Je suis sûr que chacun de vous l'a remarqué à plusieurs reprises : vous semblez travailler comme un enfer toute la journée, incroyablement occupé par quelque chose, mais à la fin de la journée, en pensant à ce que vous avez réussi à faire aujourd'hui, vous réalisez avec une grande surprise que il n'y a pas de résultat significatif.

Comment le Russe moyen passe-t-il sa journée ? Je me suis réveillé, j'ai mangé (si vous avez déjà quelque chose à manger). Je suis allé au travail en pensant : « Aujourd'hui est un jour important. Tout doit être fait aujourd'hui ! Je suis arrivé, je me suis assis à mon bureau et j'ai regardé le moniteur : Alors, monsieur, par où mieux commencer... ?. Je devrais vérifier mes e-mails... et entrer en contact une minute en cours de route... Deux heures se sont écoulées. Je me suis souvenu que je devais travailler. Je venais de commencer à travailler quand soudain les hommes m'ont appelé pour fumer, je les ai accompagnés, et une demi-heure s'est écoulée sans que la conversation ne soit remarquée. Et ici c’est presque l’heure du déjeuner, ça ne sert à rien de stresser, car après le déjeuner il y a tout le temps, tu auras le temps de tout faire. Après le déjeuner, le patron m'a soudainement envoyé à une réunion avec des partenaires. Vous arrivez au bureau le soir, vous vous rendez compte que vous n’avez pas eu le temps de faire quoi que ce soit, vous restez tard au travail pour tout finir. Soudain, vous vous souvenez que c'est aujourd'hui l'anniversaire d'un être cher, vous l'appelez, vous le félicitez et lui dites que vous ne viendrez pas, parce que... beaucoup de travail. Vous rentrez du travail, de mauvaise humeur, fatigué comme un chien, vous prenez quelques bouteilles de bière pour améliorer votre humeur. Il n'y a aucune envie de jouer avec les enfants et ce n'est pas le meilleur moment pour passer du temps avec la femme (le mari). Il a allumé la télévision et s'est rapidement évanoui sur sa chaise sans même avoir fini sa bière. Et ainsi, jour après jour...

J'espère que vous profitez au maximum de votre journée. Pourtant, beaucoup de gens vivent ainsi leur quotidien. Naturellement, ce que j’ai donné comme exemple ne représente qu’une infime partie de ce qui arrive réellement aux gens. Il existe de nombreux autres effets secondaires. Et tout cela est dû au fait qu'une personne vit pour aujourd'hui et la dépense selon les circonstances. La productivité, au travail comme à la maison, est donc proche de zéro. Heureusement, il existe une issue. La planification quotidienne de votre journée vous aidera à augmenter votre productivité.

Planification quotidienne de votre temps fait partie intégrante de toute personne qui réussit. Après tout, lorsqu'une personne sait toujours ce qu'elle veut et ce qui doit être fait à un moment donné, elle parvient à faire bien plus que quelqu'un qui passe sa journée « au fur et à mesure ».

Je vais donner dix règles de base, à la suite desquelles vous pourrez créer les vôtres routine de la journée de travail le plus efficacement possible. Bien sûr, ce n'est pas une panacée, et chacun peut éditer son journal en fonction de ses points forts, de la quantité de travail, de la rapidité d'exécution des tâches, des habitudes de sommeil, du repos, etc.

PLANIFIER VOTRE TEMPS. 10 RÈGLES.

1. Essayez de vous en tenir au principe 70/30.
Il n'est pas pratique de planifier absolument tout son temps, car... dans ce cas, vos actions s'écarteront complètement de votre emploi du temps. Et « emprisonner » complètement votre temps dans un journal conduira au fait que vous serez dans des limites trop strictes et que vous vous sentirez constamment comme une sorte de robot dont toute la vie est planifiée minute par minute.

La solution optimale est planification 70% de votre temps libre. D'accord, certains événements sont difficiles à prévoir, et presque chaque jour il y a un certain « effet de surprise », vous devriez donc toujours laisser du temps libre. Ou, en option, faites une certaine réserve à chaque période.

2. Faites un plan pour le lendemain soir.
Planifier le lendemain en fin de journée est louable, mais pour ne rien oublier, assurez-vous de noter tout ce que vous faites. Séparez les choses par importance en divisant votre cahier en deux colonnes. Dans la première, notez ce qui doit être fait immédiatement. Dans le second - ce qui est moins important et en cas de force majeure peut être reporté à un autre jour.

Rayez les tâches et les choses que vous avez accomplies, une par une. Cela vous servira d'incitation supplémentaire et ajoutera une nouvelle force pour résoudre les tâches restantes. Moins il vous reste de tâches, plus vous aurez confiance dans votre capacité à les gérer.

A la fin de chaque journée, tout en bas, vous pouvez ajouter une inscription comme : " Hourra ! Je l'ai fait », « Je vais bien ! Mais ce n'est qu'un début ! », « J'ai réussi à tout faire ! Je suis cool ! Mais il reste encore beaucoup à faire !. Cette inscription vous stimulera également dès le matin pour atteindre vos objectifs et en même temps ne pas vous détendre.

3. Essayez de terminer la plupart de vos projets avant le déjeuner.
Lorsque vous réalisez au milieu de la journée que la chose la plus importante de la journée est faite et déjà derrière vous, il est beaucoup plus facile d'accomplir les tâches restantes. Profitez de votre pause déjeuner pour vous occuper de vos affaires personnelles (appeler vos proches, répondre aux appels manqués, discuter des problèmes de prêt avec la banque, payer vos factures, etc.). Laissez le minimum pour la soirée (négociations avec le promoteur, aller au salon, faire l'épicerie, s'entraîner à la salle de sport).

4. Incluez des minutes de repos dans chaque heure de travail.
Règle obligatoire pour tout le monde. Plus vous vous reposez souvent, plus vos activités seront productives. Chacun choisit le schéma qui lui convient le mieux, mais deux schémas fonctionnent particulièrement bien : 50 minutes de travail / 10 minutes de repos ou 45 minutes de travail / 15 minutes de repos.

Pour se détendre, il n'est pas du tout nécessaire de fumer du bambou et de cracher au plafond en étant allongé sur le canapé. Après tout, ce temps peut être utilisé utilement. Faites un échauffement : faites des pompes, des tractions, tenez-vous debout sur la tête (si l'espace le permet), faites des exercices pour le cou et les yeux. Mettez de l'ordre dans votre espace de travail, nettoyez votre maison ou votre bureau, lisez un livre, promenez-vous au grand air, passez des appels programmés, aidez vos collègues (famille, si vous travaillez à domicile) avec quelque chose, etc.

5. Essayez de créer une planification réaliste.
Ne vous submergez pas de travail que vous ne pouvez pas gérer. N'allez pas à l'extrême de la planification excessive (comme si vous pouviez gérer n'importe quelle montagne) et planifiez uniquement le volume de tâches que vous pouvez gérer de manière réaliste.

Ne confondez pas planification et objectifs. Vos objectifs peuvent être extrêmement grandioses ; en principe, ils devraient l’être. Mais pour atteindre ces objectifs dans les plus brefs délais, il faut une planification réaliste et compétente des tâches. Cela ne signifie absolument pas que vous devez travailler dur tous les jours pour atteindre votre objectif le plus rapidement possible. Il est préférable de faire chaque jour une chose en petites portions de manière cohérente plutôt que de faire la même chose du début à la fin de la journée de manière chaotique et hâtive. Vous ne serez alors pas épuisé et la réalisation de vos objectifs se déroulera sans problème.

De plus, à la fin de chaque journée, ajoutez une colonne "Le plan est achevé à ____%" et entrez-y le pourcentage de vos tâches terminées pour aujourd'hui. Cela vous servira de stimulation supplémentaire et vous donnera également la possibilité de comparer les résultats et de faire les ajustements appropriés à l'avenir lors de la planification de votre temps.

Essayez chaque jour de dépasser le plan, du moins pas de beaucoup. Ceux. essayez de couvrir en plus les tâches qui n'étaient pas indiquées dans le plan. Naturellement, leur solution ne devrait être entreprise qu'une fois que toutes les tâches planifiées ont déjà été accomplies. D'accord, c'est bien d'observer votre super-productivité, en regardant les chiffres 105%, 110%, 115% à la fin de chaque journée de travail.

6. Effectuez de grandes tâches en petites parties.
Cette tactique est également appelée tactique du « tranchage du salami ». Einstein a également noté que la plupart des gens aiment couper du bois parce que l'action suit immédiatement le résultat. Divisez vos objectifs et vos projets en petits morceaux et réalisez-les sur une période assez longue, en réservant environ deux heures par jour à ce travail. Une fois le premier objectif intermédiaire atteint, certains résultats émergeront qui stimuleront l’achèvement des tâches restantes.

Par exemple, je prends la création d'un produit : vous pouvez bêtement inscrire chaque jour la ligne « Créer un cours vidéo » dans votre agenda et travailler sur ce cours. Mais dans ce cas il y a plusieurs gros inconvénients:

• vous ne pouvez pas prévoir à l'avance la date limite pour terminer votre cours
• chaque jour, vous ne savez pas exactement où vous devez continuer à travailler sur le cours
• vous n'êtes pas satisfait de votre travail tant que vous n'avez pas terminé complètement votre cours

Si vous divisez la création du cours en plusieurs petites portions et que vous les fermez progressivement, tous les inconvénients répertoriés peuvent être facilement évités.

Les tâches dont l'exécution vous provoque, pour le moins, une insatisfaction, ou dans lesquelles vous êtes incompétent, n'hésitez pas à déléguer à d'autres spécialistes, qui accomplissent de telles tâches pour le plaisir. Vous gagnerez beaucoup de temps et le travail prévu sera effectué de manière plus professionnelle.

7. Restez silencieux pendant un moment.
Il arrive souvent qu'une télévision dans la pièce voisine, une radio qui joue toute la journée, les voix de quelqu'un, les passants, un immeuble en construction dans la rue voisine finissent par devenir si ennuyeux qu'il est tout simplement impossible de se concentrer correctement sur ce qu'il fait. des choses importantes. Au lieu de résoudre des problèmes spécifiques, votre tête tourne autour des collants à 574 roubles que votre employé a achetés aujourd'hui, ou du dernier super-méga hit de Justin Bieber, actuellement diffusé à la radio.

Pour accomplir des tâches extrêmement importantes, il est nécessaire de pouvoir travailler sereinement, sans aucune interférence extérieure. C'est dans ce cas que vous pouvez, avec une concentration maximale, atteindre la productivité et l'efficacité les plus élevées.

8. Remettez les objets dès que vous avez fini de les utiliser.
Cela vous fera gagner beaucoup de temps à l’avenir et vous aidera également à éviter l’encombrement. Ce n’est pas pour rien qu’ils disent : « Si vous voulez en savoir plus sur votre futur partenaire, regardez son bureau. L’ordre qui règne sur sa table est le même qui règne dans ses affaires.

Je vous conseille de jeter complètement toutes vos affaires anciennes et inutiles, de vous débarrasser des déchets inutiles afin que seuls les éléments essentiels au travail soient sur la table.

Gardez les choses dans des endroits clairement définis. Par exemple, placez tous les documents dans un dossier ou une boîte séparée, conservez également les reçus épinglés à un certain endroit, les stylos et les crayons à l'endroit le plus pratique à utiliser. Heureusement, vous pouvez désormais facilement acheter des ensembles, des boîtes et des étuis spéciaux pour résoudre ce problème.

Faites cela et ressentez l’effet incroyable !

9. Débarrassez-vous des choses dont vous n'avez pas besoin.
Tous les stocks de vieilles choses laissées au cas où « et si elles s'avèrent utiles » ne vous apporteront que de la poussière et du désordre supplémentaires. De plus, on pense que les choses que nous envoyons « à la ferraille » sur la mezzanine, dans les valises, sous le canapé, dans le garde-manger, sur le set de cuisine, sont porteuses d'énergie négative.

Comme vous le comprenez, cela s'applique non seulement au bureau, mais également à l'espace de travail et à la maison en général. Par conséquent, débarrassez-vous impitoyablement de ces « choses très nécessaires que vous détestez jeter ». Rassemblez toutes les marchandises dans un camion, emmenez-les dans une décharge et brûlez-les. Si c'est vraiment dommage, alors mettez le tout à côté de l'entrée, ceux qui en ont besoin le démonteront rapidement. Des vêtements et des chaussures peuvent être distribués aux orphelinats et aux maisons de retraite. Ils ne vous en seront que reconnaissants.

10. Menez une vie active et saine.
Si vous n'êtes pas encore très familier avec le sport, la gymnastique, les procédures aquatiques, la bonne nutrition, etc., alors je vous conseille d'en ajouter quelques-uns à votre routine quotidienne. Je vous donne la garantie à 100% que vous serez très satisfait des résultats. L'essentiel est que vous n'hésitiez pas et que vous suiviez strictement votre programme sportif. Vous ne remarquerez même pas à quelle vitesse votre santé et votre condition physique générale s’amélioreront. Vous pouvez également facilement vous débarrasser des mauvaises habitudes si vous vous fixez un objectif et construisez de bonnes habitudes à la place des mauvaises habitudes.

Il ne faut pas oublier que le meilleur sommeil est celui avant minuit, car... Pendant cette période, votre corps se repose et gagne en force de la meilleure façon possible. Autrement dit, va te coucher aujourd'hui, pas demain.

Dormez suffisamment, faites de l'exercice, mangez bien. Votre corps vous remerciera avec une bonne santé, un niveau élevé d'énergie positive et une volonté d'entreprendre des activités productives.

À la fin, je donnerai un exemple de ma routine afin que vous ayez quelque chose à comparer. Je ne peux pas dire que c'est un appareil polyvalent parfait. routine quotidienne pour tout le monde, mais personnellement, j'en suis entièrement satisfait. Par rapport à ma toute première routine, des ajustements ont eu lieu plus d'une fois et pour le moment cela ressemble à ceci...

PLANIFIER PARFAITEMENT VOTRE JOURNÉE DE MON POINT DE VUE

Quelques notes sur le plan :

• Donné routine conçu pour les jours de semaine (jours ouvrables) et ne s'applique pas aux week-ends. Le week-end, il devrait y avoir un plan, mais spécialement conçu pour le repos (tout reste le même, en gros, seul le processus de travail passe au repos), dans les cas extrêmes, certains moments de travail sont transférés au week-end (si quelque chose n'a pas été fait dans le temps ou quelque chose de mortellement important).
• Chaque période est prise avec une certaine marge. S’écarter de votre routine de 30 minutes est normal.
• La matinée de chacun peut commencer à une heure différente. Je suis juste passé à une heure antérieure pour en faire plus et cela a donné des résultats positifs.
• Le temps nécessaire pour quitter la maison pour aller au travail et revenir peut également être différent pour chacun. J'ai choisi le moment optimal pour moi - alors que les embouteillages dans la ville se dissipaient déjà.
• Je considère la lecture quotidienne de la littérature comme une règle obligatoire pour tous. Si le temps ne vous permet pas de lire au travail, lisez au déjeuner, dans le bus, après le travail, avant de vous coucher.
• Il arrive qu'en raison d'un travail supplémentaire, vous deviez vous coucher beaucoup plus tard. Dans tous les cas, essayez de vous réveiller selon votre horaire, sinon votre routine quotidienne changera constamment, et ce n'est pas bon.
• Le week-end, vous pouvez vous réveiller plus tard et vous coucher plus tard, mais aussi respecter un horaire, en vous réveillant et en vous couchant à la même heure (par exemple, une heure ou deux plus tard qu'en semaine).

Pour planifier votre temps, vous pouvez utiliser un organiseur, un bloc-notes, une feuille de papier ordinaire, un cahier, divers programmes et applications spéciaux. Personnellement, j'utilise Google Agenda, qui est très simple à utiliser. En plus d'avoir un certain nombre de fonctions utiles, il se synchronise avec les appareils mobiles, ce qui signifie qu'il est toujours à portée de main, où que vous soyez. De manière générale, Google fait d'énormes progrès dans le domaine de la synchronisation des applications. Cela simplifie grandement le travail lorsque toutes sortes d'assistants sont à portée de main dans un seul compte, qui sont également synchronisés les uns avec les autres. Je ne peux plus imaginer travailler sur un ordinateur et sur un téléphone sans Google Chrome, Calendrier, YouTube, Drive, Translator, Google+, Maps, Analitics, Picasa et bien d'autres services utiles. Je recommande également d'utiliser le super planificateur Wunderlist

C'est tout ce dont je voulais vous parler aujourd'hui. Si vous ne tenez pas déjà de journal et ne vous fixez pas d’objectifs, commencez à le faire immédiatement et continuez à le faire constamment ! J'espère que les 10 règles d'or ci-dessus vous aideront à planifier votre temps et que vous commencerez à en faire beaucoup plus.

Le temps de travail est le temps que tout salarié consacre à l'exercice de sa fonction. Sa durée est réglementée par la législation du travail.

Chers lecteurs ! L'article parle des moyens typiques de résoudre les problèmes juridiques, mais chaque cas est individuel. Si tu veux savoir comment résoudre exactement votre problème- contacter un conseiller :

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La planification du temps de travail fait partie intégrante de sa gestion, c'est-à-dire de la gestion du temps. Ce mot à la mode aujourd'hui ne signifie pas seulement la gestion du temps, mais aussi sa planification efficace pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Après tout, le temps est l’une des ressources qui doivent être utilisées de manière rationnelle.

Pourquoi et qui en a besoin ?

Parler de gestion du temps n’est pas tout à fait correct. Son débit ne dépend pas des actions humaines ; il ne s’accélère ni ne ralentit.

Cela vaut la peine de gérer l’utilisation de ce temps. De plus, cela est important pour l'entreprise à tous les niveaux - du dirigeant aux employés ordinaires. L’utilisation efficace de cette ressource affecte directement la productivité du travail, et donc les bénéfices.

Pour toute entreprise, la planification du temps de travail revêt une autre signification importante.

Le nombre d'employés de l'entreprise, et donc les coûts financiers associés au personnel, dépendent du temps de travail nécessaire pour accomplir les tâches de production.

Raisons du manque de temps

La rareté signifie le manque. Dans notre cas, il s'agit d'un manque de temps de travail pour accomplir la tâche assignée à un employé, un service ou une entreprise spécifique dans son ensemble.

Il peut en résulter un retard dans l'exécution de la commande et ses conséquences néfastes. Le plus souvent, le manque de temps est associé à l'incompétence du manager.

Il existe trois groupes de raisons conduisant au manque de temps :

• qualités personnelles d'un leader ;
• actions du leader ;
• raisons indépendantes.

Les qualités personnelles d'un manager qui entraînent une perte de temps peuvent se manifester par des phénomènes tels que :

• l'agitation, c'est-à-dire l'exécution précipitée d'actions désordonnées ;
• précipitation constante;
• manque de repos adéquat en raison des améliorations apportées à la maison.

Les actions analphabètes conduisent à ce qui suit :

• motivation faible ou absente des salariés ;
• interruption de la communication ;
• manque de classement des cas par importance ;
• incapacité à déléguer des pouvoirs.

Les raisons indépendantes du manager qui conduisent au manque de temps pour le manager et ses subordonnés sont :

• trop de tâches, d'affaires, de missions ;
• événements imprévus (voleurs de temps).

En règle générale, ces raisons ne surviennent pas séparément. Ils découlent les uns des autres.

Le résultat est un cercle vicieux dont seule une planification correcte et rationnelle permettra de sortir. Et le contrôle de la mise en œuvre des activités prévues et du temps qui y est consacré.

Quels problèmes peuvent être résolus ?

La planification est l'un des outils permettant de prendre diverses décisions de gestion. Cela implique de fixer des objectifs et de déterminer les moyens de les atteindre. Autrement dit, c'est une sorte d'opportunité d'examiner l'avenir de l'entreprise et de décider comment exactement et dans quels délais vous pouvez y arriver.

Planifier et gérer le temps de travail permet de résoudre les problèmes suivants :

• augmenter le niveau d'efficacité opérationnelle :
• contrôle des actions et du temps consacré à celles-ci ;
• optimisation de l'horaire de travail;
• améliorer les techniques de gestion du temps;
• éliminer les activités qui font perdre du temps ;
• planification rationnelle des tâches les plus importantes ;
• séparation claire du temps professionnel et du temps personnel.

Espèces

La planification du temps dans une entreprise, comme toute planification, peut être divisée en types selon différents critères :

• par champ d'application (général et spécifique) ;
• par contenu (stratégique, opérationnel et actuel) ;
• par objets (personnel, production, financier) ;
• par périodes (court terme, moyen terme, long terme) ;
• changements possibles (rigide et flexible).

Planification générale des fonds

Planifier le fonds général est impossible sans calculer le coût du temps de travail. Afin de comprendre quelle quantité de cette ressource est nécessaire, diverses méthodes sont utilisées.

Ensuite, le temps de travail doit être normalisé, c'est-à-dire que, sur la base des résultats des calculs de coûts et de normes scientifiquement fondées, le moment optimal pour produire une unité de produit ou accomplir une tâche doit être déterminé.

Le rationnement est au cœur de la planification du fonds temps total. C'est sur cette base que sont déterminés le nombre de personnel requis, les coûts et les critères d'incitation.

Le fonds général est composé de :

• calendrier;
• nominal (calendrier sans week-ends ni jours fériés, mais en tenant compte des jours pré-vacances raccourcis) ;
• efficace (combien un employé a travaillé pendant la période de planification).

Individuel

La gestion du temps de chaque employé ne sera pas moins importante que la planification générale.

Ici, il est important de savoir qui doit établir un emploi du temps strict et qui sait comment planifier son temps le plus efficacement possible. Il y a néanmoins plusieurs points importants.

Par exemple, maintenez un ratio 60/40. Autrement dit, prévoyez 60 % de votre temps de travail pour résoudre les problèmes actuels et laissez 40 % pour les tâches imprévues et les activités créatives (deux blocs de 20 % chacun).

Ceci et d'autres principes importants de planification du temps de travail individuel ont été formulés par L. Seiwert.

Il n'a pas mis en évidence de différences fondamentales entre managers et spécialistes en termes d'efficacité dans l'utilisation du temps de travail. Mais je voudrais quand même souligner certains aspects.

Gestionnaires

Les compétences en planification sont particulièrement importantes pour un manager.

C'est sa fonction : fixer des objectifs, déterminer le délai pour y parvenir et contrôler le résultat, ainsi que déléguer l'autorité, en éliminant les tâches qui peuvent être effectuées par des spécialistes.

Spécialistes

Le spécialiste planifie son temps en fonction des tâches fixées par le manager. Les compétences d'autodiscipline sont d'une grande importance pour lui.

Planification des heures de travail dans l'entreprise

Tout plan doit être consigné par écrit, sinon il n'existe pas. La planification électronique facilitera la gestion du temps. L'utilisation des technologies modernes ne vous permettra pas seulement de présenter visuellement votre liste de choses à faire.

Les gadgets modernes sont capables de rappeler à leurs propriétaires des événements importants.

Règles générales

• Le plan doit être établi le soir et les ajustements doivent y être apportés le matin.
• Toutes les questions incluses dans le plan doivent être divisées dans le temps en court, moyen et long terme.
• L’étendue du travail doit être réaliste ; vous ne devez pas essayer d’embrasser l’immensité.
• Enregistrez non seulement les objectifs, mais également les résultats attendus.
• Déterminez les priorités.
• Fixez des délais précis pour accomplir chaque tâche.
• Déléguer l’autorité.
• Les plans doivent être ajustés régulièrement.

Que faut-il inclure dans le plan ?

Le plan doit inclure absolument toutes les choses qui doivent être faites pendant la journée. Cela garantira que vous ne manquerez rien dans les prochaines étapes.

Vous devez tout enregistrer - d'une réunion avec le manager aux félicitations d'un collègue pour son anniversaire par courrier d'entreprise. Il faut commencer par ceux qui ont une heure précise : réunions, rendez-vous, conférences, etc.

En plus des instructions de la direction, il convient d'inclure les éléments qui contribuent à l'avancement de carrière. Par exemple, une formation avancée ou un travail créatif sur un projet.

Priorisation

Pour que la planification du temps soit vraiment efficace, il est nécessaire de classer tout ce qui entre dans la journée (hebdomadaire, mensuelle, etc.) selon leur degré d'importance et d'urgence. Et puis effectuez-les par ordre décroissant d’importance.

Technologie et méthodes

Les méthodes les plus couramment utilisées pour établir les priorités et planifier le temps sont la matrice d'Eisenhower et la loi de Pareto.

En bref, cela ressemble à ceci :

• toutes les questions sont divisées en importantes et urgentes, importantes et non urgentes, moins importantes et facultatives ;
• la plupart du temps (jusqu'à 80 %) doit être consacré aux tâches les plus importantes et les plus urgentes ;
• Cela doit être fait au début de la journée de travail.

Analyse des performances

Vous pouvez vérifier mathématiquement l’efficacité avec laquelle un employé utilise son temps de travail. À cette fin, divers coefficients sont utilisés, par exemple l'utilisation intensive du temps.

La formule pour le calculer ressemble à ceci :

Ke = (fonds temps total - interruptions de travail)/fonds temps total.

La valeur idéale sera égale à un. Plus Ke en diffère, plus le temps de travail est utilisé de manière inefficace.

• par la faute du salarié et pour des raisons indépendantes de sa volonté ;
• pour des besoins personnels.

Pour ce faire, la valeur requise (en minutes) est substituée au numérateur de la formule et la durée totale reste au dénominateur. Ici, la relation est inverse. Plus cette valeur est proche de un, plus le temps de travail est irrationnel.

Exemples

La planification d'une journée, d'une semaine ou d'une autre période de travail dépend en grande partie des spécificités du métier. Surtout si cela implique des éléments de créativité.

Voyons à quoi devraient prêter attention les représentants de professions telles que les conseillers juridiques et les dirigeants du secteur bancaire.

Pour un avocat

Une particularité de cette profession est la participation aux audiences des tribunaux. Par conséquent, le calendrier de travail comprend nécessairement un calendrier des procès et des délais de procédure pour la préparation de certains documents. Ce sont les questions les plus importantes et les plus urgentes.

Le temps des réunions et des négociations avec les clients est coordonné en fonction des intervalles libres restants. Ce qui reste est consacré à l’analyse et au reporting.

Votre plan quotidien ressemblera à ceci :

Pour un directeur de banque

La journée de travail d'un responsable des prêts bancaires comprendra plusieurs blocs :

• rendez-vous à durée déterminée ;
• établir des contrats sur la base des résultats des réunions ;
• le démarchage téléphonique pour élargir la clientèle ;
• préparation de propositions commerciales, etc.

Le planning journalier d'un tel employé pourrait être le suivant :

Et quelques derniers conseils :

• Pour déterminer l'importance d'une tâche, il convient de se poser la question : « Qu'est-ce que cela va me donner ? Et ne continuez que si vous êtes satisfait de la réponse. Si vous n’aimez pas la réponse, vous pouvez probablement reporter la tâche pour le moment.
• Dès le matin, vous devriez faire les choses les plus désagréables mais les plus importantes.
• Les tâches importantes et complexes sont mieux accomplies lorsqu’elles sont divisées en tâches petites et faciles.
• Il est essentiel de s'accorder une bonne pause dans son travail.

Dites-moi, à quel point est-il important de planifier votre temps dans le monde moderne ?

Je suis sûr que tout le monde a vécu une situation où il y avait beaucoup de choses importantes à l'ordre du jour. Vous vous réveillez plein d’enthousiasme et confiant que vous pouvez tout faire avec facilité. Mais vous devez d’abord vérifier vos e-mails… et Facebook pendant littéralement cinq minutes. Soudain, beaucoup de petites choses se sont accumulées. On dirait que vous travaillez, mais rien d’« important » n’a été fait ! Et ici, c'est déjà près de l'heure du déjeuner, et je suis un peu fatigué - quel genre de travail y a-t-il ? Alors, c'est déjà la fin de la journée ? Comment est-ce possible, puisque je n’ai pas eu le temps de faire quoi que ce soit ? L'ambiance est mauvaise - la journée est passée à la trappe.

Malheureusement, la plupart de nos compatriotes ne savent pas comment planifier leur journée. Par conséquent, beaucoup de temps est consacré à des bêtises qui, en principe, ne sont pas vraiment nécessaires. En raison de l'absence d'un plan spécifique pour la journée, la semaine, le mois, une personne perd un temps précieux qui pourrait être utilisé de manière beaucoup plus efficace et productive. Et bien sûr, vous obtenez des résultats plusieurs fois supérieurs.

Une planification efficace du temps de travail est la clé du succès d’une personne moderne. Alors, comment apprendre à planifier correctement son temps ?

Nous avons rassemblé 5 des règles les plus efficaces qui vous aideront à tirer le meilleur parti de chaque jour que vous vivez. Faites toutes les choses nécessaires en toute simplicité !

Passons maintenant aux conseils qui vous aideront à planifier correctement votre temps.

1. Rédigez un plan de tâche

Le plan de la journée doit être présent sur papier. Une mémoire parfaite, c'est bien, mais au milieu d'une journée active et chargée, il y a de fortes chances d'oublier quelque chose d'important. Si une liste de choses à faire n’est pas écrite sur papier, cela signifie qu’elle n’existe pas.

Le soir, créez une liste de choses à faire pour demain et divisez-les en deux colonnes par ordre d'importance. Le premier est le plus important et doit être complété dans tous les cas. La seconde est moins importante, qui peut être reportée en cas de changement brutal de priorités ou de force majeure.

Un bloc-notes avec des tâches devrait être avec vous toute la journée. Et au fur et à mesure que vous complétez des éléments de la liste, vous devez les rayer. Avec cette technique psychologique, vous pouvez, comme on dit, passer en pilote automatique. Après tout, chaque tâche accomplie est une petite victoire. C’est agréable de se sentir gagnant, et votre subconscient s’efforcera automatiquement d’y parvenir. De plus, il deviendra plus facile de les réaliser.

2. Planification 70/30

Il n'est pas nécessaire de planifier absolument tout le temps, car même un vrai pédant ne sera pas en mesure de respecter un horaire dans lequel il n'y a pas une minute de contrecoup. Tout peut arriver dans la vie – et une demi-heure pour changer un pneu crevé ou 15 minutes supplémentaires dans un embouteillage peuvent gâcher une journée parfaitement planifiée.

Vous n’avez donc besoin de planifier que 70 % du temps. Cela vous aidera à tirer le meilleur parti de votre temps sans vous sentir contraint ou sous pression. Et même les petites surprises ne pourront pas affecter les résultats de votre journée.

Déterminez le temps requis pour chaque tâche. Planifiez votre journée de travail à cette heure. Si la journée s'est déroulée exactement comme prévu, les 30 % restants peuvent être consacrés à d'autres tâches de la liste ou consacrer du temps à vous-même ou à votre famille - cela vous aidera à vous détendre et à profiter des tâches accomplies.

3. Le moment le plus productif est avant le déjeuner

Essayez d’accomplir les tâches les plus difficiles et les plus désagréables immédiatement, dès le matin. Cette technique s'appelle « manger la grenouille d'abord ». Lorsque la tâche la plus difficile et la plus problématique est terminée, le reste semble tout à fait simple et nécessite moins de temps.

Essayez de planifier votre travail de manière à ce qu'environ 65 à 70 % de toutes les tâches planifiées pour la journée soient terminées avant la pause déjeuner. Le matin, le cerveau travaille plus activement, ce qui peut réduire considérablement le temps nécessaire pour accomplir des tâches, même complexes. Cela vous aidera également, ce qui vous empêche de travailler en étroite collaboration - cela nivelle la motivation et « réduit » les réalisations.

Pendant le déjeuner, vous pouvez consacrer du temps à des problèmes personnels. Par exemple, répondez aux messages, passez quelques appels personnels. Pour l'après-midi, il est recommandé de programmer des tâches simples qui ne demandent pas beaucoup d'efforts - réunions, réponses aux emails, etc.

4. Le repos est nécessaire

Il est très difficile de concentrer son attention sur une tâche pendant longtemps. Surtout si atteindre vos objectifs demande beaucoup d’effort mental. Et plus vous avancez, plus il est difficile de maintenir votre attention sur la réalisation de vos objectifs. Naturellement, cela réduit la productivité et augmente le temps nécessaire pour accomplir les tâches.

Il faut se reposer au milieu de l'heure de travail ! Cette étape simple vous aidera à rester en forme toute la journée. Vous pouvez choisir un programme de repos qui vous convient, mais le 45/15 est considéré comme le plus efficace. Cela signifie que pour 45 minutes de travail, vous devez consacrer 15 minutes de repos.

Basés sur ce principe, les cours pour tous les écoliers durent 45 minutes. Avec un peu de changement, le cerveau rattrape son retard. Et cela lui donne la possibilité de continuer à travailler avec concentration.

Mais cela ne signifie pas que pendant de telles mini-vacances, vous devez cracher au plafond. Essayez d'en faire bon usage. Par exemple, faites des exercices pour votre dos ou vos yeux, nettoyez votre bureau, lisez un livre ou un article intéressant ou faites une petite promenade.

5. Analyser et planifier de manière réaliste

Quel est l'intérêt de créer des dizaines d'objectifs s'il n'y a que 24 heures dans une journée et qu'il sera irréaliste de tous les atteindre ? Par conséquent, essayez de planifier des tâches qui peuvent être accomplies pendant la journée.

Cela peut paraître difficile au début car on ne sait jamais à l’avance combien de temps prendra une tâche particulière. Pour obtenir un aperçu optimal, à la fin de chaque journée, notez le nombre de tâches que vous aviez prévu d'accomplir. En fin de journée, faites une inscription : « XX% des tâches réalisées ». Cela vous aidera à déterminer dans quelle mesure vous fixez des objectifs de manière adéquate. Si elles sont accomplies facilement chaque jour, essayez d'augmenter leur nombre, et si de nombreuses tâches restent en suspens et passent au lendemain, essayez de réduire le stress.

N'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé d'assumer un certain nombre de tâches que vous ne pouvez pas accomplir. et évaluez de manière réaliste vos capacités.
La planification du temps est la compétence la plus importante d'une personne moderne. Cette compétence peut et doit être améliorée. Et lorsque vous le maîtriserez complètement, vous serez surpris de la rapidité et de la facilité avec lesquelles vous pourrez résoudre des problèmes qui semblaient auparavant presque impossibles. Et plus vite vous terminez votre travail, plus vous disposez de temps pour le plaisir, les passe-temps et la famille. Utilisez les secrets de planification et simplifiez-vous la vie. Bonne chance à vous !

Avec amour et respect,
Evgeny Deineko.

La planification du temps de travail n’est pas seulement un ensemble de mots fantaisistes, mais un système de connaissances qui peut apporter des avantages tant au niveau individuel qu’à l’ensemble de l’entreprise.

Vous apprendrez :

• Qu'apporte la planification rationnelle du temps de travail dans une entreprise ?
• Quelles méthodes de planification du temps de travail existent.
• Quelles sont les règles pour une planification efficace du temps de travail ?

Ce n'est un secret pour personne que l'efficacité d'une organisation n'est pas du tout influencée par le rendement du travail quotidien du personnel de direction. Le manque de techniques et de méthodes de travail modernes, le refus d'améliorer le style de travail individuel du manager et de ses subordonnés conduisent au fait que les difficultés d'organisation du travail d'une telle équipe deviennent un axiome.

Les éléments qui déterminent le degré de préparation d’un leader pour réussir sont assez simples. Ce sont ses compétences, ses aptitudes, ses connaissances professionnelles et, bien sûr, ses qualités personnelles. Néanmoins, il ne faut pas négliger l’analyse des facteurs de cause à effet qui causent des problèmes et des difficultés, ainsi que le désir de les surmonter et d’améliorer la qualité de son travail. C’est là que l’utilisation rationnelle du temps de travail par le manager, autrement dit sa planification, vient à la rescousse. Après tout, il est conçu pour éliminer les défauts du processus de travail quotidien.

L'efficacité de la planification du temps de travail repose sur des objectifs d'activité en fonction de leur durée : court terme et long terme. Une telle base de gestion ne nécessite pas d'efforts supplémentaires, puisque toutes les actions et activités désignées ont reçu leurs délais au cours du processus d'organisation.

Les objectifs fixés par le manager ont deux fonctions : déterminer les actions nécessaires à leur mise en œuvre et stimuler leur mise en œuvre. Lorsqu'un leader se fixe une tâche claire, ses actions deviennent conscientes dans sa mise en œuvre. La fixation d'objectifs est une sorte de force motrice qui charge l'acteur en énergie jusqu'à l'atteinte même du résultat.

Pour que la planification de l'équilibre du temps de travail soit la plus efficace possible, le manager doit recourir à la tactique des « périodes de planification » (il peut s'agir de périodes de temps différentes : un an, un mois, une semaine, un jour). La particularité réside dans l'individualité de chacune de ces gammes, ce qui implique la création de plans distincts qui refléteraient la période correspondante.

Ainsi, le principal aspect positif d’une bonne planification du temps libre est le gain de temps lui-même. Le gestionnaire sera en mesure d'atteindre de manière efficace et efficiente les objectifs de travail décrits, tout en y consacrant le moins de temps possible. Dans l'organisation du travail individuel, le rôle de la planification ne peut guère être surestimé : après tout, elle permet de préparer la réalisation des objectifs fixés et de structurer le temps alloué au travail.

Comment déléguer des tâches pour gagner 25% de votre temps de travail : checklist

Pour faire face à un énorme flux d'informations et développer une entreprise, il est important de gérer son temps de manière rationnelle et de ne pas gaspiller d'énergie sur des questions de routine. Pour ce faire, vous devez déléguer correctement les tâches aux subordonnés et surveiller leur mise en œuvre.

À l'aide de la check-list préparée par la rédaction du magazine Directeur Commercial, vérifiez si vous gérez correctement votre temps de travail ou si vous faites des erreurs en déléguant des tâches et en restant tard au travail.

Méthodes de planification du temps de travail

Principe de Pareto

Vilfred Pareto (1848-1923) a formulé le principe selon lequel, au sein d’un groupe donné, l’importance objective d’une petite partie sera nettement supérieure à son poids relatif au sein de ce groupe. Pareto a utilisé la formule 80/20 dans son modèle, qui a commencé à être utilisé partout.

• À partir de 20 % des marchandises vendues, vous pouvez obtenir 80 % des bénéfices.
• Les 80 % de produits restants ne généreront que 20 % du profit.
• 20% des erreurs provoquent 80% des pertes.
• 80 % des autres erreurs entraînent 20 % des pertes.

Les partisans de la planification du temps de travail n’ont pas non plus contourné ce principe. Si on le projette sur le travail d'un manager, le résultat sera le suivant : pour atteindre 80 % des résultats, il suffit d'y consacrer 20 % de son temps de travail. Le reste du temps passé n'apporte que 20% du résultat total.

Dans le langage du processus de travail, cela signifierait qu'un travail facile et agréable, qui nécessite un minimum d'effort mais un temps de travail décent, ne devrait pas être une priorité. Il est nécessaire de démarrer les activités en tenant compte au maximum de l’importance de chaque tâche. Les questions vitales doivent venir en premier lors de la planification des travaux.

Pour mettre pleinement en œuvre le principe de Pareto en matière de planification rationnelle et de comptabilisation du temps de travail, il est nécessaire d'analyser toutes les tâches en termes de pourcentage de leur contribution au résultat global, et également de les répartir en catégories ABC.

Planification ABC

L’analyse ABC se fonde sur l’expérience démontrant que les proportions de cas de plus ou moins grande importance sont souvent à peu près égales. Les lettres A, B et C sont utilisées pour répartir l'importance des tâches concernant la mise en œuvre des objectifs en trois classes. Ce principe a séduit de nombreux managers.

Vous pouvez également utiliser cette analyse pour planifier l’utilisation de votre temps de travail. L'essentiel est de se rappeler qu'il faut répartir le temps de travail en fonction de l'importance des tâches, et non de leur intensité de travail et de leur poids dans le plan global d'activité.

L’analyse ABC s’appuie sur une expérience basée sur trois piliers.

• Les tâches de catégorie A (les plus importantes) reçoivent 15 % du total des tâches du manager. Malgré leur faible poids relatif dans la planification, ils contribuent à hauteur de 65 % à la réalisation des objectifs.
• Les tâches de la catégorie B (importantes) représentent environ 20 % de l'indicateur total des tâches, et leur importance est également évaluée à 20 %.
• Tâches de catégorie C (comme les moins importantes) : elles se voient attribuer environ 65 % du chiffre total, mais leur importance est négligeable - seulement 15 % du poids relatif.

Ainsi, lors de la planification du temps de travail, l'analyse ABC concentre son attention sur l'achèvement initial des tâches de la catégorie A, puisqu'elles apportent la part du lion de l'efficacité de l'activité de travail finale. Viennent ensuite dans l'ordre les questions du groupe B, dont la contribution au résultat final ne doit pas non plus être négligée. Et enfin, vous pouvez décider quoi faire des tâches restantes de la catégorie C : les inclure dans la planification de votre temps de travail ou les déléguer.

Le principe d'Eisenhower dans la planification du temps

La matrice d'Eisenhower (priorités) est largement reconnue comme un outil de planification du temps personnel et professionnel.

Il se compose de quatre champs (quadrants), où chacun d'eux correspond à une catégorie spécifique de tâches. Les catégories reposent sur deux principes : l’importance et l’urgence. Leur relation est mieux illustrée dans la figure ci-dessous.

Les quadrants ne sont remplis que si les cas qui y sont inscrits correspondent à un champ précis. Pour bien comprendre le fonctionnement de cette matrice, vous devez identifier les tâches qui correspondent à chaque quadrant. Il convient de rappeler que la matrice ne sera efficace que pour les tâches de la journée ou sur une courte période.

1. Quadrant 1 : Important et urgent

Le cœur de la matrice d'Eisenhower est précisément le premier quadrant, puisqu'il contient le secret principal - il est laissé vide. Cela indiquera que la personne a la capacité de planifier efficacement son temps de travail pour atteindre ses objectifs.

La présence de cas en lice pour le premier quadrant indique des tâches constamment précipitées dans la vie et le travail d'une telle personne. Par conséquent, une personne n’est pas habituée à la répartition de ses affaires et de ses responsabilités, mais remet tout ce qu’elle peut au dernier moment. Et lorsque les délais sont serrés, il se met au travail.

Bien entendu, il est préférable de prévenir les situations possibles en réfléchissant à tout à l’avance. Après tout, il existe un principe bien connu selon lequel il est toujours plus difficile d'éliminer les conséquences que de prévoir tous les problèmes possibles. Si ces tâches peuvent être accomplies par d’autres personnes, elles doivent être transférées.

1. Quadrant 2 : Important et non urgent

En planifiant son temps de travail, Eisenhower a identifié les tâches du deuxième quadrant comme les tâches les plus importantes. Si un artiste accomplit systématiquement une tâche placée dans un quadrant donné dans les délais, il peut alors se permettre d'y consacrer autant de temps que nécessaire. Il ne sera pas hanté par la vanité, la précipitation et diverses conséquences négatives. Cela ressemble beaucoup à une visite chez le médecin : tout comme un examen préventif par un ophtalmologiste évitera des problèmes de vision plus graves, le bon moment pour travailler sur un rapport évitera des quarts de nuit urgents.

La planification et l’enregistrement du temps de travail dans le deuxième quadrant sont effectués de manière à atteindre les objectifs personnels de l’employé.

Et même si l'épée de Damoclès sous forme d'urgence du travail ne pèse pas sur les travailleurs, ce qui leur permet de se concentrer sur la qualité du travail, il ne faut pas oublier qu'il y a encore des délais, et qu'il faut les surveiller, car le non-respect terminer une tâche dans le deuxième quadrant la transfère automatiquement dans le premier. Et ce résultat est lourd de conséquences sur la planification du temps personnel.

1. Quadrant 3 : Urgent et sans importance

Le type de cas correspondant au troisième quadrant ne permet pas de se concentrer sur des questions plus importantes en raison de son urgence. Et de telles questions sont faciles à confondre avec les questions du premier quadrant. Il convient toutefois de tracer une frontière entre urgent et important, car ces concepts ne sont pas synonymes. Il existe un moyen simple de prendre cette décision : vous devez vous demander si telle ou telle tâche vous rapproche de l'atteinte d'un objectif donné. Généralement, les cas du troisième quadrant reçoivent une réponse négative.

Le plus souvent, les problèmes du quotidien sont inclus dans ce quadrant : nettoyage à sec des vêtements à la fin de la saison, aide aux voisins pour une affaire urgente, réunions et négociations sans importance. Il existe un autre exemple - la réparation d'ordinateurs, mais ici, vous devez être extrêmement prudent : si cet équipement est nécessaire au travail, alors sa réparation deviendra une tâche d'une importance primordiale (c'est-à-dire le premier quadrant), et s'il n'est utilisé que pour divertissement, alors la place de ce problème se situe dans le troisième quadrant.

Les éléments de ce quadrant non seulement ne s'intègrent pas dans la planification du temps de travail, mais détournent même l'attention des objectifs principaux et font perdre un temps précieux. Il est préférable de ne pas y prêter attention, si possible. Comment pouvez-vous déterminer l’importance d’une tâche pour vous-même ? Très simple. La question que vous devriez vous poser est : « Que se passera-t-il si je ne le fais pas ? »

1. Quadrant 4 : Sans importance et non urgent

Cette catégorie comprend des sujets de notre vie quotidienne qui n'ont rien à voir avec le travail : les réseaux sociaux, les forums, la navigation sur Internet, les jeux informatiques, le visionnage de séries télévisées. Oui, ces activités sont certes agréables, mais elles ne sont pas obligatoires.

En général, cette activité réduit considérablement la productivité de la journée de travail ; Eisenhower a qualifié les activités de cette catégorie de « perte de temps personnelle ».

Prenons, par exemple, une série d'une durée de 200 heures - en recalculant, vous obtenez une semaine entière de temps perdu, qui aurait pu être utilisé avec beaucoup plus d'avantages.

Par conséquent, il est nécessaire d'identifier vos mangeurs personnels et de s'efforcer d'exercer un contrôle strict sur eux en planifiant non seulement votre temps de travail, mais aussi votre temps personnel.

Il y a aussi des tâches de routine dans ce quadrant, qui pour beaucoup ne sont pas si agréables : par exemple faire la vaisselle, le ménage, cuisiner. Ici aussi, il vaut la peine de chercher un compromis avec les personnes avec lesquelles vous vivez dans la même maison, afin de prévoir une charge uniforme.

Indifférence saine : consignes pour ceux qui ne croient pas à la gestion du temps

Les instructions, préparées par les rédacteurs du magazine « Directeur Commercial », vous expliqueront comment trouver l'harmonie dans la vie même dans des situations désespérées, expliqueront les attitudes imposées par la société et les médias dont vous devez de toute urgence vous débarrasser et vous diront vous savez quoi faire si vous n'avez même pas assez de temps pendant une journée pour faire le travail.

Tableau de planification du temps de travail

Donnons un exemple simple sous forme de tableau.

Cet exemple démontre clairement le principe de construction de plans de travail. Si nécessaire, les tableaux peuvent être plus profonds, avec plus d'espace pour les notes. Peu importe le programme qui sera utilisé pour mettre en œuvre, par exemple, des programmes individuels. planifier le temps de travail d'un manager/spécialiste. Tableau - L'outil est universel, il peut être dessiné même sur du papier ordinaire. Ce qui est vraiment important, c'est de pouvoir l'adapter à vous-même, à vos tâches et à vos objectifs, et de déterminer à quelles intervalles de temps il sera utilisé : par jour, par semaine, par mois.

Comment est planifié le fonds du temps de travail

La phase de planification initiale consiste à analyser les paramètres initiaux du système - la présence d'activités visant à améliorer le fonds du temps de travail (WF) et ses orientations. Vient ensuite une réponse aux questions : qui est responsable de cette activité (spécialistes, services) et de sa planification ? Quel est le temps de travail pris en compte ? Le temps de travail passé est-il surveillé ? Les réserves de la Federal Reserve Bank sont-elles divulguées ? Des mesures sont-elles prises pour réduire la perte de temps de travail dès la phase de planification ? Quelles méthodes sont utilisées pour cela ?

L'étape suivante est l'analyse de l'utilisation du PDF. Dans ce cadre, la dynamique de la production des travailleurs est étudiée (limitée dans le temps - horaire, quotidienne, annuelle) et les facteurs qui l'influencent sont identifiés ; analyser l'état du FRF et identifier les opportunités inutilisées pour réduire certains types d'absences ; étudier les données d'observation sur le fonctionnement du fonds temps de travail, etc. De plus amples informations sur les méthodes d'analyse de l'utilisation du fonds temps de travail peuvent être trouvées dans la littérature pédagogique et méthodologique.

La base d'informations pour l'analyse du FRF est constituée de données issues des statistiques et des feuilles de temps du temps de travail ; résumé de la comptabilité primaire (fiche sur les temps d'arrêt, les heures supplémentaires, l'élimination des défauts) ; autophotographies et photographies des heures de travail ; données provenant d’enquêtes et de questionnaires.

L'analyse examine l'utilisation de l'ensemble du FRF et de ses composantes - fonds quotidiens et intra-équipes au sein des différents niveaux de l'entreprise (divisions structurelles, entreprise dans son ensemble, professions et groupes). Cette approche permet d’identifier les goulots d’étranglement qui doivent être résolus en premier. Le résultat de l'analyse est une évaluation des réserves pour améliorer l'utilisation du FRF et, par conséquent, augmenter l'efficacité de la planification du temps de travail.

Les résultats obtenus sont utilisés pour planifier le temps de travail utile. Cet événement comprend la préparation d'un budget de bilan prévu, la comparaison de ses composants avec les normes de l'entreprise, ainsi que l'économie de temps de travail sur les coûts improductifs. Les méthodes de répartition du reste du temps de travail ont fait l’objet d’une couverture adéquate dans les matériels et manuels pédagogiques.

La planification et l'analyse du temps de travail ont acquis des spécificités dans une économie de marché. Par exemple, les congés administratifs obligatoires sont bénéfiques pour une entreprise en termes de coûts. Les travailleurs à temps partiel ont perdu leur statut de réserve.

Lors de la planification de la Réserve fédérale, une approche différenciée devient pertinente pour les employés permanents à temps plein et les travailleurs temporaires ; en mode temps partiel.

Afin d'organiser et de planifier au mieux le temps de travail, l'entreprise met en œuvre des mesures particulières : socio-économiques, organisationnelles, techniques, thérapeutiques et préventives. Ils se reflètent dans divers plans organisationnels et techniques, dans la planification de l'amélioration des conditions de travail, etc. L'implication de participants externes doit être discutée avec les autorités locales et ensuite seulement incluse dans la planification des activités. Tout événement doit être basé sur des ressources.

Comment planifier correctement votre temps de travail

Règle 1. Levez-vous en même temps

Cette étape initiale de toute planification est très disciplinée et favorise un élan de force.

Règle 2. Humeur positive en début de journée

Travaillez sur votre humeur chaque matin, car elle influence grandement la solution des tâches pour atteindre vos objectifs. Pour ce faire, vous pouvez vous poser trois questions :

• Comment « aujourd’hui » me rapprochera-t-il du succès ?
• Que dois-je faire pour rendre la journée d’aujourd’hui autant de joie que possible ?
• Que devez-vous faire ce jour-là pour maintenir votre santé ?

Répondre à ces questions et créer une motivation positive prend souvent moins de deux minutes. Donnez-les-vous avant de commencer vos activités matinales habituelles.

Règle 3. Commencez la journée du bon pied

La clé d’une matinée harmonieuse réside dans une bonne nuit de sommeil et un bon petit-déjeuner. Mais beaucoup les sacrifient, prétextant le manque de temps. Cependant, les deux missions ne nécessitent une priorisation que pendant la phase de planification du programme quotidien - en substance, il vous suffit de répartir votre temps de manière à vous coucher tôt.

Règle 4 : Tenez compte de facteurs tels que la fatigue lorsque vous planifiez votre journée de travail

De nombreuses personnes ont l’impression que leur productivité au travail change toute la journée comme une onde sinusoïdale. Cela ne dépend pas des biorythmes quotidiens - que vous soyez une « alouette » ou un « oiseau de nuit ». Il vaut la peine de connaître vos périodes personnelles d'activité accrue et de placer les éléments les plus importants dans votre planification d'activité pour cet intervalle quotidien. Il est préférable de consacrer l'après-midi à un travail de routine quotidien qui n'est pas particulièrement important.

Règle 5. Faites des pauses à l'heure

L'une des règles de base pour planifier le temps de travail est un repos court, car il permet au corps de reprendre des forces et de retrouver l'attention pour le travail. Assurez-vous de prendre de courtes pauses pendant votre travail ; définissez vous-même la durée et la fréquence. Pensez à être régulier.

Règle 6. Terminez ce que vous avez commencé

Essayez de ne pas sauter partout dans votre travail et de mener le travail que vous commencez à sa conclusion logique. Ne vous laissez pas distraire par des choses plus petites, car elles volent du temps de travail. N'oubliez pas que chaque fois que vous revenez à quelque chose que vous avez déjà commencé, vous devrez répéter d'anciennes actions, ce qui affectera l'équilibre de la planification de votre activité personnelle.

Règle 7. Trouvez des utilisations utiles pour votre temps libre

Efforcez-vous de combler toutes les lacunes non comptabilisées dans votre emploi du temps (attente en ligne, réunions peu informatives) avec des activités utiles. Déterminez vous-même son essence en vous posant la question : « Comment puis-je remplir ces minutes pour en tirer le maximum de bénéfice ?

Règle 8. Respectez le principe 70/30

Il vous suffit d'inscrire 70 % de votre temps de travail dans votre agenda. Sinon, même si vous planifiez votre journée de travail à 100 %, vous n'aurez pas la garantie que toutes les tâches seront accomplies, et plus encore : de nombreuses actions ne coïncideront pas avec le planning. L'aménagement du temps de travail selon ce principe a pour but de préserver le système nerveux des surcharges, d'éviter le sentiment d'être une machine et d'être enfermé dans un cadre rigide.

Règle 9. Le soir, faites un plan pour demain

Planifiez vos tâches pour demain à la fin de la journée et faites-le sous forme de liste écrite - de cette façon, vous ne manquerez de rien. Il est préférable d'établir à l'avance l'importance des tâches et de les répartir en colonnes. Cela permettra de concentrer l'attention sur les tâches nécessaires, et les moins importantes pourront être déplacées en cas de force majeure.

Règle 10. Trouvez du temps pour vous reposer chaque heure

Une règle immuable pour chacun. Plus vous trouverez souvent du temps pour vous détendre, plus vous serez productif au travail plus tard. Pendant cette période, vous pouvez nettoyer votre lieu de travail ou votre maison, faire la vaisselle, lire un magazine ou un livre, vous promener au grand air et aider les autres. Si vous ne pouvez pas le faire spontanément, soumettez ces actions à une planification.

Règle 11. Soyez réaliste quant à vos capacités.

Ne vous submergez pas d’une énorme quantité de travail en pensant que vous pouvez affronter n’importe quelle montagne. Adoptez une approche sobre pour évaluer vos propres points forts et prenez mieux ce que vous êtes assuré de faire face au cours d'une journée/semaine/mois, une telle planification du temps de travail sera plus efficace ;

Règle 12. Après avoir utilisé un objet, remettez-le à sa place

Cette approche des objets sur la table et au bureau permet de gagner du temps à l'avenir. Prenez pour règle, après avoir utilisé un objet, de le remettre là où vous l'avez emporté. Prévoyez des emplacements spécifiques pour différents types de choses - un dossier pour les papiers, une trousse à crayons, un tiroir de bureau ou une boîte à reçus.

Règle 13. Mener une vie active et saine

Il semblerait, pourquoi un employé de bureau a-t-il besoin de sport, de yoga, de fitness, d'une bonne nutrition et de gymnastique ? Ensuite, un corps sain et un bon bien-être créent le meilleur climat pour une énergie positive et une préparation à une activité de travail hautement productive, surtout après une planification de haute qualité.

Règle 14. Faites ce qui vous fait plaisir

La meilleure façon de s’organiser dans la planification et la mise en œuvre d’activités professionnelles est de ressentir un sentiment de satisfaction et d’amour pour son travail. Son avantage est qu’il n’est pas nécessaire de tirer la motivation avec des pinces ; elle vient toute seule et en grande quantité.

Planifier et organiser le temps de travail du manager

Astuce 1. Passez en revue vos projets pour la journée

Pour ce faire, vous pouvez utiliser l'analyse ABC ou la matrice d'Eisenhower. Même dix minutes de préparation à la journée de travail peuvent permettre de gagner jusqu'à deux heures par jour. Utilisez-les à bon escient.

Astuce 2. Formation de blocs de cas similaires

Une personne constamment distraite a besoin de beaucoup plus de temps pour travailler qu’une personne concentrée et enthousiaste. Cela se produit en raison de la nécessité d’un autre « décollage » et d’une autre « immersion », c’est-à-dire un retour au travail. Des blocs de tâches du même type permettront de gagner du temps de travail : ils sont plus faciles à corriger au stade de la planification des activités.

Astuce 3. Accordez-vous du temps personnel au travail

Souvent, les visiteurs, les subordonnés ou les clients au téléphone vous détournent de vos tâches directes. Tous créent de fortes interférences lors de l’exécution de tâches vraiment importantes et perturbent l’équilibre du temps de travail. À cet égard, il est impossible d'être disponible pour tout le monde tout au long de la journée de travail, aussi bien au bureau que par téléphone. Dans le processus de planification du temps de travail, les maîtres de leur métier s'organisent des périodes où personne ne les dérangera. Vous pouvez également utiliser leurs outils, par exemple définir des horaires de visite, utiliser un répondeur.

Astuce 4 : Prévoyez un temps limité pour chaque tâche de travail

La durée d'un certain type de travail dépend directement du temps disponible. Même la plus petite tâche est sujette à planification : apprenez à consacrer exactement autant de temps à une tâche qu'il en faut pour la réaliser. Par exemple, les négociations commerciales ne doivent pas être retardées ; toutes les questions d'intérêt doivent être discutées autant que possible, mais pas plus d'une heure. Cela peut être fait en respectant des délais et des réglementations stricts. Suivez la règle simple : « Le temps, c'est de l'argent », valorisez-le et économisez-le.

Astuce 5 : utilisez la délégation

Aucune personne qui respecte son temps ne devrait effectuer toutes les tâches seule. Cette approche a déjà été décrite dans les principes et règles d'aménagement du temps de travail : tout ce qui peut être délégué à d'autres personnes (65 % des tâches qui demandent du temps et des efforts, mais n'apportent pas de résultats significatifs) doivent leur être déléguées. Cela s'applique non seulement à l'aide des employés, mais également au recours à l'aide d'agences, d'organisations et de cabinets de conseil tiers.

Astuce 6. Divisez les tâches volumineuses en composants

Les gens ont tendance à éviter les tâches importantes ou volumineuses et à retarder leur achèvement de toutes les manières possibles parce que le résultat leur semble trop lointain. Ce fait indique de mauvaises compétences en matière de planification personnelle du temps, mais il peut être contourné. Presque tout le monde aime les choses qui donnent les résultats les plus rapides. Albert Einstein l'a remarqué avec l'exemple de la coupe de bois. La même chose peut être faite avec des objectifs à long terme et des grands projets : divisez-les en petites tâches, planifiez-les, puis réalisez-les méthodiquement sur une certaine période de temps (par exemple, deux heures par jour). Après, disons, une semaine, les premiers résultats apparaîtront - l'objectif de la première partie du projet sera atteint (selon la planification), cela donnera force et motivation pour continuer à travailler dans cette direction.

Astuce 7. Fixez des délais personnels pour les tâches prioritaires

Lorsque vous savez à l'avance exactement quelles tâches seront prioritaires pour le mois en cours, vous pouvez les marquer sur le calendrier de travail et les prendre en compte dans votre planification personnelle des tâches au même titre que les mêmes négociations/réunions. Ainsi, lorsqu'il sera nécessaire de programmer un autre événement ou une autre action à cette date, celui-ci sera déjà « réservé », ce qui vous rappellera une fois de plus l'importance objective de la tâche à accomplir. Ces conseils sont particulièrement précieux en matière de planification des activités de travail.

Astuce 8. Organisez correctement votre lieu de travail

Tout d'abord, cela concerne la commande sur le bureau. Seuls les documents dont il est impossible de se passer dans l'exécution des tâches de catégorie A doivent y être laissés. Cette action a un fond psychologique : l'ordre sur la table contribue à l'ordre dans les pensées, et les papiers supplémentaires prennent du temps.

Astuce 9. Essayez de ne pas laisser les autres vous charger de responsabilités supplémentaires.

Les managers s'intéressent souvent et s'engagent dans de nouvelles activités, élargissant ainsi leurs domaines de compétence. En sortant par intérêt personnel pour des négociations auxquelles un employé ne participe habituellement pas, il peut se retrouver dans des groupes de travail ou se voir confier des tâches supplémentaires qui ne sont pas incluses dans son plan et deviendront finalement un fardeau pour le travail principal et sa planification. Il est préférable de revérifier toutes vos actions pour voir si elles sont nécessaires dans le cadre de votre poste, améliorant ainsi vos compétences en matière de planification du temps de travail.

Astuce 10. Évaluez à quel point les choses dans lesquelles ils veulent soudainement vous impliquer sont vraiment importantes et urgentes.

La force majeure et d'autres cas urgents sont monnaie courante dans toute entreprise ou entreprise, même si elle s'efforce d'opérer dans le cadre d'une planification stricte. Pour les résoudre, toutes les ressources disponibles sont mobilisées. Si vous acceptez d'aider dans votre situation actuelle, n'oubliez pas que cela vous prendra du temps par rapport aux tâches actuelles importantes de votre emploi du temps, alors évaluez toujours si cela vaut la peine d'être sacrifié.

Astuce 11. N'agissez pas de manière impulsive - prenez uniquement des décisions éclairées

Parfois, certaines décisions sont prises à la suite d’une impulsion, d’une impulsion incontrôlable. Mais cela provoque des écarts dans l'horaire et interfère avec la planification efficace du temps de travail pour atteindre l'objectif. Si vous ressentez un besoin momentané de faire quelque chose (par exemple, passer un appel), réfléchissez bien et évaluez si cela vaut vraiment la peine de mettre en œuvre votre plan.

Astuce 12. Définissez correctement vos priorités

Dans un flux important de choses - conférences, réunions, appels, SMS - il peut être très difficile de s'y retrouver, et lorsque vous vous occupez de tout en même temps ou que vous récupérez des parties de différents côtés, vous finissez par ne faire que très peu de choses. Ici, il est utile de se souvenir d'une telle méthode de planification du temps comme matrice de priorités et de démarrer les activités en accomplissant des tâches clairement définies et clairement importantes, en passant progressivement à des tâches moins importantes.

Planifier les horaires de travail du secrétaire du gérant

La principale responsabilité et le but de la planification du temps de travail individuel du secrétaire est de soulager au maximum le patron et de l'aider à répartir son temps. Il est de sa responsabilité d'augmenter l'efficacité de l'utilisation de toutes les heures et minutes possibles pour l'activité professionnelle. Cela signifie que les tâches et la planification des activités du gérant et du secrétaire sont interdépendantes.

Tout d'abord, la secrétaire participe aux travaux d'organisation, de préparation et de gestion, libérant ainsi un espace de créativité pour le patron. Pour cela, l'assistant a besoin de connaître la routine quotidienne du niveau supérieur, le planning de ses tâches pour toutes les périodes possibles - jour/mois/trimestre. La planification efficace du temps de travail d'un secrétaire dépend de l'horaire de son supérieur immédiat, puisqu'il participe à la préparation de toutes les réunions, négociations et autres sujets (accueil des visiteurs, traitement des documents) prévus à l'horaire du patron. Un rôle clé dans la planification est joué par la hiérarchie des tâches selon leur valeur et leur importance.

De plus, les tâches du secrétaire comprennent d'autres travaux qui ne dépendent pas de la routine quotidienne du patron (et se reflètent dans la planification de l'activité de travail) : vérifier le courrier et répondre à la correspondance, flux de documents, fichier de carte de contrôle, etc. Les compétences de l'assistant en matière de planification du temps doivent être excellentes. Les points de départ de son planning sont toujours des actions répétitives, par exemple :

• préparer le lieu de travail du manager ;
• ranger votre propre lieu de travail ;
• traiter tous types de courriers entrants ;
• consulter la carte de contrôle ;
• fournir à la direction un résumé de l'état des lieux et clarifier le planning de la journée en cours.

Regardons un exemple simple de planification du temps de travail par rapport à l'emploi du temps du manager. Le programme d'action du secrétaire ressemblera à ceci. Lorsque les plans du patron prévoient une réunion à 11h00, alors le plan de l'assistant à 10h30 inclura son organisation avec toutes les actions qui en découlent : rappels, photocopie des supports, nettoyage de la salle de conférence, prise de procès-verbal. Si, à 14h00, le responsable a programmé des négociations à l'extérieur du bureau, l'emploi du temps de la secrétaire comprendra des éléments concernant l'appel d'une voiture et la collecte des documents. La liste des travaux indique également avec qui et à quelle heure le patron doit être mis en relation pour une conversation téléphonique, quelle documentation doit être corrigée et laquelle doit être remplie à partir de zéro, etc.

La meilleure option est de déterminer, avec votre patron, un intervalle de temps constant pour les activités quotidiennes : signer des documents, recevoir des visiteurs. Cela améliorera le travail et aidera à planifier le temps de travail du spécialiste et de son assistant. Lors de l'élaboration d'un horaire de travail, vous devez également prévoir une réserve décente en cas de missions urgentes et importantes, d'appels téléphoniques et d'autres situations d'urgence.

Le secrétaire consacre la fin de la journée de travail à l'envoi de la correspondance sortante et planifie également les événements de demain.

Lorsque la journée de travail est terminée et que le manager est en retard au bureau, l'assistant ne peut rentrer chez lui que s'il existe un accord approprié entre eux et s'il fournit au patron toutes les données nécessaires.

Avant de quitter les lieux, la secrétaire retire tous les documents, ferme les armoires et les coffres-forts, éteint les équipements électroniques (cela ne s'applique pas au téléphone, modem, fax) et met de l'ordre sur le lieu de travail.

Planification du temps de travail du manager

L'essence de la planification est la préparation à la mise en œuvre des objectifs et à la réglementation des horaires de travail. Les principes de planification du temps de travail d'un manager ne diffèrent pas particulièrement des principes généraux de régulation de l'activité de travail. L'utilisation rationnelle de vos ressources en temps implique de comprendre vos fonctions, vos buts, vos objectifs et votre budget temps.

Dans le processus d’organisation du temps de travail d’un spécialiste, des techniques de planification bien connues sont utilisées. Le gestionnaire doit suivre ces règles :

• 60 % du plan de travail quotidien est alloué aux travaux planifiés ;
• 20 % du temps - pour des actions imprévues ;
• Il est préférable de réserver les 20 % restants à des tâches spontanées.

Les structures organisationnelles « plates » sont utilisées dans les petites entreprises pour résoudre des problèmes complexes dans des conditions d'incertitude importante. De telles unités se caractérisent par les inconvénients suivants : charge de travail excessive des managers, difficulté à contrôler les actions d'un grand nombre de personnes, ainsi que difficultés liées à la coordination du travail des unités.

Le temps passé (surtout s'il n'est pas noté au stade de la planification) doit être enregistré avec une indication obligatoire de quoi et comment il a été utilisé. Cela garantit qu'ayant reçu une image complète des coûts de son temps de travail, le manager sera en mesure d'organiser plus efficacement sa planification à l'avenir ; Afin d'élaborer un plan qualité, les tâches seront divisées en court, moyen et long terme.

La régularité, la systématicité et la cohérence doivent être positionnées comme les principes de base de la planification. Il est nécessaire de suivre l'un des principes importants de la planification des activités : la réalité des objectifs : assumer autant de responsabilités que possible.

L’utilisation rationnelle du temps de travail d’un manager repose sur son projet à long terme. Il s'agit d'un système pluriannuel, prenant en compte les plans annuels et trimestriels créés. Ce dernier peut être coordonné avec l'annuel et être divisé en mensuels. Les plans quotidiens et hebdomadaires s’y conforment pleinement et reflètent en même temps le plus fidèlement l’utilisation du temps de travail du manager. La planification des activités de travail au niveau d’une journée est une étape importante dans la planification globale des activités de travail d’un manager ; elle fait l’objet d’un suivi et d’un ajustement constants en fonction de la situation.

Il vous arrive probablement qu'à la fin d'une dure journée, vous vous sentiez vide, non pas parce que vous êtes fatigué, mais parce que vous n'avez pas atteint d'objectifs significatifs. Chacun de nous a des excuses pour cela : des réunions interminables, des distractions fréquentes, des affaires urgentes. Mais le résultat est le même : vous n'avez pas eu le temps de faire quoi que ce soit que vous aviez prévu à l'avance. Alors, comment pouvez-vous apprendre à planifier vos affaires afin d'avoir du temps pour tout : les tâches importantes, la famille, les divertissements ?

L'importance de la planification

Si vous planifiez efficacement et judicieusement, cette compétence vous permet de :

• Comprenez combien de temps il faudra pour atteindre de manière réaliste un certain objectif.
• Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour accomplir vos tâches les plus importantes.
• Prévoyez du temps pour les circonstances imprévues.
• Évitez d'assumer trop de tâches que vous ne pouvez pas accomplir.
• Travaillez dur pour atteindre vos objectifs personnels et professionnels.
• Ayez suffisamment de temps pour la famille, les amis, le développement personnel et les loisirs.
• Atteindre .

Le temps ne peut pas être acheté ou ralenti, mais il peut être gaspillé et regretté à propos du passé. La planification vous aide à profiter du présent et à vous efforcer de réussir dans le futur.

Comment planifier votre temps

Il est préférable de faire beaucoup de choses aujourd'hui et maintenant, mais le meilleur moment pour commencer à planifier est au début de la semaine ou du mois et le faire régulièrement. Toutefois, si vous êtes indépendant, vous pouvez commencer dès maintenant.

Il existe des centaines de techniques et d'applications différentes qui vous permettront de gérer efficacement votre temps. Par exemple:

• Liste des merveilles
• Trello
• Todoist
• Any.do

Ces services sont pratiques ; ils vous permettent de saisir facilement des données et de recevoir des commentaires sous forme de graphiques et d'informations supplémentaires.

Déterminez votre temps disponible

Vous avez sûrement des choses que vous faites tous les jours et que vous y consacrez un certain temps. Il est tentant d'inclure cela également, mais soyez réaliste : vous devez planifier votre temps libre. Décidez à l'avance du temps libre que vous consacrerez au travail, au développement personnel et à la santé, à la famille et aux divertissements.

Planifiez vos principales activités

Quelles actions devez-vous absolument entreprendre pour vous assurer de bien faire votre travail ? Partez de là, ne le faites pas mal, n’enlevez pas ce temps.

Identifier les éléments hautement prioritaires

Ce sont les choses qui devraient venir en premier pour vous, ce qui ne signifie pas nécessairement les faire en premier (il peut y avoir un certain temps pour elles, indépendant de votre volonté). Cela signifie prendre le temps de bien se préparer.

Par exemple, votre priorité absolue est d'étudier pour l'année. Vous vous êtes inscrit à un cours et trois fois par semaine, vous devez être à un certain endroit de six heures à huit heures du soir. Vous ne devez manquer aucun cours, veiller à ne pas être en retard aux cours et faire tous vos devoirs, le cas échéant. C'est votre priorité absolue. N'oubliez pas non plus que suivre des cours ne suffira pas, car une personne n'obtiendra des résultats élevés que lorsqu'elle intégrera une nouvelle compétence dans sa vie quotidienne. Dans le cas de l’anglais, cela signifie lire des livres et regarder des films dans cette langue. Vous ne le faites peut-être pas tous les jours, mais vous devez suivre des cours et vous y préparer.

Prévoyez du temps pour les circonstances imprévues

Une erreur courante que font les débutants en matière de planification est de penser que tout se passera exactement comme prévu. Dans notre monde, n’importe qui et n’importe quoi peut vous décevoir : les gens, les circonstances, les conditions météorologiques, les taux de change, les politiques gouvernementales, votre propre corps. Alors soyez prudent et prévoyez quelques heures au cas où.

Planifiez votre temps discrétionnaire

Le temps discrétionnaire est le temps qui reste entre vos tâches si vous les terminez plus tôt que prévu. C’est aussi une période de temps volontairement réservée pendant laquelle vous souhaitez atteindre vos objectifs. Tout dépend de vos valeurs et de vos priorités. Pour certaines personnes, cela peut consister à lire un livre ou à regarder un film.

Analysez vos activités

Lors de la planification, il ne suffira pas d’essayer de tout faire. Vous devrez peut-être rechercher un équilibre éternel. Même les personnes les plus performantes sont extrêmement flexibles lors de la planification - elles, leur corps et ses capacités afin d'améliorer leur liste de choses à faire chaque semaine. Vous pouvez également déléguer vos responsabilités, demander de l'aide et externaliser des tâches.

Pour une compréhension plus approfondie de la planification, suivez un cours sur . Vous pourrez y découvrir ses bases et choisir une technique qui vous convient.

Nous vous souhaitons bonne chance !