Cómo planificar y solucionar todos tus asuntos: Instrucciones paso a paso. David Allen

Mi historia se dividirá en 2 partes:

• Sobre la técnica GTD, por si alguien no la conoce o ya la ha olvidado.
• Sobre herramientas específicas para trabajar con GTD y ejemplos específicos de mi práctica personal.

0. Prefacio

¿Cómo es un día típico para un director de proyecto?

El cliente llama. El equipo pregunta en el chat por qué la especificación API difiere de la especificación técnica. El aire acondicionado sopla sobre Vasya. RR.HH. está preocupado: Misha entró con una camisa limpia y planchada. No vayas al bosque: el sinvergüenza se está preparando para una entrevista. Es necesario aclarar el cronograma. Vuelva a verificar las tareas en el rastreador. El cliente vuelve a llamar. Alguien lanzó una imagen divertida al chat. Un colega me pidió que me ocupara de sus asuntos mientras estaba de vacaciones. El cliente vuelve a llamar. Creo que se lanzará pronto. Sería bueno no olvidarse de comprar comida para casa por la noche, de lo contrario su esposa la cortará. Estamos un poco atrasados ​​en el frente. Sería bueno leer este artículo. Uf, ya son las 19:00. ¿Cuándo es el lanzamiento?

¿Te reconoces a ti mismo? ¿Horrible? Entonces este articulo es para usted.

Si no lo reconoces, estás de suerte. ¿O tal vez puedas hacer aún más?

1. Introducción

¿Qué es GTD?

GTD ( Resolviendo las cosas ) - una técnica para aumentar la eficacia personal, creada por David Allen y descrita por él en el libro del mismo nombre. El título se puede traducir como “Cómo hacer las cosas hasta el final”.

La idea principal es que para trabajar eficazmente y crecer en uno mismo, para lograr algo más, se necesita una mente limpia. Porque:

• No se pueden realizar tareas complejas si no está claro qué hacer. Pensar constantemente en qué hacer y el hecho de que la tarea no se haya completado interfiere con el trabajo.
• La rutina diaria (pequeñas tareas) distrae. Crea malestar, las tareas “cuelga en la memoria” y quita la sensación de armonía.

GTD trata sobre cómo no recordar nada y no olvidar nada al mismo tiempo.

2. Acerca de GTD

Cómo entender que lo necesitas:

• Está recortando un cronograma complejo para una etapa crítica del proyecto. Es necesario tener en cuenta una serie de riesgos y distribuir correctamente las tareas entre los recursos. Alguien envía una foto divertida a VK. La siguiente hora la dedicamos a mirar páginas públicas de segunda categoría.
• Esta tarde debemos revisar y acordar los términos de referencia. A finales de la próxima semana habrá una presentación con el cliente. ¿Hacer una presentación en PowerPoint o mejor aún en Google Slides? Sería bueno saber dónde está su oficina. ¿Debo usar traje o presentarme como de costumbre? (La aprobación de las especificaciones técnicas tomó 2 días).
• Después de tu reunión de planificación matutina, deberías pensar en renovar tu hogar en el baño. Las tareas las fijaré más tarde, antes de acostarme. Además, hay una manifestación en 2 horas. ¿Por qué aceptar el trabajo? Todavía no podré hacer mucho de nada.

Aquí vale la pena hablar por separado sobre la multitarea humana. El tema es discutible. Por ejemplo, miraWikipedia.

Dos aspectos importantes:

• Un gran número de científicos cree que A) la multitarea no existe; B) El tiempo para cambiar rápidamente entre tareas se convierte en un cuello de botella.
• La multitarea aumenta el número de errores.

Y aquí es donde necesitamos GTD.

Porque esto es lo que GTD ofrece para solucionar problemas:

• Anota, no memorices.
• Clasificar (en contextos e importancia) y descomponer (identificar pasos simples en tareas complejas).
• Revisa la lista de tareas.

1. ¿Qué deberías anotar?

Cualquier cosa con la que necesites hacer algo. Correos electrónicos entrantes, pestañas abiertas del navegador, archivos desordenados en el escritorio, un libro sin terminar, un taladro que no le devolvimos a nuestro vecino (recordándonos la necesidad de colgar una estantería).

2. ¿Cómo grabar?

A) Desglosarlo en “contextos”. Por ejemplo, todo lo que pertenece a 1 proyecto va a 1 carpeta. Hacer reparaciones es una lista separada. Compra para la casa de campo - lista separada. Los "contextos" se basan en la ubicación/acción. Los contextos inicialmente se tratan de lugares, pero los nuestros se tratan de proyectos.

B) Descomponer. Es decir, no escriba "Unirse a un nuevo proyecto", sino establezca tareas más pequeñas: "Reunir un equipo de desarrollo", "Ver la documentación", "Conocer al cliente", etc.

3. ¿Cómo realizar una revisión?

Consulta tu lista de tareas todos los días. Cierre las tareas completadas y establezca otras nuevas. Si la tarea no se está realizando, reformúlela o descompóngala.

3. Herramientas

La conversación sobre herramientas será desde el punto de vista de un director de proyecto. Pero todo lo que hablo se puede aplicar a cualquiera.

Nuestras tareas:

• Aplique GTD a su flujo de trabajo diario.
• Distraete menos y haz más.
• Participe rápidamente en la realización de tareas.

El progreso nos ha dado la tecnología de la nube y los dispositivos portátiles y esto es lo mejor que nos puede pasar para organizar nuestras tareas.

Lo que uso personalmente:

• iPhone/iPad/MacBook
• Gmail y otros servicios de Google
• Lista de maravillas
• Evernote
• Ultimo pase

1. iPhone/iPad/MacBook

Ecosistema unificado. Todos los dispositivos tienen capacidades integradas para sumergirse en el trabajo. Deshabilitar notificaciones y recordatorios, sincronización de datos, búsqueda conveniente, aplicaciones y servicios disponibles, etc.

Consejos y trucos:

• llamadas y mensajes
• Notas y recordatorios
• Foco de búsqueda
• Escritorios virtuales

2. Gmail y otros servicios de Google

Gmail es la herramienta más importante en el trabajo de un directivo y una de las principales “bandejas de entrada”. Así es como se ve mi caja. Gmail tiene esencialmente 3 características excelentes:

• Atajos
• Filtrado automático
• Buscar

Filtro todos los correos electrónicos entrantes por proyecto y por estado principal: A) Requiere acción; B) Debes seguir la respuesta. El filtrado automático le permite ahorrar tiempo y ordenar todo en etiquetas automáticamente.

También puedes ver una bandeja de entrada limpia. Así es exactamente como debería verse la mayor parte del tiempo.

3. Lista de maravillas

Lista de maravillas - Asistente de Gmail. Este es un servicio de tareas pendientes que está disponible en todas las plataformas móviles y de escritorio. Puede organizar tareas por categorías y fechas, enviar notificaciones, hacer listas de verificación y escribir comentarios sobre las tareas, y puede adjuntar archivos. Hay funcionalidad para la colaboración. En general, una herramienta sencilla que tiene todo lo necesario.

Así son mis tareas para hoy.

4. Evernote

Evernote es un reemplazo del bloc de notas basado en la nube. Una herramienta muy potente que te permite no sólo escribir, sino también adjuntar archivos. Es más conveniente utilizarlo para reuniones, informes de llamadas y otros registros importantes. Por ejemplo, así.

El calendario se encarga de los recordatorios de eventos. Lo más importante es conectarlo a tu teléfono y otros dispositivos. Nada especial.

6. Último pase

LastPass es un servicio en la nube para crear y almacenar contraseñas. Solo recuerdo 3 contraseñas: Last Pass, Gmail personal y Steam. Todo lo demás se almacena en la nube.

5. Cómo empezar

Una vez, en una de las conferencias, escuché de un orador lo que, en mi opinión, era una idea excelente. Dijo que los informes son muy interesantes, pero muy inútiles si después del informe no regresas a casa y empiezas a poner en práctica lo que escuchaste.

¿Qué hacer ahora mismo? Mira tu computadora y siéntete triste.

1. Pestañas vs. ventanas del navegador

¿Te gusta abrir un millón de pestañas y dejarlas para más tarde? Es repugnante. Admítelo honestamente: nunca llegarás a la mayor parte. Pero el navegador consumirá toda la batería y la RAM. Tardará un par de minutos en reiniciarlo. Y será imposible encontrar lo que necesitas rápidamente.

No guardes demasiado. Utilice contextos. Una tarea: una ventana abierta y un número mínimo de pestañas. Una vez que haya hecho su trabajo, cierre la ventana.

2. El escritorio tal y como estaba previsto

El escritorio no es un lugar para atajos. ¡Sí Sí!

Windows tiene un menú Inicio, OSX tiene Spotlight Search. Es mejor redirigir la carpeta de descargas a tu escritorio. Trabaje solo con aquellos archivos que se necesitan en este momento. El resto está en la basura.

3. Bandeja de entrada cero

Los correos electrónicos no deben estar en su bandeja de entrada. Sólo aquellos que aparecieron allí desde la última revisión del correo. Pequeñas cosas: ponte manos a la obra. Los grandes: en el archivo y bajo la etiqueta "Necesita hacerse". Como dicen, mantén limpia tu bandeja de entrada. También puede consultar su correo electrónico una vez cada pocas horas. Nadie morirá por esto.

6. P.D.

Para mayor iluminación:

• El mismo artículo en un vídeo narrado en una conferencia de estudiantes:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH canal "Cuentos de la Oficina de Proyectos"

"Aclara tu mente. Es más saludable que vaciar el estómago".
~Michelle de Montel

Hoy hablaré de patatas fritas. Tecnologías GTD eso permitirá puedes lograr más, cansarte menos, aumentar la eficiencia de tu propio trabajo, reducir el estrés y aumentar la satisfacción con la vida.

¿Sabes que tu conciencia te recordará constantemente aquellas cosas y tareas que pensaste en hacer, pero que dejaste desatendidas?

Seguramente miles de tareas inconclusas, procesos no procesados ​​ya cuelgan como un peso muerto en tu cerebro, que consumen tus recursos internos, fuerzas, energía, y ni siquiera te das cuenta. Todo esto genera estrés y te priva de energía. Te desempeñas peor en tareas nuevas porque tienes la cabeza llena de tareas antiguas.

En este artículo hablo sobre cómo finalmente aclarar tu cabeza de toda esta información y mejorar tu trabajo y tu vida.

Probablemente hayas escuchado el acrónimo "GTD", que significa Getting-Things-Done. Esta filosofía o tecnología se ha vuelto muy popular debido, en parte, a la cobertura mediática. Un periodista del periódico Guardian llamó a David Allen, el autor de la filosofía GTD, el hombre llamado a poner orden en el universo.

GTD no es sólo un sistema de gestión del tiempo necesario para altos directivos ocupados y sin vida personal. Este es un sistema para optimizar y organizar no solo el trabajo, sino también el pensamiento y la conciencia, dando instrucciones sobre cómo "limpiar" la conciencia de cargas mentales innecesarias, abrir espacio para la creatividad, nuevas ideas y crear requisitos psicológicos para un trabajo cómodo y organizado. Este sistema está destinado a un empresario con un millón de proyectos, a un ama de casa que necesita cuidar a sus hijos, dejando tiempo para leer ficción, y a un escolar que se prepara para ingresar a la universidad.

A pesar de que este fenómeno es muy conocido, no todo el mundo sabe qué es y cómo puede ayudarte personalmente. Por eso, hoy os contaré literalmente con los dedos de qué se trata. Después de leer este artículo, podrá poner orden en su vida y en su forma de pensar hoy y ver casi de inmediato resultados positivos de estas innovaciones en la vida.

¿Qué me impulsó a empezar a organizar mis asuntos?

Los sentimientos de ansiedad y culpa no surgen de demasiado trabajo. Aparece automáticamente cuando rompes acuerdos contigo mismo.
~David Allen

No hace mucho me enfrenté a la necesidad de organizar mi propio horario de trabajo, en el que descubrí muchos cuellos de botella. Hace unos 10 años, debido a mis problemas de concentración, me resultó sumamente difícil realizar cualquier trabajo durante mucho tiempo. Con el tiempo, comencé a trabajar para mejorar mi concentración y disciplina. Empecé a aprender a relajarme y... Dio frutos.

Pude crear mi propio proyecto, impulsarlo, dejar mi trabajo contratado y empezar a trabajar por mi cuenta, como había soñado. Tuve una sensación de progreso en términos de trabajar en mí mismo, que se vio reforzada por el marcado contraste entre mi presente y mi pasado. Hace un tiempo no podía afrontar los estudios en el instituto y el simple trabajo contratado, pero ahora trabajé de manera disciplinada en beneficio de mi propio proyecto y de las personas a las que beneficia, trabajando día tras día, de forma independiente y no “bajo presión”. ".

Sólo entonces me di cuenta de que ese no era el límite. La sensación de éxito me ocultó temporalmente los problemas que habían surgido en la organización de mi trabajo.

Tengo una amplia variedad de trabajos: cartas en el correo, artículos en el sitio web, comentarios, trabajos con alumnos del curso “SIN PÁNICO”, ​​etc. etcétera. Todo esto requiere una buena organización. Me di cuenta de su ausencia por el hecho de que en el correo se habían acumulado muchas cartas no leídas, pero marcadas como "importantes". Archivos de Word con “planes para 2015” y “tareas para febrero de 2016” estaban esparcidos por todo el disco duro. En los cajones había cuadernos con notas, ideas y, nuevamente, descripciones de las tareas que debo completar. No hace falta decir que muy rara vez abrí estos archivos y consulté estas listas. Y esto sucedió no tanto por mi falta de disciplina, sino porque todo tenía una especie de apariencia incómoda, provocando un sentimiento interno de la inutilidad de todos estos ejercicios de planificación.

Me di cuenta de que todavía no tengo tiempo para hacer mucho, aunque podría hacer más.

En general, los intentos de hacer una lista organizada de tareas y, lo más importante, seguirla, fracasaron una y otra vez.

Por supuesto, cumplí tareas diarias urgentes, pero al mismo tiempo sentí cuántas “tareas” e “ideas” estaban en el limbo. Todo esto hizo que sintiera menos satisfacción con el trabajo. Hubo días en los que me permití terminar temprano. Salí, me subí a la bicicleta, pero en lugar de disfrutar del tiempo libre que no habría tenido si trabajara en una oficina, me atormentaba la sensación de que no había hecho algo, que no había hecho algo logrado. Actitudes perfeccionistas comenzaron a surgir en mis pensamientos: “Debería hacer más”, “No estoy trabajando lo suficiente”. Pero entendí que el problema no estaba en la cantidad de trabajo, sino en su organización.

Entonces decidí empezar a organizar todo mi espacio de trabajo. Cogí el excelente libro de David Allen, Getting Things Done. He oído hablar del sistema GTD durante mucho tiempo, pero recién ahora decidí examinarlo más de cerca.

¿Qué es GTD?

“Los asuntos pendientes en realidad permanecen inacabados en dos lugares: en la realidad y en la cabeza. Los asuntos pendientes en tu cabeza absorben la energía de tu atención porque atormentan tu conciencia”.
~Brahma Kumaris

Cuando recibí este libro por primera vez, esperaba leer en él algunos consejos banales de gestión del tiempo que había visto en otras fuentes, como “dividir las cosas en importantes y sin importancia”, “delegar lo que se puede delegar”.

“Digamos que hace diez años te prometiste limpiar tu armario, pero hoy no lo has hecho… ¡podemos decir que en este caso llevas 10 años limpiando el armario las 24 horas del día!”

Pero el autor habla de este enfoque estándar de “gestión del tiempo” como limitado y, en muchos sentidos, ineficaz. Me gustó que David Allen ya no aborde consideraciones "trabajo efectivo", y para Posibilidades y limitaciones de la conciencia humana.. Organizar nuestros propios asuntos de manera que no entren en conflicto con las peculiaridades de nuestro pensamiento. El enfoque GTD se basa enteramente en conclusiones sobre cómo funciona nuestro cerebro, cómo acumula información y cómo procesa problemas no resueltos.

La premisa psicológica más básica de esta filosofía es el hecho de que cualquier tarea de la vida, ya sea completar un proyecto importante o un viaje a un monasterio para un curso de meditación, nuestro cerebro percibe como no resuelta y se guarda en la memoria, lo que causa estrés mental, si No formalizamos estas tareas en forma de próximas acciones específicas en el marco de un sistema de almacenamiento de información externo.

¡No te alarmes y no vuelvas a leer este párrafo! Ahora explicaré qué significa todo esto. Un buen ejemplo se da en el propio libro “Cómo poner las cosas en orden”. Digamos que hace diez años te prometiste limpiar tu armario, pero hoy no lo has hecho. ¿Cómo almacenó y procesó su cerebro información sobre esta tarea durante todos estos diez años?

El hecho es que los psicólogos están seguros de que nuestra conciencia, en el contexto del establecimiento de tareas, no tiene ideas sobre el pasado y el futuro. Estas ideas existen sólo conceptualmente, pero no están presentes en los propios algoritmos de procesamiento de información dentro de la conciencia.

Si te prometes llevar tu coche al servicio la próxima semana y al mismo tiempo intentas recordar este compromiso, entonces tu mente creerá que debería hacerlo ahora mismo, hoy, recordándote esto constantemente. Y mañana también contará igual.

La tarea estará en el estado "se requiere solución inmediata" todos los días hasta que vaya al centro de servicio.

Volviendo al ejemplo del armario desordenado, en este caso has estado limpiando tu armario las 24 horas del día durante los últimos 10 años. Tu conciencia consideró esta tarea como inacabada, dejándole un lugar en el espacio de tu memoria, creando tensión e insatisfacción debido al trabajo inacabado.

Y para liberar su memoria y liberar su mente de procesos inacabados, cuyos recordatorios consumen sus recursos mentales (al igual que los procesos en segundo plano en una computadora consumen recursos de procesador y memoria, lo que hace que la máquina sea más lenta), debe tomar dos acciones clave.

1. Transfiera una tarea de la memoria interna (su cerebro) a la memoria externa (su computadora, computadora portátil, tableta, teléfono)
2. Decida cuál será la próxima acción específica con respecto a la tarea en cuestión. Por ejemplo, la tarea global "reparar el coche" puede consistir en muchas acciones sencillas. La primera acción puede ser: “buscar repuestos adecuados en Internet”.

En este caso, tu conciencia liberará tu memoria interna y dejará de recordarte constantemente lo que aún no has hecho. Después de todo, ha transferido todas estas tareas a un sistema externo.

Estos son, en principio, los puntos clave de la tecnología GTD en los que se basa todo. Si comprende este principio, entonces ya tendrá una comprensión general de qué es GTD. Se trata de un sistema de gestión eficaz de los asuntos, creación de ideas, que se basa tanto en la organización externa de las tareas en el marco de registros, calendarios, sistemas de recordatorios como en la optimización interna del trabajo de la conciencia.

Además, estos dos niveles están interconectados. El orden externo sirve como requisito previo y herramienta para una conciencia organizada y "pura". Una mente despejada le permite trabajar de manera más eficiente* y cansarse menos.

(*Aunque utilizo la palabra “trabajo”, no se refiere exclusivamente a actividades profesionales. En este contexto, el trabajo abarca cualquier negocio. Planificar unas vacaciones también es trabajo. Al igual que pensar en el problema de la relación con la otra persona medio).

Consejo 1: decida cuál será la próxima acción

"Cuando planificas tu actividad (intención de implementación) y decides qué acciones realizarás en qué contexto, casi automáticamente te sintonizas con el comportamiento deseado en lugar de reunir toda tu voluntad en un puño y obligarte a hacer algo".
~D. allen

Si lees un libro "Cómo poner las cosas en orden", entonces comprenderás que esta es simplemente la regla más dorada. El autor vuelve constantemente a él. Además, ¡está obsesionado con enseñar al mundo entero a pensar en la siguiente acción!

Sí, la regla es importante, pero se necesita tiempo y disciplina para que se convierta en un hábito.

El hecho es que, por regla general, hablamos de problemas de forma general y abstracta. “Necesitamos asegurarnos de que el niño aprenda mejor”, “Necesito estar más tranquilo para participar menos en los conflictos”. Por supuesto, es necesario tener en cuenta el panorama general, pero para completar las cosas es necesario pasar al siguiente nivel de planificación, es decir, pensar en la siguiente acción.

En los ejemplos que hemos considerado, esto podría ser:

• “Busque artículos en Internet sobre cómo desarrollar la fuerza de voluntad, la disciplina y cómo combatir la pereza. O busque un libro sobre este tema en una librería”.
• “Lea sobre las técnicas de relajación que existen”.
• “Programe un tiempo para hablar con su hijo sobre sus problemas académicos”.

La siguiente acción no tiene por qué ser una acción física. “Piensa si necesito ir a la universidad” también es una acción. Puedes simplemente pensar en la tarea, no es necesario que empieces. Pero con solo dar este paso, ya liberarás parte de tu cerebro.

No podemos resolver todos los problemas de nuestras vidas. Por tanto, es importante entender que la decisión de “no hacer nada” también es una decisión.

Este evento te permite no solo aliviar tu mente, sino también recargarte de motivación. Muchas tareas, cuando las imaginamos mentalmente, parecen imposibles o muy difíciles. “¡Dios mío, tendré que desmantelar toda mi casa de verano, es un trabajo sin fin!” Pero nos resultará mucho más fácil ponerlo en marcha si trazamos un plan en forma de las siguientes acciones: "Encuentre las herramientas adecuadas en Internet". Esto es más fácil, ¿no? Y cuando hagamos esto, sentiremos la satisfacción de estar un paso más cerca del objetivo final.

Consejo 2: transferir a un sistema externo

Como recordará de este artículo, confiar en la memoria no sólo es poco confiable, sino también ineficiente en términos de uso de los recursos de su cerebro. Por lo tanto, David Allen recomienda encarecidamente trasladar todas las tareas a un sistema externo para liberar memoria.

Un sistema externo puede ser una tableta, un teléfono, un bloc de notas, una computadora o un cuaderno. Cualquier medio conveniente con el que puedas trabajar.

Por cierto, así es como se ve mi lista de tareas después del preprocesamiento. De ahí saqué muchas cosas innecesarias, cosas que ya había hecho o decidido no hacer en absoluto. Es decir, en la primera etapa y antes de aplicar la "regla de los dos minutos" (más sobre esto a continuación), era mucho más grande.

No estaría de más decir que la lista de tareas debe estar organizada, ser conveniente y accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Necesito mantenerse al día y modificar según sea necesario. Necesitas contactarlo para consultar con él sobre el progreso de sus proyectos.

(Es decir, no como lo fue para mí (y tal vez para ti también): montones de hojas y cuadernos en diferentes lugares de mi espacio de trabajo que nunca toqué).

¡¡¡Y por supuesto!!! ¡Cada tarea debe anotarse como la siguiente acción!

Consejo 3: organice las tareas por contexto

“No se necesita mucha fuerza para hacer algo. Se necesita mucho más esfuerzo para decidir qué hacer”.
~David Allen

No noté que el libro ofreciera algún consejo directo sobre cómo priorizar las tareas. David Allen confía en que la importancia de diversas tareas para nuestra conciencia no es tan crítica, ya que tanto las preocupaciones grandes como las pequeñas ocupan espacio en nuestra conciencia y debemos hacerlas todas (o decidir no hacerlas). Una tarea trivial no realizada, cuya información está almacenada en la mente, puede distraerte de asuntos más "importantes". Sin embargo, proporciona un método excelente para organizar tareas por contexto o nivel de energía.

Una vez llegué parcialmente a este método de forma intuitiva, pero luego lo olvidé porque no lo formalicé ni lo convertí en un hábito. Por ejemplo, hay una gran lista de tareas. Algunas tareas requieren mucha energía para completarse.

Para mí son "Respuestas a comentarios y apoyo a los estudiantes", "Artículos".

Para algunos, esto no es suficiente, por ejemplo, “pagar por el hosting”, “trabajar con facturas electrónicas”. Puedo hacer esto fácilmente cuando no tengo suficiente tiempo para los artículos.

Decisiones sobre "Qué debería hacer ahora" En primer lugar, me quitaron mucha energía y, en segundo lugar, afectaron negativamente mi motivación. No encontraba una actividad que se adaptara mejor a mi nivel de energía y como resultado dejé de trabajar, terminando la jornada laboral con la notoria sensación de que no había logrado algo. Ahora, si tengo pocas fuerzas y mucho tiempo, puedo hacer simplemente el trabajo que no requiere mucha energía. Puedo simplemente mirar la lista con el título. "energía baja" y hacer algo con ello. ¡Todo lo ingenioso es simple!

También puede organizar la lista de tareas por contexto, por ejemplo, “en la computadora”, “en la tienda” etc. En el libro se presentan muchas otras formas de organizarse.

Chip 4 - "Regla de los dos minutos"

Una regla bastante simple, pero extremadamente efectiva. Si organizamos nuestras tareas pendientes en una lista de recordatorios, podemos sentirnos abrumados por el tamaño de la lista. Por suerte, existe una forma buena y sencilla de limpiarlo a fondo.

No es necesario anotar: “Responde la carta de un amigo cuando tengas tiempo libre”¡Si esta respuesta te lleva menos de 2 minutos!

Simplemente responda ahora mismo y libere su mente y su lista de tareas de este asunto. Cuando, después de leer el libro de D. Allen, comencé a limpiar mi buzón, descubrí allí muchas cartas sin respuesta. Por supuesto, una vez las marqué como tareas importantes, pero luego me olvidé de ellas.

Como resultado, después de realizar la revisión, respondí muchas cartas antiguas y no me llevó mucho tiempo. ¡Algunos de mis lectores recibieron una respuesta mía después de un año! Por favor, no se ofenda conmigo, esto es el resultado de un buzón abarrotado y una mala organización de los asuntos. Ahora trato de responder de inmediato si entiendo que el proceso de lectura y procesamiento de la carta tomará al menos 5 minutos. 2 minutos no es estricto, deje que cada uno determine por sí mismo el período de tiempo máximo.

En general, la “regla de los dos minutos” se formula de la siguiente manera. Si, mientras procesa su lista de tareas, encuentra algo que le llevará menos de 2 minutos completar, simplemente hágalo.

Consejo 5: anota ideas

¡Seguro que has notado que las mejores ideas sobre tu trabajo te vienen cuando no estás trabajando! Por eso, D. Allen aconseja tener siempre a mano algo que te ayude a guardar ideas: un bloc de notas, una tableta electrónica, etc. La cuestión aquí no es sólo que le ayudará a no olvidar ideas valiosas y a liberar su memoria de información. Sí, esto también es importante.

Allen cree que "la forma determina los principios". Según él, una persona "Puede haber una renuencia subconsciente a pensar en cualquier cosa porque no tienes un lugar para escribir las ideas".

Probé esto en mí mismo. Cuando viajaba a la India, siempre llevaba conmigo una libreta o un teléfono para poder anotar pensamientos e ideas. Y mi conciencia simplemente estaba llena de ellos. Escribí mis pensamientos mientras temblaba en los asientos de los trenes indios, en las cimas de colinas pintorescas, en las ruinas de templos antiguos, tumbado bajo el sol o bajo el ventilador de una habitación de hotel.

Estaba tranquilo, en primer lugar, porque tenía dónde registrar las ideas que surgían y, en segundo lugar, gracias a que no necesitaba guardar las ideas en mi memoria con todas mis fuerzas, sabía que podía volver siempre a ellos.

Por supuesto, es importante no sólo adquirir el hábito de escribir sus ideas, sino también revisar esta lista con regularidad.

Por cierto, ahora también escribo citas y reglas valiosas de otras personas, en lugar de intentar guardarlas en mi memoria.

Consejo 6 - No separes la vida y el trabajo

"Las preguntas abiertas no contestadas se igualan en términos de la tensión que causan y la atención que requieren".
~David Allen

Como ya escribí, para nuestro cerebro no hay mucha diferencia entre las tareas: “terminar un proyecto en el trabajo”, “discutir un problema en la relación con mi esposa”. Ambas tareas ocupan nuestra memoria y consumen recursos mentales, sin importar dónde estemos, en la oficina, en casa o de vacaciones.

Y la conclusión práctica de este principio fue un gran descubrimiento para mí. Antes, cuando llegaba al trabajo, dejaba para más tarde pensar en los problemas personales y de la vida. “¡Después de todo, ahora estoy trabajando! ¡Estoy ocupado!"- Pensé.

Pero, de hecho, el hecho de que estas tareas estén “colgadas” en mi mente puede impedirme trabajar de forma concentrada y eficaz (aquí me refiero al trabajo en el sentido habitual, como actividad profesional). Y lo peor que podemos hacer es dejarlos colgados. Por eso, a veces tiene sentido solucionar algunos asuntos familiares urgentes, tareas rutinarias, incluso pensar en “cuestiones filosóficas” que realmente te molestan antes de sentarte a trabajar.

Está claro que aquí hay problemas. Puedes sumergirte en este pensamiento durante tanto tiempo que nunca empieces a trabajar. Por tanto, es necesario abordar este principio de forma cuidadosa y consciente. Otra buena solución sería anotar en tu lista de tareas pendientes: "pensar en el sentido de la vida" y libera tu cabeza de recordatorios de esto.

Consejo 7 - Beneficios de la psicoterapia

“La repetición infructuosa e interminable de un pensamiento en la cabeza reduce la capacidad de análisis y acción”.
~David Allen

No pude evitar pensar en aplicar esta tecnología al campo de la psicología y la psicoterapia, la prevención de neurosis, estados obsesivos y actitudes destructivas.

Existen diferentes métodos para deshacerse de los pensamientos negativos y obsesivos. Algunos psicólogos recomiendan someter estos pensamientos a un cuidadoso análisis lógico. Otros utilizan afirmaciones tranquilizadoras y realistas.

Aunque utilizo estos enfoques en mi práctica de ayudar a las personas con ataques de pánico, entiendo que las capacidades de nuestra lógica en un estado de ansiedad y pánico son muy limitadas, y siempre existe la posibilidad de que dicho análisis se vuelva contra el indicado. quien lo usa. Así que básicamente recomiendo simplemente no reaccionar con paciencia a pensamientos intrusivos.

Pero también creo que el principio de “identificar la siguiente acción” y “centrarse en el objetivo” se puede utilizar muy bien en relación con pensamientos intrusivos y actitudes negativas.

Digamos que sufres de hipocondría.

Crees: "Tengo una enfermedad terrible y mortal".
Bien, ahora piensa: “¿Cuál es la siguiente acción?”
“Probablemente deberíamos ir a hacernos un chequeo. ¡Pero ya fui al médico esta semana y las pruebas no mostraron nada malo!
Todo encajó en su lugar, ¿no?

¿O tienes fobia social?

“La gente no me acepta, soy una persona que no valgo nada”

¿Cuál es la siguiente acción?

“Trabajaré para mejorar mis habilidades sociales y comenzaré con...” o/y “Aprenderé a aceptarme tal como soy y empezaré por…”. En la mayoría de los casos, tanto la primera como la segunda habilidad se requieren en combinación para resolver problemas de inseguridad, ansiedad social, etc. ¡Formular su próxima acción no solo lo preparará para alcanzar la meta, sino que también le demostrará que lograrla es posible!

Y aunque no sea posible, entonces la siguiente acción será: “No haré nada sobre este problema. Porque no se puede arreglar. Si es así, ¿por qué pensar en ello?

¡Este enfoque le ayudará a pensar no en el problema, sino en su solución! Las personas ansiosas, desconfiadas e inquietas suelen estar muy obsesionadas con los problemas. “Tengo pocos amigos”, “el miedo nunca me abandona”, “todos piensan mal de mí”, etc. Hacen más preguntas: “por qué” que “qué hacer al respecto”, lo que sólo crea nueva ansiedad y un sentimiento de impotencia.

Pero la pregunta es: "¿Cuál es la siguiente acción?" Inmediatamente te encamina hacia la solución del problema (o a la decisión de no hacer nada), lo que puede liberar tu cabeza de un montón de pensamientos negativos y sin sentido sobre el problema. En general, ¡pruébalo!

¿Qué puedes lograr con GTD?

"El problema no es la falta de creatividad, sino la eliminación de barreras al flujo natural de la energía creativa".
~David Allen

La aplicación de la metodología GTD va mucho más allá de mejorar la eficiencia laboral. Por lo tanto, al poner en práctica al menos algunos aspectos de este enfoque, experimentará no sólo una mayor productividad, sino también una mayor claridad de conciencia. El propósito de este sistema no es sólo hacerle trabajar mejor, sino también liberar su cabeza de pensamientos innecesarios sobre el trabajo y tareas incompletas. Para que puedas dejar de lado fácilmente los pensamientos sobre lo que no puedes cambiar o tener una solución lista para lo que necesita tu acción.

¿Has estado pensando en leer un libro sobre productividad y planificación adecuada de tu tiempo?El libro que discutiremos hoy lo enriquecerá no solo con nueva información, sino que también le dará un impulso real para actuar. Autor David Allen. La productividad sin estrés es posible con el SISTEMA GTD, afirma el autor. EL LIBRO SERÁ ÚTIL PARA TODOS aquellos que desde hace mucho tiempo deben poner sus asuntos en orden, tanto en el trabajo como en su vida personal.

David Allen, en su libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ofrece un sistema único para organizar las cosas.

Esto no es una gestión del tiempo clásica, sino un sistema para completar todas las cosas. Hacer las cosas (GTD).

• ¿Qué hacer si no tienes tiempo para hacer nada, tienes los nervios de punta, te aferras a una cosa u otra, pero siempre te pierdes algo importante?
• ¿Cómo ser más eficaz en los negocios y al mismo tiempo poder relajarse?
• ¿Cómo “frenar” tu rutina?
• ¿Cómo aprender a separar los asuntos sin importancia de los importantes y fijar correctamente objetivos y distribuir prioridades?
• ¿Cómo trabajar con la información y las tareas entrantes?

El libro de David Allen Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity le ayudará a encontrar respuestas a todas estas preguntas y muchas más.

Una nueva versión del libro (2015), revisada para tener en cuenta las realidades actuales del mundo de la tecnología de la información.

Las sencillas herramientas descritas en el libro no sólo le permitirán lograr eficiencia, sino que también le enseñarán cómo no sobrecargar su cerebro con diversas distracciones y pensamientos.

También se ha hablado mucho aquí sobre hábitos, porque para implementar el sistema GTD en la práctica es necesario

David Allen. La productividad sin estrés es accesible para todos

La idea principal del libro:

Descarga tu cerebro. La claridad de conciencia y el orden de los pensamientos son importantes para una concentración y productividad totales.

Deja de superponer pensamientos, masticarlos, regresar constantemente a ellos y, en última instancia, no tomar ninguna decisión.

¿Qué hacer?

Para hacer esto, necesita "transferir" las listas desde su cabeza a medios externos. Cuando el cerebro deje de retener estos datos, dejará de preocuparse y podrá concentrarse en la tarea real que tiene entre manos.

Los pensamientos pulularán constantemente en tu cabeza como abejas inquietas hasta encontrar su colmena. Cuando tu cabeza está llena de pensamientos diferentes, ¿de qué tipo de productividad podemos hablar?

La regla principal de David Allen es que cualquier pensamiento debe escribirse y colocarse en el estante de la bandeja de entrada.

"Bandeja de entrada" son todas las ideas entrantes, recibos, recordatorios, notas de reuniones, etc.

El libro describe un algoritmo claro para trabajar con esta información.

Siguiente.

Este es un modelo del método de planificación natural.

Al tomar una decisión,

¿Qué hacer?

1. Piensa en una solución siguiendo el diagrama:

• ¿Por qué necesito esto?
• qué resultado necesito (qué debería pasar);
• imagina tu éxito.

2. Próxima lluvia de ideas, Generación de ideas enfocadas al resultado deseado. Las ideas deben escribirse, no evaluarse inmediatamente su idoneidad, sino escribir todo lo que se les ocurra. Aquí lo importante es la cantidad, no la calidad.

3. Luego seleccionamos las mejores ideas, Los agrupamos y organizamos en un solo esquema. Puede escribirse a mano simplemente en papel o en un servicio como Xmind.

4. Determinar la siguiente acción específica para cada idea.

5. Hagámoslo.

Tu mente pasa por cinco pasos para completar casi cualquier tarea: definir un objetivo y las formas de lograrlo, visualizar el resultado, hacer una lluvia de ideas, organizar las soluciones obtenidas y determinar las acciones posteriores. -David Allen

Metodología GTD y David Allen: ¡productividad y significado en todo!

Metodología GTD: esta instrucción para aquellos, esto no es solo organizar y planificar cosas, aumentar la productividad y la productividad, sino también una solución fundamental para completar todas las tareas de manera significativa, manteniendo (¡y esto es importante!) el bienestar psicológico. Además, esto se aplica no sólo al trabajo, sino también a la vida personal.

Absolutamente cualquiera puede aplicar esta técnica.

El libro en sí consta de tres partes.

Primera parte Es una breve descripción general del sistema, así como una explicación de su singularidad y relevancia.

en la segunda parte- principios del sistema, así como su aplicación paso a paso en la vida cotidiana.

la tercera parte- estos son los resultados que se pueden lograr si implementa este sistema en su vida personal y laboral.

El sistema GTD está estrechamente relacionado con . Y, como ya han demostrado los científicos, es posible entrenarlos y mejorarlos.

Una de las formas disponibles de ENTRENAR EL CEREBRO, mantener su funcionamiento y desarrollo normal son los simuladores cerebrales. Puedes estudiar GRATIS >>>Simuladores gratuitos del servicio Vikium

Las funciones cognitivas (cognitivas) incluyen: memoria, pensamiento, atención, percepción, inteligencia, habla.

Todas las habilidades anteriores están asociadas con la actividad cerebral. Por tanto, con un desarrollo insuficiente del cerebro, con disfunciones en su funcionamiento. calidad de las funciones cognitivas disminuye. Una disminución notable de la calidad se denomina deterioro cognitivo (deterioro).

Los deterioros cognitivos afectan negativamente los logros de una persona en diversas áreas de su vida: cotidiana, cotidiana, educativa, profesional, social.

Por eso es importante entrenar el cerebro, a cualquier edad.

David Allen: productividad a través de conocimientos personales

El libro también es notable por el hecho de que el autor no solo presenta conclusiones y formulaciones secas, sino también muchos ejemplos "vivos".

¿Qué se quiere decir?

Toda la esencia de tu metodología GTDDavid Allen revela y demuestra y ejemplos de situaciones, reuniones y consultas con mis clientes.

Muestra los problemas de las personas y las empresas, expone sus errores y cambia radicalmente la situación para mejor, mostrando cómo funciona realmente la gestión del tiempo. Hacer las cosas (GTD) ayuda y aprende a vivir sin estrés.

Resolviendo las cosas, GTD(traducido de Inglés  - "hacer las cosas", pero más a menudo e incorrectamente - "cómo poner las cosas en orden") - una técnica para aumentar la eficacia personal creada por David Allen y descrita por él en el libro del mismo nombre, cuya primera edición fue publicado en 2001 y ha sido traducido a 23 idiomas.

GTD se basa en el principio de que una persona debe liberar su mente de recordar las tareas actuales (hay excepciones en los casos en que varias tareas de diferentes proyectos están interrelacionadas) transfiriendo las tareas mismas y los recordatorios de ellas a un medio externo. Así, la mente humana, libre de recordar lo que hay que hacer, puede concentrarse en realizar las tareas mismas, que deben estar claramente definidas y formuladas de antemano (“¿cuál es la siguiente acción a tomar?”). Contrariamente a la creencia popular, GTD no se refiere a la gestión del tiempo y lo critica por su enfoque limitado y su eficacia limitada.

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✪ Getting Things Done (GTD) de David Allen - Resumen y reseña del libro animado

✪ DAVID ALLEN - CÓMO HACER LAS COSAS - Parte 1/2 | Real Londres

✪ Resumen de Getting Things Done de David Allen (obtenga el resumen del libro en PDF en el enlace a continuación)

✪ Cómo hacer las cosas por David Allen (Notas de estudio)

✪ ORGANIZATE EN 3 SEMANAS CON GTD - ¡PASO 1!

Subtítulos

Predominio

1. recopilación;
2. tratamiento;
3. organización;
4. revisar;
5. comportamiento.

Allen utiliza la analogía de la "altitud" para ilustrar su segundo modelo principal: modelo de revisión de desempeño de seis niveles, para ver la perspectiva de las tareas y asignaciones. Línea ascendente:

1. asuntos de actualidad;
2. proyectos actuales;
3. gama de funciones;
4. próximos años (1-2 años);
5. perspectiva quinquenal (3-5 años);
6. vida.

A vista de pájaro, todos pueden considerar el "panorama general" de sus asuntos.

Allen recomienda una revisión semanal en varios niveles. La información obtenida de estas revisiones permite gestionar las prioridades personales, que a su vez priorizan si se deben completar tareas y asignaciones específicas recopiladas durante el proceso de gestión del flujo de trabajo y cuándo. Durante la revisión semanal, una persona analiza los contextos de las tareas y las organiza en listas apropiadas. Ejemplos de agrupación de tareas similares incluyen hacer una lista de llamadas telefónicas necesarias o una lista de recados que deben completarse en el Centro. Las reglas para generar listas contextuales pueden estar determinadas por la presencia de una herramienta o la presencia de una persona/grupo con quien se necesita discutir o presentar algo.

Allen destaca que los dos primeros modelos son suficientes para ganar control y visión en la mayoría de tareas y proyectos. Sin embargo, hay algunos casos que requieren una reflexión y una reflexión más profunda. Para ello, se utiliza el tercer modelo principal: método de planificación natural. Mientras que en la gestión del flujo de trabajo uno hace " enfoque horizontal" La planificación se realiza de forma natural en la realización de tareas individuales " enfoque vertical»sobre la planificación de proyectos y la reflexión sobre temas. El modelo de planificación consta de 5 etapas:

1. definir propósitos y principios;
2. visión de los resultados deseados;
3. organización;
4. determinar la siguiente acción específica.

GTD facilita este proceso almacenando, rastreando y utilizando información detallada relacionada con la tarea que se realiza. Allen sugirió que muchos de los fracasos que experimentamos fueron causados ​​por una planificación “inicial” insuficiente (es decir, mientras aún se averiguaba qué se necesitaba lograr y qué acciones específicas se necesitaban para lograrlo). Es importante pensar en esto de antemano, creando una secuencia de acciones que se puedan completar sin volver a la planificación. Allen sostiene que el "sistema de recordatorios" de nuestra mente es ineficaz y rara vez nos recuerda lo que debemos y podemos hacer en un momento y lugar determinado. Por lo tanto, la información sobre las “próximas acciones específicas” que están relacionadas contextualmente con un momento y lugar determinados puede servir como apoyo externo que garantice que nos demos los recordatorios correctos en el momento adecuado. Dado que GTD se basa en el mantenimiento de registros adicionales, puede considerarse como una implementación de las teorías científicas de la cognición distribuida y la mente extendida.

Una breve descripción de GTD del libro de Allen, Ready for Anything:

Saca todo de tu cabeza. Tome decisiones sobre las acciones requeridas cuando surja una tarea, no cuando requiera una terminación de emergencia. Organice notas recordatorias sobre sus proyectos y actividades planificadas en categorías apropiadas. Mantenga este sistema, rellénelo y revíselo con tanta frecuencia que en el futuro pueda confiar incluso en su elección intuitiva de acción (o no acción).

Principios

Principios básicos de GTD:

Recopilación

Productividad sin estrés Comienza con el proceso de descarga de la mente, que consiste en fijar todo lo más o menos importante en papel u otros soportes -lo que Allen llama cesta: un buzón físico, un buzón electrónico, una grabadora de voz, una computadora portátil, una computadora de bolsillo o una combinación de estos. El objetivo es sacar de tu cabeza todo lo más o menos importante y colocarlo en un medio conveniente para su posterior procesamiento. Todos los contenedores deben vaciarse (procesarse) al menos una vez por semana. Allen no insiste en ningún método de recolección en particular, pero enfatiza la importancia de vaciar la canasta con regularidad. Cualquier lugar de almacenamiento (físico, correo electrónico, grabadora, computadora portátil, PDA, etc.) es aceptable siempre que se procese con regularidad.

Tratamiento

El carrito se procesa estrictamente según el siguiente algoritmo.

1. Empezamos por el elemento superior de la cesta.
2. Hacemos un elemento a la vez (y nunca devolvemos nada)
   • Si el elemento requiere una acción:
     • Haga esto (si le lleva menos de dos a cinco minutos), O
     • Delegamos esto a alguien, O
     • Dejemos esto de lado.
   • Si el elemento no requiere acción:
     • Dejamos esto en la información de referencia, O
     • Tírelo O
     • En la lista de “tal vez algún día”.

Si la acción dura menos de dos a cinco minutos, se debe realizar de inmediato. La regla de los dos minutos se basa en el tiempo aproximado que lleva aplazar formalmente una acción.

Organización

Para realizar un seguimiento de los elementos que esperan atención, Allen recomienda utilizar un conjunto de listas.

• las siguientes acciones- Para cada elemento que requiera atención, decidir cuál es la siguiente acción que se puede realizar físicamente. Por ejemplo, si hay un elemento "Escribir un informe del proyecto", la siguiente acción podría ser: "Escribir una carta a Mikhail con una propuesta para una reunión" o: "Llamar a Marina para conocer los requisitos para el informe". Aunque un elemento puede requerir bastantes pasos y acciones, siempre habrá algo que se debe hacer primero y ese paso debe describirse en la siguiente lista de acciones. Es preferible que estos pasos estén organizados según el contexto en el que se pueden realizar (por ejemplo, “en la oficina”, “por teléfono” o “en la tienda”).
• Proyectos- Todo bucle abierto en la vida o el trabajo que requiere más de una acción física para alcanzar una meta se convierte en un proyecto. Los proyectos deben ser monitoreados y revisados ​​periódicamente para garantizar que cada proyecto tenga una próxima actividad asociada para que el proyecto avance.
• Diferido- Cuando se ha delegado una acción a alguien o cuando se espera algún evento externo antes de que un proyecto pueda avanzar, esto se rastrea en el sistema y periódicamente se verifica si se requiere una acción o se debe enviar un recordatorio.
• Algun dia tal vez- Cosas que se harán en algún momento, pero no ahora. Por ejemplo, "aprende chino" o "celebra una fiesta en la piscina".

Un calendario es importante para realizar un seguimiento de las citas y asignaciones; sin embargo, Allen recomienda que el calendario se reserve sólo para aquellas cosas que deben hacerse en una fecha límite específica, o para reuniones y diligencias con un horario y lugar establecidos. Y las cosas deberían registrarse en listas de próximas acciones, no en un calendario.

El último componente organizativo clave de GTD es el sistema de documentos. El sistema documental debe ser fácil, sencillo e interesante. Incluso una sola hoja de papel, si es necesaria como referencia, debería tener su propia carpeta si las carpetas existentes no son adecuadas para ello. Allen ofrece un sistema de almacenamiento de documentos unidimensional y organizado alfabéticamente para recuperar rápida y fácilmente la información necesaria.

Revisar

Las listas de acciones y los recordatorios serán de poca utilidad a menos que se revisen al menos diariamente o con la mayor frecuencia posible. Dado el tiempo, la energía y los recursos disponibles en este momento, es necesario encontrar la tarea más importante que se pueda realizar de inmediato y realizarla. Si tienes el hábito de procrastinar, acabarás realizando tareas sencillas y evitando las difíciles. Para solucionar este problema, puede realizar las acciones de la lista una por una, de forma similar a cómo se procesa el carrito. GTD requiere al menos una revisión semanal de todas las actividades, proyectos y elementos pendientes para garantizar que cualquier tarea nueva o evento próximo se ingrese al sistema y que todo esté actualizado.

Comportamiento

Cualquier sistema organizativo es inútil si dedica demasiado tiempo a organizar tareas en lugar de completarlas físicamente. Como sostiene David Allen, si a un sistema de este tipo se le facilita realizar las acciones necesarias, entonces una persona estará menos inclinada a postergarlas o a “sobrecargarse” con demasiados “bucles abiertos”.

Medios y técnicas.

43 carpetas

Allen sugiere organizar sus documentos utilizando un sistema llamado "43 carpetas". Se utilizan doce carpetas, una para cada mes, y 31 carpetas adicionales para cada día de los siguientes 31 días. Las carpetas están organizadas para ayudar a recordar al usuario las actividades que deben realizarse ese día.

Carpetas y carpetas

Allen menciona en su libro que para facilitar la búsqueda y estructuración de la información, es mejor utilizar carpetas, así, todos los documentos relacionados con un proyecto estarán en un solo lugar. Esto le permite encontrar rápidamente los documentos que necesita. Incluso si solo un documento se relaciona con un proyecto, es mejor colocarlo en una carpeta, ya que pueden aparecer nuevos documentos sobre este tema.

¿Busca formas de trabajar menos y hacer más? ¿Ha asumido dos docenas de proyectos y ha perdido el control de la situación? ¿Quizás simplemente estás cansado: trabajo, casa, fitness, estilo de vida saludable, amigos, padres, familia, hijos?

En este caso, David Allen y su método GTD pueden ayudarte. Esta es una vacuna antiestrés que te enseñará a gestionar el tiempo y la conciencia.

La esencia del método GTD

David Allen ha desarrollado y probado una estrategia de eficacia personal destinada a obtener los máximos beneficios con el mínimo esfuerzo. Describió una forma de asignar tiempo de manera efectiva entre actividades importantes y necesarias. El nombre de su método, Getting Things Done (GTD), se traduce como “completar las cosas”, aunque el significado más adecuado es “cómo poner las cosas en orden”. Los principios son simples:

1. Todas las tareas pendientes se transfieren desde su cabeza a un disco externo. La información se recopila y registra en una lista. Todo está incluido: hasta el más mínimo detalle. La lista debe estar disponible en cualquier momento; debes mirarla constantemente.

2. Se anotan las explicaciones para no perder el tiempo pensando en el problema en el futuro.

3. Se crea un sistema de recordatorios de listas. Deben actualizarse periódicamente (diariamente, semanalmente): tache las tareas completadas y agregue otras nuevas. El control se realiza: horizontal - sobre toda la lista de tareas pendientes; vertical – para cada caso específico (qué se ha hecho y cuáles son las perspectivas).

Para optimizar su trabajo, establezca una hora y fecha específicas para completar la tarea. Utilice una agenda o calendario. Escuche lo que David Allen tiene que decir. Realice todas las acciones de forma secuencial.

¿Practicamos?

1. Transferencia. Resalta en tus pensamientos y escribe en un papel en una frase la primera situación/tarea/proyecto que se te ocurra. No importa si la aspiración se refiere a la actividad profesional, familiar o de personalidad. Debería verse como un resultado exitoso del trabajo. Por ejemplo:

· Ir de vacaciones a las Maldivas junto/con toda la familia;

· Lanzar una fábrica/cadena de tiendas en Chelyabinsk;

· Hornee pasteles/panqueques según la receta de la abuela.

2. Explicaciones. Anota una acción física concreta que se debe realizar para avanzar en este proyecto. ¿Qué puedes hacer ahora mismo? ¿Dónde ir? ¿A quién llamar? ¿Quéescribir? ¿Con quién debería hablar?

· Llame a la agencia de viajes para seleccionar opciones de ruta;

· Enviar una solicitud preparada por correo electrónico;

· Compra harina, mantequilla, huevos en la tienda ABC.

3. Piensa en lo que recomienda hacer.
David Allen. ¿Qué cambió después de un momento de reflexión? Como regla general, aislar una tarea específica no solo aumenta el control sobre ella, sino que también le permite relajarse. Una vez que se ha formado una imagen específica del resultado deseado, se han delineado los primeros pasos para lograrlo y se han identificado los recursos necesarios.

No pienses en el problema, sino en las formas de solucionarlo.

Pensar y definir tareas es tu trabajo intelectual. La productividad del trabajo intelectual está determinada por la respuesta a la pregunta: "¿Cuáles son los resultados esperados del trabajo?" Cuanto más claramente definido sea el resultado, mayor será su productividad intelectual.

El problema se convierte en un problema específico que necesita solución. El proceso se divide en pasos simples, el más cercano de los cuales se ejecuta inmediatamente. Una persona no realiza tareas una tras otra: algún día quiero aprender a cantar, necesito completar urgentemente un proyecto, recoger a mi hijo del jardín de infancia. Toma la lista y avanza por el camino de realizar acciones específicas:

· Para aprender a cantar, debes llamar a un tutor; te llevará 2 minutos. Estoy llamando ahora mismo;

· Para el proyecto, necesito ir a la tienda a comprar materiales según la lista para hacer un modelo mañana y recogeré al niño en el camino.

Gracias al sistema GTD, tu cabeza no se llena de pensamientos febriles sobre proyectos incumplidos. La lista ya está frente a ti. Puede relajarse y continuar con el siguiente paso.

Es como estar en un supermercado.

Puedes caminar y tener presente los productos que necesitas comprar todo el tiempo. Requiere toda tu fuerza, pero de todos modos, algo se olvidará o ganarás muchas cosas extra.

O puedes venir a la tienda con una lista escrita en papel (teléfono inteligente): en este caso, los recursos cerebrales se gastan únicamente en optimizar el proceso. Después de mirar la lista y ver la leche allí, vas y la compras, prestando atención a la variedad, fabricante, fecha de fabricación, precio. Esto trae más beneficios para la salud y el presupuesto familiar.

Cuando se determina el resultado, la persona avanza en la dirección correcta, preguntándose constantemente: "¿Cuál es el siguiente paso a seguir para acercarse a la meta?".

Convierte pensamientos intangibles en acciones físicas.

David Allen ofrece un conjunto de herramientas auxiliares que te permiten liberar tu cerebro de la rutina para trabajar en proyectos globales. La lista de tareas se puede almacenar usando, por ejemplo:

• diario;

• bandejas para hojas de papel;

• carpetas con pegatinas;

• organizadores o planificadores electrónicos;
• administradores de tareas (ver nuestro).

Muchos proyectos grandes consisten en una colección de pequeñas acciones, cada una de las cuales dura entre 1 y 2 minutos. En este caso, sólo necesitas hacerlo y olvidarte. Este es el principio de los dos minutos, uno de los claves en GTD. Conviértalo en un hábito, con la ayuda de un simple rastreador (escribimos sobre eso).

La versión electrónica del libro de David Allen "Getting Things in Order" se puede descargar desde los siguientes enlaces: bookscafe.net, KnigoPoisk, FB2LIT.

Además, si la mayoría de las bibliotecas electrónicas ofrecen un fragmento introductorio con un enlace al final, desde el cual se puede descargar el libro completo después del pago (precio de 170 a 400 rublos), bookscafe.net ofrece dos de los 7 libros de David Allen de forma gratuita.

Puedes estudiar trucos modernos para la gestión del tiempo en nuestro.

Una excelente selección de herramientas gratuitas de superación personal: planificadores, organizadores, diarios, listas de verificación: siga el enlace "Más de 40 listas que le ayudarán a poner las cosas en orden en su vida".

Puedes comprar la versión impresa del libro “Cómo poner las cosas en orden” en las tiendas online: Ozone, Labyrinth, book24.

Conclusión

¿Llevas muchos años soñando con aprender a gestionar tu vida? El tiempo ha llegado. Haga un gran avance: aumente su propia eficiencia, facilite la realización de cualquier trabajo. Libera tu mente de la rutina, conviértete en una persona creativa.

Empiece hoy. No te limites a leer el libro, utiliza técnicas GTD. La experiencia práctica personal es más útil que decenas de libros leídos. Fíjate una meta: 40 días de uso de GTD. ¿Por qué 40? Porque es durante este tiempo cuando una persona tiene tiempo para dominar, involucrarse y evaluar una nueva actividad. El método GTD optimiza el trabajo intelectual en el ámbito profesional y personal. Habrá orden en los asuntos, habrá orden en la cabeza y en la vida.

Entonces. ¿Cuál es tu próximo paso?