Savaitės planavimo susitikimas. Kaip efektyviai vesti rytinius planavimo susitikimus

Rusijoje nėra įprasta burtis į komandą dėl darbo užduočių. Taip yra dėl to, kad visi skuba susitvarkyti darbe, o ne sėdi susirinkimuose ir arfuoja akivaizdžiomis temomis. Bet kas būtų, jei tokie susitikimai būtų naudingi visiems, jie vyktų efektyviai ir greitai? Tada būtų kvaila jų atsisakyti. Todėl į Jūsų įmonę pristatome tokį renginį kaip „planavimo susitikimas“ – nuo pagrindų iki paruoštų šablonų.

Gal neturėtume?

Ar kada nors bandėte rengti planavimo susitikimus su darbuotojais? Jei taip, aš tikiu, kad renginio pabaigoje susidūrėte su tokiais teiginiais kaip „Mes vėl apie nieką kalbėjome“. Tai klasikinė situacija ir ji siejama su nežinojimu, kaip vesti planavimo susirinkimus, o ne su tuo, kad tai apskritai blogai ir neefektyvu.

O kad visi taškai iš karto susidėliotų į vietas, pataisykime pačią koncepciją, kas yra planavimo susirinkimas. Ir atkreipkite dėmesį, aš tai neimu iš savo galvos, o iš bet kurio tokio tipo žodyno: Ožegovas, Efremovas, Dalas, Tikhonovas ar Kuznecovas. Jie visi pateikia, duoda ar ima tą patį aprašymą.

Planavimo susirinkimas – trumpas susirinkimas, skirtas įvertinti ir nustatyti pavestų užduočių eigą.

Pagrindinis žodis – trumpas susitikimas. Tuo planavimo susitikimas skiriasi nuo susitikimo. O kadangi pasaulyje viskas yra reliatyvu, tai nustatysime maksimalią ribą, kiek trunka toks susitikimas – 60 minučių. Visa kita – ne planavimo susirinkimas, o, kaip jau minėjome, susitikimas.

Planavimo susitikimų tipai

Planavimo susitikimas yra kitoks. Iš pirmo žvilgsnio jie visi vienodi, tačiau iš tikrųjų jų struktūra ir paskirtis skiriasi viena nuo kitos. Todėl jūs turite žinoti jų tipus ir naudoti būtent tuos, kurių reikia jūsų komandai.

Laiko praleidimas

Visus planavimo susitikimus galime suskirstyti į tris kartus: dienos, savaitės ir mėnesio. Dažniausiai įmonė turi tik vieną iš šių variantų, visi kiti laikomi nereikalingais. Nors visi jie turi skirtingas užduotis ir atliekami pagal skirtingus planus.

Dienos planuotojas. Reikalingas esant aktyviam darbui ar darbuotojų motyvacijai. Jo trukmė neviršija 15 minučių, viskas trumpai ir taikliai.
Savaitės planuotojas. Ją naudojame apibendrindami praėjusią savaitę ir kurdami ateities planus. Tokio susitikimo trukmė iki 30 min.
Mėnesio planuotojas. Privalomas renginys, skirtas įvertinti per mėnesį darbo rezultatus, tai yra visų dienų ir savaičių suma. Trukmė iki 1 valandos.

Dažnai mėnesinis planavimo susirinkimas pailginamas iki 2-3 valandų. Šiuo atveju pagal rusų kalbos taisykles tai jau yra susirinkimas. Bet kadangi mums svarbiau ne tikrasis vardas, o tikrasis tikslas, tokį susitikimą galime leisti iki 3 val. Svarbiausia, kad visa tai būtų esmė.

Taip pat turėtumėte atsižvelgti į tai, kad yra nesisteminių susitikimų, skirtų skubiems ar neatidėliotiniems klausimams spręsti. Tokie planavimo susitikimai vadinami neplaniniais. Jie surenkami, atliekami ir baigiami gana greitai. Bet jie egzistuoja ir jūs negalite nuo jų pabėgti.

Būtų pastebima, jei visos ar bent jau daugelis įmonių dirbtų taip, kaip aukščiau pateiktame pokšte. Bet, deja, tokia schema beveik niekada neįvyksta. Todėl pereiname prie susitikimų planavimo temų.

Susitikimo tema

Be to, kad planavimo susitikimai skirstomi į laiko intervalus, jie dar skirstomi ir į temas. Nors daugumai planavimo susirinkimas – tai savaitės atliktų užduočių įvertinimas ir pardavimo plano pasiekimų apibendrinimas. Šis formatas taip pat egzistuoja, bet viskas vyksta palaipsniui.

Užduočių paskirstymas. Tokio susitikimo tikslas ir rezultatas – darbuotojai būtų perkrauti artimiausios ateities užduotimis.
Vienas klausimas. Dažniausiai tai būna neplaniniai susitikimai, kurių tema – atskiri darbotvarkės klausimai.
Protų šturmas. Mes dažnai praktikuojame trumpus susitikimus su nedidele komandos dalimi, kad sukurtume idėjas tam tikra tema.
Informacinis. Tas pats planavimo susitikimas, prie kurio mes visi taip įpratę, išreiškiant tikrąją situaciją tam tikru momentu.
Motyvuojantis. Žmonės turi būti energingi, ypač jei jie dirba labai įtemptą darbą. Per tokius susitikimus turėsite galimybę tai padaryti, nes tai puikus motyvacijos metodas.
Švietimo. Mažai žinių per trumpą laiką. Nuobodu nebus ir bus naudinga, ypač jei tai darysite dažnai.

Iš tikrųjų mūsų planavimo susitikimai yra tarsi įvairių temų sniego gniūžtė. Neblogai. Svarbiausia, kad viskam galite skirti pakankamai dėmesio. „Apynių visoje Europoje“ strategija nieko gero neduos, nes nepavyks valgyti žuvies ar išplauti keptuvės. Tai yra mitas.

MES JAU PRISIJUNGIAME VIRŠ 45 000 žmonių

Sėkmingo planavimo susitikimo komponentai

Prieš pereidami prie konkrečių planavimo susitikimo šablonų, apibrėžkime pagrindinius tokio susitikimo rengimo punktus. Nes svarbu ne tik KĄ, bet ir KAIP tai padaryti. Viskas vyksta palaipsniui, kolegos, neskubėkite.

Susitikimo priežastis. Mes tai išsprendėme, kiekvienas susitikimas turi turėti priežastį. Ir visi turėtų apie tai žinoti;
Žmonės. Turite iš anksto žinoti, kas dalyvaus planavimo susirinkime ir apie tai pranešti dalyviams;
Vieta. Konferencijų salė, biuras ar koridorius – spręskite patys. Esu tikras, kad tai nėra sunku;
Laiko praleidimas. Įprotiui išsiugdyti reikia konkretaus laiko, pageidautina visada to paties laiko;
Susirinkimo nuostatai. Jūs ir darbuotojai turėtumėte žinoti šio susitikimo potemes ir laiką;
Papildomos medžiagos. Prieš susitikimą turi būti paruošta atverčiama lenta, popierius, rašikliai ir kita atributika;
Kuratorius. Paprastai planavimo susirinkimo vadovas yra viršininkas arba vienas iš vadovų, tačiau tai gali būti ir darbuotojas;
sekretorius. Asmuo, kuris užfiksuos visus planavimo susirinkimo rezultatus, vadinamąjį protokolą, kad būtų galima platinti toliau.

Jei atsižvelgsite į šiuos komponentus, planavimo susirinkimo efektyvumas bus daug didesnis, nes galėsite tinkamai jam pasiruošti ir tiksliai žinosite, ką pasakyti planavimo susirinkime.

Kai kurie iš sąrašo yra akivaizdūs dalykai. Tačiau pagalvokite, kaip kiekvieną iš punktų galima pagerinti, palyginti su dabartine situacija. Pavyzdžiui, kokie kiti žmonės, be pardavimų vadybininkų, gali būti pakviesti į susitikimą. Arba tai gali būti dalis planavimo susitikimų, kuriuos veda patys darbuotojai.

Ir dar vienas reikšmingas pliusas tiems, kurie vis dar abejoja, žiūrėkite žemiau esantį vaizdo įrašą.

Planavimo susirinkimo planas įgyvendinimui

Nelabai mėgstu šablonus ir pavyzdžius, nes juose neatsižvelgiama į individualias kiekvienos įmonės ypatybes. Bet kiekvienas verslas yra specifinis (tai nuolat girdžiu iš vadovų). Bet jei nesate nedrąsus žmogus, šį pavyzdį galite lengvai paversti savo įmonės planavimo susitikimo planu.

Tai planas, kaip kartą per savaitę vesti planavimo susirinkimą pardavimų skyriuje, mėnesinis variantas atrodys ambicingesnis, o kasdienio planavimo susitikimo planas – kuklesnis. Ir, žinoma, rezultatai bus sumuojami per mėnesį arba dieną. Bet remdamiesi tuo, galite suformuluoti savo planą, nepriklausomai nuo to, ką turite – mažmeninę, didmeninę ar paslaugas.

Traškučių ar svarbių niuansų gerbėjams

Bet koks veiksmas gali būti atliktas geriau. Todėl paprašius įvertinti susitikimų planavimo efektyvumą, užmerktomis akimis galime pasakyti, kad tobulinti yra taškų. Ar jų daug ar mažai, o svarbiausia – įspūdingi ar ne, tai kitas klausimas. Bet jūs tikrai galite juos rasti. Ir čia yra populiariausių mūsų praktikos patobulinimų sąrašas.

Skype susitikimas. Jei darbuotojai negali susitikti realiame gyvenime, tai nėra priežastis atšaukti susitikimą. Atlikite tai per Skype. Taip pat per „Skype“ galite prisijungti tuos, kurie negalėjo atvykti ir surengti planavimo susitikimo vienu metu neprisijungę ir prisijungę.

Tik teigiamas. Tokiuose susitikimuose stenkitės apie viską kalbėti iš „kaip pagerinti“ ir „kas buvo padaryta gerai“, tada jūsų susitikimai bus labiau motyvuoti ir pozityvesni.

Premijos už buvimą. Pagal numatytuosius nustatymus galite skirti piniginę baudą už neatvykimą į planavimo susitikimą arba pavėlavimą į susitikimą arba galite skirti premiją tiems, kurie nepraleido nė vieno.

Vėluojantys stovi. Vėluojantys sulaukia ne tik papeikimo ir daug paniekinančių žvilgsnių, bet ir visą planavimo susirinkimą praleidžia stovėdami ant kojų. Juokinga? Jums tikrai, bet ne tiek vėluojančiam.

Laiko palaikymas. Kiekvienam blokui nustatykite konkrečią laiko trukmę, o jei peržengsite, tiesiog baigkite pokalbį. Iš pradžių bus blogai, paskui išmoksi būti efektyvesnis.

Užkandis prieš susitikimą. Išsipilti kavos ir valgyti sausainius galite tik prieš susitikimą. Po starto galioja režimas – „Kas nespėjo, vėluoja“.

Dovana aktyviems. Aktyviausius galima ir reikia skatinti. Kiekviename planavimo susitikime galite išskirti tuos, kurie daug dalyvauja, ir už tai padovanoti mini dovanėlę. Tai smulkmena, bet malonu.

Planavimo susirinkimo rezultatas. Kai „susirinkimo sekretorius“ apibendrina rezultatus, jis turi būti išdalytas visiems arba, dar geriau, patalpintas į matomiausią vietą, kad būtų geriau įsisavinama.

Trumpai apie pagrindinį dalyką

Visoje mano komandoje 90% žmonių yra komandos žaidėjai, todėl fanatiškai mėgstame rengti nedidelius susitikimus. Kadangi mūsų komanda yra gana jauna (iki 35 metų), mums labai sunku surengti planavimo susitikimus, nes visi stengiasi juoktis ir kalbėtis „visą gyvenimą“. Planavimo susirinkimą galėtume surengti 3-4 valandas. Bet anksčiau taip buvo.

Dabar esame komanda, kuri tikrai supranta galią, susitikimų planavimo procesą ir kam jie reikalingi. Turime vidaus taisykles (nėra telefonų, kalbame sprendimų kalba, jokio negatyvo ir pan.), turime paruoštus reglamentus, yra atsakingi asmenys (kiekvieną kartą nauji) ir daug daugiau. Visa tai padeda mums būti efektyvesniems.

Kai ateiname į įmones rinkodaros konsultacijų, planavimo susitikimas yra vienas iš pirmųjų įrankių, kurį įgyvendiname. Ir kiekvieną kartą matome, kaip „krepšelis vos juda“. Bet viskas praeina. Ir pagrindinė taisyklė šiuo atveju yra ne tik planavimo susitikimo kokybė, bet ir reguliarumas. Todėl čia galite naudoti šiek tiek pakeistą gerai žinomą frazę - „Išbandęs KELIS kartus, valgau dabar“. Laimingas įgyvendinimas. Jei turite klausimų, rašykite komentaruose.

Radote klaidą tekste? Pasirinkite norimą fragmentą ir paspauskite ctrl+enter

in-scale.ru

Kaip surengti planavimo susitikimą

Planuotojai, instruktažai ir susitikimai yra neatsiejama beveik kiekvieno darbuotojo darbo dienos dalis. Anksčiau ar vėliau vadovas susiduria su būtinybe savarankiškai vesti kasdieninį planavimo susirinkimą. Bet kaip dažnai nutinka, niekas to tikrai nemoko. Todėl dažnai kyla klausimas: kaip pravesti planavimo susirinkimą?

Planavimo susirinkimo tikslai

Pirmas dalykas, kurį turite padaryti, yra nustatyti tikslus, kuriuos norite pasiekti surengdami planavimo susitikimą. Paprastai pagrindinis tokių susitikimų tikslas yra sukurti vieną informacinę erdvę tarp visų darbuotojų, siekiant didesnės darbuotojų motyvacijos ir darbo darnos. Susitikimų planavimas padeda išspręsti šias problemas:

Tikslų ir uždavinių nustatymas komandai;
Bendros informacijos teikimas visai komandai;
Bendrųjų klausimų sprendimas;
Darbuotojų motyvavimas ir įtraukimas;
Darbuotojų mokymas perkeliant geriausią patirtį;
Komandos formavimas

Sutikite, tokių tikslų siekimas labai domina bet kurį vadovą. Štai kodėl susitikimų planavimo praktika yra tokia plačiai paplitusi versle. Tačiau susitikimų metu pasiekti efektyvumo nėra taip paprasta, svarbu laikytis aiškiai apibrėžto veiksmų plano ir pasiruošti kiekvienam planavimo susitikimui.

Planuojant susitikimo planą

Taigi, nusprendėme, kad susirinkimas yra svarbus ir naudingas dalykas, tačiau, kad šis įrankis nepavirstų dar vienu bereikalingu pavaldinių kankinimu, vadovas į planavimo susirinkimo rengimą turėtų žiūrėti su visu rimtumu. Anksčiau aptarėme susirinkimo tikslus, vadovo užduotis, priklausomai nuo tikslo, yra sudaryti susirinkimo planą. Natūralu, kad pardavėjų ir TOP vadovų susitikimas kardinaliai skirsis vienas nuo kito. Nors pati struktūra bus maždaug tokia pati.

Labai svarbus momentas vedant bet kokį susirinkimą – suteikti pavaldiniams galimybę kuo greičiau pasikalbėti. Patartina nuo pirmųjų minučių įtraukti kuo daugiau planavimo susitikimo dalyvių. Tai padės suburti komandą.

Sėkmingo susitikimo planavimo paslaptys

Svarbiausias! Kad susitikimas būtų įdomus, turite jam pasiruošti. Susitikimo sėkmė priklauso nuo kelių svarbių veiksnių:

Informacinis komponentas. Susitikime pateikiama informacija turi būti naudinga ir įdomi. Jei informacija nuobodi ir monotoniška, sukurkite įdomų informacijos pateikimo būdą. Pašalinkite nuobodžią ir nenaudingą informaciją;
Emocinis komponentas. Net ir pačią įdomiausią temą gali sugadinti neteisingas pateikimas. Prisiminkite, kad jūsų universiteto dėstytojai vienose paskaitose miega, o kitose – visiškai išparduota.
Vadovas, vedantis susirinkimą. Kuo autoritetingesnis vedėjas, tuo geriau jį suvokia publika. Jei jūsų autoritetas nėra didelis, atidžiai dirbkite su 1 ir 2 punktais.

Planavimo susirinkimo rengimo taisyklės

Vėluojantys darbuotojai

Kas nors visada stengiasi pavėluoti į susitikimą. Tokie darbuotojai yra labai destruktyvūs ir su jais reikia žūtbūt kovoti. Norėčiau paprašyti iš anksto susitarti su visais komandos nariais, ką darysime su vėluojančiais. Yra keli pavyzdžiai: vėluojantis visiems atneša kavos ar vaisių, vėluojantis pasako pokštą, vėluojantis dainuoja dainą ir pan. Svarbiausia, kad visi žinotų taisykles ir visi jų laikytųsi. Jei taisyklė bus apgalvota ir komandos priimta, vėlavimą sumažinsite iki minimumo.

Tas pats susitikimo laikas

Labai svarbu išlaikyti aiškų susitikimų grafiką. Nėra nieko blogiau už neplanuotus susitikimus, tai sujaukia pavaldinių planus ir neleidžia jiems tinkamai pasiruošti. Požiūris į tokius susitikimus iš pradžių yra neigiamas, o tai nėra palanki dirbti.

Apie bet kokį susirinkimą reikia pranešti iš anksto, geriausia nekeisti susitikimų datos ir laiko, nebent tai būtina.

Neatidėliokite susitikimų

Labai svarbu laikytis laiko, jei nusprendėte, kad susitikimas neturėtų trukti ilgiau nei 30 minučių, tada laikykis savo žodžio. Kuo ilgesnis susitikimas, tuo jis mažiau efektyvus. Jei jums reikia išspręsti sudėtingus klausimus ir reikia daug laiko išsiaiškinti detales, sukurkite kompetentingų darbuotojų darbo grupes. Dažnai didžioji susitikimo dalis skiriama organizaciniams klausimams spręsti, o dauguma klausytojų apskritai pasitraukia iš dialogo.

Kalba tik vedėjas

Dažnai stebiu situaciją, kai darbuotojai bijo savo viršininko ir dėl to susirinkimas virsta diktatoriaus monologu. Paprastai visa tai vyksta mirtinoje tyloje, o ore jaučiama įtampa. Direktyvus valdymo stilius susirinkimuose netinka, jis prieštarauja šio renginio esmei. Idealiu atveju visi dalyviai turėtų kalbėti planavimo susitikime.

Diskusija asmeniniais klausimais

Kartais vienas iš planavimo susitikimo dalyvių gali bandyti panaudoti šį įvykį savo asmeninei problemai išspręsti. Darbuotojui klausimo kėlimas viešai dažniausiai yra naudingas. Toks požiūris gali paversti susitikimą farsu. Todėl būtina nedelsiant nutraukti tokias manipuliacijas ir nustatyti laiką privačių klausimų sprendimui.

Susitikimo įtaka darbui

Viskas, dėl ko susitarėte susitikime, turi būti vykdoma ir kontroliuojama iš jūsų pusės. Jei nėra kontrolės, darbuotojai greitai prisitaikys ir nustos vykdyti jūsų įsakymus.

Kaip patikrinti susitikimo efektyvumą

Susitikimo efektyvumą patikrinti gana lengva. Paklauskite savo pavaldinių, kas nutiko susirinkime? Praėjus 5 minutėms po susitikimo, po 3 valandų ir kitą dieną. Atsakymai į šiuos klausimus suteikia grįžtamąjį ryšį planavimo susitikimo organizatoriui. Jei informacijos daug, priverskite darbuotojus užsirašyti. Bet bet kuriuo atveju kiekvienas turėtų įrašyti informaciją.

worldsellers.ru

„Plannerka“ kaip būdas padidinti įmonės personalo lojalumą

Jei jūsų įmonėje dirba du ar daugiau žmonių, tai bendravimas, tai yra keitimasis informacija, yra neatsiejama jūsų valdymo veiklos dalis. Juk informacija yra visų organizacijos dalių jungiamoji grandis. Komunikacijos pažeidimas (informacijos perdavimo klaidos, prastai struktūrizuotas apsikeitimas ir pan.), pavyzdžiui, viršininkas - pavaldinys arba pardavimo skyrius - pirkimo skyrius, visada sumažina veiklos rodiklius. Ir čia viena pagrindinių Jūsų užduočių – aprūpinti darbuotojus ne tik įrankiais ar žaliavomis, bet ir, svarbiausia, informacija, kad jie galėtų efektyviai atlikti savo pareigas, taigi ir padidinti Jūsų verslo pelną.

Komunikacija organizacijoje gali būti įvairių formų ir įvairiai įgyvendinama. Geras bendravimo pavyzdys yra „planuotojų“ (susitikimų, „skrydžių“) laikymas su darbuotojais. Šiandien mes kalbėsime apie tai, kas yra planavimo susitikimas, kaip ir, svarbiausia, kodėl reguliariai suburkite darbuotojus į vieną vietą, kaip dalį įrašų apie HR mūsų tinklaraštyje.

Kodėl jums reikia planuotojo?

„Planavimo susitikimas“ gali būti apibūdinamas kaip trumpas operatyvinis susirinkimas, skirtas aptarti darbo rezultatus ir esamas problemas. Galima aptarti ir šių problemų sprendimo variantus, tačiau tuomet tai bus ilgesnis pasitarimas konkrečiu klausimu. O pagrindinis „planavimo susirinkimo“ tikslas – kontroliuoti esamą situaciją ir stebėti esamas problemas įmonės darbe.

Išsiaiškinkime, ką pasakyti planavimo susitikime ir į kokius klausimus atsakysite kartu su savo darbuotojais:

ką pavyko padaryti vakar (užvakar, praėjusią savaitę), kodėl;
ko negalima padaryti, kodėl;
ką ir kaip planuojame daryti šiandien (rytoj, kitą savaitę), kokių rezultatų tikimės.

Taip pat būtina atkreipti dėmesį į „planavimo susirinkimo“ vaidmenį formuojant įmonės personalo lojalumą. Darbuotojų lojalumas, arba, paprasčiau tariant, lojalumas įmonei tarp darbuotojų formuojasi ne tik ir ne tiek per darbo užmokestį, tiek kitas materialines išmokas (nors jos tikrai turi tam tikrą vaidmenį). Lojalumo negalima nusipirkti. Tada kaip surengti planavimo susitikimą, kad jį padidintumėte? Lojalumas atsiranda per tinkamai struktūrizuotą bendravimą. Taigi „planavimo susitikimas“ gali tapti puikia priemone šiam lojalumui didinti.

Planavimo susirinkimo metu suardomos kliūtys tarp įmonės padalinių ir mažinamas susiskaldymas. Viskas, kas vyksta įmonėje (planai, užduotys, problemos) kiekvienam darbuotojui tampa artimesnė ir aiškesnė, o tai didina žmonių motyvaciją ir susidomėjimą. Juk jei darbuotojas nežino (nesuvokia) apie įmonės ilgalaikius ir trumpalaikius tikslus, veiklos rodiklius, ateinančios savaitės užduotis, tai neišvengiamai veda prie demotyvacijos ir dėl to darbo rezultatų pablogėjimo bei nuostolių. valdomumo.

Kita vertus, jei mokate teisingai vesti planavimo susirinkimą, tai darbuotojai puikiai supranta, kas vyksta įmonėje, kiekviename padalinyje, džiaugiasi bendromis „sėkmėmis“ ir pasiekimais, dalijasi (tiesiog dalijasi, net jei nespręskite kartu) problemų. Būtent per tokias patirtis, kurias galima įgyti „planavimo susirinkime“, formuojasi lojalumas ir komandinė dvasia.

Gerai organizuotas „planavimo susirinkimas“ leidžia greitai ir efektyviai paskatinti darbuotojus spręsti kasdienes problemas ir motyvuoti siekti bendrų tikslų. Tai vienas iš idealių priemonių ugdant komandinę dvasią tarp darbuotojų – šiuo atžvilgiu būtina pabrėžti, kad permainų įvedimo įmonėje laikotarpiu ypač svarbu rengti planavimo susirinkimus. Per „planavimo susitikimą“ lengva gauti atsiliepimų iš darbuotojų ir koreguoti inovacijų planą.

Planavimo susirinkimo efektyvumo požymiai yra jo rezultatai – jie kažką planavo, gavo grįžtamąjį ryšį, sprendė prieštaringą situaciją, paskleidė ar rinko naują informaciją ir pan. Beje, pasitaiko, kad darbuotojai, o kartais ir vadovai suvokia „planavimo susirinkimą “ kaip laiko švaistymą, tačiau iš tikrųjų tai galima pasakyti tik apie neefektyvų, neteisingai organizuotą „planavimo susirinkimą“. Šiame straipsnyje sužinosite, kaip surengti planavimo susitikimą, kad jis būtų naudingas.

Planavimo susirinkimų organizavimo taisyklės

Pirma, pradžios ir pabaigos laikas turi būti nustatytas ir visiems dalyviams iš anksto žinomas. Geriau nerinkti darbuotojų ilgiau nei 30 minučių: įmonės ar skyriaus darbas „susistos“. Jei įmonė maža, galite suburti visus padalinius, jei didelė - tik skyrių vedėjus (jie patys ves vidinius „planavimo susirinkimus“) - vienaip ar kitaip, reikia tinkamo požiūrio į dalyvių sudėtį. .

Antra, pagal „planavimo susirinkimo“ vietą. Kaip vesti planavimo susitikimus pardavimo skyriuje, jei nėra atskiros patalpos ar posėdžių salės? Visus galite susirinkti vadovo kabinete arba tiesiog didžiausiame biure. Beje, jei vietos neužtenka, dar geriau „planavimo susirinkimą“ surengti stovint – žmonės nebus „nusiteikę“ ilgam pokalbiui: viskas trumpai ir aišku, taškas.

Be to, šiandien yra paslaugų, kurios leidžia rengti susitikimus ir konferencijas internetu (pavyzdžiui, „Skype“). Tai geras pasirinkimas, jei jūsų įmonė yra labai didelė arba jos padaliniai yra skirtingose geografinėse vietose.

Trečia, kaip tinkamai vesti planavimo susitikimus pardavimo skyriuje ir kaip dažnai tai turėtų būti daroma? Šio įvykio dažnis gali skirtis. Vienose įmonėse įprasta „rengtis“ kiekvieną rytą, kitose – pirmadieniais arba savaitės pradžioje ir pabaigoje. Viskas priklauso nuo įmonės darbo specifikos, verslo procesų intensyvumo, naujos informacijos gavimo greičio ir ryšių tarp padalinių kokybės.

Ketvirta, kaip ir bet kurį kitą efektyvų bendravimą, „planavimo susitikimą“ geriau pradėti nuo teigiamo ir baigti teigiama. Problemas aptarti būtina, bet gerai, kai „planavimo susitikimas“ baigiasi kokiais nors įkvepiančiais vadovybės žodžiais, raginimu veikti („Mes – komanda!“).

Baigdami pabrėžiame, kad „planavimo susirinkimas“, kaip komunikacijos forma organizacijoje, yra puikus būdas padidinti savo darbuotojų lojalumą ir padaryti juos „lojalesnius“ įmonei. O lojalūs darbuotojai neabejotinai neša pelną, o nelojalūs – tik gandus, spėliones ir nepasitikėjimą.

Kolegų pripažinimas, viršininkų pagyrimai, draugiška, šilta atmosfera kolektyve – visa tai yra „tinkamo planavimo susitikimai“, kurie sukuria sveiką norą „palaužti“ konkurentus jūsų įmonei. Štai ko jums reikia – judėti į priekį. Taigi „planuokite“ išmintingai – suburkite visus, spręskite problemas ir įkvėpkite!

Didelės konversijos jums!

Daria Khoromskaya, „LPgenerator“ personalo skyriaus vadovė

vaizdo šaltinis Pavelas Kirillovas

lpgenerator.ru

kodėl ir kaip tai atlikti, pliusai ir minusai - SKB Kontur

Planavimo susirinkimas yra angliško plano vedinys, trumpas darbinis susitikimas, skirtas planuojamo plano eigai. Pagal jų tipologiją visus planavimo susirinkimus galima suskirstyti į kategorijas pagal tris kriterijus – specifinius, laikinuosius ir kiekybinius.

Pagal konkretų kriterijų visi planavimo susitikimai skirstomi į ataskaitinius (trumpus susitikimus, kuriuose vadovai praneša apie atitinkamų užduočių eigą), diskusiją (instruktažas apie galimus pokyčius pasirinktame kelyje tam tikram tikslui pasiekti) ir motyvacinius. (susirinkimai, kurių metu paskirstomos užduotys ir apibrėžiami vaidmenys darbo su klausimu ar užduotimi procese).

Pagal laiko kriterijų planavimo susirinkimas gali būti kasdienis, savaitinis, mėnesinis procesas.

Pagal kiekybinį kriterijų planavimo susirinkimas gali būti masinis (visiems darbuotojams) arba uždaras (atskirai iniciatyvinei grupei, vadovams, įmonės direktorių tarybai).

Kam rengti planavimo susirinkimą?

Jei šį procesą suorganizuosite kaip gerą tradiciją prieš darbo dienos pradžią, tai padės drausminti kolektyvą (sumažins rytinių vėlavimų skaičių), aiškiau nubrėžsite tikslus ir uždavinius darbuotojams (juk, kaip žinia, racionalus dienos planas yra daug efektyvesnis nei planas šešiems mėnesiams) , leis aiškiau matyti realius darbo rezultatus (jei komandos atsiskaitymas vadovui ir vadovo komandai taps privalomais planavimo susirinkimas). Be minėtų privalumų, gerai pravestas rytinis susirinkimas gali pagyvinti darbuotojus, padidinti produktyvumą, paskatinti efektyviai dirbti dieną. Šis psichologinis aspektas neabejotinai vaidina svarbų vaidmenį kuriant teigiamus darbuotojo ir darbdavio santykius, taip pat prisideda prie komandos darnos.

Kodėl daugelis žmonių susitikimų planavimą laiko praeities reliktu?

Pirma, dauguma žmonių patį šio proceso atsiradimą sieja su tais laikais, kai dar nebuvo girdėję apie telefoną ir neįsivaizdavo, kas yra internetas ir multimedijos technologijos. Pasirodo, vienintelis būdas susitikti asmeniškai ir aptarti svarbius darbo klausimus buvo būtent tie planiniai susitikimai. Dėl operatyvinių susisiekimo priemonių trūkumo susikaupė daug klausimų, o toks veiksmas užtruko daug laiko (vidutiniškai tris keturias valandas). Ta proga vienas garsus amerikiečių ekonomistas kartą pastebėjo: „Jei jūsų įmonėje vyksta planavimo susitikimai, vadinasi, eini teisingu keliu. Belieka atleisti visus ten vykstančius ir palikti tuos, kurie šiuo metu dirba“.

Antra, dauguma biuro darbuotojų neigiamai žiūri į susitikimų planavimą būtent todėl, kad tam skiriama apie 20% laiko, o, kaip pastebi daugelis, viršininko kalba trunka vidutiniškai pusę šiam procesui skirto laiko.

Trečia, jei planavimo susitikimai įmonėje vyksta kasdien, tai netrukus tai tikrai virs savotišku formalumu. Juk dauguma sėkmingo verslininko užduočių yra ilgalaikės, o dienos ataskaita dviem sakiniais skambės taip: „Viskas gerai, dirbame“. Kasdienio planavimo susirinkimo poreikis dažniausiai iškyla tuo metu, kai įmonė per kritiškai trumpą laiką pradeda įgyvendinti naują strateginę užduotį arba ištikus krizei. Tokiais momentais tikrai būtina nuolat stebėti situaciją ir stebėti menkiausius pokyčius.

Reglamentas

Kiekvienas susirinkimas, net ir trumpiausias, turi turėti savo nuostatus. Vienaip ar kitaip, tai padeda daug produktyviau spręsti aktualias problemas, todėl procesas tampa dinamiškesnis ir efektyvesnis. Gera praktika iš vakaro išsiųsti darbuotojams nuostatas, kad jie pagalvotų apie visas iškeltas problemas ir pateiktų konstruktyvų, prasmingą pasiūlymą. Be kita ko, verta atsižvelgti į tai, kad iki rytinio susirinkimo kiekvienas darbuotojas turi turėti taisyklių kopiją. Svarbu priskirti atsakomybę konkrečiam asmeniui, kuris sektų laiką (pranešėjui viršijus nuostatuose nurodytą terminą, tai vilkina susirinkimo procesą ir dėl to neigiamai veikia kolektyvo nuotaiką) .

Diriguoti ar nediriguoti? Tai yra klausimas

Planavimo susitikimas, žinoma, yra svarbus procesas, bent jau savalaikio tikslų išsikėlimo ir darbuotojų motyvavimo kontekste, tačiau atėjo laikas peržengti įprastą šio termino supratimą. Galbūt ne taip svarbu kasdien suburti visą komandą tvankiame biure, o įvaldyti konferencijų technologijas per Skype. Taip pat svarbu atsižvelgti į tai, kad konstruktyvaus planavimo susitikimas turėtų trukti ne ilgiau kaip 15–20 minučių. Ataskaitas apie kiekvieno skyriaus veiklą galima priimti ir aptarti su vadovais dienos metu, o rytinis laikas gali būti skirtas išskirtinai jėgų rikiavimui, užduočių ir prioritetų nustatymui.

Bet kuriuo atveju kiekvienas verslininkas pasirenka savo valdymo koncepciją, tačiau norint šiek tiek atidžiau suprasti, ar jūsų dirbančiam personalui reikalingi trumpi susitikimai, verta pasverti pliusus ir minusus:

Drausmina komandą;

Rytinės darbuotojų motyvacijos galimybė;

Aiškus tikslų ir uždavinių nustatymas;

Galimybę būti kūrybingam ir planavimo susitikimus vesti netradiciniu stiliumi;

Ilgi planavimo susitikimai vargina ir mažina darbuotojų produktyvumą;

Nereglamentuojami susitikimai dažniausiai būna neveiksmingi.

kontur.ru

Efektyvaus planavimo susitikimo paslaptys - Rjob.ru

Planavimo susitikimas yra svarbi darbo proceso dalis. Tačiau tai gali tapti darbuotojo paskata, tvirtove ir tramplinu arba visiškai atbaidyti bet kokį norą dirbti. Kaip efektyviai vesti susirinkimus, kad „uždegtų“ pavaldiniai? Kaip darbuotojai gali elgtis susitikimuose, kad užtikrintų, jog jų laikas būtų praleistas produktyviai?

Kam skirti planuotojai?

Apie metus dirbau žurnalo apie statybas ir namus redakcijoje. Leidėjas, kuris yra ir savininkas, labai mėgo planuoti susitikimus. Kiekvieną rytą pusantros–dvi valandas rinkdavomės jos kabinete ir žiūrėdavome vieno aktoriaus spektaklį. Nurodytas šio susitikimo tikslas – pasakyti, kokiame etape šiuo metu yra santykiai su reklamuotojais. Paslėpta – paaiškinkite, kokie nevykėliai susirinko prie šio stalo. Man (redaktorei) ir dizaineriui taip pat reikėjo dalyvauti. Tik buhalterė gavo „atleidimą“: ji turėjo nuolat stebėti sąskaitą, kad gautų pinigų, kurie išvis neatėjo. Nes užuot dirbę, sėdėjome planavimo posėdyje.

Mums būtų buvę malonu išgirsti, ką apie mus mano darbdavys, ir sužinoję, kaip ji galėtų parduoti telefonu, bet darbas strigo. Faktas, kad jei vadovai parduos reklamą, redakcijoje atsiras pinigų. Norėdami susitarti su potencialiu reklamuotoju, turite susisiekti su juo. O realiausias laikas ką nors sugauti vietoje buvo nuo 9 iki 10 val., po kurio žmonės išsiskirstė į planavimo susitikimus, spektaklius ir susitikimus. Apskritai skambinti reikėjo kaip tik tuo metu, kai sėdėjome direktoriaus kabinete.

Ištrūkti iš šio užburto rato nepavyko. Ne, sakėme, kad vadovai turi eiti į telefoną, o redaktorius ir dizaineris norėtų grįžti į žurnalų puslapius. Daug kartų prašėme susitikimą perkelti kitam kartui. Bet jei susirinksite dėl susitikimo, pamiršdami apie naudą įmonei, geri laikai ateis negreit.

1. Sudarykite planą:

koks pagrindinis susitikimo tikslas: pasikalbėti apie naujoves, išklausyti nuomones, išspręsti problemą, rinkti ataskaitas ir pan.

Kokius klausimus reikia aptarti pirmiausia?

ką galima praleisti ir išspręsti darbe, jei nelieka laiko ir pan.

2. Apibrėžkite savo tikslą

Suformuluokite savo prašymą rezultato formatu. Ne „aptarkite problemą“, o „kurkite problemos sprendimą“.

3. Sutvarkykite sutartis ir paskirstykite pareigas su terminais

Jei atsiras pasiūlymas dėl sprendimo, susitikimo rezultatas bus susitarimas, kokie bus žingsniai, kas prisiims atsakomybę ir per kokį laiką.

4. Nustatykite „patogų“ laiką

Kad darbuotojai nevilkintų ataskaitų, būtų labiau susikaupę ir greičiau mąstytų, suplanuokite susitikimą likus valandai iki pietų pertraukos arba darbo dienos pabaigos. Jei jie užtruks per ilgai, jie praleis pietus arba grįš namo vėliau. Ir, žinoma, niekas to nenori.

5. Būkite arčiau žmonių

Jei norite sulaukti savo pavaldinių atvirumo, išgirsti, ką jie iš tikrųjų galvoja šiuo klausimu, atsisėskite tarp jų. Kai esi stalo viršūnė, esi viršininkas ir tavo nuomonė yra pirmoje vietoje. Kai sėdi šalia darbuotojo, esi kolega, pasiruošęs diskutuoti ir kartu rasti sprendimą.

Skladovka LLC, individualaus daiktų saugojimo sandėlių tinklo (savarankiškas sandėliavimas) generalinis direktorius skladovka.ru

Posėdžiui visada turėtų pasiruošti vadovas, atsižvelgdamas į klausimus, kuriuos norite aptarti. Prieš pradedant, geriau išsiųsti darbotvarkę, į kurią norite gauti atsakymą arba surengti diskusiją. Posėdis turėtų baigtis protokolu, kuriame surašomi priimti sprendimai, įvykdymo terminas ir atsakingi asmenys.

Kiekvienas susitikimas vyksta pagal tęstinumo principą, kad žmonės suprastų projektų vystymo logiką ir turėtų galimybę pateikti grįžtamąjį ryšį bei pranešti apie problemas, iškilusias sprendimų įgyvendinimo procese.

Susitikimai vietoje, o ne vadovo kabinete, yra labai naudingi. Svetainėje galite iš karto pamatyti, kas iš tikrųjų vyksta svetainėje, ką reikia padaryti, kad ji pasiektų užsibrėžtus tikslus.

Organizacijos vadovo ir padalinių atstovų darbo susitikimai galiausiai leidžia stebėti, ar kiekvienas skyrius ir visa įmonė juda užsibrėžto tikslo link, ar nuo jo nukrypsta.

Įmonės "CentrAgro" plėtros direktorius

Mūsų įmonėje posėdžiai klasifikuojami: tarybos, komitetai, posėdžiai, kurie savo ruožtu turi aiškų laiko limitą ir darbotvarkę. Tik situaciniai force majeure susitikimai neturi iš anksto nustatytos darbotvarkės. Likusiai dokumentai rengiami iš anksto ir suinteresuotoms šalims išsiunčiami paštu.

Susitikimų taisyklės yra šios:

nepertraukinėti vienas kito;

neišeik;

išjungti telefonus;

būti laiku.

Susitikimų efektyvumą didina dokumentų parengimas ir išankstinis paskirstymas, aiškus susirinkimų grafikas darbuotojų darbo laiko planavimui.

Planuotojai per atstumą

Kiekvienais metais atsiranda vis daugiau įmonių, kurios atsisako biurų ir pereina prie nuotolinio formato. Kaip vesti planavimo susirinkimus, kai visi darbuotojai gyvena ne tik skirtinguose miestuose, bet ir skirtingose pasaulio vietose?

Natalija Odegova

internetinio mokymo centro 1day1step.ru įkūrėjas

Anksčiau dirbau didelėje korporacijoje. Dabar visi mano darbuotojai yra iš skirtingų miestų ir net šalių, daug bendraujame internetu. Ankstesnė patirtis leido mums imtis geriausio ir pakeisti tai, kas buvo akivaizdžiai neveiksminga.

Žmonės dirba internete, kad turėtų daugiau laiko, todėl visi planavimo susitikimai yra daug trumpesni ir daug efektyvesni. Mes nesuburiame žmonių, kurie negali turėti įtakos klausimo sprendimui, todėl nešvaistome savo laiko. Planavimo susirinkimas yra glaustas ir tik taškas. Dažnai tai yra 5–10 minučių trunkantis „Skype“ skambutis, skirtas aptarti konkrečią problemą.

Yra rodiklių, kuriuos nuolat stebime, bet apie juos visai nebendraujame, o bendrajame pokalbyje skelbiame naujus duomenis ir priimame sprendimus, aptariame naujus tobulinimo žingsnius.

Dėl terminų: kadangi mes apskritai turime daug laisvės, „plėtros“ projektuose niekada neišspaudžiu trumpiausių terminų, o klausiu: „Kokiu terminu tikite? Kiek laiko galite atsakyti?" Toks požiūris leidžia darbuotojui sąmoningai prisiimti atsakomybę ir dirbti su užduotimi su dideliu noru ir malonumu.

O tarpiniai kontroliniai taškai labai padeda, kai žiūriu į procesą ir žiūriu, ar viskas juda tinkama linkme.

Telefoną, planšetinį kompiuterį ir kitas programėles palikite biure. Neturėtumėte pasiimti savo mėgstamo žaislo į susitikimą su vadovybe.

Atminkite, kad susirinkime galioja tie patys principai kaip ir mokykloje. Tiems, kurie atidžiai klausosi, linkčioja ir užduoda patikslinančius klausimus, sekasi gerai. Kodėl darbe turime būti puikūs? Teisingai – kad jie, skirstydami premiją, prisimintų apie mus.

Kita mokyklos taisyklė yra „akis į akį“. Kai giria, nusiųskite atvirą žvilgsnį į vadovą. Pradeda plūsti keiksmai, pradėkite ieškoti įdomiausios linijos ant stalo ar atkreipkite dėmesį į savo rašiklį.

Užsirašyk viską, viską. Tada išsiaiškinsite, kas naudinga, o ką galima išmesti. Pirma, viršininkams labai patinka, kai jie užsirašo. Antra, įrašai yra alternatyvus aerodromas, jei reikia pasislėpti nuo grėsmingo žvilgsnio. Beje, savo mintis galite įrašyti tarp lyderio perlų.

Aktyviai išsakykite savo nuomonę, jei tai numatyta planavimo susitikimo formate. Net jei dalinsitės banalybe, vis tiek atrodysite garbingiau tylių kolegų, žiūrinčių į batus, fone. Dabar svarbiausia parodyti, kas čia yra aktyviausias dalyvis.

Mes net nekalbame apie miegą, žiovavimą ir tuščią žvilgsnį. Jūs pats suprantate, kad tai nedera.

Jei jus visiškai nugali nuobodulys, pabandykite dirbti savo galva. Sudarykite darbų sąrašą, pagalvokite apie savo projektą visame pasaulyje. Arba tiesiog svajoti.

Nepriimkite planavimo susitikimo kaip laiko švaistymo. Tai yra jūsų darbo dalis. Ir jei viršininkas sutinka mokėti jums atlyginimą už laiką, praleistą jo biure, tai jo teisė. Tačiau nuo jūsų priklauso, kaip produktyviai praleisite šį laiką.

Naudojant medžiagą iš svetainės rjob.ru, būtina nurodyti autorių ir aktyvią nuorodą į svetainę!

rjob.ru

Planuoti susitikimą skyriuje: veiksminga priemonė ar formalumas?

Skyriaus vedėjas – labai užimtas žmogus. Rodikliai, reglamentai, sudėtingų problemų sprendimai, visų ir visko suorganizavimas siekiant tikslo – viskas ant jo pečių. Kuo teisingiau parinktas valdymo priemonių rinkinys, tuo vadovas efektyvesnis. Ar verta skirti laiko tokiai priemonei kaip planavimo susitikimas linijiniame vienete?

Net tose įmonėse, kuriose planavimo susitikimai yra privalomi ir reglamentuojami, vadovai dažnai į juos kreipiasi formaliai – tiesiog šaudykitės ir tęskite savo darbus. Jie laiko susitikimų planavimą laiko švaistymu, kurį sugalvojo teoretikai. Jų šūkis yra toks: „Praktikai turi dirbti, o ne apgalvoti“. Tuo pačiu metu įmonėse, kuriose susirinkimų planavimas yra neprivalomas ir yra asmeninė iniciatyva, atsiranda vadovų, kurie be papildomų priminimų tam tikru laiku surenka darbuotojus ir su jais pasikalba.

Kodėl šie „keisti“ vadovai taip „neefektyviai“ švaisto savo brangų laiką, jei niekas jų to neįpareigoja? Pastaruoju metu turėjau nuodugniai panagrinėti šią problemą. Krizė pareikalavo aukščiausio lygio vadovų pasinerti į verslą giliau. Pasikeitė žaidimo taisyklės rinkoje, o tam, kad įmonė ne tik išsilaikytų, bet ir išnaudotų krizę savo pozicijoms rinkoje stiprinti, jai reikia priartėti prie klientų – išorinių ir vidinių.

Norėdamas greitai reaguoti į pokyčius ir padidinti situacijos kontrolės lygį, be kita ko, pradėjau reguliariai jungtis į planavimo posėdžius skyriuose ir lyginau skirtingus jų vedimo stilius. Skaičiai buvo orientaciniai: paaiškėjo, kad iš 12 vieno profilio padalinių, kuriuose vykdomi ir pardavimai, ir sutarčių vykdymas, aukščiausi ir stabiliausi rodikliai yra tie, kuriuose planavimo posėdžiai vyksta kas savaitę. Ir tai nėra atsitiktinumas.

Planavimo susirinkimo tikslas

Jei vadovas, paklaustas apie planavimo susitikimo tikslą, atsako: „Nes taip turi būti“, geriau jo nerengti. Bet kokie oficialūs renginiai „dėl šou“ veikia tik nepalankioje padėtyje, jie moko dirbti ne dėl rezultato, o dėl „pasirodymo, kad judate tikslo link“. Pavadinimas „planavimo susirinkimas“ sufleruoja, kad jo tikslas – atnaujinti judėjimą pagal suplanuotą planą užsibrėžtų tikslų link.

Jei vertinsime šį įvykį Demingo ciklo požiūriu (Planuoti – Daryti – Tikrinti – Akt), tai planavimo susirinkimas yra reguliarus veiklos stebėjimas (Patikrinimas), siekiant padaryti išvadas ir, jei reikia, koreguoti judėjimą. (Akt). Tačiau yra statistika! Ar verta pritraukti papildomų žmonių? Tai tikrai verta, o pagrindinės planavimo susitikimo funkcijos padeda mums tuo įsitikinti.

Pagrindinės planavimo susirinkimo funkcijos

1) Informacinis. Darbuotojai turi keletą būdų gauti informaciją apie situaciją įmonėje ir rinkoje:

oficialiai paskelbta informacija, kuri kartais praleidžiama arba nevisiškai suprantama;
apkalbos, dažnai labai toli nuo tiesos, bet su dideliu malonumu aptarinėjamos valgomuosiuose ir rūkomuosiuose;
informacija iš pirmų lūpų su paaiškinimais ir akcentuojant svarbius dalykus, kurią vadovas pateikia planavimo posėdyje, skirdamas deramą dėmesį prieštaravimų išsprendimui ir informacijos perdavimo iš lūpų į lūpas efektyvumo mažinimui.

Ir privaloma informuoti darbuotojus apie skyriaus eigą numatytu keliu.

2) Kontrolė. Be sausų ir kategoriškų skaičių, galima stebėti atmosferą komandoje ir išsiaiškinti sėkmės ar rezultatyvumo kritimo priežastis. Remiantis planavimo susirinkimo rezultatais, dažnai išryškėja gedimai sąveikos grandinėje padalinyje ir įmonėje, o vadovas nedelsdamas imasi veiksmų joms pašalinti.

3) Motyvuojantis. Darbuotojams reikia dėmesio. Prisiminkime garsųjį Hawthorne efektą vadyboje – darbo našumas didėja dėl to, kad skiriamas dėmesys darbuotojų veiklai. Planavimo susirinkimas yra vienas geriausių būdų reguliariai priminti darbuotojams, kad jie svarbūs ir jų darbui skiriama pakankamai dėmesio.

Vienam iš skyriaus darbuotojų įvyko persilaužimas, pakilimas – gera priežastis pripažinti pasiekimus ir, jei reikia, palaikyti konkurencinę dvasią skyriuje. Be skaičių, reikia matyti savo darbuotojų akis. Vadovas turėtų atidžiai žiūrėti ir klausytis savo darbuotojų. Pasikeitė darbuotojo elgesys, dingo aistra - priežastis vadovui į savaitės planą įtraukti individualų pokalbį.

4) Švietimo. Šioje funkcijoje planavimo susirinkimas yra nepakeičiamas įrankis, supaprastinantis sunkų vadovo vadybinį darbą. Per savaitę nutiko visiems orientuojantis darbo atvejis – vadovas jį užrašo ir viešai paskelbia planavimo posėdyje. Taigi erzinantis poreikis daug kartų kartoti tą patį skirtingiems žmonėms jau praeityje, o mes reguliariai ir sąmoningai „galąname“ savo darbo įrankius.

5) Organizacinis. Gera praktika yra pakviesti susijusių skyrių atstovus į planavimo susitikimus, ypač naujovių metu. Galimybė užmegzti ar koreguoti sąveiką, spręsti konfliktus, keistis patirtimi.

6) Drausmingumas. Motyvacija kaip valdymo priemonė turi vieną labai reikšmingą trūkumą: jos poveikis yra trumpalaikis. Nedaug žmonių sugeba save motyvuoti, o būtent šį gebėjimą turintys žmonės dažniausiai tampa lyderiais.

Drausmė, reguliarūs ritualai ir taisyklės, įskaitant susitikimų planavimą, yra skirti padėti motyvuoti darbuotojus. Planavimo susitikimas yra įvykis. Darbuotojai pratinasi, kad reikės ne tik atsiskaityti skaičiais, bet ir noro pagrįsti savo rodiklius. Planavimo susirinkimui ruošiami klausimai, darbuotojai surenka ir pateikia vadovui atvejus, kuriuos, jų nuomone, reikėtų parodyti visam skyriui. Kaip ir šeimyninė vakarienė penktadieniais, planavimo susirinkimas pagal taisykles tampa įprasta drausmine nuobauda, kai visi privalo atidėti savo reikalus, būtinai būti darbo vietoje ir galiausiai atsigręžti vienas į kitą. Tai ypač svarbu.

Kaip dažnai rengti planavimo susirinkimus

Manau, kad kasdieniai padalinio susirinkimai tinka tik naujiems darbuotojams, kuriems reikalingas mentorystės valdymo stilius ir pagalba kiekviename žingsnyje. Sukurtai komandai planavimo susitikimai turėtų vykti kas savaitę. Svarbiausia, kad jie būtų atliekami tą pačią dieną, tuo pačiu metu ir maždaug sutampa pagal trukmę ir veiksmų tvarką, o tai išsaugos drausminę funkciją.

Galimo planavimo susitikimo scenarijaus pavyzdys:

Vadovas pagal rezultatus pateikia informacinį pranešimą, darbuotojai gali užduoti patikslinančius klausimus.
Vadovas skelbia planuojamus rodiklius ir užduoda darbuotojams apie juos klausimus. Jei reikia, suplanuoja individualius susitikimus.
Vadovas pasakoja apie savaitės atvejo tyrimą arba pristato pakviestą darbuotoją.
Vadovas išsiaiškina, ar yra visam skyriui svarbių neatidėliotinų darbo klausimų, kuriuos reikia aptarti planavimo posėdyje. Įvertina iškilusias problemas, priima sprendimus – ką iš karto aptarti, ką prireiks atidėto sprendimo.
Vadovas pasakoja apie einamosios savaitės planus – reikšmingus įvykius, susitikimus ir baigia planavimo susirinkimą.

Laiko sąnaudos

Užtrunkame ir gaištame laiką – tai pagrindinė priežastis, kodėl vadovai atsisako rengti planavimo susirinkimus. Tai veda prie visiško šio įrankio atsisakymo arba viskas susiveda į trumpą vadovo monologą be atsiliepimų iš pavaldinių. Išsaugomos tik informacinės ir šiek tiek drausminės funkcijos.

Iš tikrųjų tai yra problema: valdyti „asmeniškai“ yra lengviau nei dirbti su grupe. Grupės dinamikos valdymas yra gero vadovo menas. Jo tikslas – trumpai ir aiškiai pravesti planavimo susirinkimą, o tuo pačiu gauti darbuotojų atsiliepimus, kurie prireikus padės koreguoti judesį. Optimali trukmė yra iki 20-45 minučių. Būtent šis laikas mums nuo vaikystės įsišaknijęs kaip susikaupimo laikotarpis.

Lyderio galia yra ta, kad jis nustato taisykles. Kad planavimo susirinkimas neužsitęstų, su darbuotojais turite sudaryti „planavimo susitikimo sutartį“. Pavyzdžiui:

Aptariame tik bendrus klausimus dėl individualių sprendimų.
Tegul tai trumpai ir tiksliai.
Mes nesiblaškome dėl darbo problemų, perjungiame telefonus į vibracijos režimą.
Nurodydami problemą, siūlome sprendimą.
Su darbu nesusijusius klausimus aptariame ne darbo valandomis.

Taisyklių rinkinys gali skirtis priklausomai nuo situacijos. Svarbiausia, kad vadovas susitvarkytų su reglamentais ir pats nesigilintų į problemas. Planavimo susirinkimo tikslas – nustatyti, o sprendimas gali būti priimtas vėliau, atidžiai pasveriant ir išstudijavus visas detales, kol skyrius dirba. Svarbiausia parodyti darbuotojams, kad praneštos problemos sprendžiamos. Kartais pasitaiko situacijų, kai planavimo susitikimas viršija skirtą laiką, o įtampa komandoje aiškiai matoma. Tada reikia susitarti dėl papildomo susitikimo, dažnai po darbo valandų. Tai yra vadovo įgūdis – neleisti situacijai paaštrėti, atpažinti žymenis, rodančius neigiamus aspektus komandoje.

Žinoma, prireiks laiko, kol skyriuje bus įdiegta planavimo susitikimų priemonė. Kartais reikia atlikti daugiau nei vieną įvykį, kad įrankis taptų tikrai veiksmingas. Kai vadovas tampa atviras atsiliepimams, jis nustebs išgirdęs daug neišsakytų dalykų, kuriuos darbuotojai seniai norėjo pasakyti, bet neturėjo galimybės. Ir tada aš paklausiau! Turite apgalvoti savo pavaldinių vaidmenis ir jų panaudojimą grupės dinamikoje, dirbti su prieštaravimais ir ginčytis aukščiausiu lygiu. Daugelis vadovų neina šiuo konkrečiu formavimosi keliu, o pereina į individualų valdymą, kuris yra daug imlesnis ir mažiau efektyvus, kai iki sėkmės liko tik du žingsniai.

Vadovai, kurie laisvai naudoja šį įrankį, labai sėkmingai naudoja jį savo padaliniuose, nes galėjo įvertinti jos efektyvumą. Planavimo susirinkimas – ne praeities reliktas ir ne formalumas, o vienas moderniausių ir efektyviausių įrankių, padedančių sprendžiant sunkiausią valdymo užduotį – siekiant padalinio tikslų. Tačiau būtent šie tikslai lemia visos įmonės sėkmę.

www.e-executive.ru

Kaip efektyviai perduoti informaciją komandai?

Kai kurie žmonės į planavimo susitikimą žiūri kaip į trumpalaikį susitikimą, kuriuo siekiama nustatyti darbo prioritetus ir einamąsias užduotis, o kiti tai laiko švaistymu. Ar prasminga rengti tokius susirinkimus ar pakanka tik vadovo nuomonės? Pabandykime tai išsiaiškinti kartu.

TOP 5 būtiniausi verslininkui straipsniai:

Kodėl vadovams reikalingas planavimo susitikimas?

Planavimo susirinkimas (iš anglų kalbos planas) – tai trumpalaikis, bet reikšmingas pasirinktos strategijos sėkmei susitikimas, skirtas einamiesiems darbo klausimams svarstyti.

Kodėl jums reikia planuotojo:

Tokių mini susirinkimų vedimas padeda žingsnis po žingsnio įvertinti atlikto darbo rezultatus ir yra garantija, kad visos esamos problemos bus išspręstos laiku. Jie nenaudojami visuotinei sprendimų parinkčių paieškai. Tam yra skirti atskiri susitikimai, kurių laikas neribojamas. Pagrindinis planavimo susirinkimo uždavinys – operatyviai aptarti esamą situaciją, stebėti aktualijas ir jų sprendimo būdus.
Kasdienis dalyvavimas įmonės strategijos aptarime ir nuomonės apie jos tobulinimą reiškimas formuoja darbuotojų lojalumą įmonei, skatinant darbuotojų lojalumą ir darbo rezultatus ne blogiau nei materialinė nauda. Tinkamas bendravimas yra sėkmingo darbuotojų motyvavimo pagrindas abipusiai naudingam lojalumu ir pagarba grįstam bendradarbiavimui.
Aktyvus einamųjų klausimų aptarimas ryte planavimo susirinkime ištrina įmonės padalinių ribas ir daro kolektyvą vieningesnį. Kiekvienas darbuotojas jaučiasi reikšminga dalimi įgyvendindamas planus, spręsdamas pavestas užduotis ar probleminius klausimus. Darbuotojų susidomėjimas skatina jų dalyvavimą sėkmingoje įmonės veikloje. Aiškiai apibrėžtų tikslų ir itin svarbių uždavinių nesuvokimas, ilgalaikių planų neskaidrumas ir trumpalaikės perspektyvos demotyvuoja darbuotojus, mažina valdomumą ir veiklos rodiklius.
Labai svarbu, kad planavimo susirinkimą vedantis vadovas galėtų teisingai perteikti darbuotojams informaciją apie kiekvieno skyriaus ir visos įmonės esamą veiklą ir sunkumus. Tai suvienija ir daro tiek sėkmę, tiek problemas bendromis. Būtent susirinkime akcentuojamas kiekvieno darbuotojo svarbos, siekiant bendro tikslo, jausmas formuoja ir palaiko komandoje lojalumą ir komandinę dvasią.
Profesionalus požiūris į planavimo susirinkimo vedimą užtikrina jo sėkmę, o tai yra puiki paskata darbuotojams sprendžiant kasdienes problemas ir skatina norą siekti rezultatų. Atsižvelgiant į tai, kad tokios diskusijos suteikia galimybę laiku gauti visą reikiamą informaciją iš darbuotojų, sunku pervertinti tokių mini susitikimų svarbą inovacijų įmonėje laikotarpiu. Greitas reagavimas ir klaidų pašalinimas leidžia vadovybei išvengti rizikingų situacijų ir garantuoja pasirinktos strategijos sėkmę.

Planavimo susitikimo veiksmingumo požymiai yra teigiami jo rezultatai. Problemų sprendimas, trumpalaikis planavimas, naujos informacijos gavimas ar platinimas, reagavimas į grįžtamąjį ryšį – viskas, kas konstruktyviai įtakoja darbo procesą. Jei planavimo susirinkimas suvokiamas kaip laiko švaistymas ir nieko neduodantys plepalai, tai tiesioginė vadovybės klaida, kuri nemoka aiškiai organizuoti nei susirinkimo, nei viso darbo. Šis straipsnis išmokys jus vesti efektyvius susitikimus su darbuotojais. Suprasdami pagrindines planavimo susirinkimo taisykles, per trumpą susitikimą galėsite gauti ir analizuoti operatyvinę informaciją, laiku padaryti išvadas ir paruošti savo darbuotojus kolektyvinei sėkmei.

Kokias funkcijas atlieka rytinis planavimo susirinkimas?

1. Informacinis.

Norėdami įvertinti tikrąją įmonės padėtį, jos konkurencingumą ir sėkmę, darbuotojai gali pasinaudoti keliais informacijos šaltiniais:

ŽINIASKLAIDA. Įvairios publikacijos apie įmonę, gana nereguliarios ir dažnai neaktualios. Bendra informacija ir be konkretumo.
Pokalbiai už kadro. Dažniausiai – apkalbos, kurios nesuteikia jokios patikimos informacijos.
Reguliarūs planavimo susitikimai, kuriuose vadovas ne tik išreiškia savo nuomonę ir iš pirmų lūpų aprašo situaciją, atkreipdamas dėmesį į ypač reikšmingus dalykus, bet ir suteikia darbuotojams galimybę iškelti aktualius klausimus, konstruktyvius pasiūlymus aptarti ir kartu analizuoti įmonės stabilumą. situaciją įmonėje ir kiekviename jos padalinyje

2. Valdymas.

Be skaitmeninių darbo sėkmės rodiklių stebėjimo, planavimo susitikimai padeda vadovybei pamatyti tikrą santykių komandoje vaizdą ir įvertinti mikroklimato įtaką indeksų kilimui ar kritimui. Šių susitikimų dėka galėsite valdyti visas darbo proceso dalis, rasti silpnąsias vietas ir laiku pašalinti trūkumus.

3. Motyvuojantis.

Įmonės vadovybė ne visada turi galimybę atkreipti dėmesį į kiekvieną darbuotoją ir jo atliekamą darbą. Vienas iš teigiamų planavimo susirinkimų rengimo aspektų – visuotinis iškilaus žmogaus pasiekimų pripažinimas ir padrąsinimas, ugdantis komandoje konkurencinę dvasią. Priešingu atveju, pastebėjus neigiamus pokyčius, bus aktualus savalaikis individualus pokalbis, kurio tikslas – išsiaiškinti darbuotojo problemas, jų atsiradimo priežastis ir suteikti reikiamą pagalbą. Kiekvienam žmogui svarbu suvokti, kad jo darbas yra vertas įvertinimo, kad jis įdomus kaip profesionalas, o įtraukus jį į įmonės reikalų aptarimą tik tobulės.

4. Švietimo.

Planavimo susitikimas taip pat veikia kaip valdymo mokymo elementas. Sėkmingo atvejo demonstravimas iš karto visai komandai, bendras detalių aptarimas atleidžia vadovą nuo būtinybės kiekvieną darbuotoją ruošti atskirai, taupo jo laiką ir paaštrina personalo darbo įrankius.

5. Organizacinis.

Planavimo posėdžio protokolas leidžia pakviesti aptarti kolegas iš susijusių skyrių. Tai prasmingiausia inovacijų atveju. Savalaikis sąveikos koregavimas, keitimasis patirtimi ir išsamios diskusijos pašalina konfliktus, sukuria abipusiai naudingus santykius komandoje.

6. Drausmingumas.

Be tinkamo vadovybės dalyvavimo, drausmė ir tvarka įmonėje vargu ar bus optimalios. Sistemingas ataskaitų apie atliktas užduotis rengimas kokybiniais ir kiekybiniais rodikliais, problemų nustatymas darbo procese, aktualių klausimų rengimas, atsakymų paieška – viskas, kas reguliariai ruošiama planavimo susitikimui – drausmina žmones, organizuoja juos ir skatina bendradarbiauti. vienas kitą. Yra ir kitų kontrolės svertų, tačiau materialinė motyvacija yra trumpalaikė, ir ne visi sugeba save motyvuoti. Svarbu, kad komanda susiburtų, aptartų artimiausius darbo planus, suprastų savo užduotis ir pasirinktų tinkamą strategiją.

Kokia forma gali būti rengiamas kasdienio planavimo susirinkimas?

Nr. 1. Apibendrinimas, informacinio planavimo susirinkimas.

Planavimo susirinkimas, vykstantis siekiant gauti naujausią informaciją apie darbo proceso eigą padalinių ir padalinių kontekste, apie jų vykdomą ir planuojamą veiklą, iškylančius klausimus ir problemas yra vadinamasis informacinio planavimo susirinkimas. Tokie susitikimai nereikalauja kasdieninio rengimo. Užtenka vieną kartą savaitės pradžioje pusvalandžiui suburti visų įmonės padalinių vadovus, kad būtų išdėstytas artimiausių penkių darbo dienų darbų planas. Informacinio planavimo susitikimai ypač svarbūs gana didelių įmonių, kurios turi ne mažiau kaip keturis padalinius, vadovams.

Nr. 2. Planavimo susirinkimas – einamųjų užduočių paskirstymas.

Tokio formato planiniai susirinkimai vyksta kiekvieną rytą. Tikslas – kad darbuotojai gautų dienos užduotis. Vadovas neturėtų gaišti daug laiko – duoti visiems nurodymus, suformuluoti galutinį tikslą, trumpai duoti nurodymus.

Nr. 3. Planuojantis posėdis iškeltam klausimui aptarti.

Įmonės darbinėje veikloje pasitaiko situacijų, užduočių ir problemų, kurių aptarimui reikia nemažai laiko. Tokiu atveju klausimas paruošiamas iš anksto ir įgarsinamas kolegoms, suteikiamas laikas reikiamai informacijai paruošti. Tuo pačiu nustatote kalbų grafiką, paskiriamas sekretorius. Paprastai šie susitikimai trunka iki dviejų valandų. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad diskusija gali užsitęsti ir bus skelbiamos 10–15 minučių pertraukos, vadinasi, gali prireikti arbatos ir saldumynų. Tokio planavimo susirinkimo rezultatai dažniausiai išsiunčiami visiems jo dalyviams per įmonės dokumentų valdymo sistemą.

Nr. 4. Kūrybinio planavimo susitikimas.

Kūrybinio planavimo susirinkimai rengiami tada, kai nėra pakankamai arba visiškai nėra savo idėjų. Tokie susitikimai organizuojami protų šturmo principu, kai visi dalyviai išsako mintis į galvą šaunančia tema, net pačias juokingiausias, o iš jų atrenkamos įdomiausios ir aktualiausios. Tokiam susitikimui tiks bet koks kitas kūrybiškas idėjų paieškos būdas.

Nr. 5. Susitikimų planavimas kaip būdas išspręsti konfliktines situacijas komandoje.

Bet kurioje komandoje akivaizdžių ir paslėptų konfliktų buvimas yra neišvengiamas. Dažnai vienintelė išeitis iš kritinės situacijos bus tiesioginė darbuotojų diskusija. Laisvas ir atviras problemos aptarimas sumažina jos svarbą, galimybę reikšti savo poziciją be nereikalingų kaltinimų ir įžeidinėjimų, destruktyvaus konflikto energiją paverčia teigiama kūrybos energija. Giliai įsišaknijusius nesusipratimus tarp kolegų galima kompetentingai išspręsti kreipiantis į personalo specialistus, organizacijos psichologą ar net aukštesnę vadovybę. Diskusijai vesti parenkama oponentams neutrali planavimo susitikimo tema. Nereikia įspėti dalyvių, kad susirinkimas skirtas konfliktinei situacijai spręsti. Žmonės turėtų jaustis patogiai, laisvai reikšti savo požiūrį ir nesuprasti, kad jų pokalbį atidžiai stebi ir nukreipia konstruktyvia linkme. Stebėjimo analizės rezultatai, jo rezultatai ir išvados turi būti perteikti kiekvienam konflikto dalyviui.

Apytikslis planavimo susitikimo planas

Tarkime, kad informacinis susitikimas, trunkantis apie pusvalandį, vyksta kartą per savaitę, pirmadieniais. Taigi, planavimo susirinkimo nuostatai:

1. Įmonės vadovo informacinis įvadas. Atsakymai į patikslinančius darbuotojų klausimus.

2. Planuojamų rodiklių aptarimas, jų pasiekimo lygis šiame etape. Vadovo klausimai kolegoms, kai kuriais atvejais – individualių susitikimų planavimas.

3. Iliustratyvaus atvejo kaip darbo pavyzdžio demonstravimas arba pristatymas į pakviesto darbuotojo susirinkimą.

4. Ypač aktualių problemų, kurias reikia nedelsiant išspręsti, nustatymas ir aptarimas planavimo posėdyje. Klausimų analizė ir atsakymų paieška.

5. Susitikimo dalyvių informavimas apie artimiausių penkių darbo dienų planuojamus renginius, trumpa būsimų renginių, susitikimų, pasiekimų ir galimų sunkumų apžvalga. Po to vadovas baigia planavimo susirinkimą.

Kodėl mums reikia planavimo susirinkimo nuostatų?

Kad susitikimas būtų sėkmingas, jis turi būti reguliuojamas. Aiškus kalbų ir diskusijų sekos ir laiko organizavimas optimizuoja susirinkusiųjų darbą, daro jį konkretesnį ir produktyvesnį. Planavimo susirinkimo klausimai gali būti įvairūs, todėl, kad procesas neužvilkintų, įprasta rytinio susirinkimo dalyviams medžiagą išsiųsti iš anksto. Darbuotojui suteikiama laiko apgalvoti temą, parengti informaciją, atsakymą ar prasmingą pasiūlymą, taip pat išstudijuoti būsimo planavimo susirinkimo nuostatus. Galbūt jis turės klausimų kitiems dalyviams. Būtina paskirti asmenį, kuris planavimo susirinkimo metu stebi, kaip laikomasi kiekvienam mini susirinkimo plano punktui skirto termino. Kalbos ar diskusijos užsitęsimas, to paties kartojimas ar ilgas ginčas vienu klausimu įveda negatyvo, sumažina dėmesį vienodai svarbioms temoms, o tai gadina visą kolektyvo darbinę nuotaiką.

Rengdamas būsimo planavimo susirinkimo nuostatus, vadovas turėtų remtis šiais punktais:

1. Turi būti konkretus planavimo susirinkimo tikslas, žinoma dalyvių sudėtis.

2. Darbotvarkėje turi būti informacija apie posėdžio temą, tikslus, siūlomus svarstyti klausimus.

3. Būtinas vadovo, protokoluojančio sekretoriaus ir dalyvių, atsakingų už atsakymų į planavimo susirinkimo klausimus rengimą, dalyvavimas.

4. Apie planavimo susirinkimo datą, laiką, vietą ir darbotvarkę susirinkimo dalyviai turi būti informuoti iš anksto.

5. Sekretorius protokoluoja susirinkimą, kuriame įrašo duotus nurodymus ir priimtus sprendimus.

6. Protokolas suderinamas, tvirtinamas vadovo ir išdalinamas visiems susirinkimo dalyviams bei užduočių vykdytojams.

7. Pavedimų vykdymo kontrolę vykdo atsakingas asmuo. Aiškiai stebimas terminų laikymasis ir vykdymo kokybė.

8. Planavimo posėdžio protokolas saugomas analizei ir panaudojimui ieškant panašių klausimų sprendimų.

Kaip organizuoti planavimo susitikimą

Pirmas dalykas, į kurį turi atkreipti planavimo susitikimo organizatorius, yra aiški klausimo formuluotė ir susitikimo tikslo apibrėžimas. Vadovas turi iš anksto apgalvoti, kokios informacijos reikės sprendžiant darbo problemą, kas ją gali suteikti, koks bus teigiamas susitikimo rezultatas, kokius specialistus iš anksto supažindinti su keliamais klausimais. Tinkamas planavimo susirinkimo organizavimas padidins jo efektyvumą, pašalins nereikalingus pokalbius, sutelkiant pakviestųjų dėmesį į konkrečią temą.
Antrasis – dalyvių sudėtis. Vadovas, žinodamas, kokia informacija jį domina, turi nustatyti, kuriems specialistams, vadovams ar darbuotojams ji priklauso ir gali atsakyti į užduodamus klausimus.
Trečia, vietos paaiškinimas. Norint gauti rimtų rezultatų, būtina, kad pašaliniai asmenys nesikištų į diskusiją. Planavimo susirinkimo salė turi būti atskira, pakankamai nepralaidi ir pakankamai didelė, kad tilptų visi dalyviai.
Ketvirta, susitikimo pradžios laiko nustatymas. Geriausias variantas būtų pasirinkti pastovią dieną ir laiką susitikimų planavimui. Tačiau prireikus tokie susitikimai gali būti surengti bet kuriuo patogiu metu visiems jo dalyviams, ypač patiems svarbiausiems. Laikas aptariamas iš anksto, prieš kelias valandas ar net dienas.
Penkta – reglamentų rengimas. Planavimo susitikimas turėtų prasidėti ir baigtis iš anksto nustatytu laiku. Informacija turi būti pateikta kuo aiškiau ir suprantamiau. Tam yra reguliuojama klausimų eiliškumas ir kiekvieno dalyvio pranešimo laikas. Pavyzdžiui, kalbai skiriama ne daugiau kaip 7 minutės.
Šešta, atkreipkite dėmesį į visas reikalingas detales. Rašikliai, popierius, vanduo, projektorius, ekranas, nešiojamas kompiuteris, spausdintuvas ir kt. Viskam reikia pasiruošti iš anksto ir neužimti laiko planavimo susirinkime. Geriau patikrinti techniką toliau.
Septinta – planavimo posėdžio sekretoriaus paskyrimas, fiksuojantis eigą, diskusijos rezultatus ir parengtų planavimo posėdžio tvarką.

Kokius klausimus aptarti planavimo susirinkime

Pagrindinis planavimo susirinkimų uždavinys – parengti mini strategijas ir planus kiekvienai darbo dienai. Antroji užduotis – įvertinti praėjusią dieną, ataskaitas, išanalizuoti nustatytas problemas ir padėti jas spręsti. Galite sukurti lentelę, kurioje darbuotojai įves gautas instrukcijas, tikslus ir pažymą apie jų įvykdymą. Geriau atverti prieigą visiems skyriaus darbuotojams ir jo vadovui.

Pavyzdžiui, užduotis ir tikslus galima suskirstyti į:

klientų konkrečią dieną;
mokėjimams už konkrečią dieną;
apie gautinas sumas ir su ja atliktus darbus.

Trečioji užduotis būdinga teminio planavimo susirinkimams. Čia svarbu skirti maksimalų susitikimo laiką nurodytai temai arba iš anksto paskelbto klausimo aptarimui.

Kaip kūrybiškai vesti planavimo susitikimus ir panaikinti nuobodulį

Niekas neturi tokios teigiamos įtakos darbo nuotaikai, kaip aplinkos pakeitimas. Kad planavimo susitikimas būtų kūrybiškas, geriau jam parinkti netikėtą vietą. Tai gali būti gatvė, kavinė ar tiesiog jauki erdvė pėsčiomis nuo biuro.
Laikas taip pat turėtų būti neįprastas. Pusvalandis iki pertraukos ar darbo pabaigos, per pietų pertrauką arba darbo dienos viduryje.
Kūrybiškas požiūris gali būti išreikštas parenkant neįprastą medžiagą arba išduodant ją ne kiekvienam dalyviui, o tik kai kuriems.
Telefonų išjungimas per planavimo susitikimą yra būtina sąlyga norint susitelkti ties užduoties sprendimu. Galite juos sujungti, pabrėždami komandos sanglaudą.
Planavimo susitikimo organizavimas ne posėdžių salėje, o konferenciniu skambučiu ar per Skype taip pat bus kūrybiškas.

Laikymo metodo pasirinkimą turėtų lemti susirinkimo tikslai. Neturėtumėte spręsti pasaulinių problemų planuojant susitikimus, paruoštus žaidimo forma. Tai labiau atrodo kaip farsas ir laiko švaistymas. Organizacinių klausimų aptarimas, mėgėjų konkursai, įmonių renginiai, paskatinimai ir kt. – tai tinkamos temos kūrybinio planavimo susitikimams, atskleidžiantiems darbuotojų potencialą.

Kaip ir bet kuris kitas susitikimas, kūrybinis mini susitikimas baigiasi vadovo padėkos žodžiais už dalyvavimą ir rezultatų apibendrinimą. Jis gali pasižymėti išvadas, tolesnius tikslus ir efektyvų planavimo susirinkime rastos darbo problemos sprendimą.

Eksperto nuomonė

Vizualizacija lentoje yra efektyvi informacijos perdavimo priemonė

Aleksandras Vinogradovas,

Startuolio „Revenga“ Maskvoje įkūrėjas ir generalinis direktorius

Neabejoju, kad sakinių rodymas lentoje yra labai vaisingas. Diskusijos dalyviai daug aktyviau išsako savo nuomonę, siūlo įvairius variantus. Mano ankstesniame biure buvo maždaug aštuonios tokios lentos. Pakabinome juos kiekviename skyriuje ir bendroje posėdžių salėje. Yra buvę atvejų, kai lenta buvo pakeista specialiai nudažyta sienele, kuri leido rašyti paprastu žymekliu ir ištrinti kempine. Tačiau dažai nebuvo itin kokybiški, greitai tapo netinkami naudoti, grįžome prie įprasto formato posėdžių lentos.

Bet kokių problemų aptarimas naudojant žymeklį ar kreidą ir lentą yra labai efektyvus. Visi mato tavo požiūrį, supranta, sutinka, o jei ne, tai rašo savo. Dėl to bendromis pastangomis nesunkiai išsprendžiama bet kokia problema.

Lenta patogi ne tik planavimo susirinkimams rengti, joje galima išdėlioti svarbius užrašus, priminimus, bet kokia schema atrodo aiškiau, galima žingsnis po žingsnio užsirašyti ir iškart aptarti procesą, ar sugalvoti naują produktą. Minčių užrašymas pašalina jų siaurumą ir leidžia nepraleisti nė vienos smulkmenos, ypač jei procesas trunka ilgiau nei vieną dieną. Savo pavyzdžiu norėčiau įtikinti savo kolegas ir naujokus, kad nereikia laikyti valdybos prievartos viešai reikšti savo mintis. Lenta – nepamainomas sėkmingo darbo atributas. Esate įpratę naudotis elektroniniu paštu, Skype ir čia – supratę diskusijos lentoje patogumą ir naudą, būtinai pasidėkite ją savo biure.

Ilgametė praktika patvirtino mano nuomonę, kad visi ginčai, klaidingi sprendimai ir problemos visada kyla dėl nenoro ar nesugebėjimo įsiklausyti į kitų nuomonę. Tokiais atvejais išmokau duoti žymeklį ir paprašyti parašyti ar nupiešti tai, ką jie man bando perteikti. Piešiu arba rašau iš viršaus taip, kaip matau. Palyginus paveikslėlius, problemą matome aiškiau, o problemos supratimas jau yra pusė jos sprendimo.

Naujas žvilgsnis į susitikimų planavimą: susitikimai „ant kojų“ ir Elvio Presley signalu

Dauguma žmonių, išgirdę žodį „susitikimas“, įsivaizduoja nepatogią patalpą, atsipalaidavusį ilgų, užsitęsusių pranešimų klausymą, neaiškią ir ne visada aiškų kai kurių klausimų aptarimą. Tokia aplinka neleidžia personalui susikaupti, realiai įvertinti situacijos ir išsakyti naudingos nuomonės, o vadovas priverstas nuolat atkreipti susirinkusiųjų dėmesį ir priminti planavimo pasitarimo temą.

Išskirtinis sėkmingo vadovo bruožas – gebėjimas organizuoti ir vesti efektyviausius darbuotojų susirinkimus. Jo parengti nuostatai aiškiai apibrėžia susirinkimo temą ir nesuteikia galimybės nuo jos pabėgti ar pereiti prie kitos. Konkrečios problemos reikalauja specifinių sprendimų.

Norint pateikti konstruktyvų pasiūlymą, nereikia sėdėti savo kėdėje. Aktyvus laikas daro vis populiaresnius planavimo susitikimus, dažniausiai vykstančius aukštųjų technologijų įmonėse, kur greitai perimami inovatyvūs požiūriai į bet kokių problemų sprendimą. Tokie susitikimai „ant kojų“ leidžia aukščiausio lygio vadovams išvengti užsitęsusių derybų su didele auditorija, kuri gali būti net neįtraukta į aptariamą procesą, o reiškianti tuščias nuomones.

Pavyzdžiui, programinės įrangos kūrimo įmonės „Atomic Object“ vadovybė kiekvieną rytą pradeda nuolatiniu susirinkimu. Privalomas dalyvavimas, nedarbinių klausimų aptarimas iki minimumo, aiškūs klausimai ir tie patys atsakymai daro šiuos susitikimus kuo produktyvesnius. Praktiškai įrodyta, kad tokių planavimo susitikimų trukmė „ant kojų“ yra ne daugiau kaip septynios minutės, darbuotojai gauna užduotį ir iškart eina jos atlikti. Šis formatas neleidžia atsipalaiduoti, priešingai, mobilizuoja ir nuteikia darbingai.

„Wall Street Journal“ teigia, kad tokie greiti susitikimai dažnai būdavo rengiami Pirmojo pasaulinio karo metais, kai delsimas priimti sprendimą prilygo mirtimi. Verslas vėliau perėmė šią praktiką, kad galėtų greitai keistis informacija arba ją patikslinti ir išsikelti trumpalaikius tikslus.

Naujovėmis susidomėjo ir mokslas. Amerikiečių mokslininko, Misūrio universiteto atstovo Alaino Bluedorno tyrimas, atliktas 1998 metais, parodė, kad planavimo susitikimų surengimas stovint užtrunka trečdaliu mažiau laiko, o rezultatai nėra prastesni nei salėje įprastu formatu vykstančių susirinkimų.

2011 metais „VersionOne“ atliko daugiau nei 6 tūkstančių įvairių aukštųjų technologijų įmonių darbuotojų apklausą. 78% jų patvirtino, kad kasdien vyksta trumpi susitikimai.

Novatoriškas planavimo susitikimas, vykstantis stovint, nėra vienintelė triukas, kurį Vakarų verslininkai naudoja siekdami optimizuoti darbą su personalu.

Vienas iš žinomų Marko Tonkelowitzo iš Facebook triukų – likus 15 minučių iki pertraukos organizuojami trumpi planavimo susitikimai. Jis tvirtina, kad toks požiūris labai motyvuoja darbuotojus kalbėti trumpai ir tik į esmę.

Greiti susitikimai pašalina darbuotojų vėlavimą. Vėluojantys darbuotojai neturėtų būti įsileisti į vykstančią diskusiją, nes jie gali negirdėti visos informacijos, o įsigilinę tik sulėtins procesą.

„Adobe Systems“ darbuotojas Janas Wituckis laiką, prarastą dėl kasdienio planavimo susitikimų dalyvių vėlavimo, sulygino su laiku, praleistu kuriant naują programinės įrangos produktą, ir įvedė 1 USD baudą už kiekvieną vėlavimą.

Dar vieną naujovišką niuansą gali paskelbti baldų bendrovės „Steelcase“ padalinys „Turnstone“, kuris kaip signalą darbuotojų susitikimams naudoja Elvio Presley muziką, ypač jo „Truputį mažiau pokalbio“.

Bet kurios įmonės veikloje pasitaiko situacijų, kai nelieka laiko nei rimtiems susitikimams, nei „stompboxams“, kaip vadinami planavimo susirinkimai, vykstantys stovint. Tokiais atvejais patyrę vadovai rekomenduoja naudotis mobiliosiomis technologijomis ir rengti susirinkimus nenutraukiant darbo. Žinoma, virtualus bendravimas ir problemų sprendimas per įmonės el. paštą ar pokalbius neatstos gyvo kontakto, tačiau kartais tai yra geriausia išeitis. Nors nuolatiniai susirinkimai vyksta svarba, jie lenkia ne tik tradicinius, bet ir pažangias technologijas naudojančius susirinkimus.

Veiksmingos planavimo susirinkimo taisyklės

Taisyklė #1. Preliminarių diskusijų prieinamumas. Iš pradžių problema svarstoma mažose grupėse, sukuriamas konsoliduotas sprendimas ir pateikiamas bendram aptarimui. Preliminarią analizę taip pat galima atlikti el. Darbuotojas, gavęs vadovo laišką su nurodymais ir reikalinga medžiaga, išnagrinėja klausimą, parengia atsakymą ir išsiunčia savo vadovams problemos sprendimo variantus.

2 taisyklė. Nustatykite tikslų susitikimo pradžios laiką. Sėkmingi vadovai, remdamiesi patirtimi, pastebėjo, kad jei sušauksite susirinkimą 13-00, tai jis prasidės bent 13-10. Bet jei pradžią nustatote 12–13 val., tada darbuotojai tai supranta pažodžiui.

3 taisyklė. Parengti rašytinę darbotvarkę. Net trumpiausias susitikimas turėtų būti tvarkingas. Planavimo susirinkimo darbotvarkė turėtų būti parengta iš anksto ir išsiųsta pakviestiesiems, kad rimta diskusija nevirstų nereikalingais ginčais.

4 taisyklė. Dalyvių susidomėjimas. Posėdžio kontrolė neturi būti perduota jokiems pranešėjams. Kruopštus organizavimas, tempo, formato ir kalbėjimo stilių įvairovė padarys diskusiją kuo efektyvesnę. Kai susitikime dalyvauja du oponentai ir nustoja kreipti dėmesį į kitus ginče, galite pakeisti susitikimo vaizdą ir suorganizuoti, pavyzdžiui, dviejų oponentų susitikimą.

5 taisyklė. Kalbų trumpumas ir apimtis. Vadovo kalbos turi būti trumpos ir pilnos informacijos. Turėtumėte išsakyti problemą, išreikšti savo požiūrį ir sustoti. Jokiomis aplinkybėmis nepertraukite kalbėtojo. Net jei jo nuomonė visiškai prieštarauja jūsų nuomonei, leiskite jam baigti kalbą ir tik po to ginti savo poziciją. Tai ne tik mandagumo elementas, bet ir jūsų požiūrių prioriteto pabrėžimas.

6 taisyklė. Kiekviena kalba turi trumpą santrauką. Posėdžio tema ir kiekvieno pranešimo santrauka lentoje bus matoma visiems dalyviams. Tai padės išlaikyti temą ir aptarti tik aktualius klausimus.

7 taisyklė. Kiekvienas dalyvis turi savo vietą. Norėdami išvengti konfliktų, žmonės, kurių nuomonė yra priešinga aptariamais klausimais, neturėtų sėdėti vienas priešais kitą. Geriau nepastebimai sodinkite juos vienas šalia kito, neatkreipiant į tai dėmesio.

8 taisyklė. Veiksmų plano formavimas. Svarbu parodyti darbuotojams, kad planavimo susirinkimo metu išsakytos nuomonės yra svarbios visai komandai. Remiantis bendrai priimtais sprendimais, sudaromas aiškus veiksmų planas, kurio privalo laikytis visi, taip pat ir įmonės vadovai.

9 taisyklė. Vadovo dalyvavimo ribojimas. Vadovas neprivalo būti visų susitikimų dalyvis, tik tuose, kuriuose jo buvimas tikrai būtinas. Tuo pačiu jis turi tiksliai žinoti, kodėl vyksta į renginį, ką turi perteikti darbuotojams ir kokią informaciją gauti. Į planavimo susitikimus kviečiami tik asmenys, dalyvaujantys sprendžiant klausimą, nes didelis dalyvių skaičius labai apsunkina diskusijų procesą.

Ką galima padaryti siekiant pagerinti susitikimų planavimo efektyvumą

Planuojant susitikimo laiką skiriamas tik svarbiausiems dalykams. Informacija, susijusi su pagrindiniu specialistų darbu su klientais, gali būti gaunama be asmeninio bendravimo.

Be bendrųjų planavimo susirinkimų, būtina rengti planinius administracijos ir planavimo pasitarimus įmonės vadovui nedalyvaujant darbuotojams, tik vadovų komandai.

Komandos darbas turi būti matuojamas iš anksto sukurtais, aiškiais rodikliais. Tai yra susitikimų, skambučių, išrašytų sąskaitų ar įvykdytų pardavimų skaičius, kurį specialistas turi atlikti per tam tikrą laiką. Taip pat turite tiksliai žinoti, kaip jis bus įvertintas. Pavyzdžiui, jei skambutis sėkmingas, reikia susitarti dėl susitikimo, nustatyti poreikius, atnaujinti duomenis ir pan.

Siekiant stebėti operacijos efektyvumą, įvedami įrankiai, skirti sekti jo eigą. Pagrindiniai momentai dirbant su klientu yra fiksuojami – nuo pirmo skambučio iki lėšų gavimo į einamąją sąskaitą. Nustatomi aiškūs perėjimo tarp operacijos etapų parametrai. Taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį į santykių su klientais pažangą.

Pelningumo didinimo raktas yra klientų bazės pokyčių dinamikos stebėjimas. Kiekybinė naujai atvykusių vartotojų, prarastų ir sugrįžusių klientų analizė padės laiku imtis priemonių ir užkirsti kelią rizikos situacijoms.

Eksperto nuomonė

Ar darbuotojai ateina į planavimo susitikimus kaip įprasta? Yra sprendimas!

Valerijus Metelitsa,

Bendrovės Lindner generalinis direktorius Maskvoje

Mūsų įmonėje pirmadienio rytas prasideda pusantros valandos trukmės planavimo susitikimu. Išklausome specialistų pranešimus apie per savaitę nuveiktus darbus, dėlioju einamosios savaitės užduotis, planus, kartu aptariame projektų eigą. Laikui bėgant darbuotojų aktyvumas planavimo susitikimuose sumažėjo. Žmonės tokius susitikimus pradėjo suvokti kaip nesvarbius dalykus, mieguisti, negrįžta emocinės grąžos, gali net pavėluoti. Ir aš sugalvojau idėją, kurios tikslas buvo paįvairinti įprastą renginį ir įnešti į jį naujumo elementą.

Norėdami tai padaryti, iš anksto ruošiu trumpas, bet labai įdomias kalbas įvairiomis temomis: teigiamas požiūris į psichologiją, neįprastos istorijos iš iškilių žmonių gyvenimo, savirealizacija ir savęs tobulinimas, nerealūs mokslo pasiekimai ir kt. Kai kurias istorijas imu iš knygų, faktus iš interneto, kai kurias iš periodinių leidinių. Sakau, skaitau, cituoju. Kartais naudoju lentelę – įdedu informaciją, tada komentuoju. Svarbiausia, kad informacija domintų visus be išimties.

Man taip pat padeda mano tinklaraštis informacijos šaltinyje infonsuccess.ru apie sėkmę. Ten testuoju temas, analizuodamas draugų, prenumeratorių ir verslo partnerių atsiliepimus. Istorijos padeda man daryti teigiamą įtaką savo pavaldiniams, sėkmės pavyzdžiai visada įkvepia ir pažadina savęs tobulėjimo troškimą.

Tiesą sakant, iš pradžių darbuotojai į viską žiūrėjo labai atsargiai. Žvilgsniai ir šnabždesiai atidavė viską. Tačiau dabar „ryto skaitymai“ sužavėjo beveik visus. Į planavimo posėdžio pradžią gali atvykti ir nekviesti specialistai. Pavyzdžiui, pirmoje planavimo susirinkimo dalyje, skirtoje skaitymui, visada matau sekretorę ir vyriausiąją buhalterę. Esmė: rytiniai planavimo susitikimai tapo labai populiarūs ir įdomūs darbuotojams. Vėlavimas sustojo, žmonės aktyvūs, iš anksto domisi kita tema ir laukia kažko teigiamo. Taip pat padidėjo susitikimų produktyvumas. Sausas susitikimų formatas buvo atskiestas veržlumo ir pozityvumo elementu. Skaitymai sukėlė diskusijas, kolegos atviriau kalba su manimi ir tarpusavyje. Daugelis siūlo savo pavyzdžius ir temas. Pardavimų skyriaus vadovui pasiūliau paruošti informaciją apie smegenų fitnesą.

Įdarbinimo centro grožio salono verslo planas

Planavimo susirinkimo tikslas

Pagrindinės planavimo susirinkimo funkcijos

1) Informacinis. Darbuotojai turi keletą būdų gauti informaciją apie situaciją įmonėje ir rinkoje:

oficialiai paskelbta informacija, kuri kartais praleidžiama arba nevisiškai suprantama;
apkalbos, dažnai labai toli nuo tiesos, bet su dideliu malonumu aptarinėjamos valgomuosiuose ir rūkomuosiuose;
informacija iš pirmų lūpų su paaiškinimais ir akcentuojant svarbius dalykus, kurią vadovas pateikia planavimo posėdyje, skirdamas deramą dėmesį prieštaravimų išsprendimui ir informacijos perdavimo iš lūpų į lūpas efektyvumo mažinimui.

Ir privaloma informuoti darbuotojus apie skyriaus eigą numatytu keliu.

6) Drausmingumas. U motyvacija, kaip valdymo priemonė, turi vieną labai reikšmingą trūkumą: jo poveikis trumpalaikis. Nedaug žmonių sugeba save motyvuoti, o būtent šį gebėjimą turintys žmonės dažniausiai tampa lyderiais.

Kaip dažnai rengti planavimo susirinkimus

Galimo planavimo susitikimo scenarijaus pavyzdys:

Vadovas pagal rezultatus pateikia informacinį pranešimą, darbuotojai gali užduoti patikslinančius klausimus.
Vadovas skelbia planuojamus rodiklius ir užduoda darbuotojams apie juos klausimus. Jei reikia, suplanuoja individualius susitikimus.
Vadovas pasakoja apie savaitės atvejo tyrimą arba pristato pakviestą darbuotoją.
Vadovas išsiaiškina, ar yra visam skyriui svarbių neatidėliotinų darbo klausimų, kuriuos reikia aptarti planavimo posėdyje. Įvertina iškilusias problemas, priima sprendimus – ką iš karto aptarti, ką prireiks atidėto sprendimo.
Vadovas pasakoja apie einamosios savaitės planus – reikšmingus įvykius, susitikimus ir baigia planavimo susirinkimą.

Laiko sąnaudos

Lyderio galia yra ta, kad jis nustato taisykles. Kad planavimo susirinkimas neužsitęstų, su darbuotojais turite sudaryti „planavimo susitikimo sutartį“. Pavyzdžiui:

Aptariame tik bendrus klausimus dėl individualių sprendimų.
Tegul tai trumpai ir tiksliai.
Mes nesiblaškome dėl darbo problemų, perjungiame telefonus į vibracijos režimą.
Nurodydami problemą, siūlome sprendimą.
Su darbu nesusijusius klausimus aptariame ne darbo valandomis.

99 pardavimo įrankiai. Veiksmingi pelno gavimo metodai Mročkovskis Nikolajus Sergejevičius

Planavimo susitikimų vedimas pardavimo skyriuje

Vadovų susirinkimai yra lemiamas pardavimo skyriaus sėkmės veiksnys. Kodėl čia tokia svarbi kontrolė?

Pirma, Dauguma pardavimų vadybininkų iš prigimties yra slogūs žmonės. Kokiu planu? Jie nepasižymi labai išvystytu punktualumu ir atsakomybe. Jie gerai parduoda, gerai bendrauja, tačiau stabilumas ir pastovumas dažnai nėra stipriausios jų savybės.

Be to, yra dar vienas veiksnys, rodantis, kad pardavimų vadybininkus reikia nuolat stebėti. Tai vadinamasis pardavimų mažėjimo efektas. Tarkime, kad jūsų darbuotojas dirba „šaltais“ skambučiais ir jam reikia ką nors parduoti. Jis ką tik atėjo pas jus ir jau pirmą mėnesį dirba, ieško potencialių klientų. Dėl pirmojo darbo mėnesio jis turi tik vieną išpardavimą.

Antrą mėnesį jis ir toliau dirba labai aktyviai, sulaukia dar keturių pardavimų iš ankstesnių užklausų, plius dar keturi ar penki ateina iš to, kas sukaupta, nes yra uždelstas efektas. Pardavimai iš tų, su kuriais jis dirbo pirmąjį mėnesį, ateis tik antrąjį. Praėjusį mėnesį jis turi tris ar keturis užsakymus iš klientų, o dar kelis ruošiamasi.

Mato, kad pasaulis gražus, viskas gerai, dabar turės kalną pinigų. Tuo pačiu jis tikisi, kad nuo pirmo mėnesio užsakymų dar bus gana daug, nes klientai sako: „Taip, užsakysime ir sumokėsime, tik dar ne laikas“. Vadovas tikisi šių įsakymų.

Jūs turite tai suprasti Kuo daugiau laiko praeina, tuo mažesnė tikimybė, kad klientas tikrai sumokės. Todėl trečią mėnesį iš penkių galimų užsakymų vadovas turės tik vieną pardavimą ir keturis atsisakymus. Tuo tarpu antrą mėnesį buvo atvirkščiai – iš penkių galimų užsakymų pirmąjį mėnesį jis turėjo tris ar keturis užsakymus ir vieną atsisakymą.

Antrojo mėnesio pabaigoje pardavimų vadovas tikisi turėti daugybę klientų dėl atlikto darbo. Jis pradeda dirbti ne taip aktyviai, tikėdamasis, kad kitą mėnesį gaus krūvą užsakymų iš pirmojo mėnesio, kurie vis dar laukia. Tačiau greičiausiai pirmojo mėnesio užsakymai nepasieks laukiamo kiekio ir bus didelis nuosmukis.

Daugelis vadovų taip gyvena. Du mėnesius jie dirba kaip arkliai. Tada jiems atrodo, kad viskas gerai, mechanizmas veikia. Jie nustoja būti aktyvūs ir prasideda nuosmukis. Vieną ar du mėnesius išbuvę be pinigų, vėl pradeda dirbti, kiek gali. Iš pradžių kilimas, paskui nuosmukis – ir taip nuolat.

Visa tai vyksta todėl, kad vadovai dirba netolygiai. Tai yra psichologijos klausimas. Pardavėjai mato, kad užsakymų yra daug, o tai reiškia, kad jie gali sau leisti pailsėti. Tai žmogaus prigimtis. Net jei jie supras, kad negali to padaryti, jie vis tiek elgsis taip.

Čia svarbu viską matanti vadovo akis ir planuojant susitikimus.

Žvelgiant į dabartines ataskaitas, galima pastebėti darbuotojų aktyvumo mažėjimą. Matote, kad vadovas pradėjo daug mažiau skambinti per „šaltus“ kontaktus. Jūs suprantate, kad jei tai tęsis, po dviejų savaičių bus nuosmukis. Net jei vadovas sako, kad viskas gerai, kad daug užsakymų, o dabar nelabai skambina, nes reikia tvarkyti senus klientus, supranti, kad taip nėra.

Siekiant išvengti tokių situacijų, pardavimų skyrius reikalauja kasdienių planavimo susitikimų, kuriuos rengia vadovas. Kiekvieną dieną anksti ryte turite surengti planavimo susirinkimą. Jei tai darysite dienos metu, tai prieš planavimo susirinkimą darbuotojai viską darys nerūpestingai, o realiai dirbti pradės tik po pietų.

Turite suprasti, kad jūsų darbuotojai sakys: „Koks planavimo susitikimas? Mano darbas dega, o jūs verčiate mane dirbti beprasmį darbą. Tačiau susitikimų planavimas visai nėra beprasmis darbas. Jums, kaip verslo vadovui, pirmenybė teikiama administraciniam darbui (vadovams yra atvirkščiai: jie turi kuo greičiau pritraukti klientą). Kodėl taip yra? Nes esate verslininkas. Jums svarbu, kad sistema veiktų ir tinkamai veiktų. O sistema sukurta būtent ant administracinio darbo. Be to viskas tiesiog subyrės.

Ką vadovai turėtų atsinešti į planavimo susitikimus? Kiekvieną rytą (pvz., 9:30) surenkate visus skyriaus darbuotojus. Kiekvienas iš jų atsineša praėjusios dienos skambučių ir susitikimų žurnalą, pardavimo ataskaitą. Pirmoji parodo, ką padarė vadovas, antroji – jo pasiektus rezultatus. Juos galima sujungti į vieną dokumentą, bet tada jis tampa pernelyg sudėtingas, todėl prasminga juos atskirti.

Kitas yra skambučių sąrašas. Tai taip pat privaloma. Vadovas (arba darbuotojas, kurio pareiga yra) jį paruošia praėjusios dienos vakare. Jei to nepadarysite, pirmoji dienos pusė bus skirta neskubiai ruošiant šį sąrašą.

Planavimo susirinkime pardavimų skyriaus vadovas pirmiausia patikrina kiekvieno darbuotojo ataskaitas. Jeigu kas nors nenormalu, tuomet ir tampa aišku kodėl: dėl objektyvių priežasčių ar dėl neatsargumo.

Toliau pardavimų skyriaus vadovas pateikia bendrą ataskaitą apie skyrių komercijos direktoriui arba įmonės vadovui. Tai turi vykti kiekvieną dieną. Jei kasdien nepriekaištauji ir nemotyvuoji savo vadovų, tada jie dirba daug prasčiau.

Iš knygos Mažmeninės prekybos tinklai. Efektyvumo paslaptys ir tipinės klaidos dirbant su jomis autorius Sidorovas Dmitrijus

20 priedas Darbo su tinklo klientais departamento nuostatų pavyzdžiai PATVIRTINTI generalinio direktoriaus_______________ Ivanovas I. "________" 200 _______________ Darbo su tinklo klientais departamento nuostatai 1. BENDROSIOS NUOSTATOS.1.1. Tinklo klientų skyrius yra

Iš knygos Efektyvus valdymas pateikė Keenanas Keithas

Susitikimų vedimas Susitikimai yra veiksmingas būdas bendrauti su žmonėmis, su kuriais dirbate. Nesvarbu, kaip dažnai matote vienas kitą kasdien. Jūsų bendravimas greičiausiai yra neformalus ir susijęs su planuojamomis kasdienėmis problemomis

Iš knygos McKinsey Tools. Geriausia verslo problemų sprendimo praktika pateikė Friga Paul

Interviu vedimas Netruko rasti pavyzdį, kaip interviu yra svarbūs už McKinsey ribų. Rašant šią knygą, būtent interviu tapo mūsų pirminių duomenų šaltiniu, o firmoje įsisavintos tokio tipo tyrimų atlikimo metodikos pasirodė esąs

Iš knygos Ilga uodega. Naujas verslo modelis pateikė Andersonas Chrisas

Apsipirkimas įvairių prekių skyriuje Tai, kas galioja bibliotekoms, dvigubai tinka mažmeninės prekybos parduotuvėms. Bent jau bibliotekose yra standartinė skirstymo į kategorijas schema – galima ieškoti kataloge, o patys bibliotekininkai dažniausiai supranta savo darbą. Vis dėlto pabandykite

Iš knygos 99 pardavimo įrankiai. Veiksmingi būdai užsidirbti pelno autorius Mročkovskis Nikolajus Sergejevičius

Randame skylių pardavimo sistemoje. Kur teka pinigai? (Pardavimo sistemos auditas) Prieš diegiant verslo procesų kūrimo sistemas į pardavimo skyrių, būtina išsiaiškinti du klausimus: 1. Kas trukdo įmonei vystytis?2. Kokios yra sistemos silpnosios vietos?

Iš knygos 100 rinkodaros paslapčių be išlaidų autorius Parabellum Andrejus Aleksejevičius

11. Webinarų vedimas Webinarai – tai seminarai, vedami internetu. Jų privalumas yra tas, kad Jūsų klientams nereikia niekur keliauti. Visą reikalingą informaciją jie gaus sėdėdami namuose šiltai ir patogiai Taip pat, jei turite internetinę parduotuvę, galite

Iš knygos Pardavimo aritmetika. Pardavėjo valdymo vadovas autorius Aslanovas Timūras

5 skyrius Pardavimo būdai. Pardavimų didinimo būdai Pardavimų technikos įkainotos Iki 2008 m. vidurio daugelyje Rusijos rinkos sektorių pardavimų vaizdas buvo visiškai rožinis. Viską pirkome iš visų. Pabrango nafta, augo bendros įmonių ir gyventojų pajamos.

Iš knygos Vidaus audito vadovas. Rizika ir verslo procesai autorius Kryshkin Olegas

Iš knygos Sėkmingas trumpas pristatymas autorius Shestakova Evgeniya ne Murmanskas

Renginio vedimas Pagrindinis principas – emocingumo ir informacijos turinio pusiausvyra. Norėdami sustiprinti savo poveikį, naudokite visas turimas priemones: žodines ir neverbalines. Man labai artimas Alberto Mehrabiano aprašytas modelis. Rusijoje jie taria jo pavardę

Iš knygos „Didžioji parduotuvės direktoriaus knyga 2.0“. Naujos technologijos pateikė Krok Gulfira

Iš knygos „Verslo klonavimas“ [franšizė ir kiti greito augimo modeliai] autorius Vatutinas Sergejus

Pardavimo sistemos kūrimas ir pardavimų pradžia Taigi, sunkiausia dalis baigėsi, dabar jūs turite spręsti naujas problemas. Jums padės franšizės plėtros verslo planas ir kiti dokumentai, pagal kuriuos kursite pardavimus. Jūs jau esate suplanavę pardavimo apimtis

Iš knygos Google AdWords. Išsamus vadovas pateikė Geddesas Bradas

Iš knygos Galvų medžioklė. Efektyvios įdarbinimo technologijos. Konkurencija, trūkumas, įdarbinimas, personalo vertinimas autorius

Konkurso vykdymas Yra keli pagrindiniai konkurso organizavimo principai. Konkurse nepamatysi nė vieno sau tinkamo darbuotojo. Todėl jūsų tikslas – iš visų atėjusiųjų atrinkti mažiausiai netinkamą. Jie yra molis, iš kurio lipdysite jums reikalingus daiktus.

Iš knygos Pardavimo skyriaus kūrimas. Ultimate Edition autorius Bakštas Konstantinas Aleksandrovičius

Pardavimų skyriaus darbuotojų mokymo programa 1 tema. Pardavimų skyrius Pagrindinis pardavimų skyriaus tikslas: stambių verslo klientų paieška ir pritraukimas į Bendrovę; sandorių sudarymas tiek su didelėmis korporacijomis ir pramonės šakomis, tiek su individualiais asmenimis

Iš knygos „The Ultimate Sales Machine“. 12 patikrintų verslo efektyvumo strategijų pateikė Holmesas Chetas

Pagrindinės technologijos ir pardavimo standartai pagal aktyvaus pardavimo etapus Pažiūrėkime, kokie dokumentai ir kokia seka naudojami įvairiuose pardavimo skyriaus etapuose.1. Tikslai ir pardavimo planai Tarkime, kad turime verslą, kuris yra visiškai pasirengęs pradėti pardavimą. Valgyk

« RAM“- kasdien vykstantis trumpas susirinkimas, kurio tikslas – išklausyti ataskaitas apie užduočių vykdymą, išsikelti naujas užduotis, o svarbiausia – operatyviai spręsti iškilusias problemas. Minimalios diskusijos. Be analizės ir grįžtamojo ryšio, „operatyvininkas“ atlieka „motyvatoriaus“ vaidmenį, ty paruošia darbuotojus naujai dienai, kad jie pabustų, gautų geros nuotaikos užtaisą ir pradėtų eiti pareigas.

1. „Operatyvinis“ vyksta kasdien 9.30 val., internetu arba domofonu. Praleidžiamas laikas neturi viršyti 15 minučių. Už operatyvinių operacijų vykdymą atsakingas įmonės vykdomasis direktorius.

2. „Veiklos grupės“ dalyvių sudėtis – įmonės struktūrinių padalinių ir filialų vadovai.

3. „Operatyvinio susirinkimo“ metu nekelti diskusijų klausimų, kuriuos galima išspręsti darbingai, priimtini paaiškinimai, o ne diskusijos.

4. Operacijoje dalyvaujantys vadovai ir specialistai turi planuoti savo darbo dieną taip, kad jų buvimas būtų privalomas.

5. Jeigu kuris nors iš dalyvių dėl objektyvių priežasčių negali atvykti į „operatyvinį“ posėdį, jis privalo apie tai iš anksto pranešti vykdomajam direktoriui, taip pat raštu pateikti pavestų užduočių atlikimo ataskaitą ir sąrašą. einamaisiais klausimais.

« Planavimo susirinkimas„- ilgesnis posėdis, vykstantis 2 kartus per mėnesį, kurio metu stebimi ir keliami ilgesnio laikotarpio tikslai, stebimi pagrindiniai veiklos rodikliai, tarp jų ir finansiniai, supažindinami su naujais įsakymais, nurodymais padalinių vadovams, priimami sprendimai. dėl tam tikrų išteklių paskirstymo, dabartinių prioritetų nustatymo, taip pat apibendrina praėjusio laikotarpio rezultatus.

1. „Planavimas“ vyksta du kartus per mėnesį (kiekvieną antradienį) 17:00 val., praleistas laikas neturi viršyti 1,5 val. Renginio vieta nustatyta ir paskelbta anksčiau laiko. Už „planavimo susirinkimų“ vedimą atsakingas įmonės vykdomasis direktorius.

2. „Planavimo susirinkimo“ dalyviai yra įmonės struktūrinių padalinių ir filialų vadovai. Esant poreikiui, „planavimo susirinkimas“ gali būti rengiamas išplėstiniu formatu, į jį gali būti kviečiami kiti įmonės darbuotojai.

3. „Planavimo susirinkimo“ metu nekelkite diskutuoti klausimų, kuriuos galima išspręsti darbingai, yra priimtini paaiškinimai, o ne diskusijos. Ankstesniuose planavimo susirinkimuose iškeltų uždavinių įgyvendinimo ataskaitos pateikiamos atsakant į klausimus: „Kas buvo numatyta? Kas padaryta? Kas nepadaryta ir kodėl? Kokių papildomų veiksmų reikia imtis norint pasiekti rezultatą? Prieš planavimo susirinkimo pradžią kiekvienas jo dalyvis turi sudaryti spręstinų klausimų sąrašą.

4. Efektyvaus „planavimo susirinkimo“ rezultatas yra priimtas sprendimas. Apibendrinant būtina aiškiai suformuluoti, kokius veiksmus reikia atlikti, jų atlikimo terminą, taip pat įvardyti atsakingi asmenys, kontroliuojantys konkrečios užduoties įgyvendinimą.

5. „Planavimo susirinkimo“ protokolą saugo vykdomasis direktorius, kurio kopija per 1 dieną įteikiama visiems dalyviams.

6. „Planavimo susirinkime“ dalyvaujantys vadovai ir specialistai savo darbo dieną turi planuoti taip, kad jų dalyvavimas būtų privalomas.

7. Jeigu kuris nors iš dalyvių dėl objektyvių priežasčių negali atvykti į „planavimo posėdį“, jis privalo apie tai iš anksto pranešti vykdomajam direktoriui, taip pat raštu pateikti pavestų užduočių vykdymo ataskaitą ir sąrašą. dabartinius klausimus.

Direktorius ____________________________

(1 vidutinis balsas: 5 iš 5)

Dirbdamas su klientais matau, kad beveik kiekvienas vadovas (vienas, penki ar 100 jam pavaldžių žmonių – nesvarbu!) surengia planavimo pasitarimą arba penkių minučių susitikimą ryte ir beveik visi tai daro neefektyviai. Kaip man tai suprasti? Tai labai paprasta: kiekvienas iš vadovų vienaip ar kitaip yra nepatenkintas rytinio susirinkimo rezultatais. Mano straipsnis apie tai, kaip tai ištaisyti, taip pat pridedamas, kad padėtų jums (Norėdami gauti prieigą, turite) .

1 veiksmas. Išreikškite rytinio planavimo susitikimo efektyvumo diagnostiką

Jei sutinkate su teiginiu, pažymėkite langelį šalia pareiškimo:

Darbuotojai reguliariai vėluoja į rytinius planavimo susitikimus arba eina nenoriai
Kiekvieną dieną rytinis susitikimas turi skirtingą trukmę
Rytiniai susitikimai trunka ilgiau nei 15 minučių
Darbuotojai išeina iš susirinkimo nervingi, sunerimę ar nepatenkinti
Esate linkę manyti, kad ryto planavimo susitikimai yra nenaudingi - palaipsniui nustojate juose matyti prasmę
Darbo dieną nuolat blaškotės darbuotojų, tenka su jais aptarti įvairias problemas
Visą dieną beveik kiekvienam darbuotojui tenka aiškinti tą patį.
Darbuotojai neprisimena, ką jiems pasakėte per rytinį susirinkimą
Nepaisant to, kad užduotis buvo nustatyta ryte, ji dažnai neįvykdoma vakare
Kiekvieną dieną jūsų darbuotojai daro tas pačias klaidas

Jei pažymėjote bent vieną elementą, turite persvarstyti rytinių susitikimų vedimo būdą, atsižvelgdami į savo tikslus.

2 veiksmas. Nustatykite rytinio planavimo susitikimo tikslą.

Kaip ir bet kurioje veikloje, jūs turite aiškiai apibrėžti sau: kokių rezultatų norite pasiekti rengdami rytinius planavimo susitikimus? Ir pagal užsibrėžtus tikslus suformuluokite veiksmų planą.

Iš sąrašo pasirinkite jus dominančius tikslus:

Darbuotojų motyvacija

Visi aukščiau išvardinti tikslai turi būti jūsų darbe su komanda, tačiau ne visus juos turite išsikelti sau, kai surengsite rytinį susitikimą.

Pavyzdžiui, patirties mainus ir mokymus galite vesti kas savaitę ir ne ryte, o specialiai tam skirtu laiku, o visos problemos ir klausimai surenkami ir aptariami būtent tada.

Tuo pačiu turite suprasti, kad jei nekeliate sau tikslo motyvuoti savo darbuotojus ryte, tada jums nereikia tikėtis laimėjimų - jų nebus :)

Dabar išsamiau apie tai, kaip pasiekti kiekvieną iš tikslų.

Dienos/savaitės užduočių/dėmesio planavimas ir nustatymas

Per dieną turėtų būti ne daugiau kaip trys užduotys ir vienas dėmesys. Idealus variantas, jei to neišreikšite, bet kiekvienas darbuotojas savarankiškai pasako, ką pasieks iki dienos pabaigos ir į ką šiandien skirs didžiausią dėmesį.

Tikslai turi būti pasiekiami, konkretūs ir išmatuojami, tai yra skaičiais! Nustatykite tikslus naudodami SMART metodą(galite perskaityti, koks tai metodas .

Visi žmonės geriau suvokia vaizdinį informacijos pateikimą, todėl pagrindines užduotis geriau surašyti lentoje, o pokalbio metu akcentuoti dienos dėmesį (tiesiogine to žodžio prasme).

Jei vadovas nustato užduotis, tai geriau, jei darbuotojas savo užduotis užsirašytų ir į dienoraštį.

Darbo problemų rinkimas, darbuotojų atsiliepimai

Svarbu bendravimą kurti dviem kryptimis: ne tik tu, kaip vadovas, pasakai apie tai, kokios problemos iškilo per praėjusią dieną, bet ir reikia pratinti kalbėti apie savo sunkumus, iškilusius darbo procese. Dažnai darbuotojai savo problemas laiko nereikšmingomis, jas aptarinėja tik tarpusavyje, o vadovybei jų neišsako.

Būtina sukurti pasitikėjimo lauką, todėl pirmiausia, skatinant aktyvumą, vadovas visada priima visas darbuotojų išsakytas problemas (net jei jos, jo nuomone, nedidelės ir nesvarbios). Antra, visada ieškokite kaltininko, o ne kalto. Trečia, paskirkite atsakingą asmenį už problemos sprendimą ir nustatykite terminą jos pašalinimui, o pagal atlikto darbo rezultatus informuokite, kad problema išspręsta.

Keitimasis patirtimi, darbuotojų mokymai

Taip pat galite vesti mini mokymus: peržiūrėti arba pakartoti su darbuotojais standartinius kalbos scenarijus, produktų pranašumus, atsakymus į prieštaravimus, esamas įmonės akcijas ir kt. Treniruotės metu kalbate ne tik jūs;

Kiekvieną dieną mokykite juos ko nors naujo ir naudingo. Visada tobulinkite savo darbuotojus!

Padidėjusi komandinė dvasia

Visų pirma, bendraudami vartokite tokius žodžius kaip „mes“, „mūsų komanda“.

Nurodykite įmonės naujienas, vidines organizacines problemas ir organizacijos sėkmę (net ir mažą) per pastarąją dieną. Net jei jūsų įmonė turi įmonės el. paštą, ne visi jį skaito, todėl gali būti paskelbtos pagrindinės ir įdomios naujienos. Net jei naujienos nėra geros, kaip komanda galite kartu pagalvoti, ką galima padaryti šioje situacijoje.

Nepamirškite paskelbti specialių ir reikšmingų darbuotojams datų (pačių darbuotojų, jų vaikų gimtadieniai, darbo įmonėje metinės, dalyvavimas konkursuose ir kt.)

Darbuotojų motyvacija

Norint suteikti komandai teigiamą požiūrį visai ateinančiai dienai, būtina:

rasti už ką pagirti ką nors iš komandos (geriausia už pardavimą, kokybę ir pan.; kliento padėka; sudėtingos ar nestandartinės problemos sprendimas ir pan.);
Keldami dienos užduotis, paaiškinkite, kaip užbaigimas turės teigiamos įtakos bendriems įmonės tikslams, t.y. būtina parodyti, kad kiekvienas darbuotojas yra svarbus;
vartokite veiksmus skatinančius žodžius: „Darom!“, „Parodyk, ką sugebi!“ ir tt
vartokite žodžius, rodančius jūsų tikėjimą jais: „Galime“, „Padarysime“, „Įrodysime“, „Esu tikras“ ir kt.

Niekada nebarkite darbuotojo rytiniame susirinkime, kaip ir neišreikškite nepasitenkinimo visu kolektyvu – ryte tik teigiami dalykai!

3 žingsnis. Planavimo susirinkimo nuostatų parengimas.

Priklausomai nuo to, kokį rytinį planavimo susitikimą sau nustatėte, turite parengti jo įgyvendinimo taisykles. Geriausia jį atsispausdinti ir pakabinti rytinėje susitikimų zonoje.

Nuostatuose turi būti nustatytas planavimo susirinkimo pradžios ir pabaigos laikas. Tai turėtų būti ne daugiau kaip 15 minučių, kad informacijos suvokimo lygis būtų maksimalus. Taip pat būtina parengti įgyvendinimo planą, t.y. seka, apie ką kalbėsite. Rekomendacijos plano sudarymui:

Atminkite, kad planavimo susitikimą turite pradėti ir baigti teigiamai. Todėl planavimo susitikimą pradėkite nuo pasisveikinimo, pabrėžkite kai kuriuos pastarosios dienos pasiekimus (atskiro darbuotojo ar visos komandos). Ir baigti sveikinimais, geros dienos linkėjimais ir fraze, skatinančia veikti.
Po pasisveikinimo galite pranešti apie praėjusios dienos darbo rezultatus ir pagal juos išsikelti einamosios dienos tikslus.
Mini treniruotės arba patirties mainai, kurie skirti padėti pasiekti tai dienai užsibrėžtus tikslus, turi būti atliekami iškart po nurodytų užduočių.
Būtina gauti grįžtamąjį ryšį iš darbuotojų – patartina tai daryti susitikimo pabaigoje, nes galima tik nustatyti standartinį diskusijų laiką ir užtikrinti, kad planavimo susirinkimas neužsitęs, būtina kontroliuoti šį procesą. Jei matote, kad aptariama problema yra sudėtinga ir jai išspręsti prireiks daugiau nei 2 minučių, suplanuokite atskirą posėdį šiuo klausimu arba nurodykite asmenį, atsakingą už jos sprendimą.

Rytinio planavimo susirinkimo vedimo taisyklių šablonas:

Rytinio susitikimo tvarkaraščio užpildymo pavyzdys(kad gautumėte prieigą prie visos jums reikalingos nemokamos papildomos medžiagos):

Planavimo susirinkimo nuostatų šabloną patariu atsispausdinti keliais egzemplioriais ir kasdien ruošiantis jame pasižymėti, ką norima pasakyti tiesiogiai.

4 žingsnis. Pasiruošimas rytiniam planavimo susirinkimui.

Geras pasiruošimas yra 90% sėkmės, todėl, kaip ir bet kuriam renginiui, reikia pasiruošti ir rytiniam planavimo susitikimui.

Geriau tai padaryti išvakarėse ir būtinai tai padaryti raštu!

Užduotis nustatote atsižvelgdami į tai, kokius mėnesio tikslus esate išsikėlę sau ir kokiame jų įgyvendinimo etape esate, taip pat pagal tai, kokie jie būna per darbo dieną.

Prie kiekvieno įgyvendinimo plano punkto užsirašykite, ką pasakysite: prisiminkite dienos sėkmes ir iškilusius sunkumus, naujienas ir įvykius; pagalvokite ir paruoškite mini mokymus.

Iš pradžių pasiruošimas gali užtrukti gana daug laiko, tačiau palaipsniui jį reikėtų sutrumpinti iki daugiausiai 10 minučių.

5 žingsnis. Planavimo susirinkimo vedimas.

Paimkite į rankas atspausdintas taisykles, nusišypsokite, pažiūrėkite į taisykles ir pradėkite susitikimą. Tuo pačiu nepamirškite žiūrėti savo laikrodžio, kad susitikimas netruktų ilgiau nei 15 minučių.

Proceso metu atkreipkite dėmesį į darbuotojų reakciją į kiekvieną taisyklių punktą, kad galėtumėte išanalizuoti, kokia informacija buvo įdomi, o kuri nelabai. Jeigu kažkas buvo neįdomu arba neatnešė laukiamo rezultato (reakcijos), tuomet reikia pagalvoti, kiek ši informacija svarbi, ar galima ją pašalinti, ar kaip pakeisti jos pateikimą, kad padidėtų darbuotojų susidomėjimas.

Jums, be abejo, pagrindinis jūsų susitikimų efektyvumo kriterijus turėtų būti veiklos lygis, pardavimai ir paslaugų kokybė. Jei dinamika teigiama, vadinasi, viską darote teisingai, kitu atveju mes visada pasiruošę dirbti su jumis individualiai!

Klausykite straipsnio: