëson planifikim efektiv. Sot përdoret jo vetëm nga politikanët dhe biznesmenët, por edhe nga amvisat e zakonshme. Por ju nuk duhet ta konsideroni menaxhimin e kohës një shpikje të dekadës së fundit. Gjysmë shekulli më parë, shumë njerëz të zënë menduan të rrisin produktivitetin e tyre. Një shembull i mrekullueshëm i kësaj është matrica Eisenhower, e quajtur sipas krijuesit të saj. Ai u përdor nga Presidenti i tridhjetë e katërt i Shteteve të Bashkuara, Dwight David Eisenhower, si një mjet për përcaktimin e prioriteteve.

D. Eisenhower - gjeniu i efikasitetit

Dwight David Eisenhower shërbeu si President i Shteteve të Bashkuara nga 1953 deri në 1961. Ky njeri i shquar njihet edhe për karrierën e tij ushtarake. Eisenhower mori pjesë në Luftërat I dhe II Botërore dhe u gradua gjeneral i ushtrisë. Presidenti i 34-të i Shteteve të Bashkuara njihet edhe si një nga themeluesit e NATO-s. Bashkëkohësit vunë re se Dwight ishte një person i gjithanshëm me një mendje të gjallë dhe dallohej nga disiplina dhe organizimi. Figura e jashtëzakonshme u la pasardhësve të tij një mjet planifikimi kaq efektiv si matrica Eisenhower. Çdokush mund ta përdorë atë si një mjet për organizimin e aktiviteteve të veta.

Përshkrimi i përgjithshëm i matricës Eisenhower

Unë dola me një sistem planifikimi shumë të thjeshtë dhe megjithatë tepër të përshtatshëm. Për lehtësi dhe qartësi, ai përshkroi matricën e tij në formën e një katrori. Eisenhower sugjeron ndarjen e të gjitha aktiviteteve të planifikuara në katër kategori. Së pari, ia vlen të identifikoni të gjitha gjërat më të rëndësishme që kërkojnë zgjidhje të menjëhershme. Në të dytën - çështjet dhe përgjegjësitë që janë të rëndësishme, por mund të presin. Kategoria e tretë është gjithçka urgjente, por jo e rëndësishme. Grupi i fundit përmban plane të parëndësishme dhe jo urgjente. Matrica Eisenhower si një mjet prioritizimi është ideal për planifikimin afatshkurtër. Me ndihmën e tij, ju mund të planifikoni gjërat për 1-2 ditë. Si të ndërtoni matricën tuaj Eisenhower? Gjithçka që ju nevojitet është një copë letër dhe një stilolaps. Vizatoni një katror dhe ndajeni në katër pjesë të barabarta. Tani le të flasim se cilat gjëra duhet të shkruhen ku.

Sheshi i parë: çështjet më të rëndësishme dhe urgjente

Në segmentin e parë të katrorit të matricës Eisenhower, duhet të shkruani gjërat më të rëndësishme që duhet të bëhen menjëherë. Nëse ky sistem planifikimi përdoret në mënyrë korrekte dhe të vazhdueshme, kjo listë duhet të jetë gjithmonë bosh. Thelbi i matricës varet nga aftësia për të bërë gjëra të rëndësishme në kohë dhe për të shmangur punët e nxituara. Sigurisht, nëse sapo keni filluar të përdorni këtë sistem planifikimi, mund të ketë 1-2 pozicione në këtë kategori.

Cilat detyra të rëndësishme mund të jenë të denja për t'u vendosur në bllokun "Çfarë duhet bërë urgjentisht"? Një student i kësaj kategorie mund të postojë një provim, një menaxher kompanie mund të postojë një takim me partnerët e biznesit, një amvise mund të dërgojë një telefonatë urgjence në rast të problemeve me furnizimin me ujë. Orari juaj i vlerësimit të prioriteteve për të bërë duhet të mbulojë të gjitha fushat e jetës suaj. Planet dhe punët familjare, vizitat te mjekët dhe stilistët, udhëtimet për blerje - e gjithë kjo duhet të futet në matricën Eisenhower. Për shembull, nëse keni një dhimbje dhëmbi shumë të rëndë, një vizitë te dentisti mund të përfshihet në katrorin e parë të planit tuaj ditor (si një çështje e rëndësishme që nuk mund të shtyhet).

Sheshi i dytë: detyra të rëndësishme që nuk kërkojnë përfundimin e menjëhershëm

Një nga fushat më domethënëse të matricës Eisenhower është sheshi i dytë i saj, në të cilin është e nevojshme të regjistrohen çështje të rëndësishme që nuk kanë një afat të ngushtë. Kur përdorni një sistem planifikimi në mënyrë efektive, duhet të ketë gjithmonë disa detyra këtu. Është e rëndësishme të kontrolloni planin tuaj personal në këtë kategori në kohën e duhur dhe ta ndiqni atë. Shkruani projektet me të cilat jeni duke punuar aktualisht në këtë kuti. Këtu mund të përfshini edhe thirrjet dhe takimet e planifikuara, duke shkruar një tezë. Sheshi i dytë duhet të listojë të gjitha detyrat që duhet të kryhen në masën e mundshme. Sistemi i planifikimit supozon se rastet nga kjo kategori do të trajtohen fillimisht. Vetëm në këtë rast do të jetë e mundur të shmanget forca madhore dhe situata emergjente, dhe katrori i parë i matricës, në përputhje me rrethanat, do të mbetet bosh.

Sheshi i tretë: çështje urgjente por të parëndësishme

Zona e tretë e matricës Eisenhower është projektuar për të regjistruar raste që kanë një prioritet të ulët rëndësie, por në të njëjtën kohë kërkojnë vëmendje urgjente. Të gjitha këto janë gjëra që ulin produktivitetin tuaj dhe ndërhyjnë në punën tuaj kryesore. gjatë procesit të raportimit? Ky problem duhet të futet në katrorin e tretë, duhet zgjidhur sa më shpejt. Kjo mund të përfshijë gjithashtu rishikimin e korrespondencës dhe kryerjen e punës rutinë të përditshme që nuk kërkon marrjen e vendimeve serioze. Mos harroni se Matrica Eisenhower - si një mjet për vendosjen e prioriteteve - duhet t'ju ndihmojë të mbani nën kontroll gjithçka që bëni. Mos i humbisni detajet dhe do ia dilni.

Sheshi i katërt: gjërat që nuk janë urgjente dhe të parëndësishme

Sheshi i fundit, i katërt i matricës është menduar për regjistrimin e detyrave dhe opsioneve të kalimit të kohës që janë të parëndësishme dhe jo urgjente. Vetë D. Eisenhower e quajti këtë kategori "lista e harxhuesve të kohës". Në katrorin e katërt shkruajmë gjithçka që nuk ka një efekt pozitiv në llojin kryesor të aktivitetit, por në të njëjtën kohë ka një efekt pozitiv në gjendjen psiko-emocionale të një personi. Këto janë biseda personale në telefon, shikimi i programeve argëtuese, komunikimi në rrjetet sociale.

Çfarë mund të bëni nga katrori i katërt pa kompromentuar produktivitetin tuaj? Matrica Eisenhower do të funksionojë nëse mund të përqendroheni dhe të mos bëni pushime gjatë kryerjes së një detyre specifike. Nuk ka asgjë të keqe me harxhuesit e kohës nëse ju ndihmojnë të relaksoheni dhe të çlodheni. Për shembull, mund të provoni ta ndani ditën tuaj të punës në blloqe dhe të alternoni aktivitetin e fuqishëm me pushime të shkurtra pushimi.

Shembull i plotësimit të matricës Eisenhower

Si të zotëroni shpejt aftësinë e planifikimit efektiv me matricën Eisenhower? Filloni duke bërë një plan ditor. Në ditarin tuaj, vizatoni një katror matricë, ndajeni në 4 pjesë të barabarta dhe numëroni ato. Tani gjithçka që mbetet është të përcaktoni saktë përparësinë e punëve dhe detyrave tuaja. Kjo është pikërisht arsyeja pse u shpik Matrica Eisenhower. Ju mund të shihni një shembull se si ta plotësoni atë në artikullin tonë. Nëse keni planifikuar shumë dhe ka shumë gjëra për të bërë, fillimisht mund t'i shkruani ato në një draft si një listë e përgjithshme.

Por si t'i vendosni vetes synime afatgjata? Matrica Eisenhower u shpik për planifikim afatshkurtër. Kur punoni me qëllime afatgjata, ka kuptim të përdorni një listë të veçantë. Më pas, ndajeni detyrën komplekse në disa nën-artikuj dhe shtoni disa prej tyre në planifikimin tuaj ditor.

Shkolla Yuri Okunev

Përshëndetje për të gjithë lexuesit dhe abonentët! Yuri Okunev është me ju.

A keni menduar ndonjëherë se sa me mençuri planifikoni dhe kaloni kohën tuaj? A e dini ndjenjën e humbjes së ditëve, javëve apo edhe muajve kot?

Nëse po, atëherë Matrica Eisenhower si një mjet për përcaktimin e prioriteteve është një temë që duhet të mësoni për ju. Pa të, do të shpërndaheni për të gjitha llojet e gjërave të vogla, duke harruar gjërat vërtet të rëndësishme.

Nëse nuk e keni hasur ende problemin e menaxhimit të kohës, atëherë ju duhet ende një matricë, sepse kjo do t'ju ndihmojë të bëheni edhe më të suksesshëm.

Matrix u zhvillua nga Presidenti i 34-të i Shteteve të Bashkuara, Dwight David Eisenhower.

Meqenëse posti i kreut të shtetit përfshinte një numër të jashtëzakonshëm detyrash ditore, politikani vendosi të krijonte një skemë universale që do ta ndihmonte t'i klasifikonte dhe renditte ato.

Thelbi i metodës është të analizojë çështjet aktuale, detyrat dhe të përcaktojë se cilat prej tyre janë më domethënëse dhe urgjente. Problemi është se ne nuk mund të përcaktojmë gjithmonë saktë se çfarë është me të vërtetë e rëndësishme për jetën dhe biznesin tonë. Vetëm duke mësuar një planifikim shumë efektiv do të hyjmë në rrugën e suksesit, vetë-realizimit dhe harmonisë.

Akset dhe kuadrantet

Matrica formohet nga dy boshte. Vertikale do të thotë rëndësi, dhe horizontale do të thotë urgjencë e detyrës. Si rezultat, dallohen katër kuadrate.

Sipër djathtas. Gjërat janë urgjente dhe të rëndësishme.

Detyrat bien këtu nëse ka ndodhur diçka e papritur dhe ju duhet të merreni me çështje të papritura. Ose për shkak të menaxhimit analfabet të kohës, kur detyrat e pazgjidhura në kohë kalojnë nga statusi i "të rëndësishme, por jo urgjente" në statusin "nuk mund të vonohen më". Përjashtim bëjnë çështjet e shëndetit dhe sigurisë, të cilat duhet të jenë gjithmonë prioritet.

Parimi kryesor i matricës është se duhet bërë gjithçka e mundur për të siguruar që të mos ketë hyrje fare në një kuadrant të caktuar. Kjo do të tregojë se gjithçka ose pothuajse gjithçka është nën kontrollin tuaj. Vetëm në këtë rast mund të flasim për cilësi të jashtëzakonshme të biznesit, aftësinë për të menaxhuar siç duhet kohën dhe për të vendosur prioritete.

Sipër majtas. Gjërat nuk janë shumë urgjente, por të rëndësishme.

Ky është sektori kryesor. Ai duhet të përmbajë çështjet më të rëndësishme për ju dhe/ose kompaninë tuaj. Duke u fokusuar në këtë kuadrat, ju do të lëvizni me besim drejt ëndrrave tuaja dhe do të jetoni një jetë plot ngjarje dhe arritje.

Nëse zvarritni zgjidhjen e çështjeve në kuadratin e sipërm të majtë, së shpejti do të vini re se lista e detyrave prej tij zvarritet pa probleme në sektorin e sipërm majtas të mëparshëm. Kjo do të thotë, fillon urgjenca. Për të parandaluar që kjo të ndodhë, ju duhet të jeni në gjendje t'i delegoni çështjet te njerëzit e tjerë!

Kjo përfshin detyra domethënëse ditore që do t'ju ndihmojnë të shmangni problemet në të ardhmen. Për shembull, ky është planifikimi i marketingut, riemërtimi, çështjet e personelit dhe financiare, si dhe sporti dhe kujdesi shëndetësor, ndihma e të dashurve, instalimi i një sistemi alarmi në një apartament, sigurimi i pronës, etj.

Poshtë djathtas. Gjërat janë urgjente, por jo shumë të rëndësishme.

Ai përmban pyetje që na shpërqendrojnë me urgjencën e tyre nga aktivitete shumë më të rëndësishme. Për shembull, nevoja për të ndihmuar një të afërm të mbjellë patate, kërkesa e një miku për ta marrë nga aeroporti, riparimi i pajisjeve elektroshtëpiake, ditëlindja e një miku jo më të afërt dhe më të përkushtuar, etj.

Duke spërkatur veten mbi të gjitha këto, ju filloni t'i kushtoni më pak vëmendje dhe kohë çështjeve nga kuadratet e mëparshme. Si rezultat, interesat, nevojat dhe aspiratat tuaja vuajnë. Për më tepër, ka një probabilitet të lartë që ju të filloni t'i zhvendosni gjërat nga ky sektor në sektorin "urgjent dhe të rëndësishëm". Kjo është arsyeja pse është e nevojshme të jemi të përpiktë në përcaktimin e prioriteteve.

Poshtë djathtas. Gjërat nuk janë urgjente dhe të parëndësishme.

Ka shumë gjëra të tilla në jetën e përditshme të çdo personi. Si një moçal, të thithin plotësisht.

Kjo kategori përfshin punë të ndryshme shtëpiake, aktivitete të këndshme për shpirtin dhe çështje të vogla organizative që mund t'i bëni kur jeni vërtet të lirë pa dëmtuar veten ose shoqërinë tuaj. Thirrja e një miku, korrespondenca në rrjetet sociale, kërkimi i turneve për pushimet tuaja të ardhshme, shkuarja në një sallon bukurie, zëvendësimi i disa fotove në faqen e internetit - ju shpenzoni vëmendjen, energjinë, kohën tuaj, etj.

Të gjitha detyrat që përfshihen në këtë kuadrat duhet të kryhen vetëm pasi të jenë zgjidhur çështjet nga të gjithë sektorët e tjerë.

Vlen të përmendet se matrica u përdor në mënyrë aktive nga specialisti i famshëm amerikan në planifikimin shumë efektiv, Stephen Covey. Duke marrë për bazë diagramin e ish-presidentit, ai e plotësoi atë me mendimet, shpjegimet dhe këshillat e tij. Në veçanti, ai e quajti sektorin e parë një sektor krize, të dytin - një shesh cilësor, të tretën - pragun e një krize dhe të katërtin - degradim.

Nga njëra anë, matrica e përparësisë është jashtëzakonisht logjike, e kuptueshme dhe e thjeshtë. Por, sapo filloni të klasifikoni detyrat, problemet shfaqen menjëherë. Si të kuptoni se çfarë është thjesht e rëndësishme dhe çfarë është kritike? Çfarë duhet bërë tani dhe çfarë mund të presë? Teknika e mëposhtme do të ndihmojë me këtë.

"Koordinatat karteziane"

Quhet kështu sepse bazohet ende në sistemin e boshteve të kryqëzuara, i cili dikur u krijua nga matematikani i famshëm Rene Descartes. Matrica Eisenhower dhe katrorët kartezian kanë të njëjtën pamje, por përmbajtja është e ndryshme. Çdo kuadrant i është caktuar një pyetje.

Sektori i sipërm i majtë. Çfarë do të fitoj nëse nuk e bëj këtë?
Sektori i sipërm djathtas. Çfarë do të fitoj nëse e bëj këtë?
Sektori i poshtëm majtas. Çfarë do të humbas nëse nuk e bëj këtë?
Sektori i poshtëm djathtas. Çfarë do të humbas nëse e bëj këtë?

Si të përdorni Matricën Eisenhower

Mendoj se nuk ka nevojë të diskutohet për nevojën e përdorimit të metodave për prioritizimin ndërmjet detyrave të biznesit dhe atyre shtëpiake. "A mund të jetë e dobishme diku tjetër?" - pyet ti. Përgjigja është po, do të jetë e dobishme kudo që të keni nevojë të organizoni diçka. Për shembull:

Jeta personale.

Gjetja e një mjeku për vëllain tuaj është urgjente dhe e rëndësishme. Të bësh paqe me bashkëshortin nuk është urgjente, por është e rëndësishme. Blerja e një dhurate për ditëlindje për kushëririn tuaj të dytë është urgjente, por jo e rëndësishme. Dërgimi i një lidhjeje për një video qesharake te një mik në rrjetet sociale nuk është aspak urgjente dhe e parëndësishme.

Pastrimi i dollapëve dhe depove në shtëpi.

Në kuadrantin e parë mund të ketë gjëra që ju duhen vërtet dhe mund t'ju duhen fjalë për fjalë nesër. Në të dytën - ato që janë shumë të nevojshme, por jo tani. Në të tretën janë ato që do të nevojiten në të ardhmen e afërt, por më pas ato mund të largohen. Në të katërtin - çfarë mund të shtyhet deri në sezonin e ardhshëm / t'u jepet njerëzve në nevojë.

Duke u kujdesur për shëndetin tuaj.

Dëshironi të kapërceni një sëmundje kronike të dëmshme apo të shëroheni pas operacionit? Apo ndoshta thjesht dëshironi të përmirësoni mirëqenien tuaj të përgjithshme dhe të rregulloni trupin tuaj? Për ta bërë këtë, duhet t'i kushtoni vëmendje një numri të madh gjërash - ushqimi, trajnimi, pushimi, produktet parandaluese dhe medicinale, fizioterapia, etj. Për më tepër, jo të gjitha metodat mund dhe duhet të kombinohen.

Shpërndani detyrat në kuadrate për të krijuar një strategji kompetente të rimëkëmbjes dhe për të përshkruar një plan të saktë veprimi.

**
Si gjithmonë, ju uroj suksese në arritjen e qëllimeve tuaja dhe një jetë të lumtur dhe të suksesshme. Do të gjeni informacione edhe më interesante dhe 300% të dobishme në tim. Ju presin zhvillime unike të autorit, informacione të thelluara teorike dhe një numër i madh zhvillimesh praktike (!).

Dhe nëse keni akoma pyetje, ju ftoj në një konsultë individuale. Detajet.

Kjo është e gjitha. Deri në publikimet e reja. Abonohu në lajmet që të mos humbasësh asgjë të rëndësishme. Sinqerisht, Yuri Okunev juaj.

Për të bërë më shumë në një ditë, Dwight Eisenhower krijoi mjetin e tij efektiv të menaxhimit të kohës, i cili sot quhet "Matrica Eisenhower" ose "Matrica e Përparësisë". Cili është thelbi i metodës?

ÇFARË ËSHTË MATRICA EISENHOWER?

Ideja e Matricës Eisenhower është të mësoni se si të dalloni shpejt çështjet e rëndësishme nga ato të parëndësishme dhe ato që nuk kërkojnë fare vëmendje.

Eisenhower propozoi ndarjen e të gjitha çështjeve aktuale dhe të planifikuara në 4 kategori bazuar në parimin e urgjencës dhe rëndësisë. Për qartësi, ai vizatoi një katror dhe e ndau në 4 fusha.

Çdo fushë përmbante një listë detyrash:

Fusha 1: Çështje të rëndësishme dhe urgjente.
Fusha 2: Çështje të rëndësishme, por jo shumë urgjente.
Fusha 3: Çështje jo të rëndësishme, por urgjente;
Fusha 4: Çështje jo të rëndësishme ose urgjente.

Si të punoni me sheshin Eisenhower?

Le të shohim më në detaje sheshin Eisenhower:

ÇËSHTJE TË RËNDËSISHME DHE URGJENTE

Çfarë do të vendosnit në këtë kategori? Sa gjëra urgjente dhe të rëndësishme mund të shkruheshin në këtë shesh? Truku është se planifikimi i Eisenhower mund të quhet efektiv vetëm kur sheshi i parë është gjithmonë i pastër, pa një hyrje të vetme.

Nëse keni një listë detyrash që mund t'i caktoni në këtë fushë të matricës, kjo do të thotë se diçka po ju pengon në punën tuaj produktive: dembelizmi, mungesa e vetëdisiplinës, pamundësia për të vendosur saktë prioritetet, etj. E gjithë kjo çon në nxitim. punë, gjë që ndikon keq në gjendjen mendore dhe fizike të një personi.

GJËRA TË RËNDËSISHME POR JO SHUME URGJENTE

Eisenhower, kur krijoi sistemin e tij të menaxhimit të kohës, ishte i sigurt se kjo kategori ishte më e rëndësishmja. Vendosja e një detyre këtu në kohën e duhur dhe marrja përsipër e zbatimit të saj nënkupton mundësinë për t'i kushtuar aq kohë sa është e nevojshme zgjidhjes së problemit.

Për shembull, një vizitë në kohë te një mjek do të parandalojë sëmundjen dhe shkrimi i tezës së studentit pak përpara afatit do të lërë mundësinë për të korrigjuar gabimet.

JO SHUMË E RËNDËSISHME POR ÇËSHTJE URGJENTE

Kjo fushë e matricës Esenhower synon të vendosë këtu gjëra që ndërhyjnë në punën efektive dhe për këtë arsye kërkojnë eliminim të menjëhershëm. Për shembull, rregullimi i një kompjuteri të prishur, ndihma e vjehrrës suaj për të transportuar mobilje në vilë, etj.

JO GJËRA URGJENTE DHE JO RËNDËSISHME

Në matricën e përparësisë ka edhe një vend për gjërat që bëjmë çdo ditë për të hequr mendjen nga puna. Këto përfshijnë biseda të gjata në telefon, shikimin e serialeve televizive, furnizimet e miqve, shkrimin e letrave, etj.

Domethënë të gjitha ato gjëra që janë të këndshme, por jo të nevojshme. Eisenhower, duke folur për prioritetet, i quajti aktivitete të tilla “shpërdorues të kohës” që ndikojnë negativisht në produktivitetin e punës.

Do të jetë më i përshtatshëm për të punuar me sheshin Eisenhower nëse:

Renditni detyrat në secilën fushë sipas rëndësisë, duke i numëruar me shkronja latine ose numra. Së pari duhet të trajtoni çështje më urgjente dhe më të rëndësishme;
Përqendrohuni kryesisht në çështjet nga sheshi. Nëse gjërat nga lista e atyre jo shumë urgjente, por të rëndësishme bien në sheshin e çështjeve të rëndësishme dhe urgjente, nuk është e frikshme. Gjëja kryesore është që një lëvizje e tillë të mos bëhet trend;
Përcaktoni qëllimet afatgjata për veten tuaj dhe përshkruani detyrat hap pas hapi për t'i arritur ato. Shpërndani detyrat në katrorë;
Mos u hutoni nga detyra që po kryhet aktualisht duke marrë pushime nga tymi, duke kontrolluar emailin ose çështje të tjera.

Kështu, matrica e krijuar nga Presidenti Eisenhower është një mjet efektiv i menaxhimit të kohës që është përdorur me sukses në praktikë për më shumë se gjysmë shekulli.

34 Presidenti amerikan Dwight David Eisenhower ishte një njeri shumë i zënë. Për të bërë më shumë në një ditë, ai krijoi mjetin e tij efektiv të menaxhimit të kohës, i cili sot quhet Matrica Eisenhower ose Matrica e Prioritetit. Cili është thelbi i metodës?

Çfarë është Matrica Eisenhower?

Ideja e Matricës Eisenhower është të mësoni se si të dalloni shpejt çështjet e rëndësishme nga ato të parëndësishme dhe ato që nuk kërkojnë fare vëmendje. Eisenhower propozoi ndarjen e të gjitha çështjeve aktuale dhe të planifikuara në 4 kategori bazuar në parimin e urgjencës dhe rëndësisë. Për qartësi, ai vizatoi një katror dhe e ndau në 4 fusha. Çdo fushë përmbante një listë detyrash:

Fusha 1: Çështje të rëndësishme dhe urgjente;
Fusha 2: Çështje të rëndësishme, por jo shumë urgjente;
Fusha 3: Çështje jo të rëndësishme, por urgjente;
Fusha 4: Çështje jo të rëndësishme ose urgjente.

Si të punoni me sheshin Eisenhower?

Le të shohim më në detaje sheshin Eisenhower:

Çështje të rëndësishme dhe urgjente.Çfarë do të vendosnit në këtë kategori? Sa gjëra urgjente dhe të rëndësishme mund të shkruheshin në këtë shesh? Truku është se planifikimi i Eisenhower mund të quhet efektiv vetëm kur sheshi i parë është gjithmonë i pastër, pa një hyrje të vetme. Nëse keni një listë detyrash që mund t'i caktoni në këtë fushë të matricës, kjo do të thotë se diçka po ju pengon në punën tuaj produktive: dembelizmi, mungesa e vetëdisiplinës, pamundësia për të vendosur saktë prioritetet, etj. E gjithë kjo çon në nxitim. punë, gjë që ndikon keq në gjendjen mendore dhe fizike të një personi.
Çështje të rëndësishme, por jo shumë urgjente. Eisenhower, kur krijoi sistemin e tij të menaxhimit të kohës, ishte i sigurt se kjo kategori ishte më e rëndësishmja. Vendosja e një detyre këtu në kohën e duhur dhe marrja përsipër e zbatimit të saj nënkupton mundësinë për t'i kushtuar aq kohë sa është e nevojshme zgjidhjes së problemit. Për shembull, një vizitë në kohë te një mjek do të parandalojë sëmundjen dhe shkrimi i tezës së studentit pak përpara afatit do të lërë mundësinë për të korrigjuar gabimet.
Jo shumë të rëndësishme, por çështje urgjente. Kjo fushë e matricës Esenhower synon të vendosë këtu gjëra që ndërhyjnë në punën efektive dhe për këtë arsye kërkojnë eliminim të menjëhershëm. Për shembull, rregullimi i një kompjuteri të prishur, ndihma e vjehrrës suaj për të transportuar mobilje në vilë, etj.
Jo çështje urgjente apo të rëndësishme. Në matricën e përparësisë ka edhe një vend për gjërat që bëjmë çdo ditë për të hequr mendjen nga puna.
Këto janë biseda të gjata në telefon, shikimi i serialeve, prurjet e miqve, shkrimi i letrave, etj. Dmth të gjitha ato gjëra që janë të këndshme, por jo të nevojshme. Eisenhower, duke folur për prioritetet, i quajti aktivitete të tilla “shpërdorues të kohës” që ndikojnë negativisht në produktivitetin e punës.

Do të jetë më i përshtatshëm për të punuar me sheshin Eisenhower nëse:

Renditni detyrat në secilën fushë sipas rëndësisë, duke i numëruar me shkronja latine ose numra. Së pari duhet të trajtoni çështje më urgjente dhe më të rëndësishme;
Përqendrohuni kryesisht në çështjet nga sheshi 2. Nëse gjërat nga lista e atyre jo shumë urgjente, por të rëndësishme bien në sheshin e çështjeve të rëndësishme dhe urgjente, nuk është një punë e madhe. Gjëja kryesore është që një lëvizje e tillë të mos bëhet trend;
Përcaktoni qëllimet afatgjata për veten tuaj dhe përshkruani detyrat hap pas hapi për t'i arritur ato. Shpërndani detyrat në katrorë;
Mos u hutoni nga detyra që po kryhet aktualisht duke marrë pushime nga tymi, duke kontrolluar emailin ose çështje të tjera.

Kështu, matrica e krijuar nga Presidenti Eisenhower është një mjet efektiv i menaxhimit të kohës që është përdorur me sukses në praktikë për më shumë se gjysmë shekulli.

Artikuj të lidhur

Matrica Eisenhower si një mjet për vendosjen e prioriteteve

Besohet se gjenerali Dwight Eisenhower e përdori këtë metodë.

Ai krijoi një matricë të klasifikimit të detyrave që e përdori për të organizuar kohën e tij në mënyrë më efikase dhe kjo e ndihmoi të arrinte sukses - duke u bërë President i Shteteve të Bashkuara.

Të gjitha rastet, sipas matricës Eisenhower, mund të ndahen në katër kategori bazuar në rëndësinë dhe urgjencën.

Le të hedhim një vështrim më të afërt në secilën nga këto kategori.

A. E rëndësishme dhe urgjente. Gjërat në këtë kategori duhen bërë menjëherë. Fjala më e përshtatshme për ta është "emergjencë".

Nesër është provimi, por biletat ende nuk janë mësuar dhe duhet të përfundoni me nxitim të mësuarit e asaj që është shtyrë për një kohë të gjatë deri më vonë.

"Ju duhet të jetoni në atë mënyrë që gjërat e rëndësishme të mos kthehen në urgjente."

B. E rëndësishme dhe jo urgjente. Rastet e kësaj kategorie janë më të “ofenduarat” ne i kushtojmë më pak rëndësi, sepse nuk janë urgjente! "Koha po mbaron", mendojmë për çështje të tilla dhe i vendosim në flagrancë. “Provimi është shumë larg, i gjithë semestri është përpara, nuk duhet të mendoni ende për të

për përgatitjen... Epo, ka ende një muaj para provimit, do të kem kohë të mësoj gjithçka... Ka ende një javë të tërë përpara, ka kohë...” Dhe gradualisht, për shkak të neglizhencës sonë ndaj çështjeve të kategorisë NË ato kthehen në çështje kategorish A. Dhe tani është nata e fundit para provimit, dhe ne po përpiqemi me ethe të kujtojmë të paktën diçka, dhe ajo po rrotullohet në kokën tonë: "Eh, duhet të kisha filluar përgatitjet më herët!" Për të shmangur një skenar të tillë ngjarjesh në jetën tuaj, shkoni te çështjet e kategorisë NË duhet trajtuar si një investim që duhet bërë sot për të nxjerrë fitim nesër.

ME. E parëndësishme dhe urgjente . Gjëra dinake që pëlqejnë të "shqiten si të rëndësishme". Ata maskohen me zgjuarsi si raste kategorish A, dhe shpeshherë arrijnë të na mashtrojnë: është natyra njerëzore të ngatërrojë rëndësinë dhe urgjencën, nga të cilat përfitojnë detyrat e kategorisë C Janë këto detyra që krijojnë një atmosferë rrëmujë, trazirash dhe nxitimi të përjetshëm, por për disa arsye kjo. gjendja e punëve shpesh konsiderohet një tregues i punës aktive. Por edhe në fillim të shekullit të 20-të. klasiku i organizimit shkencor të punës F. Taylor vuri në dukje se një ndërmarrje e mirëorganizuar është ajo ku askush nuk vrapon askund, nuk bën bujë dhe të gjitha gjërat bëhen me nge, por në kohë dhe me cilësi të lartë. Shikoni nga afër korporatën tuaj personale "Unë". Si po shkojnë gjërat për ju?

D. Të parëndësishme dhe jo urgjente("koshi i plehrave"). Lavamanët tanë të kohës janë raste të këtij lloji. Ata janë shpesh të këndshëm dhe interesantë, kështu që ne preferojmë t'i kalojmë orët më të mira me to, dhe më pas nuk mund të kujtojmë se ku shkoi kaq shumë kohë? Gjëra të tilla duhet të "financohen" në bazë të mbetur, përndryshe do të "hanë" të gjithë buxhetin e kohës sonë. Nëse ndjekim këtë parim, ata mund të kthehen nga absorbuesit në ndihmësit tanë.

Bëjeni një rregull: "Unë do të shkruaj një ese mbi ekonominë, do të bëj një detyrë për menaxhimin e kohës dhe nëse kam kohë të lirë, do të luaj për një orë."

në një lojë kompjuterike” dhe ndiqni me përpikëri atë. Më pas do të kryhet puna e rëndësishme dhe do të ketë kohë për argëtim.

Përparësitë e Matricës Eisenhower:

- i lehtë për t'u përdorur;

- ju lejon të zvogëloni numrin e detyrave të parëndësishme;

— ndihmon në identifikimin e shpejtë të detyrave dhe aktiviteteve prioritare.

Matrica e Menaxhimit të Kohës së Stephen Covey

Stephen Covey ishte një nga njerëzit e paktë në planet që dinte të menaxhonte siç duhet çdo minutë të kohës.

Covey ka punuar në origjinal sistemi i menaxhimit të kohës për disa vite, duke vënë në të gjithë përvojën praktike që kishte grumbulluar mbi qindra, e ndoshta mijëra, konsultime me biznesmenë dhe thjesht njerëz të biznesit që ëndërrojnë të shtrydhin gjithçka jashtë kohës. Deri në pikën e fundit.

Stephen ka shkruar disa libra mbi produktivitetin. Më i famshmi "Shtatë zakonet e njerëzve shumë efektivë". Ai përshkruan zakonet që duhet t'u përmbaheni për t'u bërë më produktivë.

Shkurtimisht për secilin nga zakonet:

Jini proaktiv. Ndryshoni botën rreth jush për të krijuar një mjedis të rehatshëm për arritjen e qëllimeve, vetë-realizimin dhe krijimin. Injoroni faktorët përtej kontrollit tuaj, siç është politika
Filloni të veproni duke pasur në mendje qëllimin përfundimtar. Çdo veprim juaj duhet të synojë arritjen e këtij qëllimi
Kompozoni matrica e menaxhimit të kohës dhe u jepni përparësi çështjeve të rëndësishme dhe në të njëjtën kohë jo urgjente
Veproni me një strategji Fitore-Fitore(fitore-fitore).

Gjithmonë ka 2 anë (pjesëmarrës) në çdo problem. Mendoni se si ta zgjidhni atë në të njëjtën kohë dhe në mënyrën më të dobishme për të gjithë.
Së pari, përpjekja për të kuptuar një person është një çështje e rëndësisë së dytë. Zhvilloni dëgjimin empatik - pranoni emocionet, ndjenjat dhe jo vetëm fjalët nga një person. Dhe mos harroni të jepni tuajat
Përpiquni të kapni efektin sinergjik. Sinergjia do të thotë që e tëra është gjithmonë më e madhe se pjesët e saj. Efekti shfaqet kur punoni në detyra të vështira, si dhe kur punoni në ekip
Mprehni sharrën tuaj. Përmirësoni vazhdimisht aftësitë tuaja të planifikimit, komunikimit dhe ndjeshmërisë

Pika më interesante dhe e pazakontë e sa më sipër është pika e tretë: "Matrica e Kohës".

Çfarë është një matricë e menaxhimit të kohës dhe si të punohet me të

Një matricë është një shabllon me të cilin mund të përcaktoni sekuenca e detyrave.

Fizikisht matricëështë një katror i ndarë në 4 katrorë më të vegjël. Matur horizontalisht urgjenca, dhe vertikalisht - rëndësi.

Çdo detyrë e re duhet të ndërlidhet me një nga katrorët dhe, në varësi të katrorit të zgjedhur, duhet të ndërmerret një veprim specifik, për shembull, ta merrni menjëherë detyrën ose ta shtyni atë për më vonë.

Opsionet për trajtimin e rasteve

Matrica e menaxhimit të kohës së Stephen Covey sugjeron 4 opsione për zhvillimin e veprimeve.

Nëse është urgjente dhe e rëndësishme, duhet të bëhet pikërisht tani. Përqindja e rasteve të tilla mund të arrijë 40-50%. Covey argumenton se detyrat urgjente dhe të rëndësishme kontribuojnë pak në arritjen e qëllimeve tuaja kryesore. Prania e një numri të madh të rasteve të tilla kryesisht tregon një situatë emergjente, pra organizim jo të duhur të kohës së punës dhe produktivitet të ulët personal.

Nëse është jo urgjente dhe e rëndësishme, atëherë duhet të ndani sasinë maksimale të kohës, vëmendjes dhe burimeve për ta përfunduar atë. Janë këto gjëra që ju çojnë drejt qëllimeve tuaja, që do të thotë se përfitimi nga përfundimi është maksimal.

Nëse është urgjente dhe të parëndësishme, duhet ta delegoni (ia besoni). Mundohuni të gjeni një interpretues për të cilin kjo detyrë është e rëndësishme. Në këtë mënyrë ju do të kurseni kohën tuaj.

Nëse është jo urgjente dhe e parëndësishme- mos e bej. Ndonjëherë është psikologjikisht e vështirë të refuzosh ta përfundosh atë, sepse mendimi tashmë është vendosur fort në mendje se detyra duhet të kryhet. Nëse nuk mund të tregoni vullnet dhe të kapërceni veten, vendoseni detyrën në një listë të veçantë "Për të bërë një ditë".

Si të menaxhoni shumë gjëra duke përdorur një matricë

Me shumë mundësi, ju jeni një person shumë i zënë dhe numri i detyrave tuaja matet me dhjetëra.

Përpjekja për t'i mbajtur ato në kokën tuaj ose për t'i shkruar ato në letër është kundërproduktive.

Ne ju prezantojmë LeaderTask - një program i specializuar për analizimin e rasteve. LeaderTask mbështet teknikën e menaxhimit të kohës së Stephen Covey.

Krijoni 4 dosje (projekte) në program për të punuar në matricën e kohës:

Filloni t'i plotësoni ato me detyra:

Provojeni Detyra udhëheqëse për të punuar në matricën e menaxhimit të kohës Covey.

Shkarkoni LeaderTask

Matrica Eisenhower (e emëruar sipas Presidentit të 34-të të SHBA që e shpiku) është një nga metodat e menaxhimit të kohës për përcaktimin e prioriteteve të punëve të ditës. Matrica duket si katër katrorë, të cilët përftohen duke kryqëzuar boshtet "E rëndësishme - Jo e rëndësishme" horizontalisht dhe "Urgjente - Jo Urgjente" vertikalisht.

Si të përdoret kjo matricë? Thjesht shpërndani detyrat tuaja atje (për shembull, detyrat e ditës) sipas rëndësisë dhe urgjencës së tyre.

Çështjet e rëndësishme dhe urgjente janë ato që janë shumë të rëndësishme dhe nuk mund të vonohen. Pa to, gjithçka do të shembet dhe do të jetë tepër vonë për t'i bërë ato nesër. Këto gjëra duhet të bëhen sot, para së gjithash - dhe pa dështuar. Shembuj të detyrave të rëndësishme dhe urgjente: përfundimi i një detyre projekti që do të përfundojë; vizitë e paplanifikuar te një dentist, traumatolog ose specialist tjetër; thirrje urgjente telefonike për një klient ose palë. Teorikisht, sheshi i çështjeve të rëndësishme dhe urgjente duhet të jetë bosh, por në praktikë, ndonjëherë çdo person ka çështje të rëndësishme dhe urgjente, disa prej tyre krijohen nga përtacia, disa nga mungesa e profesionalizmit dhe disa nga forca madhore.

Çështjet e rëndësishme por jo urgjente janë gjëra të rëndësishme që do të bëhen urgjente së shpejti. Nëse nuk planifikoni të prisni për këtë dhe t'i jepni vetes një garë të panevojshme, atëherë kushtojini vëmendje këtyre çështjeve. Shembuj të çështjeve të tilla: puna aktuale (e planifikuar) në projektet tuaja; planifikimi i projekteve të reja; vlerësimi i rezultateve të marra në projekte.

Gjërat nuk janë të rëndësishme, por urgjente. Si rregull, ky shesh përfshin gjëra që nuk ju afrojnë më shumë me qëllimin tuaj, çfarëdo që të jetë, këto janë gjëra që duhen bërë, por vetëm për hir të realizimit të tyre. Urime për ditëlindjen e tij (rezulton se Vasya ka lindur sot), ardhja e papritur e të ftuarve dhe takime të tjera të paplanifikuara, të detyruara që nuk mund të refuzohen. Nëse mund të delegoni diçka nga kjo, ia besoni dikujt, sigurohuni që ta bëni.

Gjërat që nuk janë të rëndësishme dhe jo urgjente janë kategoria më e keqe e gjërave. Nuk janë të rëndësishme, nuk janë urgjente, por janë ato që dëshironi të bëni. Këta janë harxhuesit tuaj të kohës - leximi i revistave me shkëlqim, lojërat kompjuterike, shikimi i TV dhe shfletimi në internet.

E rëndësishme: shumë njerëz fillojnë të bëjnë budallallëqe kur janë thjesht të lodhur. Kur të duash, të duash. Pra, ky është një vendim i gabuar. Kjo është e drejtë - planifikoni një pushim cilësor (kjo është kategoria e rëndësishme, por jo urgjente) dhe bëni një pushim cilësor, dhe mos bëni budallallëqe.

Në përmbledhje, si një mjet, matrica Eisenhower funksionon dhe, për më tepër, organizohet mirë nëse e ndiqni atë. Ju mund të jeni krenarë për veten tuaj nëse sheshi "E rëndësishme dhe Urgjente" është më shpesh bosh: dhe kjo është mjaft e mundur nëse më shpesh merreni me punët e sheshit "E rëndësishme, por jo Urgjente". Kështu punojnë profesionistët!

Do të jetë e dobishme për ju të përcaktoni se sa efektivisht e kaloni kohën tuaj, nëse dini të vendosni prioritete dhe të delegoni përgjegjësi.

Shkruani një plan për një ditë nga javore/ditari juaj. Çfarë keni bërë, çfarë detyrash
vendosi se kë takuat, kush ndërhyri në punën tuaj, sa kohë ju desh? Ndani atë që keni bërë në katër kuadratet e Matricës Eisenhower, duke treguar kohën e kaluar.

Llogaritni si u shpërnda koha në të katër kuadratet?

Përpunimi i rezultateve.

Kuadranti I - ato çështje që kërkojnë zgjidhje të menjëhershme. Ato janë të dyja urgjente dhe të rëndësishme, dhe kështu
dhe bërtasin për veten e tyre: “Bëje! Merrni një vendim! Përgjigju letrës! Takimi! Përgatitni një raport!

Çfarë keni marrë?
Nëse kuadranti I është rritur në mënyrë disproporcionale, kjo do të thotë se afatet dhe datat kontrollojnë ju, dhe jo ju kontrolloni jetën tuaj. Ndoshta thjesht e keni shtyrë gjithçka në kufirin e fundit? Në fund të fundit, mund të ndodhë që detyrat e kuadratit II, të cilat janë gjithashtu të rëndësishme, por jo urgjente, të bëhen urgjente sepse nuk keni arritur t'i kryeni në kohë? Ju mungon një qasje strategjike ndaj problemit. Një menaxher, ose thjesht një person që gjendet në një situatë të tillë, është nën shpatën e përditshme të Damokleut të stresit të shkaktuar nga një situatë krize e vazhdueshme. Nuk keni as kohë dhe as energji për të menduar për plane afatgjata, për të përgatitur propozime për një produkt të ri, miqtë tuaj, marrëdhëniet me të cilët vlerësoni kaq shumë, kanë harruar se si dukeni. Po arrini një tren që po niset dhe në një moment do ta gjeni veten në një platformë të zbrazët me zemër të thyer.

Pse?
Ju keni vendosur gabimisht prioritetet tuaja, nuk dini të delegoni përgjegjësitë dhe nuk keni besim
për punonjësit tuaj, ju mbani të gjithë barrën mbi veten tuaj. Në këtë gjendje, e keni të vështirë ta kuptoni
lexoni lart, sepse Ju nuk keni asnjë mendim, nuk keni vizion për të ardhmen e kompanisë, jeni plotësisht i zënë
çështje të rëndësishme të ditës së sotme.

Çfarë duhet bërë?
Mësoni të delegoni përgjegjësi, zhvilloni një zëvendës, një studiues, nëse dëshironi, i cili do t'ju zëvendësojë nëse është e nevojshme. Përgatitni një listë të detyrave që punonjësit tuaj mund të kryejnë në vend të jush. Rishikoni fletën e përparësisë. Zhvendosni qendrën e gravitetit të aktivitetit tuaj në kuadrantin II.

Rregulli i artë: Një krizë është më e lehtë të parandalohet sesa të zgjidhet.

Kuadranti II. E rëndësishme, por jo urgjente - filozofi e madhe! Nëse keni arritur të shpërndani kohën tuaj në atë mënyrë që kuadranti II doli të ishte më i mbushuri me detyra, ju mund të përgëzoheni sinqerisht!

Çfarë keni marrë?
Ju jeni të shkëlqyer në "ndarjen e grurit nga byku", përqendroheni në gjënë kryesore, keni pikëpamjen tuaj për gjithçka, pasi keni kohë të mjaftueshme për të menduar me qetësi për projektet aktuale dhe të ardhshme. Ju keni marrëdhënie të mira biznesi me kolegët tuaj, keni dikë që t'i drejtoheni me pyetje dhe këshilla, nëse është e nevojshme.

Pse?
Sistemi juaj i prioritizimit është i përshtatshëm për aktivitetet tuaja specifike.
Ju dini të delegoni përgjegjësi dhe mos humbisni kohë duke zgjidhur problemet e të tjerëve.

Kuadranti III. Jo e rëndësishme, por urgjente? Gjëra të vogla të parëndësishme, qëllime afatshkurtra, interesa dhe probleme momentale.

Çfarë keni marrë?
A nuk mendoni se po mbyllni të gjitha vrimat? Apo e keni rregulluar vetë në këtë mënyrë? Pse po bëni pjesën më pak të rëndësishme të punës? Kush e bën pjesën tjetër për ju?

Nëse, përveç kësaj, vendi i dytë për sa i përket kohës së kaluar në matricën tuaj është i zënë nga kuadranti IV, atëherë ju jeni kandidati i parë për shkarkim.

Pse?
Për disa arsye, nga të gjitha përgjegjësitë tuaja të punës, ju keni zgjedhur vetëm ato të parëndësishmet. Për më tepër, ju vetë keni vendosur se çfarë është gjëja kryesore për ju dhe çfarë është kotësia e kotësive. Nëse ju vetë e pranoni se humbni kohë në detyra të parëndësishme, atëherë pse e bëni këtë? Nuk keni synime apo plane të qarta, qoftë për të ardhmen e afërt apo afatgjatë. Kjo është e ngjashme me sabotimin, dhe ju vetë do ta vuani para së gjithash.

Çfarë duhet bërë?
Nëse do të kërkoni një punë tjetër, mendoni së pari, në çfarë lloj rekomandimi nga menaxhmenti juaj aktual mund të mbështeteni me një entuziazëm të tillë pune? Ndoshta është më e këshillueshme që t'i vendosni gjërat në rregull në vendin tuaj aktual të punës, në mënyrë që shefi juaj t'ju lërë të shkoni me lot në sy dhe me një premtim se do t'ju pranojë sapo të doni të ktheheni. Për ta bërë këtë, ju "thjesht" duhet të zhvendosni qendrën e gravitetit të punëve tuaja në kuadrantin II, për t'u bërë një punonjës i domosdoshëm dhe vërtet i nevojshëm. Për ta bërë këtë, duhet të rishikoni menjëherë listën tuaj të përparësive, oraret e detyrave dhe të zotëroni të gjitha teknikat e kursimit të kohës. Nuk keni ku të tërhiqeni, jeni në një krizë që mund të përfundojë në katastrofë!

Kuadranti IV. Çështje të parëndësishme dhe jo urgjente. Për çfarë paguheni? Nuk e ke problem të shpenzosh
e kaloni jetën duke bërë gjëra të pavlera? Nuk nevojiten komente.

“Çështjet urgjente zakonisht nuk janë më të rëndësishmet,
dhe ato të rëndësishmet nuk janë më urgjentet.”
D. Eisenhower

Një analizë paraprake e Matricës tuaj Eisenhower ka treguar se njerëzit që përpiqen dhe arrijnë sukses shmangin të bëjnë gjëra në kuadratet III dhe IV.

Nëse shumica e rasteve tuaja janë në kuadratet I dhe III, është e dobishme për ju të lexoni shënimin: Kuadrantet I dhe III