Types de planeurs. Comment organiser et conduire une réunion efficace : conseils pour le manager

2016 est une période de mise à l’épreuve de la force des entreprises et, à cet égard, il est plus que jamais nécessaire de prendre le pouls de votre équipe commerciale au quotidien. Je présente à votre attention quelques bases, à la suite desquelles votre service commercial deviendra plus ciblé et efficace.

Dans le bon sens, l'entreprise devrait avoir 2 réunions entre le manager et les managers : la première est une assemblée générale, lors d'une réunion de planification matinale, la seconde est une réunion individuelle, en soirée, au cours de laquelle le manager approfondit attentivement les résultats de l' activités de son peuple, analyse les situations difficiles et mène une motivation individuelle. Mais aujourd'hui, nous parlerons spécifiquement de la réunion générale de planification matinale, qui est un outil indispensable pour gérer le service commercial et maintenir vos collaborateurs en forme.

Objectifs de la réunion du matin :

1. Résumer hier

2. Planifiez votre journée de travail

3. Suivi de la réalité de la réalisation des plans mensuels et élaboration du plan « B »

4. Former les managers à partir d'exemples précis à l'aide d'un business game

5. Vérifier le niveau d'énergie des managers et leur charge supplémentaire, leur motivation

Autrement dit, pour le chef du service commercial, la réunion de planification est un test décisif pour la qualité de son travail, ce qui l'aidera à réagir en temps opportun aux situations qui conduisent généralement à l'échec de la réalisation des plans, à des erreurs dans la communication avec les clients. , ou le licenciement des dirigeants.

Donc, 10 règles pour une réunion de planification ROP matinale efficace :

1. Périodicité.

Les réunions de planification matinales ne doivent pas avoir lieu de temps en temps, pas lorsque vous êtes de bonne ou de mauvaise humeur, mais tous les jours, à la même heure. Une bonne réunion de planification sera un rituel de démarrage des travaux, de démarrage d'activité pour les managers. Dans ma pratique, j'ai vu de nombreux exemples où une réunion de planification mal menée ou pas du tout menée a ruiné toute la structure de la journée d'un manager, gâché l'ambiance et tué l'envie de travailler.

Lors de la réunion de planification du matin, les managers doivent enfin se réveiller et saisir l'idée principale : Commençons !

2. Discipline

Une réunion efficace a une structure, des objectifs et un calendrier clairs (c'est-à-dire le temps alloué à la réunion). Tout écart par rapport à la structure démotive les managers, mais le respect des règles générales discipline et structure la pensée.

La réunion de planification doit toujours commencer et se terminer à l’heure. 15 minutes avant le début de la réunion de planification, tout le monde doit être présent au bureau. Tous les goûters ont lieu avant la réunion de planification. Après, ce n'est que du travail.

Les managers doivent être préparés pour la réunion de planification, connaître tous leurs indicateurs actuels et leurs plans pour la journée, et ne pas compter les chiffres sur une calculatrice, ce qui enlèverait du temps à toute l'équipe ou se laisser distraire par des calculs au lieu d'écouter les informations fournies par le ROP veut transmettre à tout le monde.

Pour une réunion de planification de qualité avec un business game, 45 minutes suffisent généralement. Mais croyez-moi, ces 45 minutes peuvent vous faire gagner beaucoup de temps à l'avenir et apporter des résultats financiers bien meilleurs.

3. Énergie

La réunion de planification du matin est un plus léger pour les yeux des salariés.

Si la réunion de planification est ennuyeuse, les managers s'endormiront encore plus et vous n'obtiendrez pas l'effet souhaité. Ne diffusez pas l'information, ne gardez pas un objectif et une structure à l'esprit, ne laissez pas les employés errer d'un sujet à l'autre et ne posez pas de questions qui ne concernent qu'une seule chose.

Il est important de se rappeler que les réunions de planification sont un travail d’équipe et non des réunions matinales. Gardez l'attention de tous. Dites seulement ce qui concerne tout le monde.

4. Formez constamment vos managers !

Chaque jour, lors de réunions du soir, vous découvrez auprès des managers comment s'est déroulée leur journée, quels succès ils ont eu, quelles difficultés ils ont rencontrés, quelles objections des clients ils n'ont pas pu gérer. La réunion de planification du matin vous permet d'amener les questions les plus urgentes à la discussion générale.

Pour ce faire, vous avez besoin que le manager décrive brièvement le problème qu'il n'a pas pu résoudre hier, puis vous répétez rapidement la partie théorique (par exemple, le bloc « argumentation par méthode de calcul »), et après cela vous organisez un business game , où le rôle du client est joué par le manager qui n'a pas fait face à la situation. Ensuite, à l’aide d’une courte séance de brainstorming, toute l’équipe propose des options pour résoudre la situation.

Il est particulièrement important que tous les membres de l’équipe participent activement à la recherche de solutions. Ne donnez pas de réponses toutes faites ; la formation la plus efficace n’est pas la théorie d’un leader, mais la recherche d’idées à travers les interactions.

Des formations quotidiennes, des formations complémentaires et un accompagnement des compétences des managers permettront à vos managers de se développer en permanence, d'améliorer leurs compétences commerciales, et de ne pas avoir peur des difficultés « sur le terrain ».

5. Surveiller en permanence ce qui est prévu

Planifier sans contrôle, c'est de l'argent perdu (c) sagesse chinoise ancienne

Je pense qu'il n'est pas nécessaire d'expliquer séparément ici. Si vous ne le contrôlez pas une fois, puis deux fois, la troisième fois, les managers cesseront de faire quoi que ce soit ou commenceront à mentir.

6. Motivation de l'équipe

Il est important non seulement d'identifier les résultats d'hier pour toute l'équipe dans son ensemble et pour chaque individu, mais aussi d'identifier le meilleur et le pire de la journée précédente, et de ne pas avoir peur de démotiver qui que ce soit avec cela - un temps trop court les périodes sont utilisées et les managers ont la possibilité de s'améliorer chaque jour.

Utilisez comme indicateurs non seulement des indicateurs financiers (combien de ventes réalisées, combien d'argent rapporté) ou d'activité (nombre d'appels, de rendez-vous et de réunions tenues), mais aussi des indicateurs qualitatifs (qualité de la communication entre le manager et les clients). Vous pouvez soit écouter vous-même les appels des managers, soit utiliser les rapports du service de contrôle qualité.

7. Spécificité dans les plans

Le manager ne doit pas seulement parler du nombre de ventes qu'il clôturera aujourd'hui, du nombre de paiements qu'il encaissera et du nombre de réunions qu'il effectuera. Il doit étayer ses projets avec des noms d'entreprises spécifiques. Même s'il n'a pas prévu de réponses des clients aujourd'hui, le manager doit dire où il obtiendra le plan d'aujourd'hui, qui il appellera, à qui il s'adressera, mais les entreprises doivent être nommées, avec des chiffres clairs en argent et en quantité. .

Il est également très important de rappeler que le plan quotidien du manager doit répondre à l’atteinte des objectifs mensuels. Si votre responsable a un plan mensuel de 1 000 000 de roubles de paiements, il ne peut pas prévoir de collecter 20 000 roubles chaque jour, car il ne terminera tout simplement pas le plan à ce rythme.

Définissez des plans ambitieux pour vos managers. Si un manager est gêné d'exprimer un projet ambitieux, ou fait référence à sa superstition (« Je ne le dirai pas pour ne pas lui faire de mal », « J'en dirai plus maintenant, et tu me mangeras la cervelle le soir ") - cela doit être traité, et le plus tôt sera le mieux. Habituez les managers à des projets élevés, cultivez leurs « limites » internes.

De plus, le manager doit croire en ses propres chiffres, ne pas parler « à l'improviste » parce qu'il le doit, mais comprendre clairement que ce qu'il a dit est vraiment réalisable et qu'il sait comment l'influencer.

8. Vérifier l'état de préparation de toute l'équipe

Avant de libérer vos commerciaux un nouveau jour, vérifiez qu'ils disposent de toutes les ressources - tant externes (disponibilité des supports de présentation, cartes de visite, bases d'appels, etc.) qu'internes - si tout le monde a les yeux pétillants, ou est-il nécessaire de contacter quelqu'un ? puis rester et discuter davantage des difficultés éventuelles, apporter une motivation individuelle supplémentaire.

9. PuissantCTA à la fin de la réunion

Trouvez une phrase motivante qui sera un point d'ancrage pour commencer le travail et donnera un regain d'énergie supplémentaire à vos managers. La phrase peut être n’importe quoi : « Équipe, c’est parti ! », ou « Allons-y ! », ou encore « Ça y est, c’est parti ! »

C'est ce qu'on appelle l'ancre, qui donne le signal que tout, la matinée est terminée, il est temps de courir et de gagner !

10. Visualisation

Assurez-vous d'inclure les résultats de la réunion de planification sur le tableau de bord afin que les managers puissent constamment voir à la fois leurs résultats et le résultat global de l'équipe, ainsi que le pourcentage d'achèvement du plan. Un tel tableau pourrait ressembler à ceci :

Et en bonus, un exemple de liste de contrôle pour évaluer la qualité d'une réunion de planification matinale :

Bonjour chers lecteurs et abonnés du blog d'Andrey Noak ! Aujourd'hui, je vais vous expliquer comment mener une réunion de planification.

Pour gérer une équipe, un leader doit diriger ses subordonnés. Une gestion d’équipe efficace doit être effectuée rapidement, en temps opportun et efficacement.

Le gestionnaire doit surveiller le travail de l'un ou l'autre en temps opportun et, si nécessaire, diriger son travail. Il est très pratique d'utiliser pour cela une réunion de planification, où le travail est planifié pour une courte période, le plus souvent il s'agit d'un jour ouvrable ou d'une équipe.

Lors de la réunion de planification, le manager est confronté à plusieurs tâches :

1. Surveiller et demander à ses subordonnés la mise en œuvre des indicateurs de production.
2. Demandez à vos subordonnés de mettre en œuvre une discipline technologique.
3. Contrôler le respect des règles de sécurité au travail.
4. Vérifiez l'achèvement des tâches en cours.
5. Obtenir des informations sur les stocks de matières premières et de fournitures pour la production.
6. Obtenir des données sur la production, la mise en œuvre du plan, le respect des conditions de travail sécuritaires.
7. Motiver les employés.

La tâche principale du manager est de transmettre à l'équipe sa vision de l'ensemble du processus de travail de l'équipe, comment, de l'avis du manager, devrait fonctionner le domaine qui lui est confié. Sa tâche est de le configurer de manière à ce que le processus de travail corresponde exactement à ses besoins.

Façons de rendre votre réunion de planification plus efficace

Voyons donc ce qui doit être fait pour mener avec compétence une réunion de planification en production :

• Il vaut la peine de pouvoir faire la distinction entre une réunion de planification et une réunion. Une réunion de planification est un court événement au cours duquel des questions d'actualité sont discutées ; en règle générale, la durée maximale consacrée à une réunion de planification est de 15 à 20 minutes. La réunion dure beaucoup plus longtemps et aborde moins les questions actuelles que les questions d'avenir.
• Au fil du temps et de l'expérience, chaque leader détermine des repères précis par lesquels il passe. À certains moments, chaque réunion de planification, à certains moments moins souvent. Ces questions doivent donc être présentées au manager sur papier. Il est nécessaire de mener la réunion de planification selon le modèle développé, mais si nécessaire, le modèle peut être facilement modifié.
• Pour mener efficacement une réunion de planification, il est nécessaire que le responsable enregistre les tâches des subordonnés et les tâches assignées aux subordonnés par le responsable. Ceci est fait afin de voir les activités qui doivent être réalisées. On pourra alors dire qu'il y a eu une tâche à partir de telle ou telle date et qu'elle n'a pas été terminée. Une carte d'actions pour l'heure de travail la plus proche apparaît devant le subordonné.
• Lors de la réunion de planification, les tâches et l'étendue des travaux pour la période en cours doivent être clairement réparties. Tout le monde devrait savoir qui fera quoi.

Quand jurer est-il efficace ?

Est-il nécessaire de jurer dans la production, et encore moins pour qu'un patron lève la main contre un subordonné ? Il n’y a pas de réponse claire aujourd’hui. Mais nous pouvons affirmer avec certitude que cette forme de gouvernement devient obsolète.

Le leader doit être respecté dans l'équipe, et mis à la place du subordonné, parfois le moyen le plus simple de le motiver est d'élever le ton. Le manager ne doit pas oublier que s'il veut le respect de l'équipe, il doit apprendre à respecter l'équipe lui-même. Aujourd'hui, on peut dire que le patron a besoin de comprendre et de sentir où élever la voix et où parler sur un ton calme :

1. Si un dialogue constructif est nécessaire, il faut absolument une conversation calme. Lorsque l'initiative créative d'un employé est nécessaire pour que celui-ci propose quelque chose de nouveau, la réunion de planification se déroule généralement dans un environnement plus calme.
2. Si vous avez besoin de motiver et de remettre vos subordonnés à leur place, il est possible de frapper sur la table avec votre poing et de prononcer quelques gros mots. D’ailleurs, c’est précisément à propos de tels cas qu’on dit souvent : « Battez les vôtres pour que les étrangers aient peur ».Il est généralement nécessaire d'élever la voix lors d'une réunion de planification lorsque l'exécution directe d'une tâche est requise, sans actions non autorisées de la part d'un subordonné. Mais n'oubliez pas qu'aujourd'hui c'est l'ère de la technologie, chaque gros mot peut être enregistré sur un enregistreur vocal puis poursuivi en justice.

Bonne chance et à bientôt !

Le chef du département est une personne très occupée. Indicateurs, réglementations, solutions à des problèmes complexes, organiser tout le monde et tout pour avancer vers l'objectif, tout repose sur ses épaules. Plus l'ensemble des outils de gestion est sélectionné correctement, plus le gestionnaire est efficace. Vaut-il la peine de consacrer du temps à un outil tel qu'une réunion de planification dans une unité linéaire ?

Même dans les entreprises où les réunions de planification sont obligatoires et réglementées, les managers les abordent souvent de manière formelle : il suffit de filmer pour le spectacle et de poursuivre son travail. Ils considèrent que planifier des réunions est une perte de temps inventée par les théoriciens. Leur devise est : « Les praticiens doivent travailler, pas délibérer. » Parallèlement, dans les entreprises où les réunions de planification sont facultatives et relèvent d'une initiative personnelle, il existe des managers qui, sans rappels supplémentaires, rassemblent les salariés à une certaine heure et leur parlent.

Pourquoi ces managers « étranges » perdent-ils leur temps précieux de manière si « inefficace » si personne ne les y oblige ? J'ai dû approfondir cette question ces derniers temps. La crise a obligé les hauts dirigeants à approfondir leur activité. Les règles du jeu sur le marché ont changé et pour que l'entreprise non seulement reste à flot, mais aussi profite de la crise pour renforcer sa position sur le marché, elle doit se rapprocher des clients - externes et internes.

Pour réagir rapidement aux changements et augmenter le niveau de contrôle sur la situation, j'ai, entre autres choses, commencé à participer régulièrement aux réunions de planification dans les départements et à comparer différents styles de conduite. Les chiffres étaient indicatifs : il s'est avéré que parmi les 12 départements à profil unique dans lesquels s'effectuent à la fois les ventes et l'exécution des contrats, les indicateurs les plus élevés et les plus stables sont ceux où se tiennent les réunions de planification hebdomadaires. Et ce n'est pas un hasard.

Le but de la réunion de planification

Si un manager, interrogé sur le but d'une réunion de planification, répond : « Parce que c'est censé le faire », il vaut mieux ne pas la tenir du tout. Tout événement formel « pour le spectacle » ne fonctionne qu'en désavantage ; ils vous apprennent à travailler non pas pour des résultats, mais pour « l'apparence d'avancer vers le but ». Le nom « réunion de planification » suggère que son objectif est d'actualiser le mouvement selon le plan prévu vers les objectifs fixés.

Si l'on considère cet événement du point de vue du cycle de Deming (Plan – Do – Check – Akt), alors la réunion de planification est un suivi régulier (Check) des activités afin de tirer des conclusions et, si nécessaire, d'ajuster le mouvement. (Acte). Mais il existe des statistiques pour cela ! Est-ce que cela vaut la peine de rassembler des personnes supplémentaires ? Cela en vaut vraiment la peine, et les principales fonctions de la réunion de planification nous aident à nous en assurer.

Principales fonctions de la réunion de planification

1) Informatif. Les salariés disposent de peu de moyens pour obtenir des informations sur la situation de l’entreprise et du marché :

• des informations officielles publiées qui sont parfois manquées ou mal comprises ;
• des potins, souvent très éloignés de la vérité, mais discutés avec grand plaisir dans les salles à manger et les fumoirs ;
• des informations de première main, avec des explications et un accent sur les points importants, qui sont données par le responsable lors de la réunion de planification, en accordant l'attention voulue à la résolution des objections et en réduisant l'efficacité du bouche à oreille.

Et il est obligatoire d’informer les collaborateurs des progrès du département sur la voie prévue.

2) Contrôle. En plus des chiffres secs et catégoriques, il est possible de surveiller l'ambiance dans l'équipe et de clarifier les raisons du succès ou de la baisse des performances. Sur la base des résultats de la réunion de planification, les échecs dans la chaîne d'interaction au sein du département et de l'entreprise sont souvent identifiés et le responsable commence immédiatement à prendre des mesures pour les éliminer.

3) Motivation. Les employés ont besoin d'attention. Rappelons le fameux effet Hawthorne dans la gestion : la productivité du travail augmente du fait que l'attention est portée aux activités des salariés. Une réunion de planification est l'un des meilleurs moyens de rappeler régulièrement aux employés qu'ils sont importants et que leur travail reçoit suffisamment d'attention.

L'un des employés du département a fait une percée, un décollage - une bonne raison de reconnaître les réalisations et, si nécessaire, de soutenir l'esprit de compétition du département. Et au-delà des chiffres, vous devez voir les yeux de vos collaborateurs. Le manager doit regarder et écouter attentivement ses employés. Le comportement de l'employé a changé, la passion a disparu - une raison pour laquelle le manager a inclus une conversation individuelle dans le plan hebdomadaire.

4) Éducatif. Dans cette fonction, la réunion de planification est un outil indispensable pour simplifier le travail managérial difficile d'un manager. Au cours de la semaine, un cas de travail révélateur de tout le monde s'est produit - le responsable l'écrit et le rend public lors de la réunion de planification. Ainsi, le besoin ennuyeux de répéter plusieurs fois la même chose à différentes personnes appartient au passé et nous « affûtons » régulièrement et consciemment nos outils de travail.

5) Organisationnel. Une bonne pratique consiste à inviter des représentants des départements concernés aux réunions de planification, notamment en période d’innovation. Une opportunité d’établir ou d’ajuster une interaction, de résoudre des conflits et d’échanger des expériences.

6) Discipliner. U motivation, en tant qu'outil de gestion, présente un inconvénient très important : son effet est de courte durée. Peu de gens sont capables de se motiver eux-mêmes, et ce sont les personnes possédant cette capacité qui deviennent le plus souvent des leaders.

La discipline, les rituels réguliers et les règles, y compris les réunions de planification, sont conçus pour contribuer à motiver les employés. Une réunion de planification est un événement. Les salariés s'habituent au fait qu'ils auront besoin non seulement de communiquer des chiffres, mais aussi d'être disposés à justifier leurs indicateurs. Des questions sont préparées pour la réunion de planification, les employés collectent et soumettent au manager les cas qui, selon eux, devraient être présentés à l'ensemble du service. Comme un dîner de famille le vendredi, la réunion de planification devient une mesure disciplinaire habituelle selon les règles, où chacun doit mettre de côté ses affaires, s'assurer d'être présent sur le lieu de travail, et enfin se tourner les uns vers les autres. Ceci est particulièrement important.

À quelle fréquence tenir des réunions de planification

Je pense que les réunions d'unité quotidiennes ne conviennent qu'aux nouvelles recrues qui ont besoin d'un style de gestion de mentorat et d'un soutien à chaque étape du processus. Pour une équipe établie, les réunions de planification doivent être hebdomadaires. L'essentiel est qu'elles soient réalisées le même jour, à la même heure, et coïncident approximativement dans la durée et l'ordre des actions, ce qui préservera la fonction disciplinaire.

Un exemple de scénario possible de réunion de planification :

• Le manager fait un message d'information en fonction des résultats, les collaborateurs peuvent poser des questions de clarification.
• Le manager annonce les indicateurs prévus et pose des questions aux collaborateurs à leur sujet. Si nécessaire, planifie des rendez-vous individuels.
• Le manager évoque le cas illustratif de la semaine ou présente le collaborateur invité.
• Le responsable précise s'il existe des problèmes de travail urgents qui sont importants pour l'ensemble du département et nécessitent une discussion lors de la réunion de planification. Évalue les problèmes, prend des décisions – de quoi discuter immédiatement, de ce qui nécessitera une décision différée.
• Le manager parle des projets pour la semaine en cours - événements importants, réunions et conclut la réunion de planification.

Coûts de temps

Nous prenons beaucoup de temps et perdons du temps - c'est la principale raison pour laquelle les managers refusent de tenir des réunions de planification. Cela conduit à un abandon complet de cet outil, ou tout se résume à un court monologue du manager sans retour des subordonnés. Seules les fonctions informationnelles et légèrement disciplinaires sont conservées.

C’est en fait un problème : gérer « personnellement » est plus facile que travailler en groupe. Gérer la dynamique de groupe est l’art d’un bon leader. Son objectif est de mener une réunion de planification courte et claire, tout en recevant les commentaires des employés, ce qui permettra de corriger le mouvement si nécessaire. La durée optimale va de 20 à 45 minutes. C’est ce temps qui est ancré en nous depuis l’enfance comme une période de concentration.

Le pouvoir d’un leader est qu’il fixe les règles. Pour éviter que la réunion de planification ne s'éternise, vous devez conclure un « contrat de réunion de planification » avec vos collaborateurs. Par exemple:

• Nous discutons uniquement de problèmes généraux ; nous discutons de problèmes spécifiques pour des solutions individuelles.
• Soyons brefs et précis.
• Nous ne nous laissons pas distraire par des problèmes professionnels ; nous passons nos téléphones en mode vibration.
• En posant un problème, nous proposons une solution.
• Nous discutons des problèmes non professionnels pendant les heures non travaillées.

L'ensemble des règles peut varier en fonction de la situation. L'essentiel est que le gestionnaire gère la réglementation et ne se penche pas lui-même sur les problèmes. Le but de la réunion de planification est d'identifier, et la décision peut être prise plus tard, en pesant et en étudiant soigneusement tous les détails pendant que le département travaille. L'essentiel est de montrer aux salariés que les problèmes signalés sont en train d'être résolus. Parfois, des situations surviennent dans lesquelles la réunion de planification dépasse le temps imparti et des tensions au sein de l'équipe sont clairement visibles. Ensuite, vous devez organiser une réunion supplémentaire, souvent en dehors des heures d'ouverture. C'est la compétence d'un manager : éviter que la situation ne dégénère, identifier les marqueurs qui montrent les aspects négatifs de l'équipe.

Bien entendu, la mise en œuvre de l’outil de réunion de planification dans le département prendra du temps. Il faut parfois réaliser plusieurs opérations avant que l’outil devienne réellement efficace. Lorsqu'un manager s'ouvre aux commentaires, il sera surpris d'entendre de nombreuses choses non dites que les employés ont longtemps voulu dire, mais n'en ont jamais eu l'occasion. Et puis j'ai demandé ! Vous devez réfléchir aux rôles de vos subordonnés et à leur utilisation dans la dynamique de groupe, gérer les objections et argumenter au plus haut niveau. De nombreux managers ne passent pas par ce chemin de formation particulier et se tournent vers le management individuel, beaucoup plus laborieux et moins efficace, alors qu'il ne reste que deux étapes pour réussir.

Les managers maîtrisant cet outil l'utilisent dans leurs services avec beaucoup de succès, car ils ont pu en évaluer l'efficacité. La réunion de planification n'est pas une relique du passé ni une formalité, mais l'un des outils les plus modernes et les plus efficaces qui aident à résoudre la tâche la plus difficile de la gestion : atteindre les objectifs de l'unité. Mais ce sont ces objectifs qui font le succès de l’ensemble de l’entreprise.