Kaip planuoti ir išspręsti visus savo reikalus: nuoseklios instrukcijos. Davidas Allenas

Mano istorija bus padalinta į 2 dalis:

• Apie GTD techniką, jei kas nežino ar jau pamiršo.
• Apie konkrečias darbo su GTD priemones ir konkrečius pavyzdžius iš mano asmeninės praktikos.

0. Pratarmė

Kokia yra įprasta projektų vadovo diena?

Klientas skambina. Komanda pokalbyje klausia, kodėl API specifikacija skiriasi nuo techninės specifikacijos. Oro kondicionierius pučia ant Vasijos. HR nerimauja: Miša atėjo vilkėdama švarius, išlygintus marškinius. Neik į mišką – niekšas putoja pokalbiui. Reikia patikslinti laiko juostą. Dar kartą patikrinkite užduotis sekimo priemonėje. Klientas vėl skambina. Kažkas į pokalbį įmetė juokingą nuotrauką. Kolegė paprašė manęs pasirūpinti jo reikalais, kol jis atostogauja. Klientas vėl skambina. Manau, kad greitai bus išleista. Gerai būtų nepamiršti vakare nusipirkti maisto namams, antraip žmona jį supjaustys. Priekyje mes šiek tiek atsiliekame. Būtų gerai perskaityti šį straipsnį. Oho, jau 19:00. Kada isleidimas?

Ar atpažįstate save? Siaubinga? Tada šis straipsnis skirtas jums.

Jei to neatpažįstate, jums pasisekė. O gal galite padaryti dar daugiau?

1. Įvadas

Kas yra GTD?

GTD ( Pabaigti darbus ) – asmeninio efektyvumo didinimo technika, sukurta David Allen ir aprašyta to paties pavadinimo knygoje. Pavadinimas gali būti išverstas kaip „Kaip padaryti viską iki galo“.

Pagrindinė mintis yra ta, kad norint efektyviai dirbti ir augti su savimi, pasiekti kažką daugiau, reikia švaraus proto. Nes:

• Neįmanoma atlikti sudėtingų užduočių, jei neaišku, ką daryti. Nuolatinis mąstymas, ką daryti, ir tai, kad užduotis neatlikta, trukdo dirbti.
• Kasdienė rutina (mažos užduotys) blaško dėmesį. Tai sukelia diskomfortą, užduotys „kabo atmintyje“ ir atima harmonijos jausmą.

GTD yra apie tai, kaip nieko nepamiršti ir nieko nepamiršti tuo pačiu metu.

2. Apie GTD

Kaip suprasti, kad tau to reikia:

• Jūs sumažinate sudėtingą laiko juostą kritiniam projekto etapui. Turite atsižvelgti į daugybę rizikų ir teisingai paskirstyti užduotis tarp išteklių. Kažkas siunčia juokingą nuotrauką VK. Kita valanda praleidžiama žiūrint antrarūšius viešus puslapius.
• Šį vakarą turime peržiūrėti ir susitarti dėl įgaliojimų. Kitos savaitės pabaigoje vyks pristatymas su klientu. Padaryti pristatymą naudojant „PowerPoint“ ar dar geriau „Google“ skaidrėse? Būtų gerai sužinoti, kur yra jų biuras. Ar turėčiau dėvėti kostiumą ar pasirodyti kaip įprasta? (Techninių specifikacijų patvirtinimas užtruko 2 dienas.)
• Po rytinio planavimo susitikimo turėtumėte pagalvoti apie namų atnaujinimą vonioje. Užduotis išsikelsiu vėliau, prieš miegą. Be to, po 2 valandų vyksta mitingas. Kodėl imtis darbo? Vis tiek daug ko negalėsiu padaryti.

Čia verta atskirai pakalbėti apie žmogaus daugiafunkcinį darbą. Tema diskutuotina. Pavyzdžiui, žiūrėkwikipedia.

Du svarbūs aspektai:

• Daugelis mokslininkų mano, kad A) daugiafunkcinis darbas neegzistuoja; B) Laikas greitai perjungti užduotis tampa kliūtimi.
• Daugiafunkcinis darbas padidina klaidų skaičių.

Ir čia mums reikia GTD.

Nes štai ką GTD siūlo problemoms išspręsti:

• Užsirašyk, neįsimink.
• Klasifikuokite (į kontekstą ir svarbą) ir išskaidykite (nustatykite paprastus sudėtingų užduočių veiksmus).
• Peržiūrėkite užduočių sąrašą.

1. Ką turėtum užsirašyti?

Viskas, su kuo reikia ką nors padaryti. Gaunami laiškai, atidaryti naršyklės skirtukai, nesurūšiuoti failai darbalaukyje, nebaigta knyga, grąžtas, kurio negrąžinome kaimynui (primena, kad reikia pakabinti lentyną).

2. Kaip įrašyti?

A) Suskirstykite jį į „kontekstus“. Pavyzdžiui, viskas, kas priklauso 1 projektui, patenka į 1 aplanką. Remonto atlikimas yra atskiras sąrašas. Pirkite vasarnamiui - atskiras sąrašas. „Kontekstai“ yra pagrįsti vieta / veiksmu. Kontekstai iš pradžių susiję su vietomis, bet mūsų kalba apie projektus.

B) Išskaidyti. Tai yra, nerašykite „Prisijunkite prie naujo projekto“, o nustatykite mažesnes užduotis: „Surinkite kūrimo komandą“, „Peržiūrėkite dokumentaciją“, „Susipažinkite su klientu“ ir kt.

3. Kaip atlikti peržiūrą?

Kasdien tikrinkite savo užduočių sąrašą. Uždarykite atliktas užduotis ir nustatykite naujas. Jei užduotis neatliekama, suformuluokite ją iš naujo arba išskaidykite.

3. Įrankiai

Pokalbis apie įrankius bus projektų vadovo požiūriu. Bet viskas, apie ką aš kalbu, gali būti pritaikyta bet kam

Mūsų užduotys:

• Taikykite GTD savo kasdienei darbo eigai.
• Mažiau blaškykites ir darykite daugiau.
• Greitai įsitraukite į užduočių atlikimą.

Pažanga suteikė mums debesų technologiją ir nešiojamus įrenginius, ir tai yra geriausia, kas mums gali nutikti organizuojant užduotis.

Ką aš asmeniškai naudoju:

• iPhone/iPad/MacBook
• Gmail ir kitos Google paslaugos
• Wunderlist
• Evernote
• LastPass

1. iPhone/iPad/MacBook

Vieninga ekosistema. Visuose įrenginiuose yra įmontuotos galimybės pasinerti į darbą. Pranešimų ir priminimų išjungimas, duomenų sinchronizavimas, patogi paieška, prieinamos programos ir paslaugos ir pan.

Patarimai ir triukai:

• Skambučiai ir žinutės
• Pastabos ir priminimai
• „Spotlight“ paieška
• Virtualūs staliniai kompiuteriai

2. Gmail ir kitos Google paslaugos

„Gmail“ yra svarbiausias įrankis vadovo darbe ir viena pagrindinių „gautųjų“. Štai kaip atrodo mano dėžutė. „Gmail“ iš esmės turi 3 „žudikių“ funkcijas:

• Spartieji klavišai
• Automatinis filtravimas
• Paieška

Visus gaunamus laiškus filtruoju pagal projektą ir pagrindinę būseną: A) Reikia imtis veiksmų; B) Turite vadovautis atsakymu. Automatinis filtravimas leidžia sutaupyti laiko ir automatiškai viską rūšiuoti į etiketes.

Taip pat galite matyti švarią gautuosius. Būtent taip jis turėtų atrodyti dažniausiai.

3. Wunderlist

Wunderlist - Gmail asistentas. Tai „todo“ paslauga, prieinama visose darbalaukio ir mobiliosiose platformose. Jis gali tvarkyti užduotis pagal kategorijas ir datas, siųsti pranešimus, sudaryti kontrolinius sąrašus ir rašyti komentarus apie užduotis, taip pat galite pridėti failus. Yra bendradarbiavimo funkcija. Apskritai, paprastas įrankis, kuriame yra viskas, ko reikia.

Štai kaip šiandien atrodo mano užduotys.

4. Evernote

„Evernote“ yra debesies pagrindu sukurta bloknoto pakaitalas. Labai galingas įrankis, leidžiantis ne tik rašyti, bet ir prisegti failus. Patogiausia jį naudoti susitikimams ir skambučių ataskaitoms bei kitiems svarbiems įrašams. Pavyzdžiui, šitaip.

Kalendorius rūpinasi įvykių priminimais. Svarbiausia yra prijungti jį prie telefono ir kitų įrenginių. Nieko ypatingo.

6. LastPass

LastPass yra debesies paslauga, skirta kurti ir saugoti slaptažodžius. Prisimenu tik 3 slaptažodžius: Last Pass, asmeninį Gmail ir Steam. Visa kita saugoma debesyje.

5. Kaip pradėti

Kartą vienoje iš konferencijų iš kalbėtojo išgirdau, kas, mano nuomone, buvo puiki idėja. Jis teigė, kad pranešimai yra labai įdomūs, bet labai nenaudingi, jei po pranešimo negrįžtate namo ir pradedate tai, ką išgirdote, pritaikyti praktikoje.

Ką daryti dabar? Pažvelkite į savo kompiuterį ir liūdėkite.

1. Skirtukai vs. naršyklės langai

Ar jums patinka atidaryti milijoną skirtukų ir palikti juos vėlesniam laikui? Tai šlykštu. Pripažinkite sau nuoširdžiai – daugumos to niekada nepasieksite. Tačiau naršyklė suvalgys visą akumuliatorių ir RAM. Prireiks kelių minučių, kol jį paleisite iš naujo. Ir greitai rasti tai, ko jums reikia, bus neįmanoma.

Nelaikykite per daug. Naudokite kontekstus. Viena užduotis – vienas atidarytas langas ir minimalus skirtukų skaičius. Kai atliksite savo darbą, uždarykite langą.

2. Darbalaukis toks, koks buvo numatytas

Darbalaukis nėra vieta nuorodoms. Taip taip!

„Windows“ turi meniu Pradėti, OSX – „Spotlight Search“. Geriau nukreipti atsisiuntimų aplanką į darbalaukį. Dirbkite tik su tais failais, kurių dabar reikia. Likusi dalis yra šiukšliadėžėje.

3. Nulis gautųjų

El. laiškų neturėtų būti gautuosiuose. Tik tie, kurie ten pasirodė nuo paskutinio pašto patikrinimo. Maži dalykai – eik tiesiai į darbą. Dideli - archyve ir po etikete „Reikia padaryti“. Kaip sakoma, laikykite savo pašto dėžutę švarią. Taip pat galite patikrinti savo el. paštą kartą per kelias valandas. Niekas nuo to nemirs.

6. P.S.

Tolimesniam apšvietimui:

• Tas pats straipsnis studentų konferencijos vaizdo įraše:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH kanalas „Pasakos iš projekto biuro“

„Išvalykite savo mintis. Tai sveikiau nei ištuštinti skrandį“.
~ Michelle de Montel

Šiandien kalbėsiu apie traškučius GTD technologijos kad leis galite nuveikti daugiau, mažiau pavargti, padidinti savo darbo efektyvumą, sumažinti stresą ir padidinti pasitenkinimą gyvenimu.

Ar žinote, kad jūsų sąmonė jums nuolat primins tuos dalykus ir užduotis, apie kurias galvojate atlikti, bet palikote be priežiūros?

Be abejo, jūsų smegenyse tarsi negyvas svoris jau kabo tūkstančiai neatliktų užduočių, neapdorotų procesų, kurie suryja jūsų vidinius resursus, jėgas, energiją, o jūs apie tai net nežinote. Visa tai sukelia stresą ir atima energiją. Blogiau atliekate naujas užduotis, nes jūsų galva pilna senų.

Apie tai, kaip pagaliau išvalyti galvą nuo visos šios informacijos ir pagerinti savo darbą bei gyvenimą, kalbu šiame straipsnyje.

Greičiausiai esate girdėję akronimą „GTD“, kuris reiškia „Getting-Things-Done“. Ši filosofija ar technologija tapo labai populiari, iš dalies dėl žiniasklaidos. Laikraščio „Guardian“ žurnalistas Davidą Alleną, GTD filosofijos autorių, pavadino žmogumi, kuris raginamas įvesti tvarką visatoje.

GTD yra ne tik laiko valdymo sistema, reikalinga užimtiems aukščiausio lygio vadovams, neturintiems asmeninio gyvenimo. Tai sistema, skirta optimizuoti ir organizuoti ne tik darbą, bet mąstymą, sąmonę, duoti nurodymus, kaip „išvalyti“ sąmonę nuo nereikalingos psichinės naštos, atverti erdvę kūrybai, naujoms idėjoms ir sukurti psichologines prielaidas patogiam ir organizuotam darbui. Ši sistema skirta verslininkui, turinčiam milijoną projektų, ir namų šeimininkei, kuriai reikia prižiūrėti vaikus, paliekant laiko grožinės literatūros skaitymui, ir moksleiviui, besiruošiančiam stoti į koledžą.

Nepaisant to, kad šis reiškinys yra gerai žinomas, ne visi žino, kas tai yra ir kaip jis gali padėti jums asmeniškai. Todėl šiandien tiesiogine prasme ant pirštų papasakosiu, kas tai yra. Perskaitę šį straipsnį galėsite įvesti tvarką į savo gyvenimą ir mąstymą šiandien ir beveik iš karto pastebėsite teigiamus šių gyvenimo naujovių rezultatus.

Kas paskatino mane pradėti tvarkyti savo reikalus?

Nerimo ir kaltės jausmas nekyla dėl per didelio darbo. Jis atsiranda automatiškai, kai pažeidžiate susitarimus su savimi.
~ Davidas Allenas

Neseniai susidūriau su būtinybe susitvarkyti savo darbo grafiką, kuriame atradau daug kliūčių. Maždaug prieš 10 metų dėl susikaupimo problemų man buvo be galo sunku ilgą laiką dirbti bet kokį darbą. Laikui bėgant aš pradėjau tobulinti savo dėmesį ir discipliną. Pradėjau mokytis atsipalaiduoti ir... Tai davė vaisių.

Galėjau sukurti savo projektą, jį reklamuoti, išeiti iš samdomo darbo ir pradėti dirbti sau, kaip ir svajojau. Jaučiau pažangą dirbant su savimi, o tai sustiprino ryškus kontrastas tarp mano dabarties ir praeities. Prieš kurį laiką negalėjau susidoroti su studijomis institute ir paprastu samdomu darbu, o dabar disciplinuotai dirbau savo projekto ir žmonių, kuriems jis naudingas, labui, dirbdamas diena iš dienos, savarankiškai, o ne „spaudžiamas“ “.

Tik tada pastebėjau, kad tai dar ne riba. Sėkmės jausmas nuo manęs laikinai paslėpė iškilusias darbo organizavimo problemas.

Turiu įvairiausių darbų: laiškai paštu, straipsniai svetainėje, komentarai, darbas su kurso „BE PANIKOS“ studentais ir kt. ir taip toliau. Visa tai reikalauja gero organizavimo. Apie jo nebuvimą supratau iš to, kad pašte susikaupė daug neskaitytų laiškų, tačiau pažymėtų kaip „svarbūs“. „Word“ failai su „2015 m. planais“ ir „2016 m. vasario mėnesio užduotimis“ buvo išmėtyti visame kietajame diske. Stalčiuose buvo sąsiuviniai su užrašais, idėjomis ir vėlgi užduočių, kurias turiu atlikti, aprašymais. Nereikia nė sakyti, kad labai retai atidariau šiuos failus ir peržiūrėjau šiuos sąrašus. Ir tai atsitiko ne tiek dėl mano disciplinos stokos, kiek dėl to, kad visa tai atrodė kažkokia nepatogi, sukeldama vidinį visų šių planavimo pratimų beprasmiškumo jausmą.

Supratau, kad vis dar neturiu laiko daug nuveikti, nors galėčiau ir daugiau.

Apskritai bandymai sudaryti organizuotą užduočių sąrašą ir, svarbiausia, jo laikytis, kartas nuo karto žlugo.

Žinoma, atlikdavau neatidėliotinas kasdienes užduotis, bet tuo pat metu pajutau, kiek „užduočių“ ir „idėjų“ buvo nežinioje. Visa tai lėmė, kad jaučiau mažesnį pasitenkinimą darbu. Būdavo dienų, kai leisdavau sau anksti baigti. Išėjau į lauką, sėdau ant dviračio, bet užuot mėgavęsis laisvalaikiu, kurio nebūčiau turėjęs, jei dirbčiau biure, apėmė jausmas, kad kažko nepadariau, nepadariau. kažkas pavyko. Mano mintyse ėmė ryškėti perfekcionistinės nuostatos: „Aš turėčiau daryti daugiau“, „Aš nedirbu pakankamai sunkiai“. Bet supratau, kad problema ne darbo kiekyje, o jo organizavime.

Taigi nusprendžiau pradėti organizuoti visą savo darbo vietą. Pasiėmiau puikią Davido Alleno knygą „Getting Things Done“. Apie GTD sistemą girdėjau jau seniai, bet tik dabar nusprendžiau pažvelgti į ją atidžiau.

Kas yra GTD?

„Nebaigtas reikalas iš tikrųjų lieka nebaigtas dviejose vietose: realybėje ir tavo galvoje. Nebaigtas reikalas jūsų galvoje sugeria jūsų dėmesio energiją, nes persekioja jūsų sąžinę“.
~ Brahma Kumaris

Kai pirmą kartą gavau šią knygą, tikėjausi joje perskaityti keletą banalių laiko valdymo patarimų, kuriuos mačiau kituose šaltiniuose, pvz. „suskirstyti dalykus į svarbius ir nesvarbus“, „perduoti tai, ką galima deleguoti“.

„Tarkime, prieš dešimt metų žadėjai sau išsivalyti savo spintą, bet šiandien to nepadarei... galime sakyti, kad šiuo atveju tu spintą tvarkei 24 valandas per parą pastaruosius 10 metų!

Tačiau autorius kalba apie šį standartinį „laiko valdymo“ metodą kaip ribotą ir daugeliu atžvilgių neveiksmingą. Man patiko, kad Davidas Allenas nebesikreipia į svarstymus "efektyvus darbas", ir žmogaus sąmonės galimybės ir apribojimai. Sutvarkyti savo reikalus taip, kad jie neprieštarautų mūsų mąstymo ypatumams. GTD metodas yra visiškai pagrįstas išvadomis apie tai, kaip veikia mūsų smegenys, kaip jos kaupia informaciją, kaip apdoroja neišspręstas problemas.

Pagrindinė šios filosofijos psichologinė prielaida yra ta, kad bet kokios gyvenimo užduotys, nesvarbu, ar tai būtų svarbaus projekto užbaigimas, ar kelionė į vienuolyną meditacijos kurso, mūsų smegenys suvokiamos kaip neišspręstos ir laikomos atmintyje, sukeliančios psichinę įtampą. Mes neįforminame šių užduočių konkrečių tolesnių veiksmų forma išorinėje informacijos saugojimo sistemoje.

Neišsigąskite ir neskaitykite dar kartą šios pastraipos! Dabar paaiškinsiu, ką visa tai reiškia. Geras pavyzdys pateikiamas pačioje knygoje „Getting Things Order“. Tarkime, prieš dešimt metų pažadėjote sau išsivalyti savo spintą, bet šiandien to nepadarėte. Kaip jūsų smegenys saugojo ir apdorojo informaciją apie šią užduotį visus šiuos dešimt metų?

Faktas yra tas, kad psichologai yra įsitikinę, kad mūsų sąmonė, nustatydama užduotis, neturi idėjų apie praeitį ir ateitį. Šios idėjos egzistuoja tik konceptualiai, tačiau pačiuose informacijos apdorojimo algoritmuose sąmonėje jų nėra.

Jei pažadėsite sau kitą savaitę nuvežti automobilį į servisą ir tuo pačiu stengsitės išlaikyti šį įsipareigojimą atmintyje, tada jūsų protas patikės, kad turėtų tai padaryti dabar, šiandien nuolat tai primena. Ir rytoj taip pat bus skaičiuojama.

Užduotis bus būsena „Reikalingas skubus sprendimas“ kiekvieną dieną, kol nuvyksite į aptarnavimo centrą.

Grįžtant prie netvarkingos spintos pavyzdžio, šiuo atveju savo spintą tvarkėte 24 valandas per parą pastaruosius 10 metų! Jūsų sąmonė šią užduotį vertino kaip nebaigtą, palikdama jai vietą jūsų atminties erdvėje, sukeldama įtampą ir nepasitenkinimą dėl neatliktų darbų.

O norint išlaisvinti atmintį ir išlaisvinti mintis nuo nebaigtų procesų, kurių priminimai eikvoja jūsų protinius resursus (kaip ir foniniai procesai kompiuteryje sunaudoja procesoriaus ir atminties išteklius, todėl mašina lėtėja), reikia atlikti du pagrindinius veiksmus.

1. Perkelkite užduotį iš vidinės atminties (smegenų) į išorinę atmintį (kompiuterį, nešiojamąjį kompiuterį, planšetinį kompiuterį, telefoną)
2. Nuspręskite, koks bus kitas konkretus veiksmas, susijęs su atliekama užduotimi. Pavyzdžiui, visuotinę užduotį „sutvarkyti automobilį“ gali sudaryti daugybė paprastų veiksmų. Pats pirmasis veiksmas gali būti toks: „Internete suraskite tinkamų atsarginių dalių“.

Tokiu atveju jūsų sąmonė išlaisvins jūsų vidinę atmintį ir nustos nuolatos priminti, ko dar nepadarėte. Juk visas šias užduotis perkėlėte į išorinę sistemą.

Tai iš esmės yra pagrindiniai GTD technologijos taškai, nuo kurių viskas priklauso. Jei suprantate šį principą, tada jau turite bendrą supratimą apie tai, kas yra GTD. Tai efektyvaus reikalų valdymo, idėjų kūrimo sistema, kuri remiasi tiek išoriniu užduočių organizavimu įrašų, kalendorių, priminimo sistemų rėmuose, tiek vidiniu sąmonės darbo optimizavimu.

Be to, šie du lygiai yra tarpusavyje susiję. Išorinė tvarka yra būtina sąlyga ir įrankis organizuotai ir „grynai“ sąmonėms. Aiškus protas leidžia dirbti efektyviau* ir mažiau pavargti.

(*Nors vartoju žodį „darbas“, jis nereiškia vien tik profesinės veiklos. Šiame kontekste darbas susijęs su bet kokiu verslu. Planuoti atostogas taip pat yra darbas. Kaip ir mąstymas apie santykių su kitu problemą pusė).

1 patarimas – nuspręskite, koks bus kitas veiksmas

„Kai planuojate savo veiklą (įgyvendinimo ketinimą) ir nuspręsite, kokius veiksmus kokiame kontekste atliksite, beveik automatiškai prisiderinate prie norimo elgesio, užuot sudėję visą savo valią į kumštį ir verčiate save ką nors daryti.
~D. Allenas

Jei skaitote knygą „Kaip susitvarkyti reikalus“, tuomet suprasite, kad tai tiesiog pati auksinė taisyklė. Autorius nuolat prie jo grįžta. Be to, jis yra apsėstas mokyti visą pasaulį galvoti apie kitą veiksmą!

Taip, taisyklė svarbi, tačiau reikia laiko ir disciplinos, kad ji taptų įpročiu.

Faktas yra tas, kad mes, kaip taisyklė, apie problemas kalbame bendrai ir abstrakčiai. „Turime pasirūpinti, kad vaikas geriau mokytųsi“, „Aš turiu tapti ramesnis, kad mažiau dalyvaučiau konfliktuose“. Žinoma, reikia turėti omenyje bendrą vaizdą, tačiau norint viską užbaigti, reikia pereiti į kitą planavimo lygį, ty galvoti apie kitą veiksmą.

Mūsų svarstytuose pavyzdžiuose tai gali būti:

• „Internete raskite straipsnių apie valios, disciplinos ugdymą ir kovą su tinginimu. Arba knygyne susiraskite knygą šia tema“.
• "Perskaitykite apie tai, kokie yra atsipalaidavimo būdai."
• „Suplanuokite laiką pasikalbėti su sūnumi apie jo akademines problemas“.

Kitas veiksmas neturi būti fizinis veiksmas. „Pagalvokite, ar man apskritai reikia eiti į koledžą“ taip pat yra veiksmas. Galite tiesiog galvoti apie užduotį, jums nereikia pradėti. Tačiau žengę tik šį žingsnį, jau atlaisvinsite dalį savo smegenų.

Negalime išspręsti visų savo gyvenimo problemų. Todėl svarbu suprasti, kad sprendimas „nieko nedaryti“ yra ir sprendimas.

Šis renginys leidžia ne tik nuraminti mintis, bet ir pasikrauti motyvacijos. Daugelis užduočių, kai jas įsivaizduojame mintyse, atrodo neįmanomos arba labai sunkios. „O Dieve, aš turėsiu išardyti visą savo vasarnamį, tai begalinis darbas! Tačiau mums bus daug lengviau tai pradėti, jei sudarysime planą tokiais veiksmais: „Rasti tinkamus įrankius internete“. Tai lengviau, ar ne? Ir kai tai padarysime, jausime pasitenkinimą, kad esame vienu žingsniu arčiau galutinio tikslo.

2 patarimas – perkelkite į išorinę sistemą

Kaip galite prisiminti iš šio straipsnio, pasikliauti atmintimi yra ne tik nepatikima, bet ir neefektyvu naudoti smegenų išteklius. Todėl David Allen primygtinai rekomenduoja visas užduotis perkelti į išorinę sistemą, kad būtų atlaisvinta atmintis.

Išorinė sistema gali būti planšetė, telefonas, bloknotas, kompiuteris, užrašų knygelė. Bet kokia patogi laikmena, su kuria galite dirbti.

Beje, taip atrodo mano užduočių sąrašas po išankstinio apdorojimo. Iš ten pašalinau daug nereikalingų dalykų, dalykų, kuriuos jau buvau padaręs arba nusprendžiau visai nedaryti. Tai yra, pačiame pirmajame etape ir prieš taikant „dviejų minučių taisyklę“ (daugiau apie tai žemiau), ji buvo daug didesnė.

Nepakenktų pasakyti, kad užduočių sąrašas turi būti sutvarkytas, patogus ir pasiekiamas iš bet kurios vietos ir bet kuriuo metu. To reikia nuolat atnaujinti ir prireikus pakeiskite. Reikia su juo susisiekti pasiteirauti su juo apie jūsų projektų eigą.

(Tai yra, ne taip, kaip man (o gal ir tau): įvairiose mano darbo vietos vietose krūvos lapų ir sąsiuvinių, kurių niekada neliečiau.)

Ir žinoma!!! Kiekvieną užduotį reikia užrašyti kaip kitą veiksmą!

3 patarimas – tvarkykite užduotis pagal kontekstą

„Kažkam padaryti daug jėgų nereikia. Norint nuspręsti, ką daryti, reikia daug daugiau pastangų“.
~ Davidas Allenas

Nepastebėjau, kad knygoje būtų pateikta kokių nors tiesioginių patarimų, kaip suskirstyti užduotis pagal prioritetus. Davidas Allenas įsitikinęs, kad įvairių užduočių svarba mūsų sąmonei nėra tokia kritiška, nes tiek dideli, tiek maži rūpesčiai užima vietą mūsų sąmonėje ir mes turime juos visus atlikti (arba nuspręsti jų nedaryti). Neatlikta nereikšminga užduotis, informacija apie kurią saugoma mintyse, gali atitraukti jus nuo „svarbesnių“ reikalų. Tačiau tai yra puikus būdas organizuoti užduotis pagal kontekstą ar energijos lygį.

Kažkada pati iš dalies priėjau prie šio metodo intuityviai, bet paskui jį pamiršau dėl to, kad jo neįforminau ir neįpratau. Pavyzdžiui, yra didelis užduočių sąrašas. Kai kurioms užduotims atlikti reikia daug energijos.

Man tai yra „Atsakymai į pastabas ir parama studentams“, „Straipsniai“.

Kai kuriems to neužtenka, pavyzdžiui, „mokėti už prieglobą“, „dirbti su elektroninėmis sąskaitomis“. Galiu lengvai tai padaryti, kai neturiu pakankamai laiko straipsniams.

Sprendimai apie "ka as tureciau daryti dabar" Pirma, jie atėmė iš manęs daug energijos, antra, neigiamai paveikė mano motyvaciją. Neradau veiklos, kuri geriausiai atitiktų mano energijos lygį, todėl išėjau iš darbo, darbo dieną baigdamas liūdnai pagarsėjusiu jausmu, kad kažko nepasiekiau. Dabar, jei turiu mažai jėgų ir daug laiko, galiu tiesiog atlikti darbus, kuriems nereikia daug energijos. Galiu tik pažiūrėti sąrašą su pavadinimu "mažai energijos" ir ką nors iš to padaryti. Viskas išradinga yra paprasta!

Taip pat galite tvarkyti užduočių sąrašą pagal kontekstą, pvz., „prie kompiuterio“, „parduotuvėje“ ir tt Knygoje pateikiama daug kitų organizavimo būdų.

4 lustas – „Dviejų minučių taisyklė“

Gana paprasta, bet itin veiksminga taisyklė. Jei savo darbus suskirstysime į priminimų sąrašą, galime būti priblokšti dėl sąrašo dydžio. Laimei, yra geras ir paprastas būdas kruopščiai išvalyti.

Nereikia užsirašyti: „Atsakykite į draugo laišką, kai turite laisvo laiko“, jei šis atsakymas užtruks mažiau nei 2 minutes!

Tiesiog atsakykite dabar ir išlaisvinkite savo mintis bei užduočių sąrašą nuo šio reikalo. Kai perskaičiusi D. Alleno knygą ėmiau tvarkyti pašto dėžutę, ten aptikau daug neatsakytų laiškų. Žinoma, kažkada jas pažymėjau kaip svarbias užduotis, bet paskui jas pamiršau.

Dėl to, atlikęs apžvalgą, atsakiau į daug senų laiškų, ir tai neužėmė tiek daug laiko. Kai kurie mano skaitytojai gavo iš manęs atsakymą po metų! Prašau manęs neįsižeisti, tai perpildytos pašto dėžutės ir prasto reikalų organizavimo rezultatas. Dabar bandau atsakyti iš karto, jei suprantu, kad laiško skaitymo ir apdorojimo procesas užtruks mažiausiai 5 minutes. 2 minutės nėra griežtos, tegul kiekvienas pats nustato maksimalų laiko tarpą.

Apskritai „dviejų minučių taisyklė“ suformuluota taip. Jei apdorodami užduočių sąrašą rasite ką nors, ką atlikti užtruksite mažiau nei 2 minutes, tiesiog padarykite tai.

5 patarimas – užsirašykite idėjas

Tikrai pastebėjote, kad geriausios idėjos apie jūsų darbą ateina jums nedirbant! Todėl D. Allenas pataria visada po ranka turėti ką nors, kas padės išsaugoti idėjas: bloknotą, elektroninį planšetinį kompiuterį ir pan. Esmė ne tik ta, kad tai padės nepamiršti vertingų idėjų ir išlaisvins atmintį nuo informacijos. Taip, tai taip pat svarbu.

Allenas mano, kad „forma lemia principus“. Anot jo, žmogus „Gali būti pasąmoningas nenoras apie ką nors galvoti, nes neturi kur užsirašyti idėjų.

Aš tai išbandžiau ant savęs. Keliaudama po Indiją visada su savimi nešiodavausi arba bloknotą, arba telefoną, kad galėčiau užsirašyti mintis ir idėjas. Ir mano sąmonė jais tiesiog tryško. Užrašiau mintis kratydamas ant Indijos traukinių sėdynių, ant vaizdingų kalvų viršūnių, senovinių šventyklų griuvėsiuose, gulėdamas po Saule ar po ventiliatoriumi viešbučio kambaryje.

Pirma, buvau ramus dėl to, kad turėjau kur įrašyti kilusias idėjas, ir, antra, dėl to, kad man nereikėjo iš visų jėgų laikyti idėjų atmintyje, žinojau, kad galiu visada grįžk pas juos.

Žinoma, svarbu ne tik susiformuoti įprotį užsirašyti savo idėjas, bet ir reguliariai peržiūrėti šį sąrašą.

Beje, dabar taip pat užsirašau kitų žmonių citatas ir vertingas taisykles, o ne stengiuosi jas išlaikyti savo atmintyje.

6 patarimas – neatskirkite gyvenimo ir darbo

„Nesurinkti atviro tipo klausimai suvienodinami atsižvelgiant į jų keliamą įtampą ir jiems reikalingą dėmesį.
~ Davidas Allenas

Kaip jau rašiau, mūsų smegenims nėra daug skirtumų tarp užduočių: „užbaikite projektą darbe“, „aptarkite santykių su žmona problemą“. Abi užduotys užima mūsų atmintį ir eikvoja protinius išteklius, kad ir kur būtume – biure, namuose ar atostogaujant.

Ir praktinė išvada iš šio principo man tapo dideliu atradimu. Anksčiau, kai pradėjau dirbti, mintis apie asmenines ir gyvenimo problemas atidėliodavau vėliau. „Galų gale, aš dabar dirbu! Aš užsiėmęs!"- As maniau.

Bet iš tikrųjų tai, kad šios užduotys „kabo“ mano galvoje, gali trukdyti dirbti susikaupusiai ir efektyviai (čia turiu omenyje darbą įprasta prasme, kaip profesinę veiklą). Ir blogiausia, ką galime padaryti, tai palikti juos kaboti. Todėl kartais prasminga prieš sėdant į darbą išspręsti kai kuriuos neatidėliotinus šeimos reikalus, įprastines užduotis, net pagalvoti apie „filosofinius klausimus“, kurie jus tikrai kamuoja.

Akivaizdu, kad čia yra problemų. Galite taip ilgai pasinerti į šį mąstymą, kad niekada nepradėsite dirbti. Todėl būtina atidžiai ir sąmoningai laikytis šio principo. Kitas geras sprendimas būtų užsirašyti į savo darbų sąrašą: „Galvok apie gyvenimo prasmę“ ir išlaisvink galvą nuo priminimų apie tai.

7 patarimas – psichoterapijos nauda

„Nevaisingas ir nesibaigiantis minties kartojimas jūsų galvoje sumažina gebėjimą analizuoti ir veikti“.
~ Davidas Allenas

Negalėjau negalvoti apie šios technologijos pritaikymą psichologijos ir psichoterapijos srityje, neurozių, obsesinių būsenų ir destruktyvių nuostatų prevenciją.

Yra įvairių būdų atsikratyti įkyrių, neigiamų minčių. Kai kurie psichologai rekomenduoja tokias mintis atidžiai išanalizuoti. Kiti naudoja raminančius ir realistiškus teiginius.

Nors naudoju šiuos metodus padėdamas žmonėms, kenčiantiems nuo panikos priepuolių, suprantu, kad mūsų logikos galimybės nerimo ir panikos būsenoje yra labai ribotos, ir visada yra tikimybė, kad tokia analizė bus nukreipta prieš tai. kas juo naudojasi. Tad iš esmės rekomenduoju tiesiog kantriai nereaguoti į įkyrias mintis.

Tačiau taip pat manau, kad principai „nustatyti kitą veiksmą“ ir „susitelkti į tikslą“ gali būti labai gerai naudojami kalbant apie įkyrias mintis ir neigiamą požiūrį.

Tarkime, jūs kenčiate nuo hipochondrijos.

Tu manai: „Aš sergu baisia ​​ir mirtina liga“.
Gerai, dabar pagalvok: "Koks tolesnis veiksmas?"
„Turbūt turėtume eiti pasitikrinti. Bet šią savaitę jau buvau pas gydytojus, tyrimai nieko blogo neparodė!
Viskas stojo į savo vietas, ar ne?

Arba turite socialinę fobiją:

„Žmonės manęs nepriima, aš esu nieko vertas žmogus“

Koks tolesnis veiksmas?

„Aš dirbsiu, kad pagerinčiau savo socialinius įgūdžius ir pradėsiu nuo...“ arba/ir „išmoksiu priimti save tokią, kokia esu, ir pradėsiu nuo...“. Dažniausiai tiek pirmasis, tiek antrasis įgūdžiai reikalingi kartu sprendžiant nepasitikėjimo savimi, socialinio nerimo ir pan. problemas. Kito veiksmo suformulavimas ne tik padės pasiekti tikslą, bet ir parodys, kad tikslą pasiekti įmanoma!

Ir net jei tai neįmanoma, kitas veiksmas bus: „Aš nieko nedarysiu dėl šios problemos. Nes jo negalima pataisyti. Jei taip, kam apie tai galvoti?

Šis požiūris padės galvoti ne apie problemą, o apie jos sprendimą! Nerimastingi, įtarūs, neramūs žmonės dažnai yra labai susikaupę ties problemomis. „Aš turiu mažai draugų“, „baimė manęs nepalieka“, „visi apie mane blogai galvoja“ ir pan. Jie užduoda daugiau klausimų: „kodėl“, nei „ką su tuo daryti“, o tai tik sukelia naują nerimą ir bejėgiškumo jausmą.

Bet klausimas toks: "koks kitas veiksmas?" iš karto nukreipia jus į problemos sprendimo kelią (arba apsisprendimą nieko nedaryti), o tai gali išlaisvinti jūsų galvą nuo daugybės neigiamų, beprasmių minčių apie problemą. Apskritai, pabandykite!

Ką galite pasiekti naudodami GTD?

„Problema yra ne kūrybiškumo trūkumas, o kliūčių natūraliam kūrybinės energijos srautui pašalinimas.
~ Davidas Allenas

GTD metodikos taikymas yra kur kas didesnis nei darbo efektyvumo didinimas. Todėl praktiškai pritaikydami bent kai kuriuos šio požiūrio aspektus, patirsite ne tik padidėjusį produktyvumą, bet ir didesnį sąmonės aiškumą. Šios sistemos tikslas – ne tik priversti jus dirbti geriau, bet ir išlaisvinti galvą nuo nereikalingų minčių apie darbą ir neatliktų darbų. Kad galėtumėte lengvai paleisti mintis apie tai, ko negalite pakeisti, arba turėti paruoštą sprendimą tam, kam reikia jūsų veiksmų.

Ar galvojate apie galimybę perskaityti knygą apie produktyvumą ir tinkamą savo laiko planavimą?Knyga, apie kurią šiandien bus kalbama, praturtins ne tik nauja informacija, bet ir suteiks tikrą impulsą veiksmams. Autorius Davidas Allenas. Su GTD SISTEMA galimas produktyvumas be streso, teigia autorius. KNYGA BUS NAUDINGA VISIEMS, kuriems jau seniai laikas susitvarkyti savo reikalus tiek darbe, tiek asmeniniame gyvenime.

Davidas Allenas savo knygoje „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ siūlo unikalią dalykų organizavimo sistemą.

Tai ne klasikinis laiko valdymas, o sistema, skirta viską užbaigti - „Getting Things Done“ (GTD).

• Ką daryti, jei neturite laiko nieko daryti, jūsų nervai ant kojų, griebiatės už vieno ar kito dalyko, bet vis ką nors svarbaus praleidžiate?
• Kaip būti efektyvesniam versle, bet vis tiek mokėti atsipalaiduoti?
• Kaip „pažaboti“ savo rutiną?
• Kaip išmokti atskirti nesvarbius dalykus nuo svarbių ir teisingai išsikelti tikslus bei paskirstyti prioritetus?
• Kaip dirbti su gaunama informacija ir užduotimis?

Davido Alleno knyga „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ padės rasti atsakymus į visus šiuos ir daugelį kitų klausimų.

Nauja knygos versija (2015 m.), pataisyta, kad būtų atsižvelgta į šiandienines informacinių technologijų pasaulio realijas.

Knygoje pateikiamos paprastos priemonės ne tik leidžia pasiekti efektyvumo, bet ir moko, kaip neapkrauti smegenų įvairiais trukdžiais ir mintimis.

Čia daug pasakyta ir apie įpročius, nes norint praktiškai įdiegti GTD sistemą reikia

Davidas Allenas. Produktyvumas be streso yra prieinamas kiekvienam

Pagrindinė knygos mintis:

Iškraukite savo smegenis. Sąmonės aiškumas ir minčių tvarka yra svarbūs visiškam susikaupimui ir produktyvumui.

Nustokite sluoksniuoti mintis viena ant kitos, jas kramtyti, nuolat prie jų grįžti ir galiausiai nepriimti jokių sprendimų.

Ką daryti?

Norėdami tai padaryti, turite „perkelti“ sąrašus iš savo galvos į išorinę laikmeną. Kai smegenys nustos laikyti šiuos duomenis, jos nustos nerimauti ir galės susikoncentruoti į tikrąją užduotį.

Mintys nuolat šmėkščios galvoje kaip neramios bitės, kol suras savo avilį. Kai galva pilna įvairių minčių, apie kokį produktyvumą galime kalbėti?

Pagrindinė Davido Alleno taisyklė yra ta, kad bet kokia mintis turi būti užrašoma ir dedama į gautųjų lentyną.

„Gautieji“ – tai visos gaunamos idėjos, kvitai, priminimai, susitikimų užrašai ir kt.

Knygoje aprašomas aiškus darbo su šia informacija algoritmas.

Sekant.

Tai yra natūralaus planavimo metodo modelis.

Priimdamas sprendimą,

Ką daryti?

1. Pagalvokite apie sprendimą pagal diagramą:

• kam man to reikia?
• kokio rezultato man reikia (kas turėtų įvykti);
• įsivaizduokite savo sėkmę.

2. Kitas smegenų šturmas, idėjų generavimas, orientuotas į norimą rezultatą. Idėjas reikia užrašyti, o ne iš karto įvertinti jų tinkamumą, o surašyti viską, kas ateina į galvą. Čia svarbu kiekis, o ne kokybė.

3. Tada atrenkame geriausias idėjas, Sugrupuojame juos ir suskirstome į vieną schemą. Jis gali būti parašytas ranka tiesiog ant popieriaus arba naudojant tokią paslaugą kaip Xmind.

4. Kiekvienai idėjai nustatykite kitą konkretų veiksmą.

5. Padarykime tai.

Jūsų protas pereina penkis žingsnius, kad atliktų beveik bet kokią užduotį: apibrėžia tikslą ir būdus jam pasiekti, vizualizuoja rezultatą, mąsto, organizuoja gautus sprendimus ir nustato tolesnius veiksmus. - Davidas Allenas

GTD metodika ir David Allen – produktyvumas ir prasmingumas visame kame!

GTD metodika – ši instrukcija tiems, Tai ne tik dalykų organizavimas ir planavimas, produktyvumo ir produktyvumo didinimas, bet ir esminis sprendimas, kaip prasmingai atlikti visas užduotis, išlaikant (o tai svarbu!) psichologinę gerovę. Be to, tai taikoma ne tik darbui, bet ir asmeniniam gyvenimui.

Tikrai kiekvienas gali pritaikyti šią techniką.

Pati knyga susideda iš trijų dalių.

Pirma dalis yra trumpa sistemos apžvalga, taip pat jos unikalumo ir aktualumo paaiškinimas.

Antroje dalyje- sistemos principai, taip pat žingsnis po žingsnio jų taikymas kasdieniame gyvenime.

Trečioji dalis– tokius rezultatus galima pasiekti, jei šią sistemą diegsi asmeniniame gyvenime ir darbe.

GTD sistema yra glaudžiai susijusi su . Ir, kaip jau įrodė mokslininkai, juos galima apmokyti ir tobulinti.

Vienas iš galimų būdų MOKYTI SMEGENES, palaikyti normalų jų funkcionavimą ir vystymąsi – smegenų simuliatoriai. Studijuoti galite NEMOKAMAI >>>Vikium paslaugos nemokami simuliatoriai

Kognityvinės (kognityvinės) funkcijos apima: atmintį, mąstymą, dėmesį, suvokimą, intelektą, kalbą.

Visi aukščiau išvardyti gebėjimai yra susiję su smegenų veikla. Todėl, esant nepakankamam smegenų vystymuisi, sutrikus jų funkcionavimui pažinimo funkcijų kokybė mažėja. Pastebimas kokybės pablogėjimas vadinamas pažinimo sutrikimu (pažeidimu).

Kognityviniai sutrikimai neigiamai veikia žmogaus pasiekimus įvairiose jo gyvenimo srityse: kasdienėje, buitinėje, švietimo, profesinėje, socialinėje.

Štai kodėl svarbu treniruoti savo smegenis bet kuriame amžiuje.

David Allen – produktyvumas per asmenines įžvalgas

Knyga išsiskiria ir tuo, kad čia ne tik sausos autorės pateiktos išvados ir formuluotės, bet ir daug „gyvų“ pavyzdžių.

Ką reiškia?

Visa jūsų GTD metodikos esmėDavidas Allenas atskleidžia ir demonstruoja ir situacijų, susitikimų ir konsultacijų su mano klientais pavyzdžiai.

Parodo žmonių ir įmonių problemas, atskleidžia jų klaidas ir radikaliai keičia situaciją į gerąją pusę, parodydamas, kaip iš tikrųjų veikia laiko valdymas Darbų atlikimas (GTD) padeda ir išmokti gyventi be streso.

Pabaigti darbus, GTD(išversta iš Anglų  - „atlikti reikalus“, bet dažniau ir neteisingai - „kaip sutvarkyti reikalus“) - asmeninio efektyvumo didinimo technika, sukurta David Allen ir aprašyta to paties pavadinimo knygoje, kurios pirmasis leidimas buvo išleistas 2001 m. ir buvo išverstas į 23 kalbas.

GTD remiasi principu, kad žmogus turi išlaisvinti savo mintis nuo einamųjų užduočių prisiminimo (yra išimčių, kai kelios užduotys skirtinguose projektuose yra tarpusavyje susijusios), perkeldamas pačias užduotis ir priminimus apie jas į išorinę laikmeną. Taigi žmogaus protas, išsivadavęs nuo prisiminimo, ką reikia padaryti, gali susikoncentruoti į pačių užduočių atlikimą, kurios turi būti aiškiai apibrėžtos ir iš anksto suformuluotos („koks veiksmas toliau?“). Priešingai populiariems įsitikinimams, GTD nenurodo laiko valdymo, kritikuodamas jį dėl siauro dėmesio ir riboto efektyvumo.

Enciklopedinis „YouTube“.

1 / 5

✪ „Getting Things Done“ (GTD), David Allen – animacinės knygos santrauka ir apžvalga

✪ DAVID ALLEN – KAIP ATLIKTI DARBUS – 1/2 dalis | Londono Realas

✪ „Dėl darbų atlikimo“ santrauka, kurią pateikė Davidas Allenas (gaukite knygos santraukos PDF formatą žemiau esančioje nuorodoje)

✪ Daiktų atlikimas David Allen (studijos pastabos)

✪ TAPTI ORGANIZUOTI PER 3 SAVAITES SU GTD – 1 ŽINGSNIS!

Subtitrai

Paplitimas

1. surinkimas;
2. gydymas;
3. organizacija;
4. peržiūra;
5. veiksmai.

Allenas naudoja „aukščio“ analogiją, norėdamas iliustruoti savo antrąjį pagrindinį modelį. šešių lygių veiklos peržiūros modelis, pamatyti užduočių ir užduočių perspektyvą. Didėjimo linija:

1. einamieji reikalai;
2. dabartiniai projektai;
3. pareigų spektras;
4. ateinantys metai (1-2 metai);
5. penkerių metų perspektyva (3-5 metai);
6. gyvenimą.

Pakilęs iš paukščio skrydžio, kiekvienas gali susimąstyti apie savo reikalų „didelį vaizdą“.

Allenas rekomenduoja kas savaitę atlikti peržiūrą įvairiais lygiais. Iš šių peržiūrų gauta įžvalga leidžia valdyti asmeninius prioritetus, kurie savo ruožtu nustato, ar ir kada reikia atlikti konkrečias užduotis ir užduotis, surinktas darbo eigos valdymo proceso metu. Savaitinės peržiūros metu žmogus analizuoja užduočių kontekstus ir suskirsto juos į tinkamus sąrašus. Panašių užduočių grupavimo pavyzdžiai yra būtinų telefono skambučių sąrašo sudarymas arba pavedimų, kuriuos reikia atlikti centre, sąrašas. Kontekstinių sąrašų sudarymo taisykles gali nulemti įrankio buvimas arba asmens/grupės, su kuria reikia ką nors aptarti ar pristatyti, buvimas.

Allenas pabrėžia, kad pirmųjų dviejų modelių pakanka, kad būtų galima valdyti ir matyti daugumą užduočių ir projektų. Tačiau yra atvejų, kai reikia gilesnio mąstymo ir apmąstymo. Tam naudojamas trečiasis pagrindinis modelis - natūralus planavimo metodas. Valdant darbo eigą daroma " horizontalus fokusavimas„atsižvelgiant į individualių užduočių įgyvendinimą, atliekamas natūralus planavimo metodas“ vertikalus fokusavimas»planuojant projektus ir apgalvojant temas. Planavimo modelis susideda iš 5 etapų:

1. tikslo ir principų apibrėžimas;
2. norimų rezultatų vizija;
3. organizacija;
4. nustatant kitą konkretų veiksmą.

GTD palengvina šį procesą saugodama, sekdama ir naudodama išsamią informaciją, susijusią su atliekama užduotimi. Allenas teigė, kad daugelį mūsų patiriamų nesėkmių sukėlė nepakankamas „išankstinis“ planavimas (ty vis dar išsiaiškinus, ką reikia pasiekti ir kokių konkrečių veiksmų reikia tam pasiekti). Svarbu tai apgalvoti iš anksto, sukuriant veiksmų seką, kurią galima atlikti negrįžtant prie planavimo. Allenas teigia, kad mūsų proto „priminimo sistema“ yra neveiksminga ir retai primena, ką turėtume ir galime padaryti tam tikru momentu ir vietoje. Todėl informacija apie „kitus konkrečius veiksmus“, kontekstualiai susijusius su konkrečiu momentu ir vieta, gali pasitarnauti kaip išorinė parama, užtikrinanti, kad tinkamu laiku sau duosime tinkamus priminimus. Kadangi GTD yra pagrįstas papildomų įrašų tvarkymu, jis gali būti laikomas mokslinių paskirstyto pažinimo ir išplėstinio proto teorijų įgyvendinimu.

Trumpas GTD aprašymas iš Alleno knygos „Ruoštas bet kam:

Išmesk viską iš galvos. Priimkite sprendimus dėl reikalingų veiksmų, kai atsiranda užduotis, o ne tada, kai ją reikia nutraukti avariniu būdu. Suskirstykite priminimus apie savo projektus ir planuojamą veiklą į atitinkamas kategorijas. Prižiūrėkite šią sistemą, papildykite ir peržiūrėkite ją taip dažnai, kad ateityje galėtumėte pasitikėti net intuityviu veiksmo (ar neveikimo) pasirinkimu.

Principai

Pagrindiniai GTD principai:

Kolekcija

Produktyvumas be streso prasideda proto iškrovimo procesu, kurį sudaro visko, daugiau ar mažiau svarbaus, sutvirtinimas popieriuje ar kitoje laikmenoje – tai Allenas vadina krepšelis: fizinė pašto dėžutė, elektroninė pašto dėžutė, diktofonas, nešiojamas kompiuteris, kišeninis kompiuteris arba jų derinys. Esmė ta, kad viską, kas daugiau ar mažiau svarbu, išmesti iš galvos ir į patogią laikmeną vėlesniam apdorojimui. Visos šiukšliadėžės turi būti ištuštintos (apdorotos) bent kartą per savaitę. Allenas neprimygtinai reikalauja jokio konkretaus surinkimo būdo, tačiau pabrėžia reguliaraus krepšelio ištuštinimo svarbą. Bet kokia saugojimo vieta (fizinė, el. paštas, magnetofonas, nešiojamasis kompiuteris, PDA ir kt.) yra priimtina, jei ji reguliariai apdorojama.

Gydymas

Krepšelis apdorojamas griežtai pagal šį algoritmą.

1. Pradedame nuo viršutinio krepšelio elemento.
2. Mes gaminame vieną elementą vienu metu (ir nieko negrąžiname)
   • Jei elementas reikalauja veiksmo:
     • Atlikite tai (jei tai trunka mažiau nei dvi–penkias minutes), ARBA
     • Mes perduodame tai kam nors, ARBA
     • Padėkime tai į šalį.
   • Jei elementas nereikalauja veiksmo:
     • Tai paliekame informacinėje informacijoje ARBA
     • Išmeskite ARBA
     • Sąraše „gal kada nors“.

Jei veiksmas trunka mažiau nei dvi–penkias minutes, jį reikia atlikti nedelsiant. Dviejų minučių taisyklė pagrįsta apytiksliu laiku, kurio reikia norint oficialiai atidėti veiksmą.

Organizacija

Norėdami sekti elementus, kurie laukia dėmesio, Allenas rekomenduoja naudoti sąrašų rinkinį.

• Toliau nurodyti veiksmai- Kiekvienam elementui, kuriam reikia dėmesio, nuspręskite, koks bus kitas veiksmas, kurį galima atlikti fiziškai. Pavyzdžiui, jei yra elementas „Rašyti projekto ataskaitą“, kitas veiksmas gali būti: „Parašykite laišką Michailui su pasiūlymu susitikti“ arba: „Paskambinkite Marinai, kad sužinotumėte ataskaitos reikalavimus“. Nors elementui gali prireikti nemažai žingsnių ir veiksmų, visada bus kažkas, ką reikia padaryti pirmiausia, ir tas veiksmas turėtų būti aprašytas kitame veiksmų sąraše. Pageidautina, kad šie veiksmai būtų organizuojami pagal kontekstą, kuriame juos galima atlikti (pvz., „biure“, „telefonu“ arba „parduotuvėje“).
• Projektai– Kiekvienas atviras gyvenimo ar darbo ciklas, reikalaujantis daugiau nei vieno fizinio veiksmo tikslui pasiekti, tampa projektu. Projektus reikia periodiškai stebėti ir peržiūrėti, siekiant užtikrinti, kad su kiekvienu projektu būtų susieta kita veikla, kad projektas judėtų į priekį.
• Atidėtas- Kai kam nors buvo deleguotas veiksmas arba kai tikimasi kažkokio išorinio įvykio, kol projektas gali judėti į priekį, tai sekama sistemoje ir periodiškai tikrinama, ar reikia atlikti veiksmą, ar reikia siųsti priminimą.
• Kada nors/gal– Dalykai, kurie kada nors bus padaryti, bet ne dabar. Pavyzdžiui, „išmok kinų kalbos“ arba „surengti vakarėlį baseine“.

Kalendorius yra svarbus norint sekti susitikimus ir užduotis; tačiau Allenas rekomenduoja kalendorių rezervuoti tik tiems darbams, kurie turi būti atlikti iki konkretaus termino, arba susitikimams ir reikalams su nustatytu laiku ir vieta. Ir dalykus reikia įrašyti į kitų veiksmų sąrašus, o ne į kalendorių.

Paskutinis pagrindinis GTD organizacinis komponentas yra dokumentų sistema. Dokumentų sistema turi būti lengva, paprasta ir įdomi. Netgi vienas popieriaus lapas, jei reikia informacijos tikslais, turėtų gauti savo aplanką, jei esami aplankai jam netinka. Allen siūlo vienmatę, abėcėlės tvarka sutvarkytą dokumentų saugojimo sistemą, leidžiančią greitai ir lengvai gauti reikiamą informaciją.

Apžvalga

Veiksmų sąrašai ir priminimai bus mažai naudingi, nebent jie bus peržiūrimi bent kasdien arba kuo dažniau. Atsižvelgiant į šiuo metu turimą laiką, energiją ir išteklius, reikia rasti svarbiausią užduotį, kurią galima atlikti nedelsiant, ir ją atlikti. Jei turite įprotį atidėlioti, atliksite paprastas užduotis ir išvengsite sudėtingų. Norėdami išspręsti šią problemą, veiksmus iš sąrašo galite atlikti po vieną, panašiai kaip apdorojamas krepšelis. GTD reikalauja bent kartą per savaitę peržiūrėti visas veiklas, projektus ir laukiančius elementus, siekiant užtikrinti, kad visos naujos užduotys ar būsimi įvykiai būtų įvesti į sistemą ir viskas atnaujinta.

Veiksmai

Bet kokia organizacinė sistema yra nenaudinga, jei ji per daug laiko praleidžia organizuodama užduotis, o ne fiziškai jas atlikdama. Kaip teigia Davidas Allenas, jei tokia sistema bus lengva atlikti būtinus veiksmus, žmogus bus mažiau linkęs juos atidėlioti arba bus „perkrautas“ per daug „atvirų kilpų“.

Priemonės ir technikos

43 aplankai

Allenas siūlo tvarkyti dokumentus naudojant sistemą, pavadintą „43 aplankai“. Naudojama dvylika aplankų – po vieną kiekvienam mėnesiui, o dar 31 aplankas – kiekvienai ateinančių 31 dienos dienai. Aplankai sutvarkyti taip, kad vartotojui primintų, kokias veiklas reikia atlikti tą dieną.

Aplankai ir segtuvai

Allenas savo knygoje mini, kad informacijos paieškai ir struktūrizavimui geriau naudoti aplankus, todėl visi su vienu projektu susiję dokumentai bus vienoje vietoje. Tai leidžia greitai rasti reikalingus dokumentus. Net jei su projektu susijęs tik vienas dokumentas, vis tiek geriau jį įdėti į aplanką, nes gali atsirasti naujų dokumentų šia tema.

Ieškote būdų, kaip dirbti mažiau ir nuveikti daugiau? Ar ėmėtės dviejų dešimčių projektų ir praradote situacijos kontrolę? Galbūt tiesiog pavargote: darbas, namai, kūno rengyba, sveikas gyvenimo būdas, draugai, tėvai, šeima, vaikai?

Tokiu atveju jums gali padėti Davidas Allenas ir jo GTD metodas. Tai antistresinė vakcina, kuri išmokys jus valdyti laiką ir sąmonę.

GTD metodo esmė

Davidas Allenas sukūrė ir išbandė asmeninio efektyvumo strategiją, kurios tikslas – gauti maksimalią naudą su minimaliomis pastangomis. Jis apibūdino būdą, kaip efektyviai paskirstyti laiką tarp svarbių ir reikalingų veiklų. Jo metodo pavadinimas – Getting Things Done (GTD) – verčiamas kaip „užbaigti reikalus“, nors reikšmė labiau tinka „kaip sutvarkyti reikalus“. Principai paprasti:

1. Visos nebaigtos užduotys perkeliamos iš jūsų galvos į išorinį diską. Informacija renkama ir įrašoma į sąrašą. Viskas įskaičiuota: net ir mažiausia. Sąrašas turėtų būti prieinamas bet kuriuo metu;

2. Paaiškinimai užrašomi, kad ateityje nereikėtų gaišti laiko mąstant apie problemą.

3. Sukurta sąrašo priminimų sistema. Juos reikia reguliariai (kasdien, kas savaitę) atnaujinti: išbraukti atliktas užduotis ir pridėti naujų. Valdymas vykdomas: horizontaliai – per visą darbų sąrašą; vertikalus – kiekvienu konkrečiu atveju (kas buvo padaryta ir kokios perspektyvos).

Norėdami optimizuoti savo darbą, nustatykite konkretų užduoties atlikimo laiką ir datą. Naudokite planuoklį arba kalendorių. Klausykite, ką turi pasakyti Davidas Allenas. Atlikite visus veiksmus paeiliui.

Praktikuosime?

1. Perdavimas. Mintyse paryškinkite ir vienu sakiniu ant popieriaus užrašykite pirmąją jūsų galvoje iškylančią situaciją/užduotį/projektą. Nesvarbu, ar siekis susijęs su profesine veikla, šeima ar asmenybe. Tai turėtų atrodyti kaip sėkmingas darbo rezultatas. Pavyzdžiui:

· Išvykti atostogauti į Maldyvus kartu/su visa šeima;

· Čeliabinske paleisti gamyklą/parduotuvių tinklą;

· Kepkite pyragą/blynus pagal močiutės receptą.

2. Paaiškinimai. Užsirašykite konkretų fizinį veiksmą, kurį reikia atlikti norint pažengti į priekį šiame projekte. Ką tu gali padaryti dabar? Kur eiti? Kam skambinti? Ką rašyti? Su kuo turėčiau pasikalbėti?

· Paskambinkite į kelionių agentūrą, kad pasirinktumėte maršruto variantus;

· Siųsti paruoštą užklausą el.

· Parduotuvėje ABC pirkite miltus, sviestą, kiaušinius.

3. Pagalvokite, ką jis rekomenduoja daryti.
Davidas Allenas. Kas pasikeitė po apmąstymų akimirkos? Paprastai konkrečios užduoties izoliavimas ne tik padidina jos kontrolę, bet ir leidžia atsipalaiduoti. Kadangi susiformavo konkretus norimo rezultato įvaizdis, nubrėžti pirmieji žingsniai link jo, nustatyti reikalingi ištekliai.

Galvok ne apie problemą, o apie jos sprendimo būdus

Mąstymas ir užduočių nustatymas yra jūsų intelektualus darbas. Intelektualaus darbo produktyvumą lemia atsakymas į klausimą: „Kokių tikimasi darbo rezultatų? Kuo aiškiau apibrėžtas rezultatas, tuo didesnis jūsų intelektinis produktyvumas.

Problema virsta konkrečia problema, kurią reikia išspręsti. Procesas suskirstytas į paprastus veiksmus, iš kurių artimiausias įvykdomas nedelsiant. Žmogus nepergyvena užduočių viena po kitos: noriu kada nors išmokti dainuoti, reikia skubiai užbaigti projektą, pasiimti vaiką iš darželio. Jis sudaro sąrašą ir žengia konkrečių veiksmų atlikimo keliu:

· Norint išmokti dainuoti, reikia pasikviesti korepetitorių – tai užtruks 2 minutes. Skambinu dabar;

· Projektui reikia nueiti į parduotuvę pirkti medžiagų pagal sąrašą, kad rytoj padarytu maketą, o vaiką pasiimsiu pakeliui.

GTD sistemos dėka jūsų galvos neapkrauna karštligiškos mintys apie neįgyvendintus projektus. Sąrašas jau prieš jus. Galite atsipalaiduoti ir pereiti prie kito žingsnio.

Tai tarsi prekybos centre

Galite vaikščioti ir nuolat turėti omenyje produktus, kuriuos turite nusipirkti. Tai atima visas jėgas, bet vis tiek kažkas bus pamiršta arba gausite daug papildomų dalykų.

Arba galite ateiti į parduotuvę su sąrašu, surašytu popieriuje (išmaniajame telefone): tokiu atveju smegenų resursai išleidžiami tik proceso optimizavimui. Pažiūrėjęs sąrašą ir pamatęs ten pieną, eini ir perki, atkreipdamas dėmesį į veislę, gamintoją, pagaminimo datą, kainą. Tai atneša daugiau naudos sveikatai ir šeimos biudžetui.

Nustačius rezultatą, žmogus juda teisinga kryptimi, nuolatos sau užduodamas klausimą: „Kokį kitą žingsnį reikia žengti, kad priartėtume prie tikslo?

Neapčiuopiamas mintis paverskite fiziniais veiksmais

David Allen siūlo pagalbinių įrankių rinkinį, leidžiantį išlaisvinti smegenis nuo rutinos, kad galėtumėte dirbti su pasauliniais projektais. Užduočių sąrašą galima išsaugoti naudojant, pavyzdžiui:

• dienoraštis;

• dėklai popieriaus lapams;

• aplankai su lipdukais;

• elektroniniai organizatoriai arba planuotojai;
• užduočių valdytojai (žr. mūsų).

Daugelį didžiulių projektų sudaro nedideli veiksmai, kurių kiekvienas trunka 1–2 minutes. Tokiu atveju tereikia tai padaryti ir pamiršti. Tai yra dviejų minučių principas – vienas iš pagrindinių GTD. Paverskite tai įpročiu – paprasto sekiklio pagalba (apie tokį rašėme).

Elektroninę Davido Alleno knygos „Getting Things in Order“ versiją galima atsisiųsti iš šių nuorodų: bookscafe.net, KnigoPoisk, FB2LIT.

Be to, jei dauguma elektroninių bibliotekų siūlo įžanginį fragmentą su nuoroda pabaigoje, iš kurio sumokėję galite atsisiųsti visą knygą (kaina nuo 170 iki 400 rublių), tai bookscafe.net siūlo dvi iš 7 Davido Alleno knygų nemokamai.

Mūsų svetainėje galite studijuoti šiuolaikinius laiko valdymo būdus.

Puikus nemokamų savęs tobulinimo įrankių pasirinkimas: planuotojai, organizatoriai, dienoraščiai, kontroliniai sąrašai – sekite nuorodą „40+ sąrašų, kurie padės sutvarkyti savo gyvenimą“.

Popierinį knygos variantą „Kaip susitvarkyti“ galite įsigyti internetinėse parduotuvėse: „Ozone“, „Labirintas“, „book24“.

Išvada

Ar jau daug metų svajojote išmokti tvarkytis savo gyvenimą? Atėjo laikas. Padarykite proveržį: padidinkite savo efektyvumą, palengvinkite bet kokio darbo atlikimą. Išlaisvinkite savo mintis nuo rutinos, tapkite kūrybišku žmogumi.

Pradėkite šiandien. Ne tik skaitykite knygą, bet ir naudokite GTD metodus. Asmeninė praktinė patirtis yra naudingesnė nei dešimtys perskaitytų knygų. Išsikelkite sau tikslą: 40 dienų naudoti GTD. Kodėl 40? Nes būtent per šį laiką žmogus turi laiko įsisavinti, įsitraukti, įvertinti naują veiklą. GTD metodas optimizuoja intelektualinį darbą profesinėje ir asmeninėje sferoje. Bus tvarka reikaluose, bus tvarka galvoje ir gyvenime.

Taigi. Koks tavo kitas žingsnis?