Qu'est-ce qu'une liste de contrôle ? Liste de contrôle : exemple. Liste de contrôle

La liste de contrôle d'un directeur commercial est le principal outil de contrôle de la qualité et de l'efficacité de son travail. Avec son aide, la supervision peut être effectuée - d'une part par la direction, et d'autre part par l'employé lui-même. Nous vous expliquerons comment créer correctement une liste de contrôle dans notre article, et donnerons également un exemple et montrerons un échantillon.

Check-list du responsable commercial : qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ?

Une liste de contrôle est une liste de tâches qui doivent être accomplies par un directeur commercial (tout autre responsable) dans un certain laps de temps, par exemple une journée de travail.

Il ne s'agit pas seulement d'une liste de tâches, c'est une liste de ces tâches qui doivent non seulement être accomplies sans faute, mais aussi vérifier leur mise en œuvre, rendre compte de leur achèvement - à vous-même, à la direction. En général, traduit de l'anglais, « sheet » est « list » et « check » est « check ».

Une liste de contrôle pour un magasin de détail est également un outil efficace pour se rappeler de faire quelque chose qui est important et qui doit être fait par le directeur commercial.

Le rythme de l'activité commerciale est aujourd'hui si intense qu'oublier quelque chose d'important n'est en réalité pas du tout difficile : on peut oublier et rater une réunion importante, oublier de faire les achats nécessaires, répondre à une proposition commerciale, etc.

La check-list est utilisée dans tous les secteurs d'activité où il est inacceptable de se tromper : en médecine, en construction et dans d'autres domaines.

Il arrive que pendant la journée de travail, un manager ne dispose littéralement pas d'une seule minute libre, non seulement pour se reposer, mais aussi pour certaines questions importantes.

Mais en même temps, si vous analysez les performances à la fin de la journée de travail, il s'avère qu'il n'y a pas de résultats particuliers : comme si vous travailliez beaucoup, faisiez beaucoup de choses, ne vous asseyiez pas une seule fois, et finalement je n'ai rien fait.

Ce phénomène est typique non seulement des directeurs commerciaux, mais aussi de toute catégorie de salariés. Cela se produit lorsqu'un manager ne structure pas sa journée de travail de la meilleure façon possible, en consacrant trop de temps à des tâches sans importance, en laissant peu ou pas de temps pour les tâches qui devraient être prioritaires.

Et en même temps, il semble au manager qu'il a travaillé sans relâche toute la journée.

Une liste de contrôle aide à résoudre ce problème de planification efficace de votre temps. Après avoir noté dans la checklist les tâches qu'il doit accomplir dans la journée, le manager devra répartir son temps de manière à ce qu'il y ait suffisamment pour accomplir toutes les tâches.

Le programme d'automatisation de magasin Business.Ru vous permettra de contrôler non seulement l'achèvement de vos tâches à temps, mais également vos employés. Attribuez des tâches à vos subordonnés en ligne et surveillez leur achèvement tout au long de la journée, en effectuant des ajustements si nécessaire.

Liste de contrôle pour le chef du service commercial. Vidéo

Comment créer et rédiger correctement une liste de contrôle

La liste de contrôle est un tableau composé de colonnes :

1. Tâche;
2. Note d'achèvement ;
3. Remarques

Il s’agit d’une structure de liste de contrôle généralement acceptée, familière et familière à beaucoup. Cela peut varier en fonction du secteur dans lequel travaille un gestionnaire particulier.

Il existe plusieurs règles simples, à la suite desquelles vous pouvez rédiger la bonne liste de contrôle, qui deviendra un outil efficace pour gérer votre propre temps, ainsi qu'un assistant personnel du directeur commercial et de tout autre spécialiste de l'entreprise.

Ces règles sont les suivantes :

1. Soyez bref. Il est nécessaire de noter les tâches dans une version abrégée, sous forme de points, sans décodage ni explications inutiles ;

2. Écrivez ce dont vous avez besoin. Seules les tâches qui revêtent une certaine importance et que le manager pourrait oublier doivent être inscrites sur la liste de contrôle. Évidemment, il n’est pas nécessaire d’écrire quelque chose comme « Allumez l’ordinateur » sur la liste de contrôle ;

3. Écrivez sous une forme affirmative. Par exemple, les tâches pourraient ressembler à ceci :

• Préparer un protocole de désaccord au titre du contrat avec le fournisseur N ;
• Signer une entente avec le fournisseur N1 ;
• Envoyer une offre commerciale à l'acheteur N2.

Certains experts dans le domaine de la gestion et du commerce de détail affirment que les tâches peuvent être écrites non pas à la forme affirmative, mais même au passé.

Apparemment, cette forme d'enregistrement des tâches dans une liste de contrôle augmente la responsabilité personnelle des managers et, par conséquent, augmente l'efficacité du travail de ce manager particulier (chacun d'eux).

Dans ce cas, les mêmes tâches ressembleront à ceci (exemple) :

• Préparé un protocole de désaccord dans le cadre du contrat avec le fournisseur N ;
• Signature d'une entente avec le fournisseur N1 ;
• Envoi d'une offre commerciale à l'acheteur N2.

4. Fixez des priorités. Les tâches les plus importantes de la liste de contrôle peuvent être mises en évidence en gras ou écrites en majuscules (« capslock »).

En cas de circonstances imprévues, un manager peut apporter des modifications à son emploi du temps de manière à ce qu'elles n'affectent pas l'exécution des tâches les plus importantes prévues aujourd'hui.

Lors de la mise en évidence des tâches, n'en faites pas trop : trop de tâches allouées peuvent simplement désorienter le manager, ce qui conduira à terme au fait que certains des éléments les plus importants ne seront pas réalisés.

5. Ne faites pas une liste de contrôle trop longue. Les experts disent qu'il ne devrait pas y avoir plus de 20 éléments et tâches. En d'autres termes, vous devez écrire uniquement ce qui est vraiment important et ce qui ne peut en aucun cas être oublié ;

6. Modifier. Le rythme des activités commerciales d'une personne moderne au cours de la journée est non seulement rapide, mais parfois imprévisible. Au cours de la journée de travail, de nouvelles tâches peuvent survenir et doivent être résolues et accomplies aujourd'hui : nouvelles réunions, voyages, appels, correspondance. Et cela apportera certainement des ajustements à votre liste de contrôle ;

7. Dans la colonne des commentaires, veillez à indiquer à quelles difficultés vous avez dû faire face lors de l'exécution de telle ou telle tâche, quelles en étaient les nuances ;

8. Analysez. À la fin de la journée de travail, après celle-ci, vous devez revoir votre liste de contrôle et voir ce qui a été terminé, comment cela a été terminé, relire les notes que vous avez laissées sur la liste de contrôle pendant la journée de travail.

Cette analyse vous aidera à identifier vos propres problèmes possibles en matière de planification du temps et de priorisation, et également à résoudre ces problèmes. Travailler sur une liste de contrôle, l'analyser constamment et analyser chaque jour écoulé contribuera à améliorer l'efficacité du directeur commercial.

Exemple de liste de contrôle pour le directeur des ventes

Un exemple de liste de contrôle pour un directeur commercial pour une journée de travail (semaine de travail) peut ressembler à ceci (exemple) :

Avec le programme d'automatisation du travail de la boutique Business.Ru, vous pouvez facilement définir des plans pour vos subordonnés et suivre le pourcentage de leur mise en œuvre. Le système de motivation deviendra transparent et le vendeur pourra comprendre par lui-même combien il a gagné et pour quoi.

En fonction de ce que vend votre magasin, l’exemple de liste de contrôle d’un directeur commercial peut être différent. Au minimum, les tâches seront différentes, et les tâches de chaque jour et de chaque semaine seront différentes.

Vous n'avez pas besoin de rechercher une liste de contrôle ou un échantillon prêt à l'emploi adapté spécifiquement à votre magasin ; après avoir étudié l'échantillon ci-dessus, préparez avec vos directeurs commerciaux des formulaires de liste de contrôle qui vous conviennent et qui contribueront à améliorer l'efficacité. de votre entreprise.

Vous êtes-vous déjà surpris à penser que ce n'est pas la première fois que vous répétez quelque chose à un employé ? Ou remarquez-vous que lorsqu'ils effectuent une tâche familière, les employés commettent les mêmes erreurs gênantes ? Si oui, il est temps de demander aux employés d’établir des listes de contrôle.

Liste de contrôle(Liste de contrôle) - une liste contenant un certain nombre de contrôles nécessaires pour tout travail. En marquant des éléments sur la liste, un employé peut se renseigner sur l'état/l'exactitude de ce travail.

L’importance des listes de contrôle ne peut être surestimée. Peu importe l’expérience d’un employé, pressé, il peut facilement oublier un détail important. Prenons, par exemple, une situation courante : se préparer à participer à une exposition. C'est une entreprise très coûteuse. Un détail oublié – des dépliants non imprimés à temps – peut coûter la moitié du budget.

Des listes de contrôle peuvent être utilisées dans des domaines variés : Il existe des listes de contrôle pour les serveurs, les pilotes, les spécialistes du marketing et les concepteurs de sites Web.

Vous trouverez ci-dessous les règles de création de listes de contrôle qui aideront vos employés à créer un outil utile et de qualité.

Règles d'établissement des listes de contrôle

Les éléments de la liste de contrôle représentent les opérations minimales complètes. Qu'est-ce que ça veut dire?

Commander la production de cartes de visite et livrer les cartes de visite au bureau sont 2 opérations différentes.

Par conséquent, ils sont affichés sous forme d’éléments distincts dans la liste de contrôle.

* les cartes de visite ont été commandées
* cartes de visite livrées au bureau

2. Les points sont écrits sous une forme affirmative

Le but de la liste de contrôle est de vérifier l'état de préparation, il est donc préférable de rédiger les articles sous une forme affirmative - « commandé, livré ». Comparez les expressions « commander des cartes de visite » et « cartes de visite commandées ». La deuxième option nécessite plus de responsabilités.

3. Le nombre optimal de points est jusqu'à 20

Les listes de contrôle ne devraient pas être longues. Le nombre optimal de points peut aller jusqu'à 20. Si nécessaire, il est préférable de diviser la tâche en plusieurs étapes et de créer une liste de contrôle distincte pour chaque étape.

Exemple de liste de contrôle :

Mise en œuvre efficace des listes de contrôle

Après avoir établi la liste de contrôle, parcourez mentalement tous les points avec le salarié. Notez ce qui a été manqué. Placez les points dans le bon ordre. Apportez des modifications.

2. Conception

La liste de contrôle doit être esthétique - elle sera alors plus agréable à travailler.

3. Accès pratique

Organisez l’accès partagé aux documents pour les collaborateurs afin qu’ils puissent être imprimés facilement au bon moment. Imprimez la liste obtenue sous forme de tableau (si la feuille de contrôle est remplie quotidiennement).

Avantages de l'utilisation des listes de contrôle

Exemples de listes de contrôle utiles pour le commerce en ligne

Dans cet article, nous examinerons un exemple de liste de contrôle. C'est le nom d'un moyen pratique et compréhensible de contrôler toute opération complexe ou en plusieurs étapes. Le champ d'application des listes de contrôle est si large que les informations les concernant seront simultanément utiles aux créatifs, aux étudiants, aux entrepreneurs, aux chefs d'entreprise et aux spécialistes de divers domaines.

Qu'est-ce qu'une « liste de contrôle »

Même si le concept de « check-list » ne vous semble pas familier, vous l’avez certainement rencontré plus d’une fois. Le plus souvent, c'est le nom donné à une liste d'actions (ou d'étapes) séquentielles qui doivent être entreprises pour atteindre un objectif. Il peut également être utilisé pour vérifier que tous les points ou opérations ont été réalisés pour résoudre un problème.

En termes simples, il s'agit d'une liste d'actions qui doivent être effectuées les unes après les autres afin d'arriver au résultat final.

Le champ d'utilisation de telles feuilles est si large que nous pouvons dire avec un haut degré de confiance : chaque personne a déjà dressé une « liste de choses à faire » pour elle-même.

Cependant, dans cet article, nous verrons comment les listes de contrôle aident à l'entrepreneuriat et à l'organisation du travail d'employés individuels et d'entreprises entières.

Une « liste de contrôle » est une liste d’actions qui doivent être effectuées les unes après les autres afin d’obtenir le résultat final.

Dans quels domaines les listes de contrôle sont-elles utilisées ?

Les avantages des listes de contrôle pour la production ont déjà été appréciés par de nombreux entrepreneurs, gestionnaires et employés. Lorsque vous devez effectuer plusieurs tâches à la fois (et dans les conditions modernes, cela se produit presque tout le temps), une liste de tâches permet de surveiller l'exécution de toutes les opérations. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de garder à l’esprit tous les buts et objectifs.

Les endroits les plus courants pour trouver des listes de contrôle sous diverses formes sont :

• aviation (les pilotes vérifient l'état de préparation de l'avion avant le décollage selon une procédure particulière) ;
• construction;
• médecine (des procédures aux opérations chirurgicales complexes) ;
• comptabilité et audit;
• gestion, y compris ventes ;
• éducation.

Ainsi, les listes de contrôle sont utilisées dans des domaines où une concentration constante est requise, et le succès de l’ensemble de l’événement (et dans l’aviation et la médecine, la vie des gens) dépend de la réalisation de chaque élément. Examinons différents types de listes de contrôle.

Utiliser des listes de contrôle dans des secteurs spécifiques

Originaires de l’industrie aéronautique, les listes de contrôle sont depuis longtemps devenues obsolètes dans un seul secteur. Malgré la conviction de certains selon laquelle les choses les plus importantes ne peuvent être oubliées, la pratique montre le contraire. Dans le monde moderne, il y a beaucoup de distractions, de sorte que parfois même une action qui a été amenée à l'automatisme est exécutée avec une erreur. Pour éviter cela, il est sage d’utiliser des listes de contrôle. Comment sont-ils utilisés dans différents domaines ?

Listes de contrôle pour les services alimentaires

Dans les établissements de restauration, les listes de contrôle sont utilisées en permanence et non en un seul exemplaire. Par exemple, une liste de contrôle pour l'ouverture d'un restaurant aide les gestionnaires et les employés à préparer l'établissement aux affaires en garantissant des normes de service acceptées.

Pour chaque équipe, une feuille séparée est généralement préparée, indiquant le numéro, la date et le nom du responsable. Dans ce cas liste de contrôle - en fait un document de rapport. Si quelque chose ne se passe pas comme prévu, le manager peut l'étudier et comprendre quelles erreurs ont été commises par le manager.

1. Vérification du planning des événements de la journée (anniversaires, anniversaires).
2. Vérification de l'argent à la caisse.
3. Organisation du nettoyage.
4. Disponibilité de fiches de rapport dans la cuisine et les toilettes.
5. Vérification de tous les employés (retard, comparution, etc.).
6. Début des travaux en cuisine.

Bien sûr Cette liste est approximative, chaque restaurant développe la sienne. Une procédure distincte peut être élaborée pour chaque poste, par exemple une liste de contrôle pour les serveurs de restaurant, les employés de cuisine, etc. Ces documents sont généralement conservés pendant une courte période, pas plus d'un mois (en cas de situation problématique).

Dans les établissements de restauration, les listes de contrôle sont utilisées en permanence et non en un seul exemplaire.

Listes de contrôle dans l'industrie du nettoyage

Dans le secteur du nettoyage professionnel, les listes de contrôle sont également largement utilisées. Par exemple, une liste de contrôle de nettoyage. Un exemple d'une telle liste peut être réalisé en plusieurs versions : comme plan d’action et comme document de reporting. Considérons les deux options.

En tant que plan d'action, les listes de contrôle de nettoyage sont couramment utilisées par les entreprises de nettoyage professionnelles lorsqu'elles fournissent des services aux organisations et aux clients privés. Puisqu'il s'agit dans ce cas de nettoyage professionnel, la liste d'actions permet d'atteindre le niveau de qualité requis. Peut inclure les éléments suivants :

1. Dépoussiérage, nettoyage humide, entretien des meubles.
2. Lavage des vitres.
3. Laver le sol.

Le but de cette fiche est d'aider le salarié à s'orienter dans les lieux, remplissez tous les points et fournissez des services de nettoyage de la plus haute qualité possible afin que le client n'ait aucune plainte. À la demande du client, d'autres tâches peuvent être incluses dans la liste de contrôle.

Aussi les listes de contrôle peuvent être utilisées comme documents de rapport, par exemple, pour nettoyer les toilettes. Presque tout le monde a rencontré de telles feuilles. Ils sont généralement accrochés dans les toilettes des cafés et des restaurants. Les éléments de ces listes de contrôle ne contiennent pas une liste de tâches, mais la durée du nettoyage. Une fois le nettoyage terminé, l'employé appose sa signature à côté de chaque élément. Un tel document aide le responsable de l'établissement à surveiller et à vérifier l'achèvement du nettoyage dans les délais.

Listes de contrôle dans les ventes

Tous les employés impliqués dans des ventes actives doivent utiliser des listes de contrôle pour améliorer leurs performances. Tout d'abord, des listes de contrôle sont nécessaires pour organiser la communication avec le client, notamment par téléphone.

La plupart des appels « à froid » se soldent par un échec car le responsable ne communique pas avec le client, mais lui lit le texte final. De plus, les managers disposent même d’un modèle pour chaque question ou « objection ». C'est pratique au travail - vous n'avez pas besoin de réfléchir et de rédiger votre réponse - mais en pratique, c'est absolument inutile. Les clients n'aiment pas cette approche.

Une liste de contrôle peut aider à créer des conversations plus animées, ce qui signifie que vous serez plus susceptible de réaliser une vente. La liste de contrôle du directeur commercial doit inclure les éléments suivants :

1. Connaissance.
2. Objet de l'appel.
3. Offre.
4. Clarification des détails, dialogue avec le client, réponses aux objections.
5. Vente (invitation, etc.).
6. Séparation.

Cette option est meilleure qu'un algorithme de vente prêt à l'emploi, lorsque le responsable lit des phrases modèles d'une voix monotone. Il peut être plus difficile de travailler avec au début, mais au final, ce sera plus efficace, car il s'agit plutôt d'une approche individuelle du client.

En outre, les listes de contrôle peuvent être utilisées pour évaluer les performances non pas d'un responsable individuel, mais de l'ensemble du service commercial. Dans ce cas, ils contiennent des questions comme celle-ci :

1. L'entreprise a-t-elle développé une stratégie marketing ?
2. Le plan de vente a-t-il été communiqué aux salariés ?
3. Des algorithmes de vente et des listes de contrôle pour les employés ont-ils été développés ?
4. Existe-t-il une base de données clients ?
5. Combien d’appels les employés passent-ils par jour ?
6. Combien d'appels sont passés par vente pour chaque employé ?
7. Combien de temps dure en moyenne une conversation téléphonique ?
8. Comment le plan de vente est réalisé (par jour, par semaine, par mois).

Ainsi, un suivi constant et une mise en œuvre méthodique de tous les points augmenteront l’efficacité de chaque collaborateur, notamment dans le domaine commercial. Il est important que les dirigeants de l’organisation prennent au sérieux la préparation des listes de contrôle et inculquent à tous les employés l’habitude d’utiliser ce type de gestion du temps.

Tous les employés impliqués dans des ventes actives doivent utiliser des listes de contrôle pour améliorer leurs performances.

Comment une liste de contrôle aide les clients mystères

La tâche d'un client mystère est une évaluation complète du travail d'un vendeur individuel et de l'ensemble du magasin dans son ensemble. Dans ce cas, vous ne pouvez pas vous passer d'une liste de contrôle des paramètres mesurés. En règle générale, ces listes évaluent les éléments sur une échelle de cinq points ou simplement « oui/non ». La liste de contrôle des achats mystères doit inclure les éléments suivants :

1. Contact acheteur :
   • le vendeur arrive le premier et se présente ;
   • amical, poli;
   • aspect soigné;
   • intéressé, souriant.
2. Possession d'informations :
   • identifie les besoins de l’acheteur en posant des questions, notamment ouvertes et clarifiantes ;
   • parle des produits qui intéressent le client ;
   • propose des analogues que l'acheteur ne connaît pas ;
   • connaît en toute confiance les informations sur les produits.
3. Présentation des services de l'entreprise :
   • parle des promotions et des réductions en cours ;
   • offres de participation à des programmes de fidélité (émettre une carte, recevoir des bonus, s'inscrire à la newsletter).
4. Gérer les objections :
   • ne parle pas négativement de l’opinion de l’acheteur, ne la qualifie pas d’erronée ;
   • ne discute pas ouvertement, propose une alternative ;
   • exprime des contre-arguments raisonnés.
5. Réalisation de la vente :
   • résume le dialogue;
   • informe sur les propriétés supplémentaires du produit qui n'ont pas été abordées lors de la conversation précédente ;
   • indique la procédure à suivre pour effectuer un achat (où se trouve la cabine d'essayage, où se trouve la caisse enregistreuse, où se trouve la zone de livraison, etc.) ;
   • merci pour votre achat et votre choix de magasin.

Des versions plus simples et plus complexes des listes de contrôle d'achat mystère sont possibles. Cependant Plus le client mystère fournit de détails, mieux c'est., il est donc préférable d'élaborer un questionnaire assez volumineux et détaillé sur le travail des employés du magasin.

Listes de contrôle pour la gestion du temps personnel

Les listes de contrôle peuvent être utilisées non seulement pour organiser le travail des entreprises, mais également pour la planification personnelle. Par exemple, s'il n'est pas habituel pour une entreprise d'utiliser des listes de contrôle, mais qu'un employé en voit le besoin, il doit créer lui-même une telle liste de contrôle.

Cela simplifiera le travail en cours et vous permettra d'identifier les algorithmes les plus efficaces pour effectuer certaines opérations. Travailler selon une liste de contrôle soulagera une partie du stress psychologique - même un projet complexe, divisé en plusieurs parties, devient plus réalisable. Et l’absence de risque d’oubli est un avantage appréciable lors de la planification.

Travailler selon une liste de contrôle soulagera une partie du stress psychologique - même un projet complexe, divisé en plusieurs parties, devient plus réalisable.

Comment créer correctement une liste de contrôle

Pour que la liste de contrôle fonctionne « comme il se doit », vous devez la rédiger correctement. Voici quelques recommandations :

1. La liste doit être simple et courte. Il n'est pas nécessaire de rédiger un essai détaillé, vous devez mettre en évidence l'essentiel et l'écrire avec des mots aussi simples que possible. D’un simple coup d’œil sur la feuille, vous devriez savoir clairement quoi faire.
2. Les points doivent être cohérents et interconnectés. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un algorithme permettant d'atteindre un seul objectif. La liste de contrôle suppose une approche étape par étape de la tâche. Autrement dit, passez au deuxième point seulement après avoir terminé le premier.
3. Apportez des modifications. Enregistrez tous les changements, modifications et améliorations dans la liste de contrôle.
4. Si vous créez une liste de contrôle personnelle, rendez-la pratique pour vous personnellement. Utilisez le surlignage, l’italique et les majuscules. De cette façon, vous n'avez pas à vous soucier de la clarté de la feuille pour les autres personnes.
5. La liste de contrôle doit tenir sur 1 feuille si vous la rédigez sous forme papier ou s'adapter à la taille de l'écran de votre ordinateur ou de votre téléphone sans défilement si vous préférez la version électronique. Optimal - 5-7 points.

Où conserver la liste de contrôle

Selon l'objectif des listes de contrôle, il peut exister plusieurs options pour les stocker :

1. Les listes de contrôle personnelles sont stockées dans des agendas, des téléphones et des ordinateurs. Les listes de contrôle les plus simples « ce qu'il ne faut pas oublier en quittant la maison » peuvent être placées devant la porte d'entrée.
2. Les listes de contrôle de travail et officielles des employés doivent être placées bien en vue sur le lieu de travail ou sous forme électronique sur le bureau de l'ordinateur.
3. Les listes de contrôle collectives doivent être affichées dans des endroits où elles sont accessibles à tous les salariés impliqués dans leur mise en œuvre.

Conclusion

Une liste de contrôle est une excellente option pour planifier le travail et augmenter son efficacité. De telles listes de contrôle ont trouvé des applications dans pratiquement tous les domaines d'activité : de l'aviation et de la médecine à la restauration et au nettoyage professionnel. Un algorithme bien conçu vous aidera à aborder sans crainte même les tâches les plus sérieuses et en plusieurs étapes.

Pour l’essentiel, le travail d’un studio numérique consiste en des processus de routine. Un nouveau client est arrivé, nous avons réalisé un audit complet du site et élaboré un plan de travail. Le plan comprend le référencement, une campagne publicitaire en Direct, les médias, la gestion de la réputation... Et chacun de ces travaux doit être réalisé selon le même type d'algorithme, issu de l'expérience.

Pour normaliser et automatiser le travail, nous, au studio Solvintech, utilisons des listes de contrôle.

Ils vous aident à ne rien oublier et vous guident selon le plan. Certaines œuvres sont très volumineuses. Même si nous les effectuons régulièrement, nous pouvons perdre de vue quelque chose, ce qui affectera le résultat.

Une liste de contrôle est également un plan de travail détaillé. Quand on ne saute pas du cinquième au dixième, il n'y a pas de confusion et le travail va plus vite.

Et surtout, ils contiennent des critères clairs sur la qualité du travail.À chaque point, nous pouvons indiquer quel résultat est optimal et lequel est inacceptable. Et en même temps indiquer toutes les variations intermédiaires.

On voit immédiatement ce qui est bien et ce qui est mal

Les listes de contrôle peuvent être adaptées à chaque type de travail qui peut être standardisé. C'est-à-dire presque n'importe qui. Mais il y a des difficultés.

La frontière est mince entre une liste de contrôle réalisable et une liste de contrôle non viable.

Dans le cas des listes de contrôle, la règle s'applique : elles doivent correspondre en tous points au processus de travail réel. Si cette condition n’est pas remplie, la liste de contrôle ne fonctionnera pas.

Exemple. Le studio propose un nouveau service : gérer la réputation d'une entreprise sur Internet. Il s'agit d'un service non linéaire : l'avancement des travaux dépend des capacités et des ressources du studio, il existe de nombreux écueils et subtilités qui ne sont pas évidentes. La pire chose que vous puissiez faire est d’établir des listes de contrôle formelles. Si l’on ne prend en compte que les prémisses théoriques, de nombreuses contradictions mineures apparaissent entre la liste de contrôle et la situation réelle. Les employés et les managers devront constamment tout coordonner et tout refaire.

Des exigences excessives, une élaboration négligente du contenu et l'omission de points importants peuvent faire disparaître la liste de contrôle de la vie. Cela devient alors un instrument inutile. C'est comme enfoncer des vis avec un marteau.

À quoi devrait ressembler une bonne liste de contrôle ?

Vous devez garder deux choses à l’esprit :

• Votre tâche est de créer un mécanisme cohérent dans lequel chaque employé comprend quoi et comment faire par étapes.
• Tous les éléments de la liste de contrôle doivent être interconnectés. Vous ne pouvez pas tout mettre dans une table sans un système clair.

Pour créer une liste de contrôle réalisable, vous devez d’abord décomposer chaque opération en ses composants. Notez toutes les actions que vous entreprenez, jusqu'aux plus insignifiantes. Vous pouvez le faire dans une carte mentale, puis l'insérer dans une liste de contrôle - c'est plus pratique.

1. Organisez-vous selon l’ordre des actions. Par exemple, du simple au complexe, du général au spécifique.
2. Divisez en étapes distinctes. Pour auditer la publicité contextuelle, les étapes peuvent être les suivantes : vérification des paramètres du compte, des paramètres publicitaires, des groupes d'annonces et des annonces individuelles, des mots clés.
3. Il n'y a qu'une seule action à chaque point. Si vous évaluez l'en-tête du site, notez des points séparés sur la hauteur de l'en-tête, la présence et la taille du logo, le contenu de l'information, le type de numéro de téléphone, etc. Les actions clés peuvent être mises en évidence en gras.
4. Indiquer uniquement des actions spécifiques et les variantes possibles (acceptables ou inacceptables) des résultats auxquels elles conduisent. La théorie n’est pas nécessaire – les listes de contrôle ne sont pas faites pour cela.
5. Rendez la liste de contrôle aussi claire que possible pour l'employé. Utilisez un langage clair, concis et succinct.

Exemple de liste de contrôle au travail

Idéalement, vous pouvez établir 10 à 20 listes de contrôle standard en quelques jours et voir les premiers résultats de la mise en œuvre cette semaine. Mais cela arrive rarement. Soyez prêt à ce que la mise en œuvre des listes de contrôle prenne beaucoup de temps. Ils doivent être développés (ou téléchargés prêts à l'emploi) et testés dans la pratique. Très probablement - modifiez plusieurs fois. Et l'approbation finale seulement après avoir prouvé leur efficacité.

Listes de contrôle prêtes

Vous trouverez ci-dessous plusieurs listes de contrôle que nous avons compilées et que nous utilisons quotidiennement dans notre travail. Fondamentalement, ils réglementent les processus universels, où toutes les étapes sont à peu près les mêmes, quelles que soient les spécificités de l'entreprise. Par conséquent, ils peuvent être modifiés à votre convenance ou vous pouvez les utiliser tels quels. Faites une copie du document et personnalisez-la vous-même.

Quoi utiliser pour les listes de contrôle : Google Sheets et analogues

Une de nos tables

En règle générale, cette méthode convient aux studios et aux entreprises comptant jusqu'à 50 spécialistes. Idéalement - 20-30.

Analogues de Google Sheets :

1. Sitetechco. Ici, vous pouvez créer des listes de contrôle et les regrouper dans différents projets. Il existe également plusieurs « aide-mémoire » prêts à l'emploi. Ici par exemple :

Liste de contrôle pour vérifier le formulaire e-mail invalide

L'interface n'est pas des plus simples - il faut passer une heure ou deux pour la comprendre. Mais la fonctionnalité est bonne et la version cloud du service est gratuite.

2. Liste de contrôle | Expert . C'est plus pratique ici : nous nous inscrivons, faisons une liste de contrôle et l'utilisons. Il y a quelques bons modèles à l'intérieur. Cependant, dans la version gratuite, vous ne pouvez créer que 10 listes de contrôle. Mais dans la version payante, vous pouvez diviser les feuilles en sections logiques, ajouter des conseils interactifs lorsque vous survolez chaque élément, afficher des analyses d'achèvement et d'utilisation et ajouter des vidéos. Tout cela est utile et coûte 450 roubles/mois.

Voici à quoi ressemble une partie de la liste de contrôle des informations pour l'élaboration des offres dans Expert :

Si l'on parle des démarches les plus simples (par exemple, publier un article sur un blog), il suffit d'imprimer des listes de contrôle et de les distribuer aux salariés.

Messagers de tâches pour les listes de contrôle

Parfois, les feuilles de calcul et analogues de Google ne suffisent pas. Si plusieurs spécialistes travaillent sur un projet en utilisant la même liste de contrôle, ils doivent interagir : discuter des tâches et des difficultés rencontrées et rechercher des solutions. Il est préférable que le travail et la discussion se déroulent dans une seule fenêtre.

Dans de tels cas, les messagers de tâches seront utiles. Voici les plus pratiques.

Liste des merveilles. Il s'agit d'un service d'organisation : ici, vous pouvez définir des tâches pour la journée (pour vous et vos employés), prendre des notes, créer des listes de contrôle et les transformer immédiatement en tâches avec des délais.

Si nécessaire, ajoutez des fichiers multimédias, du matériel de référence ou pédagogique

Plusieurs artistes peuvent être rattachés à chaque liste de contrôle.

Nous envoyons des invitations - et le groupe de travail est constitué

Trello. Il s'agit d'une application où chaque tâche possède sa propre carte. Vous pouvez ajouter des employés responsables à chaque carte, joindre des documents, des fichiers multimédias et des listes de contrôle. La liste de contrôle peut être copiée directement à partir de la feuille de calcul Excel.

Nous créons une liste de contrôle et attribuons les responsabilités

Il y a un moins, mais grave : il n'y a pas de nidification. Vous ne pouvez pas ajouter d'options de réponse par élément. Mais vous pouvez créer plusieurs listes de contrôle distinctes dans chaque carte - chacune d'elles deviendra un bloc logique d'une seule liste de contrôle. Ou même faire d’une carte entière un élément de liste de contrôle (les cartes ici peuvent être regroupées sur des « tableaux » distincts).

Tâche mobile. Ici, vous pouvez également exporter des listes de contrôle au format .xls. Vous les attachez à une tâche et le système lui-même divise chaque feuille en tâches distinctes. Les employés les emmènent au travail et les exécutent. Si nécessaire, discutez de certains points dans le chat. Un chat est automatiquement créé pour les spécialistes travaillant sur une tâche spécifique (le manager et le client peuvent également participer à la discussion).

C’est pratique : quelques clics, et vous n’avez pas besoin de tout écrire manuellement.

Si nous cliquons sur l'une des tâches, une fenêtre apparaîtra avec la partie correspondante de la liste de contrôle

Rovertask propose plusieurs listes de contrôle prêtes à l'emploi - avec des explications détaillées et des exemples d'utilisation.

Si vous utilisez Mégaplan ou Bitrix24- créez des listes de contrôle ici :

Votre studio a-t-il besoin de listes de contrôle ?

Les listes de contrôle sont indispensables lors de la mise à l’échelle. Leur potentiel se révèle au fur et à mesure de votre expansion : vous fournissez de plus en plus de services, réalisez des travaux volumineux et complexes. Dans des listes de contrôle, vous enregistrez les meilleures pratiques (et déjà éprouvées) pour les nouveaux employés. Vous créez pour eux un point de départ dans leur travail.

Si vous travaillez avec une petite équipe, que vous n'avez pas l'intention d'évoluer et que votre gamme de services est limitée, l'effet des listes de contrôle sera faible. Presque tous les processus sont déjà dans la tête des employés. Il n’y a pas de surabondance d’informations. Ici, la normalisation peut s'avérer inutile. La liste de contrôle deviendra « un autre morceau de papier », sans lequel c'était déjà normal.

Répondez honnêtement à cette question : envisagez-vous de vous développer ? Si oui, des listes de contrôle vous aideront. Si l'essentiel maintenant est de rester à flot, consacrez du temps à des questions plus urgentes.

Développement de listes de contrôle en tant que nouveau service

Si vous automatisez le travail vous-même, aidez les autres. Lorsque vous mettez en œuvre des listes de contrôle dans votre studio et voyez les résultats, vous pouvez faire de même pour vos clients. Après tout, vous vous plongez dans leur entreprise et comprenez comment et ce qui devrait fonctionner. Proposez différentes options de services :

• vous pouvez créer des listes de contrôle personnalisées pour chaque processus de travail ;
• donnez-les en bonus lors de la conclusion d'un accord ;
• prendre le contrôle de la mise en œuvre.

Les listes de contrôle sont très utiles pour standardiser presque tous les processus. Utilisez-les pour faire évoluer votre entreprise sans échecs ni ratés.

Je le fais une fois toutes les deux semaines.

Ce sont toutes des listes de contrôle constantes. Parfois, je crée une liste de contrôle pour un événement ponctuel. Par exemple, si je planifie des vacances.

Comment créer une check-list ?

1. Coupez court. Ceci n'est pas un essai. C'est juste une collection de points. Clarté du texte ! Un dictionnaire simple ! L’objectif est que vous en saisissiez l’essence même d’un simple coup d’œil.
2. Supprimez les éléments inutiles. N'incluez que ce que vous pourriez oublier. Par exemple, dans la liste de contrôle pour la rédaction d'articles, il n'y a pas d'élément « Allumer l'ordinateur portable ». Je le ferai sans rappel.
3. Mettez en évidence ce qui est important. Capslock ou gras. L'essentiel est de ne pas en faire trop. Une ou deux décharges par feuille suffisent.
4. Modifiez constamment. La liste de contrôle doit être à jour. Avez-vous vu mes modifications au crayon ? Ici. Lorsqu'il y a beaucoup de modifications, j'imprime à nouveau la liste de contrôle.

Où stocker ?

Sur papier, sur smartphone, dans Evernote... Où que vous soyez.

Vous pouvez même appliquer la liste de contrôle directement à l'élément. Par exemple, j’utilisais des autocollants sur mon ordinateur portable. Mais ça n'a pas collé))

Total

Les listes de contrôle sont simples et pratiques. Cela vous fera gagner beaucoup de temps. Et les nerfs.

Pourquoi n'en parlent-ils pas à l'école ? Au lieu de moraliser stupidement comme : « As-tu oublié ta tête ?