Үүнийг цэгцлэхийг хүссэн үйлчилгээний захидлын жишээ. Дээж дээр үндэслэн санамж бичгийг зурах

Хүмүүс бараг бүх чухал зүйлийг захидал харилцаагаар хийдэг;

тиймээс ярих чадвар хангалтгүй.

Люк де Вовенаргес

Дотоод харилцааны гол хэрэгсэл, дотоод харилцааг цэгцлэх, шуурхай мэдээлэл солилцох, маргаантай нөхцөл байдлыг шийдвэрлэх баримт бичиг болох санамж бичгийн талаар ярилцъя.

БАЙГУУЛЛАГУУД ЯАГААД АЛБАН БИЧИГ ХЭРЭГСЛИЙГ ҮГҮЙГЭЭД БАЙДАГ ВЭ?

Энэхүү санамж бичиг нь хувийн байгууллагуудын бизнесийн захидал харилцаанд гадны хүн хэвээр байна. Төрийн байгууллагуудад эсрэгээрээ ихэнх дотоод баримт бичиг нь дотоод санамж бичиг байдаг.

Ихэнхдээ арилжааны байгууллагуудад санамж бичгийг утгагүй албан ёсны зүйл гэж үздэг боловч корпорацийн соёлын салшгүй хэсэг болох байгууллагын дотоод баримт бичгийн урсгалын энэхүү элемент нь бизнесийг хөгжүүлэхэд үнэлж баршгүй боломжуудтай байдаг.

Удирдлагын шийдвэр гаргах үндэс болох хамгийн чухал дотоод баримт бичгийн нэг болох арилжааны байгууллагын хэд хэдэн түвшний менежерүүд эрс сөрөг хандлагатай байгаагийн үндэс нь юу вэ? Боломжит шалтгаанууд:

Бизнесийн харилцааны соёлын түвшин доогуур, байгууллагын стандарт дутмаг, дотоод баримт бичгийн урсгалын чиглэлээр хүчтэй хүсэл зоригтой удирдлагын шийдвэр;

Санамж бичиг нь удирдлагын баримт бичгийн ангилалд ороогүй тул албан ёсны статус дутмаг;

Цахим харилцааны хэрэгслийн хүртээмж. Менежерүүд менежментийн үйл явцыг албан ёсны болгоход цаг үрэхийг хүсэхгүй, хувийн уулзалтаар хэдэн үг солилцох, гар утсаар ярих, имэйл эсвэл Skype-аар бичих гэх мэтийг илүүд үздэг.

Гэхдээ өөр нэг шалтгаан бий: заримдаа менежерүүд дотоод баримт бичгийн тогтолцоог албан ёсны болгоход саад учруулдаг. Байгууллагын нөхцөл байдлын талаархи баримтжуулсан мэдээлэл, албан тушаалтанд өгсөн заавар, тухайлбал тодорхой нөхцөл байдалд ажиллах журмын талаархи тушаалыг үгүйсгэхэд хэцүү байдаг. Эмх замбараагүй байдалд ажиллах нь тодорхой давуу талтай: амаар мэдээлэл дамжуулах баримт, түүнчлэн ганцаарчилсан зааварчилгааг орхих шиг хялбар зүйл байхгүй. Ажилтан амаар харилцан бие биенээ үгүйсгэсэн зааварчилгааг тогтмол хүлээн авдаг бөгөөд тэдгээрийн аль нэгийг нь дагаж мөрдөхгүй байх нь захиргааны шийтгэл ногдуулдаг нөхцөл байдлыг хүн бүр мэддэг.

АЛБАН ЁСНЫ ТОДОРХОЙЛОЛТ ЯМАР АШИГТАЙ ВЭ?

Дотоод санамж нь одоогийн үйлдвэрлэлийн асуудлыг хурдан, үр дүнтэй шийдвэрлэхэд ашиглаж болох дотоод бизнесийн захидал юм.

Санамж бичгийн гол зорилго нь ижил статустай ижил байгууллагын ажилтнуудын хооронд албан ёсны мэдээлэл солилцох явдал юм.

Санамж бичих зорилго нь өөр байж болно:

Үйлдвэрлэлийн ерөнхий асуудал, асуудлыг шийдвэрлэхэд бүтцийн хэлтсийн дарга/албан тушаалтнуудын хэвтээ харилцаа холбоо;

Үр дүнтэй мэдээллийн харилцан үйлчлэл:

Бүтцийн/бие даасан хэлтэс, салбар хоорондын үйл ажиллагааны мэдээлэл солилцох;

Үндсэн мэдээлэл авах хүсэлт;

Зааврыг гүйцэтгэх;

Өөр мессежийг дагалдах (хамрах тэмдэглэл);

Захиргаа, эдийн засаг, ложистик, мэдээллийн болон бусад дэмжлэгийн өнөөгийн асуудлыг шийдвэрлэх;

Маргаантай, зөрчилдөөнтэй нөхцөл байдлыг шийдвэрлэх.

Дотоод бичиг баримт, түүний дотор санамж бичгийг чадварлаг боловсруулах чадвар нь маш хэцүү, ойлгомжгүй нөхцөл байдалд тусалдаг.

Юуны өмнө, санамж нь маргаантай нөхцөл байдалд удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээний ажилтнуудын (цаашид - DOU) гол туслах юм.

Харамсалтай нь үндсэн бүтцийн нэгжийн дарга нар туслах нэгжийн ажилтнуудад бичиг баримттай ажиллахдаа тус газрын дутагдлыг буруутгахыг оролддог. Тухайлбал, бүтцийн нэгжийн удирдлага дээд шатны даргын өгсөн үүрэг даалгаврыг хугацаанд нь биелүүлээгүй ч хариуцлагыг нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээнд шилжүүлж, илгээсэн албан бичгийг хойшлуулсан гэх үндэслэлээр буруутгагдаж байна.

Санамж бичиг нь үндэслэлгүй буруутгалыг няцаахад тусална. Баримт, эцсийн хугацаа, бүтэн нэрийг агуулсан тэмдэглэл. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын ажилтнууд ажлыг үр дүнтэй, цаг тухайд нь баталгаажуулсан хавсралтаар (бүртгэлийн картын хуулбар, бүртгэлийн дэвтэрийн хуулбар гэх мэт) бодитой байдлыг хадгалах, нэхэмжлэлийг үндэслэлгүй гэж хүлээн зөвшөөрөх, бизнесийн нэр хүндийг сэргээхэд тусалдаг. тодорхой ажилтны болон сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээг бүхэлд нь (Жишээ 1).

Санамж бичгийн текст нь мессежийн зорилгыг хүртээмжтэй, товч хэлбэрээр тодорхой тусгасан байх ёстой. Бүрэн бус эсвэл илүүдэл мэдээлэл нь хүлээн авагчийн асуудлын мөн чанарыг ойлгоход хүндрэл учруулж, хоёрдмол утгатай тайлбар өгөх, үр дүнд нь хүссэн үр дүнд хүрэхгүй байх болно. Санамж бичгийн үр нөлөө нь баримт бичгийн бүтэц хэр сайн бүтэцлэгдсэн, танилцуулсан аргументууд логиктой эсэхээс хамаарна.

БИД ҮЙЛЧИЛГЭЭНИЙ ТЭМДЭГЛЭЛИЙГ ДУУСГАЖ БАЙНА

ХЭРЭВ МАЯГТ ДЭЭР БАЙВАЛ ЯМАР ЗАМ?

Оффисын тэмдэглэлийг ихэвчлэн А4 цаасны хоосон хуудсан дээр бичдэг. Гэсэн хэдий ч арилжааны байгууллагууд энэ зорилгоор захидлын маягтыг ихэвчлэн ашигладаг бөгөөд энэ нь ГОСТ R 6.30-2003-ийн 4.7-д заасны дагуу "Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага" нь дараахь зүйлийг агуулна.

Байгууллагын бэлгэ тэмдэг эсвэл барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг);

Компанийн нэр;

Байгууллагын код;

хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар (OGRN);

Татвар төлөгчийн дугаар / бүртгүүлэх шалтгааны код (TIN/KPP);

Байгууллагын талаархи лавлагааны мэдээлэл;

Баримт бичгийг эмхэтгэсэн эсвэл нийтэлсэн газар.

Нэмж дурдахад сэтгүүлийн хуудас, Интернет дэх зарим шинжээчид хэвлэмэл хуудсан дээр бичсэн санамж бичгийн жишээг өгдөг.

Бүх баримт бичгийг нэг маягт дээр ялгахгүйгээр бэлтгэх нь илүү хялбар байдаг нь эргэлзээгүй. Гэсэн хэдий ч лавлагаа мэдээлэл, TIN, OGRN гэх мэтийг агуулсан хэвлэмэл хуудсан дээр хөршийн хэлтсийн даргад санамж бичиг бичих нь утгагүй юм. Түүнчлэн, байгууллагын захидлын маягт нь эхний хуудасны нийт эзлэхүүний 20-иос доошгүй хувийг эзэлдэг бөгөөд ихэвчлэн шаардлагатай мэдээлэл нэг хуудсанд багтдаггүй. Энэ нь өчүүхэн мэт боловч том байгууллага дотор ийм жижиг зүйл нь мөнгө хэмнэхээс илүү үр ашиггүй зардал гаргахад хүргэдэг.

Санамж бичгийг ямар хэлбэрээр (хэрэв хүсвэл) зурж болохыг олж мэдье.

Баримт бичгийн маягтын төрлийг ГОСТ R 6.30-2003-ийн 4.6-д заасан болно.

Үүний зэрэгцээ, ГОСТ R 7.0.97-2016 "Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг. 2018 оны 7-р сарын 1-нээс мөрдөгдөж буй Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага"-д байгууллагын маягт бэлтгэх талаархи тодруулга аль хэдийн орсон байна (5.8 ба 6.6-р зүйл).

Үүнээс үзэхэд стандартууд албан бичгийн хэвлэмэл хуудас дээр санамж бичиг зурахыг зөвлөдөггүй. Гэхдээ хэрэв дотоод захидал харилцааг явуулах хүсэл үнэхээр их байвал та LNA-д тодорхой төрлийн баримт бичгийн маягт - албан ёсны санамж бичгийг боловсруулж, баталгаажуулж болно.

ҮЙЛЧИЛГЭЭНИЙ ТАЙЛБАР: ДЭЛГЭРЭНГҮЙ

ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу тодорхой төрлийн баримт бичгийн хэлбэрээр (бидний тохиолдолд албан ёсны тэмдэглэл) дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан байх ёстой (Жишээ 2).

03 - "Байгууллагын бэлгэ тэмдэг эсвэл барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг)";

08 - "Байгууллагын нэр";

10 - "Баримт бичгийн төрлийн нэр";

11 - "Баримт бичгийн огноо";

12 - "Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар";

14 - "Баримт бичгийг бэлтгэсэн, нийтэлсэн газар";

15 - "Хаяг хүлээн авагч" (бүтцийн нэгжийн нэр, санамж бичиг илгээсэн ажилтны албан тушаал);

18 - "Текстийн гарчиг";

20 - "Баримт бичгийн текст";

21 - "Өргөдөл байгаа эсэх" тэмдэг;

22 - "Гарын үсэг";

27 - "Жүжигчний тухай тэмдэглэл."

БҮРТГЭЛИЙН ДЭЛГЭРЭНГҮЙ МЭДЭЭЛЭЛ

• "Очих газар". Хэрэв хэд хэдэн бүтцийн хэлтэст мэдэгдэл илгээсэн бол баруун дээд буланд "Хаяг хүлээн авагч" гэсэн мэдээллийг дараах байдлаар оруулна.

Хэрэв хүлээн авагчдын нийт тоо дөрвөөс дээш байвал та шуудангийн жагсаалт үүсгэх хэрэгтэй.

• "Баримт бичгийн текст". Санамж бичиг нь бизнесийн захидал шиг тодорхой бүтэцтэй байх ёстой. Санамж бичгийн текстийг нэгдүгээр хүний ​​ганц тоогоор бичнэ (“жагсаана уу”, “Би үүнийг шаардлагатай гэж үзэж байна” гэх мэт).

Логикийн хувьд бүрэн дүүрэн догол мөрүүдэд хуваагдсан текст нь унших, ойлгоход хялбар болгож, бодол тус бүрийг логик бүрэн дүүрэн болгож, хүлээн авагчид баримт бичгийн текстийг илүү сайн чиглүүлэх боломжийг олгодог.

Санамж бичгийн текст нь ихэвчлэн дараахь зүйлээс бүрдэнэ.

Оршил хэсгээс (танилцуулах хэсэг);

Гол хэсэг;

Эцсийн хэсэг (дүгнэлт, санал, хүсэлт гэх мэт).

Оршил хэсэгт санамж бичгийг бичих зорилгыг илчилж, түүнийг бэлтгэх үндэслэл болсон огноо, баримт бичиг, баримтуудын лавлагаа агуулсан болно. Оршил хэсэгт байгаа мэдээлэл нь товч эсвэл дэлгэрэнгүй байж болно. Оршил нь үндсэн хэсэг рүү чиглэнэ.

Биеийн хэмжээ нь санамж бичигт заасан зорилгоос хамааран өөр өөр байх ба хэд хэдэн мөр эсвэл хэд хэдэн хуудас бичсэн текст байж болно.

Үндсэн хэсгийн гол зорилго нь тайлбарлах, итгүүлэх, үйлдэхэд түлхэц өгөх, өөрөөр хэлбэл үр дүнд хүрэх явдал юм. Санамж бичгийн агуулгыг хамгийн бүрэн илчилсэн нь текстийн энэ хэсэг юм. Үндсэн хэсэг нь хамгийн их хэмжээний бодит материалыг багтаасан бөгөөд энэ нь зөвхөн мэдээлэхээс гадна итгүүлэх ёстой. Өргөдөл, хэрэв байгаа бол, мөн тэнд дурдсан байх ёстой.

Санамж бичгийн эцсийн буюу хураангуй хэсэг нь дээрхийг баталгаажуулсан, дүгнэлт, хүсэлт, асуудлыг шийдвэрлэх тодорхой саналыг агуулсан хураангуй хэлбэр юм. Хураангуй үг хэллэг хэдий чинээ тодорхой, ойлгомжтой байна, төдий чинээ асуудалтай холбоотой шийдвэрүүдийг цаг тухайд нь гаргах магадлал өндөр болно.

БАЙГУУЛЛАГЫН ТӨЛБӨРИЙН БҮРТГЭЛ, ХӨДӨЛГӨӨНИЙ ЗАМ

Бүртгүүлэх, дараа нь албан ёсны тэмдэглэлийг хүлээн авагчид шилжүүлэх асуудал нь ихэвчлэн маргаан үүсгэдэг. Санамж бичгийг хэн бүртгэх ёстой вэ? DOW үйлчилгээ? Бүтцийн нэгжүүд? Нарийн бичгийн дарга нар? Мөн зарчмын хувьд тэдгээрийг бүртгэх шаардлагатай юу? Сонирхсон албан тушаалтнуудад цаг тухайд нь хүргэхийн тулд дотоод санамж бичгийг хэн, хэрхэн дамжуулах ёстой вэ?

Мэдээжийн хэрэг, эдгээр асуудлыг шийдвэрлэх нь байгууллагын өөрийнх нь бүрэн эрх бөгөөд оффисын удирдлагын заавар нь дотоод баримт бичигтэй ажиллахад зориулагдсан хэсгийг агуулсан байх ёстой. LNA-д тогтоосон дүрэм, тэдгээрийн үйл ажиллагааны журам нь санал зөрөлдөөнөөс зайлсхийхэд тусална.

Хэрэв ийм баримт бичиг байхгүй бол яах вэ? Мэдээжийн хэрэг, дотоод албан ёсны баримт бичгийг бүрдүүлэх, боловсруулах, шилжүүлэх журмыг албажуулах замаар бий болгох. Албан ёсны болгох нь олон бизнесийн үйл явцыг оновчтой болгоход тусалдаг бөгөөд энэ нь байгууллагын нийт дэг журамд маш эерэг нөлөө үзүүлдэг.

Албан ёсны санамж бичгийн урсгалд дүн шинжилгээ хийх замаар ажлыг эхлүүлэх шаардлагатай: баримт бичгийн зам дээрх шаардлагагүй хэсгүүдийг оруулахгүйгээр түүний хэмжээ, чиглэлийг тодорхойлох. Баримт бичгийн хамгийн үр дүнтэй замыг тодорхойлохын тулд хуучин, тохиромжгүй дизайныг эвдэж, логистикийн алдааг засах, засахаас бүү ай.

Албан ёсны тэмдэглэлийг чиглүүлэх хэд хэдэн сонголт байж болно - сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний оролцоотойгоор (1-р схем), үүнгүйгээр (схем 2). Эдгээр схемүүдийн аль нь хамгийн үр дүнтэй болохыг олж мэдье.

БҮРТГЭЛИЙН ҮР ДҮНГҮЙ БҮРТГЭЛ, ТАЙЛБАРЫН ЧИГЛЭЛИЙН СХЭМЖ

• Томоохон байгууллагын сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээнд бүртгүүлэх. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын албан ёсны тэмдэглэлийг бүртгүүлэхээр шилжүүлж, дараа нь хүлээн авагч руу шилжүүлэх нь мэдээлэл дамжуулах, шийдвэр гаргах үйл явцыг удаашруулдаг. Энэ нь ялангуяа гадаад, дотоод баримт бичгийн урсгал ихтэй байгууллагуудад мэдэгдэхүйц юм. Нийт ачааллыг харгалзан сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллага бүр албан тушаалтан, санамж бичиг болон бусад тэмдэглэлийг бүртгэх тусдаа ажилтан томилж чадахгүй. Яаралтай илгээсэн захидал, тушаал, заавар, дээд байгууллагаас ирж буй захидал харилцааг үргэлж хамгийн түрүүнд бүртгэж, санамж бичгүүдийг жигүүрт нь хүлээх болно.

• Жижиг байгууллагад нарийн бичгийн даргаар бүртгүүлнэ. Баримт бичгийн урсгал багатай байгууллагуудад дотоод санамж бичгийг менежерийн нарийн бичгийн дарга бүртгэдэг. Дотоод санамж нь хэвтээ дотоод баримт бичиг бөгөөд дээд албан тушаалтанд зориулагдсан байж болохгүй.

Тайлан, аналитик болон тайлбар тэмдэглэлийг бизнесийн захидал харилцаанд удирдлагад мэдээлэл өгөхөд ашигладаг. Иймээс тэгш эрх бүхий албан тушаалтнуудын хооронд албан бичиг хүлээн авах, дамжуулах гинжин хэлхээний нарийн бичгийн дарга нь нэмэлт холбоос юм.

• Бүртгэлгүй, гэхдээ шилжүүлгийн тухай DOW үйлчилгээний тэмдэгтэй. Байгууллага албан ёсны тэмдэглэлийг бүртгэдэг заншилгүй бол тэдгээрийг DOU үйлчилгээгээр дамжуулан хүлээн авагчид бүртгэлгүйгээр дамжуулах нь утгагүй болно. DOW үйлчилгээнд тэмдэглэл гардуулж, шилжүүлгийн тэмдэг хүлээн авах, дараа нь DOW үйлчилгээ нь хүлээн авагчийн нэгжид баримт бичгийг шилжүүлж, шилжүүлэг дээр өөр тэмдэг тавих - энэ бүхэн үйл явцыг хүндрүүлж, цаг хугацаа шаарддаг. тушаал биелүүлэх эцсийн хугацааг нэмэгдүүлнэ.

Хэрэв байгууллага нь хүлээн авах тэмдгийг хүлээн авсан албан ёсны тэмдэглэлийг дамжуулах журамтай хэвээр байгаа бол хүлээн авагч нь хүлээн авахдаа гарын үсэг зурж, албан тушаал, баримт бичгийг хүлээн авсан огноо, цагийг (шаардлагатай бол) зааж өгнө. Санамжийн хуулбар дээр хүлээн авсан тэмдгийг тэмдэглэж, хүлээн авагчийн хэлтэст буцааж өгнө.

Хүлээн авсан тэмдгийг "Хүлээн авсан" тамгаар сольж болох бөгөөд үүнд хүлээн авсан огноо, овог нэр, овог нэрийг зааж өгөх талбарууд орно. албан тушаалтны гарын үсэг (Зураг).

Цагаан будаа. Хүлээн авсан тэмдгийг "Хүлээн авсан" тамгаар сольж болно

БҮРТГЭЛИЙН БҮРТГЭЛ, ТАЙЛБАРЫН ТӨЛБӨРИЙГ ҮР ДҮНТЭЙ

• Бүтцийн нэгжид бүртгүүлэх, нэгж хооронд шууд тэмдэглэл шилжүүлэх. Бүтцийн нэгжид албан ёсны тэмдэглэлийг бүртгэх, түүнчлэн тэдгээрийг нэг бүтцийн нэгжээс нөгөөд шилжүүлэх, зуучлагчдыг (DOU үйлчилгээ эсвэл нарийн бичгийн дарга) тойрч гарах нь баримт бичгийг хүлээн авагч руу хүргэх замыг богиносгодог.

Бүтцийн нэгж нь бичиг хэргийн ажилтны (хэлтэс/хэлтэс/хэлтсийн нарийн бичгийн дарга) албан тушаалгүй бол баримт бичгийг, түүний дотор дотоодыг бүртгэхийн тулд албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтныг томилох ёстой. Албан тасалгааны ажлыг хариуцах хүнийг бүтцийн хэлтсийн дарга нар тогтоодог. Дүрмээр бол ажлын хариуцлага хүлээхгүй ажилтан томилогддог. Нэмэлт чиг үүргийн хуваарилалтыг тушаал, журмаар баталж, ажлын байрны тодорхойлолтод тэмдэглэнэ.

• Гарсан тэмдэглэлийг бүртгэж байна. Бүтцийн нэгжийн албан тасалгааны ажил хариуцсан албан тушаалтан нь гарсан санамж бичгийг бүртгэдэг.

Гарсан тэмдэглэлийг хэлтсийн дотоод (гадагш) захидал харилцааны журналд бүртгэдэг (Жишээ 3). Гарсан үйлчилгээний тэмдэглэлийг бүртгэхдээ дараахь зүйлийг заана уу.

Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар;

Хаяг хүлээн авагч (санамж бичиг илгээсэн хэлтэс);

Хуудасны тоо;

Хэрэглээний бэлэн байдал;

Гүйцэтгэлийн огноо;

БҮТЭН НЭР. санамж бичгийг бэлтгэсэн ажилтан.

Санамжийг сканнердаж, имэйлээр илгээх боломжтой.

Хэрэв эх хувийг дамжуулах шаардлагатай бол бүтцийн нэгжийн оффисын ажил хариуцсан албан тушаалтан хүлээн авагчдад албан ёсны тэмдэглэл дамжуулах хуваарийг гаргаж болно - өдөрт нэг удаа, өдөрт 2 удаа гэх мэт.

Яаралтай санамж бичгийг (тодорхой заасан хугацаатай) нэн даруй дамжуулах ёстой. Та албан ёсны тэмдэглэлийг хүлээн авагчийн нэгжид шууд эсвэл сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний тусгайлан тоноглосон үүрээр дамжуулан бүтцийн нэгжийн дугаар ба / эсвэл нэрээр дамжуулж болно. Энэ тохиолдолд сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээ нь баримт бичгийг шилжүүлэх үйл явцад оролцдоггүй.

Ирж буй тэмдэглэлийг бүртгэж байна. Хүлээн авагчийн хэлтэст санамж бичиг хүлээн авах үед хүлээн авагчийн хэлтэст албан тасалгааны ажил хариуцсан албан тушаалтан үүнийг хэлтсийн дотоод (орж ирсэн) захидал харилцааны бүртгэлд (Жишээ 4) дотоод ирж буй баримт болгон бүртгэж, дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг өгнө.

Ирж буй бүртгэлийн дугаар;

Хүлээн авсан огноо (бүртгэл);

Хуудасны тоо;

Хэрэглээ;

Гүйцэтгэлийн огноо;

Гүйцэтгэгч (санамж бичиг илгээсэн албан тушаалтан).

Санамж бичигт заасан хугацааг дагаж мөрдөх хариуцлага нь түүнийг хаягласан албан тушаалтан хариуцна. Санамж бичгийг санаачлагч ба/эсвэл дээд албан тушаалтан нь баримт бичгийг гүйцэтгэх эцсийн хугацааг өөрчилж болно.

• Бүх ажилчдын бүртгэл. Хэрэв байгууллага эсвэл түүний бүтцийн хэлтэст оффисын ажлыг хариуцах ажилтан байхгүй бол албан ёсны тэмдэглэлийг бүртгэх бусад механизмыг олж болно. Жишээлбэл, үйлчилгээний тэмдэглэлийн бүртгэлийг Word эсвэл Excel форматаар олон нийтийн хэрэгцээнд зориулж сервер дээр байрлуул. Энэ тохиолдолд бүтцийн нэгжийн ажилтны санамж бичгийг бүртгэх нь баримт бичгийг нарийн бичгийн даргад биечлэн шилжүүлэхээс илүү хугацаа шаардагдахгүй.

Гэсэн хэдий ч мэргэжлийн бүтцийн нэгжийн мэргэжилтнүүд ийм саналыг ихэвчлэн хорлон сүйтгэдэг. Тэдэнд оффисын жижиг ажлыг ч даатгах оролдлого идэвхтэй эсэргүүцэлтэй тулгардаг. Зарим талаар мэргэжилтнүүдийн зөв байдаг. Санаж байна уу, I.A. Крылова: "Хэрэв гуталчин бялуу хийж эхэлбэл, бялуучин гутал хийж эхэлбэл бүх зүйл сайн болохгүй гэж үү?"

Байгууллагын тэргүүний гарын үсэг бүхий зохих тушаал, зааварчилгааг гаргаснаар холбогдох хэлтсийн мэргэжилтнүүдтэй нээлттэй зөрчилдөөнөөс зайлсхийх боломжтой. Энэ тохиолдолд санаачлагч нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний дарга эсвэл оффисын ажлыг хариуцдаг өөр хүн байх ёстой. Зарим хуучирсан функцүүдийг арилгах, баримт бичгийн урсгалтай ажиллах ажлыг оновчтой болгох, тэдгээрийн хөдөлгөөний үр дүнтэй маршрутыг бий болгох, дотоод баримт бичгийг алдахаас урьдчилан сэргийлэх нь түүний ашиг сонирхол юм.

Ийм схем хэрэгжиж эхэлмэгц ажилчдын сэтгэл ханамжгүй байдал буурч, бүртгэлийн хугацаа мэдэгдэхүйц буурч, бүртгэл өөрөө ил тод болдог.

АЛБАН ЁСНЫ БИЧГИЙГ ХАДГАЛАХ НӨХЦӨЛ

Тэмдэглэл хадгалах хугацааг төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагуудын үйл ажиллагааны явцад бий болсон архивын стандарт баримт бичгийн жагсаалтад хадгалах хугацааг зааж өгсөн болно (ОХУ-ын Соёлын яамны 08/25-ны өдрийн тушаалаар батлагдсан). /2010 оны 558 тоот, 2016 оны 02-р сарын 16-ны өдрийн нэмэлт өөрчлөлтөөр - 2010 оны жагсаалт) (Хүснэгт).

Амжилттай ажиллаж буй аливаа байгууллага бол амьд, тасралтгүй өөрчлөгдөж байдаг организм бөгөөд албан тасалгааны ажил нь энэ организмын удирдлагын тогтолцооны толин тусгал юм. Та цаг үетэйгээ хөл нийлүүлэн алхаж, тэргүүн эгнээнд байхыг хүсч байна уу? Дотоод санамж бичгээс эхлэхийг хичээгээрэй - энэ нь сайн зохион байгуулалттай баримт бичгийн урсгалын эхний алхам байх бөгөөд дотоод баримт бичгийн маршрутын баталгаажуулсан логистик нь удирдлагын эмх замбараагүй байдлын эсрэг тэмцэх эхний алхам болно. Үйлчилгээний тэмдэглэлийн жишээг доор өгөв (Жишээ 5-10).

АЛБАН ЁСНЫ ТАЙЛБАРЫН ЖИШЭЭ

Аливаа байгууллагад ажилчид үүссэн асуудлын талаар удирдлагадаа мэдэгдэх, үүссэн нөхцөл байдлыг тайлбарлах, ажлын асуудлыг шийдвэрлэх арга замыг санал болгох нөхцөл байдал үүсдэг. Энэ баримт бичгийг ийм зорилгоор ашигладаг. Энэ нийтлэлд бид санамж бичгийг хэрхэн зөв бичих талаар нарийвчлан шинжлэх болно, та дээжийг үнэгүй татаж авах боломжтой.

Тэдгээр нь:

1. Тайлангууд. Хэрэв ажилтан өөр ажилтантай зөрчил, санал зөрөлдөөнөө арилгахын тулд ямар нэгэн санал гаргасан эсвэл тусламж хүссэн бол бичнэ.
2. Тайлбар. Ихэнх тохиолдолд сөрөг үр дагавартай үйл явдлын үр дүнд зөрчлийн шалтгааныг харуулсан тайлбар бичвэр бичдэг.
3. Аналитик эсвэл мэдээллийн шинж чанартай. Эдгээр нь ажлын асуудал, үзэл баримтлалын дүн шинжилгээ, олж авсан мэдээлэлд үндэслэн дүгнэлт, саналуудыг агуулдаг.

Бүтээлийн шалтгаан нь ажилчдын санаачлага боловч менежерийн амаар эсвэл бичгээр өгсөн заавар байж болно.

Баримт бичгийн шаардлага

Санамж бичиг хэрхэн бичихийг олж мэдье, бид төсвийн байгууллагад зориулж загвар үүсгэх болно. ОХУ-ын Сангийн яамны 2015 оны 3-р сарын 30-ны өдрийн 52n тоот тушаалын 1-р хавсралтаар тодорхойлсон төрийн байгууллагуудын ашигладаг нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийн жагсаалтад энэ баримт бичгийг бүрдүүлэх нэгдсэн хэлбэр байхгүй байна. Тэдгээрийг А4 цаасны хоосон хуудсан дээр дурын хэлбэрээр бичсэн. Шаардлагатай тохиолдолд салбарласан бүтэцтэй байгууллагад энэ хэлбэрийг боловсруулах боломжтой.

Санамжийн маягт (жишээ) нь баримт бичгийн мөн чанар, эх сурвалж, огноо, серийн дугаар зэрэгт хэрэглэгчдийг хурдан чиглүүлэхэд шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан байх ёстой. Энэ баримт бичгийг заавал бүртгүүлэхгүй. Гэхдээ байгууллага, жишээлбэл, хяналтын зорилгоор тэдгээрийг бүртгэх шийдвэр гаргаж болно.

Санамж бичгийн хэлбэр

Чухал шинж чанарууд ба үг хэллэг

Ялангуяа төрийн албан хаагчдын бизнесийн үйл ажиллагаа ёс зүйтэй байх ёстой. “Таны анхааралд хүргэхийг хүсч байна...” гэсэн санамж нь ёс зүйн өндөр стандартад нийцэхгүй байна. Хөдөлмөрийн журам зөрчсөн тухай бичиж, тайланд "Би танд хүргэж байна" гэсэн хэллэгийг алгасаж, үйл явдлын баримт, мөн чанарыг даруй танилцуулж эхлэх нь илүү хялбар байдаг. Тухайлбал: “Өчигдөр буюу 2018 оны 08 дугаар сарын 15-ны өдөр... гэсэн шалтгаанаар хичээл тасарсан”.

Хэрэв аливаа байгууллага цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлсэн бол санамж бичгийг хэрхэн бичих вэ, загвар нь ижил байна уу, цаасан дээрхээс юугаараа ялгаатай вэ гэсэн асуулт гарч ирдэг. Цахим хэлбэрээр бүртгүүлэх нь мэдэгдэхүйц ялгаа байхгүй. Имэйл илгээхдээ та үүнийг хүлээн авагч уншсан тухай мэдэгдлийг хүсч болно.

Алхам алхмаар эмхэтгэл

Санамж бичигтэй ажиллах дүрэм нь хэд хэдэн алхамаас бүрдэнэ.

1. Ажилтан үйлчилгээний тэмдэглэл үүсгэдэг.
2. Үүнийг шууд удирдагч, сонирхогч талууд, жишээлбэл, ажил гүйцэтгэхэд оролцох мэргэжилтнүүдтэй зохицуулдаг.
3. Дараа нь тухайн хэлтэс, хэлтэст хүлээн авагчид хэлэлцүүлэхээр өгнө.
4. Хүлээн авагч нь агуулгатай танилцаж, шаардлагатай бол зааварчилгаа өгөхийн зэрэгцээ шийдвэр гаргадаг.
5. Баримт бичгийг гүйцэтгэхээр илгээж, үр дүнгийн талаар зохиогчид мэдэгдэнэ.

Хэрэв захирал татгалзсан мэдэгдэл бичээгүй бол зөвхөн түүний эерэг шийдвэр нь аливаа арга хэмжээ авах, ажил гүйцэтгэх үндэслэл болно.

Дэд захирал нь байгууллагын даргад хаягласан санамж бичиг гаргадаг нөхцөл байдлыг авч үзье. Тэрээр тоног төхөөрөмж нийлүүлэх гэрээ байгуулахаасаа өмнө гуравдагч этгээдийн компанийн ажилчдыг сургуулийн байранд нэвтрэх зөвшөөрөл авах ёстой. Уншсаны дараа захирал нэвтрэх эрх бүхий хүмүүсийн жагсаалтыг гаргах эсвэл түр үнэмлэх бэлтгэх тушаал өгөх шаардлагатай гэсэн шийдвэр гаргаж болно.

Бид танд санамж бичгийг хэрхэн бичих талаар хэлсэн, бид доор төрийн албан хаагчдад зориулсан жишээг үзүүлэв.

Төсвийн байгууллагад зориулсан загвар

Хэрхэн, хэдий хэмжээгээр хадгалах вэ

Байгууллага дахь албан тасалгааны ажлыг гүйцэтгэсэн баримт бичгийг төрөл, төрлөөс нь хамааран өөр өөр хугацаагаар архивт хадгалдаг. 2019 онд ОХУ-ын Соёлын яамны 2010 оны 8-р сарын 25-ны өдрийн 558 тоот тушаалын хадгалалтын хугацааг харуулсан баримт бичгийн төрлүүдийн жагсаалт хамааралтай хэвээр байна. 2016.02.16-нд нэмэлт өөрчлөлт оруулсан.

Тайлбар, санамж болон бусад албан бичгийг төрийн байгууллагын үйл ажиллагааны явцад бий болсон бусад баримт бичиг - захидал харилцаа, акт, үнэмлэх олгох өргөдөл, гэрчилгээгээ үрэгдүүлсэн өргөдөл гэх мэтийн хамт хадгалдаг. Тэдний архивт хадгалах хугацаа нь 5 жил.

Хүн амын нэлээд их хувь нь янз бүрийн хэмжээ, төрлийн үйл ажиллагааны байгууллагуудад ажилладаг. Ажил үүргээ гүйцэтгэж байхдаа тогтмол удирдлагатай харилцах шаардлагатайтодорхой асуудлыг шийдвэрлэх.

Хүн бүр ийм төрлийн бизнесийн захидал харилцаатай тулгардаг тул үндсэн асуултуудыг нарийвчлан авч үзье: санамжийг хэзээ, хэрхэн яаж хийдэг вэ, удирдлагын албан ёсны баримт бичгийг бүрдүүлэхэд ямар ялгаа байдаг вэ?

Эрхэм уншигчид!Манай нийтлэлүүд хууль эрх зүйн асуудлыг шийдвэрлэх ердийн аргуудын талаар ярьдаг боловч тохиолдол бүр өвөрмөц байдаг.

Мэдэхийг хүсвэл Асуудлыг яг яаж шийдэх вэ - баруун талд байгаа онлайн зөвлөхтэй холбоо барина уу эсвэл утсаар холбогдоно уу үнэ төлбөргүй зөвлөгөө:

Ямар тохиолдолд санамж бичдэг вэ?

Албан ёсны тэмдэглэл бол дотоод баримт бичгийн урсгалын нэг элемент юм. Үүний тусламжтайгаар компанийн ажилтнууд үйлдвэрлэлийн асуудал, нөхцөл байдлыг аль болох хурдан, үр дүнтэй шийдвэрлэх боломжтой.

Үйлчилгээний санамж бизнесийн асуудал, асуудлыг шийдвэрлэхэд зориулагдсантодорхой ажилтан эсвэл бүхэл бүтэн хэлтсийн ажилтай холбоотой. Энэ тохиолдолд асуудлын шийдэл нь компанийн өөр ажилтан болон огт өөр бүтцийн нэгжээс шалтгаална.

Тайлангаас гол ялгаа нь тухайн байгууллагад ижил статустай ажилчид эсвэл бүтцийн нэгжүүдийн хоорондын бизнесийн харилцаанд ашиглагддаг. Өөрөөр хэлбэл, шууд захирагдахгүй.

Санамж бичих нь нэмэлт давуу талтай. Энэхүү баримт бичиг нь түүнийг эмхэтгэсэн ажилтан нь түүний хариуцах чиглэлээр асуудал байгааг илтгэж байгааг нотолж байна.

Хэрэв мэргэжилтэн бол үүнийг бие даан тодорхойлж чадахгүй байнаАсуудал гарсан тохиолдолд тэрээр санамж бичгийг гаргаж, асуудлыг бусад мэргэжилтнүүдэд авч үзэх боломжтой. Энэ тохиолдолд тэрээр даалгаврыг чанаргүй эсвэл цаг тухайд нь авч үзэхгүй байх хариуцлагаас өөрийгөө чөлөөлөх боломжтой болно.

Зарим тохиолдолд санамж бичгийн үндсэн дээр тодорхой үйлдэл хийх шаардлагатай гэсэн тушаал гаргадаг.

Баримт бичгийн текст юу агуулсан байх ёстой вэ?

Хэдийгээр дурдсан бизнесийн захидлыг бөглөх хэлбэрийг тодорхойлоогүй ч хэд хэдэн үндсэн зүйлийг тодорхойлж болно. баримт бичигт заавал зааж өгөх ёстой. Нарийвчилсан жагсаалтад дараахь зүйлс орно.

1. Бүтэн нэр, албан тушаал зэрэг хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг бичсэн толгой хэсэг.
2. Албан ёсны цаасны нэр.
3. Бичсэн огноо, дугаар.
4. Захидлын сэдэв шууд тодорхой болох гарчиг.
5. Баримт бичгийн "бие" нь одоогийн нөхцөл байдлыг анх тайлбарласан бөгөөд үүний дараа зохиогч хүсэлтээ илэрхийлнэ.
6. Албан ёсны мессежийг эмхэтгэсэн ажилтны албан тушаал, түүний гарын үсэг, зохиогчийн овог нэр.

Ихэнхдээ тэмдэглэлийн текст нь "Би таны анхаарлыг татахыг хүсч байна ..." гэсэн үгээр эхэлдэг бөгөөд үүний дараа үндсэн мэдээлэл ирдэг. Гэхдээ энэ нь заавал дагаж мөрдөх дүрэм биш юм.

Хэрхэн зөв зохиож, бичих вэ?

Баримт бичгийн эхлэл нь байх ёстой байгууллагын дэлгэрэнгүй мэдээлэл, албан бичгийг үүсгэн байгуулагч. Баримт бичгийн гарчиг нь өөрөө дунд хэсэгт бичигдсэн байдаг. Үндсэн бичвэр нь доороос болон улаан шугамаас эхлэх ёстой. Өмнө дурьдсанчлан, асуудлын мөн чанарыг чөлөөт хэлбэрээр дамжуулдаг. Баримт бичгийг бэлтгэж, гарын үсэг зурсан өдрөөр дуусгана.

Санамж бичгийн үндсэн текст том байх ёстой бол энэ нь хэд хэдэн догол мөрөнд хуваах шаардлагатай:

• үндсэн асуудлын тайлбар;
• хүсэлт;
• хэлтэс, хамтын гомдол байгаа бол тэмдэглэл бичсэн ажилчдын нэрс.

Сүүлчийн тохиолдолд Баримт бичгийн гол гарын үсгийг хэлтсийн дарга өгдөг, үйлчилгээний баримт бичгийг бүрдүүлэх. Үндсэн баримт бичигт бүх ажилчдын гарын үсэг бүхий өргөдлийг нэмж оруулсан болно.

Санамжийг бусад баримт бичгийн нэгэн адил А4 хуудсан дээр бичсэн байх ёстой. Мөн "амьд" гарын үсэг шаардлагатайгараар хийсэн.

Санамжийг серийн дугаар, бичсэн огнооны хамт бичнэ.

Хэрэв хүсвэл баримт бичгийг компьютерийн редакторт эмхэтгэж, дараа нь хэвлэх боломжтой боловч гарын үсгийг эмхэтгэгч өөрөө хийх ёстой.

Тэмдэглэлийн дизайны онцлог (дээжийн хамт)

Ямар төрлийн санамж бичиг боловсруулж байгаагаас хамааран баримт бичгийн гүйцэтгэлийн онцлог шинж чанар, түүнийг боловсруулах шаардлагатай нөхцөл байдал өөрчлөгддөг.

Аж ахуйн нэгжийн захирал эсвэл удирдлагад

Энэ менежерт янз бүрийн санамж бичиг бичсэн тул тэдгээрийг хэрхэн хамгийн сайн дамжуулах талаар ярилцъя. Баримт бичгийг хоёр эх хувилбараар бүрдүүлэхийг зөвлөж байна.

Дүрэм журмын дагуу баримт бичгийг нарийн бичгийн даргад шилжүүлдэг, хэнээс баримт бичгийг хэлэлцэхийг хүлээн зөвшөөрсөн тухай тэмдэг хүлээн авах нь буруу байх болно. Үүний дараа эрх баригчдын тогтоолыг хүлээх хэрэгтэй.

Бизнес аялалд: сунгах, цуцлах

Санамж бичиг нь байршуулсан ажилтныг байрандаа байгааг нотлох үүрэг гүйцэтгэдэг бизнес аялалаас ирсэн, буцаж ирсэн огноог тэмдэглэнэ. Энэхүү баримт бичгийг дараахь тохиолдолд гаргаж болно.

• ажилтан түрээсийн, хувийн болон албаны тээврийн хэрэгслээр зорчих;
• Ажилтан нь түүний аялал, оршин суугаа газрыг баталгаажуулсан бичиг баримтгүй байна.

Амралтын тойм

Үйлдвэрлэлийн шалтгаанаар менежерүүд ихэвчлэн тохиолддог тохиолдол байдаг ажилчдын нэгийг эргүүлэн татах шаардлагатай.

Энэ тохиолдолд санамж бичгийн дарга нь жилийн цалинтай чөлөө авсан ажилтны бүртгэлтэй хэлтсийн дарга болдог.

Байгууллагын дарга нь ирүүлсэн баримт бичигтэй танилцах ёстой хүсэлтийг зөвшөөрсөн эсвэл татгалзсан гэдгээ илэрхийлнэ үүбаримт бичигт тэмдэглэсэн.

ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хуулийн 99-р зүйлд зааснаар ажилтныг амралтаас эргүүлэн татах нь зөвхөн түүний хувийн зөвшөөрлөөр боломжтой юм.

Түүнчлэн, ОХУ-ын Хөдөлмөрийн хуулийн 125 дугаар зүйлд заасны дагуу амралтаа эргүүлэн татахыг хориглоно.

• жирэмсэн эмэгтэй;
• насанд хүрээгүй ажилчид;
• хөдөлмөрийн аюултай эсвэл хортой нөхцөлтэй холбоотой ажилчид.

Амралтанд

Амралтаас гадна байгууллагын ажилтнууд тодорхой нөхцөлд "амралт" гэж нэрлэгддэг цагийг авах боломжтой. ажлаасаа чөлөө авах. Учир нь Хөдөлмөрийн тухай хуульд энэ ойлголтыг хассан, "нэмэлт амрах цаг" эсвэл "бусад амрах цаг" гэсэн тодорхойлолтыг ашигладаг.

Ажилтан даргадаа хүслээ илэрхийлэх баримт бичиг нь мэдэгдэл эсвэл тэмдэглэл байж болно.

Ажилтан дараахь тохиолдолд чөлөө авах эрхтэй.

• илүү цагаар ажилласан;
• амралтын өдрүүд эсвэл амралтын өдрүүдэд ажилласан;
• ээлжийн ажлын явцад нийт илүү цагаар ажилласан;
• донорын хөдөлгөөн, цусаа хандивлахад идэвхтэй оролцсон;
• ажилтан;
• амралт руу.

Ажлын хуваарийг өөрчлөх, ажлын цагийг хойшлуулах тухай

Ажилтан бүр байж болно сайн шалтгаанууд, үүний дагуу тэрээр ажлын хуваарийг өөрчлөх хүсэлтээр удирдлагатай холбоо барьж болно.

Санаачилга нь тухайн ажилтны талаас тодорхой илэрсэн бол хэн чадах вэ тохируулга хийх хэрэгцээг баримтжуулах, тэр аж ахуйн нэгжийн даргад хаягласан санамж бичгийг зурдаг.

Шалтгаан нь үнэхээр үндэслэлтэй тохиолдолд ажил олгогч нь ОХУ-ын Хөдөлмөрийн хуулийн 93 дугаар зүйлд заасны дагуу ажилтнаас татгалзах эрхгүй.

Баримт бичигт одоогийн хуваарь болон хүссэн хуваарийг зааж өгөх ёстой.

Тоног төхөөрөмж худалдан авахад зориулагдсан

Энэхүү тэмдэглэлийг шинэ тоног төхөөрөмж худалдан авах эсвэл хуучин тоног төхөөрөмжийг солих шаардлагатай хэлтэс бичсэн болно.

Эдийн засаг, хүний ​​нөөцийн хэлтсээс мэдээлэл технологийн хэлтсийн даргад хандаж, эвдэрсэн компьютерийг яаралтай солих хүсэлт гаргаж болох юм.

Компьютер худалдан авах санамж бичгийн хэлбэр: .

Арга хэмжээ зохион байгуулах тухай

арга хэмжээ зохион байгуулахтай холбоотой асуудлыг шийдвэрлэхтэй холбоотой дотоод санамж бичиг, өөрийн гэсэн онцлогтой. Тэд мөн боловсролын байгууллагуудад байнга ашиглагддаг.

Тэмдэглэлд удахгүй болох арга хэмжээний талаархи үндсэн мэдээлэл, шаардлагатай бол түүнийг хэрэгжүүлэх үүрэгтэй хүмүүсийн холбоо барих хаягийг зааж өгөх шаардлагатай.

Мэдээлэл өгөх тухай

Хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг төрлүүдийн нэгтэмдэглэл. Энэ нь тодорхой мэдээлэл авах хүсэлт гаргахад хэрэглэгддэг бөгөөд дараах зарчим дээр суурилдаг.

1. гол санааг тодорхойлж, асуулга үүсгэх ёстой;
2. хүлээн авагчийн шаардаж болох дэлгэрэнгүй мэдээллийг өгөх;
3. хүсэлтийн гол санааг эргэн санаж, нэмэлт мэдээлэл өгнө үү.

Ажилтныг шийтгэх тухай

Энэ төрлийн баримт бичгийг ажилтны ажлын байран дахь зан байдал эсвэл түүний ажлын үүрэгт зохисгүй хандлагатай тохиолдолд ашигладаг. зохих шийтгэлийг шаарддаг.

Санамж бичгийг бичигч нь баримтуудыг аль болох сайн харуулах ёстой. бодитой, сэтгэл хөдлөлгүй, удирдлагад үйл явдалтай тэмцэх боломжийг олгох.

Шинэ ажилтан авах хэрэгцээний талаар

Баримт бичгийг компанийн бүтцийн аль нэгэнд шинэ ажилтан авах шаардлагатай үед боловсруулдаг. Дараа нь хэлтсийн дарга нь бизнесийн дотоод захидлын энэ элементийг удирдлагад өгөх эрхтэй.

Үүнд тэр зааж өгөх ёстой объектив шалтгаанууд, үүний дагуу энэ шийдвэр бодитой, хүлээн зөвшөөрөгдөхүйц байх болно.

Шинэ ажилтан авах тухай санамж: .

Илүү цагаар ажиллахын тулд

Ийм баримт бичгийг бүрдүүлэх нийтлэг шалтгаан нь юм онцгой байдлын нөхцөл байдал байгаа эсэх, ажлын цаг дууссаны дараа асуудлыг шийдвэрлэхэд ажилчдыг татан оролцуулах шаардлагатай нөхцөлд.

Санамжийг шууд менежерт хандсан ээлж эсвэл хэлтсийн дарга боловсруулдаг. Баримт бичгийн текстэд хүсэлт гаргасан шалтгааныг зааж өгсөн болноилүү цагаар ажиллуулахаар төлөвлөж буй хүмүүсийн жагсаалт.

Ажилтныг илүү цагаар ажиллуулах: .

Шинэ бүтцийн нэгж байгуулах тухай

Бүтцийн шинэ нэгжүүдийг бий болгох асуудлыг мөн тэмдэглэл ашиглан илэрхийлсэн хүсэлтийн тусламжтайгаар шийдэж болно. Энэхүү үйл ажиллагааны зорилгыг баримт бичгийн үндсэн хэсэгт тодруулсан болно. Тэдний дунд:

• хөдөлмөрийн стандартчиллын түвшинг нэмэгдүүлэх;
• тодорхой асуудлыг илүү үр дүнтэй шийдвэрлэх;
• боловсон хүчнийг сайжруулах болон бусад шалтгаанууд.

Зарим тохиолдолд тэмдэглэл нь мэдэгдлийг орлуулж, илүү "зөөлөн" үйлдэл хийдэг. Ихэнхдээ тэдгээрийг үйлдвэрлэлийн зохион байгуулалттай холбоотой дотоод үйл явцад ашигладаг.

Хэрэв компани цахим баримт бичгийн менежментийн системийг дэмждэг бол дотоод санамж бичгийн загвар нь цаасан хувилбараас бараг ялгаатай биш юм. Гол ялгаа нь хадгалах орчин юмкомпанийн бүтцийн хэлтэс хооронд шилжүүлсэн.

Доорх видео нь цахим хэлбэрээр дотоод санамж бичигтэй ажиллах зарим талыг харуулж байна.

Үйлчилгээний санамжнь бизнесийн дотоод захидал харилцааны хэрэгсэл болгон ашигладаг мэдээлэл, лавлагааны баримт бичиг юм. Үйлчилгээний санамжбусад хэлтэс, бүтцийн нэгжүүд асуудлыг шийдвэрлэхэд татан оролцуулах шаардлагатай үед тухайн аж ахуйн нэгжийн тодорхой хэлтэс эсвэл хувь хүнтэй холбоотой эмхэтгэсэн болно. Дотоод санамж нь санамж бичгээс ялгаатай нь албан ёсны статустай тэнцүү боловч бие биедээ шууд тайлагнадаггүй хэлтэс, ажилтнуудын хоорондын харилцааны арга юм.

Санамж бичиг хэрхэн бичих вэ

Үйлчилгээний санамжДүрмээр бол ямар ч хэлбэрээр боловсруулсан боловч дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан байх ёстой.

• баримт бичгийн гарчиг, өөрөөр хэлбэл "Санамж";
• овог нэр, албан тушаалыг заасан тохиолдолд хүлээн авагч;
• тэмдэглэлийн текстийн өмнөх гарчиг нь тэмдэглэлийн сэдэв;
• одоогийн нөхцөл байдлыг тайлбарлаж, асуудлыг шийдвэрлэх хувилбаруудыг санал болгосон эсвэл хүсэлтийг илэрхийлсэн санамж бичгийн бодит текст;
• овог нэр, гарын үсэг бүхий санамж бичгийн зохиогчийн албан тушаал;
• баримт бичгийг бэлтгэсэн огноо, түүний дугаар.

Компьютер худалдаж авах тухай тэмдэглэлийн жишээ

Үйлчилгээний санамж
05.10.2013 № 2
Москва

Компьютерийн засварын тухай (солих)

2013 оны 9-р сарын 20-ноос хойш борлуулалтын менежер Лариса Ивановна Коровкод томилогдсон хувийн компьютер дээр програм хангамжийн доголдол байнга гардаг гэдгийг би та бүхний анхаарлыг татахыг хүсч байна.

Үүнтэй холбогдуулан энэ компьютерийг засварлах, солихыг хүсч байна.

Бүтээгдэхүүн гаргах тухай тэмдэглэлийн жишээ

ҮЙЛЧИЛГЭЭНИЙ ТАЙЛБАР
2013-09-20-ны өдрийн 2013-09-20-CN

Бүтээгдэхүүн гаргах тухай

Водица ТМ-ийн кампанит ажлыг зохицуулахыг би танаас хүсч байна.

Үйл ажиллагааны зорилго:

• Voditsa TM шүүсний жижиглэнгийн борлуулалтыг нэмэгдүүлэх;
• тоон болон чанарын хуваарилалтын өсөлт.

Урамшууллын хугацаа: 2013 оны 10-11 сар

Бүс нутаг: Александровск, Черемушки

Арга хэмжээнд оролцогчид: жижиглэн худалдааны цэгүүдийн худалдагчид

Урамшууллын механизм: 5 литр ТМ “Водица” жүүс захихад 1 литр ТМ “Водица” жүүс бэлэглэнэ.

Шагналын сангийн хуваарилалт:
Александровск - 400 багц (тус бүр 1 л)
Черемушки - 60 багц (тус бүр 1 л)
Үр ашиг: борлуулалтыг 30-40% нэмэгдүүлэхээр төлөвлөж байна.
Ашиглагдаагүй үлдсэн бүтээгдэхүүнийг агуулахад буцааж өгнө.

Байгууллага цахим баримт бичгийн менежментийг хөтлөөгүй тохиолдолд санамжийг А4 хуудсан дээр зурна.

Стасов Хүний нөөцийн хэлтсийн дарга С.В. Климова Тайлбар бичигт заасан шалтгааныг үл хүндэтгэсэн гэж үзнэ Т.И.

Богданова ерөнхий нягтлан бодогч А.Д.

Тайлан, тэмдэглэл, гэрчилгээ: ялгаа нь юу вэ?

Нийтлэлээс та дараахь зүйлийг сурах болно.

• тэмдэглэл гэж юу вэ;
• тэмдэглэл хэрхэн бичих;
• Санамж бичиг боловсруулах дүрэм юу вэ?
• Санамж бичихэд яагаад загвар хэрэгтэй байна вэ?

Өмчлөлийн хэлбэр, үйл ажиллагааны цар хүрээнээс үл хамааран аливаа аж ахуйн нэгжийн үр дүнтэй үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагаа нь юуны түрүүнд удирдлагын шийдвэрийн цаг тухайд нь, ур чадвараас шалтгаална гэж юу вэ? Өөрөөр хэлбэл, энэ нь тухайн аж ахуйн нэгжид мэдээллийн харилцан үйлчлэл хэр үр дүнтэй байхаас хамаарна. Түүгээр ч зогсохгүй энэхүү мэдээллийн харилцан үйлчлэлийн оролцогчид нь компанийн ажилтнуудаас эхлээд дээд удирдлага хүртэлх бүх ажилчид юм.

Сэдвийн баримт бичгийг татаж авах: Аж ахуйн нэгжид ажиллаж буй ажилтан бүр энэ албан тушаалд тодорхойлсон тодорхой ажлын чиг үүрэг, хариуцлагыг гүйцэтгэдэг.

Санамжийн загварууд

ЗХУ-ын Статистикийн төв газрын 1982 оны 11-р сарын 24-ний өдрийн 613 тоот заавар Татварын хувьд бүх төрлийн тэмдэглэл нь зарим тохиолдолд бусад баримт бичгийн хамт ямар ч тэмдэглэл, баримт бичгийн үндсэн үүрэг гүйцэтгэдэг зардлын татварын бүртгэлд нотлох баримт. 1 tbsp. ОХУ-ын Татварын хуулийн 252, жишээлбэл:

• Зар сурталчилгааны видеог бодитоор ашиглах хугацаа 12 сараас хэтрэхгүй байсан зар сурталчилгааны үйлчилгээний дотоод санамж нь компанид видео нь биет бус хөрөнгө биш гэдгийг нотлоход тусалсан бөгөөд Холбооны монополийн эсрэг тогтоолоор зардлыг хассан 2012 оны 3-р сарын 16-ны өдрийн Москва мужийн үйлчилгээ No A40-100845 / 10-4-498;
• GPS-ийн навигаторын заалтыг (одометрийн оронд) ашиглан машины милийг баталгаажуулах, түлшний зардлыг танихын тулд тээврийн хэрэгслийн даргад аялалын өмнөх үзлэг шалгалтын явцад одометрийн эвдрэл гарсан тухай тэмдэглэл хэрэгтэй. 1 tbsp. 252, дэд. 5 х 1 урлаг. ОХУ-ын Татварын хуулийн 254.

Тэмдэглэл бичиж сурах: тайлан, албан ёсны, тайлбар тэмдэглэл

Санаачлага. Санаачлага, санал, зөвлөмж гэх мэтийг агуулна. Жишээ санамж бичиг Баримт бичгийн хаягийг хүлээн авагч нь хэн байхаас шалтгаалаад дотоод болон гадаад байж болно.

Гадных нь дээд шатны аж ахуйн нэгж, байгууллагын даргад хаяглагдсан байдаг. Энэхүү баримт бичгийг бүрдүүлэхийн тулд аж ахуйн нэгжийн ерөнхий маягтуудыг ашиглана уу.

Жишээлбэл, санамж бичиг нь дараахь элементүүдээс бүрдэх ёстой.

• байгууллага, аж ахуйн нэгжийн нэр;
• огноо;
• индекс;
• бүртгэлийн хаягууд;
• хүлээн авагчийн өгөгдөл;
• илтгэлийн сэдвийн гарчиг;
• заасан текст;
• менежерийн гарын үсэг;
• Холбоо барих утасны дугаарыг харуулсан жүжигчний бүтэн нэр.

Албан үүргээ биелүүлээгүй тухай мэдэгдэл Байгууллагын даргад хаягласан дотоод санамж бичгийг гүйцэтгэхэд ашигладаг.

Тайлбар тэмдэглэл - дээж, бөглөх дүрэм

Энэ сэдвээрх бусад нийтлэлүүд:

• буцаж: Лавлагаа, мэдээллийн баримт бичиг (протокол, санал гэх мэт) - төрөл, бэлтгэх, гүйцэтгэх журам
• цаашид: Бизнесийн (албан) захидал - үзэл баримтлал, төрөл, төсөл боловсруулах, дизайн
• Бизнесийн санамж бичгийн дээж (тайлан, албан ёсны, тайлбар)

Ашигласан эх сурвалжуудын жагсаалт

1. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг. Баримт бичгийн шаардлага. ГОСТ R 6.30-2003 стандартыг хэрэгжүүлэх заавар. (Росархив баталсан);
2. Холбооны гүйцэтгэх засаглалын байгууллагуудад албан тасалгааны ажлын заавар боловсруулах арга зүйн зөвлөмж.
   Холбооны архивын 2009 оны 12-р сарын 23-ны өдрийн 76 тоот тушаалаар батлагдсан. – Хавсралт No16;
3. Логинова Н.К. Оффисын ажил, захидал харилцаа. Сургалт, арга зүйн гарын авлага. USUE, 2007;
4. Оффисын ажлын нэвтэрхий толь бичиг.

Эхний хэсэг болох мэдэгдэлд болсон шалтгаан, баримт, үйл явдлыг бичиж, бичих үндэслэл болсон.

Хоёрдахь хэсэгт дүн шинжилгээ хийх нь одоогийн нөхцөл байдлын дүн шинжилгээ, түүнийг шийдвэрлэх боломжит хувилбаруудыг багтаасан болно.

Гурав дахь хэсэг болох хураангуй хэсэгт эмхэтгэгчийн үзэж байгаагаар хэрэгжүүлэх шаардлагатай тодорхой арга хэмжээний талаархи дүгнэлт, саналыг багтаасан болно.

Энэ тохиолдолд санамж бичигт хоёр дахь хэсэг байхгүй байж болно, дараа нь асуудлын мөн чанарыг илэрхийлсний дараа түүнийг шийдвэрлэх саналыг нэн даруй тайлбарлах болно.

Хэрэв санамж бичиг нь ажлын явцын талаар хүлээн авагчид мэдээлдэг бол тэдгээрийг тогтмол бэлтгэж болно. Эдгээр нь мэдээллийн санамж бичиг гэж нэрлэгддэг.

Албан ёсны тэмдэглэл нь зорилгынхоо хувьд санамж бичигтэй ойрхон боловч түүнээс ялгаатай нь дотоод, албан ёсны шинж чанартай байдаг.

Үйлчилгээний санамж үйлчилгээний санамж бичгийн төрөл, тэдгээрийг бэлтгэх дүрэм

Анхаар

Албан ёсны тэмдэглэлийн дэвтэр сэтгүүлийн бүртгэлээс гадна карт эсвэл баримт бичгийн автомат бүртгэлийг бас өгдөг.

Тайлбарын маягт Аливаа үйл явдал, баримтын нөхцөл байдлыг тайлбарлахын тулд ийм төрлийн баримт бичгийг тухайн аж ахуйн нэгжийн ажилтны дээд албан тушаалтанд хандсан тайлбар тэмдэглэл хэлбэрээр өгдөг.

Хүссэн хүнд хаягласан энгийн цаасан дээр нэг хувь гараар бичнэ гэсэн үг.

Зарим байгууллага компьютер дээр тайлбар бичгийг бэлтгэх ажлыг хангадаг.

Тайлбар бичгийн хэлбэрийг хууль тогтоомжийн түвшинд тогтоогоогүй боловч зарим байгууллагад үүнийг гүйцэтгэх стандарт хэлбэрүүд байдаг.

Үүний зэрэгцээ маягтын дагуу боловсруулаагүй тайлбар бичиг хүчинтэй байна.

ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хуульд заасны дагуу (Art.
Нягтлан бодох бүртгэлийн тайлбар нь дараахь зүйлийг агуулсан нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг юм.

• аж ахуйн нэгжийн урсгал, хөрөнгө оруулалт, санхүүгийн үйл ажиллагааны техник, эдийн засгийн үндсэн үзүүлэлтүүд;
• бараа материалыг үнэлэх, элэгдэл тооцох гэх мэт аргуудыг хэрэглэхтэй холбоотой нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогын нарийвчилсан тайлбар.

Ихэнх тохиолдолд тайлбар бичгийг бүрдүүлэх журмыг мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийн энэ хэлбэрийг баталсан аж ахуйн нэгж (байгууллага) зохицуулдаг.

Тиймээс бизнесийн тэмдэглэл нь удирдлагын шийдвэр гаргах эхлэлийг тавьдаг мэдээлэл, лавлагааны баримт бичиг бөгөөд удирдлагын нөлөөллийн нэг буюу өөр аргыг сонгох боломжийг танд олгоно.

Оффисын санамж бичгийн хүсэлтийн төрөл, тэдгээрийг бэлтгэх дүрэм

Үүнээс болж тэр нэмэгдсэн ачааллыг даван туулж чадахгүй байна. ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хуулийн 288 дугаар зүйлд заасны дагуу нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст үндсэн ажлын байранд шинэ мэргэжилтэн авч, цагийн ажилтантай хөдөлмөрийн харилцааг таслахыг танаас хүсч байна.

Санамжийг ажилтан, хэлтсийн дарга өөр хэлтсийн дарга, мэргэжилтэнд хаяглан боловсруулдаг. Тиймээс нэр дээр үндэслэн энэ нь цэвэр үйлчилгээний асуудлыг шийдэж, хяналтын объектуудын хоорондох хэвтээ холболтыг баталгаажуулдаг.

Дотоод санамж бичигт ихэвчлэн логистик, эдийн засгийн дэмжлэг, мэдээллийн дэмжлэг гэх мэт асуудлуудыг тусгасан байдаг.
Санамж бичгийн текст нь дүрмээр бол үндэслэл (зохих болсон шалтгааны мэдэгдэл), санал, хүсэлт, өргөдөл гэх мэтээс бүрдэнэ.

Жишээлбэл, нягтлан бодогч нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст компьютер эсвэл хэвлэгчийг засах шаардлагатай байгаа тухай тэмдэглэлд мэдээлж болно. Ийм санамжийг системийн тусламжийн хэлтсийн даргад илгээж, төхөөрөмжийг засахыг хүсэх ёстой.

Санамжийг тайлангийн нэгэн адил А4 хуудсан дээр зурдаг.